Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý văn phòng tại công ty cổ phần xây dựng Vinaconex 11.1

Trong quá trình thực tập tại phòng tổ chức hành chính công ty cổ phần xây dựng Vinaconex 11.1 em nhận thấy một số tồn tại trong công tác quản lý văn phòng tại công ty cổ phần xây dựng Vi

LỜI MỞ ĐẦU

Bước vào th k XXI, trế ỷ ước nh ng yêu c u to l n c a ữ ầ ớ ủ đấ ướ ũt n c c ng như

nh ng òi h i, nh ng xu hữ đ ỏ ữ ướng phát tri n t t y u c a th i ể ấ ế ủ ờ đại nh toàn c u hoá,ư ầ

phát tri n m ng thông tin toàn c u, phát tri n các ngành khoa h c m i nh n i n tể ạ ầ ể ọ ũ ọ đệ ử

tin h c, ti n t i hình thành m t n n kinh t tri th c thì m i ngành, m i l nh v cọ ế ớ ộ ề ế ứ ỗ ỗ ĩ ự

ho t ạ động trong xã h i không ng ng ộ ừ đổi m i và hi n ớ ệ đại hoá V n phòng trong cácă

c quan, t ch c và ơ ổ ứ đặc bi t trong các doanh nghi p c ng trong b i c nh chungệ ệ ũ ở ố ả

ó và c n c chuy n nhanh sang V n phòng ki u m i, hi n i

hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thể không coi trọng công tác này

Trong quá trình thực tập tại phòng tổ chức hành chính công ty cổ phần xây dựng Vinaconex 11.1 em nhận thấy một số tồn tại trong công tác quản lý văn phòng tại công ty cổ phần xây dựng Vinaconex Chính vì thế em đã chọn đề tài :

“Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý văn phòng tại công ty cổ phần xây dựng Vinaconex 11.1” để làm luận văn tốt nghiệp Ngoài phần mở đầu và

kết luận luận văn được trình bày gồm 2 phần chính:

Chương I: Thực trạng công tác quản trị văn phòng tại công ty cổ phần xây dựng Vinaconex 11.1

Chương II: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị văn phòng.

Từ những kiến thức được trang bị trên ghế nhà trường, được sự giúp đỡ của toàn thể các bác, các cô, các chú cán bộ trong phòng tổ chức hành chính công ty

cổ phần xây dựng Vinaconex 11.1 và sự hướng dẫn tận tình của thầy cô giáo trong khoa QTKD Trường đại học Kinh Doanh & Công Nghệ Hà Nội, đặc biệt

là sự hướng dẫn của Ths Hà Thị Hậu đã giúp em trong quá trình hoàn thành

luận văn này

Tuy nhiên trong quá trình viết, luận văn của em còn nhiều hạn chế Em mong rằng các thầy cô trong khoa QTKD nhận xét và chỉ ra những thiếu sót và hạn chế để luận văn của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn Ths Hà Thị Hậu và sự giúp đỡ của các bác, các

cô ,các chú trong phòng tổ chức hành chính công ty Vinaconex 11.1

MỤC LỤC

Lời nói đầu

Chương 1 : Thực trạng công tác quản trị văn phòng tại công ty cổ phần

xây dưng Vinaconex 11.1 1

1 Khái quát chung về công ty 1

1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty 1

1.2.Các lĩnh vực hoạt động của công ty 2

1.3.Tổ chức bộ máy quản lý 3

1.4.Nguồn vốn sản xuất kinh doanh 4

1.5.Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh 5

2.Bộ máy tổ chức của phòng tổ chức hành chính 6

2.1.Cơ cấu tổ chức của phòng tổ chức hành chính 6

2.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng tổ chức hành chính 7

2.2.1 Chức năng 7

2.2.2 Nhiệm vụ 7

2.2.3 Quyền hạn 8

3.Công tác quản lý văn phòng tại công ty CPXD Vinaconex11.1 9

3.1.Công tác thông tin 9

3.2.Công tác tổ chức các cuộc họp 11

3.2.1Chuẩn bị hội họp 11

3.2.2 Tiến hành cuộc họp 12

3.3.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 13

3.3.2 Quản lý văn bản đi 15

3.3.3 Quản lý văn bản đến 16

3.3.4 Công tác lập hồ sơ và lưu hồ sơ 18

3.4.Cách bố trí nơi làm việc 21

3.5 Cách tổ chức lao động 22

4 Đánh giá tổng quan về tình hình quản lý văn phòng tại công ty cổ phần xây dựng Vinaconex 11.1 26

4.1.Những kết quả đạt được 26

4.2.Ưu điểm 27

4.3.Tồn tại cần khắc phục 28

Chương 2: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị văn phòng 30

1.Đổi mới và hiện đại hóa văn phòng 30

1.1 Trang thiết bị kỹ thuật 30

1.2 Con người làm văn phòng 33

1.3 Biện pháp 34

2.Các nghiệp vụ hành chính văn phòng 34

2.1 Hoàn thiện công tác thu thập thông tin 35

2.2 Công tác hồ sơ văn bản 35

2.3 Công tác lễ tân 36

Kết luận Danh mục tài liệu tham khảo

KẾT LUẬN

Qua nghiên cứu quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần xây dựng Vinaconex 11.1 em thấycông ty là môt tổ chức vững mạnh Sự ra đời của Vinaconex 11.1 là sự phát huy truyền thống 35 năm xây dựng và trưởng thành của công ty cổ phần xây dựng số 11 Với mục tiêu chiến lược phát triển bền vững, tốc

độ tăng trưởng cao, thỏa mãn tối đa nhu cầu của khách hàng, công ty cổ phần xây dựng số 11 nói chung và công ty cổ phần xây dựng số 11.1 nói riêng ngày càng khẳng định được uy tín và vị thế của mình trên thị trường, đảm bảo việc làm và tăng thu nhập cho người lao động

Bên cạnh những thành tích đạt được công tác quản lý hành chính văn phòng của công ty còn tồn tại những yếu kém cần sửa đổi khắc phục để có thể đứng vững trong nền kinh tế thị trường và khẳng định được thương hiệu của mình trong ngành xây dựng

Bài luận văn trên đây là kết quả của quá trình thực tập cùng với những kiến thức em đã học được trong suốt 4 năm qua Tuy nhiên do còn những hạn chế về nhận thức cũng như kinh nghiêm và thời gian nên khó tránh khỏi những thiếu sót

Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo để em hoàn thành tốt luận văn này

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn Ths Hà Thị Hậu đã tân tình chỉ bảo,

hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành luận văn này

Em xin chân thành cảm ơn!

Danh mục tài liệu tham khảo

1. Giáo trình quản trị hành chính văn phòng – Nguyễn Hữu Thân

2. Bài giảng quản trị hành chính văn phòng

3. Tài liệu thực tế công ty :

- Quá trình hình thành và phát triển của công ty

- Tài liệu tại phòng tổ chức hành chính

4. Websites : webtailieu.net