NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT HIỆN NAY I. Đặc điểm, yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu (NVL) trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp. 1. Đặc điểm và vai trò của NVL trong các doanh nghiệp sản xuất Trong xã hội loài người, sản xuất luôn là cơ sở để tồn tại và phát triển. Mác đã nói “ Nếu sản xuất chỉ ngừng một ngày thôi chứ không nói đến ngừng vài tuần, một năm thì xã hội sẽ bị tiêu vong “. Để tiến hành quá trình sản xuất thì không thể thiếu được một trong ba yếu tố cơ bản là : tư liệu lao động, sức lao động và đối tượng lao động. NVL là một loại đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá như cát, sỏi trong doanh nghiệp xây lắp; vải trong doanh nghiệp may mặc, rau quả trong các doanh nghiệp chế biến thực phẩm ., là tài sản dự trữ của doanh nghiệp nhằm phục vụ sản xuất liên tục. Khi nói rằng NVL là một loại đối tượng lao động điều này cũng có nghĩa là không phải mọi đối tượng lao động đều là NVL. Chỉ trong điều kiện đối tượng lao động có thể phục vụ cho quá trình sản xuất hay tạo ra sản phẩm và đối tượng lao động đó do lao động có ích của con người tạo ra mới trở thành NVL. Ví như than, dầu khi còn nằm trong lòng đất, nó được coi là tài nguyên, nhưng khi con người khai thác để sử dụng, chúng trở thành các NVL. Trong quá trình sản xuất, NVL được bao gồm các yếu tố được đưa vào phục vụ quá trình vận hành chung, chịu sự tác động gián tiếp của con người thông qua tư liệu sản xuất để tạo ra sản phẩm đầu ra. NVL có thể trực tiếp tạo ra sản phẩm như bột mì, trứng, sữa . để sản xuất ra bánh các loại hoặc có thể tham gia gián tiếp như các loại dầu, mỡ bôi trơn, phụ tùng thay thế .phục vụ cho sự hoạt động liên tục và bình thường của máy móc, thiết bị, giảm thiệt hại do ngừng sản xuất gây ra. Trong quá trình tác động của lao động về mặt hiện vật, NVL hoặc bị hao mòn toàn bộ như nhiên liệu, chất đốt ., hoặc chỉ thay đổi hình thái vật chất ban đầu như mía để sản xuất đường ., hoặc vẫn giữ nguyên trạng thái vật chất ban đầu như vải để sản xuất quần, áo . Như vậy, NVL luôn được thể hiện dưới hình thái vật hoá có nghĩa là nó tồn tại ở trạng thái vật chất cụ thể, có thể sờ mó cảm nhận bằng trực quan. Nhờ đó có thể cân, đong, đo, đếm được nên NVL và sự biến động của nó được kiểm soát thường xuyên bằng việc kiểm kê xác định số lượng thông qua các đơn vị đo lường. Một đặc điểm nổi bật của NVL là nó chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất kinh doanh, giá trị của nó được chuyển một lần và toàn bộ vào giá thành sản phẩm tron kì. Chính vì thế chỉ khi sản phẩm được tiêu thụ, toàn bộ chi phí về NVL sẽ được bù đắp tạo tiền đề cho quá trình tái sản xuất tiếp theo. Mặt khác, trong doanh nghiệp NVL còn là một loại tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho. Đây là bộ phận dự trữ cho sản xuất đề mỗi khi sản xuất có yêu cầu là sẵn sàng cung ứng ngay. Nó giúp quá trình sản xuất diễn ra liên tục, bình thường không bị gián đoạn. Từ đó giảm các tổn thất kinh tế do phải ngừng sản xuất gây ra. Hơn thế nữa nó còn đồng thời là số vốn lưu động mà doanh nghiệp bỏ ra đầu tư. Song do không được đưa vào sản xuất ngay mà được lưu tại kho nên phát sinh thêm các chi phí cho bảo quản, dự trữ nên có thể nói đây là một lượng vốn ứ đọng không sinh lời cho chủ sở hữu. Nhưng với vai trò không thể thiếu được trong việc duy trì sản xuất, doanh nghiệp luôn phải tính toán để xác định được số lượng vốn này một cách có hiệu quả phù hợp với cơ cấu vốn và đặc điểm hoạt đông của doanh nghiệp. Từ các đặc điểm trên đây cho thấy, NVL có vai trò hết sức quan trọng trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nó không chỉ tác động trực tiếp tới khối lượng, chất lượng, mẫu mã sản phẩm mà còn ảnh hưởng rất lớn tới chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung, chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng lớn từ 60% đến 70% giá trị sản phẩm tạo ra. NVL có đảm bảo được chất lượng cao, đúng yêu cầu về quy cách, chủng loại thì chi phí về NVL mới được hạ thấp, định mức tiêu hao trong quá trình sản xuất giảm, khi đó sản phẩm tạo ra mới đạt yêu cầu về chất lượng và giá thành hạ. Mặt khác, với ý nghĩa là một loại vốn lưu động, NVL là thành phần quan trọng trong cơ cấu vốn lưu động của doanh nghiệp đặc biệt là vốn dự trữ. Vì loại vốn này có đặc điểm là vòng quay của nó rất ngắn, chỉ trong một kì kinh doanh khi tạo ra doanh thu là có thể thu hồi được, nên nó có ý nghĩa quan trọng trong việc mang lại lợi nhuận và tạo ra hiệu quả sản xuất kinh doanh cho DN. Khi lượng vốn này được quản lý và sử dụng đúng mục đích, đúng liều lượng nó sẽ góp phần thúc đẩy sản xuất tạo ra những sản phẩm chất lượng ngày càng cao trong khi gía thành lại giảm, điều này sẽ nâng tính cạnh tranh cho sản phẩm, qua đó tăng doanh thu cũng như lợi nhuận cho DN. Xuất phát từ vai trò quan trọng của NVL ảnh hưởng đến quá trình sản xuất cũng như hiệu quả kinh tế của DN, đòi hỏi DN cần phải quản lý chặt chẽ NVL. 2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Bắt nhịp cùng với xu thế chung của đất nước bước sang nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp sản xuất nói riêng chịu tác động của nhiều quy luật kinh tế, trong đó cạnh tranh là yếu tố khách quan, nó gây ra cho doanh nghiệp không ít những khó khăn, nhưng cũng là động lực để các doanh nghiệp sản xuất tồn tại và phát triển. Để có thể vươn lên khẳng định vị trí của mình trong điều kiện nền kinh tế thị trường đòi hỏi doanh nghiệp sản xuất phải làm ăn có hiệu quả. Một trong những giải pháp cho vấn đề này là doanh nghiệp phải quản lý thật tốt các yếu tố đầu vào mà cụ thể là yếu tố nguyên vật liệu. Để công tác quản lý này đạt hiệu quả cần đảm bảo các yêu cầu sau: - Phải có đầy đủ thông tin tổng hợp vật liệu cả về hiện vật và giá trị, về tình hình nhập , xuất, tôn kho.Tuỳ theo điêu kiện và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp mà có thể cần những thông tin chi tiết hơn. - Phải tổ chức hệ thống kho tàng đảm bảo an toàn cho vật liệu cả về số lượng và chất lượng. Phát hiện và ngăn ngừa những biểu hiện vi phạm làm thất thoát vật liệu. - Quản lý định mức dự trữ vật liệu, tránh tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật liệu, ảnh hưởng đến tình hình tài chính và tiến độ sản xuất của doanh nghiệp. Trên cơ sở các yêu cầu quản lý đó, nội dung công tác quản lý nguyên vật liệu tại các khâu như sau: + Khâu thu mua: lập kế hoạch và tìm nguồn thu mua nguyên vật liệu, đảm bảo đáp ứng theo yêu cầu của sản xuất cả về số lượng và chất lượng với chi phí tối thiểu, đáp ứng kịp thời tránh việc thiếu nguyên vật liệu cho sản xuất +Khâu bảo quản: xây dựng và bố trí hệ thống kho tàng, thiết bị kỹ thuật đầy đủ trên cơ sở phân loại theo tính chất cơ, lý, hoá của từng loại nguyên vật liệu để có biện pháp bảo quản tốt nhất Nhìn chung các loại vật liệu thường rất dễ hỏng dưới tác dụng của môi trường, khí hậu… và dễ mất mát, hao hụt nên rất khó khăn cho công tác bảo quản. Chi phí cho việc bảo quản đôi khi rất lớn, do vậy doanh nghiệp nên tính đến hiệu quả của chi phí này có nghĩa là phải tính được tỷ lệ hợp lý giữa trị giá vật liệu với chi phí bảo quản chúng + Khâu dự trữ: Tại khâu này doanh nghiệp cần xác định các mức dự trữ tối đa, mức dự trữ tối thiểu và mức dự trữ trung bình cho doanh nghiệp mình căn cứ vào yêu cầu và đặc điểm của hoạt động sản xuất. + Khâu xuất nguyên vật liệu : bên cạnh việc đảm bảo xuất đúng, xuất đủ cho sản xuất cần phải xác định được chính xác giá xuất kho thực tế của nguyên vật liệu phục vụ cho công tác tính giá thành một cách chính xác. Ngoài ra để công tác quản lý nguyên vật liệu khoa học và chính xác, các doanh nghiệp nên tiến hành mã hoá các loại nguyên vật liệu có nghĩa là quản lý chúng thông qua các ký hiệu bằng số, bằng chữ hoặc kết hợp cả hai bằng cách lập sổ danh điểm vật liệu SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU Ký hiệu nhóm Danh điểm vật liệu Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu Đơn vị tính Đơn giá hạch toán 1521-1 1521-2 1521-01-01 1521-01-02 … 1521-02-01 1521-02-02 … Mỗi loại nguyên vật liệu sử dụng 1 hoặc một số trang trong sổ danh điểm vật liệu để ghi đủ các nhóm, thứ của nguyên vật liệu đó. Sổ này được xây dựng trên cơ sơ số liệu của loại, nhóm và đặc tính thứ vật liệu. Tuỳ theo số lượng nhóm vật liệu mà xây dựng nhóm vật liệu gồm 1,2 hoặc3 chữ số( Nếu số lượng dưới 10: sử dụng 1 chữ số, nếu dưới 100: sử dụng 2 chữ số…). Các doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự xây dựng cho mình cách đặt ký hiệu cho từng danh điểm vật liệu của doanh nghiệp mình miễn sao thuận lợi và đơn giản hơn cho công tác quản lý trên cơ sở sự kết hợp nghiên cứu giữa bộ phận kỹ thuật, bộ phận cung ứng và phòng kế toán, đồng thời báo cáo cho các cơ quan chủ quản. 3. Vai trò và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu 3.1. Vai trò của kế toán nguyên vật liệu Hạch toán kế toán là môn khoa học thu thập, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin của các hoạt động kinh tế nhằm đề ra các biện pháp kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế của một đơn vị một cách đúng đắn.Kế toán nguyên vật liệu cũng là sự ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ, tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu. Thông qua các số liệu kế toán, doanh nghiệp có thể nắm được tình hình cụ thể về số lượng, gía trị của từng danh điểm vật liệu để từ đó có kế hoạch thu mua cung cấp kịp thời cho sản xuất, làm cơ sở xây dựng các định mức tiêu hao nguyên vật liệu phù hợp và tiết kiệm. Đồng thời cũng thấy được tình hình sử dụng vật liệu cho sản xuất, giảm thiểu tình trạng sử dụng sai mục đích dẫn đến hao hụt, lãng phí vật liệu. Thông tin mà kế toán cung cấp là những con số hết sức cụ thể và cập nhật đã tạo điều kiện cho nhà quản lý có các biện pháp xử lý kịp thời và hiệu quả nhất. Vì thế mà kế toán là công cụ quản lý không thể thiếu được của bất kỳ doanh nghiệp nào. Như đã nói ở trên, nguyên vật liệu chiếm phần lớn trong cơ cấu giá thành của sản phẩm, trong khi giá thành lại luôn là vấn đề quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp sản xuất. Làm thế nào để sản xuất ra sản phẩm có chất lượng cao hơn trong khi giá thành không đổi hoặc vẫn giữ nguyên chất lượng mà chi phí sản xuất giảm. Để làm được điều này trước hết doanh nghiệp cần có biện pháp tập hợp chi phí mà trong đó chi phí nguyên vật liệu cần được chú trọng hơn cả, qua đó tính toán, xác định chinh xác chi phí nguyên vật liệu bỏ ra, luôn cập nhật mọi thông tin từ tổng hợp đến chi tiết tình hình tiêu hao nguyên vật liệu, qua đó có biện pháp tiến tới giảm chi phí sản xuất sản phẩm.Một lần nữa, kế toán nguyên vật liệu lại đóng vai trò không thể thiếu cho việc đáp ứng các yêu cầu này. Nguyên vật liệu là một loại tài sản của doanh nghiệp, do đó sự biến động của nó ảnh hưởng không nhỏ đến tình hình tài chính, đến chất lượng và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Chỉ thông qua kế toán doanh nghiệp nắm thấy được tình hình vận động tăng, giảm của loại tài sản này từ đó đi đến sử dụng chúng tích cực hơn. Có thể nói, kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng đã, đang và vẫn sẽ là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Nó không chỉ đơn thuần là cung cấp các thông tin mà còn hỗ trợ cho các bộ phận thống kê và phân tích trong doanh nghiệp cùng tìm ra phương án tối ưu nâng cao tính cạnh tranh cho sản phẩm cũng như vị thế của doanh nghiệp trên thương trường. 3.2. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Xuất phát từ đặc điểm, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu cũng như vai trò của kế toán nguyên vật liệu trong hệ thống quản lý kinh tế, nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp được xác định như sau: - Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của nguyên vật liệu cả về giá trị và hiện vật. Tính toán đúng đắn trị giá của nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý. - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua nguyên vật liệu, kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất. - Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh. II. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu 1. Phân loại nguyên vật liệu Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ, có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh.Trong điều kiện đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán vật liệu. Trong thực tế quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp, đặc trưng thông dụng nhất để phân loại vật liệu là vai trò, tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất và yêu cầu quản lý. Theo đặc trưng này, vật liệu được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: là những nguyên vật liệu mà sau quá trình gia công, chế biến cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua vào ) - Nguyên vật liệu phụ: là những nguyên vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để làm thay đổi mầu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật, phục vụ cho lao động của công nhân viên chức. - Nhiên liệu: Về thực chất nhiên liệu là một loại nguyên vật liệu phụ nhưng nó được tách ra thành một loại vật liệu riêng biệt vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm tỷ trọng lớn trong nền kinh tế quốc dân, mặt khác nó có yêu cầu quản lý kỹ thuật hoàn toàn khác với vật liệu thông thường. Nhiên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường. Nó có thể tồn tại ở thể rắn , lỏng hoặc khí như than, dầu, khí đốt . - Phụ tùng thay thế: là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa, bảo dưỡng máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải . - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là thiết bị ( cần lắp và không cần lắp, vật kết cấu, công cụ .) mà doanh nghiệp mua vào để đầu tư cho xây dựng cơ bản. - Phế liệu: là các loại nguyên vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài. - Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu chưa kể đến ở trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc trưng. Hạch toán theo cách phân loại trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt gía trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu. Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán về số lượng, giá trị từng loại nguyên vật liệu, trên cơ sở cách phân loại này, các doanh nghiệp sẽ chi tiết mỗi loại nguyên vật liệu trên theo từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu căn cứ vào đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp. Ngoài cách phân loại phổ biến trên, các doanh nghiệp có thể phân loại nguyên vật liệu theo nhiều cách khác nữa. Mỗi cách phân loại đều có ý nghĩa riêng và nhằm phục vụ các yêu cầu quản lý khác nhau. Theo nguồn hình thành, vật liệu bao gồm: - Vật liệu mua ngoài - Vật liệu tự sản xuất - Vật liệu từ các nguồn khác như: nhận cấp phát, góp vốn liên doanh, biếu, tặng thưởng . Cách phân loại này tạo tiền đề cho việc quản lý và sử dụng riêng các loại nguyên vật liệu từ các nguồn nhập khác nhau, do đó đánh gía được hiệu quả sử dụng vật liệu trong sản xuất. Hơn nữa, còn đảm bảo việc phản ánh nhanh chóng, chính xác số hiện có và tình hình biến động từng loại nguồn vốn kinh doanh của doanh mgiệp. Nhưng cách phân loại này không phản ánh chi tiết được từng loại nguyên vật liệu. Theo quyền sở hữu vật liệu bao gồm: - Vật liệu tự có - Vật liệu nhận gia công hoặc giữ hộ Cách phân loại này là cơ sở để doanh nghiệp theo dõi nắm bắt tình hình hiện có của vật liệu, từ đó lên kế hoạch thu mua, dự trữ vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Theo mục đích và nơi sử dụng nguyên vật liệu, gồm: - Vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất - Vật liệu dùng cho nhu cầu khác như quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm . Với cách phân loại này, doanh nghiệp sẽ nắm bắt được tình hình sử dụng vật liệu tại các bộ phận và cho các nhu cầu khác từ đó điều chỉnh, cân đối cho phù hợp với kế hoạch sản xuất, tiêu thụ . 2. Đánh gía nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Về nguyên tắc, nguyên vật liệu phải được đánh giá theo nguyên tắc “giá phí “ tức là tính toán đầy đủ chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ ra để có được nguyên vật liệu đó. Tuy nhiên, tuỳ điều kiện cụ thể về giá nguyên vật liệu ở doanh nghiệp biến động hay ổn định mà có thể lựa chọn một trong hai cách đánh giá nguyên vật liệu sau: 2.1. Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế 2.1.1. Giá thực tế nhập kho Gía thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có nguyên vật liệu đó. Tuỳ từng nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu được đánh giá khác nhau - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài Nếu nguyên vật liệu mua để dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Trị giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ = trị giá mua ghi trên hoá đơn ( không bao gồm VAT ) + các loại thuế không được hoàn lại ( thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt nếu có ) + các chi phí trực tiếp phát sinh( chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua và các chi phí liên quan trực tiếp khác) – các khoản triết khấu thương mại, giảm giá ( do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất ). Nếu nguyên vật liệu mua để dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Trị giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ = Trị giá mua ghi trên hoá đơn ( có VAT) + Các loại thuế không được hoàn lại + Chi phí trực tiếp phát sinh trong khâu mua - Các khoản triết khấu TM, giảm giá - Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp gia công, chế biến: Trị giá thực tế NVL gia công, chế biến nhập kho trong kỳ = Trị giá thực tế NVL xuât gia công, chế biến + Chi phí gia công, chế biến + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ - Đối với nguyên vật liệu doanh nghiệp thuê ngoài gia công, chế biến: Trị giá thực tế NVL thuê gia = Trị giá thực tế NVL xuât thuê + Chi phí phải trả + Chi phí vận chuyển, bốc công, chế biến nhập kho trong kỳ gia công, chế biến cho đơn vị GC, CB dỡ - Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần thì giá thực tế là giá do hội đồng liên doanh đánh giá. - Đối với nguyên vật liệu nhận cấp, biếu, tặng… thì giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá ghi trong biên bản của đơn vị cấp hoặc đưỡc xác định trên cơ sở giá thị trường của nguyên vật liệu tương đương. - Đối với nguyên vật liệu nhập kho từ nguồn phế liệu thu hồi Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho được đánh giá theo giá trị thực tế nếu còn sử dụng được hoặc đánh giá theo giá ước tính 2.1.2. Giá thực tế xuất kho Khi xuất kho nguyên vật liệu để sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp , kế toán phải tính toán, xác định chính xác trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho cho các nhu cầu, đối tượng khác nhau nhằm xác định chính xác chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp .Việc tính giá thực tế xuất kho có thể áp dụng theo một số phương pháp sau: Phương pháp giá đích danh Theo phương pháp này giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở số lượng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá thực tế nhập kho của chính lô nguyên vật liệu xuất kho đó. Phương pháp này sẽ nhận diện được từng loại nguyên vật liệu xuất và tồn kho theo từng danh đơn mua vào riêng biệt. Do đó trị giá của nguyên vật liệu xuất và tồn kho được xác định chính xác tuyệt đối, phản ánh đúng thực tế phát sinh. Nhưng như vậy thì việc quản lý tồn kho sẽ rất phức tạp đặc biệt khi doanh nghiệp dự trữ nhiều loại nguyên vật liệu với giá trị nhỏ. Khi đó chi phí cho quản lý tồn kho sẽ tốn kém và đôi khi không thể thực hiện được.Chính vì vậy chỉ nên áp dụng phương pháp tính giá này đối với những loại vật liệu đặc trưng có gía trị cao. Phương pháp nhập trước – xuất trước ( FIFO ) Với phương pháp này kế toán phải theo dõi được đơn giá thực tế và số lượng của từng lô hàng nhập kho. Sau đó, khi xuất kho căn cứ vào số lượng xuất tính ra giá thực tế theo công thức sau: Trị giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá thực tế NVL của lô hàng nhập trước Khi nào xuất hết số lượng của lô hàng nhập trước mới lấy đơn giá thực tế của lô hàng tiếp sau để tính ra giá thực tế xuất kho. Cách xác định náy sẽ đơn giản hơn cho kế toán so với phương pháp giá đích danh nhưng vì giá thực tế xuất kho lại được xác định theo đơn giá của lô hàng nhập sớm nhất còn lại nên không phản ánh sự biến động của giá một cách kịp thời, xa rời thực tế. Vì thế nó thích hợp cho áp dụng cho những nguyên vật liệu có liên quan đến thời hạn sử dụng Phương pháp nhập sau – xuất trước (LIFO ) Ở phương pháp này, kế toán cũng phải theo dõi được đơn giá thực tế và số lượng của từng lô hàng nhập kho. Sau đó khi xuất, căn cứ vào số lượng xuất kho để tính trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho bằng cách: Trị giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá thực tế NVL của lô hàng nhập sau cùng Khi nào hết số lượng của lô hàng nhập sau cùng thì nhân ( x ) với đơn gía thực tế của lô hàng nhập ngay trước đó và cứ tính lần lượt như thế. Như vậy giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ chính là giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho của các lần mua đầu kỳ. Ngược lại với phương pháp FIFO, với phương pháp này mọi sự biến động về giá được chuyển ngay vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Do đó phản ánh đúng điều kiện kinh doanh tại thị trường hiện tại nhưng chi phí hiện hành của nguyên vật liệu tồn kho lại xa rời thực tế . Vì vậy phương pháp này thích hợp với những nguyên vật liệu có đặc điểm là phải sử dụng ngay như các loại thực phẩm tươi sống trong công nghiệp chế biến. Phương pháp giá thực tế bình quân Đây là phương pháp mà giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở đơn giá thực tế bình quân của nguyên vật liệu: giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân của NVL Hiện nay, các doanh nghiệp có thể sử dụng một trong số các loại đơn gía thực tế bình quân sau: ∗Đơn giá bình quân gia quyền cả kỳ: Đơn giá bình quân = Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Lượng NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Cách tính này được xác định sau khi kết thúc kỳ hạch toán, dựa trên số liệu đánh giá nguyên vật liệu cả kỳ dự trữ. Các lần xuất nguyên vật liệu khi phát sinh chỉ phản ánh về mặt số lượng mà không phản ánh mặt giá trị. Toàn bộ giá trị xuất được phản ánh vào cuối kỳ khi có đầy đủ số liệu tổng nhập. Điều đó làm cho công việc bị dồn lại, ảnh hưởng đến tiến độ quyết toán song cách tính này đơn giản, tốn ít công nên được nhiều doanh nghiệp sử dụng đặc biệt là những doanh nghiệp quy mô nhỏ, ít loại nguyên vật liệu , thời gian sử dụng ngắn và số lần nhập, xuất mỗi danh điểm nhiều. ∗Đơn giá bình quân cuối kỳ trước: Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ lấy theo đơn giá bình quân cuối kỳ trước đã tính được làm cơ sở tính giá. Có thể thấy đây là sự kết hợp giữa cách tính bình quân gia quyền cả kỳ với phương pháp nhập trước – xuất trước. Do vậy, nó không tính đến sự biến động về giá ở kỳ này nên việc phản ánh thiếu chính xác. Nhưng đổi lại, cách tính này đơn giản, đảm bảo tính kịp thời về số liệu. ∗Đơn giá bình quân liên hoàn (hay đơn gía bình quân sau mỗi lần nhập ): Sau mỗi lần nhập, kế toán xác định đơn giá bình quân cho từng đầu tên nguyên vật liệu như sau: Đơn giá bình quân = Lượng tồn trước khi nhập x đơn giá bình quân trước khi nhập + Trị giá thực tế NVL nhập kho Lượng tồn trước khi nhập + Lượng nhập Thực tế Ngay khi nghiệp vụ xuất phát sinh, đơn giá bình quân lần nhập cuối cùng trước khi xuất được dùng làm đơn gía để tính ra trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho. Cách tính này khắc phục được nhược điểm của hai cách tính trên, vừa đảm bảo tính kịp thời của số liệu kế toán vừa phản ánh được sự biến động về gía nhưng khối lượng tính toán lớn vì sau mỗi lần nhập, kế toán phải tính giá một lần. Nhìn chung, dù là tính đơn gía bình quân theo cách nào thì phương pháp gía thực tế bình quân cũng mắc phải một hạn chế lớn là giá cả đều có xu hướng bình quân hoá. Do vậy, chi phí hiện hành và chi phí thay thế của nguyên vật liệu tồn kho có xu hướng san bằng cho nhau không phản ánh được thực tế ở thời điểm lập báo cáo. Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên cơ sở giá mua thực tế cuối kỳ. Theo phương pháp này, giá thực tế xuất kho chỉ được xác định vào cuối kỳ và cách tính lần lượt như sau: Đầu tiên kế toán xác định trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ trên cơ sở giá mua của lần nhập cuối cùng trong kỳ : Trị giá NVL thực tồn cuối kỳ = Số lượng NVL thực tồn cuối kỳ x Đơn giá lần mua cuối cùng ` Từ đó tính ra trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ Trị giá NVL xuất kho trong kỳ = Trị giá NVL nhập trong kỳ +(-) Chênh lệch trị giá t.tế NVL tồn đầu và cuối kỳ Vì giá trị nguyên vật liệu xuất kho chỉ được tính vào cuối kỳ nên không cung cấp số liệu kịp thời sau mỗi lần nhập. Phương pháp này phù hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, nhiều mẫu mã khác nhau, giá trị thấp nhưng lại xuất dùng thường xuyên không có điều kiện để kiểm kê liên tục. [...]... lại đồng thời phải được thể hiện công khai trên báo cáo tài chính Nhờ vậy có thể kiểm tra, đánh giá chính xác kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp III Kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc ghi chép sự biến động về mặt giá trị của nguyên vật liệu trên các sổ kế toán tổng hợp Tuỳ vào tình hình... số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp kế toán nguyên vật liệu phải tổng hợp số liệu trên các sổ ( thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu vào “Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu Bảng tổng hợp nhập -xuất- tồn kho vật liệu Nhóm vật liệu Tồn đầu kỳ Lượng Tiền Nhập trong kỳ Lượn Tiền g Xuất trong kỳ Lượng Tiền Tồn cuối kỳ Lượng Tiền Tổng cộng Cách phân công ghi chép giữa kho và phòng kế toán. .. nguyên vật liệu Như vậy mới có cách quản lý chúng tiết kiệm và hiệu quả Vì thế, song song với kế toán tổng hợp các doanh nghiệp còn tiến hành tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là việc ghi chép thường xuyên sự biên động nhập, xuất, tồn của từng loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu, cả về mặt giá trị và hiện vật tại từng kho trong doanh nghiệp Hạch toán chi tiết nguyên. .. nguyên vật liệu tồn cuối kỳ ( trường hợp doanh nghiệp hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Bên có *Trị gía thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ *Khoản giảm giá, triết khấu thương mại nguyên vật liệu mua vào, trị gía nguyên vật liệu mua trả lại bên bán *Trị giá nguyên vật liệu thiếu phát hiện khi kiểm kê *Kết chuyển trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ(áp dụng cho doanh. .. chuyển Nhưng để có số liệu ghi chép vào sổ này, kế toán phải lập bảng kê nhập và bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập và xuất, sau đó số liệu được tập hợp vào bảng luỹ kế nhập và bảng luỹ kế xuất Chứng từ Số Ngày 1 2 Nhóm vật liệu sau: Tên vật liệu 3 Tồn kho đầu tháng BẢNG KÊ NHẬP (XUẤT) Tháng… Diễn giải Đơn Đơn giá vị tính 4 5 6 Bảng luỹ kế nhập (xuất) Tháng… Nhập (xuất ) trong tháng Từ ngày…...2.2 Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán Các phương pháp định giá nêu trên trong thực tế chỉ thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc các doanh nghiệp có ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán Còn đối với các doanh nghiệp vừa và lớn, có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, các nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra liên tục kèm theo sự biến động không ngừng của giá cả, việc tính toán, ghi chép và... doanh nghiệp hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Dư Nợ *Trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà TK 152 có thể mở thêm các tài khoản cấp 2,3 để kế toán chi tiết cho từng nhóm, thứ vật liệu TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu : •TK 1521 – Nguyên vật liệu chính •TK1522 – Nguyên vật liệu phụ •TK 1523 – Nhiên liệu •TK 1524 – Phụ tùng thay thế •TK 1525 – Vật. .. lệch tăng do đánh giá Lại NVL Kết chuyển giá trị NVL đem góp vốn liên doanh 1.3 Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu trong điều kiện kinh doanh theo cơ chê thị trường, để hạn chế rủi ro trong quá trình sản xuất kinh doanh và tôn trọng nguyên tắc thận trọng của kế toán, các doanh nghiệp cần thực hiện việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong đó bao hàm cả nguyên vật liệu Theo thông tư số 107/2001/TT-... hỏi trình độ cán bộ kế toán trong doanh nghiệp tương đối cao Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Theo phương pháp sổ số dư Phiếu NK Phiếu GNCTN Bảng LKN Sổ kế toán TH về NVL Thẻ kho Báo cáo TH nhập ,xuất, tồn Sổ số dư Phiếu XK Phiếu GNCTX Ghi chú: Bảng LKX Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra IV Hệ thống sổ sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất 1 Hình thức Nhật... toán chi tiết nguyên vật liệu phải tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất Muốn vậy, các doanh nghiệp phải tiến hành tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết trên cơ sở lựa chọn và sử dụng phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu cho phù hợp nhằm tăng cường công tác quản lý doanh nghiệp 2.1 Phương pháp thẻ song song Về nguyên tắc phương pháp . NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT HIỆN NAY I. Đặc điểm, yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán nguyên. xác kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . III. Kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 1. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu