Bài thuyết trình môn quản trị học đề tài chức năng kiểm tra trong quản trị

Mockler: “kiểm tra quản trị là một nỗ lực hệ thống phản hồi thông tin nhằm so sánh những thành tựu thực hiện với những định mức đã đề ra xác định mức độ sai lệch và thực hiện điều chỉnh

Môn:Quản Trị Học

Đề Tài :Chức Năng Kiểm Tra Trong Quản Trị

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI

KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

THUYẾT TRÌNH

GVHD:Th.sĩ Trần Văn Tuyến

Nhóm:8

Các Hình Thức Kiểm Tra

Tiến Hàn h Kiểm Tra.

MỤC LỤC

I CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KIỂM TRA

1 Khái niệm kiểm tra

Theo Henri.Fayol: “kiểm tra

là việc kiểm chứng xem mọi

việc có thực hiện theo kế

hoạch đã được vạch ra và

theo những chỉ thị, những

nguyên tắc đã được ấn định

hay không

1 Khái niệm kiểm tra

Theo RobertJ Mockler: “kiểm tra quản trị là một nỗ lực hệ thống phản hồi thông tin

nhằm so sánh những thành tựu thực hiện với những định mức đã đề ra xác định mức độ sai lệch và thực hiện điều

chỉnh để đảm bảo nguồn nhân lực đã và đang sử dụng có

hiệu quả nhất để đạt mục tiêu của đơn vị”

1 Khái niệm kiểm tra

• “quá trình xác định thành quả đạt được trên

thực tế, so sánh nó với những tiêu chuẩn đã xây dựng, trên cơ sở đó phát hiện những sai lệch và nguyên nhân của sự sai lệch đó, đồng thời đề ra các giải phápcho một chương trình hành động nhằm khắc phục sai lệch để đảm bảo cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu

đã định”.

2 Bản chất của kiểm tra

 Là hệ thống phản hồi về kết quả của các hoạt

động

2 Bản chất của kiểm tra

 Là hệ thống phản hồi dự báo

Đầu vào thực hiện Quá trình

Quá trình thực hiện Đầu ra

Hệ thống kiểm tra

Hệ thống kiểm tra

3 Vai trò của kiểm tra

 Kiểm tra giúp các nhà quản lý đảm bảo cho

kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao

thông qua việc xác định lại các nguồn lực của

tổ chức

3 Vai trò của kiểm tra

 Kiểm tra giúp các nhà quản lý đánh giá mức độ thực

hiện kế hoạch, tìm kiếm nguyên nhân và biện pháp khắc phục.

 Kiểm tra giúp các nhà quản lý kịp thời ra các quyết định

cần thiết để đảm bảo thực thi quyền lực quản lý và

hoàn thành các mục tiêu đã đề ra.

 Kiểm tra còn giúp các tổ chức theo sát và ứng phó với

sự thay đổi của môi trường.

4 Nhiệm vụ và mức độ

a Nhiệm vụ kiểm tra

 Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu

của tổ chức.

 Bảo đảm các nguồn lực của tổ chức được sử dụng

một cách hữu hiệu.

 Làm sáng tỏ và đề ra những kết quả mong muốn

chính xác hơn theo thứ tự quan trọng.

 Xác định và dự đoán những chiều hướng chính và

những thay đổi cần thiết trong các vấn đề

4.Nhiệm vụ và mức độ

a Nhiệm vụ kiểm tra

Phát hiện kịp thời những vấn đề và những đơn vị bộ

phận chịu trách nhiệm để sửa sai.

Làm đơn giản hoá các vấn đề uỷ quyền, chỉ huy, quyền

hành và trách nhiệm

Phác thảo các tiêu chuẩn tường trình báo cáo để loại

bớt những gì ít quan trọng hay không cần thiết.

Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để

cải tiến sự hoàn tất công tác tiết kiệm thời gian, công sức của mọi người để gia tăng năng suất và lợi nhuận cao.

4 Nhiệm vụ và mức độ

a Nhiệm vụ kiểm tra

 Để tìm được những nội dung kiểm tra hữu hiệu, chúng ta cần phải trả lời được những câu hỏi cơ bản như sau:

 Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình kiểm

tra luôn có sự thay đổi nên quá trình kiểm

tra, phương pháp kiểm tra cũng phải thường xuyên đổi mới cho phù hợp

5 Yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra

Kiểm tra phải có trọng điểm

5 Yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra

Kiểm tra tại nơi xảy ra hoạt động và có

kế hoạch rõ ràng

Kiểm tra cần chú trọng đến số lượng

nhỏ các nguyên nhân

5 Yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra

Bản thân người hoạt động phải tự kiểm tra

Kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trên kế

hoạch hoạt động của tổ chức và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra

Kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm cá

nhân các nhà quản trị

Kiểm tra phải công khai, khách quan, chính

xác

5 Yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra

Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với nền văn

hóa của tổ chức

Kiểm tra phải hiệu quả, tiết kiệm

Kiểm tra phải đưa đến hành động

Kiểm tra phải đồng bộ, linh hoạt đa dạng

Kiểm tra lường trước

Kiểm tra đồng thời

II CÁC HÌNH THỨC KIỂM TRA VÀ KỸ THUẬT

1.Các hình thức kiểm tra

b Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm tra

1 Các hình thức kiểm tra

c Theo tần suất của các cuộc kiểm tra

1 Các hình thức kiểm tra

d Theo mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng kiểm tra

o Là hoạt động kiểm tra của lãnh đạo doanh nghiệp

và cán bộ chuyên nghiệp đối với đói tượng quản lý.

o Tự kiểm tra

2 Các kỹ thuật kiểm tra

a Các công cụ kiểm tra truyền thống

Các dữ liệu thống kê có thể được thể hiện dưới

nhiều dạng

2 Các kỹ thuật kiểm tra

a Các công cụ kiểm tra truyền thống

Các bản báo cáo kế toán tài chính

Nó là công cụ để giám sát ba điều kiện tài chính

chủ yếu của doanh nghiệp là

Khả năng thanh toán của doanh nghiệp.

Điều kiện tài chính chung của doanh nghiệp

Khả năng sinh lợi của doanh nghiệp.

2.Các kỹ thuật kiểm tra

a Các công cụ kiểm tra truyền thống

Ngân quỹ

Những điều kiện để kiểm tra ngân quỹ có hiệu quả là:

2 Các kỹ thuật kiểm tra

b Các công cụ kiểm tra hiện đại

♥ Phương pháp đánh giá và kiểm tra chương

trình

♥ Lập ngân quỹ theo chương trình mục tiêu.

♥ Các công cụ và phương tiện kiểm tra

III TIẾN TRÌNH KIỂM TRA

Quá trình kiểm tra gổm 3 giai đoạn:

Xác định hệ thống tiêu chuẩn và lựa chọn phương pháp kiểm tra

Xác định hệ thống tiêu chuẩn và lựa chọn phương pháp kiểm tra

Đo lường và đối chiếu với tiêu chuẩn

Tiến hành điều chỉnh

Sự thực hiện hoạt động có phù hợp với các tiêu chuẩn không?

Sự thực hiện hoạt động có phù hợp với các tiêu chuẩn không?

Không cần điều chỉnh

Không

Có

1 Xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn và

phương pháp kiểm tra

• a Khái niệm tiêu chuẩn kiểm tra

• Là những chuẩn mực mà các cá nhân, tập thể và doanh

nghiệp phải thực hiện để đảm bảo cho toàn bộ doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả

 Các tiêu chuẩn của kiểm tra phong phú là do:

 Tính đặc thù của doanh nghiệp, các bộ phận và con người.

 Sự đa dạng của các sản phẩm và dịch vụ được tạo ra.

 Có vô vàng các kế hoạch, chương trình được xây dựng

1 Xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn và phương pháp kiểm tra

b Các dạng tiêu chuẩn của kiểm tra

1 Xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn và phương pháp kiểm tra

c Lựa chọn phương pháp kiểm tra

2 Đo lường và đối chiếu với tiêu chuẩn

a Đo lường sự thực hiện

 Các yêu cầu của vi c đo lường kết quả thực hi n kế hoạch: ệc đo lường kết quả thực hiện kế hoạch: ệc đo lường kết quả thực hiện kế hoạch:

 Phải căn cứ vào những tiêu chuẩn đ t ra để đánh giá kết quả ặt ra để đánh giá kết quả.

 Vi c đo lường được tiến hành tại các khu vực hoạt đ ng và ệc đo lường kết quả thực hiện kế hoạch: ộng và các điểm kiểm tra thiết yếu trên cơ sở n i dung xác định ộng và

 Phải đảm bảo tính khách quan

 Đảm bảo quyền lợi cho doanh nghi p, cá nhân, b ph n ệc đo lường kết quả thực hiện kế hoạch: ộng và ận

thông qua kiểm tra quản trị viên cấp cao đánh giá được năng lực quản trị viên cấp dưới, quản trị viên cấp dưới có thể

khẳng định vị trí của mình

2 Đo lường và đối chiếu với tiêu chuẩn

 Lợi ích của vi c đo lường: ệc đo lường kết quả thực hiện kế hoạch:

 Dự báo được những sai l ch trước khi chúng trở nên trầm ệch trước khi chúng trở nên trầm trọng Phát hi n những dấu hi u và thay đổi ảnh hưởng ệch trước khi chúng trở nên trầm ệch trước khi chúng trở nên trầm

 Rút ra những kết lu n đúng đắn v hoạt đ ng, kết quả thực ận đúng đắn về̀ hoạt động, kết quả thực ề̀ hoạt động, kết quả thực ộng điều chỉnh kịp thời.

hi n và nguyên nhân của những sai l ch ệch trước khi chúng trở nên trầm ệch trước khi chúng trở nên trầm

 Xây dựng được mối quan h truyền thống hợp lý giữa ệch trước khi chúng trở nên trầm

đánh giá và ra quyết định điều chỉnh.

2 Đo lường và đối chiếu với tiêu chuẩn

b Đánh giá đối chiếu với tiêu chuẩn

Đánh giá là xem xét sự phù hợp giữa kết quả đo lường so với tiêu chuẩn

3 Tiến hành điều chỉnh các sai lệch hoặc các tiêu chuẩn

Cần đảm bảo yêu cầu:

3 Tiến hành điều chỉnh các sai lệch hoặc

các tiêu chuẩn

 Trong quá trình kiểm tra, cần lưu ý:

Thời điểm và thời hạn kiểm tra

Quy định người có trách nhi m kiểm tra và người ệc đo lường kết quả thực hiện kế hoạch:

có trách nhi m xử lý kết quả.ệc đo lường kết quả thực hiện kế hoạch:

THANKS YOU

FOR LISTENING!!!