Tìm hiểu việc ứng dụng khung phân loại DDC vào công tác phân loại tài liệu tại thư viện trường đại học sư phạm hà nội 2

Trước năm 2006, các thư viện ở nước ta sử dụng nhiều bảng phân loại khác nhau như: Bảng phân loại thập tiến quốc tế UDC, bảng phân loại thư viện thư mục BBK Bibliotechno – bibliografiche

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Chuyên ngành: Thư viện thông tin

Hà Nội – 2013

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Chuyên ngành: Thư viện thông tin

Người hướng dẫn khoa học:

ThS Nguyễn Thị Hạnh

Hà Nội – 2013

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình nghiên cứu, khảo sát thực tế tại thư viện trường Đại học

Sư phạm Hà Nội 2, bên cạnh sự nỗ lực của bản thân, tôi đã nhận được sự động viên, giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú cùng toàn thể các anh, chị trong

cơ quan Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy, cô trong khoa Công nghệ thông tin cùng với các cán bộ tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 Đặc biệt tôi xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất tới Th.S Nguyễn Thị Hạnh, người đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn và Th.S Trần Xuân Bản đã giúp đỡ tôi rất nhiều trong thời gian thực hiện khóa luận

Mặc dù đã cố gắng rất nhiều nhưng do bước đầu nghiên cứu và thời gian hạn hẹp nên khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu sót Tôi rất mong thầy,

cô và các bạn có những ý kiến đóng góp để khóa luận được hoàn thiện hơn Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, Ngày 5 tháng 5 năm 2013

Sinh viên

Nguyễn Thị Huyền

LỜI CAM ĐOAN

Khóa luận được hoàn thành dưới sự hướng dẫn trực tiếp của cô Nguyễn Thị Hạnh Trong quá trình nghiên cứu tôi có tham khảo một số tài liệu nhưng không hề sao chép hoàn toàn Tôi xin cam đoan khóa luận này không hoàn toàn trùng khớp với bất kỳ công trình nào đã được công bố trước trước đó Nếu sai tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

Hà Nội, Ngày 09 tháng 05 năm 2013

Sinh viên

Nguyễn Thị Huyền

BẢNG DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

1) Lý do chọn đề tài 1

2) Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

3) Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu: 3

4) Phương pháp nghiên cứu 3

5) Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 4

6) Cấu trúc khóa luận 4

NỘI DUNG 5

Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 VÀ VAI TRÒ CỦA KHUNG PHÂN LOẠI DDC TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 5

1.1 Khái quát về thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 5

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 5

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 7

1.1.3 Nguồn nhân lực và cơ cấu tổ chức 8

1.1.4 Người dùng tin 9

1.1.5 Cơ sở vật chất 11

1.1.6 Nguồn lực thông tin 12

1.2 Khung phân loại DDC trong hoạt động thông tin – thư viện tại trường ĐHSPHN2 15

1.2.1 Giới thiệu về khung phân loại DDC 15

1.2.2 Vai trò của khung phân loại DDC trong hoạt động thông tin - thư viện tại trường ĐHSPHN2 26

Chương 2 THỰC TRẠNG VIỆC ÁP DỤNG KHUNG PHÂN LOẠI DDC 28 TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐHSPHN2 28

2.1 Công tác chuẩn bị áp dụng DDC tại thư viện trường ĐHSPHN2 28

2.1.1 Công tác tư tưởng 28

2.1.2 Cử cán bộ tham gia lớp tập huấn về DDC 29

2.2 Thực trạng áp dụng khung phân loại DDC 30

2.2.1 Tổ chức và phân công công việc 30

2.2.2 Quá trình áp dụng khung phân loại DDC ấn bản rút gọn 14 tại thư viện 32

Chương 3 NHẬN XÉT VÀ KHUYẾN NGHỊ 42

3.1 Nhận xét 42

3.1.1 Ưu điểm 42

3.1.2 Nhược điểm 44

3.1.3 Nguyên nhân 44

3.2 Khuyến nghị 47

3.2.1 Nâng cao năng lực của cán bộ phân loại 47

3.2.2 Thiết lập đội ngũ cộng tác viên 49

3.2.3 Bố trí, tổ chức công việc hợp lý hơn 51

3.2.4 Tăng nguồn kinh phí 52

3.2.5 Mở các buổi hội thảo trao đổi với người dùng tin 52

KẾT LUẬN 54

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 56 PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Thế kỉ XXI là thế kỉ của bùng nổ thông tin và sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế tri thức Cùng với sự phát triển của khoa học kĩ thuật, số lượng sách báo và các loại hình tài liệu cũng gia tăng nhanh chóng Cụ thể:

Theo tổ chức giáo dục liên hiệp quốc gia Mĩ: “Từ thiên chúa giáng sinh đến 1750 năm sau, tri thức loài người mới tăng lên gấp đôi Việc tăng lên gấp đôi lần thứ hai chỉ diễn ra trong vòng 150 năm sau, tức là vào năm 1900… Việc tăng gấp đôi lần thứ tư chỉ diễn ra trong vòng một thập niên sau năm

1950 Nói cách khác, cứ 50 năm tri thức khoa học lại tăng lên 10 lần.”

Như vậy, có thể thấy rằng lượng tri thức của nhân loại tăng nhanh theo cấp số nhân Vấn đề đặt ra là làm thế nào để lượng tri thức đồ sộ đó có thể đến với bạn đọc, phổ biến tới đông đảo quần chúng nhân dân một cách tiết kiệm khoa học và hiệu quả nhất Chính vì thế phân loại tài liệu trở thành khâu quan trọng ở bất kỳ thư viện và cơ quan thông tin nào

Trên thế giới và một số thư viện lớn ở Việt Nam, phân loại được áp dụng sâu rộng trong việc tổ chức kho mở và tra cứu thông tin Trước năm 2006, các thư viện ở nước ta sử dụng nhiều bảng phân loại khác nhau như: Bảng phân loại thập tiến quốc tế (UDC), bảng phân loại thư viện thư mục BBK (Bibliotechno – bibliograficheskaia Klassifikaxiva), bảng phân loại dùng cho các thư viện khoa học tổng hợp, khung đề mục hệ thống trung tâm thông tin khoa học công ngệ quốc gia (gọi tắt là khung đề mục Quốc Gia),… Phần lớn các bảng phân loại này đều không được cập nhật thường xuyên và còn nhiều bất cập Trong số đó, khung phân loại DDC chiếm nhiều lợi thế hơn cả mặc

dù đã có nhiều cuộc họp về chuẩn nghiệp vụ đề cập đến vấn đề “áp dụng

khung phân loại thập phân DDC” tại các thư viện trong toàn quốc

Hiện nay, khung phân loại thập phân Deway được hơn 200.000 thư viện của trên 135 quốc gia trên thế giới sử dụng Chỉ số phân loại DDC được sử dụng trong thư mục quốc gia của hơn 60 nước trên thế giới trong đó có 15 nước thuộc khu vực châu Á-Thái Bình Dương, 13 nước ở châu Mĩ, 8 nước ở châu Âu, 7 nước ở Trung Đông Trong vòng 125 năm trở lại đây, DDC đã được dịch sang hơn 30 thứ tiếng khác nhau trên thế giới, 11 bản dịch đang được tiến hành, một số nước trên thế giới đã đưa kí hiệu DDC vào mục lục điện tử và các thư mục trên máy vi tính Điều đáng lưu lý là DDC đã được Trung tâm Thư viện Tin học hóa Trực tuyến OCLC (Online Computer Library Center) chọn làm công cụ biên mục trên mạng máy tính toàn cầu Ngoài ra, DDC thường xuyên được sửa chữa, bổ sung, tái xuất bản nhiều lần Theo quyết định số 1598/BVHTT – TV ban hành ngày 07/5/2007 đề cập đến việc các thư viện trong cả nước áp dụng khung phân loại DDC trong công tác phân loại Đồng thời việc Thư viện Quốc gia Việt Nam cho công bố và phát hành bản dịch DDC ấn bản 14 rút gọn vào ngày 18/6/2006, đã tạo điều kiện cho DDC được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan thông tin – thư viện của Việt Nam

Thư viện trường Đại học sư phạm Hà Nội 2 là thư viện của một trường đại học đa ngành, đa lĩnh vực có vốn tài liệu phong phú, đa dạng, phục vụ cho đông đảo người dùng tin với các trình độ và lĩnh vực khác nhau Đồng thời, thư viện đã áp dụng khung phân loại DDC vào công tác phân loại tài liệu và cũng đã đạt được một số thành tựu to lớn

Nhận thức được vai trò, ý nghĩa to lớn của công tác phân loại tài liệu trong thư viện và cơ quan thông tin Cùng với mong muốn đi sâu nghiên cứu khung phân loại DDC và việc áp dụng khung phân loại DDC tại thư viện

trường đại học nên tôi đã chọn đề tài: “Tìm hiểu việc ứng dụng khung phân

loại DDC vào công tác phân loại tài liệu tại thư viện trường Đại học sư phạm Hà Nội 2”

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Việc ứng dụng khung phân loại DDC vào công tác phân loại tài liệu tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

- Phạm vi nghiên cứu: Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 từ năm 2006 đến nay

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu:

3.1 Mục đích nghiên cứu:

- Tìm hiểu ứng dụng khung phân loại DDC vào công tác phân loại tại thư viện trường Đại học sư phạm Hà Nội 2 nhằm tìm ra những ưu điểm và hạn chế trong 7 năm áp dụng khung phân loại DDC

- Đưa ra phương hướng, giải pháp khắc phục những hạn chế nhằm giúp thư viện phục vụ người dùng tin tốt hơn

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu:

- Tìm hiểu khung phân loại DDC ấn bản rút gọn 14

- Khảo sát thực trạng việc áp dụng khung phân loại DDC vào công tác phân loại của thư viện trường Đại học sư phạm Hà Nội 2

- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của việc áp dụng khung loại DDC tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

4 Phương pháp nghiên cứu

- Đề tài vận dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, đường lối chính sách của Đảng và nhà nước, tư tưởng Hồ Chí Minh về kinh tế

xã hội, khoa học công nghệ và cụ thể là trong công tác thư viện

- Các phương pháp nghiên cứu cụ thể:

+ Phương pháp phân tích tổng hợp tài liệu

+ Phương pháp quan sát

+ Phương pháp phỏng vấn

+ Phương pháp so sánh

5 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

- Là tài liệu đúc rút về mặt lí luận thực tiễn áp dụng DDC tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

- Là tài liệu tham khảo cho các thư viện Việt Nam trong việc ứng dụng khung phân loại thập phân DDC

- Là tài liệu tham khảo cho việc giảng dạy và học tập cho các trường đại học và cao đẳng thư viện

6 Cấu trúc khóa luận

Ngoài phần lời nói đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung khóa luận chia thành 3 chương

Chương 1: Khái quát về thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

và vai trò của khung phân loại DDC ở thư viện trường Đại học Sư phạm

NỘI DUNG Chương 1

KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2

VÀ VAI TRÒ CỦA KHUNG PHÂN LOẠI DDC TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2

1.1 Khái quát về thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 (ĐHSPHN2) là một trong những thư viện hiện đại, có vốn tài liệu phong phú, đa dạng Để có được những thành tựu như ngày hôm nay, thư viện trường ĐHSPHN2 đã phải nỗ lực rất nhiều

Cùng với thời gian thành lập trường, thư viện trường ĐHSPHN2 được thành lập vào năm 1976 Do được tách ra từ trường Đại học Sư phạm Hà Nội nên trong giai đoạn đầu cả nhà trường cũng như thư viện gặp khá nhiều khó khăn và thử thách Cơ sở vật chất nghèo nàn, thiếu thốn, các phòng đọc nhỏ

bé, các hoạt động của thư viện còn hạn chế Kho sách chỉ bao gồm vài chục nghìn bản được chuyển từ kho sách của thư viện khoa cấp 2 tại Phủ Lý – Hà Nam và trường Đại học Sư phạm Hà Nội 1 Vào thời điểm đó, thư viện chưa được bổ sung các trang thiết bị hiện đại như ngày nay, toàn bộ cơ sở hạ tầng khi đó vẫn nằm trọn một đơn nguyên nhà 10 Đội ngũ cán bộ thư viện chỉ có gần 10 người, đa số tốt nghiệp đại học nhưng ở các chuyên ngành khác nhau Thư viện chỉ phục vụ cho sinh viên và học viên các khóa học tại cơ sở đào tạo của trường Hình thức phục vụ bạn đọc chủ yếu khi đó là mượn về nhà và đọc tại chỗ

Tuy vậy, thư viện vẫn luôn không ngừng cố gắng vươn lên và khẳng định vị trí của mình trong xã hội Năm 1999, được sự giúp đỡ của thư viện

Quốc Gia, thư viện trường đã ứng dụng phần mềm CDS/ISIS vào công tác quản lí và xây dựng cơ sở dữ liệu của thư viện, đây là những bước đi đầu tiên

để xây dựng một thư viện hiện đại

Để đáp ứng nhu cầu đào tạo đa ngành, đa lĩnh vực của trường ĐHSPHN2, thư viện đã không ngừng được đầu tư, đổi mới

Hiện nay khoảng 18894 đầu sách (78876 cuốn) có nội dung phong phú phục vụ cho các ngành đào tạo của nhà trường Thư viện đã và đang phục vụ hơn 7000 cán bộ, giảng viên, sinh viên trong và ngoài trường thông qua các hình thức mượn đọc tại chỗ hoặc mượn về nhà

Bên cạnh đó, thư viện có các thiết bị hiện đại như: máy tính, máy in mã vạch, in thẻ, máy photocopy, hệ thống cổng từ, máy khử từ,… cùng với việc ứng dụng phần mềm Libol 5.5 với các phân hệ đã hoạt động hiệu quả trong việc bổ sung, biên mục, lưu thông, OPAC và quản trị hệ thống Tài liệu được gắn mã số, mã vạch Bạn đọc được giới thiệu về nguyên tắc và phương pháp tra cứu tài liệu bằng mục lục trực tuyến (OPAC) trên mạng internet qua địa chỉ 192.168.0.1/Libol hoặc cũng có thể tra qua hệ thống phiếu của mục lục truyền thống Với định hướng phát triển của nhà trường, thư viện đã hoàn thành đưa 100% tài liệu vào quản lí điện tử với nguồn tài nguyên phong phú,

đa dạng: Sách, báo tạp chí, luận án luận văn, bài trích,…

Năm 2004, trường ĐHSPHN2 được hưởng mức A “Dự án giáo dục đại học” từ quỹ nâng cao chất lượng của ngân hàng thế giới với số tiền 500000USD, trường đã dành một phần ngân sách để nâng cấp thư viện Đến nay, thư viện đã có một cơ ngơi khang trang, với tổng diện tích sử dụng là 2500m2 có hệ thống phòng đọc tương đối hiện đại gồm hơn 300 ghế ngồi với trang thiết bị chuyên dụng như: bàn ghế, giá kê, tủ mục lục,… được đầu tư mới hoàn toàn

Nhờ có mối quan hệ, giao lưu, hợp tác rộng lớn, sự năng động của ban giám đốc thư viện, cùng những sự cố gắng của các cán bộ thư viện mà thư viện đã nhận được sự tài trợ về cơ sở vật chất thiết bị, vốn tài liệu quý báu từ nhiều cơ quan, tổ chức Thư viện ngày càng phát triển theo hướng hiện đại hóa nhằm đáp ứng yêu cầu của nhà trường

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ

* Chức năng:

Thư viện trường ĐHSPHN2 có chức năng đảm bảo việc thu thập, lưu trữ

và phổ biến, cung cấp thông tin khoa học cho các ngành đào tạo cao học, cử nhân khoa học và cử nhân sư phạm Đồng thời, hỗ trợ khai thác hiệu quả những nguồn thông tin phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên, sinh viên trong trường và một số người dùng tin ngoài trường

* Nhiệm vụ:

- Bổ sung, trao đổi, phân tích, xử lí, bảo quản các loại hình tài liệu, xây dựng, hoàn thiện hệ thống tra cứu, tìm kiếm phù hợp, hướng dẫn người dùng tin truy cập, khai thác kho tư liệu một cách hiệu quả

- Cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin, phục vụ cho công tác tìm kiếm và khai thác tài liệu của người dùng tin Các sản phẩm và dịch vụ bao gồm: + Dịch vụ mượn - trả

+ Dịch vụ tư vấn thông tin

+ Dịch vụ photocopy

+ Trưng bày giới thiệu sách

+ Tổ chức hội nghị, hội thảo

+ Đào tạo người dùng tin

+ Thông báo sách mới

+ Thư mục giới thiệu về chuyên đề

- Mở rộng hợp tác quốc tế, các cơ hội mở rộng nguồn tin, bổ sung vốn tài liệu, phát triển cơ sở vật chất,…

1.1.3 Nguồn nhân lực và cơ cấu tổ chức

Đội ngũ cán bộ thư viện gồm có 18 người: 01 thạc sĩ, 12 cử nhân, 02 cao đẳng, 03 trung cấp Trong đó, 08 cử nhân được đào tạo chuyên ngành thư viện, 01 cử nhân ngoại ngữ, 01 thạc sĩ, 03 cán bộ đang theo học thạc sĩ chuyên ngành thư viện và khoa học máy tính, 02 cao đẳng tin học và 03 trung cấp thư viện Họ đều là những cán bộ có trình độ, nhiệt tình, có trách nhiệm cao trong công việc

Đội ngũ cán bộ thư viện có trình độ chuyên môn vững vàng, không ngừng học hỏi, nâng cao kiến thức chuyên môn, thường xuyên được đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học, các kĩ năng giao tiếp với bạn đọc, đổi mới công tác phục vụ

Ngoài Ban Chủ nhiệm thư viện, thư viện bao gồm các tổ chuyên môn sau: tổ nghiệp vụ - bổ sung, tổ phục vụ đọc, tổ phục vụ mượn tại nhà đa năng

8 tầng và nhà 10 Trong đó, nhân sự của các tổ đang đảm nhiệm công việc tại các phòng chức năng sau đây:

- Phòng nghiệp vụ - bổ sung

- Phòng đọc

- Phòng mượn

- Phòng đọc tổng hợp (hơn 300 chỗ ngồi dành cho người dùng tin)

- Phòng đọc tra cứu và sách ngoại văn (hoạt động theo phương thức khoa mở)

- Phòng đọc luận án luận văn và báo, tạp chí

- Phòng đọc đa phương tiện

- Phòng mượn giáo trình nhà 10

- Phòng mượn Tham khảo nhà 8 tầng

1.1.4 Người dùng tin

Người dùng tin là một con người cụ thể trong xã hội, có nhu cầu tin và

sử dụng thông tin để thỏa mãn nhu cầu của mình thông qua việc sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin

Với tính chất là một Trung tâm Thông tin – thư viện trường đại học, nhiệm vụ của thư viện là phải đảm bảo thông tin tư liệu cho công tác đào tạo

và nghiên cứu khoa học chất lượng cao của một trường đại học có quy mô lớn: Người dùng tin có trình độ học vấn khác nhau thì nhu cầu thông tin của

họ có tính chất chuyên sâu về khoa học xã hội cũng khác nhau, phong phú, đa dạng về ngôn ngữ, loại hình tài liệu Qua khảo sát thực tế công tác phục vụ, số liệu thống kê người dùng tin hàng ngày tại các phòng phục vụ bạn đọc theo phiếu yêu cầu, đọc tự chọn có thể chia đối tượng người dùng tin tại thư viện thành các nhóm như sau:

Nhóm người dùng tin là các nhà quản lí, lãnh đạo, cán bộ nghiên cứu giảng dạy

Nhóm này bao gồm khoảng 800 cán bộ Đây là nhóm người dùng tin có trình độ chuyên môn cao, khả năng sử dụng ngoại ngữ tốt, phần lớn là người

có học vị thạc sĩ trở lên Hoạt động chủ yếu của họ là quản lí, nghiên cứu giảng dạy, nghiên cứu khoa học và tham gia đề tài nghiên cứu khoa học cấp trường, cấp bộ Nhóm người dùng tin này có nhu cầu tin rất cao, họ thích những tài liệu chứa đựng các thông tin mới, có giá trị để phục công tác quản lí

và giảng dạy Tuy nhiên, họ có ít thời gian để đến thư viện nên đa số sử dụng tài liệu dưới hình thức mượn về nhà

Về các kĩ năng sử dụng và khai thác nguồn lực thông tin Đây là nhóm đối tượng không được qua các lớp giới thiệu và hướng dẫn sử dụng thư viện,

họ thường tìm kiếm tài liệu theo thói quen hoặc nhờ cán bộ thư viện tìm giúp

Nhóm người dùng tin là học viên cao học, nghiên cứu sinh

Nhóm này bao gồm khoảng hơn 400 người Số lượng người dùng tin thuộc nhóm này chiếm một tỉ lệ nhỏ so với tổng số người dùng tin của thư viện, với 328 thẻ được đăng kí tại thư viện Đây cũng là đối tượng người dùng tin có trình độ chuyên môn cao, hướng nghiên cứu chuyên sâu về một ngành

cụ thể thuộc lĩnh vực khoa học tự nhiên, khoa học xã hội, toán giải tích, vật lí

lí thuyết, giáo dục tiểu học, lí luận văn học, có khả năng sử dụng ngoại ngữ vào việc đọc dịch tài liệu Thời gian dụng thư viện hạn chế do phần lớn là những người tham gia học tập tại trường đồng thời vẫn phải đảm nhiệm công việc nơi công tác Hình thức tìm kiếm thông tin của họ là đọc trực tiếp, mượn

về nhà, tra tìm tài liệu trên cơ sở dữ liệu, trên internet

Là những người có kĩ năng khai thác và sử dụng thông tin cơ bản, tuy nhiên năng lực thông tin vẫn còn hạn chế

Nhóm người dùng tin là sinh viên

Đây là nhóm người dùng tin chiếm số lượng lớn nhất, gồm có hơn 6000 sinh viên trong trường và gần 3000 sinh viên tại các trường trong vùng lân cận Họ là những người có trình độ học vấn cao, một số có khả năng sử dụng tiếng Anh để dịch tài liệu (số lượng hạn chế), có nhiều thời gian cho việc khai thác và sử dụng tài liệu

Với chương trình đào tạo theo tín chỉ thì vai trò của thư viện càng ngày càng trở nên quan trọng đối với trường ĐHSPHN2 Họ là những người có kĩ năng cơ bản tìm kiếm và khai thác nguồn lực thông tin của thư viện do được học qua chương trình giới thiệu và hướng dẫn và sử dụng thư viện, tuy nhiên chương trình này được tổ chức chưa sâu nên năng lực tìm kiếm thông tin của sinh viên trong trường còn hạn chế

Đối với loại hình tài liệu, loại hình tài liệu được mượn nhiều nhất là sách chuyên khảo, tiếp là luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp Nhu cầu

về sử dụng về loại hình không ổn định theo các thời kì trong năm học Tháng 5 là tháng các sinh viên phải hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình nên lượng tài liệu luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp được sử dụng nhiều

Trên cơ sở nghiên cứu đặc điểm của người dùng tin, lãnh đạo thư viện có chủ trương xây dựng thư viện ngày càng đáp ứng tốt các nhu cầu thông tin của các đối tượng trên

1.1.5 Cơ sở vật chất

 Về trụ sở

Tổng diện tích thư viện sử dụng là 2500m2, phân bổ ở 2 khu vực: Khu nhà

đa năng và khu nhà 10 Khu nhà đa năng với phần sử dụng là đa số các phòng thuộc tầng 1 và trọn vẹn tầng 3 Các phòng thuộc khu vực nhà đa năng được trang bị đầy đủ điều hòa nhiệt độ máy tính nối mạng (mạng LAN và mạng internet), đầu đọc mã vạch, hệ thống ánh sáng đạt tiêu chuẩn Khu vực nhà 10

là trụ sở làm việc của thư viện từ năm 2005 trở về trước, là nơi lưu giữ kho sách và phòng làm việc của các phòng mượn giáo trình Tuy đã được trang bị

hệ thống máy tính nối mạng nhưng điều kiện làm việc vẫn còn hạn chế

 Trang thiết bị

Là một mô hình thư viện truyền thống đang trong quá trình tin học hoá, thư viện có đầy đủ các trang thiết bị cần có của một thư viện truyền thống và các phương tiện kỹ thuật phục vụ cho việc ứng dụng các công nghệ hiện đại Các trang thiết bị đó bao gồm:

- Hệ thống bàn ghế, giá sách, tủ mục lục phù hợp với diện người dùng tin cần phục vụ của thư viện cũng như công tác quản lý tài liệu

- Hệ thống máy tính kết nối mạng LAN và mạng Internet, bao gồm: 46 máy tính (trong đó 25 máy phục vụ đọc điện tử, 7 máy tra cứu, 14 máy phục

vụ công tác chuyên môn)

- Thư viện cũng được trang bị các loại máy in: 2 máy in Lazer, 1 máy in Barcode, 1 máy in màu

Hiện nay thư viện đang sử dụng phần mềm tích hợp Libol 5.5, biên mục tài liệu thao khổ mẫu MARC21, AACR2 và áp dụng khung phân loại thập phân Dewey (DDC) của Mỹ để quản lý và phục vụ các hoạt động thông tin thư viện

1.1.6 Nguồn lực thông tin

Nguồn lực thông tin là tổ hợp các tài liệu phản ánh những kết quả nghiên cứu khoa học trong hoạt động nhận thức và thực tiễn của con người và các tài liệu đó phải được thu thập, xử lý lưu trữ, bảo quản và tổ chức khai thác trong một hệ thống thông tin Thành phần của nguồn lực thông tin bao gồm nhiều loại hình tài liệu như tài liệu trên giấy, tài liệu điện tử, tài liệu công bố và tài liệu không công bố Ngoài ra, nguồn lực thông tin còn bao hàm cả bộ máy tra cứu, nhất là các cơ sở dữ liệu của các cơ quan thông tin

 Đặc điểm về hình thức

Nguồn lực thông tin của thư viện trường ĐHSPHN 2 bao gồm nhiều loại hình khác nhau với hai nhóm chính gồm tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử Tài liệu truyền thống bao gồm các loại sách chuyên khảo, giáo trình, báo, tạp chí, luận án, luận văn, khoá luận tốt nghiệp của sinh viên Số lượng

Các loại tài liệu trên bao gồm cả tài liệu tiếng Việt và tài liệu tiếng nước ngoài (Anh, Pháp, Nga, Trung Quốc)

 Đặc điểm về nội dung

Lấy đại diện 18784 tên tài liệu tương ứng với các tài liệu đã được xử lý, đưa vào quản lý bằng phần mềm Libol Ta thấy:

Trên đây cho ta thấy, nguồn lực thông tin của thư viện có nội dung bao quát các ngành đào tạo của trường, bao gồm các ngành khoa học cở bản, các khoa học chính trị xã hội, nội dung mang tính tổng hợp

 Phương thức tổ chức nguồn lực thông tin

Thông tin tồn tại trong khắp mọi nơi, thông tin chỉ trở thành nguồn lực khi nó có giá trị cho hoạt động của con người, thông tin phải có tính truy cập, tính chia sẻ, có cấu trúc và như vậy thông tin phải được thu thập, tổ chức, xử lý làm sao để cho người sử dụng có thể tìm kiếm khai thác và sử dụng nó khi cần

Để phát huy nguồn lực thông tin hiện có, thư viện trường ĐHSPHN2 đang từng bước tiến hành xử lý toàn bộ nguồn thông tin hiện có theo các tiêu chuẩn nghiệp vụ tiên tiến nhất và tin hoá hoá việc quản lý nguồn lực thông tin đó

Hiện nay thư viện đã đưa các tiểu chuẩn quốc tế tiên tiến về xử lý thông tin, áp dụng cho nguồn lực thông tin của mình Áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế về công tác biên mục (AACR2, DDC, MARC 21), ứng dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol 5.5 vào xử lý và tổ chức khai thác nguồn lực thông tin Xây dựng các cơ sở dữ liệu quản lý các loại hình tài liệu cơ bản bao gồm: Cơ sở dữ liệu sách – 11498 biểu ghi; cơ sở dữ liệu luận án, luận văn – 5529 biểu ghi; cơ sở dữ liệu bài trích tạp chí – 1763 biểu ghi và cơ sở dữ liệu toàn văn Quản lý nguồn lực thông tin thông qua

hệ thống máy tính kết nối mạng LAN và mạng Internet

Đối với nguồn tài liệu đa phương tiện và tài liệu số hoá, thư viện đã tiến hành tổ chức phòng đọc đa phương tiện, nghiên cứu triển khai sử dụng phần mềm Dspace để quản lý nguồn tài liệu số hiện có

Như vậy nguồn lực thông tin của thư viện được đảm bảo về tính giá trị, tính chia sẻ, tính truy cập, giúp cho cán bộ, giảng viên và sinh viên nhà trường khai thác và sử dụng nguồn lực thông tin của thư viện một cách hiệu quả

1.2 Khung phân loại DDC trong hoạt động thông tin – thư viện tại

trường ĐHSPHN2

1.2.1 Giới thiệu về khung phân loại DDC

Hiện nay, trong môi trường thư viện điện tử, ngôn ngữ tìm tin phân loại (kết quả của quá trình phân loại tài liệu càng ngày càng khẳng định vị trí và tầm quan trọng của mình trong quá trình tìm tin, trong đó các kí hiệu phân loại đã trở thành các điểm truy cập tìm tin hữu hiệu theo nội dung các lĩnh vực tri thức khác nhau Vì vậy đã có một loạt các khung phân loại ra đời: Khung phân loại thập phân Dewey (DDC), Khung phân loại Thư viện Quốc hội Mỹ (LC), Khung phân loại thập phân Quốc tế (UDC), Khung phân loại thư viện thư mục (BBK),… Trong đó, DDC là khung phân loại được sử dụng, nghiên cứu và thảo luận nhiều nhất trên thế giới

Bảng phân loại thập phân Dewey (Dewey Decimal Classification), viết tắt là DDC, do một nhà cách tân thư viện nổi tiếng người Mỹ tên là Melvil Dewey (1851-1931) xây dựng trong những năm 1970 DDC trở thành sở hữu của Trung tâm Thư viện máy tính trực tuyến OCLC bắt đầu từ năm 1988 DDC cung cấp một cấu trúc động cho việc tổ chức bộ sưu tập tư liệu của thư viện Ấn bản 22 là ấn bản mới nhất của khung phân loại DDC, được cung cấp dưới dạng in ấn qua trang Web Đây là khung phân loại thư viện được áp dụng rộng rãi nhất trên thế giới

Bảng Phân loại thập phân Dewey (Khung DDC) được xuất bản thành hai

ấn bản khác nhau: một ấn bản đầy đủ và một ấn bản rút gọn Ấn bản rút gọn dành cho các thư viện có khoảng trên dưới 20.000 quyển

Một trong những điểm nhấn mạnh của khung Dewey là hệ thống này được phát triển và duy trì trong một cơ quan thư mục Quốc gia là Thư viện Quốc hội Hoa Kì Văn phòng biên tập khung Dewey đặt tại phòng phân loại thập phân của Thư viện Quốc hội Hoa Kì Tại đây, hàng năm các chuyên gia

phân loại đã phân định hơn 110.000 chỉ số DDC cho các biểu ghi tài liệu do thư viện biên mục

Dewey đã phát minh ra cách sử dụng số thập phân để biểu thị chủ đề của cuốn sách chứ không dùng số nguyên bình thường để đại diện cho vị trí sách trong không gian Ví dụ: 1,2,3,… đại diện cho cuốn sách thứ nhất, thứ hai, thứ

ba mà thư viện có được trong một chủng loại nào đó Dewey đã dùng các con

số Ả Rập từ 0 - 9 trên mỗi mức của hệ phân cấp này

Ví dụ: Đại diện cho Khoa học tự nhiên, 510 - Toán học, 512 - Đại số, 512.9 - Các cơ sở của Đại số,…

Mỗi con số thêm vào sẽ diễn đạt chi tiết hơn với nội dung của mỗi cuốn sách và đặt nó bên cạnh những cuốn sách khác có cùng chủ đề hay chủ đề liên quan Mỗi số thập phân cung cấp trật tự tuyến tính cho các chủ đề của toàn bộ thư viện

 Sự phát triển của khung phân loại thập phân DDC:

Trong thời gian Dewey còn sống hệ thống phân loại thập phân của ông được xuất bản 12 lần

- 1876: Xuất bản lần đầu với 42 trang với nhan đề “A Classìication and Subject Index for cataloguing and arranging the book and paphlets of a library”

- 1885: Xuất bản lần 2 là quan trọng nhất vì được Dewey hoàn chỉnh một cách có hệ thống hơn Chính ấn bản này đã thiết lập một hình thức và chính sách trong 65 năm tiếp theo

- 1890: Viện thư mục học quốc tế nay là Liên đoàn quốc tế về thông tin

và tư liệu được phép Dewey dịch và sửa đổi cho mục đích sử dụng toàn cầu

- 1905: Xuất bản UDC – Bảng cải biên từ DDC do một hội nghị các nước Châu Âu

- 1932: Xuất bản lần 13, lần đầu tiên mang tên Dewey, được xem như là

ấn bản tưởng niệm ông

- 1958: Xuất bản lần 16 bắt đầu có sự hỗ trợ của thư viện Quốc hội Hoa Kỳ

- 1971: Xuất bản lần 18 thành 3 tập

- 1989: Xuất bản lần 20 do biên tập viên chính là Jonh P.Comaroni với 4 tập

- 1996: Xuất bản lần 21 với Joan Mitchell là biên tập chính, đó là ấn bản đầy đủ 21 (1996); Đồng thời ấn hành Dewey for window trên đĩa CD-ROM

- 2000: Phát hành Web Dewey trên mạng internet

- 2003: Xuất bản lần 22 có bổ sung nhiều kiến thức mới về khoa học xã hội, khoa học tự nhiên, tình hình chính trị của Mỹ và các nước tư bản với ấn bản rút gọn tương ứng là DDC 14 xuất bản năm 2004

900 Địa lý Lịch sử và các ngành có liên quan

Ngoài ra hệ thống DDC còn cung cấp 7 bảng trợ ký hiệu để kết hợp với bảng chính tạo ra ký hiệu đầy đủ phản ánh các ngành tri thức cùng các dấu hiệu khác Các bảng phụ trợ bao gồm:

Bảng 1 - Bảng tiểu phân mục chuẩn (kết hợp với tất các các lớp chính) Bảng 2 - Bảng trợ ký hiệu địa lý (có thể kết hợp với các cả lớp chính) Bảng 3 - Bảng phụ văn học (sử dụng cho lớp 800 – văn học và tu từ học) Bảng 4 - Bảng Tiểu phân mục cho từng ngôn ngữ (sử dụng cho lớp 400 – ngôn ngữ học)

Bảng 5 - Bảng phụ nhóm chủng tộc, dân tộc, quốc gia

Bảng 6 - Bảng phụ ngôn ngữ

Bảng 7 - Bảng phụ nhân vật

- Hệ thống bảng phụ của DDC rút gọn ấn bản 14: Bao gồm 4 bảng phụ:

+Bảng 1: Tiểu phân mục chung

Bảng tiểu phân mục chung không sử dụng ký hiệu độc lập mà dùng kết hợp với ký hiệu trong bảng chính và có dấu gạch ngang đứng trước con số 0

- 07 Giáo dục, nghiên cứu và các đề tài liên quan

- 08 Lịch sử và mô tả về các loại người

- 09 Lịch sử, địa lý, con người

Ví dụ:

327 Quan hệ quốc tế

327.09 Lịch sử quan hệ quốc tế

327.101 Triết học và lý thuyết quan hệ quốc tế

327.109 Lịch sử, địa lý, con người liên quan tới chính sách đối ngoại

+ Bảng 2: Các khu vực địa lý và con người

Bảng Các khu vực địa lý và con người thống kê toàn bộ địa danh khắp thế giới; Các bang, tỉnh, thành phố của một số quốc gia Ngoài ra, còn có ký hiệu cho các khu vực địa lý khái quát không gian, vùng miền địa lý (Nhiệt đới, sa mạc, nông thôn…)

Các lớp của bảng Các khu vực địa lý và con người:

- 1 Khu vực, vùng, địa điểm nói chung ; đại dương và biển

- 2 Con người

- 3 – 9 Châu lục, quốc gia, địa phương cụ thể ; thế giới ngoài trái đất

- 3 Thế giới cổ đại

- 4 – 9 Thế giới hiện đại ; thế giới ngoài trái đất

- 4 Châu Âu Tây Âu

- 5 Châu Á Phương Đông Viễn Đông

+Bảng 3: Bảng tiểu phân mục văn học

Chỉ sử dụng cho lớp 800 Văn học Các kí hiệu chính của bảng Tiểu phân mục văn học:

- 1 Thơ

Tiểu thuyết Việt Nam thời kì 1954 – 1975

895.922 Văn học Việt Nam

-3 Tiểu thuyết

34 Thời kỳ 1954 - 1975

 895.922334

+ Bảng 4: Bảng tiểu phân mục cho từng ngôn ngữ

Bảng Tiểu phân mục cho từng ngôn ngữ chỉ sử dụng cho lớp 400 Ngôn ngữ Các ký hiệu không bao giờ sử dụng độc lập mà sử dụng kết hợp với các

ký hiệu trong bảng chính Bảng 4 gồm các tiểu phân mục:

- 01 – 09 Tiểu phân mục chung

- 1 Hệ thống chữ viết, âm vị học, ngữ âm học của các dạng chuẩn ngôn ngữ

- 2 Từ nguyên học của dạng chuẩn ngôn ngữ

- 3 Từ điển dạng chuẩn ngôn ngữ

- 5 Ngữ pháp dạng chuẩn ngôn ngữ Cú pháp dạng chuẩn ngôn ngữ

- 7 Biến thể mang tính lịch sử và địa lý, biến thể hiện đại không mang tính địa lý

- 8 Cách sử dụng chuẩn của ngôn ngữ (Ngôn ngữ học quy chuẩn) ngôn ngữ học ứng dụng

Ví dụ:

469 Tiếng Bồ Đào Nha

- 81 Từ

 469.81 Cách phát âm tiếng Bồ Đào Nha

Ký hiệu từ Bảng 1 được ghép với Bảng 4 khi thích hợp

Ví dụ:

469 Tiếng Bồ Đào Nha (Bảng chính)

-5 Ngữ pháp (Bảng 4)

09 Lịch sử (Bảng 1)

 469.509 Lịch sử ngữ pháp tiếng Bồ Đào Nha

 Hệ thống dấu được sử dụng trong DDC rút gọn 14:

- Dấu chấm (.)

Ký hiệu chính của DDC có thể kéo dài từ trái sang phải thể hiện sự phân chia đẳng cấp của lĩnh vực tri thức Mỗi con số thể hiện một lĩnh vực tri thức chuyên sâu Sau 3 con số đầu có một dấu chấm gọi là dấu chấm thập phân, đây là dấu hiệu thể hiện tính đẳng cấp

Dấu chấm luôn được đặt giữa số thứ ba và số thứ tư khi một ký hiệu phân loại được mở rộng vượt quá 3 con số

- Dấu ngoặc vuông [ ]

Dấu ngoặc vuông được dùng cho các ký hiệu hiện tại không sử dụng nhưng đã từng có lịch sử khác nhau như trước đã có nay không dùng nữa hoặc

đã chuyển đến chỗ khác

- Dấu ngoặc đơn ( )

Dấu ngoặc đơn dùng cho các ký hiệu lựa chọn tùy theo yêu cầu của thư viện mà dùng một trong hai ký hiệu Tuy nhiên, DDC gợi ý không nên dùng

ký hiệu trong ngoặc đơn

Ví dụ:

Có hai ký hiệu:

(330.159) Chủ nghĩa xã hội và các trường phái liên quan

335 Chủ nghĩa xã hội và các hệ thống liên quan

391 Trang phục và diện mạo cá nhân

thời trang

822 Kịch Anh

Chỉ số tạo lập theo chỉ dẫn dưới 820.1 – 828 và ở đầu bảng 3 DDC còn có các chỉ dẫn, giải thích làm rõ các khái niệm thuộc các ký hiệu

Ví dụ:

302.23 Phương tiện truyền thông

Trong Khung DDC những môn loại căn bản được sắp xếp theo những ngành kiến thức hay bộ môn (hay ngành học) Trong bậc cao nhất của Khung

DDC, nó được phân chia ra làm mười môn loại chính, bao gồm tất cả tri thức của con người Mỗi một môn loại chính lại được phân chia thành mười phân

mục và mỗi phân mục lại chia thành những đoạn (có khi những số có trong

những phân mục và những đoạn chưa được dùng đến) Sau đây là ba bản Tóm Lược của Khung DDC

Bản Tóm Lược thứ nhất bao gồm mười môn loại chính Số vị (hay con

số (digit) đầu tiên có trong mỗi cụm số gồm ba số vị (con số) được biểu

hiện môn loại chính Thí dụ, 500 [số 5 trong ba số vị (con số) 500] biểu hiện ngành khoa học tự nhiên và toán học

Bản Tóm Lược thứ hai bao gồm một trăm phân mục Số vị (con số) thứ

hai của cụm số có ba số vị (con số) được thể hiện cho phân mục Thí dụ, 500

[số 0 đứng hàng thứ hai sát ngay số vị (con số) 5 trong ba số vị (con số) 500]

được dùng cho những tác phẩm tổng quát về khoa học, 510 cho toán học, 520 cho thiên vănhọc, và 530 cho vật lý

Bản Tóm Lược thứ ba bao gồm một ngàn đoạn Số vị (con số) thứ ba của

cụm số có ba số vị (con số) được thể hiện cho đoạn Như vậy, 530 [số 0 đứng hàng thứ ba trong ba số vị (con số) 530] được dùng cho những tác phẩm tổng

quát về vật lý, 531 cho cơ học cổ điển, 532 cho cơ học chất lỏng, 533 cho cơ học khí

Số Ả Rập được dùng để tượng trưng cho mỗi môn loại của Khung DDC

Một dấu chấm thập phân được đặt ngay sau số vị (con số) thứ ba của số môn loại, tiếp theo sau là việc phân mục theo lối thập phân [phân chia theo mười]

để định đến mức đặc thù cần có của sự phân loại

Một đề mục [hay đề tài, môn loại] có thể xuất hiện trong nhiều ngành kiến thức Thí dụ, “y phục” có nhiều khía cạnh có thể cho vào nhiều ngành kiến thức Ảnh hưởng về khía cạnh tâm lý của “y phục” thuộc về số phân loại 155.95 như là một thành phần của ngành Tâm lý học; phong tục liên hệ đến

“y phục” lại được cho vào số 391 như là một thành phần của Phong tục; “y phục” trong nghĩa của thời trang lại được cho số 746.92 như là một thành phần của Mỹ thuật học

Hệ cấp theo ký hiệu (notational hierarchy) được biểu hiện bằng chiều dài

của ký hiệu Những số có trong bất cứ cấp bậc nào thường được coi là phụ

thuộc cho một loại mà ký hiệu được dùng có một số vị ngắn hơn; hay được

coi là đồng đẳng với một loại mà ký hiệu có cùng số vị như nhau; và được coi

là cao hơn đối với một loại mà ký hiệu số có một hay nhiều số vị dài hơn Những số vị được gạch dưới có trong những thí dụ dưới đây được biểu hiện cho hệ cấp theo ký hiệu:

600 Công nghệ (Khoa học ứng dụng)

630 Nông nghiệp và những công nghệ liên hệ

636 Nghề chăn nuôi gia súc

Đôi khi, một vài dấu hiệu khác cũng có thể được dùng để biểu hiện cho

hệ cấp một khi hệ cấp này không thể thực hiện được qua những ký hiệu Các mối liên hệ giữa những đề tài đã vi phạm quy tắc làm hệ cấp theo ký hiệu được chỉ rõ bằng những tiêu đề, những ghi chú và những tiểu dẫn đặc biệt

 Cách xây dựng các số phân loại:

Chỉ có một phần nhỏ của những số có thể được cấu tạo theo lối thập phân Dewey được in ra trong các bảng số phân loại Phân loại viên thường nhận ra rằng để có thể có được một số phân loại diễn tả chính xác nội dung của một tác phẩm, họ cần phải cấu tạo (tổng hợp) ra một số không có in sẵn trong các bảng phân loại Có bốn nguồn cung cấp ký hiệu từ đó các số có thể được tổng hợp là: (A) Bảng số 1 Tiểu Phân mục tiêu Chuẩn; (B) Các bảng 2-7; (C) Những phần khác của Bảng phân loại; và (D) Bảng thêm vào bảng số phân loại Những số được xây dựng này chỉ có thể bắt nguồn từ những chỉ dẫn có sẵn trong Bảng phân loại (trừ trường hợp thêm vào số phân loại tiêu chuẩn, nó có thể được thêm vào ở bất cứ nơi nào trong bảng phân loại trừ trường hợp có những chỉ dẫn trái ngược) Sự xây dựng số được bắt đầu bằng một số căn bản (luôn luôn được xác nhận tại nơi ghi những chỉ dẫn) để từ đó

số được thêm vào

1.2.2 Vai trò của khung phân loại DDC trong hoạt động thông tin - thư viện tại trường ĐHSPHN2

Trước năm 2007, các thư viện ở Việt Nam đã sử dụng nhiều khung phân loại khác nhau như BBK, bảng phân loại 19 lớp, UDC,… do đó gây khó khăn cho việc trao đổi nghiệp vụ và chia sẻ thông tin Mong muốn của nhiều thế hệ cán bộ thư viện Việt Nam là áp dụng thống nhất các chuẩn nghiệp vụ trong đó

có việc sử dụng chung một khung phân loại trong công tác phân loại tài liệu trong cả nước Để đáp ứng nguyện vọng ngày của đội ngũ những người làm công tác phân loại tại liệu tại các thư viện Việt Nam, ngày 7/5/2007, Bộ VH-

TT đã ban hành văn bản số 1598/BVHTT-TV về hướng dẫn việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trên phạm vi cả nước Ngày 23/7/2007 Vụ Thư viện ban hành công văn số 2667/BVHTT-TV về triển khai áp dụng DDC, MARC21, AACR2 trong các thư viện

Sự kiện này được xem như Việt Nam chính thức gia nhập WTO trong

lĩnh vực thư viện

Quan niệm sử dụng Bảng phân loại cũng như những tiêu chuẩn khác được thay đổi theo tiến trình phát triển ngành thông tin thư viện Trong giai đoạn quản lý tư liệu mỗi thư viện hoạt động đơn độc, quan niệm sử dụng bảng phân loại thật đơn giản là chỉ nhằm đáp ứng được yêu cầu của thư viện đó Khi xã hội hiện nay việc quản lý thông tin và quản lý tri thức, vấn đề liên thông thư viện trở nên vô cùng quan trọng, quan niệm chuẩn hóa phải thay đổi đó là chuẩn hóa trên phạm vi toàn quốc, toàn cầu Hiện nay Bảng phân loại DDC được sử rộng rãi ở nước ta Các trường Đại học ở phía Nam đã sử dụng bảng phân loại này rất sớm như: Trường Đại học Huế sử dụng năm

1975, trường Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, sử dụng năm

1995 Tháng 3 năm 2006 thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 bắt đầu

sử dụng bảng phân loại DDC trong việc biên mục phân loại tài liệu để chuẩn

hóa - hội nhập với các trường đại học trong và ngoài nước Điều này đặc biệt

có ý nghĩa cho thư viện trong việc xây dựng trang Web sau này và đây cũng

là điều kiện để có thể trao đổi, download các cơ sở dữ liệu, thư mục của thư viện khác trong nước và trên thế giới

Đối với tiếng Việt việc sử dụng bảng phân loại DDC sẽ giúp cán bộ thư viện có thể tìm kiếm ký hiệu phân loại từ các trang Web của thư viện các trường Đại học và Trung tâm Thông tin tư liệu lớn ở trong nước như:

+ Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội: http://www.lic.vnu.edu.vn

Đối với tài liệu ngoại văn sử dụng bảng phân loại DDC này giúp cán bộ thư viện có thể tìm kiếm các ký hiệu phân loại từ các trang Web của các Trung tâm Thông tin – Thư viện lớn trong nước và thế giới như:

+ Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia: http://www.vista.gov.vn

+ Thư viện Quốc hội Mỹ: http://www.loc.gov

+ Thư viện đại học Cambridge: http://www.lib.cam.ac.uk

Sách tiếng Anh những năm gần đây đã định sẵn phân loại trên các trang bìa của cuốn sách Như vậy, việc sử dụng Bảng phân loại DDC giúp cán bộ thư viện tìm ra ký hiệu phân loại chính xác, nhanh chóng và giúp bạn đọc không những tìm được tài liệu trực tiếp tại thư viện đó mà còn có thể tìm đợc tài liệu ở các thư viện khác trong và ngoài nước

Chương 2

THỰC TRẠNG VIỆC ÁP DỤNG KHUNG PHÂN LOẠI DDC

TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐHSPHN2

2.1 Công tác chuẩn bị áp dụng DDC tại thư viện trường ĐHSPHN2 Trong thời gian đầu mới thành lập cho đến năm 2005 thư viện ĐHSPHN2

đã sử dụng Bảng phân loại 19 lớp để thực hiện việc phân loại tài liệu trong thư viện Trong quá trình áp dụng, Bảng phân loại 19 lớp đã thể hiện những nhược điểm: Thông tin về các ngành khoa học mới, ít được cập nhật, nguồn tài liệu của thư viện gia tăng cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, cán bộ thư viện gặp nhiều khó khăn trong việc phân loại tài liệu Trong khi đó lượng tài liệu bổ sung ngày càng nhiều, nhu cầu thông tin của cán bộ và sinh viên trong trường ngày một lớn đã đặt ra yêu cầu cần lựa chọn một khung phân loại mới để phù hợp với xu hướng phục vụ theo mô hình mới, tổ chức hệ thống tìm kiếm tài liệu thông tin hiện đại, tự động hoá, đồng thời thúc đẩy sự phát triển của các dịch vụ thông tin thư viện của thư viện

Ngay từ những ngày đầu, ban lãnh đạo của thư viện cũng đã cử các đoàn công tác đi khảo sát thực tế các trường đã sử dụng khung phân loại DDC vào công tác phân loại tài liệu Từ đó thư viện đã quyết định thử nghiệm dùng khung phân loại DDC cho hệ thống kho tra cứu tài liệu mở tại các phòng phục

vụ bạn đọc

2.1.1 Công tác tư tưởng

Trên cơ sở nhận thức sâu sắc về giá trị khoa học và thực tiễn của DDC, sau khi có bản rút gọn lần thứ 14, thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 chính thức quyết định nghiên cứu để tiến đến áp dụng DDC trong thư viện của mình Xác định được tầm quan trọng của việc chuyển đổi sang khung phân loại DDC, thư viện đã tiến hành triển khai từng bước từ công tác tuyên

truyền cho tới chiến lược áp dụng DDC vào hệ thống phân loại của thư viện Đây cũng là một công việc khó khăn bởi thay đổi khung phân loại cũ (Bảng phân loại 19 lớp) sau một quá trình dài sử dụng bằng một khung phân loại mới (DDC) tức là thay đổi quan niệm phân loại mới, nó làm cho nhiều cán bộ thư viện, đặc biệt là cán bộ thư viện lâu năm trong nghề thực sự băn khoăn khi phải từ bỏ các chuẩn nghiệp vụ mà mình đã dày công học hỏi để đi theo cái khác

Để làm tốt công tác tư tưởng, nhà trường, ban chủ nhiệm thư viện đã tổ chức nhiều cuộc họp bàn về áp dụng khung phân loại DDC của thư viện trường ĐHSPHN2, phân tích thuận lợi, khó khăn và xác định quyết tâm tiến hành phân loại tài liệu theo khung phân loại DDC

Cuối cùng, tháng 3 năm 2006 thư viện trường ĐHSPHN2 quyết định bắt đầu sử dụng bảng phân loại DDC trong việc biên mục phân loại tài liệu

2.1.2 Cử cán bộ tham gia lớp tập huấn về DDC

Thư viện trường ĐHSPHN2 là một trong những đơn vị mạnh dạn áp dụng bảng phân loại DDC vào việc phân loại tài liệu tương đối sớm và đã chuyển đổi sang hình thức phục vụ kho mở Ban chủ nhiệm thư viện đã xác định đây

là nghiệp vụ trọng tâm, nên đã có kế hoạch chuẩn bị công phu về nhân lực và các điều kiện cần thiết để tập trung chuyển đổi trong thời gian ngắn nhất Quá trình triển khai được chia thành những giai đoạn cụ thể như sau:

- Giai đoạn 1: Chuẩn bị về nhân lực và các cơ sở vật chất, các kĩ thuật nghiệp vụ cơ bản

Cử các cán bộ tham gia các đợt tập huấn sử dụng DDC 14, học hỏi kinh nghiệm tại Thư viện Quốc gia, Hội liên hiệp Thư viện, Trung tâm Thông tin – Thư viện và một số thư viện đã sử dụng và có kinh nghiệm trong việc áp dụng DDC Tập huấn được chia làm 3 đợt cụ thể như sau: