tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty xuất nhập khẩu xây dựng 2.1 Tình hình và đặc điểm chung của công ty xuất nhập khẩu XD 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty. Công ty xuất nhập khẩu xây dựng là doanh nghiệp đợc cổ phần theo quyết định1418/QĐ-BXD Ngày 28/10/2003 của Bộ xây dựng Tên công ty cổ phần là: Công ty xuất nhập khẩu xây dựng. Trụ sở chính của Công ty :560 Nguyễn Văn Cừ-Gia Lâm-Hà Nội Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty cổ phần Số: 0103003233. Tính đến ngày 31/12/2004 tổng số toàn bộ công nhân viên chính thức do Công ty quản lý là 140 ngời, trong đó cán bộ quản lý là 16 ngời.Với các kỹ s, kỹ thuật có trình độ Đại học, trên Đại học, các chuyên viên bậc cao đã học tậpvà lao động ở nớc ngoài với hệ thống thiết bị chuyên dùng hiên đại.Trong qúa trình phát triển của Công ty ngành nghề kinh doanh chính là: - Xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp. - Xây dựng cầu, đờng bộ. - Sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng. - Xây dựng các công trình thuỷ điện thuỷ lợi,xây dựng cơ sở hạ tầng -Đầu t phát triển nhà,dịch vụ và cho thuê nhàkinh doanh bất động sản -Xây dựng đờng dây và trạm biến áp đến 35kw -Các ngành nghề kinh doanh khác phù hợp với quy định của pháp luật. Hiện nay Công ty đang thực hiện một số công trình nh: - Công trình Đờng 18 Bắc Ninh- Nội Bài. - Công trình Đờng 10 Hải Phòng. - Công trình Ký túc xá sinh viên. - Công trình Bộ Ngoại giao. - Công trình N o 2 Linh Đàm. - Công trình Nhà máy Xi măng Hạ Long . - Công trình Ban Biên Giới Chính Phủ - Công trình trạm bơm Đông Đạo. - Công trình Văn phòng làm việc Công ty 230. - Công trình Văn phòng Tổng công ty và một số công trình nhỏ lẻ khác. Có thể thấy tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty qua một số chỉ tiêu nh sau: 11 Chỉ tiêu 2003 2004 Vốn kinh doanh 10.000.000.000 10.333.175.414 Doanh thu thuần 5.826.197.067 10.910.051.239 Lợi nhuận thuần 261.210.642 241.587.013 2. Đặc điểm qui trình sản xuất thi công công trình của xí nghiệp. Đối với bất kỳ một công trình xây dựng nào để hoàn thành đa vào sử dụng phải trải qua 3 giai đoạn sau: Khảo sát Thiết kế Thi công Nhng đối với Công ty xuất nhập khẩu xây dựng qui trình công nghệ đợc thể hiện ở giai đoạn thi công công trình. Thực chất quá trình liên quan đến hạch toán chi phí của Công ty lại xảy ra từ khâu tiếp thị để ký hợp đồng hay tham gia đấu thầu công trình bằng các hình thức nh: Quảng cáo, chào hàng, tuyên truyền giới thiệu sản phẩm, giới thiệu năng lực sản xuất. Sau khi ký kết hợp đồng xây dựng xí nghiệp tiến hành lập kế hoạch, tổ chức thi công bao gồm: Kế hoạch về máy móc thiết bị, nhân lực, tài chính. Quá trình thi công công trình là khâu chính trong giai đoạn này. Cuối cùng là công tác bàn giao nghiệm thu công trình và quyết toán với chủ đầu t. Tuỳ theo từng hợp đồng mà công tác nghiệm thu, thanh toán có thể xảy ra từng tháng hay từng giai đoạn công trình hoàn thành. Tóm lại, qui trình công nghệ sản xuất của Công ty xuất nhập khẩu xây dựng đợc thể hiện qua sơ đồ sau: Tiếp thị đấu thầu Kí kết hợp đồng Lập kế hoạch sản xuất Tổ chức thi công Bàn giao nghiệm thu công trình Thu hồi vốn. 22 Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN sơ đồ tổ chức công ty xuất nhập khẩu xây dựng Sơ đồ:6 giám đốc công ty Ban kiểm soát Hội đồng quản trị Phó giám đốc Ban QL dự án Phòng tckt Phòng ktkh Phó giám đốc Phòng tổ tchc Phòng kD tổng hợp đại hội đồng cổ đông Đội lề Đội mộc Đội thép Đội cơ giới Đội nớc 33 Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN 2.1.2.1 Hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán. Công ty xuất nhập khẩu xây dựng tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung và có bảng cân đối riêng. Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. Bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo sơ đồ sau: Sơ đồ:7 Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty xuất nhập khẩu xây dựng 2.1.2.2 Đặc điểm tổ chức kế toán của công ty. Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty . - Niên độ kế toán áp dụng tại Công ty bắt đầu từ 01/01đến ngày 31/12 kỳ kế toán thực hiện là hàng tháng - Đơn vị tiền tệ sử dụng là VNĐ( nếu có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tệ sẽ đợc quy đổi theo đúng tỷ giá liên ngân hàng quy định) Kế toán trởng Kế toán quản trị các công trình Kế toán tổng hợp và kiểm soát Kế toán tài chính,ngân hàng, thuế Kế toán lơng, BHXH,BHYT, KPCĐ,TSCĐ, vật t hàng hoá Kế toán( nghiệp vụ kinh tế) tại công trờng 2 Kế toán( nghiệp vụ kinh tế) tại công trờng 1 Kế toán( nghiệp vụ kinh tế) tại công trờng 3 44 Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN - Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Phơng pháp kê khai thờng xuyên. - Phơng pháp hạch toán giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho: Phơng pháp bình quân gia quyền - Phơng pháp tính thuế GTGT: Theo phơng pháp khấu trừ thuế - Phơng pháp khấu hao TSCĐ: Theo phơng pháp đờng thẳng đợc áp dụng theo quyết định QĐ206/2003/QĐBTC của Bộ tài chính - Hình thức kế toán áp dụng: Hình thức Nhật ký chung - Hệ thống báo cáo đợc tổ chức theo Mẫu của Nhà nớc bao gồm: + Bảng cân đối kế toán + Báo cáo kết quả kinh doanh + Các báo cáo khác theo yêu cầu quản trị - Các căn cứ pháp lý là các văn bản quyết định của Bộ tài chính ban hành . Đặc điểm sổ kế toán của công ty Công ty xuất nhập khẩu xây dựng thực hiện ghi chép sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung, gồm các sổ sau: + Sổ nhật ký chung: Đợc mở để phản ánh mọi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mọi đối tợng theo trình tự theo thời gian( Các số liệu phản ánh vào sổ nhật ký chung sau đó sẽ đợc tự động cập nhật sang sổ cái và cấc sổ kế toán chi tiết có liên quan). + Sổ cái TK 152, + Bảng kê vật t xuất dùng: Đợc mở cho từng tháng để theo dõi tình hình nhập xuất của từng loại nguyên vật liệu trong tháng. Trên cơ sở các sổ kế toán đợc mở, kiểm tra, đối chiếu,đến kỳ báo cáo kế toán tiến hành lập báo cáo tài chính lên quan phục vụ cho công tác quản lý của công ty và tổng hợp kế toán toàn công ty. 55 Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN Sơ đồ:8 Sơ đồ biểu diễn hình thức kế toán Nhật ký chung. Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng Quan hệ đối ứng Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái Sổ Nhất ký chung Chứng từ gốc 66 Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN 2.2. Thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty xuất nhập khẩu xây dựng 2.2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu ở công ty xuất nhập khẩu xây dựng Công ty xuát nhập khẩu xây dựng hoạt động trong lĩnh vực thi công xây dựng, xây lắp các công trình nên vật liệu sử dụng trong công ty có số lợng lớn và phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Để xây dựng các công trình công ty phải sử dụng một khối lợng lớn nguyên vật liệu, phong phú về chủng loại, đa dạng về chất lợng. Chẳng hạn nh xi măng có rất nhiều loại xi măng nh xi măng PCB 30, xi măng Hoàng Thạch, xi măng trắng Hải Phòng Thép gồm thép D 14, thép D 22, thép 1,63x63 Gạch gồm gạch đặc, gạch A1 Khối lợng các vật liệu sử dụng rất khác nhau tuỳ vào đặc điểm của từng loại hình của công trình thi công: Đối với thi công các hạng mục nhà ở, văn phòng, cầu cống thì vật liệu chính là: xi măng, cát, gạch, thép ; Đối với công trình thi công đờng thì vật liệu chính là: đất, đá, cát, sỏi Phần lớn các loại vật liệu sử dụng đều trực tiếp cấu thành lên công trình, nó chiếm tới 60 80% giá trị công trình đồng thời chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu vốn của công ty. Ngoài ra, việc thu mua bảo quản, vận chuyển các loại nguyên vật liệu có đặc điểm khác nhau. Có những loại nguyên vật liệu mua ngay tại các cửa hàng đại lý vật liệu trong địa bàn thi công, vận chuyển nhanh chóng. Có những loại nguyên vật liệu có thể bảo quản trong kho, có những loại phải đến tận nơi khai thác để mua và không thể bảo quản trong kho gây khó khăn trong việc bảo quản, ảnh hởng đến quá trình thi công. Chỉ cần một biến động về chi phí nguyên vật liệu cũng ảnh hởng đến giá thành sản phẩm. Vì vậy, sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu là một biện pháp tích cực để hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. 2.2.2. Phân loại nguyên vật liệu ở công ty: Với đặc điểm là một công ty chuyên về thi công xây dựng. Do đó, nguyên vật liệu sử dụng trong công ty rất phong phú và đa dạng với nhiều chủng loại khác nhau. Công ty xuất nhập khẩu xây dựng sử dụng tổng hợp các loại nguyên vật liệu và phần lớn các loại nguyên vật liệu này đều cấu 77 Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN thành lên thực thể sản phẩm xây lắp. Mặt khác với việc đơn vị áp dụng phần mềm kế toán do vậy nguyên vật liệu trong công ty đợc phân loại nh sau: Trong đó, ba chữ số đầu thể hiện là mã TK 152, hai chữ số sau là quy định nhóm, và hai chữ số tiếp là phân loại chi tiết từng vật t. - Vật liệu chính: Nguyên liệu vật liệu chính là đối tợng lao động chủ yếu trong nghành xây dựng cơ bản, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể của sản phẩm mới nh : sắt, thép,bê tông, đá, nhựa đờng, xi măng, cát . - Vật liệu phụ: Vật liệu phụ cũng là đối tợng lao động nhng vật liệu phụ không phảI là cơ sở chủ yếu hình thành nên sản phẩm mới.Vật liệu phụ có vai trò phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc bình thừong phục vụ cho nhu cầu công nghệ kĩ thuật hoặc quả lý nh: phụ gia bê tông, vôI bột, các loại sơn . - Nhiên liệu Nhiên liệu, các vật liệu luân chuyển (ván khuôn, giàn giáo .) cần thiết cho việc thực hiện và hoàn thành công trình. Trong đó, không kể đến vật liệu phụ, nhiên liệu động lực, phụ tùng phục vụ cho máy thi công. 2.2.3. Đánh giá nguyên vật liệu công ty. Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Hiện tại, nguyên vật liệu ở công ty đợc đánh giá theo trị giá vốn thực tế tức là toàn bộ số tiền của doanh nghiệp bỏ ra để có đợc số vật t đó. Trị giá vốn của vật t tại thời điểm mua hàng là số tiền thực tế phải trả cho ngời bán gọi là trị giá mua thực tế. Công ty tính thuế theoTGTG phơng pháp khấu trừ nên trị giá mua thực tế là số tiền ghi trên hoá đơn không kể thuế GTGT trừ đi các khoản giảm giá, hàng trả lại (nếu có ). *Phơng pháp đánh giá nguyên vật liệu: 88 Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN - Đối với nguyên vật liệu nhập kho: + Đối với nguyên vật liệu nhập kho mua ngoài: đây là nguồn cung cấp chủ yếu của công ty: Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhâp kho = Giá mua vật liệu + Chi phí vận chuyển + Đối với nguyên vật liệu nhập kho do gia công: Tri giá vốn thực tế nhập kho = Trị giá vốn thực tế vật t xuất kho thuê ngoài gia công chế biến+ Chi phí vận chuyển + Chi phí gia công Ví dụ: Ngày 23/10/2004 nhập kho Thép hộp gia công lan cac, hoa sắt công trình KTXSV.Trị giá Thép hộp xuất gia công là:2.520.000đ. Chi phí gia công : 1.375.000đ (trong đó thuế GTGT 10%). Chi phí vận chuyển là: 81.900đ(trong đó thuế GTGT 5%). Tri giá vốn thực tế nhập kho = 2.520.000+1.250.000+78.000 = 3.848.000đ + Đối với nguyên vật liệu nhập kho do di chuyển nội bộ thì trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho sẽ bằng giá trị ghi trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. + Đối với nguyên vật liệu xuất dùng không hết thì trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho sẽ bằng chính trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất dụng. Ví dụ: Ngày 12/11/2004 xuất kho xi măng Hoàng Thạch cho công trình nhà máy xi măng Hạ Long với số lợng: 20t. Đơn giá 690.909đ(do máy tự đa ra ). Trị giá vốn thực tế xuất kho(máy tự tính ) = 22.636.360 2.2.4. Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty. 2.2.4.1. Chứng từ kế toán sử dụng. 99 Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN Hiện nay theo chế độ kế toán quy định chứng từ kế toán nguyên vật liệu đợc sử dụng dùng trong công ty nh sau: - Phiếu xuất kho (mẫu 01 - VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT) - Phiếu nhập kho xuất thẳng (đối với vật t nhỏ lẻ) - Hoá đơn bán hàng - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. 2.2.4.2. Thủ tục nhập xuất nguyên vật liệu. * Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu. Căn cứ vào dự toán tiến độ công thi công công trình, đơn vị đợc giao thi công lập nhu cầu sử dụng vật t, căn cứ vào kế hoạch, vật t, giám đốc giao nhiệm vụ cho phòng kinh doanh tổng hợp ký kết hợp đồng kinh tế, sau đó viết phiếu yêu cầu cung cấp vật t cho công trình. Phòng kế toán tổng hợp căn cứ vào hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp, đối chiếu số lợng, chất lợng, giá cả, chủng loại nguyên vật liệu của hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa giám đốc công ty với đơn vị cung cấp. Phiếu nhập kho đợc lập 02 liên: - Thủ kho giữ 01 liên để ghi vào thẻ kho, cuối ngày giao cho kế toán vật t. - Liên còn lại giao cho nhân viện tiếp liệu kèm theo hoá đơn bán hàng của đơn vị bán hàng để làm thủ tục thanh toán tam ứng hoặc làm cơ sở thanh toán cho nhà cung cấp. Ví dụ: Ngày 25/11/2004 công ty mua vật t của công ty TNHH Sơn Hoàng nhận đợc các chứng từ sau: Biểu 2.2.4.2.1 1010 [...]... HN 2.2.4.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty xuất nhập khẩu xây dựng Công ty xuất nhập khẩu xây dựng là một công ty về thi công xây dựng Vì vậy nguyên vật liệu sử dụng trong công ty đa dạng và phong phú, các nghiệp vụ nhập, xuất đều diễn ra thờng xuyên hàng ngày vì thế nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu là vô cùng quan trọng Công ty đã tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng... kế toán sử dụng: - Sổ cái TK152 - Sổ NKC - Sổ cái TK 331 2.2.5.2 Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu Công ty với đặc điểm là thi công xây dựng do đó nguyên vật liệu nhập kho phần lớn là nhập từ nguồn mua ngoài nên việc nhập, xuất nguyên vật liệu diễn ra thờng xuyên và với việc áp dụng phần mềm kế toán trong công việc kế toán nên công ty kế toán tổng hợp theo phơng pháp kê khai thờng xuyên * Kế toán. .. Ngày 30/11/2004 Kế toán trởng 2727 Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN 2.2.5 .Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu ở công ty 2.2.5.1 Tài khoản kế toán sử dụng Tài khoản kế toán sử dụng: Để đáp ứng yêu cầu của công tác kế toán nguyên vật liệu đòi hỏi phải phản ánh và theo dõi tổng hợp nhập xuất tồn vì vậy kế toán đã mở các tài khoản để theo dõi tình hình biến động của nguyên vật liệu TK 152 Tài... trong niên kế toán của TK 152 và một số TK liên quan khác 2.2.5.3 Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu Trong công ty, nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu là sử dụng cho thi công cho các công trình xây dựng, ngoài ra trong một số trờng hợp xuất luân chuyển nội bộ trong các đơn vị thành viên của công ty Căn cứ vào nhu cầu thực tế của từng công trình phòng kinh doanh tổng hợp có trách nhiệm cung cấp vật t theo... doanh tổng hợp sẽ viết phiếu xuất kho 3333 Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán nhập số liệu vào bảng kê xuất theo đối tợng sử dụng và đây là cơ sở tập hợp chi phí nguyên vật liệu theo từng công trình Do công ty thực hiện nhiều công trình khác nhau nên nguyên vật liệu đợc công ty lập cho từng công trình cụ thể Tuỳ theo từng mục đích và đối tựơng sử dụng nguyên vật liệu. .. đốc Công ty giao nhiệm vụ trực tiếp điều hành công tác sản xuất kinh doanh ở công trờng và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty ) Biểu 2.2.4.2.11 Công ty xuất nhập Khẩu xây dựng STT 1 phiếu xuất kho Mẫu 02- VT Ngày15/11/2004 Số: 09572 Số:PX0902 Họ tên ngời nhận hàng: Mai Thị Huyền Lý do xuất: Phục vụ Công ty Xuất tại kho: Kho KTX SV Tên, nhãn hiệu, Số lợng Theo Thực. .. xây dựng, nguyên vật liệu nhập chủ yếu do mua ngoài nhng trong một số trờng hợp có nguyên vật liệu nhập do xuất dùng không hết hoặc nhập nguyên vật liệu do di chuyển nội bộ + Trờng hợp nguyên vật liệu sử dụng không hết nhập lại kho cũng đợc tiến hành nh trên nhng 01 liên phiếu nhập đợc chuyển tới do kế toán vật liệu để làm chứng từ ghi giảm chi phí sản xuất + Trờng hợp nguyên vật liệu do di chuyển... KTNK050 26/11 PX0915 PX0916 30/11 30/11 nhập Nhập Tồn Nhập xi măng của công ty TNHH Sơn Hoàng Nhập xi măng của công ty THHH Ngọc Dung Xuất sử dụng Xuất sử dụng Cộng Xuất Tồn 0 5 5 10 15 15 4 8 12 11 3 3 ở phòng kế toán theo quy định thì từ 5 đến 10 ngày thủ kho phải giữ các chứng từ nhập, xuất về phòng kế toán Tại phòng kế toán của công ty khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho gửi lên, sau khi... kho: Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho của nguyên vật liệu thừa và phiếu xuất kho lúc dùng -Nếu nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất trực tiếp, cho chi phí sản xuất chung, cho chi phí quản lý doanh nghiệp không hết đem nhập lại kho, kế toán định khoản: Nợ TK 152 -Nguyên liệu ,vật liệu Có TK 621,TK 627, TK 642 Ví dụ: Ngày 27/11/2004 có phiếu nhập kho số 23 từ ông Đỗ đức Thắng do nguyên vật liệu xuất phục... mua nguyên vật liệu chủ yếu bằng nguồn mua ngoài và giá mua vật liệu thờng đợc áp dụng tại chân công trình vì thế giá mua vật liệu tại đơn vị bao gồm giá mua tại đơn vị bán hàng cộng với chi phí vận chuyển tới chân công trình theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp vật t 3030 Báo cáo thực tập Trờng TH Kinh tế HN *Trờng hợp nhập nguyên vật liệu do xuất dùng không hết đem nhập lại kho: Kế . tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty xuất nhập khẩu xây dựng 2.1 Tình hình và đặc điểm chung của công ty xuất nhập khẩu. tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty xuất nhập khẩu xây dựng 2.2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu ở công ty xuất nhập khẩu xây dựng Công ty xuát