THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH SX DV THƯƠNG MẠI HOÀNG GIA I. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY TNHH HOÀNG GIA 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 1.1 Sự ra đời của công ty Công ty TNHH sx&dịch vụ Thương Mại HOÀNG GIA là một đơn vị kinh tế trực thuộc Bộ Thương Mại . Ngày 26/06/1995 công ty ra đời. Trụ sở công ty nằm tại 23 Trương Định-Q. Hai Bà Trưng- Hà Nội , công ty có một chi nhánh tại 142 Phan Đăng Lưu-Phường 3- Quận Phú Nhuận - TP Hồ Chí Minh 1.2 Qúa trình phát triển của công ty. Công ty TNHH sx&dịch vụ Thương Mại HOÀNG GIA là một đơn vị kinh tế độc lập với chức năng chủ yếu là kinh doanh hàng hoá XNK .Những năm đầu mới thành lập hoạt động XNK chủ yếu của công ty là làm uỷ thác qua tổng công ty XNK thủ công mỹ nghệ , thực hiện nghị định thủ xuất hàng hoá đi các nước . Các mặt hàng chính gồm có : Xuất khẩu hàng thêu ren, may mặc thủ công mỹ nghệ và các mặt hàng do liên doanh liên kết mà có , đồng thời nhập khẩu máy móc , thiết bị , nvl, vật liệu xây dựng và hàng tiêu dùng phục vụ cho sản xuất kinh doanh của công ty. Khi mới thành lập công ty là một đơn vị vừa sản xuất , vừa kinh doanh , công ty có nhiều xưởng sản xuất với các chuyên môn sản xuất hàng thêu ren , giầy dép , mạ bạc , dệt thảm len, bao bì đóng gói và may mặc Nhưng năm 1995-1998 hoạt động kinh doanh của công ty gặp nhiều thuận lợi và thu được nhiều lợi nhuận Năm 1997-30/06/1997 hoạt động kinh doanh của công ty gặp nhiều khó khăn và công ty lâm vào tình trạng làm ăn thua lỗ kéo dài .Tình trạng này do một mặt công ty xuất hàng sang nước bạn để đỏi hàng nhưng bị lừa không giao hàng (tiêu biểu là hợp đồng đổi hàng lescocommeicecuar Hungari năm 1997). Mặt khác do triệu giá tiền thay đổi , đồng đô la có lúc bị mất giá nghiêm trọng , làm cho công ty thiệt hại hàng tỷ đồng . Trong khi đó công tác quản lý của công ty yếu kém dẫn tới tình trạng sử dụng chi phí một cách lãng phí . Ví dụ : Năm1999 tổng chi phí là 702triệu VNĐ vậy mà lãi chỉ có 50 ttriệu VNĐ kinh doanh tuỳ tiện , giả tạo hồ sơ mua bán Về sản xuất từ năm 1997 hoạt động sản xuất không có hiệu quả .Năm 1998 công ty cho giải thể các xưởng sản xuất , xưởng may chuyển sang liên doanh với công ty Maruchi- Hồng Kông. Tính đến thời điểm đó thiệt hại về đầu tư cho sản xuất khoảng 100triệu , thiệt hại do xoá công nợ cho các xưởng khoảng 10 triệu đồng . Tính đến 30/06/1997 số lỗ của công ty là 22.800.507. Trước tình hình đó ngày 16/06/1999 đại diện các thành viên góp vốn liên doanh cùng các phòng kế hoạch đầu tư . đã họp và đưa ra những giải pháp để khôi phục công ty . Từ ngày 01/07/1999 trrở lại đây , công ty đã ngăn chặn được tình trạnh kinh doanh thua lỗ kéo dài và bước đầu ổn định kinh doanh xnk trả nợ ngân hàng , khách hàng, thuế nợ nhà nước Tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm 1999-2001như sau.: Bảng số 1 Chỉ tiêu ĐVT 1998 1999 2000 2001 ướctính 2005 1Tổng hợp ngạch xk. 2. tổng hợp ngạch nk 3. tổng doanh thu 4 .lợi nhuận thực hiện 5 .nộp nsnn 1000đ 1000đ Triệu VNĐ - - 3.438.679 9.359.234 94.821 -2.634 19.284 2.916.444 5.078.234 55.426 -2634 8.804 1.801.591 5.776.626 60.416 -26 10.970 2.872.049 2.776.507 56.123 28 13.163 3.500.000 3.900.000 521.652 150 4.330 II/ Chức năng và nghiệp vụ của công ty 1. Chức năng Công ty trực tiếp xuất khẩu các mặt hàng thủ công mỹ nghệ , các sản phẩm do liên doanh liên kết tạo ra và các mặt hàng khác theo quy định hiện hành của bộ thương mại và nhà nước . - Các mặt hàng nhập khẩu của công ty : vật tư máy móc thiết bị, xe máy, và hàng tiêu dùng phục vụ cho sản xuất và kinh doanh theo quy định hiện hành của bộ thương mại và nhà nước - Công ty được uỷ thác và nhận uỷ thác nhập khẩu các mặt hàng nhà nước cho phép . Công ty được phép làm các dịch vụ thương mại, nhập khẩu theo quy định hiện hành của nhà nước . - Công ty làm đại lý , mở cửa hàng bán buôn bán lẻ các mặt hàng sản xuất trong và ngoài nước 2. Nghiệp vụ Trực tiếp kinh doanh XNK tổng hợp , được chủ động trong giao dịch , đàm phán ký kết và thực hiện các hợp đồng mua bán ngoại thương ,hợp đồng kinh tế và các văn bản về hợp tác liên doanh liên kết và ký kết với khách hàng trong và ngoài nước , thuộc nội dung hoạt động của công ty. - Kinh doanh thương mại trong các loại hình dịch vụ thương mại - Liên doanh liên kết trong nước để sản xuất hàng hoá phục vụ cho nhu cầu , có nhiệm vụ trực tiếp kinh doanh XNK , mua bán trong và ngoài nước , tiến tới tổ chức bộ máy công ty. III/ tổ chức bộ máy quản lý của công ty 1. Mô hình bộ máy quản lý Công ty thành lập cơ cấu bộ máy quản lý theo kiểu trực tiếp tại trụ sở chính ở Hà Nội với 3 phòng ban chức năng , 6 phòng kinh doanh được thể hiện qua sơ đồ sau Bộ phận quản lý Bộ phận kinh doanh 2. Nguyên tắc hoạt động Các phòng ban và đơn vị phụ thuộc vào công ty đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc công ty và đảm bảo một số nguyên tắc sau GIÁM ĐỐC Chi nhánh TP. HCM P.tổ chức hành chính phòng tổng hợp phòng tc kế hoạch Phòng nghiệp vụ I II IV V VI Phòng nhập khẩu - Giám đốc công ty là người chịu trách nhiệm trực tiếp trước nhà nước và Bộ thương mại về toàn bộ hoạtđộng của công ty. - Các phòng kinh doanh và chi nhánh của công ty được quyền chủ động sản xuất kinh doanh trên cơ sở các phương án , được phòng tài chính -kế hoạch và GĐ duyệt , đồng thời phải đảm bảo trang trải các chi phí và có lãi - Công tác hạch toán kế toán trong công ty áp dụng hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán - Các trưởng phòng chi nhánh là người chịu trách nhiệm trước GĐ về toàn bộ hoạt động của phòng và chi nhánh , trực tiếp chịu trách nhiệm trước nhà nước về việc chấp hành pháp luật 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Bộ mấy quản lý của công ty bao gồm :Bộ phận quản lý và kinh doanh a. Bộ phận quản lý * Phòng tổ chức hành chính : 7 người đảm bảo chức năng kế hoạch tổng hợp hành chính, tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh , xử lý và cung cấp thông tin chung về mọi mặt hoạt động của công ty theo định kỳ và đột xuất của GĐ - Lên lịch công tác chung cho toàn bộ công ty - Tiếp nhận vào sổ , chuyển đúng đối tượng , các loại công văn giấy tờ , thư từ đi đến và giữ bí mật tài liệu của công ty. - Giúp các đơn vị tổ chức sắp xếp và quản lý lao động của công ty * Phòng tài chính - kế hoạch gồm 6 người - Tham mưu cho GĐ xét duyệt các phương án kinh doanh và kiểm tra quá trình , thực hiện phương án đó - Hướng dẫn giúp đỡ các phòng ban, mở sổ sách theo dõi hoạt động kinh doanh , đồng thời theo dõi và hạch toán tổng hợp về các nghiệp vụ phát sinh trong công ty - Lập kế hoạch tài chính hàng năm , kiểm tra việc chấp hành chế độ tầi chính của công ty - Thực hiện các công viẹc liên quan đến nghiệp vụ kế toán như thanh lý tài sản , đối chiếu công nợ . - Mở sổ sách theo dõi từng phòng ban và kiểm tra tính chính xác của số liệu , xác nhận các văn bản thanh lý và báo cáo quyết định xác định lãi , lỗ hàng năm của công ty - Tiến hành phân tích hoạt động kinh tế, làm quyết toán theo yêu cầu của bộ chủ quản , lập báo cáo theo định kỳ gửi lên cấp trên * Phòng tổng hợp: 2 người thực hiện một số chức năng chủ yếu xin hạn ngạch xnk cho công ty, theo dõi điện thoại ,fax . b. Bộ phận kinh doanh * Phòng nghiệp vụ I: gồm 6 người Thực hiện chức năng chủ yếu là xuất khẩu các mặt hàng thêu ren. Để thực hiện chức năng này phòng đã tự tìm kiếm khách hàngtrong và ngoài nước, tìm hiểu thông tin thị trường ,giá cả lập các phương án kinh doanhcủa mình cho cấp trên *Phòng nghiệp vụ II: Thực hiện chức năng xuất khẩu các mặt hàng mây tre đan , gốm sứ tranh sơn mài , đồ mỹ nghệ , phòng phải tự nghiên cứu tìm hiểu giá cả thi trường, chủ động tìm bạn hàng và tự xây dựng các chiến lược kinh doanh có hiệu quả .Lập phương án kinh doanh trình cấp lãnh đạo ,lập báo cáo trình cấp trên. * Phòng nghiệp vụ IV:6 người Chức năng giống phòng nghiệp vụ I, chủ yếu xuất khẩu mặt hàng thêu ren * Phòng nghiệp vụ V: 5 người Được phép xuất khẩu tất cả các loại mặt hàng mà công ty được phép kinh doanh. Vì vậy phòng luôn phải năng động tìm kiếm bạn hàng , thu mua các mặt hàng có thể xuất khẩu được , tiến hành kinh doanh sao có hiệu quả nhất. Lập phương án kinh doanh trình phòng tài chính -kế hoạch và giám đốc ,lập báo cáo theo quy định của công ty *Phòng nghiệp vụ VI: 5 người Chức năng chủ yếu giống phòng nghiệp vụ I và IV ,kinh doanh xuất khẩu các mặt hàng thêu ren *Phòng nhập khẩu :20người Chức năng chủ yếu là nhập các mặt hàng mà công ty được phép nhận như máy móc ,thiết bị ,nguyên vật liệu ,vật liệu xây dựng và hàng tiêu dùng , . Đối với các phòng kinh doanh ,trên cơ sở các mặt hàng được phép trực tiếp kinh doanh ,các chỉ tiêu kim ngạch xuất nhập khẩu được phân bổ thì các phòng phải tự tiếp cận ,trực tiếp tìm khách hàng ,tìm mặt hàng kinh doanh để xây dựng các phương án kinh doanh sẽ được duyệt .Đồng thời được giám đốc uỷ quyền ký kết các hợp đồng kinh tế,chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng từ đầu tới cuối .Mỗi phòng được phép chi tiêu số vốn do phòng tài chính- kế hoạch cung cấp trong phạm vi phản ánh để duyệt phải đảm bảo có lãi khi thực hiện hợp đồng và phải chịu trách nhiệm bảo toàn và phát triển số vốn được giao IV/Tổ chức công tác kế toán 1.Tổ chức bộ máy kế toán * Sơ đồ bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty nằm trong phòng tài chính-kế hoạch :gồm 6người (1)Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng tài chính-kế hoạch ,hai phó phòng,2 nhân viên, và 1 thủ kho kiêm thủ quỹ .Mỗi người trong phòng đều được bố chí đảm nhiệm một phần công việc khác nhau của kế toán .Được minh hoạ theo sơ đồ sau : Sơ đồ 2 Kế toán trưởng (trưởng phòng tài chính- kinh doanh) chịu trách nhiệm quản lý vàvà chỉ đạo chung hoạt động của phòng và các cá nhân viên kế toán. Ngoài ra kế toán trưởng còn tham gia xét duyệt phản ánh kinh doanh của các phòng , phân tích , tính toán kết quả hoạt động kinh doanh của công ty hàng tháng , hàng quý theo định kỳ niên độ kế toán , phải chịu trách nhiệm lập báo cáo theo quy định hiện hành để nộp cho ban lãnh đạo công ty và bộ chủ quản . - Kế toán tổng hợp (phó phòng tài chính- kinh doanh)đảm nhận khá nhiều công việc kế toán , theo dõi hầu hết các nghiệp vụ phát sinh, trực tiếp ghi vào các sổ liên quan , cuối kỳ tổng hợp số liệu để giúp kế toán trưởng lập báo cáo tài chính, đồng KẾ TOÁN TRƯỎNG TRƯởNG PHòNG TCKH CáC Bộ PHậN KT TẠI CÔNG TY PHòNG Kế TOáN CHI NHÁNH TP.HCM THỦ KHO KIÊM THỦ QUỸ KẾTOÁN TIỀN LƯƠNG KẾTOÁN THANH TOÁN KẾTOÁN CÔNGNỢ P.PHÒNG TC-KH KẾTOÁN T.HỢP P.PHÒNG TC-KH thời có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ phát sinh trong quá trình kinh doanh , giải quyết các vụ việc còn tồn đọng trước đây để tìm ra những chỗ sai của công việc kế toán những năm trước. -Kế toán thanh toán do một nhân viên trong phòng đảm nhiệm , có nhiệm vụ theo dõi quá trình thanh toán các hoạt động kinh doanh của các phòng , mở l/c theo yêu cầu của từng phòng khi có hợp đồng mua bán. Đồng thời theo dõi tiền gửi , tiền vay của công ty , chiu trách nhiệm rút tiền khách hàng trả từ ngân hàng về các phòng kinh doanh . - Kế toán tiền lương đảm nhiệm cả công ty theo dõi quá trình nhập xuất hàng hoá trong công ty , tính lương cho cán bộ công nhân viên và phụ trách các phần hành công việc của máy vi tính như soạn thảo các văn bản , lưu trữ tài liệu , số liệu kế toán trên máy , quản lý theo dõi tiến độ thực hiện các hợp đồng xuất - nhập khẩu. - Thủ quỹ kiêm thủ kho có nhiệm vụ thu , chi tiền mặt cho các đối tượng sử dụng theo phiếu thu, phiếu chi đã được người có thẩm quyền ký duyệt , trông gửi bảo quản hàng hoá, nguyên vật liệu ở kho , xuất và nhập kho hàng khi có phiếu xuất , phiếu nhập kho . - Phòng tài chính - kinh doanh của công ty chịu trách nhiệm hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trực tiếp tại công ty và tổng hợp toàn bộ số liệu liên quan tới các hoạt động trong công ty - hiện nay chi nhánh của công ty tại thành phố Hồ Chí Minh đã thực hiện hạch toán độc lập .Vì vậy ở chi nhánh đó cũng đã có một phòng kế toán riêng , chịu trách nhiệm toàn bộ về hoat động của mình , đến cuối kỳ kinh doanh kế toán chi nhánh có trách nhiệm lập báo cáo quyết toán gửi về công ty Như vậy công ty đã áp dụng hình thức kế toán vừa tập chung vừa phân tán . Hình thức này phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty vì chi nhánh của công ty nằm tại thành phố Hồ Chí Minh .Chi nhánh phụ thuộc công ty nhưng lại nằm xa công ty, còn các phòng kinh doanh lại được tổ chức trong phạm vi công ty , áp đụng hình thức kế toán này , bảo đảm công tác kế toán đầy đủ , kịp thời phục vụ cho hoạt động kinh doanh có hiệu quả 2/ Hệ thống sổ sách , chứng từ , báo cấo mà công ty đang sử dụng . - Công ty ấp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. - Hệ thống tài khoản kế toán mà công ty đang sử dụng là hệ thống tài khoản doanh nghiệp ban hành theo quy định 1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của bộ trưởng bộ tài chính, các tài khoản tổng hợp mở chi tiết thành các tài khoản cấp hai phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp -Hệ thống sổ được sử dụng trong công ty là các sổ nhật ký chuyên dùng , sổ Nhật ký chứng từ, sổ cái các tài khoản , sổ theo dõi các quá trình nhập -xuất, các sổ chi tiết . Đối với kế toán chi tiết , hệ thống sổ sách kế toán mà công ty đang sử dụng không hoàn toàn thồng nhất với mẫu biểu do bộ tài chính ban hành mà chủ yếu căn cứ vào định khoản cụ thể và kinh doanh thực tế lâu năm mở các sổ chi tiết cho công ty. - Hệ thống báo cáo công ty đang sử dụng gồm : . Báo cáo kết quả kinh doanh . Báo cáo chi phí kinh doanh . Bảng cân đối kế . Thuyết minh báo cáo tài chính 3/ Sơ đồ và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung [...]... Quan hệ đối chiếu Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số dư Và số phát sinh Báo cáo tài chính B/ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNGTY TNHH SX& DV THƯƠNG MẠI HOÀNG GIA : 2.3.1 Phân loại và đánh giá vật liệu Nguyên liệu, vật liệu là một trong những yếu tố quan trọng nhất của quá trình sản xuất Hạch toán nguyên liệu, vật liệu là công tác hết sức quan trọng trong... Kế toán căn cứ vào chứng từ này tính giá thực tế Mex vải 1020 xuất kho như sau: Giá thực tế của 500m Mex vải 1020 xuất kho: 500 x 12.480 = 6.246.240 2.3.2 Kế toán chi tiết vật liệu Kế toán vật liệu tại công ty TNHH Hoàng Gia từ xuất phạt điểm là nắm bắt đựoc thực tế hoạt động tại công ty TNHH Hoàng Gia với chức năng chủ yếu là sản xuất sản phẩm may mặc, vì vậy số lượng nguyên vật liệu tại công ty TNHH. .. 2001, số 76 ngày 24/ 2/ 2001 kế toán vào nhật ký chi tiền và nhật ký mua hàng * Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu Công tác quản lý nguyên vật liệu không chỉ dừng lại ở việc quản lý nguồn nhập vật liệu mà còn phải quản lý tình hình sử dụng vật liệu thông qua công cụ kế toán, đây là khâu quản lý cuối cùng của kế toán vật liệu, nó đóng một vai trò quan trọng trước khi vật liệu thực hiện bước chuyển dịch... hợp nhập - xuất - tồn 2.3.3 Kế toán tổng hợp vật liệu tại Chi nhánh thuộc công ty TNHH Hoàng Gia: Xuất phát từ mục đích và yêu cầu quản lý vật liệu chặt chẽ theo từng nghiệp vụ nhập và xuất kho nên việc hạch toán tổng hợp vật liệu tại công ty TNHH Hoàng Gia được tiến hành theo phương pháp kê khai thường xuyên Với 1 trong những đặc điểm sản xuất của công ty TNHH Hoàng Gia là sản xuất những sản phẩm... của chúng theo những nguyên tắc và tiêu thức nhất định Việc đánh giá vật liệu là khâu quan trọng trong tổ chức công tác kế toán vật liệu Phương pháp tính giá hợp lý sẽ có tác dụng lớn trong sản xuất kinh doanh, trong việc sử dụng và hạch toán vật liệu Trên nguyên tắc vật liệu là tài sản lưu động đòi hỏi phải được đánh giá theo giá thực tế Song để thuận lợi cho công tác kế toán, vật liệu còn có thể được... hình thức ghi sổ nhật ký chung, kế toán vật liệu tại xí nghệp sử dụng các loại sổ sau: Đối với vật liệu nhập kho, kế toán sử dụng các sổ sau: - Sổ Nhật ký mua hàng - Sổ Nhật ký chi tiền - Sổ chi tiết tài khoản 152 Nguyên liệu, vật liệu - Sổ chi tiết tài khoản 331 “Phải trả cho người bán” Đối với vật liệu xuất kho, kế toán sử dụng: - Bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ Ngoài ra xí nghiệp... 19.730.168đ - Khi xuất vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến kế toán ghi: Nợ TK 154: Giá thực tế vật liệu xuất chế biến Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất VD: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 80 ngày 26/ 2/ 2001 xuất vật liệu thuê ngoài gia công kế toán ghi: Nợ TK 154 Có TK 152 5.102.310đ 5.102.310đ - Khi xuất trả người bán số hàng nhập không đúng chủng loại, kích cỡ như hợp đồng đã ký kết kế toán ghi: Nợ TK111,... theo giá hạch toán Thực tế tại công ty TNHH Hoàng Gia, chỉ sử dụng giá thực tế để đánh giá vật liệu * Đối với vật liệu nhập kho - Nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động trong xí nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, song chủ yếu là vật liệu mua ngoài Trong trường hợp này việc tính giá dựa trên giá mua thực tế ghi trên hoá đơn và các khoản chi phí liên quan đến việc nhập kho vật tư như: chi... Tại phòng kế toán … 2000 … 2000 2410 … … 1850,7 559,3 Ghi chú Kế toán mở sổ chi tiết nguyên vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn từng thứ vật liệu Khi nhận được các chứng từ về nhập xuất kho vật liệu do thủ kho chuyển lên kế toán sẽ lấy số liệu ở các chứng từ này để vào sổ chi tiết Cuối tháng, kế toán tập hợp số liệu từ sổ chi tiết vật tư để ghi vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn 2.3.3 Kế. .. này, nguyên vật liệu được chia thành: - Vật liệu chính: gồm các loại vải như vải bay, vải dạ vải len, vải pêcô… để cấu thành nên thực thể sản phẩm -Vật liệu phụ gồm: cúc, chỉ may, khoá, đệm vai… có tác dụng để hoàn thiện sản phẩm - Nhiên liệu: dầu, mỡ, xăng… - Phụ tùng thay thế: chân vịt, giao thùa, phoi suất, ốc… - Phế liệu: vải vụn, mex vụn… b Đánh giá vật liệu tại công ty Việc đánh giá vật liệu . B/ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNGTY TNHH SX& amp ;DV THƯƠNG MẠI HOÀNG GIA : 2.3.1. Phân loại và đánh giá vật liệu Nguyên liệu, vật liệu. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH SX DV THƯƠNG MẠI HOÀNG GIA I. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY TNHH HOÀNG GIA 1.