Tiểu luận phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả truyền thông và giải pháp nâng cao hiệu quả của truyền thông

Nói cách khác, truyền thông là 1 trong những hoạtđộng căn bản của bất cứ 1 tổ chức, xã hội nào.Không thể phủ nhận sự ảnh hưởng mạnh mẽ và lợi ích to lớn của truyền thôngmang lại cho xã h

MỤC LỤC

Đề tài nhóm 6:

“Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả truyền thông

và giải pháp nâng cao hiệu quả của truyền thông"

LỜI NÓI ĐẦU 4

PHẦN I-SƠ LƯỢC VỀ TRUYỀN THÔNG TRONG TỔ CHỨC 5

I Khái niệm về truyền thông 5

II Chức năng của truyền thông 5

PHẦN II - CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG 7

I Quá trình truyền thông 7

1 Người gửi 8

2 Người nhận 8

3 Thông điệp 9

4 Kênh truyền thong 10

5 Thông tin phản hồi 11

6 Nhận thức 12

II Tác động của công nghệ thông tin 14

1 Thư điện tử 14

2 Internet 15

3 Hội nghị qua đa phương tiện 15

III Những khó khăn cho truyền thông hiệu quả 16

1 Những rào cản đối với tổ chức 16

2 Những rào cản cá nhân 18

3 Loại bỏ các trở ngại 19

PHẦN III - GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG……… 22

I Giải pháp chiến lược truyền thông hiệu quả 22

II Giải pháp xây dựng môi trường truyền thông hiệu quả 23

III Giải pháp từ phía người gửi 24

1 Thông tin phải rõ ràng, cụ thể, nhiệm vụ phải được phân công rõ rang 14

2 Ngôn ngữ đơn giản 24

3 Làm tăng sự phản hồi 24

4 Sắp đặt dòng thông tin 24

5 Sự lặp lại 25

6 Đúng lúc 25

7 Sử dụng thông tin phi ngôn ngữ 25

8 Sử dụng các câu chuyện, phép so sánh và hình ảnh 25

9 Hiểu khán giả của mình 25

IV Giải pháp từ phía người nhận 26

1 Chú ý lắng nghe 26

2 Nghe hết vấn đề rồi mới phán quyết 26

3 Hỏi lại những điều không hiểu hoặc không rõ 26

4 Ghi chép, tóm tắt những gì nghe được 26

5 Không để cảm xúc quyết định suy nghĩ 26

PHẦN KẾT LUẬN………28

TÀI LIỆU THAM KHẢO………29

BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

Phần Người thực hiện Ngày

hoàn thành

I SƠ LƯỢC VỀ TRUYỀN THÔNG

24h00 ngày10/04/2013

II CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỜNG ĐẾN

24h00 ngày10/04/2013

III GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ

24h00 ngày10/04/2013

LỜI NÓI ĐẦU

PHẦN KẾT THÚC

TÀI LIỆU THAM KHẢO

(Hỏi ý kiến để biết thêm)

Đỗ Đặng Ngọc Trâm Trần Văn Huỳnh

Lê Thị Hòa bình

24h00 ngày10/04/2013

TỔNG HỢP BÀI VÀ

LÀM SLIDE THUYẾT TRÌNH

Nguyễn Thiên Vương (nhóm trưởng) Trần Xuân Tiến

24h00 ngày10/04/2013

15 CÂU TRẮC NGHIỆM VÀ

5 CÂU HỎI MỞ

Nguyễn Thanh Hà Nguyễn Thị Thanh

Thùy

24h00 ngày10/04/2013

LỜI NÓI ĐẦU

Lịch sử loài người cho thấy, con người có thể sống được với nhau, giao tiếp vàtương tác lẫn nhau trước hết là nhờ vào hành vi truyền thông (thông qua ngôn ngữhoặc cử chỉ, điệu bộ, hành vi… để chuyển tải những thông điệp, biểu lộ thái độ cảm

xúc) Qua quá trình truyền thông liên tục, con người sẽ có sự gắn kết với nhau, đồngthời có những thay đổi trong nhận thức và hành vi Chính vì vậy, truyền thông đượcxem là cơ sở để thiết lập các mối quan hệ giữa con người với con người, là nền tảnghình thành nên cộng đồng, xã hội Nói cách khác, truyền thông là 1 trong những hoạtđộng căn bản của bất cứ 1 tổ chức, xã hội nào.

Không thể phủ nhận sự ảnh hưởng mạnh mẽ và lợi ích to lớn của truyền thôngmang lại cho xã hội hiện đại ngày này.Chính vì vậy, truyền thông là một lĩnh vực mới

và thú vị, đang được xã hội đặc biệt quan tâm khai thác Là sinh viên ngành Quản trịKinh doanh và là những doanh nhân tương lai của đất nước, thì việc hiểu biết vềtruyền thông là một điều không thể thiếu được đối với mỗi chúng ta Chính vì lý do đó

mà nhóm chúng tôi đã chọn đề tài : “ Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu

quả truyền thông và giải pháp nâng cao hiệu quả truyền thông ”để viêt tiểu luận.

Nội dung bài tiểu luận gồm 3 phần:

1 Sơ lược về truyền thông

2 Các nhân tố ảnh hưởng đến truyền thông

3 Giải pháp nâng cao hiệu quả truyền thông

Trong quá trình nghiên cứu đề tài, do còn hạn chế về thời gian, tài liệu, cũng nhưthiếu kinh nghiệm về thực tế nên bài tiểu luận này có thể còn tồn tại nhiều thiếusót.Nhóm chúng tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của Thầy và các bạn đểbài tiểu luận này được hoàn thiện hơn

Chúng tôi xin chân thành cảm ơn!

PHẦN I – SƠ LƯỢC VỀ TRUYỀN THÔNG TRONG TỔ CHỨC

I Khái niệm về truyền thông

Truyền thông là quá trình truyền đạt thông tin từ người này đến người khác một

cách trực tiếp hoặc thông qua các phương tiện, thiết bị thông tin

Truyền thông (communication)là quá trình chia sẻ thông tin Truyền thông là một

kiểu tương tác xã hội trong đó ít nhất có hai tác nhân tương tác lẫn nhau, chia sẻ cácqui tắc và tín hiệu chung Ở dạng đơn giản, thông tin được truyền từ người gửi tớingười nhận Ở dạng phức tạp hơn, các thông tin trao đổi liên kết người gửi và ngườinhận Phát triển truyền thông là phát triển các quá trình tạo khả năng để một ngườihiểu những giừ người khác nói (ra hiệu,

hay viết), nắm bắt ý nghĩa của các thanh

âm và biểu tượng, và học được cú pháp

của ngôn ngữ

Truyền thông thường gồm ba phần

chính: nội dung, hình thức, và mục tiêu

Nội dung truyền thông bao gồm các

hành động trình bày kinh nghiệm, hiểu

biết, đưa ra lời khuyên hay mệnh lệnh,

hoặc câu hỏi Các hành động này được

thể hiện qua nhiều hình thức như động tác, bài phát biểu, bài viết, hay bản tin truyềnhình Mục tiêu có thể là cá nhân khác hay tổ chức khác, thậm chí là chính người tổchức gửi đi thông tin

II Chức năng của truyền thông

Truyền thông có 4 chức năng: Kiểm soát, động viên, biểu lộ cảm xúc và thông tin

- Chức năng kiếm soát: Các bạn sẽ hiểu về chức năng kiểm soát thông qua

một ví dụ sau: Nhân viên nhận thấy có những bất hợp lý liên quan đến công việc vàphản ánh lên nhà quản lý trung gian Nhà quản lý sẽ dựa vào bảng mô tả công việc haycác chính sách của công ty để giải quyết Lúc này truyền thông có vai trò kiểm soát

- Chức năng động viên: Thông qua truyền thông, nhà quản lý có thể nói rõ cho

nhân viên biết công việc họ cần làm, phản hồi kết quả công việc, gợi ý những biệnpháp để nâng cao kết quả làm việc Đó chính là một cách động viên nhân viên rất hiệuquả

- Chức năng biểu lộ cảm xúc: Mọi nhân viên đều có nhu cầu xã hội Truyền thông

giúp cho nhân viên thỏa mãn nhu cầu giao tiếp của mình, giảm căng thẳng khi làm

việc, thể hiện cảm xúc với mọi người xung quanh Do vậy, các bạn sẽ không lấy gì làmngạc nhiên khi mọi người trong lúc làm việc vẫn tranh thủ tán gẫu.

-Chức năng thông tin: Chức năng này giúp cho các cá nhân hoặc nhóm đưa ra

quyết định sau khi nhân được thông tin và tiến hành đánh giá các giải pháp đề ra Tấtnhiên, để đi đến quyết định, các cá nhân hay nhóm phải truyền thông, thảo luận vàthống nhất ý kiến

Không thể nói trong bốn chức năng truyền thông trên, chức năng nào quan trọnghơn.Để làm việc hiệu quả, các nhóm cần phải duy trì các hình thức kiểm soát thànhviên, khuyến khích họ làm việc, giúp họ biểu lộ cảm xúc và đưa ra các quyết định

PHẦN II – CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG

I QUÁ TRÌNH TRUYỀN THÔNG

Quá trình truyền đạt và hiểu được các ý nghĩa thể hiện qua mô hình quy trình

truyền thông Mô hình quy trình truyền thông giải đáp: ai, nói gì, trong kênh nào, cho

ai, hiệu quả như thế nào.Truyền thông có liên quan đến chín yếu tố gồm: Hai yếu tố

thể hiện các bên chủ yếu tham gia truyền thông là người gửi và người nhận Hai yếu

tố khác là những công cụ truyền thông chủ yếu, tức là thông điệp và phương tiện truyền thông Bốn yếu tố khác nữa là những chức năng truyền thông chủ yếu, gồm mã

hóa, giải mã, phản ứng đáp lại và thông tin phản hồi Yếu tố cuối cùng là nhiễu trong

hệ thống đó (tiếng ồn)

Các yếu tố trong mô hình quá trình truyền thông được trình bày trên hình vẽ sau:

Hình 1 – Quá trình truyền đạt thông tin

Mô hình này nhấn mạnh những yếu tố then chốt trong hệ thống truyền thông có hiệu quả

1 Người gửi: Người gửi là nguồn thông tin và là người khởi xướng tiến trình truyền

thông Người gửi mã hóa thông điệp, tức là chuyển dịch tư duy hoặc cảm giác sangphương tiện, được viết, nhìn thấy được, hoặc được nói, nhằm chuyển tải ý nghĩa địnhhướng Nhằm mã hóa chính sách, nên áp dụng năm nguyên tắc truyền thông vào hìnhthức truyền thông đang sử dụng

1.1 Sự thích đáng: Tạo ra thông điệp có ý nghĩa, lựa chọn cẩn thận các từ ngữ, biểu

tượng hoặc cử chỉ sử dụng

1.2 Dễ dàng, giản dị: Sử dụng các thuật ngữ đơn giản nhất có thể trong thông điệp,

giản lược số lượng từ, biểu tượng hoặc cử chỉ sử dụng

1.3 Cơ cấu: Sắp xếp, bố trí thông điệp theo một trình tự hoặc tạo điều kiện cho việc

hiểu thông điệp dễ dàng Hoàn thành xong mỗi điểm cần trình bày xong trước khichuyển sang điểm khác

1.4 Lặp lại: Lặp lại là đặc biệt quan trọng trong truyền thông nói bởi vì các từ ngữ có

thể không được nghe rõ hoặc hiểu đầy đủ vào thời điểm đầu tiên

1.5 Trọng tâm: Tập trung vào những khía cạnh nền tảng, hoặc các điểm chính của

thông điệp Thông điệp cần rõ rang và tránh việc trình bày chi tiết không cần thiết

2 Người nhận: Người nhận là người tiếp nhận và giải mã ( hoặc biên dịch) thông

điệp của người gửi Giải mã là chuyển dịch thông điệp sang một hình thái có ý nghĩacho người nhận

Cả việc mã hóa và giải mã đều bị ảnh hưởng bởi các nhân tố cá nhân, chẳng hạnnhư trình độ giáo dục, tính cách, kinh tế xã hội, gia đình, quá trình làm việc, văn hóa

và giới tính Một vài nghiên cứu gợi ý rằng phụ nữ quan tâm đến cảm giác và phản ứngcủa họ đang nói chuyện nhiều hơn nam giới,…

Một trong số các yêu cầu chính của người nhận là khả năng lắng nghe Các nghiêncứu chỉ ra rằng hầu hết mọi người có thể nhớ khoảng 50% những gì người nào đó nóivới họ Điều đó giải thích tại sao truyền thông hữu hiệu thường bao gồm việc sử dụngmột vài phương tiện truyền thông, chẳng hạn như các báo cáo, bản ghi nhớ, bản tin vàthư điện tử, cùng với điện thoại, trao đổi mặt đối mặt và các bài phát biểu

3 Thông điệp: Thông điệp bao gồm những biểu tượng bằng lời (nói và viết) và các

hàm ý không bằng lời đại diện cho thông tin mà người gửi muốn chuyển tải đến chongười nhận Một thông điệp có hai mặt : Thông điệp gửi và thông điệp nhận khôngnhất thiết phải giống nhau Tại sao vậy? Trước tiên, mã hóa và giải mã thông điệp cóthể khác nhau bởi vì sự khác biệt về quan điểm và chuyên môn, lai lịch của cả ngườigửi và người nhận Thứ hai, người gửi có thể gửi nhiều hơn một thông điệp

3.1 Thông điệp không bằng lời: Tất cả các thông điệp không được nói hoặc viết tạo

thành những thông điệp không lời Các thông điệp không lời liên quan đến việc sửdụng những diễn tả của khuôn mặt, giao tiếp bằng mắt, cử động cơ thể, các cử chỉ

và ngôn ngữ cơ thể để truyền tải ý tưởng Khi con người giao tiếp, khoảng 60%nội dung các thông điệp được truyền tải thông qua các biểu hiện ở khuôn mặt vàcác phương pháp truyền thông không lời khác Với ngôn ngữ cơ thể và sự chuyểnđộng, đặc biệt sự chuyển động của khuôn mặt và mắt nói nhiều cho chúng ta vềmột người Khỏng 50% nôi dung thông điệp có thể được truyền thông qua biểuhiện của khuôn mặt và tư thế, điệu bộ của cơ thể và khoảng 30% là qua ngữ điệu

và giọng phát âm Bản thân ngôn từ có thể diễn đạt và giải thích 20% nội dung củamột thông điệp Ý nghĩa của truyền thông không lời khác biệt theo văn hóa

3.2 Các thông điệp bằng lời: Truyền thông nói xảy ra mặt đối mặt, qua điện thoại hoặc

qua thiết bị điện tử khác Giao tiếp bằng lời hiệu quả đòi hỏi người gửi phải mãhóa thông điệp theo ngôn từ lựa chọn để chuyển tải một cách chính xác ý nghĩađến cho người nhận Truyền đạt thông điệp theo phương thức được tổ chức chặtchẽ và cố gắng loại bỏ sự sao nhãng, bối rối

3.3 Thông điệp viết: Mặc dù truyền thông nói là nhanh hơn giao tiếp viết và cho phép

người giao tiếp tương tác lẫn nhau Nhưng một vài người lại thích giao tiếp quaviết hơn bởi vì nó cho phép họ lựa chọn và cân nhắc từ ngữ sử dụng một cách cẩnthận trước khi gửi thông điệp Các tổ chức cũng thường sử dụng nhiều hình thứccủa thông điệp viết Những thông điệp đó là thích hợp nhất khi thông tin phảiđược thu thập và phân phát cho nhiều người ở các vị trí phân tán và việc lưu trữthông tin được gửi là cần thiết

4 Kênh truyền thông: Kênh là đường truyền tải thông điệp từ người gửi đến người

nhận Sự phong phú thông tin là khả năng truyền tải thông tin của kênh Không phải tất

cả các kênh có thể truyền tải lượng thông tin như nhau Giao tiếp viết là thấp nhất vềmức độ phong phú và đầy đủ Các kênh thấp về mức độ phong phú và đêỳ đủ thông tin

được nhìn nhận là yếu, kém bởi vì chúng chỉ hiệu quả cho việc gửi những dữ liệu hoặc

4.1 Kênh từ trên xuống: Kênh hướng xuống liên quan đến tất cả cách thức gửi thông

điệp từ nhà quản trị xuống nhân viên Các nhà quản trị thường sử dụng truyềnthông hướng xuống một cách hiệu quả như một kênh, nhưng nó có thể là kênh bịlạm dụng nhiều nhất bởi vì nó ít tạo cơ hội cho nhân viên tương tác lại hoặc phảnhồi Thực ra, vấn đề nền tảng với truyền thông hướng xuống đó là cách thức quáquen thuộc và thông thường Đó là kênh kém vì không khuyến khích thông tinphản hồi từ người nhận Để khắc phục điều này, nhà quản trị nên thuyết phục nhânviên sử dụng kênh hướng lên

4.2 Kênh từ dưới lên: Kênh hướng lên là tất cả phương tiện mà nhân viên sử dụng để

gửi đến cho nhà quản trị Giao tiếp hay truyền thông hướng lên bao gồm việc cungcấp thông tin phản hồi, mức độ am hiểu thông điệp mà nhân viên nhận được thôngqua kênh từ trên hướng xuống Hơn nữa nó cho phép nhân viên bày tỏ quan điểm

và ý tưởng của mình, và truyền thông từ dưới lên có thể cung cấp những thông tin

về cảm xúc của nhân viên cũng như cho họ cơ hội , cảm giác họ đang được lắngnghe, và đề cao giá trị cá nhân Quan trọng nhất, nhân viên thường có những ýtưởng tuyệt diệu để cải thiện tính hữu hiệu và hiệu quả Các kênh từ dưới lênmang lại nhiều lợi ích nhưng nhà quản trị cần nhận thức các vấn đề có thể gây trởngại đối với hình thức này Trước tiên, hầu hết nhân viên không muốn người giámsát biết bất cứ điều gì tiêu cực về họ, vì vậy họ có thể kiểm tra các tin xấu Thứhai, lo lắng, khát vọng và quan điểm cá nhân của nhân viên luôn làm xuyên tạc,bóp méo những gì được truyền thông Cuối cung, nhân viên có thể cạnh tranh cho

vị trí quản trị và vì vậy sẽ im lặng với hy vọng rằng sẽ được tiến cử vào vị trí đó

mà nhà quản trị được đề bạt lên chức vụ cao hơn hay chuyển sang vị trí khác

4.3 Kênh ngang: Kênh ngang là tất cả phương tiện được sử dụng để gửi và nhận thông

tin giữa các phòng ban trong tổ chức với nhà cung cấp hay với khách hàng Cácthông điệp được truyền thông theo chiều ngang thường liên quan đến việc phù hợpcác hoạt động, chia sẻ thông tin và giải quyết các vấn đề Các kênh ngang là cực

kỳ quan trọng cho các tổ chức trên nền tảng nhóm hiện nay, nơi nhân viên phảithường xuyên giao tiếp để giải quyết vấn đề của khách hàng hay các vấn đề về quytrình sản xuất

4.4 Kênh truyền thông phi chính thức: Kênh truyền thông phi chính thức là tất cả các

phương thức phi chính thức cho người gửi và người nhận để truyền thông từ trênxuống, từ dưới lên và theo chiều ngang Hệ thống thông tin mật là một hệ thốngtruyền thông phi chính thức của tổ chức, thông tin có thể di chuyển theo bất kỳhướng nào Kênh truyền thông phi chính thức đã được nhìn nhận ở nhiều tổ chức

và tầm quan trọng mà nó mang lại nhằm khuyến khích và hỗ trợ cho các nỗ lựccủa nhân viên Các nhóm mạng nhân viên và nhóm phi chính thức tổ chức các hoạtđộng xã hội để khuyến khích việc truyền thông phi chính thức giữa các nhân viên,những người chia sẻ cùng quan tâm

5 Thông tin phản hồi: Phản hồi là sự phản ứng của người nhận đối với thông điệp

của người gửi Đây là cách tốt nhất để thể hiện rằng thông điệp đã được chấp nhận và

nó cũng chỉ ra mức độ thấu hiểu thông điệp Trong truyền thông, không nên giả địnhrằng mọi người được nói hay viết ra sẽ được thấu hiểu chính xác như ý định của chúng

ta Nếu không khuyến khích phản hồi, chúng ta có khả năng đánh giá sai mức độ ngườikhác hiểu về mình Vì vậy chúng ta sẽ truyền thông kém hiệu quả hơn so với nhữngngười khuyến khích việc phản hồi Bất kỳ khi nào gửi một thông điệp, hành động củangười gửi sẽ tác động đến phản ứng của người nhận Ngược lại phản ứng của ngườinhận sẽ ảnh hưởng đến hành động sau này của người gửi Nếu người nhận không cóphản ứng thì thông điệp hoặc là thông điệp chưa bao giờ được nhận, hoặc là người

nhận lựa chọn phương pháp không phản ứng Trong cả hai trường hợp này nó đều báohiệu cho người gửi sự cần thiết phải tìm hiểu tại sao người nhận không phản ứng Khinhận được phản hồi tốt, người gửi sẽ tiếp tục giữ cùng loại thông điệp cho những lầnsau Khi phản hồi không được phản ứng, người gửi sẽ thay đổi loại thông điệp Thôngtin phản hồi nên có những đặc tính sau:

5.1 Thông tin phàn hồi phải hữu ích.

5.2 Thông điệp nên mang tính mô tả hơn là đánh giá.

5.3 Phản hồi nên cụ thể hơn tổng quát.

5.4 Phản hồi nên đúng lúc, kịp thời

5.5 Không nên phản hồi dồn dập, quá nhiều.

6 Nhận thức: Nhận thức là ý nghĩa mà thông điệp muốn truyền tải bởi người gửi và

người nhận Nhận thức bị ảnh hưởng bởi những gì con người nhìn thấy, bởi cách thức

họ sắp xếp các thành tố này trong bộ nhớ và bởi ý nghĩa gán cho chúng Khả năngnhận thức của con người là khác nhau., vì vậy khả năng trí tuệ để ghi chú và nhớ làquan trọng Một vài vấn đề trong truyền thông có thể được phân thành hai vấn đề: nhậnthức chọn lọc và nhận thức dập khuân

6.1 Nhận thức chọn lọc: Là tiến trình rà soát thông tin mà một người muốn hoặc cần

tránh Đa số mọi người bị chi phối bởi kiến thức hoặc kinh nghiệm mà họ có khinhận thức một vấn đề hoặc chỉ lắng nghe những điều họ muốn nghe

6.2 Sự dập khuân: Là quá trình đặt ra các giả định về cacsn cá nhân chỉ dựa trên cơ sở

về giởi tính, độ tuổi, chủng tộc và loại khác Sự dập khuôn bóp méo sự thật do gợi

ý rằng tất cả mọi người trong một loại có đặc điểm giống nhau nhưng thực tếkhông phải như vậy

Tóm lại :

Mô hình truyền thông này nhấn mạnh những yếu tố then chốt trong hệ thống truyềnthông có hiệu quả Người gửi phải biết mình thông tin đến công chúng nào và muốn cóphản ứng đáp lại như thế nào Họ mã hoá thông điệp của theo cách có tính đến quátrình giải mã thông điệp thông thường của công chúng mục tiêu Họ phải tạo ra nhữngkênh liên hệ nhược để có thể biết phản ứng đáp lại của người nhận với thông điệp đó.

Để đảm bảo thông điệp có hiều quả, quá trình mã hoá của người gửi phải ăn khớpvới quá trình mã hoá của người nhận Thông điệp về cơ bản phải là những tín hiệuquen thuộc đối với người nhận thì thông điệp càng có hiệu quả Điều này đặt ra mộtvấn đề cần giải quyết cho những người truyền đạt thông tin từ một tầng lớp xã hội ( ví

dụ như người quảng cáo ) muốn truyền đạt có hiệu quả đến một tầng lớp xã hội khác.Nhiệm vụ của người gửi là đưa được thông tin của mình đến người nhận trong môitrường có rất nhiều nhiễu vì người ta bị tác động của hàng trăm thông điệp thương mạimỗi ngày và công chúng mục tiêu có thể không nhận được thông điệp gửi đến vì mộttrong ba lý do Thứ nhất là sự chú ý có chọn lọc, nghĩa là họ chỉ nhớ một phần nhỏthông điệp truyền đến họ Do vậy người truyền thông phải thiết kế thông điệp làm sao

để nó vần thu hút được sự chú ý mặc dù xung quanh có nhiều tác nhânlàm phân tán

Sự chú ý có chọn lọc giải thích tại sao quảng cáo với tiêu đề đậm nét hứa hẹn một điều

gì đó rất có nhiều khả năng được chú ý đế Chỉ cần một chút công sức bỏ ra ngườinhận có thể dành được một phần thưởng rất lớn

Đối với sự bóp méo có chọn lọc người nhận có một số thái độ làm cho họ có một số

có những cái kỳ vọng về cái mà họ hay nghe thấy Họ sẽ nghe thấy những cái phù hợpvới hệ thống niềm tin của mình Nhiệm vụ của người truyền đạt là cố gắng bảo đảmthông điệp đơn giản, rõ dàng, lý thú và lập lại nhiều lần để truyền đạt những điểmchính đến công chúng Đối với sự nghi nhớ có chọn lọc, người truyền đạt phải cố gắnglàm cho thông điệp lưu lại lâu dài trong trí nhớ của người nhận, thông điệp có thể cảibiến niềm tin và thái độ của người nhận Nhưng trước tiên thông điệp phải lọt vào trínhớ của người nhận Thông điệp có được chuyển từ trí nhớ ngắn sang trí nhớ lâu dàicủa người đó hay không thì còn tùy thuộc số lần kiểu người nhận ôn lại thông điệp đó

Ôn lại không có nghĩa là hoàn toàn lặp lạithông điệp, mà người nhận phải chi tiết hoá ýnghĩa của thông tintheo cánh làm cho những ý nghĩ liên quan từ trí nhớ lâu dài củangười nhận sang trí nhớ ngắn của người đó Nừu thái độ lúc đầu của người nhận đốivới sự vật là tích cực và người đó ôn lại những luận cứ ủng hộ, thì chắc chắn nhữngthông điệp đó sẽ tiếp nhận và nghi nhớ kỹ Nếu thái độ lúc đầu của người nhận là tiêucực và người đó ôn lại những lý lẽ phản bác, thì chắc chắn thông điệp sẽ bị từ chối,nhưng vẫn lưu lại trong trí nhớ lâu dài Lập luận phản bác ức chế việc thuyết phụcbằng cách đưa ra một thông điệp chống lại cái đã có sẵn Phần lớn việc thuyết phục đòihỏi người nhận phải ôn lại những suy nghĩ của mình Phần lớn những trưòng hợp gọi

là thuyết phục thực ra là tự thuyết phục

II TÁC ĐỘNG CỦA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Sự phát triển của công nghệ thông tin đang làm thay đổi nhanh chóng phương thứctruyền thông của nhà quản trị và nhân viên, vì vậy sẽ dẫn đến việc thay đổi kênh truyềnthông sử dụng Những công nghệ này không những thay đổi cách thức nhà quản trị vànhân viên giao tiếp với nhau, mà còn cách thức ra quyết định Máy trả lời điện thoại(voice mail), máy fax, hội nghị qua điện thoại, hệ thống truyền hình cáp, chuẩn bị báocáo tự động bằng máy tính, thâu băng video và chuyển dữ liệu giữa các máy tính với nhau

là các ví dụ về việc phát triển các phương thức truyền thông trong 25 năm qua Chúng ta

sẽ xem xét ba loại công nghệ này: thư điện tử, Internet và hội nghị qua điện thoại

1 Thư điện tử

Thư điện tử (electronic mail) là hình thức sử dụng máy điện toán để soạn thảo vănbản và hiệu chỉnh nó để gởi và nhận thông tin một cách nhanh chóng, ít tốn kém và hiệuquả Trong vòng vài giây, các thông điệp được chuyển từ máy tính của người gởi sangmáy tính của người nhận Thư điện tử trở nên phổ biến cho nhà quản trị vì nhiều lí do.Trước nhất, nhà quản trị không phải chờ đợi quá lâu cho việc phản ứng lại vì thông tin

có thể luôn được gởi, nhận và phản hồi trong giây lát Thứ hai, thư điện tử là ít tốnkém, nó có thể chuyển qua máy tính, điện thoại hoặc các thiết bị khác mà công ty đang

sử dụng Thứ ba, năng suất gia tăng qua việc loại bỏ yêu cầu thủ tục xử lư theo kiểu văn