LUẬN VĂN " Các vấn đề chung của quản trị " Chương I CÁC VẤN ĐỀ CHUNG CỦA QUẢN TRỊ trang 1 . CHƯƠNG I CÁC VẤN ĐỀ CHUNG CỦA QUẢN TRỊ I. TÍNH TẤT YẾU KHÁCH QUAN VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA QUẢN TRỊ Từ khi xã hội nguyên thủy của loài người biết phân công và hiệp tác lao động với nhau để săn bắt thú rừng và làm nương rẫy ., thì lúc đó đã bắt đầu xuất hiện những hoạt động phôi thai đầu tiên của quản trị. Có thể nói rằng, hoạt động quản trị là một nghệ thuật có từ lâu đời nhưng quản trị học lại là một trong những ngành khoa học mới mẻ nhất của nhân loại. Mãi đến những năm cuối thế kỷ thứ 19 sang đầu thế kỷ thứ 20, các tư tưởng quản trị mới được nghiên cứu sắp xếp thành hệ thống có cơ sở khoa học Một trong những người đặt nền móng đầu tiên cho khoa học quản trị là FREDERICK W. TAYLOR vào năm 1911 với cuốn sách nổi tiếng là “ Những nguyên tắc quản trị khoa học “. Điều này nói lên tính đa dạng, phong phú và phức tạp của khoa học quản trị. Quản trị là một yêu cầu tất yếu khách quan. Các hoạt động tập thể (lao động , sản xuất kinh doanh ) đều đòi hỏi một sự phối hợp nhịp nhàng, sự điều khiển, sự hướng dẫn cụ thể đối với từng cá nhân để hoàn thành công việc chung. Hoạt động quản trị ra đời gắn liền với sự xuất hiện của hiệp tác và phân công lao động . Sản xuất xã hội và nhân loại không thể tồn tại và phát triển, nếu không có quản trị. Quản trị ngày nay đã xâm nhập vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội : từ gia đình, đoàn thể, đội bóng, đoàn kịch, nhà thờ đến các doanh nghiệp, công ty, xí nghiệp .v.v tất cả đều cần đến quản trị . Nội dung và mức độ phức tạp của hoạt động quản trị phụ thuộc trước hết vào trình độ phát triển của sản xuất . Trong những qui mô nhỏ của nền sản xuất tiểu thủ công nghiệp, thì hoạt động quản trị tương đối đơn giản. Trong trường hợp này người chủ thợ điều khiển những công nhân sản xuất, trực tiếp chỉ dẫn họ và kiểm tra kết quả thực hiện. Nhiều khi người chủ vừa phải lãnh đạo đám thợ, vừa phải tham gia trực tiếp vào làm những công việc cụ thể. Qui mô sản xuất càng phát triển, trình độ kỹ thuật của sản xuất càng cao, thì hoạt động quản trị càng trở nên phức tạp. Chương I CÁC VẤN ĐỀ CHUNG CỦA QUẢN TRỊ trang 2 . Sản xuất hiện đại đòi hỏi một sự điều khiển khéo léo, một sự phối hợp nhip nhàng giữa các phần việc của tất cả các khâu trong quá trình sản xuất. Chính nhờ hoạt động quản trị (tổ chức sản xuất, tổ chức lao động hợp lý, sự phối hợp tuyệt vời của các phân xưởng, các bộ phận sản xuất trong xí nghiệp .) mà chỉ trong vài phút một chiếc ô tô có thể được xuất xưởng, trong khi tổng thời gian để chế tạo một chiếc ô tô là hàng nghìn giờ. Qua đây cũng đã minh chứng rõ ràng là hoạt động quản trị cần thiết như thế nào trong tổ chức sản xuất kinh doanh hiện đại. Tầm quan trọng của quản trị được thể hiện rất rõ trong sự phát triển kinh tế. Một xí nghiệp quản trị tốt, sản xuất sẽ phát triển , kinh doanh có hiệu quả. Một Quốc gia quản trị giỏi, nền kinh tế sẽ tăng trưởng với tốc độ cao, hàng hóa nhiều, đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân sẽ luôn luôn được cải thiện và nâng cao. Ngược lại, một xí nghiệp quản trị kém sẽ làm ăn thua lỗ. Một Quốc gia quản trị kém sẽ kìm hãm sự phát triển của nền kinh tế, không khai thác được những tiềm năng to lớn của đất nước, để tăng trưởng kinh tế và nâng cao đời sống của nhân dân . Nhật Bản là một nước đất hẹp, người đông, tài nguyên khoáng sản nghèo nàn, có những điều kiện về dân số, hoàn cảnh tự nhiên và một số đặc điểm xã hội gần gũi với nước ta. Thế mà, sau chiến tranh thế giới lần thứ 2, từ trong đổ nát, bằng khả năng quản trị giỏi của mình, đã đưa đất nước tiến lên với những bước phát triển thần kỳ. Tốc độ phát triển kinh tế của Nhật Bản rất cao. Năm 1950 giá trị tổng sản phẩm quốc dân của Nhật chỉ đạt 20 tỷ đôla, bằng khoảng 60% của CHLB Đức (33,7 tỷ đôla), bằng 1/2 của Pháp (39 tỷ đôla), bằng 1/3 của Anh (54,5 tỷ đô la), và bằng 1/17 của Mỹ. Thế nhưng chỉ 16 năm sau tức là đến năm 1966 Nhật đã vượt Pháp, năm 1967 vượt Anh, 1968 vượt CHLB Đức và đứng thứ 2 sau Mỹ. Nam Triều Tiên từ một nước đặc trưng là nông nghiệp lạc hậu, do biết cách quản lý, do có chiến lược kinh tế đúng đắn đã trở thành một mước công nghiệp hóa trong vòng 24 năm. Tổng sản phẩm quốc dân của Nam Triều Tiên năm 1962 là 2,3 tỷ đô la, năm 1985 tăng lên 83,1 tỷ đôla. Thu nhập tính theo đầu người cũng tăng mạnh, từ 87 đôla/người (năm 1962) tăng lên 2.032 đôla/người (năm 1985). Chương I CÁC VẤN ĐỀ CHUNG CỦA QUẢN TRỊ trang 3 . II. KHÁI NIỆM VỀ QUẢN TRỊ Quản trị là một khái niệm rất đa dạng và phức tạp. Xung quanh khái niệm về quản trị có rất nhiều ý kiến khác nhau. Tùy theo từng tác giả muốn nhấn mạnh khía cạnh này hay khía cạnh khác của quản trị mà đưa ra các định nghĩa khác nhau. Sau đây chúng ta xin đơn cử một vài định nghĩa đặc trưng : 1. ĐỊNH NGHĨA 1. Quản trị là lãnh đạo hệ thống trên cơ sở hoạch định, tổ chức, phối hợp điều khiển và kiểm tra công việc nhằm đạt các mục tiêu đã đặt ra. Định nghĩa này nhấn mạnh tới các chức năng của quản trị . Đó là : — Chức năng hoạch định. — Chức năng tổ chức. — Chức năng phối hợp, điểu khiển, chỉ huy. — Chức năng giám sát kiểm tra. 2. ĐỊNH NGHĨA 2 : Quản trị là ra quyết định và thực hiện quyết định. Định nghĩa này nhấn mạnh tính chất quan trọng đặc biệt của các quyết định trong quản trị . Kinh doanh lời hay lỗ là tùy thuộc vào các quyết định của nhà quản trị. Quyết định đúng sẽ đưa công ty , xí nghiệp kinh doanh đến thắng lợi. Quyết định sai sẽ dẫn sự kinh doanh của xí nghiệp đến thất bại, phá sản, cho dù các thành viên khác trong xí nghiệp đã cố gắng nỗ lực hết mình. 3. ĐỊNH NGHĨA 3. Quản trị là sự đạt mục tiêu thông qua và cùng với người khác. Định nghĩa này là của trường phái quản trị theo mục tiêu, muốn nhấn mạnh đến các mục tiêu trong quản trị và phương thức để đạt mục tiêu là thông qua và cùng với người khác. Chương I CÁC VẤN ĐỀ CHUNG CỦA QUẢN TRỊ trang 4 . 4. ĐỊNH NGHĨA 4 Quản trị là sự tác độngcó hướng đích của chủ thể quản trị đến đối tượng quản trị , nhằm đạt được những kết quả cụ thể với mục tiêu đã định trước. Định nghĩa này nhấn mạnh đến quá trình quản trị diễn ra như là sự tác động qua lại giữa hai hệ thống quản trị và bị quản trị, để đạt được những kết quả mong muốn. 5. ĐỊNH NGHĨA 5. Quản trị là một nghệ thuật : Nghệ thuật khai thác các tiềm năng của sản xuất kinh doanh. Trường phái này nhấn mạnh đến tính chất nghệ thuật trong quản lý. Họ cho rằng quản trị trong thực tế thành công hay không là do nghệ thuật vận dụng các học thuyết quản trị vào từng tình huống cụ thể quyết định . Ngoài các định nghĩa nêu trên, còn rất nhiều định nghĩa khác nhau nữa về quản trị. Trên cơ sở các định nghĩa trên chúng ta tổng hợp lại và nêu ra khái niệm tổng quát về quản trị sau đây : 6. KHÁI NIỆM TỔNG QUÁT Quản trị là những hoạt động cần thiết phải được thực hiện, khi con người kết hợp với nhau trong một tổ chức, nhằm thành đạt những mục tiêu chung. Cụm từ “ những hoạt động cần thiết phải được thực hiện “ đại diện cho các ý về các khía cạnh khác nhau của những định nghĩa trên. Những hoạt động cần thiết phải được thực hiện được hiểu như là :  Ra quyết định và thực hiện quyết định .  Thực hiện các chức năng của quản trị : hoạch định, tổ chức, phối hợp điểu khiển, kiểm tra.  Những hoạt động tác động qua lại giữa hệ thống quản lý và hệ thống bị quản lý.  Nghệ thuật vận dụng các học thuyết quản trị vào từng tình huống cụ thể trong thực tế. . v.v Chương I CÁC VẤN ĐỀ CHUNG CỦA QUẢN TRỊ trang 5 . Để hiểu kỹ hơn về quản trị cần nghiên cứu thêm qua nhiều khía cạnh khác nhau về đặc trưng của hoạt động quản trị III. NHỮNG ĐẶC TRƯNG CỦA HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ Qua các định nghĩa và khái niệm tổng quát chúng ta có thể rút ra những đặc trưng cơ bản của hoạt động quản trị sau đây : 1. Hoạt động quản trị chỉ phát sinh khi có nhiều người kết hợp với nhau thành một tập thể hay một tổ chức, để đạt mục tiêu chung. Tức là có sự phối hợp các nỗ lực của nhiều thành viên để hoàn thành một công việc chung. 2. Quản trị diễn ra như là một quá trình tác động qua lại giữa hệ thống quản trị và hệ thống bị quản trị thông qua việc trao đổi thông tin theo sơ đồ sau đây : Hệ thống quản trị là chủ thể quản trị, là tập hợp các cá nhân nhà quản trị , các bộ phận quản trị thực hiện sự tác động có hướng đích đến hệ thống bị quản trị. Hê thống bị quản trị là đối tượng quản trị mà chủ thể quản trị tác động vào, nhằm tăng thêm cho nó những hình thức phát triển mới hướng theo những mục tiêu đã định trước. Sự khác nhau giữa hệ thống quản trị và hệ thống bị quản trị chỉ mang tính chất tương đối. Thường thường, cùng một bộ phận, cơ quan, đồng thời có thể hoạt động với tư cách là hệ thống quản trị và bị quản trị . Hai hệ thống này tác động qua lại với nhau bằng các kênh thông tin. Kênh thông tin xuôi là kênh thông tin từ nhà quản trị tác động tới đối tượng quản trị. Nó được thể hiện dưới dạng như là các quyết định , các mệnh lệnh chỉ huy, điều hành . v.v. Kênh thông tin ngược là kênh thông tin phản hồi từ đối tượng quản trị đến chủ thể quản trị . Đó là những Hệ thống quản trị Thông tin chỉ huy Thông tin thực hiện Hệ thống bị quản trị Chương I CÁC VẤN ĐỀ CHUNG CỦA QUẢN TRỊ trang 6 . thông tin thực hiện như là kết quả sản xuất kinh doanh , các báo cáo tình hình, hiện trạng của đối tượng quản trị . 3. Hoạt động quản trị đều có khả năng thích nghi cao. Tức là khả năng linh hoạt thay đổi để thích nghi với hoàn cảnh mới, phù hợp với tình huống mới. 4. Quản trị là một khoa học và là một nghệ thuật. Quản trị là một khoa học thể hiện ở chỗ : quản trị vận dụng và phối hợp kiến thức của nhiều ngành khoa học cụ thể để xây dựng các học thuyết quản trị cho mình như :  Lý luận triết học  Kinh tế học, kinh tế tổ chức sản xuất , tổ chức lao động khoa học , thống kê, hạch toán tài chính, phân tích hoạt động kinh tế .v.v.  Các khoa học kỹ thuật : kỹ thuật cơ khí, chế biến Nông Lâm nghiệp .v.v.  Khoa học tự nhiên : toán học, điều khiển học, tin học, vận trù học v.v.  Khoa học xã hội : xã hội học, tâm lý học, giáo dục học, luật học v.v. Quản trị là một nghệ thuật thể hiện ở chỗ : quản trị vận dụng linh hoạt, sáng tạo những học thuyết, nguyên tắc quản trị trong những tình huống, điều kiện hoàn cảnh cụ thể. Nhà quản trị khi giải quyết các nhiệm vụ đã xuất phát từ những đặc điểm, các tình huống cụ thể, có tính đến những đặc điểm cá nhân của người chấp hành. Trong quản trị thực tế sẽ không thể thành công, nếu chỉ áp dụng máy móc, rập khuôn theo một công thức cho sẵn. Có thể nói nghệ thuật quản trị là “ bí quyết “, “ cái mẹo “, “ cái biết làm thế nào “ (Know-how) của nhà quản trị để đạt mục tiêu với hiệu quả cao. Nghệ thuật quản trị là tài nghệ, năng lực tổ chức, kinh nghiệm . của nhà quản trị trong việc giải quyết những nhiệm vụ đề ra một cách khéo léo, sáng tạo và có hiệu quả cao nhất. Ví dụ như : :  Nghệ thuật sử dụng con người (đặt đúng chỗ, sử dụng đúng khả năng , biết động viên, tập hợp và thu hút nhân viên).  Nghệ thuật mua, bán nguyên vật liệu , hàng hóa .  Nghệ thuật cạnh tranh trong sản xuất kinh doanh .  Nghệ thuật giao tiếp. Chương I CÁC VẤN ĐỀ CHUNG CỦA QUẢN TRỊ trang 7 .  Nghệ thuật ra quyết định (nhanh, đúng, kịp thời . ) và thực hiện quyết định (sáng tạo, linh hoạt . )  Nghệ thuật giải quyết các khó khăn ách tắc trong sản xuất kinh doanh . .v.v . Đặc điểm chủ yếu của nghệ thuật quản trị là những “ mẹo “ gắn liền với những tình huống cụ thể với tất cả sự đa dạng, phong phú, khéo léo, uyển chuyển và sáng tạo. Hai mặt khoa học và nghệ thuật quản trị không đối chọi loại trừ nhau, mà chúng luôn gắn chặt, bổ sung cho nhau. Nghệ thuật phải dựa trên một sự hiểu biết khoa học làm nền tảng. Nếu không có cơ sở khoa học làm nền tảng thì nhà quản trị ắt chỉ dựa vào may rủi, chủ quan, kinh nghiệm cá nhân mà thôi. Do đó chỉ có thể thành công ở tình huống này, mà sẽ không thành công ở tình huống khác. [...]... vế các nhà quản trị Nói một cách khác là nhà quản trị đã không biết quản trị một cách khoa học Từ đó Taylor cho rằng cần phải thay đổi cách thức quản trị theo kiểu “ gặp đâu làm đó” , “làm sai thì sửa” bằng một cách thức quản trị mới gọi là Quản trị một cách khoa học” Xuất phát từ các nguyên nhân này, mà nội dung của học thuyết quản trị một cách khoa học bao gồm các điều cơ bản sau đây : Các nhà quản. .. hệ với các đối tác bên ngoài, và quyết định ký kết các hợp đồng kinh tế có lợi cho tổ chức II QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ a Đặc điểm của quyết định quản trị : Quyết định quản trị có những đặc điểm sau đây : Chương III: Nhà quản trị và quyết định trong quản trị trang 23 Chỉ có chủ thể quản trị mới đề ra quyết định Quyết định quản trị chỉ được đề ra khi vấn đề đã chín... (to set priorities) giữa các mục tiêu đã định 2 PHÂN LOẠI CÁC NHÀ QUẢN TRỊ VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA HỌ Trong một tổ chức, theo Stephen P.Robbin, các nhà quản trị thường được chia thành 3 cấp theo sơ đồ các cấp bậc quản trị trong một tổ chức sau đây : Chương III: Nhà quản trị và quyết định trong quản trị trang 18 a, Nhà quản trị cấp cao Nhà quản trị cấp cao là một nhóm nhỏ các nhà quản trị hoạt động ở cấp bậc... hệ thống VI THUYẾT ĐỊNH LƯỢNG TRONG QUẢN TRỊ Chủ trương của lý thuyết định lượng cho rằng, quản trị là làm quyết định Do vậy quan điểm của lý thuyết này khác biệt với quan điểm của các nhóm lý thuyết trên là coi hiệu quả của quản trị tùy thuộc vào sự đúng đắn trong các quyết định của nhà quản trị Từ đó các nhà lý thuyết định lượng về quản trị cho rằng các nhà quản trị phải cố gắng để có những quyết... thường của họ là : Đốc công, trưởng ca, tổ trưởng sản xuất v.v c Nhà quản trị cấp trung gian Các quyết định chiến lược Các quyết định chiến thuật Các quyết định tác nghiệp Thực hiện quyết định Nhà quản trị cấp cao Nhà quản trị cấp Trung gian Nhà quản trị cấp cơ sở Những người thực hiện tác nghiệp Chương III: Nhà quản trị và quyết định trong quản trị trang 19 Nhà quản trị cấp trung gian là những quản trị. .. hoạt động quản trị Ở đây cần phân biệt hai khái niệm hiệu quả và kết quả quản trị Kết quả quản trị là thành quả đạt được ở đầu ra của quá trình quản trị Tức là đạt được mục tiêu, hoàn thành được nhiệm vụ đặt ra Hiệu quả quản trị là tương quan so sánh giữa giá trị đầu ra và giá trị đầu vào của quá trình quản trị Để gia tăng hiệu quả quản trị có nhiều giải pháp khác nhau : — Giữ nguyên giá trị đầu vào,... các quản trị viên cấp cơ sở nhưng ở dưới các nhà quản trị cấp cao Nhiệm vụ của họ là đưa ra các quyết định chiến thuật Họ vừa quản lý và phối hợp các hoạt động của các nhà quản trị cấp cơ sở, nhằm hoàn thành trọn vẹn một nhiệm vụ nhất định nào đó (phối hợp sản xuất các sản phẩm dở dang ở cấp cơ sở để hoàn thiện một sản phẩm có thể tiêu thụ ra bên ngoài), nhưng vừa đồng thời quản trị và điều khiển các. .. chuyên môn kỹ thuất Nhà quản trị cấp trung gian Nhà quản trị cấp cơ sở Chương III: Nhà quản trị và quyết định trong quản trị trang 21 x 4 VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ Mọi nhà quản trị , dù ở cấp nào, đều phải thực hiện 10 vai trò chính tập trung vào 3 nhóm sau đây : 1 Nhóm các vai trò quan hệ với con người 2 Nhóm các vai trò thông tin 3 Nhóm các vai trò mang tính quyết định a Nhóm các vai trò quan hệ với con... chức Các công ty Nhật Bản có xu hướng phát triển và đào tạo nhân sự nhằm tranh thủ sự hợp tác của nhân viên hay công nhân đối với công ty trong dài hạn, thậm chí gắn bó suốt đời Kỹ thuật quản lý Kaizen chính là chìa khóa của sự thành công về quản lý của Nhật Bản ngày nay Z Chương III: Nhà quản trị và quyết định trong quản trị trang 17 CHƯƠNG 3 NHÀ QUẢN TRỊ VÀ QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ I NHÀ QUẢN TRỊ... của từng loại nhà quản trị Dựa vào đặc điểm của từng loại nhà quản trị, mà mức độ đòi hỏi về các kỹ năng quản trị có khác nhau : Thường thì kỹ năng chuyên môn kỹ thuật giảm dần sự quan trọng đối với các nhà quản trị cấp cao Ngược lại, nó lại rất quan trọng và cần thiết đối với nhà quản trị cấp cơ sở Ở cấp này, mức độ đòi hỏi về kỹ năng chuyên môn kỹ thuật rất cao, vì các nhà quản trị cấp cơ sở làm . LUẬN VĂN " Các vấn đề chung của quản trị " Chương I CÁC VẤN ĐỀ CHUNG CỦA QUẢN TRỊ trang 1 . CHƯƠNG I CÁC VẤN ĐỀ CHUNG CỦA QUẢN TRỊ I. TÍNH TẤT. Chương I CÁC VẤN ĐỀ CHUNG CỦA QUẢN TRỊ trang 4 . 4. ĐỊNH NGHĨA 4 Quản trị là sự tác độngcó hướng đích của chủ thể quản trị đến đối tượng quản trị , nhằm