LẬP báo cáo HIỆN TRẠNG và kế HOẠCH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN lý và KINH DOANH

Đề tài : Anh/chị với tư cách là cán bộ phụ trách cấp cao về ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp lập: “BÁO CÁO HIỆN TRẠNG VÀ KẾ HOẠCH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN L

Đề tài :

Anh/chị với tư cách là cán bộ phụ trách (cấp cao) về ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp lập: “BÁO CÁO HIỆN TRẠNG VÀ KẾ HOẠCH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH” nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh

và quản lý trong giai đoạn 5 năm từ 2012-2016 và tầm nhìn 2020

Anh chị hãy lập một báo cáo theo các nội dung sau để trình Ban giám đốc, xin duyệt

các hoạt động ứng dụng CNTT, kinh phí, nhân sự, thời gian triển khai và đề xuất

các mục tiêu cụ thể

Các nội dung cơ bản của Báo cáo:

1 Giới thiệu doanh nghiệp

2 Phân tích thực trạng ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp (đã chọn)

3 Phân tích SWOT (liên quan đến CNTT, HTTT, TMĐT)

4 So sánh với 2-3 đối thủ cạnh tranh trong ngành

5 Phân tích kinh nghiệm, bài học từ các DN khác trong và ngoài nước

6 Tìm hiểu các giải pháp ứng dụng CNTT trong ngành (mà anh chị đã chọn)

7 Chiến lược ứng dụng CNTT và TM ĐT 2012- 2020

8 Kế hoạch hành động và các chỉ tiêu cụ thể

Mục lục :

1 Giới thiệu về công ty Cổ Phần Vinafor Đà Nẵng Tr.3

2 Phân tích thực trạng ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp Tr.3-6

3 Phân tích SWOT (liên quan đến CNTT, HTTT, TMĐT) Tr.6-7

4 So sánh với 2-3 đối thủ cạnh tranh trong ngành Tr 7-8

5 Phân tích kinh nghiệm, bài học từ các DN khác trong và ngoài nước Tr 8

6 Tìm hiểu các giải pháp ứng dụng CNTT trong ngành Tr.9

7 Chiến lược ứng dụng CNTT và TM ĐT 2012- 2020 Tr.10

8 Kế hoạch hành động và các chỉ tiêu cụ thể Tr.10-11

9 Kết luận Tr.11

10 Tài liệu tham khảo Tr.11

“BÁO CÁO HIỆN TRẠNG VÀ KẾ HOẠCH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CP VINAFOR ĐÀ NẴNG”

1 Giới thiệu về công ty Cổ Phần Vinafor Đà Nẵng

Công ty Cổ Phần Vinafor Đà Nẵng có trụ sở chính tại 815 Ngô Quyền TP Đà Nẵng, được thành lập 31/12/2001 Là thành viên của Tổng công ty lâm nghiệp Việt Nam Vốn điều lệ

20 tỷ VNĐ, 51% là vốn nhà nước Công ty Cp Vinafor Đà Nẵng hoạt động trên nhiều lĩnh vực trong đó có 3 lĩnh vực chủ yếu như sau :

Dịch vụ: khách sạn, nhà hàng,du lịch lữ hành, phòng chống mối cho các công trình.

Kinh doanh  : Kinh doanh gỗ nguyên liệu cho các nhà máy sản xuất dăm giấy, nhập khẩu

nguyên liệu gỗ cung cấp cho các nhà máy chế biến gỗ, kinh doanh máy móc thiết bị, ôtô

Sản Xuất :Xí nghiệp chế biến gỗ chuyên sản xuất, xuất khẩu hàng mộc ngoài trời, trong

nhà sang thị trường châu Âu, Mỹ, Úc và cung cấp cho thị trường nội địa, với công suất 30 container/ tháng Trồng rừng nguyên liệu phục vụ cho sản xuất dăm gỗ và chế biến

2 Phân tích thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong doanh nghiệp

Hiện tại Công ty CP Vinafor Đà Nẵng là một trong những công ty trong hiệp hội doanh nghiệp Đà Nẵng tích cực trong việc ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ sản xuất kinh

doanh và bước đầu đã phát huy được ưu thế trong việc giải quyết công việc nhanh và hiệu quả hơn Một số ứng dụng công nghệ thông tin điển hình đang được công ty ứng dụng như:

- Mạng internet băng thông rộng ADSL được sử dụng cho toàn bộ công ty và bộ phát Wifi

- Hệ thống máy tính để bàn - Desktop cho các phòng ban, tại trụ sở chính có 10 máy và hơn

100 máy ở các đơn vị thành viên đa số các máy tính để bàn có một số máy với cấu hình của CPU ở mức trung bình khá với chip Celeron D 430 ( 1.8 GHz ) còn lại là dòng máy với chip Intel Pentium Dual Core E5800, Tốc độ CPU: 3.2GHz, Ram 2 GB cài đặt đầy đủ các phần mềm chuyên dụng cho văn phòng Hệ thống Laptop trang bị cho GĐ, PGĐ, các trưởng phòng để linh động khi tác nghiệp

- Văn phòng điện tử : http://vanphongdientu.net/vinafor/ văn phòng không giấy :

Công ty cũng là một trong những đơn vị tiên phong mua và áp dụng phần mềm văn phòng điện tử này giúp giải quyết các văn bản giấy tờ công văn một cách nhanh chóng kịp thời,lãnh đạo khi đi công tác có thể xem và duyệt công văn, chuyển công văn cho các cấp

xữ lý bằng user của mình

- Trang web công ty và trang web của các đơn vị như khách sạn, du lịch lữ hành :

www.vinafordn.com.vn, http://vinafortravel.com.vn/

Hình ảnh trang web của công ty

Trang web thể hiện các thông tin về công ty, các dịch vụ , support online, đặt hàng, đặt phòng online…giúp khách hàng dễ dàng lựa chọn và thao tác

Form đặt hàng Furniture online

Form đặt hàng online của trung tâm du lịch lữ hành

- Phần mềm kế toán FAST, giúp quản lý tồn kho, quản lý bán hàng, thu chi… được áp dụng cho toàn công ty

- Phần mềm tính tiền cho nhà hàng, cà phê :Quản lý 2000 mặt hàng, 4 mức thuế và 200 nhóm.hàng,quản lý các loại báo cáo: doanh số, doanh thu, ca bán, chi tiết hàng hoá và nhật

ký bán hàng

3 Phân tích SWOT (liên quan đến CNTT, HTTT, TMĐT)

Cty CP Vinafor ĐN là công ty hoạt động đa ngành do vậy việc ứng dụng và đổi mới, cập nhật các ứng dụng cho phù hợp với xu thế phát triển của từng nghành nghề là điều hết sức quan trọng Xét một số hiện trạng ứng dụng CNTT, hệ thống thông tin (HTTT), thương mại điện tử (TMĐT) mà công ty đang áp dụng để thấy được các điểm mạnh điểm yếu, các

cơ hội cũng như thách thức theo phương pháp phân tích SWOT như sau:

Điểm mạnh ( Strenghts)

- Lãnh đạo có sự nhận thức đúng đắn và kịp

thời về việc áp dụng CNTT, HTTT và TMĐT

trong quản lý và kinh doanh.

- Hệ thống cơ sở hạ tầng thống tin khá tốt.

-Trang bị các phần mềm thiết yếu trong giai

đoạn hiện nay cho các đơn vị, phòng ban

- Áp dụng VPĐT trong toàn công ty giúp tiết

kiệm chi phí, điều hành linh hoạt, nhanh chóng.

- Đội ngũ cán bộ CNV biết sử dụng thành thạo

Điểm yếu ( Weeknesses)

- Cán bộ chuyên trách về IT chưa thực sự được đào tạo chuyên sâu

- Đội ngủ Sales online chưa phát huy hết khả năng, trình độ ngoại ngữ còn yếu nhất là bộ phận dịch vụ lữ hành.

- Sự liên kết với các trang mạng/cty chuyên về

lữ hành,khách sạn để thu hút khách hàng đặt phòng trực tuyến còn hạn chế.

- Các phần mềm chuyên dụng chưa được cập

vi tính, internet.

- Các giao dịch được thực hiện qua email,

skype giúp tiết kiệm chi phí.

nhật Update kịp thời.

Cơ hội ( Opportunities)

- Với thời đại CNTT, Internet mạng xã hội,

TMĐT… bùng nổ và có tính lan tỏa cao đây là

cơ hội để quảng bá hình ảnh Công ty, các sản

phẩm, dịch vụ của công ty đến các khách hàng

một cách nhanh chóng với chi phí thấp.

Thách thức ( Threats)

-Sự cạnh tranh mạnh mẽ với các đối thủ khác cùng ngành nghề đã và đang đầu tư vào chuyển đổi công nghệ và áp dụng thông tin vào công tác sản xuất, quản lý với tốc độ nhanh và quy mô lớn.

- Cần phải nâng cấp thường xuyên hệ thống máy tính, mạng, phần mềm, hệ thống công nghệ sao cho phù hợp với sự phát triển của thị trường.

4 So sánh với 2-3 đối thủ cạnh tranh trong ngành dịch vụ,du lịch

Đối tượng so

sánh Cty CP Vinafor Cty CP Vitour Cty CP Viet Orient Cty Viettravel

Hệ thống máy

chủ Server

- VP Điện Tử

Chưa có

Có

Có

Chưa có

Chưa có

Chưa có

Có

Chưa có

Đặt hàng/đặt

phòng online

Có, ở mức độ trung bình

Có,ở mức độ chuyên nghiệp cao

Có, Mức độ TB khá Có,ở mức độ chuyên

nghiệp cao

Liên kết mạng xã

hội facebook,

Twitter,Yotube,

Tính cá biệt hóa Có nhưng giới hạn 2

ngôn ngữ Việt-Anh

Có, 5 ngôn ngữ Có nhưng giới hạn 2

ngôn ngữ Việt-Anh Khả năng đầu tư

Vừa phải Khẳ năng lớn Khả năng trung bình Khẳ năng lớn

Nguồn nhân lực Có, nhưng chưa Có- Chuyên nghiệp, Có , ở mức độ trung Có- Chuyên nghiệp

CNTT chuyên nghiệp chuyên sâu bình

5 Phân tích kinh nghiệm, bài học từ các DN khác trong và ngoài nước

Có thể nói khi Internet, mạng toàn cầu world Wide Web ra đời đã làm thay đổi hẳn bộ mặt của thế giới, thay đổi hẳn hình thức và phương thức kinh doanh, thương mại, quản lý điều hành, nó tạo nên một thế giới phẳng Tận dụng các lợi thế đó các doanh nghiệp ngoài nước cũng như trong nước đã nắm bắt và tận dụng cơ hội để áp dụng CNTT, HTTT phát triển doanh nghiệp mình một cách hiệu quả Công việc mua bán, tiếp thị hàng hóa không nhất thiết phải bay hàng nghìn km để gặp nhau, trao đổi xem hàng, ký kết hợp đồng giờ đây thương mại điện tử, qua website khách hàng, các nhà sản xuất có thể giao dịch mua hàng chỉ bằng cái Click chuột

- Một trong các công ty hàng đầu trên thế giới về ứng dụng CNTT, TMĐT phải kể đến như Amazon.com, Ebay (Mỹ), Alibaba (TQuốc) hay ở Việt Nam như: Chodientu.com, rongbay.com, Muaban.net các công ty này phát triển dựa trên hệ thống TMĐT các giao dịch mua bán đều thực hiện qua mạng, các phương thức thanh toán thuận tiện an toàn như VISA, Paypall, baokim có đầy đủ dịch vụ hậu cần logistic

- Hay các tập đoàn đa quốc gia, các tập đoàn, tổng công ty lớn của nhà nước, việc quản lý được thực hiện một cách thông minh, chặt chẽ và tiện lợi, nhanh chóng thông qua hệ thống thông tin, các máy chủ Server được thuê riêng để bảo mật hệ thống,giúp tiết kiệm chi phí quản lý thay vì phải đi lại kiểm tra tình hình, hội họp bây giờ bằng các phần mềm quản

lý chuyên dùng như ERP, các phương tiện hổ trợ như Skype CEO có thể ngồi ở văn phòng có thể kiểm tra thông tin các đơn vị, tổ chức họp trực tuyến

Trên dây là những kinh nghiệm quý báu để công ty có thể nghiên cứu xây dựng cơ sở hạ tầng CNTT, đào tạo nhân lực phù hợp cho sự phát triển của các ngành nghề trong công ty giảm thiểu chi phí trong quản lý và kinh doanh, gia tăng hiệu quả và lợi nhuận

6 Tìm hiểu các giải pháp ứng dụng CNTT trong ngành

Để áp dụng CNTT thành công trong các ngành kinh doanh của công ty, chúng ta cần phải có các giải pháp thực hiện đồng bộ như :

- Nâng cấp cơ sở hạ tầng CNTT, đầu tư hệ thống máy chủ vừa phải để quản lý và bảo mật thông tin của doanh nghiệp, nâng cấp sử dụng đường truyền internet tốc độ cao cáp quang Việc sở hữu 1 máy chủ riêng giúp cho doanh nghiệp chủ động trong việc quản lý và xử lý thông tin Không phụ thuộc vào bên cung cấp thứ 3 Quan trọng hơn là khả năng quản lý thông tin tối ưu tránh được nguy cơ mất cắp dữ liệu, hạn chế được các cuộc tấn công qua mạng, virus backdoor

Dự kiến đầu tư máy chủ IBM 3650 M3 dành cho DN vừa và nhỏ.

-Quán triệt, nâng cao nhận thức của cán bộ CNV trong toàn công ty về tầm quan trọng của việc ứng dụng CNTT, các phần mềm chuyên dụng trong kinh doanh, sản xuất và quản lý để góp phần giảm thiểu chi phí, tăng năng suất lao động, tăng thu nhập Một số phần mềm cần trang bị như phần mềm quản lý khách hàng CRM được đặt viết cho ngành dịch vụ khách sạn, nhà hàng, lữ hành của công ty với các module nhỏ gọn phù hợp Phần mềm khai Hải Quan điện tử cho dành cho nhập khẩu, xuất khẩu kê khai hải quan trực tuyến rút ngắn thời gian chờ đợi

-Hệ thống phần mềm Perfect Key Management - PKM05 được thiết kế thành các gói Mỗi gói có thể chạy độc lập hoặc được tích hợp chung thành một giải pháp của hệ thống thông tin quản lý khách sạn Khi chạy độc lập, mỗi gói sẽ hoạt động như một phần mền hoàn chỉnh, có

hệ thống báo cáo riêng Khi chạy tích hợp với hệ thống thông tin quản lý khách sạn, dữ liệu trên mỗi gói sẽ được truyền giữa các bộ phận liên quan: FO, Cashier, Operator, Housekeeping để tự động tổng hợp trong các báo cáo, trong việc tính tiền và Check Out cho khách, khả năng kiểm soát tối đa hệ thống, giúp Nhà đầu tư, Nhà Quản lý nắm chắc mọi giao dịch phát sinh, triệt tiêu mọi thất thoát

7 Chiến lược ứng dụng CNTT và TM ĐT 2012- 2020

Công nghệ thông tin và thương mại điện tử là những từ được mọi người nhắc đến thường xuyên trong thế giới phẳng như hiện nay Công nghệ thông tin luôn luôn đổi mới và có sự

phát triển vượt bậc làm cho các doanh nghiệp đang áp dụng CNTT, nếu không cập nhật sẽ nhanh chóng bị lạc hậu về công nghệ

Xác định công nghệ thông tin là công cụ và phương tiện hổ trợ đắc lực cho sự thành công và hiệu quả sản xuất kinh doanh, do vậy chiến lược của Công ty CP Vinafor ĐN đề ra là từng bước hoàn thiện cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp nhằm áp dụng theo chiều sâu, tiến đến tin học hóa toàn bộ các lĩnh vực quản lý, kinh doanh, nâng cao năng lực, đào tạo lại nguồn nhân lực công nghệ thông tin để phù hợp với xu thế phát triển và đẩy mạnh thương mại điện tử theo hướng chuyên nghiệp hóa của từng ngành nghề kinh doanh Trong giai đoạn 2012-2016 phát triển hệ thống máy chủ và các giải pháp bảo mật, nâng cấp website cập nhật bổ sung đầy đủ các tính năng của gian hàng điện tử, sử dụng gói email enterprise trong toàn công ty Giai đoạn 2016-2020 lúc này CNTT của thế gới và Việt Nam

sẽ có những bước tiến dài, các công nghệ 4G,5G được phát triển và với xu hướng phát triển công ty CP Vinafor ĐN phấn đấu trở thành Tổng cty với quy mô lớn hơn, giai đoạn này Cty sẽ sử dụng gói phần mềm ERP (hệ thống quản trị các nguồn lực doanh nghiệp ) trong toàn bộ cty bao gồm: Quản trị nhân lực, quản trị tài chính, quản trị sản xuất , quản trị nguồn cung, quản trị hoạt động kinh doanh, quản trị khách hàng

8 Kế hoạch hành động và các chỉ tiêu cụ thể.

Để hiện thực hóa các chiến lược áp dụng CNTT,TMĐT của công ty như đã nêu trên xin đề xuất với lãnh đạo công ty kế hoạch hành động chi tiết và đề xuất kinh phí, nhân lực thực hiện như sau: đvt :1000đ

thưc hiên

Nhân sự/đơn vị thực hiện

Dự kiến Ngân sách

Perfect Key Management - PKM05

trong quản lý khách sạn, nhà hàng

PM + IT và lãnh đạo

KS phối hợp tham gia điều chỉnh cho phù hợp

70.000

quang tốc độ cao,phủ song wifi

trong toàn bộ cty , đào tạo cán bộ

quản trị website

của cty thiết kế web bên ngoài

36.000

dụng PM PKM05,TMĐT,B2B,B2C

về bán hàng trực tuyến, E-marketing

10-12/

2012

PKD,Sales,lễ tân cán

bộ IT cty, cùng với IT của nhà cung cấp

15.000

4 Trang bị máy chủ chủ IBM 3650

M3 Express Server, đào tạo nhân sự

vận hành

Q2/2013-2015

IT cty cung cấp máy chủ +phòng KT, IT cty

78.000

mềm quản lý ERP, cài đặt áp dụng

hiệu chỉnh

đơn vị, các phòng ban,Cán bộ IT cty, IT của đơn vị cung cấp

200.000

áp dụng phần mềm ERP thực tế cho

từng người, từng bộ phận

Q2,3/

2016

Lảnh đạo cty,GĐ các đơn vị, các phòng ban,Cán bộ IT cty, IT của đơn vị cung cấp

20.000

mềm Rút kinh nghiệm, bổ sung nâng

cấp phần mềm

Bán Hàng , các bộ phận kinh doanh,sản xuất

10.000

Với các kế hoạch hành động cụ thể dự kiến như trên, trong quá trình triển khai tùy theo sự phát triển của CNTT, các công nghệ mới ra đời tối ưu hơn cty sẽ xem xét điều chỉnh cho phù hợp với mục tiêu phấn đấu sẽ trở thành công ty hàng đầu trong khu vực miền trung, tây nguyên về việc áp dụng CNTT trong quản lý và sản xuất trong vòng 5 năm tới

9 Kết luận

CNTT, TMĐT ngày càng đóng vai trò và vị trí hết sức quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Nhận thức được tầm quan trọng đó, Công ty CP Vinafor ĐN đã có

sự đầu tư cơ bản từng bước đầu tư cơ sở hạ tầng áp dụng CNTT vào các quy trình quản lý

và sản xuất nhằm rút ngắn thời gian làm việc,tăng năng suất lao động giảm chi phí, tối ưu

hóa lợi nhuận Qua bài này Em xin chân thành cám ơn GV TS Nguyễn Văn Thoan đã

truyền đạt, cập nhật những phương pháp, giải pháp cũng như các thông tin về công nghệ bổ ích để Em có thể nghiên cứu ứng dụng vào đơn vị của mình

10 Tài liệu tham khảo

- Giáo trình và bài giảng môn Quản trị hệ thống thông tin của TS Nguyễn Văn Thoan

- Công ty CP Vinafor Đà Nẵng