HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC tại UBND xã THANH XUÂN – TỈNH THANH hóa THỰC TRẠNG và GIẢI PHÁP

Nghị định đã thực hiện việc phân cấp đặc biệt là phân cấp về thẩmquyền chứng thực bản sao cho UBND cấp xã đối với các giấy tờ, văn bản bằng tiếngViệt, tạo thuận lợi cho nhân dân và mở ra

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH

KHOA LUẬT _

HỒ SƠ THỰC TẬP

Thanh Xuân, tháng 04 năm 2014

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH

KHOA LUẬT _

BÁO CÁO THỰC TẬP CUỐI KHÓA

ĐỀ TÀI:

HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ THANH XUÂN – TỈNH

THANH HÓA THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

Chuyên ngành: Luật học

Giáo viên hướng dẫn : Ngô Thị Thu Hoài

Người thực hiện: Phạm Văn Tiên

Lớp: K51 E

Thanh Xuân, tháng 04 năm 2014

Lời cảm ơn!

Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến nay, em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô trong khoa Luật- trường Đại học Vinh đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian học tập tại trường Và đặc biệt, trong kỳ này, Khoa đã tổ chức cho chúng em được thực tập cọ sát, áp dụng kiến thức chúng em đã được học vào thực tế mà theo em là rất hữu ích đối với sinh viên ngành Luật học Em xin chân thành cảm ơn Cô giáo: Ngô Thị Thu Hoài đã tận tâm hướng dẫn em trong quá trình nghiên cứu hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp này Báo cáo thực tập được thực hiện trong khoảng thời gian gần 4 tuần Bước đầu đi vào thực

tế, tìm hiểu về lĩnh vực hoạt động chứng thực tại UBND xã Thanh Xuân, huyện Như Xuân, kiến thức của em còn hạn chế và còn nhiều bỡ ngỡ Do vậy, không tránh khỏi những thiếu sót là điều chắc chắn, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của quý Thầy Cô và các bạn học cùng lớp để kiến thức của em trong lĩnh vực này được hoàn thiện hơn.

Một lần nữa, em xin kính chúc quý Thầy Cô trong Khoa Luật- trường Đại học Vinh thật dồi dào sức khỏe, niềm tin để tiếp tục thực hiện sứ mệnh cao đẹp của mình là truyền đạt kiến thức cho thế hệ mai sau.

Em cũng xin cảm ơn Đảng ủy, HĐND, UBND và các ban nghành đoàn thể của UBND xã Thanh Xuân - Huyện Như Xuân - Tỉnh Thanh Hóa đã giúp đỡ em trong suốt quá trình thu thập thông tin để hoàn thiện báo cáo này

Thanh Xuân, ngày 16 tháng 05 năm2014

Học viên

Phạm Văn Tiên

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN………

PHẦN MỞ ĐẦU………

1.Lý do chọn đề tài:………

2.Thời gian và địa điểm thu thập thông tin và sử lý dữ liệu :………

3.Phương pháp thu thập thông tin :………

3.1: Phương pháp tổng hợp thống kê

3.2 Phương pháp so sánh

3.3 Phương pháp phan tích

3.4.Phương pháp điều tra kháo sát

3.5 Phương pháp khác

4 Kết cấu đề tài:………

B: Nội dung CHƯƠNG 1: Cơ sở lý luận của hoạt động chứng thực 1.1 Các quy định của pháp luật hiện hành về chứng thực………

1.1.1 Khái niệm chung

1.1.2 Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ bản gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực ………

1.2 Thẩm quyền chứng thực và người thực hiện chứng thực của UBND cấp xã

1.2.1 Thẩm quyền chứng thực

1.2.2 Người thực hiện chứng thực của UBND cấp xã

1.3 Thủ tục chứng thực

1.3.1.Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính

1.3.1.1 Quyền và nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính

1.3.1.2 Nghĩa vụ và quyền của Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch UBND cấp xã

1.3.1.3 Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính

1.3.1.4.Địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính

1.3.1.5 Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính

1.3.1.6.Thời han chứng thực bản sao từ bản chính

1.3.2 Thủ tục chứng thực chữ ký

1.3.2.1 Thủ tục chứng thực chữ ký

1.3.2.2 Thời hạn chứng thực chữ ký

1.3.3 Thủ tục chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất

1.3.3.1 Chứng thực hợp đồng, văn bản đã được soạn thảo sẵn 1.3.3.2 Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực hiện chứng thực soạn thảo giúp

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ THANH XUÂN- H NHƯ XUÂN– TỈNH THANH HÓA 2.1 Khái quát về xã Thanh Xuân 2.1.1 Đặc điểm về địa lý: 2.1.2 Nhiệm vụ của UBND Xã Thanh Xuân 2.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND Xã Thanh Xuân 2.2 Thực trạng về công tác chứng thực tại UBND xã Thanh Xuân…

2.2.1 Thực trạng về cấp bản sao từ bản gốc

2.2.2 Thực trạng về chứng thực bản sao từ bản chính………

2.2.3 Thực trạng chứng thực chữ ký………

2.2.4 Kết quả đạt được………

2.3 Đánh giá chung

2.3.1 Ưu điểm

A PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong những năm trở lại đây, nhu cầu về bản sao, kể cả bản sao được chứngthực là rất lớn Nghị định 75/ 2000/ NĐ-CP ngày 08/ 12/ 2000 của Chính phủ vềcông chứng, chứng thực ra đời đã có những đóng góp to lớn trong việc đáp ứng yêucầu chứng thực của nhân dân Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện NĐ 75 còn bộc

lộ những hạn chế như tình trạng ùn tắc, quá tải trong hoạt động công chứng, chứngthực bản sao giấy tờ, chữ ký tại các phòng công chứng và UBND huyện Nhận thấy

sự cần thiết phải ban hành ra một văn bản mới để thay thế cho văn bản cũ, ngày 18/05/ 2007 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 79/ 2007/ NĐ-CP về cấp bản sao từ

sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (Sau đây gọi làNĐ79/2007/NĐ-CP) Nghị định này ra đời cùng với sự ra đời của Luật công chứng

2007 đã đáp ứng kịp thời những yêu cầu của nhân dân về cấp bản sao từ sổ gốc,chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thể hiện tinh thần cải cách hànhchính theo cơ chế một cửa, một dấu, đáp ứng được mong mỏi của nhân dân về vấn

đề bản sao Nghị định đã thực hiện việc phân cấp đặc biệt là phân cấp về thẩmquyền chứng thực bản sao cho UBND cấp xã đối với các giấy tờ, văn bản bằng tiếngViệt, tạo thuận lợi cho nhân dân và mở ra hệ thống rộng rãi cho các UBND cấp xã,phường, thị trấn có thẩm quyền, chứng thực thay vì chỉ có Phòng công chứng vàUBND cấp huyện như Nghị định số 75 trước đây

Sau 6 năm thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, ngoài những kết quả đãđạt được thì cũng bộc lộ những hạn chế, bất cập về mặt tổ chức lẫn hoạt động Donhận thức về lý luận cũng như trong quy định của pháp luật còn có sự lẫn lộn giữahai hoạt động công chứng và chứng thực Sự lẫn lộn này dẫn tới việc chứng thựckhông đúng thẩm quyền, UBND cấp xã, phường cũng chứng thực các hợp đồnggiao dịch

Việc chứng thực bản sao theo Nghị định số 79/2007/NĐ-CP tuy đã thực hiệnđược hơn năm năm nhưng vẫn còn thiếu những hướng dẫn cụ thể Chứng thực đượcgiao cho Ban Tư pháp cấp xã, phường đây cũng là một thách thức bởi đội ngũ cán

bộ Tư pháp xã, phường không được trang bị các công cụ hỗ trợ để nhận biết đượcnhững văn bằng giả mạo trong khi các văn bản giấy tờ giả mạo ngày càng tinh vi,rất khó phát hiện

Trong thời gian về thực tập tại địa phương, nhận thấy hoạt động chứng thực,nhất là chứng thực bản sao được người dân quan tâm, đặc biệt là nơi em thực tập –UBND xã Thanh Xuân, huyện Như Xuân, tỉnh Thanh Hóa thì nhu cầu chứng thựcbản sao, chứng thực chữ ký là rất lớn Với mong muốn phản ánh chính xác và thực

tế nhất quá trình thực hiện hoạt động này tại UBND xã nơi em thực tập nên em đã

chọn đề tài: " Hoạt động chứng thực tại UBND xã Thanh Xuân Huyện Như Xuân thực trạng và giải pháp " để làm chuyên đề thực tập của mình để làm rõ hơn những

mặt làm được, chưa làm được tại UBND Xã Thanh Xuân khi thực hiện NĐ79/2007/NĐ-CP và từ hoạt động thực tế tại Xã Thanh Xuân, bản thân tôi có thể rút

ra bài học kinh nghiệm và có những kiến nghị khắc phục, đặc biệt là trong điều kiệnđẩy mạnh cải cách hành chính, cải cách tư pháp và hội nhập kinh tế quốc tế của đấtnước ta hiện nay

2 Thời gian và địa điểm thu thập thông tin và xử lý số liệu

Được sự phối hợp của Ban cán sự lớp 51E khoa Luật với trường Đại họcVinh, theo nguyện vọng em được về UBND xã Thanh Xuân thực tập Trải qua mộttháng thực tập tại UBND xã từ ngày 14/ 4/ 2011 đến ngày 16/05/2014, được sự giúp

đỡ của nhân viên Ban tư pháp xã em đã tiến hành thu thập được các thông tin cầnthiết phục vụ cho chuyên đề

3 Phương pháp thu thập thông tin

Nhận thức rõ tầm quan trọng của các thông tin phục vụ cho việc viết chuyên

đề, trong suốt quá trình thực tập em đã xác định rõ định hướng và mục tiêu cụ thể để

có thể có những thông tin có độ chính xác cao nhất

Được sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ Ban tư pháp nơi thực tập, mặc dùđiều kiện đi lại chưa phải thuận tiện nhất, tuy nhiên với những cố gắng hết mình emcũng đã có những kiến thức để viết bài

Những tài liệu phục vụ cho việc viết chuyên đề nằm rải rác ở nhiều nguồn tàiliệu khác nhau, đó là trong sách vở, trong các tài liệu, giấy tờ, cũng như trong thựctiễn công việc Nó đòi hỏi người làm chuyên đề phải sử dụng kết hợp nhiều phươngpháp thu thập khác nhau Các phương pháp chủ yếu được em sử dụng, đó là:phương pháp điều tra, phương pháp thống kê, phương pháp phân tích, phương pháp

so sánh

3 1 Phương pháp tổng hợp thống kê

Phương pháp này dựa trên những số liệu từ các báo cáo, tờ trình, các đề tàinghiên cứu khoa học, sau đó tổng hợp những số liệu liên quan đến chuyên đề, từ đóphân loại các số liệu cho mỗi mục nhỏ để làm dẫn chứng Phương pháp này giúpngười nghiên cứu hiểu được khái quát hoạt động chứng thực trên địa bàn Xã ThanhXuân Đây là một phương pháp quan trọng không thể thiếu trong quá trình tìm hiểunghiên cứu chuyên đề này

3.2 Phương pháp so sánh

Từ số liệu dã được thống kê, tổng hợp đem so sánh qua từng thời kỳ, từng năm

Để thấy được nhu cầu thực tế cũng như tốc độ gia tăng của nhu cầu chứng thực.Ngoài ra chúng ta so sánh quy định các văn bản pháp luật qua từng thời kỳ để tìm rađiểm mới, điểm tiến bộ của pháp luật đồng thời thấy được tồn tại chưa thể khắcphục Trên cơ sở đó đưa ra đánh giá khách quan chính xác về thực tiễn cũng nhưnhững ý kiến đề xuất hợp lý nhằm khắc phục những hạn chế, ảnh hưởng tiêu cựcđến đời sống nhân dân

3.3 Phương pháp phân tích

Đi sâu vào phân tích hoạt động chứng thực để thấy những tác động tích cực,ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống nhân dân, nguyên nhân chủ quan, nguyên nhânkhách quan

3.4 Phương pháp điều tra khảo sát

Qua thực tế tìm hiểu hoạt động chứng thực tại UBND Xã Thanh Xuân lấy ýkiến của người dân đến chứng thực cũng như ý kiến của cán bộ làm công tác chứngthực tại đây để đánh giá khách quan về hoạt động chứng thực cũng như hiểu đượctâm tư nguyện vọng của nhân dân Đồng thời tham khảo thêm báo cáo của Phòng

Tư pháp huyện Như Xuân để có thể đánh giá chính xác nhất thực trạng chứng thựctrên toàn huyện Như Xuân

3.5 Phương pháp khác

Lấy ý kiến của các chuyên gia có trình độ chuyên môn cao cũng như kinhnghiệm trực tiếp làm việc trong lĩnh vực chứng thực để giúp người nghiên cứu hiểusâu hơn về tác động của chứng thực đến đời sống nhân dân

4 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, thì nộidung đề tài chia thành 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận của hoạt động chứng thực

Chương 2: Thực trạng hoạt động chứng thực tại UBND Xã Thanh Xuân huyện Như Xuân, tỉnh Thanh Hóa

Chương3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác chứng thực.

B NỘI DUNG CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC 1.1 Các quy định của pháp luật hiện hành về chứng thực

1.1.1 Khái niệm chung

Theo quy định của pháp luật hiện hành trong lĩnh vực chứng thực có nhữngthuật ngữ như sau:

"Bản chính" là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giátrị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao

"Bản sao" là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bảnviết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính

"Sổ gốc" là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính lập ra khi thựchiện việc cấp bản chính, trong đó có ghi đầy đủ những nội dung như bản chính mà

cơ quan, tổ chức đó đã cấp

"Cấp bản sao từ sổ gốc" là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứvào sổ gốc để cấp bản sao Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đúng với nội dungghi trong sổ gốc

"Chứng thực bản sao từ bản chính" là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyềntheo quy định tại Điều 5 của Nghị định 79/2007 căn cứ vào bản chính để chứng thựcbản sao là đúng với bản chính

"Chứng thực chữ ký" là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tạiĐiều 5 của Nghị đinh này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký củangười đã yêu cầu chứng thực

1.1.2 Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực

Theo quy định của pháp luật thì bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có thẩmquyền cấp lần đầu tiên có giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng

thực bản sao Bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bảnchính theo quy định tại nghị định này có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chínhtrong các giao dịch Trong các giao dịch, cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao đượccấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ, bản chính không được yêu cầu xuất trìnhbản chính để đối chiếu, trừ trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ bản sao là giả mạo thì

có quyền xác minh

Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã kýchủ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờvăn bản

1.2 Thẩm quyền chứng thực và người thực hiện chứng thực của uỷ ban nhân dân cấp xã.

- Chứng thực các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ (Ví dụ: Hộ chiếu củacông dân Việt Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại học Việt Nam liên kếtvới trường đại học của nước ngoài trong đó có ghi đầy đủ bằng cả tiếng Việt vàtiếng nước ngoài)

b, Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt

c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch, cụ thể như sau:

Theo Luật Đất đai năm 2003 thì:

+ Hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân phải có

chứng thức của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất hoặc chứng nhận của côngchứng nhà nước ;

+ Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của công

chứng nhà nước; trường hợp hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất của hộ giađình, cá nhân thì được lựa chọn hình thức chứng nhận của công chứng nhà nướchoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất

+ Hợp đồng thuê quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của công chứng nhà

nước; trường hợp hợp đồng thuê quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân thìđược lựa chọn hình thức chứng nhận của công chứng nhà nước hoặc chứng thựccủa Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất

+ Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân, người Việt

Nam định cư ở nước ngoài phải có chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi

có đất hoặc chứng nhận của công chứng nhà nước

+ Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của công chứng

nhà nước; trường hợp hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhânthì được lựa chọn hình thức chứng nhận của công chứng nhà nước hoặc chứng thựccủa Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất

+ Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của công

chứng nhà nước; trường hợp hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất của hộ giađình, cá nhân thì được lựa chọn hình thức chứng nhận của công chứng nhà nướchoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã, thị trấn nơi có đất

- Theo Luật Nhà Ở năm 2005 thì:

Các bên trực tiếp hoặc thông qua người đại diện thoả thuận về mua bán, thuê,thuê mua, tặng cho, đổi, thế chấp, cho mượn, cho ở nhờ, uỷ quyền quản lý nhà ở(sau đây gọi chung là hợp đồng về nhà ở) Hợp đồng về nhà ở phải có chứng nhậncủa công chứng hoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp huyện đối với nhà ở tại

đô thị, chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã đối với nhà ở tại nông thôn, trừ cáctrường hợp sau đấy:

+ Cá nhân cho thuê nhà ở dưới sáu tháng;

+ Bên bán, bên cho thuê nhà ở là tổ chức có chức năng kinh doanh nhà ở;

+ Thuê mua nhà ở xã hội;

+ Bên tặng cho nhà ở là tổ chức.

Ngày 19 tháng 10 năm 2009, Chính phủ ban hành Nghị định số

88/2009/NĐ-CP về cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khácgắn liền với đất Tại điểm b khoản 4 Điều 26 Nghị định số 88/2009/NĐ-CP quyđịnh: "Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm: Thực hiện các biện pháp phát triển

tổ chức hành nghề công chứng ở địa phương để đáp ứng yêu cầu công chứng hợpđồng, giao dịch về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và các tài sản khác gắnliền với đất; xem xét, quyết định chuyển giao việc chứng thực các hợp đồng, giaodịch mà Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã đang thực hiện sang tổ chức hành nghềcông chứng ở địa bàn cấp huyện mà tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng đượcyêu cầu công chứng Như vậy, ở những địa bàn cấp huyện mà tổ chức hành nghềcông chứng đáp ứng được yêu cầu công chứng và có quyết định của Uỷ ban nhândân cấp tỉnh về việc chuyển giao việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch mà Uỷban nhân dân cấp huyện, cấp xã đang thực hiện sang tổ chức hành nghề công chứngthì Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã nơi đó không thực hiện chứng thực các hợpđồng, giao dịch

- Theo Bộ luật Dân sự năm 2005 thì người lập di chúc có thể yêu cầu côngchứng hoặc chứng thực bản di chúc

1.2.2 Người thực hiện chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã

Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực hiệnchứng thực các việc nêu trên và đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã

Công chức Tư pháp - Hộ tịch xã, phường, thị trấn giúp chủ tịch hoặc Phó Chủtịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực hiện việc chứng thực Công chức Tưpháp - Hộ tịch được bồi dưỡng về nghiệp vụ chứng thực

1.3 Thủ tục chứng thực

1.3.1 Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính

Bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trịpháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao Tuy nhiên, trongthực tế có một số trường hợp người dân được cấp lại bản chính do bản chính đượccấp lần đầu bị mất, bị hư hỏng ví dụ: Giấy khai sinh được cấp lại, đăng ký lại Những bản chính cấp lại này được thay cho bản chính cấp lần đầu Do vậy, bảnchính được dùng để đối chiếu và chứng thực bản sao bao gồm:

Bản chính cấp lần đầu;

Bản chính cấp lại; bản chính đăng ký lại;

Bản sao là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viếttay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính

Chứng thực bản sạo từ bản chính là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theoquy định tại Điều 5 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứngthực chữ ký (sau đây gọi tắt là Nghị định số 79/2007/NĐ-CP) căn cứ vào bản chính

để chứng thực bản sao là đúng với bản chính

1.3.1.1 Quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính

Có quyền yêu cầu bất kỳ cơ quan có thẩm quyền chứng thực nào: Phòng Tưpháp cấp huyện, Uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc cơ quan đại diện Việt Nam ở nướcngoài thực hiện việc chứng thực, không phụ thuộc nơi cư trú của người yêu cầuchứng thực

Trong trường hợp bị từ chối chứng thực người yêu cầu chứng thực có quyềnyêu cầu cơ quan có thẩm quyền chứng thực giải thích rõ lý do, nếu không đồng ývới lý do đó thì có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật

- Chịu trách nhiệm về tính chính xác và tính hợp pháp của các giấy tờ mà họxuất trình khi yêu cầu chứng thực

1.3.1.2 Nghĩa vụ và quyền của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã

Thực hiện việc chứng thực một cách trung thực, khách quan, chính xác; đápứng đủ số lượng bản sao theo yêu cầu của người yêu cầu chứng thực

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực

Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết choviệc xác minh tính hợp pháp của các giấy tờ, văn bản được yêu cầu chứng thực.Lập biên bản tạm giữ giấy tờ, văn bản có dấu hiệu giả mạo; phối hợp với cơquan nhà nước có thẩm quyền trong việc xử lý các trường hợp sử dụng giấy tờ giảmạo

- Trong trường hợp từ chối chứng thực, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ bannhân dân cấp xã phải giải thích rõ lý do cho người yêu cầu chứng thực; nếu việcchứng thực không thuộc thẩm quyền của cơ quan mình thì hướng dẫn họ đến cơquan khác có thẩm quyền

Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã đối chiếu bản sao với bảnchính, nếu bản sao đúng với bản chính thì chứng thực Khi chứng thực bản sao từbản chính Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã phải ghi rõ "chứngthực bản sao đúng với bản chính", ngày, tháng, năm chứng thực, ký, ghi rõ họ tên vàđóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã

Chú ý: trường hợp bản chính có một số chữ bị mờ mà tô lại nhưng không làmthay đổi nội dung thì cũng được chứng thực

Trang đầu tiên của bản sao phải được ghi rõ chữ "BẢN SAO" vào chỗ trốngphía trên bên phải, nếu bản sao có từ hai tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai

1.3.1.4 Địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính

Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở của Uỷ ban nhân dân cấp xã Uỷ bannhân dân cấp xã phải bố trí cán bộ để tiếp nhận yêu cầu chứng thực hàng ngày Cán

bộ tiếp dân phải đeo thẻ công chức

Tại trụ sở của Uỷ ban nhân dân cấp xã phải niêm yết công khai lịch làm việc,thẩm quyền, thủ tục, thời gian chứng thực và lệ phí chứng thực

1.3.1.5 Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính

- Bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo;

- Bản chính đã bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt hoặc đã bị hư hỏng, cũ nát khôngthể xác định rõ nội dung;

- Bản chính không được phép phổ biến trên các phương tiện thông tin đạichúng theo quy định của pháp luật;

- Đơn thư và các giấy tờ do cá nhân tự lập không có chứng nhận, chứng thựchoặc xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền;

- Các giấy tờ, văn bản khác mà pháp luật quy định không được sao

1.3.1.6 Thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính

Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính trong thời gian làmviệc buổi sáng hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổilàm việc đó; trường hợp yêu cầu chứng thực với số lượng lớn thì việc chứng thực cóthể được hẹn lại để chứng thực sau nhưng không quá 02 ngày làm việc

1.3.2 Thủ tục chứng thực chữ ký

Chứng thực chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tạiĐiều 5 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP nêu trên chứng thực chữ ký trong giấy tờ, vănbản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực.

1.3.2.1 Thủ tục chứng thực chữ ký

Cá nhân yêu cầu chứng thực chữ là của mình phải xuất trình các giấy tờ sauđây:

- Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tuỳ thân khác;

- Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký vào đó

Người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷban nhân dân cấp xã

Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã phải ghi rõ ngày, tháng,năm chứng thực, địa điểm chứng thực; số giấy tờ tùy thân của người yêu cầu chứngthực, ngày cấp, nơi cấp, chữ ký trong giấy tờ, văn bản đúng là chữ ký của người yêucầu chứng thực; sau đó ký và ghi rõ họ, tên và đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấpxã

1.3.2.2 Thời hạn chứng thực chữ ký

Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực chữ ký trong thời gian làm việc buổi sanghoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm việc đó;trường hợp cần phải xác minh làm rõ nhân thân của người yêu cầu chứng thực thìthời hạn trên được kéo dài thêm nhưng không được quá 03 ngày làm việc

1.3.3 Thủ tục chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất

Trách nhiệm của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản:

Các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản phải chịu trách nhiệm về:

- Tính hợp pháp của các giấy tờ do mình xuất trình;

- Bảo đảm các nguyên tắc giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản theo quyđịnh của pháp luật về dân sự

Trách nhiệm của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn:Khi thực hiện chứng thực thì Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã,thị trấn phải chịu trách nhiệm về:

Thời điểm, địa điểm chứng thực;

Năng lực hành vi dân sự của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bảntại thời điểm chứng thực;

- Nội dung thoả thuận của các bên giao kết hợp đồng hoặc nội dung văn bảnkhông vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội;

- Chữ ký của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản

Việc chứng thực hợp đồng, văn bản được thực hiện trong hai trường hợp:

Chứng thực hợp đồng đã được soạn thảo sẵn;

Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực hiện chứng thực soạn thảo giúp

1.3.3.1 Chứng thực hợp đồng, văn bản đã được soạn thảo sẵn

a) Thủ tục chứng thực

Hồ sơ hợp lệ yêu cầu chứng thực bao gồm:

- Phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn bản (Mẫu số 3 I/PYC);

- Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; bản sao giấy tờ chứngminh thẩm quyền của người đại diện (nếu là người đại diện);

- Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp theo quy định của LuậtĐất đai năm 1987, Luật Đất đai năm 1993, Luật Đất đai năm 2003; bản sao Giấychứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở được cấp theo quy định củaNghị định số 60/CP ngày 05 tháng 7 năm 1994 của Chính phủ; bản sao Giấy chứngnhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở được cấp theo quy định của phápluật về nhà ở (sau đây gọi là Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất);

Hợp đồng, văn bản về bất động sản

Ngoài các giấy tờ nêu trên, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà hồ sơ yêu câuchứng thực còn có thêm một hoặc các giấy tờ sau đây:

- Bản sao Sổ hộ khẩu đối với trường hợp nhận chuyển đổi quyền sử dụng đấtnông nghiệp hoặc nhận chuyển nhượng, nhận tặng cho quyền sử dụng đất ở, đấtnông nghiệp trong phân khu bảo vệ nghiêm ngặt, phân khu phục hồi sinh thái thuộcrừng đặc dụng, trong khu vực rừng phòng hộ;

- Đơn xin tách thửa, hợp thửa trong trường hợp thực hiện quyền của người sửdụng đất đối với một phần thửa để;

Bản sao Giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệgiữa người để lại di sản và người được hưởng di sản, nếu là người được hưởng disản theo pháp luật;

- Bản sao Di chúc, Giấy chứng tử của người để lại di sản, nếu là người đượchưởng di sản theo di chúc mà trong di chúc đó không xác định rõ phần di sản đượchưởng của từng người;

Bản sao Giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệgiữa người để lại di sản và người được hưởng di sản mà người nhận thừa kế làngười duy nhất;

Bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở được cấp theo quy định củapháp luật về nhà ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và Giấy chứng nhận quyền

sở hữu công trình xây dựng được cấp theo quy định của Nghị định số

95/2005/NĐ-CP ngày 15 tháng 7 năm 2005 của Chính phủ (gọi chung là Giấy chứng nhận quyền

sở hữu tài sản gắn liền với đất) đối với trường hợp có tài sản gắn liền với đất màngười sở hữu tài sản đó bán, cho thuê, thừa kế, tặng cho, thế chấp, góp vốn;

- Văn bản xác nhận tiền sử dụng đất, tiền nhận chuyển nhượng quyền sử dụngđất đã trả không có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước đối với trường hợp bên cóquyền sử dụng đất là tổ chức kinh tế được Nhà nước giao đất có thu tiền sử dụngđất; tổ chức kinh tế được Nhà nước cho thuê đất trả tiền thuê đất hàng năm mà đãtrả trước tiền thuê đất hàng năm cho nhiều năm; tổ chức kinh tế được Nhà nước chothuê đất trước ngày 01 tháng 7 năm 2004 mà đã trả tiền thuê đất cho cả thời gian

thuê hoặc đã trả trước tiền thuê đất cho nhiều năm mà thời hạn thuê đất đã được trảtiền còn lại ít nhất là 5 năm;

Bản sao giấy phép xây dựng hoặc dự án đầu tư đã được cơ quan nhà nước cóthẩm quyền phê duyệt đối với trường hợp thế chấp tài sản hình thành trong tương lai

mà theo quy định của pháp luật thì tài sản đó phải được cấp phép xây dựng hoặcphải lập dự án đầu tư

Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn không được đòi hỏi người yêu cầu chứng thực nộpthêm giấy tờ ngoài các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực nêu trên

b, Trình tự chứng thực

- Người yêu cầu chứng thực nộp một (01) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực và xuấttrình bản chính của giấy tờ đã nộp bản sao để đối chiếu; cán bộ tư pháp - hộ tịch xã,thị trấn tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ yêu cầu chứng thực

Trường hợp người có bất động sản không có Giấy chứng nhận quyền sử dụngđất nhưng có một trong các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại các khoản

1, 2 và 5 Điều 50 của Luật Đất đai hoặc có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất màhiện trạng sử dụng đất biến động so với nội dung ghi trong Giấy chứng nhận quyền

sử đụng đất thì cán bộ địa chính xã, phường, thị trấn phải xác nhận các thông tin vềthửa đất Trường hợp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có dấu hiệu đã bị sửachữa hoặc giả mạo, nếu cần thiết phải xác minh thì Uỷ ban nhân dân xã, phường, thịtrấn gửi Phiếu yêu cầu (Mẫu số 33/PYCCC) đến Văn phòng đăng ký quyền sử dụngđất để yêu cầu cung cấp thông tin về thửa đất Thời gian cung cấp thông tin về thửađất của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất không tính vào thời hạn chứng thực

- Trường hợp hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp lệ thì cán bộ Tư pháp - Hộ tịch xãthị trấn ghi vào Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch (mẫu số 61/SCT) và trình Chủtịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện ký chứng thực hợpđồng, văn bản về bất động sản Trường hợp không chứng thực được trong ngày

nhận hồ sơ thì cán bộ tư pháp - hộ tịch xã, thị trấn ghi vào Sổ chứng thực hợp đồng,giao dịch và viết phiếu hẹn (Mẫu số 32/PH) trao cho người yêu cầu chứng thực.Nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc khi giải quyết yêu cầu chứng thực mà phát hiệnngười có bất động sản không đủ điều kiện thực hiện quyền của người có bất độngsản theo quy định của pháp luật thì cán bộ tú pháp - hộ tịch xã thị trấn trả lại hồ sơ

và thông báo rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực

Trường hợp chứng thực văn bản phân chia tài sản thừa kế, văn bản nhận tài sảnthừa kế thì thời hạn niêm yết từ 15 đến 30 ngày đối với việc phân chia tài sản thừa

kế, nhận tài sản thừa kế không tính vào thời hạn chứng thực

Việc chứng thực hợp đồng, văn bản về bất động sản được thực hiện trong ngàynhận hồ sơ; nếu nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực sau ba (03) giờ chiều thì việc chứngthực được thực hiện chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo; trường hợp hợp đồng,văn bản có tình tiết phức tạp thì thời hạn chứng thực không quá ba (03) ngày làmviệc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

- Việc thu, nộp, quản lý và sử dụng phí lệ phí chứng thực của Uỷ ban nhân dân

xã, thị trấn thực hiện theo quy định của pháp luật về phí, lệ phí

đủ và đóng dấu vào hợp đồng

Văn bản chứng thực có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ

tự, có chữ ký tắt của những người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứngthực, riêng trang cuối phải có chữ ký đầy đủ; số lượng trang phải được ghi vào cuốivăn bản; văn bản chứng thực có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai