KẾ HOẠCH KHO vận 2017

1.1 Quản Lý Xuất Nhập Hàng Nhằm tránh việc thừa hoặc thiếu hàng so với nhu cầu thực tế. Việc quản lý lượng hàng tồn kho giúp chủ động trong việc cân đối lượng hàng hóa cần nhập theo từng giai đoạn. a. Về nhập kho : Nhập mua hàng : Là hình thức nhập thêm những mặt hàng, phụ kiện … không phải do công ty sản xuất, theo chỉ đạo của giám đốc Miền Bắc. Nghiệp vụ này làm tăng số lượng hàng tồn ở kho ( văn phòng và kho tổng miền Bắc), cần tạo mã mới theo quy định để theo dõi. Tờ trình  GĐ MB duyệt  Mua hàng  Tạo mã  Nhập kho  theo dõi XNT. Nhập đổi hàng : sau khi bán hàng cho khách, do hàng bị lỗi nên ta phải xuất đổi cái khác cho khách và nhập lại hàng lỗi này. Thường thì nghiệp vụ nhập đổi hàng đi kèm với nghiệp vụ theo dõi sự gia tăng số lượng hàng hư tồn kho. Nó làm tăng số lượng hàng tồn ở kho tổng. Tờ trình  GĐ MB duyệt  thu hồi  nhập kho  phân loại  theo dõi  xử lý. Nhập hàng mẫu : hàng mẫu là số lượng hàng được xuất đi chào hàng, cho khách hàng xem mẫu để giới thiệu SP. Sau một thời gian nếu khách hàng mua luôn thì chuyển qua xuất bán, nếu không thì đem về nhập lại kho. Nó sẽ làm tăng số lượng hàng tồn ở kho tổng. Tờ trình  GĐ MB duyệt  giao hàng  nhập lại  hoàn thiện chứng từ  theo dõi XNT Nhập nội bộ : để thuận lợi cho việc quản lý hàng hóa và xuất bán cho khách thì ta phải xuất và nhập chuyển kho nội bộ. Nhập nội bộ là việc nhập kho một số lượng hàng hóa được xuất từ những kho khác chuyển sang.Nghiệp vụ này làm thay đổi số lượng hàng hóa ở các kho chi tiết, nhưng sẽ không làm thay đổi số lượng hàng hóa tồn kho ở kho tổng (toàn công ty). Kế hoạch  GĐMB duyệt  điều chuyển  nhập kho  theo dõi XNT Nhập khác : ngoài những nghiệp vụ nhập kho nêu trên, còn có một số nghiệp vụ khác cũng làm gia tăng số lượng hàng hóa ở kho tổng như : Nhập đảo mã hàng do khi kiểm kê có sự sai lệch về số lượng giữa hai mặt hàng, hay nhập số hàng thừa do kiểm kê phát hiện tăng… Theo dõi XNT  sai lệch  GĐ MB duyệt  nhập kho  Theo dõi XNT b. Về xuất kho : Xuất bán : là nghiệp vụ xuất kho hàng hóa bán cho khách hàng. Khách hàng  đặt hàng  xuất hóa đơn  giao hàng  khách hàng xác nhận nhận hàng  theo dõi XNT. Xuất đổi : là xuất hàng trong kho ra đổi cho khách hàng do hàng kém chất lượng, sau đó nhập lại số hàng lỗi này. Tờ trình  GD MB duyệt  giao hàng  theo dõi XNT Xuất mẫu : Xuất hàng trong kho ra đi trưng bày, làm mẫu giới thiệu với khách hàng. Tờ trình  GĐ MB duyệt  xuất hàng  hoàn thiện chứng từ  theo dõi XNT Xuất nội bộ : là xuất hàng trong kho ra để nhập vào kho khác, nhằm thuận lợi cho việc quản lý cũng như bán hàng. Phiếu điều chuyển  GĐ MB duyệt  xuất hàng  theo dõi XNT Xuất khác : bao gồm các nghiệp vụ xuất kho khác làm tăng số lượng hàng hóa ở kho tổng như xuất đảo mã hàng, xuất bỏ theo đề nghị, xuất tặng… Theo dõi XNT  sai lệch  GĐ MB duyệt  xuất kho  theo dõi XNT

KẾ HOẠCH KHO VẬN 2017 I- Sơ Đồ Tổ Chức Bộ Phận Kho Vận

II- Mô Tả Chung và Kế Hoạch Phối Hợp.

1- Quy Định Chung.

Điều phối có quyền xuất nhập hàng theo chỉ đạo của giám đốc Miền Bắc và có trách nhiệm yêu cầu các bộ phận liên quan bổ xung chứng từ cần thiết theo yêu cầu của công ty.

1.1 Quản Lý Xuất Nhập Hàng

Nhằm tránh việc thừa hoặc thiếu hàng so với nhu cầu thực tế Việc quản lý lượng hàng tồn kho giúp chủ động trong việc cân đối lượng hàng hóa cần nhập theo từng giai đoạn

a Về nhập kho :

- Nhập mua hàng : Là hình thức nhập thêm những mặt hàng, phụ kiện … không phải do công ty sản xuất, theo chỉ đạo của giám đốc Miền Bắc Nghiệp vụ này làm tăng số lượng hàng tồn ở kho ( văn phòng và kho tổng miền Bắc), cần tạo mã mới theo quy định để theo dõi

Tờ trình  GĐ MB duyệt  Mua hàng  Tạo mã  Nhập kho  theo dõi XNT

- Nhập đổi hàng : sau khi bán hàng cho khách, do hàng bị lỗi nên ta phải xuất đổi cái khác cho khách và nhập lại hàng lỗi này Thường thì nghiệp vụ nhập đổi hàng đi kèm với nghiệp vụ theo dõi sự gia tăng số lượng hàng hư tồn kho Nó làm tăng số lượng hàng tồn ở kho tổng

Tờ trình  GĐ MB duyệt  thu hồi  nhập kho  phân loại  theo dõi  xử lý

Trực tiếp

Kiểm tra, phối hợp GIÁM ĐỐC MIỀN BẮC

Kho Vận ( điều phối) Kinh Doanh Admin

Xếp dỡ

- Nhập hàng mẫu : hàng mẫu là số lượng hàng được xuất đi chào hàng, cho khách hàng xem mẫu

để giới thiệu SP Sau một thời gian nếu khách hàng mua luôn thì chuyển qua xuất bán, nếu không thì đem về nhập lại kho Nó sẽ làm tăng số lượng hàng tồn ở kho tổng

Tờ trình  GĐ MB duyệt  giao hàng  nhập lại  hoàn thiện chứng từ  theo dõi XNT

- Nhập nội bộ : để thuận lợi cho việc quản lý hàng hóa và xuất bán cho khách thì ta phải xuất và nhập chuyển kho nội bộ Nhập nội bộ là việc nhập kho một số lượng hàng hóa được xuất từ những kho khác chuyển sang.Nghiệp vụ này làm thay đổi số lượng hàng hóa ở các kho chi tiết, nhưng sẽ không làm thay đổi số lượng hàng hóa tồn kho ở kho tổng (toàn công ty)

Kế hoạch  GĐMB duyệt  điều chuyển  nhập kho  theo dõi XNT

- Nhập khác : ngoài những nghiệp vụ nhập kho nêu trên, còn có một số nghiệp vụ khác cũng làm gia tăng số lượng hàng hóa ở kho tổng như : Nhập đảo mã hàng do khi kiểm kê có sự sai lệch về

số lượng giữa hai mặt hàng, hay nhập số hàng thừa do kiểm kê phát hiện tăng…

Theo dõi XNT  sai lệch  GĐ MB duyệt  nhập kho  Theo dõi XNT

b Về xuất kho :

- Xuất bán : là nghiệp vụ xuất kho hàng hóa bán cho khách hàng

Khách hàng  đặt hàng  xuất hóa đơn  giao hàng  khách hàng xác nhận nhận hàng  theo dõi XNT

- Xuất đổi : là xuất hàng trong kho ra đổi cho khách hàng do hàng kém chất lượng, sau đó nhập lại

số hàng lỗi này

Tờ trình  GD MB duyệt  giao hàng  theo dõi XNT

- Xuất mẫu : Xuất hàng trong kho ra đi trưng bày, làm mẫu giới thiệu với khách hàng

Tờ trình  GĐ MB duyệt  xuất hàng  hoàn thiện chứng từ  theo dõi XNT

- Xuất nội bộ : là xuất hàng trong kho ra để nhập vào kho khác, nhằm thuận lợi cho việc quản lý cũng như bán hàng

Phiếu điều chuyển  GĐ MB duyệt  xuất hàng  theo dõi XNT

- Xuất khác : bao gồm các nghiệp vụ xuất kho khác làm tăng số lượng hàng hóa ở kho tổng như xuất đảo mã hàng, xuất bỏ theo đề nghị, xuất tặng…

Theo dõi XNT  sai lệch  GĐ MB duyệt  xuất kho  theo dõi XNT

1.2 Hướng Dẫn Điều Chuyển Hàng Nội Bộ

- GĐ MB duyệt các chương trình hỗ trợ bán hàng

- Bộ phận kinh doanh gửi kế hoạch kinh doanh hàng tháng theo SKU

- Thủ kho báo cáo tồn kho

- Điều phối căn cứ vào dữ liệu kế hoạch, lịch sử bán hàng, tồn kho, lên lệnh điều chuyển nội bộ gửi

GĐ MB duyệt

- Điều phối gửi lệnh điều chuyển nội bộ cho điều phối tại Nhà Máy, yêu cầu điều chuyển.

- Theo dõi sự di chuyển của hàng hóa, thông báo cho bộ phận kho và đối tác vận chuyển lịch trình hàng hóa để tiến hành khai thác

1.3 Hướng Dẫn Xuất Hàng

 Mục đích:

Qui định cách thức đảm bảo rằng hàng hoá được xếp dỡ - lưu kho - bao gói bảo quản và giao hàng đúng quy định nhằm tránh hiện tượng sử dụng sai, làm hỏng, làm suy giảm về chất lượng và mất mát

 Phạm vi: Nhân viên kho và đối tác kho vận của công ty.

 Nội dung:

Chuẩn bị giao hàng:

- Yêu cầu xuất hàng có thể xuất phát từ các nguồn: xuất bán cho khách hàng, xuất chuyển cho siêu thị- NPP, xuất cho Horebar , xuất để thay hàng bị hư (đổi hàng cho khách)

- Nhận đơn hàng trên hệ thống, in đơn hàng

- Nhân viên điều phối tập hợp tất cả các phiếu yêu cầu xuất hàng của các kênh, căn cứ vào lượng hàng bán của từng địa điểm, bản hàng tồn kho, tình trạng tồn kho tại các NPP, điểm bán Sau đó kiểm tra và điều chỉnh yêu cầu xuất hàng của các kênh phù hợp

- Thủ kho chuẩn bị hồ sơ xuất hàng, photo làm 03 phiếu giao nhận hàng hóa, 03 hóa đơn photo và các chứng từ đi kèm Cho tập kết hàng hóa vào vị trí xuất hàng

- Thủ kho bàn giao hồ sơ giao hàng cho nhân viên giao nhận, nhân viên giao nhận lấy phiếu xuất hàng và nhận hàng tại kho

- Thủ kho xuất hàng theo đúng mã và tên hàng, theo đúng nguyên tắc kế toán FIFO ( nhập trước xuất trước) trường hợp đặc biệt, điều phối sẽ trình GĐ MB duyệt để phù hợp với tình hình Thủ kho xuất kho hàng hoá, nhân viên giao nhận ký vào ô người nhận, thủ kho giữ lưu hồ sơ

- Thủ kho, nhân viên giao hàng có trách nhiệm kiểm tra hàng hoá về các thông số: quy cách,số lượng, chất lượng, bao bì sản phẩm Nếu phát hiện không đạt yêu cầu, phải đổi hàng khác, báo lại cho điều phối kết quả

Giao hàng:

- Điều phối liên hệ với khách hàng, lên kế hoạch giao hàng

- Trước khi chuẩn bị giao hàng, nhân viên giao hàng phải liên hệ với nơi nhận hàng, xác định giờ hẹn, người nhận hàng, thông tin đường đi

- Điều phối liên hệ phương tiện chuyên chở hoặc thuê ngoài để giao hàng cho khách, nếu đối tác vận chuyển không đáp ứng đủ nhu cầu

- Nhân viên giao hàng chuẩn bị các phương án dự phòng như phương tiện bị hư, trời mưa, nếu hàng bị hư hỏng do nguyên nhân chủ quan sẽ phải chịu trách nhiệm

- Khi đến giao hàng cho khách, cùng khách kiểm tra hàng hoá Nếu đầy đủ, giao cho khách hoá đơn hoặc phiếu xuất kho nếu không có hoá đơn, yêu cầu khách ký vào bản photo phiếu xuất kho Người ký nhận hàng phải có văn bản uỷ quyền của khách hàng

Trong trường hợp phát sinh, có tranh chấp với khách hàng, hàng thiếu , phải liên hệ điều phối để xin ý kiến giải quyết, không tự ý giải quyết hoặc bỏ về

- Nhân viên giao nhận phải bàn giao chứng từ nhận hàng của khách hàng cho thủ kho, thủ kho bàn giao cho kế toán làm thanh toán và lưu

Điều phối tiếp nhận đơn hàng, chứng từ  lên kế hoạch giao hàng  thủ kho chuẩn bị hàng hóa,

hồ sơ giao hàng  giao nhận nhận hàng tại kho  giao hàng cho khách  bàn giao chứng từ ký nhận của khách hàng

1.4 Hướng dẫn nhập hàng.

 Mục đích:

Qui định cách thức đảm bảo rằng hàng hoá được xếp dỡ - lưu kho - bao gói bảo quản và nhập hàng đúng quy định nhằm tránh hiện tượng sử dụng sai, làm hỏng, làm suy giảm về chất lượng và mất mát, tối ưu chi phí

 Phạm vi: Nhân viên kho và đối tác kho vận của công ty.

 Nội dung:

Chuẩn bị nhập hàng:

- Thủ kho nhận lệnh điều chuyển nội bộ từ điều phối, sắp xếp kho để nhập hàng, thông báo nhân viên kho chuẩn bị nhập hàng

- Thủ kho nhận chứng từ bàn giao hàng theo container, kiểm tra seal chì, hướng dẫn lái xe vào khu vực nhập hàng

Nhập hàng :

- Thủ kho hướng dẫn nhân viên xếp dỡ theo đúng hướng dẫn xếp dỡ ( đính kèm)

- Theo dõi hàng bằng thẻ kho ( ngày tháng nhập kho, số lượng, date)

- Thủ kho ký nhận hàng theo lệnh điều chuyển, bên vận tải ký bàn giao hàng hóa theo lệnh điều chuyển, giữ lại kho lưu 1 bản, chuyển về kế toán lưu 1 bản

- Nhập bảng xuất nhập tồn

- Báo cáo điều phối những phát sinh trong quá trình nhập hàng

Điều phối gửi lệnh điều chuyển  thủ kho nhập hàng báo cáo phát sinh  theo dõi XNT

1.5 Kiểm Tra Đối Chiếu

- Hàng tháng bộ phận kho vận tổng hợp số liệu XNT

- Hàng tháng bộ phận admin tổng hợp các đơn hàng đã xuất trên hệ thống

- Hàng tháng bộ phận kế toán tổng hợp các chứng từ nhận về

Kiểm tra đối chiếu chéo số liệu, báo cáo lên giám đốc Miền Bắc

1.6 Giao nhận hàng hóa theo tờ trình ( hàng mẫu, hàng biếu tặng …)

- Trưởng các bộ phận lên kế hoạch theo tháng đối với mùa trũng ( tháng 3 đến tháng 8) , theo tuần đối với mùa cao điểm ( tháng 9 đến tháng 2 năm sau) trình giám đốc Miền bắc phê duyệt theo from mẫu của công ty

- Trưởng các bộ phận phân bổ cho nhân viên theo quy đinh Có thể lấy toàn bộ, hoặc từng phần tại kho Nhân viên các bộ lấy hàng, phải có giấy tờ ký nhận của trưởng bộ phận theo from mẫu của công ty

- Trường hợp phát sinh ngoài kế hoạch, trưởng bộ phận gửi tờ trình hoặc email trình giám đốc Miền Bắc, giám đốc Miền Bắc chỉ đạo trực tiếp điều phối xuất nhập hàng Trưởng các bộ phận bổ xung tờ trình nếu thiếu ( không xuất, nhập hàng tiếp nếu chưa bổ xung đầy đủ chứng từ lần trước)

1.7 Bảo Quản Hàng Hóa

- Xếp dỡ hàng hóa theo đúng quy trình xếp dỡ ( đính kèm)

- Thủ kho gửi báo cáo xuất nhập tồn, tình trạng hàng hóa hàng ngày

- Phân loại ghi rõ nguồn gốc hàng nhập kho, thu hồi

- Xuất hàng cho khách hàng theo quy trình

- Những hàng hóa lỗi xử lý tại chỗ được, thủ kho tiến hành xử lý ( thay vỏ thùng, dán tem rượu …)

- Phối hợp với các bộ phận khác xử lý thông tin

- Điều phối sắp xếp điều tiết hàng hóa phù hợp, an toàn, nhanh chóng

LƯU ĐỒ QUẢN LÝ KHO

ĐẦU VÀO

Phát sinh ngoài quy trình: giấy tờ, nhân sự, hàng hóa bất thường, thừa, thiếu, date, tình trạng bao

bì …

Thông Báo Lịch Nhập Kho

Nhập Mua Hàng Thông Báo Lịch Nhập Kho

Xuất Nội Bộ Xuất Hàng Mẫu Xuất Đổi Hàng Xuất Bán Hàng

Nhập Nội Bộ Nhập Hàng Mẫu Nhập Đổi Hàng

ĐẦU RA

Phát sinh ngoài quy trình: giấy tờ, nhân sự, hàng hóa bất thường, thừa, thiếu, date, tình trạng bao

bì …

Đề Xuất

Xử Lý

Cập Nhật XNT, Hồ Sơ Lưu Hoàn Tất Thủ Tục Xuất Kho Chuẩn Bị Nhân Lực, Vật Lực Lập, Nhận Hồ Sơ Xuất Kho Thông Báo Đơn Hàng

Xuất

Kho

Kiểm

Tra

Định

Kỳ

Cập Nhật XNT, Hồ Sơ Lưu Khai Thác, Kiểm Tra Hàng Hóa

Chuẩn Bị Nhân Lực, Vật Lực

Nhập

Kho

2 Kế Hoạch Phối Hợp, Phương Án Chi Phí.

2.1 Phương án 1: Thuê đối tác kho vận toàn diện ( kho bãi, thủ kho, xếp dỡ, giao nhận)

2.1.1 Kế hoạch phối hợp:

a Giao nhận hàng

- Điều phối điều tiết hàng hóa xuất nhập, nhận bàn giao đơn hàng, tờ trình, chứng từ xuất nhập kho Bàn giao lại cho đối tác kho vận

- Điều phối tiếp nhận thông tin từ khách hàng, các kênh kinh doanh, các bộ phận liên quan từ đó phối hợp với đối tác kho vận lập kế hoạch điều phối giao nhận hàng phù hợp với thị trường và nhu cầu của các bộ phận khác

- Đối tác kho vận tiến hành giao nhận hàng hóa, bàn giao chứng từ giao nhận cho điều phối, điều phối bàn giao lại cho bộ phận kế toán làm thanh toán và lưu

- Điều phối xác nhận với khách hàng về lượng hàng nhận, hóa đơn, chứng từ đi kèm Nếu có phát sinh yêu cầu đối tác kho vận tiến hành bổ xung

- Đối tác kho vận gửi báo cáo XNT theo ngày về lượng hàng, tình trạng hàng hóa

- Đối với các hàng hóa lỗi, nếu có thể xử lý tại Miền Bắc, điều phối trình GĐ MB phê duyệt các phương án xử lý theo từng trường hợp cụ thể

b Chứng từ bàn giao

- Hóa đơn, chứng từ bàn giao đều có ký xác nhận chi tiết ( số hóa đơn, chứng từ, tờ trình, thời gian )

- Đối tác vận chuyển bàn giao chứng từ giao hàng có chữ ký xác nhận của khách hàng theo đúng yêu cầu ( số lượng hàng nhận, date …)

- Trường hợp thiếu chứng từ, đối tác kho vận phải bổ xung đầy đủ chứng theo yêu cầu của điều phối dựa trên những quy định của bộ phận kế toán

c Thanh toán

- Đối tác kho vận phải làm hồ sơ thanh toán trước ngày 10 hàng tháng Thanh toán chi phí kho vận dựa trên các đơn hàng và số lượng hàng đã giao

- Điều phối đánh giá và trình GĐ MB quyết định tỷ lệ thanh toán trên hiệu quả công việc của đối tác kho vận, dựa trên hợp đồng ký giữa 2 bên

2.1.2 Phương án chi phí.

a Theo hợp đồng cũ ( triệu)

Doanh số/ hạng mục 60000 70000 80000 90000

Kho, xếp dỡ (0.5%) 300 350 400 450

Vận chuyển ( 2%) 1200 1400 1600 1800

Hoa hồng ( 0.5%) 300 350 400 450

b Theo hợp đồng tương tự Miền Nam ( chưa cập nhật)

2.2 Thuê đối tác bán toàn diện ( Vận tải)

2.2.1 Phương án phối hợp.

( tương tự như phương án 1)

2.2.2 phương án chi phí.

G/S: phương án lương nhân viên, chi phí kho, mỗi cont hàng trị giá 1 tỷ, doanh số 60 tỷ, diện tích kho tăng 50m cho 10 tỷ doanh thu gia tăng như sau:

 Chi phí thuê kho 500 mét vuông x 70 nghìn x 12 = 420 tr

 Chi phí dỡ cont thuê ngoài 1.2 tr/cont x 60 = 72 tr

 Chi phí nhân viên thủ kho : 8tr/tháng x 13 = 104 tr ( tính thưởng)

 Chi phí vận tải 2% : 2% x 60 tỷ = 1,2 tỷ

(Triệu)

Doanh số/ hạng mục 60000 70000 80000 90000

Vận tải ( 2%) 1200 1400 1600 1800

Chưa tính các phát sinh khác ( + 2% tổng chi )

 Nhìn vào bảng tính chi phí giữa 2 phương án thì không có sự chênh lệch nhiều về chi phí

 Giải pháp kiến nghị:

- Vẫn dùng phương án kho vận cũ Bổ xung phụ lục hợp đồng cho những đơn hàng ngoại tỉnh dưới 50 triệu

- Kiểm kê hàng hóa theo tháng, chốt số liệu hàng thực tồn, để kiểm soát hàng hóa với đối tác

- Đối tác gia cố kho chống nóng ( trừ phương án trần xốp , bởi trần xốp rất dễ bắt lửa), có thể sử dụng phin cách nhiệt

- Về nhân sự đối tác: bổ xung thêm yêu cầu, mùa trũng doanh số, tối thiểu 1 nhân viên giao hàng xe máy, mùa cao điểm tối thiểu 3 nhân viên giao hàng xe máy để đáp ứng nhu cầu, theo thực tế với những đơn hàng nhỏ lẻ, tốc độ giao hàng xe máy nhanh gấp gần 4 lần giao hàng ô tô