CHƯƠNG TRÌNH HỖ TRỢ NGÀNH THỦY SẢN VIỆT NAM GIAI ðOẠN II (FSPSII) VIỆT NAM-ðAN MẠCH SỔ TAY QUẢN LÝ TÀI CHÍNH VÀ MUA SẮM

CHỐNG THAM NHŨNG Ờ CHÍNH SÁCH CHỐNG THAM NHŨNG CHUNG CỦA DANIDA Tất cả những người tham gia vào các hoạt ựộng của Chương trình Hỗ trợ ngành Thủy sản Việt Nam giai ựoạn II sau ựây gọi t

CHƯƠNG TRÌNH

HỖ TRỢ NGÀNH THỦY SẢN VIỆT NAM

GIAI ðOẠN II (FSPSII) VIỆT NAM-ðAN MẠCH

SỔ TAY QUẢN LÝ TÀI CHÍNH VÀ MUA SẮM

01 tháng 08 Năm 2011 Sửa ñổi lần thứ tư

MỤC LỤC

1 Giới thiệu 6

2 Dòng luân chuyển vốn viện trợ 8

3 Dự toán ngân sách và ðề nghị rút vốn 10

4 Hệ thống và các thủ tục báo cáo tài chính và hạch toán kế toán 19

5 Quản lý tài sản của Chương trình 31

6 Mua sắm và thanh toán 34

7 Kiểm toán 48

PHỤ LỤC 49

8 Mẫu 1.1: ðơn xin rút vốn ở cấp Hợp phần /Tỉnh 49

9 Mẫu 1.2: Tổng hợp ñề nghị rút vốn 53

10 Mẫu 1.3: Xác nhận việc nhận vốn 56

11 Mẫu 1.4: Bảng ñối chiếu vốn thực nhận trong kỳ 57

12 Mẫu 1.5: Xác nhận việc nhận vốn 58

13 Mẫu 1.6: Thông báo chuyển vốn 59

Phụ lục 2: Các mẫu sử dụng cho các thủ tục và hệ thống báo cáo tài chính kế toán 60

14 Mẫu 2.1: Bảng lương 60

15 Mẫu 2.2: Phiếu chi 61

16 Mẫu 2.3: Nhật ký Chứng từ 62

17 Mẫu 2.4: Sổ tài sản 63

18 Mẫu 2.5: Sổ theo dõi hợp ñồng 64

19 Mẫu 2.6: ðề nghị bổ sung tiền mặt tại quỹ 65

20 Mẫu 2.7: Phiếu thu 66

21 Mẫu 2.8: Bảng ñối chiếu số dư tài khoản ngân hàng 67

22 Mẫu 2.9: ðề nghị tạm ứng 68

23 Mẫu 2.10: Quyết toán tạm ứng 69

24 Mẫu 2.11: Sổ hóa ựơn 70

25 Mẫu 2.12: Báo cáo biến ựộng thuế GTGT 71

26 Mẫu 2.13: Báo cáo kiểm soát ngân sách 72

27 Mẫu 2.14: Báo cáo tài chắnh 73

28 Mẫu 3.1: Biên bản kiểm kê tiền mặt và bảng ựối chiếu tiền mặt tại quỹ 78

29 Mẫu 3.2: Báo cáo phân tắch tuổi các khoản tạm ứng 79

Phụ lục 4: Bảng tài khoản 80

Phụ lục 5: Hướng dẫn về Tuyển dụng nhân sự 83

Hướng dẫn soạn thảo ựiều khoản tham chiếu 83

Hướng dẫn soạn thảo Mô tả công việc 84

Bảng câu hỏi chuẩn 85

Phụ lục 5.1.: Hợp ựồng ngắn hạn thuê Tư vấn trong nước giữa Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn với một chuyên gia tư vấn cá nhân trong nước 87

Phụ lục 5.2 Bộ hồ sơ mời thầu chuẩn 107

Giới thiệu 109

Phần 1 Thông báo mời thầu 111

Phần 2 Chỉ dẫn cho tư vấn 113

định nghĩa 114

1 Giới thiệu 114

2 Làm rõ và Sửa ựổi Hồ sơ mời thầu 118

5 đánh giá ựề xuất 119

6 Thương thảo 120

7 Trúng thầu 120

8 Bảo mật 120

BẢNG DỮ LIỆU 121

Phần 3 Mẫu ựề xuất kỹ thuật chuẩn 125

Mẫu TECH-1: Mẫu ựơn dự thầu (Hồ sơ ựề xuất kỹ thuật) 126

Mẫu TECH-2: Cơ cấu tổ chức và kinh nghiệm của Tư vấn 127

A – Cơ cấu tổ chức của Tư vấn 127

B – Kinh nghiệm của Tư vấn 128

Mẫu TECH-3: Những góp ý, ñề xuất cho ðiều khoản tham chiếu và nhân sự và phương tiện cung cấp bởi Khách hàng 129

A – Về ñiều khoản tham chiếu 129

B – Về nhân sự và phương tiện cung cấp bởi Khách hàng 129

Mẫu TECH-4: Mô tả Giải pháp, Phương pháp luận, Chương trình công tác ñể thực hiện công việc 130

Mẫu TECH-5: Nhóm chuyên gia tư vấn và Các nhiệm vụ 131

Mẫu số TECH-6: Lý lịch chuyên gia tư vấn 132

Mẫu TECH-7 CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC 134

Phần 4 Mẫu ñề xuất tài chính chuẩn 135

Mẫu số FIN-1: Mẫu ñơn dự thầu (Hồ sơ ñề xuất tài chính) 136

Mẫu FIN-2: TỔNG HỢP THÙ LAO TƯ VẤN 137

Mẫu FIN-2: TỔNG HỢP CHI PHÍ HOÀN TRẢ 139

Phụ lục 1: Hướng dẫn về mức thù lao 141

Phụ lục 2: Hướng dẫn về chi phí hoàn trả 142

Phụ lục 3: Thù lao và cách tính toán 145

Phần 5 ðiều khoản tham chiếu 146

Phần 6 Mẫu hợp ñồng chuẩn 147

Phụ lục 5.3: Hướng dẫn mua sắm hàng hoá theo Luật 188

Phụ lục 6: Hướng dẫn của LHQ – EU về ðịnh mức chi phí trong nước cho các chương trình hợp tác phát triển với Việt Nam 207

Danida Cơ quan Phát triển quốc tế ðan Mạch

DARD Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

DF Vụ Tài chính, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

D-FISH Tổng Cục Thuỷ Sản, Bộ Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn

DKK ðồng Cuaron ðan Mạch

DPF Vụ Kế Hoạch Tài chính, Tổng Cục Thuỷ Sản

DPT Cục Chế biến, Thương mại nông lâm thuỷ sản và nghề muối

DOD Cục Quản Lý Nợ và Tài Chính ñối ngoại, Bộ Tài Chính

EC Cộng ñồng chung Châu Âu

EDK ðại sứ quán ðan Mạch

FiCEN Trung tâm Thông tin Thuỷ sản

FSPS 2 AU Bộ phận kế toán của Chương trình Thuỷ sản 2

GOV Chính phủ Việt nam

ICD Vụ Khoa học Công Nghệ và hợp tác Quốc tế, Tổng Cục Thuỷ Sản

JPR ðồng ñánh giá Rà soát Chương trình

MOF Bộ Tài chính

MARD Bộ Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn

MOFA Bộ Ngoại giao ðan Mạch

MPI Bộ Kế hoạch ðầu tư

NAEC Trung tâm Khuyến nông Khuyến ngư Quốc gia

NPD Giám ñốc Chương trình quốc gia / Vụ KHCN và Hợp tác Quốc tế

NSC Ban chỉ ñạo Chương trình cấp quốc gia

PPC Uỷ Ban Nhân dân tỉnh

PSC Ban chỉ ñạo cấp tỉnh

SBV Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

STICD Vụ Khoa học Công nghệ và Hợp tác Quốc tế - Tổng Cục Thuỷ Sản

VND ðồng Việt Nam

1 Giới thiệu

1.1 CHỐNG THAM NHŨNG Ờ CHÍNH SÁCH CHỐNG THAM NHŨNG CHUNG CỦA

DANIDA

Tất cả những người tham gia vào các hoạt ựộng của Chương trình Hỗ trợ ngành Thủy sản Việt

Nam giai ựoạn II (sau ựây gọi tắt là FSPS-II), dù là nhân viên của Bộ NNPTNT hay Sở NNPTNT,

các nhân viên của các ựơn vị liên quan, hay các nhân viên hỗ trợ ựược trả lương từ nguồn vốn của

chương trình FSPS-II, ựều có nghĩa vụ thực hiện nghiêm chỉnh việc báo cáo về bất kỳ mối nghi ngờ

nào hoặc những trường hợp cụ thể như:

Ớ Chất lượng hoặc sự phê phán trong các báo cáo kiểm toán

Ớ và các trường hợp khác hoặc những trường hợp sử dụng nguồn vốn sai mục ựắch chưa ựề

cập ở ựây

với đại sứ quán đan Mạch, thông báo trực tiếp cho Tham tán tài chắnh ựồng thời thông báo cho đại sứ ngay khi sự việc ựược phát hiện Việc báo cáo có thể ựược thực hiện qua thư thường, thư ựiện tử theo ựịa chỉ hamamb@um.dk hoặc ựiện thoại theo số 04 823 1888, máy lẻ 124 (Tiếng Anh) hoặc máy lẻ 125 (Tiếng Việt)

Việc báo cáo có thể ựược thực hiện nặc danh

Những báo cáo này cần có những thông tin sau:

Ớ Nơi xảy ra sự việc

Ớ Thời gian

Ớ Miêu tả sự việc, mức ựộ của sự việc và diễn biến của sự việc

Ớ Thông tin về các biện pháp ựã ựược thực hiện (báo công an, tiến hành kiểm toán, ựình chỉ

công tác, cách chức, sa thải, thay ựổi quy trình kiểm soát, v.v )

Ớ đánh giá trách nhiệm của các bên liên qua ựối với sự việc

1.2 Cơ sở soạn thảo

Phiên bản thứ nhất Sổ tay Quản lý Tài chắnh và Mua sắm cho FSPS II (ỘSổ tayỢ) ựược soạn thảo

trong tháng 8 Ờ tháng 9 năm 2006 dựa trên các cuộc thảo luận với đại sứ quán đan Mạch (ỘđSQ

đan MạchỢ hoặc Ộđại sứ quánỢ) và các bên có liên quan khác trong Chương trình Hỗ trợ ngành

Thuỷ sản giai ựoạn 2 (ỘChương trìnhỢ hoặc ỘFSPS IIỢ), bao gồm Bộ Thủy sản (MOFI), bây giờ là

Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (MARD), Bộ Tài chắnh (MOF), Bộ Kế hoạch đầu tư

(MPI), và các ựơn vị thực hiện Chương trình Bản ựiều chỉnh lần thứ 3 ựược ban hành vào tháng

09/2010 và phiên bản lần này chủ yếu ựưa ra những hướng dẫn mới về thủ tục mua sắm

Sổ tay cũng ựược soạn thảo dựa trên các hướng dẫn sau:

Ớ Hệ thống quản lý tài chắnh của Việt nam cho các nguồn vốn của Chắnh phủ

Ớ Hướng dẫn quản lý viện trợ của Danida cho quản lý Chương trình

Ớ Hướng dẫn quản lý tài chắnh của Danida (phiên bản ngày 13 tháng 5 năm 2004)

Ớ Văn kiện Chương trình FSPSII và văn kiện mô tả các Hợp phần

Sổ tay quản lý Tài chính và Mua sắm (gọi tắt là Sổ tay Tài chính), sẽ ñược sử dụng cho Chương trình Hỗ trợ ngành Thuỷ sản giai ñoạn 2 (FSPS II), liên quan ñến các vấn ñề tài chính (như hình thức giải ngân mới thông qua Bộ Tài chính) và mua sắm Hệ thống ñược mô tả trong Sổ tay Tài chính là hệ thống tài chính của Chương trình

Sổ tay Tài chính sẽ ñược cập nhật hàng năm ñể ñảm bảo sự phù hợp với những quy ñịnh pháp luật mới của Việt nam và Hướng dẫn quản lý viện trợ của Danida Với những thay ñổi hoặc ñiều chỉnh nhỏ, Ban chỉ ñạo Chương trình quốc gia sẽ ñược thông báo Những thay ñổi lớn phải ñược Ban chỉ ñạo Chương trình quốc gia phê duyệt mới có hiệu lực

Phiên bản thứ nhất của Sổ tay Tài chính ñược Ban chỉ ñạo Chương trình quốc gia phê duyệt trong phiên họp ñầu tiên ngày 13 tháng 10 năm 2006 Phiên bản sửa ñổi lần thứ nhất vớimột số chỉnh sửa nhỏ có hiệu lực từ ngày 15 tháng 10 năm 2007 và phiên bản sửa ñổi lần thứ hai cũng chỉ gồm một

số chỉnh sửa nhỏ có hiệu lực từ ngày 01 tháng 12 năm 2008 Phiên bản sửa ñổi lần ba cũng chỉ có một số chỉnh sửa nhỏ, có hiệu lực từ 01 tháng 10 năm 2010 Bản sửa ñổi thứ tư này bao gồm những hướng dẫn mới về mua sắm, sẽ có hiệu lực từ ngày 01 tháng 08 năm 2011, thay thế các phiên bản

Sổ tay tài chính ñã ñược ban hành trước ñó Trong trường hợp, hợp ñồng mua sắm ñược ký hoặc tạm ứng ñược thanh toán trước ngày có hiệu lực của Bản sửa ñổi này thì các quy ñịnh của Sổ tay tài chính có hiệu lực tại thời ñiểm ñó phải ñược áp dụng

2 Dòng luân chuyển vốn viện trợ

Dòng luân chuyển vốn viện trợ ựang ựược thực hiện thông qua hệ thống các ngân hàng thương mại Cục Quản lý nợ và TCđN thuộc Bộ Tài chắnh nhận vốn từ đại sứ quán đan Mạch và căn cứ trên ựơn rút vốn tổng hợp hàng quý, Bộ Tài Chắnh sẽ chuyển vốn cho Tổng Cục Thuỷ Sản, Bộ NN và PTNT1 cũng như tám Sở Nông nghiệp và PTNT Bộ Nông Nghiệp và PTNT ựang có năm tài khoản tại ngân hàng Standard Chartered Bank ở Hà Nội ựể phục vụ các hoạt ựộng ở cấp Trung ương Chắn tỉnh ựối tác của Chương trình (nay chỉ còn 8 tỉnh do tỉnh Cà Mau không ựược tiếp tục thực hiện chương trình sau quyết ựịnh của Ban chỉ ựạo Quốc gia lần thứ11), mỗi tỉnh sẽ mở tài khoản riêng của mình tại ngân hàng này hay bất kỳ một ngân hàng thương mại nào khác Khi Bộ NNPTNT và các tỉnh tổ chức các hoạt ựộng chương trình, dù trong phạm vi bộ ngành liên quan hay với các tổ chức bên ngoài, các tỉnh sẽ sử dụng nguồn vốn viện trợ cho các hoạt ựộng này thông qua các tài khoản ngân hàng của ựơn vị mình

2.1 Thuyết minh về dòng luân chuyển vốn viện trợ

Các Cố vấn và chuyên gia tư vấn Kỹ thuật Quốc tế và khu vực, kể cả dài hạn và ngắn hạn, và kiểm toán sẽ ựược trả lương trực tiếp từ Chắnh phủ đan Mạch Chứng từ về các khoản thanh toán này quy ra ựồng DKK sẽ ựược chuyển cho Tổng Cục Thuỷ Sản, Bộ NNPTNT và Ban quản lý Chương trình FSPS II và các Hợp phần nhằm thể hiện bức tranh ựầy ựủ về các khoản giải ngân trong báo cáo tài chắnh của Chương trình

Việc chuyển vốn viện trợ từ đSQ đan Mạch về Bộ Tài chắnh (Cục Quản lý nợ và TCđN) sẽ ựược thực hiện bằng đồng Việt nam đơn vị nhận vốn phải làm xác nhận nhận vốn gửi đại sứ quán và Bộ Tài Chắnh (Xem mẫu 1.3 và phần giải thắch tại mục 3.3.2.2)

Khi tiền ựã ựược chuyển về, Bộ Tài chắnh sẽ chuyển tiền vào các tài khoản của Tổng Cục Thuỷ Sản, Bộ NNPTNT và các tỉnh tại các ngân hàng thương mại trong vòng 3 (ba) ngày làm việc kể

từ ngày nhận ựược ựơn ựề nghị giải ngân tổng hợp hợp lệ từ Tổng Cục Thuỷ Sản, Bộ NNPTNT

đối với các ựối tác đan Mạch có trụ sở chắnh tại đan Mạch, vốn duyệt cho việc thực hiện các hoạt ựộng sẽ ựược chuyển trực tiếp từ đại sứ quán ựến tài khoản của ựối tác

Lãi thu ựược từ tiền gửi tại các ngân hàng phải ựược hoàn trả lại đSQ đan Mạch ngay sau khi kết thúc mỗi năm tài chắnh ựể thực hiện chuyển trả Bộ Tài chắnh đan Mạch

Phần tiền viện trợ không ựược sử dụng cho các hoạt ựộng theo ngân sách Chương trình ựã ựược phê duyệt hoặc theo các thỏa thuận khác giữa Ban quản lý Chương trình và Chắnh phủ đan Mạch phải ựược hoàn trả lại cho Chắnh phủ đan Mạch Ban chỉ ựạo cấp quốc gia Chương trình Thuỷ sản giai ựoạn 2 sẽ quyết ựịnh việc hoàn trả và thời ựiểm hoàn trả

Khi phát hiện nguồn vốn bị sử dụng sai mục ựắch, các cơ quan chức năng có liên quan sẽ ựược yêu cầu tiến hành ựiều tra Chắnh phủ Việt nam, trong ựiều kiện thắch hợp, sẽ cùng hợp tác với

1 Mặc dù Chương trình FSPSII ựược chuyển giao và trực thuộc Vụ Khoa học Công nghệ và Quan hệ quốc tế, Tổng Cục Thuỷ sản , vẫn có một số ựơn vị trực thuộc Bộ Nông Nghiệp thực hiện chương trình đó là: NAFIQAD and DPT (POSMA) and NAEC (SUDA) STOFA sẽ ựược quản lý bởi Tổng cục Thuỷ Sản Tham chiếu sắp tới về các ựiều kiện gắn liền với Tổng Cục Thuỷ Sản, Bộ NN cũng cần phải liên ựới tới các ựơn vị này của Bộ

Chính phủ ðan Mạch ñể có các biện pháp xử lý với những người tình nghi như tạm thời ñình chỉ công tác ñể không làm ảnh hưởng ñến công việc ñiều tra

Trong trường hợp xảy ra thất thoát vốn viện trợ như ñã nêu ở trên, Chính phủ Việt nam hoặc Chính phủ ðan Mạch sẽ trả lại phần vốn trên cho Chương trình ñể ñảm bảo các hoạt ñộng theo kế hoạch sẽ không bị ngừng trệ

Nguồn vốn của Danida sẽ không ñược sử dụng ñể chi trả do sự chậm trễ trong việc nhận vốn ñối ứng hay những chi phí mà Tổng Cục Thuỷ Sản, Bộ NNPTNT và các tỉnh của chương trình

có trách nhiệm thanh toán trong Chương trình

Nếu nguồn vốn của Chương trình do Chính phủ Việt nam quản lý bị phát hiện ñược giải ngân cho các hoạt ñộng bên ngoài các mục tiêu và ñiều kiện trong:

a Hiệp ñịnh giữa hai Chính phủ;

b Văn kiện Chương trình;

c Mô tả Hợp phần;

d Kế hoạch hoạt ñộng và ngân sách ñược Ban chỉ ñạo cấp quốc gia phê duyệt;

e ðịnh mức chi phí và thang lương ñã ñược cấp có thẩm quyền thông qua;

thì Chính phủ Việt nam sẽ hoàn trả lại nguồn vốn sử dụng không ñúng mục ñích nêu trên cho ðại

sứ quán ðan Mạch tại Việt nam

Các khoản thanh toán cho cán bộ của Chính phủ Việt nam và các cán bộ khác (bao gồm phụ cấp hội họp, v.v ) cho việc tham gia vào quá trình thực hiện Chương trình sẽ do Chính phủ Việt nam chi trả bằng vốn ñối ứng của Chính phủ Việt nam Chi phí ñi lại và phụ cấp công tác của cán bộ của Chính phủ Việt nam liên quan ñến hoạt ñộng của Chương trình sẽ ñược chi trả

từ nguồn vốn viện trợ của Chương trình theo các ñịnh mức chi tiêu ñã ñược thoả thuận Tổng Cục Thuỷ Sản, Bộ NNPTNT và các tỉnh sẽ chi trả tiền xăng, các chi phí vận hành và bảo trì của

xe cộ sử dụng trong các chuyến ñi công tác

Theo quyết ñịnh của Ban chỉ ñạo Quốc gia tại cuộc họp tháng 6 năm 2008 liên quan ñến kế hoạch ngân sách và kế hoạch hoạt ñộng năm 2009, tất cả hoạt ñộng ñược tài trợ bởi FSPSII sẽ phải là một phần lồng ghép trong bản kế hoạch hoạt ñộng của các cục, vụ, ñơn vị liên quan thuộc Bộ NN cũng như Sở NN 8 tỉnh ñiểm Thủ trưởng các cục, vụ, ñơn vị liên quan thuộc Bộ NN, Tổng Cục Thuỷ Sản và Giám ñốc Sở NN sẽ chịu trách nhiệm trực tiếp về kế hoạch, ngân sách và quản lý các hoạt ñộng ñược tài trợ bởi FSPSII Một quy chế quy ñịnh chi tiết trách nhiệm từng ñơn vị, cục, vụ và các ban quản lý sẽ ñược ban hành

Ban chỉ ñạo Quốc gia sẽ phê duyệt kế hoạch ngân sách và hoạt ñộng dựa trên kế hoạch của Bộ Nông nghiệp/Sở Nông nghiệp, trong ñó ñã phải bao gồm mô tả hoạt ñộng, ngân sách và mục tiêu

Do ñó, một bản kế hoạch chi tiết hơn sẽ ñược lập ñể phục vụ mục ñích theo dõi và quản lý, bản này không cần Ban chỉ ñạo Quốc gia phê duyệt

Những thay ñổi ngân sách có thể ñược ñề xuất bởi các ñối tác Chương trình phía Việt nam, ðSQ ðan Mạch hoặc qua những ñợt ñồng ñánh giá và rà soát Chương trình (“JPR”) Thẩm quyền phê duyệt những thay ñổi về ngân sách ñược quy ñịnh như sau:

Những thay ñổi về ngân sách hàng năm có thể ñược phân thành hai loại như sau:

Thay ñổi về thời gian ; chẳng hạn như phân bổ lại ngân sách từ năm này sang năm khác: Bất cứ trường hợp nào chuyển ngân sách chưa chi hết từ năm này sang năm khác phải ñược chấp thuận bởi Giám ñốc Chương trình cấp quốc gia và ðại sứ quán ðan Mạch bằng văn bản

Thay ñổi giữa các ñầu ra2:

 Nếu thay ñổi nhỏ hơn 20% ngân sách gốc ñã ñược duyệt và số tiền dưới 25.000 DKK, thì phải ñược Giám ñốc Hợp phần hoặc ở tỉnh là Phó giám ñốc Sở NNPTNT phê duyệt;

 Nếu thay ñổi lớn hơn 20% ngân sách gốc ñã ñược duyệt hoặc số tiền trên 25.000 DKK

nhưng dưới 100.000 DKK, thì phải ñược Giám ñốc Chương trình cấp quốc gia phê duyệt;

 Nếu thay ñổi trên 100.000 DKK, thì phải ñược Ban chỉ ñạo Chương trình cấp quốc gia

phê duyệt

Các ñơn vị thuộc Bộ Nông nghiệp, Tổng Cục Thuỷ Sản và Sở Nông nghiệp căn cứ vào kế hoạch hoạt ñộng và ngân sách lồng ghép ñược duyệt của ñơn vị mình xem xét và cho phép ñiều chuyển

2 Trong “Bản kế hoạch hoạt ñộng và ngân sách” và ñược thể hiện bằng 2 chữ cái ñầu in hoa mã hợp phần và

1 ký tự số, VD: PM1 là ðầu ra 1 của Hợp phần POSMA Ngân sách cho các ñầu ra là số cộng luỹ kế của các hoạt ñộng trong ñầu ra ñó

ngân sách giữa các loại chi phí trong cùng một hoạt ñộng3 cũng như ñiều chuyển ngân sách giữa các hoạt ñộng trong cùng một ñầu ra , nếu việc ñiều chuyển này thực sự cần thiết ñể hoạt ñộng ñạt ñược hiệu quả cao hơn Tuy nhiên không ñược phép ñiều chuyển ngân sách/hay loại chi phí từ bất

kỳ một loại chi phí nào sang loại chi phí cho tham quan học tập/ hội nghị ở nước ngoài hay cả ở trong nước/thuê tư vấn/mua sắm thiết bị/tài sản trừ khi ñược mô tả chi tiết trong bản Mô tả Chương trình hoặc bản Mô tả hợp phần

Nếu có những thay ñổi lớn về ñầu vào, các hoạt ñộng hoặc ñầu ra, thì phải tiến hành ñánh giá kỹ thuật nhằm phân tích và ñưa ra những khuyến nghị cho ñợt ñồng ñánh giá rà soát Chương trình, hoặc trình lên Ban chỉ ñạo quốc gia trong trường hợp khẩn; Ban chỉ ñạo quốc gia sẽ ñưa ra quyết ñịnh chính thức trước khi những thay ñổi ñược phép thực hiện

Trong trường hợp phân bổ lại ngân sách giữa các Hợp phần, các nguyên tắc ñặc biệt sẽ ñược áp dụng và sẽ do ðSQ ðan Mạch phê duyệt, hoặc trong trường hợp ñặc biệt, sẽ do Hội ñồng Danida của ðan Mạch tại Copenhagen phê duyệt

Ngân sách ghi trong Hiệp ñịnh Chính phủ giữa ðan Mạch và Việt nam về việc viện trợ cho Chương trình ñược lập bằng Cua ron ðan Mạch (“DKK”), trong khi dòng luân chuyển tiền viện trợ trong nước thực hiện bằng ðồng Việt nam (“VND”)

Những chi phí sau ñây chỉ ñược coi là hợp lệ nếu như ñược Ban chỉ ñạo Chương trình cấp quốc gia phê duyệt bằng văn bản:

Việc phân bổ và sử dụng các nguồn viện trợ chưa ñược phân bổ và các khoản chi phí dự phòng Chi tiêu phù hợp với hướng dẫn ñược Ban chỉ ñạo quốc gia phê duyệt

3.1.2.2: Các chi phí không hợp lệ - nguồn vốn ODA

Những chi phí sau là không hợp lệ ñối với Chương trình:

Chi phí cho các hoạt ñộng nằm ngoài phạm vi ñược phê duyệt trong Văn kiện Chương trình/Mô tả hợp phần và/hoặc bản kế hoạch hoạt ñộng và ngân sách lồng ghép hiện tại ñược duyệt,hoặc chi phí hoạt ñộng ñã ñược duyệt nhưng vượt quá khung ngân sách ñược phân bổ ;

Các khoản thanh toán cho cán bộ của Chính phủ Việt nam và các nhân viên khác (bao gồm các khoản phụ cấp tham dự họp, v.v ) cho việc tham gia thực hiện Chương trình Các khoản này

sẽ ñược Chính phủ Việt nam chi trả bằng nguồn vốn ñối ứng của Chính phủ Việt nam cho Chương trình Tổng Cục Thuỷ sản, Bộ NN&PTNT và các tỉnh dự án sẽ chi trả tiền bảo hiểm,

3 Trong “Bản kế hoạch hoạt ñộng và ngân sách” và ñược thể hiện bằng 2 chữ cái ñầu in hoa mã hợp phần và hơn 1 ký tự số ngăn cách nhau bởi những dấu chấm

xăng, các chi phắ vận hành và bảo trì của việc sử dụng xe cộ trong các chuyến ựi công tác từ nguồn vốn ựối ứng

Chi phắ phát sinh cho việc thuê văn phòng, mua sắm ựồ ựạc cơ bản (là phần ựóng góp bằng hiện vật của Chắnh phủ Việt nam) và các chi phắ cho hoạt ựộng văn phòng (vắ dụ như cước ựiện thoại nội hạt, ựiện nước v.vẦ) sẽ do Chắnh phủ Việt nam chi trả;

Tham khảo thêm về Hướng dẫn của EU/UN tại ựoạn đóng góp của phắa Việt nam cho ngân sách Chương trình/Dự án (bản ngày 03 tháng 06 năm 2009, trang 12), theo ựó:

ỘChắnh phủ Việt Nam dự kiến sẽ ựóng góp các khoản chi sau (trong trường hợp cơ quan thực hiện không phải là cơ quan Chắnh phủ, Cơ quan thực hiện sẽ ựóng góp các khoản chi từ Mục

II ựến Mục IV dưới ựây) :

i Lương và các khoản phụ cấp cho cán bộ Chắnh phủ của cơ quan thực hiện và cho cán

bộ Chắnh phủ ựược biệt phái làm việc cho dự án, chương trình;

ii Chi phắ văn phòng cho dự án/Chương trình: ựiện, nước, thông tin liên lạc trong nước, trụ sở văn phòng và các trang thiết bị văn phòng còn hoạt ựộng ựược (nếu có)

iii Chi phắ vận hành dự án : điện, nước, nơi làm việc, xăng dầu, chi phắ bảo trì và sửa chữa trang thiết bị và xe cộ của dự án nếu quyền sử hữu các trang thiết bị ựó ựã ựược nhà tài trợ chuyển giao cho cơ quan thực hiện

iv Trên nguyên tắc và trong ựiều kiện có thể, chi phắ ựối với các trang thiết bị của cơ quan thực hiện khi cơ quan này sử dụng các trang thiết bị ựó cho các hoạt ựộng ựào tạo, hội thảo và hội nghị của dự án ;

v Chi phắ cho các cuộc họp dự án ựịnh kỳ

Trừ trường hợp nêu tại các Mục i và iv nói trên, khi cơ quan thực hiện không có khả năng ựóng góp thì phần chi phắ này sẽ do ngân sách dự án chi trả trên cơ sở có ựề nghị chắnh thức của cơ quan thực hiện và ựược nhà tài trợ chấp thuận bằng văn bản

Tham khảo hướng dẫn của Giám ựốc Chương trình quốc gia về ựịnh mức do Danida hỗ trợ cho việc thuê hội trường, phôtô, và giải khát giữa giờẦtheo Công văn số 35/CV-FSPSII ngày

19.03.2010.

Chi tiêu cho mục ựắch cá nhân

3.1.2.3 Chi phắ không hợp lệ - Nguồn vốn ựối ứng

Nguồn vốn ựối ứng từ phắa Việt nam không thể dùng cho các hoạt ựộng ựã ựược bên DANIDA ựóng góp cho Chương trình

3.1.3 Lập Ngân Sách ở cấp Trung ương và cấp Tỉnh theo Hợp phần

Ban quản lý các Hợp phần nằm trong Tổng Cục Thuỷ sản, Bộ NNPTNT và các tỉnh sẽ tổng hợp ngân sách hàng năm và hàng quý cho mỗi hợp phần dựa trên kế hoạch hoạt ựộng lồng ghép cả năm

và từng quý Kế hoạch hoạt ựộng và ngân sách lồng ghép này sẽ dựa trên kế hoạch hoạt ựộng và ngân sách tổng thể của Bộ Nông nghiệp/ Sở Nông nghiệp, cũng như kế hoạch chi tiết hàng năm của các ựơn vị, cục, vụ liên quan Bản kế hoạch lồng ghép phải chỉ rõ liên hệ với các hoạt ựộng của các Cục/Vụ và ựồng thời chỉ rõ phần ngân sách ựóng góp mỗi bên và ựầu vào tương ứng của bên Chắnh phủ Ngân sách bao gồm chi phắ của các nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ Ban quản lý các Hợp phần và các tỉnh liên hệ với các tổ chức này ựể thu thập các thông tin và tài liệu cần thiết phục

vụ cho công việc lập dự toán ngân sách Giá cả các hàng hoá và dịch vụ, trong ngân sách hoạt ựộng ựã phải bao gồm tất cả các loại thuế theo quy ựịnh (như thuế giá trị gia tăng)

Theo quy ñịnh tại phần 3.1.1,thì kế hoạch hoạt ñộng và ngân sách hàng năm, hàng quý phải lồng ghép vào kế hoạch của các cục, vụ, ñơn vị liên quan trong Bộ NN/Sở NN và ñược tổng hợp theo ñầu ra của từng hợp phần Kế hoạchnày phải gửi cho Giám ñốc Chương trình cấp quốc gia ñể tổng hợp trước khi trình sang ðại sứ quán và Ban chỉ ñạo quốc gia

Bản dự thảo ngân sách và kế hoạch lồng ghép cho năm tiếp theo phải trình lên Ban chỉ ñạo quốc gia ñể xin phê duyệt Giám ñốc Chương trình quốc gia sẽ thông báo cho các bên hữu quan thời hạn trình báo cáo ñể có thể cập nhật ñầy ñủ các hoạt ñộng của Chương trình FSPS II vào kế hoạch hoạt ñộng và ngân sách của Bộ NNPTNT Báo cáo phải ñược nộp trước ít nhất 10 (mười) ngày làm việc

so với ngày dự kiến họp Ban chỉ ñạo quốc gia

Một bản sao Ngân sách quý và Ngân sách năm lồng ghép ñã ñược phê duyệt của mỗi Hợp phần và các tỉnh sẽ ñược gửi lại cho Bộ NNPTNT, Ban quản lý Chương trình và các Hợp phần, và các tỉnh trong vòng 10 (mười) ngày làm việc kể từ ngày họp Ban chỉ ñạo quốc gia

Ban quản lý Hợp phần và các tỉnh phải cập nhật/ñiều chỉnh ngân sách ít nhất một lần một năm (thông thường vào ngày mồng 1 tháng 7) và thông qua Giám ñốc Chương trình Quốc gia ñệ trình lên ðại sứ quán và Ban chỉ ñạo quốc gia ñể phê duyệt trong vòng 02 tuần kể từ ngày ñiều chỉnh, chẳng hạn như 15 tháng 7

3.1.4 Lập ngân sách tổng thể cho Chương trình

Giám ñốc Chương trình quốc gia/Vụ Khoa học Công nghệ và Hợp tác Quốc tế và Vụ Kế hoạch tài Chính (Tổng Cục Thuỷ sản) sẽ chịu trách nhiệm trình Ban chỉ ñạo Chương trình quốc gia ñể phê duyệt ngân sách hàng quý và hàng năm của FSPS-II , theo ñúng các thủ tục và tiến trình lập và xét duyệt ñã ñược trình bày trên ñây cho Hợp phần (Mục 3.1.3)

Dựa trên toàn bộ ngân sách kế hoạch lồng ghép ñã ñược ñiều chỉnh hoặc phê duyệt, Vụ Kế Hoạch Tài Chính (Tổng Cục Thuỷ sản) và Giám ñốc Chương trình FSPSII với sự hỗ trợ của Bộ phận kế toán FSPS II, sẽ tổng hợp ngân sách quý và ngân sách năm cho toàn bộ Chương trình ñể Ban chỉ ñạo Chương trình cấp quốc gia phê duyệt Ngân sách ñược duyệt của Chương trình sẽ ñược trình lên Bộ Tài chính (Cục Quản lý nợ và TCðN) ñể báo cáo

Bản Ngân sách quý và năm do Ban chỉ ñạo quốc gia phê duyệt này ñược coi là cơ sở cho việc lập ðơn xin rút vốn của Ban quản lý Hợp phần và các tỉnh và cho quá trình xử lý số liệu sau này của

Vụ Kế Hoạch Tài Chính, Tổng Cục Thuỷ sản

3.2 Kiểm soát ngân sách

Hàng quý, việc so sánh giữa ngân sách với số liệu thực tế phải ñược thực hiện ở cấp trung ương và cấp tỉnh theo từng Hợp phần Các chênh lệch lớn ñối với từng Hợp phần/tỉnh (vượt quá 200.000 DKK) phải ñược giải thích bằng văn bản

Bản phân tích các khoản chênh lệch sẽ là một phần của các báo cáo hàng quý của Hợp phần/Tỉnh trình lên cho Giám ñốc Chương trình quốc gia, người có trách nhiệm chung ñối với toàn bộ chương trình Tuy nhiên, trưởng bộ phận kế toán của Chương trình Thuỷ sản 2 có nhiệm vụ chuẩn bị một bản phân tích tổng hợp các chênh lệch ngân sách cho toàn bộ Chương trình kèm theo giải thích chi tiết trình cho Ban Chỉ ðạo Chương trình quốc gia, ðSQ ðan Mạch, và Bộ Tài chính như một phần của các báo cáo tổng hợp hàng quý của Chương trình

Tương tự như vậy, việc so sánh ngân sách với số liệu thực tế cho mỗi hoạt ñộng ñầu ra của từng hợp phần và tỉnh cũng như bản so sánh tổng hợp cho ngân sách cả chương trình phải ñược thực hiện như là một phần của báo cáo tiến ñộ lồng ghép và báo cáo tài chính lồng ghép 6 tháng và cả năm theo thời gian từ ñầu Chương trình ñến thời ñiểm báo cáo và từ ñầu năm ñến thời ñiểm báo cáo Những báo cáo tài chính này sẽ cho biết chi phí thực tế so với kế hoạch như thế nào và báo cáo này kèm theo phần giải trình bằng văn bản ñược coi là một phụ lục của Báo cáo tiến ñộ nửa năm/cả năm của ñơn vị thực hiện Báo cáo tiến ñộ lồng ghép nửa năm và cả năm là một phần trong mẫu báo cáo tiến ñộ và báo cáo tài chính chương trình FSPSII , trong ñó bao gồm báo cáo về tiến

ñộ thực hiện chung và các chỉ số v.v từ ñầu dự án và từ ñầu năm ñến thời ñiểm báo cáo, ñồng thời phải là một phần của báo cáo sơ kết 6 tháng và tổng kết năm của các Cục/Vụ, ñồng thời báo cáo phải tham chiếu tới báo cáo chính thức của các ñơn vị của Bộ NN/Sở NN

Chuyển tiền cho các Hợp phần/Tỉnh dự án

ðSQ ðan Mạch

Chuyển tiền cho BTC

Chứng từ chuyển tiền

Giấy Xác nhận việc nhận tiền

Dòng chuyển tiền

Dòng xác nhận việc nhận tiền

ðơn xin rút vốn tổng hợp

Thông báo ñã chuyển tiền (VND/DKK)

Dòng ñề nghị chuyển

tiền

* Gửi bản sao cho ðSQ ðan Mạch

Vụ KHTC

3.3.2 Tại Bộ NNPTNT/ Các tỉnh

trách nhiệm

3.3.2.1 ðơn xin rút vốn ñược lập theo từng quý, ñệ trình cho Giám ðốc

Chương trình tổng hợp và chuyển cho Vụ Kế Hoạch Tài Chính, Tổng

Cục Thuỷ Sản vào các ngày:

Số tiền ñề nghị cho quý ñược xác ñịnh như sau:

Chi phí dự kiến cho quý tiếp theo: XXX

Chi phí cho các hoạt ñộng của quý

trước còn ñang tiếp diễn

Các khoản chi trực tiếp cho tư vấn khu vực và quốc tế, ñược chi trả từ

ðại sứ quán ðan Mạch hoặc Bộ Ngoại giao ðan Mạch sẽ ñược trừ ra

khỏi ñơn rút vốn quý

ðơn xin rút vốn phải ñược Giám ñốc Hợp phần hay Phó Giám ñốc Sở

Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn ký phê duyệt

Nếu Hợp phần không có nhu cầu cấp vốn, thì Hợp phần vẫn phải ñệ

trình một ñề nghị với số tiền cần chuyển bằng “không”

ðịnh kỳ gửi ñơn xin rút vốn: Hàng quý

Cấp Trung Ương: Giám ñốc Hợp phần Cấp tỉnh: Phó Giám ñốc Sở Nông nghiệp

và PTNT

3.3.2.2 Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận ñược vốn yêu cầu, BQL

Hợp phần/Tỉnh sẽ gửi một Giấy Xác nhận việc nhận vốn viện trợ cho

Bộ Tài chính (Cục Quản lý nợ và TCðN) và một bản sao cho ðSQ

ðan Mạch (Phụ lục 1 - Mẫu 1.3)

Giấy Xác nhận việc nhận vốn phải ñược Kế toán và Giám ñốc Hợp

phần hay Phó Giám ñốc Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn ký

phê duyệt

ðịnh kỳ gửi giấy xác nhận việc nhận vốn: Sau khi nhận ñược tiền

viện trợ

Cấp Trung Ương: Bộ phận

Kế toán và Giám ñốc Hợp phần

Cấp tỉnh: Kế toán và Phó Giám ñốc Sở Nông nghiệp

và PTNT 3.3.2.3 BQL Hợp phần/Tỉnh dự án gửi bộ Báo cáo quý và ðơn xin rút vốn Cấp Trung

STT Thủ tục Người chịu

trách nhiệm

theo thời gian quy ñịnh ở trên (Phụ lục 1 - Mẫu 1.4) cho Giám ñốc

Chương trình quốc gia/Vụ Khoa học Công nghệ và Hợp tác Quốc tế

ðịnh kỳ gửi báo cáo quý và ñơn xin rút vốn: Hàng quý.

Ương: Bộ phận

Kế toán và Giám ñốc Hợp phần,

Cấp tỉnh: Kế toán và Phó Giám ñốc Sở Nông nghiệp

và PTNT

3.3.3 Giám ñốc Chương trình quốc gia/Vụ Khoa học Công nghệ và Hợp tác Quốc tế

trách nhiệm

3.3.3.1 Giám ðốc Chương trình tập hợp các ðơn xin rút vốn từ các Hợp

phần/Tỉnh Vụ Kế Hoạch Tài Chính, Tổng Cục Thuỷ sản ñối chiếu

số tiền ñề nghị chuyển với số ngân sách còn lại và kế hoạch hoạt

ñộng Bất kỳ sai lệch hoặc thâm hụt ngân sách nào ñều phải ñược

thông báo ngay cho Hợp phần/Tỉnh có liên quan trong vòng 3 ngày

làm việc ñể giải quyết kịp thời

Giám ðốc Chương trình tổng hợp toàn bộ các ðơn xin rút vốn thành

một bản ðơn xin rút vốn tổng hợp (Phụ lục 1 - Mẫu 1.2) ñể ñệ trình

lên Bộ Tài chính (Cục Quản lý nợ và TCðN)

ðơn xin rút vốn tổng hợp phải trình bày cụ thể số tiền ñề nghị

chuyển cho từng Hợp phần/Tỉnh một cách rõ ràng ðơn xin rút vốn

tổng hợp này phải ñược Vụ phó Vụ Kế Hoạch Tài Chính, Tổng Cục

Thuỷ sản và Giám ðốc Chương trình/Vụ Khoa học Công nghệ và

Hợp tác Quốc tế ký phê duyệt

ðịnh kỳthực hiện: Hàng quý

Bộ phận kế toán của FSPS

2 và Giám ñốc Chương trình

3.3.3.2 Giám ðốc Chương trình/Vụ Khoa học Công nghệ và Hợp tác Quốc

tế ñệ trình ðơn xin rút vốn Tổng hợp cùng với các ðơn xin rút vốn

của các Hợp phần lên Bộ Tài chính (Cục Quản lý nợ và TCðN) và

gửi một bản sao cho ðSQ ðan Mạch vào các ngày:

- 20 tháng 1 cho quý 1

- 20 tháng 4 cho quý 2

- 20 tháng 7 cho quý 3

- 20 tháng 10 cho quý 4

ðơn xin rút vốn tổng hợp sẽ phải kèm theo tổng hợp báo cáo quý

(xem chi tiết phần 4.6.1)

Trong trường hợp có sự chậm trễ của một hoặc nhiều Hợp

Bộ phận kế toán và Giám ñốc Chương trình quốc gia/Vụ KHCN

và HTQT

STT Thủ tục Người chịu

trách nhiệm

phần/Tỉnh trong việc ñệ trình ðơn xin rút vốn lên Giám ñốc Chương

trình/Vụ Khoa học Công nghệ và Hợp tác Quốc tế, Giám ñốc

Chương trình thông qua Vụ Kế hoạch Tài Chính – Tổng Cục Thuỷ

sản vẫn có thể ñề nghị BTC chuyển tiền cho các Hợp phần/Tỉnh

khác như bình thường Giám ñốc Chương trình cần thông báo cho

Giám ñốc Hợp phần có liên quan về các ðơn xin rút vốn ñệ trình

muộn

3.3.4 Bộ Tài chính (Cục Quản lý nợ và TCðN)

trách nhiệm

3.3.4.1 Hàng quý, BTC nhận một ñợt chuyển vốn viện trợ từ ðSQ ðan

Mạch Khi nhận ñược vốn viện trợ, BTC sẽ gửi một bản Xác nhận

việc nhận vốn (Phụ lục 1 - Mẫu 1.5) cho ðSQ ðan Mạch bằng fax

Xác nhận việc nhận vốn phải do Kế toán và lãnh ñạo Cục Quản lý

nợ và TCðN ký phê duyệt

ðịnh kỳ thực hiện: Hàng quý

Kế toán ở Bộ

TC và Lãnh ñạo Cục Quản

lý nợ và TCðN

3.3.4.2 BTC giải ngân dựa trên ðơn xin rút vốn Tổng hợp sau khi kiểm tra

những vấn ñề sau:

Bản ðơn xin rút vốn Tổng hợp ñã ñược Giám ñốc Chương

trình/Vụ Khoa học Công nghệ và Hợp tác Quốc tế và Vụ phó

Vụ Kế Hoạch Tài Chính, Tổng Cục Thuỷ sản ký phê duyệt

Các ðơn xin rút vốn của từng Hợp phần/tỉnh ñã ñược Giám

ñốc Hợp phần/Phó Giám ñốc Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn ký phê duyệt

Bản ñối chiếu vốn của quý trước của từng Hợp phần/tỉnh ñược

Giám ñốc Hợp phần/Phó Giám ñốc Sở Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn tương ứng phê duyệt

Báo cáo tổng hợp từ quý trước

Tất cả các sai lệch phải ñược thông báo cho Giám ñốc Chương trình

quốc gia/Vụ Khoa học Công nghệ và Hợp tác Quốc tế ñể giải quyết

trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận ñược ñề nghị

Các bản sao chứng từ chuyển tiền phải gửi cho Giám ñốc Chương

trình quốc gia/Vụ Khoa học Công nghệ và Hợp tác Quốc tế và ðSQ

ðan Mạch ñể theo dõi Các chứng từ chuyển tiền cũng ñược gửi ñến

các Hợp phần/Tỉnh có liên quan

ðịnh kỳ thực hiện: Hàng quý.

Lãnh ñạo Cục Quản lý nợ và TCðN

3.3.5 ðSQ ðan Mạch

STT Thủ tục Người chịu

trách nhiệm

3.3.5.1 ðSQ ðan Mạch chuyển vốn của quý tiếp theo vào tài khoản của Bộ

Tài chính mở tại ngân hàng Thương mại ñã ñược xác ñịnh sau khi

nhận ñược ñơn rút vốn ñã ñược phê duyệt từ Giám ñốc Chương

trình/Vụ Khoa học Công nghệ và Hợp tác Quốc tế

ðSQ ðan Mạch sẽ gửi bản sao của chứng từ chuyển tiền cho BTC ñể

theo dõi

ðịnh kỳ thực hiện: Hàng quý.

ðSQ ðan Mạch

4 Hệ thống và các thủ tục báo cáo tài chính và hạch toán kế toán

ñã ñồng ý tiếp tục trả lương cho trưởng ban kế toán dựa trên nhu cầu thực tế và ñến khi có thông báo tiếp theo

Trưởng bộ phận kế toán của Chương trình Thuỷ sản 2 sẽ Hỗ trợ giám ñốc Chương trình/Vụ Khoa học Công nghệ và Hợp tác Quốc tế và Vụ Kế hoạch Tài Chính, Tổng Cục Thuỷ sản trong việc tổng hợp kế toán tài chính và ngân sách từ các Ban quản lý Hợp phần và tỉnh Phải thiết lập quan hệ hợp tác chặt chẽ giữa Bộ phận kế toán của FSPS 2 với Văn phòng, Vụ Kế hoạch Tài Chính, Tổng Cục Thuỷ sản và các ñơn vị kế toán liên quan của Bộ ñể ñảm bảo duy trì các hoạt ñộng một cách bền vững và chắc chắn cho ñến khi kết thúc Chương trình

Chi phí mua sắm phần mềm này ñược thanh toán từ Ngân sách của Chương trình

ðể ñảm bảo hệ thống phần mềm kế toán Bravo của toàn bộ chương trình vận hành tốt, Hợp phần

cấp chương trình sẽ ký hợp ñồng bảo trì với Công ty Bravo hàng năm

4.3 Các chính sách kế toán chủ yếu 4.3.1 Cơ sở hạch toán kế toán

Chương trình sử dụng cơ sở kế toán thực thu thực chi như sau:

Thu nhập ñược ghi nhận khi thực nhận chứ không phải khi phát sinh;

Chi phí ñược ghi nhận khi thực trả chứ không phải khi phát sinh, ngoại trừ:

 Các chi phí lương; và

 Các chi phí hành chính cố ñịnh và thường xuyên như thuê văn phòng, ñiện, nước, ñiện thoại, v.v

Các loại chi phí này ñược ghi nhận khi phát sinh;

Các khoản tạm ứng cho nhân viên ñược ghi nhận là chi phí khi quyết toán;

Lãi tiền gửi nhận ñược không ñược ghi nhận là thu nhập mà là một khoản phải trả Toàn bộ tiền lãi thu ñược phải hạch toán vào một tài khoản riêng và hoàn trả ngay cho ðSQ ðan Mạch vào cuối mỗi năm tài chính

4.3.2 Ngôn ngữ

Thông tin liên lạc về các vấn ñề tài chính giữa Bộ NNPTNT, 8 tỉnh , ðại sứ quán ðan Mạch và BTC sẽ ñược thực hiện bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh Các sổ sách và báo cáo kế toán khác có thể bằng tiếng Việt

4.3.3 Tiền tệ

4.3.3.1 ðồng tiền cam kết Vốn cho Chương trình ñược cam kết bằng ñồng Curon ðan Mạch (DKK) Tổng vốn cho Chương trình không thể vượt quá số tiền này

4.3.3.2 ðồng tiền hạch toán ðồng tiền hạch toán của Chương trình là ðồng Việt nam (“VND”) 4.3.3.3 ðồng tiền sử dụng ñể trình bày ở các báo cáo

ðồng tiền sử dụng ñể trình bày ở các báo cáo của Chương trình là VND và DKK

4.3.3.4 Các chính sách quy ñổi tiền tệ Các khoản mục tài sản và công nợ tiền tệ có gốc bằng các loại tiền tệ không phải là VND ñược quy ñổi ra VND theo tỷ giá công bố tại ngày kết thúc kỳ kế toán Các giao dịch bằng các loại tiền tệ không phải là VND phát sinh trong kỳ/năm ñược qui ñổi ra VND theo tỷ giá của ngày phát sinh giao dịch hoặc xấp xỉ tỷ giá tại ngày phát sinh giao dịch

Một số giao dịch thông thường ñược ghi nhận như sau:

Tiền viện trợ chuyển từ Chính phủ ðan Mạch cho BTC

Tiền viện trợ chuyển từ Chính phủ ðan Mạch cho BTC ñược thực hiện (và ñược hạch toán) bằng VND theo tỷ giá của ðSQ tại ngày chuyển tiền

Các khoản thanh toán trực tiếp do Chính phủ ðan Mạch thực hiện

Các giao dịch mà Chính phủ ðan Mạch thực hiện hộ Chương trình bằng các loại tiền tệ không phải là VND, ñược quy ñổi ra VND theo tỷ giá do ðSQ quy ñịnh

Chi tiêu trong nước

Chi tiêu trong nước như công tác phí, phụ cấp sinh hoạt hàng ngày, chi phí ñi lại và chi phí thuê tư vấn, chỉ ñược thanh toán bằng ñồng Việt Nam Tất cả các hợp ñồng liên quan ñến mua sắm trong nước phải ký bằng ñồng Việt Nam kể cả ñịnh mức áp dụng bằng ngoại tệ thì cũng phải quy ñổi sang ñồng Việt Nam theo tỷ giá do nhà tài trợ thông báo áp dụng cho tháng ký hợp ñồng

4.3.4 Trình bày các báo cáo tài chính

4.3.4.1 Năm tài chính và các số liệu lũy kế

Năm tài chính bắt ñầu từ ngày 1 tháng 1 và kết thúc ngày 31 tháng 12, ngoại trừ năm ñầu tiên, khi

ñó ngày bắt ñầu là ngày bắt ñầu Chương trình, và năm cuối cùng, khi ñó ngày kết thúc là ngày kết thúc Chương trình

Thu nhập và chi tiêu trong năm và thu nhập và chi tiêu lũy kế phải ñược trình bày trong các báo cáo tài chính theo cả 2 nguồn Danida và ñối ứng

4.3.4.2 Báo cáo tài chính

Các ban quản lý Hợp phần/Tỉnh phải lập các báo cáo tài chính của ñơn vị mình bao gồm: (1) Báo cáo thu nhập và chi tiêu; (2) Báo cáo các số dư quỹ; và (3) Thuyết minh cho các báo cáo tài chính theo từng hợp phần cũng như báo cáo chi tiêu so với ngân sách từ ñầu dự án ñến ngày báo cáo và từ ñầu năm ñến ngày báo cáo cho cả 2 nguồn Danida và ñối ứng ñể kèm theo báo cáo tiền ñộ và báo cáo tài chính 6 tháng và cả năm

Giám ñốc Chương trình và Vụ Kế Hoạch Tài Chính, Tổng cục Thuỷ sản với sự hỗ trợ của Trưởng phòng kế toán của FSPS 2 sẽ chịu trách nhiệm chuẩn bị báo cáo tài chính tổng hợp cho toàn bộ Chương trình bao gồm các dòng ngân sách khác như nguồn vốn cho các hoạt ñộng ở cấp chương trình và ñối ứng

4.4 Hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán (“HTTK”) cần ñược lập dựa trên Hệ thống kế toán Việt nam áp dụng cho các ñơn vị hành chính sự nghiệp, do Bộ Tài chính ban hành theo Quyết ñịnh số 19/2006/QD-BTC, ngày 30 tháng 3 năm 2006 cho ñến khi có các văn bản sửa ñổi hoặc thay thế quyết ñịnh này của chính phủ Việt Nam

Tuy nhiên HTTK này ñược chỉnh sửa, mở rộng thêm ñể phản ánh các dòng ngân sách ñược sử dụng trong Chương trình Tất cả các thay ñổi trong HTTK phải ñược Vụ Tài Chính/Bộ NNPTNT xem xét và phê duyệt

Xem Phụ lục 4 về Danh mục Hệ thống tài khoản kế toán của FSPS-II

4.5 Các thủ tục kế toán

Thông thường, việc tổng hợp kế toán cho tất cả các Hợp phần trung ương và các tỉnh ñiểm ñược thực hiện bởi Bộ phận kế toán của FSPS 2 dưới sự giám sát chung của Vụ Kế Hoạch Tài chính và Ban quản lý chương trình Tuy nhiên, Bộ phận kế toán của FSPS 2 vẫn nên duy trì hệ thống sổ sách ñầy ñủ ñể có thể chuẩn bị ñược báo cáo tài chính theo từng Hợp phần riêng rẽ Tại cấp tỉnh, Phòng Tài Chính của Sở sẽ chịu trách nhiệm cho công tác kế toán cũng như báo cáo cho Ban quản lý Chương trình khi có yêu cầu

4.5.1 Thu nhập

4.5.1.1 Nguồn tiền viện trợ

Các khoản chuyển tiền cho Chương trình

 Khi nhận ñược giấy báo của ngân hàng thông báo ñã nhận ñược tiền từ ðSQ ðan Mạch, kế toán của BTC ghi sổ tiền gửi ngân hàng Kế toán viên lập một bản Xác nhận ñã nhận ñược tiền ñể cho Lãnh ñạo Cục Quản lý nợ và TCðN ký phê duyệt và gửi cho ðSQ ðan Mạch (Tham khảo Mục 3.3.4.1 );

 Khi nhận ñược giấy báo của ngân hàng thông báo ñã nhận ñược tiền từ BTC, Bộ phận kế toán của FSPS 2 và Tỉnh ghi sổ tiền mặt và các tài khoản liên quan như “Tiền gửi ngân hàng” và “Nguồn vốn viện trợ” Sau ñó phải lập một bản Giấy xác nhận việc nhận vốn có chữ ký của một kế toán viên của FSPS 2 và Giám ñốc Hợp phần hoặc Phó Giám ñốc Sở NN&PTNT ñể gửi cho Giám ñốc Chương trình quốc gia/Vụ Hợp tác Quốc tế và Bộ Tài Chính (Tham khảo Mục 3.3.2.2);

Các khoản thanh toán trực tiếp cho các nhà thầu

 Tiền viện trợ có thể ñược giải ngân thông qua hình thức mà Chính phủ ðan Mạch thay mặt Chương trình thanh toán trực tiếp cho các chuyên gia tư vấn quốc tế và khu vực, cả ngắn hạn và dài hạn, các cá nhân hoặc các công ty ðSQ ðan Mạch sẽ gửi bản sao hợp ñồng cho các hợp phần liên quan, Khi phát sinh chi phí, kế toán ghi có tài khoản nguồn vốn viện trợ từ ðSQ ðan Mạch và ghi nợ các tài khoản chi phí liên quan của các Hợp phần/Tỉnh 4.5.1.2 Lãi tiền gửi ngân hàng

ðây là lãi thu ñược từ tài khoản tiền gửi tại ngân hàng Khi nhận ñược giấy báo có của ngân hàng,

kế toán ghi sổ tiền gửi ngân hàng và các tài khoản liên quan như “Tiền gửi ngân hàng” và “Phải trả ðSQ ðan Mạch” Như ñã ñề cập trong Mục 4.3.1, lãi tiền gửi không ñược ghi nhận là thu nhập của Hợp phần và phải ghi có cho tài khoản phải trả ðSQ ðan Mạch

4.5.1.3 Thu nhập khác

Thu nhập khác ñược ghi nhận trên cơ sở thực nhận Khi nhận ñược giấy báo có ngân hàng/phiếu thu hợp lệ, kế toán ghi sổ tiền gửi ngân hàng/sổ tiền mặt và các tài khoản liên quan như “Tiền gửi ngân hàng”/“Tiền mặt” và “Thu nhập khác” Các khoản thu khác có giá trị lớn cần ñược diễn giải sao cho ban quản lý cũng như các ñối tượng khác (ví dụ: kiểm toán ñộc lập) có thể hiểu ñược nội dung của những khoản ñó

4.5.2 Chi tiêu

4.5.2.1 Các thủ tục kế toán chung

Tất cả các khoản chi tiêu phải gắn liền với mục ñích cũng như các hoạt ñộng của Chương trình (Xem Mục 3.1.2)

Tất cả các khoản chi tiêu phải ñược phê duyệt ñầy ñủ Ban quản lý Chương trình phải xem xét:

 Sự cần thiết của khoản chi tiêu ñó (liệu các khoản chi tiêu ñó có phục vụ cho mục tiêu của Chương trình hay không);

 Tính hợp lý của khoản chi tiêu;

 Khoản chi tiêu có trong phạm vi dự toán ngân sách hay không; và

 Khoản chi tiêu ñược chứng minh bằng các chứng từ hợp lý, hợp lệ không

Chi tiêu phải ñược hạch toán ñúng theo các mã tiểu khoản phản ánh các dòng ngân sách và hoạt ñộng của Chương trình Không ñược phân loại lại các mã tiểu khoản trừ khi việc ñó là hợp

lý và ñược phê duyệt (Xem Mục 3.1.1)

Toàn bộ chi tiêu thực tế của Chương trình không ñược vượt quá tổng số vốn tài trợ quy ñịnh trong Văn kiện Chương trình Tổng chi tiêu thực tế ñối với mỗi dòng ngân sách không ñược vượt quá số dự toán trừ khi việc ñó hợp lý và ñược phê duyệt (Xem Mục 3.1.1)

Tất cả các khoản chi tiêu phải ñược chứng minh bằng các hồ sơ chứng từ hợp lệ Chứng từ phải phù hợp với nội dung của khoản chi tiêu, bao gồm phiếu thu, hóa ñơn, hợp ñồng v.v Bộ NNPTNT và các tỉnh phải tuân thủ các quy ñịnh trong nước về việc sử dụng hóa ñơn tài chính hợp lệ cho việc mua sắm các hàng hóa và dịch vụ

4.5.2.2 ðịnh mức chi tiêu

Hướng dẫn của Liên Hợp Quốc - EU về chi phí ñịa phương cho các Chương trình hợp tác phát triển với Việt nam ñã ñược các nhà tài trợ thông qua bản mới nhất hiện hành là bản ngày 3/6/2009 có hiệu lực từ 01/01/2010, cho ñến khi có thông báo tiếp theo Trợ cấp sinh hoạt hàng ngày, v.v.cho các chuyến ñi công tác ñược duyệt ngoài lãnh thổ Việt Nam sẽ áp dụng ñịnh mức theo các quy ñịnh hiện hành của Chính phủ Việt Nam, văn bản có hiệu lực hiện nay là thông tư 91/2005/TT-BTC

4.5.2.3 Các thủ tục hạch toán kế toán cho các hạng mục chi tiêu chủ yếu

Thanh toán trực tiếp cho các nhà thầu

Các khoản thanh toán trực tiếp cho các chuyên gia tư vấn và các khoản chi tiêu khác do Chính phủ ðan Mạch trả hộ Chương trình phải ñược ghi nhận là chi tiêu khi nhận ñược các chứng từ hợp lệ như hợp ñồng, hóa ñơn, giấy báo ngân hàng và/hoặc phiếu chi (tham khảo thêm Mục 4.5.1.1)

Tiền lương

Cần có một hệ thống chấm công ñể kiểm soát ngày công làm việc của nhân viên và các chuyên gia tư vấn quốc tế, khu vực và trong nước Việc chấm công phải ñược kiểm tra và phê duyệt bởi một cán bộ quản lý có thẩm quyền như các Giám ñốc Hợp phần/Phó giám ñốc Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn ở các tỉnh tương ứng ðây là cơ sở ñể tính lương cho nhân viên

và phí trả cho các chuyên gia tư vấn

Bảng lương trong ñó trình bày cách tính lương cho nhân viên cũng như các khoản khấu trừ khác như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thuế thu nhập cá nhân, phải ñược kiểm tra và phê duyệt bởi một cán bộ quản lý có thẩm quyền như giám ñốc các Hợp phần/ Phó giám ñốc Sở

Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn ở các tỉnh tương ứng Xem mẫu Bảng lương ở Phụ lục 2

- Mẫu 2.1 và mẫu Phiếu chi ở Phụ lục 2 - Mẫu 2.2

Chi phí lương KHÔNG ñược hạch toán trên cơ sở thực thu thực chi mà ñược hạch toán trên cơ

sở trích trước Kế toán lập Nhật ký Chứng từ (Xem Phụ lục 2 - Mẫu 2.3) cuối mỗi tháng ñể

trích trước lương của tháng và phải ñược một cán bộ quản lý có thẩm quyền như Giám ñốc các Hợp phần/Sở Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn phê duyệt trước khi ghi sổ Trong tháng tiếp theo, khi lương ñược chi trả thực tế, kế toán lập chứng từ ghi sổ thứ hai nhằm tất toán tài

khoản phải trả

Tài sản cố ñịnh và hàng hóa tiêu dùng

Tài sản mua sắm ñược ghi nhận như các khoản chi tiêu Do ñó, không cần hạch toán vốn hóa

hay hao mòn ñối với tài sản Tuy nhiên, phải có một sổ theo dõi tài sản cố ñịnh (Xem Phụ lục 2

- Mẫu 2.4) ñể theo dõi tình trạng của tài sản trong quá trình thực hiện Chương trình Tài sản có nguyên giá từ 10 triệu ðồng Việt Nam trở lên sẽ ñược theo dõi trên sổ này và ñược quy ñịnh một tỷ lệ hao mòn , nhằm phản ánh thời gian hữu dụng ước tính của tài sản Trên cơ sở này, một “khoản trích hao mòn” hàng năm sẽ ñược ghi nhận trong Sổ ñối với từng tài sản

Bất kỳ tài sản nào bị thanh lý trong quá trình thực hiện Chương trình ñều phải ñược Ban quản

lý Chương trình phê duyệt và phải tuân thủ các quy ñịnh của Nhà nước Tiền thu từ thanh lý tài sản ñược ghi nhận là thu nhập khác có thể sử dụng cho hoạt ñộng của Chương trình Ban quản

lý chương trình phải báo cáo Ban chỉ ñạo quốc gia về mọi hoạt ñộng thanh lý tài sản

Hợp ñồng

Giám ñốc Chương trình quốc gia/Vụ Khoa học Công nghệ và Hợp tác Quốc tế và mỗi Giám ñốc Hợp phần/Tỉnh cần duy trì và cập nhật một Sổ theo dõi hợp ñồng trong ñó tối thiểu phải ghi rõ ngày của hợp ñồng, số hợp ñồng, tên các bên tham gia hợp ñồng, mô tả vắn tắt về hàng hóa và dịch vụ ñược cung cấp, thời gian thực hiện hợp ñồng, giá trị hợp ñồng, số tiền ñã thanh

toán và số còn phải trả Xem Phụ lục 2 - Mẫu 2.5

ðSQ ðan Mạch chịu trách nhiệm gửi cho Giám ñốc Chương trình quốc gia – Vụ Khoa học Công nghệ và Hợp tác Quốc tế/các Giám ñốc Hợp phần/Tỉnh các hợp ñồng ñược ký kết trực tiếp bởi Chính phủ ðan Mạch (sẽ bao gồm chi tiết các khoản thanh toán.)

Giám ñốc Chương trình quốc gia – Vụ Khoa học Công nghệ và Hợp tác Quốc tế/các Giám ñốc Hợp phần/Tỉnh phải cập nhật Sổ theo dõi hợp ñồng cũng như ghi sổ chi phí của ñơn vị mình dựa trên các thông tin ñã nhận ñược cũng như ñiều chỉnh chính xác và kịp thời thanh quyết toán các loại thuế TNCN và Thuế GTGT, v.v

Chi phí khác

Chi phí khác ñược ghi nhận khi ñã thực trả

4.5.3 Tài sản của Chương trình

4.5.3.1 Tiền mặt tại quỹ

Thủ quỹ phải mở một sổ theo dõi tiền mặt tại quỹ Dựa trên các phiếu thu và phiếu chi hợp lệ, thủ quỹ cập nhật sổ theo dõi tiền mặt tại quỹ và kế toán có trách nhiệm hạch toán vào tài khoản tiền mặt và các tài khoản liên quan khác Việc kiểm kê tiền mặt tại quỹ phải ñược thực hiện hàng ngày (trừ những ngày không diễn ra giao dịch tiền mặt) và ñược ñối chiếu với sổ theo dõi tiền mặt và sổ cái tiền mặt tại quỹ

Xem Phụ lục 2 - Mẫu 2.6 về ðề nghị bổ sung Tiền mặt tại quỹ và Phụ lục 2 - Mẫu 2.7 Phiếu thu (tiền mặt tại quỹ)

Tham khảo Mục 5.1 ñể xem hướng dẫn chi tiết về quản lý tiền mặt tại quỹ

4.5.3.2 Tiền gửi ngân hàng

Kế toán có trách nhiệm mở sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng ñể kiểm soát các biến ñộng về tiền gửi ngân hàng Kế toán phải thu thập các giấy báo ngân hàng (giấy báo nợ và giấy báo có) cho từng giao dịch và dùng làm cơ sở ñể cập nhật sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng Cuối mỗi tháng, kế toán phải lưu bảng sao kê tài khoản ngân hàng và thực hiện ñối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng (xem

Phụ lục 2- Mẫu 2.8) ñể ñối chiếu các số dư cuối tháng giữa tài khoản tiền gửi ngân hàng và Bảng sao kê

Tham khảo Mục 5.2 ñể xem hướng dẫn chi tiết về quản lý tiền gửi ngân hàng

4.5.3.3 Các khoản tạm ứng

Các khoản tạm ứng cho nhân viên, ví dụ ñể ñi công tác, ñược ghi nhận trên Báo cáo số dư quỹ khi cấp và ñược ghi nhận vào chi tiêu khi quyết toán (dựa trên số chi thực tế và các chứng từ gốc) Kế toán mở một tài khoản tạm ứng ñể theo dõi các khoản tạm ứng cấp cho từng cá nhân; sổ này cần diễn giải các số dư chưa quyết toán và thời gian chưa quyết toán của từng số dư Sổ này có thể nằm trong Phần mềm Kế toán

Xem Phụ lục 2 - Mẫu 2.9 về ðơn xin Tạm ứng và Phụ lục 2 - Mẫu 2.10 về Mẫu Quyết toán Tạm

ứng

Nếu Ban Quản Lý Hợp phần/Tỉnh nhận thấy có khoản tạm ứng không thể thu hồi mặc dù ñã thực hiện mọi biện pháp thu hồi, thì khoản ñó sẽ ñược xóa sổ và hạch toán vào tài khoản “Tạm ứng không thu hồi ñược” Giám ñốc Chương trình/Vụ Khoa học Công nghệ và Hợp tác Quốc tế, ðSQ ðan Mạch và Ban chỉ ñạo Chương trình quốc gia phải ñược thông báo về tất cả các khoản tạm ứng

bị xóa sổ

Tham khảo mục 5.3 ñể xem hướng dẫn chi tiết về quản lý các khoản tạm ứng

4.5.3.4 Thuế giá trị gia tăng (“GTGT”)

Bộ NNPTNT/các tỉnh dự án phải tuân thủ tất cả các quy ñịnh trong nước về thuế GTGT trong các hoạt ñộng của chương trình Kế toán sẽ tự chịu trách nhiệm trong việc cập nhật thông tin cho mình cũng như cho Ban Quản lý Chương trình về những thay ñổi trong hệ thống thuế GTGT

ðăng ký mã số thuế

Mỗi Hợp phần/Tỉnh dự án sẽ phải ñăng ký với Cơ quan thuế ñịa phương ñể ñược cấp mã số thuế

Sổ theo dõi hóa ñơn

Các Hợp phần/Tỉnh phải thu thập hóa ñơn tài chính cho tất cả các hàng hóa và dịch vụ mua sắm theo quy ñịnh của Nhà nước về hoá ñơn

Những hóa ñơn GTGT phải ñược ghi vào sổ theo dõi hóa ñơn trong ñó ghi rõ các chi tiết về hóa ñơn như ngày của hóa ñơn, số hóa ñơn, giá trị trước thuế GTGT, mức thuế GTGT và tình hình ñề nghị hoàn thuế Sổ này có thể ñược xây dựng như một phần tiện ích trong Phần mềm

Kế toán Xem Phụ lục 2 - Mẫu 2.11

Hạch toán thuế GTGT

Mỗi Hợp phần/Tỉnh phải mở một tài khoản ñể ghi nhận thuế GTGT phát sinh, một tài khoản ñể ghi nhận thuế GTGT xin hoàn lại và một tài khoản chi tiêu ñể ghi nhận các khoản thuế GTGT không ñược hoàn

Mỗi khi các Hợp phần và Tỉnh mua hàng hóa và dịch vụ, kế toán ghi Nợ tài khoản thuế GTGT (Tài khoản thuế GTGT phát sinh) Kế toán ghi Có tài khoản này khi xin hoàn lại thuế GTGT (ghi nợ tài khoản thuế GTGT xin hoàn lại) Số dư của tài khoản thuế GTGT phát sinh thể hiện những khoản thuế GTGT chưa xin hoàn lại, và số dư của tài khoản thuế GTGT xin hoàn lại thể hiện những khoản thuế GTGT chưa ñược hoàn lại Những nhà cung cấp dịch vụ không phải chịu thuế GTGT phải trình giấy chứng nhận miễn thuế do Cơ quan thuế ñịa phương cấp

Nếu số thuế ñược hoàn lại cao hơn số thuế xin hoàn thì phần chênh lệch sẽ ñược ghi có vào Tài khoản chi tiêu về thuế GTGT không ñược hoàn Trong trường hợp này phần chênh lệch ñược coi như một khoản giảm chi

Hàng tháng, kế toán phải rà soát sự biến ñộng của tài khoản này theo ñịnh kỳ hàng tháng và ñối chiếu với cơ quan thuế ñịa phương ít nhất nửa năm một lần Bất kỳ sự gia tăng nào về số dư của tài khoản này ñều cần phải ñược giải thích ñầy ñủ Những ñiều chỉnh thích hợp sẽ ñược thực hiện khi cần thiết

Báo cáo biến ựộng thuế GTGT

Kế toán cần lập một bản báo cáo về biến ựộng của tài khoản thuế GTGT trong tháng, trong ựó nêu rõ số thuế GTGT có thể ựược hoàn lại phát sinh trong tháng, số thuế GTGT ựã xin hoàn lại,

số thuế GTGT ựã ựược hoàn, số thuế GTGT không ựược hoàn ựưa vào chi phắ và số dư cuối kỳ

chưa xin hoàn lại Xem Phụ lục 2 - Mẫu 2.12

4.5.4 Các khoản công nợ của Chương trình

4.5.4.1 Các khoản trắch lập

Cuối mỗi quý, kế toán lập Nhật lý chứng từ (Xem Phụ lục 2 - Mẫu 2.3) liệt kê tất cả các khoản chi

phắ cần trắch lập trong quý Có thể có các loại chi phắ cần trắch lập như sau:

Tiền lương (bao gồm cả lương tháng thứ 13) (Xem Mục 4.5.2.3)

Thuế thu nhập cá nhân (bao gồm cả Bảo hiểm xã hội và Bảo hiểm y tế)

Nhật ký chứng từ cần phải ựược duyệt bởi một cán bộ quản lý có thẩm quyền, vắ dụ: Giám ựốc Hợp phần hoặc Phó giám ựốc Sở NNPTNT Khi ựã ựược phê duyệt, Nhật ký chứng từ ựược dùng làm cơ

sở ựể hạch toán vào sổ cái Như ựã ựề cập trong Mục 4.5.2.3, các bút toán này sẽ phải ghi ựảo ngược khi các khoản trắch lập này ựược thanh toán

4.5.4.2 Lãi tiền gửi ngân hàng (phải trả cho đSQ đan Mạch) - Tham khảo Mục 4.5.1.2

4.5.4.3 Quy ựổi tiền tệ - Tham khảo các chắnh sách quy ựổi tiền tệ trong Mục 4.3.3.3

4.5.5 Các thủ tục khóa sổ ựịnh kỳ

4.5.5.1 Khi thanh toán:

Mọi khoản thanh toán có giá trị trên 5.000.000 ựồng (năm triệu ựồng) nên ựược thanh toán bằng séc hoặc chuyển khoản

Ớ Thanh toán bằng tiền mặt:

 Kế toán của FSPS 2 chuyển các phiếu chi, sau khi ựã ựược phê duyệt thanh toán và các chứng từ liên quan, vắ dụ: các hóa ựơn, cho thủ quỹ

 Thủ quỹ ựóng ngay dấu Ộđã thanh toánỢ lên các phiếu chi và các chứng từ thanh toán

 Thủ quỹ yêu cầu người nhận tiền ký vào phiếu chi tiền mặt ựể xác nhận việc ựã nhận tiền

 Thủ quỹ cập nhật ngay sổ theo dõi tiền mặt ựồng thời chuyển các phiếu chi (ựã ựóng dấu

Ộđã thanh toánỢ và có chữ ký của người nhận tiền) cho kế toán của FSPS 2

 Kế toán của FSPS 2 nhập thông tin trên các chứng từ vào Phần mềm Kế toán Sau khi hoàn thành việc nhập thông tin, kế toán phải ựóng dấu Ộđã hạch toánỢ lên các phiếu chi và các chứng từ

Ớ Thanh toán qua ngân hàng:

 Kế toán của FSPS 2 lập séc hoặc lệnh chuyển khoản ngân hàng và trình Giám ựốc các Hợp phần liên quan hoặc Phó giám ựốc Sở Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn ký phê duyệt

 Nếu sử dụng séc thanh toán cho người hưởng lợi, kế toán phải yêu cầu người ựó ký xác nhận việc ựã nhận séc; nếu sử dụng lệnh chuyển khoản ngân hàng, kế toán phải thu thập và lưu giấy báo nợ của ngân hàng Khi việc chuyển tiền ựã hoàn thành, một liên của lệnh chuyển khoản ngân hàng do kế toán giữ phải ựược ựóng dấu Ộđã thanh toánỢ

 Kế toán của FSPS 2 cập nhật ngay các chi tiết của giao dịch vào sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng

 Kế toán của FSPS 2 nhập thông tin trên các chứng từ vào Phần mềm Kế toán Sau khi hoàn thành việc nhập thông tin, kế toán phải ựóng dấu Ộđã hạch toánỢ lên các liên lệnh chuyển khoản ngân hàng lưu kế toán và các chứng từ

4.5.5.2 Hàng ngày và hàng tuần

Thu thập các hóa ựơn/hợp ựồng và các phiếu chi cho các khoản chi tiêu

Kiểm tra bảng tổng hợp các hóa ựơn, mã số thuế GTGT và việc phê duyệt các khoản thanh toán Kiểm tra tắnh hợp lệ của các phiếu chi như việc phê duyệt, các thông tin tóm tắt trên phiếu chi khớp số tiền trên phiếu chi với các hóa ựơn, và các dòng ngân sách tương ứng

Tất cả các hóa ựơn, phiếu chi và chứng từ phải ựược ựánh số và lưu giữ theo thứ tự thời gian

Chương trình cần sao lưu số liệu trên Phần mềm Kế toán tối thiểu mỗi tuần một lần Dữ liệu sao lưu phải ựược giữ ở một nơi an toàn ngoài khuôn viên trụ sở làm việc

4.5.5.3 Hàng tháng

Ước tắnh tất cả các khoản chi phắ cần ựược trắch lập tại thời ựiểm cuối tháng, lập các sổ Nhật ký riêng và một Nhật ký chung Kế toán của FSPS 2 chịu trách nhiệm kiểm tra các sổ này, trình Giám ựốc Hợp phần hoặc Phó giám ựốc Sở Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn phê duyệt và nhập số liệu vào Phần mềm Kế toán

Kế toán của FSPS-2 phải thực hiện kiểm kê tiền mặt cùng với thủ quỹ Lập bảng ựối chiếu bất

kỳ sự chênh lệch nào giữa số dư trên sổ theo dõi tiền mặt và số tiền thực tế Lập biên bản kiểm

kê tiền mặt Những người tham gia kiểm kê và Giám ựốc Hợp phần hoặc Phó giám ựốc Sở Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn ký xác nhận và phê duyệt Xem chi tiết ở Mục 5.1.2

Thu thập Bảng sao kê tài khoản từ ngân hàng Thực hiện việc ựối chiếu giữa số dư trên Bảng sao kê tài khoản và số dư trên Sổ tài khoản tiền gửi ngân hàng; Bảng ựối chiếu phải ựược Giám ựốc Hợp phần hoặc Phó giám ựốc Sở Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn kiểm tra và phê duyệt Xem chi tiết ở Mục 5.2

Lập bản phân tắch các khoản tạm ứng theo thời gian chưa quyết toán và trình Giám ựốc Hợp phần hoặc Phó giám ựốc Sở Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn kiểm tra và phê duyệt

Lập báo cáo về biến ựộng của tài khoản thuế GTGT cho mục ựắch hoàn thuế trong kỳ và trình Giám ựốc Hợp phần hoặc Giám ựốc Sở Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn kiểm tra và phê duyệt Xem chi tiết ở Mục 4.5.3.4

In Bảng cân ựối và sổ cái

Thực hiện sao lưu số liệu trên Phần mềm Kế toán

Khóa Phần mềm Kế toán của tháng nhằm ựảm bảo không có giao dịch nào ựược nhập thêm vào tháng ựó, ựồng thời sao chép, lưu trữ an toàn tại một nơi ngoài phạm vi văn phòng

Thực hiện ñối chiếu nguồn viện trợ ñã nhận, ñối chiếu số tiền chuyển từ BTC với số tiền mà Chương trình thực nhận Xem chi tiết ở Mục 3.3.2.3

4.5.5.5 Hàng năm

Các thủ tục khóa sổ hàng năm giống như các thủ tục khóa sổ hàng tháng, ngoài ra cần tiến hành các thủ tục sau:

Thực hiện kiểm kê tài sản cố ñịnh Xem chi tiết ở Mục 5.4.2

Thực hiện tối thiểu hai lần kiểm kê tiền mặt ñột xuất mỗi năm do các phó giám ñốc hợp phần hoặc PGð Sở NN thực hiện Xem chi tiết ở Mục 5.1.2

Chuẩn bị các báo cáo, ghi chép, sổ cái, bảng kê và các chứng từ nguồn ñối ứng và ODA cần thiết cho mục ñích kiểm toán ñộc lập Xem chi tiết ở Mục 7.2

4.5.5.6 Kết thúc Chương trình

Quyết toán tất cả các khoản tạm ứng và các khoản phải thu còn tồn ñọng

Thanh toán tất cả các hóa ñơn chưa trả

ðệ trình bản kê khai xin hoàn thuế GTGT và thu hồi các khoản thuế GTGT xin hoàn lại cuối cùng Kế toán xóa sổ các khoản thuế GTGT không ñược hoàn lại vào tài khoản chi tiêu về thuế GTGT không ñược hoàn lại

Tất toán số dư của tất cả các tài khoản vãng lai

Thực hiện việc kiểm kê tiền mặt cuối cùng, ñối chiếu với sổ theo dõi tiền mặt và ñiều chỉnh sổ theo dõi tiền mặt dựa trên kết quả kiểm kê; chuyển số tiền mặt còn lại cho ðSQ ðan Mạch

ðSQ ðan Mạch ñánh giá lại các khoản chi tiêu của Chương trình Các khoản chênh lệch do quy ñổi tỷ giá phát sinh ñược hạch toán giống như một khoản chi tiêu

Khi tất cả các khoản thanh toán lớn ñã ñược thực hiện, kế toán thu thập sổ phụ ngân hàng ñể thực hiện việc ñối chiếu lần cuối với sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng và chuyển số dư còn lại cho ðSQ ðan Mạch

Yêu cầu ngân hàng ñóng tất cả các tài khoản của Chương trình

Thực hiện việc kiểm kê tài sản lần cuối Cập nhật sổ theo dõi tài sản dựa trên số liệu kiểm kê thực tế

Chuyển giao toàn bộ tài sản cho bên ñối tác và lập biên bản bàn giao

Chuẩn bị cho lần kiểm toán ñộc lập cuối cùng, hợp tác và phối hợp với cán bộ kiểm toán ñộc lập

Sao lưu Phần mềm Kế toán lên ñĩa CD ROM

4.6 Báo cáo

Trong vòng 30 ngày kể từ ngày kết thúc quý 2 (30/6) và quý 4 (31/12), các hợp phần và tỉnh phải gửi báo cáo tiến ñộ 6 tháng và cả năm của các Cục/Vụ/ñơn vị ñã ñược lồng ghép theo mẫu của chương trình FSPSII, kèm theo báo cáo này là các phụ lục là các báo cáo chỉ số, báo cáo chi tiêu so sánh với ngân sách theo từng hoạt ñộng ñầu ra/hợp phần từ ñầu chương trình ñến thời ñiểm báo cáo

và từ ñầu năm ñến thời ñiểm báo cáo theo cả 2 nguồn Danida và ñối ứng Mẫu báo cáo hiện nay ñang sử dụng có thể ñược ñiều chỉnh ñể phù hợp với mẫu báo cáo ODA của Bộ Kế hoạch và ðầu

tư nếu thấy khả thi và nếu mẫu báo cáo ñược yêu cầu áp dụng toàn quốc

4.6.1 Báo cáo tháng/báo cáo quý

Cấp Hợp phần/tỉnh

Các Báo cáo tháng bao gồm:

 Bảng cân ñối Tổng hợp;

 Bảng cân ñối chi tiết (Sổ cái);

 Bảng sao kê tài khoản ngân hàng;

 Bảng ñối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng;

 Biên bản kiểm kê tiền mặt (bao gồm tất cả các lần kiểm kê tiền mặt ñột xuất trong kỳ);

 Bảng ñối chiếu vốn viện trợ nhận ñược trong kỳ;

 Thanh lý tài sản trong kỳ (cùng với báo cáo hoàn cảnh thanh lý tài sản); và

 Báo cáo Kiểm soát Ngân sách

Các báo cáo tháng phải lập hàng tháng cho 2 nguồn Danida và ñối ứng và phải ñược Giám ñốc Hợp phần hoặc Phó giám ñốc Sở Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn phê duyệt;

Nội dung các báo cáo quý giống như báo cáo tháng và phải ñược gửi cho Giám ñốc Chương trình/Vụ Khoa học Công nghệ và Hợp tác Quốc tế trong vòng 10 (mười) ngày làm việc tính từ ngày cuối cùng của quý

Giám ñốc Chương trình/Vụ Khoa học Công nghệ và Hợp tác Quốc tế chịu trách nhiệm:

 Tập hợp các báo cáo quý từ tất cả các hợp phần và các tỉnh ñồng thời lập các báo cáo của chính hợp phần cấp Chương trình; và

 Lập báo cáo quý tổng hợp dựa trên các bộ báo cáo trên và gửi cho ðSQ ðan Mạch và BTC

4.6.2 Báo cáo năm

Cấp Hợp phần/tỉnh

Ngoài các báo cáo tháng, Hợp phần/Tỉnh còn phải gửi cho Giám ñốc Chương trình/Vụ Khoa học Công nghệ và Hợp tác Quốc tế các báo cáo dưới ñây theo cả 2 nguồn Danida và ñối ứng:

 Biên bản của tất cả các lần kiểm kê tiền mặt ñột xuất;

 Biên bản của tất cả các lần kiểm kê tài sản và sổ theo dõi tài sản ñã cập nhật;

 Bảng ñối chiếu vốn viện trợ nhận trong năm;

 Báo cáo Kiểm soát Ngân sách cho năm;

 Báo cáo biến ñộng về việc hoàn thuế GTGT trong năm;

 Danh mục tất cả các khoản chi phí trích trước tại thời ñiểm cuối năm;

 Phân tích các khoản tạm ứng theo thời gian chưa quyết toán; và

 Báo cáo chi tiêu, nêu rõ tổng chi tiêu thực tế trong năm theo dòng ngân sách và theo hoạt ñộng

Ban quản lý Hợp phần/Tỉnh phải lập các Báo cáo Tài chính cho cả nguồn vốn viện trợ và nguồn vốn ñối ứng, bao gồm:

 Báo cáo thu nhập và chi tiêu;

 Báo cáo số dư quỹ; và

 Các thuyết minh

Các báo cáo năm phải ñược gửi cho Giám ñốc Chương trình/Vụ Khoa học Công nghệ và Hợp tác Quốc tế trong vòng 15 (mười lăm) ngày làm việc tính từ ngày kết thúc năm

Các báo cáo năm phải ñược kiểm toán bởi một công ty kiểm toán ñộc lập trong vòng sáu tháng

tính từ thời ñiểm kết thúc năm Xem Phụ lục 2 - Mẫu 2.14 về mẫu các báo cáo tài chính

Giám ñốc Chương trình/Vụ Khoa học Công nghệ và Hợp tác Quốc tế và Vụ Kế Hoạch Tài chính, Tổng Cục Thuỷ sản với sự hỗ trợ của Trưởng bộ phận kế toán Chương trình Thuỷ sản 2 chịu trách nhiệm:

 Tập hợp các báo cáo tài chính từ tất cả các Hợp phần và các tỉnh và lập báo cáo tài chính của chính hợp phần cấp Chương trình

 Lập báo cáo tài chính hợp nhất Chương trình và gửi cho BTC và ðSQ ðan Mạch trong vòng 20 (hai mươi) ngày làm việc tính từ thời ñiểm kết thúc năm

Các Hợp phần và tỉnh chịu trách nhiệm chuẩn bị báo cáo tài chính theo quy ñịnh của Việt nam và

ñệ trình ñúng hạn cho các cơ quan liên quan

4.7 Những yêu cầu về lưu trữ và sử dụng tài liệu (lưu trữ ñiện tử hoặc bản in trên giấy)

Tài liệu hồ sơ kế toán phải ñược Hợp phần/tỉnh bố trí lưu giữ toàn bộ các sổ sách, báo cáo và chứng từ kế toán tại một nơi an toàn; và phải sắp xếp một cách hợp lý ñể tiện cho việc tra cứu

Vào thời ñiểm kết thúc Chương trình, toàn bộ tài liệu kế toán phải ñược bàn giao cho ðSQ ðan Mạch ñể lưu trữ

Các sổ sách và chứng từ kế toán phải ñược lưu trữ cho năm hiện tại và ít nhất 5 năm sau ñó

Khi có yêu cầu, toàn bộ sổ sách và chứng từ kế toán phải ñược cung cấp ñầy ñủ cho Tổng kiểm toán và/hoặc Bộ Ngoại Giao ðan Mạch, hoặc ñại diện của các tổ chức này phục vụ cho mục ñích kiểm soát

5 Quản lý tài sản của Chương trình

5.1 Tiền mặt tại quỹ

5.1.1 Hạn mức tiền mặt tại quỹ

Các khoản thanh toán có giá trị trên 5 triệu ñồng phải ñược trả bằng séc hoặc chuyển khoản

Các khoản thanh toán từ 5 triệu VND trở lên phải ñược Giám ðốc Hợp phần hoặc Phó giám ñốc Sở NNPTNT phê duyệt bằng văn bản

Phải giữ tiền mặt trong két sắt có khóa an toàn

Số dư tiền mặt tại quỹ không ñược vượt quá 40 triệu VND hoặc dưới mức 5 triệu VND tại bất

kỳ thời ñiểm nào

5.1.2 Kiểm kê tiền mặt tại quỹ

Thủ quỹ phải thực hiện kiểm kê tiền mặt hàng ngày (ngoại trừ ngày mà không có giao dịch tiền mặt tại quỹ) và ghi kết qủa vào Sổ quỹ Mọi chênh lệch phát sinh cần ñược giải thích và xử lý

Hàng tháng, Kế toán và thủ quỹ của FSPS 2 trung ương và tỉnh dự án phải tiến hành kiểm kê tiền mặt Biên bản kiểm kê tiền mặt do kế toán lập và ñược Giám ðốc Hợp phần hoặc Phó

giám ñốc Sở NNPTNT phê duyệt (Xem Phụ lục 3 - Mẫu 3.1) Khi phát sinh chênh lệch giữa số

tiền thực tế với số dư trong Sổ theo dõi tiền mặt, kế toán của FSPS 2 phải thực hiện việc ñối chiếu ñể tìm nguyên nhân chênh lệch Biên bản ñối chiếu phải ñược Giám ðốc Hợp phần hoặc Phó giám ñốc Sở NNPTNT xem xét và ký phê duyệt

Trong một năm, Giám ðốc Hợp phần hoặc Phó giám ñốc Sở NNPTNT hoặc một thành viên khác ñược uỷ quyền bởi Giám ðốc Hợp phần hoặc Phó giám ñốc Sở NNPTNT phải tiến hành

ít nhất hai lần kiểm kê tiền mặt ñột xuất Cán bộ tham gia kiểm kê tiền mặt phải lập biên bản kiểm kê ñột xuất và thực hiện ñối chiếu số tiền thực tế với số dư trong sổ quỹ

Bản sao của các biên bản kiểm kê tiền mặt hàng tháng và biên bản kiểm kê tiền mặt ñột xuất phải ñược gửi cho Giám ñốc Chương trình/Vụ Khoa học Công nghệ và Hợp tác Quốc tế như một phần của các Báo cáo tháng Biên bản ñối chiếu cũng phải ñược gửi kèm theo khi có phát sinh chênh lệch

5.2 Tiền gửi ngân hàng

Tài khoản ngân hàng của mỗi hợp phần thuộc Bộ NNPTNT ñều phải ñược mở và duy trì dưới tên của Hợp phần tương ứng

Tại cấp tỉnh, một tài khoản bao gồm vốn của các Hợp phần khác nhau sẽ ñược mở Tỉnh dự án

sẽ chịu trách nhiệm bảo ñảm vốn từ các Hợp phần khác nhau sẽ có thể tách riêng rẽ trong sổ theo dõi Mọi sự thay ñổi liên quan ñến tài khoản ngân hàng ñều phải ñược phê duyệt bởi Ban chỉ ñạo quốc gia

Các khoản thanh toán từ tài khoản ngân hàng ñược chỉ ñịnh của Chương trình phải ñược sự phê duyệt của Giám ðốc Hợp phần hoặc Giám ñốc Sở NNPTNT

Séc trắng phải ñược giữ trong két an toàn Séc bị hủy phải ñược gạch chéo và giữ trong két an toàn - Xem chi tiết về các yêu cầu lưu trữ tại Mục 4.7

Cuối tháng, kế toán của FSPS 2 phải thực hiện ñối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng giữa số dư trên sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng và sổ phụ ngân hàng Mọi chênh lệch phát sinh phải ñược

giải trình ngay Trong trường hợp không có chênh lệch, kế toán vẫn phải lập bảng ñối chiếu ngân hàng, ghi nhận việc không có chênh lệch Giám ðốc Hợp phần hoặc Giám ñốc Sở NNPTNT sẽ kiểm tra và ký phê duyệt bảng ñối chiếu ngân hàng

Một bản sao của bảng ñối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng phải ñược gửi cho Vụ Kế hoạch Tài Chính thông qua Giám ñốc Chương trình/Vụ Khoa học Công nghệ và Hợp tác Quốc tế như một

phần của Báo cáo tháng (xem Phụ lục 2 – Mẫu 2.8)

5.3 Các khoản tạm ứng

Các ðề nghị tạm ứng cho các chuyến công tác và mua sắm nhỏ trong nuớc v.v phải dựa trên

kế hoạch chi tiêu chi tiết và ñược Giám ðốc Hợp phần/Phó giám ñốc Sở NNPTNT phê duyệt Tạm ứng sẽ không ñược cấp cho những người vẫn còn có các khoản tạm ứng chưa quyết toán

Các khoản tạm ứng phải ñược quyết toán trong vòng 14 ngày kể từ ngày kết thúc hoạt ñộng liên quan và ñối với các chuyến ñi công tác, v.v Báo cáo sau chuyến ñi (BTOR) trong ñó mô

tả chi tiết lộ trình, những người làm việc cùng, mục ñích chuyến công tác và kế quả chuyến công tác v.v , ñược gửi kèm với tài liệu thanh toán chế ñộ và báo cáo này cũng ñược gửi cho các Cục/Vụ liên quan, Giám ñốc Chương trình FSPSII ðể thanh toán tạm ứng thì ngoài hoá ñơn chứng từ hợp lệ sẽ phải bao gồm báo cáo này

Giám ðốc Hợp phần/Phó giám ñốc Sở NNPTNT có thể trong phạm vi quyền hạn của mình, quyết ñịnh các biện pháp buộc các khoản tạm ứng phải ñược quyết toán ñúng thời hạn

Các biện pháp có thể ñược áp dụng bao gồm:

a) Chỉ tạm ứng 80% tổng chi tiêu dự toán và thực hiện thanh toán số còn lại khi quyết toán tạm ứng; hoặc

b) Trừ vào lương các khoản tạm ứng chưa quyết toán

Hàng tháng, lập bảng kê chi tiết các khoản tạm ứng theo tên người nhận tạm ứng và phân tuổi các khoản tạm ứng chưa quyết toán và gửi cho Giám ðốc Hợp phần/Phó giám ñốc Sở

NNPTNT ñể có các biện pháp giải quyết tiếp theo (Xem Phụ lục 3 - Mẫu 3.2)

5.4 Tài sản cố ñịnh và hàng hóa tiêu dùng

Theo mục ñích của Sổ tay Chương trình này, tài sản cố ñịnh ñược hiểu là những tài sản ñược mua

từ nguồn vốn Danida có giá trị từ 10 triệu VND trở lên và thời hạn hữu dụng trên một năm Các tài sản khác ñược coi là hàng hóa tiêu dùng

5.4.1 Sổ theo dõi tài sản

Toàn bộ tài sản cố ñịnh phải ñược gắn nhãn trên ñó có ghi mã tài sản và chú thích “Do Danida tài trợ”

Sổ theo dõi tài sản phải ñược lập ñể kiểm soát hiện trạng của tất cả các tài sản cố ñịnh Sổ theo dõi tài sản tối thiểu phải nêu rõ: tên tài sản, mô tả tóm tắt, mã tài sản, ngày mua, giá mua, nơi

sử dụng, người chịu trách nhiệm và hiện trạng (Xem Phụ lục 2, Mẫu 2.4)

Sổ theo dõi tài sản phải ñược cập nhật ngay khi có sự biến ñộng về tài sản cố ñịnh hoặc thay ñổi về hiện trạng hoặc sau khi kết thúc kiểm kê tài sản

Một danh sách các hàng hóa tiêu dùng có giá trị từ 10 triệu VND trở lên phải ñược lập và cập nhật ghi rõ tên tài sản, giá trị, người chịu trách nhiệm nơi sử dụng và hiện trạng

5.4.2 Kiểm kê tài sản

Phải thực hiện kiểm kê tài sản cố ñịnh ít nhất một năm một lần Mỗi Giám ðốc Hợp phần/Phó giám ñốc Sở NNPTNT có thể xem xét thực hiện kiểm kê thường xuyên hơn ñối với tài sản cố ñịnh và hàng hóa tiêu dùng (bao gồm cả kiểm kê ñột xuất) nếu thấy cần thiết

Biên bản kiểm kê, bao gồm hiện trạng vật chất của các tài sản ñược kiểm kê, phải ñược nhân viên kiểm kê lập và ký xác nhận, và Giám ðốc Hợp phần/Phó giám ñốc Sở NNPTNT kiểm tra

và phê duyệt và gửi cho Giám ñốc Chương trình/Vụ Khoa học Công nghệ và Hợp tác Quốc tế như một phần của Báo cáo năm

5.4.3 Sử dụng và bảo trì tài sản

Các Hợp phần/Tỉnh chịu trách nhiệm ñảm bảo rằng việc sử dụng trang thiết bị và công cụ mua bằng tiền viện trợ của Chương trình phải ñược sử dụng cho mục ñích của Chương trình và phải kiểm soát việc bảo trì hợp lý Việc này cần áp dụng cho cả tài sản cố ñịnh và hàng hóa tiêu dùng, thậm chí khi không có yêu cầu chính thức về việc ghi chép hàng hóa tồn kho ñối với hàng hóa tiêu dùng

Người chịu trách nhiệm ñối với mỗi tài sản ñược chỉ ñịnh trong sổ theo dõi tài sản phải hoàn toàn chịu trách nhiệm ñối với tài sản ñó Giám ðốc Hợp phần/Phó giám ñốc Sở NNPTNT có thẩm quyền xác ñịnh mức trách nhiệm của các cá nhân khi tài sản giao cho họ bị hư hỏng, mất hoặc không hoạt ñộng Giám ðốc Hợp phần/Phó giám ñốc Sở NNPTNT quyết ñịnh mức ñộ ñền bù toàn bộ hoặc một phần trong các trường hợp này

5.4.4 Hợp ñồng bảo hiểm

Bộ NNPTNT/các tỉnh nên xem xét việc mua bảo hiểm cho các tài sản có giá trị lớn và/hoặc khó sửa chữa, khó thay thế (ví dụ xe ô tô – cần mua bảo hiểm toàn diện - hay các thiết bị ñiện tử, vi tính hoặc các thiết bị kỹ thuật chuyên dụng cho FSPS II) ðồng thời, Bộ Nông nghiệp/ Sở Nông nghiệp cũng hoàn toàn chịu trách nhiệm mua bảo hiểm tổng thể cho tất cả các phương tiện vận chuyển dùng trong việc thực hiện các hoạt ñộng của chương trình

5.4.5 Thanh lý

Bất kỳ việc thanh lý tài sản nào trong thời hạn hoạt ñộng của Chương trình ñều phải ñược Giám ðốc Hợp phần/Phó Giám ñốc Sở NNPTNT phê duyệt trước bằng văn bản và ñơn vị/các bên liên quan phải tuân thủ các quy ñịnh của Nhà nước hiện hành Tiền thu từ thanh lý tài sản ñược ghi nhận là thu nhập khác của Bộ NNPTNT/Tỉnh theo từng hợp phần ðại sứ quán ðan Mạch có một quy ñịnh riêng về bàn giao tài sản hình thành bởi nguồn vốn Danida khi kết thúc Chương trình

Phải lập Báo cáo về nguyên nhân thanh lý tài sản cố ñịnh và gửi cho Giám ñốc Chương trình/Vụ Khoa học Công nghệ và Hợp tác Quốc tế (Tổng cục Thuỷ sản) và ðSQ ðan Mạch như một phần của Báo cáo tháng

Kế toán Hợp phần phải thực hiện kiểm kê tài sản hàng năm và lập biên bản kiểm kê tài sản nêu

rõ hiện trạng của tài sản ñược kiểm kê Biên bản phải có chữ ký của kế toán, người giữ tài sản

và phải ñược Giám ðốc Hợp phần/Phó giám ñốc Sở NNPTNT ký phê duyệt

6 Mua sắm và thanh toán

6.1 Mua sắm hàng hóa

Từ ngày mùng 01 tháng ba năm 2008, toàn bộ việc mua sắm hàng hóa và thiết bị thực hiện bởi Bộ NNPTNT/Sở NN các tỉnh sẽ tuân thủ theo các văn bản luật liên quan ñến mua sắm ñấu thầu của Chính Phủ Việt Nam Hướng dẫn chi tiết về thủ tục mua sắm hàng hoá tại phụ lục 5.3

6.2 Mua sắm dịch vụ (không bao gồm thuê tư vấn)

Lưu ý rằng, nếu hàng hoá ñược mua kèm các dịch vụ trong cùng một hợp ñồng, như lắp ñặt, vận hành, và dịch vụ hỗ trợ thì loại dịch vụ ñi kèm này cũng vẫn ñược coi là hàng hoá theo quy ñịnh của Luật

Những dịch vụ không phải là tư vấn thường bị hiểu nhầm với dịch vụ tư vấn Những loại dịch vụ này là những dịch vụ thông thường, ñược chuẩn hoá và không ñòi hỏi phải ñưa ra những giải pháp sáng tạo như in ấn, hỗ trợ công nghệ thông tin cơ bản, dịch thuật

6.3 Chi phí liên quan ñến ñi công tác

Tất cả các thành viên của các chuyến công tác và khảo sát ở trong nước và nước ngoài ñều sử dụng vé máy bay hạng phổ thông Vé máy bay và các dịch vụ khác liên quan ñến các chuyến công tác phải ñược thực hiện phù hợp với quy ñịnh của Chính phủ Việt Nam Các chuyến ñi hội nghị, hội thảo, tham quan học tập ngoài Việt Nam4 chỉ ñược xem xét trong một số trường hợp ngoại lệ, khi và chỉ khi việc ñi ra nước ngoài có ích cho việc nâng cao năng lực và học tập kinh nghiệm cho nhóm ñối tượng ñược chỉ ñịnh Bất kỳ một chuyến công tác nước ngoài với bất kể mục ñích gì, kể

cả ñã ñược duyệt trong kế hoạch năm thì vẫn phải ñược ðại sứ quán ðan Mạch phê duyệt ðể có ñược phê duyệt của ðại sứ quán thì ít nhất trước chuyến ñi 3 tuần lễ, ban quản lý hợp phần trung ương/cấp tỉnh phải thông báo thông tin về chuyến ñi như chuyến ñi này thuộc hoạt ñộng nào trong

kế hoạch ñược duyệt, Bản ñiều khoản tham chiếu của chuyến ñi, lịch trình cụ thể, họ tên, nơi công tác của người ñi, lý do tham dự chuyến ñi, thời gian công tác và ngân sách chi tiết Trong vòng 14 ngày kể từ ngày kết thúc chuyến ñi công tác, người ñi công tác cần gửi Báo cáo sau chuyến ñi (BTOR) trong ñó mô tả chi tiết lộ trình, những người làm việc cùng, mục ñích chuyến công tác và kết quả chuyến công tác v.v , về các Cục/Vụ liên quan, Giám ñốc Chương trình FSPSII ñồng thời gửi kèm các chứng từ thanh toán tới kế toán dự án ñể thanh quyết toán ðối với các chuyến ñi công tác nước ngoài sẽ áp dụng Quy ñịnh và ñịnh mức cho các chuyến công tác chính thức của cán bộ công chức ðan Mạch Kể cả các chuyến ñi này, ñơn vị cũng phải tính toán theo cách hiệu quả nhất

- Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi và khả thi

Ớ Dịch vụ tư vấn thực hiện dự án bao gồm:

- Khảo sát

- Thiết kế

- Lập ngân sách

- Chuẩn bị tài liệu ựấu thầu

- đánh giá hồ sơ thầu

- Giám sát xây dựng và lắp ựặt thiết bị

Ớ Dịch vụ tư vấn Quản lý dự án bao gồm:

đơn vị mời thầu nên ựề rõ tư vấn công ty hay cá nhân nêu trên sẽ phù hợp ựể thực hiện công việc

vì việc mời cả hai loại tư vấn tham gia một gói thầu mua sắm sẽ không ựược phép áp dụng ựể ựảm bảo quá trình ựánh giá ựược công bằng Do vậy, ựơn vị mua sắm nên ựưa ra yêu cầu về loại hình tư vấn (Công ty, nhóm tư vấn, hay tư vấn cá nhân) tới các Tư vấn tiềm năng Nếu công việc tư vấn cần liên quan ựến một số người và ựòi hỏi sự hậu thuẫn, hỗ trợ của một tổ chức thì ựơn vị mua sắm phải nêu rõ ựối tượng tư vấn công ty hoặc nhóm tư vấn sẽ ựược dự thầu

6.4.1 Tuyển dụng Tư vấn Kỹ thuật Quốc tế Dài hạn (ỘTAỢ)

Tư vấn Kỹ thuật quốc tế dài hạn (với Ộquốc tế dài hạnỢ ựược ựịnh rõ là ắt nhất 12 tháng làm việc liên tiếp của một người không cư trú tại Việt nam), trong những trường hợp ựược quy ựịnh, sẽ do đSQ đan Mạch trực tiếp tuyển dụng trên cơ sở tham khảo ý kiến của Chắnh phủ Việt Nam Việc

ký kết hợp ựồng có thể thông qua một công ty (ựấu thầu cạnh tranh) hoặc với cá nhân ựược thuê với tư cách là một ỘTư vấn của DanidaỢ (sau khi quảng cáo và sơ tuyển) Trong cả 2 trường hợp trên, Tư vấn kỹ thuật sẽ ựược tuyển chọn dựa trên điều khoản tham chiếu do BQL Hợp phần

và/hoặc Tỉnh soạn thảo (Xem Phụ Lục 5 về Hướng dẫn soạn thảo điều khoản tham chiếu)

6.4.2 Tuyển dụng Tư vấn Kỹ thuật Ngắn hạn

Chuyên gia tư vấn trong nước

Giới thiệu

Giám ñốc Hợp phần/ Phó giám ñốc Sở NNPTNT sẽ chịu trách nhiệm xác ñịnh nhu cầu của Bộ NNPTNT/tỉnh dự án, tham gia vào quá trình tìm kiếm và tuyển chọn các chuyên gia tư vấn; lập kế hoạch và ñánh giá chất lượng dịch vụ mà Tư vấn Kỹ thuật Ngắn hạn cung cấp (Ngắn hạn ñược xác ñịnh là dưới 06 tháng làm việc liên tiếp của một người cư trú hay không cư trú tại Việt nam) Giá gói thầu và quy trình tuyển chọn

Những hạn mức tuyển chọn tư vấn ngắn hạn trong nước ñược thể hiện tại bảng 1 trang sau :

37 of 224

Giá trị gói thầu (VND) Hình thức lựa

chọn Số ñơn vị ñược mời dự thầu Phương thức mời thầu

1 ðến 3.000.000.000 Chỉ ñịnh thầu Tối thiểu là 1 Hợp phần và BQL FSPS-2 cấp tỉnh thuộc Bộ NN &

PTNT chỉ ñịnh thầu ðịnh mức chi tiêu có trong Sổ tay quản lý tài chính và mua sắm (FMPM) phải ñược

áp dụng trong mọi trường hợp ðối với những gói thầu có giá trị dưới 500.000.000 ñồng và áp dụng hình thức ký hợp ñồng mua sắm trực tiếp sẽ không bắt buộc, mặc dù vẫn khuyến khích ban hành Hồ sơ mời thầu (mẫu kèm theo tại Phụ lục 5.2) ðối với những gói mua sắm kiểu này, ñơn vị mua sắm chỉ cần gửi Bản ñầy ñủ ñiều khoản tham chiếu (TOR), mẫu hợp ñồng và ngân sách ñược phê duyệt tới công ty tư vấn ñược lựa chọn ñể thương thảo và ký kết hợp ñồng Trình tự mua sắm này phải ñược thể hiện bằng văn bản

ðối với những gói thầu có giá trị trên 500.000.000 ñồng, ngay cả khi áp dụng hình thức mua sắm chỉ ñịnh thầu, ñơn vị mua sắm phải ban hành Hồ sơ mời thầu (theo mẫu tại Phụ lục 5.2)

ðấu thầu hạn chế hay rộng rãi (xem dưới ñây) vẫn ñược khuyến khích áp dụng ngay cả với gói thầu dưới 3 tỷ ñồng bất cứ khi nào có thể ñể ñảm báo tính

cạnh tranh và như vậy sẽ mang lại hiệu quả sử dụng nguồn vốn

ðấu thầu hạn chế (có thể xem xét

áp dụng nhưng không bắt buộc ñối gói thầu lên ñến 3 tỷ ñồng)

Tối thiểu 3 ðơn vị mua sắm phải gửi Hồ sơ mời thầu theo mẫu tại

Phụ lục 5.2 tới tối thiểu 3 công ty tư vấn ñể ñề nghị gửi ñề xuất Nếu chỉ nhận ñược 1 hồ sơ dự thầu, ñơn

vị mua sắm có thể lựa chọn tư vấn này nếu xét thấy phù hợp với yêu cầu kỹ thuật và tài chính ðịnh mức chi tiêu có trong Sổ tay quản lý tài chính và mua sắm (FMPM) phải ñược áp dụng trong mọi trường hợp

38 of 224

Giá trị gói thầu (VND) Hình thức lựa

chọn Số ñơn vị ñược mời dự thầu Phương thức mời thầu

Không cần ñăng quảng cáo

ðấu thầu rộng rãi (có thể xem xét

áp dụng nhưng không bắt buộc ñối gói thầu lên ñến 3 tỷ ñồng)

Tối thiểu là 1 sau khi ñăng

quảng cáo

ðơn vị mua sắm phải ñăng thông báo mời thầu trên một tờ báo có lượng phát hành lớn trong nước và trên trang web của Bộ Nông nghiệp… Nếu muốn, ñơn vị mua sắm cũng có thể ñăng thông báo miễn phí trên bản tin mua sắm của cơ quan mua sắm công

Mức phí tư vấn cho các công ty ñược áp dụng theo giá thị trường ðịnh mức cho các loại chi phí hoàn trả phải áp dụng phù hợp theo ðịnh mức chi tiêu ñã ñược thoả thuận

Việc xét thầu sẽ ñược thực hiện bởi một ban xét thầu

2 Trên 3.000.000.000 ðấu thầu rộng rãi Tuân thủ theo những chỉ thị

nhân

Căn nhắc ít nhất 3 chuyên

gia tư vấn, trừ khi có giải

trình hợp lý cho việc tiếp

cận ít hơn các tư vấn

Tùy thuộc vào những yêu cầu cho gói thầu, ñơn

vị mua sắm có thể liên lạc với những tư vấn cá nhân thay vì nhóm tư vấn hay tư vấn công ty

Trường hợp này ñược phép khi:

- Tư vấn cá nhân có thể thực hiện các phần việc cần thiết một cách ñộc lập mà không cần sự trợ giúp của một nhóm hay công ty

- ðiều khoản tham chiếu phù hợp với việc

sử dụng tư vấn là cá nhân

• Giải trình cho việc sử dụng tư vấn cá nhân phải ñược phê duyệt cùng với kế hoạch mua sắm

• Danh sách ngắn gồm ít nhất 3 ứng cử viên ñạt yêu cầu và có khả năng tham gia sẽ ñược lập và phê duyệt bởi Giám ñốc Hợp phần

• Gửi Bản ñiều khoản tham chiếu và mẫu hợp ñồng tới các ứng cử viên Các ứng cử viên sau ñó sẽ nộp bản sơ yếu lý lịch ñể phục vụ quá trình ñánh giá Kết quả ñánh gía ñược ghi văn bản và Giám ñốc Hợp phần phê duyệt

• Thương thảo và ký kết hợp ñồng Phải áp dụng ñịnh mức chi tiêu trong Sổ tay quản

lý tài chính

• Các bước trong quy trình mua sắm phải ñược ghi thành văn bản và lưu vào hồ sơ thầu tương ứng

ðơn vị mua sắm cần thể hiện rõ trong thông báo mời thầu dịch

vụ tư vấn ñối tượng sẽ ñược tham dự là tư vấn cá nhân, hay công ty vì nếu cả hai loại ñối tượng này cùng ñược tham dự thì sẽ không ñảm bảo ñược cạnh tranh công bằng cũng như ñánh giá ñược chính xác Không ñược ký hợp ñồng với bất kỳ tư vấn cá nhân nào có xung ñột lợi ích theo Luật

40 of 224

Phương thức mua

sắm / Tiếp cận Những trường hợp ñược cho phép Quy trình thực hiện Các trường hợp ñặc biệt ñược xem xét

Tự thực hiện

Tự thực hiện là một phương thức mua sắm, theo

ñó, bên mời thầu, hoặc các cơ quan trong cùng một tổ chức hoặc cùng chung cơ quan chủ quản với bên mời thầu, có thể cung cấp hàng hóa theo yêu cầu bằng việc sử dụng nguồn lực nội bộ thay vì tìm các nhà cung cấp bên ngoài Phương thức này ñược sử thích hợp khi:

• Có bằng chứng cho thấy ñơn vị tự thực hiện có chuyên môn và kinh nghiệm ñặc thù phù hợp ñể cung cấp dịch vụ theo yêu cầu mà thị trường không ñủ cung cấp,

• ðơn vị tự làm tiết kiệm hơn

• ðơn vị hiện có ñủ nguồn nhân lực ñể ñảm nhiệm công việc này.

• Những giải trình cho việc áp dụng hình thức tự thực hiện cần ñược phê duyệt cùng với kế hoạch mua sắm

• Chủ ñầu tư nên chỉ ñịnh chính thức một ñơn vị hay cá nhân ñộc lập về tổ chức và tài chính với chủ ñầu tư ñể giám sát quá trình mua sắm Nếu xét thấy không cần thiết phải chỉ ñịnh ñơn vị/cá nhân giám sát, chủ ñầu tư cần phải có những giải trình hợp lý ñược phê duyệt cùng kế hoạch ñấu thầu

• Khi tự thực hiện, chủ ñầu tư không ñược phép thuê ngoài thực hiện các phần việc trong gói thầu có giá trị từ 10% tổng giá trị gói thầu trở lên

Phương thức tự thực hiện ñược

áp dụng hạn chế trong việc mua sắm dịch vụ tư vấn vì thông thường, thị trường có thể ñưa ra những phương án hiệu quả hơn

Vì vậy, việc sử dụng phương thức mua sắm này cần ñược cân nhắc cẩn trọng