Ebook kỷ yếu các công trình nghiên cứu khoa học của cục văn thư và lưu trữ nhà nước (1962 2012) phần 1

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 MUC LUC

Lời nói đầu

I CONG TAC VAN THU

Cơ sở khoa học để lập chương trình giảng dạy môn văn

thư bậc trung học

Những cơ sở ly luận và thực tiễn lập đanh mục hồ sơ ở Các cơ quan

Nghiên cứu ứng dụng tin học trong công tác văn thư

Nghiên cứu biên soạn “Cảm nang công tác văn thư” Nghiên cứu chuẩn hơa văn bản quản ly nhà nước

Nghiên cứu ứng dung ISO 9000 vào công tác văn thư: trong các cơ quan nhà nước

Nghiên cứu đổi mới công tác văn thư trong cải cach nén

hành chính nhà nước

Nghiên cứu mồ hình quản lý công tác văn thư trong môi

trường điện tử

Xây dựng hệ thông thuật ngữ văn thư Việt Nam

II CÔNG TÁC LƯU TRỮ

A PHÀN CHUNG

Nghiên cứu ly luận và thực tiễn về tỏ chức màng lưới các

kho lưu trữ ở Việt Nam năm 1986 - 1990

Nghiên cứu quấ trình xây dựng ngành lưu trữ Việt Nam

Nghiên cứu xây dựng hệ thống thuật ngữ lưu trữ Việt

Nam

Cơ sở khoa học, pháp ly xấc lập phương hướng tổ chức, nội dung, phương pháp thanh tra công tác văn thư, công tác lưu trữ trong cơ quan quản lý nhà nước

Nghiên cứu xác định thâm quyền quản ly tài liệu lưu trừ của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia

17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 a1

cơ bản trong các Trung tâm Lưu trữ quốc gia

Cơ sở khoa hoc đề xây dựng Luật Lưu trữ

Nghiên cứu hoàn thiện hệ thống thuật ngữ lưu trữ Việt

Nam

Nghiên cứu xây dựng một số quy trình nghiệp vụ cơ bản trong công tác lưu trữ

B DAO TAO - CAN BO - DINH MUC LAO DONG

Co sở khoa học đề hoàn thiện Giáo trình lưu trữ bậc trung

học

Nghiên cứu xây dựng chức đanh đầy đủ và tiêu chuẩn

nghiệp vụ viên chức của ngành lưu trữ

Cơ sở khoa học đề biên soạn Giáo trình lưu trữ khoa học kỹ thuật bậc trung học

Nghiên cứu hoàn thiện Khung chương trình đào tạo văn thư, lưu trữ và thư ký văn phòng ở ba câp đại học, cao đắng và trung học

Nghiên cứu cơ sở khoa học xác định biên chế và trình độ nghiệp vụ cấn bộ lưu trữ cập tỉnh

Nghiên cứu cơ sở khoa học để xây dựng các định mức lao động trong kho lưu trữ

Nghiên cứu xây dựng định mức vệ sinh kho và các phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ

Nghiên cứu cơ sở khoa học xây dựng định mức chỉnh ly tài liệu ảnh tại các Trung tâm Lưu trữ qc gia

C ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THÔNG TIN

Những vấn đè cơ bản trong việc xây dựng hệ thống thông

tin tự động tài liệu lưu trữ quốc gia

Nghiên cứu ứng dụng tin học trong thống kê phục vụ

quản ly tài liệu lưu trữ

Nghiên cứu ứng dụng tin học để quản ly tiêu chuẩn

nghiệp vụ ngạch công chức lưu trữ

32 33 34 35 36 37 38 39 40 4I 42 43 44 45

D THU THAP, BO SUNG

Tiêu chuẩn thành lập phông lưu trữ cá nhân thuộc lĩnh

vực văn học nghệ thuật

Những cơ sở khoa học xác định nguôn bổ sung và thành phan tai liéu anh dé nhà nước quản ly

Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tải liệu vào kho lưu trữ nhà nước cấp tỉnh

Xác định thành phản tài liệu thiết kế xây dựng cần nộp để bảo quản tại các Lưu trữ quốc gia

Nghiên cứu cơ sở xác định nguồn và thành phân tài liệu bản đồ cần nộp vào lưu trữ quốc gia

Nghiên cứu cơ sở khoa học để xác định nguồn và thành phân tài liệu nộp vào lưu trữ cấp huyện

Xác định nguồn tài liệu lưu trữ cần phải thu thập vào

Trung tâm Lưu trữ quôc gia II hiện nay

Nghiên cứu xác định thành phản tài liệu tiêu biểu thuộc diện nộp luwvao Trung tâm Lưu trữ quốc gia HII của các

cơ quan quản lý nhà nước Trung ương

Nghiên cứu xác định danh mục nguon và thành phản nộp lưu tài liệu của các tổ chức kinh tế thuộc diện phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử,

Nghiên cứu xác định nguồn thành phân tài liệu nghe nhìn

thuộc diện nộp vào Lưu trữ lịch sử

Nghiên cứu nguyên tắc, phương pháp lựa chọn, quản ly và

khai thác tài liệu điện tử thuộc diện nộp vào Lưu trữ lịch Sử

Nghiên cứu xác định tiêu chuản tài liệu cá nhân, gia đình,

dòng họ được nhà nước đăng ký bảo hộ

Xây dung cac yêu cầu và giải phap quản ly hồ sơ tải liệu

điện tử

E XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

46 4ï 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60

Cơ sở khoa học đề xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu kế toán trong các cơ quan nhà nước thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam

Cơ sở khoa học để xác định thời hạn bảo quản hồ sơ nhân su

Nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu xây dựng cơ bản thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ quôc gia

Nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phô biến hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức

Nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu phỏ biến hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước cấp huyện

F CHINH LY, LAP CONG CU TRA CỨU

Nghiên cứu hoàn thiện Khung phân loại thống nhất các thông tin văn kiện Phóng Lưu trữ quốc gia - tài liệu Nhà nước Việt Nam thời kỳ Dân chủ nhân đân và Xã hội chủ

nghĩa

Hệ thóng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ quốc gia

Nghiên cứu nội dung phương pháp biên soạn sách tra cứu sử liệu trong các Lưu trữ nhà nước

Nghiên cứu biên soạn sách chỉ dẫn các phông lưu trữ bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III - Hà Nội

Nghiên cứu cấc nguyên tắc và phương pháp mô tả tài liệu lưu trữ (tài liệu quản ly nhà nước thời kỳ sau cách mạng tháng 8/1943)

Nghiên cứu biên soạn Sách chỉ dẫn các phông lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I - Ha Noi

Nghiên cứu biên soạn Sách chỉ dẫn phông lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II thành pho Hé Chy Minh Nghiên cứu xây dựng Khung phân loại thông tin thời kỳ Mỹ - Ngụy 1954-1975

61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 13 74 75 lưu trữ

Nghiên cứu xây dựng Khung phân loại hô sơ lưu trữ

G BAO QUAN TAI LIEU LUU TRU

Nghiên cứu xác định kết quả xông khí chat Bêkaphót đẻ diệt côn trùng cho tài liệu bằng giây trong kho lưu trữ Xác định cấc thông số kỹ thuật kho lưu trữ chuyền dụng bảo quản tài liệu giây

Thí nghiệm biện phấp diệt trừ nắm mốc gây hại trên tài liệu lưu trữ (bằng hoa chát và tinh dầu thảo mộc):

Nghiên cứu phương pháp khử trùng tài liệu lưu trữ bằng Cơ

Nghiên cứu cơ sở khoa học bảo quản tài liệu Mộc bản

Nghiên cứu giải phấp chuyền các dữ liệu số hoá trên các

mấy quet thông dụng sang microphim qua mấy ghi phim Kodak ¡9610

Nghiên cứu cơ sở khoa học bảo quản tài liệu lưu trữ só Nghiên cứu các giải pháp số hoá tài liệu lưu trữ giấy quy: hiểm cơ tình trạng mờ chữ đề lập bản sao bảo hiểm

H TÓ CHỨC SỬ DUNG TAI LIEU

Sự phát triển cấc nguyên tắc và phương pháp chung công bố tài liệu lịch sử ấp dụng cho tài liệu khoa học kỹ thuật, bản đò và phim ảnh ghi âm

Nghiên cứu xác định phương án tối ưu về tổ chức và sử dụng tài liệu Châu bản triều Nguyễn

Biên tập Danh mục tài liệu vẻ làng xã Bắc Kỳ từ năm 1945-1958

Xác định thời hạn giải mật tài liệu lưu trữ ở các Trung tâm Lưu trữ quốc gia Việt Nam (tài liệu quản ly nhà

nước)

Nghiên cứu những nguyên tắc và phương pháp công bố

tài liệu lưu trữ

Nghiên cứu đôi mới công tác khai thác và sử dụng tài liệu

76 77 78 VAS) 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91

II XÂY DỰNG TIÊU CHUÂN TRONG VĂN THƯ - LƯU TRỮ

A TIÊU CHUÁN TRONG VĂN THƯ

Văn bản quản ly nhà nước - Mẫu trình bày

Số đăng ký công văn đi, công văn đến, công văn mật Nghiên cứu mẫu văn bản quản ly hành chính - Mẫu trình bày các loại quyết định

TCVN 5700 : 2002 “Văn bản quản ly nhà nước - Mẫu

trình bày”

B TIÊU CHUÁN TRONG LUU TRỮ Mẫu thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ

Mẫu trình bày bìa hồ sơ tài liệu lưu trữ quản ly nhà nước

Mẫu trình bày Số đăng ký các phông lưu trữ bảo quản trong các kho lưu trữ

Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ Mẫu phiếu phông Mục lục hồ sơ Mẫu sỏ đăng ký mục lục hồ sơ Cặp đựng tài liệu Giá bảo quản tài liệu lưu trữ Bia hé so

Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính

Chuyén đồi tiêu chuẩn ngành thành tiêu chuẩn quốc gia

Bìa hô sơ lưu trữ, Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ và Giá

bảo quản tài liệu lưu trữ

Phụ luc 1 Danh mục đề tài khoa học về văn thư, lưu trữ

(1962 - 2012)

Phụ lục 2 Bảng tra tên tấc giả các đề tài nghiên cứu khoa

LỜI NÓI ĐÀU

Trong quá trình xây dựng và phát triển, Cục Lưu trữ trực thuộc Phủ Thủ

tướng (trước đây) và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (hiện nay) luôn quan tâm

tới các hoạt động nghiên cứu khoa học Trải qua 50 năm hoạt động, nhiều nhiệm vụ, dé tai nghiên cứu vẻ các lĩnh vực nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đã được triển khai, nghiệm thu và ứng dụng vào thực tiên chỉ đạo, quản lý công tác văn thư, lưu trữ, bảo quản an toàn và phat huy giá tri tài liệu lưu trữ

Với mong muốn tập hợp, giới thiệu về những công trình nghiên cứu khoa học trong năm mươi năm qua và đội ngũ cán bộ đã tham gia, đóng góp cho sự nghiệp nghiên cứu khoa học của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ thực hiện biên soạn cuón “Kỷ yêu các công trình nghiên cứu khoa học của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (1962 - 2012)”

Tiếp thu một số thành quả của cuốn “Kỷ yếu các công trình nghiên cứu khoa học trong ngành lưu trữ (1962 - 2005)” được biên soạn năm 2006, cuôn Kỷ

yếu lần này ngoài việc kết cầu lại một số phàn mục, bỗ sung chỉ tiết hơn nội dung, kết quả nghiên cứu của các đẻ tài, chưng tồi còn xây dựng Phụ lục Bang tra tén tác giả các đẻ tài nghiên cứu khoa học tại Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trong thời gian qua Hy vọng rằng, với Bảng tra này, độc giả sẽ dễ dàng, nhanh chơng nắm bắt được những đóng góp của mỗi cán bộ, công chức đói với sự nghiệp nghiên cứu khoa học của Cục

Để biên soạn "Kỷ yếu các công trình nghiên cứu khoa học của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (1962 - 2012)", nhơm biên soạn đã tiền hành khảo sát, tra cứu các hồ sơ có liên quan đến hoạt động nghiên cứu khoa học được lưu trữ tại bộ phận lưu trữ thuộc Trung tâm Khoa học và Công nghệ Phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng Cục và Phông Cục Lưu trữ Nhà nước đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Ở giai đoạn 1962.- 1988, nhìn chung, cấc.hồ sơ về các đẻ tài nghiên cứu

khoa học của Cục Lưu trữ Nhà nước đang lưu trữ trong phông Cục Lưu trữ (nay

là Cục văn thư va Lưu trữ Nhà nước, trực thuộc Bộ Nội vụ) không cớ nhiều Quá

Toàn bộ 91 đề tài (giai đoạn 1986 - 2012) tập hợp trong cuốn Kỷ yếu này

đều được khai thác từ bộ phận lưu trữ, tư liệu thuộc Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ Thông tin tom tắt về đề tài được chỉ tiết ở mức độ khác nhau phụ thuộc vào tình trạng hồ sơ lưu giữ Trong đó có một số đề tài chưa đến hạn nộp vào lưu trữ cũng được giới thiệu trong Kỷ yêu này

Nội dung cuốn Kỷ yếu được sắp xép theo bồ cục sau:

I Công tác văn thư: Gồm 09 đè tài, sắp xép theo thời gian bắt đầu - kết thức của đẻ tài

IL Công tác lưu trữ: Gồm 66 đề tài, , Sắp sếp theo từng lĩnh vực nghiệp vụ Trong từng lĩnh vực, các đề tài được sắp xếp theo thời gian bắt đàu - két thưc:

- Phan chung: 10 đề tài

- Đào tạo - Cấn bộ - Định mức lao động: 08 đề tài

- Ứng dụng công nghệ thông tin: 04 đẻ tài - Thu thập, bổ sung: 13 đề tài

- Xác dinh gia trị tài liệu: 06 đề tài

- Chinh ly, lập công cụ tra cứu: 11 đề tài

- Bảo quản tài liệu lưu trữ: 08 đê tài - Tổ chức sử dụng tài liệu: 06 đẻ tài

TH Xây dựng tiêu chuẩn trong văn thư - lưu trữ: Gồm 16 dè tài Trong đó:

- Tiéu chuan trong công tác văn thư: 04 đề tài - Tiêu chuẩn trong công tác lưu trữ: 12 đẻ tài Sau phan thông tin tơm tắt về đề tài là các phụ lục:

- Phu luc 1: Danh mục các đề tài khoa học 1962 - 2012

- Phụ lục 2: Bảng tra tên tấc giả các đề tài nghiên cứu khoa học 1962 - 2012 Trong bảng này, tên cán bộ, viên chức được sắp xêp theo trật tự chữ cai tiếng Việt: Các số sau tên người ứng với tên đẻ tài đã được sắp xép trong Mục lục và Phụ lục 1

Học hàm, học vi của chủ nhiệm và thành viên các dé tai nghiên cứu khoa

học tập hợp trong cuồn Kỷ yếu này sử dụng theo nguồn tin công bố tại thời điểm 31/12/2012

Do có khó khăn về việc tìm kiếm tư liệu, nên việc biên tập Kỷ yếu không

tránh khỏi thiếu xơt Chứng tôi mong nhận được y kiến đóng góp đẻ các lần xuất bản sau được hoàn chỉnh hơn

I CONG TAC VAN THU’

1 Dé tài “Cơ sở khoa học dé lập chương trình giảng dạy môn văn thư bậc trung học”

1.1 Mã số đề tài: 87-98-001

1,2 Thời gian bắt dàu và đét dhực; 1986-1990

1.3 Chủ nhiệm đề tài: CN Trương Xuân Hồng

1.4 Cac thành viên tham gia: ThS Dương Mạnh Hùng, CN Ngơ Thiếu Hiệu, CĐ Vũ Côi, CN Nguyễn Hữu Thời

1.5 % hiệu bảo quan tại lưu trữ, thuc viện: HS.162

1,6 Tơm tắt nội dung, két quả nghiên cứu của đề tài

Đề tài đặt mục đích nghiên cứu những cơ sở khoa học đẻ xây dựng chương trình giảng dạy bộ môn văn thư bậc trung học, hệ tập trung dài hạn Chương trình này sẽ được cụ thẻ hơa bằng giáo trình môn học Sản phẩm của đè tài là Đề cương chỉ tiết Giáo trình Văn thư, làm cơ sở cho việc tổ chức biên soạn “Giao trình Văn thư bậc trung học hệ tập trung dài hạn”, dùng để giảng dạy tại trường trung học văn thư - lưu trữ và những cơ sở đào tạo học sinh trung học khác Thông qua việc nghiên cứu, tập thẻ giáo viên có điều kiện đi sâu vào thực té, tìm hiểu thêm đối tượng dạy học của mình, từ đó nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyện môn để việc giảng dạy đạt chát lượng cao hơn

Những nôi dụng cơ bản đề tài đã triển khai:

- Khảo sát thực tế công tác văn thư ở 30 cơ quan Trung ương và hon 10 tinh thành phố đẻ nắm tình hình thực tế công tác văn thư ở các cơ quan Đảng, Nhà nước ở Trung ương và địa phương, quá trình giải quyết công văn giấy tờ, việc sử dụng can bộ văn thư chuyên trách Khảo sát, nắm tình hình sử dụng can bộ văn thư (là học sinh do trường đào tạo) của các cơ quan Đảng và Nhà nước từ

Trung ương đến cỡ sở, Trên cơ sở đó, nhóm nghiên cứu đã đưa ra những nhận xet

về thực trạng công tác văn thư, về đội ngũ làm công tác van thư chuyên trách ở các cơ quan, vẻ việc bô trí và sử dụng cấn bộ là học sinh tốt nghiệp trung học

- Xác định phương pháp giảng day, chương trình và giáo trình được xây dựng ra sao đề cấn bộ được đào tạo đáp ứng được yêu cầu thực tế của công tấc

văn thư tại các cơ quan

chung về công tác văn thư, ý nghĩa, tác dụng, nội dung, nhiệm vụ, môi quan hệ

giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ, các chương sau tập trung vào nội dung công tác công văn giấy tờ từ khi hình thành ra văn bản đến bước nghiên cứu, xử

ly các thông tin chứa trong văn bản và cuối cùng là sắp xép, phân loại, lập hò sơ,

nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

2 Đề tài “Những cơ sở ly luận và thực tiễn lập danh mục hồ sơ ở các cơ quan”

2.1 Mã số đề tài: 86-98-018

2.2 Thời gian bắt đầu; két thức: 1991

2.3 Chủ nhiệm đề tài: CN: Phạm Ngọc Dĩnh

24 Các thành viên tham gia : PGS.TS Dương Văn Khảm, CN Nguyễn Hữu Thời, CN Trân Thị Phương Trâm CN Trân Như Nghiêm

2.5 %ó hiệu bảo quản tại lưu trữ, thư viện HS 154; VL.02/398, 364, 425

2.6 Tơm tắt nội dung, két quá nghiên cứu của đề tài

Mục đích của đề tài là tong kết những cơ sở khoa học lập danh mục hồ sơ (DMHS) ở nước ta trong thời gian qua, cơ kết L hợp nghiên cứu kinh nghiệm của một số nước xã hội chủ nghĩa, trên cơ sở đó đề xuất những giải phấp nhằm từng

bước hoàn thiện việc lập và thực hiện DMHS ở các cơ quan phù hợp vơi tình hình thực tê hiện tại

Đề tài nghiên cứu tập trung vào hai nội dung chính như sau:

- Phân tích cụ thể vẻ tình hình lập DMHS trong thời gian qua ở các Bộ, cơ quan nhà nước, từ đó đưa ra nhận xet về ưu điểm và những mặt còn hạn ché của

công tác này

- Nêu khái niệm, chỉ ra phương pháp tô chức lập và thực hiện DMHS Thông qua việc nghiên cứu đề tài, nhơm tác giả đã chỉ ra những căn cứ, các bước cụ thể của việc lập danh mục hô sơ Đẻ lập DMHS cân căn cứ vào chức năng,

nhiệm vụ: vào chương trình kế hoạch công tác, nội dung công việc, vào sự hình thành của tài liệu của cơ quan, đơn vị, cũng như những quy định, hướng dẫn của

nhà nước và của cơ quan về công tác lập hô sơ hiện hành, trong đó có việc lập danh mục hồ sơ Dựa trên những căn cứ này, việc lập danh mục hồ sơ được thực hiện tuân tự theo các bước: chọn loại danh mục hồ sơ và đề cương, phân loại, xây dựng đề cương phân loại trong danh mục hồ sơ, dự kiến các tiêu đề hỗ sơ, hệ thống hoá các đề mục trong tiêu đẻ hồ sơ, đánh số và ky hiệu hồ sơ, dự kiến thời han bảo quản trong danh mục hồ sơ, lập biểu mẫu của danh mục hồ sơ

hợp và thống nhát với thực tiễn tại các cơ quan, đơn vị Danh mục hỗ sơ của cơ

quan, đơn vị do Văn phòng (Phòng Hành chính) chịu trách nhiệm soạn thảo tổng hợp Giúp Chánh Văn phòng là bộ phận (chuyên viên) tông hợp của Văn phòng, phối hợp với bộ phận (cấn bộ) lưu trữ cơ quan soạn thảo Thủ trưởng cơ quan hoặc Chánh Văn phòng ký thừa lệnh Thủ trưởng cơ quan ban hành danh mục hồ sơ mỗi năm một lần ngay sau khi kế hoạch cồng tấc của các cơ quan thông qua và thực hiện

Khi chỉ đạo việc thực hiện lập hồ sơ theo bản danh mục hồ sơ, phía cơ quan đơn vị cần truyền đạt bản danh mục hỏ sơ, phát bìa hồ sơ cho cán bộ phan hanh,

kiểm tra đôn đốc và điều chỉnh bổ sung bản danh mục hồ sơ Đối với can bộ, phải mở hồ sơ, thu thập công văn giây tờ vào hồ sơ, sắp xép công văn giấy tờ trong hò sơ, kết thức hô sơ, viết bìa hô sơ

- Trong phản cuối của báo cáo tổng kết đẻ tài, ngoài những kết luận về bản chất công tác lập danh mục hỏ sơ; trách nhiệm của cấc ngành các cấp đối với công tác này, nhơm nghiên cứu đưa ra các phụ lục nhằm làm sáng rõ những nội

dung đã trình bày ở trên:

Phụ lục só I: Mẫu biêu danh mục hồ sơ

Phụ lục só 2: Phương pháp lập danh mục hồ sơ theo đơn vị tổ chức

Phụ lục só 3: Danh mục hồ sơ tông hợp, danh mục hỏ sơ của Cục Lưu trữ Nhà nước (1990)

Phụ lục só 4 Phương pháp lập danh mục hồ sơ mẫu (của UBND tỉnh) 3 Đề tài “Nghiên cứu ứng dụng tin học trong công tác văn thu”

3.1 Mã só đẻ tài: 92-98-079

3.2 Thời gian bắt đâu, két thực: 1992 - 1996

3.3 Chu nhiệm đề tài ThS Tiết Hồng Nga

3.4 Các thành viên tham gia : ThS Lê Văn Năng, ThS Nguyễn Trọng Biên, Th§ Nguyên Thị Thưy Bình, KS Phạm Phư Tứ

3.5 % hiệu bảo quán tại lưu trữ, thự viện HS.194:VL.10/1364

3.6 Tơm tắt nội dung, két quá nghiên cứu của de tai

Đối với công tác văn thư và lưu trữ, công nghệ tin học cơ thể mang lại

tra tìm thủ công; trao đổi thông tin giữa các cơ quan; gop phản thúc đẩy nhanh

việc triên khai ứng dụng tin học trong toàn ngành lưu trữ

Sau khi khảo sát tình hình nghiên cứu trong và ngoài nước có liên quan đến dé tai, 6 các Chương II, Chương III, Chương IV, Chương V, nhóm nghiên cứu đã triển khai nghiên cứu 4 nội dung chính như sau:

Mot là, phân tích về hệ thống thông tin văn thư Từ việc tìm hiểu đặc điểm thông tin tài liệu văn thư - lưu trữ, phân tích hệ thống thông tin văn thư, nhóm nghiên cứu tiến hành khảo sát và xây dựng sơ đồ chức năng của công tác văn thư,

yêu cầu và tính chất của công tác văn thư, quy trình và các chế độ nghiệp vụ của công tác văn thư

Hai là, thiết kế cơ sở dữ liệu hệ thong thong tin van thu Ở phan này, các tac gid da khang định nội dung của thiết kế cơ sở dữ liệu (CSDL) cho một hệ thống phải bao gom các công việc: xác định các thuộc tính cân quản ly của tồn bộ hệ thơng, chuẩn hoá các lược đồ quan hệ và xác định mói quan hệ giữa cấc tập

tin

Ba là, thiệt kế hệ thống chương trình Hệ thống chương trình được thiết kế với các chức năng chính:

+ Chức năng cấp 1: Quản lý văn bản (bao gồm văn bản đi và văn bản đến); + Chức năng,cáp.2: Chức năng đối với văn bản đến, chức năng hệ thống, chức năng với văn bản đi;

+ Chức năng cấp 3: Cập nhật văn bản đến, cập nhật văn bản đi, tìm kiếm

văn bản đến, tìm kiếm văn bản đi

Trên cơ sở phân tích các chức năng hệ thống từ trên xuống để xây dựng cấc hàm (function), thủ tục (procedure) là các chương trình con Mỗi chương trình con này đảm nhận một chức năng riêng biệt, phục vụ cho nhau cùng thực hiện công việc quản lý thông tin như cập nhật dữ liệu, tìm kiếm thông tin, kết xuất thông tin trên màn hình hoặc máy in

Bồn là, hướng dẫn sử dụng hệ quản lý văn bản viết trên Foxpro, cụ thể là

hướng dẫn cài đặt, khởi động hệ thống, giới thiệu Về các chức năng của hệ thống, cách nhập dữ liệu, cách tra cứu, cách thông kê, cach in danh mục, bảo trì hệ thống, cách cập nhật danh mục và báo năm

4 Đề tài “Nghiên cứu biên soạn Cẩm nang công tác văn thư”

4.1 Mã só đề tài: 93-98-028

4.2 Thời gian bắt đâu và két thực: 1991- 1992

4.3 Chủ nhiệm đè tài CN Nguyễn Hữu Thời

4 S hiệu bảo quan tại lưu trit, thie viện: HS 225; VL.02/372

4.6 Tom tat nội dung và két quá nghiên cứu của đề tài

Mục đích chính đề tài đặt ra là hoàn thành bản thảo cuốn “Cảm nang công tác văn thư” phục vụ các đối tượng là cấn bộ văn thư, lưu trữ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm; Chánh, Phó Văn phòng: Trưởng, Pho Phong Hành chính, cán bộ tổng hợp; cấn bộ lãnh đạo các câp; chuyên viên, nhân viên làm công tác văn thư hoặc có liên quan đến văn bản

Cuốn "Cẩm nang công tác văn thư" được biên soạn trên cơ sở các quy định hiện hành của nhà nước và thực tiễn công tác văn thư ở nước ta trọng những năm gần đây Nôi dung nghiên cứu gồm ba vân đẻ sau:

- Quản ly nhà nước và €ông tác văn thư Ở day, nhom tac gia da néu khai niệm, chỉ rõ nội dung, yêu câu, vị trí, ý nghĩa, hệ thống tổ chức quản ly công tác văn thư, đồng thời phân tích sự phân công trách nhiệm đổi với việc thực hiện các nhiệm vụ của công tác văn thư, cũng như mục đích, nội dung và biện pháp quản lý nhà nước đói với công tấc này

- Nội dung công tác văn thư Đây là phần chính của đề tài Trong phân này, nhơm tấc giả đã di sâu nghiên cứu ba nôi dung về xây dựng và ban hành văn bản (phân loại các văn bản quản lý nhà nước, thể thức, mẫu trình bày, quy trình xây dựng ban hành phương pháp soạn thảo và giới thiệu một số mâu thuộc các thé loại văn bản này); việc tô chức quản ly và giải quyết văn bản trong các cơ quan nhà nước (cụ thể là việc tổ chức quản ly và giải quyết văn bản đến, tô chức quản lý văn bản đi và lập hồ sơ nộp lưu); việc tổ chức quản ly và sử dụng con dau

- Tổ chức lao động khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư Từ việc chỉ ra được những yêu câu chung, nhơm tac giả đã xây dựng nên một cơ cầu tổ chức văn thư khoa học, trong đó chỉ ra chức năng nhiệm vụ, biên chế của chức danh văn thư Định mức lao động trong văn thư, việc nâng cao trình độ nghiệp vụ, việc bồ trí chỗ làm và điều kiện lao động của cấn bộ văn thư cũng là những nội dung được đẻ cập đến trong phan này

Ngoài ra, đề tài cũng tập trung nghiên cứu một vấn đề mới, đó là việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư Trên cơ sở phân tích khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, nhóm nghiên cứu đã đề ra những yêu cầu cơ bản đối với việc ứng dụng và xây dựng một quy trình ứng dụng công nghệ thông tin chuan xác, phù hợp với công tác văn thư tại Việt Nam

Với kết quả nghiệm thu loại khá, sản phẩm cuối cùng mà đề tài đạt được là

bản thảo cuốn sách “Câm nang công tác văn thư” Ngoài việc trình bày chi tiết

5 Chương trình cấp Bộ "Nghiên cứu chuẩn hơa văn bán quán ly nhà nước" 5.1 Ma so: 2002-98-05

5.2 Thời gian bắt đâu, két thưc: 2002 - 2006 5.3 Chi nhiém dé tai: PGS TS Duong Van Kham

5.4 Các thành viên tham gia: TS Hồ Văn Quýnh, ThS Nguyễn Thị Tâm, ThS Tiết Hòng Nga; ThS: Nguyên Thị Thưy Bình; CN: Hoàng Minh Cường

Cac can bé tir van nghiên cứ GSTSKH Nguyễn Van Tham, TS Duong

Quang Tung, CN Nguyễn Thị Thảo (Văn phòng Quốc hội), CN Kiều Thị Ngọc Mai (Văn phòng Chính phủ)

5.5 S6 hiéu bao quan tại lưu trữ, the vién: HS 251, 252; VL.07/1074-1075,

1184

5.6 Tom tit noi dung và két quá nghiên cứu của đề tài

Mục đích nghiên cứu của Chương trình nghiên cứu là chuân hơa thẻ thức, nội dung và kỹ thuật trình bày của các loại văn bản quản lý nhà nước Với yêu cầu này, nội dung nghiên cứu cụ thẻ của Chương trình là nghiên cứu,

đánh giá thực trạng tình hình văn bản quản lý nhà nước của nước ta hiện nay;

nghiên cứu tham khảo kinh nghiệm của nước ngoài về chuẩn hóa văn bản quan lý nhà nước, đề xuất các phương : hướng và giải pháp nhằm từng bước chuẩn hơa văn bản quản ly nhà nước, cụ thê là về thảm quyền ban hành, nội dung, thẻ thức và kỹ thuật trình bày các loại văn bản quản lý nhà nước

Dựa trên phương pháp nghiên cứu khảo sất - so sánh - lựa chọn tối ưu xin y kiến, mời hợp tác, tư vấn khoa học của những chuyên gia đầu ngành và những cấn bộ công tác lâu năm trong lĩnh vực văn bản giấy tờ, lĩnh vực giảng dạy về văn bản, Ban chủ nhiệm đề tài triền khai các nội dung sau:

- Nghiên cưu, tổng hợp những vấn đè ly luận và phương pháp luận của việc

xây dựng hệ thông văn bản quản lý nhà nước ở Việt Nam Các văn bản này xuất hiện với đặc điểm của nhiệm vụ chính trị khác nhau và đều gắn với từng thời

kỳ lịch sử của văn bản góc cao nhất là Hiến pháp năm 1946, Hiến pháp năm 1959, Hiến pháp năm 1980, Hiến pháp năm 1992 Đồng thời, tác giả phân tích sâu về tính chất, thủ tục xây dựng và ban hành, nguyên tắc, thể thức của văn bản quy phạm pháp luật như thâm quyền ban hành; tính hệ thống trong phạm vi

quốc gia; được Nhà nước đảm bảo thực hiện; tính chất cưỡng bức, đơn phương

- Báo cao nghiên cứu, khảo sát, phân tích các thẻ loại văn bản quản ly nhà nước đã ban hành của các cơ quan nhà nước từ năm 1945 đến nay, trong đơ cố

xác định kết câu nội dung từng thể loại văn bản Cac tac giả đã nêu sự phất triển

năm 1954-1975 khi đất nước chuyền sang một giai đoạn mới: nhân dân miền

Bắc ra sức củng có chính quyền, xây dựng chủ nghĩa xã hội làm hậu thuẫn cho cuộc đấu tranh cách mạng của nhân dân miền Nam Trong thời kỳ này, Hiến

pháp năm 1959 thay thế Hiến pháp năm 1946 nhằm khẳng định nhiệm vụ mới của cách mạng nhưng nên hành chính nhà nước vẫn không thay đổi và tiếp tục được củng có, phat triển Một số văn bản quản lý nhà nước có liên quan đến việc quản ly văn bản giấy tờ như Nghị định só 527-TTø ngày 02 tháng 11 năm 1957 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ chung về công văn giấy tờ ở

các cơ quan; Nghị định số 142-CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 của Chính phủ

ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công fác lưu trữ

Giai đoạn từ năm 1975 đến năm 1992, đất nước bước vào thời kỳ mới, chức năng, nhiệm vu, tô chức của bộ may hanh pháp cơ sự thay đổi được khăng

định từ Hiến pháp năm 1980 Hội đồng Bộ trưởng là cơ quan hành chính nhà

nước và là cơ quan chấp hành của cơ quan quyền lực nhà nước Đánh dau thời kỳ này là ché đô kinh tế mới đã được xac lâp như nên kinh té nhiều thành phan, vận động theo cơ chế thị trường cơ sự quản ly của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa Từ các yêu cầu đó, hệ thóng van ban co lién quan dén quan ly văn bản giây tờ được ban hành kịp thời như Luật ban hành văn bản quy phạm phấp luật năm 2002: Luật sửa đổi, bố Sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2002 và các Nghị định, Thông tư, hướng dẫn kèm theo

- Nhơm tác giả đề tài đã nghiên cứu the thức và kỳ thuật trình bày văn bản quản ly của các nước khác như Anh quốc, Canada, Ý, Phấp, Mỹ, Đức, Malaysia và khảo sất tình hình chuân hóa văn bản quản lý nhà nước của Liên bang Nga như chế độ văn thư nhà nước thông nhất, tiêu chuẩn nhà nước 6.10.1-75, tiêu chuẩn nhà nước Nga 6.30-97

- Bao cáo nghiên cứu, đề xuất cấc giải phấp về hình thức, thể thức, kết cấu

của các văn bản quản lý nhà nước ở Việt Nam Đó là;

+ Chuẩn hơa về quy trình soạn thảo, ban hành văn bản: Soạn thảo văn bản là trình tự các bước mà cơ quan nhà nước thực hiện khi soạn thảo, ban hành văn bản Tùy vào tính chất, nội dung và hiệu lực phấp ly của từng loại văn bản cơ thẻ xây dựng một quy trình soạn thảo, ban hành văn bản tương ứng Hiện nay, chưng ta mới chỉ chuẩn hơa về trình tự, thủ tục ban hành văn bản

quy phạm phấp luật Còn việc soạn thảo, ban hành các văn bản hành chính

cũng như văn bản chuyên ngành chưa theo một quy trình thống nhất Vì vậy,

đề xuất việc chuẩn hơa quy trình soạn thảo, ban hành văn bản gồm các bước cơ bản sau: Đề xuất xây dựng văn bản; Soạn thảo văn bản; Xin y kiến (nếu cơ);

bản trước khi trình ký: Ký văn bản; Ghi số, ngày tháng văn bản, đóng dấu,

đăng ký văn bản và làm thủ tục chuyên phát văn bản đi + Chuan hoa vé thể thức và kỹ thuật trình bày:

Thẻ thức văn bản là tập hop cac thành phần cầu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung ấp dụng đối với cấc loại văn bản và các thành phần bổ

sung trong những trường hợp-cụ thẻ hoặc đói với một só loại văn bản nhất định Cae tac giả đề xuất về chuẩn hoa thể thức văn bản quản lý nhả nước gồm 10 thành phan quan trọng như Quốc hiệu/tiêu ngữ; Tên cơ quan, tổ chức ban

hành văn bản; Số và ky hiệu văn bản: Địa danh và ngày, thang, ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nội đung văn bản; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ,

tên và chữ k của người cơ thẩm quyền; Dấu cơ quan, tổ chức; Nơi nhận; Dấu

chỉ mức độ khẩn, mật (nếu co)

Kỹ thuật trình bày cần được quy định thống nhát trình bày trên khỏ giấy

A4 (210 mm x 297 mm); Kiểu trình bày theo chiều dài trang giấy khó A4 (định hướng bản in theo chiều dài), trường hợp văn bản cớ bang, biéu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản cơ thể trình bày theo chiều rộng

của trang giấy (định hướng bản in theo chiêu rộng); Định lề trang văn bản: trang mặt trước (lŠ trên 20-25 mm, lề dưới 20-25 mm, lẻ trai 30-35 mm, lề phải

15-20mm), trang mat sau (lề trên 20-25 mm, lề dưới 20-25 mm, lễ trai 15-20 mm, lề phải 30-35 mm); Phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và kỹ thuật trình bày cấc thành phần thẻ thức văn bản theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001

+ Chuan hơa về bố cục văn bản, ngôn ngữ và văn phong của văn bản + Chuan hoa vat mang tin, chat liéu ghi tin nhu khô giáy, chất lượng và mâu sắc giáy, chat liéu ghi tin Riéng vé gidy, cac tac gid dé nghị ứng dụng tiêu

chuẩn quốc tế ISO 9706 về độ bền của giấy với các chi sé nhu d6 bén xen 350 mN, độ PH 7,5-10,Lignin không quá 5%, lượng kiềm dự trữ tối thiếu 2%

- Nghiên cứu xây dựng các biểu mẫu văn bản quản lý nhà nước gồm 51

mẫu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính

Kết quả đạt được Các tác giả đã hoàn thành việc nghiên cứu 5 nội dung chính:

Hai là, phân tích về thực trạng hệ thống văn bản quản lý nhà nước của

nước ta từ năm 1945 đến nay Phần này chỉ ra mi quan hệ giữa nên hành chính Việt Nam với hệ thông các văn bản quản ly nhà nước, tìm hiểu thực trạng quản ly văn bản hiện hành, phân tích những nguyên nhân gây tình trạng yêu kém và đề xuất các phương hướng cụ thể nhăm hoàn thiện hệ thống văn bản quản ly nhà nước, Cụ thể là: coi công tác văn thư, lưu trữ như là một khâu quan trọng trong tiến trình cải cách hành chính hiện nay; tiếp tục nghiên cứu, xây dung, ban hanh các văn bản quy phạm phấp luật về công tác văn thư nói chung, về tiều chuẩn hơa việc xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước nơi riêng; thé ché hoa cac quy định của nhà nước về quy trình, thảm quyên ban hành các văn bản; tăng cường công tác đào tạo, bồi đường kiến thức vẻ pháp luật, quản lý nhà nước và kỳ năng soạn thảo văn bản cho đội ngũ công chức hành chính; ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật đẻ nâng cao chất lượng xây dựng và sử dụng văn bản;

Ba là, khảo sát tình hình chuan hoa van bản quản lý nhà nước của một số nước trên thé giới từ đó đưa ra nhận xet và kiến nghị về khả năng áp dụng kinh nghiệm trong việc chuẩn hơa văn bản quản lý nhà nước của nước ngoài tại Việt Nam

Bồn là, dưa ra những đè xuất về chuẩn hơa văn bản quản ly nhà nước Từ việc nhắn mạnh quan điểm và mục đích, yêu cầu đối với việc chuẩn hoá, các

thành viên tham gia đề tài đã đưa ra những đề xuất về hướng chuẩn hơa văn bản

quản lý nhà nước Đó là chuân hoa về quy trình soạn thao ban hanh van ban, chuẩn hoa về thẻ thức và kỹ thuật trình bày, chuan hoa về nội dung văn bản (bố cục nội dung, ngôn ngữ và văn phong trình bày), chuẩn hoa vé vat mang tin và chất liệu ghi tin

Sau khi được nghiệm thu, kết quả của đẻ tài sẽ được ấp dụng làm cơ sở cho việc tham khảo xây dựng các văn bản về quản lý công tác văn thư và các lĩnh vực liên quan; làm cơ sở cho việc biên soạn giáo trình giảng dạy cho các cơ sở đào tạo văn thư, lưu trữ ở bậc đại học và cao đẳng, trung học

6 Đề tài “Nghiên cứu ứng dụng ISO 9000 vào công tác văn thư ở cơ quan

nha nw

6.1 Ma so: 2003-98-010

6.2 Thoi gian bat dau va két thuc: 2003 - 2005 6.3 Chủ nhiệm đề tài: ThS Nguyễn Trọng Biên

6.4 Các thành viên tham gía: TS Hồ Văn Quýnh, ThS Hà Văn Huẻ, CN Nguyễn Thị Như Thuần

6.5 S6 hiệu hồ sơ báo quan tại lưu trữ, thư viện HS 248; VL.07/1070-

1071, 1233

Đề tài được nghiền cứu nhằm đánh giá thực trạng công tác văn thư trong

các cơ quan nhà nước ở nước (a hiện nay, từ đó đề xuất ấp dụng những yêu câu của ISO 9000 vào công tác văn thư để tiêu chuẩn hơa nhằm thống nhất công tac

văn thư trong các cơ quan nhà nước

Trên cơ sở thực hiện các nhiệm vụ khảo sát thực tế, đánh giá thực trạng công tác văn thư trong các cơ quan nhà nước, nghiên cứu những yêu câu chất lượng của ISO 9000, đề xuất cấc giải phấp về ứng dụng những yêu càu của ISO 9000 vào công tác văn thư tại các cơ quan nhà nước, nhơm nghiên cứu tập trung triển khai ba nội dung sau:

Một 1à, thực trạng công tác văn thư tại các cơ quan nhà nước ở nước ta hiện nay Sau khi trình bày lý luận chung về công fác văn thư tại các cơ quan nhà nước (khái niệm, ý nghĩa và nội đưng của công tác văn thư), các thành viên tham gia nghiên cứu đã khảo sát và đưa ra những nhận xet về thực trạng của công tác văn

thư trong các cơ quan ở nước ta hiện nay Những tôn tại trong công tấc soạn thảo

và ban hành văn bản, quản lý văn bản đi, quản ly và giải quyết văn ban dén, quan

ly và sử dụng con dau, công tác lập hỗ sơ hiện hành và nộp tài liệu vào lưu trữ,

đến trang thiết bị cho công tác văn thư và công tác tổ chức cấn bộ văn thư ở cơ

quan đều được nhơm nghiên cứu đánh giá kỳ lưỡng trên cả hai khra cạnh ưu điểm cũng như tôn tại, nguyên nhân chủ yếu dẫn đến những tôn tại đó

Hai là, giới thiệu tông quan vẻ ISO 9000 Nội dung cơ bản của Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 và những yêu cầu của hệ thống quản ly chất lượng ISO

9001:2000 được trình bay kha ky qua 11 trang bao cao

Tại Chương II, các tac giả đã tập trung trình bày những đề xuất ấp dụng các yêu câu chát lượng ISO 9001:2000 trong công tác văn thư tại các cơ quan nhà nước Để làm được điều đó, công tác văn thư tại các cơ quan nhà nước ở Việt Nam cần đảm bảo những yêu cầu về tài liệu, về trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, về nguồn lực, về cơ sở hạ tầng, về ván đề tạo sản phẩm, về đo lường, phân

tích

Quy trình triển khai ấp dụng gồm 12 bước cụ thẻ, trong dó đặt ra những kết

quả cần đạt được sau khi ấp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Đây là kết quả nghiên cứu do các thành viên tham gia đề tài nay tao nén

Dé ap dụng được vào thực tiễn, đề tài cũng đưa ra một số kiến nghị đối với cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư ở nước ta, cụ thẻ là Bộ Nội vụ và

Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, đối với các cơ quan nhà nước từ Trung ương đến địa phương trong việc hoàn thiện thẻ chế, xây dựng văn bản hướng dẫn, kiện toàn tổ chức, tổ chức tập huấn phỏ cập kỹ năng công vụ cho cấn bộ, công chức

7 Đề tài "Nghiên cúu đổi mới công tác văn thư trong cải cách nền hành

chính nhà nước"

7.1 Mã só: 2004-98-05

7.2 Thời gian bắt đầu, lét thưc: 2004 - 2006

7.3 Chủ nhiệm đề tài: ThS Nguyễn Thị Tâm

7.4 Các thành viên tham gia: Thề Nguyễn Trọng Biên, ThS Nguyễn Thị Lan Anh, CN Nguyên Thiên Ấn, CN Nguyên Thị Như Thuân

7.5 ® hiệu bảo quan tại hưu trữ, thư viện: VL.09/1204, 1215

7.6 Tơm tắt nội dung và két gui nghiên cứu của đề tài

Mục tiêu chính mà đề tài phải đạt được là đánh giá đúng thực trạng công tác văn thư, từ đó để xuất ra các giải pháp nhằm đỗổi mới công tác văn thư trong

cải cách nền hành chính nhà nước ở Việt Nam

Để giải quyết một cách khoa học những van đề mà đẻ tài đặt ra, nhơm

nghiên cứu đã xác định các phương pháp nghiên cứu chủ yếu gòm:

Phương pháp khảo sát, thu thập thông tin: Vận dụng phương pháp này,

nhơm nghiên cứu đã tiến hành sưu tập, thu thập tài liệu, tư liệu hiện đang bảo

quản tại kho tư liệu của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và qua các tư liệu nghiệp vu ma eae dong nghiệp sưu tầm, lưu giữ được và qua mạng Internet Đặc biệt,

nhơm nghiên cứu đã dành nhiều thời gian đẻ tiền hành khảo sát thực trạng công

tác văn thư ở một số Bộ, ngành Trung ương và một số địa phương Qua đó, thu được những thông tin cần thiết để phục vụ cho việc nghiên cứu hoàn thành dè tài

Phương pháp phân tích, đánh giá, tong hop thông tin: Trên cơ sở ap dụng

nguyên tắc chính trị, nguyên tác lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp, nhơm

nghiên cứu đê tài đã tiên hành phân tích, đánh giá, tông hợp thông tin thu được qua khảo sát và nghiên cứu tư liệu ở trong và ngoài nước Kết quả của việc phân tích, đánh giá tông hợp thông tin thu được đã giúp cho nhóm nghiên cứu rut ra

được những bài học kinh nghiệm đề đề xuất các giải pháp cơ tính khả thi nhằm

đổi mới công tác văn thư trong cải cách nền hành chính nhà nước ở Việt Nam ĐỀ tài được nghiên cứu theo ba nội đung chính như sau:

M6t Ia, tim hiểu về cơ sở ly luận và thực tiễn công tác văn thư, nêu rõ ly luận chung về công tác văn thư ở một số nước trên thế giới (Trung Quốc, Mỹ, Úc,

Liên Xô ) và công tác văn thư ở Việt Nam Từ đó, tìm hiểu về những quy định

của nhà nước về công tác văn thư và tình hình thực hiện công tác văn thư ở các

cấp, các ngành (cụ thẻ là vẻ việc quản lý công tác văn thư, vẻ triển khai nội dung công tác văn thư, về việc lập hồ sơ hiện hành, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Hai là, giới thiệu khái niệm về hành chính và nẻn hành chính nhà nước, vai

trò của công tác văn thư trong nên hành chính nhà nước Đồng thời cũng chỉ ra sự

cân thiết phải tiền hành cải cách hành chính nhà nước, quan điểm, chính sách của Đảng và nhà nước về cải cách hành chính nhà nước, kết quả đã đạt được trong những năm qua và nêu những yêu cau của đổi mới công tác văn thư trong cai cach nên hành chính nhà nước

Ba là, trình bày những nhơm giải phấp nhằm đỏi mới công tác văn thư ở Việt Nam trong thời gian tới Cụ thể gồm 6 nhóm sau đây:

- Nhơn giải pháp nâng cao nhận thức vẻ vị trí, ý nghĩa, tầm quan trọng của

công tác văn thư;

- Nhom giải pháp hoàn thiện cơ ché chính sách và ché độ thanh tra, kiểm tra, tong kết công tác văn thư;

- Nhơm giải phấp kiện toàn tổ chức bộ máy văn thư;

~ Nhơm giải pháp nâng cao trình độ năng lực cho đội ngũ cán bộ văn thu; - Nhơm giải pháp tăng cường cơ sở vật chất cho công tac van thir;

- Nhom giải phấp nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học công nghệ

vào trong công tác văn thư

Sau khi triển khai thực hiện cấc nội dung trên, đề tài đã thu được cấc kết qua nhu sau:

- Tiếp tục hoàn thiện hệ thống ly luận về công tác văn thư ở Việt Nam;

- Cung cấp luận cứ khoa học để các cơ quan nhà nước cố thảm quyền nghiên cứu, ban hành cơ chế chính sách quản lý công tác văn thư; đào tạo, bồi dưỡng cấn bộ và tăng cường cơ sở vật chất đề làm tốt công tác văn thư

- Gop phan giai quyết những vấn đề mà thực tiễn đặt ra đối với công tac văn thư trong cải cách nên hành chính nhà nước ở Việt Nam

8 Đề tài “Nghiên cứu mô hình quản lý công tác văn thư trong môi trường điện tử”

8.1 Ma so: 2006-98-05

8.2 Chu nhiém đẻ tài: ThS Nguyễn Thi Tam

8.3 Cac thành viên tham gia: ThS La Thi Hong; ThS Tiết Hồng Nga; ThS Lê Văn Năng; CN Nguyễn Thi Nhu Thuan

8.4 Thời gian bắt đầu và lét thư: 2006-2009

8.5 Số hiệu bảo quan tại lưu trừ, thư viện: VL.09/1208-1239

Với mục tiêu chính là nghiên cứu, đề xuất mồ hình quản lý văn thư trong môi

trường điện tử, các thành viên tham gia đề tài đã triển khai thực hiện ba nội dung

sau:

4Mội là, thực trạng quản lý công tác văn thư tại các cơ quan tỏ chức hiện nay ở Việt Nam Trong phân nay, nhom tac giả đã đưa ra những đánh giá cụ thể về thực

trạng chung của công tác Đó là, việc quản lý văn bản đi đến tại các cơ quan ngày

càng chặt chẽ, ở hàu hết các cơ quan đều được đăng ký tập trung tại bộ phận văn thư cơ quan, công cụ dùng, để đăng ký là số đăng ký văn bản và cơ sở dữ liệu quản ly văn bản đi, đến Bên cạnh phương pháp truyền thông, một số Bộ, ngành và địa phương đã ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý văn bản di đến và chuyền giao văn bản qua mang Két qua ứng dụng đã tạo điều kiện quản lý, theo dõi văn bản đi, đến tốt hơn và nhất là rt ngắn được thời gian chuyển giao văn bản Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thống tin vào việc quản lý văn bản vẫn còn hạn ché trên

nhiều mặt Phân lớn các cơ quan tổ chức mới chỉ dừng ở việc soạn thảo văn bản trên

máy tính Việc xây dựng “cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi đến” để quản lý văn bản mới được bắt đàu Việc gửi/nhận văn bản qua việc trao đồi thông tin trên mạng và tổ chức khai thác thông tin trên mạng đề phục vụ kịp thời công tác quản ly, chỉ đạo, điều hành của cấc cơ quan chưa được thực hiện hoặc thực hiện còn hạn chẻ

Hai là, tìm hiểu về sự hình thành môi trường điện tử ở Việt Nam Nhận thức được vai trò của công nghệ thông tin trong việc phát triển kinh tế xã hội, Đảng và nhà nước đã ban hành hàng loạt các chính sách, pháp luật về việc dây mạnh ứng dụng và phat triển công nghệ thông tin ở Việt Nam Việc ban hành cấc chính sách này bước đầu gop phân tạo lập nên môi trường mới - môi trường điện tử ở Việt Nam Thực tế cho tháy, hiện nay Công nghệ thông tin đã được ứng dụng vào hau hết các lĩnh vực của đời sóng kinh tế - xã hội và bước đầu đã thu được những kết quả rất cớ ý nghĩa, tạo điều kiện quan trọng đề nâng cao chat lượng, hiệu quả công việc Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đã đạt được thì vần còn nhiều hạn chế, nguyên nhân chính là đo nhận thức của các cấp lãnh đạo vẻ tâm quan trong va co hoi mà công nghệ thông tin mang lại chưa đây đủ; hệ thống thẻ chế quản ly công nghệ thông tin còn thiếu; nguồn nhân lực vừa thiếu vẻ số lượng, kem về chất lượng, cơ sở vật chất còn chưa được chư trọng dau tu Những tồn tại này càn sớm được quan tâm khắc phục để đầy mạnh việc ứng dụng và phát triển ứng dung công nghệ thông tin ở Việt Nam trong thời gian tới

quản lý chất lượng theo ISO 9001-2000, nhằm thúc đây cải cách hành chính gop

phan nang cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của các co quan tô chức Đồng thời, mô hình này được thiết ké cũng phải phù hợp với quy định của phấp luật hiện hành về công nghệ thông tin và giao dịch điện tử, phù hợp với tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, thống nhật về khuôn dạng nhằm đảm bảo sự tương thích thơng suốt, an tồn về cơng nghệ trong tồn bộ hệ thống thông tin quốc gia và quốc tế để tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ trao đồi, truy cập và tìm kiêm thông tin được dé dang Dé thực hiện mô hình này, các tác giả đề tài cũng đã kiến nghị cấc giải pháp sau:

- Xây dựng, hoàn thiện cơ chế chính sách quản lý công tác văn thư trong môi trường điện tử phù hợp với các quy định của phấp luật về ứng dụng công nghệ thông, tin trong hoạt động của các cơ quan, tô chức

- Phát triển nguòn nhân lực

- Đầu tư kinh phí để xây dựng mới, mua săm, bảo trì, nâng cấp hạ tầng kỹ thuật và phân mềm, xây dựng, cập nhật, duy trì và sao lưu cơ sở dữ liệu, tích hợp hệ thống, xây dựng, cập nhật, duy trì trang thông tin điện tử, đào tạo cấn bộ

- Xây dựng tiêu chuẩn, quy chuan kỳ thuật; định đạng dữ liệu/bảo quản/bảo mat/chuyén giao dữ liệu nhằm bảo đảm tính toàn vẹn, đầy đủ của dữ liệu đề cơ thể

truy cập khi cần thiết

- Không ngừng phát triển cơ sở hạ tang thông tin, đầy mạnh nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ vào việc quản lý công tác văn thư trong môi trường

điện tử

9 Đề tài “Xây dựng hệ thống thuật ngữ văn thư Việt Nam”

9.1 Ma sé: 2007-98-05

9.2 Chui nhiém dé tai: CN Tran Quốc Thang

9.3 Cac thanh vién tham gia: ThS Tiết Hòng Nga; ThS Nguyễn Thị Chinh; CN Mai Thị Thu Hiền

9.4 Thời gian bát đâu, két thuc: 2007-2010

9.5 Số hiệu bao quản tại lưu trữ, thư viện: VL.10/1325-1326 9.6 Tơin tắt nội dung và két qua nghiên cứu của đề tài

Mục tiêu của đề tài là xây dựng hệ thống thuật ngữ văn thư Việt Nam một cách khoa học, đầy đủ và thuận tiện cho việc sử dụng trong thực tế

Để đạt được mục tiêu trên, đề tài đã được triển khai theo hai phần chính như sau:

chuyên ngành và cận chuyên ngành, cấc từ điển thuật ngữ khấc và tại một số cơ quan, tổ chức (Bộ Tài nguyên và Môi trường, Viện Kiểm sất nhân dân tối cao, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Cục Đo đạc và Bản đồ, Văn phòng UBND và một số cơ quan chuyên môn thuộc tinh Ca Mau, tinh Tiền Giang )

Phân thứ hai, trên cơ sở phân tích đặc điểm và tính chất của công tác văn thư, nhóm đề tài đã xác định các nguyên tắc cơ bản cần tuân thủ khi tiến hành xây dựng thuật ngữ văn thư (nguyên tac dam bao tinh khoa học; nguyên tắc đảm bảo tính dân tộc, đại chưng; nguyên tắc một đối một giữa hình thức (vỏ ngữ âm) với nội dung (ý nghĩa chuyên ngành) và xác định cấc tiêu chuẩn lựa chọn thuật ngữ van thu:

- Thuật ngữ văn thư phải thông đụng, mang tính phổ biến (được sử dụng thường Xuyên và rộng Tãi trong các cơ quan, tổ chức)

- Thuật ngữ văn thư phải chính xác, rõ ràng

- Thuật ngữ văn thư phải nằm trong một hệ thống ngôn ngữ thống nhất (phải xem xét, đặt nơ trong toàn bộ hệ thóng khái niệm)

- Thuật ngữ văn thư phải được chuẩn hóa (nghĩa là thuật ngữ văn thư phải được dùng chung một cách thông nhát)

- Thuật ngữ văn thư phải ngắn gọn, dễ sử dụng

Với gan 600 từ và cụm từ được sử dụng trong công tác văn thư của các cơ quan, tô chức được thống kê, nhóm đề tài đã lựa chọn, giải thích 167 thuật ngữ đẻ đưa vào hệ thống thuật ngữ văn thư Việt Nam Các thuật ngữ này được thống kê

và sắp xếp theo “Khung phân loại đề mục từ vựng công tác văn thư” Cụ thẻ là:

I Van dé chung

II Soạn thảo và ban hành văn bản

IH Quản lý văn bản IV Lập hô sơ hiện hành

V¿ Quản ly và sử dụng con dấu

Trong từng phân, các thuật ngữ được sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo van chữ cái tiếng Việt từ A đến Z Bên cạnh những thuật ngữ văn thư được sử dụng phổ biến hiện nay, nhóm đề tài còn lựa chọn giới thiệu 27 thuật ngữ văn thư (tên một số loại văn bản, tài liệu) được sử dụng phô biến thời Phong kiến và Việt Nam Dân chủ Cộng hòa

thống nhất việc sử dụng thuật ngữ văn thư, lưu trữ trong toàn quốc Dong thoi,

Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần quan tâm hơn nữa đến việc sử dụng các thuật ngut van thư trong các văn ban quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn

thư và trong thực tÊ hoạt động văn thư tại các cơ quan, tổ chức từ Trung ương đến địa phương Nên chăng cân cơ nội dung kiểm tra việc sử dụng thuật ngữ văn thư

trong phạm vi chương trình công tác kiêm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

H CÔNG TÁC LƯU TRỮ

A PHAN CHUNG

10 Đề tài “Nghiên cứu ly luận và thục tiễn về tô chức mạng lưới các kho lưu

trữ ở Việt Nam năm 1986 - 1990” 10.1 Mã số đề tài: 84-98-1178

19.2 Thòi gian bắt đâu lét thực 1986 -1990

10.3 Chu nhiệm đề tài PGS Vương Đình Quyền

10.4 Cac thanh viên tham gía: TS Hồ Văn Quýnh, ThS La Thi Hong, CN

Nguyên Cao Hoành, CN Vũ Chu Thạ

10.5 Số hiệu bảo quan tại lưu trữ, thư viện: HS.165; VL.01/361, VL.02/428

10.6 Tơïn tắt nội dung và két quả nghiên cứu của đề tài

Đề tài hướng đến việc xây dựng cơ sở ly luận cho việc tỏ chức mạng lưới

các kho lưu trữ ở Việt Nam, xác định mạng lưới các kho lưu trữ nhà nước từ

Trung ương đến địa phương có cơ sở khoa học và phù hợp với tình hình thực tiễn tại Việt Nam

Đề tài tập trung vào ba nội dung chính như sau:

Thứ nhát, giới thiêu về tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam - lịch sử phát triển và thực trang hiện nay Ở chương này, nhóm tác giả đã nêu lên quan điểm, vai trò của Đảng và nhà nước trong việc t6 chức bảo quản tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia Việt Ñam là phân chia theo ba giai đoạn: 1945 - 1954, 1954 - 1975 và giai đoạn 1975 đến nay; đi sâu đề cập đến quá trình lịch sử và thực trạng tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam bao gồm các Kho Lưu trữ nhà nước Trung ương, các Lưu trữ chuyên ngành, Lưu trữ của cấc tỉnh thành phó trực thuộc Trung ương

Thứ hai, khái lược chung về cơ sở ly luận trong tỏ chức mạng lưới cấc kho lưu trữ ở Việt Nam Đáng chú ý là đề tài đã chỉ ra được những đặc trưng phân loại được vận dụng để xác định mạng lưới các kho lưu trữ như đặc trưng thời ky lịch

thổ hành chính, đặc trưng ngành hoạt động, đặc trưng phương pháp và kỹ thuật

chế tấc tài liệu và những yếu tố cần xem xét khi xác định mạng lưới các kho lưu trữ như khôi lượng tài liệu, điều kiện sử dụng tài liêu, yếu tó lịch sử

Thứ ba, xây dựng dự ấn về tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ Căn cứ vào tình hình thực tế, cơ sở ly luận và tỗ chức mạng lưới các kho lưu trữ đã được trình bày ở trên, nhóm đề tài đã xây dựng một dự ấn về tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở nude ta trong thời gian tới Cụ thẻ là dự ấn tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở Trung ương (kho lưu trữ nhà nước, kho lưu trữ chuyên ngành) và mạng lưới các kho lưu trữ ở các tỉnh, thành phô trực thuộc Trung ương (lưu trữ cấp tỉnh, lưu trữ cấp huyện, lưu trữ cấp x8)

Để dự ấn mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam trở thành hiện thực, đòi hỏi các ngành, các cáp, nhất là Hội đồng Nhà nước và Hội đồng Bộ trưởng phải nhận

thức được đầy đủ gid trị và tác dụng nhiều mặt của tài liệu lưu trữ aa gia đối

với sự nghiệp Xây dựng đất nước Trên cơ sở đó đặt cong tác lưu trữ đúng với vị trí càn cố của nơ Các kiến nghị cụ thể được đưa ra gồm:

- Nhà nước can ban hành một hệ thong van ban phap quy hoàn chinh và cớ hiệu lực về tỏ chức và quản lý công tác lưu trữ, kèm theo đó là các văn bản hướng dan của Cục Lưu trữ Nhà nước vẻ tỏ chức thực hiện

- Một yếu tố không kếm phần quan trọng là vấn đề tài chính, lưu trữ các cấp, các ngành càn được nhà nước cung cấp những khoản kinh phí cần thiết dé xây dựng nhà kho, trang bị các phương tiện kỹ thuật hiện đại, đảm bảo được cấc yêu câu về nghiên cứu, sử dụng và bảo vệ an toàn tài liệu

- Cùng với việc giải quyết các vân đề vẻ tỏ chức và kinh phí, van dé định mức

biên chế cho mỗi loại kho lưu trữ, công tác đào tạo, bồi đưỡng đội ngũ cán bộ lưu trữ và cấc chuyên môn cân thiết khác nhằm đảm bảo cho hoạt động của các kho lưu trữ đạt hiệu quả cao cũng cần được quan tâm đúng mức và giải quyết thỏa đáng

11 Đề tài "Nghiên cứu quá trình xây dựng ngành lưu trữ Việt Nam"

11.1 Mã số: 87-98-002

11.2 Thời gian bắt đâu, kết thực: 1986 - 1992

11.3 Chủ nhiệm đề tài: CN Vũ Dương Hoan

11.4 Các thành viên tham gía: PGS Vương Đình Quyền, PGS Nguyễn Văn Hàm, TS Đảo Thị Dién, CN Vai Chu Tha

11.5 Số hiệu bảo quán tại lưu trữ, thư viện: HS.155

Với mục tiêu xây dựng một bản thảo về lịch sử ngành lưu trữ Việt Nam qua các thời kỳ Phong kiến, Pháp thuộc, Mỹ Ngụy, thời kỳ Việt Nam Dân chủ Cộng hòa và Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam, tiến tới biên tập thành cuốn “Lịch sử ngành Lưu trữ Việt Nam”, làm phong phú thêm tư duy về công tác lưu trữ, gốp phần xây dựng công tác lưu trữ của thể giới, đề tài triển khai nghiên cứu hai nội dung chính như sau:

Một là, sơ lược vẻ tình hình nghiên cứu vân đề ở trong và ngoài nước Qua khảo sát, nhóm đề tải đã chỉ rõ ở trong nước, chưa có ai nghiên cứu vần đè này Ở Tỏ bộ môn Lưu trữ, Trường Đại học Tổng hợp và Trường Trung học Văn thư- Lưu trữ chỉ biên soạn khái quất, tạm thời một số net, trong một số thời kỳ đẻ giới thiệu cho học sinh, chưa có một giáo trình hoàn chinh Trong khi đó, cán bộ can được bồi dưỡng một cách sâu sắc, cơ hệ thóng vẻ lịch sử lưu trữ Việt nam dé khi làm công tác có điều kiện dí sâu Tại các nước xã hội chủ nghĩa, nước nao cũng cơ lịch sử lưu trữ của nước họ

Hai là, giới thiệu chỉ tiết về lịch sử lưu trữ Việt Nam qua 4 thời kỳ, tuần tự theo sự phất triển của lịch sử, gồm:

+Lịch sử Lưu trữ Việt Nam thời kỳ Phong kiến

+ Lịch sử Lưu trữ Việt Nam thời kỳ Pháp thuộc

+ Lịch sử Lưu trữ Việt Nam thời kỳ Mỹ - Ngụy

+ Lịch sử Lưu trữ Việt Nam thời kỳ Việt Nam Dân chủ Cộng hòa và Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam

12 Đề tài “Nghiên cứu xây dựng hệ thống thuật ngữ lưu trữ Việt Nam”

12.1 Ma sé dé tai: 86-98-0117

12.2 Thời gian bat dau va két thuc: 1986-1990

12.3 Chu nhiệm đề tài: CN Nguyễn Hữu Thời

12.4 Các thành viên tham gia: GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm, PGS Vương

Đình Quyền, PGS Nguyễn Văn Hàm, PGS.TS Dương Văn Khảm, PGS.TS

Nguyễn Minh Phương, PGS.TS Đào Xuân Chúc, TS Trân Văn Hùng, TS Phan Đình Nham, TS Nguyễn Văn Thắng, CN Phạm Ngọc Dĩnh, CN Nguyễn Đơng Hải, CN Hồng Quốc Tuan

12.5 % hiệu bảo quản tại lưu trữ, thư viện HS 153; VL.01/363

12.6 Tom tắt nội dung và kết quá nghiên cứu của đề tài

Về lựa chọn kiêu tỳ điền: Trong các kiểu từ điển đã có hiện nay thì kiểu từ

điển cơ tính chất bách khoa là kiểu thích hợp nhất với công tác lưu trữ nước ta Vì vậy kiểu từ điển này đã được lựa chọn

Về độ đừng của môi thuật ngữ được xác định bằng cách chia thuật ngữ thành 2 loại: những thuật ngữ chỉ những khái niệm khoa học như một ngành khoa học, một bộ môn khoa học, một khâu nghiệp vụ cụ thé nhu ưu trữ học”, “công bó học”, “xác định gid trị tài liệu” - phân giải thích phải bao gồm một định nghĩa về mặt ngôn ngữ và phần mở rộng của định nghĩa đó Tùy yêu câu cần thiết mà độ mở rộng của môi thuật ngữ cơ thể dài ngắn khác nhau, nhưng phải đảm bảo nguyên tắc chung là người đọc hiểu một cách chính xác và thóng nhất khai niệm khoa học mà thuật ngữ đó phan anh Đôi với những thuật ngữ chỉ những sự vật cụ thể như “bản chính”, “bản gốc” thì áp dụng ly thuyết về định nghĩa để đưa ra một định nghĩa vẻ mặt ngôn ngữ, nhưng phải cơ tính bách khoa, tức là cớ mở rộng hơn so với từ điển ngôn ngữ

Theo đó đẻ tài đã lựa chọn và đưa vào giải thích 380 thuật ngữ thuộc 7 lĩnh

VỰC:

+ Thuật ngữ chung về công tác lưu trữ; + Thuật ngữ lĩnh vực lựa chọn bồ sung; + Thuật ngữ lĩnh vực bảo quản;

+ Thuật ngữ lĩnh vực công bồ sử dụng;

+ Thuật ngữ tài liệu khoa học kỹ thuật;

+ Thuật ngữ tài liệu phim ảnh ghi âm;

+ Thuật ngữ công tác văn thư và các ngành khoa học khác cơ liên quan Các thuật ngữ được sắp xép theo thứ tự vần chữ cái A,B,C Sản phẩm cuối cùng của đẻ tài là cuốn '“Từ điền Lưu trữ Việt Nam”, ra mắt năm 1991, với bó cục gom phan giải thích 380 thuật ngữ lĩnh vực lưu trữ và bảng thông kê thuật ngữ được xếp theo vàn chit cai

13 Đề tài “Co sở khoa học, pháp ly xác lập phương hướng tô chức, nội dung,

phương pháp thanh tra công tác văn thư, công tác lưu trữ trong cơ quan quản lý nhà nước”

13.1 Mã số: 85-98-035

13.2 Thòi gian bắt đâu và két thực 1995 - 1999

13.3 Chủ nhiệm đê tài: CN Đặng Đình Côn

13.5 Số hiệu bảo quan tại lưu trữ, thui viện: HS 202; VL.02/386

13.6 Tom tat noi dung và két quá nghiên qứu qua de tai

Mục đích triển khai đẻ tài là nhằm tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa

trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trong toàn quốc; làm

1õ vị trí, vai trò của công tác thanh tra trong hoạt động quản lý nhà nước, từ đó phân biệt với các hoạt đông khác, tạo ra sự két hợp cơ hiệu quả với các mặt công tác khác đề thúc đây sự nghiệp văn thư, lưu trữ phát triền

Nội dung chủ yếu của đề tài là nghiên cứu cơ sở khoa học, cơ sở pháp lý đề lam sang tỏ tính chat, t6 chức, chức năng, nhiệm vụ quyên hạn, phương thức hoạt

động của thanh tra nhà nước về văn thư lưu trữ trong hệ thống các cơ quan quản lý nhà nước

G phan I, trên cơ sở:nghiên cứu những vấn đề cơ bản về tổ chức và hoạt động của thanh tra ở Việt Nam, các tác giả đã khẳng định: Thanh tra là một bộ phận trong hệ thống kiểm tra, giấm sất của Đảng và nhà nước; Thanh tra là chức

năng thiết yếu của cơ quan quan ly nhà nước; giới thiệu tổ chức và hoạt động của

Thanh tra Việt nam, từ đó đưa ra những hạn ché về tô chức và hoạt động của cấc tổ chức thanh tra hiện nay

Trong phan II, khi giới thiệu về tỏ chức và hoạt động của Thanh tra Cục Lưu trừ Nhà nước, nhơm tác giả lần lượt giới thiệu vị trí của Cục Lưu trừ Nhà nước, quấ trình thành lập và hoạt động của tô chức Thanh tra Cục Lưu trừ Nhà nước, những cơ sở pháp ly về tô chức và hoạt động của tỗ chức này gồm các quy định phấp luật chung về chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của tô chức thanh tra trong hé thong Thanh tra Nhà nước, vẻ tô chức, nhiệm vụ, quyền hạn của Thanh tra Cục Lưu trữ Nhà nước thực hiện theo những quy định vẻ tô chức, nhiệm vụ, quyên hạn của thanh tra Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; những quy định của pháp luật về phương pháp hoạt động của tô chức Thanh tra Cục Lưu trữ Nhà nước Bảng việc trích dân, giới thiệu các văn bản quy phạm pháp luật cơ liên quan, nhơm nghiên cứu đã chỉ ra sự không rõ ràng về tô chức ảnh hưởng không tốt đến hiệu quả, hiệu lực của hoạt động thanh:tra Đây là nguyên nhân gây ra việc thực thi công tấc của Thanh tra Cục Lưu trữ Nhà nước còn đè dặt, không phù hợp pháp luật; hiệu lực thanh tra, hiệu quả công tác rát hạn ché

Từ đó, các thành viên tham gia đề tài đưa ra những, kiến nghị nhằm đổi mới hệ thống Thanh tra Nhà nước cả vẻ vị trí, hoạt động, nội dung, nhiệm Vụ, quyền hạn nơi chung và kiến nghị về vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tô chức của Thanh tra Cục Lưu trữ Nhà nước nơi riêng Đặc biệt, các kiên nghị còn hướng đến việc đổi mới và hoàn thiện hệ thống tỏ chức cơ quan của Ban Tô chức- Can bộ Chính phủ

ban hành văn bản cũng được chỉ rõ “việc ban hành văn bản Quy chế về tổ chức và hoạt động của thanh tra Cục Lưu trữ Nhà nước là thuộc thâm quyền của Bộ trưởng, Trưởng Ban Tê chức - Cấn bộ Chính phủ”

14 Đề tài “Nghiên cứu, xác định thâm quyền quản ly tài liệu lưu trữ của các

Trung tâm Lưu trữ quốc gia”

14.1 Mã số đè tài 96-98-046

142 Thời gian bắt đâu, kết thực 1997-1998

14.3 Chủ nhiệm đề tài: ThS Nguyễn Thị Tâm

14.4 Các thành viên tham gia: TS: Phan Đình Nham, CN Ngô Thiếu Hiệu,

CN Nguyễn Thị Mận, CN Trần Như Nghiêm

145 Só hiệu bảo quản tại lưu trữ, tư viện: HS.215a, HS.217

14.6 Tơn tắt nội dung, két quả nghiên cứu của đề tài

Ban chủ nhiệm đề tài đã mô tả tình trạng quản ly tài liệu của ba trung tâm lưu trữ quốc gia và những ván đề còn tòn tại cần giải quyết Đó là thâm quyền quản ly tài liệu chưa rõ ràng, không phân định khu vực thảm quyền quản ly tài liệu cho môi trung tâm, tài liệu của các đơn vị sự nghiệp giáo dục, khoa học, văn hơa, sản xuất kinh doanh chưa được xác định là phải nộp vào trung tâm nào

Dựa trên năm nguyên tắc của Lưu trữ học Mác xít để làm cơ sở ly luận

phân định thâm quyền quản ly tài liệu lưu trữ của ba Trung tâm Lưu trữ quốc gia, trong đó chú trọng nguyên tắc tạo điều kiện thuận lợi khai thác sử dụng tài liệu đạt kết quả Theo đó, những hô sơ có ý nghĩa toàn quốc nhưng được sản sinh ở phưa Nam không phân biệt thời gian sản sinh, phương pháp và kỹ thuật chế tác sẽ được tập trung bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia II Ngoài ra, cấc tác giả còn đề xuất hai yếu tố ảnh hưởng đến vấn đẻ phân định thâm quyền quản ly tài liệu lưu trữ, đó là điều kiện bảo quản an toàn tài liêu, yéu tó do lịch sử đề lại

Sau khi khảo sát tình hình quản ly tài liệu của ba Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, II, JT; nghiên cứu cơ sở khoa học và nguyên tác phân định thảm quyền quản ly tài liệu của ba trung tâm, nhơm tấc giả đã đẻ xuất thâm quyên quản ly tài liệu của từng Trung tâm Lưu trữ quốc gia Kết quả nghiên cứu này cần được thẻ hiện bằng quyết định của Cục trưởng

15 Đề tài “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ” 15.1 Mã s đề tài: 99-98-030

15.4 Các thành viên tham gía: PGS.TS Nguyễn Minh Phương, TS Hồ

Van Quynh, ThS Ha Van Hué, CN Nguyễn Cao Hoành, CN Nguyễn Văn Lanh, CN Nguyễn Thị Nhân, CN Nguyên Thị Minh Tâm

155 SỐ hiệu bảo quan tai heu tri, the vién: HS.233; VL.02/437,

VL.09/1220, 1253, VL.10/1352

15.6 Tom tat noi dung và kết quá nghiên du cua đè tài

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là thiết kế một co ché quản ly thóng nhất công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ cổng ở Việt Nam từ năm 2000 trở đi, nhằm khắc phục tình trạng quản ly phan tấn thiếu tập trung hiện nay

Nhiệm vụ cơ bản của việc nghiên cứu là tập trung vào các van dé khao sat cơ chế quản ly của các lưu trữ Đảng Công sản Việt Nam và lưu trữ của nhà nước từ năm 1945 đến nay, trong do đặc biệt chư trọng khảo sất vẻ sự hình thành các văn bản quy phạm pháp luật vẻ tổ chức lưu trữ, đồng thời nghiên cứu cơ sở khoa

học của việc tỏ chức quản lý ngành lưu trữ Trên cơ sở đó đẻ xuất mô hình tổ chức quản ly ngành lưu trữ nước ta

Thực hiện nhiệm vụ trên, đề tài triên khai hai nội dung chính như sau: Thứ: nhát, sự phát triển của tổ chức ngành lưu trữ Việt Nam và quốc tế Nhơn tấc giả đã giới thiệu khañ quất về lịch sử phát triển của ngành lưu trữ Việt Nam, bao gồm tổ chức lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam và tô chức lưu trữ nhà nước từ năm 1945 đến năm 2000 Trong đó trình bày lịch sử hình thành phát triển, giới thiệu hệ thông các cơ quan, kho quản ly tài liệu phông lưu trữ, việc đào tạo, sử dụng cấn bộ, công chức trong hệ thống các cơ quan lưu trữ Đảng; giới thiệu một số các văn bản quy phạm phấp luật, văn bản quản ly về to chức lưu trữ trong thời kỳ này Nhơm nghiên cứu cho rang tir những năm 60 của thế kỷ trước, hệ thống tổ chức của ngành lưu trữ nước ta bắt đầu hình thành trong đó có hệ lưu

trữ Đảng và hệ lưu trữ của Nhà nước, cũng theo đó Phòng lưu trữ văn phòng

Trung ương Đảng và Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng ra đời Từ những quy định của Đảng và Nhà nước, ngành lưu trữ đã có hệ thống tỏ chức từ Trung ương đến địa

phương đề quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ quốc gia Bên cạnh đó, các cơ sở đào tạo chuyên ngành lưu trữ cũng được hình thành và ngày càng được

củng có, cho đến nay việc đào tạo thạc sỹ, tiến sỹ lưu trữ cũng được thực hiện ở trong nước Do các văn bản quy phạm phấp luật vẻ tổ chức lưu trữ bị chồng cheo, mâu thuần làm cho công tác văn thư không có cơ quan chịu trách nhiệm chính

thức về mặt quản lý Ngoài ra, các văn bản quy định của Đảng và Nhà nước đã

tạo ra hai hệ thống quản ly tách rời nhau dẫn đến phân tấn về chỉ đạo nghiệp vụ, lãng phí ngân sách, biên ché

Khi tìm hiểu về tình hình tô chức lưu trữ ở nước ngoài, nhơm tác giả cũng

đi sâu nghiên cứu về cấc loại cơ quan lưu trữ gồm cơ quan quản lý nhà nước vê

châu Á, châu Mỹ , từ đó đưa ra nhận xet “hệ thống tổ chức các cơ quan lưu trữ gọn nhẹ, cơ quan hành chính gắn chặt các kho lưu trữ với việc đào tạo cán bộ lưu

trữ và việc nghiên cứu khoa học lưu trữ Chưng ta cần học hỏi và tổ chức hệ thông

các cơ quan lưu trữ theo nguyên tắc này”

Thứ hai, giới thiệu về mô hình tổ chức ngành lưu trữ Việt Nam Nhơm tac giả đã chỉ ra hai cơ sở khoa học của việc tổ chức ngành lưu trữ Việt Nam, đó là cơ Sở ly luận của Chủ nghĩa Mác.-.Lênin- đói với yêu cầu xây dựng ngành lưu trữ nước ta va CƠ SỞ ly luận, phương pháp luận của khoa học lưu trữ đối với việc xây dựng tổ chức ngành lưu trữ Đẻ tài đã đưa ra được một mô hình tỏ chức ngành lưu trữ hoàn chỉnh với các công việc chính là: xây dựng hệ thống văn bản quy phạm phấp luật lưu trữ, xây dựng hệ thông các cơ quan quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, xây dựng hệ thống các cơ quan quản ly tài liệu lưu trữ quốc gia, đào tao va sir dung can bộ công chức lưu trữ Cụ thể là:

- Khi xây dựng các văn bản quy phạm phấp luật lưu trữ cần thực hiện: + Triển khai Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia: Xây dựng văn bản vẻ quản ly Phông lưu trữ; các Nghị định, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn

thư, lưu trữ: văn bản quy định đầu tư tài chính, và phí sử dụng tài liệu lưu trữ

+ Nghiên cứu xây dựng Luật lưu trừ: Xây dựng luật đẻ điều chỉnh các vấn dé ma trong Pháp lệnh lưu trữ quốc gia chưa được giải quyết thoả đáng như: Quản ly tài liệu của các tỏ chức kinh tế; Quản ly tài liệu của các doanh nghiệp cớ vốn đầu tư nước ngoài; Việc khai thấc và công bồ tài liệu lưu trữ quốc gia; Quản ly tài liệu cá nhân có liên quan đến bí mật quốc gia

- Quy hoạch về đào tạo, sử dụng cán bộ, công chức lưu trữ

- - Xây dựng hệ thống tổ chức quản lý công tác lưu trữ và quản ly tài liệu lưu

trữ quốc gia

16 Đề tài “Nghiên cứu hoàn thiện thống nhất cấc nghiệp vụ lưu trữ cơ bản trong các Trung tâm Lưu trữ quốc gia”

18.1 Mã só đề tài: 2000-98-12

16.2 Thời gian bắt đâu, két thực: 2000-2002

16.3 Chủ nhiệm đề tài: PGS TS Nguyễn Minh Phương

16.4 Các thành viên tham gía: TS Nguyễn Xuân Hoài, ThS Hà Văn Huè, CN Ngô Thiếu Hiệu, CN Hoàng Thị Tuyết Thu, CN Nguyễn Thị Huệ, CN Nguyễn Hữu Thời

16.5 SỐ hiệu bảo quản tại lưu trữ, thư viện: HS.247 16.6 Tơm tắt nội dung, két qua nghiên cứu cua đề tài

- Điều tra, khảo sất thực trạng tình tình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cơ

bản ở các Trung tâm Lưu trữ quốc gia;

- Lập danh mục những vấn đề nghiệp vụ lưu trữ chưa thống nhất, từ đó đề xuất danh mục các nghiệp vụ lưu trữ cơ bản cần phải thực hiện thống nhất ở các Trung tâm Lưu trữ quốc gia cho cấc loại tài liệu

17 Đề tài “Co sở khoa học dé xây dựng Luật Lưu trữ”

17.1 Mã số:

17.2 Thời gian bắt đâu, két thực: 2001-2003

17.3 Chi nhiém dé tai: PGS TS Duong Van Kham

17.4 Các thành viên tham gia: TS Triệu Văn Cường, ThS Tiết Hong Nga, CN Nguyễn Văn Lanh, CN: Đặng Đình Luyền

17.5 Só hiệu bảo quan tai lew trie, thir viện: HS.234c; VL.03/856.857

17.6 Tom tit noi dung và kết quả nghiên qứu của đề tài

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là xây dựng cơ sở ly luận và phương pháp luận để xây dựng Luật Lưu trữ Việt Nam đẻ đến năm 2010, cơ thể trình Nhà nước cho thực hiện Dự ấn Luật Lưu trữ

Đề tài đề cập đến bón nội dung chính như sau:

Một là, giới thiệu khái lược về Luật pháp lưu trữ Việt Nam trong tiến trình lịch sử Tại đây các tấc giả đã nghiên cứu và trình bày hệ thóng văn bản luật pháp lưu trữ và có liên quan đền lưu trữ từ thời Phong kiến Việt Nam đến nay, trong đó các văn bản quy phạm pháp luật co giá trị nhát đều xuất hiện từ khi cơ chính thẻ

nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa và Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Trong hệ thống văn bản quy phạm pháp luật này, phải kể đến Điều lệ về công tác công văn giây tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định 142/CP năm 1963 của Hội đồng Chính phủ, Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982 của Hội đồng Nhà nước và Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 của Ủy ban

thường vụ Quốc hội

Hai là, giới thiệu sơ lược về tình hình xây đựng luật pháp lưu trữ ở nước ngoài Nhơm tấc giả đã cung cấp một bức tranh tổng thể về vấn đề Luật Lưu trữ nước ngoài Hàu hết Luật Lưu trữ của các nước phát triển và đang phát triển như

Mỹ, Pháp, Nga, Úc, Tây Ban Nha đều được phân tích, đánh gia ve kết cầu nội

Ba là, nghiên cứu cơ sở khoa học đẻ xây dựng Luật Lưu trữ Việt Nam Với

nội dung nay, các tác giả đã nghiên cứu và trình bày cơ sở ly luận, cơ sở phương, phấp luận và cơ sở thực tiễn để xây dựng Luật Lưu trữ Việt Nam Các tác gia da nhat quan quan điểm chính trị, quan điểm lich sử, quan điểm toàn diện và tổng hợp đề đặt vấn đề nghiên cứu xây dựng Luật lưu trữ Đồng thời, khi vận dung cac

quan điểm đó phải xem xét đặc điểm của tài liệu lưu trữ với giá trị vốn cớ của

chúng, đó là giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử của tài liệu lưu trữ, để việc điều chỉnh của Luật Lưu trữ sất thực với tài liệu lưu trữ

Bon là, nghiên cứu về phạm vi điều chinh và đối tượng ap dung của Luật Lưu trữ, để cương khái quát Luật Lưu trữ: Pháp luật lưu trữ Việt Nam đã có bề dày lịch sử, vì vậy khi nghiên cứu xây dựng Luật Lưu trữ Việt Nam đương nhiên phải kế thừa các văn bản luật phấp của ngành khác có liên quan, như Luật di sản

văn hóa, Phấp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước Qua đây, công trình nghiên cứu này

phải thể hiện rõ phạm vi điều chỉnh và đối tượng ấp dụng của Luật Lưu trữ Quan điểm của nhơm tác giả là: Bước vào thời kỳ đổi mới, nhiều vấn dè nảy sinh trong công tác lưu trữ, chưa có điều luật nào quy định, thì Luật Lưu trữ phải lấp đi khoảng trồng này để công tác quản ly tài liệu lưu trữ quốc gia được toàn vẹn Quan điểm tiếp theo là, để nâng cao giá trị pháp ly trong việc quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ quốc gia, Luật Lưu trữ phải là một Bộ luật hoàn chỉnh, quy định đầy đủ các lĩnh vực quản lý lưu trữ và tài liệu lưu trữ quốc gia ma cac Phap lệnh lưu trữ của Uy! ban thường vụ Quốc hội, các Nghị dinh vé văn thư, lưu trữ của Chính phủ đã điều chỉnh

Đóng góp của đẻ tài chính là thông qua việc nghiên cứu, hình thành được phương pháp xây dựng Luật lưu trữ, làm rõ phạm vi điều chỉnh của Luật và hình

thành được đè cương Luật Lưu trữ của nước ta

18 Đề tài "Nghiên cứu hoàn thiện hệ thống thuật ngữ lưu trữ Việt Nam" 18,1 Mã số: 2002-98-34

18.2 Thời gian bắt đầu, kết thực: 2002 - 2006 18.3 Chi nhiệm đề rài: TS Trần Hoàng

18.4 Các thành viên tham gia: GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm, PGS TS Nguyễn Minh Phương, PGS TS Dương Văn Khảm, PGS Nguyễn Văn Hàm,

ThS Tiết Hồng Nga, ThS Nguyễn Thị Lan Anh

185 Số hiệu bảo quan tại lưu trữ, thư viện: HS 253; VL.07/1078-1079,

VL.09/1250

18.6 Tơin tắt nội dung và két qua nghiên cứu cua dé tai

những thuật ngữ lưu trữ mới, sửa lại những thuật ngữ không chính xác Từ đó lập danh mục các thuật ngữ lưu trữ Việt Nam, hoàn thiện hệ thông thuật ngữ lưu trữ

Nhơm nghiên cứu đã áp dụng nhiều phương pháp để thực hiện nhiệm vụ của đề tài đặt ra Phương pháp lịch sử để tổ chức đánh øiá lại cuốn “Từ điển Lưu trữ Việt Nam” xuất bản năm 1992, nêu những ưu điểm cơ bản và vạch ra những hạn chế cần khắc phục: Phương pháp so sánh dựa trên cơ sở những từ điện chuyên ngành lưu trừ tiếng Anh, tiếng Phap và từ điện khác, tiền hành so sánh, đói chiều với các thuật ngữ lưu trữ Việt Nam đang sử dụng đề lựa chọn thuật ngữ vừa phù hợp với thực tê lưu trữ Việt Nam, vừa phù hợp với thuật ngữ lưu trừ cac

nước đang sử dụng; phương pháp phân tích căn cứ vai trò của các thuật ngữ lưu

trữ được sử dụng trong thực tế để lựa chọn các thuật ngữ thích hợp đưa vào danh mục cho dé hiểu; phương pháp khảo sất thực tế đẻ khảo sất tỉ mỉ các thuật ngữ lưu trữ đã được sử dụng trong thực tiễn ở cấc văn bản quy phạm phấp luật lưu trữ, trong cấc sách giao khoa về lưu trữ học và các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ lưu trừ, thực tế việc sử dụng các thuật ngữ lưu trữ ở các cơ quan hiện nay Ngoài ra,

đề tài cũng áp dụng một số phương pháp nghiên cứu truyền thống như phương

pháp lay y kiến chuyên gia lưu trữ, ngồn ngữ, phương pháp hội thao gop y kiến V.V

Thực hiện từ năm 2002 đến năm 2006, dẻ tài triển khai nghiên cứu theo hai

nội dung chính:

Một là, báo cáo soat xet cuốn Từ điền Thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam xuất

bản năm 1992 và đề xuất xây dựng tiêu chuẩn lựa chọn thuật ngữ lưu trữ Việt

Nam Từ việc đánh giá những ưu điểm mà cuón từ điển năm 1992 đã đạt được và

phân tích về những vấn đề cần nghiên cứu, bỗ Sung, hoàn thiện, như: việc cập nhật các thuật ngữ lưu trữ mới, việc thông nhất cấc thuật ngữ lưu trữ với khái niệm trong thực té và những quy định của văn bản phấp luật hiện hành, từ đó đề xuất ra ba tiêu chí để lựa chọn các thuật ngữ lưu trữ vào Danh mục cấc thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam gồm:

- Lựa chọn các thuật ngữ lưu trữ đang được sử dụng thông dụng, rộng rãi ở Việt Nam, phù hợp với các văn bản pháp luật hiện hành về lưu trữ;

- Lựa chọn những thuật ngữ lưu trữ không chỉ phản ánh cái tĩnh mà phản ánh cả cái động, xu thế phát triển, cập nhật thuật ngữ theo sự phất triển của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin

- Lựa chọn những thuật ~ lưu trữ mượn tiếng nước ngoài viết ở dang

nguyên dạng đáp ứng yêu câu giao lưu văn hoá với các nước ngày càng mở rộng, tạo ra sự thông nhât quốc tê

Kết quả cuối cùng của đề tài là đã nghiên cứu, lựa chọn, sưu tầm, bổ sun

vào cuốn Từ điển Thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam xuất bản năm 1992 tổng sô khoảng 951 thuật ngữ vẻ lưu trữ học và một số ngành khoa học liên quan trực tiếp với công tác lưu trữ hiện nay So với cuốn “Từ điền Thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam”

năm 1992 thì đề tài đã bổ sung thêm 601 thuật ngữ, cũng có nghĩa là, từ cuốn từ

điển cũ đã loại bỏ đi 39 thuật ngữ thuộc các ngành khoa học khác và sửa đổi 35 thuật ngữ cho chính xấc với nội dung ( của nơ Nhơm nghiên cứu cũng đẻ nghị Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần đầu tư thỏa đáng cho đề tài nghiên cứu khoa học "Giải thích hệ thống thuật ngữ lưu trữ Việt Nam" được thực hiện vào năm 2006

19 Đề tài: “Nghiên cứu xây dựng một số quy trình nghiệp vụ cơ bản trong

công tác lưu trữ”

19.1 Mã só đề tài: 2008-98-02

189.2 Chủ nhiệm đề tài: ThS Nguyễn Thị Lan Anh

19.3 Các thành viên tham gia: ThS Phạm Thi Dat; ThS Trịnh Thị Hà; ThS Nguyễn Thùy Trang, CN Mai Thị Thu Hiên

18.4 Thời gian bắt đầu và két thực: 2008-2011

19.5 S6 hiéu bao quản tại phòng lưu trữ, thư viện: HS.303; VL.11/1516

18.6 Tơïn tắt noi dung, ket qua nghiên cứu của đề tài

Mục tiêu của đề tài là nghiên cứu, xác định cấc nội dung cơ bản của các khâu nghiệp vụ lưu trữ để xây dựng thành hệ thống cac quy trình; xây dựng một số quy trình nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ đôi với tài liệu hành chính tại các lưu trữ lịch sử

Để đạt được cấc mục tiêu trên, đề tài đã tập trung vào những nội dung như: Nghiên cứu vận dụng các vấn đề ly luận của công tác lưu trữ, tham khảo tư liệu về xây dựng quy trình; Khảo sát, đánh giá, phân tích thực trạng tình hình thực hiện công tác chuyên môn nghiệp vụ tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia và một số Trung tam Lưu trữ tỉnh; Tổng hợp danh mục các quy:trình nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ và các quy trình càn xây dựng mới hoặc sửa đồi, bô sung; Xây dựng mới 14 quy trình nghiệp vụ và chỉnh sửa, hoàn thiện 01 quy trình đã ban hành thuộc các khâu nghiệp vụ: thu thập - bổ sung tài liệu, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thông kê - xây dựng công cụ tra cứu, bảo quản và tỏ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Cụ thể là:

1 Quy trình thu tài liệu lưu trữ từ nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử 2 Quy trình sưu tầm tài liệu và tư liệu lưu trữ

3 Quy trình chỉnh ly tài liệu giáy

5 Quy trình xác định giá trị tài liệu trong lưu trữ 6 Quy trình xử ly tài liệu loại

7 Quy trình lập báo cáo thống kê cơ sở công tác lưu trữ 8 Quy trình kiểm tra định kỳ tài liệu lưu trữ

9 Quy trình xây dựng Sách chi dẫn phông lưu trữ

10 Quy trình tạo lập thông tin điện tử cho cơ sở dữ liệu phông lưu trữ

11 Quy trình xây dựng cơ sở dữ liệu và phần mềm lưu trữ

12 Quy trình khử trùng tài liệu bằng hơa chát Melthy Bromide

13 Quy trình biên soạn, xuất bản ân phẩm lưu trữ

14 Quy trình tổ chức trưng bày triển lãm tài liệu lưu trữ 15 Quy trình hướng dân tham quan lưu trữ

Những quy trình nghiệp vụ này néu được ap dung sé gop phan théng nhat

nghiệp vụ lưu trữ øiÚp các cơ quan quản lý lưu trữ có căn cứ, cơ sở khoa học đề xây

dựng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn vẻ các nghiệp vụ nêu trên, tạo sự thống nhất trong việc thực hiện nghiệp vụ chuyên môn của ngành lưu trữ đồng thời là căn cứ để xây dựng định mức lao động, định mức kinh tê kỹ thuật trong công tác lưu trữ, đáp ứng yêu cầu thu thập, bỏ sung, quản ly và tô chức sử dụng cơ hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia Tuy nhiên, nhơm nghiên cứu cũng cho rằng để cơ thẻ vận dụng, thực hiện các quy trình này trong thực tế công tác chuyên môn nghiệp vụ tại cấc Lưu trữ lịch sử và tiếp tục nghiên cứu, chỉnh sửa, bồ sung đẻ thực hiện tại các Lưu trữ hiên hành, cần cơ những diều kiện như ché độ chính sách, việc thực hiện đồng bộ, day đủ các quy định vẻ công tác văn thư lưu trữ; đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất: thường xuyên kiểm tra đánh giá và sửa đổi quy trình cho phù hợp; khả năng ứng dụng khoa học công nghệ Đặc biệt, điều kiện quan trọng hàng đầu là trình độ, năng lực của cấn bộ lưu trữ đáp ứmg cấc yêu cầu nghiệp vụ trong quá trình thực hiện các quy trình

B ĐÀO TẠO - CÁN BỘ - ĐỊNH MỨC LAO ĐỘNG

20 Đề tài “Cơ sở khoa học đề hoàn thiện Giáo trình lưu trữ bậc trung học”

20.1 Mã só: 87-98-013

20.2 Thời gian bắt đâu, két thực 1988 - 1991

20.3 Chủ nhiệm đê tài: CN Vũ Côi

204 Các thành viên: PGS.TS Nguyễn Minh Phuong, TS Tran Hoang,

ThS Nguyễn Thị Tâm, ThS Nguyễn Nghĩa Văn

205 Số hiệu bảo quan tại lưu trữ, thư viện HS 169; VL.01/365-366,

20.6 Tơm tắt nội dung và két quá nghiên cứu của đề tài

Mục đích nghiên cứu của đẻ tài là tổng kết ly luận và thực tiễn dé đề ra

được cơ sở khoa học biên soạn Giáo trình lưu trữ (bậc trung học)

Nội dung nghiên cứu của đề tài khoa học này gồm cơ năm phần chính:

Phân thứ nhất Khải quất vẻ công tác lưu trữ và đặc điểm đào tạo cấn bộ trung học lưu trữ Nhơm tấc giả đã khái quát được về khai niệm, chức năng, nội dung, nhiệm vụ chính của công tác lưu trữ và một số đặc điểm loại hình của tài liệu lưu trữ nước ta Bên cạnh đó, đề tài cũng điểm lại công tác đảo tao can bd nghiệp vụ lưu trữ kề từ năm 1967 đến năm 1990

Phân thứ hai: Nêu mục tiêu, nội dung chương trình đào tạo cán bộ trung cấp lưu trữ Xuất phát từ chủ trương của Đảng và nhà nước vê đào tạo cấn bộ trung học chuyên nghiệp, nhóm đẻ tài đã đi sâu tìm hiểu về mục tiêu của chương trình đào tạo cấn bộ trung học văn thư - lưu trữ, đó là "đào tạo những cấn bộ thực hành có trình độ trung học về kỹ thuật và nghiệp vụ kinh tế", "trong việc rèn luyện kỹ năng thực hành cần coi trọng cả tay nghệ công nhân lẫn năng lực thực hành của kỳ thuật viên" Từ những nghiên cứu về mục tiêu đào tạo, đẻ tài cũng đồng thời chỉ ra các nội dung đào tạo chính gom những kiến thức cơ bản của Lưu trữ học như đói tượng, phương pháp nghiên cứu, tổ chức tài liệu văn kiện của Phong Luu trữ quốc gia, hé thông công cụ tra cứu khoa học, tổ chức sử dụng tài liệu, cong tac quản lý ngành lưu trữ v.v và dua ra mot số gơi y về thời gian học, phương thức đào tạo học sinh rất cụ thể

Phân thứ ba: Khái quất chung về những yêu cầu thực tế của các cơ quan Đảng và nhà nước về trình độ nghiệp vụ cia can bộ trung cấp lưu trữ, bao gồm: Mục tiêu đảo tạo cấn bộ trung cap lưu trữ là những cấn bộ thực hành là yêu cau của các cơ quan nhà nước; Yêu câu cấn bộ lưu trữ trung cấp sau khi tốt nghiệp ra trường phải thích hợp với các cơ quan từ Trung ương đến địa phương; Cán bộ trung cấp lưu trữ phải biết hướng dẫn cho cán bộ nhân viên các cơ quan lập hồ sơ công việc; Học sinh trung học phải năm vừng các nguyên tắc quy trình quy phạm và vận dụng thành thạo trong thực tiễn; Học sinh trung học lưu trữ ' phải sử dụng thành thạo các phương tiện bảo quản tài liệu và xử lý được những yếu tố phá hoại tài liệu lưu trữ; Ngoài những kiên thức chuyên môn nghiệp vụ cấn bộ trung cáp lưu trữ đòi hỏi phải cơ những kiến thức vẻ quản ly nhà nước

Phân cuối cùng là những yêu cầu về nội dung va cach viết Giáo trình lưu

trữ Ngoài việc phải trình bày được nội dung cơ bản của môn học, Giáo trình còn phải là công trình tập hợp tư liệu, là công trình sang tạo, có tính sư phạm Về mặt hình thức, Giao trình phải trình bày ngăn gọn, câu văn sáng sủa, chính xác, sinh động

Sản phẩm của đề tài là một cuốn Giáo trình vẻ ly luận và phương pháp

công tác lưu trữ dùng đề giảng dạy cho học sinh Trung học Văn thư - Lưu trữ Giáo trình được trình bày một cách ngắn gọn, sưc tích, dễ hiểu phù hợp với trình độ của học sinh trung học Sử dụng Giao trình này, học sinh cơ thể năm vững các vân đẻ cụ thể của công tác lưu trữ, đáp ứng các nhũ cầu của thực tiễn

21 Đề tài “Nghiên cứu xây dựng chức danh đầy đú và tiêu chuẩn nghiệp vụ của viên chức ngành lưu trữ”

21.1 Mã số đề tài: 85-98-088

41.2 Thời gian bắt đâu, két thực: 1988 - 1992 21.3 Chi nhiém dé tài: TS Hồ Văn Quynh

21.4 Cac thành viên tham gia: PCS.TS Dương Văn Khảm, CN Nguyễn Thị Mai, CN Tràn Như Nghiêm

21.5 S6 hiéu bao quan tai lu trie, the vién: HS 135

21.6 Toi tat n6i dung và kết quả nghiên qứu của đ tài

Đề tài thực hiện nhằm đạt được những mục tiêu như sau:

- Xây dựng bản Danh mục số 1 (gồm nhơm 9, nhơm 8 + cấc viên chức chuyên môn chuyên ngành) và xây dựng tiêu chuẩn nghiệp vụ cho cấc viên chức chuyên môn chuyên ngành;

_ - Mở đường cho việc ứng dụng bản Danh mục đây đủ số 1 và các tiêu

chuân nghiệp vụ của các viên chức chuyên môn chuyên ngành cho toàn ngành lưu trữ;

- Đánh giá và rà xét lại đội ngũ cán bộ ngành lưu trữ, tiến tới đặt kế hoạch đào tạo bôi dưỡng lâu đài

Dé dat được mục tiêu trên, đẻ tài triển khai ba nội dung sau:

Mot la, phan tích tình hình nghiên cứu xây dựng chức danh đây đủ và tiêu chuẩn nghiệp vụ của viên chức ngành lưu trữ ở trong và ngoải nước Xem xet hệ thống chức danh lưu trữ của nước ta thời kỳ Pháp thuộc và thời kỳ Mỹ Nguy Bên cạnh đó, cũng tham khảo hệ thong chức danh của ngành lưu trữ Liên Xô giai đoạn

1930 - 1960

Hai la, xác định mục tiêu, hiệu quả, đối tượng, chức năng, nhiệm vụ, hệ

và các nội dung công việc của mỗi bộ phận, kết hợp với điều tra thực trạng đội

ngũ cán bộ, đề tài đã nêu lên một số nhận xét, đánh giá chung về kết quả đã đạt

được và những vấn dé con ton tai

Ba là, tiên hành phân tích, sắp xếp hợp ly và xây dựng bản Chức danh đầy đủ số 1 của ngành vẻ xây dựng tiêu chuẩn nghiệp vụ cho các viên chức chuyên môn chuyên ngành Căn cứ vào đặc tính lao động của viên chức, bản Danh mục day đủ đã chia các viên chức chuyên môn chuyên ngành lưu trữ thành hai loại:

- Loại viên chức làm công tac quản lý lưu trữ gồm cơ cấn sự và chuyên

viên lưu trữ

- Loại viên chức làm công việc sự nghiệp trực tiếp xử ly tài liệu gồm: nhân viên, kỹ thuật viên và lưu trữ viên

Sau thời gian thực hiện, nhóm đề tài đã hoàn thành nhiệm vụ, đạt mục tiều

ban dau dé ra Ban Danh mục đây đủ và tiêu chuẩn nghiệp vụ viên chức chuyên

môn chuyên ngành đã ra đời Trong quá trình nghiên cứu, đê tài đã hình thành các kết quả trung gian: Mục tiêu, hiệu quả, vị trí, đối tượng, chức năng, nghiệp vụ, các lĩnh vực quản ly, cấc nội dung công việc của ngành và các đơn vị được xác định, đặt cơ sở cho các tổ chức lao động khoa học, bồ trr sắp xếp cấn bộ của ngành và của các đơn vị sau này Trên cơ sở đó tăng cường công tấc quản ly và sử dụng cố hiệu quả đội ngũ cán bộ, nâng cao năng suất lao động Đồng thời qua

nghiên cứu chức danh, tiêu chuẩn, chưng ta cơ dịp rà soất lại cơ cầu tổ chức, rà

soat lại đội ngũ cán bộ, tao điêu kiện cho ngành từng bước kiện toàn hệ thông cơ

câu bộ mấy và cớ kế hoạch nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ

cấn bộ

22 Dé tài “Cơ sở khoa học đề biên soạn Giáo trình lưu trữ khoa học kỹ thuật

bậc trung học”

22.1 Mã só đề tài: 91-98-0862

24.2 Thời gian bắt đâu, két thực: 1991.- 1992

22.3 Chủ nhiệm đề tài TS Trần Hoàng

224 Cac thành viên tham gia: PGS.TS Dương Văn Khảm, PGS.TS Nguyễn Minh Phương, TS Nguyễn Cảnh Đương, TS Nguyễn Văn Thắng

225 Số hiệu báo quản tại lưu trữ, thư viện: HS 177; VL.01/369 22.6 Tơm tắt nội dung và két qua nghiên cứu aia dé tai

Hoàn thành mục tiêu trên, đề tài triển khai nghiên cứu năm nội dung chính Sau:

Mot là, tìm hiểu về công tác lưu trữ khoa học kỹ thuật và đặc điểm đào tạo

cấn bộ trung học lưu trữ Đê tài đã điêm lại khái niệm, nội dung của công tác lưu trữ cũng như phân loại các loại hình tài liệu lưu trữ quốc gia, trong đó có tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật, khái quát sơ lược về tình hình và đặc điểm đào tạo cấn

bộ trung học lưu trữ ở Việt Nam ở các trình độ đại học, trung học, sơ học ngăn

hạn va boi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn

Hai là trên cơ sở chủ trương của Đảng và Nhà nước về dao tạo cấn bộ trung học chuyên nghiệp, để tài đã đề ra mục tiêu và nội dung của chương trình dao tao cấn bộ trung cáp lưu trữ, trong đó đặc biệt nhân mạnh tới việc hướng dẫn dạy thực hành lưu trữ khoa học kỹ thuật

_ Ba là, xây dựng yêu càu về trình độ nghiệp vụ của cấn bộ trung cấp lưu trữ,

cụ thể gồm: Mục tiêu đào tạo cấn bộ trung câp lưu trữ là những cán bộ thực hành, cấn bộ lưu trữ trung cấp sau khi tốt nghiệp ra trường phải thích hợp với các cơ quan từ Trung ương đến địa phương, phải nắm vững các nguyên tắc quy trình quy phạm và vận dụng thành thạo trong thực tiền các phương tiện bảo quan tài liệu

Iưu trữ khoa học kỹ thuật và xử lý được những yếu tô gây hại tới tài liệu lưu trữ

khoa học kỹ thuật

Bắn là, phân tích đánh giá, nhận xet vẻ phần "Lưu trữ khoa học kỹ thuật" trong hai cuỗn Giáo trình lưu trữ bậc trung học đã dùng giảng đạy tại Trường

Trung học Văn thư - Lưu trữ Từ đó, xây dựng yêu cầu nội dung và cách viêt Giáo trình lưu trữ khoa học kỹ thuật Nhơm nghiên cứu đề tài đã kết cấu nội dung của cuôn Giáo trình lưu trữ khoa học kỹ thuật bậc trung học gôm 5 chương:

Chương I: Khái niệm về tài liệu KHKT và công tác lưu trữ tài liêu KHKT; Chương II: Thu thập và xác định giá trị tài liệu KHKT;

Chương III: Chinh ly và thống kê tài liệu KHKT;

Chương [V: Công cụ tra cứu khoa học trong các lưu trữ tài liệu KHKT;

Chương V: Tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu KHKT

Ngoài ra, đề tài cũng nêu một số yêu cầu khi viết Giáo trình: những người

tham gia phải thống nhất về mục tiêu đào tạo học sinh trung học văn thư, lưu trữ; về nội dung môn học Lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật và về phương thức đảo tạo, học tập môn học này; Trước khi viết phải lập đề cương, sau đó phân công người biên soạn các chương mục của Giáo trình đề tránh trùng lặp

Qua quá trình nghiên cứu, đề tài đã xây dựng được những cơ sở khoa học,