quy trình mua vật tư tại công ty công phần khoáng sản ( VIGLACERA)

Sản phẩm sản xuất của công ty có chất lượng ổn định cao phù hợp với yêu cầu của các khách hàng sử dụng, Công ty là một nhà cung cấp có uy tín trên thị trường.. Được thực hiện qua các bướ

quy trình mua vật tư tại Công ty công phần khoáng sản ( VIGLACERA)

1 - Công ty công phần khoáng sản ( VIGLACERA ) do Tổng công ty thuỷ tinh và gốm sứ xây dựng ( VIGLACERA ) nắm giữ cổ phần chi phối Công ty chuyên sản xuất bột feldspar làm nguyên liệu cho sản xuất gạch ốp lát và thuỷ tinh Sản lượng sản xuất hàng năm của Công ty khoảng 100.000tấn/năm Nguyên liệu đáp ứng cho sản xuất do Công ty tự khai thác tại các mỏ của mình Sản phẩm sản xuất của công ty có chất lượng ổn định cao phù hợp với yêu cầu của các khách hàng sử dụng, Công ty là một nhà cung cấp có uy tín trên thị trường Công ty áp dụng ISO 9001 - 2000 cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Một trong những quy trình tác nghiệp của Công ty là quy trình mua vật tư Được thực hiện qua các bước sau:

Đề xuất vật tư

Lập kế hoạch mua

vật tư

Gửi nhu cầu cho các nhà cung cấp

Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp

Lập hợp đồng hoặc đơn hàng

Thực hiện mua hàng

Nhập hàng

nhà cung cấp

Hàng tháng hoặc hàng quý các bộ phận sản xuất căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kế hoạch sửa chữa thiết bị do các phòng kế hoạch và kỹ thuật xác lập được lãnh đạo phê duyệt để đề xuất nhu cầu vật tư cần đáp ứng Trong đề xuất nhu cầu nêu rõ số lượng, chủng loại, chất lượng, thời gian cần đáp ứng và các yêu cầu đặc biệt khác gửi cho bộ phận lập kế hoạch mua

Sau khi kế hoạch được lãnh đạo phê duyệt Bộ phận mua bán sẽ gửi các nhu cầu cho các nhà cung cấp có trong danh sách ( Các nhà cung cấp vật tư của Công ty

đã được xác lập và đánh giá khả năng cung cấp ) để các nhà cung cấp chào hàng Căn cứ vào các chào hàng này bộ phận mua bán đề xuất nhà cung cấp phù hợp, trình lãnh đạo phê duyệt sau đó lập hợp đồng hoặc các đơn hàng để thực hiện việc mua hàng

Nhà cung cấp chuyển hàng cho Công ty theo hợp đồng hoặc đơn hàng

Công ty tiến hành nhận hàng - tổ chức kiểm tra Việc nhận hàng và tổ chức kiểm tra có nhiều bộ phận tham gia bao gồm: bảo vệ Công ty, Bộ phận sử dụng, Thủ kho, Cán bộ kiểm tra chất lượng Sau khi kiểm tra bộ phận này sẽ lập biên bản

Thanh toán

Kết thúc

cho nhà cung cấp theo hợp đồng hoặc các thoả thuận trong đơn hàng Nếu không đạt chất lượng thì thông báo cho nhà cung cấp để đổi lại hàng hoặc thực hiện các thoả thuận khác ( nếu có thể )

Quá trình mua vật tư của Công ty đưa ra chặt chẽ và có tính khả thi Căn

cứ vào tình hình thực tế để thực hiện việc mua bán với nguyên tắc giảm thiếu dự trữ vật tư tăng hiệu quả sản xuất

Tuy nhiên việc đề xuất, lập kế hoạch và mua bán vật tư căn cứ vào các hạn mức, các kế hoạch chưa tính hết các phát sinh trong quá trình sản xuất vì vậy có đôi khi xảy ra các trường hợp chờ đợi vật tư phải ngừng sản xuất làm tăng các chi khác, giảm năng xuất ( dây chuyền sản xuất của Công ty là dây chuyền đồng bộ; Một bộ phận trục trặc thì toàn bộ phận dây chuyền không thể hoạt động được ) Theo thống kê của Công ty thì tính bình quân cả năm cho những ngày hoạt động dây chuyền chỉ hoạt động được 18 - 20 h/ngày Mà nguyên nhân chủ yếu của nó một phần là do sự đáp ứng vật tư không kịp thời Vì vậy để tránh lãng phí do nguyên nhân này bộ phận sản xuất của Công ty thay vì đề xuất nhu cầu vật tư sử dụng trong kỳ Cần đề xuất nhu cầu sử dụng và dự trữ phù hợp Việc tính toán dự trù vật tư phải áp dụng các lý thuyết quản trị dự trữ một cách khoa học như:

- Sử dụng phân loại ABC cho các loại vật tư dự trữ

- Áp dụng mô hình FOQ tính toán vật tư dự trữ tối ưu

- Ước tính được điểm đặt hàng kế tiếp và dự trữ an toàn

2 - Nghiên cứu môn học quản trị sản xuất và tác nghiệp tôi đã được giới thiệu một số vấn đề cơ bản như sau:

+ Tổng quan về quản trị sản xuất và tác nghiệp

+ Chiến lược tác nghiệp

+ Phương thức sản xuất hiện đại JIT/Lean

+ Quản trị chất lượng

+ Hệ thống kế hoạch sản xuất và tác nghiệp

+ Hệ thông dự trữ và tồn kho

Các nội dung được giới thiệu điếu rất có ý nghĩa thực tiễn đối với hoạt động quản lý của doanh nghiệp cũng như của bản thân

Những vấn đề tổng quan về quản trị sản xuất và tác nghiệp giúp chúng tôi nhận

thức lại về những yếu tố ảnh hưởng đến năng xuất Trong đó yếu tố quản lý đóng vai trò quyết định Cần phải tập trung nâng cao trình độ quản lý của cán bộ công nhân viên về các mặt hoạt động của doanh nghiệp bằng cách: Liên tục đào tạo cơ bản phù hợp cho người lao động Chọn lọc lực lượng lao động, tuyển dụng và đào tạo bổ xung đã đảm bảo nguồn nhân lực, duy trì và nâng cao kỹ năng liên tục cho đội ngũ nhân viên trước sự thay đổi của công nghệ và tri thức

Nghiên cứu những vấn đề quản trị chiến lược tác nghiệp trong môi trường toàn cầu hoá giúp chúng hiểu biết thêm về các chiến lược cạnh tranh đó là:

- Cạnh tranh bằng sự khác biệt

- Cạnh tranh bằng chi phí thấp

- Cạnh tranh bằng sự thích ứng với thị trường

Với mặt hàng sản xuất của công ty là nguyên liệu cơ bản phục vụ cho các ngành sản xuất khác Trong môi trường toàn cầu được xác định phải cạnh tranh bằng chi phí thấp Điều này chỉ có thể thực hiện được bằng cách giảm lãng phí sản xuất và tăng năng suất đó chính là mục tiêu chủ yếu của quản trị hoạt động Để thực hiện được điều này công ty cần phải:

- Cắt giảm những chi phí có thể được

- Tổ chức cung cấp kịp thời đảm bảo không dự trữ quá lớn đối với khách hàng và công ty

- Cung cấp hàng hoá ổn định về chất lượng Tư vấn cho khách hàng trong quá trình sử dụng

- Phân tích khách hàng và thị trường thường xuyên để thấu hiểu nó

- Liên tục cải tiến để nâng cao năng suất

-Xây dựng chính sách lương ,thưởng phù hợp để thu hút và đào tạo nhân tài

Nghiên cứu những phương thức sản xuất hiện đại JIT/Lean: chúng tôi thấy rằng

kho, giảm lãng phí Trao quyền cho nhân viên, tăng cường học hỏi xây dựng đơn vị thành một tổ chức học tập, xây dựng nhóm hiệu quả cao, thấu hiểu và đáp ứng mong muốn của khách hàng.Công ty cũng cần tổ chức lại sản xuất kinh doanh của mình để tránh các lãng phí do sản xuất thừa, đợi chờ, vận chuyển, lưu kho, thao tác, gia công thừa, sản phẩm hỏng

Nghiên cứu về quản trị chất lượng: chúng tôi thấy rằng cần phải xác định lại

các tiêu chí đánh giá chất lượng sản phẩm của mình căn cứ vào:

- Tính năng hoạt động

- Các đặc tính kỹ thuật

- Độ tin cậy

- Sự phù hợp

- Dịch vụ khách hàng

- Giá trị mang lại cho khách hàng trong quá trình sử dụng

Liên tục sửa đổi bổ xung các quy trình quản lý chất lượng ISO 9001- 2000 đang được áp dụng đảm bảo sự phù hợp

Lôi cuốn nhân viên tham gia vào quá trình cải tiến sản phẩm và quá trình Sử dụng tốt các công cụ TQM trong quản trị chất lượng Đặc biệt là biểu đồ nguyên nhân - kết quả để phân tích và xử lý các vấn đề trong quản trị hoạt động của doanh nghiệp và bản thân

Nghiên cứu vấn đề về hệ thống kế hoạch tác nghiệp:

Để lập kế hoạch sản xuất đảm bảo năng suất tối ưu, công ty sẽ áp dụng các phương pháp giản đơn xây dựng nhiều phương án và lựa chọn những phương án tốt nhất hoặc sử dụng phương pháp cân bằng tối ưu để lập kế hoạch để thực hiện được việc này cho tốt công ty dự kiến đào tạo kỹ năng lập kế hoạch cho toàn bộ đội ngũ quản lý điều hành Để lôi cuốn sự tham gia tốt nhất của nhân viên vào công tác lập kế hoạch Tạo ra sự thống nhất cao trong quản trị mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Về vấn đề quản trị dự trữ: đã trình bày ở phần trên.

Tóm lại quản trị hoạt động đối với các kiến thức của nó nhấn mạnh vào việc các doanh nghiệp nên làm thế nào để giảm thiểu các chi phí đầu vào, tăng năng suất, tăng khả năng cạnh tranh Trong môi trường toàn cầu hoá thì sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt Các doanh nghiệp không biết tự chỉnh đốn, cải tiến mình sẽ khó

có thể tồn tại Vì vậy nghiên cứu và áp dụng các kiến thức của quản trị hoạt động một cách sáng tạo là một việc cần thiết của bất kỳ doanh nghiệp và nhà quản trị nào.Doanh nghiệp muốn thành công trước hết phải nâng cao trình độ quản lý tác nghiệp ở mọi cấp quản lý của mình /

Tài liệu tham khảo:

1/ Slide bài giảng: Môn học Quản trị sản xuất và tác nghiệp - Chương trình đào tạo thạc sĩ quản trị kinh doanh Quốc tế

2/ Giáo trình Quản trị tác nghiệp, Chương trình đào tạo Thạc sĩ quản trị kinh doanh quốc tế, Đại học Griggs

3/ Thông tin nội bộ của công ty cổ phần khoáng sản Viglacera