TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH TRẦN THỊ CẨM TIÊN HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH KẾ TOÁN MÃ NGÀNH 52340301 Cần Thơ, 2014 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH TRẦN THỊ CẨM TIÊN MSSV 4114172 HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH KẾ TOÁN MÃ NGÀNH 52340301 GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN LÊ PHƯỚC HƯƠNG Cần Thơ, 2014 LỜI CẢM TẠ Trong những năm học tại trường Đại Học Cần Thơ bên cạnh sự nổ lực của bản thân, em đã nhận được sự giúp đỡ và hướng dẫn tận tình của quý thầy cô, nhất là thầy cô Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh đã truyền đạt cho em những kiến thức vô cùng quý báu. Và trong ba tháng thực tập, tìm hiểu tại công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ với sự chỉ bảo nhiệt tình của quý công ty đã giúp em hoàn thành tốt luận văn tốt nghiệp của mình. Em xin chân thành cảm ơn Ban Giám Đốc đã nhận em vào công ty thực tập. Cảm ơn tất cả các anh chị trong công ty đã tạo những thuận lợi cho em trong suốt thời gian thực tập vừa qua. Đặc biệt các chị trong phòng Kinh doanh và phòng Kế Toán đã nhiệt tình hướng dẫn, giải đáp những thắc mắc, truyền đạt cho em những kiến thưc thực tế bổ ích cho em hoàn thiện đề tài luận văn của mình. Em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh trường Đại học Cần Thơ. Em xin chân thành cảm ơn cô Lê Phước Hương đã tận tình hướng dẫn cho em hoàn thành tốt đề tài này. Em xin chúc quý thầy cô trong khoa Kinh tế - QTKD; Ban giám đốc cùng các anh chị trong công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ dồi dào sức khỏe và công tác tốt. Cần Thơ, ngày…..tháng….năm 2014 Người thực hiện Trần Thị Cẩm Tiên i LỜI CAM ĐOAN Em tên Trần Thị Cẩm Tiên cam đoan rằng đề tài này là do chính em thực hiện và các số liệu thu thập và kết quả phân tích trong đề tài là trung thực, được cung cấp từ phòng Kế Toán - Công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ. Đề tài này không trùng với bất cứ đề tài nghiên cứu khoa học nào. Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm với nội dung của đề tài này. Cần Thơ, ngày……tháng……năm 2014 Sinh viên thực hiện Trần Thị Cẩm Tiên ii NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP …………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… Cần Thơ, ngày……tháng……năm 2014 GIÁM ĐỐC (Ký tên, đóng dấu) iii NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… Cần Thơ, Ngày……tháng……năm 2014 GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN TS. Lê Phước Hương iv NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… Cần Thơ, ngày……tháng……năm 2014 Người nhận xét (Ký, ghi họ tên) v MỤC LỤC Trang MỤC LỤC ........................................................................................................ vi DANH SÁCH HÌNH ........................................................................................ ix DANH SÁCH BẢNG ........................................................................................ x DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT .................................................................. xi CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU ................................................................................. 1 1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI ............................................................................... 1 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ........................................................................ 2 1.2.1 Mục tiêu chung ......................................................................................... 2 1.2.2 Mục tiêu cụ thể ......................................................................................... 2 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU ........................................................................... 2 1.3.1 Phạm vi về thời gian ................................................................................. 2 1.3.2 Phạm vi về không gian ............................................................................. 2 1.3.3 Đối tượng nghiên cứu ............................................................................... 2 CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .......... 3 2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN ....................................................................................... 3 2.1.1 Hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán .................................... 3 2.1.2 Chu trình doanh thu và chu trình chi phí .................................................. 6 2.1.3 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán ....................................................... 6 2.1.4 Công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán (lưu đồ) ................................ 13 2.2 LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU .......................................................................... 16 2.3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ............................................................. 16 2.3.1 Phương pháp thu thập số liệu.................................................................. 16 2.3.2 Phương pháp phân tích số liệu ................................................................ 16 CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY BẢO HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ ............................................................................................ 17 3.1 GIỚI THIỆU CHUNG ............................................................................... 17 3.2 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN ........................................... 17 3.3 SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY BẢO HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ ............ 18 3.4 CƠ CẤU TỔ CHỨC .................................................................................. 18 3.4.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý .............................................................. 18 vi 3.4.2 Chức năng, nhiệm vụ .............................................................................. 18 3.5 CÁC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH ........................................................ 19 3.5.1 Bảo hiểm gốc .......................................................................................... 19 3.5.2 Nhận, nhượng tái bảo hiểm ..................................................................... 20 3.5.3 Giám định tổn thất .................................................................................. 20 3.5.4 Đầu tư tài chính và đầu tư khác .............................................................. 20 3.6 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN .............................................................. 20 3.6.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ................................................................. 21 3.6.2 Nhiệm vụ, quyền hạn .............................................................................. 21 3.7 CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN .................................. 24 3.7.1 Chế độ kế toán áp dụng tại công ty......................................................... 24 3.7.2 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty .................................................... 24 3.8 SƠ LƯỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH ............................ 26 3.9 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN ...... 29 3.9.1 Thuận lợi ................................................................................................. 29 3.9.2 Khó khăn ................................................................................................. 29 3.9.3 Phương hướng phát triển trong thời gian sắp tới .................................... 30 CHƯƠNG 4 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ ....................................................... 31 4.1 TÌM HIỂU VỀ PHẦN MỀM CeAC .......................................................... 31 4.2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ ....................................................................... 32 4.2.1 Phân tích chu trình doanh thu tại công ty ............................................... 32 4.2.2 Phân tích chu trình chi phí ...................................................................... 55 4.2.3 Báo cáo trong chu trình doanh thu, chu trình chi phí ............................. 67 CHƯƠNG 5 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ ....................... 75 5.1 NHẬN XÉT CHUNG ................................................................................ 75 5.1.1 Ưu điểm .................................................................................................. 75 5.1.2 Nhược điểm ............................................................................................ 75 5.2 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN .......................................................................................................................... 77 5.2.1 Đối với công tác tổ chức chứng từ: ........................................................ 77 vii 5.2.2 Đối với công tác tổ chức quá trình xử lý nghiệp vụ ............................... 78 5.2.3 Đối với công tác tổ chức bộ máy ............................................................ 78 5.2.4 Đối với công tác tổ chức hệ thống báo cáo............................................. 79 5.2.5 Đối với công tác tổ chức kiểm tra, kiểm soát ......................................... 79 CHƯƠNG 6 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .................................................... 81 6.1 KẾT LUẬN................................................................................................ 81 6.2 KIẾN NGHỊ ............................................................................................... 81 6.2.1 Đối với công ty ....................................................................................... 81 6.2.2 Đối với nhà nước .................................................................................... 82 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................... 83 PHỤ LỤC ........................................................................................................ 84 PHỤ LỤC 01 – GIẤY CHÀO PHÍ.................................................................. 84 PHỤ LỤC 02 GIẤY YÊU CẦU BẢO HIỂM ................................................. 85 PHỤ LỤC 03 - HỢP ĐỒNG BẢO HIỂM ....................................................... 86 PHỤ LỤC 04 – HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG ......................................... 88 PHỤ LỤC 05 – PHIẾU THU .......................................................................... 89 PHỤ LỤC 06 – ĐƠN ĐỀ NGHỊ ..................................................................... 90 PHỤ LỤC 08 – BIÊN BẢN NGHIỆM THU .................................................. 92 PHỤ LỤC 09 – BIÊN BẢN GIÁM ĐỊNH THIỆT HẠI ................................. 93 PHỤ LỤC 10 – BIÊN BẢN XÁC MINH HIỆN TRƯỜNG ........................... 94 PHỤ LỤC 11 – BÁO CÁO GIÁM ĐỊNH TAI NẠN XE CƠ GIỚI ............... 95 PHỤ LỤC 12 – PHIẾU YÊU CẦU SỬA CHỮA ........................................... 97 PHỤ LỤC 13 – BẢNG BÁO GIÁ .................................................................. 98 PHỤ LỤC 17 - PHIẾU CHI .......................................................................... 102 PHỤ LỤC 18 – PHIẾU THANH TOÁN ...................................................... 103 viii DANH SÁCH HÌNH Trang Hình 2.1 Sơ đồ quy trình xử lý dữ liệu của hệ thống thông tin ........................ 3 Hình 2.2 Sơ đồ quy trình hoạt động của hệ thống thông tin ............................. 4 Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty ............................................ 18 Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán .......................................................... 21 Hình 3.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung .......................................................................................................................... 25 Hình 4.1a Lưu đồ hoạt động chấp nhận yêu cầu của khách hàng ................... 33 Hình 4.1b Lưu đồ hoạt động chấp nhận yêu cầu của khách hàng ................... 34 Hình 4.2 Lưu đồ hoạt động giao giấy chứng nhận, lập hóa đơn và theo dõi khách hàng ....................................................................................................... 36 Hình 4.3 Lưu đồ hoạt động nhận tiền thanh toán của khách hàng ................. 38 Hình 4.4 Mối quan hệ các tập tin trong chu trình doanh thu .......................... 39 Hình 4.5 Màn hình mô tả các thông tin hợp đồng bảo hiểm xe cơ giớ .......... 50 Hình 4.6 Màn hình mô tả thông tin giấy chứng nhận bảo hiểm xe cơ giới ... 50 Hình 4.7 Sơ đồ mô tả quy trình xử lý bồi thường bảo hiểm vật chất xe ........ 56 Hình 4.8a Lưu đồ mô tả quá trình tiếp nhận yêu cầu xử lý bồi thường ........... 56 Hình 4.8b Lưu đồ mô tả quá trình tiếp nhận yêu cầu xử lý bồi thường .......... 57 Hình 4.9 Lưu đồ giám định tổn thất ............................................................... 58 Hình 4.10 Lưu đồ quá trình bồi thường hợp đồng bảo hiểm xe cơ giới .......... 59 Hình 4.11 Lưu đồ thanh toán bồi thường hợp đồng bảo hiểm xe cơ giới ....... 61 Hình 4.12 Mối quan hệ các tập tin trong chu trình chi phí .............................. 62 Hình 4.13 Màn hình hồ sơ bồi thường đã được duyệt ..................................... 65 Hình 4.14 Màn hình thanh toán bồi thường ..................................................... 65 Hình 4.15 Doanh thu, chi phí của các phòng 6 tháng đầu năm 2014 .............. 72 Hình 4.16 Chi phí các phòng 6 tháng 2014 ..................................................... 73 Hình 4.17 Lợi nhuận các phòng 6 tháng 2014 ................................................. 73 ix DANH SÁCH BẢNG Trang Bảng 2.1 Bảng phân biệt hệ thống thủ công và hệ thống xử lý bằng máy ........ 7 Bảng 3.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm 2011 2013 ................................................................................................................. 27 Bảng 3.2 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong 6 tháng đầu năm 2014 ................................................................................................................. 28 Bảng 4.1 Bảng số liệu mô tả tập tin khách hàng ............................................. 40 Bảng 4.2 Bảng số liệu mô tả tập tin chào phí .................................................. 41 Bảng 4.3 Bảng số liệu mô tả tập tin hợp đồng bảo hiểm ................................. 42 Bảng 4.4 Bảng số liệu mô tả tập tin danh sách xe ........................................... 44 Bảng 4.5 Bảng số liệu mô tả tập tin Giấy chứng nhận .................................... 46 Bảng 4.6 Bảng mô tả số liệu tập tin hóa đơn ................................................... 47 Bảng 4.7 Bảng mô tả số liệu tập tin thanh toán ............................................... 49 Bảng 4.9 Bảng các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu ................ 54 Bảng 4.10 Bảng số liệu mô tả tập tin hồ sơ bồi thường................................... 63 Bảng 4.11 Bảng số liệu mô tả tập tin thanh toán ............................................. 64 Bảng 4.12 Bảng số liệu mô tả doanh thu, chi phí, lợi nhuận của các phòng trong công ty 6 tháng đầu năm 2014 ............................................................... 71 Bảng 5.1 Tổng hợp tình hình hoạt động bảo hiểm của công ty qua …. năm .. 80 x DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT HTTTKT Hệ thống thông tin kế toán HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội bộ TSCĐ Tài sản cố định XNK Xuất nhập khẩu GTGT Giá trị gia tăng KCN Khu công nghiệp CTYCP Công ty cổ phần TMDV Thương mại dịch vụ DNTN Doanh nghiệp tư nhân TNHH Trách nhiệm hữu hạn TN và BB Trách nhiệm và bắt buộc PNV1 Phòng nghiệp vụ 1 PNV2 Phòng nghiệp vụ 2 PNV3 Phòng nghiệp vụ 3 PHG Phòng Hậu Giang PVL Phòng Vĩnh Long PST Phòng Sóc Trăng PBL Phòng Bạc Liêu PKG Phòng Kiên Giang xi CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU 1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Hội nhập vào nền kinh tế thế giới đã mở ra một bước ngoặc mới cho nền kinh tế Việt Nam. Cơ hội đầu tư, được đầu tư, mở rộng thị trường cả trong và ngoài khu vực. Song bên cạnh đó, để có thể thực hiện những điều này các doanh nghiệp Việt Nam không những phải đối mặt với các doanh nghiệp trong nước mà còn phải chịu sự cạnh tranh gay gắt, khốc liệt với các doanh nghiệp ngoài nước cả về mặt vốn lẫn năng lực quản trị điều hành và công nghệ thông tin. Và lúc này các doanh nghiệp Việt Nam phải cạnh tranh với những đối thủ vượt trội hơn về mọi mặt trên cả thị trường Việt Nam. Trước nguy cơ bị thu hẹp thị phần, bị thâu tóm cạnh tranh đòi hỏi các doanh nghiệp Việt Nam phải cải cách đổi mới toàn diện, để nâng cao năng lực cạnh tranh để có thể đứng vững và phát triển an toàn trong nền kinh tế hội nhập quốc tế. Và một bộ phận không thể thiếu dù là quy mô như thế nào chăng nữa đó là kế toán, kế toán cung cấp các thông tin cho nhà nước để điều hành vĩ mô nền kinh tế. Và thông tin kế toán là rất cần thiết cho nhà quản trị đề ra các quyết định, chiến lược kinh doanh. Do đó, nếu thông tin kế toán sai lệch sẽ dẫn đến các quyết định của nhà quản trị không phù hợp, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng khó khăn. Do vậy, một bộ máy kế toán mạnh, sổ sách kế toán rõ ràng, phân tích thấu đáo sẽ giúp cho người điều hành đưa ra các quyết định kinh doanh đạt hiệu quả. Chính vì thế, một trong những yêu cầu cấp bách nhất trong công cuộc đổi mới là phải nâng cao chất lượng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống thông tin kế toán để bộ máy kế toán ngày càng hoàn thiện góp phần phát triển hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. Để đạt được mục tiêu chung của đất nước, công ty Bảo hiểm Bảo Long đã và đang phấn đấu để nâng cao hiệu quả hoạt động nhằm đáp ứng yêu cầu của đất nước, của ngành bảo hiểm Việt Nam. Vì thế doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống thông tin chặt chẽ nhằm đảm bảo việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, chính xác và đúng theo quy định của bộ tài chính; đảm bảo việc lập báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan; đảm bảo tài sản không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích; ngăn chặn, phát hiện các rủi ro, sai phạm trong hoạt động kinh doanh của công ty. Trên cơ sở đó, em chọn đề tài “Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty Bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ” để nghiên cứu nhằm biết được tầm 1 quan trọng của hệ thống thông tin kế toán trong công ty, đồng thời tìm ra những giải pháp hoàn thiện hơn hệ thống thông tin của đơn vị. 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1 Mục tiêu chung Phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại công ty Bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ; trong quá trình thu thập, xử lý, lưu trữ và kiểm soát thông tin kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của đơn vị, từ đó đề ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. 1.2.2 Mục tiêu cụ thể - Phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại công ty Bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ. - Phân tích, đánh giá quá trình luân chuyển, xử lý, lưu trữ và kiểm soát chứng từ, sổ sách và các báo cáo trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí của công ty. - Phân tích các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện tại công ty Bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ. - Đề xuất giải pháp hoàn thiện HTTTKT tại công ty. 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.3.1 Phạm vi về thời gian Đề tài được thực hiện từ ngày 11/08/2014 đến ngày 17/11/2014. Thời gian của số liệu thu thập: năm 2011, 2012, 2013 và 6 tháng đầu năm 2014 tại công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ. 1.3.2 Phạm vi về không gian Đề tài được thực hiện tại Công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ. 1.3.3 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống thông tin kế toán tại Công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ. 2 CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1.1 Hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán 2.1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin a. Khái niệm Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là hệ thống thu thập các dữ liệu đầu vào, xử lý, lưu trữ các dữ liệu để cung cấp thông tin hữu ích cho những người sử dụng có liên quan. Lưu trữ Dữ liệu đầu vào Xử lý Thông tin đầu ra Kiểm soát – phản hồi Nguồn: Bài giảng hệ thống thông tin kế toán 1 Hình 2.1 Sơ đồ quy trình xử lý dữ liệu của hệ thống thông tin b. Các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp - Hệ thống xử lý nghiệp vụ: + Hệ thống các nghiệp vụ cơ bản thường nhật trong hoạt động kinh doanh và cung cấp thông tin chi tiết về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. + Hoạt động ở cấp này là hoạt động có cấu trúc cao: các mục tiêu, nguồn lực, nhiệm vụ… có tiêu chuẩn xác định trước rõ ràng. - Hệ thống thông tin quản lý: Là hệ thống tổng hợp các thông tin của các hệ thống xử lý nghiệp vụ về các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp và các thông tin thu thập từ nguồn bên ngoài doanh nghiệp để cung cấp các thông tin ở mức độ tổng hợp hơn và phân tích hơn cho các nhà quản lý các cấp. Hệ thống thông tin quản lý thường bao gồm: + Hệ thống thông tin thị trường: cung cấp thông tin về thị trường tiêu thụ + Hệ thống thông tin sản xuất: cung cấp thông tin về sản xuất như hàng tồn kho, chi phí sản xuất, kỹ thuật, công nghệ sản xuất, vật liệu thay thế. 3 + Hệ thống thông tin tài chính: cung cấp thông tin về lĩnh vực tài chính như tình hình thanh toán, tỷ lệ lãi vay, cho vay… + Hệ thống thông tin nhân lực: cung cấp thông tin về nguồn và cách sử dụng nhân lực như về lương, thanh toán lương, thị trường nguồn nhân lực, xu hướng sử dụng nhân lực…. + Hệ thống thông tin kế toán: cung cấp thông tin xử lý nghiệp vụ tài chính và các thông tin liên quan tới việc phân tích lập kế hoạch. - Hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định: Là hệ thống tổng hợp thông tin từ hệ thống thông tin quản trị để cung cấp cho người quản lý một cái nhìn tổng thể, khái quát. Hệ thống này phục vụ cho việc lập kế hoạch chiến lược dài hạn hoặc cung cấp thông tin giải quyết vấn đề tổng hợp. Hệ thống hỗ trợ cho các cấp quản lý cấp chiến lược và cấp quản trị trung gian. 2.1.1.2 Hệ thống thông tin kế toán a. Khái niệm Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống thu thập, lưu trữ và xử lý các dữ liệu cần thiết của quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp các thông tin kế toán, tài chính hữu ích cho người sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp. Quyết định kinh tế Người sử dụng Hoạt động sản xuất kinh doanh Nghiệp vụ kinh tế Phân tích Phân tích Ghi chép Tổng hợp Lưu trữ Lập báo cáo (Nguồn: Hệ thống thông tin kế toán – Thiều Thị Tâm) Hình 2.2 Sơ đồ quy trình hoạt động của hệ thống thông tin 4 Tùy theo mục tiêu cung cấp thông tin phục vụ cho các tổ chức bên ngoài hay sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp, hệ thống thông tin kế toán bao gồm: - Hệ thống thông tin kế toán tài chính: hệ thống này cung cấp các thông tin tài chính cho bên ngoài doanh nghiệp. Các thông tin này được ghi nhận, xư lý theo các quy định, chế đô, các quy tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành. - Hệ thống thông tin kế toán quản trị: hệ thống này cung cấp các thông tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp để dư báo các sự kiện sắp xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng tài chính của chúng đối với doanh nghiệp cũng như quản trị thực hiện mục tiêu tài chính của đơn vị. b. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán Mục tiêu của kế toán là lập ra các báo cáo tài chính – phương tiện truyền đạt thông tin kế toán tài chính, trình bày kết quả kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp cho những người quan tâm đến nó, được lập theo định kỳ và theo quy định bắt buộc, gồm các báo cáo sau: ̶ Bảng cân đối kế toán. ̶ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. ̶ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. ̶ Thuyết minh báo cáo tài chính. Các thông tin kế toán cung cấp rất cần thiết đối với nhu cầu của nhiều đối tượng sử dụng trong việc ra quyết định. Những người ra quyết định, dù trong nội bộ hay ở bên ngoài doanh nghiệp, đều muốn ra các quyết định có nhiều khả năng nhất để hoàn thành các mục tiêu của họ bằng cách sử dụng thông tin kế toán. Người sử dụng thông tin kế toán có thể chia thành 3 nhóm: ̶ Người quản lý doanh nghiệp: sử dụng thông tin kế toán để lập các mục tiêu cho doanh nghiệp, đánh giá quá trình thực hiện mục tiêu đó và đề ra các quyết định điều chỉnh hoạt động của doanh nghiệp sao cho đạt hiệu quả cao nhất. ̶ Người có lợi ích trực tiếp từ hoạt động kinh doanh: quan tâm đến thông tin kế toán, đến hiệu quả hoạt động để quyết định đầu tư, phân chia lợi nhuận, quyết định cho vay, cung cấp vật tư hàng hóa…. ̶ Người có lợi ích gián tiếp từ hoạt động kinh doanh như: cơ quan thuế dựa vào số liệu kế toán để tính thuế, cơ quan chức năng của nhà nước cần các số liệu kế toán để tổng hợp cho ngành, cho nền kinh tế và trên cơ sở đó hoạch định các chính sách kinh tế. 5 2.1.2 Chu trình doanh thu và chu trình chi phí 2.1.2.1 Chu trình doanh thu Chu trình doanh thu (Revenue cycle) là một chu trình con của hệ thống thông tin kế toán; bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan tđến việc tạo doanh thu và thanh toán công nợ khách hàng. Có bốn hoạt động chính trong chu trình doanh thu: (1) Nhận đơn đặt hàng của khách hàng; (2) Giao hàng hóa hoặc thực hiện dịch vụ cho khách hàng; (3) Yêu cầu khách hàng thanh toán; (4) Nhận tiền thanh toán. Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay, các sự kiện kinh tế nói trên diễn ra trong thời gian ngắn, nên hệ thống thông tin ghi chép các nhgiệp vụ kế toán trong ít bút toán hơn. Trong trường hợp bán chịu hàng hóa hoặc dịch vụ, mỗi sự kiện kinh tế tạo ra một nghiệp vụ kế toán tại một thời điểm khác nhau. 2.1.2.2 Chu trình chi phí Chu trình chi phí bao gồm tất cả các hoạt động trong quá trình ghi nhận những nghiệp vụ phát sinh chi phí tại doanh nghiệp như: mua hàng hay đặt các dịch vụ từ nhà cung cấp. Có 4 sự kiện kinh tế được ghi chép và xử lý trong chu trình chi phí. Đó là: (1) Đặt hàng hay dịch vụ, (2) Nhận hàng hay dịch vụ yêu cấu, (3) Xác định nghĩa vụ thanh toán, (4) Thanh toán tiền. 2.1.3 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán 2.1.3.1 Kiểm soát nội bộ a. Khái niệm Kiểm soát nội bộ hay hệ thống kiểm soát nội bộ trong một tổ chức là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi các nhà quản lý vá các nhân viên của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau: ̶ Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả ̶ Thông tin đáng tin cậy ̶ Sự tuân thủ các luật lệ và quy định b. Các thành phần của một hệ thống kiểm soát nội bộ Theo COSO, hệ thống kiểm soát nội bộ được cấu thành do 5 bộ phận: ̶ Môi trường kiểm soát ̶ Đánh giá rủi ro ̶ Các hoạt động kiểm soát ̶ Thông tin và truyền thông ̶ Giám sát 6 c. Phân biệt hệ thống thủ công và hệ thống xử lý bằng máy Bảng 2.1 Bảng phân biệt hệ thống thủ công và hệ thống xử lý bằng máy Hệ thống thủ công Hệ thống xử lý bằng máy tính Dấu vết kiểm toán tồn tại lâu dài Dấu vết kiểm toán tồn tại trong một thời gian nhất định Thông tin, dữ liệu dễ dàng đọc bằng Thông tin, dữ liệu đa số phải đọc trên mắt máy Các sai sót dễ phát hiện trong quá Các sai sót khó phát hiện trong quá trình trình Rủi ro, gian lận, phá hủy thấp Rủi ro, gian lận, phá hủy cao Trách nhiệm cao cho kế toán viên Có thể làm giảm trách nhiệm cho kế toán viên Các thay đổi đơn giản và dễ dàng Khó có thể thay đổi Tính nhất quán thấp Tính nhất quán cao Báo cáo lập lâu hơn, ít thông tin Các báo cáo được lập nhanh chóng, quản trị kịp thời và đầy đủ các thông tin kể cả thông tin quản trị 2.1.3.2 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán a. Phân loại kiểm soát hệ thống - Phân loại kiểm soát theo mục tiêu + Kiểm soát ngăn chặn: đề phòng sai sót, gian lận trước khi các nghiệp vụ xảy ra. + Kiểm soát phát hiện: nhận ra sai sót, gian lận hoặc phát hiện các điều kiện dẫn đến sai sót, gian lận sau khi các nghiệp vụ đã xảy ra. + Kiểm soát sửa sai: là quá trình sữa chữa các sai sót, sữa chữa một sự yếu kém của một thủ tục kiểm soát bằng một thủ tục kiểm soát khác. - Phân loại kiểm soát theo phạm vi + Kiểm soát chung: Các chính sách, biện pháp thực hiện nhằm ngăn chặn và phát hiện sai sót và gian lận trong toàn bộ hệ thống thông tin kế toán là kiểm soát chung. Kiểm soát chung ảnh hưởng đến tất cả các chu trình kế toán và tất cả hệ thống ứng dụng trong mỗi chu trình kế toán. + Kiểm soát ứng dụng: Các chính sách, biện pháp thực hiện kiểm soát chỉ ảnh hưởng đến một hệ thống ứng dụng cụ thể. 7 b. Kiểm soát nội bộ trong môi trường xử lý bằng máy tính ̵ Đặc điểm xử lý trong môi trường xử lý bằng máy tính + Chứng từ sử dụng: thông thường các chứng từ chứng minh nghiệp vụ hoặc sự kiện kinh tế phải được lập bằng giấy tờ. Tuy nhiên trong hệ thống xử lý bằng máy rất nhiều trường hợp các dữ liệu được nhập trực tiếp và máy mà không cần chứng từ bằng giấy. + Các dấu vết nghiệp vụ không quan sát được bằng mắt. Trong nhiều hệ thống máy tính, toàn bộ các dấu vết kiểm toán chỉ được lưu trữ trong một thời gian ngắn hoặc dưới những định dạng chỉ có thể đọc được bởi máy tính. Do đó, khi một hệ thống phức tạp xử lý một khối lượng lớn nghiệp vụ, các dấu vết kiểm toán sẽ không còn được lưu trữ đầy đủ. Điều này gây khó khăn cho người sử dụng trong việc kiểm tra, phát hiện kịp thời các sai sót, đặc biệt là những sai sót trong chương trình ứng dụng. + Thông tin có thể không quan sát được bằng mắt: trong môi trường tin học hóa, các tập tin và sổ kế toán được thể hiện trong hình thức máy có thể đọc được. Vì vậy, nếu thiếu máy tính thì không thể đọc được các thông tin này. Ngoài ra, các kết xuất có thể không được in ra hoặc nếu in ra thì được in ra dưới dạng rút gọn. Chính vì vậy, kết xuất có thể khó quan sát bằng mắt. + Xét duyệt và thực hiện nghiệp vụ: trong hệ thống máy tính, một số nghiệp vụ có thể được thực hiện tự động và không lưu lại sự phê duyệt trên chứng từ. Trong trường hợp này cần hiểu rằng người quản lý đã ngầm định sự phê duyệt của mình ngay khi chấp nhận thiết kế của chương trình. + Cập nhật một lần, ảnh hưởng đến nhiều tập tin và xử lý tự động theo chương trình. + Các thủ tục kiểm soát được lập trình. ̶ Đánh giá rủi ro trong môi trường xử lý bằng máy tính Có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra trong môi trường kế toán xử lý bằng máy. Để dễ dàng khi đánh giá và xây dựng các thủ tục kiểm soát, nên phân các rủi ro thành các loại sau: + Rủi ro trong kinh doanh + Rủi ro trong xử lý thông tin: đầu vào, xử lý, kết quả. + Rủi ro liên quan đến hệ thống ̶ c. Kiểm soát chung trong môi trường xử lý bằng máy tính Phân chia trách nhiệm trong các chức năng của hệ thống Phân chia rõ ràng giữa các chức năng 8 + Phân tích hệ thống + Lập trình + Vận hành máy tính + Người dùng hệ thống + Quản lý thư viện dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán + Kiểm soát dữ liệu ̶ Kiểm soát dự án phát triển hệ thống + Lập kế hoạch chủ đạo chiến lược + Lập kế hoach phát triển dự án + Lịch trình xử lý dữ liệu + Quy định trách nhiệm + Đánh giá thực hiện dự án định kỳ + Đánh giá việc thực hiện chuyển đổi ̶ Kiểm soát thâm nhập về mặt vật lý + Máy tính cần được đặt trong các phòng được khóa, bảo vệ, giám sát việc sử dụng, và chỉ có người nào có trách nhiệm, được cấp quyền mới được sử dụng. + Cần có thiết bị giám sát và cảnh báo + Huấn luyện cho người sử dụng cách sử dụng, vận hành, cách phòng chống virut máy tính. + Sử dụng các phần mềm, các giải pháp bảo mật, an ninh mạng máy tính. + Tăng cường hoạt động giám sát việc sử dụng máy tính. + Để phát hiện các lỗ hỏng bảo mật của hệ thống cần có sự tư vấn của chuyên gia máy tính, chuyên gia mạng. + Thực hiện việc mã hóa dữ liệu. ̶ Kiểm soát truy cập hệ thống Phân quyền trách nhiệm: phân quyền cho người dung có quyền truy cập hệ thống. Việc phân quyền được thực hiện bằng cách xác định tên người dung, hệ thống nào được quyền truy cập, chức năng của người dung, giới hạn quyền truy cập dữ liệu, phương pháp nhận dạng. Phương pháp nhận dnagj bao gồm: sử dụng mật khẩu, nhận dạng sinh học, sử dụng thẻ từ cá nhân. ̶ Kiểm soát lưu trữ dữ liệu + Kiểm soát lưu trữ dữ liệu 9  Đảm bảo an toàn vật lý cho các đĩa cứng, đĩa mềm, đĩa CD không bị cháy.  Dán nhãn, đặt tên đĩa  Phân loại và sắp xếp theo một tiêu thức nhất định  Hủy bỏ các thiết bị lưu trữ bị hư nhằm hạn chế khả năng bị lộ bí mật  Bảo quản ở nơi an toàn bên ngoài doanh nghiệp ̶ + Kiểm soát sao lưu dự phòng: sao lưu dự phòng nhằm hạn chế dữ liệu bị mất mát do những nguyên nhân khách quan và chủ quan. Vì vậy, ban giám đốc cần ban hành văn bản và thực hiện các chính sách và biện pháp kiểm soát lưu trữ dữ liệu. Trong đó, quy định phương pháp, thời gian sao lưu, quy trình sao lưu, phục hồi dữ liệu, cũng như trách nhiệm của các cá nhân thực hiện việc sao lưu, bảo trì, phục hồi dữ liệu. Kiểm soát truyền tải dữ liệu + Mã hóa dữ liệu + Kiểm tra đường truyền ̶ + Kiểm tra chẵn lẻ Chuẩn bị tài liệu hệ thống + -Chuẩn hóa, phân loại tài liệu quản trị, tài liệu ứng dụng, tài liệu vận hành hệ thống + Tài liệu quản trị: mô tả thủ tục, quy định của quá trình xử lý dữ liệu, các thủ tục và quyền truy cập hệ thống, những tài liệu tạo ra trong quá trình phát triển hệ thống: tài liệu của giai đoạn thiết kế và phân tích hệ thống. + Tài liệu ứng dụng: bao gồm cẩm nang sử dụng chương trình phần mềm mà doanh nghiệp đang sử dụng. Trong đó sẽ trình bày nhập liệu, tập tin dữ liệu, các bước xử lý, kết xuất và các hướng dẫn sửa lỗi. ̶ + Tài liệu vận hành hệ thống: các tài liệu trình bày về yêu cầu cấu hình phần cứng, danh sách và mô tả tất cả các tập tin chương trình, tập tin dữ liệu, các lưu ý về nguy cơ dẫn đến lỗi chương trình, các hướng dẫn khắc phục các thiệt hại nếu có sự cố xảy ra. Giảm thiểu thời gian chết của hệ thống + Kiểm tra, thay thế các thiết bị đã hết hạn sử dụng, sắp hư ̶ + Sử dụng UPS Dấu vết kiểm toán 10 + Hạn chế việc chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp, đặc biệt các số liệu kế toán đã chuyển sổ cái + Tuyệt đối không được xóa hay chỉnh sửa dữ liệu sau khi đã cập nhật vào các tập tin có liên quan, sau khi ra lệnh khóa sổ kế toán. Trong trường hợp này hướng giải quyết là các bút toán ghi bổ sung, ghi số âm và lập chứng từ sửa sổ như trong trường hợp kế toán thủ công. ̶ Các kế hoạch phục hồi sau thiệt hại + Lập kế hoạch dự phòng + Huấn luyện nhân viên + Mua bảo hiểm tài sản cho hệ thống và trung tâm dữ liệu + Tạo vị trí xử lý dự phòng + Xác định các hệ thống ứng dụng quan trọng – ưu tiên kiểm soát và khôi phục trước + Phân chia trách nhiệm thực hiện kế hoạch dự phòng và khôi phục trung tâm dữ liệu d. Kiểm soát ứng dụng trong hệ thống kế toán bằng máy tính - Kiểm soát nhập liệu: + Kiểm soát nguồn dữ liệu: đánh số trước các chứng từ, sử dụng các chứng từ luân chuyển được tạo ra bên trong hệ thống + Kiểm tra quá trình nhập liệu:  Kiểm tra tính tuần tự khi nhập liệu: để nhập liệu đầy đủ và nhanh chóng, dữ liệu phải được nhập theo một thứ tự nhất định. Hệ thống sẽ báo lỗi hay có thông báo nhắc nhở nếu người dùng nhập không theo đúng thứ tự định sẵn.  Kiểm tra vùng dữ liệu: dữ liệu được nhập sẽ được sử dụng cho nhiều chức năng tìm kiếm hay tính toán. Hệ thống phải đảm bảo dữ liệu nhập phải theo đúng loại đã khai báo.  Kiểm tra dấu: một số dữ liệu phải luôn luôn là số âm hay số dương.  Kiểm tra tính hợp lý: khi nhập các nghiệp vụ, số của chứng từ, mã số quản lý của các đối tượng hay ngày nhập liệu….  Kiểm tra tính có thực của nghiệp vụ: nhằm xác nhận các đối tượng tham gia vào nghiệp vụ là có thực, phát hiện các dữ liệu sai được nhập vào hệ thống. 11  Kiểm tra giới hạn: đảm bảo tính hợp lý và hạn chế các gian lận khi nhập liệu, hệ thống phải kiểm tra giới hạn của dữ liệu nhập.  Kiểm tra tính đầy đủ: đảm bảo tất cả các thông tin quan trọng trên một mẫu tin đều được nhập vào, không có vùng quan trọng nào được để trống.  Kiểm tra việc nhập trùng dữ liệu: để nhập nhanh chóng và chính xác, các dữ liệu trùng lắp không cần nhập vào hệ thống.  Kiểm tra dung lượng vùng nhập: một ô nhập liệu có độ dài 8 ký tự.  Kiểm tra số tổng kiểm soát: nhằm kiểm tra tính chính xác của việc nhập liệu. Có các hình thức tổng kiểm soát sau: kiểm soát tổng số lô, kiểm soát tổng số chứng từ hay tổng số mẫu tin, kiểm soát tổng số tài chính, tổng cộng Hash.  Sử dụng các giá trị mặc định và tạo số tự động: sử dụng các giá trị mặc định trong trường hợp nhập các nghiệp vụ có cùng nội dung kinh tế hay cùng thời điểm nhập liệu.  Thông báo lỗi đầy đủ và hướng dẫn sửa lỗi: cung cấp đày đủ các thông báo lỗi và hướng dẫn sửa lỗi. - Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và kiểm soát bảo trì tập tin + Kiểm soát sắp xếp theo trình tự: yêu cầu các mẫu tin trong tập tin dữ liệu nằm theo trình tự. + Kiểm soát từng bước xử lý: sử dụng số tổng kiểm soát để phát hiện bị thiếu hay thừa. + Nhận biết tập tin một cách hữu hình: đá nhãn trên đĩa, đặt tên nhãn bên trong mà máy vi tính có thể đọc được. + Các kiểm soát được lập trìnhtự động kiểm tra hoạt động xử lý. - Kiểm soát thông tin đầu ra: đảm bảo sự chính xác của việc xử lý dữ liệu. + Kiểm tra bằng mắt tính logic, hợp lệ của dữ liệu: xem xét các kết xuất nhằm đảm bảo nội dung thông tin cung cấp và hình thức phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin,đối chiếu giữa kết xuất và nhập dữ liệu thông qua các số tổng kiểm soát nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin. + Thiết lập quy trình chuyển và nhận báo cáo: quy định báo cáo đó do ai lập (hoặc ai in) sau đó chuyển báo cáo đó cho những ai. 12 + Quy định hủy các dữ liệu, thông tin bí mật sau khi tạo ra kết xuất trên giấy, trên các bản in thử, các bản nháp…. Quy người sử dụng phải có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ và trung thực của thông tin sau khi nhận thông tin và báo cáo. 2.1.4 Công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán (lưu đồ) 2.1.4.1 Khái niệm lưu đồ Lưu đồ là các sơ đồ là các biểu tượng hay hình vẽ mô tả trình tự xử lý , trình tự vận hành của hệ thống. Lưu đồ là một trong những công cụ thường dung trong quá trình phát triển hệ thống. Lưu đồ mô tả hệ thống bằng hình vẽ các quá trình xử lý dữ liệu (các hoạt động, đầu váo, đầu ra, lưu trữ) và các hoạt động chức năng như bán, mua, nhập, xuất. Lưu đồ còn thể hiện được người thực hiện, các hoạt động, trình tự luân chuyển chứng từ. Ngoài ra, lưu đồ sử dụng trong phân tích kiểm soát của hệ thống. 2.1.4.2 Phân loại a. Lưu đồ hệ thống: mô tả quá trình sử lý của hệ thống, tập trung mô tả tiến trình xử lý hơn là mô tả công việc và chức năng của mỗi phân hệ trong hệ thống. Lưu đồ mô tả trình tự xử lý dữ liệu, cách thức xử lý, cách thức lưu trữ trong hoạt động xử lý của máy tính. Lưu đồ hệ thống nhấn mạnh tới xử lý của hệ thống, không trình bày chi tiết cụ thể các liên kết của chứng từ. b. Lưu đồ chứng từ: Mô tả trình tự luân chuyển chứng từ, số liên chứng từ, người lập, người nhận chứng từ, nơi lưu trữ, tính chất lưu trữ… trong các hoạt động chức năng (bán, mua, nhập, xuất… ) Lưu đồ chứng từ trình bày chi tiết cụ thể các liên của chứng từ trong quá trình luân chuyển chứng từ. Sự kết hợp giữa lưu đồ chứng từ và lưu đồ hệ thống trong mô tả hệ thống sẽ thấy được các hoạt động hữu hình và vô hình trong hệ thống. c. Lưu đồ chương trình: mô tả quá trình xử lý của một chương trình, một hàm, một thủ tục trong một chương trình máy tính. 13 2.1.4.3 Các ký hiệu của lưu đồ a. Nhóm ký hiệu đầu vào Chứng từ Ký hiệu mô tả chứng từ hay báo cáo kế toán bằng giấy. Nhập liệu Ký hiệu mô tả việc đưa dữ liệu vào hệ thống bằng các thiết bị, bằng bàn phiếm, cần gạt, máy quét,… (Nhập chứng từ vào máy tính) Thẻ lưu trữ Đưa dữ liệu vào hệ thống bằng thẻ lưu trữ. b. Nhóm ký hiệu xử lý. Ký hiệu này mô tả hoạt động xử lý bằng máy tính.Ví dụ: Tính giá xuất hàng tồn kho, tính giá thành. Xử lý thủ công. Ví dụ: Lập phiếu thu, phiếu chi,…. Ký hiệu này mô tả hành động ra quyết định Ký hiệu này mô tả hành động chuẩn bị trước khi xử lý. c. Nhóm ký hiệu đầu ra Hiển thị Dữ liệu đầu vào, đầu ra Ký hiệu này mô tả thông tin được hiện thị bằng thiết bị video, máy tính, máy in chứ không in ra giấy. Ký hiệu mô tả dữ liệu được cung cấp cho quá trình xử lý (đầu vào), hoặc ghi nhận báo cáo thông tin đã được xử lý (đầu ra). Ví dụ: Muốn mô tả: ghi vào sổ cái thì biểu tượng này sẽ ghi chữ “Số cái”. 14 d. Nhóm ký hiệu lưu trữ. Ký hiệu mô tả lưu trữ bằng hệ thống máy tính có thể truy xuất trực tiếp không cần tuần tự. Ví dụ: đĩa từ, đĩa quang, băng từ,… Băng từ Ký hiệu này mô tả việc lưu trữ trong các hồ sơ bằng giấy tờ. thông thường các dữ liệu trong hồ sơ được lưu trũ theo một tiêu thức phân loại như ngày, số, tên dữ liệu. D: Phân loại theo ngày của hồ sơ hay dữ liệu N: Phân loại theo số của hồ sơ hay số thứ tự của dữ liệu. A: Phân loại theo tên của hồ sơ hay dữ liệu (theo thứ tự Alphabet). Ký hiệu mô tả lưu trữ bằng các phương tiện mà hệ thống máy có thể đọc ghi được như: băng từ, đĩa từ, đĩa quang. e. Nhóm ký hiệu kết nối Ký hiệu mô tả điểm nối. Điểm nối trong cùng một trang (A, B, C,…) Điểm nối sang trang sau (Số trang: 1, 2, 3) Ký hiệu mô tả hoạt động bắt đầu hay kết thúc. 15 2.2 LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU Trong quá trình thực hiện tôi có tham khảo luận văn tốt nghiệp: “Phân tích và đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn thành phố Vĩnh Long” của tác giả Lê Thị Như Hằng, sinh viên khoa Kinh Tế và Quản Trị Kinh Doanh Trường Đại Học Cần Thơ. Đề tài nêu lên những hoạt động của chu trình doanh thu, chu trình chi phí và mô tả bằng lưu đồ quá trình luân chuyển, kiểm soát, lưu trữ chứng từ, ngoài ra tác giả còn đưa ra các thủ tục kiểm soát và đánh giá tính hữu hiệu, hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán của ngân hàng. 2.3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.3.1 Phương pháp thu thập số liệu Số liệu được thu thập tại công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ trong 3 năm 2011 – 2013 và 6 tháng đầu năm 2014. Bên cạnh đó cũng có sử dụng một số bài báo và thông tin từ Internet phục vụ cho việc phân tích. 2.3.2 Phương pháp phân tích số liệu Mục tiêu 1: Để phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại công ty Bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ, trong bài đã sử dụng các phương pháp kế toán gồm: Phương pháp quan sát: quan sát quá trình hoạt động từ đó đưa ra các nhận xét sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty. Phương pháp thống kê mô tả: là các phương pháp liên quan đến việc thu thập số liệu, tóm tắt những thông tin thu thập được để trình bày một cách dễ hiểu thông qua bảng thống kê, sơ đồ. Mục tiêu 2: để có thể phân tích, đánh giá quá trình luân chuyển, xử lý, lưu trữ và kiểm soát chứng từ thì phải quan sát, phân tích quá tình luân chuyển chứng từ; ngoài ra, còn phải mô tả quá trình luân chuyển chứng từ thông qua lưu đồ chứng từ. Mục tiêu 3: Dựa vào kết quả phân tích được, nhận xét và đề ra một số ý kiến, giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện HTTTKT tại công ty. Ngoài ra còn phỏng vấn Ban lãnh đạo công ty, những người làm công tác kế toán; tham số một số quyển sách về chuyên ngành kế toán, bảo hiểm và một số văn bản quy định về chế độ tài chính hiện hành. 16 CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY BẢO HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ 3.1 GIỚI THIỆU CHUNG ̶ Tên gọi công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM BẢO LONG ̶ Tên giao dịch đối ngoại: Bao Long Isurance Corporation ̶ Tên giao dịch: Bảo hiểm Bảo Long ̶ Tên viết tắt: Bảo Long ̶ Địa chỉ: 185 Điện Biên Phủ, P. Đa Kao, Q.1, TP.HCM ̶ Điện thoại: 84 882 339 70 Fax: 84 882 289 67 ̶ Ngân hàng mở TK: Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam- CN. TP.HCM ̶ Số TK: 007 100 001 9027 ̶ Mã số thuế: 0301 458 065 ̶ Vốn điều lệ: 336.345.000.000 đồng (Ba trăm ba mươi sáu tỉ, ba trăm bốn mươi lăm triệu đồng). 3.2 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN Tổng công ty Cổ phần bảo hiểm Bảo Long (tiền thân là Công ty Cổ phần bảo hiểm Nhà Rồng) được thành lập và chính thức đi vào hoạt động kinh doanh bảo hiểm ngày 11/7/1995. Là công ty cổ phần đầu tiên hoạt động trên lĩnh vực bảo hiểm phi nhân thọ tại Việt Nam. Ngày 14/5/2012 Bộ Tài Chính cấp giấy phép điều chỉnh số 05/GPDDC16/KDBH chấp thuận việc đổi tên Công ty Cổ phần bảo hiểm Nhà Rồng thành Tổng công ty Cổ phần bảo hiểm Bảo Long (Bảo Long). Mạng lưới hoạt động của Bảo Long gồm 19 công ty thành viên và 01 văn phòng đại diện trực thuộc. Tổng công ty Cổ phần bảo hiểm Bảo Long hiện nay có các Cổ đông lớn là các doanh nghiệp có uy tín hoạt động trong các lĩnh vực ngân hàng, tài chính, bảo hiểm, dịch vụ như: Tập đoàn Bảo Việt, công ty Cổ phần Chứng khoán Rồng Việt, Ngân hàng TMCP Á Châu, Ngân hàng TMCP XNK, Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam, Công ty Cổ phần quản lý Quỹ đầu tư chúng khoán Việt Long, Ngân hàng TMCP Hàng hải Việt Nam, Ngân hàng TMCP Sài Gòn. 17 Trong những năm qua, Bảo Long đã tăng cường mở rộng quan hệ hợp tác quốc tế đã tạo những tiềm năng to lớn về năng lực tái bảo hiểm. Bảo Long đã hợp tác với một số nhà tái đầu tư bảo hiểm với những hợp đồng tái bảo hiểm có hạn mức lớn như: Swiss Re, Mitsiu Sumitomo – Singapore, Munich Re, Hanover Re _ Malaysia, Sompo Janpan Re – HK,….. và các môi giới như; Aon, Willis, Guy Carpenter, J.B Boda…… Hoạt động của công ty ngày càng được chuẩn hóa. Đầu năm 2010, Bảo Long đã được tổ chức United Registrar of Systems (URS) của Anh quốc cấp giấy chứng nhận quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 : 2000. 3.3 SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY BẢO HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ Công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ là 01 trong 19 công ty thành viên trực thuộc Tổng công ty cổ phần bảo hiểm Bảo Long. Địa chỉ: 30H Mậu Thân, P.An Nghiệp, Q. Ninh Kiều, TP. Cần Thơ Điện thoại: 0710 834 117 07103 765 444 Fax: 07103 766 466 Email: info@baohiembaolong.com Website: http://baohiembaolong.com 3.4 CƠ CẤU TỔ CHỨC 3.4.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Để tiến hành tốt công tác kinh doanh bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức rất khoa học và hợp lý, thể hiện qua sơ đồ sau: GIÁM ĐỐC PHÒNG NGHIỆP VỤ 1 PHÒNG NGHIỆP VỤ 2 PHÒNG NGHIỆP VỤ 3 PHÒNG KẾ TOÁN (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ) Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty 3.4.2 Chức năng, nhiệm vụ 3.4.2.1 Giám đốc Giám đốc là người đại diện pháp nhân của Công ty và chịu trách nhiệm trước Công ty và pháp luật về điều hành hoạt động của Công ty. Giám đốc là người có quyền hành cao nhất trong Công ty và trực tiếp lãnh đạo, điều hành 18 mọi hoạt động của Công ty, ký kết các hợp đồng, văn bản và ký duyệt các chứng từ ban đầu phát sinh về tiền và hàng hóa, ……. 3.4.2.2 Phòng nghiệp vụ Xây dựng kế hoạch kinh doanh, theo dõi chuyển khai kế hoạch tìm nguồn khách hàng để mở rộng thị trường, ký kết hợp đồng, thương lượng và bồi thườngbảo hiểm cho người hay chủ thể tham gia bảo hiểm. 3.4.2.3 Phòng kế toán Theo dõi, ghi chép và thống kê các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong Công ty. Lưu trữ, bảo quản sổ sách, chứng từ, công nợ. Lập các báo cáo tài chính, sổ sách kế toán theo quy định. Cung cấp, phân tích các số liệu giúp ban giám đốc có quyết định chỉ đạo bán hàng và thu hồi công nợ. Đề ra các biện pháp nhằm đảm bảo an toàn hiệu quả, góp phần đẩy mạnh kế hoạch kinh doanh của Công ty. 3.5 CÁC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH 3.5.1 Bảo hiểm gốc 3.5.1.1 Bảo hiểm hàng hóa Bảo hiểm hàng hóa XNK Bảo hiểm thân tàu Bảo hiểm trách nhiệm nhân sự chủ tàu Bảo hiểm vận chuyển hàng hóa trong lãnh thổ Việt Nam Bảo hiểm tai nạn thuyền viên 3.5.1.2 Bảo hiểm tài sản Bảo hiểm tài sản Bảo hiểm trộm cắp Bảo hiểm tiền Bảo hiểm hỏa hoạn và các rủi ro đặc biệt Bảo hiểm mọ rủi ro xây dựng và lắp đặt Bảo hiểm máy móc 19 3.5.1.3 Bảo hiểm xe cơ giới Bảo hiểm xe ô tô Bảo hiểm trách nhiệm dân sự của chủ xe Bảo hiểm vật chất xe Bảo hiểm tai nạn lái, phụ xe và người ngồi trên xe Bảo hiểm xe gắn máy 3.5.1.4 Bảo hiểm con người Bảo hiểm trách nhiệm công cộng Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp Bảo hiểm tai nạn con người Bảo hiểm tai nạn lao động Bảo hiểm kết hợp con người 3.5.2 Nhận, nhượng tái bảo hiểm Nhận và nhượng tái bảo hiểm đối với tất cả các nghiệp vụ bảo hiểm phi nhân thọ. 3.5.3 Giám định tổn thất Giám định, điều tra, tính toán, phân bổ tổn thất, đại lý giám định tổn thất, yêu cầu người thứ ba bồi hoàn. 3.5.4 Đầu tư tài chính và đầu tư khác Mua trái phiếu chính phủ Mua cổ phiếu, trái phiếu doanh nghiệp Kinh doanh bất động sản Góp vốn vào các doanh nghiệp khác Cho vay theo quy định của Luật tổ chức tín dụng Gửi tiền tại các tổ chức tín dụng Các hoạt động khác theo quy định của pháp luật 3.6 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 20 3.6.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán KẾ TOÁN TRƯỞNG KỂ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN KHO THỦ QUỸ (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ) Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 3.6.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 3.6.2.1 Kế toán trưởng ̶ Nhiệm vụ + Tổ chức công tác kế toán và bộ máy công kế toán phù hợp với tổ chức kinh doanh của công ty. + Chịu trách nhiệm trực tiếp trước Giám đốc công ty về các công việc thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của kế toán trưởng. + Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị kế toán. + Tổ chức, điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật kế toán và phù hợp với hoạt động của công ty. + Lập báo cáo tài chính ̶ Quyền hạn + Kế toán trưởng có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán. Có ý kiến bằng văn bản pháp luật với Giám đốc công ty về việc tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật người làm kế toán, thủ quỹ, thủ kho. + Yêu cầu các bộ phận liên quan trong công ty cung cấp đầy đủ, kịp thời tài liệu liên quan đến công việc kế toán và giám sát tài chính của kế toán trưởng. + Báo cáo bằng văn bản cho Giám đốc khi phát hiện các vi phạm phát luật về tài chính, kế toán trong công ty. ̶ 3.6.2.2 Kế toán tổng hợp Nhiệm vụ 21 + Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết và tổng hợp. + Kiểm tra các định khoản nghiệp vụ phát sinh. + Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp. + Kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và khớp đúng với các báo cáo chi tiết. + Hạch toán thu nhập, chi phí, khấu hao, TSCĐ, công nợ, nghiệp vụ khác, thuế GTGT và báo cáo thuế khối văn phòng CT, lập quyết toán văn phòng công ty. + Theo dõi công nợ khối văn phòng công ty, quản lý tổng quát công nợ toàn công ty. Xác định và đề xuất lập dự phòng hoặc xử lý công nợ phải thu khó đòi toàn công ty. + In sổ chi tiết và tổng hợp khối văn phòng, tổng hợp theo công ty theo quy định. + Lập báo cáo tài chính theo từng quý, 6 tháng, năm và các báo cáo giải trình chi tiết. + Hướng dẫn xử lý và hạch toán các nghiệp vụ kế toán. + Tham gia phối hợp công tác kiểm tra, kiểm kê tại các đơn vị cơ sở. + Cải tiến phương pháp hạch toán và chế độ báo cáo. + Thống kê và tổng hợp số liệu kế toán khi có yêu cầu. + Cung cấp số liệu cho ban giám đốc hoặc các đơn vị chức năng khi có yêu cầu. + Giải trình số liệu và cung cấp hồ sơ, số liệu cho cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra kiểm tra theo yêu cầu của phụ trách văn phòng. + Kiến nghị và đề xuất biện pháp khắc phục cải tiến. + Lưu trữ dữ liệu kế toán theo quy định. ̶ Quyền hạn + Trực tiếp yêu cầu các kế toán điều chỉnh nghiệp vụ khi phát sinh sai. + Yêu cầu trực tiếp kế toán viên cung cấp báo cáo kịp thời đầy đủ theo quy định. ̶ 3.6.2.3 Kế toán kho Nhiệm vụ 22 + Kiểm tra số lượng chủng loại hàng hoá nhập kho theo chứng từ. + Nhập hàng hoá vào kho, sắp xếp đúng nơi qui định, cập nhật thẻ kho, lập hồ sơ, lưu hồ sơ và bảo quản. + Lập báo cáo hàng nhập, xuất, tồn cho Phòng Kế toán. + Xuất nguyên liệu theo phiếu xuất kho. ̶ Quyền hạn + Đề xuất trang thiết bị bổ sung trang thiết bị cho kho. + Phân công nhân viên sắp xếp kho ngăn nắp, gọn gàng. + Từ chối xuất kho đối với chứng từ không hợp lệ. 3.6.2.4 Thủ quỹ ̶ Nhiệm vụ + Thực hiện việc kiểm tra lần cuối về tính hợp pháp và hợp lý của chứng từ trước khi xuất, nhập tiền khỏi quỹ + Kiểm tra tiền mặt để phát hiện các loại tiền giả và báo cáo kịp thời. + Thực hiện việc thanh toán tiền mặt hàng ngày theo quy trình thanh toán của công ty.. + Tự động thực hiện kiểm kê đối chiếu quỹ hàng ngày với kế toán tổng hợp. + Quản lý toàn bộ tiền mặt trong két sắt. + Quản lý chìa khoá két sắt an toàn, không cho bất kỳ người nào không có trách nhiệm giữ hay xem chìa khoá két. + Phân loại đúng loại tiền, sắp xếp khoa học giúp cho việc dễ dàng nhận biết, xuất nhập tiền dễ dàng + Chịu trách nhiệm lưu trữ chứng từ thu chi tiền. + Quản lý định mức tiền lẻ của nhà hàng, trực tiếp đi đổi tiền lẻ và phát cho bộ phận thu ngân. ̶ Quyền hạn + Không chi hoặc thu những phiếu chi, phiếu thu ghi sai số tiền so với chứng từ gốc. + Không chi tạm ứng khi không đầy đủ chữ ký. 23 3.7 CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 3.7.1 Chế độ kế toán áp dụng tại công ty Căn cứ Luật kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003 và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ Qui định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật kế toán trong hoạt động kinh doanh Căn cứ Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp doanh nghiệp. Căn cứ Luật số 24/2000/QH10 của Quốc hội về kinh doanh Bảo hiểm. Căn cứ Thông tư số 125/2012/TT-BTC về việc Hướng dẫn chế độ tài chính đối với doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, doanh nghiệp môi giới bảo hiểm và chi nhánh doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ nước ngoài. Căn cứ Thông tư Số 323/2012/TT-BTC ngày 28/12/2012 về việc hướng dẫn kế toán áp dụng đối với doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ, doanh nghiệp tái bảo hiểm và chi nhánh doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ nước ngoài. 3.7.1.1 Các bảng báo cáo kế toán sử dụng trong công ty Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Bảng lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính 3.7.1.2 Các chứng từ sổ sách có liên quan Hóa đơn bán hàng Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho Bảng thanh toán hàng đại lý Phiếu thu, phiếu chi Sổ nhật ký chung Sổ cái Các loại sổ, thẻ chi tiết 3.7.2 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty Công ty áp dụng việc hoạch toán theo hình thức: Nhật ký chung. 24 Niên độ kế toán bắt đầu ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 dương lịch hàng năm. Đơn vị tiền sử dụng là đồng Việt Nam (VND). Nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Khấu hao tài sản theo phương pháp đường thẳng. 3.7.2.1 Đặc điểm Hình thức kế toán nhật ký chung sử dụng một quyển sổ kế toán tổng hợp gọi là sổ nhật ký chung để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản. Sau đó sử dụng số liệu ở nhật ký chung để ghi sổ cái các tài khoản có liên quan. Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong niên độ kế toán. Các loại sổ sử dụng: Sổ tổng hợp, Nhật ký chung, Sổ cái. 3.7.2.2 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán của hình thức nhật ký chung * Sơ đồ: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ) Hình 3.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng hoặc định kỳ : Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 25 * Diễn giải sơ đồ: Hàng ngày: Căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có). Cuối tháng, cuối quý, cuối năm: cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối phát sinh. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các báo cáo tài chính). Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ. 3.8 SƠ LƯỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH 26 Bảng 3.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm 2011 - 2013 Đơn vị tính: VNĐ Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Chênh lệch năm 2012 so với năm 2011 Giá trị Tỷ lệ (%) Chênh lệch năm 2013 so với năm 2012 Giá trị Tỷ lệ (%) Tổng doanh thu 18.984.490.879 10.620.136.306 15.285.223.139 -8.364.354.573 -44.05 4.665.086.833 43.92 DT BH gốc 18.977.703.486 10.616.284.954 15.281.504.214 -8.361.418.532 -44.06 4.665.219.260 43.94 6.787.393 3.311.352 3.476.041 -51.21 407.573 12.31 Tổng chi phí 19.791.258.880 12.207.977.831 16.289.552.478 -7.580.281.049 -38.30 4.081.574.647 33.43 Chi phí trực tiếp KDBH 11.283.485.860 7.061.250.875 9.530.976.026 -4.222.234.985 -37.39 246.972.515 34.97 4.214.569 27.060.316 -22.845.747 542.07 -21.291.724 -4.69 8.503.558.451 5.119.666.640 6.752.807.860 -3.383.891.811 -39.79 1.633.141.220 31.90 -806.768.001 -1.587.841.525 -97.00 583.512.186 58.09 DT hoạt động tài chính Chi phí tài chính Chi phí QLDN Lợi nhuận 3.718.925 5.768.592 -1.004.329.339 -781.073.524 (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ) 27 Bảng 3.2 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong 6 tháng đầu năm 2014 Đơn vị tính: VNĐ Chỉ tiêu Sáu tháng đầu năm 2014 Tổng doanh thu 8.025.628.560 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 8.016.853.169 Doanh thu hoạt động tài chính 8.775.391 Tổng chi phí 7.786.921.735 Chi phí trực tiếp kinh doanh 4.787.943.553 Chi phí tài chính 2.287.381 Chi phí QLDN 2.996.690.801 Lợi nhuận trước thuế TNDN 238.706.825 (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ) Từ bảng 3.1 tình hình hoạt động kinh doanh của công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ, cho thấy tổng doanh thu của công ty hoạt động trong vòng 3 năm (2011 - 2013) không ổn định, doanh thu luôn thấp hơn chi phí nên lợi nhuận âm. Từ năm 2011 đến năm 2012, doanh thu giảm rõ rệt: giảm từ 18.984.490.879 đồng xuống 10.620.136.306 đồng (tương ứng giảm 44.05) và chi phí cũng giảm 38.30%, hơn hết lợi nhuận năm 2012 giảm 97% so với năm 2011. Nhưng đến năm 2013, doanh thu tăng vọt tăng từ 10.620.136.306 đồng (năm 2012) lên 15.285.223.139 đồng tương ứng tăng 43.92%, song bên cạnh đó chi phí cũng tăng 4.081.574.647 đồng nên doanh thu vẫn bị âm, tuy nhiên có giảm đáng kể so với năm 2012 là 583.512.186 đồng (tương ứng lợi nhuận tăng 58.09%), cho thấy dấu hiệu dần thoát khỏi ảnh hưởng cơn khủng hoảng kép của năm 2011. Sáu tháng đầu năm 2014, công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ đã bước sang trang mới. Tình hình hoạt động kinh doanh có chiều hướng tốt, lợi nhuận sáu tháng đầu năm là 283.706.825 đồng. 28 Nguyên nhân chủ yếu của việc tăng doanh thu là do: + Công ty đã mở thêm một số chi nhánh hoạt động tìm kiếm khách hàng như ở Vĩnh Long, Hậu Giang, Kiên Giang…. + Đội ngũ nhân viên trong công ty nổ lực không ngừng tìm kiếm đối tác để kí kết các hợp đồng bảo hiểm các giá trị lớn. + Công ty cũng tham gia các hoạt động kinh doanh đầu tư tài chính. 3.9 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN 3.9.1 Thuận lợi Là một công ty bảo hiểm phi nhân thọ đầu tiên tại Việt Nam đã được thành lập lâu nên có rất nhiều thuận lợi: ̶ Có nhiều kinh nghiệm đối với những công trình có giá trị bảo hiểm lớn đều đươc tự khai thác cũng như không phải tốn khoản chi nào cho môi giới. ̶ Ban lãnh đạo công ty có đủ năng lực và trình độ chuyên môn để dẫn dắt công ty ngày càng mở rộng và phát triển. ̶ Đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cũng như kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực bảo hiểm lâu năm. Từ đó, tạo nên mối quan hệ rộng với lượng khách hàng nhiều và kí kết nhiều hợp đồng bảo hiểm. ̶ Công ty bảo hiểm Bảo Long nằm ngay trung tâm TP. Cần Thơ. TP. Cần Thơ là một TP lớn ở vùng đồng bằng song Cửu Long có nhiều khu công ngiệp như: KCN Trà Nóc 1, KCN Trà Nóc 2, KCN Hưng Phú 1, KCN Thốt Nốt, KCN Ô Môn, KCN Bắc Ô Môn…….các công ty, các khu dân cư cung nư mật độ dân số tại cần Thơ đông phù hợp với việc kinh doanh bảo hiểm như: Bảo hiểm tài sản, bảo hiểm hỏa hoạn và các rủi ro đặc biệt, bảo hiểm con người, bảo hiểm xe máy, bảo hiểm xe Ô tô……… ̶ Có các đại lý ở các tỉnh khác như: Kiên Giang, Hậu Giang, Sóc Trăng, Vĩnh Long. 3.9.2 Khó khăn Bên cạnh những thuận lợi thì luôn tồn tại một số khó khăn: ̶ Diện tích công ty nhỏ cũng như cơ sở vật chất còn hạn chế ảnh hưởng tới việc giao dịch kinh doanh giũa công ty với khách hàng khi lượng khách hàng đông. ̶ Sự cạnh tranh gay gắt giữa các công ty bảo hiểm như: Bảo Việt Việt Nam, Công ty Cổ phần bảo hiểm Petrolimex, Công ty Cổ phần bảo hiểm AAA, Công ty bảo hiểm Dầu khí, Công ty Cổ phần bảo hiểm Viễn Đông 29 (VASS), Công ty Cổ phần bảo hiểm Bưu điện, Công ty cổ phần Hưng Phú……. ̶ Công ty chưa có sự trao đổi và hợp tác với nhau, chưa quen với các hoạt động cạnh tranh quốc tế. 3.9.3 Phương hướng phát triển trong thời gian sắp tới ̶ Chuẩn hóa các quy trình, quy định của công ty, nhận diện thương hiệu trên toàn hệ thống. ̶ Hoàn thiện mô hình quản trị, tối đa hoá lợi nhuận đầu tư. ̶ Tập trung khả năng sinh lời ̶ Tăng doanh thu bảo hiểm 10 - 15%/năm ̶ Nâng cao chất lượng sản phẩm, phục vụ tận tình, thực hiện đúng phương châm: “Người bạn tin cậy, đồng hành, đồng chia sẽ”. ̶ Tạo lập mối quan hệ cung như liên kết với các ngân hàng lớn như: Sacombank, Đông Á, Á Châu……… ̶ Mở rộng thêm đại lý ở các tỉnh lân cận và các huyện của các tỉnh đã mở đại lý như: Trà Vinh, Bạc Liêu, Cà Mau, Sóc Trăng…… ̶ Tuyển dụng nhân viên kinh doanh. 30 CHƯƠNG 4 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ 4.1 TÌM HIỂU VỀ PHẦN MỀM CeAC CeAC là phần mềm kế toán doanh nghiệp online toàn diện, ứng dụng mô hình điện toán đám mây, công cụ hỗ trợ đắc lực của các nhà quản lý tài chính chuyên nghiệp. CeAC được thiết kế phù hợp với mọi mô hình doanh nghiệp, từ các tập đoàn, tổng công ty lớn có nhiều chi nhánh, đa điểm cho đến các doanh nghiệp nhỏ và vừa, với các ưu điểm nổi bật sau: ̶ Cập nhật tức thời các chế độ kế toán, tài chính mới nhất. ̶ Hạch toán tự động và hạch toán chi tiết. ̶ Dữ liệu liên kết chặt chẽ và kế thừa số liệu giữa các phân hệ với nhau. ̶ Kết nối trực tiếp với hệ thống hỗ trợ kê khai thuế. ̶ Sử dụng mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị. ̶ Trả phí linh hoạt theo tháng, năm sử dụng. ̶ Đáp ứng tất cả nghiệp vụ cho mọi loại hình doanh nghiệp. ̶ Không phải trả phí nâng cấp hay tư vấn sử dụng. Theo ông Nguyễn Kim Cương - Phó Tổng Giám đốc CMC Soft, phụ trách phát triển sản phẩm cho biết: “CeAC sẽ mang lại cho các doanh nghiệp nói chung và cộng đồng kế toán nói riêng những giá trị cốt lõi như: quản lý số liệu tập trung, khả năng tích hợp và mở rộng hệ thống, tự động hóa các nghiệp vụ, đưa ra báo cáo nhanh chóng với kết quả chính xác. Bên cạnh đó phần mềm này cũng đưa ra dự báo nhanh, chính xác giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp ra định hướng kinh doanh đúng đắn và tối ưu hóa quản lý tài chính doanh nghiệp”. CeAC sử dụng đầy đủ các phân hệ kế toán: 1. Phân hệ hạch toán 8. Phân hệ tài sản cố định 2. Phân hệ công nợ 9. Phân hệ xây dựng, lắp đặt 3. Phân hệ tiền tệ 10. Phân hệ thu chi nội bộ 4. Phân hệ vật tư 11. Phân hệ sản xuất 5. Phân hệ thuế VAT 6. Phân hệ chờ phân bổ 7. Phận hệ công cụ dụng cụ 31 Phần mềm CeAC được CMCsoft cho ra mắt vào 30/9/2011, thấy được ưu điểm, tiện ích của phần mềm tổng công ty bảo hiểm Bảo Long đã đặt mua và bắt đầu sử dụng phần mềm kế toán online này vào đầu năm 2012 thay thế cho phần mềm kế toán cũ. 4.2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ 4.2.1 Phân tích chu trình doanh thu tại công ty 4.2.1.1 Các chứng từ sử dụng trong chu trình doanh thu - Phiếu yêu cầu của khách hàng: do khách hàng lập và gửi cho công ty. Các thông tin phải có trên phiếu yêu cầu gồm: tên chủ xe trên giấy đăng kí, địa chỉ, số điện thoại liên lạc, số biển kiểm soát, số khung số máy, năm sản xuất, hãng xe, loại xe, dung tích xi lanh, số chỗ ngồi, trọng tải, mục đích sử dụng, giá trị xe, sản phẩm Bảo hiểm cần mua, những điều khoản mở rộng yêu cầu… - Giấy chào phí: do nhân viên kinh doanh lập và được giám đốc xem xét ký duyệt; mô tả được đối tượng bảo hiểm, mức phí bảo hiểm cùng với tỷ lệ phí. - Hợp đồng bảo hiểm: 2 bản hoặc 3 bản nếu có bên thứ 3 là ngân hàng. Do các phòng nghiệp vụ lập. Có đầy đủ cac thông tin về tên hợp đồng, đối tượng trong hợp đồng, nội dung hợp đồng, thời gian hiệu lực của hợp đồng,…. Ngoài ra còn có các chứng từ cần thiết và khác nhau về mỗi nghiệp vụ bảo hiểm. - Hóa đơn: 3 liên; 1 liên sẽ để theo dõi và lưu trữ tại phòng nghiệp vụ, 1 liên giao cho khách hàng, liên còn lại sẽ giao cho phòng kế toán. - Thông báo trả tiền: 1 liên, khách hàng lập để thông báo việc thanh toán tiền bảo hiểm cho công ty. - Phiếu thu: 3 liên, kế toán thu lập; làm căn cứ thu tiền của khách hàng và ghi nhật ký thu tiền. 4.2.1.2 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình doanh thu Chu trình doanh thu bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thnah toán. Có bốn sự kiện kinh tế xảy ra trong chu trình doanh thu tại công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ. - Nhận yêu cầu của khách hàng - Giao hợp đồng mà hai bên (3 bên) đã thỏa thuận và ký kết và lập giấy chứng nhận - Lập hóa đơn 32 - Nhận tiền thanh toán từ khách hàng hoặc ngân hàng. 4.2.1.3 Lưu đồ quy trình xử lý a) Khi nhận được yêu cầu của khách hàng Đây là bước xử lý đầu tiên của quy trình. Quy trình được bắt đầu ngay sau khi nhận được yêu cầu của khách hàng, phòng nghiệp vụ trực tiếp đảm nhận xử lý yêu cầu khách hàng. PHÒNG NGHIỆP VỤ Bắt đầu KH Phiếu yêu cầu Lập giấy chào phí bảo hiểm Có sự phê duyệt của giám đốc KH Giấy chào phí bảo hiểm Phiếu yêu cầu Lập hợp đồng bảo hiểm Kèm bảng kiểm tra chi tiết xe đối với xe ô tô do cán bộ công ty lập Hợp đồng bảo hiểm Phiếu yêu cầu Phiếu yêu cầu A (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ) Hình 4.1a Lưu đồ hoạt động chấp nhận yêu cầu của khách hàng 33 GIÁM ĐỐC PHÒNG NGHIỆP VỤ PHÒNG KẾ TOÁN A Hợp đồng bảo bảo đồng Hợpđã duyệt hiểm bảo đồng Hợpđã duyệt hiểm hiểm đã duyệt A Hợp đồng bảo hiểm đã duyệt Giấy chứng nhận bảo hiểm Hợp đồng bảo hiểm Lập giấy chứng nhận Xem xét, ký duyệt Nhập liệu Hợp đồng bảo bảo đồng Hợpđã duyệt hiểm bảo đồng Hợpđã duyệt hiểm hiểm đã duyệt Hợp đồng bảo bảo đồng Hợpđã duyệt hiểm bảo đồng Hợpđã duyệt hiểm hiểm đã duyệt Hợp đồng bảo hiểm đã duyệt Giấy chứng nhận bảo hiểm Cập nhật dữ liệu Giấy chứng nhận Giấy hiểm nhận bảochứng bảo hiểm CSDL N KH NH Phô tô Hợp đồng bảo đã duyệt hiểm Giấy chứng nhận tôhiểm phô tô phô bảo N Tập tin khách hàng Giấy chứng nhận Giấy hiểm nhận bảochứng bảo hiểm A (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ) Hình 4.1b Lưu đồ hoạt động chấp nhận yêu cầu của khách hàng 34 Tập tin hợp đồng  Giải thích lưu đồ Khi phòng nghiệp vụ nhận được yêu cầu từ khách hàng, nhân viên kinh doanh của phòng lập giấy chào phí (phụ lục 1) bảo hiểm có chữ ký của giám đốc công ty giao cho khách hàng tham khảo; nếu khách hàng đồng ý sẽ hướng dẫn khách hàng lập phiếu yêu cầu; nhận phiếu yêu cầu và kiểm tra thông tin, giấy tờ. Sau đó phòng nghiệp vụ thỏa thuận về hợp đồng bảo hiểm với khách hàng, nếu hai (ba) bên chấp nhận hợp đồng thì phòng nghiệp vụ tiến hành lập phiếu yêu cầu (phụ lục 2) bao gồm bảng kiểm tra chi tiết xe của cán bộ BHBL và hợp đồng bảo hiểm (phụ lục 3) gồm 3 liên. Tiếp theo hợp đồng bảo hiểm sẽ được chuyển cho giám đốc xem xét và ký duyệt; những hợp đồng đã được duyệt sẽ lập giấy chứng nhận bảo hiểm (2 liên) và chuyển hợp đồng cho khách hàng và ngân hàng để đảm bảo cho việc mua bán. Và phòng nghiệp vụ tạm thời lưu trữ phiếu chứng nhận, phô tô một bản hợp đồng và giấy chứng nhận để lưu trữ lại còn bản gốc thì gửi cho phòng kế toán nhập liệu vào phần mềm cho ra hai tập tin: tập tin khách hàng và tập tin hợp đồng bảo hiểm sau đó lưu tại bộ phận. b) Giao giấy chứng nhận bảo hiểm cho khách hàng và lập hóa đơn bán hàng Đây là giai đoạn thứ hai và thứ ba trong chu trình doanh thu, là hoạt động kế tiếp hoạt động nhận yêu cầu của khách hàng. Tuy là hai hoạt động nhưng khoảng cách về thời gian giữa chúng khá ngắn nên thường được gộp chung lại. 35 PHÒNG NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN THU KẾ TOÁN TỔNG HỢP C Hóa đơn đã ký Trưởng phòng ký Hợp đồng bảo hiểm đã duyệt B Hóa đơn đã ký Hóa đơn đã ký Hóa đơn đã ký Hóa đơn đã ký Ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng Cập nhật dữ liệu Ký duyệt N CSDL Cập nhật dữ liệu Hóa đơn đã ký Hóa đơn Hóa đơn Hóa đơn Nhật ký bán hàng Nhập liệu Nhập liệu Tập tin hợp đồng bảo hiểm Hóa đơn đã ký Tập tin hóa đơn bán hàng Ghi sổ cái các tài khoản In nhật ký bán hàng Sổ chi tiết phải thu khách hàng Sổ cái Nhật ký bán hàng Hóa đơn đã ký Nhật ký bán hàng Đối chiếu, so sánh chứng từ và nhập dữ liệu Hóa đơn đã ký CSDL B N C Lập hóa đơn Giấy chứng nhận bảo hiểm Nhập liệu Hóa đơn đã ký Sổ cái Nhật ký bán hàng Cập nhật dữ liệu Giấy chứng nhận bảo hiểm CSDL KH Tập tin phải thu khách hàng N (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ) Hình 4.2 Lưu đồ hoạt động giao giấy chứng nhận, lập hóa đơn và theo dõi khách hàng 36 N Chú thích: KH: khách hàng CSDL: cơ sở dữ liệu  Giải thích lưu đồ Phòng nghiệp vụ nhập liệu vào phần mềm để lấy số hợp đồng điền bổ sung vào giấy chứng nhận và tiến hành lập hóa đơn(3 liên) (phụ lục 4), sau đó đưa trưởng phòng nghiệp vụ ký duyệt. Chuyển một liên hóa đơn đã ký giao cho phòng kế toán, kế toán thanh toán cập nhật vào phần mềm và in ra bảng nhật ký bán hàng và cung cấp dịch vụ. Sau đó, kế toán công nợ dựa vào hóa đơn đã ký ghi vào sổ chi tiết phải thu khách hàng và lưu lại. Kế toán tổng hợp, tổng hợp hóa đơn đã ký và nhật ký bán hàng ghi vào sổ cái các tài khoản có liên quan; so sánh đối chiếu chứng từ và tiếp tục nhập sữ liệu vào phần mềm cho ra tập tin phải thu khách hàng. Còn hóa đơn đã ký, nhật ký bán hàng và các loại sổ cái sẽ được lưu trữ lại. Hai liên hóa đơn còn lại; 1 liên sẽ đưa kèm với giấy chứng nhận bảo hiểm cho khách hàng khi KH thanh toán phí bảo hiểm cho nhân viên kinh doanh, liên còn lại sẽ được lưu trữ tại phòng nghiệp vụ cùng với giấy chứng nhận bảo hiểm liên còn lại. 37 c) Hoạt động nhận tiền thanh toán của khách hàng KẾ TOÁN THU THỦ QUỸ KH Phiếu thu Thông báo trả tiền Tập tin thanh toán C KH Hóa đơn Ghi nhật ký thu tiền Hóa đơn Phiếu thu Phiếu thu Séc thanh toán Nhập liệu Nhật ký thu tiền Đối chiếu, xác nhận, ghi sổ quỹ Phiếu thu Sổ quỹ In phiếu thu Hóa đơn KTTH Thông báo trả tiền N Phiếu thu Phiếu thu Phiếu thu Hóa đơn N N Séc thanh toán Phiếu thu Phiếu thu C (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ) Hình 4.3 Lưu đồ hoạt động nhận tiền thanh toán của khách hàng 38 KH KTCN NH Chú thích: KH: khách hàng KTCN: kế toán công nợ KTTH: kế toán tổng hợp NH: ngân hàng  Giải thích lưu đồ Hoạt động nhận tiền thanh toán của khách hàng sẽ được tiếp tục khi kế toán thu nhận được giấy thông báo trả tiền (tùy từng khách hàng) và kèm theo hóa đơn, khi nhận được hai chứng từ đó kế toán thu sẽ tiến hành nhập liệu các thông tin để cho ra tập tín thanh toán và in phiếu thu (phụ lục 5) gồm 2 liên. Kế toán thanh toán sử dụng một liên để ghi nhật ký thu tiền và sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp. Hóa đơn và hai liên còn lại của phiếu thu được chuyển qua cho thủ quỹ để ghi sổ kèm với séc thanh toán do khách hàng gửi. Sau khi ghi sổ quỹ, séc thanh toán chuyển đến ngân hàng để làm thủ tục nhận tiền, một liên phiếu thu chuyển cho Phong nghiệp vụ để xác nhận nghiệp vụ thu tiền, liên còn lại chuyển đến bộ phận kế toán công nợ để tiếp tục theo dõi nợ khách hàng ( nếu khách hàng còn nợ). 4.2.1.4 Các tập tin và mối quan hệ giữa các tập tin trong chu trình doanh thu (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ) Hình 4.4 Mối quan hệ các tập tin trong chu trình doanh thu 39 a. Tập tin khách hàng Bảng 4.1 Bảng số liệu mô tả tập tin khách hàng STT Địa chỉ Điện thoại Mã KH Tên KH 1 00001BGĐ06 Công ty CP Vận Tải Liên hiệp 135/17/Nguyễn Hữu Cảnh, P.22, Q.Bình Thạnh, 0914.577.577 Huy Hoàng TP.HCM 2 00002PBT06 Ngân hàng TMCP 17-16B-Hòa Bình, P. An cư, Q. Ninh Kiều, TP. Cần 07103.816.817 Thơ Á Châu 3 00230PVL06 Tổng công ty TMKT & ĐT công Ấp Thanh Mỹ 2, xã Thanh Đức, Huyện Long Hồ, ty CP- CN Vĩnh Long tỉnh Vĩnh Long 0703.964.515 4 00251NV106 Công ty TNHH GV 138/29/2, Trần Hưng Đạo, P. An Nghiệp, TP.Cần thơ 0918.026.077 5 00288PNV06 Công ty TNHH MTV Vạn Thành 1 Nguyễn Thông, P.An Thới, Q. Bình Thủy, TP.Cần 07103.883.282 Thơ 6 00292PNV06 Huỳnh Văn Nam An Thạnh, Thạnh Phú, Cờ Đỏ, TP. Cần Thơ 7 00125PNV06 CÔNG TY CỔ PHẦN TAXI Lô C96,Trần Hưng Đạo,P2,TP. Sóc Trăng MEKONG 8 00130PNV06 Huỳnh Văn Nam 07103.243.243 079.3868686 257 đường 30/4,P. Xuân Khánh, Q.Ninh Kiều, 0710.3245.245 TP.Cần Thơ …. (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ) 40 Ghi chú b. Tập tin danh sách chào phí Bảng 4.2 Bảng số liệu mô tả tập tin chào phí Đơn vị tính: VNĐ STT Mã KH Tên KH Loại BH Phí BH Thuế Thanh toán 1 00125PNV06 CTYCP Taxi Mekong TN và BB 5.140.000 514.000 5.654.000 2 00067PBT06 DNTN TMDV Ngọc Trân TN và BB 5.698.000 565.300 6.263.300 3 00119NV206 Phạm Thị Thu Hà TN và BB 898.000 85.300 983.300 4 00107NV206 Cty Tài Chính Đỗ Gia TN và BB 135.095.456 13.509.544 148.605.000 5 00031NV206 Cty TNHH Hoàng Thắng TN và BB 868.000 85.300 953.300 6 00052NV206 Lê Thị Mỹ Lệ TN và BB 11.374.455 1.094.245 12.468.700 7 000358V206 CTY TNHH Tín Dũng TN và BB 7.511.636 746.664 8.258.300 8 00130PNV06 Huỳnh Văn Nam TN và BB 8.655.300 956.700 9.612.000 9 00131NV206 Trần Thị Mai Khanh TN và BB 6.301.545 625.155 6.926.700 1.120.688.885 124.678.900 1.245.367.785 … (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ) 41 c. Tập tin hợp đồng bảo hiểm Bảng 4.3 Bảng số liệu mô tả tập tin hợp đồng bảo hiểm Đơn vị tính: VNĐ S T T Số hợp đồng Mã KH Tên KH Cán bộ quản lý Ngày hiệu lực Ngày cấp Số lượng Phí DT Thuế Thanh toán 1 12071/14/HD1331/06 00125PNV06 CTYCP Taxi Mekong ANHNT1 04/6/201404/6/2015 04/6/2014 1 5.140.000 514.000 5.654.000 2 12165/14/HD1331/06 00067PBT06 DNTN TMDV Ngọc Trân ANHNT1 06/6/201406/6/2015 06/6/2014 2 5.698.000 565.300 6.263.300 3 12616/14/HD1131/06 00119NV206 Phạm Thị LIENMTK Thu Hà 15/6/201415/6/2015 15/6/2014 1 898.000 85.300 983.300 4 9665/14/HD1131/06 00107NV206 Cty Tài ANHNT1 Chính Đỗ Gia 20/6/201420/6/2015 20/6/2014 20 135.095.456 13.509.544 148.605.000 5 12919/14/HD1131/06 00031NV206 Cty TNHH ANHNT1 Hoàng Thắng 21/6/201421/6/2015 21/6/2014 1 868.000 85.300 953.300 42 Ghi chú 6 13057 /14/HD- 00052NV206 1131/06 Lê Thị Mỹ ANHNT1 Lệ 25/6/201425/6/2015 23/6/2014 1 11.374.455 1.094.245 12.468.700 7 12961/14/HD1331/06 000358V206 CTY ANHNT1 TNHH Tín Dũng 26/6/201426/6/2015 21/6/2014 1 7.511.636 746.664 8.258.300 8 13253 /14/HD- 00130PNV06 1131/06 Huỳnh Văn ANHNT1 Nam 27/6/201427/6/2016 1 8.655.300 956.700 9.612.000 9 13507/14/HD1131/06 Trần Thị ANHNT1 Mai Khanh 29/6/201429/6/2015 6.301.545 625.155 6.926.700 1.120.688.885 124.678.900 1.245.367.785 00131NV206 29/6/2014 1 … Tổng (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ) 43 d. Tập tin danh sách xe Bảng 4.4 Bảng số liệu mô tả tập tin danh sách xe Trọn g tải (tấn) Số chỗ - 5 DNTN 136, Lý Tự Trọng, An 65C-016.12 TMDV Ngọc Phú, Ninh Kiều, CT Trân 1.2 3 Xe ô tô 00119 chở hàng NV206 (2010) Phạm Thu Hà 1.4 3 Khác Ô tô chở 00107 người NV206 (2013) Cty Tài Trần Hưng Chính Đỗ Gia Tp.Sóc Trăng Khác Xe ô tô 00031 chở hàng NV206 5(1998) Cty TNHH TP.Cần Thơ Hoàng Thắng 1 1 S T T Số Seri 1 001312 Kia morni ng 2 001346 KIAXe tải 00067 K2700 thùng PBT06 (2012) 3 001421 Khác 4 001341 5 001845 Hiệu xe Loại Mã KH Ô tô con 00125 (2014) PNV06 Địa chỉ Tên KH Biển số Giá trị (VNĐ) CTYCP Taxi Lô C96,Trần Hưng Số xe 83A - 377.000.000 Mekong Đạo,P2,TP. Sóc Trăng 03976 Thị Cần Thơ 44 65L-1864 Đạo, 83A – 036.25 65LA-0149 377.000.000 00052 NV206 Lê Thị Mỹ Lệ 67 Nguyễn Văn Cừ, P. 65A-060.01 An Hòa, Q. Ninh Kiều, TPCT 600.000.000 - 5 tải 00058 NV206 CTY TNHH 36-36A, Nguyễn Thái 65C-024.24 Tín Dũng Học, P.Tân An, Quận Ninh Kiều,TP.Cần Thơ 485.000.000 1.9 3 Xe tải có 00060 mui NV206 Huỳnh Nam 356.000.000 1.4 3 Xe ô tô 00131 chở người NV206 Trần Thị Mai Hậu Giang Khanh 460.000.000 - 5 6 001896 Toyota Ô tô con 7 002012 Isuzu Xe thùng 8 002038 Thaco 9 002045 Khác Văn 257 đường 30/4,P. 65C-035.77 Xuân Khánh, Q.Ninh Kiều, TP.Cần Thơ 95C-2016.26 … (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ) 45 e. Tập tin Giấy chứng nhận Bảng 4.5 Bảng số liệu mô tả tập tin Giấy chứng nhận Đơn vị tính: VNĐ Số GCN Số Seri Loại Tên KH Giá trị 1 0187829 001312 Ô tô con (2014) CTYCP Taxi Mekong 377.000.000 2 0187882 001346 Xe tải thùng (2012) DNTN TMDV Ngọc Trân 983.300 06/6/2014-06/6/2015 TN và BB 3 0187889 001421 Xe ô tô chở hàng (2010) Phạm Thị Thu Hà 983.300 15/6/2014-15/6/2015 TN và BB 4 0187841 001341 Xe ô tô chở người Cty Tài Chính Đỗ Gia 5 0213567 001845 Xe ô tô chở hàng (1998) Cty TNHH Thắng 6 0213579 001896 Ô tô con (2008) Lê Thị Mỹ Lệ 600.000.000 12.486.700 25/6/2014-25/6/2015 TN và BB 7 0213570 002012 Xe tải thùng (2014) CTY TNHH Tín Dũng 485.000.000 8.258.300 26/6/2014-26/6/2015 TN và BB 8 0213582 002038 Xe tải có mui (2014) Huỳnh Văn Nam 356.000.000 9.612.000 27/6/2014-27//2016 9 0213589 002045 Xe ô tô chở người (2011) Trần Thị Mai Khanh 460.000.000 STT Hiệu lực Phí BH 5.655.000 04/6/2014-04/6/2015 TN và BB 377.000.000 5.655.000 20/6/2014-20/6/2015 TN và BB Hoàng 953.300 21/6/2014-21/6/2015 TN và BB 1.245.367.785 (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ) 46 TN và BB 6.926.700 29/6/2014-29/6/2015 TN và BB … Tổng Loại BH f. Tập tin hóa đơn Bảng 4.6 Bảng mô tả số liệu tập tin hóa đơn Đơn vị tính: VNĐ S T T Ngày lập Mã số hóa đơn 1 04/6/2014 0056576 K/h: AA/13P 2 06/6/2014 0056608 K/h: AA/13P 3 15/6/2014 0056615 K/h: AA/13P 4 20/6/2014 5 21/6/2014 0056624 0056567 K/h: AA/13P Số hợp đồng Mã KH Tên KH Diễn giải Phí BH Thuế GTGT Thành tiền Ngày giao 12071/14/ 00125 HDNV206 1331/06 CTYCP Taxi Mekong BH VC, LPX và TNDS 5.140.900 514.090 5.655.000 04/6/2014 12165/14/ 00067 HDPBT06 1331/06 DNTN TMDV Ngọc Trân BH LPX và TNDS 5.698.000 565.300 6.263.300 06/6/2014 12616/14/ 00119 HDNV206 1131/06 Phạm Thị BH LPX Thu Hà và TNDS 898.000 85.300 983.300 15/6/2014 9665/14/ HD1131/06 00107 NV206 Cty Tài BH VC, Chính Đỗ LPX và Gia TNDS 135.095.456 13.509.544 148.605.000 20/6/2014 12919/14/ 00031 HDNV206 Cty TNHH BH LPX Hoàng và TNDS 868.000 85.300 953.300 21/6/2014 47 Ghi chú 6 25/6/2014 0056635 K/h: AA/13P 7 26/6/2014 0056638 K/h: AA/13P 8 27/6/2014 0056701 K/h: AA/13P 9 29/6/2014 0056708 K/h: AA/13P 1131/06 Thắng 13057/14/ 00052 HDNV206 1131/06NV2 Lê Thị Mỹ BH VC, Lệ LPX và TNDS 11.374.455 1.094.245 12.486.700 25/6/2014 12961/14/ 00358 HDNV206 1331/06 CTY BH VC, TNHH Tín LPX và Dũng TNDS 7.511.636 746.664 8.258.300 26/6/2014 BH VC, LPX và TNDS 8.655.300 956.700 9.612.000 27/6/2014 Trần Thị BH VC, Mai Khanh LPX và TNDS 6.301.545 625.155 6.926.700 29/6/2014 1.120.688.885 124.678.900 13253 /14/HD1131/06- 00130P Huỳnh NV06 VănNam 13507/14/ 00131 HDNV206 1131/06 … Tổng (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ) 48 1.245.367.785 g. Tập tin thanh toán Bảng 4.7 Bảng mô tả số liệu tập tin thanh toán Đơn vị tính: VNĐ STT Ngày nhận Mã KH 1 04/6/2014 00125PNV06 CTYCP Taxi Mekong 2 06/6/2014 00067PBT06 DNTN TMDV Ngọc Trân 3 15/06/2014 00119NV206 Phạm Thị Thu Hà 4 21/6/2014 00031NV206 Cty TNHH Hoàng Thắng 5 25/6/2014 00052NV206 Lê Thị Mỹ Lệ 6 26/6/2014 00058NV206 CTY TNHH Tín Dũng 7 27/6/2014 0060NV206 Huỳnh Văn Nam 8 29/6/2014 00131NV206 Trần Thị Mai Khanh Tên KH Mã số hóa đơn 0056576 K/h: AA/13P 0056608 K/h: AA/13P 0056615 K/h: AA/13P 0056624 K/h: AA/13P 0056635 K/h: AA/13P 0056638 K/h: AA/13P 0056701 K/h: AA/13P 0056708 K/h: AA/13P Tổng tiền Thu tiền mặt 5.655.000 5.655.000 6.263.300 6.263.300 983.300 983.300 953.300 953.300 12.486.700 Thu tiền gửi 12.486.700 8.258.300 8.258.300 9.612.000 9.612.000 6.926.700 6.926.700 1.245.367.785 996.294.890 … Tổng (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ) 49 249.072.895 Ghi chú 4.2.1.5 Màn hình trong chu trình doanh thu (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ) Hình 4.5 Màn hình mô tả các thông tin hợp đồng bảo hiểm xe cơ giới (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ) Hình 4.6 Màn hình mô tả thông tin giấy chứng nhận bảo hiểm xe cơ giới 50 4.2.1.6 Sổ sách trong chu trình doanh thu Tổng Công ty Cổ phần Bảo hiểm Bảo Long Công ty Bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Từ ngày 01/6/2014 đến ngày 30/6/2014 Đơn vị tính: đồng Ngày chứng từ 04/8/2014 04/8/2014 CTYCP Taxi Mekong Bảo hiểm vật chất xe ô tô – PNV2 13111 5.655.000 06/8/2014 06/8/2014 DNTN TMDV Ngọc Trân Bảo hiểm vật chất xe ô tô – PNV2 13111 6.263.300 10/08/2014 10/08/2014 Ban quản lý dự án xây dựng BH mọi rủi ro xây dựng/lắp đặt - P cơ bản Vĩnh Long 13111 6.653.455 12/08/2014 12/08/2014 CTYCP chế biến thực phẩm BH tai nạn con người - Phòng NV1 xuất khẩu miền 13111 2.744.000 Trung tâm đào tạo sát hạch BH tai nạn con người - Phòng NV1 lái xe cơ giới đường bộ Cần 13111 134.400 13111 983.300 14/08/2014 14/082014 Diễn giải Khách hàng 15/08/2014 15/08/2014 Phạm Thị Thu Hà Bảo hiểm xe cơ giới 51 TK đối ứng Số phát sinh Ngày hạch toán Nợ Có 16/08/2014 16/08/2014 Phòng quản lý đô thị quận Ninh Kiều BH mọi rủi ro xây dựng/lắp đặt Phòng NV1 13111 1.620.909 17/08/2014 17/08/2014 Trung tâm đào tạo sát hạch BH tai nạn con người - Phòng NV1 lái xe cơ giới đường bộ Cần 13111 336.000 19/08/2014 19/08/2014 Đại lý Ngọc MAI BH tai nạn thuyền viên - Phòng NV1 13111 19/08/2014 19/08/2014 Đại lý Ngọc MAI BH tàu biển - Phòng NV1 13111 … … … … Kết chuyển doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 911 100.072.364 … … 31/08/2014 31/08/2014 Tổng số phát sinh 224.000 4.389.660 800.072.364 800.072.364 Số dư 0 (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ) Cần thơ, ngày 31 tháng 8 năm 2014 Kế toán trưởng Người ghi sổ (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) 52 … 0 4.2.1.7 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu a. Mục tiêu kiểm soát - Ghi chép các nghiệp vụ có thực - Tất cả các nghiệp vụ trước khi thực hiện phải được kiểm tra thông tin chính xác và được các bộ phận chức năng xét duyệt đúng đắn. - Cập nhật thông tin đúng khách hàng - Ghi chép chính xác các nghiệp vụ - Đảm bảo an toàn các tài sản - Đảm bảo tính toán, ghi chép đầy đủ - Chứng từ được lưu trữ hợp lệ, hợp pháp - Đảm bảo việc phê duyệt đúng hạn mức và quyền hạn - Các hoạt động hữu hiệu và hiệu quả b. Các hoạt động kiểm soát 53 Bảng 4.9 Bảng các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu Rủi ro Tần suất xuất hiện Ghi nhận sai thông tin khách hàng. 5 Giao nhầm hợp đồng của KH này cho KH kia. Lập giấy chứng nhận bảo hiểm trễ cho KH Thông tin trên giấy chứng nhận sai lệch so với thông tin trên hợp đồng Ảnh hưởng Kiểm soát Đề xuất kiểm soát Hợp đồng bảo hiểm và các giấy tờ của người được bảo hiểm không khớp với nhau. Kiểm tra thông tin trên tập tin khách hàng với các tập tin khác. Xác nhận thông tin với khách hàng: họ tên, địa chỉ, số điện thoại, số chứng minh,…. Kiểm tra nội dung bảo hiểm (các điều khoản bảo hiểm, phí bảo hiểm,….) trước khi in ra hợp đồng bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm Mất thời gian 1 Sắp xếp hợp Kiểm tra kỹ trước khi Chậm tiến độ đồng theo thứ giao cho KH: đối chiếu tự thời gian. tên khách hàng trên công việc GCN, hợp đồng bảo hiểm của khách hàng. 3 Ảnh hưởng Lập GCN Quản lý chứng từ ngăn đến quyền lợi theo thứ tự nắp, để các giấy tờ của của KH thời gian. từng hợp đồng vào túi đựng hợp đồng riêng. Uy tín của 1 Tốn thời gian, chi phí cho việc lập lại giấy chứng nhận khác. công ty giảm Kiểm tra, xem xét những hợp đồng nào còn xót lại, chưa được lập GCN. Dựa vào thông tin trên danh sách khách hàng lập GCN Làm mất thời gian cả hai bên. 54 Kiểm tra thông tin hợp lý, đầy đủ, chính xác giữa hợp đồng với giấy chứng nhận bảo hiểm và các giấy tờ tùy thân của khách hàng. Thông tin hóa đơn ghi sai. 1 Ghi nhận thanh toán không đúng hóa đơn, số tiền, khách hàng,… 1 Khách hàng Kế toán thanh từ chối thanh toán kiểm tra toán. trước khi vào Mất thời gian. nhập phần mềm kế Doanh thu, toán. phải thu sai. Đánh giá sai các tài khoản tiền, nợ phải thu khách hàng. Kiểm tra, đối chiếu ghi chính xác thông tin khách hàng. Hóa đơn trước khi giao cho khách hàng phải qua khâu ký duyệt của trưởng phòng và sự xem xét của phòng kế toán. Đối chiếu nợ Kiểm soát nhập liệu. định kỳ với Kiểm tra thông tin khách hàng. thông qua mối quan hệ Đối chiếu giữa các tập tin. thông báo trả tiền với chứng từ thanh toán. (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ) 4.2.2 Phân tích chu trình chi phí 4.2.2.1 Các chứng từ sử dụng trong chu trình chi phí Giấy thông báo tai nạn và yêu cầu bồi thường: do khách hàng lập để thông báo cho công ty bảo hiểm khi phát sinh tổn thất hoặc mất mát đối với xe. Hồ sơ bồi thường: - Thông báo tai nạn và yêu cầu bồi thường - Tài liệu liên quan đến xe, lái xe: giấy đăng ký xe, giấy phép lái xe, chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tơ tùy thân khác của lái xe, giấy chứng nhận bảo hiểm. - Biên bản giám định hiện trường; biên bản khám nghiệm liên quan đến tai nạn; biên bản giải quyết tai nạn. - Biên bản giám định thiệt hại - Các chứng từ liên quan đến việc xe bị thiệt hại - Và các hồ sơ khác theo yêu cầu của Bảo hiểm Bảo Long. 55 4.2.2.2 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình chi phí Trong chu trình chi phí ở công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ chủ yếu là hoạt động bồi thường cho các hợp đồng bảo hiểm và đặc biệt là bồi thường bảo hiểm vật chất xe cơ giới. Và sau đây là sơ đồ mô tả chi tiết quy trình xử lý bồi thường bảo hiểm vật chất ô tô: 1. Tiếp nhận yêu cầu 2. Giám định tổn thất 3. Chọn phương án và khắc phục tổn thất 4. Hoàn thiện hồ sơ xử lý bồi thường (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ) Hình 4.7 Sơ đồ mô tả quy trình xử lý bồi thường bảo hiểm vật chất xe 4.2.2.3 Lưu đồ quy trình xử lý a. Tiếp nhận yêu cầu xử lý bồi thường PHÒNG BỒI THƯỜNG Bắt đầu KH Đơn đề nghị Lập phiếu thông báo tai nạn và yêu cầu bồi thường Thông báo tai nạn và yêu cầu bồi thường Đơn đề nghị Bộ phận bồi thường (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ) Hình 4.8a Lưu đồ mô tả quá trình tiếp nhận yêu cầu xử lý bồi thường 56 PHÒNG BỒI THƯỜNG Thông báo tai nạn và yêu cầu bồi thường Đơn đề nghị Lập quyết định giao nhiệm vụ Thông báo tai nạn và yêu cầu bồi thường Đơn đề nghị Quyết định giao Quyết định giao nhiệm vụ nhiệm vụ Phôtô Cán bộ giám định tổn thất N Thông báo tai nạn và yêu cầu bồi thường Đơn đề nghị Thông báo tai nạn và yêu cầu bồi thường (bản photo) (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ) Hình 4.8b Lưu đồ mô tả quá trình tiếp nhận yêu cầu xử lý bồi thường  Giải thích lưu đồ Khi khách hàng đến thông báo tai nạn thì cán bộ bảo hiểm sẽ hướng dẫn họ lập đơn đề nghị (phụ lục 6), và hướng dẫn ghi nhận những thông tin vào giấy thông báo tai nạn và yêu cầu bồi thường (phụ lục 7). Và tiến hành lập phiếu thông báo tai nạn bao gồm một số thông tin cơ bản như: tên, số điện thoại, số giấy chứng nhận bảo hiểm. Sau đó chuyển những thông tin này đến bộ phận bồi thường để xử lý. Phòng bồi thường tiếp nhận và dựa vào giấy thông báo tai nạn và yêu cầu bồi thường lập quyết định giao nhiệm vụ thành hai bản. Bản thứ nhất giao cho cán bộ giám định tổn thất kèm theo thông báo tai nạn và yêu cầu bồi thường. 57 Sau đó tiến hành lưu trữ giấy thông báo tai nạn và giấy định quyết giao nhiệm vụ còn lại. b. Giám định tổn thất HIỆN TRƯỜNG XẢY RA TAI NẠN Quyết định giao nhiệm vụ Thông báo tai nạn và yêu cầu bồi thường (bản photo) Kiểm tra, xem xét hiện trường, giám định vật chất xe, lập biên bản nghiệm thu, giám định tổn thất Biên bản xác minh hiện trường Biên bản nghiệm thu, giám định tổn thất Kèm một số hình ảnh tại hiện trường B (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ) Hình 4.9 Lưu đồ giám định tổn thất  Giải thích lưu đồ Giám định viên đến hiện trường quan sát, xem xét, kiểm tra, giám định và tiến hành lập biên bản nghiệm thu (phụ lục 8), giám định tổn thất (phụ lục 9) và biên bản xác minh hiện trường (phụ lục 10). Hơn nữa còn phải chụp ảnh nơi xảy ra hiện trường để có thể đối chiếu với các biên bản, sau đó chuyển về cho phòng bồi thường xử lý tiếp. c. Lựa chọn phương án, khắc phục tổn thất và hoàn tất hồ sơ 58 PHÒNG BỒI THƯỜNG Kèm một số hình ảnh tại hiện trường GĐ BAN GĐ - BT PHÒNG KẾ TOÁN B D Xác minh phí Biên bản nghiệm thu, giám định tổn thất Biên bản xác minh hiện trường Kiểm tra, ký duyệt Xem xét, lập báo cáo giám định tai nạn xe cơ giới, phiếu yêu cầu sửa chữa Phiếu yêu cầu sửa chữa Garage Biên bản xác minh hiện trường Biên bản nghiệm thu, định tổn Báogiám cáo giám định xethất cơ giới Bảng báo giá Xác minh phí đã duyệt Tờ trình bồi thường Nhập liệu Xem xét, ký duyệt Báo cáo giám định xe cơ giới Biên bản xác minh hiện trường Biên bản nghiệm thu, giám định tổn thất Xác minh phí đã duyệt Biên bản xác minh hiện trường Biên bản nghiệm Lập tờ xác minh phí Bảng báo giá Biên bản xác minh hiện trường Biên bản nghiệm thu, giám định tổn Báo cáo giám định thất xe cơ giới Bảng báo giá Tập tin chi bồi thường thu, giám định tổn Báo cáo giám định thất xe cơ giới Bảng báo giá Xác minh phí Phòng bồi thường Xác minh phí đã duyệt Lập tờ trình bồi thường Biên bản xác minh hiện trường Biên bản nghiệm thu, giám định tổn Báo cáo giám định thất xe cơ giới Bảng báo giá Tờ trình bồi thường đã duyệt Xác minh phí đã duyệt Kèm hóa đơn giá trị gia tăng của Garage Xác minh phí đã duyệt Tờ trình bồi thường D (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ) Hình 4.10 Lưu đồ quá trình bồi thường hợp đồng bảo hiểm xe cơ giới 59 Chú thích GĐ BAN GĐ – BT: giám đốc ban giám định bồi thường P.KT: phòng kế toán  Giải thích lưu đồ Ban giám định bồi thường tại phòng bồi thường dựa vào biên bản giám định hiện trường và giám định thiệt hại sẽ lập báo cáo giám định tai nạn xe cơ giới (phụ lục 11) và phiếu yêu cầu sửa chữa (phụ lục 12) gửicho Gara để kiểm tra sử chữa. Gara gửi lại công ty bảng báo giá (phụ lục 13) các hạng mục được sửa chữa. Các chứng từ: biên bản xác minh hiện trường, biên bản giám định tổn thất, báo cáo giám định tai nạn xe cơ giới và bảng báo giá; sẽ được phòng bồi thường xem xét, đối chiếu, lập xác minh phí (phụ lục 14) gửi đến phòng kế toán ký duyệt chứng nhận nghiệp vụ. Sau khi phòng kế toán xác nhận giấy xác minh phí, phòng bồi thường lập tờ trình bồi thường (phụ lục 15) kèm theo hóa đơn giá trị gia tăng của garage đã sữa chữa (phụ lục 16). Chuyển biên bản xác minh hiện trường, biên bản giám định tổn thất, báo cáo giám định tai nạn xe cơ giới và bảng báo giá cho giám định ban giám định bồi thường xem xét ký duyệt. Và các chứng từ này sẽ được chuyển lại phòng bồi thường để xử lý tiếp và lưu trữ. 60 P.Bồi thường KẾ TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN CHI P.Bồi thường E F THỦ QUỸ KẾ TOÁN TỔNG HỢP G Hóa đơn sửa chữa Sổ chi tiết thanh toán Tập tin chi bồi thường Hóa đơn sửa chữa Nhập liệu Ghi sổ chi tiết thanh toán Hóa đơn sửa chữa Phiếu chi Ghi nhật ký chi tiền Nhật ký chi tiền Đối chiếu, xác nhận, đóng dấu đã thanh toán Tính tổng, ghi sổ cái Ghi sổ chứng từ thanh toán Hóa đơn sửa chữa F Ghi sổ chứng từ thanh toán Phiếu chi Ghi phiếu thanh toán Phiếu chi Phiếu chi N Sổ quỹ Tập tin thanh toán In phiếu chi Sổ chi tiết thanh toán Hóa đơn sửa chữa Hồ sơ bồi thường bảo hiểm Sổ cái Hồ sơ bồi thường bảo Phiếu thanh toán Phiếu thanh toán hiểm đã đóng dấu thanh toán Hóa đơn sửa chữa KTCN E KH Nhật ký chi tiền Phiếu chi Hóa đơn sửa chữa P.Bồi thường N N G N (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ) Hình 4.11 Lưu đồ thanh toán bồi thường hợp đồng bảo hiểm xe cơ giới 61  Giải thích lưu đồ Kế toán công nợ dựa vào hóa đơn sủa chữa và tập tin chi bồi thường sẽ ghi vào chi tiết thanh toán. Kế toán chi sẽ nhập liệu và xuất phiếu chi (2 liên) (phụ lục 17), tiếp tục ghi nhật ký chi tiền; lưu lại một liên phiếu chi. Thủ quỹ nhận hồ sơ bồi thường bảo hiểm kèm phiếu chi và hóa đơn sủa chữa để đối chiếu, xác nhận, đóng dấu là đã thanh toán và ghi sổ chứng từ thanh toán. Hồ sơ bồi thường bảo hiểm sẽ được trả về phòng bồi thường, phiếu chi được giao lại cho kế toán công nợ, hóa đơn sửa chữa sẽ được thủ quỹ lưu lại, còn phiếu thanh toán (phụ lục 18) giao cho khách hàng, liên còn lại sẽ được thủ quỹ lưu trữ. Kế toán tổng hợp dựa vào sổ chứng từ thanh toán và nhật ký chi tiền sẽ tính tổng ghi vào sổ cái các tài khoản. 4.2.2.4 Các tập tin và mối quan hệ giữa các tập tin trong chu trình chi phí (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ) Hình 4.12 Mối quan hệ các tập tin trong chu trình chi phí 62 Bảng 4.10 Bảng số liệu mô tả tập tin hồ sơ bồi thường Người lái xe Giấy phép lái xe Số hợp đồng Ngày hiệu lực Ngày xảy ra tai nạn 71B-538 Trần Vĩnh Phúc 00013634M 2694/14/HD1331/06 19/3/201419/3/2016 10/5/2014, Bến Tre Ninh Kiều, Cần Thơ 65B – 001.10 Trần Ngọc Lợi 2694/14/HD1331/06 28/2/201428/2/2016 20/5/2014, Cần Thơ Nguyễn Tài Thọ 162/2/12A, Trần Quang Diệu, An Thới, Bình Thủy, Cần Thơ 65A – 041.74 Võ Hoàng Nhân AM 76771 11107/13/HD 11/10/2013- 25/7/2014, -1131/06 11/10/2016 Cần Thơ 6317/14/BT Phạm Anh Minh Trần Bình Trọng, P.2, Tp. Sóc Trăng 83A – 036.83 Phạm Anh Minh 940050000471 9483/13/HD1131/06 5 6590/14/BT Ngân hàng TMCP quốc dân CN Cần Thơ 257 đường 30/4,P. Xuân Khánh, Q.Ninh Kiều, TP.Cần Thơ 50Z - 7221 Bùi Ly Kham AAA0122439806 11479/13/HD 25/4/2014-1131/06 25/4/2016 6 6687/14/BT Nguyễn Văn Quang Ninh Kiều, cần Thơ 65A -024.02 Nguyễn Văn Quang 781245360900 12271/13/HD 15/10/2013- 19/6/2014 -1131/06 15/10/2016 Số hồ sơ Tên KH 1 6245/14/BT BV Y học cổ truyền Bến Tre BếnTre 2 6152/14/BT Trần Ngọc Lợi 3 6259/14/BT 4 STT Địa chỉ Biển số ….. (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ) 63 09/9/2013 – 09/9/2015 29/5/2014, Sóc Trăng 09/6/2014 Bảng 4.11 Bảng số liệu mô tả tập tin thanh toán ĐVT: VNĐ STT Ngày Số chứng từ 1 13/6/2014 18/PC 6245/14/BT Chi bồi thường 00012NV206 Bệnh viện y học cổ truyền Bến Tre 4.000.000 2 11/6/2014 16/PC 6152/14/BT Chi bồi thường 00135NV206 Trần Ngọc Lợi 5.000.000 3 14/6/2014 19/PC 6317/14/BT Chi bồi thường 00018NV206 Phạm Anh Minh 3.400.000 4 31/6/2014 53/PC 6259/14/BT Chi bồi thường 00011NV206 Nguyễn Tài Thọ 3.870.000 5 27/6/2014 40/PC 6590/14/BT Chi bồi thường 00025NV206 Ngân hàng TMCP quốc dân CN Cần Thơ 1.700.000 6 30/6/2014 54/PC 6687/14/BT Chi bồi thường 00034NV206 Nguyễn Văn Quang 40.000.000 Số hồ sơ Lý do Mã KH Tên KH Tiền bồi thường … Tổng 69.870.000 (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ) 64 Ghi chú 4.2.2.5 Màn hình mô tả nghiệp vụ bồi thường trong chu trình chi phí (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ) Hình 4.13 Màn hình hồ sơ bồi thường đã được duyệt (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ) Hình 4.14 Màn hình thanh toán bồi thường 65 4.2.2.6 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu a. Mục tiêu kiểm soát Kiểm soát qua trình thực hiện các hoạt động trong chu trình chi phí. Kiểm soát ứng dụng xử lý thông tin. b. Các hoạt động kiểm soát Rủi ro Nhân viên không ghi lại những thông tin cơ bản để có thể liên hệ với khách hàng. Xác minh hiện trường không đúng với thực tế. Tần suất xuất hiện 2 Thủ tục kiểm soát Yêu cầu của Kiểm tra danh khách hàng sách thông báo không được giải tai nạn và yêu quyết. cầu bồi thường. Mất lòng tin nơi khách hàng. 1 Garage lập bảng báo giá và gửi về công ty chậm trễ. 1 Thiếu chữ ký của chủ cơ sở Ảnh hưởng 2 Không thể đánh giá chính xác mức độ hư hại và bồi thường sai lệch, ảnh hưởng đến công ty và khách hàng. Không xác định được các hạng mục cần sửa chữa và giá cả sửa chữa từng hạng mục. Cần có tờ tường trình của người gặp tai nạn và những hình ảnh chứng minh hiện trường. Kiểm soát đề suất Nhân viên phải làm đúng theo trình tự, phải ghi nhận những thông tin cơ bản của khách hàng: họ tên, số GCN, số xe,…. Cán bộ có kinh nghiệm trong công việc, đánh giá khách quan thực thế sự việc. Yêu cầu các Garage gửi các bảng báo giá trước khi sửa chữa, đưa ra các quy định rõ ràng hơn đối với các Garage công ty hợp tác. Gian lận, sai sót, Kiểm tra tính Kiểm tra đầy đủ đầy đủ, hợp lý trước khi nhận, 66 sủa chữa trong hóa đơn giá trị gia tăng sửa chữa. mất tài sản. của các chứng hoặc yêu cầu bổ từ. sung thêm chữ ký. Nhận hóa đơn không đúng với nội dung nghiệp vụ. Ghi nhận hóa đơn nợ sai, phản ánh chi phí phát sinh sai. Đối chiếu hóa đơn với bảng báo giá và hợp đồng bồi thường. 1 Yêu cầu Garage có hóa đơn hợp lệ, theo quy định chung của nhà nước. (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ) 4.2.3 Báo cáo trong chu trình doanh thu, chu trình chi phí Trong chu trình doanh thu, chi phí có các loại báo cáo: Báo cáo doanh thu, chi phí, lợi nhuận, báo cáo công nợ, báo cáo thuế GTGT. Trong đó, báo cáo doanh thu, chi phí và lợi nhuận là báo cáo quan trọng nhất vì nó phản ánh cụ thể và tổng quát về tình hình hoạt động của công ty. 67 Công ty Bảo Hiểm Bảo Long BÁO CÁO CÔNG NỢ Tài khoản: 13111 – phải thu khách hàng Từ ngày 01/6/2014 – 30/6/2014 ĐVT: VNĐ Ngày hạch toán Ngày chứng từ Mã công nợ 06/06/2014 06/06/2014 K00191NV106 NGUYỄN THỊ ÁNH HỒNG 83/14/HD-1111/06-NV1 1377000 08/06/2014 08/06/2014 K00374PNV06 HỒNG BẢO SÊN- PHAN THU TÂM 803/14/HD-1062/06-NV1 777000 08/06/2014 08/06/2014 K00097NV206 CTY CPĐTXD VÀ DL ME LONG-CHI NHÁNH 2 466/14/HD-0102/06-NV2 4555670 09/06/2014 09/06/2014 K00196NV106 CTY TNHH XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI CÔNG DANH 12284/14/HD-1131/06-NV1 1871000 09/06/2014 09/06/2014 K00134NV106 TRUNG TÂM ĐÀO TẠO VÀ SÁT HẠCH LÁI XE CƠ GIỚI ĐƯỜNG BỘ CẦN THƠ 924/14/HD-1165/06-NV1 11/06/2014 11/06/2014 K00073PVL06 CTY TNHH MTV CTCC VL 12102/14/HD-1131/06-PVL 12/06/2014 12/06/2014 K00012PNV06 ĐẶNG THỊ KIM CHÍN 834/14/HD-1062/06-NV1 300000 13/06/2014 13/06/2014 K00033NV306 MAY TÂY ĐÔ 932/14/HD-1165/06-NV3 8579000 15/06/2014 15/06/2014 K00199NV106 PHẠM HỮU HIỀN 91/14/HD-1111/06-NV1 1260000 15/06/2014 15/06/2014 K00001BGÐ06 Công ty CP Vận Tải Liên hiệp Huy Hoàng 55/14/HD-1051/06-NV2 113787432 Tên công nợ Nội dung phát sinh 68 Phát sinh nợ 772800 34584900 Phát sinh có 16/06/2014 16/06/2014 K00099PNV06 DNTN NGUYỄN TẤN 737/14/HD-0102/06-NV1 27000000 18/06/2014 18/06/2014 K00189PNV06 NGUYỄN TIẾN TÀI 928/14/HD-1062/06-NV1 300000 19/06/2014 19/06/2014 K00207NV106 TRẦN THỊ NGỌC MAI 96/14/HD-1111/06-NV1 810000 20/06/2014 20/06/2014 K00061PNV06 CÔNG TY TNHH TVTK XÂY DỰNG TRÍ VIỆT 12169/14/HD-1131/06-NV1 20/06/2014 20/06/2014 K00208NV106 LÊ VĂN NGOAN 825/14/HD-1062/06-NV1 300000 20/06/2014 20/06/2014 K00193NV106 TRƯƠNG QUỐC HÙNG 824/14/HD-1062/06-NV1 723000 K00285PNV06 TRUNG TÂM ĐĂNG KIỂM PHƯƠNG TIỆN GIAO THÔNG THỦY BỘ HẬU GIANG 563/14/HD-0102/06-NV1 99000 K00378PNV06 LÝ KHÁNH TRƯỜNG 12432/14/HD-1131/06-NV1 20/06/2014 20/06/2014 … … 30/06/2014 30/06/2014 10986700 11520000 (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ) Tổng số phát sinh Nợ: 848.197.834 Tổng số phát sinh Có: 0 Tồn Nợ: 848.197.834 Tồn Có: 0 Cần Thơ, ngày 30 tháng 6 năm 2014 Người lập biểu (Ký, ghi họ tên) Ngô Thị Việt Bình 69 CTY BẢO HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ P.NV2 BẢNG TỔNG HỢP QUYẾT TOÁN DOANH THU THÁNG 06/ 2014 STT Tên nghiệp vụ Phí nét 1 TNDS xe mô tô 2,145,000 2 Lpx mô tô 5,720,000 3 TNDS ô tô KD 4 VC ô tô KD 5 LPX ô tô KD 6 Xây dựng lắp đặt 6 8 9 10 11 12 13 Tổng phí 214,500 Hoa Hồng Thực nộp 2,359,500 429,000 868,725 1,061,775 5,720,000 1,144,000 2,316,600 2,259,400 6,269,600 68,965,600 3,134,800 13,479,640 52,351,160 186,386,364 18,638,636 205,025,000 18,638,636 17,706,705 168,679,659 1,990,000 398,000 427,850 1,164,150 - 113,885,630 11,388,563 125,274,193 5,694,282 17,652,273 101,927,639 27,957,600 2,795,760 30,753,360 1,397,880 1,817,244 27,538,236 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 14 BH CNKH 4,347,000 - 4,347,000 869,400 15 BH TNCN 638,400 - 638,400 127,680 16 BH thân tàu 17 TNDS tàu 18 TNDS đ/v hành khách 19 TTTV 456,435 3,021,165 67,032 443,688 396,663 5,400,713 6,102,500 610,250 6,712,750 915,375 714,000 71,400 785,400 107,100 46,410 631,890 2,268,000 226,800 2,494,800 340,200 147,420 2,007,180 62,720 12,544 6,586 43,590 455,128,723 33,208,897 55,389,581 366,530,245 62,720 Tổng cộng Phí QL 62,696,000 1,990,000 BH hàng vận chuyển nội địa BH Cháy nổ nhà tư nhân Hỏa hoạn BB-Tài sản RR 4.3 Hỏa hoạn BB-Tài sản RR 4.1 Hỏa hoạn BB-Tài sản RR 4.2 CNTN-Tài sản không thuộc RR 4 CNBB-Tài sản không thuộc RR 4 Thuế GTGT 414,913,214 40,215,509 Ngày 30 tháng 6 năm 2014 BAN GIÁM ĐỐC P.NV2 P.Kế toán NGUYỄN THUẾ ANH (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ) 70 Bảng 4.12 Bảng số liệu mô tả doanh thu, chi phí, lợi nhuận của các phòng trong công ty 6 tháng đầu năm 2014 ĐVT: VNĐ Doanh thu Chi phí Tổng chi phí STT Phòng 1 PNV 1 2.863.578.773 2.787.956.647 2 PNV 2 2.134.789.600 3 PNV 3 4 Chi phí bồi thường Lợi nhuận Chi phí hoa hồng Chi phí quản lý 1.487.959.544 343.629.453 956.367.650 75.622.126 2.076.064.630 1.086,378.290 320.218.440 669.467.900 58.724.970 499.300.798 471.757.641 252.004.897 89.874.144 129.878.600 27.543.157 PHG 563.487.697 552.159.957 364.785.700 73.253.401 114.120.856 11.327.740 5 PVL 998.341.268 972.612.420 549.360.555 129.784.365 293.467.500 25.728.848 6 PST 326.896.899 311,141.933 187.875.670 37.593.143 85.673.120 15.754.966 7 PBL 498.290.785 487.228.222 307.589.703 49.829.079 129.809.440 11.062.564 8 PKG 132.167.349 125.712.905 76.509.830 13.216.735 35.986.340 6.454.444 Tổng 8.016.853.169 7.784.634.354 4.312.464.189 1.057.398.759 2.414.771.406 232.218.815 bảo hiểm gốc (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ) 71 Nhìn vào bảng số liệu trên, ta thấy doanh thu, chi phí bồi thường, chi phí hoa hồng, chi phí quản lývà lợi nhuận của các phòng tại công ty có sự chênh lệch khá rõ. Và sau đây sẽ phân tích rõ hơn sự chênh lệch này: 3,000,000,000 2,500,000,000 2,000,000,000 1,500,000,000 1,000,000,000 500,000,000 0 PNV 1 PNV 2 PNV 3 PHG PVL PST PBL PKG (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ) Hình 4.15 Doanh thu, chi phí của các phòng 6 tháng đầu năm 2014 Dựa vào biểu đồ ta dễ dàng thấy được PNV1 là phòng có doanh thu cao nhất trong 6 tháng đầu năm 2014 với doanh thu 2.863.578.773 đồng. Và đây cũng là một điều dễ hiểu bởi PNV1 là phòng có số lượng nhân viên trực tiếp kinh doanh nhiều nhất với kinh nghiệm làm việc lâu năm nên khả năng khai thác khách hàng là tuyệt đối tại công ty. Tuy PNV2 có số lượng nhân viện ít hơn nhưng đã tạo ra số doanh thu không thua kém gì PNV1, doanh thu trong 6 tháng là 2.134.789.600 đồng chỉ thấp hơn PNV1 728.789.173 đồng. Vì đây là 2 phòng kinh doanh chủ yếu tạo doanh thu cho công ty và hoạt động tại văn phòng công ty. Tuy cũng là phòng kinh doanh tại công ty nhưng PNV3 lại có doanh thu từ việc kinh doanh bảo hiểm là tương đối thấp bởi PNV3 là phòng kinh doanh vừa mới thành lập, số lượng nhân viên ít, kinh nghiệm chưa lâu nên doanh thu chỉ có 499.300.798 đồng. Bên cạnh 3 phòng nghiệp vụ kinh doanh bảo hiểm trực tiếp tại Cần Thơ thì còn có một số phòng tại các tỉnh lân cận và điển hình là Phòng tại Hậu Giang, Vĩnh Long, Sóc Trăng, Bạc Liêu và Kiên Giang; trong đó phòng Kiên Giang là phòng có doanh thu thấp nhất, chỉ có 132.167.349 đồng. Vì tại tỉnh này quy mô và danh tiếng của công ty chưa được phổ biến. Còn các phòng tại Hậu Giang, Vĩnh Long, Sóc Trăng và Bạc Liêu thì mức doanh thu tương đương nhau; tuy nhiên trong đó Vĩnh Long là phòng có doanh thu cách xa các phòng còn lại và gấp gần 2 lần so với các phòng này với mức doanh thu tương đối cao là 998.341.268 đồng. 72 1,600,000,000 1,400,000,000 1,200,000,000 1,000,000,000 800,000,000 600,000,000 400,000,000 200,000,000 0 PNV 1 PNV 2 PNV 3 Chi phí bồi thường PHG PVL PST Chi phí hoa hồng PBL PKG Chi phí quản lý (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ) Hình 4.16 Chi phí các phòng 6 tháng 2014 Còn về chi phí thì chi phí bồi thường là khoản chi phí cao nhất, kế tiếp là chi phí quản lý và thấp nhất trong 3 loại chi phí là chi phí hoa hồng (chiếm khoảng 11 – 15% doanh thu). Và PNV1là phòng có tổng chi phí cao nhất: 2.790.685.071 đồng và trong đó khoản chi phí bồi thường cũng là khoản cao nhất trong công ty tương ứng với số tiền là 1,487.959.544 đồng. Phòng có tổng chi phí cao thứ 2 đó là PNV2 2.078.325.150 đồng. Phòng có tổng chi phí thấp nhất 128.712.905 đồng là phòng Kiên Giang. chỉ nhưng so với doanh thu mà phòng tạo ra được thì phòng vẫn có lợi nhuận. Mặc dù các khoản chi phí của các phòng chiếm khoản 97%so với doanh thu, nhưng tất cả các phòng đều hoạt động có hiệu quả, đều có lợi nhuận tuy lợi nhuận không cao. Và chúng ta sẽ xét về cơ cấu lợi nhuận của các phòng: 7% 5% 3% 32% 11% 5% 12% 25% PNV 1 PNV 2 PNV 3 PHG PVL PST PBL PKG (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ) Hình 4.17 Lợi nhuận các phòng 6 tháng 2014 73 Dựa vào biểu đồ mô tả cơ cấu lợi nhuận thì ta thấy được sự chênh lệch về lợi nhuận giữa các phòng cũng khá rõ rệch. Phòng có lợi nhuận cao nhất là PNV1 (72.893.702 đồng) chiếm 32% tổng lợi nhuận công ty và gấp 1.33 lần so với PNV2 và cách rất xa so với các phòng khác. PKG là phòng có lợi nhuận thấp nhất. Tuy PNV3 có lợi nhuận thấp so với PNV1, PNV2 và PVL nhưng đây lại là phòng có tỷ suất lợi nhuận cao nhất tại công ty chiếm 0.055 lần trên tổng doanh thu; phòng có tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu thấp nhất đó là PBL (tương ứng 0.022%) và PNV1 cũng là phòng có tỷ suất này thấp chỉ chiếm 0.0254%. 74 CHƯƠNG 5 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ 5.1 NHẬN XÉT CHUNG Trong thời gian thực tập tại công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ, tôi đã tìm hiểu về hệ thống thông tin kế toán tại công ty và kết hợp với những kiến thức tôi đã được học ở trường cũng như tham khảo tài liệu có liên quan, từ đó rút ra được các ưu điểm và nhược điểm của hệ thống thông tin kế toán tại công ty như sau: 5.1.1 Ưu điểm Mặc dù phải trải qua không ít khó khăn để có thể làm quen với nhưng hoạt động của phần mềm, nhưng đến hiện tại hệ thống đã mang lại rất nhiều ưu điểm: - Tiết kiệm được một khoảng chi phí rất lớn cho việc cài đặt, nâng cấp hay tư vấn sử dụng khi công ty sử dụng phần mềm kế toán online toàn diện, ứng dụng mô hình điện toán đám mây, CeAC. - Phần mềm được thiết kế rất tốt trong quản lý và vận hành xử lý đối với cá hoạt động kinh doanh hiện nay. Phần mềm có đầy đủ các yêu cầu bảo mật hệ thống cần thiết để bảo vệ. - Hệ thống cung cấp đầy đủ dữ liệu đầu vào và tự động thực hiện các nghiệp vụ một cách nhanh chóng, chính xác khi nhân viên nhập liệu, chọn lệnh; khi nhập sai hệ thống sẽ thông báo lỗi và hướng dẫn sửa lỗi. - Chỉ có nhân viên phòng kế toán mới có mật khẩu đăng nhập vào phần mềm kế toán. Căn cứ vào chức năng của từng kế toán, kế toán trưởng phân quyền xử lý các phân hệ trong phần mềm. Công tác kế toán luôn tuân thủ các quy định, chế độ tài chính do Bộ Tài Chính ban hành. Cập nhật liên tục, kịp thời những quy định mới của Bộ Tài Chính. - Trình tự luân chuyển các chứng từ, kiểm soát các chứng từ trong các chu trình doanh thu, chu trình chi phí tương đối chặt chẽ. - Thông tin có thể xuất số liệu sang file word, exel và PDF. - Chứng từ được ký duyệt rất cẩn thận bởi những người có thẩm quyền, và được phân công trách nhiệm lưu trữ cẩn thận. - Trang thiết bị, máy móc như: máy tính, máy in, máy photo, máy lạnh, máy fax,… được trang bị đầy đủ, thuận tiện cho công việc. 5.1.2 Nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm thì luôn tồn tại những nhược điểm tiềm ẩn: 75 Đa số các chứng từ có nhiều liên trong cả hai chu trình đều không được đánh số thứ tự như: phiếu thu và phiếu chi. Chứng từ trong 2 chu trình doanh thu và chi phí đều đúng mẫu quy định, tuy nhiên trong số đó lại bắt gặp một số chứng từ có thiếu sót trong quá trình ghi chép của nhân viên kế toán trong công ty, và lúc ký xét duyệt cũng không phát hiện. Cụ thể là hóa đơn giá trị gia tăng không có phần gạch để thể hiện là hét nội dung, và các phiếu chi, phiếu thu không có đầy đủ chữ cái của các bộ phận (phụ lục). Phần mềm kế toán chưa khai thác triệt để, có nhiều khâu kế toán phải làm thủ công. Phần mềm kế toán ở công ty chủ yếu lưu trữ một số dữ liệu căn bản như: danh sách hợp đồng, sổ chi tiết các khoản phải thu, phải trả, các loại báo cáo công nợ, danh sách khách hàng. Riêng phần báo cáo quản trị hầu như không có hay kế toán không sử dụng đến. - Mỗi nhân viên kế toán phải thực hiện 2, 3 công việc: kế toán tổng hợp kiêm kế toán trưởng; thủ quỹ kiêm kế toán phải thu; kế toán chi kiêm quản lý các ấn chỉ các phòng tại công ty và các văn phòng ở các tỉnh lân cận. - Trang thiết bị (máy tính, máy in, máy photo) phục vụ cho bộ phận kế toán và các phòng nghiệp vụ chưa được nâng cấp nên thường xuyên xảy ra hư hỏng phải nhờ đến bộ phận tin học đến sửa làm công việc bị trì hoãn. - Diện tích công ty hẹp nên mọi ký kết, thỏa thuận đều diễn ra bên ngoài công ty làm tốn thêm một khoản chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng. - Khi những người quản lý ra ngoài công tác thì không có người giám sát hay thiết bị giám sát các nhân viên còn lại. Tạo điều kiện cho họ làm việc lơ là, thiếu trách nhiệm trong công việc. - Mặc dù chứng từ, tài liệu được phân loại lưu trữ trong từng phòng nhưng vẫn chưa được lưu trữ một cách cẩn thận nhất (các tủ tài liệu chưa được khóa cẩn thận). Do đó, tài liệu có thể được tất cả các nhân viên trong hay ngoài các phòng nghiệp vụ đều có thể xem, sửa đổi hay hủy. - Phần mềm được thiết kế hiện đại, tiết kiệm thời gian nhập liệu và xử lý dữ liệu; tuy nhiên phần mềm công ty vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro; + Rủi ro bị xâm nhập, tấn công bởi hacker, virus,… phá hủy hệ thống hoặc đánh cắp tài liệu mật của công ty. + Khả năng ứng dụng phần mềm hiện đại của nhân viên còn hạn chế dẫn đến nhiều sai sót: do áp lực công việc quá nhiều và sự hối thúc của các khách hàng sẽ dẫn đến những sai sót trong nghiệp vụ là khó tránh khỏi vì để đảm bảo phương châm “Khách hàng là thượng đế”. 76  Sai sót trong việc kiểm tra thông tin trên chứng từ khách hàng lập: chứng từ thiếu thông tin bắt buộc, không đủ chữ ký xét duyệt hoặc lập các hợp đồng sai nội dung với các hợp đồng cần làm.  Quên nhập nghiệp vụ vào hệ thống; do khối lượng công việc diễn ra cùng lúc quá nhiều.  Hơn nữa trong những năm gần đây, nền kinh tế biến động, và chính phủ có ban hành một số quy định bắt buộc về bảo hiểm nên số lượng khách hàng mua bảo hiểm các loại là khá đông. Và các vụ tai nạn đã được mua bảo hiểm cũng xảy ra ngày càng nhiều do một số nguyên nhân chủ quan, khách quan dẫn đến. 5.2 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Bộ phận kinh doanh và phong kế toán nên có quan hệ mật thiết với nhau hơn. Dữ liệu nợ phải thu của khách hàng phải được trao đổi giữa hai bộ phận này để đảm bảo việc chấp nhận các hợp đồng bảo hiểm có tính hợp lý hơn. Các bậc quản lý trong công ty nên quản lý chặt chẽ hơn nhân viên trong bộ phận của mình tránh tình trạng chạy theo doanh thu và lơ là trong công việc ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty. Định kỳ luân phiên công việc giữ các nhân viên trong bộ phận và giữa những bộ phận có liên quan nghiệp vụ để tránh tình trạng công việc bị tạm hoãn khi nhân viên phụ trách nghỉ đột xuất. 5.2.1 Đối với công tác tổ chức chứng từ: Hoàn thiện và kiểm soát chặt chẽ hơn công tác tổ chức chứng từ: ̶ Nội dung chứng từ phải được khai báo đầy đủ thông tin, không được viết tắt, tẩy xóa, sữa chữa, phải dung viết mực hoặc viết bi (màu xanh, đen), không được viết bằng mực đỏ, số và chữ phải viết liên tục, rõ ràng không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. ̶ Chứng từ được in từ máy vi tính không được viết chèn, bổ sung thông tin vào chứng từ. ̶ Các chứng từ gửi ra bên ngoài đơn vị phải có đóng dấu của công ty. Tất cả chứng từ đều phải có đầy đủ chữ ký xét duyệt theo quy định. ̶ Các chứng từ viết sai phải được lưu lại dưới dạng là thẻ hủy, hóa đơn hủy; phải lập biên bản tiêu hủy khi thực hiện việc tiêu hủy theo quy định. ̶ Các chứng từ phải được lưu trữ ở các bộ phận thực hiện một cách ngăn nắp, rõ ràng, dễ kiểm tra theo dõi và phải đảm bảo tính an toàn bảo mật tài liệu. 77 ̶ Định kỳ đối chiếu doanh số theo kế toán với doanh số trên báo cáo bán bảo hiểm của các phòng nghiệp vụ. Nhằm đảm bảo: + Tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ. + Tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ. + Tính hợp lệ, hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ chính xác và hợp pháp. 5.2.2 Đối với công tác tổ chức quá trình xử lý nghiệp vụ ̶ Yêu cầu thường xuyên nâng cấp phần mềm tránh việc phần mềm buộc người sử dụng đăng nhập lại tài khoản sử dụng và mật khẩu thường xuyên để các thông tin được xử lý nhanh và cung cấp kịp thời thông tin cho người sử dụng. ̶ Yêu cầu mở các lớp tập huấn cho tất cả các nhân viên để nâng cao trình độ ngoại ngữ và kỹ năng về tin học văn phòng. Ngoài ra, còn phải tập huấn sử dụng phần mềm cho nhân viên mới hay khi nâng cấp phần mềm. ̶ Giám đốc và kế toán trưởng phải phổ biến những thông tư, quyết định mới liên quan đến việc xử lý các nghiệp vụ cho các bộ phận có liên quan. ̶ Phân chia trách nhiệm và bất kiêm nhiệm giữa các chức năng của bộ phận kế toán: kế toán phải thu không được kiêm thủ quỹ hay kế toán trưởng không được kiêm người kiểm tra, quản lý tài sản công ty. 5.2.3 Đối với công tác tổ chức bộ máy ̶ Đối với hệ thống mạng cần cập nhật thêm nhật ký người sử dụng máy tính và các chương trình phần mềm. Để có thể quản lý chặt chẽ hơn quyền truy cập, sửa, xóa, bổ sung dữ liệu và những thông tin bảo mật của công ty. ̶ Kiểm tra, giám sát việc chấp hành luân chuyển chứng từ đúng quy định của công ty. ̶ Giảm áp lực làm việc trên từng cá nhân bằng cách phân chia công việc nhân viên cho từng nghiệp vụ để tránh việc nhầm lẫn, sai sót trong việc xử lý. ̶ Đánh giá năng lực làm việc, mức độ chịu trách nhiệm về công việc của mỗi nhân viên cũng như khả năng gắn bó lâu dài vói công ty. Từ đó, phân loại và đưa ra nhận xét về số lượng nhân viên trong hiện tại và tương lai để có kế hoạch đào tạo cho từng phòng phù hợp với tốc độ phát triển của công ty. Việc xét chọn người cần công khai và dân chủ. ̶ Nhân viên kế toán phải tuân thủ tuyệt đối chế độ bảo mật thông tin, chỉ được phép truy cập những thông tin, dữ liệu theo đúng cấp độ được quy định. Tuyệt đối chấp hành nội quy công nghệ thông tin: sử dụng mật khẩu 78 đúng quy định, không để người khác biết được mật khẩu cũng như không sử dụng mật khẩu của người khác. 5.2.4 Đối với công tác tổ chức hệ thống báo cáo Cuối kỳ kế toán, ngoài các báo cáo về doanh thu, chi phí cần có thêm phần so sánh doanh thu, chi phí giữa các năm với nhau; giữa định mức với thực tế phát sinh. Công tác này làm cho việc thu chi đạt hiệu quả hơn trong những năm tiếp theo. Cuối mỗi quý hay 6 tháng cần lập báo cáo doanh thu, chi phí theo từng bộ phận, so sánh giữa các kỳ báo cáo về doanh thu và chi phí của từng phòng, từng bộ phận để đánh giá hiệu quả hoạt động giữa các phòng, các bộ phận. 5.2.5 Đối với công tác tổ chức kiểm tra, kiểm soát Nhìn chung, hệ thống thông tin kế toán đã tạo ra nhiều thủ tục kiểm soát nội bộ có thể kiểm soát được các rủi ro có thể xảy ra. Tuy nhiên trong việc kiểm soát lưu trữ dữ liệu thì chưa có thủ tục kiểm soát sao lưu dự phòng dữ liệu. Phòng kế toán cần xúc tiến kế hoạch mua ổ cứng ngoài để ghi dự phòng đầy đủ tất cả các dữ liệu định kỳ hàng tháng, hàng quý, hoặc hàng 6 tháng một lần. Bên cạnh đó cần có kế hoạch cụ thể trong công tác lưu trữ dữ liệu dự phòng (ổ cứng) ở một nơi khác nhằm đảm bảo cho dữ liệu được an toàn nhất. Công ty cần yêu cầu nhà thiết kế phần mềm kiểm soát nhập liệu chặt chẽ hơn và khắc phục được các nhược điểm của phần mềm như thiết lập các thủ tục kiểm tra dấu vết kiểm toán, giới hạn dữ liệu, thông báo các lỗi định khoản sai cơ bản,…. Ngoài những biện pháp trên , để theo dõi hiệu quả hoạt động của chu trình doanh thu và chi phí, định kỳ, công ty nên lập báo cáo về tình hình hoạt động sản phẩm và dịch vụ bảo hiểm qua các năm để có định hướng phát triển đúng đắn. 79 Bảng 5.1 Tổng hợp tình hình hoạt động bảo hiểm của công ty qua …. năm Đơn vị tính:…………… Sản phẩm Năm …. Bảo hiểm hàng hóa Bảo hiểm hàng hóa XNK Bảo hiểm thân tàu Bảo hiểm trách nhiệm nhân sự chủ tàu Bảo hiểm vận chuyển hàng hóa trong lãnh thổ VN Bảo hiểm tai nạn thuyền viên Bảo hiểm tài sản Bảo hiểm tài sản Bảo hiểm trộm cắp Bảo hiểm tiền Bảo hiểm hỏa hoạn và các rủi ro đặc biệt Bảo hiểm mọ rủi ro xây dựng và lắp đặt Bảo hiểm máy móc Bảo hiểm xe cơ giới Bảo hiểm xe ô tô Bảo hiểm trách nhiệm dân sự của chủ xe Bảo hiểm vật chất xe Bảo hiểm tai nạn lái, phụ xe và người ngồi trên xe Bảo hiểm xe gắn máy Bảo hiểm con người Bảo hiểm trách nhiệm công cộng Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp Bảo hiểm tai nạn con người Bảo hiểm tai nạn lao động Bảo hiểm kết hợp con người Tái bảo hiểm 80 Năm …. Năm …. CHƯƠNG 6 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 6.1 KẾT LUẬN Để có thể tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, công ty bảo hiểm Bảo Long Cần thơ đã có những chính sách thay đổi kịp thời, phù hợp với nhu cầu thị trường, nhu cầu nền kinh tế. Ngoài những biện pháp cạnh tranh về mức phí bảo hiểm, đa dạng về sản phẩm và dịch vụ…..Công ty cần phải xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống thông tin kế toán hữu hiệu để có thể chống đỡ tốt nhất với các rủi ro. Việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý tạo ra những thuận lợi trong mọi hoạt động của công ty, nhất là đối với HTTTKT. Phần mềm CeAC tại công ty được thiết kế hiện đại, đáp ứng yêu cầu thông tin tỏng và ngoài đơn vị. Các thủ tục kiểm soát được thiết kế đối với phần mềm là tương đối chặt chẽ, ngăn chặn được các rủi ro xảy ra. Nhưng đồng thời nó cũng tồn tại những rủi ro tiềm tang vốn có của nó vì lý do phần mềm do con người thiết kế, con người vận hành và quản lý nên bó không thể mang tính tuyệt đối. Chính vì thế việc kiểm soát HTTTKT luôn luôn lúc nào cũng là hoạt động quan trong trong mọi đơn vị. Việc thống lập HTKSNB của bảo hiểm Bảo Long luôn chú tọng đến kiểm soát xử lý và kiểm soátt bảo vệ tài sản. Chính vì thế, KSNB làm tốt chức năng kiểm tra, phát hiện xử lý sai sót, kiểm soát ngăn chặn ngày càng hoàn thiện. Tóm lại, công ty bảo hiểm Bảo Long cần Thơ những năm qua đã thực hiện mở rộng thị phần và chiếm được tình cảm, lòng tin của KH vào một công ty tổ chưc tốt và cơ chế hoạt động ổn định. Có được những thành công như ngày hôm nay là nhờ vào sự lãnh đạo của cấp trên, sự quan tâm, chỉ đạo của chính quyền địa phương cùng với sự nổ lực phấn đấu hết mình cho công việc của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty. Hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty càng khẳng định rằng công tác tổ chức HTTTKT trong công ty là khá chặt chẽ và ngày càng hoàn thiện. Công ty bảo hiểm Bảo Long luôn phấn đấu để trở thành công ty bảo hiểm hàng đầu Việt Nam. 6.2 KIẾN NGHỊ 6.2.1 Đối với công ty Thường xuyên mở các lớp tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên, trình độ ngoại ngữ cũng như khả năng sử dụng phần mềm thành thạo nhằm thực hiện công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn. 81 Giảm bớt khối lượng công việc trên một nhân viên đặc biệt là kế toán nhằm giảm thiểu các sai sót do áp lực công việc bằng cách tuyển thêm nhân viên. Chú trọng đến công tác lưu trữ dữ liệu và kế hoạch dự phòng dữ liệu tránh những rủi ro đáng tiếc có thể xảy ra. Thực hiện phân công nhiệm vụ giữa các bộ phận chức năng: người lập chứng từ, người xét duyệt chứng từ và người bảo quản tài sản với người kiểm soát riêng biệt chặt chẽ hơn. 6.2.2 Đối với nhà nước Nhà nước sớm xây dựng chế độ kế toán ổn định, các chuẩn mực kế toán phù hợp với thực trạng đất nước và hệ thống chuẩn mực kế toán quốc tế. Tạo điều kiện thực hiện dễ dàng hơn công tác kế toán và thuận lợi cho các doanh nghiệp tỏng việc hợp tác với các dự án nước ngoài. Có chính sách, chương trình hướng dẫn rộng rãi các doanh nghiệp thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động kinh doanh nói chung, hoạt động kế toán nói riêng và đảm bảo việc chuyển đổi hình thức kế toán bằng tay sang kế toán máy cho tất cả các doanh nghiệp. 82 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Nguyễn Thúy An, 2013. Bài giảng hệ thống thông tin kế toán. Khoa KT – QTKD, Đại học Cần Thơ. 2. Bùi Quang Hùng và Nguyễn Phước Bảo Ẩn, 2004. Môn học hệ thống thông tin kế toán. Tạp chí phát triển kinh tế. 3. Nguyễn Thế Hưng, 2008. Hệ thống thông tin kế toán. Nhà xuất bản thống kê. 4. Lê Phước Hương, 2011. Giáo trình hệ thống thông tin kế toán phần 2. Khoa KT – QTKD, Đại học Cần Thơ. 5. Bùi Diên Giàu, 2012. Bài giảng hệ thống kiểm soát nội bộ. Khoa KT – QTKD, Đại học Cần Thơ. 6. Thiều Thị Tâm, Nguyễn Việt Hưng và Phạm Quang Huy, 2008. Hệ thống thông tin kế toán. Nhà xuất bản thống kê. 7. Ngoài ra còn tìm hiểu một số luận văn cùng đề tài và các trang web có nội dung liên quan: - Phạm Thị Kim Tuyến, 2010. Đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong Ngân hàng đầu tư và phát triển chi nhánh Long An. Khoa KT – QTKD, Đại học Cần Thơ. - Huỳnh Ngọc Thọ, 2013. Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty cổ phần Vật tư Hậu Giang. Khoa KT – QTKD, Đại học Cần Thơ. - Nguyễn Trần Hạnh Thảo, 2013. Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Ngân hàng thương mại cổ phần Sài Gòn Hà Nội chi nhánh Kiên Giang – Phòng giao dịch Tân Hiệp. Khoa KT – QTKD, Đại học Cần Thơ. - Giới thiệu về phần mềm kế toán CeAC. Địa chỉ truy cập: http://cerp.com.vn/trang_sp.html 83 PHỤ LỤC PHỤ LỤC 01 – GIẤY CHÀO PHÍ THƯ CHÀO PHÍ BẢO HIỂM Kính gửi: ………………………………………………………………………… Công ty Bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ xin gửi đến …………………… lời chúc sức khỏe. Căn cứ nhu cầu bảo hiểm xe ôtô của Quý đơn vị nay xin chào phí bảo hiểm như sau: 1. Đối tượng bảo hiểm - Hiệu xe : ……………………………………………… - Biển số : ……………………………………………… - Số chỗ ngồi : ……………………………………………… - Năm sản xuất : ……………………………………………… - Giá trị hiện tại : ……………………………………………… 2. Bảo hiểm TNDS đối với người thứ 3: Mức trách nhiệm đối với người : 70.000.000 đồng/người/vụ Mức trách nhiệm đối với tài sản : 70.000.000 đồng/ vụ Phí bảo hiềm (gồm 10%VAT) : ....................... Đồng 3. Bảo hiểm vật chất xe: Giá trị thực tế tại thời điểm bảo hiểm : ………………. Đồng Số tiền bảo hiểm : ………………. Đồng Tỷ lệ phí bảo hiểm (gồm 10%VAT) : ……………….. Phí bảo hiềm (gồm 10%VAT) : ……………….. đồng/người/vụ 4. Bảo hiểm lái phụ xe và người ngồi trên xe: Số người được bảo hiểm : …………….. Người Mức trách nhiệm : …………….. Đồng/người Phí bảo hiểm : ……………. đồng 5. Tồng phí bảo hiểm : ……………. đồng Bằng chữ: ……………………………………………………………………………. Bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ rất hân hạnh được phục vụ Quý Đơn vị với mức phí bảo hiểm như trên. Trân trọng kính chào! GIÁM ĐỐC 84 PHỤ LỤC 02 GIẤY YÊU CẦU BẢO HIỂM 85 PHỤ LỤC 03 - HỢP ĐỒNG BẢO HIỂM HỢP ĐỒNG BẢO HIỂM XE CƠ GIỚI Số: …………………….     Căn cứ Bộ Luật Dân Sự số 33/2005/QH11 được Quốc Hội Khóa XI, kỳ họp thứ 7 thông qua ngày 14/06/2005; Căn cứ Luật kinh doanh bảo hiểm số 24/2000/QH ngày 09/12/2000 của Quốc Hội Nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam; Căn cứ vào Quy tắc, biểu phí Bảo hiểm tự nguyện về xe cơ giới ban hành theo Quyết định số 1125/2012/QĐ-TGĐ-QLNV ngày 12/07/2012 của Tổng Giám Đốc Công ty Cổ phần Bảo Hiểm Bảo Long; Căn cứ vào khả năng và nhu cầu các bên. Hôm nay, ngày …. tháng ….. năm ……, Chúng tôi gồm có: NGƯỜI BẢO HIỂM (Sau đây gọi là bên A) Tên đơn vị : TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM BẢO LONGCÔNG TY BẢO HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ Địa chỉ : Số 30H, Mậu Thân, P.An Nghiệp, Q.Ninh Kiều, TP Cần Thơ Điện thoại : 0710.3834117 Fax: 0710.3766466 Mã số thuế : 0301458065-006 Tài khoản : 070026616164 Tại Sacombank CN Cần Thơ – PGD An Phú Đại diện : Ông Đoàn Minh Thi .Chức vụ: Giám Đốc NGƯỜI ĐƯỢC BẢO HIỂM (Sau đây gọi là bên B) Tên chủ xe : ………………………………………………………………………….. Địa chỉ : ………………………………………………………………………….. Điện thoại : …………….. Fax :……………………………………….. Đại diện : ……………………… Chức vụ : ………………………………………. NGƯỜI THỤ HƯỞNG BẢO HIỂM (Sau đây gọi là bên C) Tên đơn vị : ………………………………………………………………………….. Địa chỉ : ………………………………………………………………………….. Điện thoại : …………………………………………… Fax :………………….. Đại diện : …………………………………………... Chức vụ: …………………. Các bên thỏa thuận thực hiện những nội dung về hợp đồng bảo hiểm như sau: Điều 1: Đối tượng bảo hiểm: Xe Ôtô biển số : …………………….. SK: …………………….. ; SM: …………………. Hiệu xe : …………………… Năm sản xuất: ………….. ; Số thẻ BH:…………... Loại xe: ……………………………… Số chỗ ngồi/tấn trọng tải: ………………………… Mục đích sử dụng xe:  Kinh doanh  Không kinh doanh  Xe khác Điều 2: Phạm vi bảo hiểm Thiệt hại vật chất xe; Tai nạn lái xe và người ngồi trên xe, thiệt hại hàng hóa trên xe có phạm vi BH theo các điều khoản BH trong Quy tắc bảo hiểm tự nguyện về xe cơ giới của 86 Bảo Long (Quyết định số 1125/2012/QĐ-TGĐ ngày 12/07/2012 của Tổng giám đốc Tổng công ty cổ phần bảo hiểm Bảo Long). 2.1 Bảo hiểm vật chất xe: - Giá trị thực tế của xe tại thời điểm tham gia bảo hiểm: …………………… VNĐ - Số tiền tham gia bảo hiểm xe : ………………… VNĐ - Số năm đã sử dụng : - Mức miễn thường có khấu trừ (trừ tổn thất toàn bộ xe) : …………VNĐ/vụ tổn thất  Phí bảo hiểm mục 3.3 : ……………………. VNĐ ( Bao gồm 10%VAT) 2.2 Bảo hiểm theo điều khoản bảo hiểm mở rộng : MR02,MR 04 2.3 Phí bảo hiểm thực thu : ( 3.1 + 3.2 + 3.3 + 3.4 ) = ……………………………… VNĐ Ghi chú: Những trường hợp tổn thất thuộc phạm vi bảo hiểm mà thiệt hại ước tính trên 50 triệu thì Bảo Long sẽ tổ chức giám định tập trung và tiến hành đấu thầu sửa chữa xe. Điều 4: Thời hạn hiệu lực hợp đồng bảo hiểm Thời hạn hiệu lực hợp đồng BH từ : …. giờ ….. ngày …. tháng ….. năm 20…. đến : ….. giờ ….. ngày ….. tháng ….. năm 20….. Điều 5: Điều khoản thanh toán  Phí bảo hiểm được thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản trong vòng 07 ngày sau khi hợp đồng Bảo hiểm được ký kết trừ khi có những thỏa thuận khác ( nếu có).  Hợp đồng bảo hiểm chỉ có hiệu lực khi đã thanh toán phí đầy đủ. Điều 6: Khai báo tổn thất và thanh toán bồi thường  Khi có tổn thất Người được bảo hiểm phải tìm mọi cách cứu chữa, hạn chế thiệt hại đồng thời phải thông báo ngay cho cơ quan Công An, Bảo Long nơi cấp đơn bảo hiểm hoặc gọi một trong những số điện thoại được ghi trên Giấy Chứng Nhận Bảo Hiểm để phối hợp giải quyết. Trong vòng 05 ngày kể từ ngày xảy ra tổn thất, Người được bảo hiểm phải xác nhận tai nạn bằng văn bản cho Bảo Long.  Thiệt hại thuộc trách nhiệm bảo hiểm chỉ được Bảo Long bồi thường khi hợp đồng đã được thanh toán phí bảo hiểm theo đúng Quy định tại điều 5 nói trên. Điều 7: Người thụ hưởng bảo hiểm : Nay, tài sản nói trên được sử dụng để đảm bảo tiền vay tại : Ngân Hàng TMCP Quốc Dân - CN Cần Thơ Địa chỉ: 257 đường 30/4, P.Xuân Khánh, Quận Ninh Kiều, TP.Cần Thơ là người thụ hưởng thứ nhất, trong trường hợp có tổn thất thiệt hại, Công Ty Bảo Hiểm Bảo Long Cần Thơ sẽ chuyển cho Ngân Hàng toàn bộ số tiền đền bù nhưng không vượt quá số tiền bảo hiểm được quy định trong hợp đồng bảo hiểm. Nếu không có sự đồng ý bằng văn bản của Ngân Hàng TMCP Quốc Dân - CN Cần Thơ thì hợp đồng bảo hiểm sẽ không được thay đổi Người thụ hưởng, chấm dứt hiệu lực, thay đổi/bổ sung trong suốt thời hạn bảo hiểm . Điều 8: Điều khoản chung  Trong trường hợp có tranh chấp, các bên sẽ cùng thảo luận, thương thảo trên tinh thần thiện chí. Trường hợp tranh chấp vẫn không giải quyết được bằng đàm phán, các bên đồng ý chọn Tòa án Nhân Dân TP.Cần Thơ xét xử và chấp hành mọi phán quyết của Tòa án.  Hợp đồng này được lập thành ba (03) bản, mỗi bên giữ một (01) bản có giá trị pháp lý như nhau. ĐẠI DIỆN BÊN B ĐẠI DIỆN BÊN C 87 ĐẠI DIỆN BÊN A PHỤ LỤC 04 – HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG 88 PHỤ LỤC 05 – PHIẾU THU 89 PHỤ LỤC 06 – ĐƠN ĐỀ NGHỊ 90 PHỤ LỤC 07- THÔNG BÁO TAI NẠN VÀ YÊU CẦU BỒI THƯỜNG 91 PHỤ LỤC 08 – BIÊN BẢN NGHIỆM THU 92 PHỤ LỤC 09 – BIÊN BẢN GIÁM ĐỊNH THIỆT HẠI 93 PHỤ LỤC 10 – BIÊN BẢN XÁC MINH HIỆN TRƯỜNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc ----------o0o---------- BIÊN BẢN XÁC MINH HIỆN TRƯỜNG Vào lúc ………giờ………phút, ngày……….tháng……….năm 2012. Sau khi nghe thông tin từ BQLDA:……………….thì giám định viên Bảo Long có mặt tại hiện trường số:…………………………………………………................................................... …………………………………………………………………………………………………… Sau khi kiểm tra các giấy tờ, hợp đồng bảo hiểm, hiện trường vụ thiệt hại Chúng tôi tiến hành lập biên bản tại hiện trường. Tại hiện trường chúng tôi gồm có: 1/. …………………………….…………..là Giám định viên Bảo Long 2/…………………………………….……là ………………….…………………. 3/………………………………….………là ……………….……………………. 4/……………………………….…………là …………………….………………. Sự việc được trình bày như sau: …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… Nguyên nhân :…………………………………..………………………………………...……… ……………………………………………………………………………………….…………… ……………………………………………………………………………………….…………… ……………………………………………………………………………………….…………… Hậu quả: ……………………………………………………………………………………….…………… ……………………………………………………………………………………….…………… ……………………………………………………………………………………….…………… Khắc phục bước đầu : ……………………………………………………………………………………….…………… ……………………………………………………………………………………….…………… ……………………………………………………………………………………….…………… ……………………………………………………………………………………….…………… Biên bản kết thúc vào lúc ……….....giờ……..phút cùng ngày và được đọc cho các bên cùng nghe. Lái xe Lái xe Người làm chứng 94 ĐD Bảo Hiểm PHỤ LỤC 11 – BÁO CÁO GIÁM ĐỊNH TAI NẠN XE CƠ GIỚI BÁO CÁO GIÁM ĐỊNH TAI NẠN XE CƠ GIỚI Số hồ sơ GĐ: / TÊN CHỦ XE: ……............................................................................................... BIỂN SỐ XE: …….................................................................................................. LOẠI XE : ……....................................................................................................... Tai nạn lúc: ……..................................................................................................... Địa điểm tai nạn: …….............................................................................................. Hợp đồng bảo hiểm số: …….................................................................................... Thời hạn bảo hiểm từ ngày : ……………………đến ngày ……………………... Mức trách nhiệm: - TNDS: NGƯỜI: / Trđ/ người/ vụ; TÀI SẢN: / Trđ/ vụ - Tài phụ xe: : ………. người; MTN: ………../ người/ vụ - Hành khách trên xe : ………… người; MTN: ……... / người/ vụ - Giá trị thực tế của xe: ………… VNĐ; MTN : ………………. VNĐ - Hàng hóa trên xe: / Trđ/ tấn Căn cứ hồ sơ vụ tai nạn, giám định viên bảo hiểm xin báo kết quả cụ thể như sau: 1/ Thiệt hại về người: (ghi rõ họ, tên tuổi của từng nạn nhân và số tiền dự kiến phải bồi thường, theo đối tựng từng loại bảo hiểm trong hợp đồng). .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. 2/ Thiệt hại về tài sản: (ghi rõ phần TNDS đối với người thứ ba, phần thiệt hại vật chất xe, hàng hóa trên xe nếu có tham gia). ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ 3/ Nguyên nhân: (đề xuất mức độ lỗi của các bên). ............................................................................................................................... ................................................................................................................................ .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. 4/ Cơ sở pháp lý của hồ sơ tai nạn: (hợp lệ, không hợp lệ). a) Hồ sơ pháp lý của Cơ quan Công an: ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ 95 ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ b) Các giấy tờ xe: ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ c) Các chứng từ chứng minh thiệt hại: (về người, tài sản). .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. 5/ Ý kiến của giám định viên: Xe …………….. có tham gia BHVC. Đề xuất bồi thường cho Bảo Viên với số tiền trên. Ý kiến của Lãnh Đạo Cần Thơ, Ngày …. tháng …. năm 20… Giám định viên (Ký, ghi họ tên) 96 PHỤ LỤC 12 – PHIẾU YÊU CẦU SỬA CHỮA Ngày ……..tháng………..năm 2014 PHIẾU YÊU CẦU SỬA CHỮA Kính gửi:…………………………………………………………………………..…… Xe…………………..tham gia bảo hiểm tại Tổng Công Ty Cổ Phần Bảo Hiểm Bảo Long Đơn vị:…………………………Số thẻ:……………………Ngày TN:…………….…………… Chủ xe:…………………………………………………………………………..………………… Hiệu lực:……………………….………..đến ngày:………………………………………………. Nay, chúng tôi kính nhờ Quí Gara sữa theo các hạng mục sau: ( nếu có phát sinh thêm vui lòng hướng dẫn KH liên hệ với GĐV và lên TT giám định bổ sung ) STT CHI TIẾT ĐỀ NGHỊ STT CHI TIẾT ĐỀ NGHỊ (Nếu K/H không có HĐ sữa hãng thì Bảo Long chỉ thanh toán theo giá đơn vị sữa chữa có liên kết Bảo Long. Gara chỉ được s/c các hạng mục được yêu cầu, không phát sinh thêm, nếu có phải được giám định bởi đại diện của BH) Vui lòng liên hệ với GĐV: …………………………...……..ĐT: ……………………….. Gửi báo giá theo số Fax: 08 – 38239253 gửi …………………… ( vui lòng gọi ĐT báo sau khi Fax )  Đề nghị Gara thu hộ:  TBTN&YCBT  ( có xác nhận:……………. chú ý tính pháp lý của chủ xe từ cà-vẹt và con dấu, CMND: HĐ mua bán phải có công chứng hoặc Ủy quyền. Quyết định điều chuyển xe), Bản tường trình  ( có xác nhận:…….……)  THẺ BH  , ĐĂNG KÝ XE/ GIẤY MUA BÁN XE ( có công chứng ) , GPLX   SỔ KIỂM ĐỊNH ( Trang 5,6 và trang 13, 14 )  ( Tất cả giấy tờ trên photo 2 mặt và  còn hiệu lực),  Biên bản thu hồi vật tư, Giấy bổ sung khác nếu có: …………………………………………………………………………………………….  HÓA ĐƠN  ( xuất HĐ lưu ý về thông tin xuất HD) , NGHIỆM THU  , UQ , CMND (nếu là xe cá nhân)  , HÌNH ẢNH  ( Chụp lưu )     Đối với KH là cá nhân và số tiền BT tối đa 15 triệu đồng/hồ sơ: ( chỉ áp dụng đối vói vật chất xe) Nếu KH ủy quyền cho garage liên kết nhận tiền: chỉ cần garage liên kết ký tên đóng dấu bảo lãnh ngay trên giấy ủy quyền. Nếu KH ủy quyền cho garage bên ngoài nhận tiền: BGĐ/Tổ trưởng TTBTGĐ ký tên bảo lãnh ngay trên giấy ủy quyền. Đối với KH là cá nhân và số tiền BT trên 15 triệu đồng/hồ sơ: cung cấp hợp đồng 3 bên, trong đó có điều khoản thanh toán ghi nội dung KH ủy quyền cho Bảo Long trả tiền trực tiếp cho garage sau khi KH đã ký nghiệm thu. - Lưu ý:    BẢO LONG chỉ đồng ý thanh toán chi phí sữa chữa cho các hạng mục được đề nghị ở trên. Và Gara chỉ tiến hành sữa chữa sau khi có báo giá đã duyệt của Bảo Long. Chủ xe/ Lái xe phải cam kết bổ sung các giấy tờ được đề nghị như trên. Nếu không Chủ xe/Lái xe phải tạm ứng trước mọi chi phí sữa chữa. Gara sau khi Fax báo giá liên hệ duyệt giá 08-38277213 gặp NV duyệt giá CÓ TÊN TRÊN BÁO GIÁ DUYỆT hoặc Anh Tùng – GĐ Ban Bồi thường hoặc (Mọi thắc mắc liên quan đến giá vui lòng các Gara liên hệ số điện thoại này)  Phiếu này có giá trị trong vòng 05 ngày kể từ ngày ký. ĐƠN VỊ S/C KHÁCH HÀNG ( Gara thu đủ HS theo yêu BH) 97 ĐD BẢO LONG PHỤ LỤC 13 – BẢNG BÁO GIÁ 98 PHỤ LỤC 14 – XÁC MINH PHÍ 99 PHỤ LỤC 15 – TỜ TRÌNH BỒI THƯỜNG 100 PHỤ LỤC 16 – HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG 101 PHỤ LỤC 17 - PHIẾU CHI 102 PHỤ LỤC 18 – PHIẾU THANH TOÁN 103 [...]... chọn đề tài “Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty Bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ để nghiên cứu nhằm biết được tầm 1 quan trọng của hệ thống thông tin kế toán trong công ty, đồng thời tìm ra những giải pháp hoàn thiện hơn hệ thống thông tin của đơn vị 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1 Mục tiêu chung Phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại công ty Bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ; trong quá trình... thực hiện tại Công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ 1.3.3 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống thông tin kế toán tại Công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ 2 CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1.1 Hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán 2.1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin a Khái niệm Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là hệ thống thu... báo cáo (Nguồn: Hệ thống thông tin kế toán – Thiều Thị Tâm) Hình 2.2 Sơ đồ quy trình hoạt động của hệ thống thông tin 4 Tùy theo mục tiêu cung cấp thông tin phục vụ cho các tổ chức bên ngoài hay sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp, hệ thống thông tin kế toán bao gồm: - Hệ thống thông tin kế toán tài chính: hệ thống này cung cấp các thông tin tài chính cho bên ngoài doanh nghiệp Các thông tin này được ghi... tiền tại các tổ chức tín dụng Các hoạt động khác theo quy định của pháp luật 3.6 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 20 3.6.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán KẾ TOÁN TRƯỞNG KỂ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN KHO THỦ QUỸ (Nguồn: Phòng kế toán – Công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ) Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 3.6.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 3.6.2.1 Kế toán trưởng ̶ Nhiệm vụ + Tổ chức công tác kế toán và bộ máy công kế toán. .. trộm cắp Bảo hiểm tiền Bảo hiểm hỏa hoạn và các rủi ro đặc biệt Bảo hiểm mọ rủi ro xây dựng và lắp đặt Bảo hiểm máy móc 19 3.5.1.3 Bảo hiểm xe cơ giới Bảo hiểm xe ô tô Bảo hiểm trách nhiệm dân sự của chủ xe Bảo hiểm vật chất xe Bảo hiểm tai nạn lái, phụ xe và người ngồi trên xe Bảo hiểm xe gắn máy 3.5.1.4 Bảo hiểm con người Bảo hiểm trách nhiệm công cộng Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp Bảo hiểm tai... nhân lực… + Hệ thống thông tin kế toán: cung cấp thông tin xử lý nghiệp vụ tài chính và các thông tin liên quan tới việc phân tích lập kế hoạch - Hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định: Là hệ thống tổng hợp thông tin từ hệ thống thông tin quản trị để cung cấp cho người quản lý một cái nhìn tổng thể, khái quát Hệ thống này phục vụ cho việc lập kế hoạch chiến lược dài hạn hoặc cung cấp thông tin giải quyết... Boda…… Hoạt động của công ty ngày càng được chuẩn hóa Đầu năm 2010, Bảo Long đã được tổ chức United Registrar of Systems (URS) của Anh quốc cấp giấy chứng nhận quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 : 2000 3.3 SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY BẢO HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ Công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ là 01 trong 19 công ty thành viên trực thuộc Tổng công ty cổ phần bảo hiểm Bảo Long Địa chỉ: 30H Mậu... Thơ; trong quá trình thu thập, xử lý, lưu trữ và kiểm soát thông tin kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của đơn vị, từ đó đề ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh 1.2.2 Mục tiêu cụ thể - Phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại công ty Bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ - Phân tích, đánh giá quá trình luân chuyển, xử lý, lưu... chi phí của công ty - Phân tích các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện tại công ty Bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ - Đề xuất giải pháp hoàn thiện HTTTKT tại công ty 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.3.1 Phạm vi về thời gian Đề tài được thực hiện từ ngày 11/08/2014 đến ngày 17/11/2014 Thời gian của số liệu thu thập: năm 2011, 2012, 2013 và 6 tháng đầu năm 2014 tại công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ 1.3.2... thu hồi công nợ Đề ra các biện pháp nhằm đảm bảo an toàn hiệu quả, góp phần đẩy mạnh kế hoạch kinh doanh của Công ty 3.5 CÁC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH 3.5.1 Bảo hiểm gốc 3.5.1.1 Bảo hiểm hàng hóa Bảo hiểm hàng hóa XNK Bảo hiểm thân tàu Bảo hiểm trách nhiệm nhân sự chủ tàu Bảo hiểm vận chuyển hàng hóa trong lãnh thổ Việt Nam Bảo hiểm tai nạn thuyền viên 3.5.1.2 Bảo hiểm tài sản Bảo hiểm tài sản Bảo hiểm trộm