Quy trình kiểm toán thực tế chu trình hàng tồn kho trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty AISC chi nhánh tại Hà Nội thực hiện Trong phần này của chuyên đề sẽ phản ánh thực tế chu trình kiểm toán hàng tồn kho tại 2 đơn vị khách hàng của Công ty kiểm toán AISC chi nhánh tại Hà Nội là: Công ty ABC và nhà máy XYZ. Khách hàng ABC – là khách hàng kiểm toán năm đầu tiên của Công ty AISC chi nhánh tại Hà Nội, khách hàng XYZ sẽ là khách hàng kiểm toán nhiểu năm của Công ty AISC chi nhánh tại Hà Nội. Chuyên đề sẽ trình bày thực tế kiểm toán tại 2 khách hàng nói trên theo đúng trình tự của cuộc kiểm toán. Song để tránh đi lạc nội dung đề tài, trọng tâm của chuyên đề sẽ tập trung vào chi tiết các công việc liên quan đếm kiểm toán phần hành hàng tồn kho trong kiểm toán báo cáo tài chính của 2 khách hàng. Các nội dung không liên quan hoặc ít liên quan sẽ được lược bỏ hoặc trình bày ngắn gọn. Hơn nữa, do yêu cầu bảo mật thông tin cho khách hàng nên một số thông tin chính lien quan đến khách hàng sẽ được thay đổi như: Tên doanh nghiệp, giấy phép kinh doanh, các bên liên quan,… 3.1. Quy trình kiểm toán hàng tồn kho trong kiểm toán báo cáo tài chính tại khách hàng ABC 3.1.1. Công việc thực hiện trước khi kiểm toán Công ty ABC là khách hàng kiểm toán năm đầu tiên của Công ty kiểm toán AISC chi nhánh tại Hà Nội nên các thủ tục kiểm toán áp dụng khi thực hiện kiểm toán tại Công ty ABC cũng được các kiểm toán viên thực hiện kĩ lưỡng hơn, đầy đủ và chi tiết hơn so với kiểm toán tại khách hàng XYZ. Để cuộc kiểm toán thực hiện có hiệu quả, các kiểm toán viên tổ chức một cuộc khảo sát nhằm thu thập thông tin và tìm hiểu yêu cẩu khách hàng, đánh giá khả năng phục vụ khách hàng trên cơ sở đó xác định giá phí kiểm toán và lập kế hoạch kiểm toán. Trước khi tiến hành kiểm toán, đại diên Công ty AISC chi nhánh tại Hà Nội và Công ty ABC sẽ cùng thảo luận về việc cung cấp dịch vụ kiểm toán. Giám đốc hoặc chủ nhiệm kiểm toán sẽ lập kế hoạch giao dịch và cung cấp dịch vụ kiểm toán cho khách hàng, kiểm tra các điều kiện phục vụ công việc, các tài liệu cần được khách hàng cung cấp. Trong cuộc họp với khách hàng, giám đốc hoặc chủ nhiệm kiểm toán sẽ thảo luận và thống nhất với khách hàng về các thông tin cơ bản liên quan đến cuộc kiểm toán như: Thời điểm thực hiện kiểm toán, thời hạn kiểm toán, thời hạn lập dự thảo báo cáo kiểm toán, thời điểm phát hành báo cáo chính thức, các thành viên của đoàn kiểm toán cũng như các tài liệu kiểm toán viên yêu cầu khách hàng cung cấp,…Các tài liệu này sẽ được lưu trữ lại trong hồ sơ kiểm toán, là cơ sở để kiểm toán viên và khách hàng tuân thủ trong quá trình thực hiện kiểm toán. Do Công ty ABC là khách hàng kiểm toán năm đầu tiên của AISC nên Phó giám đốc chi nhánh sẽ lập biên bản chấp nhận cung cấp dịch vụ kiểm toán cho khách hàng. Nội dung chính của biên bản bao gồm: - Thông tin chung về khách hàng: Tên Công ty khách hàng, kỳ kế toán, các nét chính trong kinh doanh, loại hình kinh doanh, kiểm toán viên trước đây của khách hàng, lý do khách hàng thay đổi đơn vị kiểm toán, loại hình dịch vụ kiểm toán khách hàng yêu cầu chi nhánh AISC cung cấp. - Đánh giá rủi ro: Phong cách và tính chính trực cảu Ban quản lý, Ban Giám đốc của khách hàng,cơ cấu tổ chức và quản lý, loại hình kinh doanh, môi trường kinh doanh, kết quả kinh doanh, đặc thù của dịch vụ kiểm toán cung cấp, các mối quan hệ kinh doanh và các bên liên quan, các hiểu biết và kinh nghiệm về khách hàng này,… đánh giá chung về rủi ro. - Mức phí kiểm toán chấp nhận được. - Kết luận về sự chấp thuận: Trong đó nêu ra những ghi chú chi tiết nếu rủi ro được đánh giá là hơn hoặc vượt mức bình thường. Nếu có quyết định tiếp tục cung cấp dịch vụ kiểm toán thì trưởng nhóm kiểm toán cần có kế hoạch quản lý rủi ro. Hai bên tiến hành kí kết hợp đồng cung cấp dịch vụ kiểm toán. Sau khi hợp đồng kiểm toán được kí kết, trưởng nhóm kiểm toán thực hiện kiểm toán tại khách hàng ABC( các thành viên kiểm toán được ghi rõ trong hợp đồng) sẽ tiến hành lập kế hoạch kiểm toán cho khách hàng và phân công công việc cho các thành viên trong đoàn kiểm toán. Đối với kiểm toán khoản mục hàng tồn kho nói riêng, trưởng nhóm kiểm toán sẽ chi tiết các tài liệu cần khách hàng cung cấp phục vụ cho kiểm toán báo cáo tài chính cho năm tài chính 2008 bao gồm: - Bảng mô tả quy trình sản xuất và phương pháp tính giá thành sản phẩm - Biên bản kiểm kê hàng tồn kho và tài sản cố định vào cuối năm tài chính( kiểm toán viên hướng dẫn kế hoạch, thủ tục thực hiện và chứng kiến kiểm kê) - Bảng tóm tắt và báo cáo chi tiết hàng tồn kho cho nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang và thành phẩm cuối kì - Bảng kê mua vật liệu chính, vật liệu phụ trong năm - Báo cáo về giá thành sản xuất( chi tiết theo các khoản mục nguyên vật liệu, nhân công chính, chi phí quản lý phân xưởng) - Báo cáo nhập xuất tồn nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm tồn kho hư hỏng và chậm luân chuyển. - Bảng phân tích giá vốn theo tỉ lệ lãi gộp hàng tháng - Bảng phân tích sự tăng giảm các khoản chi phí sản xuất( chi tiết theo các khoản mục nguyên vật liệu, nhân công chính, chi phí quản lý phân xưởng) trong kì so với các kì trước và so với kế hoạch. - Báo cáo thành phẩm gửi bán và hàng mua đang đi đường cuối năm tài chính - Bảng đối chiếu nguyên vật liệu xuất dùng, sản phẩm dở dang, thành phẩm, giá vốn hàng bán và tài khoản 632 hàng tháng hoặc hàng quý. 3.1.2. Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát 3.1.2.1. Tìm hiểu chung về khách hàng Để thực hiện kiểm toán có hiệu quả, kiểm toán viên phải có hoặc thu thập đầy đủ thông tin về tình hình kinh doanh khách hàng để có thể xác định và hiểu được những sự kiện, các nghiệp vụ và cách thức thực hiện – mà theo xét đoán của kiểm toán viên – có thể có những ảnh hưởng trọng yếu tới cuộc kiểm toán và báo cáo tài chính. Đối với khách hàng, ngoài các yếu tố cơ bản như: Tên công ty, loại hinhg kinh doanh, đỉa chỉ văn phòng, số điện thoại, số fax, các ngân hàng giao dịch,…kiểm toán viên còn phải thu thập các thông tin về các yếu tố bên trong và bên ngoài đơn vị khách hàng có ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng như: Cơ cấu vốn chủ sở hữu và cấu trúc quản lý, các bên liên quan, đối tượng kinh doanh chủ yếu, các giai đoạn, kế hoạch và phương pháp sản xuất kinh doanh, chính sách tài chính kế toán áp dụng, đội ngũ nhân viên kế toán và lãnh đạo của công ty khách hàng, chính sách thuế và các điều kiện thuận lợi, khó khăn trong kinh doanh và môi trường kinh doanh,… * Cơ cấu tổ chức và nguồn vốn chủ sở hữu: Công ty ABC ( sau đây gọi tắt là “Công ty”) là Công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài, được thành lập năm 1993 theo giấy phép đẩu tư số __/GP của UBNN về hợp tác và đầu tư. Do có sự chuyển đổi về cơ cấu vốn chủ sở hữu và vốn pháp định, Công ty ABC đã được Bộ Kế hoạch và Đầu tư cấp giấy phép điều chỉnh số __/GPDC để phù hợp với nhu cầu mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh cũng như nguồn vốn đầu tư của Công ty. * Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty như sau: Sơ đồ 3.1 : Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Giám đốc Phòng hành chính Phòng Marketing Phòng kế toán Phòng sản xuất Phòng kỹ thuật Phòng thu mua Phó Giám đốc 3Phó Giám đốc 1 Phó Giám đốc 2 Giám đốc sinh năm 1949 kĩ sư DH BKHN, phụ trách chung. Ông được đánh giá là người đặc biệt giỏi về kĩ thuật, chủ trì nhiều sang kiến và được cấp bằng sở hữu công nghiệp về cải tiến dây truyền sản xuất phân lân. Ba Phó Giám đốc đều là cử nhân kinh tế. Theo đánh giá của kiểm toán viên, Ban Giám đốc Công ty đều là những người được đào tạo chuyên ngành chính quy, đã có nhiều năm kinh nghiệm trong sản xuất cũng như tiêu thụ sản phẩm, do đó có đủ khả năng điều hành và quản lý Công ty. * Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty: Sơ đồ 3.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty ABC Kế toán trưởng Kế toán tiền và doanh thu Kế toán giá thành Kế toán TSCĐ Kế toán công nợ Kế toán tổng hợp Kế toán tiền lương * Hoạt động kinh doanh, các sản phẩm chính: Công ty ABC sản xuất ba nhóm sản phẩm chính gồm: Sợi bông gòn, vải mộc và vải thành phần. Từ cuối năm 2007, Công ty ngừng sản xuất vải mộc do không bán được. Vải thành phần chủ yếu được sản xuất với mục đích để may đồng phục cho công nhân không phải để bán. Hiện tại, Công ty chỉ còn sản xuất sợi bông gòn. * Chính sách kế toán: - Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng chế độ kế toán VN theo quyết định số 15-2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC. - Hình thức sổ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung. - Niên độ kế toán: Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01/ và kết thúc vào ngày 31/12/ hàng năm. - Đơn vị tiền tệ: VND - Hạch toán ngoại tệ: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi ra VND theo tỉ giá giao dịch thực tế hoặc tỉ giá bình quân liên ngân hàng tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Tại thời điểm cuối năm, Công ty tiến hành đánh giá lại các khoản mục có gốc ngoại tệ theo tỉ giá bình quân lien ngân hàng do NHNN VN công bố tại ngày khóa sổ. Khoản chênh lệch tỉ giá do đánh giá lại được kết chuyển vào BCKQKD trong năm tài chính. - Hàng tồn kho: kế toán hàng tồn kho thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên, sử dụng phương pháp tính giá bình quân gia quyền để tính giá hàng tồn kho. - Tài sản cố định và trích khấu hao: Tài sản cố định được ghi nhận theo giá gốc, trong quá trình sử dụng tài sản cố định được theo dõi trên ba chỉ tiêu: nguyên giá, hao mòn lũy kế, giá trị còn lại. Khấu hao được tính theo phương pháp đường thẳng, thời gian khấu hao được xác định phù hợp với quyết định 206/2006/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của BTC. 3.1.2.2. Tìm hiểu quy trình kế toán khoản mục hàng tồn kho Đối với kiểm toán khoản mục hàng tồn kho trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán tổng quát, kiểm toán viên tiến hành thu thập thông tin có liên quan tới quản lý và sử dụng hàng tồn kho tại đơn vị khách hàng. Sau đó, kiểm toán viên tổng hợp các thông tin đã thu thập được trên giấy làm việc của kiểm toán viên - phần ghi chú hệ thống về quy trình luân chuyển, kiểm soát và hạch toán kế toán hàng tồn kho. Kết quả tìm hiểu quy trình kế toán hàng tồn kho tại Công ty ABC được kiểm toán viên mô tả trên giấy tờ làm việc số 5420 ABC – Ghi chú hệ thống phần hành hàng tồn kho như sau: [...]... thống hàng tồn kho CÔNG TY AISC CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI Khách hàng: Công ty XYZ Tham chi u: 5420 Kỳ kết thúc: 31/12/2008 Người thực hiện: Nội dung: Ghi chú hệ thống hàng tồn kho Ngày thực hiện: TÀI KHO N SỬ DỤNG Tài kho n 15110: Hàng mua đang đi đường Tài kho n 15210: Nguyên vật liệu chính Tài kho n 15220: Nguyên vật liệu phụ Tài kho n 15310: Công cụ, dụng cụ cho sản xuất Tài kho n 15313: Hàng tồn kho khác... khách hàng XYZ, đông thời, một số thủ tục kiểm toán không quan trọng sẽ được lược bớt( không cần thiết thực hiện) hoặc trình bày sơ lược Vì vậy, trong Chuyên đề cũng chỉ trình bày quy trình kiểm toán thực tế hàng tồn kho tại Nhà máy XYZ với những thủ tục quan trọng đã được các kiểm toán viên của Công ty AISC chi nhánh tại Hà Nội thực hiện 3.2.2 Tìm hiểu chung về quy trình kế toán hàng tồn kho tại Nhà... Công ty AISC chi nhánh tại Hà Nội thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính cho Nhà máy XYZ nên nhóm kiểm toán nghiên cứu lại các thông tin về quy trình kế toán hàng tồn kho và cập nhật thông tin mới có liên quan Nội dung tìm hiểu được mô tả trong giấy làm việc số 5425 XYZ – Ghi chú hệ thống hàng tồn kho Biểu 3.7: Giấy làm việc số 5425 XYZ – Ghi chú hệ thống hàng tồn kho CÔNG TY AISC CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI... được trình bày tại Giấy làm việc số 5452 XYZ –“ Kiểm kê hàng tồn kho – Kho nguyên liệu” như sau: Biểu 3.8: Giấy làm việc 5452 XYZ - Kiểm kê hàng tồn kho – Kho nguyên liệu CÔNG TY AISC CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI Khách hàng: Công ty XYZ Tham chi u: 5452 Kỳ kết thúc: 31/12/2008 Người thực hiện: Nội dung: Kiểm kê hàng tồn kho – Kho nguyên liệu Ngày thực hiện: BÀO CÁO KIỂM KÊ – KHO NGUYÊN LIỆU Tên khách hàng : Nhà... tái sản xuất lại thành phẩm khác Như vậy, hàng thành phẩm không bao giờ tồn lâu, không cần theo dõi hàng chậm luân chuyển, hư hỏng do tồn kho nên không lập dự phòng hàng tồn kho 3.2.3 Thực hiện kiểm toán hàng tồn kho tại nhà máy XYZ 3.2.3.1 Chứng kiến kiểm kê hàng tồn kho Kiểm kê hàng tồn kho tại nhà máy XYZ được kiểm toán viên thực hiện vào sang 01/01/2009 Nhà máy không có hướng dẫn kiểm kê bằng văn... đổi tỷ giá do kế toán Công ty PDN lập cho toàn Công ty) để hạch toán giá trị hàng nhập khẩu nhập kho Nhà máy bán hàng 100% trong nước nên chênh lệch tỷ giá chỉ xuất hiện ở khâu nhập khẩu nguyên vật liệu Nhà máy XYZ là khách hàng lâu năm của Công ty kiểm toán AISC chi nhánh tại Hà Nội Năm 2008 là năm thứ 5 Công ty AISC chi nhánh tại Hà Nội cung cấp dịch vụ kiểm toán cho Nhà máy Do đó kiểm toán viên nghiên... trị hàng tồn kho cuối năm” Biểu 3.3: Giấy làm việc số 5442 ABC – Tổng hợp giá trị hàng tồn kho cuối năm CÔNG TY AISC CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI Khách hàng: Công ty XYZ Tham chi u: 5442 Kỳ kết thúc: 31/12/2008 Người thực hiện: Nội dung: Tổng hợp giá trị hàng tồn kho cuối năm Ngày thực hiện: Thực hiện - Kiểm toán viên chọn mẫu 10 loại nguyên vật liệu để kiểm tra số lượng hàng tồn kho cuối năm có thực sự hiện. .. của kiểm toán viên đối với công tác kiểm kê, kết quả kiểm kê Báo cáo kiểm kê kho nguyên vật liệu được trình bày tại Giấy tờ làm việc số 5441 ABC - Báo cáo kiểm kê kho nguyên vật liệu Biểu 3.2: Giấy làm việc số 5441 ABC – Báo cáo kiểm kê kho nguyên vật liệu CÔNG TY AISC CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI Khách hàng: Công ty XYZ Tham chi u: 5441 Kỳ kết thúc: 31/12/2008 Người thực hiện: Nội dung: Kiểm kê hàng tồn kho. .. tồn kho: Kiểm toán viên thực hiện kiểm tra việc ghi chép hàng tồn kho để đảm bảo Nhà máy đã phản ánh đúng giá trị hàng tồn kho tại thời điểm ngày 31/12/2008 Kết quả kiểm tra được thể hiện trên giấy làm việc số 5460 XYZ – Kiểm tra tính đúng kì hàng tồn kho Biểu 3.10: Giấy làm việc số 5460 XYZ – Kiểm tra tính đúng kì hàng tồn kho CÔNG TY AISC CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI Khách hàng: Công ty XYZ Tham chi u:... đặc biệt là khi kế toán đơn vị khách hàng hạch toán không đúng bản chất hoặc áp dụng sai phương pháp hách toán, … 3.2 Quy trình kiểm toán hàng tồn kho trong kiểm toán báo cáo tài chính tại khách hàng XYZ 3.2.1 Tìm hiểu chung về Nhà máy XYZ Nhà máy XYZ là một chi nhánh trực thuộc Công ty PDN Công ty PDN là Công ty liên doanh Nhà máy XYZ được thành lập và hoạt động từ năm 1999 tại thành phố Quảng Ninh . Quy trình kiểm toán thực tế chu trình hàng tồn kho trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty AISC chi nhánh tại Hà Nội thực hiện Trong phần. của chuyên đề sẽ phản ánh thực tế chu trình kiểm toán hàng tồn kho tại 2 đơn vị khách hàng của Công ty kiểm toán AISC chi nhánh tại Hà Nội là: Công ty ABC