PHÂN TÍCH QUY TRÌNH BÁN HÀNG CHƯA THU TIỀN TẠI CÔNG TY PHÁT đạt bé tư

Khi khách hàng yêu cầu báo giá, phòng kinh doanh sẽ tiến hành nhập liệu và lập bảng báo giá dựa trên số liệu của tập tin hàng hóa, bảng báo giá (1 liên) sẽ được giao cho khách hàng. Khi khách hàng đồng ý mua hàng, căn cứ hợp đồng giữa hai bên để lập đơn đặt hàng. Nhân viên phòng kinh doanh tiến hành nhập liệu thông tin đơn đặt hàng về sô lượng, mặt hàng và đơn giá. Sau đó kiểm tra tập tin hàng tồn kho xem có đủ cung cấp cho khách hàng không, nếu đủ mới tiến hành lập lệnh bán hàng. Lệnh bán hàng gồm có 2 liên: liên 1 chuyển sang Bộ phận bán hàng, liên2 chuyển sang phòng kế toán. Đơn đặt hàng được lưu lại phòng kinh doanh theo ngày.

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

MỤC LỤC

PHẦN I GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH PHÁT ĐẠT-BÉ TƯ 2

1 Giới thiệu chung về công ty 2

2 Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty TNHH Phát Đạt 2

2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 2

2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 2

PHẦN II QUY TRÌNH BÁN HÀNG CHƯA THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT ĐẠT – BÉ TƯ.2 1 Hệ thống chứng từ, sổ sách chủ yếu mà công ty sử dụng khi thực hiện hoạt động bán hàng chưa thu tiền 2

2 Mô tả quy trình bán hàng thu tiền tại công ty 2

3 Lưu đồ và sơ đồ dòng dữ liệu về quy trình bán hàng chưa thu tiền tại công ty 2

3.1 Lưu đồ 2

3.2 SƠ ĐỒ KHÁI QUÁT DÒNG DỮ LIỆU 2

3.3 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU LUẬN LÝ 2

PHẦN III ĐÁNH GIÁ RỦI RO VÀ ĐỀ XUẤT CÁCH KHẮC PHỤC 2

PHẦN I.GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH PHÁT ĐẠT-BÉ TƯ

1 Giới thiệu chung về công ty.

Tên doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn Phát Đạt.

Tên thường gọi: Nhà phân phối Bé Tư.

Chủ doanh nghiệp: Dương Thị Kim Loan

Trủ sở chính: Số 19 Trần Khánh Dư, phường Tây Lộc, Thành phố Huế.

Cửa hàng trực thuộc: Cửa hàng Bé Tư, số 8 Mai An Tiêm, phường Tây Lộc, Huế.

Điện thoại: 0543.530.108

Fax: 0543.537.368

Website: http://betu.com.vn/

Email: betu_hue2008@yahoo.com

Tài khoản doanh nghiệp : 7310-9020K tại ngân hàng Á Châu

Giấy phép kinh doanh : Số 3102000.99 do Sở Kế hoạch đầu tư Tỉnh Thừa Thiên Huế cấp ngày 18/12/2003.

Vốn pháp định : 1000.000.000 đồng

Mã số thuế: 3300362253

Lĩnh vực hoạt động của Công ty Phát Đạt:

Công ty TNHH Phát Đạt chuyên kinh doanh các mặt hàng thiêt bị trong gia đình với nhiều sản phẩm có chủng loại, mẫu mã, quy cách khác nhau Trong đó, chủ yếu chuyên cung cấp các mặt hàng trang trí nội thất và vật liệu ngành nước như bồn chứa nước inox và chậu inox Sơn Hà, ống nhựa Đạt Hòa, ống hàn nhiệt PPR (Việt Úc) và các loại, sen vòi Wufen, kính Đình Quốc, bình nước nóng, bồn tắm và chậu rửa Picenza… nhằm phục vụ các công rình xây dựng phụ như nhà vệ sinh, phòng tắm, vật dụng nhà bếp … đây cũng là mặt hàng được tiêu dùng một cách thường xuyên liên tục nên doanh nghiệp thường chu trọng đầu tư vào các loại mặt hàng này.

2 Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty TNHH Phát Đạt

2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty.

Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Phát Đạt.

Chú thích: Quan hệ trực tuyến

Quan hệ chức năng

Giám đốc

Tổ vận chuyển

2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán.

Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty.

Chú thích: Quan hệ trực tuyến

Quan hệ chức năng

PHẦN II.QUY TRÌNH BÁN HÀNG CHƯA THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT ĐẠT – BÉ TƯ.

1 Hệ thống chứng từ, sổ sách chủ yếu mà công ty sử dụng khi thực hiện hoạt động bán hàng chưa thu tiền

- Hợp đồng bán hàng

- Hóa đơn GTGT

- Phiếu đề nghị giao hàng

- Sổ chi tiết nợ phải thu

- Sổ nhật kí chung

2 Mô tả quy trình bán hàng thu tiền tại công ty.

1.Khi khách hàng yêu cầu báo giá, phòng kinh doanh sẽ tiến hành nhập liệu và lập bảng báo giá dựa trên số liệu của tập tin hàng hóa, bảng báo giá (1 liên) sẽ được giao cho khách hàng Khi khách hàng đồng ý mua hàng, căn cứ hợp đồng giữa hai bên để lập đơn đặt hàng Nhân viên phòng kinh doanh tiến hành nhập liệu thông tinđơn đặt hàng về sô lượng, mặt hàng và đơn giá Sau đó kiểm tra tập tin hàng tồn kho xem có đủ cung cấp cho khách hàng không, nếu đủ mới tiến hành lập lệnh bán hàng Lệnh bán hàng gồm có 2 liên: liên 1 chuyển sang Bộ phận bán hàng, liên2 chuyển sang phòng kế toán Đơn đặt hàng được lưu lại phòng kinh doanh theo ngày

2 LBH 1 được PKD chuyển sang BPBH Tại đây, bộ phận bán hàng tiến hành kiểm tra tin dung, nếu khách hàng có mức tín dụng cho phép sẽ tiến hành lập PXK (3 liên) và PGH (3 liên) Trong đó PXK 2 và PGH 2 được chuyển sang Bộ phận giao hàng PXK 3 chuyển sang Bộ phận kho, PGH 3 chuyển sang PKT Còn PGH 1,PXK 1 và LBH 1 được lưu tại BPBH theo ngày

3 Tại bộ phận kho, căn cứ PXK 3 để xuất hàng và giao hàng hóa cho bộ phận giao hàng, đồng thời ghi sổ chi tiết hàng tồn kho, PXK 3 sau đó được lưu lại đây theo ngày

4 Bộ phận giao hàng căn cứ PXK 2 và PGH 2 tiến hành hoạt động giao hàng cho khách hàng, sau khi đã xác nhận giao hàng thì giao PGH 2 cho khách hàng, còn PXK 2 được chuyển sang Phòng kế toán

5 Tại phòng kế toán, kế toán căn cứ theo các chứng từ đã nhận bao gồm LBH 2 từ PKD, PGH 3 từ PPBH và PXK 2 từ BPGH để tiến hành nhập liệu thông tin và lập hóa đơn bán hàng ( 2 liên) Sau đó, PGH 3 chuyển sang PKD lưu theo ngày, LBH

2 và PXK 2 lưu lại đây theo ngày Liên 1 của hóa đơn giao cho khách hàng Còn liên 2 được kế toán sử dụng để ghi sổ nhật ký bán hàng và sổ chi tiết nợ phải thu Cuối cùng hóa đơn liên 2 được lưu lại theo ngày tại đây

Bảng đối tượng và các hoạt động liên quan:

Khách hang Đặt hàng, mua hàng và lấy hóa đơn

Nhân viên bán hang Kiểm tra mức tín dụng, lập phiếu xuất

kho và phiếu giao hàng Nhân viên giao hang Xác nhận giao hàng

Nhân viên thủ kho Ghi sổ chi thiết hàng tồn kho

Nhân viên kế toán Lập hóa đơn bán hàng và ghi sổ

3 Lưu đồ và sơ đồ dòng dữ liệu về quy trình bán hàng chưa thu tiền tại công ty

3.1 Lưu đồ

PHÒNG KINH DOANH

ĐƠN ĐẶT HÀNG

1 LỆNH BÁN HÀNG

D

KIỂM TRA VÀ XÉT DUYỆT

LẬP LỆNH BÁN HÀNG

LẬP BẢNG BÁO GIÁ

CĂN CỨ BBG LẬP ĐĐH

3 2 1 PHIẾU XUẤT KHO

BỘ PHẬN GIAO HÀNG

4

2 PXK

2 PGH

XÁC NHẬN GIAO HÀNG

2 PXK

2 PGH

BỘ PHẬN KẾ TOÁN

2 LBH

3 PGH

2 PXK

NHẬP LIỆU

LẬP HÓA ĐƠN

2

1 HÓA ĐƠN

SỔ NỢ CHI TIẾT NỢ

PHẢI THU

SƠ ĐỒ KHÁI QUÁT DÒNG DỮ LIỆU

YÊU CẦU

GIAO HÀNG

KHÁCH HÀNG

HỆ THỐNG BÁN HÀNG CHƯA THU TIỀN

KHÁCH HÀNG

3.2 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU LUẬN LÝ

PHIẾU XUẤT KHO

HÓA ĐƠN PHIẾU

GIAO HÀNG

KHÁCH HÀNG

LẬP BẢNG BÁO GIÁ

LẬP LỆNH BÁN HÀNG

LẬP PHIẾU XUẤT KHO VÀ PHIẾU GIAO HÀNG

XÁC NHẬN GIAO HÀNG

LẬP HÓA

ĐƠN

KHÁCH HÀNG

MỘT SỐ HÌNH ẢNH CHỨNG TỪ MÀ CÔNG TY SỬ DỤNG

PHẦN III.

PHẦN IV.

PHẦN V.

PHẦN VI.

PHẦN VII.

PHẦN VIII.

PHẦN IX.ĐÁNH GIÁ RỦI RO VÀ ĐỀ XUẤT CÁCH KHẮC PHỤC

+ Về ưu điểm:

-Xử lí được hầu hết các nghiệp vụ phát sinh của doanh nghiệp từ quỹ, hàng tồnkho, tài sản cố định, công cụ dụng cụ, giá thành, thuế, lương…xử lý tốt và ổn định

- Phần mềm kế toán MISA chạy trên công nghệ SQL nên khả năng bảo mật rấtcao

- Hệ thống bám sát chế độ kế toán, các mẫu biểu chứng từ và sổ sách kế toán luôntuân thủ chế độ kế toán hiện hành, hơn nữa hệ thống cung cấp các báo cáo đangdạng đáp ứng nhiều nhu cầu quản lý của đơn vị

- Ưu điểm nổi bật là phần mềm cho phép tạo nhiều CSDL, có nghĩa là mỗi đơn vịđược thao tác trên 1 cơ sở dữ liệu độc lập

- Tính chính xác cao: các tính toán số liệu chính xác và rất ít xảy ra các sai sót bấtthường, điều này làm cho bộ phận kế toán yên tâm hơn nhiều

- Mang tính phổ biến, phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, không cầnbáo cáo kiểu quản trị nhiều

+ Về nhược điểm:

- Đòi hỏi máy tính cài đặt có cấu hình máy tương đối cao, nếu bạn sử dụng máyyếu thì chương trình chạy rất chậm

- Tốc độ xử lý dữ liệu rất chậm đặc biệt là khi cập nhật giá xuất hoặc bảo trì dữ liệuhệ thống

- Phân hệ tính giá thành sản phẩm chưa được nhà sản xuất chú ý phát triển

- Các lỗi tiếng Việt thường gặp trong khi sử dụng phần mềm kế toán Misa làkhông đánh được tiếng Việt có dấu đối với win8, win10

Đánh giá rủi ro và các biện pháp phòng tránh :

1.Đối với khách hàng:

-Khách hàng mua chịu không thanh

toán tiền đúng thời hạn

-Khách hàng ngày càng đòi hỏi cao

không những về chất lượng mà cả số

lượng hàng hóa

-Cần có hợp đồng để có sự ràng buộc giữa hai bên

-Đưa ra những ưu đãi về chiết khấu thanh toán hay quà tặng khI KH thanhtoán trước dự kiến

-Đưa ra các điều khoản chất lượng như đổi, trả hàng hóa để họ có thể yêntâm

2.Đối với phòng kinh doanh:

-Xây dựng kế hoạch kinh doanh

không phù hợp với xu hướng thị

-Mỗi hợp đồng đầu phải có sự xét duyệt của cấp trên

3.Bộ phận bán hàng:

-Bán chịu cho mọi khách hàng để

đúng vơi chỉ tiêu doanh thu hàng

-Nhân viên kho có thể thực hiện hành

vi gian lận như: đánh tráo hàng hóa

kém chất lượng, biển thủ hàng hóa

-Phải giám sát quy trình xuất kho của nhân viên kho

5.Bộ phận giao hàng:

-Nhân viên vận chuyển có thể giao

hàng nhầm hàng hóa, nhầm người,

nhầm địa chỉ

-Làm mất hàng hóa, hư hỏng trong

quá trình vận chuyển

-Ghi đầy đủ tên hàng hóa, người nhận, địa chỉ, số điện thoại vào sổ giao nhận

-Nêu rõ trách nhiệm của mỗi nhân viên giao hàng để đảm bảo tính cẩn thận