ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH tế H uế KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Đ ại họ cK in h TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỒNG ĐỨC Sinh viên thực hiện: Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Ngọc Giàu NGƯT Phan Đình Ngân Lớp: K44B KTKT Niên khóa: 2010 - 2014 Huế, tháng năm 2014 GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân Khóa luận tốt nghiệp Lời Cảm Ơn Đ ại họ cK in h tế H uế Để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này, bên cạnh nổ lực thân, em nhận giúp đỡ nhiều cá nhân tổ chức Với tình cảm chân thành nhất, cho phép em bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến: Toàn thể quý thầy cô giáo trường Đại học Kinh tế Huế tận tình truyền đạt kiến thức kinh nghiệm quý báu cho em suốt thời gian học tập trường NGƯT Phan Đình Ngân, người trực tiếp hướng dẫn tận tình giúp đỡ em suốt trình thực tập, nghiên cứu hoàn thành khóa luận Ban Giám đốc, anh chị phòng Kế toán- Tài Công ty Cổ phần Hồng Đức tạo điều kiện hết mức cho em nghiên cứu, tìm hiểu thông tin, quan sát thực tế Công ty Trong thời gian tìm hiểu đơn vị, cố gắng việc hoàn thiện báo cáo kinh nghiệm tiếp xúc với thực tế chuyên môn cộng với vốn kiến thức hạn hẹp nên không tránh thiếu sót định Rất mong đóng góp ý kiến, nhận xét thầy cô để đề tài em hoàn chỉnh SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu Huế, tháng năm 2014 Sinh viên thực Nguyễn Thị Ngọc Giàu ii GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân Khóa luận tốt nghiệp MỤC LỤC Trang Trang phụ bìa i Lời cảm ơn ii Mục lục .iii Danh mục chữ viết tắt kí hiệu vi Danh mục bảng vii Danh mục sơ đồ viii Danh mục biểu mẫu ix tế H uế PHẦN THỨ NHẤT: ĐẶT VẤN ĐỀ 1 Lý chọn đề tài ại họ cK in h Mục tiêu nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài PHẦN THỨ HAI: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Đ 1.1 Khái niệm 1.2 Chức năng, nhiệm vụ hệ thống kiểm soát nội 1.3 Mục tiêu hệ thống KSNB .4 1.4 Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB 1.4.1 Môi trường kiểm soát 1.4.2 Hệ thống kế toán .7 1.4.3 Các thủ tục kiểm soát 1.4.4 Kiểm toán nội 11 1.5 Những hạn chế vốn có hệ thống KSNB .12 1.6 KSNB số khoản mục trọng yếu .12 1.6.1 KSNB vốn tiền 12 1.6.1.1 Đặc điểm vốn tiền 12 1.6.1.2 Nguyên tắc hạch toán vốn tiền .13 1.6.1.3 Yêu cầu kiểm soát nội vốn tiền .13 SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu iii GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân Khóa luận tốt nghiệp 1.6.1.4 Thủ tục kiểm soát vốn tiền .14 1.6.2 KSNB khoản phải thu 17 1.6.2.1 Đặc điểm khoản phải thu 17 1.6.2.2 Nguyên tắc hạch toán khoản phải thu .18 1.6.2.3 Thủ tục kiểm soát khoản phải thu .18 1.7 Kiểm soát nội điều kiện tin học hóa kế toán 20 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỒNG ĐỨC 23 2.1 Giới thiệu chung công ty cổ phần Hồng Đức 23 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty Cổ phần Hồng Đức .23 tế H uế 2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh .23 2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lí Công ty 25 2.1.3.1 Sơ đồ máy 25 2.1.3.2 Chức nhiệm vụ 25 Đ ại họ cK in h 2.1.4 Nguồn lực hoạt động 26 2.1.4.1 Tình hình sử dụng lao động Công ty năm (2011-2013) 26 2.1.4.2 Tình hình tài sản nguồn vốn Công ty năm (2011-2013) 27 2.1.4.3 Tình hình sản xuất kinh doanh năm (2011-2013) .30 2.2 Tình hình hoạt động hệ thống KSNB 32 2.2.1 Môi trường kiểm soát .32 2.2.1.1 Quan điểm, phong cách điều hành ban lãnh đạo 32 2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức .32 2.2.1.3 Chính sách nhân 32 2.2.1.4 Các yếu tố bên khác 33 2.2.2 Hệ thống kế toán .33 2.2.2.1 Cơ cấu máy kế toán 33 2.2.2.2 Chức nhiệm vụ phận kế toán .33 2.2.2.3 Chế độ sách kế toán áp dụng 34 2.2.3 Tình hình kiểm tra, kiểm soát với số khoản mục trọng yếu Công ty Cổ phần Hồng Đức 37 2.2.3.1 Các biện pháp, thủ tục kiểm soát 37 2.2.3.2 Yêu cầu hoạt động kiểm soát nội với việc xây dựng thủ tục kiểm soát công ty .37 2.2.3.3 Tình hình kiểm soát nội vốn tiền 38 SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu iv GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân Khóa luận tốt nghiệp 2.2.3.4 Tình hình kiểm soát nội khoản phải thu 51 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP CHỦ YẾU GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỒNG ĐỨC 53 3.1 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội Công ty Cổ phần Hồng Đức .53 3.1.1 Những kết đạt công tác KSNB 53 3.1.2 Những vấn đề tồn công tác KSNB 56 3.2 Nhận xét hoạt động KSNB số khoản mục trọng yếu Công ty Cổ phần Hồng Đức 57 3.2.1 Những kết đạt 57 3.2.2 Những vấn đề tồn 58 tế H uế 3.3 Một số biện pháp nhằm cải thiện hệ thống 58 3.3.1 Đối với môi trường kiểm soát 58 3.3.2 Đối với hệ thống kế toán việc quản lý thông tin 59 3.3.3 Đối với thủ tục kiểm soát 59 ại họ cK in h 3.3.4 Đối với kiểm soát nội vốn tiền 59 3.3.5 Đối với kiểm soát nội khoản phải thu 62 PHẦN THỨ BA: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 63 Kết luận 63 Kiến nghị 64 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 65 Đ PHỤ LỤC SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu v GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân Khóa luận tốt nghiệp Kiểm soát nội DN Doanh nghiệp BGĐ Ban giám đốc GĐ Giám đốc TT-BTC Thông tư- Bộ tài QĐ Quyết định CNV Công nhân viên BHYT Bảo hiểm y tế BHXH Bảo hiểm xã hội KPCĐ Kinh phí công đoàn GVHB Giá vốn hàng bán CNTT Công nghệ thông tin KT-TC Kế toán- Tài KS-KT Kiểm soát- Kế toán BCTC Báo cáo tài TSNH Tài sản ngắn hạn TSDH Tài sản dài hạn NPT Nợ phải trả VCSH Vốn chủ sở hữu GTGT Giá trị gia tăng ại họ cK in h tế H uế KSNB Đ DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT VÀ KÍ HIỆU SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu vi GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân Khóa luận tốt nghiệp DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1 - Mục tiêu trình KSNB chủ yếu nghiệp vụ thu tiền 16 Bảng 1.2 - Mục tiêu trình KSNB chủ yếu nghiệp vụ chi tiền 17 Bảng 1.3 - Mục tiêu, trình KSNB khoản phải thu 20 Bảng 2.1 - Tình hình lao động qua năm 2011-2013 26 Bảng 2.2 - Tình hình tài sản, nguồn vốn Công ty qua năm (2011-2013) 28 Đ ại họ cK in h tế H uế Bảng 2.3 - Tình hình sản xuất kinh doanh Công ty qua năm (2011-2013) 31 SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu vii GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân Khóa luận tốt nghiệp DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1 - Sơ đồ máy tổ chức Công ty Cổ phần Hồng Đức 25 Sơ đồ 2.2 - Sơ đồ tổ chức máy kế toán 33 Sơ đồ 2.3 - Kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ 35 Sơ đồ 2.4- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy tính 36 Sơ đồ 2.5 - Thủ tục thu tiền luân chuyển chứng từ thu 40 Đ ại họ cK in h tế H uế Sơ đồ 2.6 - Thủ tục chi quĩ luân chuyển chứng từ chi 43 SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu viii GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân Khóa luận tốt nghiệp DANH MỤC BIỂU MẪU Biểu mẫu 2.1 - Phiếu thu tiền 41 Biểu mẫu 2.2 - Giấy nộp tiền 42 Biểu mẫu 2.3 - Sổ quỹ tiền mặt 46 Biểu mẫu 2.4 - Giấy đề nghị tạm ứng 47 Biểu mẫu 2.5 - Phiếu chi tiền 47 tế H uế Biểu mẫu 2.6 - Biên kiểm kê quỹ tiền mặt 50 Biểu mẫu 2.7 - Sổ theo dõi chi tiết công nợ 51 Đ ại họ cK in h Biểu mẫu 2.8 - Giấy đề nghị toán 52 SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu ix GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân Khóa luận tốt nghiệp PHẦN THỨ NHẤT: ĐẶT VẤN ĐỀ Lý chọn đề tài Trong năm qua, Đảng nhà nước ta đưa nhiều chủ trương sách để phát triển kinh tế hàng hóa nhiều thành phần, đa dạng hóa hình thức sở hữu, mở rộng quan hệ hợp tác với bên Một doanh nghiệp muốn đứng vững thị trường ngày phát triển doanh nghiệp không dừng lại việc có chiến lược kinh doanh khôn khéo, có đội ngũ nhân viên lành nghề,… mà đòi nói riêng cần coi trọng tế H uế hỏi công tác quản lý, quản trị doanh nghiệp nói chung công tác kiểm tra kiểm soát KSNB đóng vai trò quan trọng hoạt động kinh tế đơn vị tổ chức KSNB giúp nhà quản trị quản lý hữu hiệu hiệu ại họ cK in h nguồn lực kinh tế đơn vị như: người, tài sản, vốn; góp phần hạn chế tối đa rủi ro phát sinh trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp đơn vị xây dựng tảng quản lý vững phục vụ cho trình mở rộng phát triển lên Nhận thức tầm quan trọng, với mong muốn tiếp cận thực tế để tìm hiểu thủ tục kiểm soát số khoản mục trọng yếu DN cụ Đ thể, đồng thời ứng dụng kiến thức học nhà trường, so sánh với thực tiễn nắm bắt, mở rộng hiểu biết, em định chọn đề tài “Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội Công ty Cổ phần Hồng Đức” làm khóa luận tốt nghiệp Mục tiêu nghiên cứu đề tài - Hệ thống hóa sở lý luận hệ thống KSNB thủ tục KSNB số khoản mục trọng yếu - Tìm hiểu thực trạng hoạt động KSNB Công ty Cổ phần Hồng Đức - Thông qua nhận thức lý luận tổng kết thực tiễn, đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động công tác KSNB Công ty SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân Khóa luận tốt nghiệp tốt, đảm bảo yêu cầu công tác quản lí lãnh đạo Công ty Hình thức ghi chép việc hạch toán tổng hợp thể tính logic, sáng tạo nhạy bén đội ngũ kế toán, điều hỗ trợ đắc lực cho hoạt động kinh doanh Công ty - Hệ thống sổ sách kế toán chứng từ ghi sổ phận kế toán vận dụng cách linh hoạt phù hợp với đặc điểm tình hình hoạt động kinh doanh Công ty Chứng từ tập hợp thành theo nội dung, lưu trữ, bảo quản cẩn thận - Nhân viên kế toán Công ty người có lực, chồng chéo công việc nhân viên để đảm bảo cho việc hạch toán diễn xác, kịp thời, giảm khả xảy sai sót, gian lận tế H uế Nhìn chung, công tác kế toán Công ty đảm bảo gọn nhẹ hoạt động hiệu quả, phù hợp với điều kiện thực tế, quy mô, đặc điểm kinh doanh yêu cầu quản lí Công ty - Các chứng từ thiết kế rõ ràng, dễ hiểu, dễ kiểm tra, đánh số liên ại họ cK in h tục, lưu trữ phòng kế toán - Áp dụng phần mềm KTVN giúp cho công tác kế toán nhanh chóng, hạn chế sai sót  Thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát Công ty GĐ kí duyệt ban hành thành qui chế để bắt buộc phòng ban thực Các thủ tục kiểm soát GĐ thiết lập dựa nguyên tắc bản: Đ Nguyên tắc phân công, phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn - Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Tại Công ty, phòng ban chia trách nhiệm rõ ràng cụ thể - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm Công ty áp dụng tốt thủ quỹ kế toán tiền hai người riêng biệt - Nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn: Ở Công ty, hỗ trợ cho GĐ hai phó GĐ phụ trách hai lĩnh vực khác Mỗi người tiến hành lập kế hoạch điều hành hoạt động theo mục tiêu, định hướng mà công ty đặt SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu 55 GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân Khóa luận tốt nghiệp 3.1.2 Những vấn đề tồn công tác KSNB  Môi trường kiểm soát - Hệ thống KSNB Công ty Cổ phần Hồng Đức GĐ tổ chức điều hành Các nhân viên công ty người thực kiểm soát phận độc lập, chuyên trách kiểm tra, kiểm soát Bởi vậy, có cấu kết, thông đồng thành viên Công ty Giám đốc khó mà phát - Các nhà quản lý muốn quan tâm đầu tư đến sách phát triển nguồn nhân lực, người nhân tố quan trọng then chốt Tại Công ty Cổ phần Hồng Đức, số lượng lao động qua đào tạo, nhiên số lượng lao tế H uế động đào tạo qua bậc Cao đẳng, Đại học thấp mà chủ yếu Trung cấp Công ty cần trọng đầu tư vào việc đào tạo nguồn nhân lực  Hệ thống kế toán việc quản lý thông tin Bên cạnh ưu điểm trình cung cấp thông tin kế toán ại họ cK in h quản lý thông tin Công ty Cổ phần Hồng Đức tồn hạn chế định Điều gây ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu kinh doanh Công ty Hiện Công ty sử dụng kế toán máy để hỗ trợ cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh, giảm bớt áp lực cho nhân viên kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, xác, kịp thời Tuy nhiên, việc sử dụng kế toán máy yêu cầu việc cập nhật thông tin đầu vào nhân viên phụ trách phải xác, kịp thời Do vậy, sai Đ sót nhỏ xảy khiến cho BCTC máy xử lí cung cấp thông tin không xác, ảnh hưởng đến việc dịnh nhà quản trị Thủ tục kiểm soát Một hạn chế vốn có hệ thống KSNB Công ty thực nguyên tắc “phân công phân nhiệm”, nguyên tắc “bất kiêm nhiệm” xảy tượng nhân viên Công ty thông đồng, cấu kết với cấu kết với đối tượng bên để thực hành vi gian lận gây thất thoát tài sản Công ty SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu 56 GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân Khóa luận tốt nghiệp 3.2 Nhận xét hoạt động KSNB số khoản mục trọng yếu Công ty Cổ phần Hồng Đức 3.2.1 Những kết đạt  Kiểm soát nội vốn tiền - Đối với nghiệp vụ thu tiền: Các nghiệp vụ thu tiền kiểm soát động tác kiểm tra tự động trình lập luân chuyển chứng từ, đặc biệt kiểm tra kế toán trưởng thông qua việc ghi sổ nhật kí thu, sổ quỹ đối chiếu kế toán với thủ quỹ tế H uế Tính liên tục chứng từ thu kiểm tra kĩ lưỡng kế toán nhập chứng từ vào máy mà nhân viên kế toán vốn tiền - Đối với nghiệp vụ chi tiền: Mọi nghiệp vụ chi phê chuẩn hợp lí chứng từ chi kiểm tra suốt trình luân chuyển, hạn chế sai sót phát sinh ại họ cK in h Chứng từ chi đánh số liên tục để tránh gian lận phát sinh, tránh trường hợp nghiệp vụ chi lập thực Tính liên tục chứng từ kiểm tra Kế toán trưởng người nhập chứng từ vào máy - Đối với công tác quản lí: Việc thu tiền chủ yếu thực Công ty thu Công ty, nộp tiền phiếu thu phải có “Giấy nộp tiền” - Đối với kiểm kê tiền: Công ty tiến hành kiểm kê tồn quỹ tiền mặt hàng tháng Kiểm soát vốn tiền diễn tự phát gắn liền với công tác kế Đ toán thực nghiêm túc với thủ tục kiểm kê, thủ tục đối chiếu với ngân hàng, vốn tiền Công ty kiểm soát, tránh rủi ro bị lạm dụng lấy cắp  Kiểm soát nội khoản phải thu Công ty thường xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng Sau đối chiếu công nợ lập biên đối chiếu công nợ Công ty có tiến hành kiểm kê tài khoản phải thu lập biên kiểm kê tài khoản 131 SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu 57 GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân Khóa luận tốt nghiệp 3.2.2 Những vấn đề tồn Kiểm soát nội vốn tiền Công ty không xây dựng quy chế quản lí tiền mặt, thủ tục thu, chi tiền hướng dẫn thực thói quen Kiểm soát thực với trình thu tiền, chi tiền, phận kiểm soát độc lập Kiểm soát nội khoản phải thu Công ty không kiểm kê, phân tích công nợ theo thời gian nên khó theo dõi thời hạn nợ, đặc biệt khoản nợ ngắn hạn tế H uế Công ty không lập dự phòng phải thu khó đòi nên số khoản phải thu kéo dài lâu, khả đòi nhỏ thể báo cáo tài chính, phận tài sản lưu động, điều làm cho báo cáo tài Công ty thực trạng tài sản Công ty, dẫn đến định sai ại họ cK in h người sử dụng báo cáo tài Công ty 3.3 Một số biện pháp nhằm cải thiện hệ thống Công ty cần xây dựng thực thêm thủ tục kiểm soát, hoàn thiện nhân lực, thiết bị quản lý, phần mềm nhằm tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ, giảm thiểu rủi ro gian lận 3.3.1 Đối với môi trường kiểm soát Đ - Không ngừng đào tạo, bồi dưỡng nhân viên chuyên môn nghiệp vụ Công tác tuyển dụng đầu vào phải tổ chức kỹ lưỡng, cần quan tâm đến tính trực trung thực nhân viên giúp thủ tục kiểm soát Công ty vận hành có hiệu - Cần lập phận kiểm soát nội tách biệt so với phận khác để quy trình kiểm soát nội chặt chẽ - Hằng năm Công ty cần trích lập quỹ đầu tư phát triển nhân viên kế toán đào tạo lớp chuyên môn nghiệp vụ để nâng cao tay nghề, đồng thời người làm công tác kế toán phải cập nhật thông tư, định BTC để đáp ứng thông tin kế toán phù hợp với kinh tế SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu 58 GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân Khóa luận tốt nghiệp - Công ty cần đầu tư thêm sở vật chất cho phòng kế toán thay máy vi tính lỗi thời, tạo điều kiện cho phòng kế toán ngày hoàn thiện - Tổ chức thi có sách khen thưởng nhằm nâng cao tinh thần làm việc nhân viên, tạo mối giao lưu nhân viên với như: thi đua đạt thành tích lao động tốt Thông qua nhân viên trao dồi kinh nghiệm, giám đốc hiểu thêm nhân viên mình, nâng cao tinh thần đoàn kết nhân viên với - Thường xuyên có sách khen thưởng hàng ngày, nhằm động viên nhân viên nổ lực tìm tòi sáng tạo điều lạ tế H uế - Phải thường xuyên khuyến khích nhân viên khám sức khỏe định kỳ sức khỏe ảnh hưởng lớn đến cách phục vụ nhân viên - Phải thường xuyên kiểm tra quy trình phục vụ nhân viên lúc nơi để tránh sai xót trình tiếp xúc với khách hàng ại họ cK in h 3.3.2 Đối với hệ thống kế toán việc quản lý thông tin Công ty cần thường xuyên bảo trì phần mềm , nâng cấp sở vật chất, thiết bị quản lý để hệ thống phần mềm KTVN hoạt động tốt, hạn chế sai sót lỗi máy móc 3.3.3 Đối với thủ tục kiểm soát - Kiểm tra đối chiếu thường xuyên sổ sách số tiền có - Thường xuyên kiểm tra đột suất việc nhập vào phần mềm KTVN nhân Đ viên kế toán 3.3.4 Đối với kiểm soát nội vốn tiền Về bản, thủ tục kiểm soát vốn tiền áp dụng Công ty Cổ phần Hồng Đức thực chặt chẽ, phần thực theo quy chế Công ty, mặt khác ý thức, tinh thần cán CNV Tuy nhiên việc thực thủ tục kiểm soát xem luật bất thành văn, thực theo quán tính Một số chứng từ không đủ chữ ký luân chuyển bình thường, điều tạo nên kẻ hở cho gian lận xảy SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu 59 GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân Khóa luận tốt nghiệp Vì vậy, yêu cầu công tác hoàn thiện thủ tục kiểm soát phải để xác định khâu đặc biệt cần kiểm soát, cần đối chiếu để thực cho tốt Công ty nên đề sách kiểm soát bắt buộc nhân viên thực hiện, đồng thời quy kết trách nhiệm cho người trực tiếp thực nghiệp vụ có biện pháp xử lý thích đáng + Hoàn thiện kiểm soát nội nghiệp vụ thu tiền mặt Hiện Công ty, thao tác nghiệp vụ thực phần mềm máy tính KTVN Theo quy trình phần mềm kế toán, thông tin tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (sổ cái) sổ kế toán chi tiết liên quan Việc đối tế H uế chiếu sổ kế toán tổng hợp với số liệu chi tiết thực tự động máy Do phải có kế hoạch tiếp cận hệ thống máy tính, theo dõi chặt chẽ từ khâu lập chứng từ để đảm bảo việc hạch toán nghiệp vụ phát sinh xác Công việc đối chiếu sổ sổ sổ quỹ nên thực ại họ cK in h ngày, khâu kiểm soát quan trọng để đảm bảo cho việc lên bảng cân đối tài khoản (ngày, tháng, năm) xác khớp số liệu Như bước kiểm soát trước (thanh toán viên thực hiện) kiểm soát sau (kiểm soát trước quỹ thực hiện) phải thực chặt chẽ đối chiếu từ đầu đảm bảo thủ tục kiểm soát vận hành có hiệu Bên cạnh đó, để khắc phục nhược điểm thủ tục kiểm soát Đ áp dụng cần có quy định bắt buộc việc: - Thực đối chiếu, kiểm tra thường xuyên nghiệp vụ phát sinh ngày nhân viên Các kế toán tùy theo khoảng thời gian phù hợp tiến hành đối chiếu sổ sách với hành chính, có chứng kiến Trưởng phòng kế toán nhân viên độc lập khác để đảm bảo tính khách quan Nếu có chênh lệch phải tiền hành kiểm tra lại chứng từ gốc để điều chỉnh Giữa kế toán viên làm việc độc lập, chịu trách nhiệm số liệu cung cấp - Quy định trách nhiệm khâu kiểm soát chứng từ, sai phạm từ khâu khâu phải chịu trách nhiệm hoàn toàn Đồng thời có biện pháp nghiêm khắc để kế toán viên có trách nhiệm việc kiểm tra chứng từ SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu 60 GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân Khóa luận tốt nghiệp - Một nhân viên độc lập khác người theo dõi, kiểm tra việc ghi sổ kế toán chứng kiến nhập quỹ tiền mặt để đảm bảo khách quan… + Hoàn thiện kiểm soát nội nghiệp vụ chi tiền mặt Việc thực khoản chi bắt buộc phải có đầy đủ hồ sơ, đồng ý kí duyệt Giám đốc Riêng khoản chi tiêu nội gồm: chi tạm ứng, chi lương, chi cho hoạt động tuyên truyền, tiếp thị… nghiệp vụ dễ phát sinh tiêu cực, cần phải hướng đến kiểm soát chặt chẽ đảm bảo cho công việc hiệu - Các khoản chi cho cán CNV tế H uế Phòng kế toán phải có danh sách nhân viên với đầy đủ thông tin cập nhật kịp thời thay đổi điều chỉnh mức lương, bậc lương, ngày kết thúc hợp đồng… thay đổi thực thông qua ban lãnh đạo Công ty, yêu cầu phòng ban liên quan cung cấp đầy đủ bảng chấm công Ngoài ra, để ại họ cK in h kiểm soát tốt phải hoạch định theo dõi việc thực kế hoạch tiền lương Hàng tháng phòng kế toán tổng hợp, so sánh chi phí tiền lương thực tế với sở tính lương: lao động thực tế phận, thời gian làm việc, hệ số lương… so sánh chi phí tiền lương thực tế với kế hoạch tiền lương Mọi khác biệt đề cần phát kịp thời điều chỉnh phù hợp - Các khoản chi tạm ứng Đ Sau có xét duyệt qua Giám đốc người có thẩm quyền, kế toán cần xem xét việc nhân viên tạm ứng hoàn thành tạm ứng đợt trước chưa, chưa số tiền nhỏ cho tạm ứng tiếp, số tiền lớn không nên cho nhân viên tạm ứng để tránh tình trạng nhân viên nợ nhiều làm cho quỹ chi tiêu bị thâm hụt Đối với khoản chi tiền lớn cần phải giám định lại chữ ký nhân viên giả mạo chữ ký Sau viết phiếu chi, có đảm bảo khoản chi mục đích Trong trường hợp Giám đốc công tác đột xuất, chưa kịp ủy quyền lại cho người khác nhân viên cần tạm ứng bắt buộc phải viết giấy cam đoan SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu 61 GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân Khóa luận tốt nghiệp chịu hoàn toàn trách nhiệm số tiền mà xin tạm ứng, phải có xác nhận nhân viên độc lập khác Trưởng phòng kế toán Song song với việc kiểm tra mục đích khoản chi nhằm đảm bảo chi hàng ngày cần thực kiểm tra việc ghi sổ nhân viên có kịp thời hay không, tiến hành đối chiếu sổ quỹ sổ chi tiết tiền mặt (tốt người thứ ba độc lập thực hiện) 3.3.5 Đối với kiểm soát nội khoản phải thu Công ty nên kiểm kê, phân tích công nợ theo thời gian để dễ dàng theo dõi thời hạn nợ, đặc biệt khoản nợ ngắn hạn Đ ại họ cK in h tế H uế Công ty nên trích lập dự phòng khoản phải thu khó đòi SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu 62 GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân Khóa luận tốt nghiệp PHẦN THỨ BA: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kết luận Xuất phát từ vai trò hệ thống KSNB doanh nghiệp nói riêng kinh tế thị trường nói chung việc hình thành hệ thống KSNB nước ta vấn đề tất yếu cần thiết để đảm bảo tính trung thực BCTC doanh nghiệp tính tuân thủ, tính hoạt động doanh nghiệp nhằm đưa kiến tế H uế nghị giải pháp chế độ kế toán, hình thức quản lí, tính hiệu doanh nghiệp Trong chế thị trường cạnh tranh gay gắt doanh nghiệp phải tự vươn lên sức lực thân mình, KSNB giúp cho nhà quản trị có đầy đủ thông tin xác tình hình hoạt động doanh nghiệp mà từ định quản lí, đảm bảo kinh doanh cách có lãi Tuy nhiên, thực tế ại họ cK in h Việt Nam, KSNB vấn đề mẻ, chưa đề cập tới nhiều, việc hình thành phận KSNB doanh nghiệp nước ta gặp phải nhiều khó khăn Nhận thức tầm quan trọng đó, em thực đề tài: “Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội Công ty Cổ phần Hồng Đức” Qua thời gian thực tập tìm hiểu thực tế hệ thống KSNB Công ty Cổ phần Đ Hồng Đức, giúp em nắm rõ hệ thống KSNB số khoản mục trọng yếu, trình bày tổng quan hệ thống KSNB hệ thống lại kiến thức KSNB Em tìm hiểu thực trạng hệ thống KSNB so sánh với kiến thức học đưa số đánh giá Từ đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB Công ty Cổ phần Hồng Đức Tuy nhiên, giới hạn thời gian lượng kiến thức tích lũy chưa nhiều nên báo cáo số hạn chế việc tìm hiểu văn bản, giấy tờ làm việc…do tính bảo mật thông tin Công ty, chưa thể tiếp cận kĩ nghiệp vụ để đưa nhận xét mang tính tổng quát SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu 63 GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân Khóa luận tốt nghiệp Kiến nghị Từ kết luận trên, em xin đề xuất số kiến nghị để hoàn thiện đề tài này: - Cần nghiên cứu có chọn lọc vấn đề lý luận sách, thủ tục làm sở tổ chức công tác KSNB phù hợp với đặc điểm Công ty - Tập trung việc đưa giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, giải pháp phải khả quan để đơn vị áp dụng vào thực tiễn - Xây dựng hệ thống tiêu chí cụ thể làm sở để đánh giá hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp tế H uế Em mong muốn kết ban đầu khóa luận tiền đề, gợi ý cho nghiên cứu sâu cụ thể việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội giúp doanh nghiệp Việt Nam kiểm soát hiệu rủi ro liên quan đến trình hoạt động ại họ cK in h Mặc dù sâu nghiên cứu đề tài tránh khỏi thiếu sót Đ Kính mong thông cảm đóng góp từ thầy cô SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu 64 GVHD: NGƯT Phan Đình Ngân Khóa luận tốt nghiệp DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO GS.TS Nguyễn Quang Quynh, TS Ngô Trí Tuệ (2006), Giáo trình kiểm toán tài chính, Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội TS Nguyễn Quang Quynh (2003), Giáo trình lí thuyết kiểm toán, NXB Tài Th.S Phan Trung Kiên, Kiểm toán- lí thuyết thực hành, NXB tài chính, Hà Nội Trịnh Văn Sơn (2008), Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh, NXB Thống kê, TP.HCM tế H uế NGƯT Phan Đình Ngân (2008), Gióa trình kế toán doanh nghiệp, NXB Đại học Huế, Huế Chuẩn mực kiểm toán số 400: Đánh giá rủi ro kiểm soát nội (Ban hành theo Quyết định số 143/2001/QĐ-BTC ngày 21 tháng 12 năm 2001 Bộ trưởng Bộ ại họ cK in h Tài chính) Trần Phan Khánh Trang, Slide giảng Kiểm toán Một số khóa luận khóa trước Các trang Web: www.kiemtoan.com.vn www.webketoan.vn Đ www.tailieu.vn SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Giàu 65 PHỤ LỤC Bảng câu hỏi 1: MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT Có Không Mô tả/Ghi Phong cách điều hành triết lí nhà quản lí doanh nghiệp X Ban lãnh đạo luông giữ thái độ xem trọng, quan tâm mức Nhà quản lí có nghiên cứu cẩn thận rủi ro kinh doanh giám sát cách thỏa đáng không? X Thường tiến hành phân tích rủi ro theo quí giá cả, lãi suất, Mức độ tham gia BGĐ doanh nghiệp vào trình lập BCTC? tế H uế 1.Thái độ nhà quản lí DN hệ thống KSNB? Có xem trọng không? X Thường không tham gia X Các sai phạm tín trực giá trị đạo đức có xử lí thỏa đáng không? Cách thức xử lí có quy định rõ áp dụng đắn? X Quy định rõ ràng văn bản, nhiên áp dụng 1.Có rõ ràng phân quyền phân nhiệm hay không? X Được quy định văn cụ thể áp dụng Có kiểm tra giám sát hoạt động phân quyền hay không? X Kiểm tra thường xuyên cách quan sát Có tham gia BGĐ việc giám sát xử lí liệu không? X Có, tùy mức độ trọng yếu X Quy định văn cụ thể, nhiên mang tính hình thức ại họ cK in h BGĐ có vui lòng điều chỉnh BCTC có sai sót trọng yếu không? Nếu cảm thấy cần thiết thực trọng yếu Đ Cơ cấu tổ chức Chính sách nhân 1.Có sách nhân thủ tục liên quan để tuyển dụng phát triển đội ngũ nhân viên không? Có giám sát nhân không? X Công ty có thường xuyên đào tạo, nâng cao tay nghề, trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán công nhân viên không hay không? X Thường xuyên tổ chức khóa đào tạo, cử nhân viên tham gia lớp nâng cao kĩ năng,… DN xử lí nhân viên lực? BGĐ có chứng lực họ không? Điều chuyển công tác, bổ nhiệm vào vị trí thích hợp (nếu cần) X Bằng chứng lớn kết làm việc X Tất hoạt động kinh doanh thực theo kế hoạch định mức để dễ kiểm soát đảm bảo mục tiêu, tiến độ đề 1.Nhân viên công ty có làm việc dựa kế hoạch, dự toán không? Có thường đạt hiệu theo kế hoạch đề không? DN có văn bản, sách cụ thể quy định tiêu chuẩn việc lập dự toán năm không? tế H uế Công tác kế hoạch dự toán ại họ cK in h X Việc lập kế hoạch, dự toán chủ yếu dựa kinh nghiệm đúc kết từ thực tiễn, chưa ban hành văn cụ thể quy định việc Môi trường bên X Các bản luật có ảnh hưởng lớn đến hoạt động Công ty Đ 1.Sư kiểm soát quan chức nhà nước có ảnh hưởng lớn đến định Công ty không? Hệ thống kế toán 1.Hình thức kế toán áp dụng Công ty? Chứng từ ghi sổ Phần mềm kế toán sử dụng? KTVN Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính? Theo định 48 QĐ-BTC BẢNG CÂU HỎI 2: Thủ tục kiểm soát nội vốn tiền TRẢ LỜI CÂU HỎI Có Không Có phân chia trách nhiệm thủ quỹ kế toán không? X Các phiếu thu, phiếu chi có đánh số trước cách liên tục hay không? X Có thiết lập trình tự luân chuyển cho tiền không? Có phân quyền phê chuẩn nghiệp vụ thu chi hay không? Có xác nhận trực tiếp chứng từ hay không? Có kiểm kê quỹ hay không? Có đối chiếu nhật kí quĩ sổ quĩ hay không? ại họ cK in h X X tế H uế Có đối chiếu định kì sổ tài khoản ngân hàng sổ phụ ngân hàng không? Ghi X X X BẢNG CÂU HỎI 3: Thủ tục kiểm soát nội khoản phải thu CÂU HỎI TRẢ LỜI Có Không Có phân chia trách nhiệm thủ quỹ kế toán không? X Có kế toán riêng để theo dõi khoản phải thu hay không? X Khoản phải thu năm có theo dõi cho khách hàng hay không? X Số liệu tổng hợp phát sinh chi tiết có sử dụng để đối chiếu với sổ không? X Công ty có thông báo cho khách hàng đến hạn trả nợ hạn trả hay không? X Công ty có thường xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng hay không? X Đ Ghi CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP : Công ty Cổ phần Hồng Đức Xác nhận sinh viên : Nguyễn Thị Ngọc Giàu Lớp : K44B Kế Toán- Kiểm Toán Khoa : Kế toán- Tài Trường : Đại học Kinh tế Huế tế H uế Đơn vị Đã có thời gian thực tập từ ngày 12/02/2014 đến ngày 15/05/2014 với đề tài ại họ cK in h “Tìm hiểu hệ thống Kiểm soát nội Công ty Cổ phần Hồng Đức” Trong thời gian thực tập, sinh viên Nguyễn Thị Ngọc Giàu có ý thức chấp hành nghiêm túc nội quy, nề nếp, tổ chức kỉ luật đơn vị hoàn thành đầy đủ công việc theo hướng dẫn, giúp đỡ nhân viên cán đơn vị thực tập Vậy kính đề nghị khoa Kế toán Tài chính- Trường Đại hoc Kinh tế Huế tạo điều kiện giúp Đ đỡ sinh viên Nguyễn Thị Ngọc Giàu hoàn thành tốt khóa luận tốt nghiệp Huế, ngày 15 tháng 05 năm 2014 Xác nhận đơn vị thực tập