Hệ thống Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Thiết bị Việt

MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1 1.1. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI 1 1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 2 1.2.1 Mục tiêu chung 2 1.2.2 Mục tiêu cụ thể 3 1.3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 3 1.3.1. Đối tượng nghiên cứu. 3 1.3.2 Phạm vi nghiên cứu 3 1.4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 4 1.4.1. Phương pháp thu thập số liệu 4 1.4.2. Phương pháp phỏng vấn 4 1.4.3. Phương pháp quan sát 4 1.4.4. Phương pháp thống kê mô tả 4 1.4.5. Phương pháp phân tích 4 1.5. TỔNG QUAN CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU. 5 1.6. KẾT CẤU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 16 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 18 2.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KSNB TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 18 2.1.1. Khái niệm và chức năng của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp sản xuất 18 2.1.1.1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ 18 2.1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ 20 2.1.2. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 21 2.1.2.1. Môi trường kiểm soát: 21 2.1.2.2 Đánh giá rủi ro: 23 2.1.2.3. Hệ thống thông tin, giao tiếp: 24 2.1.2.4 Hoạt động kiểm soát: 24 2.1.2.5 Giám sát: 24 2.1.3 Những hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ 25 2.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN 26 2.2.1. Những vấn đề chung về chu trình bán hàng – thu tiền. 26 2.2.1.1. Khái niệm và ý nghĩa của chu trình bán hàng – thu tiền 26 2.2.1.2. Đặc điểm của chu trình bán hàng – thu tiền 27 2.2.2. Rủi ro thường xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền 27 2.2.3. Mục tiêu kiểm soát và các thủ tục KSNB nghiệp vụ bán hàng – thu tiền 29 2.2.3.1 Mục tiêu KSNB nghiệp vụ bán hàng – thu tiền 29 2.2.3.2 Các thủ tục kiểm soát nghiệp vụ bán hàng – thu tiền 31 2.2.4. Quy trình KSNB chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp. 33 2.2.4.1. Nhận và xử lý đơn đặt hàng của người mua 33 2.2.4.2. Xét duyệt bán chịu 34 2.2.4.3. Chuyển giao hàng hóa 34 2.2.4.4. Lập hóa đơn và ghi sổ nghiệp vụ bán 35 2.2.4.5. Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền 35 2.2.4.6. Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu 36 2.2.4.7. Lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi 36 2.2.4.8. Xóa sổ các khoản phải thu không thu hồi được 37 2.2.5. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ quá trình bán hàng. 37 2.2.5.1. Tổ chức hệ thống chứng từ 37 2.2.5.2. Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán 38 2.2.5.3. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 39 CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VIỆT. 40 3.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VIỆT 40 3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Thiết bị Việt 40 3.1.1.1Tổng quan về công ty: 40 3.1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển: 40 3.1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Thiết bị Việt 41 3.1.2.1 Mục tiêu của Công ty Cổ phần Thiết bị Việt 41 3.1.2.2. Chức năng kinh doanh của Công ty Cổ phần Thiết bị Việt 42 3.2.GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VIỆT 43 3.2.1. Môi trường kiểm soát 43 3.2.1.1. Tư duy quản lý, phong cách điều hành của nhà quản lý công ty 43 3.2.1.2. Tính trung thực và giá trị đạo đức do công ty xây dựng 44 3.2.1.3. Chính sách nhân sự 44 3.2.1.4 Công tác kế hoạch 48 3.2.1.5. Cơ cấu tổ chức 49 3.2.1.6 Các yếu tố bên ngoài 51 3.2.2. Quy trình đánh giá rủi ro 52 3.2.3. Tổ chức thông tin và giao tiếp 52 3.2.3.1. Hệ thống thông tin từ kế toán cung cấp 52 3.2.3.2. Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán 53 3.2.3.3. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 54 3.2.4. Tổ chức hoạt động kiểm soát 54 3.2.4.1. Nội dung kiểm soát quản lý 54 3.2.4.2. Nội dung kiểm soát kế toán 55 3.2.5. Tổ chức hoạt động giám sát 55 3.3. THỰC TRẠNG KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VIỆT 55 3.3.1. Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hàng 55 3.3.1.1. Phê duyệt nghiệp vụ bán hàng 55 3.3.1.2.Chuyển giao hàng hóa 56 3.3.1.3. Kiểm soát việc ghi nhận doanh thu tiêu thụ 56 3.3.2. Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán chịu tại Công ty 57 3.3.2.1. Chính sách tín dụng 57 3.3.2.2. Xét duyệt bán hàng chịu 57 3.3.2.3. Quản lý khách hàng nợ 58 3.3.3. Kiểm soát nội bộ các khoản thu tiền 59 3.3.3.1 Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng. 59 3.3.3.2 Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền mặt 59 CHƯƠNG 4: ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT VÀ MỘT SỐ Ý KIẾN HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VIỆT. 61 4.1. NHẬN XÉT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KSNB TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VIỆT 61 4.1.1. Nhận xét chung về hệ thống KSNB tại Công ty Cổ phần Thiết bị Việt 61 4.1.1.1 Ưu điểm 61 4.1.1.2 Những tồn tại 63 4.1.2. Nhận xét về hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền 65 4.1.2.1. Ưu điểm 65 Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hàng 65 4.1.2.2. Những tồn tại 67 4.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KSNB TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VIỆT 68 4.2.1. Sự cần thiết, nguyên tắc hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty Cổ phần Thiết bị Việt. 68 4.2.1.1. Sự cần thiết của việc hoàn thiện chu trình bán hàng – thu tiền 68 4.2.1.2. Nguyên tắc hoàn thiện hệ thống KSNB 69 4.2.2. Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Thiết bị Việt. 71 4.2.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát 71 4.2.2.2. Đánh giá rủi ro 73 4.2.2.3. Thông tin và giao tiếp 73 4.2.2.4. Hoạt động kiểm soát 73 4.2.2.5. Hoạt động giám sát 73 4.2.3. Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bô chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Thiết bị Việt 74 4.2.3.1 Hoàn thiện kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hàng 74 4.2.3.2. Hoàn thiện kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán chịu tại Công ty 76 4.2.3.3 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát các khoản thu tiền 77 KẾT LUẬN 79 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 80

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1

1.1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI 1

1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 2

1.2.1 Mục tiêu chung 2

1.2.2 Mục tiêu cụ thể 3

1.3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 3

1.3.1 Đối tượng nghiên cứu 3

1.3.2 Phạm vi nghiên cứu 3

1.4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 4

1.4.1 Phương pháp thu thập số liệu 4

1.4.2 Phương pháp phỏng vấn 4

1.4.3 Phương pháp quan sát 4

1.4.4 Phương pháp thống kê mô tả 4

1.4.5 Phương pháp phân tích 4

1.5 TỔNG QUAN CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 5

1.6 KẾT CẤU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 16

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 18

2.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KSNB TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 18

2.1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ 18

2.1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ 20

2.1.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 21

2.1.2.1 Môi trường kiểm soát: 21

2.1.2.2 Đánh giá rủi ro: 23

2.1.2.3 Hệ thống thông tin, giao tiếp: 24

2.1.2.4 Hoạt động kiểm soát: 24

2.1.2.5 Giám sát: 24

2.1.3 Những hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ 25

2.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN 26

2.2.1 Những vấn đề chung về chu trình bán hàng – thu tiền 26

2.2.1.1 Khái niệm và ý nghĩa của chu trình bán hàng – thu tiền 26

2.2.1.2 Đặc điểm của chu trình bán hàng – thu tiền 27

2.2.2 Rủi ro thường xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền 27

2.2.3 Mục tiêu kiểm soát và các thủ tục KSNB nghiệp vụ bán hàng – thu tiền 29

2.2.3.1 Mục tiêu KSNB nghiệp vụ bán hàng – thu tiền 29

2.2.3.2 Các thủ tục kiểm soát nghiệp vụ bán hàng – thu tiền 31

2.2.4 Quy trình KSNB chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp 33

2.2.4.1 Nhận và xử lý đơn đặt hàng của người mua 33

2.2.4.2 Xét duyệt bán chịu 34

2.2.4.3 Chuyển giao hàng hóa 34

2.2.4.4 Lập hóa đơn và ghi sổ nghiệp vụ bán 35

2.2.4.5 Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền 35

2.2.4.6 Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu 36

2.2.4.7 Lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi 36

2.2.4.8 Xóa sổ các khoản phải thu không thu hồi được 37

2.2.5 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ quá trình bán hàng 37

2.2.5.3 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 39

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VIỆT 40

3.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VIỆT 40

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Thiết bị Việt .40 3.1.1.1Tổng quan về công ty: 40

3.1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển: 40

3.1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Thiết bị Việt 41

3.1.2.1 Mục tiêu của Công ty Cổ phần Thiết bị Việt 41

3.1.2.2 Chức năng kinh doanh của Công ty Cổ phần Thiết bị Việt 42

3.2.GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VIỆT 43

3.2.1 Môi trường kiểm soát 43

3.2.1.1 Tư duy quản lý, phong cách điều hành của nhà quản lý công ty 43

3.2.1.2 Tính trung thực và giá trị đạo đức do công ty xây dựng 44

3.2.1.3 Chính sách nhân sự 44

3.2.1.4 Công tác kế hoạch 48

3.2.1.5 Cơ cấu tổ chức 49

3.2.1.6 Các yếu tố bên ngoài 51

3.2.2 Quy trình đánh giá rủi ro 52

3.2.3 Tổ chức thông tin và giao tiếp 52

3.2.3.1 Hệ thống thông tin từ kế toán cung cấp 52

3.2.3.2 Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán 53

3.2.3.3 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 54

3.2.4 Tổ chức hoạt động kiểm soát 54

3.2.4.1 Nội dung kiểm soát quản lý 54

3.3 THỰC TRẠNG KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG

TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VIỆT 55

3.3.1 Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hàng 55

3.3.1.1 Phê duyệt nghiệp vụ bán hàng 55

3.3.1.2.Chuyển giao hàng hóa 56

3.3.1.3 Kiểm soát việc ghi nhận doanh thu tiêu thụ 56

3.3.2 Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán chịu tại Công ty 57

3.3.2.1 Chính sách tín dụng 57

3.3.2.2 Xét duyệt bán hàng chịu 57

3.3.2.3 Quản lý khách hàng nợ 58

3.3.3 Kiểm soát nội bộ các khoản thu tiền 59

3.3.3.1 Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng 59

3.3.3.2 Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền mặt 59

CHƯƠNG 4: ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT VÀ MỘT SỐ Ý KIẾN HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VIỆT 61

4.1 NHẬN XÉT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KSNB TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VIỆT 61

4.1.1 Nhận xét chung về hệ thống KSNB tại Công ty Cổ phần Thiết bị Việt 61

4.1.1.1 Ưu điểm 61

4.1.1.2 Những tồn tại 63

4.1.2 Nhận xét về hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền 65

4.1.2.1 Ưu điểm 65

Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hàng 65

4.1.2.2 Những tồn tại 67

4.2.1 Sự cần thiết, nguyên tắc hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty Cổ phần

Thiết bị Việt 68

4.2.1.1 Sự cần thiết của việc hoàn thiện chu trình bán hàng – thu tiền 68

4.2.1.2 Nguyên tắc hoàn thiện hệ thống KSNB 69

4.2.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Thiết bị Việt 71

4.2.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát 71

4.2.2.2 Đánh giá rủi ro 73

4.2.2.3 Thông tin và giao tiếp 73

4.2.2.4 Hoạt động kiểm soát 73

4.2.2.5 Hoạt động giám sát 73

4.2.3 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bô chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Thiết bị Việt 74

4.2.3.1 Hoàn thiện kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hàng 74

4.2.3.2 Hoàn thiện kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán chịu tại Công ty 76

4.2.3.3 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát các khoản thu tiền 77

KẾT LUẬN 79

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 80

DANH MỤC SƠ ĐỒ, PHỤ LỤC

Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần Thiết bị Việt

Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty cổ phần Thiết bị Việt

Phụ lục 1: Báo giá

Phụ lục 4: Biên bản bàn giao, nghiệm thu thiết bị

Phụ lục 5: Phiếu giao nhận hàng kiêm giấy xác nhận công nợ

Phụ lục 6: Phiếu xuất kho

Phụ lục 7: Sổ nhật ký thu tiền mặt

Phụ lục 8: Sổ chi tiết công nợ

Phụ lục 9: Hóa đơn GTGT

Phụ lục 10: Sổ theo dõi công nợ khách hàng

Phụ lục 11: Giấy đề nghị thanh toán

Phụ lục 12: Phiếu thu

Phụ lục 13: Biên bản đối chiếu và xác nhận công nợ

Lưu đồ 1: Lưu đồ thể hiện kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng Lưu đồ 2: Lưu đồ thể hiện kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền mặt

riêng tôi Các số liệu trong chuyên đề là hoàn toàn trung thực, chính xác, xuất phát

từ tình hình thực tế tại Công ty Cổ phần Thiết bị Việt

Hà Nội, ngày 29 tháng 05 năm 2017

Sinh viên

Nguyễn Ngọc Mai

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Ngày nay toàn cầu hoá đang là một trong những xu thế phát triển tất yếu của quan

hệ quốc tế hiện đại mở ra nhiều vận hội mới cho nền kinh tế nước nhà Tuy nhiên

nó cũng mang đến vô vàn những khó khăn, thử thách bởi quy luật cạnh tranh tấtyếu Nền kinh tế Việt Nam đang trong quá trình đổi mới, hướng tới nền thị trườngđịnh hướng xã hội chủ nghĩa, hướng tới hội nhập khu vực và quốc tế Với bối cảnhnền kinh tế Việt Nam đang vận hành theo cơ chế thị trường và trong xu thế hộinhập, cạnh tranh diễn ra ngày càng gay gắt, khốc liệt đòi hỏi các doanh nghiệp, tổchức kinh tế phải mở rộng theo cả chiều rộng lẫn chiều sâu nếu như các đơn vịmuốn tồn tại một cách ổn định và bền vững trên thị trường từ đó ngày càng pháttriển Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng có thể quản lý cũng như kiểmsoát tốt tình hình hoạt động, tính tuân thủ theo các quy định cũng như báo cáo tàichính của đơn vị Trong cơ chế thị trường hiện nay thì môi trường cạnh tranh ngàycàng gay gắt Quy mô doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ thì mục tiêu luôn là tiết kiệm vàphát huy tối đa các nguồn lực Nâng cao khả năng cạnh tranh, đem lại thật nhiều lợiích kinh tế Do vậy để đứng vững trên thương trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải

tự hoàn thiện mình bằng một bộ máy hoạt động nhanh nhạy, hiệu quả, và đặc biệt làxây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, có khả năng hạn chế những rủi

ro, bảo vệ tài sản con người của doanh nghiệp, dự đoán và tránh được những ảnhhưởng tiềm tàng cả bên trong và bên ngoài có thể xảy ra cho doanh nghiệp Chính

vì thế, trong mọi hoạt động của một tổ chức, một đơn vị thì chức năng kiểm tra,kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý Do đó, khi tổ chứchoạt động của đơn vị, bên cạnh việc sắp xếp nhân sự, cơ sở vật chất, nhà quản lýluôn có những kiểm soát trên phương diện thông qua các thủ tục, chính sách quyđịnh về hoạt động Mọi hoạt động kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọngtrong quá trình quản lý và được thực hiện bởi hệ thống kiểm soát nội bộ Kiểm soát

nội bộ đóng vai trò hết sức quan trọng giúp cho các nhà quản lý có thể kiểm soát và

sử dụng hữu hiệu các nguồn lực nội tại và xây dựng hệ thống quản lý vững chắctrong tương lai nhằm đạt được các mục tiêu đề ra

Công ty Cổ phần Thiết bị Việt là đơn vị kinh doanh thương mại, hoạt động kinhdoanh lĩnh vực dụng cụ làm bếp dân dụng và công nghiệp mà trong thời gian gầnđây có sự biến động mạnh về giá cả Với môi trường kinh doanh ngày càng khốcliệt và gay gắt như ngày nay thì để tồn tại và phát triển cần phải có những giải pháptăng sức cạnh tranh, tăng cường năng lực của công tác quản lý Muốn như vậy,Công ty cần xây dựng một hệ thống quản lý khoa học, hợp lý và hiệu quả mà bướckhởi đầu chính là hoàn thiện hệ thống KSNB, đặc biệt cần quan tâm hiện nay làphải tăng cường kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền để đảm bảodoanh thu được tính đủ, tính chính xác và tránh thất thoát tiền thu bán hàng Doanhnghiệp phải thắt chặt quản lý, kiểm soát nội bộ trong quá trình bán hàng nhằm tối đahóa lợi nhuận, tránh những gian lận và sai sót trong khâu bán hàng Bán hàng - thutiền hàng là khâu cuối trong quá trình lưu chuyển hàng hóa: mua vào - sản xuất -bán ra Cần phải làm sao để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình màlàm thiệt hại đến lợi ích chung của đơn vị Một trong những giải pháp mà đơn vịcần quan tâm hiện nay là phải tăng cường kiểm soát nội bộ đối với quá trình bánhàng – thu tiền để đảm bảo sự đầy đủ, chính xác và tránh thất thoát tiền thu bán

hàng Vì vậy việc chọn đề tài “Hệ thống Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Thiết bị Việt” là có ý nghĩa thiết thực trong việc thực

hiện công cụ quản lý của đơn vị nhằm đưa ra những giải pháp tăng cường công táckiểm soát nhằm giảm thiểu những rủi ro, gian lận, sai sót có thể xảy ra

1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

1.2.1 Mục tiêu chung

Nghiên cứu những vấn đề lý luận chung về kiểm soát nội bộ đối với chutrình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằmhoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp

 Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty

Cổ phần Thiết bị Việt trong thời gian tới Từ đó giúp công ty tăng cườnghiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng

- thu tiền

1.3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

1.3.1 Đối tượng nghiên cứu.

Tập trung vào kiểm soát về mặt kế toán: Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trìnhbán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Thiết bị Việt

Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền thông qua việc xét duyệt cácnghiệp vụ bán hàng và phương thức thanh toán, đánh số thứ tự chứng từ, phân cáchcác nhiệm vụ trong công tác kế toán, tính đồng bộ chứng từ… tại Công ty để tìm ragiải pháp hoàn thiện

Thời gian nghiên cứu: Từ tháng 12 năm 2016 đến tháng 2 năm 2017.

Số liệu nghiên cứu: Khóa luận sử dụng số liệu năm 2016, 2017

1.4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Luận văn dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và sử dụngcác phương pháp cụ thể: quan sát, phỏng vấn, thống kê mô tả, phân tích trong quátrình tìm hiểu thực tế từ đó đưa ra các giải pháp

1.4.1 Phương pháp thu thập số liệu

Dựa trên những số liệu đã thu thập được từ phòng tài chính kế hoạch, phòngnhân sự và các phòng ban khác để thu thập số liệu phục vụ cho công tác nghiên cứu.Luận văn sử dụng phương pháp thông tin thứ cấp được thu thập qua các ấn bảnphẩm đã công bố như: sách, báo, các công trình nghiên cứu khoa học, các tài liệubáo cáo của ngành

1.4.2 Phương pháp phỏng vấn

Phỏng vấn trực diện, qua điện thoại hoặc qua email các cá nhân có tráchnhiệm liên quan công tác kiểm soát nội bộ để tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soátnội bộ tại công ty

1.4.3 Phương pháp quan sát

Tiến hành quan sát thực tế công tác kiểm soát nội bộ tại công ty từ bộ máyquản lý đến chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban liên quan đến công tác kiểmsoát để tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát nội bộ tại công ty

1.4.4 Phương pháp thống kê mô tả

Phương pháp này được áp dụng nhằm mô tả các hoạt động và các chỉ tiêuphản ánh thực trạng tại đơn vị nghiên cứu, thông qua đó đánh giá được mức độ củacác hoạt động cần nghiên cứu Từ đó, làm căn cứ để phát hiện xu hướng và nguyênnhân các vấn đề phát sinh cần giải quyết để đạt được mục đích nghiên cứu

1.4.5 Phương pháp phân tích

Nghiên cứu và tìm hiểu về thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty

cổ phần Thiết bị Việt nhằm nắm bắt một cách thật tường tận, rõ ràng và cụ thểnhững mặt tích cực cũng như những điểm hạn chế còn tồn tại của hệ thống kiểm

soát nội bộ tại công ty, từ đó đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện hệthống kiểm soát nội bộ tại Công ty.

1.5 TỔNG QUAN CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀTÀI NGHIÊN CỨU

 Hiện nay có nhiều đề tài nghiên cứu về kiểm soát nội bộ trong các doanhnghiệp Nó giúp cho doanh nghiệp tránh được nhiều rủi ro và gian lận Chính

vì thế mà đề tài nghiên cứu cần nêu được:

 Hệ thống đáp ứng yêu cầu kinh doanh, bao gồm các phòng ban, chức năng,các thủ tục, quy định, các công việc cần thiết để phục vụ cho nhu cầu kinhdoanh của tổ chức Tuy nhiên, bất kỳ công việc nào hay quy định nào thựchiện đều đối diện với những nguy cơ và rủi ro hay sự cố tác động làm ảnhhưởng tới khả năng hoàn thành mục tiêu của công việc và tùy theo mức độgây ảnh hưởng từ thiệt hại trong mức chấp nhận được đến nguy cơ phá sản tổchức

 Kiểm soát nội bộ được thiết lập trên cơ sở các biện pháp, chính sách, thủ tục,tinh thần, giá trị, chức năng, thẩm quyền của những người có liên quan và trởthành phương tiện sống còn trong hoạt động của mọi doanh nghiệp Nó giúpdoanh nghiệp nâng cao năng lực, cải tiến hiệu quả hoạt động, hạn chế các sự

cố và hoàn thành mục tiêu của tổ chức

 Chính vì vậy mà có nhiều công trình nghiên cứu về đề tài kiểm soát nội bộ

để tìm ra các giải pháp giúp doanh nghiệp thoát khỏi rủi ro và gian lận có thểxảy ra Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ là vô cùng cần thiết Một hệthống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, hợp lý sẽ là đích đến của các đơn vị

 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền là một trong số những mụctiêu kiểm soát của hệ thống KSNB Từ những công trình nghiên cứu về đề tàiKSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại các doanh nghiệp, em có một số kếtluận như sau:

 Hầu hết cơ sở lý luận về hệ thống KSNB đối với chu trình bán hàng – thutiền đã phát triển và tập trung làm rõ về thực trạng, vai trò hệ thống KSNB

chu trình bán hàng – thu tiền và các tiêu chí, công cụ để đánh giá, hoàn thiện

hệ thống KSNB, các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB để có thể vận dụngvào khóa luận của mình

 Nội dung nghiên cứu về KSNB chu trình bán hàng – thu tiền trong các doanhnghiệp là quan trọng Chu trình bán hàng – thu tiền là chu trình tạo ra doanhthu, lợi nhuận cho doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuấtkinh doanh của mỗi doanh nghiệp

 Hiện nay có nhiều công trình nghiên cứu về hệ thống KSNB chu trình bánhàng – thu tiền trong doanh nghiệp Trong đó em đã tham khảo, tìm hiểu các

đề tài trong cùng lĩnh vực kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tạidoanh nghiệp Cụ thể:

1 Luận văn “Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty TNHH MTV cấp thoát nước Phú Yên” của Lê Thị Khánh Như

(2012)

Luận văn có kết cấu đầy đủ gồm ba chương Chương 1 nêu lý luận chung, chương 2nêu thực trạng KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại doanh nghiệp, chương 3 đềxuất các kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB nói chung vàKSNB chu trình bán hàng - thu tiền nói riêng Trong khóa luận, tác giả đã hệ thốnghóa được cơ sở lý luận về hệ thống KSNB nói chung và KSNB chu trình bán hàng -thu tiền nói riêng một cách toàn diện và đầy đủ Tác giả đã đưa ra một hệ thống cơ

sở lý luận đầy đủ và chi tiết về KSNB như khái niệm KSNB, khái niệm chu trìnhbán hàng - thu tiền, các chức năng nhiệm vụ và các quy trình KSNB Đề tài cónhiều số liệu để nghiên cứu và đánh giá, phân tích theo số liệu đưa ra dựa trên cơ sởcủa nhiều nguồn Nội dung phong phú Đưa ra các giải pháp hợp lý nhằm hoànthiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty dựa trên các

cơ sở lý thuyết đã trình bày trong bài luận văn Đưa ra đầy đủ lý thuyết về các bộphận cấu thành KSNB tại đơn vị theo chuẩn mực và hướng dẫn theo quy định đồngthời phân tích và làm rõ những lý thuyết đó trong bài luận Đề tài cũng đề cập tớicác lý thuyết về bán hàng – thu tiền, kiểm soát về bán hàng, kiểm soát thu tiền, kiểm

soát phải thu khách hàng Bên cạnh đó, khóa luận vẫn còn tồn tại một số nhượcđiểm khóa luận đi quá sâu và quá chi tiết vào phần lý luận chung, có những đề mụckhông cần thiết, dài dòng Phần nêu kiến nghị để hoàn thiện hệ thống KSNB lại quá

sơ sài, thiếu logic và không có tính ứng dụng thực tế với hoạt động kế toán tạiTNHH MTV cấp thoát nước Phú Yên Vì những nhược điểm lớn trên nên khóa luận

bị mất cân đối giữa các chương, không đảm bảo ý nghĩa thực tiễn cho khóa luận.Chưa đưa ra các các tồn tại trong chu trình bán hàng – thu tiền Quá đi sâu vào lýthuyết mà không quan tâm đến thực tế nên bài chưa đạt được hiệu quả cao nhất Hệthống KSNB chưa thực hiện chặt chẽ, các thủ tục kiểm soát xây dựng cho kiểm soátcác khoản phải thu khách hàng chưa được chú trọng và mang tính chất hình thức.Chính vì vậy mà hiệu quả kiểm soát mang lại chưa cao Từ đó, tác giả đưa ra cácgiải pháp hoàn thiện KSNB bán hàng - thu tiền áp dụng tại công ty nói riêng và chocác doanh nghiệp cùng ngành nói chung nhưng còn sơ sài chưa mang tính thực tế

2 Luận văn: “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Dược Vật tư Y tế Quảng Nam” của Nguyễn Thị Hạnh -

Luận văn thạc sỹ kinh tế (chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng, 2010)

Bố cục đầy đủ gồm ba chương Tổng thể kết cấu luận văn chặt chẽ, đảm bảo cânđối giữa các phần Chương 1 của luận văn đã nêu được những lý luận chung về hệthống KSNB một cách ngắn gọn, rõ ràng, súc tích Chương 2 tác giả đã nêu lênđược thực trạng hệ thống KSNB nói chung và KSNB chu trình bán hàng - thu tiềnnói riêng của công ty Các ví dụ về hoạt động kiểm soát mạch lạc, gắn kết chặt chẽvới nhau và liên hệ trực tiếp với các bảng biểu chứng từ sổ sách, hình ảnh đi kèm.Khi nói về thực trạng công tác KSNB, tác giả đã minh họa bằng hình vẽ phầnmềm kế toán mà công ty sử dụng từ khi thành lập, đặc biệt là khi nói về từng phầnhành liên quan đến đề tài, tác giả cũng đều đưa vào giúp người đọc hình dung racông việc Phần phụ lục, tác giả đã đưa ra các chứng từ liên quan, sổ sách kế toán

và hình ảnh chụp màn hình Chương 3 của bài luận là nhận xét ưu, nhược điểmcủa hệ thống KSNB tại Công ty và kiến nghị của tác giả để khắc phục nhữngnhược điểm này, tác giả đã đưa ra được những nhận xét đúng đắn về hoạt động

KSNB chu trình bán hàng - thu tiền của Công ty Bài luận văn đã nêu ra đượcnhững kết quả đạt được như góp phần hệ thống hóa và làm rõ các lý luận cơ bản

về KSNB, KSNB chu trình bán hàng – thu tiền Luận văn đã phân tích, đánh giáthực trạng KSNB tại công ty, chỉ ra được những tồn tại, hạn chế đối với KSNB vềchu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Luận văn nói lên được tầm quan trọng,

sự cần thiết của việc hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình bán hàng - thu tiền Đểphát huy tối đa vai trò của mình cùng nhà quản lý đạt được mục tiêu phát triển,kiểm soát nội bộ giữ vai trò chủ đạo trong sự phát triển bền vững của đơn vị,ngoài việc kiểm toán xác nhận tính trung thực, hợp lý, tính tuân thủ pháp luật, tínhhiệu quả kinh tế, kiểm toán nội bộ đánh giá đúng thực trạng hệ thống KSNB để từ

đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện Dù vậy, khóa luận vẫn còn có những yếu tốhạn chế Các hình ảnh minh họa quá nhiều gây rối bài Việc đánh số các sơ đồbảng biểu trong bài còn thiếu tính logic, mạch lạc Những kiến nghị của tác giảvẫn nặng tính máy móc, chưa sâu sát với hoạt động kiểm soát nội bộ tại công ty,không thể áp dụng vào thực tiễn được Phần thực trạng đánh giá về kiểm soát nội

bộ của công ty chưa được phân tích và nghiên cứu kỹ Do không nghiên cứu kỹthực trạng về hệ thống KSNB nên không có nhiều đề xuất hợp lý giúp cho Công

ty tìm ra nguyên nhân và các giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả kinhdoanh, hoạt động quản lý của người quản lý cũng như chống thất thoát, lãng phítài sản, nguồn lực

3 Đề tài “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Cổ phần Quốc Ái” của Nguyễn Hoài Nam (2016)

Bài luận văn của tác giả nhìn chung khá đầy đủ Nội dung khóa luận đầy đủ baphần, kết cấu luận văn chặt chẽ, rõ ràng, đảm bảo cân đối giữa các chương Khóaluận đã đưa ra được hệ thống cơ sở lý luận đầy đủ và khá hoàn chỉnh về hệ thốngKSNB và KSNB chu trình bán hàng - thu tiền Phần tiếp theo là về thực trạng hoạtđộng KSNB tại doanh nghiệp, tác giả giới thiệu sơ lược về Công ty Cổ phần Quốc

Ái sau đó tập trung mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Phần đầu chương 2,tác giả phân tích khá chi tiết về các thông tin liên quan đến quá trình phát triển của

Công ty, tình hình tài chính cũng như cả về tình hình lao động trong Công ty Khinói hệ thống KSNB, tác giả cũng đưa vào các ví dụ và minh họa quy trình kiểm soátchu trình bán hàng - thu tiền bằng sơ đồ, bảng biểu và các chứng từ, các sổ sách liênquan đầy đủ, rõ ràng Nội dung rõ ràng, phản ánh đúng thực trạng của công ty, nêuđược các mục tiêu hướng tới, đã nêu ra được những kết quả đạt được như góp phần

hệ thống hóa và làm rõ các lý luận cơ bản về KSNB, KSNB chu trình bán hàng –thu tiền Đề tài đã phân tích, đánh giá thực trạng KSNB tại công ty, chỉ ra đượcnhững tồn tại, hạn chế đối với KSNB về bán hàng – thu tiền Tuy nhiên, trong phầnthực trạng, tác giả xen lẫn thêm nhiều phần lý thuyết đã có ở chương 1, như vậy làkhông cần thiết và gây sự trùng lặp trong khóa luận Các sơ đồ, bảng biểu trongkhóa luận trình bày thiếu thẩm mỹ, gây rối mắt và thiếu khoa học Đặc biệt, tác giả

đã không đánh số các sơ đồ, bảng biểu, không lập danh mục từ viết tắt, danh mục sơ

đồ, bảng biểu đã sử dụng trong bài Như vậy người đọc sẽ khó khăn hơn trong việctiếp cận, nghiên cứu khóa luận Những kiến nghị mà tác giả đã đưa ra trong chương

3 mặc dù có tính khả thi cao, nhưng lại không đúng trọng tâm nhằm hoàn thiện hệthống KSNB nói chung và KSNB chu trình bán hàng – thu tiền nói riêng Việc ápdụng lý luận và thực tế một cách rời rạc, không nhất quán Phần hoàn thiện hệthốngKSNB chu trình bán hàng - thu tiền còn nhiều hạn chế Vì vậy, việc hoànthiện hệ thống KSNB chưa đáp ứng được nhu cầu thực tế của Công ty Luận vănchưa nêu được quy trình kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền, các phần khôngđược liên kết liền mạch, chưa đánh giá được chu trình bán hàng – thu tiền

4 Đề tài “Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh các nghiệp Việt Nam hiện nay” của Vi Hồng Quân (2013)

Đề tài đã diễn giải các nội dung có sự hợp lý, thống nhất Đề tài nghiên cứu sâu vềkiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền, có nhiều chứng từ và bảng biểu làmnổi bật nội dung của bài luận văn Phần cơ sở lý luận, tác giả đưa ra đầy đủ các kháiniệm và chi tiết liên quan đến hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp Đánh giá tốtthực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền Có nhiều dẫn chứng và sốliệu cụ thể qua các bảng biểu trong bài Công tác KSNB chu trình bán hàng - thu

tiền thực hiện tốt được thể hiện qua quá trình công ty sử dụng hệ thống sổ sách vớicác sổ chi tiết, sổ tổng hợp khá đầy đủ đáp ứng nhu cầu hạch toán, cung cấp thôngtin liên quan đến chu trình như doanh thu, tình hình công ty… Dù vậy, khóa luậnchưa đưa ra các cơ sở lý luận chung về bán hàng – thu tiền Khi phân tích thực trạnghoạt động kiểm soát nội bộ tại công ty, tác giả chưa đưa được ví dụ về các thủ tụckiểm soát nghiệp vụ bán hàng hay các nghiệp vụ phát sinh chi phí, doanh thu, thunhập liên quan cũng như các chứng từ mà chỉ đưa vào phần trích của các sổ sách Vìvậy tác giả chưa mô tả được qui trình luân chuyển chứng từ, qui trình bán hàng củadoanh nghiệp Khóa luận đi quá đi sâu vào thực tế mà không quan tâm đến lý thuyếtnên bài chưa đạt được hiệu quả cao nhất Các lý luận trong bài dựa trên thực tế tìnhhình của công ty vì vậy chưa đủ khả năng thuyết phục do cơ sở lý thuyết chưa đầyđủ.

5 Đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH Trường Sơn” của Nguyễn Huy Thắng (2015)

Nhìn chung, khóa luận đã đánh giá được tổng quan kiểm soát nội bộ và thực trạngkiểm soát nội bộ của Công ty Phần thực trạng, tác giả giới thiệu một số nét chính

và cơ bản về lịch sử phát triển, tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức hoạt động

kế toán, kiểm soát nội bộ của công ty Tiếp đó tác giả đã đi sâu vào kiểm soát phầnhành kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Các phần trích của sổ sách

kế toán được tác giả đưa vào bài nhằm minh họa cho phần hành liên quan đến bánhàng đã đảm bảo yêu cầu rõ ràng và chính xác Phần nhận xét, tác giả đã đưa rađược những điểm đã thực hiện tốt cũng như những điểm còn chưa được thực hiệntốt trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của công ty vàbám vào từ đó đề ra các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quảkinh doanh Bên cạnh đó, tác giả đã đưa ra các cơ sở dẫn chứng làm tài liệu đadạng Đánh giá tốt về thực trạng kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thutiền, số liệu đa dạng, có nhiều bảng biểu để tham khảo Đưa ra các dẫn chứng làmnội dung đánh giá sâu sắc Tuy vậy, khóa luận vẫn không tránh khỏi những hạn chế.Phần giới thiệu chung về công ty, tác giả đã tập trung quá sâu vào việc phân tích

tình hình tài chính, làm loãng khóa luận Việc đưa vào phần này các ưu, nhược điểmcủa cơ cấu công ty cũng nên chuyển xuống phần nhận xét ở chương cuối Khi phântích thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty, tác giả chưa đưa được ví dụ vềcác nghiệp vụ bán hàng hay các nghiệp vụ phát sinh chi phí, doanh thu, thu nhậpliên quan cũng như các chứng từ mà chỉ đưa vào phần trích của các sổ sách Vì vậytác giả chưa mô tả được qui trình luân chuyển chứng từ, qui trình bán hàng củadoanh nghiệp Phần kiến nghị và nhận xét chương cuối còn lan man, chưa tập trungvào đề tài trọng tâm của khóa luận, không gắn liền với việc hoàn hệ thống kiểm soátnội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty Tác giả nhận xét nhiều về tình hìnhtài chính của Công ty tuy nhiên kiến nghị lại chưa giải quyết được các vấn đề còntồn tại trong hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty Đềtài chú trọng đi sâu vào thực tế mà ít nói đến các cơ sở lý luận, chưa đưa ra các cơ

sở lý thuyết làm bài thiếu đi tính thuyết phục Các giải pháp đã đưa ra trong bàichưa hợp lý, chưa bám sát vào những điểm hạn chế mà tác giả đã đề cập

6 Đề tài “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công

ty TNHH Thương mại và dịch vụ Minh Toàn” của Hồ Đăng Bảo Tuấn, Luận

an toàn cho tài sản, thông tin và thực chất chúng là những yếu tố cơ bản của hệthống KSNB trong đơn vị Việc ban hành và tổ chưc thực hiện hệ thống các quyđịnh cũng chính là việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB Khóa luận vẫn còntồn tại các thiếu sót Khi nêu thực tế hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHHThương mại và dịch vụ Minh Toàn, chuyên đề lại không liền mạch, đứt quãng, sốliệu không khớp nhau và có những sai sót nghiêm trọng Trong chuyên đề, tác giả

không đánh số các bảng biểu, sơ đồ sử dụng và không lập danh mục sơ đồ, bảngbiểu Các chứng từ, sổ sách đưa ra cũng chưa được đầy đủ Phần nhận xét, kiến nghịtrong chương 3 khá ngắn, chưa sát với hệ thống KSNB tại Công ty Phần thực trạngđánh giá về kiểm soát nội bộ của công ty chưa được phân tích và nghiên cứu kỹ, các

số liệu đưa ra còn chưa cụ thể, chưa làm rõ được thực trạng kiểm soát nội bộ tạicông ty Nghiên cứu tìm hiểu hệ thống KSNB tại Công ty tuy nhiên chưa đưa ranhững giải pháp cụ thể nhẳm hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công ty

7 Luận văn: “Tăng cường KSNB chu trình bán hàng thu tiền tại Viễn thông Quảng Ngãi” của Nguyễn Thị Phương Thảo (2015)

Nội dung chuyên đề được trình bày chặt chẽ, mạch lạc, đảm bảo đủ các yêu cầucần thiết của chuyên đề Kết cấu giữa các chương cân đối với nhau và giữa cácchương đã có sự liên kết, liên hệ Các sơ đồ, bảng biểu được trình bày rõ ràng, đẹpmắt, tính thẩm mỹ cao, dễ đọc Các sơ đồ, bảng biểu cũng được đánh số thứ tựmột cách logic, khoa học, gắn với các chương trong chuyên đề Đánh giá được hệthống kiểm soát nội bộ tại công ty, các phần như quy trình hay thủ tục kiểm soátđều nêu rõ Đi sâu vào phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng –thu tiền tại công ty, đưa ra các bảng biểu phân tích làm nội dung có tính thuyết

phục cao Tuy nhiên, phần giới thiệu về công ty quá chi tiết, không cần thiết khiến

phần giới thiệu này rườm rà Có chỗ sắp xếp bảng biểu còn lộn xộn, một số bảngbiểu bị tách khỏi chương đang trình bày và xếp xuống cuối bài mà không rõ lý do.Chương 3 chưa được phù hợp với nội dung chuyên đề, gây rối loạn trật tự nộidung dù các giải pháp đưa ra khá tốt, gắn sát với đề tài Luận văn chưa nêu rađược nguyên nhân của những hạn chế tại công ty Tuy đi sâu vào nghiên cứu thựctrạng nhưng việc đưa ra những giải pháp còn mang tính lý thuyết

8 Luận văn: “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần và thiết bị trường học Đà Nẵng” của tác giả Nguyễn Thị Điệp (2014)

Khóa luận đã chỉ ra được các nội dung cơ bản, nêu được cơ sở lý luận, đánh giáđược tổng quan của chu trình bán hàng – thu tiền, có các chứng từ Nội dung rõràng, phản ánh đúng thực trạng của công ty, nêu được các mục tiêu hướng tới, đã

nêu ra được những kết quả đạt được như góp phần hệ thống hóa và làm rõ các lýluận cơ bản về KSNB, KSNB chu trình bán hàng - thu tiền Nêu được những lý luậnchung về hệ thống KSNB Tác giả đã trình bày được thực trạng về hoạt động kiểmsoát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Khi phản ánh thực trạng hoạtđộng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền, tác giả đã nêu ra được ví dụ vềcác nghiệp vụ bán hàng, chi tiết các chứng từ được sử dụng cũng như là phản ánhnghiệp vụ trên sổ sách kế toán Các ví dụ minh họa chính xác đầy đủ và đúng kỳ, sổsách và chứng từ được liệt kê rất đầy đủ tuy nhiên còn hơi rối mắt Bài khóa luậntrình bày rất chi tiết về lý luận hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thutiền Luận văn đã chỉ ra được những tồn tại, hạn chế đối với KSNB về bán hàng -thu tiền Những hạn chế còn tồn tại trong khóa luận Khóa luận trình bày rời rạckhông liên kết Ở chương cơ sở lý luận còn nêu ra quá nhiều lý thuyết chồng chéokhiến người đọc khó theo dõi cũng như đánh giá Các phương thức bán hàng haytính giá vốn không logic với nhau, không tạo được thành một hệ thống Trình bàycủa khóa luận nhiều chỗ còn copy máy móc không đẹp mắt Những ưu nhược điểmđưa ra vẫn chung chung, kiến nghị giải pháp không sát với thực tiến công ty Tácgiả chưa đánh giá rõ được thực trạng KSNB tại công ty Các giải pháp đưa ra hoànthiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền còn sơ sài, chưa thuyếtphục Khóa luận chưa đi sâu vào thực tế, về các khoản phải thu khách hàng chưanêu được, còn nặng làm về bên kế toán chưa đi sâu vào kiểm soát, chưa chỉ ra đượcquy trình kiểm soát nội bộ tại Công ty cũng như đánh giá thực tế kiểm soát nội bộchu trình bán hàng - thu tiền còn qua loa, đại khái

9 Luận văn: “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng” của tác giả Thái Như Quỳnh (2016)

Khóa luận đã đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH MTV Điệnlực Đà Nẵng từ đó đưa ra các giải pháp giúp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộchu trình bán hàng – thu tiền tại đây Chương 1 đã nêu được các vấn đề lý luậnchung và trình bày hợp lý, đầy đủ về hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và hệthống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền nói riêng Chương 2 tác giả

đã đưa ra và phân tích được thực trạng vấn đề tại công ty bằng các ví dụ nghiệp

vụ, chứng từ, sổ sách liên quan Chương 3 của khóa luận là nhận xét của tác giả về

hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền của công ty, các đánh giáđược đưa ra phù hợp với thực trạng công việc kế toán tại đây Dựa vào những ýkiến đánh giá này, tác giả cũng đưa ra được một vài kiến nghị nhằm hoàn thiệnhơn Đề tài đã đề cập nhiều cơ sở lý thuyết về bán hàng – thu tiền, diễn giải cácnội dung có sự hợp lý, thống nhất Đề tài nghiên cứu sâu về kiểm soát nội bộ chutrình bán hàng – thu tiền Đánh giá tốt thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bánhàng – thu tiền tại công ty Đề tài vẫn tồn tại một số điểm yếu như chưa nói đếncác chính sách bán hàng – thu tiền Việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi tronghoạt động kinh doanh của Công ty có những khoản phải thu mà khách hàng khóhoặc không có khả năng thanh toán nợ nhưng Công ty lại chưa có kế hoạch tríchlập dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi đó Công ty chưa có các chínhsách khuyến khích tiêu thụ như chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại chocác đơn vị mua hàng lâu năm, số lượng lớn Chương 2 khi nói về kiểm soát nghiệp

vụ bán hàng, tác giả chưa đưa ra được quy trình bán hàng, ảnh hưởng của quytrình bán hàng đến công việc kiểm soát nội bộ tại Công ty Chương 3, các kiếnnghị được đưa ra vẫn còn sơ sài, chưa bám sát vào những tồn tại hiện có tronghoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền của công ty Khóa luậnvẫn còn mắc một số lỗi trình bày, trong khóa luận dùng hai font chữ khác nhau,đôi chỗ bị sai chính tả, các dấu ngắt câu được dùng tùy tiện, một số sơ đồ kẻ lệch,mất nét Chứng từ của công ty được scan lên quá mờ, không đọc được số liệu

10 Luận văn: ‘Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Cao su Đà Nẵng” của Dương Thị Thúy Liễu, Luận văn thạc sỹ quản trị

kinh doanh, Đại học Đà Nẵng (2014)

Đề tài đã nói lên những điểm đáng quan tâm về bán hàng – thu tiền, cơ sở lý luận rõràng, bố cục chi tiết, đi sâu vào phân tích các vấn đề liên quan tới chu trình bánhàng – thu tiền, những chính sách ưu đãi tốt mà công ty tạo ra để đẩy mạnh việc bánhàng Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ, nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm

soát nội bộ quy trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Chương 3 của khóa luận đề

ra được một số giải pháp tích cực, có tính khả thi cao, bám sát vào khắc phục nhữngtồn tại hiện có của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công

ty Đây là ưu điểm nổi bật nhất của khóa luận mà nhiều khóa luận khác không đạtđược Tuy nhiên, nội dung không bám sát với chương trình đã được học Các nguồnkiến thức phong phú nhưng chưa đảm bảo tính chính xác Nghiên cứu chủ yếu đưa

ra những nguyên nhân và hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng

và thu tiền mà chưa đưa ra những biện pháp cụ thể để hoàn thiện hệ thống KSNBtrong quy trình bán hàng và thu tiền tại công ty Khóa luận đã thiếu đi phần cơ sở lýluận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền Tác giả đãchèn một số phần kiến thức lý thuyết vào chương 1 và chương 2, khiến khóa luậnmất đi tính logic, liền mạch và cả khóa luận bị loãng Trong chương 2, tác giả đãthêm một số hợp đồng kinh tế quá dài và không cần thiết phải có vào bài viết, khiếnngười đọc rối mắt và khó tập trung theo dõi các nội dung chính trong chuyên đề

11 Luận văn: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần quốc tế Mekong” của Võ Thuỵ Như Thuý (2016)

Luận văn có kết cấu khóa luận rõ ràng, mạch lạc, logic, trình bày luận văn khoa học,

dễ theo dõi Các dẫn chứng đầy đủ, hợp lý Trình bày được cơ sở lý luận, đặc điểmcủa hệ thống kiểm soát nội bộ, chỉ ra được sự cần thiết và những hạn chế tiềm tàngcủa hệ thống kiểm soát nội bộ Nêu được khái quát về chu trình bán hàng và thu tiềntại công Cổ phần cổ phần quốc tế Mekong chức năng của chu trình cũng như nhữngrủi ro có thể xảy ra trong chu trình, đánh giá sơ bộ được thực trạng chu trình bánhàng thu tiền trong hoàn cảnh thực tế của công ty, đưa ra nhiều số liệu bảng biểuliên quan đến đề tài Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ, nghiên cứu thực trạng

hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Quốc

Tế Mekong Nghiên cứu sâu lý thuyết kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền nhằmlàm sáng tỏ lý luận chung từ đó áp dụng lý thuyết vào công tác kiểm soát bán hàngtại Công ty Luận văn tìm ra được những nguyên nhân và hạn chế của hệ thốngkiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền làm cơ sở để đưa ra các giải pháp

nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ Dù vậy, nghiên cứu chủ yếu đưa ranhững nguyên nhân và hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng vàthu tiền mà chưa đưa ra những biện pháp cụ thể để hoàn thiện hệ thống KSNB trongquy trình bán hàng và thu tiền tại công ty Quốc tế Mekong Tác giả chưa chỉ rõđược các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng thu tiền, chỉ nói chung chung.Đánh giá thực trạng hệ thống KSNB còn sơ sài, đề xuất kiến nghị đưa ra chưa bámvào những hạn chế, nhược điểm của hệ thống KSNB nói chung và kiểm soát nội bộchu trình bán hàng thu tiền nói riêng Những giải pháp đưa ra chỉ mang tính chấtthấp, áp dụng chung, chưa đưa ra cụ thể cho từng hoạt động trong kiểm soát nội bộchu trình bán hàng – thu tiền nên hiệu quả thực tế chưa cao.

Như vậy, có thể thấy rằng đề tài nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ chutrình bán hàng – thu tiền là một chủ đề không mới nhưng lại khá phổ biến Tuynhiên, ở mỗi doanh nghiệp có cách thức bán hàng – thu tiền khác nhau nên việchạch toán vào sổ kế toán, chứng từ sử dụng cũng như việc kiểm soát sẽ khácnhau Mặc dù còn tồn tại một số nhược điểm nhưng các đề tài trên đã hệ thốnghóa được lý luận cơ bản về hệ thống KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trongdoanh nghiệp nói chung và thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tạicác đơn vị nghiên cứu nói riêng Cũng chính vì lý do này, em đã đi sâu nghiêncứu và tìm hiểu các bài khóa luận trên để phục vụ cho bài khóa luận của mình.Tại công ty Cổ phần Thiết bị Việt, hiện chưa có đề tài nào nghiên cứu về kiểmsoát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền, do đặc thù riêng về hàng hóa cũng

như quy mô của đơn vị Chính vì vậy em đã lựa chọn đề tài “Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty Cổ phần Thiết bị Việt”

làm đề tài khóa luận tốt nghiệp

1.6 KẾT CẤU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại công Cổ phần Thiết bị Việt, em đã quyết định

chọn đề tài: “Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công

ty Cổ phần Thiết bị Việt” làm đề tài khóa luận Kết cấu đề tài gồm 4 chương:

Chương 1: Tổng quan đề tài nghiên cứu

Chương 2: Cơ sở lý luận chung về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền

trong doanh nghiệp sản xuất

Chương 3: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Cổ

phần Thiết bị Việt

Chương 4: Đánh giá, nhận xét và một số ý kiến hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội

bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Thiết bị Việt

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

2.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KSNB TRONG DOANH NGHIỆP SẢNXUẤT

2.1.1 Khái niệm và chức năng của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp sản xuất

2.1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ

Các khái niệm:

Kiểm soát luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình Do đó, các nhàquản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát đểđạt được các mục tiêu của tổ chức Bất cứ hoạt động kinh doanh nào muốn đạt được

sự hữu hiệu và hiệu quả đều phải thực hiện công tác tự kiểm tra trên tất cả các khâu:xem xét các dự báo, các mục tiêu định mức, soát xét lại các thông tin thực hiện đểđiều chỉnh kịp thời nhằm đảm bảo hiệu quả kinh tế cuối cùng của hoạt động Hoạtđộng đó được gọi là hoạt động kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ có một vài quan điểm như sau:

 Theo COSO (Uỷ ban bao gồm đại diện của các hiệp hội kế toán, kiểmtoán, quản trị Hoa Kì):

Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và cácnhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lýnhằm thực hiện các mục tiêu sau:

Báo cáo tài chính đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy

KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy bởi vì người quản lýđơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ

kế toán hiện hành

Các luật lệ và quy định được tuân thủ

KSNB đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định Điều nàyxuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủtrong đơn vị Bên cạnh đó, KSNB còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vàoviệc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị Từ đó bảo đảm đạt đượcnhững mục tiêu mà đơn vị đề ra.

Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

KSNB cần thực hiện việc bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thôngtin, nâng cao uy tín, thị phần và thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị

Bảo vệ tài sản

 Theo liên đoàn kế toán Quốc tế (IFAC):

KSNB là hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu:Bảo vệ tài sản của đơn vị không sử dụng lãng phí, gian lận hoặc kém hiệu quả Bảođảm độ tin cậy của các thông tin báo cáo Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp

lý và các chính sách của đơn vị Bảo đảm hiệu quả và hiệu lực của các hoạt động

 Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) 315:

Là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết

kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động tuân thủ pháp luật và các quy trình có liên quan Thuật ngữ

“kiểm soát” được hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hay nhiều thành phần kiểm soát nội bộ

Đặc điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống chính sách và thủ tục giúp nhà quản lý đạtđược các mục tiêu cụ thể là bảo vệ tài sản, bảo đảm độ tin cậy của thông tin, bảođảm sự tuân thủ qui định pháp lý và bảo đảm hiệu quả hoạt động Hệ thống kiểmsoát nội bộ bao gồm các yếu tố môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, tổ chức thôngtin và truyền thông, tổ chức hoạt động kiểm soát và giám sát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố có tính môi trường ởbên trong và bên ngoài đơn vị ảnh hưởng đến việc thiết kế và vận hành của các thủtục kiểm soát Các nhân tố bên trong bao gồm: Tư duy quản lý, phong cách điềuhành của nhà quản lý công ty; tính trung thực và giá trị đạo đức do công ty xâydựng; chính sách nhân sự; công tác kế hoạch; cơ cấu tổ chức.

Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị cho mục tiêu lập và trình bày BCTCbao gồm việc Ban Giám đốc xác định các rủi ro kinh doanh có liên quan như thếnào đến việc lập và trình bày BCTC theo khuôn khổ về lập và trình bày BCTC, ướctính độ rủi ro, đánh giá khả năng xảy ra rủi ro và quyết định các hành động nhằm xử

lý, quản trị rủi ro và kết quả thu được Các rủi ro liên quan đến độ tin cậy của BCTCbao gồm các sự kiện trong hay ngoài đơn vị, các giao dịch hoặc các tình huống cóthể phát sinh và có ảnh hưởng bất lợi đến khả năng tạo lập, ghi chép, xử lý và báocáo dữ liệu tài chính phù hợp với các cơ sở dẫn liệu của Ban Giám đốc trong BCTC.Ban Giám đốc có thể lập các chương trình, kế hoạch hoặc hành động để xử lýnhững rủi ro cụ thể hoặc quyết định chấp nhận rủi ro do tính đến hiệu quả kinh tếhay do xem xét các yếu tố khác

Hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bày BCTC, bao gồm cảcác quy trình kinh doanh có liên quan và trao đổi thông tin Chất lượng của thôngtin tạo ra từ hệ thống sẽ ảnh hưởng đến khả năng BGĐ đưa ra các quyết định phùhợp trong việc quản lý và kiểm soát các hoạt động của đơn vị và lập BCTC mộtcách đáng tin cậy

Các hoạt động kiểm soát: đánh giá tình hình hoạt động, xử lý thông tin,kiểm soát về mặt vật chất và vấn đề phân nhiệm Bên cạnh đó còn có các nguyên tắcchỉ đạo chung trong việc thiết lập hệ thống KSNB có hiệu quả là phân công, phânnhiệm; bất kiêm nhiệp và phê chuẩn, ủy quyền

Giám sát các kiểm soát: Trách nhiệm quan trọng của Ban Giám đốc là thiếtlập và duy trì KSNB một cách thường xuyên Việc giám sát cũng là để đảm bảorằng các kiểm soát tiếp tục hoạt động một cách hiệu quả theo thời gian Các hoạtđộng giám sát có thể bao gồm việc sử dụng thông tin có được qua trao đổi với các

đối tượng ngoài đơn vị mà những thông tin đó có thể cho thấy các vấn đề hoặc cáckhu vực địa lý hoặc lĩnh vực kinh doanh cần được cải thiện.

2.1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ

Giúp Ban lãnh đạo doanh nghiệp giảm bớt tâm trạng bất an về những rủi ro,nhất là về con người và tài sản, giảm tải trọng những công việc hàng ngày để tậptrung vào vấn đề chiến lược, chuyên nghiệp hóa công tác quản lý điều hành cụ thể

Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách cóhiệu quả

Bảo đảm các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức vàgiám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó

Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện phápgiải quyết Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các

bộ phận của doanh nghiệp

Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ vàhoạt động kinh doanh Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ vàtuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan

Bảo vệ tài sản, thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích Sựbảo vệ một số tài sản và sổ sách nhất định đã trở nên ngày càng quan trọng kể từ khi

hệ thống máy vi tính được sử dụng rộng rãi trong các đơn vị Số lượng lớn thông tintruyền thông được lưu trữ trong máy vi tính, đĩa CD có thể bị phá hoại nếu khôngđược bảo vệ cẩn thận

Đánh giá kết quả việc thực hiện quy chế và chế độ, xem xét điều chỉnh chophù hợp nhằm hoàn thiện và nâng cao năng suất hiệu quả hoạt động của doanhnghiệp

2.1.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Tùy vào loại hình hoạt động mục tiêu và quy mô của tổ chức mà hệ thống kiểm soátnội bộ được sử dụng khác nhau, nhưng để hoạt động hiệu quả, hệ thống này cần có

đủ năm thành phần:

2.1.2.1 Môi trường kiểm soát:

Là những yếu tố của tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội

bộ và là các yếu tố tạo ra một môi trường trong đó toàn bộ thành viên của tổ chức

có nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ hay không Môitrường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của đơn vị, chi phối ý thức kiểm soát củamọi thành viên trong đơn vị, là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soátnội Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng quan trọng cho sự hoạt động hiệuquả của hệ thống kiểm soát nội bộ Những nhân tố ảnh hưởng đến môi trường kiểmsoát bao gồm:

 Tính trung thực, giá trị đạo đức và năng lực làm việc của nhân viên trongcông ty Sự phát triển của một công ty luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên Mỗinhân viên là một chi tiết cấu thành nên bộ máy của công ty Vì vậy, tính trung thực

và giá trị đạo đức của nhân viên cao sẽ tạo môi trường thuận lợi để liên kết và pháthuy sức mạnh tập thể giúp công ty hoàn thành kế hoạch, đạt được mục tiêu củamình Đội ngũ nhân viên là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát tronghoạt động của công ty

 Triết lí quản lí và phong cách điều hành, tư cách đạo đức, hành vi ứng xử

và hiệu quả công việc của lãnh đạo Đặc thù về quản lí là quan điểm khác nhau củanhà quản lí đơn vị đối với báo cáo tài chính cũng như đối với rủi ro kinh doanh.Nhận thức của ban giám đốc về tầm quan trọng của liêm chính và đạo đức nghềnghiệp, về việc cần tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phải phân công, ủy nhiệm, giaoviệc rõ ràng, về việc phải ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trìnhSXKD… Tất cả tạo ra một môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên công ty nhậnthức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ tốt hơn, tạo sự phát triểnbền vững cho công ty

 Cách thức thiết lập quyền lực và trách nhiệm cũng như việc tổ chức vàphát triển công việc trong tổ chức Mỗi người phải nhận thức được công việc củamình có ảnh hưởng như thế nào trong việc góp phần hoàn thành mục tiêu của đơn

vị Cơ cấu tổ chức của một đơn vị thực chất là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm

giữa các thành viên trong đơn vị Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong công

ty sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một

hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triểnkhai các quyết định đó cũng như việc giám sát thực hiện các quyết định đó trongtoàn bộ công ty Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả cáchành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của công ty

 Những chỉ đạo, hướng dẫn của ban giám đốc: Các nhà quản lí luôn muốnthiết lập môi trường kiểm soát hiệu quả và cách thức điều hành đúng theo các chínhsách của công ty đặt ra

 Chính sách nhân sự: là các chính sách và thủ tục của NQL về tuyển dụng,huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải… NQL chọn những nhân viên có đủ nănglực, kinh nghiệm, đạo đức tốt thì góp phần lớn đến sự hữu hiệu và hiệu quả của môitrường kiểm soát

Tóm lại, môi trường kiểm soát có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của cácthủ tục kiểm soát Môi trường kiểm soát mạnh sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệuquả của hệ thống KSNB Tuy nhiên môi trường kiểm soát mạnh không đồng nghĩa

là hệ thống KSNB mạnh Môi trường kiểm soát mạnh tự nó chưa đủ đảm bảo tínhhiệu quả của toàn hệ thống KSNB

2.1.2.2 Đánh giá rủi ro:

Đối với mọi hoạt động của đơn vị đều có phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểmsoát tất cả Vì vậy, các NQL phải đánh giá và phân tích những nhân tố ảnh hưởngtạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu có thể không đạt được và cố gắng kiểm soát

để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây ra

 Xác định mục tiêu của đơn vị: Mục tiêu là điều kiện tiên quyết để đánhgiá rủi ro Rủi ro ở đây được xác định là rủi ro tác động khiến cho mục tiêu đó cókhả năng không thực hiện được

 Nhận dạng rủi ro: rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị(sự đổi mới kỹ thuật, nhu cầu khách hàng thay đổi, sự cải tiến sản phầm, chính sáchnhà nước…) hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể (hoạt động bán hàng,

mua hàng, kế toán…) rồi liên quan đến mức độ rộng hơn NQL có thể sử dụngnhiều phương pháp khác nhau: phương tiện dự báo, phân tích dữ liệu, rà soát hoạtđộng thường xuyên Với các doanh nghiệp nhỏ, NQL có thể tiếp xúc với kháchhàng, ngân hàng, các buổi họp nội bộ.

 Phân tích và đánh giá rủi ro: đây là công việc khá phức tạp vì rủi rorất khó định lượng và có nhiều phương pháp khác nhau Một quy trình bao gồm:ước lượng tầm cỡ của rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu, xem xét khả năng xảy

ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng đối phó với rủi ro

2.1.2.3 Hệ thống thông tin, giao tiếp:

 Có thể thu thập thông tin cần thiết từ bên ngoài và bên trong, chuyển đếnngười quản lý bằng các báo cáo thích hợp, bảo đảm thông tin được cung cấp đúngchỗ, đủ chi tiết trình bày thích hợp và kịp thời, rà soát và phát triển hệ thống thôngtin trên cơ sở một chiến lược dài hạn, sự hậu thuẫn mạnh mẽ của người quản lý đốivới việc phát triển hệ thống thông tin

 Duy trì sự truyền thông hữu hiệu về trách nhiệm về nghĩa vụ của mỗithành viên, thiết lập các kênh thông tin ghi nhận các hạn chế hay yếu kém tronghoạt động, xem xét và chấp nhận những kiến nghị của nhân viên trong việc cải tiếnhoạt động, đảm bảo truyền thông gữa các bộ phận, mở rộng truyền thông với bênngoài, phổ biến cho các đối tác về các tiêu chuẩn đạo đức của đơn vị, theo dõi phảnhồi thông tin

2.1.2.4 Hoạt động kiểm soát:

Các hoạt động kiểm soát là các biện pháp, quy trình, thủ tục đảm bảo chỉ thị của banlãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho tổ chức đạt được mục tiêu đặt

ra được thực thi nghiêm túc trong toàn tổ chức Đó là những chính sách và nhữngthủ tục do công ty phát triển để giúp bảo vệ tài sản của công ty Hoạt động kiểmsoát bao gồm nhiều hoạt động bao quát hết công ty

2.1.2.5 Giám sát:

Là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng thực hiện việc kiểm soát nội bộ để đảmbảo nó được triển khai, được điều chỉnh khi môi trường thay đổi, được cải thiện khi

có khiếm khuyết Thường xuyên và định kỳ giám sát và kiểm tra các hoạt động đểđánh giá chất lượng của hệ thống KSNB để có các điều chỉnh, cải tiến thích hợp.

2.1.3 Những hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ

Một điều có thể nhận thấy rằng hệ thống KSNB của một doanh nghiệp dù được thiết

kế hoàn hảo đến đâu cũng không thể ngăn ngừa và phát hiện mọi sai phạm có thểxảy ra Bởi vì khi hệ thống KSNB được thiết kế hoàn hảo thì vẫn phụ thuộc vào yếu

tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và sự đáng tin cậycủa nhân viên trong đơn vị Như vậy, hệ thống KSNB chỉ giúp cho đơn vị hạn chếtối đa những sai phạm vì bản thân hệ thống KSNB cũng có những hạn chế tiềmtàng

- Những hạn chế xuất phát từ con người như việc ra quyết định sai do thiếuthông tin, bị áp lực trong sản xuất kinh doanh, sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, hiểu sai chỉdẫn của cấp trên hoặc báo cáo của cấp dưới, việc đảm nhận vị trí công việc tạmthời, thay thế cho người khác

- Gian lận cũng xảy ra do sự thông đồng giữa các nhân viên với nhau hay các

bộ phận bên ngoài doanh nghiệp Sự gian lận của nhân viên thông qua sự thôngđồng với nhau hay với các bộ phận bên ngoài tổ chức Hoạt động kiểm soát thườngchỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ít chú ý những nghiệp vụkhông thường xuyên, do đó những sai phạm trong các nghiệp vụ này thường hay bị

bỏ qua Luôn có khả năng là các cá nhân chịu trách nhiệm kiểm đã lạm dụng quyềnhạn của mình nhằm mục đích mưu đồ riêng

- KSNB khó ngăn cản được gian lận của những nhà quản lý cấp cao Các thủtục kiểm soát là do người quản lý đặt ra để kiểm tra việc gian lận và sai sót của nhânviên Khi người quản lý cấp cao cố tình gian lận, họ có thể tìm cách bỏ qua các thủtục kiểm soát cần thiết

- Phần lớn các thủ tục kiểm soát nội bộ thường được thiết lập cho các saiphạm dự kiến, hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên, do đó khi xảy ra sai phạmbất thường thì thủ tục kiểm soát trở nên yếu kém, thậm chí vô hiệu

- Rủi ro trong kiểm soát cũng xảy ra khi người quản lý luôn xem xét quan hệgiữa chi phí bỏ ra và lợi ích thu được Các hoạt động giám sát cũng phải đảm bảorằng lợi ích có được phải lớn hơn chi phí mà đơn vị bỏ ra

- Do thay đổi tổ chức, quan điểm và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tụckiểm soát trở nên lạc hậu, không còn phù hợp

Tóm lại, chính những hạn chế tiềm tàng nêu trên là nguyên nhân khiến choKSNB không thể đảm bảo tuyệt đối Tất cả các hệ thống kiểm soát nội bộ đều chứađựng những hạn chế tiềm tàng vốn có của nó

2.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN

2.2.1 Những vấn đề chung về chu trình bán hàng – thu tiền.

2.2.1.1 Khái niệm và ý nghĩa của chu trình bán hàng – thu tiền

Bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của sản phẩm, hànghóa hay dịch vụ cho khách hàng để đổi lấy tiền hoặc quyền thu tiền từ khách hàng.Chu kì bắt đầu bằng yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng muahàng) và kết thúc bằng sự chuyển đổi nguyên liệu hoặc dịch vụ thành một khoảnphải thu và cuối cùng thành tiền mặt Bán hàng là quá trình có mục đích, phươngthức thực hiện mục đích rất đa dạng Theo phương thức trao đổi và thanh toán cóthể bán hàng thu tiền mặt trực tiếp hoặc thu qua ngân hàng Với mỗi phương thứckhác nhau các thủ tục giao nhận cũng khác nhau nên tổ chức kiểm soát cũng khácnhau Theo cách thức cụ thể quá trình trao đổi, hàng hóa sản xuất ra, dịch vụ hoànthành có thể bán trực tiếp cho người tiêu dùng theo phương thức bán lẻ hay giántiếp theo phương thức bán buôn, bán hàng qua đại lý… Với mỗi phương thức lại cótrình tự bán hàng khác nhau nên tổ chức công tác kế toán và kiểm soát cũng khácnhau

Kiểm soát quá trình bán hàng có ý nghĩa quan trọng liên quan đến nhiều chỉtiêu trọng yếu trên BCĐKT và BCKQKD Tính đúng đắn của chỉ tiêu doanh thuliên quan đến chỉ tiêu kết quả trên BCĐKT, kết quả lãi lỗ của doanh nghiệp trêntrên BCKQKD Đối với nhà nước, xác định đúng đắn chỉ tiêu doanh thu làm cơ sở

để xác định đúng số thuế cũng như thuế TNDN mà công ty phải nộp cho nhà nước

2.2.1.2 Đặc điểm của chu trình bán hàng – thu tiền

Chu trình bán hàng và thu tiền trải qua nhiều khâu, có liên quan đến nhữngtài sản nhạy cảm như nợ phải thu, hàng hóa, tiền… nên thường là đối tượng bị tham

ô, chiếm dụng

Nợ phải thu khách hàng là khoản mục có thể chiếm tỷ trọng lớn trong tàisản của đơn vị, bởi lẽ sự cạnh tranh gây gắt trên thị trường là một nhân tố thúc đẩynhiều đơn vị phải mở rộng bán chịu và điều này làm tăng rủi ro có sai phạm

Thông thường, trong một doanh nghiệp thì chức năng cơ bản của chu trìnhbán hàng và thu tiền là: xử lý đặt hàng; xét duyệt bán chịu; chuyển giao hàng hoá;lập hoá đơn; xử lý và ghi sổ các khoản về doanh thu và thu tiền; lập dự phòng nợkhó đòi; xoá sổ các khoản không thu được Để có thể thực hiện tốt các chức năng cơbản của chu trình bán hàng và thu tiền thì kế toán phải thực hiện tốt các nhiệm vụsau:

 Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp kịp thời chính xác tình hình bánhàng và thu tiền

 Tính toán phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tính vào sản xuấtkinh doanh hay thu nhập của doanh nghiệp

 Hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị, bộ phận trong doanh nghiệp thực hiệnđúng đắn, đầy đủ các chế độ ghi chép ban đầu về bán hàng – thu tiền

 Lập các báo cáo về bán hàng – thu tiền góp phần đẩy mạnh khâu bán hàngcũng như khả năng thu tiền hàng của khách hàng

2.2.2 Rủi ro thường xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền

Để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền ta cầnchú ý đến các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lí nghiệp vụ như:

Hoạt động nhận đặt hàng của khách hàng:

Nhận đặt hàng từ những khách hàng không đảm bảo tính pháp lý

Chấp nhận đặt hàng nhưng không có khả năng thực hiện

Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận nhưng không được phê duyệt

Ghi sai trên hợp đồng về chủng loại, số lượng, đơn giá

Xét duyệt bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chínhsách bán chịu dẫn đến mất hàng, không thu được tiền

Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều định mức bán chịu để đẩy mạnhdoanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín dụng quá mức

Nhận những đơn đặt hàng có những điều khoản, điều kiện không chính xáchoặc từ những khách hàng không được phê duyệt Bộ phận hoặc cá nhân không cónhiệm vụ lại nhận đơn đặt hàng

Hoạt động xuất kho, cung cấp hàng hóa:

Xuất kho giao hàng sai số lượng, địa chỉ đối tượng nhận hàng, thời giangiao hàng

Mất hàng hóa trong quá trình xuất kho, giao hàng

Việc xuất hàng và giao hàng do nhân viên không có thẩm quyền thực hiện

Công ty có thể giao hàng quy cách không đúng như đã thoả thuận

Hoạt động lập hóa đơn và theo dõi nợ phải thu:

Không lập hoặc lập không kịp thời hóa đơn, chứng từ bán hàng cho kháchhàng Chuyển dữ liệu công nợ sai, không kịp thời Hoạt động thu tiền thì rủi ro đó làthất thoát tiền

Nhân viên lập hoá đơn có thể quên lập một số hóa đơn hàng hoá đã giao,lập sai hoá đơn, lập một hoá đơn thành nhiều lần hoặc lập hóa đơn khống khi thực

tế không giao hàng

Kế toán có thể không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán, ghisai khách hàng thanh toán.Thủ quỹ hoặc nhân viên thu ngân có thể ăn cắp tiền mặtkhách hàng thanh toán trước khi khoản tiền mặt đó được ghi nhận là doanh thu

Ghi nhận sai trên khách hàng, thời hạn thanh toán

Ghi sai niên độ về doanh thu và nợ phải thu khách hàng

Ghi sai số tiền, ghi trùng hay ghi sót hóa đơn

Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, không đòi được nợ

Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt

Xóa sổ nợ phải thu khách hàng nhưng không xét duyệt

Nợ phải thu bị thất thoát do không theo dõi chặt chẽ

2.2.3 Mục tiêu kiểm soát và các thủ tục KSNB nghiệp vụ bán hàng – thu tiền

2.2.3.1 Mục tiêu KSNB nghiệp vụ bán hàng – thu tiền

Sự đầy đủ: Tất cả các nghiệp vụ bán hàng hiện có đều đã được ghi sổ Tất

cả số tiền nhận được đều được ghi vào sổ nhật ký thu tiền và sổ quỹ

Sự đánh giá: Doanh thu ghi sổ là số tiền của hàng hóa gửi đi và được tínhđúng đồng thời vào sổ chính xác Các khoản tiền thu đã ghi sổ và đã nộp đều đúngvới giá hàng bán

Sự phân loại: Các nghiệp vụ bán hàng được phân loại và ghi chép vào đúngcác tài khoản, sổ sách kế toán Các khoản thu tiền đều được phân loại đúng đắn

Tính đúng kỳ: Doanh số ghi sổ đúng vào kỳ kế toán mà nghiệp vụ phátsinh Các khoản thu tiền được ghi đúng thời gian

Chuyển sổ và tổng hợp đúng đắn: Các nghiệp vụ bán hàng được ghi chépđúng đắn vào các sổ chi tiết và sổ tổng hợp Các khoản thu tiền được ghi đúng vào

sổ quỹ, sổ cái và sổ tổng hợp

Mục tiêu KSNB nghiệp vụ bán hàng:

Doanh thu bán hàng được ghi sổ là có thực: Quá trình vào sổ doanh thuđược chứng minh bằng các chứng từ vận chuyển đã được duyệt và các đơn đặt hàngcủa khách hàng đã được phê chuẩn Các hóa đơn bán hàng được đánh số thứ tựtrước và được theo dõi ghi chép đúng đắn

Các nghiệp vụ bán hàng được phê chuẩn đúng đắn: Sự phê chuẩn phải hợp

lý bởi các cấp có thẩm quyền và phù hợp với chính sách công ty Phê chuẩn sự bánchịu trước khi gửi hàng Giá cả, phương thức và cách thức vận chuyển, các khoảnchiết khấu phải được phê chuẩn đúng đắn

Các nghiệp vụ bán hàng hiện hữu đều được ghi sổ: Các chứng từ, hóa đơnvận chuyển, hóa đơn bán hàng được đánh số trước và ghi chép

Doanh thu ghi sổ là số tiền của hàng hóa gửi đi và được tính đúng và vào sổchính xác: Kiểm tra nội bộ quá trình lập hóa đơn và quá trình chuyển sổ, quá trìnhkiểm tra này được thực hiện bởi một người độc lập Đối chiếu các chi tiết trên hóađơn với chứng từ vận chuyển, đơn đặt hàng và tính lại các thông tin bằng số trênhóa đơn Đối chiếu bút toán trên sổ nhật ký bán hàng với hóa đơn bán hàng

Các nghiệp vụ bán hàng được phân loại đúng đắn: Xây dựng và sử dụngmột số tài khoản đầy đủ Xem xét và kiểm tra lại việc ghi các nghiệp vụ vào tàikhoản nhất là đối với các nghiệp vụ bất thường

Doanh số ghi theo căn cứ thời gian: Các thủ tục quy định về việc tính tiền

và vào sổ doanh thu theo căn cứ hàng ngày và được tính, ghi sổ ngay sau khi gửihàng là tốt nhất So sánh ngày trên hóa đơn vận chuyển với ngày trên hóa đơn bánhàng, sổ nhật ký bán hàng và các sổ phụ có liên quan

Các nghiệp vụ bán hàng được phản ánh đúng đắn trong các sổ sách và tổnghợp chính xác: Cách ly trách nhiệm ghi sổ nhật kí bán hàng với ghi sổ phụ cáckhoản phải thu Tổ chức đối chiếu nội bộ các khoản bán hàng – thu tiền

Mục tiêu KSNB nghiệp vụ thu tiền

Các khoản thu tiền ghi sổ là số tiền công ty thực tế nhận được: Cân đối độclập các tài khoản ngân hàng đồng thời cách ly trách nhiệm giữa quản lý tiền mặt vàghi sổ sách

Các khoản chiết khấu tiền đã có sự phê chuẩn: Một chính sách về chiếtkhấu tiền phải thực sự tồn tại trong đơn vị Sự phê chuẩn của các khoản chiết khấutiền mặt phải hợp lý bởi các cấp có thẩm quyền và phù hợp với chính sách củadoanh nghiệp Đối chiếu chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu tiền

Tiền mặt nhận được đều được ghi vào sổ nhật ký thu tiền mặt: Cách ly tráchnhiệm giữa quản lý tiền mặt và chi sổ sách Sử dụng các thư báo tiền gửi hoặc cácbảng kê trước tiền mặt Quá trình kiểm tra nội bộ của việc ghi sổ các khoản thu tiềnmặt Gửi đều đặn các báo cáo hàng tháng cho khách hàng

Các khoản thu tiền mặt được phân loại đúng đắn: Xem xét và kiểm tra nội

bộ, sử dụng một sơ đồ tài khoản đầy đủ Kiểm tra lại các chứng từ chứng minhkhoản thu tiền mặt và so sánh với thực tế trên sơ đồ tài khoản

Các khoản thu tiền được ghi sổ căn cứ theo thời gian: Kiểm tra nội bộ việcghi thu và nhập quỹ đồng thời quy định thể thức ghi sổ các khoản thu tiền hàngngày

Các khoản thu tiền được ghi vào sổ phụ đúng đắn và tổng hợp chính xác:Cách ly trách nhiệm giữa việc ghi nhận thu tiền với việc ghi sổ phụ các khoản phảithu và sổ quỹ, gửi đều đặn các báo cáo hàng tháng cho khách hàng Kiển tra nội bộ

về cộng và chuyển sổ

Các khoản thu tiền được ghi sổ và đem gửi theo số tiền nhận được: Theodõi chi tiết các khoản thu theo nghiệp vụ và đối chiếu với mức giá đã duyệt trên cácchứng từ bán hàng Điều hòa đều đặn với tài khoản ngân hàng

Các khoản thu tiền qua ngân hàng cần được kế toán ghi sổ đồng thời ghigiảm các khoản phải thu khi nhận được giấy báo có do ngân hàng gửi tới

Các khoản thu tiền qua ngân hàng cần được đối chiếu số dư với ngân hàng.Việc thu tiền qua ngân hàng đảm bảo cho doanh nghiệp không bị thất thoát số tiền

và tiền được đảm bảo an toàn hơn

2.2.3.2 Các thủ tục kiểm soát nghiệp vụ bán hàng – thu tiền

Những thủ tục kiểm soát chung

Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng: Điều này nhằm hạn chế khảnăng xảy ra gian lận vì nếu một cá nhân hay bộ phận nắm giữ một số chức năng nào

đó thì họ sẽ có thể lạm dụng

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Kiểm soát ứng dụng: kiểm soát dữ liệu,kiểm soát quá trình nhập liệu Kiểm soát chứng từ sổ sách: các chứng từ phải đượcđánh số liên tục, trước khi lập hóa đơn GTGT phải căn cứ trên bộ chứng từ, ghinhận kịp thời các khoản nợ và tiền bán hàng thu được Ủy quyền và xét duyệt: Nhàquản lý có thể ủy quyền cho cấp dưới xét duyệt thông qua việc ban hành các chínhsách

Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Đặc điểm của thủ tục này là người kiểm trađộc lập với người bị kiểm tra

Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn

Kiểm soát quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu: Các thủtục kiểm soát cần thực hiện là:

 Xác minh người mua hàng

 Đối chiếu đơn giá trên đơn đặt hàng của khách hàng với bảng giá chínhthức của đơn vị

 Xác nhận khả năng cung ứng

 Lập lệnh bán hàng

 Xét duyệt bán chịu

Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn

 Căn cứ lệnh bán hàng đã được phê chuẩn, bộ phận giao hàng lập chứng từgửi hàng để gửi đi, đồng thời lưu trữ một bảng, chứng từ này phải được đánh số thứ

tự liên tục trước khi sử dụng Khi nhận hàng từ kho, nhân viên giao hàng cần sosánh các mặt hàng thực nhận với chứng từ gửi hàng Nếu có chênh lệnh, cần thôngbáo cho bộ phận xử lý đơn đặt hàng Nhận được chứng từ từ những bộ phận khácgửi đến đơn đặt hàng, lệnh bán hàng đã được phê chuẩn và chứng từ gửi hàng,chứng từ vận chuyển, bộ phận lập hóa đơn sẽ tiến hành lập hóa đơn

 Để tránh tình trạng quên lập hóa đơn cho hàng hóa đã giao, lập sai hóađơn hoặc lập hóa đơn khống,… khi lập hóa đơn cần căn cứ vào: Chứng từ vậnchuyển đã được khách hàng ký nhận; đơn đặt hàng đã được đối chiếu với chứng từvận chuyển; hợp đồng giao hàng (nếu có) Hóa đơn sau khi lập cần được một nhânviên khác kiểm tra ngẫu nhiên lại về tính chính xác về những thông tin trên

Kiểm soát việc thu tiền và nợ phải thu khách hàng

 Đối với phương thức bán hàng thu tiền mặt: Khuyến khích khách hàngthanh toán qua ngân hàng Cần sử dụng hóa đơn mỗi khi bán hàng, cũng nhưkhuyến khích khách hàng nhận hóa đơn Cuối mỗi ngày, cần phải tiến hành đốichiếu tiền mặt tại quỹ với tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chép