Đặc điểm kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc. 2.1. Đặc điểm hàng hoá tại Chi nhánh. Là một doanh nghiệp quản lý kinh doanh các mặt hàng thiết yếu, nhạy cảm có doanh thu mỗi năm hàng trăm tỷ đồng, lại dễ cháy nổ gây nguy hiểm, gây thiệt hại lớn. Xong trên cơ sở chính sách pháp luật, quy trình quy phạm của nhà nớc Tổng công ty, Công ty, Chi nhánh đã cụ thể hóa vào công tác quản lý điều hành tại đơn vị nghiêm túc cụ thể, vận dụng bằng nhiều biện pháp mềm dẻo, cứng rắn cả về hành chính, kinh tế và pháp luật. Do vậy các năm qua tài sản, tiền vốn, cơ sở vật chất đợc bảo toàn củng cố phát triển, không có tiêu cực, sự cố tài chính, không có sự cố rủi ro xảy ra. Mặt khác, những sản phẩm phải nhập khẩu hoàn toàn nên cũng là khó khăn và thách thức lớn đối với Công ty nói chung và đối với Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc nói riêng. Tính từ năm 1997, Chi nhánh chỉ có 9 cửa hàng xăng dầu quy mô nhỏ thì đến nay Chi nhánh đã có 19 cửa hàng đợc cải tạo nâng cấp xây dựng mới, trang bị 100% cột bơm bán hàng tiên tiến, hệ thống bể chứa công nghệ nhập khẩu có độ chính xác an toàn cao. Các mặt hàng kinh doanh tại Chi nhánh đợc phân chia thành các nhóm: Nhóm 1: Xăng dầu chính + xăng Xăng RON 90 Xăng RON 92 Xăng RON 95 Xăng khác + Nhiên liệu bay + Dầu hoả + Diezel Diezel 0,5s Diezel 0,25s Diezel khác + Mazut Mazut 0,35s Mazut 3s Mazut khác Nhóm 2: Dầu mỡ nhờn + Dầu lon chai + Dầu phuy, dầu rời + Mỡ lon + Mỡ phuy Nhóm 3: Hoá chất, dung môi + Hoá chất + Dung môi Nhóm 4: Gas và các phụ kiện + Khí đốt Gas + Bếp Gas và phụ kiện 2.2. Phơng pháp tính giá hàng hoá Do đặc điểm hoạt động kinh doanh tại đơn vị có các nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thờng xuyên nên việc áp dụng giá thực tế gặp nhiều khó khăn. Nhằm nâng cao hiệu quả của công tác kế toán, tại đơn vị đã sử dụng giá hạch toán để hạch toán. Hàng ngày kế toán sử dụng giá hạch toán để tính giá vốn của hàng hoá xuất kho trong kỳ. Ght của hàng hoá xuất bán trong kỳ = Số lợng hàng hoá xuất bán trong kỳ * Giá hạch toán Đến cuối kỳ ,kế toán hàng tồn kho tiến hành lập bảng kê phân bổ giá vốn và Bảng phân bổ chênh lệch giá theo từng phơng thức để tính ra chênh lệch giữa giá mua của Chi nhánh và giá hạch toán đợc phân bổ cho hàng bán trong kỳ theo công thức sau: Giá vốn hàng bán = Giá vốn hàng bán theo giá HT Công ty quy định * Chênh lệch giá mua nội bộ và giá HT phân bổ cho từng hàng bán ra Chênh lệch giá mua nội bộ và giá HT phân bổ cho hàng bán ra = Tổng chênh lệch giá mua và giá HT (đầu kỳ cộng phát sinh trong kỳ) - Chênh lệch giá mua và giá HT phân bổ cho hàng tồn kho cuối kỳ Chênh lệch giá mua và giá HT phân bổ cho hàng tồn kho Công ty = Giá mua nội bộ của hàng tồn kho cuối kỳ - Giá HT của lợng hàng tồn kho cuối kỳ 2.4. Kế toán tiêu thụ hàng hoá. 2.4.1. Các phơng thức tiêu thụ hàng hoá áp dụng tại Chi nhánh. Phơng thức bán lẻ. Đây là phơng thức tiêu thụ quan trọng của Chi nhánh với sản lợng bán chiếm 47.47% tổng số bán và doanh thu thuần chiếm 49.91% tổng doanh thu thuần trong năm 2005, đã khăng định tầm quan trọng của phơng thức tiêu thụ này trong các chiến lợc vế tiêu thụ của đơn vị. Phơng thức bán lẻ đợc thực hiện thông qua các cửa hàng bán lẻ. Hiện nay, với 19 cửa hàng bán lẻ đợc cải tạo nâng cấp, xây dựng mới trang bị 100% cột bơm bán hàng tiên tiến đã góp phần đáp ứng nhu cầu về xăng dầu của các các nhân tổ chức có nhu cầu vế xăng dầu nhng với khối lợng nhỏ, chủ yếu là sử dụng xăng dầu phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt và phụ cho sản xuất nhỏ. Tại đây, nhân viên bán hàng cũng đồng thời là ngời thu tiền, phơng thức thanh toán chủ yếu là thanh toán ngay bằng tiền mặt. Có hai phơng thức bán lẻ: + Bán lẻ theo thu tiền ngay theo giá niêm yết + Bán lẻ u đãi: là hình thức bán lẻ trong đó khách hàng đợc u đãi về giá (giá thấp hơn giá bán niêm yết) hoặc về thanh toán (thanh toán chậm) hoặc cả hai. Theo phơng thức này thì khách hàng phải ký hợp đồng mua lẻ với Chi nhánh. Phơng thức bán buôn. Tất cả các phơng thức bán buôn đều thực hiện thông qua các hợp đồng kinh tế hoặc thông qua các đơn đặt hàng. Trong các đơn đặt hàng cũng nh trong các hợp đồng kinh tế đều chứa đựng đầy đủ các thông tin nh : Tên đơn vị mua, đơn giá, số lợng, quy cách sản phẩm, phẩm chất hàng hoá, giá trị hợp đồng hay đơn đặt hàng, phơng thức thanh toán, phơng tiện vận chuyển, địa điểm thời gian giao hàng và thời gian thanh toán Đối tợng của phơng thức bán buôn là các cá nhân, tổ chức có nhu cầu lớn về xăng dầu nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất của mình. ỉng với những mức số lợng mua khác nhau, Chi nhánh sẽ có mức giá bán t- ơng ứng. Khách hàng càng mua với khối lợng lớn thì giá mua càng giảm. Với chính sách bán hàng này Chi nhánh đã tạo ra động lực cho khách hàng mua hàng với khối lợng lớn, đồng thời đẩy nhanh đợc tình hình tiêu thụ tại đơn vị. Khách hàng sau khi mua hàng có thể thanh toán tiền hàng thông qua ngân hàng Phát triển Nông thôn hoặc có thể thanh toán bằng tiền mặt. Có 3 phơng pháp bán buôn đợc áp dụng tại Chi nhánh. + Bán buôn trực tiếp + Bán buôn qua tổng đại lý + Bán buôn cho đại lý * Đối với phơng thức bán buôn trực tiếp. Phơng thức bán buôn trực tiếp đợc thực hiện thông qua các cửa hàng bán lẻ của Chi nhánh. Tại các cửa hàng bán lẻ sẽ thực hiện xuất hàng hợp đồng kinh tế hoặc các đơn đặt hàng. * Đối với phơng thức bán bôn cho đại lý Các cá nhân và tổ chức có nhu cầu làm đại lý của Chi nhánh sau khi nộp đơn và ký hợp đồng kinh tế tại phòng Kinh doanh sẽ trở thành đại lý của Chi nhánh. Hàng tháng, căn cứ vào hóa đơn GTGT của Công ty (Công ty phát hành hóa đơn khi có nhu cầu về hàng hóa do phòng Kinh doanh gửi lên), thì phòng kinh doanh sẽ lập Hóa đơn GTGT của Chi nhánh và thực hiện xuất hàng hóa đến các đơn vị đại lý này. * Phơng thức bán buôn Tổng đại lý: Là bán buôn cho các đối tợng mua đi bán lại có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của Pháp luật. Ngoài ra, còn có phơng thức bán hàng hóa thông qua Phiếu nhận xăng dầu thanh toán trớc. Hình thức tiêu thụ này áp dụng cho các khách hàng có nhu cầu về hàng lớn, nhng không phải lấy toàn bộ số hàng đó tại cùng một thời điểm mà là các thời điểm khác nhau. Hàng tháng, phòng Kinh doanh sẽ bán Phiếu nhận xăng dầu thanh toán tr- ớc cho các khách hàng co nhu cầu và khách hàng phải thanh toán ngay số tiền hàng. Trong thời hạn 1 qúy khách hàng phải lấy hết số hàng đã ghi trên phiếu và khách hàng có thể lấy hàng tại bất kỳ đại điểm bán hàng nào của Chi nhánh. 2.4. Hạch toán các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa 2.4.1.Tài khoản sử dụng Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán toán hàng hóa và hạch toán tiêu thụ hàng hóa, Chi nhánh đã xây dựng hệ thống tài khoản nh sau: * TK131: Phải thu khách hàng TK13111: Phải thu khách hàng bán buôn TK13112: Phải thu khách hàng qua tổng đại lý TK13113: Phải thu khách hàng đại lý TK1312: Phải thu cửa hàng trực thuộc * TK 156: Hàng hóa - TK1561: Xăng dầu chính TK15611: Giá hạch toán TK156112: Giá hạch toán xăng dầu- Nguồn công ty TK156122: Chênh lệch giá vốn và giá hạch toán - TK1562: Dầu, mỡ, nhờn TK15621: Giá hạch toán TK15622: Chênh lệch giá vốn và giá hạch toán - TK 1563: Hoá chất và dung môi TK15631: Giá hạch toán TK15632: Chênh lệch giá vốn và giá hạch toán - TK1565: Ga và các phụ kiện khác TK15651: Giá hạch toán TK15652: Chênh lệch giá vốn và giá hạch toán * TK511 -TK5111: Doanh thu bán hàng hoá TK51111: Doanh thu bán xăng dầu TK511111: Doanh thu bán buôn xăng dầu TK511112: Doanh thu bán tổng đại lý xăng dầu TK511114: Doanh thu đại lý bán lẻ xăng dầu TK511115: Doanh thu bán lẻ xăng dầu -TK51112: Doanh thu dầu, mỡ, nhờn - TK51113: Doanh thu bán Hoá chất à dung môi -TK51115 Doanh thu bán Gas và các phụ kiện khác * TK632: Giá vốn hàng bán - TK6321: Giá vốn hàng bán TK 63211: Giá vốn hàng hóa TK632111: Giá vốn xăng dầu TK632112: Giá vốn dầu mỡ nhờn TK632113: Giá vốn hoá chất và dung 2.4.2. Chứng từ đợc sử dụng trong các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa tại Chi nhánh bao gồm: + Hóa đơn GTGT + Hóa đơn xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ + Bảng kê bán hàng theo ngày + Thẻ kho + Phiếu thu tiền + Giấy nộp tiền vào ngân hàng + Bảng phân bổ chênh lệch giá + Bảng tính chiết khấu thừa- thiếu + Bảng kê hao hụt Hóa đơn Giá trị giá tăng Hóa đơn GTGT đợc lập 3 liên và đợc luân chuyển theo quy định của Bộ tài chính, Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc sử dụng Hóa đơn GTGT tự in theo mẫu đã đăng ký với Tổng cục thuế. Hóa đơn GTGT đợc lập khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh. Theo phơng thức bán lẻ: Các nghiệp vụ bán lẻ tại các cửa hàng thờng không phải viết hóa đơn nhng nếu khách hàng mua hàng yêu cầu viết hóa đơn, nhân viên cửa hàng sẽ tiến hàng viết hóa đơn cho khách và giao cho hóa đơn cho khách sau khi khách đã ký nhận hàng vào hóa đơn. Cuối mỗi ca làm việc nhân viên cửa hàng sẽ tính ra số lợng bán hàng trong ca làm việc đó cha lập hóa đơn và tiến hành lập hóa đơn một lần cho toàn bộ số hàng cha đợc lập hóa đơn đó. Số lợng hàng cha lập hóa đơn = Tổng lợng hàng bán đợc trong ca làm việc - Số lợng hàng đã đợc lập hóa đơn Mẫu hóa đơn đợc thiết kế nh sau: Chi nhánh XD Vĩnh Phúc Phờng Đống Đa Thị Xã Vĩnh Yên Mã số thuế: 0100107564-006 Hóa đơn (GTGT) Liên 2: Khách hàng Ngày tháng năm Số : Đơn vị cửa hàng: Cửa hàng 113 Địa chỉ: Đống Đa Vĩnh Yên Tên khách hàng: Khách hàng vãng lai Chứng từ số : Nguồn hàng: Mã số thuế: Địa chỉ : Hình thức thanh toán: TT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền 01 Mogas 90 lít 400 5.727,27 2.290.908 02 Mogas 92 lít 2600 5.909,09 15.363.634 03 Diezel lít 500 4.136,38 2.068.190 Thuế suất GTGT: 10% Mứcphí XD: 500đ/l Cộng tiền hàng: 19.722.732 Tiền thuế GTGT: 1.972.273 Tiền phí xăng dầu: 1.750.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 23.445.005 Số tiền viết bằng chữ: hai mơi ba triệu bốn trăm bốn mơi lăm ngàn đồng chẵn Ngời mua hàng Ngời lập phiếu Kế toán Thủ trởng đơn vị Đối với phơng thức bán trực tiếp, bán đại lý, bán Tổng đại lý thì hóa đơn GTGT do phòng Kinh doanh lập căn cứ vào lợng hàng thực xuất cho khách hàng. Mẫu Hóa đơn GTGT nh mẫu Hóa đơn GTGT ở trên. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đợc lập trong trờng hợp xuất hàng từ kho này đến kho khác trong nội bộ Chi nhánh. Tại Chi nhánh thì nghiệp vụ này chỉ xảy ra tại các cửa hàng bán lẻ trực thuộc Chi nhánh. Phiếu xuất kho Kiêm vận chuyển nội bộ Liên 3: (nội bộ) Ngày tháng năm Mẫu số: 04 Ký hiệu: KV1/2000 Số: Địa chỉ xuất hàng: Cửa hàng 113 Chứng từ số: 06 Địa chỉ: Đống Đa Vĩnh Yên Mã số thuế: Nguồn hàng: Lệnh điều động số 15 Đơn vị nhập: Cửa hàng 116 Địa chỉ: Hơng Canh Vĩnh Phúc Mã số thuế Phơng thức xuất: Xuất D chuyển NB Kho xuất: Cửa hàng số 113 Họng ống: Ngày tháng năm Số giấy GT:ngày PT vận chuyển: TT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền Tổng cộng Số tiền bằng chữ: Ngời nhận hàng Ngời lập phiếu Thủ kho Kế toán Thủ trởng đơn vị Bảng kê bán hàng theo ngày. Bảng kê bán hàng theo ngày đợc in ấn theo mẫu của Công ty xăng dầu Khu vực I. Hàng ngày, các cửa hàng căn cứ vào hóa đơn xuất bán để lập Bảng kê bán hàng rồi chuyển cho phòng Kinh doanh của Chi nhánh để cập nhập số liệu. [...]... cho phòng Kế toán để làm căn cứ ghi sổ kế toán VD: Ngày 15/01/2005 tại cửa hàng bán lẻ số 113 có Hóa đơn GTGT nh trang sau đó nhân viên cửa hàng sẽ tiến hàng vào Bảng kê hàng hóa nh trang và tiến hàng vào Thẻ kho để ghi nhập về mặt số lợng hàng bán ra trong ngày, mỗi Thẻ kho sẽ mở cho một loại hàng hóa nhất định Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc Cửa hàng số 113 Tờ số: Thẻ kho Tên hàng hóa: ... Kế toán trởng Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc Cửa hàng số 113 Tờ số: Thẻ kho Tên hàng hóa: N g à y Mogas 92 Ký mã hiệu t h á n g Nh Số ch ứ n g từ Xu Diễn giải N h ậ p X T 1 5 / 0 1 / 2 0 0 5 Số chuyển tiếp Xuất bán cho khách vãng lai 26 Kế toán trởng Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc Cửa hàng số 113 Tờ số: Ký mã hiệu Thẻ kho Tên hàng. .. Ngày.tháng.năm 2006 Cửa hàng trởng Các đại lý bán lẻ và các Tổng đại lý sau khi mua hàng của Chi nhánh sẽ tiền hành thanh toán tiền hàng cho Chi nhánh Hình thức thanh toán chủ yếu là thanh toán bằng tiền mặt có thể các đơn vị này trực tiếp đến nộp tại Chi nhánh nếu số tiền hàng nhỏ hoặc nhân viên Chi nhánh sẽ đến tận nơi để thu trong trờng hợp số lợng tiền hàng lớn Khi các đơn vị nộp tiền kế toán sẽ tiến hành... Giấy nộp tiền vào ngân hàng Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc hiện nay có 19 cửa hàng bán lẻ nằm rải rắc trên địa bàn của tỉnh Việc thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt gặp rất nhiều khó khăn, nên hình thức nộp tiền chủ yếu đợc áp dụng là nộp tiền qua ngân hàng gần nhất Định kỳ nhân viên cửa hàng nộp Hóa đơn GTGT, Bảng kê hàng hóa và Giấy nộp tiền vào ngân hàng cho phòng Kế toán tại Chi nhánh để tiền hành ghi... Ngân hàng công thơng Vĩnh Phúc Ngời nộp tiền: Phạm Minh Quang Địa chỉ: Cửa hàng số 113 Ngời nhận: Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc Địa chỉ: Vĩnh Yên Vĩnh Phúc Liên 2 Biên lai thu tiền Tài khoản: Số: Nội dung (khi nộp tiền phải ghi rõ chi tiết từng tài khoản) Có Số tiền Nộp tiền bán hàng 23.500.000 Bằng chữ: Hai mơi ba triệu năm trăm đồng chẵn Ngời nộp tiền Thủ quỹ Sổ phụ Kiểm soát Giám đốc ngân hàng .. .Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc Cửa hàng bán lẻ xăng dầu số 113 STT 1 2 3 Mặt hàng Mogas 90 Mogas 92 Diezel Cộng Tiền hàng Phí xăng dầu Tổng tiền thanh toán Bảng kê hàng hóa Ngày tháng năm Bán buôn Lợng Tiền Bán đại lý Lợng Tiền Bán lẻ Lợng 400 2,600 500 M 02:BKXB Tiền 2,290,908 15,363,634... chú 2.4.3 Hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa Phơng thức bản lẻ Hàng ngày, tại các cửa hàng bán lẻ trởng cửa hàng sẽ tiến hành lập hóa đơn cho số l- ợng hàng hóa bán ra nhng cha đợc lập hóa đơn sau số ghi nhận vào Thẻ kho và Bảng kê hàng hóa Căn cứ vào Hóa đơn GTGT và Bản kê hàng hóa do các cửa hàng bán lẻ gửi lên phòng Kinh doanh sẽ tiến hàng cập nhập số liệu... này sẽ đợc chuyển về phòng Kế toán để làm căn cứ ghi sổ Trình tự ghi sổ tơng tự nh trong trờng hợp bán lẻ hàng hóa Tuy nhiên, đối với phơng thức bán đại lý Chi nhánh sẽ đợc hởng phần chi t khấu do Công ty cấp (khoản chi t khấu này đúng bằng khoản thù lao mà Chi nhánh trả cho khách hàng là các đại lý bán lẻ Hàng tháng, kế toán lập Bảng kê chi t khấu đại lý bán lẻ và sẽ tiến hàng định khoản nh sau: Nợ... Kế toán trởng Cứ 5 ngày các cửa hàng bán lẻ nộp Hóa đơn GTGT và Bảng kê hàng hóa bán ra lên phòng kinh doanh, phòng kinh doanh sau khi đã cập nhật số liệu sẽ chuyển những tài liệu này cho phòng Kế toán Tài chính để làm căn cứ ghi sổ sách Tại phòng Kế toán sẽ tiến hàng ghi chép sổ sách nh sau: Tính toán giá vốn hàng bán ra theo giá hạch toán rồi cập nhật số liệu lên Sổ chi tiết thống... cửa hàng trởng lập bảng kê xuất hao hụt gửi lên phòng Kinh doanh để cập nhập số liệu, sau đó sẽ chuyển sang cho phòng Kế toán để làm căn cứ ghi sổ sách Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc Cửa hàng số 113 Bảng kê xuất khác Ngày.tháng năm 2006 Phơng thức xuất TT Mặt hàng ĐVT Tổng số 01 Mogas 90 Lít 52 52 02 Mogas 92 Lít 516 516 03 Diezel Lít 76 76 Ngời lập biểu Hao hụt Thiếu Khác Ngày tháng năm 2006 Cửa hàng . Đặc điểm kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc. 2.1. Đặc điểm hàng hoá tại Chi nhánh. Là một doanh nghiệp. cuối kỳ 2.4. Kế toán tiêu thụ hàng hoá. 2.4.1. Các phơng thức tiêu thụ hàng hoá áp dụng tại Chi nhánh. Phơng thức bán lẻ. Đây là phơng thức tiêu thụ quan