Sáng kiến kinh nghiệm Kiểm soát chi luân chuyển chứng từ góc A PHẦN ĐẶT VẤN ĐỀ Hầu hết đơn vị trường học địa bàn Huyện tin học hoá lĩnh vực quản lý tài phần mềm kế tốn Đó thực công cụ đắc lực giúp cho kế tốn làm tốt cơng tác kế tốn Tồn sổ sách, bảng biểu toán máy thực tính tốn thơng qua phần mềm kế tốn Cơ sở cho tồn số liệu tài để nhập vào chương trình máy chứng từ gốc Chứng từ gốc phản ánh hoạt động thu chi tài hàng ngày diễn đơn vị, sở pháp lý phản ánh tình hình quản lý tài đơn vị Số liệu tốn có phản ánh trung thực, xác định mức chi cho quy định hay chứng từ gốc Để bảo đảm tính trung thực, rõ ràng, xác chi kế toán phải thực việc kiểm soát chứng từ trước trình duyệt chi Cơng việc thật đơn giản đơn giản chút Bởi qua số biên thẩm tra số liệu toán biên tra tài số trường nói chung trường Tiểu học Hướng Phùng nói riêng lặp lặp lại tình trạng sai sót mặt chứng từ gốc, trình tự luân chuyển việc tham mưu cho thủ trưởng đơn vị định mức chi tiêu hạn chế Chính thân tơi trăn trở làm để việc kiểm soát chứng từ gốc chặt chẽ, giảm thiểu sai sót chứng từ gốc, thực tốt trình luân chuyển chứng từ yếu tố quan trọng tham mưu cho hiệu trưởng định mức chi nhằm quản lý sử dụng tốt nguồn kinh phí đơn vị trường học Để giúp quan kiểm tra kiểm soát việc chấp hành chế độ tiêu đảm bảo cho việc chi tiêu mục đích, tiết kiệm kinh phí biện pháp phải làm, phải có chế độ HCSN, từ nâng cao chất lượng hạch tốn hiệu đơn vị HCSN Đó lý mà chọn đề tài này: “MỘT VÀI KINH NGHIỆM TRONG VIỆC KIỂM SOÁT CHI VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ GỐC Ở TRƯỜNG TIỂU HỌC HƯỚNG PHÙNG” Người thực Trần Thị Ái Tình Trường Tiểu học Hướng Phùng Sáng kiến kinh nghiệm Kiểm soát chi luân chuyển chứng từ góc B.PHẦN NỘI DUNG Việc kiểm sốt chứng từ gốc trình tự ln chuyển chứng từ gốc đơn vị: Những năm trước kế tốn đơn vị trường học làm quen với mơi trường kế tốn hành nghiệp, nên thật lúng túng khâu kiểm sốt ln chuyển chứng từ gốc Vì chưa nắm văn định mức chi tiêu, biểu mẫu quy định cơng tác kế tốn chưa thành thạo nên chứng từ gốc hầu hết thủ trưởng duyệt chi chuyển xuống kế toán viết phiếu chi Trình tự luân chuyển chứng từ gốc phù hợp với tình hình trước Theo yêu cầu trường lớp, tăng cường sở vật chất trường học, lượng học sinh đông, lượng giáo viên tăng theo, nhiều hoạt động văn nghệ diễn làm cho lượng chứng từ gốc phát sinh ngày nhiều, trình tự luân chuyển chứng từ Theo cách làm cũ khơng cò phù hợp khơng phát huy tính chủ động kế tốn việc tham mưu cho thủ trưởng đơn vị Nhiều chứng từ bị sai sót mặt hình thức lẫn nội dung như: - Chứng từ chưa mẫu biểu quy định - Chứng từ thiếu chữ ký người mua hàng - Mua hàng hố từ 200.000đ khơng có hoá đơn bán hàng - Chứng từ bị sửa chữa tẩy xoá - Thiếu tên, địa chỉ, chữ ký người bán hàng - Cơng văn kèm tốn chứng từ thi đấu môn HKPĐ - Thiếu văn kèm ví dụ định khen thưởng, cơng văn có liên quan đến khoản chi - Giấy đề xuất phận cần mua sắm vật tư hay có tài sản hư hỏng 2.1 Biện pháp thực hiện: 2.1.1 Cải tiến trình ln chuyển chứng từ gốc: Chính nhận thức nguyên nhân dẫn đến việc sai sót Người thực Trần Thị Ái Tình Trường Tiểu học Hướng Phùng Sáng kiến kinh nghiệm Kiểm soát chi luân chuyển chứng từ góc chứng từ gốc để từ thực luân chuyển chứng từ gốc chưa phù hợp kế toán mạnh dạn đề xuất với thủ trưởng đơn vị cải tiến trình luân chuyển chứng từ gốc để từ thực việc kiểm soát chứng từ gốc tốt tham mưu cho thủ trưởng định mức chi tiêu phù hợp với quy định Ví dụ phổ biến bước để thực quy trình tốn, là: (1)Giấy đề xuất, kế hoạch dự trù kinh phí, tạm ứng (nếu có) giáo viên, tổ, hay nhóm chun mơn đựơc chuyển đến kế tốn xem xét mặt định mức chi tiêu nguồn kinh phí thực trình thủ trưởng duyệt (2) Thủ trưởng vào kế hoạch chuyên môn, nhà trường, văn có liên quan duyệt chủ trương, tạm ứng(nếu có) (3) Kế tốn chi ứng theo dõi cơng nợ (nhập chương trình máy) (4) Các cán bộ, giáo viên tiến hành chi, mua sắm theo dự trù đề xuất duyệt (5) Người thực lập giấy đề nghị tốn kèm theo tồn hố đơn, chứng từ mua sắm, chi bồi thường hoạt động…chuyển cho kế tốn (có xác nhận phận giám sát) tổ trưởng … bảng kê nhận vật tư (nếu có) (kèm theo photo dự trù, đề xuất) Kế toán nhận kiểm soát chứng từ, xem xét định mức chi tiêu, nguồn kinh phí chi đề nghị thủ trưởng duyệt chi, hay toán tạm ứng (6) Thủ trưởng duyệt chi (7) Kế toán viết phiếu chi hay toán chuyển khoản (8) Thủ trưởng xuất quỹ tiền mặt chi toán tạm ứng thiếu Rõ ràng qua bước tăng cường thêm vai trò kế tốn việc kiểm sốt chứng từ, khâu quan trọng nhất, bị sai dẫn đến nhiều sai sót khác Việc tốn sai ảnh hưởng đến cơng tác quản lý tài đơn vị chí gây thất thoát tiền nhà nước Người thực Trần Thị Ái Tình Trường Tiểu học Hướng Phùng Sáng kiến kinh nghiệm Kiểm soát chi luân chuyển chứng từ góc 2.1.2 Hướng dẫn thủ tục toán thường xuyên cho cán bộ, giáo viên, nhân viên trường: Một nguyên nhân dẫn đến chứng từ gốc không đảm bảo thiếu hướng dẫn cán kế tốn Bởi trường hầu hết giáo viên đào tạo chuyên ngành sư phạm, mặt giấy tờ, thủ tục kế toán cần có hướng dẫn kế tốn nhà trường Thực chất khoản toán thường xuyên nhà trường khơng nhiều nhiều người biết, phổ biến, hướng dẫn đến cho cán bộ, giáo viên để thực Đơn cử số mẫu hướng dẫn theo công việc: Hướng dẫn thủ tục đồ dùng dạy học : Bảng dự trù đồ dùng dạy học giáo viên đứng lớp hay giáo viên phụ trách mơn có xác nhận tổ trưởng (ghi rõ tên đồ dùng, tiết dạy, dạy, số lượng/lớp, số tiền…)đã duyệt Giấy đề nghị tạm ứng (nếu có) (theo mẫu kế tốn) Hố đơn tài chính, giấy bán hàng (nếu mua người sản xuất) Bảng kê (theo mẫu) Giấy đề nghị toán (theo mẫu kế toán) Lập bảng kê chứng từ tốn có từ hố đơn, bảng kê mua hàng trở lên (theo mẫu kế toán) Các mẫu biểu xin liên hệ kế toán 2.1.3 Phối kết hợp kế toán với BG hiệu việc kiểm sốt chứng từ gốc: Việc sai sót chứng từ gốc thiếu kiểm soát thường xuyên, kế toán thường xem nhẹ việc nên dẫn đến nhiều chứng từ gốc bị sai sót, dồn lại cuối quý, cuối năm lật chứng từ thấy sai sót, thật khó bổ sung Người thực Trần Thị Ái Tình Trường Tiểu học Hướng Phùng Sáng kiến kinh nghiệm Kiểm soát chi luân chuyển chứng từ góc chứng từ lưu giữ đóng thành tập, người thực cơng việc có khơng tìm Để hạn chế, khắc phục sai sót khơng đáng có chứng từ gốc kế toán phối kết hợp với thủ trưởng đơn vị việc kiểm tra ngày, trước chứng từ gốc kiểm soát lần: Lần 1: Thủ trưởng duyệt chi Lần 2: Kế toán kiểm tra, viết phiếu thu chi Lần 3: Thủ trưởng duyệt phiếu thu chi Lần 4: Kế toán lập bảng kê, chứng từ ghi sổ lên toán Hiện chứng từ gốc kiểm soát qua lần : thêm lần 1: Kế toán kiểm sốt chứng từ trước trình thủ trưởng duyệt chi Qua lần kiểm soát, từ nhận chứng từ chứng từ thiếu văn cần bổ sung cơng văn có liên quan đến kinh phí chi, kế hoạch hoạt động văn nghệ trường, kế toán dùng giấy ghi màu dán lên chứng từ yêu cầu bổ sung Khi thủ trưởng duyệt chi kí phiếu chi thấy tờ giấy thêm cơng văn, định cho kế toán bổ sung vào chứng từ 2.1.4 Thực việc kiểm soát chứng từ gốc ngày: Hàng ngày kế toán dành từ 20-35 phút cuối ngày nhập chứng từ gốc vào máy vi tính, chứng từ có thiếu sót bổ sung Ví dụ số yếu tố cần kiểm sốt chứng từ gốc sau: - Số tiền toán từ chi tiết đến tổng hợp (bằng số, chữ) - Ngày, tháng chứng từ - Tên người mua, người bán - Địa người mua, người bán - Chữ ký người mua,người bán, người nhận Người thực Trần Thị Ái Tình Trường Tiểu học Hướng Phùng Sáng kiến kinh nghiệm Kiểm soát chi luân chuyển chứng từ góc - Xác nhận cá nhân, phận có liên quan, bảng ký nhận vật tư, hàng hố… - Bản dự trù, đề xuất kế toán photo lại tạm ứng kinh phí (nếu có) - Các cơng văn định có liên quan - Các hợp đồng, biên nghiệm thu cơng việc hồn thành… Nếu có chứng từ sai thiếu ngồi việc dùng giấy ghi màu ghi giấy tờ, hồ sơ hay thiếu chữ ký dán lên chứng từ kế tốn mở sổ theo dõi chứng từ chưa hoàn chỉnh với cột sau: Số chứng từ/ ngày tháng / nội dung/ số tiền/ người thực hiện/ giấy tờ, yêu cầu bổ sung/ ghi hoàn thành kế tốn gạch bỏ 2.1.5 Phối hợp với phận chun mơn việc kiểm sốt chứng từ gốc sở kiểm sốt hoạt động chi tiêu: Được trí Ban giám hiệu kế toán đề xuất với đối tượng mua sắm vật tư, hàng hoá cần lập dự trù có xác nhận tổ chun mơn Khi thực cần có giám sát phận chuyên mơn có liên quan Ví dụ dự trù mua đồ dùng có xác nhận tổ trưởng Trong bảng kê nhận đồ dùng có xác nhận tổ trưởng, giáo viên phụ trách phòng mơn tất nhiên giáo viên đứng lớp dạy sử dụng đồ dùng Hay mua vật tư để sửa chữa có xác nhận bảo vệ số vật tư sử dụng Kiểm sốt chứng từ gốc khơng phải giấy tờ hình thức mà thơng qua việc phối kết hợp với phận chuyên môn thể chữ ký chứng từ gốc thực hiện, việc lập dự trù kinh phí trước thực việc chi tiêu hay mua sắm để kiểm tra hoạt động chi tiêu đơn vị có thực chất hay không Gắn trách nhiệm cử người, phận có liên quan hay phân cơng việc giúp nhà trường quản lý khoản chi tiêu người, việc đem lại hiệu cao Kết đạt được: Người thực Trần Thị Ái Tình Trường Tiểu học Hướng Phùng Sáng kiến kinh nghiệm Kiểm soát chi luân chuyển chứng từ góc Qua biện pháp thực đơn vị đem lại hiệu rõ rệt Trên thực tế trường nhìn lại chứng từ năm tài 2013, năm 2014 hồn chỉnh đầy đủ so với năm trước nhiều mặt hình thức nội dung giảm thiểu tối đa sai sót mặt hình thức nội dung chứng từ gốc như: - Chứng từ mẫu biểu quy định - Có đầy đủ chữ ký người mua , người bán - Chứng từ khơng bị sửa chữa tẩy xố - Có văn liên quan đến khoản chi sở để tốn khoản chi cơng văn sở, phòng định nhà trường … - Giấy đề xuất, dự trù phận cần mua sắm vật tư, hàng hố hay có tài sản hư hỏng - Qua việc kiểm soát chứng từ gốc chặt chẽ kế toán từ chối khoản tốn chứng từ khơng hợp lệ mua hàng hố từ 200.000đ trở lên khơng có hố đơn tài chính, giấy tờ phép giáo viên không đầy đủ hợp lệ - Các cán bộ, giáo viên không lúng túng ngại giao dịch với kế toán để toán khoản chi Các khoản tốn nhanh chóng hơn, hạn chế đựơc việc phải làm lại giấy tờ nhiều lần hiểu rõ trình tự thủ tục chứng từ tốn có sai sót cần bổ sung kế toán hướng dẫn lần từ đầu nhận chứng từ Nhờ việc cải tiến quy trình luân chuyển chứng từ kế toán chủ động tham mưu kịp thời với hiệu trưởng trước duyệt dự trù kinh phí, hay tốn định mức chi tiêu tiết kiệm nguồn kinh phí, giảm thiểu thiếu sót hình thức biểu mẫu chứng từ gốc Việc chi tiêu bám sát văn hướng dẫn, công văn định có liên quan nên kiểm tra chứng từ gốc rõ ràng hơn, không cần phải tìm kiếm, kiểm tra lại kèm vào chứng từ toán Người thực Trần Thị Ái Tình Trường Tiểu học Hướng Phùng Sáng kiến kinh nghiệm Kiểm sốt chi ln chuyển chứng từ góc Chứng từ gốc rõ ràng minh bạch thể tính dân chủ tài hơn, thơng qua việc phối kết hợp với tổ trưởng, phận chuyên môn giám sát khoản chi xác nhận vào chứng từ gốc Đặc biệt việc kiểm soát luân chuyển chứng từ gốc chặt chẽ giúp cho số liệu báo cáo tốn xác, trung thực đảm bảo tính pháp lý chi tiêu định mức quy định, hạn chế lãng phí sai phạm chế độ tài mặt khác chống tượng tham nhũng tài C.PHẦN KẾT LUẬN Qua kinh nghiệm cơng tác kế tốn thân tơi nhận thức sâu sắc tầm quan trọng chứng từ gốc, sở có tình pháp lý, yếu tố quan trọng để đánh giá tình hình tài đơn vị Để thực tốt cơng tác kiểm soát chứng từ gốc kế toán cần phân tích rõ tầm quan trọng, lợi ích mang lại thơng qua việc cải tiến quy trình luân chuyển chứng từ, mạnh dạn đề xuất với ban giám hiệu việc thực quy trình luân chuyển chứng từ gốc, để từ có thống cách làm từ xuống tránh trường hợp “Trống đánh xuôi kèn thổi ngược” Để đảm bảo nguồn tiền chủ động cho việc toán kịp thời chi lúc hạch tốn lúc theo nguồn tránh trường hợp chi trước đến cuối tháng tách chứng từ theo nguồn, đòi hỏi cần có yếu tố xây dựng chứng từ gốc cần có giấy đề xuất, bảng dự trù kinh phí phận Hướng dẫn thủ tục, hồ sơ chứng từ toán khoản chi thường xuyên cho phận, cán giáo viên nhà trường nhiều hình thức họ người thực mang lại chứng từ để kế toán toán Người thực Trần Thị Ái Tình Trường Tiểu học Hướng Phùng Sáng kiến kinh nghiệm Kiểm soát chi luân chuyển chứng từ góc Dành thời gian cuối ngày cho việc cập nhật vào máy kiểm soát chứng từ gốc ngày đặc biệt kiểm tra kỹ từ khâu có đầy đủ chứng từ hợp lệ duyệt kế toán viết chi, thủ quỹ đựợc xuất tiền, tránh tình trạng xuất tiền trước làm chứng từ sau khó bổ sung đầy đủ Hầu hết chứng từ gốc kiểm tra kiểm tra lại không khẳng định tránh không khỏi sai sót, có sai sót tháng xử lý tháng Một số trường hợp cần cấp tiền để kịp thời phục vụ cho hoạt động, chi kiểm tra lại thấy thiếu yếu tố chứng từ gốc bảng kê nhận vật tư, hàng hố, cơng văn, định… phải lập giấy ghi màu ghi vào sổ theo dõi bổ sung chứng từ cho đối tượng tốn Bằng nhiều hình thức thơng báo đến cho đối tượng thiếu chứng từ, chữ ký …yêu cầu thời hạn bổ sung Kế toán phải thường xuyên nắm bắt văn tiêu chuẩn định mức chi tiêu cách yêu cầu văn thư cung cấp văn có liên quan đến tài Phối hợp với ban giám hiệu việc phổ biến tiêu chuẩn định mức theo văn quy đinh ngành, liên ngành cho toàn thể cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường Giúp cho người thấy rõ trách nhiệm chung người việc giám sát hoạt động chi tiêu đơn vị Không phải chữ ký xong mà với trách nhiệm cá nhân, phận có liên quan nhằm quản lý sử dụng tốt nguồn kinh phí * Một số kiến nghị: Việc kiểm soát chứng từ gốc trường chặt chẽ hợp lý nhiên lượng chứng từ gốc nhiều chưa thật gọn nhẹ phản ánh theo hoạt động Để giảm bớt giấy tờ, thủ tục cho số hoạt động có tính chất thường xun giúp kế tốn chủ động việc bố trí nguồn kinh phí đề nghị phận chun mơn, phận văn phòng cần gộp khoản chi có nội dung lại với lập dự trù kinh phí tổng thể cho hoạt động khơng nên xé lẻ Người thực Trần Thị Ái Tình Trường Tiểu học Hướng Phùng Sáng kiến kinh nghiệm Kiểm sốt chi ln chuyển chứng từ góc thành nhiều nội dung xé lẻ chứng từ nhiều lần Để tiện cho việc kế toán hạch toán lưu giữ chứng từ gọn nhẹ XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG Quảng Trò, ngày 06 tháng năm 2015 ĐƠN VỊ Tôi xin cam đoan SKKN không chép Trần Thò Ái Tình ĐÁNH GIÁ CỦA HĐKH TRƯỜNG TIỂU HỌC HƯỚNG PHÙNG …………………………………………………………………………… Trần Thò i Tình ……………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… ĐÁNH GIÁ CỦA HĐKH PH ÒNG GD & ĐT H ƯỚ NG HOÙA ………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… Người thực Trần Thị Ái Tình Trường Tiểu học Hướng Phùng 10 Sáng kiến kinh nghiệm Kiểm soát chi luân chuyển chứng từ góc PHỤ LỤC Trang A PHẦN ĐẶT VẤN ĐỀ: ………………………… B PHẦN NỘI DUNG: ………………………………………………………….2 I Việc kiểm soát chứng từ góc đơn vị: ……………………………………… II Biện pháp thực hiện: ………………………………………………………… III Kết đạt được: …………………………………………………………… C PHẦN KẾT LUẬN:……………………………………………………………8 Người thực Trần Thị Ái Tình Trường Tiểu học Hướng Phùng 11 Sáng kiến kinh nghiệm Người thực Kiểm soát chi luân chuyển chứng từ góc Trần Thị Ái Tình Trường Tiểu học Hướng Phùng 12 ... góc chứng từ gốc để từ thực luân chuyển chứng từ gốc chưa phù hợp kế toán mạnh dạn đề xuất với thủ trưởng đơn vị cải tiến trình luân chuyển chứng từ gốc để từ thực việc kiểm sốt chứng từ gốc. ..Sáng kiến kinh nghiệm Kiểm soát chi luân chuyển chứng từ góc B.PHẦN NỘI DUNG Việc kiểm sốt chứng từ gốc trình tự luân chuyển chứng từ gốc đơn vị: Những năm trước kế toán... bảng kê, chứng từ ghi sổ lên toán Hiện chứng từ gốc kiểm soát qua lần : thêm lần 1: Kế toán kiểm soát chứng từ trước trình thủ trưởng duyệt chi Qua lần kiểm soát, từ nhận chứng từ chứng từ thiếu