Đề tài: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu lực quản lý ở công ty xây lắp – vật liệu xây dựng CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƯƠNG VĂN TOÀN MỤC LỤC Trang 2 CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƯƠNG VĂN TOÀN LỜI MỞ ĐẦU Trải qua lịch sử của kinh tế thế giới, chúng ta thấy rằng với bất kỳ nền kinh tế nào, phát triển hay suy thoái đều do tổ chức quản lý quyết định. Ngay sau cách mạng tháng mười Nga năm 1917, LêNin đã khẳng định: “ Tổ chức quản lý là nhiệm vụ chủ yếu và trung tâm của giai cấp công nhân và nhân dân lao động, trong đó nhiệm vụ nhà nước trên hết và trước hết được quy lại thành nhiệm vụ thuần tuy kinh tế ” 1 . Sự biến động của nền kinh tế nước ta trong nhiều năm qua cũng đã chứng tỏ tầm quan trọng của tổ chức quản lý. Là một doanh nghiệp- phần tử có vai trò quyết định mạnh mẽ tới sự phát triển của nền kinh tế nhất định chịu sự chi phôí của quy luật đó. Trong môi trường hội nhập của nền kinh tế nước ta hiện nay vai trò của quản lý trong các doanh nghiệp cần được coi trọng và thức hiện hiệu quả hơn hết. Mọi quyết định quản lý đều được xác định bởi tiêu chuẩn cuối cùng là hiệu quả kinh tế và nó tác động trực tiếp đến lợi ích của từng cá nhân. Chính vì vậy các doanh nghiệp có nhận thức đúng đắn và không ngừng nâng cao hiệu lực quản lý của mình là một nhiệm vụ đặc biệt quan trọng. Xuất phát từ nhận thức trên và sự tìm hiểu sâu sắc về công tác quản lý tại công ty xây lắp – vật liệu xây dựng trong thời gian thực tập vừa qua, em đã chọn đề tài: “Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu lực quản lý ở công ty xây lắp – vật liệu xây dựng “ . Vấn đề quản lý có thể được nhìn nhận dưới nhiều giác độ khác nhau, tuy nhiên trong phạm vi nghiên cứu của chuyên đề thực tập này em xin đề cập tới hiệu lực trong qúa trình quản lý với bốn chức năng cơ bản: Lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra. Em hy vọng với nội dung trong chuyên đề này sẽ góp phần nhỏ vào sự phát triển của công ty. 1 Lê Nin toàn tập- Tập 36 3 CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƯƠNG VĂN TOÀN Nội dung chuyên đề được thực hiên qua ba phần: Chương I: Tổng quan về quản lý và hiệu lực quản lý. Chương II: Thực trạng công tác quản lý và hiệu lực quản lý của công ty xây lắp vật liệu xây dựng. Chương III: Một số biện pháp nâng cao hiệu lực quản lý đối với công ty xây lắp vật liệu xây dựng. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo Khoa Khoa học quản lý- Đại học KTQD đã trang bị vốn kiến thức cho em trong quá trình học tập tại trường. Đặc biệt là sự tận tình hướng dẫn và giúp đỡ của cô giáo Đỗ Thị Hải Hà để em có thể hoàn thành tốt chuyên đề này. Xin chân thành cảm ơn các cán bộ thuộc Công ty Xây lắp – Vật liệu xây dựng đã tạo điều kiện thuận lợi trong thời gian thực tập taị công ty. 4 CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƯƠNG VĂN TOÀN CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VÀ HIỆU LỰC QUẢN LÝ. I. NHỮNG KHÁI NIỆM.: 1. Định nghĩa quản lý. 1.1. Khái niệm quản lý: Trên thực tế tồn tại nhiều cách tiếp cận khái niệm “ quản lý”. Thông thường, quản lý đồng nhất với các hoạt động tổ chức chỉ huy, điều khiển, động viên, kiểm tra, điều chỉnh… theo lý thuyết hệ thống: “quản lý là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản lý đến một hệ thống nào đó nhằm biến đổi nó từ trạng thái này sang trạng thái khác theo nguyên lý phá vỡ hệ thống cũ để tạo lập hệ thống mới và điều khiển hệ thống” 1 . Trên cơ sở đó, chúng ta có thể hiểu quản lý kinh tế là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý trong qúa trình tiến hành các hoạt động kinh tế nhằm đạt tới mục tiêu kinh tế – xã hội đã đặt ra. Như vậy nội hàm khái niệm quản lý kinh tế được hiểu như sau: - Quản lý kinh tế là sự tác động giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý. Trong đó chủ thể quản lý là những tổ chức và cá nhân, những nhà quản lý cấp trên. còn đối tượng quản lý hay còn gọi là khách thể quản lý là những tổ chức, cá nhân, nhà quản lý cấp dưới, cũng như các tập thể, cá nhân người lao động. Sự tác động trong mối quan hệ quản lý mang tính hai chiều và được thực hiện thông qua các hoạt động tổ chức, lãnh đạo, lập kế hoạch, kiểm tra điều chỉnh… - Chủ thể quản lý và đối tượng quản lý cấu thành hệ thống quản lý. Một nền kinh tế hay một doanh nghiệp đều xem như một hệ thống với hai phân hệ chủ yếu: chủ thể quản lý và đối tượng quản lý. Trong nhiều trường hợp mỗi phân hệ có thể được coi như một hệ thống phức tạp. 1 Giáo trình Khoa học quản lý- Tập 2- NXB KHKT-2001 5 CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƯƠNG VĂN TOÀN - Quản lý kinh tế là quá trình lựa chọn và thiết kế hệ thống chức năng, nguyên tắc, phương pháp, cơ chế, công cụ, cơ cấu tổ chức quản lý kinh tế, đồng thời xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý và bảo đảm nguồn lực thông tin, vật chất cho các quyết định quản lý được thực thi. - Mục tiêu của quản lý kinh tế là huy động tối đa các nguồn lực, mà trước hết là nguồn lực lao động và sử dụng hiệu quả để phát triển kinh tế phục vụ lợi ích con người. 1.2. Nội dung của quản lý kinh tế. Để quản lý, chủ thể quản lý phải thực hiện nhiều loại công việc khác nhau. Những loại công việc quản lý nay mang tính độc lập tương đối, được hình thành trong quá trình chuyên môn hoá hoạt động quản lý. Đó có thể coi là những nhiệm vụ mà quản lý cần làm và cũng là nội dung của chức năng quản lý. Phân tích chức năng quản lý nhằm trả lời câu hỏi: các nhà quản lý phải thực hiện những công việc gì trong quá trình quản lý, cũng là để hiểu rõ nội dung của chức năng quản lý. Hiện nay, các chức năng quản lý thường được sem sét theo hai cách tiếp cận. Nếu xét theo quá trình quản lý thì nội dung quản lý có thể hiểu là: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra. Nếu theo lĩnh vực hoạt động của tổ chức thì những lĩnh vực của quản lý gắn liền với các hoạt động sau đây: - Quản lý lĩnh vực Marketing. - Quản lý lĩnh vực nghiên cứu và phát triển. - Quản lý sản xuất. - Quản lý tài chính. - Quản lý nguồn nhân lực - Quản lý chất lượng. - Quản lý các dịch vụ hỗ trợ cho tổ chức: thông tin, pháp lý, đối ngoại… 6 CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƯƠNG VĂN TOÀN Đó chỉ là những nội dung cơ bản theo hoạt động của tổ chức. Tuỳ vào lĩnh vực, quy mô và địa bàn hoạt đông, trong các tổ chức có thể còn tồn tại những chức năng khác nữa. Như đã khẳng định từ đầu, trong chuyên đề này chúng ta chỉ tìm hiểu nội dung của quản lý theo quá trình quản lý với những nhiệm vụ cơ bản, chung nhất đối với mọi nhà quản lý, không phân biệt cấp bậc, ngành nghề, quy mô lớn nhỏ của tổ chức và môi trường xã hội. Dĩ nhiên sự phổ biến đó không có nghĩa là đồng nhất mà chính sự vận dụng và sử dụng phương thức tác động khác nhau đã làm nên tính đa dạng, muôn hình vạn trạng cho quản lý và tạo nên sự khác biệt ở mỗi tổ chức. 1.2.1. Lập kế hoạch: Đây là nội dung quan trọng nhất, là chức năng đầu tiên của quản lý. Không phải ngẫu nhiên mà các nhà quản lý, các lý thuyết khoa học quản lý khẳng định như vây. trên góc độ gia quyết định, lập kế hoạch là một loại gia quyết định đặc thù để xác định một tương lai cụ thể mà các nhà quản lý mong muốn cho tổ chức của họ. Chúng ta có thể hình dung lập kế hoạch là dòng sông cả còn các nội dung khác của quản lý như những nhánh phụ từ dòng sông cả đó chảy ra. Vì lẽ đó lập kế hoạch là chức năng khởi đầu và quan trọng nhất đối với các nhà quản lý. Lập kế hoạch là một công việc phức tạp, có bắt đầu và kết thúc rõ ràng. Lập kế hoạch là một quá trình tiếp diễn phản ánh và thích ứng được với những biến động diễn ra trong môi trường của mỗi tổ chức. Trên ý nghĩa này, lập kế hoạch được coi là quá trình thích ứng với sự không chắc chắn bằng việc xác định các phương án hành động để đạt được những mục tiêu cụ thể của tổ chức, những yếu tố không chắc chắn có nguông gốc rất đa dạng. Loại yếu tố không chắc chắn thứ nhất gọi là không chắc chắn về trạng thái. Chúng liên quan đến một môi trường không thể dự đoán được. Loại thứ hai là không chắc chắn về sự ảnh hưởng, tức là sự ảnh hưởng của những biến đổi của môi trường là không thể lường trước 7 CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƯƠNG VĂN TOÀN và lượng hoá chính xác. Một loại yếu tố khác không chắc chắn nữa là không chắc chắn về hiệu quả. Tức là trước những vấn đề gặp phải tổ chức có thể đưa ra những giải pháp, phản ứng nhưng không thể lựa chọn hậu quả sẽ đi đến đâu. Tóm lại, lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức và giải pháp để đạt được các mục tiêu đó. Nếu không có các kế hoạch, nhà quản lý có thể không biết tổ chức va khai thác con người và các nguồn lực khác của tổ chức một hiệu quả, thậm trí không có được một ý tưởng rõ ràng về cái họ cần và tổ chức khai thác nó. Không có kế hoạch, nhà quản lý và nhân viên của họ làm việc không có sự định hướng, mất dần cơ hội để đạt được mục tiêu của mình, không biết khi nào và ở đâu họ phải làm gì. lúc đó việc kiểm tra trong tổ chức rất phức tạp vì không có hệ tiêu chuẩn để so sánh. Ngoài ra trong thực tế, những kế hoạch tồi, hoặc xây dựng tốt mà không được thực hiện đến nơi đến chốn sẽ ảnh hưởng xấu đến tương lai của toàn bộ tổ chức. Để hiểu rõ thêm quá trình của một kế hoạch và các loại kế hoạch thường dùng trong tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp. Chúng ta sẽ xem xét các nội dung sau: a)Quá trình kế hoạch Một quy trình chung cho một kế hoạch là thực sự cần thiết. Nó là sự tổng quát hoá từ nhiều loại kế hoạch khác nhau trong các tổ chức quản lý. Các lý thuyết khoa học quản lý đã thống nhất một quy trình như sau: 8 Khẳng định sứ mệnh Nghiên cứu và dự báo Lựa chọn phương án hợp lý Thể chế hoá kế hoạch Xác định mục tiêu Xây dựng phương án Xây dựng phương thức lựa chọn phương án CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƯƠNG VĂN TOÀN a1) Khẳng định sứ mệnh: Như vậy công việc đầu tiên của lập kế hoach. Là khẳng định sứ mênh. Đây là việc làm cần thiết với các nhà quản lý ở đó họ phải đưa ra quan điểm và hệ tư tưởng xuyên xuốt trong mọi hoạt động của tổ chức. Những mục tiêu định tính và dài hạn mà tổ chức hướng tới. Việc làm nay nhằm mục đích hướng các bộ phận, phân hệ trong tổ chức hoạt động vì mục tiêu chung nhất quán với mục tiêu tối cao của tổ chức. Qua đó khiến từng cá nhân và nhóm làm việc gắn mình với ý niệm của tổ chức và để họ hiểu rằng việc làm của họ, kế hoạch mà họ tham gia là hướng tới cái gì và họ đang được gì và có trách nhiệm như thế nào với mục tiêu ấy. Từ đó tạo tính thống nhất xuyên suốt quá trình kế hoạch. a2) Nghiên cứu và dự báo. Đây là công việc được tiến hành bởi các chuyên gia hoặc các nhà quản lý trực tiếp làm. họ cần thu thập thông tin bên trong và bên ngoài tổ chức để xem tổ chức đang đối mặt với cái gì cần phải làm gì và có thể làm gì? đây là công việc khó khăn và phức tạp bởi vì nó là bước đệm để một kế hoạch được xây dựng với những con số cụ thể và nếu nghiên cứu và dự báo thiếu chính xác có nghĩa là kế hoạch cũng đổ vỡ chúng ta cứ hình dung việc dự báo thời tiết đưa ra thông tin sai lệch rằng: biển lặng gío nhẹ trong khi các con tầu lần lượt ra khơi và hứng chịu bão táp. Tất nhiên lập kế hoạch ngoài tính khách quan vốn có nó còn mang tính chủ quan, có thể dừng hoặc chuyển hướng, cân đối lại nhưng hậu quả cũng chẳng tốt đẹp gì. việc nghiên cứu và dự báo phải tạo được cơ sở thông tin cho xác định mục tiêu và tổ chức thực hiện kế hoạch. Trong nhiệm vụ này cần phải xác định nghiên cứu dự báo cái gì? Các thông tin có được là các thông tin về nguy cơ và cơ hội tổ chức, từ đó có thể rút ra các giải pháp giảm bớt sự đe doạ đồng thời phát huy tận dụng các cơ hội và điểm 9 CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƯƠNG VĂN TOÀN mạnh bên trong. Một nguyên tắc chung được đưa ra là tận dụng cơ hội và hạn chế rủi ro. a3) Xác định mục tiêu: Sau khi đã có những thông tin từ nghiên cứu và dự báo, việc xác định mục tiêu được tiến hành. Tức là xác định kết quả cuối cùng mà tổ chức mong muốn đạt tới. Nó được tạo ra trên cơ sở những cái cần phải có và cái có thể có của tổ chức. Một mục tiêu được coi là đúng đắn khi nó đảm bảo các yêu cầu sau: + Phải cụ thể: - Nói về vấn đề gì. - Giới hạn thời gian. - Kết quả lượng hoá được. + Phải linh hoạt: Đáp ứng được sự biến động của môi trường. + Có tính định lượng: Thể hiện bằng các con số đã tính toán và cân đối kỹ lưỡng. + Tính khả thi: Những mục tiêu đưa ra tổ chức có thể đảm bảo tính thực hiện được. + Tính nhất quán: Giữa các bộ phận, các cấp thì mục tiêu khó nhất quán, đó là thực tế không tránh khỏi nhưng điều quan trọng là giảm thiểu tác động xấu, do đó các mục tiêu đề ra chấp nhận được và được coi là hợp lý. Khi xác nhận mục tiêu cần phải xem xét mối tương quan giữa các yếu tố sau: - Chủ sở hữu: Họ quan tâm tới giá trị gia tăng và lợi nhuận - Công nhân viên: Họ quan tâm tới tăng thu nhập, được đảm bảo việc làm và chăm sóc phúc lợi. - Khách hàng: Đòi hỏi các tiêu chuẩn cho sản phẩm dịch vụ như chất lượng, giá cả, dịch vụ đi kèm. Một xu hướng là nhu cầu, đòi hỏi 10 [...]... NGHIỆP DƯƠNG VĂN TOÀN Và cuối cùng hiệu lực quản lý thể hiện năng lực trình độ của nhà quản lý và tính kỷ luật, chuyên nghiệp, kỹ năng làm việc của đối tượng quản lý Những yếu tố trên của chủ thể quản lý và đối tượng quản lý được đảm bảo nhất định quyết định quản lý có hiệu lực cao, đạt kết quả 6.2 Các phương diện của hiệu lực quản lý: 6.2.1 Phương diện kinh tế: Trên giác độ kinh tế hiệu lực quản lý gắn... thị trường Đây có thể coi là một quan điểm quản lý mới trong giai đoạn hiện nay Nó chưa được đưa thành nguyên lý quản lý như những quan điểm truyền thống nhưng có thể coi là nguyên tắc quản lý hiện đại 6 Hiệu lực quản lý: 6.1 Khái niệm hiệu lực quản lý: Theo khoa học quản lý : Hiệu lực quản lý là mức độ thực hiện hoá của các quyết định quản lý Nó cho thấy quyết định quản lý đưa ra được thực hiện như... với hiệu quả kinh tế Mặc dù hiệu lực quản lý không đồng nhất với hiệu quả Hiệu quả được xác định bằng kết quả trừ đi chi phí Nhưng hiệu lực quản lý không chỉ dừng lại ở mức độ đảm bảo quyết định quản lý được thi hành đúng kế hoạch mà còn xác định trên kết quả đạt được Một kết quả như mong muốn hoặc vượt kế hoạch cho thấy hiệu quả kinh tế cao và đảm bảo hiệu lực của quyết định quản lý là thành công. .. thủ của đối tượng quản lý đối với chủ thể quản lý đồng thời thể hiện trình độ năng lực quản lý và tính đúng đắn của các quyết định quản lý 1 Theo khái niệm này ta thấy hiệu lực quản lý mang những nội dung sau: Hiệu lực quản lý thể hiện giá trị hiện thực của các quyết định quản lý Từ một quyết định đưa ra đưa vào thực tế được thực hiện đúng trình tự thời gian, đúng người đúng việc, giải quyết vấn đề... sở để tìm hiểu những nội dung tiếp theo 2 Đặc điểm Chúng ta chỉ xem xét những đặc điểm mà ở đó quản lý ở một doanh nghiệp được phân biệt với quản ký ngành, quản lý kinh tế quốc dân Theo đó quản lý ở một doanh nghiệp mang những đặc điểm sau: Thứ nhất, quản lý ở doanh nghiệp có tính đơn điệu, bộ phận Nó thể hiện phạm vi quản lý chỉ nằm trong pgạm vi ảnh hưởng của doanh nghiệp, nhiệm vụ quan trọng là giải. .. phạm Một quyết định được coi là có hiệu lực khi nó được xây dựng đúng quy trình, trình tự luật định và thống nhất với các văn bản pháp quy của cấp trên và nó được dùng làm cơ sở để xây dựng, ban hành các văn bản pháp quy của cấp dưới và được các đối tượng quản lý phục tùng thực hiện 6.2.3 Phương diện xã hội: Một quyết định quản lý sẽ không thể đảm bảo tính hợp lý, không thể đạt hiệu quả kinh tế và có hiệu. .. tiêu kế hoạch và đem lại hiệu quả kinh tế khi đó quyết định được coi là đạt hiệu lực quản lý Cũng từ một quyết định đưa ra trên cơ sở hiệu lực quản lý chúng ta đánh giá được mức độ đúng đắn của nó Vì đối tượng quản lý là con người do đó các quyết định đảm bảo tính khoa học và đúng đắn thì sẽ được mọi người đồng tình ủng hộ thực hiện 1 Giáo trình Quản lý học KTQD- Tâpj 1- NXB KHKT-2001 34 CHUYấN ĐỀ THỰC... hiện thực II TÍNH TẤT YẾU KHÁCH QUAN CỦA NÂNG CAO HIỆU LỰC QUẢN LÝ: 1 Vai trò của quản lý đối với doanh nghiệp: Cũng giống như quản lý kinh tế quốc dân, quản lý lĩnh vực quản lý trong doanh nghiệp có vai trò đặc biệt quan trọng Nếu xét theo quá trình kế hoạch từ lập kế hoạch, tổ chức, điều hành và kiểm tra thì quản lý đều phải thực hiện xuyên suốt quá trình đó Quản lý 36 ... tiêu đó thì một chương trình đòi hỏi huy động nguồn lực lớn và được xác định phân bố cụ thể: Ai là người quản lý, ai phối hợp, ngân sách như thế nào và giới hạn thời gian thực thi Một chương tình lớn thì bao gồm nhiều chương trình nhỏ, hỗ trợ các chương trình mục tiêu là cơ sở để hình thành một phương thức quản lý mới có hiệu quả cao gọi là quản lý theo chương trình mục tiêu Phương pháp quản lý này được... ở đó đòi hỏi sự điều chỉnh kịp thời của nhà quản lý vào các khâu xung yếu đảm bảo mục tiêu được thực hiện Như vậy đôi khi làm tăng chi phí quản lý và giảm hiệu quả kinh tế Qua sự phân tích trên ta thấy rằng giữa hiệu lực quản lý và hiệu quả kinh tế có mối quan hệ hữu cơ với nhau, đảm bảo cho nhau được thực hiện 6.2.2 Phương diện pháp lý: 35 CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƯƠNG VĂN TOÀN Về mặt pháp lý . công ty xây lắp – vật liệu xây dựng trong thời gian thực tập vừa qua, em đã chọn đề tài: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu lực quản lý ở công ty xây lắp. quan về quản lý và hiệu lực quản lý. Chương II: Thực trạng công tác quản lý và hiệu lực quản lý của công ty xây lắp vật liệu xây dựng. Chương III: Một số biện