Giáo trình Microsoft Word - 1 phần I. Chơng trình Microsoft word Chơng trình Microsoft Word là một chơng trình phần mềm, nằm trong bộ tin học văn phòng Microsoft Office. Nó có tác dụng hỗ trợ các nhân viên văn phòng soạn thảo các văn bản, công văn giấy tờ. Với đầy đủ các tính năng nh tạo bảng, xây dựng đồ thị, tạo các kiểu chữ nghệ thuật . Nó đã khống chế và chiếm đợc cảm tình của hầu hết mọi ngời. Cho đến nay, nó là chơng trình soạn thảo văn bản thông dụng nhất hiện nay. 1. Làm quen với chơng trình soạn thảo văn bản. 1.1. Cách khởi động ch ơng trình Microsoft Word. - Cách 1: Nháy đúp chuột vào biểu tợng Word tại màn hình Decktop: - Cách 2: Nháy vào Start Programs Microsoft Office Microsoft Word. 1.2. Giới thiệu màn hình soạn thảo Microsoft Word. - Sau khi khởi động, màn hình xuất hiện nh sau: ( Trên hình đã ghi chú thích cho các thanh công cụ) - Thanh Tiêu đề: chứa tên bản. - Thanh Menu: Liệt kê các menu ( thực đơn chứa các công cụ soạn thảo) chính của chơng trình. Gồm: + File : Chứa các mục làm việc với tệp nh mở đóng tệp, in ấn. + Edit : Chứa các mục tìm kiếm, sửa chữa. + View : Chứa các mục để đặt chế độ hiển thị. Ngời thực hiện: Trần Bá Minh - THCS Đồng Việt Thanh Formating Thanh Standard Thanh Menu Thanh Tiêu đề Thước ngang Thanh cuốn Thanh Drawing (vẽ) Thanh Trạng thái Thước dọc Giáo trình Microsoft Word - 2 + Insert : Chứa các mục đợc dùng chèn ký tự đặc biệt, tranh ảnh + Format : Chứa các công cụ về định dạng. + Tools : Chứa các công cụ soạn thảo. + Table : Làm việc với biểu bảng. + Windows : Đặt chế độ hiển thị cửa sổ. + Help : Dùng để tra cứu các lệnh của Word. - Thanh Standard : Chứa các công cụ chuẩn ( các công cụ này dùng thờng xuyên) - Thanh Formating: Chứa các chế độ lựa chọn căn chỉnh văn bản. - Thanh Draw : Dùng để vẽ hình. * L u ý : 3 thanh trên rất cần thiết, nếu thiếu thanh nào thì nháy vào View Toolbar nháy vào vị trí có tên thanh đó. ( Còn nhiều thanh công cụ nữa có thể lấy ra bằng cách tơng tự) 1.3. Làm quen với các dạng con trỏ. - Con tr nhp vn bn: Trong vựng nhp vn bn cú dng 1 thanh thng ng, mu en, nhp nhỏy. Xỏc nh v trớ ký t mun nhp vo vn bn, v trớ c xỏc nh bng to dũng - ct. - Con tr chut: Trong vựng son tho cú dng ch I nột mnh. - Trờn thanh cụng c cú dng mi tờn mu trng 1.4. Ghi - lu ti liu. a) Ghi - lu mt ti liu mi. - Sau khi son tho xong Chn 1 trong 3 cỏch sau: Ngời thực hiện: Trần Bá Minh - THCS Đồng Việt Gi¸o tr×nh Microsoft Word - 3 Cách 1: Sử dụng Menubar:  File  Save ( nháy vào File nháy tiếp vào Save) Cách 2: Sử dụng thanh công cụ Standard: Nháy vào biểu tượng Save Cách 3: Gõ tổ hợp phím Ctrl_S - Sau khi thực hiện 1 trong 3 thao tác trên  Xuất hiện cửa sổ sau:  Nhập vào tên của tệp tin cần lưu. Lưu ý: Không đặt trùng tên với các tệp tin khác đã có trên thư mục và phải đặt tên theo đúng quy tắc. Sau khi chọn thư mục và tên cho văn bản:  Chọn: Cancel: Huỷ bỏ lưu  Chọn: Save: Để lưu b) Ghi bổ sung vào tài liệu đã có. Với một tài liệu đã được lưu, khi ta mở ra để sửa, cập nhật thông tin .v.v. thì để lưu lại hiện trạng mới của tài liệu ta chỉ cần chọn 1 trong các cách sau: - Cách 1: Vào File  Save. - Nháy vào biểu tượng: - Cách 2: Gõ tổ hợp phím Ctrl + S • Lưu ý: Sau khi chọn một trong các lựa chọn trên  Thông tin mới được cập nhật tự động vào tệp tin đang mở (Không xuất hiện hộp thoại Save As như lúc ghi lưu lần đầu) Ngêi thùc hiÖn: TrÇn B¸ Minh - THCS §ång ViÖt Nhập tên văn bản Chọn thư mục chứa văn bản Các thư mục và tệp có trước Gi¸o tr×nh Microsoft Word - 4 c) Ghi tài liệu với tên khác. Với một tài liệu đã được lưu, khi mở ra để tránh làm mất tính nguyên mẫu của tài liệu gốc  Làm sao để tạo ra một tài liệu có cùng nội dung và có một tên khác với tài liệu gốc ? - Cách thực hiện: Vào File  Save As. Khi đó xuất hiện hộp thoại Save As tương tự như cửa sổ Save As khi ghi lưu văn bản lần đầu.  Nhắp chuột vào mục File name để gõ tên mới cho tệp  sau đó chọn Save. 1.5. Đóng tài liệu và chương trình Microsoft Word a) Đóng cửa sổ tài liệu (file) hiện hành: - Vào File  Close Hoặc nháy vào biểu tượng bên. a) Đóng chương trình Microsoft Word: - Vào File  Exit - Hoặc dùng tổ hợp phím Alt + F4 - Hoặc nháy vào biểu tượng bên. • Nếu tài liệu đã mở chưa được lưu  thông báo nhắc nhở: - Nếu chọn Yes  Lưu tài liệu  Thoát - Nếu chọn No  Không lưu  Thoát - Nếu chọn Cancel Không thoát  Trở lại chương trình 1.6. Tạo một tài liệu mới: - Tạo một tài liệu mới theo mẫu (template) mặc định: - Gõ tổ hợp phím: Ctrl + N - Hoặc nháy vào biểu tượng: trên thanh Standard. MS-WORD ngầm định tên cho các tài liệu mới là: Document1, Document2, Document3, . - Tạo một tài liệu mới theo mẫu tự chọn: - Vào File  New. 1.7. Mở một hoặc nhiều tài liệu đã có: - Chọn 1 trong các cách sau: - Cách 1: Gõ tổ hợp phím Ctrl + O Ngêi thùc hiÖn: TrÇn B¸ Minh - THCS §ång ViÖt Gi¸o tr×nh Microsoft Word - 5 - Cách 2:  File  Open - Cách 3: Nháy vào biểu tượng: trên thanh Standard. Hộp thoại sau xuất hiện:  Chọn tệp cần mở xong  Nháy v o à Open. 2. Các thao tác cơ bản soạn thảo văn bản. 2.1. Vấn đề tiếng Việt. Để có thể soạn thảo văn bản tiếng Việt trong Ms - Word hệ thống phải được cài đặt bộ chương trình mã hoá và nhận dạng Tiếng Việt. Một số chương trình thông dụng: ABC; UNIKEY; VIETKEY . Thông thường vẫn sử dụngchương trình VIETKEY * VIETKEY là chương trình cho phép gõ tiếng Việt, tác giả: Đặng Minh Tuấn - Cty. CAPIT * Để sử dụng ta có thể mua đĩa CD có chương trình Vietkey hoặc Dowload từ địa chỉ http://www.vietkey.com và cài đặt theo hướng dẫn của chương trình. * Sử dụng: Nháy vào biểu tượng Vietkey trên Desktop hoặc trong menu Start: Hộp thoại xuất hiện: Ngêi thùc hiÖn: TrÇn B¸ Minh - THCS §ång ViÖt Chọn thư mục chứa tệp cần mở Chọn một hay nhiều tệp cần mở Giáo trình Microsoft Word - 6 5. Soạn thảo. * Trớc khi soạn thảo một văn bản thì công việc nên làm là: - Thiết lập trang ( Căn lề, chọn khổ giấy, hớng giấy cho văn bản) bằng cách: + Nháy vào File Page Setup ( Có thể chọn nhanh bằng cách nháy đúp vào thớc ngang) Hộp thoại xuất hiện: - Trong mc Kiu gừ v Bng mó ỏnh du vo nhng ụ c khoanh trũn sau ú nhay vo TaskBar, phớa di mn hỡnh xut hin biu tng sau: - Lỳc ny ta son tho bng ting Vit c, nu mun son tho bng ting Anh nhỏy vo ta c biu tng: hoc dựng t hp phớm Alt + Z. - Quy tc gừ ting Vit theo kiu TELEX: Ký t gừ vo Ký t hin th Ký t gừ vo Ký t hin th f s r x j z Du huyn Du sc Du hi Du ngó Du nng kh du aa aw ee oo w, uw, ] ow, [ dd õ ờ ụ 2.2. Các phím chức năng th ờng dùng khi soạn thảo. a. Chức năng của bàn phím. ESC: Dùng thoát khỏi chơng trình con nào đó. TAB: Dùng táp thụt đầu dòng. CAPSLOCK: Dùng đánh chữ in hoa không dấu. SHIFT: Dùng đánh chứng in hoa đầu dòng, sau dấu ".", dấu "?" . hay kết hợp với các phím mũi tên, HOME, END để bôi đen từng từ, dòng, đoạn và dùng để lấy các ký hiệu bên trên nh: (, ), #, %, & Ngời thực hiện: Trần Bá Minh - THCS Đồng Việt Giáo trình Microsoft Word - 7 CTRL: Kết hợp với một số ký tự trở thành phím nóng. Ví dụ nh: Ctrl + O: mở file có sẵn . ALT: Kết hợp với tất cả các chữ ngạch chân để trở thành lệnh tắt. Ví dụ nh: (Muốn lên Format thì ta ấn Alt + O). ENTER: Dùng ngắt đoạn, xuống dòng hay nhận một lệnh nào đó. BACK SPACE: Dùng xóa ký từ về bên phải nơi con trỏ đứng. DELETE: Dùng xóa ký từ về bên trái nơi con trỏ đứng. HOME: Trở về đầu dòng. END: Trở về cuối dòng. PAGE UP: Lên đầu trang. PAGE DOWN: Xuống cuối trang. CTRL + HOME: Trở về trang đầu tiên. CTRL + END: Trở về trang cuối cùng. CTRL + G: Tìm số trang (ta phải nhập số trang cần tìm vào mục Enter page number). - Các phím múi tên: Dùng di chuyển lên trên, xuống dới, sang trái và sang phải. b. Các lệnh tắt cơ bản. CTRL + A : Bôi đen toàn bộ văn bản. CTRL + Z : Undo lại các lệnh trớc. CTRL + Y : Ngợc lại lệnh Undo. CTRL + B : Chọn kiểu chữ đậm. CTRL + I : Chọn kiểu chữ nghiêng. CTRL + U : Chọn kiểu chữ gạch chân nét đơn. CTRL + SHIFT + D : Chọn kiểu chữ gạch chân nét đôi. CTRL + L : Căn đều văn bản sang bên trái. CTRL + R : Căn đều văn bản sang bên phải. CTRL + E : Căn đều văn bản vào giữa trang. CTRL + J : Căn đều văn bản sang hai bên. CTRL + C : Sao chép ( copy). CTRL + V : Dán đối tợng đã đợc copy. CTRL + X : Cắt và copy. CTRL + M : Di chuyển 1 khối văn bản. CTRL + SHIFT + M : Ngợc lại lệnh CTRL + M. CTRL + SHIFT + C : Sao chép đối tợng đã đợc định dạng. Ngời thực hiện: Trần Bá Minh - THCS Đồng Việt Giáo trình Microsoft Word - 8 CTRL + SHIFT + V : Dán đối tợng cần định dạng. CTRL + SHIFT + F : Dùng chọn phông chữ. CTRL + SHIFT + P : Dùng chọn cỡ chữ. CTRL + [ (mở ngoặc vuông): Thu nhỏ từng cỡ chữ. CTRL + ] (đóng ngoặc vuông): Phóng to từng cỡ chữ. CTRL + N : Mở một file mới. CTRL + O : Mở một file có sẵn ( ta gõ tên file cần mở ở mục File name). CTRL + S: Dùng để ghi tên file đang làm việc ( Nếu file đã có tên thì lệnh này là: Ghi với tên khác). ALT + F + C : Đóng File đang làm việc ( Hoặc vào File chọn Close). Phần II : phơng pháp định dạng font và đoạn * Chú ý: Trớc khi ta muốn định dạng một khối văn bản hay cho dù là một chữ, ta cũng cần phải chọn khối văn bản hay chữa cần định đạng đó, sau đó mới da vào định dạng. 1. Định dạng phông chữ. Ta vào Format\ Font (lệnh tắt Ctrl + D), xuất hiện hộp thoại Font. a) Hộp Font (Định dạng Font và kiểu chữ). - Font: Chọn Font cho chữ: (Khi chọn Font ta chú ý tất cả các font chữ bắt đầu bằng chữ <.Vn> thì đó là font chữa có dấu. Nếu font chữa này kết thúc bằng chữ <H> thì nó là font chữ viết hoa. - Font Style : Chọn kiểu chữ. + Regula : Kiểu chữ bình thờng. + Italic : Kiểu chữa in nghiêng. + Bold : Kiểu chữa đậm. + Bold Italic : Kiểu chữ đậm nghiêng. - Size : Chọn kích thớc cho chữ. - Color : Chọn mầu cho chữ. - Underline : Chọn các kiểu chữ gạch chân. - Preview : Xem trớc giá trị định dạng. Ngời thực hiện: Trần Bá Minh - THCS Đồng Việt Giáo trình Microsoft Word - 9 - Default : Đặt giá trị định dạng đã chọn làm mặc định. - OK : Nhận giá trị định dạng. - Cancel : Hủy bỏ giá trị chọn định dạng. - Effects: Những tính năng hữu dụng khác. + Strikethrough : Tạo một dòng kẻ ở giữa dòng văn bản. + Double Strikethrough: Tạo dòng kẻ đôi ở giữa dòng văn bản. + Superscript : Bật tắt chỉ số trên. + Supscript : Bật tắt chỉ số dới. + Shadow : Tạo bóng cho chữ. + Outline : Tạo đờng viền cho chữ. + Emboss : Tạo chữ nổi trên bề mặt. + Engrave : Tạo chữ chìm, in sâu xuống. + Small caps : Tạo chữ in nhỡ. + All caps : Tạo chữ in hoa thờng. + Hidden : ẩn ký tự. b) Hộp Character spacing (Định dạng khoảng cách các ký tự). - Scale : Chế độ co dãn theo tỷ lệ của máy. - Spacing : Chế độ co dãn theo sự lựa chọn. + Normal : Chế độ bình thờng. + Expanded : Chế độ dãn ký tự. + Condensed: Chế độ co ký tự. - Position : Chế độ đặt vị trí trên, dới. + Normal : Chế độ bình thờng. + Raised : Chế độ đặt vị trí ở trên so với dòng chữ. + Lowered : Chế độ đặt vị trí ở dới so với dòng chữ. c) Hộp Animation (Chế độ đặt nền ảo cho văn bản). Ngời thực hiện: Trần Bá Minh - THCS Đồng Việt Giáo trình Microsoft Word - 10 2. Định dạng đoạn văn bản. Ta vào Format\ Paragraph (lệnh tắt Alt + O + P), xuất hiện hộp thoại. - Alignment : Chế độ căn chỉnh văn bản (luôn để Justified). + Left : Căn đều văn bản sang bên trái. + Right : Căn đều văn bản sang bên phải. + Centered : Căn đều văn bản vào giữa trang. + Justified : Căn đều văn bản sang hai bên. - Outline level: Chế độ đặt lớp (luôn để Body Text). - Indentation: Chế độ thụt khoảng cách của lề văn bản. + Left : Thụt lề trái của văn bản (luôn để 0). + Right : Thụt lề phải của văn bản (luôn để 0). - Spacial : Chế độ thụt đầu dòng của đoạn (luôn để First line, 1.27). + None : Chế độ bình thờng. + First line : Thụt dòng đầu tiên của đoạn. + Hanging : Thụt dòng tiếp theo của đoạn. * Giá trị thụt vào đợc chỉ định bên hộp <By>. - Spacing : Khoảng cách dãn giữa các đoạn. + Before: Khoảng cách dãn đoạn sau so với đoạn trớc (luôn để 6). + After: Khoảng cách dãn đoạn trớc so với đoạn sau (luôn để 0). - Line Spacing: Khoảng cách dãn giữa các dòng (luôn để Exactly, 20). + Single : Chế độ bình thờng. + 1,5 Line : Dãn dòng 1,5. + Double : Dãn dòng đôi. + At least và Exactly: Dãn dòng đợc tính theo toạ độ chính xác. Ngời thực hiện: Trần Bá Minh - THCS Đồng Việt [...]... pháp chèn ảnh - Ta vào Insert chọn Picture\ Clip Art, (lệnh tắt Alt + I + P + Enter), nếu không có thì vào Insert chọn Picture\ From File, (lệnh tắt Alt + I + P + F), xuất hiện bảng sau: - Clip Art : Chèn ảnh dạng đồ họa - Pictures : Chèn ảnh dạng tranh ảnh - Sounds : Chèn ảnh dạng âm thanh - Videos : Chèn ảnh dạng ảnh phim * Sau khi lựa chọn ảnh xong ta chọn Insert Ngời thực hiện: Trần Bá Minh - THCS... nghệ thuật + Word Art Gallery: Cho pháp đổi kiểu chữ + Format Word Art: Tạo mầu nền và đờng viền + Word Art Shape: Chọn kiểu hình nghệ thuật + Free Rotate: Chế độ quay tự do + Word Art same Letter Hieghts: Chữ thờng thành chữ nhỡ + Word Art Vertical Text: Chế độ lật theo chiều dọc + Word Art Alignments: Chế độ căn chỉnh + Word Art Character Specing: Chế độ co dãn Ngời thực hiện: Trần Bá Minh - THCS... Đồng Việt Giáo trình Microsoft Word - 22 * Để chèn đợc ảnh: Ta chọn đối tợng cần chèn rồi nháy chuột phải chọn Format Picture nh hình sau: * Sau đó ta chọn Wrapping nh hình sau: * Trong đó: + Colors and Line : Chọn mầu nền và đờng viền + Size : Chọn kích thớc cho hình vẽ + Position : Đặt điểm dừng cho hình vẽ + Wrapping : Chế độ chèn ảnh + Picture : Chế độ làm việc với ảnh + Text Box : Chế độ làm việc... hiện: Trần Bá Minh - THCS Đồng Việt Giáo trình Microsoft Word - 19 - No header row : Không sắp xếp cả hàng tiêu đề - Option : Lựa chọn chế độ sắp xếp * chú ý - Để sắp xếp tên theo thứ tự A Z, ta phải nhập cột "Họ và tên đệm" riêng và nhập cột "Tên" riêng Ngời thực hiện: Trần Bá Minh - THCS Đồng Việt Giáo trình Microsoft Word - 20 Bài 6: phơng pháp tạo cột báo, chữ in hoa đầu dòng chèn hình ảnh và tạo... mẫu, trớc hết chúng cần phải có văn bản mẫu Sau đó vào Tool\Main Merge - Trên hộp hội thoại Main Merge chọn Create trong Main Document Từ đây ta chọn Form Letters, sau đó chọn Active Windows 2 Bớc 2 - Tạo dữ liệu nguồn: Vào Tool\Main Merge\Data Source\Creat Data Source Ngời thực hiện: Trần Bá Minh - THCS Đồng Việt Giáo trình Microsoft Word - 25 - Trong hộp Create Data Source có các mục sau: - Field name:... các dữ liệu vào văn bản mẫu Để có thể trộn đợc, ta cần làm các bớc sau: + Chèn tên trờng vào phai văn bản mẫu + Vào Tools\ Main Merge\ Merge - Trong cửa sổ Merge, ở hộp Records to be Merged có các nút sau: + All : Trộn tất cả + From : Trộn từ bản ghi nào? + To : Trộn đến bản gi nào? - Cuối cùng chọn Merge để hoàn thành công việc Ngời thực hiện: Trần Bá Minh - THCS Đồng Việt Giáo trình Microsoft Word. .. Ngời thực hiện: Trần Bá Minh - THCS Đồng Việt Giáo trình Microsoft Word - 14 * Sau khi lựa chọn ký hiệu xong ta ấn OK rồi đặt 2 chế độ dới nh sau: + Buleet position: Đặt điểm dừng cho ký hiệu đặc biệt: (1.27cm) + Textt position: Đặt điểm dừng cho đoạn văn bản [chữ]: (1.9cm) * Để kết thúc ta ấn OK hoặc (Enter) Ngời thực hiện: Trần Bá Minh - THCS Đồng Việt Giáo trình Microsoft Word - 15 Bài 4: phơng pháp...Giáo trình Microsoft Word - 11 + Multiple: Dãn dòng đợc đặt theo dòng, số dòng đợc chỉ định bên mục , ta có thể chọn số dòng tùy ý - Preview : Xem trớc giá trị định dạng - Taps: Định mốc táb (Ta sẽ học ở bài sau) Ngời thực hiện: Trần Bá Minh - THCS Đồng Việt Giáo trình Microsoft Word - 12 Bài 3: phơng pháp đặt tab - chèn ký tự đặc biệt và đặt chế... vào Insert chọn Picture\ Word Art, xuất hiện hộp thoại sau: - Sau khi chọn kiểu chữ nghệ thuật xong ấn OK thì xuất hiện bảng sau: Ngời thực hiện: Trần Bá Minh - THCS Đồng Việt Giáo trình Microsoft Word - 23 + Font: Dùng chọn phông chữ + Size: Chọn kích cỡ và kiểu chữ + Text: Nhập dòng chữ nghệ thuật - Sau khi lựa chọn xong thì xuất hiện dòng chữa và hộp thoại lựa chọn: + Insert Word Art: Tạo thêm một... hiện: Trần Bá Minh - THCS Đồng Việt Giáo trình Microsoft Word - 29 Tụ tụi - Nháy vào mục Margins để chọn các thông số: - Top: lề trên - Bottom: lề dới - Left: lề trái - Right: lề phải - Portrait: chọn hớng giấy đứng - Landscape: chọn hớng giấy nằm - Nháy vào mục Paper: + Trong mục Paper size: chọn khổ giấy A4 ( thông thờng sử dụng khổ giấy này) - Nháy vào mục Layout: Ngời thực hiện: Trần Bá Minh - THCS . Với một tài liệu đã được lưu, khi mở ra để tránh làm mất tính nguyên mẫu của tài liệu gốc  Làm sao để tạo ra một tài liệu có cùng nội dung và có một tên. bổ sung vào tài liệu đã có. Với một tài liệu đã được lưu, khi ta mở ra để sửa, cập nhật thông tin .v.v. thì để lưu lại hiện trạng mới của tài liệu ta chỉ