BÁO cáo THỰC tập CHUYÊN đề QUẢN TRỊ văn PHÒNG

Lêi nãi ®Çu C«ng t¸c v¨n th vµ l tr÷ chiÕm vÞ trÝ hÕt søc quan träng trong lÜnh vùc qu¶n lý hµnh chÝnh nãi chung, c¶i çch nÒn hµnh chÝnh quèc gia nãi riªng. Ngµy nay, tríc yªu cÇu cña sù nghiÖp c«ng nghiÖp ho¸, hiÖn ®¹i ho¸ ®Êt níc, c«ng t¸c nµy ®ßi hái ph¶i ®îc x¸c ®Þnh ngang tÇm víi çc ngµnh khoa häc - x· héi kh¸c. Trong nh÷ng n¨m qua, nhê lµm tèt c«ng t¸c v¨n th - lu tr÷ nªn nhiÒu ngµnh, nhiÒu ®¬n vÞ ®· gióp cho ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ, ngµnh m×nh triÓn khai cã kÕt qu¶ çc nhiÖm vô ®Ò ra, gãp phÇn thóc ®Èy x· héi ph¸t triÓn. V× vËy mµ mçi c¬ quan ®¬n vÞ cÇn cã sù quan t©m h¬n ®Õn c«ng t¸c v¨n th - lu tr÷. C«ng t¸c v¨n th lu tr÷ ®îc x¸c ®Þnh lµ mét nhiÖm vô c¬ b¶n, thùc hiÖn tèt c«ng t¸c sÏ ®¶m b¶o hoµn thµnh tèt nhiÖm vô cña ®¬n vÞ ®Ò ra vµ gãp phÇn ®¸ng kÓ vµo kÕt qu¶ cña sù qu¶n lý, ®iÒu hµnh cña Häc viÖn. §îc tham gia thùc tËp t¹i ViÖn Th«ng tin Khoa häc b¶n th©n t«i cã ®iÒu kiÖn liªn hÖ gi÷a nh÷ng kiÕn thøc ®îc çc thÇy, çc c« trang bÞ ë trêng ¸p dông vµo viÖc xö lý ph©n lo¹i tµi liÖu vµ nh÷ng c«ng ®o¹n cô thÓ trong c«ng t¸c v¨n th - lu tr÷. Qua mét thêi gian thùc tËp, vËn dông lý luËn ®· häc kÕt hîp víi thùc tiÔn ho¹t ®éng cña Häc viÖn vµ trong c«ng t¸c v¨n th lu tr÷, ®îc sù gióp ®ì cña ban l·nh ®¹o Häc viÖn, V¨n phßng vµ ViÖn Th«ng tin khoa häc, nhÊt lµ çc anh chÞ lµm trùc tiÕp ®· gióp ®ì t«i hoµn thµnh ®ît thùc tËp vµ b¶n b¸o ço tèt nghiÖp Ngµnh lu tr÷ häc - Qu¶n trÞ v¨n phßng. Néi dung cña b¶n b¸o ço gåm çc phÇn: PhÇn I: Lý luËn chung: 66 trang PhÇn II: KÕt qu¶ nghiªn cøu kh¶o s¸t t×nh h×nh c«ng t¸c v¨n th - qu¶n trÞ v¨n phßng vµ c«ng t¸c lu tr÷ PhÇn III: NhËn xÐt, kiÕn nghÞ vÒ c«ng t¸c v¨n th - qu¶n trÞ v¨n phßng vµ c«ng t¸c lu tr÷ cña Häc viÖn PhÇn IV: Nh÷ng ®óc rót vµ thu ho¹ch vÒ nhËn thøc lý luËn vµ thùc tiÔn cña b¶n th©n qua thùc hµnh nghiÖp vô vÒ v¨n th - lu tr÷. PhÇn V: PhÇn phô lôc 1 dÉn luËn I- kh¸i niÖm vµ vai trß cña tµi liÖu lu tr÷ trong ®êi sèng x· héi. I- Kh¸i niÖm vµ tµi liÖu lu tr÷. * Kh¸i niÖm Trªn thÕ giíi, thuËt ng÷ "lu tr÷ " cã tõ thêi cæ ®¹i, b¾t nguån tõ tiÕng Hy- l¹p "arch", dïng ®Ó chØ n¬i lµm viÖc cña chÝnh quyÒn. VÒ sau ®îc dïng lµm ng«i nhµ b¶o qu¶n tµi liÖu. Do tµi liÖu thµnh v¨n ngµy cµng ®îc sö dông réng r·i vµ trë thµnh mét ph¬ng tiÖn quan träng trong ho¹t ®éng qu¶n lý cña nhµ níc chiÕm h÷u n« lÖ Hi-l¹p cæ ®¹i, nªn ng«i nhµ b¶o qu¶n chóng trë thµnh tîng trng cho sù tån t¹i vµ ho¹t ®éng cña bé m¸y nhµ níc. ThuËt ng÷ "lu tr÷" cña nhiÒu níc ch©u ¢u ngµy nay vÉn cßn mang dÊu Ên ®Ëm nÐt cña gèc tiÕng Hy-l¹p cæ xa nµy, nh archives (Ph¸p), archiv (§øc, TiÖp), archivum (Ba Lan), apxub (Nga). Ngµy nay ë mét sè níc nãi trªn, thuËt ng÷ nµy ®îc ®Þnh nghÜa lµ c¬ quan hay ®¬n vÞ tæ chøc trong mét c¬ quan lµm nhiÖm vô bæ sung, b¶o qu¶n tµi liÖu vµ tæ chøc sö dông chóng vµo çc môc ®Ých khoa häc, kinh tÕ quèc d©n, x· héi, v¨n ho¸... gäi theo tiÕng ViÖt ®ã lµ phßng, kho hoÆc viÖn lu tr÷. ë ViÖt Nam, "lu tr÷" cã nghÜa réng lµ lu l¹i, gi÷ l¹i. §èi víi c«ng v¨n, tµi liÖu th× "lu tr÷" cã nghÜa lµ gi÷ l¹i çc v¨n b¶n, giÊy tê cña c¬ quan ®oµn thÓ hoÆc ç nh©n ®Ó lµm b»ng chøng vµ tra cøu khi cÇn thiÕt. Ngêi ta thêng nãi: lu tr÷ c«ng v¨n, lu tr÷ tµi liÖu, lu tr÷ hå s¬. Lª Quý §«n trong t¸c phÈm b»ng ch÷ H¸n "KiÕn v¨n tiÓu lôc" khi viÕt vÒ chÕ ®é c«ng ®êng dinh thù çc nha m«n ®êi Hång §øc (Lª Th¸nh T«ng 1470 - 1497) ®· dïng "tr÷" ®Ó chØ viÖc lu tr÷ çc thuÕ vËt vµ sæ s¸ch(1). Thêi phong kiÕn cßn dïng tõ "d¬ng ¸n"®Ó gäi nh÷ng hå s¬ ¸n ®îc lu tr÷ l©u dµi(2) ë çc c¬ quan. Tõ gèc "lu tr÷" lµ c¬ së ®Ó h×nh thµnh çc thuËt ng÷ tµi liÖu lu tr÷ vµ nhiÒu thuËt ng÷ kh¸c cã liªn quan. Tµi liÖu lu tr÷ lµ tµi liÖu h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña çc c¬c quan ®oµn thÓ xÝ nghiÖp(3) vµ ç nh©n cã ý nghÜa chÝnh trÞ, kinh tÕ, v¨n hãa, khoa häc, lÞch sö vµ çc ý nghÜa kh¸c ®îc b¶o qu¶n trong çc phßng, kho lu tr÷. 1 2 3 Lª Quý §«n: KiÕn v¨n tiÓu lôc. B¶n ch÷ H¸n, tr.108 (ViÖn H¸n N«m) Xem: §¹i Nam thùc lôc chÝnh biªn tËp 12, Nhµ xuÊt b¶n Khoa häc, Hµ Néi, 1965, tr 186. Díi ®©y gäi t¾t lµ "çc c¬ quan" 2 - §Æc trng cña tµi liÖu lu tr÷: Mét lµ, tµi liÖu lu tr÷ chøa ®ùng nh÷ng th«ng tin vÒ qu¸ khø, ®ã lµ çc sù kiÖn, hiÖn tîng, biÕn cè lÞch sö, nh÷ng thµnh qu¶ lao ®éng s¸ng t¹o cña nh©n d©n ta trong çc thêi kú lÞch sö, nh÷ng ho¹t ®éng cña mét níc, mét c¬ quan hoÆc cña mét nh©n vËt tiªu biÓu trong qu¸ tr×nh tån t¹i.... Hai lµ, tµi liÖu lu tr÷ lµ b¶n gèc, b¶n chÝnh cña çc v¨n b¶n. Chóng mang nh÷ng b»ng chøng thÓ hiÖn ®é ch©n thùc cao, nh bót tÝch cña t¸c gi¶, ch÷ ký cña ngêi cã thÈm quyÒn, dÊu cña c¬ quan, ®Þa danh vµ ngµy th¸ng lµm ra tµi liÖu... Do ®Æc ®iÓm nµy, mµ tµi liÖu lu tr÷ cã gi¸ trÞ dÆc biÖt, ®îc tr©n träng vµ b¶o qu¶n chu ®¸o ®Ó sö dông trong qu¶n lý nhµ níc, nghiªn cøu kkhoa häc vµ vµo çc môc ®Ých kh¸c. Ngêi ta gäi chóng lµ nh÷ng tµi liÖu gèc, t liÖu gèc hoÆc sö liÖu gèc. Ba lµ, tµi liÖu lu tr÷ lµ s¶n phÈm ph¶n ¸nh trùc tiÕp ho¹t ®éng cña çc c¬ quan, chøa ®ùng nhiÒu bÝ mËt quèc gia; mÆt kh¸c v× chóng lµ nh÷ng tµi liÖu gèc, nÕu bÞ h háng, mÊt m¸t hoÆc thÊt l¹c th× kh«ng lµm l¹i ®îc vµ cã thÓ g©y nªn nh÷ng tæn thÊt lín. Bëi vËy, cÇn ®îc b¶o qu¶n trong çc phßng vµ çc kho lu tr÷, viÖc nghiªn cøu vµ sö dông chóng ph¶i tu©n theo nh÷ng quy ®Þnh chÆt chÏ, chø kh«ng thÓ ®em ra trao ®æi, mua b¸n tïy tiÖn. Çc lo¹i h×nh t liÖu: - Ngµy nay, do nhu cÇu ngµy cµng cao cña ®êi sèng x· héi vµ sù ph¸t triÓn cña khoa häc kü thuËt, tµi liÖu h×nh thµnh trong ho¹t ®éng cña çc c¬ quan vµ ç nh©n ngµy cµng ®a d¹ng vÒ thÓ lo¹i, phong phó vÒ néi dung vµ lín vÒ khèi lîng. Cã tÓ chia tµi liÖu lu tr÷ ra lµm çc lo¹i t liÖu lín: tµi liÖu hµnh chÝnh, tµi liÖu khoa häc kü thuËt, tµi liÖu ¶nh, phim ®iÖn ¶nh vµ tµi liÖu ghi ©m. Tµi liÖu hµnh chÝnh lµ tµi liÖu cã néi dung ph¶n ¸nh nh÷ng ho¹t ®éng vÒ tæ chøc vµ qu¶n lý cña çc c¬ quan trªn çc mÆt chÝnh trÞ, kinh tÕ, v¨n hãa, qu©n sù, ngo¹i giao... Tµi liÖu hµnh chÝnh ë níc ta cã lÞch sö l©u ®êi nhÊt - tõ thêi trung cæ, díi çc triÒu ®¹i phong kiÕn ViÖt Nam, bao gåm çc thÓ lo¹i: chØ, chiÕu, tÊu, sí, s¾c(4). Cßn tµi liÖu hµnh chÝnh cña nhµ níc d©n chñ nh©n d©n tríc ®©y vµ Nhµ níc Céng hßa x· héi chñ nghi· ViÖt Nam ngµy nay th× gåm çc lo¹i: hiÕn ph¸p, s¾c lÖnh, ph¸p lÖnh, nghÞ ®Þnh, th«ng t, chØ thÞ, nghÞ quyÕt, quyÕt ®Þnh, HiÖn nay tµi liÖu sím nhÊt ®îc b¶o qu¶n ë kho lu tr÷ Nhµ níc Trung ¬ng Hµ néi lµ tõ thêi Lª Th¸nh T«ng (thÕ kû XV) 4 3 kÕ ho¹ch, b¸o ço, th«ng b¸o, th«ng ço, hiÖp ®Þnh, hiÖp íc, c«ng v¨n trao ®æi.... Trong Phßng lu tr÷ quèc gia ViÖt Nam, tµi liÖu hµnh chÝnh cã khèi lîng lín nhÊt víi néi dung rÊt phong phó, ®Æc biÖt lµ tµi liÖu cña çc thêi kú lÞch sö cËn, hiÖn ®¹i. Tµi liÖu khoa häc - kü thuËt lµ lo¹i h×nh tµi liÖu ph¶n ¸nh çc lo¹i ho¹t ®éng vÒ khoa häc tù nhiªn, chñ yÕu ®îc h×nh thµnh ë çc c¬ quan khoa häc kü thuËt, çc trêng ®¹i häc, çc c¬ së s¶n xuÊt, thiÕt kÕ kü thuËt lµm ra tµi liÖu, lo¹i h×nh tµi liÖu nµy cã nhiÒu ®iÓm kh¸c víi tµi liÖu hµnh chÝnh. Tµi liÖu khoa häc - kü thuËt gåm çc lo¹i nh: ®Ò ¸n thiÕt kÕ çc c«ng tr×nh x©y dùng c¬ b¶n, tµi liÖu thiÕt kÕ chÕ t¹o m¸y, tµi liÖu vÒ c«ng nghÖ, tµi liÖu ®iÒu tra ®Þa chÊt, ®Þa h×nh, tµi liÖu khÝ tîng thñy v¨n, tµi liÖu nghiªn cøu khoa häc, s¸ng chÕ ph¸t minh, tµi liÖu khÝ tîng thñy v¨n, tµi liÖu nghiªn cøu khoa häc, s¸ng chÕ ph¸t minh, tµi liÖu tiªu chuÈn quèc gia.... ë níc ta, tµi liÖu khoa häc - kü thuËt chiÕm mét tû lÖ lín trong Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ViÖt Nam. Chóng ®îc sö dông réng r·i trong x©y dùng kinh tÕ, v¨n hãa, quèc phßng, nghiªn cøu khoa häc. Lo¹i h×nh tµi liÖu nµy còng ®ang kh«ng ngõng t¨ng lªn cña vÒ khèi lîng do sù ph¸t triÓn cña khoa häc - kü thuËt vµ nhu cÇu vÒ x©y dùng chñ nghÜa x· héi cña ®Êt níc. Tµi liÖu ¶nh, phim ®iÖn ¶nh vµ tµi liÖu ghi ©m lµ nh÷ng lo¹i h×nh tµi liÖu ph¶n ¸nh çc sù kiÖn, hiÖn tîng trong ®êi sèng x· héi vµ tù nhiªn b»ng h×nh ¶nh vµ ©m thanh. §©y lµ nh÷ng lo¹i h×nh tµi liÖu ®Æc biÖt, kh¸c víi tµi liÖu hµnh chÝnh vµ tµi liÖu khoa häc - kü thuËt c¶ vÒ h×nh thøc vµ néi dung mang tin. Tµi liÖu ¶nh lµ lo¹i tµi liÖu ph¶n ¸nh çc sù kiÖn, hiÖn tîng b»ng ¶nh trùc quan; tµi liÖu phim ®iÖn ¶nh ph¶n ¸nh c¨n cø sù kiÖn, hiÖn tîng b»ng h×nh ¶nh ®éng; cßn tµi liÖu ghi ©m lµ lo¹i h×nh tµi liÖu ph¶n ¸nh çc sù kiÖn, hiÖn tîng b»ng ©m thanh. §©y lµ ba lo¹i tµi liÖu kh¸c nhau, nhng do chóng cã nh÷ng ®iÓm gièng nhau vÒ ph¬ng ph¸p chÕ t¸c vµ kÕt cÊu cña vËt liÖu nªn ®îc ®a vµo thÓ lo¹i. Tµi liÖu lu tr÷ phim ®iÖn ¶nh, ¶nh vµ ghi ©m gåm cã ©m b¶n çc bøc ¶nh, çc cuèn phim chôp vµ quay vÒ çc sù kiÖn, hiÖn tîng cã ý nghÜa chÝnh trÞ, v¨n hãa, khoa häc lÞch sö vµ ý nghÜa kh¸c nh÷ng b¨ng ®Üa ghi ©m ghi l¹i nh÷ng bµi nãi, diÔn v¨n cña çc vÞ l·nh ®¹o §¶ng vµ Nhµ níc, çc ho¹t ®éng x· héi vµ ho¹t ®éng khoa häc næi tiÕng, nh÷ng lêi ca, b¶n nh¹c cña çc nh¹c sÜ 4 xuÊt s¾c.... Çc lo¹i h×nh tµi liÖu nµy chñ yÕu ®îc h×nh thµnh ë çc c¬ quan th«ng tÊn, b¸o chÝ, çc xëng phim, ®µi v« tuyÕn truyÒn h×nh, ®µi ph¸t thanh trung ¬ng vµ çc ®Þa ph¬ng. Phim ¶nh vµ ghi ©m cã t¸c dông to lín ®èi víi ®êi sèng x· héi, nªn ngµy cµng ®îc sö dông réng r·i víi kü thuËt quay chôp vµ ghi ©m kh«ng ngõng ®îc c¶i tiÕn vµ chñng lo¹i ngµy cµng phong phó. Trong Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ViÖt Nam, tµi liÖu ¶nh, phim ®iÖn ¶nh vµ tµi liÖu ghi ©m chiÕm tØ lÖ kh«ng lín nhng ®ang kh«ng ngõng ®îc bæ sung. Ngoµi ba lo¹i h×nh tµi liÖu chñ yÕu trªn ®©y, cßn cã tµi liÖu nghiªn cøu, s¸ng t¸c vÒ khoa häc x· héi, tµi liÖu h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh sèng vµ ho¹t ®éng cña nh÷ng nh©n vËt tiªu biÓu. Çc lo¹i h×nh tµi liÖu nµy hiÖn chiÕm tû lÖ kh«ng ®¸ng kÓ trong Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ViÖt Nam vµ chñ yÕu lµ tµi liÖu thµnh v¨n. 2- ý nghÜa t¸c dông cña tµi liÖu lu tr÷. Tµi liÖu lu tr÷ cã vai trß quan träng trong ®êi sèng x· héi, do chóng chøa ®ùng nh÷ng th«ng tin cã ý nghÜa vÒ nhiÒu mÆt. NÕu xÐt mét çch tæng qu¸t th× tµi liÖu lu tr÷ cã ý nghÜa chÝnh trÞ s©u s¾c. LÞch sö ®· chøng minh, bÊt kú thêi ®¹i nµo vµ ë bÊt cø quèc gia nµo, th× çc giai cÊp trong x· héi, tríc hÕt lµ giai cÊp thèng trÞ ®Òu cã ý thøc sö dông tµi liÖu lu tr÷ nh mét thø vò khÝ s¾c bÐn ®Ó chèng l¹i giai cÊp ®èi ®Þch, b¶o vÖ quyÒn lîi vµ cñng cè ®Þa vÞ cña m×nh. Ngay tõ thêi cæ ®¹i, giíi quý téc chñ n« Hy L¹p vµ La M· ®· tæ chøc nhiÒu kho lu tr÷ tµi liÖu; coi çc kho lu tr÷ ®ã lµ n¬i b¶o qu¶n çc ph¬ng tiÖn ®Ó ¸p bøc n« lÖ vµ duy tr× ®Þa vÞ thèng trÞ cña chóng. Xi-xª-r«, mét nhµ triÕt häc tiªu biÓu cho t tëng b¶o thñ vµ ph¶n ®éng cña quý téc chñ n« La M· (n¨m 106-43 tríc c«ng nguyªn) ®· vÝ çc s¾c lÖnh cña ViÖn nguyªn l·o nh lµ "thanh kiÕm tra vµo vá". §èi víi v¨n kiÖn cña çc viªn thèng ®èc th× «ng nãi: "tÊt c¶ çc mÖnh lÖnh vµ ph¸p lÖnh cña çc quan thèng ®èc ®Òu cã ngô ý ph¶i tíc hÕt vò khÝ cña ngêi n« lÖ(5). ChÝnh v× vËy, trong çc cuéc khëi nghÜa cña n« lÖ vµ n«ng d©n díi chÕ ®é n« lÖ vµ chÕ ®é phong kiÕn ë nhiÒu níc, trong ®ã cã ViÖt Nam, çc kho chøa tµi liÖu lu tr÷ ®· trë thµnh ®èi tîng mµ quÇn chóng khëi nghÜa ®èt ph¸ kh«ng th¬ng tiÕc, nh»m xãa s¹ch mäi dÊu tÝch cña tµi liÖu - thø vò khÝ lîi h¹i ®· gieo bao tai häa cho hä. 5 Mai-a-c«p-xki: Çc viÖn lu tr÷ vµ c«ng t¸c lu t÷ çc níc ngoµi. TËp I, M.1959, tr.63 (tiÕng Nga) 5 Díi chÕ ®é t b¶n chñ nghÜa, giai cÊp t s¶n cÇm quyÒn ®· sö dông tµi liÖu lu tr÷ vµo môc ®Ých ¸p bøc bãc lét giai cÊp c«ng nh©n, ®µn ¸p çc cuéc ®Êu tranh cña quÇn chóng, g©y chÝªn tranh x©m lîc... Ngîc l¹i, giai cÊp v« s¶n vµ nh÷ng ngêi l·nh ®¹o cña hä còng b»ng mäi çch sö dông çc nguån tµi liÖu lu tr÷ ®Ó lµm chøng cø v¹ch trÇn b¶n chÊt thèi n¸t cña chÕ ®é t b¶n, b¶o vÖ lîi Ých giai cÊp, thøc tØnh vµ n©ng cao ý chÝ ®Êu tranh çch m¹ng cña c«ng nh©n vµ nh©n d©n lao ®éng. ë ViÖt Nam, trong thêi kú thùc d©n Ph¸p thèng trÞ, tµi liÖu lu tr÷ ®· bÞ chóng ®éc chiÕm lµm c«ng cô ¸p bøc, bãc lét nh©n d©n ta. Tõ sau çch m¹ng th¸ng T¸m n¨m 1945, §¶ng vµ Nhµ níc ta ®· chñ tr¬ng sö dông triÖt ®Ó tµi liÖu lu tr÷ ®Ó phôc vô cho sù nghiÖp x©y dùng vµ ph¸t triÓn kinh tÕ, v¨n ho¸, cñng cè quèc phßng, b¶o vÖ ®Êt níc, ®Êu tranh chÝnh trÞ, ngo¹i giao. Ph¸p lÖnh b¶o vÖ tµi liÖu lu tr÷ quèc gia do Héi ®ång Nhµ níc ban hµnh ngµy 30 th¸ng 11 n¨m 1982 ®· nhÊn m¹nh: "Tµi liÖu lu tr÷ quèc gia lµ di s¶n cña d©n téc cã gi¸ trÞ ®Æc biÖt ®èi víi c«ng cuéc x©y dùng vµ b¶o vÖ ®Êt níc"(6) Ph¸p lÖnh 34/2001. NhiÒu v¨n b¶n kh¸c cña §¶ng vµ Nhµ níc còng ®· nãi lªn ý nghÜa chÝnh trÞ s©u s¾c cña tµi liÖu lu tr÷. Thùc tiÔn ®· chøng minh r»ng, bÊt cø c¬ quan nµo, dï lín hay nhá, lµ c¬ quan khoa häc kü thuËt hay c¬ quan qu¶n lý hµnh chÝnh trong khi thùc hiÖn chøc n¨ng nhiÖm vô cña m×nh, Ýt nhiÒu ®Òu cÇn ®Õn tµi liÖu lu tr÷, hoÆc dïng lµm b»ng cø ®Ó gi¶i quyÕt nh÷ng c«ng viÖc cô thÓ, hoÆc t×m ë ®Êy nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt vµ ®¸ng tin cËy ®Ó phôc vô cho viÖc nghiªn cøu t×nh h×nh, tæng kÕt vµ ®óc rót kinh nghiÖm c«ng t¸c, v¹ch chñ tr¬ng, chÝnh s¸ch, ®Ò ra çc quyÕt ®Þnh vÒ qu¶n lý, gi¸o dôc truyÒn thèng yªu níc, chñ nghÜa anh hïng çch m¹ng... Trong cuéc ®Êu tranh giai cÊp chèng kÎ thï trong vµ ngoµi níc, tµi liÖu lu tr÷ cã thÓ cung cÊp nh÷ng chøng cø hïng hån vÒ ©m mu vµ téi ¸c cña bän ®Õ quèc x©m lîc, nh÷ng hµnh vi b¸n níc h¹i d©n vµ lai lÞch cña nh÷ng tªn tay sai ph¶n béi Tæ quèc. Trong c«ng cuéc x©y dùng vµ ph¸t triÓn nÒn kinh tÕ quèc d©n, sö dông tµi liÖu lu tr÷ cã thÓ mang l¹i hiÖu qu¶ kinh tÕ to lín, tµi liÖu lu tr÷ chøa nhiÒu th«ng tin vÒ kinh tÕ, kü thuËt rÊt cÇn thiÕt ®èi víi nhiÒu ngµnh kinh tÕ cña ®Êt níc. §ã lµ nh÷ng thµnh phè ph¶n ¸nh t×nh h×nh kinh tÕ chung, t×nh h×nh ph¸t triÓn kinh tÕ tõng vïng, tõng ®Þa ph¬ng, tõng ngµnh cô thÓ, çc ®å ¸n thiÕt kÕ çc c«ng tr×nh c«ng nghiÖp, giao th«ng vËn t¶i, tµi liÖu ®iÒu tra vÒ tµi nguyªn 6 C«ng b¸o, n¨m 1982, trang 478 6 cña ®Êt níc, tµi liÖu khÝ tîng, thuû v¨n, çc b¸o ço vµ c«ng tr×nh nghiªn cøu khoa häc - kü thuËt v.v... Çc nguån tµi liÖu nµy cã thÓ gióp cho viÖc x©y dùng chiÕn lîc ®îc hoµn chØnh, s¸t thùc vµ cã c¬ së khoa häc gióp çc nhµ thiÕt kÕ vµ chÕ t¹o lùa chän ®îc nh÷ng ph¬ng ¸n tèi u cho c«ng tr×nh cña m×nh, ch¾p çnh cho nh÷ng s¸ng chÕ vµ ph¸t minh míi cã gi¸ trÞ. Sö dông tµi liÖu lu tr÷ trong x©y dùng kinh tÕ cßn t¹o nªn kh¶ n¨ng ®Èy m¹nh tiÕn ®é kh¶o s¸t, thiÕt kÕ vµ thi c«ng çc c«ng tr×nh x©y dùng c¬ b¶n, kh«i phôc, söa ch÷a nhanh chãng vµ ®¶m b¶o chÊt lîng çc c«ng tr×nh bÞ h háng hoÆc bÞ chiÕn tranh tµn ph¸. Do ®ã mµ gi¶m ®îc nhiÒu c«ng søc cña çn bé, c«ng nh©n viªn, tiÕt kiÖm ®îc nhiÒu vËt t vµ çc chi phÝ kh¸c cña Nhµ níc. Trong kho tµng v¨n ho¸ cña d©n téc ViÖt Nam, tµi liÖu lu tr÷ lµ mét di s¶n quý b¸u. Di s¶n nµy ph¶n ¸nh mét çch trùc tiÕp thµnh qu¶ lao ®éng s¸ng t¹o vÒ vËt chÊt vµ tinh thÇn cña nh©n d©n ta qua çc thêi kú. Cã thÓ xem ®©y lµ tÊm g¬ng ph¶n chiÕu tr×nh ®é tiÕn ho¸ cña d©n téc trªn nhiÒu mÆt. Di s¶n nµy l¹i cã vai trß rÊt quan träng ®èi víi viÖc nghiªn cøu tiÕn tr×nh ph¸t triÓn vÒ kinh tÕ, chÝnh trÞ, x· héi, khoa häc - kü thuËt, v¨n häc cña ®Êt níc ViÖt Nam, tøc nÒn v¨n ho¸ ViÖt Nam nãi chung. Trong qu¸ tr×nh x©y dùng nÒn nhµ níc míi cña d©n téc, tµi liÖu lu tr÷ còng cã ý nghÜa to lín. Bëi trong qu¸ tr×nh nµy, viÖc kÕ thõa nh÷ng tinh hoa v¨n ho¸ mµ cha «ng ta tr¶i qua bao thÕ hÖ ®· hun ®óc nªn lµ mét tÊt yÕu tè kh¸ch quan. Lªnin d¹y r»ng: "V¨n ho¸ v« s¶n ph¶i lµ sù ph¸t triÓn hîp quy luËt cña tæng sè nh÷ng kiÕn thøc mµ loµi ngêi ®· tÝch luü ®îc díi ¸ch thèng trÞ cña x· héi t b¶n, x· héi cña bän ®Þa chñ vµ x· héi cña bän quan liªu"(7). §¶ng Céng s¶n ViÖt Nam ®· coi träng viÖc kÕ thõa nh÷ng tinh hoa v¨n ho¸ cña d©n téc vµ cña thÕ giíi. §¶ng chñ tr¬ng: "Sù nghiÖp v¨n ho¸ ph¶i phôc vô lîi Ých cña nh©n d©n lao ®éng, phôc vô Tæ quèc, phôc vô c«ng cuéc x©y dùng chñ nghÜa x· héi, kÕ thõa cã chän läc, cã phª ph¸n vµ s¸ng t¹o nh÷ng gi¸ trÞ tinh thÇn vµ v¨n ho¸ cña d©n téc còng nh cña v¨n minh loµi ngêi, kÕt hîp x©y dùng víi c¶i t¹o, ¸p dông réng r·i ph¬ng ph¸p phª b×nh vµ tù phª b×nh"(8). Tõ tµi liÖu lu tr÷, cã thÓ rót ra ®îc nhiÒu th«ng tin bæ Ých cho viÖc gi¸o dôc truyÒn thèng çch m¹ng, n©ng cao lßng tù hµo d©n téc, x©y dùng con ngêi míi x· héi chñ nghÜa, nÒn khoa häc, kü thuËt tiªn tiÕn, nÒn v¨n häc nghÖ thuËt çch m¹ng giÇu tÝnh d©n téc. Lªnin. Toµn tËp, tËp 41 (tiÕng ViÖt). Nxb TiÕn bé M¸t-xc¬-va 1977, tr. 36. B¸o ço chÝnh trÞ cña Ban ChÊp hµnh Trung ¬ng §¶ng t¹i ®¹i héi ®¹i biÓu toµn quèc lÇn thø 4 - NXB Sù thËt, Hµ Néi, 1977, tr. 115. 7 8 7 ý nghÜa tµi liÖu lu tr÷: Tµi liÖu lu tr÷ cã ý nghÜa khoa häc rÊt râ nÐt. Trong nghiªn cøu khoa häc tù nhiªn còng nh khoa häc x· héi, nãi chung ®Òu cÇn sö dông tµi liÖu lu tr÷, ®Æc biÖt ®èi víi viÖc nghiªn cøu lÞch sö. Cã thÓ kh¼ng ®Þnh, bÊt cø tµi liÖu lu tr÷ nµo, Ýt nhiÒu ®Óu mang nh÷ng th«ng tin ch©n thùc vÒ x· héi cña thêi lÞch sö ®· s¶n sinh ra nã. Nghiªn cøu tµi liÖu lu tr÷, cña mét thêi kú hoÆc cña mét giai ®o¹n lÞch sö, (nÕu lu gi÷ ®îc hoµn chØnh) sÏ cho phÐp çc nhµ sö häc vÏ l¹i ®îc bøc tranh cña x· héi thuéc thêi kú hoÆc giai ®o¹n lÞch sö ®ã mét çch chÝnh x¸c. Do vËy, tµi liÖu lu tr÷ lµ c¬ së sö liÖu quan träng trong viÖc nghiªn cøu lÞch sö d©n téc nãi chung, lÞch sö §¶ng, lÞch sö kinh tÕ, v¨n ho¸, t tëng vµ lÞch sö cña tõng ®Þa ph¬ng, tõng ngµnh vµ tõng c¬ quan nãi riªng. Nguån sö liÖu nµy nÕu ®îc sö dông mét çch triÖt ®Ó, sÏ t¹o cho khoa häc lÞch sö cña níc ta kh¶ n¨ng lµm s¸ng tá nhiÒu vÊn ®Ò cña lÞch sö d©n téc, ®Æc biÖt lµ lÞch sö cña çc thêi kú cËn ®¹i vµ hiÖn ®¹i ViÖt Nam, do tµi liÖu cña hai thêi kú lÞch sö nµy cßn lu gi÷ ®îc kh¸ nhiÒu. Chóng cã thÓ gióp çc nhµ sö häc nhËn thøc lÞch sö mét çch ®óng ®¾n vµ kh¸ch quan nhÊt, tr¸nh ®îc nh÷ng sai sãt trong viÖc ®¸nh gi¸ çc sù kiÖn, hiÖn tîng vµ con ngêi trong lÞch sö. Tuy nhiªn, khi sö dông tµi liÖu lu tr÷ ®Ó nghiªn cøu lÞch sö, chóng ta kh«ng thÓ tuú tiÖn, mµ ph¶i biÕt chän läc, ph©n tÝch phª ph¸n ®èi víi chóng. QuÇn chóng nh©n d©n cã thÓ t×m thÊy ë tµi liÖu lu tr÷ nhiÒu ®iÒu bæ kÝch cho b¶n th©n. §ã lµ çc b»ng chøng vÒ cuéc sèng vµ ho¹t ®éng cña hä, nh çc b¶n kª khai lý luËn, giÊy khai sinh, çc quyÕt ®Þnh cÊp v¨n b»ng, tuyÓn dông, ®iÒu ®éng, ®Ò b¹t, n©ng l¬ng, khen thëng... II. NhiÖm vô, nguyªn t¾c liªn quan c«ng t¸c lu tr÷ 1. NhiÖm vô cña c«ng t¸c lu tr÷ C«ng t¸c lu tr÷ lµ mét ngµnh ho¹t ®éng cña nhµ níc (x· héi) bao gåm tÊt c¶ nh÷ng vÊn ®Ò lý luËn, ph¸p chÕ vµ thùc tiÔn cã liªn quan ®Õn viÖc b¶o qu¶n vµ tæ chøc sö dông tµi liÖu lu tr÷. C«ng t¸c lu tr÷ ra ®êi lµ do sù ®ßi hái kh¸ch quan ®èi víi viÖc b¶o qu¶n vµ tæ chøc sö dông tµi liÖu. Nhµ níc Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam ®· coi c«ng t¸c nµy lµ mét m¾t xÝch kh«ng thÓ thiÕu ®îc trong bé m¸y qu¶n lý cña m×nh. Chøc n¨ng x· héi cña c«ng t¸c lu tr÷ ®îc thÓ hiÖn ë hai nhiÖm vô c¬ b¶n sau ®©y: Mét lµ: Tæ chøc b¶o qu¶n hoµn chØnh vµ an toµn tµi liÖu Ph«ng lu tr÷ Quèc gia. 8 Hai lµ: Tæ chøc sö dông chóng vµo çc môc ®Ých qu¶n lý x· héi, nghiªn cøu khoa häc vµ çc nhu cÇu chÝnh ®¸ng cña nh©n d©n. Thùc hiÖn triÖt ®Ó hai nhiÖm vô nµy, chÝnh lµ gãp phÇn vµo viÖc hoµn thµnh th¾ng lîi mäi nhiÖm vô chÝnh trÞ mµ §¶ng vµ Nhµ níc ®Ò ra trong tõng giai ®o¹n çch m¹ng. Hai nhiÖm vô cña c«ng t¸c lu tr÷ trªn ®©y cã liªn quan chÆt chÏ víi nhau. Thùc hiÖn nhiÖm vô thø nhÊt tøc lµ t¹o tiÒn ®Ò vËt chÊt ®Ó lµm tèt nhiÖm vô thø hai. Thùc hiÖn nhiÖm vô thø hai chÝnh lµ nh»m ®¹t môc ®Ých cuèi cïng cña c«ng t¸c lu tr÷. C«ng t¸c lu tr÷ gåm nh÷ng néi dung chÝnh sau ®©y: - Thùc hiÖn çc nghiÖp vô liªn quan ®Õn viÖc tæ chøc kÕ ho¹ch ho¸, tæ chøc sö dông vµ b¶o qu¶n tµi liÖu, nh ph©n lo¹i tµi liÖu x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu, bæ sung tµi liÖu, thèng kª tµi liÖu, tæ chøc phßng ®äc tµi liÖu, giíi thiÖu tµi liÖu, c«ng bè tµi liÖu, x©y dùng çc c«ng cô tra cøu khoa häc, ¸p dông çc biÖn ph¸p kü thuËt b¶o qu¶n tµi liÖu... - Nghiªn cøu, dù th¶o çc v¨n b¶n ph¸p quy vÒ lu tr÷ vµ ®Ö tr×nh çc c¬ quan cã thÈm quyÒn ban hµnh. - Tæ chøc qu¶n lý ®èi víi tµi liÖu vµ lu tr÷ çc cÊp. - Nghiªn cøu khoa häc vÒ lu tr÷. 2. Qu¶n lý c«ng t¸c lu tr÷ Còng nh çc níc XHCN kh¸c, ë níc ta, tµi liÖu lu tr÷ ®îc xem lµ tµi s¶n chung cña toµn d©n do Nhµ níc qu¶n lý theo nguyªn t¾c tËp trung thèng nhÊt. Nguyªn t¾c nµy ®îc thÓ hiÖn ë hai mÆt sau ®©y: Thø nhÊt lµ, toµn bé tµi liÖu lu tr÷ ®îc lËp thµnh Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ViÖt Nam vµ ®îc ®a vµo b¶o qu¶n trong m¹ng líi çc phßng kho lu tr÷ tõ trung ¬ng ®Õn c¬ së do Nhµ níc thèng nhÊt qu¶n lý. Thø hai lµ, mét hÖ thèng çc c¬ quan lu tr÷, bao gåm çc c¬ quan qu¶n lý, çc kho lu tr÷ ®îc thµnh lËp ®Ó qu¶n lý vµ chØ ®¹o thèng nhÊt vÒ nghiÖp vô lu tr÷, ph¸p chÕ lu tr÷ vµ vÒ tæ chøc. Díi chÕ ®é x· héi chñ nghÜa, viÖc qu¶n lý c«ng t¸c lu tr÷ theo nguyªn t¾c tËp trung thèng nhÊt lµ mét tÊt yÕu kh¸ch quan, do b¶n chÊt cña chñ nghÜa x· héi quy ®Þnh. §©y lµ biÖn ph¸p tèt nhÊt ®Ó gi÷ g×n toµn vÑn tµi liÖu lu tr÷ vµ ph¸t huy t¸c dông to lín cña chóng ®èi víi sù nghiÖp x©y dùng chñ nghÜa x· héi. Nguyªn t¾c nµy mang tÝnh chÊt ®Æc thï cña lu tr÷ x· héi chñ nghÜa, nã thÓ hiÖn tÝnh u viÖt cña chÕ ®é x· héi chñ nghÜa so víi chÕ ®é t b¶n chñ nghÜa. ë 9 ®©y, t liÖu s¶n xuÊt chñ yÕu cña x· héi thuéc së h÷u toµn d©n, toµn bé nÒn s¶n xuÊt cña ®Êt níc do nhµ níc cña giai cÊp c«ng nh©n vµ nh©n d©n lao ®éng ®iÒu ®ã míi cã kh¶ n¨ng vµ ®iÒu kiÖn tËp trung thèng nhÊt qu¶n lý toµn bé tµi liÖu lu tr÷ cña quèc gia. Cßn ë çc níc t b¶n chñ nghÜa, do bÞ chi phèi bëi chÕ ®é chiÕm h÷u t nh©n vÒ t liÖu s¶n xuÊt, mét bé phËn rÊt lín tµi liÖu lu tr÷ lµ tµi s¶n riªng cña çc c«ng ty, çc tËp ®oµn tù nhiªn, Nhµ níc cña giai cÊp t s¶n chØ cã thÓ tËp trung qu¶n lý ®îc bé phËn tµi liÖu h×nh thµnh tõ ho¹t ®éng cña çc c¬ quan nhµ níc, nhng ngay c¶ bé phËn tµi liÖu nµy thêng còng kh«ng qu¶n lý ®îc mét çch ®Çy ®ñ. Bëi vËy, tËp trung c«ng t¸c lu tr÷ ë çc níc t b¶n chñ nghÜa mang tÝnh chÊt nöa vêi, kh«ng triÖt ®Ó. H¬n n÷a môc ®Ých tËp trung cña nã lµ nh»m phôc vô cho lîi Ých cña giai cÊp t s¶n cÇm quyÒn. Nguyªn t¾c qu¶n lý tËp trung thèng nhÊt c«ng t¸c lu tr÷ ®îc thÓ hiÖn trong nhiÒu v¨n b¶n vÒ c«ng t¸c lu tr÷ cña §¶ng vµ Nhµ níc vµ tõng bíc ®îc thùc hiÖn trong thùc tiÔn c«ng t¸c lu tr÷ ë níc ta. III. Nghiªn cøu lý luËn thùc tiÔn c«ng t¸c lu tr÷ 1. C«ng t¸c nghiªn cøu C«ng t¸c lu tr÷ cã bÒ dµy lÞch sö hµng ngh×n n¨m - tõ thêi cæ ®¹i khi çc nhµ níc chiÕm h÷u n« lÖ biÕt lu gi÷ l¹i vµ sö dông mét çch phæ biÕn tµi liÖu h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña m×nh ®Ó lµm ph¬ng tiÖn qu¶n lý vµ vµo çc môc ®Ých kh¸c. Nhng khoa häc nghiªn cøu vÒ c«ng t¸c nµy (lu tr÷ häc) th× chØ míi thùc sù ra ®êi tõ thêi kú cËn ®¹i, tríc hÕt ë mét sè níc ch©u ¢u t b¶n chñ nghÜa Ph¸p, PhÇn Lan... do thùc tiÔn c«ng t¸c lu tr÷ ë nh÷ng níc nµy ®Æt ra nhiÒu vÊn ®Ò ph¶i gi¶i quyÕt vÒ mÆt lý luËn. Tuy nhiªn, kh«ng ph¶i mét lóc mµ nã h×nh thµnh hoµn chØnh, mµ ph¶i tr¶i qua qu¸ tr×nh l©u dµi, tõng bíc hoµn thiÖn vµ ph¸t triÓn. Theo quan ®iÓm cña lu tr÷ häc M¸c xÝt th× lu tr÷ häc lµ bé m«n khoa häc cã nhiÖm vô vµ so¹n th¶o nh÷ng vÊn ®Ò vÒ lý luËn, ph¸p chÕ vµ ph¬ng ph¸p cña c«ng t¸c lu tr÷. Khoa häc nµy bao gåm nh÷ng vÊn ®Ò chñ yÕu nh lý luËn vµ thùc tiÔn c«ng t¸c lu tr÷, lÞch sö vµ tæ chøc c«ng t¸c lu tr÷, thuËt ng÷ lu tr÷, ph¸p chÕ lu tr÷... Trong ®ã, lý luËn vµ thùc tiÔn c«ng t¸c lu tr÷ lµ m«n khoa häc c¬ b¶n thuéc kh¸i niÖm lu tr÷ häc. Nã cã nhiÖm vô nghiªn cøu vµ so¹n th¶o çc nguyªn t¾c vµ ph¬ng ph¸p vÒ tæ chøc khoa häc tµi liÖu, tæ chøc sö dông tµi liÖu, x©y dùng hÖ thèng c«ng cô tra cøu khoa häc, b¶o qu¶n tµi liÖu vµ tæ chøc c«ng t¸c cña çc c¬ quan lu tr÷. 10 §èi tîng nghiªn cøu cña lý luËn vµ thùc tiÔn c«ng t¸c lu tr÷ gåm hai mÆt chñ yÕu sau ®©y: Mét lµ, tÊt c¶ tµi liÖu h×nh thµnh do kÕt qu¶ ho¹t ®éng cña con ngêi trong mäi lÜnh vùc cña ®êi sèng x· héi vµ tù nhiªn (bao gåm tµi liÖu hµnh chÝnh, tµi liÖu khoa häc kü thuËt, tµi liÖu ¶nh, phim ®iÖn ¶nh, tµi liÖu ghi ©m) thuéc diÖn cÇn ®a vµo b¶o qu¶n ®· ®îc b¶o qu¶n trong çc phßng, kho lu tr÷. Hai lµ, nh÷ng c«ng viÖc vµ çc qu¸ tr×nh vÒ tæ chøc khoa häc, tæ chøc sö dông vµ b¶o qu¶n tµi liÖu (ph©n lo¹i, gi¸ trÞ, bæ sung, thèng kª, biªn môc, tæ chøc sö dông tµi liÖu) vµ viÖc biªn so¹n c¬ së lý luËn vïng ph¬ng ph¸p cña çc qu¸ tr×nh nµy. Ngoµi ra, lý luËn vµ thùc tiÔn c«ng t¸c lu tr÷ cßn nghiªn cøu nh÷ng vÊn ®Ò tæ chøc c«ng t¸c cña çc c¬ quan lu tr÷ nh c«ng t¸c qu¶n lý, c«ng t¸c nghiªn cøu khoa häc, tæ chøc lao ®éng khoa häc. Qu¸ tr×nh ph¸t triÓn lÞch sö vÒ lý luËn vµ ph¬ng ph¸p cña çc nghiÖp vô lu tr÷ ë níc ta vµ çc níc trªn thÕ giíi còng thuéc ®èi tîng nghiªn cøu cña m«n khoa häc nµy. 2. C¬ së ph¬ng ph¸p luËn cña lý luËn vµ thùc tiÔn c«ng t¸c lu tr÷ Lu tr÷ häc nãi chung, lý luËn vµ thùc tiÔn c«ng t¸c lu tr÷ nãi riªng lµ bé m«n khoa häc thuéc ph¹m trï cña khoa häc x· héi. Nã ®ßi hái ph¶i ®îc x©y dùng dùa trªn c¬ së ph¬ng ph¸p luËn cña chñ nghÜa M¸c - Lªnin, nghÜa lµ ph¶i biÕt vËn dông ®óng ®¾n çc nguyªn t¾c cña chñ nghÜa duy vËt biÖn chøng vµ chñ nghÜa duy vËt lÞch sö trong nghiªn cøu lý luËn còng nh khi gi¶i quyÕt çc vÊn ®Ò thùc tiÔn cña c«ng t¸c lu tr÷ ViÖt Nam. Çc nguyªn t¾c ph¬ng ph¸p luËn cña lu tr÷ häc bao gåm nguyªn t¾c tÝnh ®¶ng, nguyªn t¾c lÞch sö, nguyªn t¾c toµn diÖn vµ tæng hîp, Nh÷ng nguyªn t¾c nµy lµ kim chØ nam, chØ râ ph¬ng híng nhËn thøc khoa häc trong qu¸ tr×nh nghiªn cøu, gi¶i quyÕt çc vÊn ®Ò vÒ lý luËn vµ thùc tiÔn c«ng t¸c lu tr÷ cña níc ta. TÝnh ®¶ng, çch m¹ng Çc nhµ kinh ®iÓn cña chñ nghÜa M¸c - Lªnin ®· tõng nhÊn m¹nh: toµn bé lÞch sö cña x· héi loµi ngêi lµ lÞch sö cña ®Êu tranh giai cÊp (trõ x· héi céng s¶n nguyªn thuû), ®Êu tranh giai cÊp chÝnh lµ ®éng lùc thóc ®Èy x· héi ph¸t triÓn. Quy luËt nµy chi phèi mäi ho¹t ®éng cña khoa häc, ®Æc biÖt lµ ho¹t ®éng cña çc ngµnh khoa häc x· héi, trong ®ã cã lu tr÷ häc. VËn nguyªn t¾c tÝnh §¶ng trong lý luËn vµ thùc tiÔn c«ng t¸c lu tr÷, tríc hÕt ®ßi hái çc nhµ lu tr÷ häc ph¶i ®øng v÷ng trªn lËp trêng giai cÊp v« s¶n, v× lîi Ých tríc m¾t vµ l©u dµi cña sù nghiÖp çch m¹ng do §¶ng Céng s¶n ViÖt 11 Nam l·nh ®¹o ®Ó nghiªn cøu, x©y dùng lý luËn vµ tiÕn hµnh çc c«ng t¸c thùc tiÔn vÒ lu tr÷. MÆt kh¸c ph¶i tu©n theo thÕ giíi quan cña giai cÊp v« s¶n, lµ thÕ giíi quan duy nhÊt khoa häc. Nguyªn t¾c tÝnh ®¶ng cßn thÓ hiÖn ë sù thèng nhÊt gi÷a lý luËn vµ thùc tiÔn. Lý luËn lu«n lu«n ph¶i lµ ngêi chØ ®êng cho çc ho¹t ®éng thùc tiÔn, lµ ch×a kho¸ ®Ó gi¶i quyÕt çc vÊn ®Ò mµ thùc tiÔn c«ng t¸c lu tr÷ níc ta ®Æt ra. Nhng ®Ó lµm ®îc vai trß dÉn ®êng, th× ®ßi hái lý luËn ®ã ph¶i ®îc x©y dùng trªn c¬ së nhËn thøc s©u s¾c thùc tiÔn ViÖt Nam vµ ph¶i th«ng qua viÖc vËn dông vµo thùc tiÔn ®Ó bæ sung vµ hoµn thiÖn. Thùc tiÔn lµ c¬ së vµ ®éng lùc cña nhËn thøc. Do ®ã còng lµ c¬ së ®Ó x©y dùng nÒn lu tr÷ häc ViÖt Nam nãi chung. Mét nÒn lu tr÷ häc gi¶i quyÕt ®îc nh÷ng vÊn ®Ò mµ thùc tiÔn c«ng t¸c lu tr÷ níc ta ®Æt ra lµ nÒn lu tr÷ cã tÝnh ®¶ng vµ tÝnh khoa häc. Nªn hiÓu r»ng, nguyªn t¾c tÝnh ®¶ng kh«ng hÒ m©u thuÉn víi tÝnh kh¸ch quan vµ khoa häc trong nghiªn cøu tµi liÖu lu tr÷ nh»m tæ chøc khoa häc vµ tæ chøc sö dông chóng. Mét khoa häc mang tÝnh §¶ng Céng s¶n ph¶i lµ khoa häc cã tÝnh chiÕn ®Êu cao. Trong lý luËn vµ thùc tiÔn c«ng t¸c lu tr÷ còng nh trong lu tr÷ häc nãi chung, tÝnh chiÕn ®Êu ®ã cÇn ®îc thÓ hiÖn ë viÖc phª ph¸n mét çch triÖt ®Ó nh÷ng quan ®iÓm phi v« s¶n vµ nh÷ng h¹n chÕ kh¸c cña lu tr÷ häc t s¶n biÓu hiÖn ë çc mÆt ph©n lo¹i, x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu, bæ sung tµi liÖu, tæ chøc sö dông tµi liÖu v.v... Tuy nhiªn, phª ph¸n nh÷ng h¹n chÕ cña lu tr÷ häc t s¶n kh«ng cã nghÜa lµ b¸c bá hoµn toµn, phñ ®Þnh s¹ch tr¬n hÖ thèng lý luËn vµ mäi thµnh tùu cña lu tr÷ t s¶n, mµ ph¶i biÕt kÕ thõa nh÷ng mÆt tiÕn bé cña nã. TÝnh lÞch sö Chóng ta ®Òu biÕt, mçi mét sù vËt vµ hiÖn tîng ®Òu ph¸t sinh, ph¸t triÓn vµ kÕt thóc trong mét hoµn c¶nh lÞch sö nhÊt ®Þnh. Chóng lµ s¶n phÈm cña lÞch sö. Do vËy, ®èi víi bÊt cø sù vËt vµ hiÖn tîng nµo, muèn n¾m hiÓu ®îc b¶n chÊt cña nã, ®Òu ph¶i ®Æt trong hoµn c¶nh lÞch sö cô thÓ ®Ó xem xÐt trong mèi quan hÖ víi çc sù vËt vµ hiÖn tîng kh¸c. NghÜa lµ ph¶i cã quan ®iÓm lÞch sö (cßn gäi lµ nguyªn t¾c lÞch sö). Quan ®iÓm lÞch sö cã mét vai trß rÊt quan träng trong nhËn thøc khoa häc nãi chung. Ph. ¡ngghen ®· chØ râ quan ®iÓm lÞch sö trong t duy lµ quan ®iÓm dï ë ®©u "tµi liÖu còng ®îc xem xÐt vÒ ph¬ng diÖn lÞch sö, trong mèi liªn hÖ víi lÞch sö"(9). 9 C. M¸c - Ph. ¡ngghen. TuyÓn tËp, tËp 2, Nxb Sù thËt, Hµ Néi 1981, tr. 651 vµ 652 12 Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ViÖt Nam gåm çc tµi liÖu thuéc nhiÒu thêi kú, nhiÒu giai ®o¹n cña lÞch sö d©n téc, chóng ®îc h×nh thµnh trong nh÷ng hoµn c¶nh lÞch sö nhÊt ®Þnh. Kh«ng nh÷ng vÒ néi dung mµ c¶ vÒ h×nh thøc, nh÷ng nh÷ng tµi liÖu ®ã còng cã nh÷ng ®iÓm kh¸c nhau. Cã thÓ nãi, mçi tµi liÖu ®Òu mang dÊu Ên cña lÞch sö. Cho nªn, chØ cã th¸i ®é nghiªn cøu, ph©n tÝch tµi liÖu theo quan ®iÓm lÞch sö cña chñ nghÜa M¸c - Lªnin th× míi cã thÓ gi¶i quyÕt ®óng ®¾n çc vÊn ®Ò vÒ tæ chøc khoa häc vµ tæ chøc sö dông tµi liÖu. Trong ph©n lo¹i tµi liÖu Ph«ng lu tr÷ Quèc gia, nguyªn t¾c lÞch sö ®îc vËn dông ®Ó tæ chøc mµng líi çc kho lu tr÷, ph©n chia tµi liÖu trong çc kho lu tr÷ theo ph«ng lu tr÷ vµ ph©n lo¹i tµi liÖu trong çc ph«ng lu tr÷, nh»m ®¶m b¶o mèi liªn hÖ lÞch sö cña tµi liÖu, t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc nghiªn cøu vµ sö dông. §èi víi viÖc x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu, vËn dông nguyªn t¾c nµy, ®ßi hái ph¶i ®Æt tµi liÖu vµo hoµn c¶nh lÞch sö ®· h×nh thµnh ra chóng ®Ó xem xÐt gi¸ trÞ vÒ çc mÆt cña chóng. Nguyªn t¾c lÞch sö còng lµ c¬ së cña viÖc x©y dùng çc c«ng cô tra cøu khoa häc ë çc phßng, kho lu tr÷. VËn dông nguyªn t¾c nµy, khi x©y dùng çc c«ng cô tra cøu khoa häc, ph¶i chó ý ®Õn mèi liªn hÖ vÒ néi dung cña tµi liÖu ®Ó giíi thiÖu çc th«ng tin chøa ®ùng trong tµi liÖu mét çch cã hÖ thèng, mÆt kh¸c ph¶i ph¶n ¶nh trung thùc néi dung, thµnh phÇn vµ çc ®Æc ®iÓm cña tµi liÖu, kh«ng ®îc hiÖn ®¹i ho¸ tµi liÖu. Nguyªn t¾c toµn diÖn vµ tæng hîp PhÐp biÖn chøng duy vËt chØ râ, khi nghiªn cøu bÊt cø sù vËt vµ hiÖn tîng nµo trong ®êi sèng x· héi vµ tù nhiªn, còng ®Òu ph¶i xem xÐt kü tÊt c¶ çc mÆt, çc yÕu tè cã liªn quan vµ ¶nh hëng ®Õn nã, chø kh«ng ®îc nh×n nhËn mét çch phiÕn diÖn, t¸ch rêi vµ c« lËp nã víi çc sù vËt, hiÖn tîng kh¸c; vÒ mÆt ph¬ng ph¸p, võa ph¶i ®i s©u ph©n tÝch tõng mÆt, tõng yÕu tè, nhng ®ång thêi l¹i ph¶i biÕt xem xÐt mét çch tæng hîp çc mÆt, çc yÕu tè ®ã. Lªnin d¹y r»ng: "Muèn thùc sù hiÓu ®îc sù vËt cÇn ph¶i nh×n bao qu¸t vµ nghiªn cøu tÊt c¶ çc mÆt, çc mèi quan hÖ vµ "quan hÖ gi¸n tiÕp" cña sù vËt ®ã. Chóng ta kh«ng thÓ lµm ®îc ®iÒu ®ã mét çch hoµn toµn ®Çy ®ñ, nhng sù cÇn thiÕt ph¶i xem xÐt tÊt c¶ mäi mÆt sÏ ®Ò phßng cho chóng ta khái ph¹m sai lÇm vµ sù cøng nh¾c(10). 10 V. I. Lªnin. Toµn tËp, tËp 42, Nhµ xuÊt b¶n TiÕn bé, M¸t-xc¬-va, 1977, tr. 364. 13 §èi víi lý luËn vµ thùc tiÔn c«ng t¸c lu tr÷, nguyªn t¾c nµy cÇn ®îc vËn dông réng r·i, nhÊt lµ trong tæ chøc khoa häc vµ tæ chøc sö dông tµi liÖu. VËn dông nguyªn t¾c nµy, ®ßi hái çc nhµ lu tr÷ khi nghiªn cøu, gi¶i quyÕt çc vÊn ®Ò cô thÓ vÒ ph©n lo¹i, x¸c ®Þnh gi¸ trÞ vµ bæ sung tµi liÖu, thèng kª tµi liÖu, tæ chøc sö dông tµi liÖu; x©y dùng c«ng cô tra cøu khoa häc, ph¶i biÕt xem xÐt cÈn thËn, thÊu ®¸o, ®Çy ®ñ mäi mÆt, mäi yÕu tè cã liªn quan trªn c¬ së nh÷ng ph¬ng ph¸p ®óng ®¾n. IV. Quan hÖ gi÷a lý luËn vµ thùc tiÔn c«ng t¸c lu tr÷, çc khoa häc kh¸c §Ó gi¶i quyÕt çc vÊn ®Ò cña lu tr÷ häc nãi chung, lý luËn vµ thùc tiÔn c«ng t¸c lu tr÷ nãi riªng, ®ßi hái ph¶i sö dông tri thøc cña nhiÒu nhµ khoa häc kh¸c. Do ®ã, lý luËn vµ thùc tiÔn c«ng t¸c lu tr÷ cã quan hÖ mËt thiÕt víi nhiÒu bé m«n khoa häc nh khoa häc lÞch sö, lÞch sö vµ tæ chøc c¬ quan nhµ níc, sö liÖu häc, v¨n kiÖn häc, c«ng bè häc, th«ng tin häc, lÞch sö vµ tæ chøc c«ng t¸c lu tr÷, vËt lý häc, to¸n häc, ho¸ häc, sinh vËt häc... Ngoµi ra nhiÒu thµnh tùu cña khoa häc kü thuËt còng ®îc øng dông réng r·i trong thùc tiÔn c«ng t¸c lu tr÷. Khoa häc lÞch sö nghiªn cøu x· héi vµ con ngêi trong x· héi ®Ó kh¸m ph¸ ra çc quy luËt chung cña qu¸ tr×nh ph¸t triÓn lÞch sö x· héi loµi ngêi còng nh cña d©n téc ViÖt Nam trong toµn bé tÝnh thèng nhÊt, tÝnh phøc t¹p vµ ®a d¹ng cña nã. Nh÷ng thµnh tùu nghiªn cøu ®ã lµ chç dùa quan träng gióp cho çc nhµ lu tr÷ häc gi¶i quyÕt ®óng ®¾n viÖc tæ chøc khoa häc vµ tæ chøc sö dông triÖt ®Ó tµi liÖu Ph«ng lu tr÷ Quèc gia. VÝ dô nh÷ng kÕt qu¶ nghiªn cøu vÒ lÞch sö d©n téc sÏ gióp cho çc nhµ lu tr÷ häc n¾m hiÓu ®îc qu¸ tr×nh ph¸t sinh, ph¸t triÓn cña çc sù kiÖn, hiÖn tîng lÞch sö, vÒ mèc thêi gian ph©n chia çc thêi kú, çc giai ®o¹n lÞch sö... Nhê ®ã mµ x¸c ®Þnh mµng líi çc kho lu tr÷ vµ ph©n lo¹i tµi liÖu theo ph«ng lu tr÷ ®îc hîp lý, lùa chän chÝnh x¸c tµi liÖu cÇn ®a vµo nhµ níc b¶o qu¶n, x¸c ®Þnh ®îc çc nguån tµi liÖu cÇn tiÕp tôc su tÇm vµ bæ sung ®Ó lµm phong phó thªm tµi liÖu ph«ng lu tr÷ Quèc gia ViÖt Nam... MÆt kh¸c, çc ph¬ng ph¸p nghiªn cøu ®îc sö dông phæ biÕn trong khoa häc lÞch sö nh ph¬ng ph¸p lÞch sö, ph¬ng ph¸p l«gich... còng lµ nh÷ng ph¬ng ph¸p mµ lý luËn vµ thùc tiÔn c«ng t¸c lu tr÷ cÇn vËn dông. LÞch sö vµ tæ chøc c¬ quan nhµ níc nghiªn cøu qu¸ tr×nh h×nh thµnh, ph¸t triÓn, c¬ cÊu tæ chøc, chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n cña çc bé m¸y 14 nhµ níc ë ViÖt Nam trong çc thêi kú lÞch sö. Bé m«n khoa häc nµy cã quan hÖ chÆt chÏ víi lý luËn vµ thùc tiÔn c«ng t¸c lu tr÷. §iÒu ®ã b¾t nguån tõ chç phÇn lín tµi liÖu lu tr÷ ®îc s¶n sinh trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña çc c¬ quan, chóng ph¶n ¸nh chøc n¨ng, nhiÖm vô tæ chøc vµ ho¹t ®éng cña bé m¸y nhµ níc. MÆt kh¸c, ë mçi giai ®o¹n hoÆc thêi kú lÞch sö nhÊt ®Þnh, thÈm quyÒn ban hµnh çc lo¹i v¨n b¶n cña mçi c¬ quan ®Òu phô thuéc vµo chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c¬ quan ®ã vµ ®îc quy ®Þnh bëi çc v¨n b¶n ph¸p quy cña nhµ níc. Do vËy, lÞch sö vµ tæ chøc c¬ quan nhµ níc cã vai trß rÊt quan träng ®èi víi viÖc tæ chøc khoa häc vµ tæ chøc sö dông tµi liÖu Ph«ng lu tr÷ Quèc gia. Nh÷ng hiÓu biÕt s©u s¾c vÒ mÆt nµy sÏ gióp çc çn bé lu tr÷ x¸c ®Þnh ®îc ®óng ®¾n tµi liÖu cña tõng c¬ quan, ®¶m b¶o ph©n lo¹i tµi liÖu vµ th«ng tin tµi liÖu ®îc khoa häc. Nh÷ng tri thøc vÒ lÞch sö vµ tæ chøc c¬ quan nhµ níc còng rÊt cÇn thiÕt ®èi víi c«ng t¸c x¸c ®Þnh gi¸ trÞ vµ bæ sung tµi liÖu, ®Æc biÖt lµ khi vËn dông çc ph¬ng ph¸p hiÖn ®¹i vÒ x¸c ®Þnh gi¸ trÞ cña tµi liÖu nh ph¬ng ph¸p hÖ thèng, ph¬ng ph¸p ph©n tÝch chøc n¨ng... Sö liÖu häc lµ bé m«n khoa häc bæ trî cña khoa häc lÞch sö, cã nhiÖm vô nghiªn cøu, khëi th¶o lý luËn vµ çc ph¬ng ph¸p vÒ su tÇm, ph©n tÝch tÝnh ch©n thùc cña sö liÖu, ph©n lo¹i vµ sö dông çc nguån tµi liÖu. Tµi liÖu lu tr÷ lµ c¬ së sö liÖu quan träng cña khoa häc lÞch sö, cho nªn nã lµ ®èi tîng chñ yÕu mµ sö liÖu häc cÇn ®i s©u nghiªn cøu ®Ó gi¶i quyÕt çc vÊn ®Ò lý luËn vµ thùc tiÔn vÒ su tÇm, x¸c minh, lùa chän, ph©n lo¹i vµ sö dông nguån sö liÖu nµy. NÕu xÐt vÒ ph¬ng diÖn nµy, th× sö liÖu häc cã nh÷ng nhiÖm vô vµ néi dung trïng hîp víi lý luËn vµ thùc tiÔn c«ng t¸c lu tr÷. Bé m«n khoa häc nµy trang bÞ cho lý luËn vµ thùc tiÔn c«ng t¸c lu tr÷ çc ph¬ng ph¸p nghiªn cøu vÒ tµi liÖu ®Ó lùa chän ®îc chÝnh x¸c tµi liÖu cÇn ®a vµo b¶o qu¶n trong çc phßng, kho lu tr÷ vµ ph©n lo¹i chóng ®îc khoa häc. V¨n kiÖn häc lµ bé m«n khoa häc nghiªn cøu vÒ quy luËt h×nh thµnh v¨n kiÖn trong qu¸ tr×nh ph¸t triÓn lÞch sö cña nã, ®ång thêi ®Ò ra çc ph¬ng ph¸p lËp v¨n kiÖn, nh÷ng nguyªn t¾c vÒ tæ chøc chu chuyÓn v¨n kiÖn vµ kÕt cÊu cña çc hÖ thèng v¨n kiÖn. Nh÷ng kÕt qu¶ nghiªn cøu vÒ v¨n kiÖn häc cã thÓ gióp cho çn bé lu tr÷ n¾m ®îc chøc n¨ng, tÝnh chÊt vµ ®Æc ®iÓm cña çc lo¹i v¨n kiÖn h×nh thµnh trong çc thêi kú lÞch sö còng nh çc thêi ®iÓm lÞch sö kh¸c nhau. Nhê ®ã mµ ph©n lo¹i, gi¸ trÞ vµ sö dông tµi liÖu ®îc hîp lý. C«ng bè häc lµ bé m«n khoa häc cã nhiÖm vô nghiªn cøu vµ ®Þnh ra çc nguyªn t¾c vµ ph¬ng ph¸p c«ng bè tµi liÖu, ®îc xem lµ bé m«n khoa häc 15 bæ trî cña khoa häc lÞch sö. Tµi liÖu lu tr÷ lµ ®èi tîng chÝnh mµ nh÷ng ngêi lµm c«ng t¸c c«ng bè cÇn nghiªn cøu, su tÇm, chän läc ®Ó c«ng bè trong çc c«ng tr×nh nghiªn cøu cña m×nh. §èi víi c«ng t¸c lu tr÷ th× c«ng bè tµi liÖu lµ mét trong nh÷ng h×nh thøc tæ chøc sö dông tµi liÖu cña çc phßng, kho lu tr÷. ChÝnh v× vËy, lu tr÷ häc vµ c«ng bè häc cã quan hÖ mËt thiÕt víi nhau trong nhiÒu vÊn ®Ò nghiÖp vô nh su tÇm, ph¸t hiÖn tµi liÖu, lùa chän nh÷ng tµi liÖu cã gi¸ trÞ ®Ó lu tr÷ vµ c«ng bè, biªn so¹n c«ng cô tra cøu khoa häc ®èi víi tµi liÖu v.v... Cã thÓ nãi çc phßng, kho lu tr÷ sÏ kh«ng thÓ lµm tèt c«ng t¸c tæ chøc sö dông tµi liÖu nÕu kh«ng ®îc trang bÞ nh÷ng kiÕn thøc c¬ b¶n vÒ c«ng bè häc. Lý luËn vµ ph¬ng ph¸p cña khoa häc th«ng tin còng rÊt cÇn thiÕt víi lý luËn vµ thùc tiÔn c«ng t¸c lu tr÷. Tµi liÖu lu tr÷ së dÜ trë thµnh tµi s¶n quý b¸u cña quèc gia chÝnh lµ v× chóng chøa ®ùng nh÷ng th«ng tin qu¸ khø rÊt bæ Ých cho qu¶n lý nhµ níc vµ çc mÆt kh¸c cña ®êi sèng x· héi. §ã lµ nh÷ng tµi liÖu gèc, nãi theo ng«n ng÷ th«ng tin lµ tµi liÖu chøa ®ùng th«ng tin cÊp mét, ®¶m b¶o cung cÊp nguån th«ng tin nµy cho mäi nhu cÇu cña x· héi lµ nhiÖm vô hµng ®Çu cña c«ng t¸c lu tr÷. Bëi vËy, nÕu tõ gãc ®é th«ng tin ®Ó xÐt, th× c«ng t¸c lu tr÷ thuéc ph¹m trï c«ng t¸c th«ng tin. Lý luËn vµ ph¬ng ph¸p cña th«ng tin häc cã thÓ gióp cho lý luËn vµ thùc tiÔn c«ng t¸c lu tr÷ gi¶i quyÕt cã hiÖu qu¶ nhiÒu vÊn ®Ò mµ thùc tiÔn c«ng t¸c lu tr÷ níc ta ®Æt ra, nh vÒ ph¬ng ph¸p ph©n tÝch vµ ph©n lo¹i th«ng tin tµi liÖu, vÒ lùa chän tµi liÖu cã th«ng tin trïng lÆp, biªn môc hå s¬ vµ x©y dùng c«ng cô tra cøu khoa häc tµi liÖu ë çc phßng, kho lu tr÷, ®Æc biÖt lµ ®èi víi viÖc x©y dùng hÖ thèng t×m tin hiÖn ®¹i c¬ giíi ho¸ vµ tù ®éng ho¸. Ngµy nay, khi lîng th«ng tin chøa trong tµi liÖu Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ngµy cµng lín vµ nhu cÇu nghiªn cøu sö dông chóng cña x· héi còng ngµy mét t¨ng, th× viÖc øng dông nh÷ng thµnh tùu cña khoa häc th«ng tin vµo c«ng t¸c lu tr÷ lµ mét yªu cÇu cÊp thiÕt nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông ®èi víi tµi liÖu lu tr÷ vµ tr×nh ®é hiÖn ®¹i cña c«ng t¸c lu tr÷. Çc khoa häc tù nhiªn nh ho¸ häc, sinh häc, vËtlý, to¸n häc, ®iÒu khiÓn häc... ngµy nay ®· trë nªn cÇn thiÕt ®èi víi c«ng t¸c lu tr÷, ®Æc biÖt trong khi nghiªn cøu vµ gi¶i quyÕt çc vÊn ®Ò thèng kª, b¶o qu¶n vµ tæ chøc sö dông tµi liÖu. Ngoµi ra lý luËn vµ thùc tiÔn c«ng t¸c lu tr÷ cßn cã quan hÖ víi nhiÒu bé m«n khoa häc kh¸c nh: cæ tù häc, bia ký häc, Ên tin häc, gia hÖ häc, huy ch¬ng häc, ®Þa lý lÞch sö... Çc bé m«n khoa häc nµy nghiªn cøu nh÷ng vÊn 16 ®Ò cã liªn quan ®Õn tµi liÖu lu tr÷. Dùa vµo nh÷ng kÕt qu¶ nghiªn cøu cña çc bé m«n khoa häc ®ã, çn bé çc phßng, kho lu tr÷ cã thÓ hiÓu ®îc ®Çy ®ñ vµ chÝnh x¸c h¬n vÒ tµi liÖu lu th«ng nh niªn ®¹i, t¸c gi¶, ®Þa ®iÓm h×nh thµnh tµi liÖu, tÝnh ch©n thùc, gi¸ trÞ cña tµi liÖu... ®Æc biÖt ®èi víi tµi liÖu lu tr÷ thuéc çc thêi kú xa xa th× khi su tÇm, lùa chän ®Ó ®a vµo b¶o qu¶n ë çc phßng, kho lu tr÷ thêng ph¶i cã sù hç trî cña chóng. V. Qu¸ tr×nh ph¸t triÓn cña lý luËn vµ thùc tiÔn c«ng t¸c lu tr÷ ë ViÖt Nam ë ViÖt Nam, lý luËn vµ thùc tiÔn c«ng t¸c lu tr÷ míi h×nh thµnh ë thÕ kû 20 nµy, nhng c«ng t¸c lu tr÷ ®· cã tõ thêi kú phong kiÕn. Theo mét sè th tÞch th× díi çc triÒu ®¹i phong kiÕn ViÖt Nam, viÖc lu tr÷ sæ s¸ch, tµi liÖu ®· ®îc thùc hiÖn ë mét sè c¬ quan thuéc chÝnh quyÒn trung ¬ng vµ ®Þa ph¬ng. §¹i ViÖt sö ký toµn th chÐp r»ng: sau khi ®¸nh th¾ng giÆc Minh x©m lîc, Lª Th¸i Tæ ®· "chia c¶ níc lµm ba ®¹o. §¹o ®Æt vÖ qu©n, vÖ ®Æt tæng qu¶n, lín nhá gi÷ g×n nhau, trªn díi rµng buéc nhau. L¹i ®Æt chøc hµnh khiÓn çc ®¹o ®Ó chia gi÷ sæ s¸ch qu©n, d©n"(11). Còng theo s¸ch nµy, díi triÒu Lª Th¸nh T«ng (1470 - 1497) tríc t×nh tr¹ng sæ s¸ch, giÊy të ë çc nha m«n kh«ng ®îc s¾p xÕp cÊt gi÷ cÈn thËn, lµm ¶nh hëng ®Õn viÖc xem xÐt, xö lý çc vô kiÖn tông vµ çc mÆt kh¸c. Hµn l©m viÖn ®¹i häc sÜ quyÒn ng÷ sö ®¹i phu Trµn Bµn ®· t©u lªn vua ®Ò nghÞ: "Cói xin ®Þnh lÖ ban xuèng cho çc huyÖn, lé, mçi n¬i ®Æt mét ngêi duyªn l¹i thêng xuyªn, am hiÓu sæ s¸ch giÊy tê, giái viÕt ch÷, lµm tÝnh ®Ó gi÷ c«ng v¨n giÊy tê...". §Ò nghÞ nµy ®· ®îc Lª Th¸nh T«ng phª chuÈn (12). Lª Quý §«n cho biÕt thªm, thêi Lª Th¸nh T«ng, nhiÒu c¬ quan thuéc chÝnh quyÒn phong kiÕn trung ¬ng nh L¹i bé, Hé bé... ®· x©y cÊt nh÷ng d·y nhµ riªng ®Ó lu tr÷ sæ s¸ch nh Hé bé: "Nhµ ch÷ c«ng (I) ®»ng tríc, ®»ng sau ®Òu 3 gian 2 ch¸i. Nhµ ®Çu 3 gian, s¶nh ®êng 1 gian. Nhµ ®Ó sæ s¸ch cña Ty Thanh l¹i mét d·y 3 gian 2 ch¸i, nhµ lu gi÷ sæ hé 4 d·y, mçi d·y 11 gian, ngäc phßng 3 gian, ngai m«n 3 gian, bèn chung quanh bao têng"(13). §Õn triÒu NguyÔn, chÝnh quyÒn phong kiÕn trung ¬ng ®· ®Æt ra nh÷ng c¬ quan nh ThÞ th viÖn, ThÞ hµn viÖn, Néi hµn viÖn, Thîng b¶o ty (Gia Long), V¨n th phßng (Minh MÖnh), Thîng b¶o së, Ty lu©n së, BÝ th së, B¶n ch¬ng së... (ThiÖu TrÞ) ®Ó phô tr¸ch viÖc so¹n theo v¨n b¶n, gi÷ çc con dÊu, lu tr÷ çc ch©u b¶n vµ çc v¨n b¶n kh¸c vÒ ®èi néi, ®èi ngo¹i, çc sæ s¸ch, b¶n ®å... 11 12 13 §¹i ViÖt sö ký toµn th, tËp II, nhµ xuÊt b¶n Khoa häc x· héi, Hµ Néi 1985, trang 294 vµ 410. §¹i ViÖt sö ký toµn th, tËp II, nhµ xuÊt b¶n Khoa häc x· héi, Hµ Néi 1985, trang 294 vµ 410. Lª Quý §«n. KiÕn v¨n tiÓu lôc, Nhµ xuÊt b¶n Sö häc, Hµ Néi, 1962, tr. 189. 17 Tuy nhiªn, cha cã mét triÒu ®¹i nµo ®Æt c¬ quan hoÆc chøc quan tr«ng coi chung viÖc lu tr÷ tµi liÖu cña c¶ níc... §Æc biÖt, vÒ mÆt lý luËn th× kh«ng ®îc chó ý nghiªn cøu vµ tæng kÕt tõ thùc tiÔn. Suèt c¶ thêi kú phong kiÕn, kh«ng cã mét cuèn s¸ch, mét tµi liÖu hay mét v¨n b¶n nµo ®Ò cËp ®Õn çch thøc tæ chøc c«ng t¸c lu tr÷ vµ çc vÊn ®Ò cã liªn quan kh¸c. Trong lóc ®ã, c«ng t¸c c«ng v¨n giÊy tê, mét ph¬ng tiÖn thiÕt yÕu trong c«ng t¸c qu¶n lý nhµ níc ®· ®îc çc chÝnh quyÒn phong kiÕn quan t©m vµ ®îc ph¸p chÕ ho¸ b»ng nhiÒu v¨n b¶n, nhÊt lµ díi çc triÒu ®¹i Lª, NguyÔn. Trong thêi kú thùc d©n Ph¸p thèng trÞ, suèt mÊy thËp kû ®Çu, c«ng t¸c lu tr÷ ë ViÖt Nam nãi riªng, §«ng D¬ng thuéc Ph¸p nãi chung vÉn trong t×nh tr¹ng ph©n t¸n. MÆc dï ë Trung Kú vµ Nam Kú, chóng ®Òu lÇn lît lËp ra çc c¬ quan lu tr÷ nhng kh«ng cã mét c¬ quan qu¶n lý c«ng t¸c lu tr÷ chung cña c¶ níc, tµi liÖu cña çc c¬ quan, c«ng së l©m vµo t×nh tr¹ng kh«ng ®îc tæ chøc khoa häc vµ b¶o qu¶n chu ®¸o. Tríc t×nh h×nh ®ã, n¨m 1917 theo ®Ò nghÞ cña Ru-m¬ (Roume), nguyªn toµn quyÒn §«ng D¬ng, viÖn Hµn l©m v¨n ho¸ Ph¸p ®· cö P«n Bu-®ª (Paul Bordet), chuyªn viªn vÒ lu tr÷ vµ cæ tù häc sang §«ng D¬ng ®iÒu tra t×nh h×nh vÒ c«ng t¸c lu tr÷. Sau khi nghiªn cøu t×nh h×nh lu tr÷ ë mét sè ®Þa ph¬ng vµ c«ng së, «ng ®· ®Ö tr×nh lªn Phñ Toµn quyÒn vµ Phñ Thèng sø v¨n b¶n ®Ò nghÞ gÊp rót thiÕt lËp c¬ quan qu¶n lý vµ tæ chøc c«ng t¸c lu tr÷ chung cho toµn câi §«ng D¬ng. §Ò nghÞ ®îc chÊp thuËn. Ngµy 29-11-1917 toµn quyÒn §«ng D¬ng An be Xa-r« (Albert Saraut) ®· ra NghÞ ®Þnh thµnh lËp Nhµ lu tr÷ - Th viÖn §«ng D¬ng trùc thuéc Phñ toµn quyÒn víi chøc n¨ng nhiÖm vô chÝnh lµ qu¶n lý c«ng t¸c lu tr÷ trong toµn §«ng D¬ng. Mét n¨m sau, ngµy 26-121918, l¹i ban hµnh NghÞ ®Þnh thµnh lËp ë §«ng D¬ng 5 khoa lu tr÷ (kho lu tr÷ Hµ Néi, kho lu tr÷ Thèng ®èc Nam Kú ë Sµi Gßn, kho lu tr÷ Kh©m sø Trung Kú ë HuÕ, kho lu tr÷ Kh©m sø Cao Miªn ë Phn«m Pªnh, kho lu tr÷ Kh©m sø Lµo ë Viªn Ch¨n) quy ®Þnh çc nguyªn t¾c nép l vµ sö dông tµi liÖu, híng dÉn çch x©y cÊt kho lu tr÷ vµ ph¬ng ph¸p s¾p xÕp, b¶o qu¶n tµi liÖu. Víi hai nghÞ ®Þnh nµy, ë §«ng D¬ng ®· h×nh thµnh heh c¬ quan lu tr÷ gåm c¬ quan qu¶n lý chung vµ çc kho lu tr÷, ®©y lµ bíc ngoÆt quan träng ®¸nh dÊu sù ph¸t triÓn cña c«ng t¸c lu tr÷ ë §«ng D¬ng nãi chung vµ ë ViÖt Nam nãi riªng díi thêi thèng trÞ cña thùc d©n Ph¸p. Tuy nhiªn, suèt c¶ giai ®o¹n tõ n¨m 1917 ®Õn n¨m 1945, nh×n chung, tµi liÖu ë çc kho lu tr÷ vÉn cha ®îc tæ chøc mét çch khoa häc, nhiÒu ®Þa ph18 ¬ng vµ c«ng së kh«ng giao nép tµi liÖu, phÇn lín tµi liÖu cha ®îc lËp hå s¬, ph©n lo¹i, x¸c ®Þnh gi¸ trÞ vµ thèng kª; hÖ thèng thÎ tra t×m tµi liÖu cha ®îc x©y dùng hoµn chØnh. Mét trong nh÷ng nguyªn nh©n chñ yÕu lµ do ë çc kho lu tr÷ thiÕu h¼n nh÷ng nh©n viªn lu tr÷ n¾m v÷ng lý luËn vµ th«ng th¹o çc nghiÖp vô lu tr÷. MÆc dï b¾t ®Çu tõ n¨m 1931, hµng n¨m, P«n Bu-®ª, gi¸m ®èc Nha lu tr÷ - Th viÖn §«ng D¬ng ®Òu cã më líp huÊn luyÖn nh©n viªn lu tr÷, nhng chØ ë bËc s¬ cÊp, nh»m ®µo t¹o nh©n viªn thùc hµnh çc nghiÖp vô lu tr÷ ®¬n gi¶n cho çc c«ng së. Trong giai ®o¹n nµy, çc s¸ch vµ tµi liÖu viÕt vÒ lý luËn vµ thùc tiÔn c«ng t¸c lu tr÷ còng rÊt Ýt. §¸ng kÓ h¬n c¶ lµ cuèn "CÈm nang cña ngêi lµm c«ng t¸c lu tr÷" (Manuel de l'archivicte) do P«n Bu-®ª biªn so¹n, Nha Lu tr÷ vµ th viÖn §«ng D¬ng xuÊt b¶n lÇn thø nhÊt n¨m 1934 vµ t¸i b¶n n¨m 1945. Cuèn s¸ch nµy lµ tËp hîp nh÷ng bµi gi¶ng ë çc líp huÊn luyÖn nãi trªn. Néi dung cña cuèn s¸ch gåm hai phÇn chÝnh: PhÇn mét tr×nh bµy díi h×nh thµnh híng dÉn çc vÊn ®Ò vÒ nghiÖp vô lu tr÷ nh ph©n lo¹i, lµm môc lôc vµ tiÕp nhËn hå s¬, cÊp ph¸t b¶n sao, tæ chøc phßng c«ng v¨n... PhÇn hai nãi vÒ khung ph©n lo¹i çc hå s¬ cña Nha Lu tr÷ vµ th viÖn §«ng D¬ng. Khung ph©n lo¹i nµy ®îc x©y dùng theo ph¬ng ph¸p thËp tiÕn, lÊy 25 ch÷ çi tõ A ®Õn Z lµm ký hiÖu. Néi dung cuèn s¸ch nÆng vÒ híng dÉn thùc hµnh, cßn mÆt lý luËn th× kh«ng ®îc tr×nh bµy vµ ph©n tÝch mét çch thÊu ®¸o. Tuy vËy, nã còng ®· thÓ hiÖn kh¸ râ nÐt quan ®iÓm t s¶n trong lÜnh vùc c«ng t¸c lu tr÷ vµ lu tr÷ häc, ®Æc biÖt lµ vÒ ph©n lo¹i tµi liÖu vµ th«ng tin tµi liÖu. Cuèn s¸ch ®· cã t¸c dông híng dÉn thùc hiÖn thèng nhÊt vÒ nghiÖp vô lu tr÷ theo mét ph¬ng ph¸p cã thÓ gäi lµ tiªn tiÕn thêi bÊy giê. Sau çch m¹ng th¸ng T¸m 1945, ngay tõ nh÷ng ngµy ®Çu, tríc t×nh tr¹ng nhiÒu c¬ quan trung ¬ng vµ ®Þa ph¬ng tuú tiÖn ®em b¸n vµ huû tµi liÖu lu tr÷, ngµy 3 th¸ng 1 n¨m 1946, nh©n danh Chñ tÞch ChÝnh phñ l©m thêi, Hå Chñ tÞch ®· ký Th«ng ®¹t sè 1C/VP nghiªm cÊm nh©n viªn çc c«ng së kh«ng ®îc ®èt huû hå s¬, tµi liÖu mét çch tuú tiÖn, v× ®ã lµ "nh÷ng tµi liÖu cã gi¸ trÞ ®Æc biÖt vÒ ph¬ng diÖn kiÕn thiÕt quèc gia". Th«ng ®¹t còng ®· chØ râ: "Nh÷ng hå s¬ hoÆc c«ng v¨n kh«ng cÇn dïng sau nµy sÏ ph¶i göi vÒ nh÷ng Së lu tr÷ c«ng v¨n thuéc Bé Quèc gia gi¸o dôc ®Ó tµng tr÷"(14). V¨n b¶n nµy trong chõng mùc nhÊt ®Þnh ®· thÓ hiÖn ®îc nguyªn t¾c qu¶n lý tËp trung thèng nhÊt c«ng t¸c lu tr÷ vµ ®· ®Æt c¬ së ph¸p lý ®Çu tiªn Nh÷ng v¨n kiÖn chñ yÕu cña §¶ng vµ Nhµ níc vÒ c«ng t¸c c«ng v¨n giÊy tê vµ c«ng t¸c lu tr÷ - Côc Lu tr÷ xuÊt b¶n, Hµ Néi, 1982, tr. 8. 14 19 cho c«ng t¸c lu tr÷ cña chÕ ®é míi, ®ång thêi ®ã còng lµ c¬ së quan träng ®èi víi viÖc x©y dùng lý luËn vµ thùc tiÔn c«ng t¸c lu tr÷ ë ViÖt Nam. Cuéc kh¸ng chiÕn l©u dµi chèng thùc d©n Ph¸p x©m lîc (1946 - 1954) ®· g©y trë ng¹i lín cho viÖc x©y dùng vµ ph¸t triÓn c«ng t¸c lu tr÷ ë níc ta. Sau hiÖp ®Þnh Gi¬-míi-v¬ n¨m 1954, tr¶i qua mét qu¸ tr×nh chuÈn bÞ vÒ çc mÆt, ngµy 4 th¸ng 9 n¨m 1962, Côc Lu tr÷ thuéc Phñ Thñ tíng ®îc thµnh lËp ®Ó gióp Bé trëng Phñ Thñ tíng chØ ®¹o vµ qu¶n lý c«ng t¸c lu tr÷ cña c¶ níc. Mét n¨m sau, ngµy 28 th¸ng 9 n¨m 1963, Héi ®ång ChÝnh phñ ®· ban hµnh §iÒu lÖ vÒ c«ng t¸c c«ng v¨n giÊy tê vµ c«ng t¸c lu tr÷. B¶n ®iÒu lÖ ®· quy ®Þnh ®îc t¬ng ®èi cô thÓ vµ hoµn chØnh vÒ tæ chøc lu tr÷ vµ çc vÊn ®Ò vÒ nghiÖp vô lu tr÷, nh vÒ tæ chøc çc kho lu tr÷ trung ¬ng vµ ®Þa ph¬ng, kho lu tr÷ chuyªn ngµnh, c«ng t¸c bæ sung tµi liÖu... Do c«ng t¸c lu tr÷ míi bíc ®Çu x©y dùng, cha cã kinh nghiÖm thùc tÕ, nªn ë b¶n §iÒu lÖ nµy, çc vÊn ®Ò vÒ nghiÖp vô lu tr÷ chØ míi ®Ò cËp mét çch kh¸i qu¸t, cha ph¶i lµ nh÷ng ®óc kÕt tõ thùc tiÔn ViÖt Nam. ThËm chÝ cã vÊn ®Ò cha ®îc nªu hoÆc ®Ò cËp cßn phiÕn diÖn nh vÒ ph©n lo¹i, x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu. MÆc dï vËy, b¶n §iÒu lÖ ®· thÓ hiÖn ®îc tinh thÇn c¬ b¶n cña nguyªn t¾c qu¶n lý tËp trung thèng nhÊt c«ng t¸c lu tr÷ vµ trë thµnh c¬ së ph¸p lý quan träng cña ngµnh Lu tr÷ trong tæ chøc, chØ ®¹o vµ thùc hiÖn çc nghiÖp vô chuyªn m«n, ®Õn n¨m 2001 ra ph¸p lÖnh lu tr÷ ®· ®a ra mét sè quy ®Þnh cô thÓ vÒ c«ng t¸c lu tr÷. Sù nghiÖp x©y dùng vµ ph¸t triÓn c«ng t¸c lu tr÷ ë níc ta ®ßi hái ph¶i tu©n theo lý luËn khoa häc cña lu tr÷ häc M¸c - Lªnin vµ ph¶i häc tËp kinh nghiÖm cña çc níc x· héi chñ nghÜa. Cuèi thËp kû 50, chóng ta ®· mêi chuyªn gia Liªn X« sang trao ®æi kinh nghiÖm, båi dìng lý luËn vµ nghiÖp vô cho çn bé lu tr÷ çc c¬ quan. NhiÒu tµi liÖu vµ s¸ch gi¸o khoa vÒ lu tr÷ häc cña Liªn X« vµ çc níc x· héi chñ nghÜa kh¸c ®· ®îc dÞch vµ lu hµnh t¬ng ®èi réng r·i trong çn bé lu tr÷. Tõ ®Çu nh÷ng n¨m 69, hµng n¨m ®Òu göi häc sinh ®¹i häc lu tr÷ ë Liªn X« vµ mét sè níc x· héi chñ nghÜa kh¸c. Th¸ng 5 n¨m 1967, Bé §¹i häc vµ Trung häc chuyªn nghiÖp ra quyÕt ®Þnh më chuyªn ngµnh lu tr÷ häc ë khoa LÞch sö Trêng §¹i häc Tæng hîp Hµ Néi ®Ó ®µo t¹o çn bé lu tr÷ bËc ®¹i häc. §©y lµ sù kiÖn cã ý nghÜa ®Æt nÒn mãng cho sù ph¸t triÓn cña c«ng t¸c lu tr÷ nãi chung, khoa häc lu tr÷ nãi riªng. Th¸ng 11 n¨m 1971, trêng Trung häc v¨n th lu tr÷ trùc thuéc Côc lu tr÷ ®· ®îc thµnh lËp. Trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn nhiÖm vô ®µo t¹o vµ båi dìng çn bé lu tr÷, hÖ thèng gi¸o tr×nh vÒ lu tr÷ häc ®· ®îc biªn so¹n nh çc gi¸o tr×nh ®¹i häc 20 "Lý luËn vµ thùc tiÔn c«ng t¸c lu tr÷", "C«ng t¸c lËp hå s¬ vµ danh môc hå s¬", "M«n häc c«ng bè tµi liÖu v¨n kiÖn", "C¬ së lý luËn vµ thùc tiÔn cña c«ng t¸c x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu" do Bé m«n Lu tr÷ häc khoa LÞch sö Trêng §¹i häc Tæng hîp Hµ Néi biªn so¹n; çc gi¸o tr×nh trung cÊp vµ v¨n th, lu tr÷ cña trêng Trung häc v¨n th lu tr÷ vµ çc tËp bµi gi¶ng dïng cho çc líp huÊn luyÖn ng¾n h¹n cña Côc Lu tr÷ Nhµ níc. Nh÷ng n¨m gÇn ®©y, c«ng t¸c nghiªn cøu khoa häc ®· bíc ®Çu ®îc quan t©m vµ ®i vµo tæ chøc, nhiÒu vÊn ®Ò lý luËn vµ thùc tiÔn c«ng t¸c lu tr÷ níc ta ®Ò ra ®· ®îc ®Æt thµnh nh÷ng ®Ò tµi nghiªn cøu cÊp ngµnh, cÊp nhµ níc do Côc Lu tr÷ Nhµ níc chñ tr×. Híng nghiªn cøu thu hót sù chó ý nhiÒu nhÊt cña giíi lu tr÷ häc ViÖt Nam thêi gian qua còng nh hiÖn nay lµ çc vÊn ®Ò vÒ ph¬ng ph¸p luËn cña lu tr÷ häc, lý luËn vµ ph¬ng ph¸p tæ chøc khoa häc, tæ chøc sö dông vµ b¶o qu¶n tµi liÖu. Sù nghiÖp x©y dùng chñ nghÜa x· héi vµ b¶o vÖ Tæ quèc trong giai ®o¹n hiÖn nay ®ßi hái ph¶i ®Èy m¹nh h¬n n÷a c«ng t¸c lu tr÷. Thêi gian qua §¶ng vµ Nhµ níc ®· ban hµnh nhiÒu v¨n b¶n quan träng nh»m ®¶m b¶o gi÷ g×n an toµn tµi liÖu lu tr÷ vµ sö dông chóng ®îc toµn diÖn vµ cã hiÖu qu¶, nh QuyÕt ®Þnh sè 168-H§BT ngµy 26 th¸ng 12 n¨m 1981 cña Héi ®ång Bé trëng vÒ viÖc thµnh lËp Ph«ng lu tr÷ Quèc gia cña níc Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam, Ph¸p lÖnh b¶o vÖ tµi liÖu lu tr÷ Quèc gia cña Héi ®ång Nhµ níc (ban hµnh ngµy 30-11-1982), NghÞ ®Þnh sè 34-H§BT ngµy 1 th¸ng 3 n¨m 1984 cña Héi ®ång Bé trëng quy ®Þnh chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n vµ tæ chøc cña Côc Lu tr÷ nhµ níc... Çc v¨n b¶n nµy ®· nhÊn m¹nh tÇm quan träng cña tµi liÖu lu tr÷ vµ c«ng t¸c lu tr÷ ®èi víi çc lÜnh vùc cña ®êi sèng x· héi, ®Ò ra nhiÒu quy ®Þnh vÒ tæ chøc vµ qu¶n lý, t¹o c¬ së ph¸p lý v÷ng ch¾c ®Ó x©y dùng vµ ph¸t triÓn c«ng t¸c lu tr÷. B¸o ço chÝnh trÞ cña Ban ChÊp hµnh Trung ¬ng §¶ng Céng s¶n ViÖt Nam t¹i §¹i héi VI ®· chØ ra nhiÖm vô ph¶i: "Tæ chøc tèt c«ng t¸c lu tr÷, b¶o vÖ an toµn vµ sö dông cã hiÖu qu¶ tµi liÖu lu tr÷ quèc gia"(15). §iÒu ®ã, ®Æt ra cho çc c¬ quan lu tr÷ vµ nh÷ng ngêi lµm c«ng t¸c lu tr÷ tr¸ch nhiÖm nÆng nÒ lµ ph¶i phÊn ®Êu thùc hiÖn tèt çc mÆt cña c«ng t¸c lu tr÷; trong ®ã cã nhiÖm vô x©y dùng mét nÒn lu tr÷ häc ViÖt Nam hiÖn ®¹i cã kh¶ n¨ng gi¶i ®¸p nh÷ng vÊn ®Ò mµ thùc tiÔn c«ng t¸c lu tr÷ níc ta ®Æt ra. 15 V¨n kiÖn §¹i héi ®¹i biÓu toµn quèc lÇn thø VI, Nhµ xuÊt b¶n Sù thËt, Hµ Néi, 1987, tr. 80. 21 Ch¬ng mét ph©n lo¹i tµi liÖu Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ViÖt Nam II.1. Kh¸i niÖm vÒ Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ViÖt Nam vµ ph©n lo¹i tµi liÖu 1. Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ViÖt Nam Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ViÖt Nam lµ toµn bé tµi liÖu cã ý nghÜa chÝnh trÞ, kinh tÕ, v¨n ho¸, khoa häc, lÞch sö vµ çc ý nghÜa kh¸c thuéc nhµ níc Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam qu¶n lý kh«ng phô thuéc vµo thêi gian s¶n sinh, ph¬ng ph¸p vµ kü thuËt lµm ra. Ph«ng lu tr÷ Quèc gia cña níc Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam (gäi t¾t lµ Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ViÖt Nam) ®îc chÝnh thøc thµnh lËp ngµy 26 th¸ng 12 n¨m 1981 theo QuyÕt ®Þnh sè 168 - H§BT cña Héi ®ång Bé trëng. Theo quyÕt ®Þnh nµy, th× thµnh phÇn Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ViÖt Nam bao gåm "b¶n chÝnh (hoÆc b¶n sao cã gi¸ trÞ nh b¶n chÝnh cña çc v¨n kiÖn; tµi liÖu khoa häc kü thuËt (dù ¸n, ®å ¸n, thiÕt kÕ b¶n vÏ, b¶n ®å, c«ng tr×nh nghiªn cøu khoa häc, ph¸t minh, s¸ng chÕ, luËn ¸n tèt nghiÖp...), tµi liÖu chuyªn m«n (sæ s¸ch, thèng kª, biÓu b¸o, hå s¬ nh©n sù...), b¶n th¶o, b¶n nh¸p çc t¸c phÈm v¨n häc, nghÖ thuËt, ©m b¶n vµ d¬ng b¶n çc bé phim, çc bøc ¶nh, m×nh-cr«-phim, tµi liÖu ghi ©m, khu«n ®óc ®Üa, sæ c«ng t¸c, nhËt ký, håi ký, tranh vÏ hoÆc in vµ tµi liÖu viÕt tay ®Ó tuyªn truyÒn, cæ ®éng, kªu gäi, s¸ch b¸o néi bé vµ tµi liÖu kh¸c... h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña çc c¬ quan, ®oµn thÓ, tæ chøc, çc thêi kú lÞch sö cña x· héi ViÖt Nam; çc bót tÝch cã ý nghÜa lÞch sö, v¨n ho¸ cña tËp thÓ, gia ®×nh, ç nh©n ®iÓn h×nh, tiªu biÓu vÒ çc mÆt trong çc thêi kú lÞch sö ®· ®îc nhµ níc qu¶n lý(16). Theo quy ®Þnh, tµi liÖu cña §¶ng Céng s¶n ViÖt Nam sÏ ®îc lËp thµnh ph«ng riªng - Ph«ng lu tr÷ §¶ng Céng s¶n ViÖt Nam vµ ®Æt díi sù qu¶n lý cña c¬ quan lu tr÷ §¶ng. Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ViÖt Nam ®îc giao cho Côc Lu tr÷ Nhµ níc qu¶n lý. ViÖc thµnh lËp Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ViÖt Nam lµ mét biÖn ph¸p quan träng ®Ó thùc hiÖn nguyªn t¾c qu¶n lý tËp trung thèng nhÊt c«ng t¸c lu tr÷, ph¸p chÕ ho¸ quyÒn qu¶n lý cña Nhµ níc ®èi víi toµn bé tµi liÖu lu tr÷. 2. Kh¸i niÖm vÒ ph©n lo¹i tµi liÖu Nh÷ng v¨n kiÖn chñ yÕu cña §¶ng vµ Nhµ níc vÒ c«ng t¸c c«ng v¨n giÊy tê vµ c«ng t¸c lu tr÷. S¸ch ®· dÉn tr. 114, 115. 16 22 HiÓu theo nghÜa chung nhÊt, ph©n lo¹i tµi liÖu lµ c¨n cø vµo çc ®Æc trng (tøc nh÷ng ®iÓm gièng nhau) cña tµi liÖu ®Ó ph©n chia chóng thµnh çc nhãm, nh»m tæ chøc khoa häc vµ sö dông cã hiÖu qu¶ nh÷ng tµi liÖu ®ã. ë níc ta, tµi liÖu lu tr÷ ®· trë thµnh së h÷u toµn d©n, do Nhµ níc qu¶n lý thèng nhÊt, nªn viÖc ph©n lo¹i tµi liÖu ®îc thùc hiÖn ®èi víi toµn bé tµi liÖu Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ViÖt Nam. C«ng t¸c ph©n lo¹i nµy gåm ba giai ®o¹n: - Ph©n lo¹i tµi liÖu Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ViÖt Nam nãi chung ®Ó x¸c ®Þnh m¹ng líi çc kho lu tr÷. - Ph©n lo¹i tµi liÖu trong ph¹m vi çc kho lu tr÷ theo ph«ng lu tr÷. - Ph©n lo¹i tµi liÖu trong çc ph«ng lu tr÷. NhiÖm vô chñ yÕu cña qu¸ tr×nh ph©n lo¹i nµy lµ lµm cho tµi liÖu Ph«ng lu tr÷ Quèc gia nãi chung, tµi liÖu cña tõng ph«ng lu tr÷ nãi riªng ®îc tæ chøc khoa häc, ph¶n ¸nh ®óng ®¾n tiÕn tr×nh lÞch sö cña d©n téc còng nh ho¹t ®éng vµ tæ chøc cña bé m¸y nhµ níc, çc tæ chøc x· héi, vµ nh÷ng sù kiÖn, hiÖn tîng lÞch sö kh¸c thuéc çc thêi kú vµ giai ®o¹n lÞch sö cña ®Êt níc. Nhê vËy mµ tho¶ m·n ®îc çc yªu cÇu vÒ nghiªn cøu vµ sö dông tµi liÖu, ®ång thêi b¶o qu¶n ®îc thuËn tiÖn vµ an toµn. Tuy nhiªn cÇn ph¶i hiÓu r»ng, ®Ó cã thÓ t×m kiÕm th«ng tin chøa ®ùng trong tµi liÖu Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ®îc nhanh chãng vµ thuËn lîi, th× sau khi ph©n lo¹i tµi liÖu trong çc ph«ng lu tr÷, cßn ph¶i tiÕn hµnh ph©n lo¹i th«ng tin tµi liÖu. Ph©n lo¹i tµi liÖu vµ ph©n lo¹i th«ng tin tµi liÖu lµ hai mÆt cña mét qu¸ tr×nh ph©n lo¹i. Gi÷a chóng cã liªn quan chÆt chÏ víi nhau. ChØ trªn c¬ së tµi liÖu ®· ®îc ph©n lo¹i khoa häc, míi cã ®iÒu kiÖn thuËn lîi ®Ó ph©n lo¹i çc th«ng tin cña chóng. Nhng ph©n lo¹i tµi liÖu vµ ph©n lo¹i th«ng tin tµi liÖu lµ hai kh¸i niÖm riªng biÖt cã ®èi tîng kh¸c nhau(17). Ngµy nay, kh«ng nh÷ng trong lu tr÷ häc, mµ nhiÒu khoa häc kh¸c, kÓ c¶ khoa häc tù nhiªn vµ khoa häc x· héi, ®Òu cÇn thiÕt ph¶i ph©n lo¹i mét çch khoa häc çc ®èi tîng nghiªn cøu trùc tiÕp, nh trong sinh vËt häc th× ph©n lo¹i çc gièng loµi sinh vËt, trong b¶o tµng häc th× ph©n lo¹i çc hiÖn vËt gèc, trong th viÖn häc, ph©n lo¹i tµi liÖu cã vai trß quan träng hµng ®Çu trong viÖc tæ chøc khoa häc tµi liÖu Ph«ng lu tr÷ Quèc gia. Ph©n lo¹i tµi liÖu qu¶n lý chÆt chÏ víi nhiÒu nghiÖp vô lu tr÷ kh¸c, nh x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu, bæ sung tµi liÖu, thèng kª tµi liÖu. Trªn c¬ së tµi liÖu ®îc ph©n lo¹i khoa häc, viÖc x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu, bæ sung tµi liÖu... sÏ cã thÓ 17 VÒ ph©n lo¹i th«ng tin tµi liÖu xem ch¬ng nµy. 23 tiÕn hµnh mét çch thuËn lîi. Ngîc l¹i, nÕu nh c«ng t¸c x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu vµ bæ sung tµi liÖu... ®· ®îc lµm tèt sÏ t¹o ®iÒu kiÖn ®Ó ph©n lo¹i tµi liÖu ®îc khoa häc. XÐt vÒ thùc chÊt, ph©n lo¹i tµi liÖu Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ViÖt Nam lµ ph©n lo¹i mét nguån sö dông hÕt søc phong phó vµ ®a d¹ng, ph¶n ¸nh tiÕn tr×nh lÞch sö dùng níc vµ gi÷ níc cña d©n téc, lµ ph©n lo¹i mét bé phËn tri thøc quan träng vÒ x· héi vµ tù nhiªn mµ nh©n d©n ta tr¶i bao thÕ hÖ ®· tÝch luü ®îc. Do ®ã, ph©n lo¹i cµng khoa häc th× cµng cã ®iÒu kiÖn ®Ó ph¸t huy t¸c dông cña nguån tµi liÖu nµy ®èi víi çc mÆt cña ®êi sèng x· héi. §Ó ph©n lo¹i tµi liÖu Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ®îc khoa häc, tríc hÕt cÇn ph¶i tu©ntheo nh÷ng nguyªn t¾c ph¬ng ph¸p luËn cña lu tr÷ häc vµ vËn dông çc ph¬ng ph¸p vµ nhËn thøc cña chñ nghÜa M¸c - Lªnin nh çc cÆp ph¹m trï çi chung vµ çi riªng, néi dung vµ h×nh thøc, hiÖn tîng vµ b¶n chÊt, çc ph¬ng ph¸p l«-gÝch vµ lÞch sö, ph©n tÝch vµ tæng hîp, diÔn dÞch vµ quy n¹p... II.2. Ph©n lo¹i tµi liÖu Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ViÖt Nam ®Ó x¸c ®Þnh m¹ng líi çc kho lu tr÷ nhµ níc 1. Kh¸i niÖm vÒ kho lu tr÷ Kho lu tr÷ lµ mét c¬ quan lu tr÷ cã nhiÖm vô b¶o qu¶n, tæ chøc khoa häc vµ tæ chøc sö dông tµi liÖu lu tr÷, ®ång thêi tiÕn hµnh nghiªn cøu khoa häc vÒ lu tr÷ häc, v¨n kiÖn häc vµ çc lÜnh vùc cã liªn quan kh¸c. ë níc ta hiÖn nay, cha h×nh thµnh m¹ng líi çc kho lu tr÷ hoµn chØnh, nhng mét sè kho lu tr÷ cã chøc n¨ng gÇn gièng nh mét viÖn lu tr÷ trung ¬ng Hµ Néi vµ kho lu tr÷ trung ¬ng thµnh phè Hå ChÝ Minh(18), kho lu tr÷ §µ N½ng. Çc kho lu tr÷ nhµ níc lµ nh÷ng c¬ së ®Ó nhµ níc thùc hiÖn quyÒn së h÷u toµn d©n ®èi víi tµi liÖu lu tr÷. Tµi liÖu Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ViÖt Nam nãi chung ph¶i ®îc ®a vµo b¶o qu¶n trong çc kho lu tr÷ nµy. §iÒu 5 cña Ph¸p lÖnh b¶o vÖ tµi liÖu lu tr÷ quèc gia quy ®Þnh: "Tµi liÖu lu tr÷ quèc gia ph¶i ®îc b¶o qu¶n trong çc c¬ quan lu tr÷ nhµ níc. C¨n cø vµo tÝnh chÊt, ý nghÜa cña tµi liÖu lu tr÷ quèc gia, Nhµ níc ph©n cÊp cho c¬ quan lu tr÷ Nhµ níc trung ¬ng, ®Þa ph¬ng hoÆc chuyªn ngµnh tËp trung b¶o qu¶n"(19). Cã thÓ nãi, chõng nµo m¹ng líi çc kho lu tr÷ tõ trung ¬ng ®Õn ®Þa ph¬ng cha ®îc thµnh lËp th× Nhµ níc cha cã ®Çy ®ñ nh÷ng ®iÒu kiÖn 18 19 Nªn quan niÖm çc kho lu tr÷ nµy nh nh÷ng trung t©m lu tr÷ hoÆc viÖn lu tr÷ Nhµ níc. B¸o Nh©n d©n, sè 10400 ngµy 14-12-1982, trang 1. 24 cÇn thiÕt, ®Ó qu¶n lý thèng nhÊt vµ tæ chøc sö dông ®îc tèt tµi liÖu Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ViÖt Nam. ViÖc x¸c ®Þnh m¹ng líi çc kho lu tr÷ cÇn ph¶i xÐt ®Õn nhiÒu yÕu tè, nh÷ng yÕu tè c¬ b¶n nhÊt lµ ph¶i dùa trªn c¬ së ph©n lo¹i khoa häc tµi liÖu Ph«ng lu tr÷ Quèc gia. Do vËy, x¸c ®Þnh m¹ng líi çc kho lu tr÷ tøc lµ qu¸ tr×nh nghiªn cøu ®Ó ph©n chia "tµi liÖu Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ViÖt Nam thµnh çc nhãm råi c¨n cø vµo ®ã mµ tæ chøc hÖ thèng çc kho lu tr÷. Mçi nhãm tµi liÖu ë ®©y t¬ng øng víi mét kho lu tr÷. - Çc giai ®o¹n ph©n lo¹i tµi liÖu Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ViÖt Nam 2. Çc ®Æc trng ph©n lo¹i tµi liÖu Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ViÖt Nam ®Ó x¸c ®Þnh m¹ng líi çc kho lu tr÷ Khi x¸c ®Þnh m¹ng líi çc kho lu tr÷ cÇn c¨n cø vµo çc ®Æc trng sau ®©y: a. §Æc trng thêi kú lÞch sö Theo quan ®iÓm cña chñ nghÜa M¸c - Lªnin, thêi kú lÞch sö tøc lµ qu·ng thêi gian ®îc ®¸nh dÊu b»ng bíc ngoÆt lÞch sö cña mét quèc gia, mét d©n téc hoÆc cña thÕ giíi; thêng t¬ng øng víi mét h×nh th¸i kinh tÕ - x· héi. Nhng xÐt trong ph¹m vi tõng quèc gia th× viÖc ph©n chia thêi kú lÞch sö ph¶i c¨n cø vµo tiÕn tr×nh lÞch sö cña mçi níc. §©y lµ mét vÊn ®Ò kh¸ phøc t¹p, ®Æc biÖt ®èi víi viÖc x¸c ®Þnh çc mèc thêi gian. Nh×n chung trong x· héi, sù chuyÓn biÕn tõ h×nh th¸i kinh tÕ - x· héi nµy sang h×nh th¸i kinh tÕ - x· héi kh¸c thêng ®îc thÓ hiÖn b»ng ®Êu tranh giai cÊp lËt ®æ bé m¸y nhµ níc cña giai cÊp thèng trÞ cò vµ thµnh lËp bé m¸y nhµ níc cña giai cÊp thèng trÞ míi. Bëi vËy, ®ã còng lµ thêi ®iÓm chÊm døt sù ho¹t ®éng cña hÖ thèng c¬ quan nhµ níc cña h×nh th¸i kinh tÕ - x· héi cò vµ thêi ®iÓm khëi ®Çu cña hÖ thèng c¬ quan nhµ níc cña h×nh th¸i kinh tÕ - x· héi míi. Tµi liÖu h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña hÖ thèng c¬ quan cña mçi h×nh th¸i kinh tÕ - x· héi lµ mét bøc tranh toµn c¶nh vÒ x· héi cña thêi kú lÞch sö ®ã. Nghiªn cøu chóng trong mèi liªn hÖ vÒ nhiÒu mÆt sÏ rót ra ®îc nh÷ng kÕt luËn chÝnh x¸c ®Çy ®ñ vÒ b¶n chÊt vµ quy luËt ph¸t triÓn cña x· héi còng nh cña tõng c¬ quan, tõng ngµnh, tõng ®Þa ph¬ng tån t¹i trong thêi kú lÞch sö ®ã. ChÝnh v× vËy, thêi kú lÞch sö lµ mét ®Æc trng quan träng ®îc vËn dông khi ph©n lo¹i tµi liÖu Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ViÖt Nam ®Ó x¸c ®Þnh m¹ng líi çc kho lu tr÷. Tuy nhiªn, trong thùc tÕ, kh«ng ph¶i trêng hîp nµo còng cã thÓ vËn dông ®Æc trng nµy; bëi thÕ thùc tÕ lÞch sö thêng diÔn ra phøc t¹p, mèc 25 ph©n kú lÞch sö cã trêng hîp chØ mang tÝnh íc lÖ, nªn ranh giíi tµi liÖu cña hai thêi kú lÞch sö còng kh«ng thÓ nµo ph©n ®¹i ®îc. Ch¼ng h¹n ë níc ta, çc nhµ sö häc ®Òu thèng nhÊt lÊy n¨m 1858 - n¨m thùc d©n Ph¸p næ sóng tiÕn c«ng x©m lîc ViÖt Nam lµ mèc ph©n kú lÞch sö trung ®¹i vµ lÞch sö cËn ®¹i, tøc mèc ph©n kú gi÷a x· héi phong kiÕn vµ x· héi thuéc ®Þa nöa phong kiÕn. Nhng trong thùc tÕ, tµi liÖu Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ViÖt Nam kh«ng thÓ ph©n chia theo mèc ®ã. V× r»ng, sau tiÕng sóng tÊn c«ng cña thùc d©n Ph¸p vµo cöa biÓn §µ N½ng, bé m¸y nhµ níc phong kiÕn truyÒn NguyÔn vÉn tån t¹i. Tõ n¨m 1883 trë ®i, nghÜa lµ sau khi triÒu ®×nh HuÕ ký hµng íc H¸c M¨ng, tuy quyÒn h¹n bÞ thu hÑp nhiÒu, nhng m·i ®Õn th¸ng 8 n¨m 1945, ngai vµng cña tªn vua cuèi cïng míi bÞ quÇn chóng çch m¹ng lËt ®æ. Nh vËy, tµi liÖu ph¶n ¸nh chÕ ®é phong kiÕn ViÖt Nam, cã sù liªn tôc cho ®Õn Çch m¹ng th¸ng T¸m n¨m 1945, nghÜa lµ xuyªn suèt c¶ thêi kú cËn ®¹i. Thùc tÕ lÞch sö ®ã ®· kh«ng cho phÐp chóng ta ph©n chia r¹ch rßi lt cña thêi kú lÞch sö trung cæ víi thêi kú lÞch sö cËn ®¹i ViÖt Nam. Cã thÓ kh¼ng ®Þnh, ë níc ta kh«ng cã c¬ së ®Ó h×nh thµnh çc kho lu tr÷ nhµ níc b¶o qu¶n tµi liÖu cña mçi thêi kú lÞch sö nãi trªn. Khi vËn dông ®Æc trng cña thêi kú lÞch sö ®Î x¸c ®Þnh m¹ng líi çc kho lu tr÷, cÇn chó ý ®Æc biÖt ®Õn tµi liÖu cña thêi kú lÞch sö hiÖn ®¹i. LÞch sö ViÖt Nam bíc vµo thêi kú hiÖn ®¹i b»ng cuéc Çch m¹ng th¸ng T¸m n¨m 1945. §©y lµ cuéc çch m¹ng cã ý nghÜa v¹ch thêi ®¹i, lµ ranh giíi ®Ó ph©n kú lÞch sö cËn ®¹i vµ hiÖn ®¹i ViÖt Nam. Tr¶i qua h¬n bèn m¬i n¨m tån t¹i, çc c¬ quan, ®oµn thÓ, xÝ nghiÖp tõ Trung ¬ng ®Õn c¬ së cña chÕ ®é x· héi míi ®· h×nh thµnh nªn khèi lîng tµi liÖu rÊt lín, ph¶n ¸nh sù nghiÖp ®Êu tranh gi¶i phãng d©n téc, sù nghiÖp x©y dùng chñ nghÜa x· héi vµ b¶o vÖ Tæ quèc cña nh©n d©n ViÖt Nam díi sù l·nh ®¹o cña §¶ng. Khèi tµi liÖu nµy chiÕm tØ lÖ lín nhÊt trong Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ViÖt Nam vµ ®ang kh«ng ngõng t¨ng lªn theo bÒ dµy lÞch sö. §©y còng lµ khèi tµi liÖu ®îc sö dông nhiÒu nhÊt ®Ó phôc vô cho çc yªu cÇu cña thùc tiÔn vµ nghiªn cøu lÞch sö. V× vËy, khi ph©n lo¹i tµi liÖu Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ViÖt Nam ®Ó x¸c ®Þnh m¹ng líi çc kho lu tr÷, cÇn chó ý nghiªn cøu vËn dông ®Æc trng nµy ®èi víi tµi liÖu cña thêi kú lÞch sö sau Çch m¹ng th¸ng T¸m 1945. Trªn c¬ së ®Æc trng thêi kú lÞch sö, cã thÓ thµnh lËp çc kho lu tr÷ tµi liÖu thuéc thêi kú d©n chñ nh©n d©n vµ x· héi chñ nghÜa. Ngoµi ra, khi vËn dông ®Æc trng thêi kú lÞch sö ®Ó tæ chøc mµng líi çc kho lu tr÷, cÇn ph¶i chó ý tíi mét ®Æc ®iÓm cña lÞch sö níc ta lµ sau Çch 26 m¹ng th¸ng T¸m n¨m 1945, nh©n d©n ViÖt Nam ®· ph¶i tiÕn hµnh hai cuéc kh¸ng chiÕn chèng thùc d©n Ph¸p (1945 - 1954) vµ ®Õ quèc Mü x©m lîc (1954 - 1975). Trong çc giai ®o¹n lÞch sö nµy, trªn mét bé phËn cña ®Êt níc bÞ ®Þch chiÕm ®ãng ®· tån t¹i mét sè c¬ quan cña ®Õ quèc Ph¸p, Mü vµ chÝnh quyÒn tay sai cña chóng. Tµi liÖu cña nh÷ng c¬ quan nµy lµ mét bé phËn cña Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ViÖt Nam. Khèi tµi liÖu nµy cÇn ®îc ph©n lo¹i riªng vµ x¸c ®Þnh râ nªn ®a vµo b¶o qu¶n trong nh÷ng kho lu tr÷ nhµ níc nµo. b. §Æc trng ý nghÜa toµn quèc vµ ý nghÜa ®Þa ph¬ng cña tµi liÖu Tµi liÖu Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ViÖt Nam ®îc chia ra lµm hai giai lo¹i: tµi liÖu cã ý nghÜa toµn quèc vµ tµi liÖu cã ý nghÜa ®Þa ph¬ng. C¬ së ®Ó ph©n lo¹i tµi liÖu theo hai ý nghÜa trªn ®©y lµ néi dung tµi liÖu vµ chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c¬ quan ®· h×nh thµnh ra chóng. §èi víi nh÷ng c¬ quan cã chøc n¨ng, nhiÖm vô vµ quyÒn h¹n bao qu¸t c¶ quèc gia th× tµi liÖu h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña chóng sÏ cã ý nghÜa toµn quèc. Cßn nh÷ng c¬ quan mµ nhiÖm vô vµ quyÒn h¹n chØ giíi h¹n trong tõng ®¬n vÞ hµnh chÝnh nhÊt ®Þnh th× nãi chung, tµi liÖu cña çc c¬ quan ®ã chØ mang ý nghÜa ®Þa ph¬ng. Khèi tµi liÖu cã ý nghÜa toµn quèc bao gåm tµi liÖu cña çc c¬ quan nhµ níc vµ çc ®oµn thÓ x· héi trung ¬ng nh Héi ®ång Nhµ níc, Héi ®ång Bé trëng, çc Bé vµ c¬ quan ngang Bé, çc c¬ quan trùc thuéc Héi ®ång Bé trëng çc c¬ quan, xÝ nghiÖp trùc thuéc Bé, Tæng C«ng ®oµn, Trung ¬ng Héi liªn hiÖp phô n÷ v.v... Tµi liÖu cã ý nghÜa toµn quèc cßn gåm c¶ tµi liÖu h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh sèng vµ ho¹t ®éng cña çc nhµ ho¹t ®éng chÝnh trÞ, v¨n ho¸, khoa häc kü thuËt... næi tiÕng mµ ph¹m vi ¶nh hëng cña hä cã tÝnh chÊt réng r·i, vît khái giíi h¹n cña mét ®Þa ph¬ng. VÝ dô, tµi liÖu h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh sèng vµ ho¹t ®éng cña Chñ tÞch Hå ChÝ Minh, vµ çc ®ång chÝ l·nh ®¹o chñ chèt cña §¶ng vµ Nhµ níc, cña çc anh hïng lao ®éng x· héi chñ nghÜa, çc nhµ v¨n, nhµ th¬ lçi l¹c... Trong thùc tÕ, cã nh÷ng nhãm tµi liÖu tuy néi dung ph¶n ¸nh çc sù kiÖn x¶y ra ë ®Þa ph¬ng vµ liªn quan nhiÒu ®Õn ®Þa ph¬ng ®ã, nhng b¶n th©n çc sù kiÖn nµy l¹i cã ý nghÜa to lín, vît ra ngoµi ph¹m vi mét ®Þa ph¬ng th× nh÷ng tµi liÖu ®ã thuéc khèi tµi liÖu cã ý nghÜa toµn quèc. VÝ dô: çc tµi liÖu vÒ phong trµo X«-viÕt NghÖ TÜnh n¨m 1930-1931, vÒ cuéc khëi nghÜa Yªn ThÕ cña Hoµng Hoa Th¸m cuèi thÕ kû XIX ®Çu thÕ kû XX, v.v... 27 Ngoµi ra, tµi liÖu cã ý nghÜa toµn quèc cßn cã thÓ gåm c¶ tµi liÖu cña mét sè c¬ quan mang tÝnh chÊt khu vùc, nhng néi dung cña chóng l¹i cã ý nghÜa lín cÇn ®îc sö dông cho yªu cÇu nghiªn cøu vÒ nhiÒu mÆt trong ph¹m vi toµn quèc. Ch¼ng h¹n, tµi liÖu cña Nha kinh lîc B¾c Kú, ®Þa b¹ cña çc tØnh... Trong Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ViÖt Nam, tµi liÖu mang ý nghÜa ®Þa ph¬ng rÊt ®a d¹ng, bao gåm tµi liÖu cña çc c¬ quan, ®oµn thÓ cÊp kú, liªn khu, khu (thuéc ®¬n vÞ hµnh chÝnh cò), çc c¬ quan, ®oµn thÓ tØnh, thµnh phè vµ ®Æc khu trùc thuéc trung ¬ng, çc c¬ quan, ®oµn thÓ cÊp huyÖn, quËn, thÞ x·, thµnh phè trùc thuéc tØnh, çc c¬ quan, ®ång thÓ x·, thÞ trÊn... Nh vËy, tµi liÖu mang ý nghÜa ®Þa ph¬ng cã møc ®é réng hÑp kh¸c nhau, phô thuéc vµo chøc n¨ng, nhiÖm vô vµ quyÒn h¹n cña c¬ quan h×nh thµnh tµi liÖu. Thuéc khèi tµi liÖu mang ý nghÜa ®Þa ph¬ng cßn gåm cã tµi liÖu h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh sèng vµ ho¹t ®éng cña çc nhµ ho¹t ®éng chÝnh trÞ, x· héi vµ çc lÜnh vùc kh¸c, nÕu nh÷ng tµi liÖu ®ã cã ý nghÜa ®èi víi ®Þa ph¬ng. ý nghÜa toµn quèc vµ ý nghÜa ®Þa ph¬ng cña tµi liÖu còng lµ mét trong nh÷ng ®Æc trng ph©n lo¹i tµi liÖu Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ®Ó x¸c ®Þnh m¹ng líi çc kho lu tr÷. VËn dông ®Æc trng nµy, sÏ h×nh thµnh nªn çc kho lu tr÷ trung ¬ng tËp trung b¶o qu¶n khèi tµi liÖu cã ý nghÜa toµn quèc, vµ çc kho lu tr÷ tØnh, thµnh phè... b¶o qu¶n tµi liÖu cã ý nghÜa ®Þa ph¬ng. c. §Æc trng l·nh thæ hµnh chÝnh L·nh thæ hµnh chÝnh hay ®¬n vÞ hµnh chÝnh lµ ®¬n vÞ thµnh lËp chÝnh quyÒn ®Þa ph¬ng çc cÊp ®Ó thùc hiÖn viÖc nhµ níc qu¶n lý theo l·nh thæ. L·nh thæ hµnh chÝnh mang tÝnh chÊt giai cÊp, chóng cã thÓ bÞ xo¸ bá, më réng hay thu hÑp tuú theo chøc n¨ng, nhiÖm vô cña Nhµ níc trong tõng thêi kú vµ tõng lÞch sö. Ch¼ng h¹n, trong giai ®o¹n kh¸ng chiÕn chèng thùc d©n Ph¸p x©m lîc (1945 - 1954), do Nhµ níc Trung ¬ng kh«ng cã ®iÒu kiÖn qu¶n lý trùc tiÕp ®Õn cÊp tØnh, ®Ó ®¶m b¶o thùc hiÖn çc nhiÖm vô kh¸ng chiÕn vµ qu¶n lý x· héi cã hiÖu qu¶ cao, chÝnh quyÒn ®Þa ph¬ng ®îc tæ chøc thµnh çc cÊp khu (hoÆc liªn khu) - tØnh - huyÖn - x·. Nhng tõ sau HiÖp nghÞ Gi¬-ne-v¬ n¨m 1954, trªn l·nh thæ miÒn B¾c, trong hoµn c¶nh hoµ b×nh, Nhµ níc trung ¬ng ®· cã ®ñ ®iÒu kiÖn ®Ó qu¶n lý vµ chØ ®¹o trùc tiÕp ®Õn cÊp tØnh, nªn çc ®¬n vÞ hµnh chÝnh cÊp khu ®· lÇn lît gi¶i thÓ. §ång thêi, ®Ó ®¸p øng tèt nhÊt yªu cÇu vÒ x©y dùng chñ nghÜa x· héi vµ b¶o vÖ Tæ quèc, kh«ng Ýt ®¬n vÞ hµnh chÝnh tØnh, huyÖn, x· còng ®· tr¶i qua nhiÒu ®æi thay. Sau khi miÒn Nam hoµn toµn gi¶i phãng, ®Êt níc ®îc thèng nhÊt, tríc yªu cÇu míi cña sù nghiÖp x©y dùng 28 chñ nghÜa x· héi, nhµ níc ta ®· thay ®æi c¬ b¶n vÒ ®¬n vÞ hµnh chÝnh cña nguþ quyÒn Sµi Gßn tríc ®©y, ®Æc biÖt lµ ®èi víi ®¬n vÞ hµnh chÝnh cÊp tØnh. HiÖn nay, hÖ thèng tæ chøc ®¬n vÞ hµnh chÝnh ë níc ta nh sau: tØnh, thµnh phè, ®Æc khu trùc thuéc trung ¬ng, huyÖn, thÞ x·, thµnh phè trùc thuéc tØnh, x·, thÞ trÊn trùc thuéc huyÖn. ë çc thµnh phè cã quËn, díi quËn lµ phêng (néi thµnh). ë ngo¹i thµnh cã huyÖn (thµnh phè trùc thuéc trung ¬ng) díi huyÖn lµ x·. Trong çc ®¬n vÞ hµnh chÝnh nãi trªn, tØnh, thµnh phè vµ ®Æc khu trùc thuéc trung ¬ng lµ nh÷ng ®¬n vÞ hµnh chÝnh cã diÖn qu¶n lý réng, do ®ã cã mét hÖ thèng çc c¬ quan hiÖn ®¹i ho¸ vµ c¬ quan chuyªn m«n hoµn chØnh. Çc c¬ quan nµy hµng n¨m h×nh thêng mét khèi lîng tµi liÖu kh«ng nhá, ph¶n ¸nh toµn diÖn t×nh h×nh chÝnh trÞ, kinh tÕ, v¨n ho¸ vµ çc mÆt kh¸c cña tØnh, thµnh phè hoÆc ®Æc khu. HuyÖn còng lµ mét ®¬n vÞ hµnh chÝnh cã mét c¬ cÊu tæ chøc hoµn chØnh, bao gåm héi ®ång nh©n d©n vµ uû ban nh©n d©n huyÖn, çc phßng, ban, c«ng ty... Tµi liÖu h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña çc c¬ quan, ®¬n vÞ cÊp huyÖn còng cã gi¸ trÞ vÒ nhiÒu mÆt. Tµi liÖu cña hÖ thèng çc c¬ quan cÊp tØnh còng nh cÊp huyÖn vµ x· cã mèi liªn hÖ lÞch sö rÊt chÆt chÏ vµ mang ý nghÜa ®Þa ph¬ng. ViÖc tæ chøc sö dông çc khèi tµi liÖu nµy tríc hÕt nh»m phôc vô cho sù nghiÖp x©y dùng vµ ph¸t triÓn kinh tÕ, v¨n ho¸, khoa häc kü thuËt cïng çc nhu cÇu kh¸c cña mçi tØnh, thµnh phè, ®Æc khu vµ huyÖn. Do ®ã, trong ph©n lo¹i tµi liÖu Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ®Ó x¸c ®Þnh m¹ng líi çc kho lu tr÷, th× ®Æc trng l·nh thæ hµnh chÝnh lµ mét ®Æc trng quan träng cÇn ®îc vËn dông. Trªn c¬ së vËn dông ®Æc trng nµy cã thÓ h×nh thµnh nªn çc kho lu tr÷ tØnh, thµnh phè, ®Æc khu vµ kho lu tr÷ huyÖn, thÞ x·, thµnh phè trùc thuéc tØnh. HiÖn nay nhµ níc cha cã quy ®Þnh cô thÓ vÒ thµnh lËp çc kho lu tr÷ tØnh huyÖn, nhng çc kho lu tr÷ do Phßng lu tr÷ uû ban nh©n d©n tØnh trùc tiÕp qo ®îc h×nh thµnh theo th«ng t sè 222 LT/TT ngµy 5 th¸ng 11 n¨m 1984 cña Côc Lu tr÷ nhµ níc vÒ híng dÉn chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n vµ tæ chøc Phßng lu tr÷ thuéc uû ban nh©n d©n tØnh, thµnh phè, ®Æc khu trùc thuéc trung ¬ng sÏ lµ mÇm mèng cña çc kho lu tr÷ tØnh, thµnh phè vµ ®Æc khu sau nµy. Khi ph©n lo¹i tµi liÖu Ph«ng lu tr÷ Quèc gia theo dÆc trng l·nh thæ hµnh chÝnh cÇn ph¶i chó ý tíi mét ®Æc ®iÓm lµ tæ chøc hµnh chÝnh ë níc ta trong thêi gian qua thêng hay thay ®æi, phæ biÕn nhÊt lµ gi¶i thÓ cÊp khu, t¸ch vµ s¸p nhËp çc tØnh, huyÖn, x·. Trong nh÷ng trêng hîp nh vËy, thêng dÉn ®Õn sù kÕt 29 thóc ho¹t ®éng cña hµng lo¹t c¬ quan trong ®¬n vÞ hµnh chÝnh cò. Tµi liÖu v¨n b¶n çc c¬ quan ®· gi¶i thÓ nµy sÏ ®îc ®a vµo b¶o qu¶n ë kho lu tr÷ thuéc ®¬n vÞ hµnh chÝnh míi mµ khèi lt nµy cã liªn quan chÆt chÏ nhÊt. Tµi liÖu cña çc c¬ quan khu, liªn khu ®· gi¶i thÓ còng lµ nh÷ng khèi tµi liÖu mang ý nghÜa ®Þa ph¬ng, chóng liªn quan ®Õn mét sè tØnh nhÊt ®Þnh. §Ó sö dông ®îc thuËn tiÖn vµ cã hiÖu qu¶ khèi tµi liÖu ®ã, nªn ®a vµo b¶o qu¶n ë kho lu tr÷ cña tØnh mµ tríc ®©y çc c¬ quan khu, liªn khu ®ãng trô së hoÆc ë kho lu tr÷ cña tØnh kh¸c trong khu, liªn khu nÕu xÐt thÊy thuËn lîi h¬n ®èi víi viÖc b¶o qu¶n vµ tæ chøc sö dông chóng. d. §Æc trng ngµnh ho¹t ®éng Ngµnh ho¹t ®éng lµ nh÷ng lÜnh vùc ho¹t ®éng cña nhµ níc vµ x· héi nh kinh tÕ, v¨n ho¸, quèc phßng, néi vô, ngo¹i giao... Tuy nhiªn, trong lu tr÷ häc, kh¸i niÖm vÒ ngµnh ho¹t ®éng cÇn ®îc quan niÖm vµ vËn dông mét çch linh ho¹t. Khi ph©n lo¹i tµi liÖu Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ®Ó tæ chøc m¹ng líi çc kho lu tr÷, còng cÇn ph¶i xÐt ®Õn ®Æc trng nµy cña tµi liÖu. V¹nd ®Æc trng ngµnh ho¹t ®éng sÏ h×nh thµnh nªn çc kho lu tr÷ tËp trung b¶o qu¶n tµi liÖu cña hÖ thèng çc c¬ quan thuéc mét ngµnh nhÊt ®Þnh. Tµi liÖu cña kho lu tr÷ tæ chøc theo ngµnh ho¹t ®éng sÏ ph¶n ¸nh mét çch ®Çy ®ñ vµ cã hÖ thèng vÒ ho¹t ®éng cña ngµnh ®ã. Lo¹i h×nh kho lu tr÷ nµy ®îc thµnh lËp ®èi víi nh÷ng ngµnh ho¹t ®éng mµ tµi liÖu h×nh thµnh, nÕu tæ chøc theo ngµnh th× sö dông ®îc toµn diÖn vµ cã hiÖu qu¶ cao h¬n. Ch¼ng h¹n, ë níc ta hiÖn nay ®· bíc ®Çu h×nh thµnh mét kho lu tr÷ theo ngµnh ho¹t ®éng nh Kho lu tr÷ tµi liÖu Ngo¹i giao (Bé Ngo¹i giao), Kho lu tr÷ tµi liÖu Qu©n ®éi (Bé Quèc phßng), Kho lu tr÷ tµi liÖu C«ng an, (Bé Néi vô). §©y lµ nh÷ng kho lu tr÷ chuyªn ngµnh do c¬ quan chñ qu¶n cña çc ngµnh ®ã trùc tiÕp qu¶n lý, nhng ®Æt díi sù chØ ®¹o cña Côc Lu tr÷ Nhµ níc vÒ mÆt nghiÖp vô. e. §Æc trng kü thuËt vµ ph¬ng ph¸p chÕ t¸c tµi liÖu Trong thµnh phÇn Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ViÖt Nam, bªn c¹nh tµi liÖu hµnh chÝnh lµ lo¹i h×nh tµi liÖu cã khèi lîng lín nhÊt vµ phæ biÕn nhÊt trong çc c¬ quan, ®oµn thÓ, cßn cã tµi liÖu khoa häc kü thuËt, tµi liÖu ¶nh, phim ®iÖn ¶nh vµ tµi liÖu ghi ©m. Çc lo¹i h×nh tµi liÖu nµy còng chiÕm mét khèi lîng ®¸ng kÓ vµ ngµy cµng t¨ng vÒ khèi lîng, phong phó vÒ néi dung theo ®µ ph¸t triÓn cña khoa häc kü thuËt. Chóng ®îc lµm ra b»ng kü thuËt vµ ph¬ng ph¸p riªng, ph¶n ¸nh çc sù kiÖn, hiÖn tîng x· héi vµ tù nhiªn b»ng nh÷ng h×nh thøc kh¸c víi tµi liÖu thµnh v¨n. Do ®Æc ®iÓm nµy, viÖc b¶o qu¶n vµ sö 30 dông chóng ®ßi hái ph¶i cã nh÷ng ®iÒu kiÖn vµ m¸y mãc, thiÕt bÞ thÝch hîp. Bëi vËy, cã thÓ c¨n cø vµo ®Æc trng kü thuËt vµ ph¬ng ph¸p lµm ra tµi liÖu mµ t¸ch çc lo¹i h×nh tµi liÖu nµy khái tµi liÖu hµnh chÝnh ®Ó lËp çc kho lu tr÷ riªng. VÝ dô: kho lu tr÷ tµi liÖu ¶nh, phim ®iÖn ¶nh vµ tµi liÖu ghi ©m, kho lu tr÷ tµi liÖu khoa häc kü thuËt. N¨m ®Æc trng ph©n lo¹i trªn ®©y thÓ hiÖn nh÷ng ®Æc ®iÓm c¬ b¶n cña tµi liÖu Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ViÖt Nam khi xÐt chóng trong mèi liªn hÖ nhiÒu mÆt. §Ó tæ chøc m¹ng líi çc kho lu tr÷ ®îc hîp lý, cÇn ph¶i vËn dông tæng hîp nhiÒu ®Æc trng. Ch¼ng h¹n, çc kho lu tr÷ tØnh ®îc h×nh thµnh trªn c¬ së vËn dông Ýt nhÊt hai ®Æc trng: ®Æc trng ý nghÜa trung ¬ng vµ ý nghÜa ®Þa ph¬ng cña tµi liÖu vÒ ®Æc trng l·nh thæ hµnh chÝnh. 3. Mét sè yÕu tè kh¸c cÇn xem xÐt khi x¸c ®Þnh m¹ng líi çc kho lu tr÷ Khi ph©n lo¹i tµi liÖu Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ®Ó x¸c ®Þnh m¹ng líi çc kho lu tr÷, ngoµi viÖc vËn dông çc ®Æc trng ®· nªu trªn, cßn cÇn ph¶i xÐt ®Õn mét sè yÕu tè sau ®©y: a. Khèi lîng tµi liÖu Kho lu tr÷ hiÓu ®óng b¶n chÊt cña nã, lµ mét c¬ quan ®éc lËp cã tæ chøc bé m¸y hoµn chØnh. §èi tîng chñ yÕu cña çn bé, nh©n viªn c«ng t¸c trong kho lu tr÷ lµ tµi liÖu. Do vËy, tµi liÖu b¶o qu¶n trongmét kho lu tr÷ ph¶i ®¹ttíi mét khèi lîng nhÊt ®Þnh t¬ng xøng víi tæ chøc vµ nhiÖm vô cña nã, nh»m ph¸t huy hÕt n¨ng lùc cña çn bé, nh©n viªn. NÕu khèi lîng tµi liÖu Ýt, tríc hÕt sÏ g©y nªn t×nh tr¹ng l·ng phÝ vÒ nh©n lùc. MÆt kh¸c, khi thµnh lËp mét kho lu tr÷, tÊt yÕu ph¶i x©y dùng nhµ chøa tµi liÖu, phßng ®äc, nhµ lµm viÖc cña çn bé, ph¶i trang bÞ çc thiÕt bÞ m¸y mãc vÒ b¶o qu¶n, phôc chÕ, sao chôp tµi liÖu... NÕu khèi lîng tµi liÖu Ýt sÏ kh«ng t¬ng xøng víi vèn ®Çu t x©y dùng vµ mua s¾m trang thiÕt bÞ, g©y nªn l·ng phÝ vÒ tiÒn cña vµ vËt t cña Nhµ níc. V× vËy, yÕu tè khèi lîng tµi liÖu ®îc xem nh lµ mét ®iÒu kiÖn cÇn ®îc c©n nh¾c kü khi x¸c ®Þnh m¹ng líi çc kho lu tr÷. VÝ dô: kho lu tr÷ trung ¬ng Hµ Néi hiÖn nay cã hai khèi tµi liÖu (ph©n kho) - khèi tµi liÖu tríc Çch m¹ng th¸ng T¸m (thêi kú phong kiÕn vµ thêi kú cËn ®¹i) vµ khèi tµi liÖu sau Çch m¹ng th¸ng T¸m (thêi kú hiÖn ®¹i). §Êy lµ nh÷ng khèi tµi liÖu cña çc thêi kú lÞch sö kh¸c nhau. VËy cã nªn t¸ch khèi tµi liÖu tríc Çch m¹ng th¸ng T¸m ®Ó thµnh lËp kho lu tr÷ lÞch sö hay kh«ng. §Ó quyÕt ®Þnh vÊn ®Ò nµy, th× mét trong nh÷ng yÕu tè cÇn ®îc xem xÐt kü lµ khèi lîng tµi liÖu cña hai thêi kú lÞch sö nµy cã t- 31 ¬ng xøng víi mét kho lu tr÷ hay kh«ng. §èi víi tµi liÖu ghi ©m lµ mét lo¹i h×nh tµi liÖu ®Æc biÖt, theo lý thuyÕt cã thÓ lËp kho lu tr÷ riªng ®Ó thuËn tiÖn cho b¶o qu¶n vµ tæ chøc sö dông chóng. Nhng ë níc ta, lo¹i h×nh tµi liÖu nµy cã khèi lîng kh«ng lín vµ chØ h×nh thµnh ë mét sè c¬ quan nhÊt ®Þnh. Bëi vËy mµ hiÖn t¹i cha cã c¬ së thùc tÕ ®Ó lËp kho lu tr÷ tµi liÖu ghi ©m riªng, mµ cã thÓ cïng b¶o qu¶n chung víi tµi liÖu phim ¶nh, phim ®iÖn ¶nh vµ tµi liÖu khi ©m. §¬ng nhiªn khi xem xÐt yÕu tè vÒ khèi lîng tµi liÖu, kh«ng thÓ chØ c¨n cø vµo khèi lîng tµi liÖu ®· thu thËp ®îc, mµ ph¶i tÝnh ®Õn khèi lîng tµi liÖu tríc m¾t hoÆc trong t¬ng lai kh«ng xa sÏ ®îc bæ sung vµo. b. §iÒu kiÖn sö dông tµi liÖu Tuú theo thµnh phÇn vµ néi dung tµi liÖu ®îc b¶o qu¶n trong kho, mçi kho lu tr÷ cã nh÷ng ®èi tîng phôc vô nhÊt ®Þnh. Nhng nh×n chung, çc kho lu tr÷ cã ®èi tîng phôc vô kh¸ réng r·i, ®ã lµ çn bé qu¶n lý Nhµ níc, çc nhµ chuyªn m«n trªn çc lÜnh vùc kinh tÕ, v¨n ho¸, khoa häc kü thuËt..., nghiªn cøu sinh, häc sinh ®¹i häc vµ c¶ nh÷ng c«ng d©n ViÖt Nam b×nh thêng còng cã thÓ ®Õn çc kho lu tr÷ ®Ó t×m ®äc hoÆc xin sao chôp nh÷ng v¨n b¶n, giÊy tê cÇn thiÕt cho b¶n th©n hä. NhiÖm vô cña çc kho lu tr÷ lµ ®¶m b¶o tho¶ m·n ®Õn møc cao nhÊt yªu cÇu vÒ sö dông tµi liÖu cña çc ®èi tîng nãi trªn. §Ó lµm tèt nhiÖm vô nµy, ®ßi hái mçi mét kho lu tr÷ ph¶i lµm tèt vÒ nhiÒu mÆt nh tµi liÖu trong kho ph¶i ®îc bæ sung ®Çy ®ñ, ph¶i x©y dùng ®îc hÖ thèng c«ng cô tra cøu häc hoµn chØnh, ph¶i chñ ®éng phôc vô ngêi nghiªn cøu v.v... Nhng mét yÕu tè kh«ng kÐm phÇn quan träng ¶nh hëng tèt xÊu ®Õn viÖc sö dông tµi liÖu lµ ®iÒu kiÖn sö dông tµi liÖu cã thuËn lîi hay kh«ng. Ch¼ng h¹n tµi liÖu ®îc ®a vµo b¶o qu¶n ë kho lu tr÷ gÇn n¬i cã nhiÒu c¬ quan vµ çn bé nghiªn cøu, sö dông chóng nhiÒu nhÊt hay kh«ng, nÕu kho lu tr÷ xa n¬i cã yªu cÇu sö dông nhiÒu nhÊt th× ph¬ng tiÖn giao th«ng cã thuËn lîi hay kh«ng... YÕu tè nµy cÇn ®îc tÝnh to¸n kü khi x¸c ®Þnh m¹ng líi çc kho lu tr÷. Khi vËn dông bÊt cø ®Æc trng nµo ®Ó x¸c ®Þnh m¹ng líi çc kho lu tr÷ th× yÕu tè ®iÒu kiÖn sö dông tµi liÖu còng cÇn ®îc chó ý ®óng møc. VÝ dô, khi ph©n lo¹i tµi liÖu Ph«ng lu tr÷ Quèc gia theo ®Æc trng ý nghÜa ®Þa ph¬ng cña tµi liÖu vµ ®Æc trng l·nh thæ hµnh chÝnh ®Ó x¸c ®Þnh çc kho lu tr÷, chóng ta tÊt yÕu ph¶i chän mét trong hai ph¬ng ¸n sau ®©y: Ph¬ng ¸n thø nhÊt lµ thµnh lËp kho lu tr÷ Trung ¬ng do Trung ¬ng qu¶n lý, kho lu tr÷ Häc viÖn ChÝnh trÞ - Hµnh chÝnh quèc gia Hå ChÝ Minh do Häc 32 viÖn qu¶n lý, kho lu tr÷ cho toµn tØnh, trong ®ã tËp trung b¶o qu¶n tµi liÖu cña c¬ quan cÊp tØnh vµ cÊp huyÖn. Ph¬ng ¸n thø hai lµ thµnh lËp Kho lu tr÷ tØnh ®Ó b¶o qu¶n tµi liÖu cña çc c¬ quan cÊp tØnh vµ çc kho lu tr÷ huyÖn (thÞ x·,thµnh phè trùc thuéc tØnh) b¶o qu¶n tµi liÖu cña çc c¬ quan cÊp huyÖn. §Ó cã thÓ lùa chän ®îc mét ph¬ng ¸n tèi u trong hai ph¬ng ¸n trªn, cÇn ph¶i xem xÐt ®Õn nhiÒu yÕu tè, trong ®ã cã yÕu tè ®iÒu kiÖn sö dông tµi liÖu. III. Ph©n lo¹i tµi liÖu trong çc kho lu tr÷ theo ph«ng lu tr÷ 1. Kh¸i niÖm vÒ ph«ng lu tr÷ Trong ph¹m vi tõng kho lu tr÷, c«ng t¸c tæ chøc khoa häc tµi liÖu b¾t ®Çu tõ viÖc ph©n chia tµi liÖu theo çc ph«ng lu tr÷ (cßn gäi lµ phÇn ph«ng lu tr÷). Ph«ng lu tr÷ lµ toµn bé tµi liÖu h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña mét c¬ quan hoÆc ç nh©n cã ý nghÜa chÝnh trÞ, kÕ ho¹ch, lÞch sö vµ çc ý nghÜa kh¸c ®îc ®a vµo b¶o qu¶n trong mét kho lu tr÷ nhÊt ®Þnh. Ph«ng lu tr÷ ®îc h×nh thµnh trªn c¬ së Ph«ng v¨n kiÖn (20) bao gåm nh÷ng tµi liÖu cã gi¸ trÞ lùa chän tõ ph«ng v¨n kiÖn. Ph«ng lu tr÷ lµ ®¬n vÞ ph©n lo¹i vµ ®¬n vÞ thèng kª cña Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ViÖt Nam. Ph©n lo¹i tµi liÖu theo ph«ng lu tr÷ lµ vÊn ®Ò cã ý nghÜa c¬ b¶n ®èi víi viÖc tæ chøc khoa häc tµi liÖu Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ViÖt Nam. Nã d¶mb cho tµi liÖu h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña mét c¬ quan hoÆc ç nh©n kh«ng bÞ ph©n t¸n, xÐ lÎ, gi÷ ®îc mèi liªn hÖ lÞch sö, ph¶n ¸nh ho¹t ®éng cña c¬ quan hoÆc ç nh©n ®ã ®îc ®Çy ®ñ nhÊt. Do ®ã, cã thÓ tho¶ m·n ®îc çc yªu cÇu vÒ nghiªn cøu vµ sö dông tµi liÖu. ChÝnh v× vËy tµi liÖu cña mét ph«ng lu tr÷ cÇn ®a vµo b¶o qu¶n vµ thèng kª trong cïng mét kho lu tr÷, chø kh«ng ®îc xÐ lÎ vµ b¶o qu¶n ph©n t¸n ë hai hay nhiÒu kho kh¸c nhau. Trong ph©n lo¹i tµi liÖu Ph«ng lu tr÷ Quèc gia, kh«ng ph©n t¸n tµi liÖu cña ph«ng lu tr÷ lµ mét yªu cÇu cã tÝnh nguyªn t¾c. Yªu cÇu nµy ®· ®îc mét sè nhµ lu tr÷ häc t s¶n T©y ¢u ®Ò ra tõ nöa ®Çu cña thÕ kû 19 vµ tõ cuèi thÕ kû 19 trë ®i ®îc ¸p dông réng r·i trong nhiÒu níc t b¶n chñ nghÜa, thay thÕ cho viÖc ph©n lo¹i tµi liÖu theo ®Ò môc (nguyªn t¾c ph©n lo¹i theo l«-gich h×nh thøc) lµm ph¸ vì mèi liªn hÖ lÞch sö cña nh÷ng khèi tµi liÖu cã cïng nguån gèc h×nh thµnh tµi liÖu. Ph«ng v¨n kiÖn lµ kh¸i niÖm dïng ®Ó chØ toµn bé tµi liÖu v¨n kiÖn h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña mét c¬ quan hoÆc ç nh©n. 20 33 Ngµy nay, do tÝnh chÊt phong phó vµ ®a d¹ng cña tµi liÖu, ®îc ®a vµo b¶o qu¶n trong çc kho lu tr÷, nªn ph«ng lu tr÷ ngoµi kh¸i niÖm hÑp nh ®· nªu trªn, cßn ®îc gi¶i thÝch víi nghÜa réng h¬n: Ph«ng lu tr÷ lµ khèi tµi liÖu riªng biÖt cã mèi liªn hÖ lÞch sö vµ (hoÆc) l«-gich ®îc ®a vµo b¶o qu¶n trong mét kho lu tr÷ nhÊt ®Þnh. Víi kh¸i niÖm réng nµy, cho phÐp çc phßng, kho lu tr÷ tæ chøc nh÷ng khèi tµi liÖu mµ gi÷a chóng kh«ng cã sù liªn hÖ chÆt chÏ vÒ qu¸ tr×nh gi¶i quyÕt v¨n th, nhng l¹i cã nh÷ng ®iÓm gièng nhau kh¸c, nh cïng lo¹i t¸c gi¶, cïng lo¹i c¬ quan, h×nh thµnh trong cïng thêi gian... Çc su tËp tµi liÖu lu tr÷ lµ mét d¹ng ph«ng lu tr÷ hiÓu theo nghÜa réng cña nã. 2. Çc lo¹i ph«ng lu tr÷ a. Ph«ng lu tr÷ c¬ quan Ph«ng lu tr÷ c¬ quan lµ toµn bé tµi liÖu h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña mét c¬ quan cã ý nghÜa chÝnh trÞ khoa häc, lÞch sö vµ çc ý nghÜa kh¸c ®îc ®a vµo b¶o qu¶n trong mét kho lu tr÷ nhÊt ®Þnh. Tªn c¬ quan h×nh thµnh ra khèi tµi liÖu nµy ®îc dïng ®Ó ®Æt tªn ph«ng. VÝ dô: ph«ng lu tr÷ Uû ban nh©n d©n thµnh phè Hå ChÝ Minh, ph«ng lu tr÷ c¬ quan Bé Néi th¬ng. Nh÷ng c¬ quan ®ã ®îc gäi lµ ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng. §©y lµ d¹ng ph«ng lu tr÷ chñ yÕu cña Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ViÖt Nam. §iÒu kiÖn thµnh lËp ph«ng lu tr÷ c¬ quan Ph«ng lu tr÷ c¬ quan ®îc thµnh lËp khi cã ®Çy ®ñ çc ®iÒu kiÖn díi ®©y: - §¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng ph¶i lµ mét c¬ quan ho¹t ®éng ®éc lËp, tøc ph¶i ®¶m b¶o 4 yÕu tè sau: Mét lµ, cã v¨n b¶n ph¸p quy vÒ thµnh lËp c¬ quan, quy ®Þnh cô thÓ vÒ chøc n¨ng, nhiÖm vô, vµ quyÒn h¹n cña c¬ quan ®ã. V¨n b¶n nµy thêng do c¬ quan cÊp trªn ban hµnh díi h×nh thøc nghÞ ®Þnh, quyÕt ®Þnh. Hai lµ, cã tæ chøc biªn chÕ riªng. NghÜa lµ c¬ quan ®ã ®îc quyÒn tuyÓn dông, ®µo t¹o çn bé, c«ng nh©n viªn theo ý cña cÊp trªn. Ba lµ, cã ng©n s¸ch ®éc lËp. Tøc lµ cã thÓ ®éc lËp giao dÞch, thanh quyÕt to¸n víi çc c¬ quan tµi chÝnh, ng©n hµng. Bèn lµ, cã v¨n th riªng vµ sö dông con dÊu riªng. Trong bèn yÕu tè trªn, th× yÕu tè thø nhÊt lµ c¬ së ph¸p lý cho sù ra ®êi vµ tån t¹i ®éc lËp cña mét c¬ quan. Çc yÕu tè thø hai vµ thø ba nh»m t¹o ®iÒu kiÖn cho c¬ quan ®ã thùc hiÖn chøc, nhiÖm vô cña m×nh ®îc thuËn lîi. Cßn yÕu tè thø t b¶o ®¶m cho c¬ quan ®ã ®îc tù nh©n danh m×nh ®Ó giao dÞch víi 34 çc c¬ quan kh¸c. Cã nghÜa lµ ®îc quyÒn ban hµnh v¨n b¶n vµ qu¶n lý çc v¨n b¶n h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn chøc n¨ng, nhiÖm vô cña m×nh. Bèn yÕu tè trªn cã liªn quan chÆt chÏ víi nhau, biÓu hiÖn tÝnh chÊt ®éc lËp vÒ tæ chøc vµ ho¹t ®éng cña mét c¬ quan. Khi x¸c ®Þnh mét c¬ quan ho¹t ®éng ®éc lËp, cÇn ph¶i xem xÐt mét çch tæng hîp, chø kh«ng thÓ t¸ch rêi tõng yÕu tè. Tuy vËy, trong thùc tÕ, cã thÓ cã mét sè c¬ quan v× ®iÒu kiÖn nµo ®ã mµ cha ®îc giao qu¶n lý ng©n s¸ch vµ tæ chøc biªn chÕ riªng, nhng cã v¨n b¶n ph¸p quy vÒ thµnh lËp çc c¬ quan, ®îc tù nh©n danh m×nh mµ quan hÖ víi çc c¬ quan kh¸c, cã v¨n th vµ con dÊu riªng. Trong trêng hîp nµy, nÕu xÐt vÒ thùc chÊt ®ã lµ mét c¬ quan ho¹t ®éng ®éc lËp th× tµi liÖu cña nã còng cã thÓ lËp ph«ng riªng. Nªn hiÓu r»ng c¬ quan ®éc lËp còng cã thÓ lµ nh÷ng ®¬n vÞ tæ chøc trong mét c¬ quan lín. VÝ dô: Bé Th¬ng m¹i trong ®ã cã C«ng ty nhËp khÈu thiÕt bÞ kü thuËt ®Òu cã ®ñ 4 yÕu tè cña mét c¬ quan ®éc lËp. Do vËy trong mét c¬ quan lín, cã thÓ h×nh thµnh nhiÒu ph«ng lu tr÷. - Tµi liÖu cña c¬ quan ®ã ph¶i cã gi¸ trÞ, cÇn bæ sung vµo thµnh phÇn Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ViÖt Nam. Khi x¸c ®Þnh mét c¬ quan ho¹t ®éng ®éc lËp ®Ó lËp ph«ng lu tr÷, ph¶i xem xÐt tµi liÖu cña c¬ quan ®ã cÇn ®a vµo thµnh phÇn Ph«ng lu tr÷ Quèc gia hay kh«ng, nghÜa lµ chóng cã ý nghÜa khoa häc, lÞch sö hay kh«ng. NÕu kh«ng th× viÖc thµnh mét ph«ng lu tr÷ ®èi víi tµi liÖu h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña c¬ quan ®ã trë nªn kh«ng cÇn thiÕt. - Tµi liÖu ph¶i hoµn chØnh hoÆc t¬ng ®èi hoµn chØnh. C¬ së vËt chÊt ®Ó cÊu thµnh ph«ng lu tr÷ lµ tµi liÖu vµ ph¶i lµ khèi tµi liÖu hoµn chØnh cña t¬ng ®èi hoµn chØnh th× míi ph¶n ¸nh ®îc ®Çy ®ñ qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña c¬ quan h×nh thµnh ph«ng. Do ®ã, ®èi víi nh÷ng c¬ quan ho¹t ®éng ®éc lËp mµ tµi liÖu bÞ mÊt m¸t nhiÒu, chØ cßn l¹i nh÷ng tµi liÖu t¶n m¹n, kh«ng cßn gi÷ ®îc mèi liªn hÖ lÞch sö, th× khèi tµi liÖu ®ã kh«ng thÓ gäi lµ ph«ng lu tr÷ (tuy nhiªn vÉn ph¶i ®a vµo nhµ níc b¶o qu¶n). Tãm l¹i ph«ng lu tr÷ c¬ quan ®îc h×nh thµnh ®èi víi nh÷ng c¬ quan ho¹t ®éng ®éc lËp, tµi liÖu hoµn chØnh hoÆc t¬ng ®èi hoµn chØnh vµ cã gi¸ trÞ, cÇn bæ sung cho thµnh phÇn Ph«ng lu tr÷ Quèc gia ViÖt Nam. X¸c ®Þnh giíi h¹n ph«ng lu tr÷ X¸c ®Þnh giíi h¹n ph«ng lu tr÷ tøc lµ x¸c ®Þnh thµnh phÇn tµi liÖu cña mét ph«ng lu tr÷ cô thÓ. Trong qu¸ tr×nh ph©n lo¹i tµi liÖu theo ph«ng lu tr÷, 35 vÊn ®Ò nµy cã ý nghÜa rÊt quan träng. Bëi nÕu thµnh phÇn tµi liÖu cña mçi ph«ng lu tr÷ kh«ng ®îc x¸c ®Þnh ®óng ®¾n, sÏ lµm cho tµi liÖu cña ph«ng ®ã bÞ ph©n t¸n, lÉn lén víi tµi liÖu cña çc ph«ng lu tr÷ kh¸c. X¸c ®Þnh giíi h¹n ph«ng liªn quan chÆt chÏ víi viÖc nghiªn cøu qu¸ tr×nh lÞch sö vÒ tæ chøc vµ ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng. Khi x¸c ®Þnh giíi h¹n ph«ng lu tr÷, tríc hÕt ph¶i c¨n cø vµo thêi gian b¾t ®Çu vµ kÕt thóc ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng. Nãi chung, thêi gian b¾t ®µu ho¹t ®éng cña mét c¬ quan ®ång thêi còng lµ thêi gian b¾t ®Çu h×nh thµnh tµi liÖu cña ph«ng lu tr÷ c¬ quan ®ã, khi c¬ quan chÊm døt ho¹t ®éng th× ®ã còng lµ giíi h¹n thêi gian kÕt thóc cña nã. Sù b¾t ®Çu vµ kÕt thóc ho¹t ®éng cña mét c¬ quan thêng ®îc thÓ hiÖn b»ng v¨n b¶n ph¸p quy nh nghÞ ®Þnh, quyÕt ®Þnh vÒ thµnh lËp vµ gi¶i thÓ c¬ quan ®ã. §Ó x¸c ®Þnh giíi h¹n thêi gian cña ph«ng lu tr÷ cÇn ph¶i nghiªn cøu nh÷ng ¶nh hëng ®Õn ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng. Çc yÕu tè ®ã lµ: Sù thay ®æi vÒ chÕ ®é chÝnh trÞ Trong trêng hîp nµy çc c¬ quan thuéc bé m¸y nhµ níc cò sÏ bÞ xo¸ bá, nhµ níc cña chÕ ®é míi ra ®êi, lµm xuÊt hiÖn hµng lo¹t c¬ quan míi, t¹o nªn mét hÖ thèng ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng míi. ë níc ta, ®ã lµ cuéc Çch m¹ng th¸ng T¸m n¨m 1945, ®· ®Ëp tan bé m¸y nhµ níc cña chÕ ®é thuéc ®Þa nöa phong kiÕn, thµnh lËp nhµ níc míi cña níc ViÖt Nam d©n chñ céng hoµ gåm hÖ thèng c¬ quan tõ trung ¬ng ®Õn c¬ së. Ngµy 19 th¸ng 8 n¨m 1945 - ngµy çch m¹ng giµnh ®îc th¾ng lîi ë thñ ®« Hµ Néi ®îc xem lµ ngµy kÕt thóc ho¹t ®éng cña çc c¬ quan thuéc chÕ ®é cò nãi chung. Tuy nhiªn, do khëi nghÜa giµnh chÝnh quyÒn cña çc tØnh, thµnh phè kh«ng cïng th¾ng lîi trong mét ngµy, nªn ngµy kÕt thóc ho¹t ®éng cña çc c¬ quan ®Þa ph¬ng thuéc chÕ ®é cò cã thÓ kh«ng ®ång nhÊt. CÇn ph¶i c¨n cø vµo t×nh h×nh thùc tÕ cña tõng n¬i mµ x¸c ®Þnh. Cßn thêi gian b¾t ®Çu ho¹t ®éng cña çc c¬ quan nhµ níc ViÖt Nam d©n chñ céng hoµ th× tÝnh theo ngµy th¸ng cña çc v¨n b¶n ph¸p quy vÒ sù thµnh lËp nh÷ng c¬ quan ®ã. Sù thay ®æi vÒ nhiÖm vô vµ quyÒn h¹n cña c¬ quan. Trong thùc tÕ cã nh÷ng trêng hîp sù thay ®æi vÒ nhiÖm vô vµ quyÒn h¹n cña c¬ quan ®· lµm thay ®æi ý nghÜa vµ vÞ trÝ cña c¬ quan ®ã trong hÖ thèng chung cña bé m¸y nhµ níc. Trong trêng hîp nµy sÏ h×nh thµnh ph«ng lu tr÷ míi. VÝ dô, n¨m 1960, Tæng côc §Þa chÊt ®îc thµnh lËp ®Ó thay thÕ Côc §Þa chÊt thuéc Bé C«ng nghiÖp. Tæng côc §Þa chÊt ngoµi viÖc kÕ tôc chøc n¨ng, nhiÖm vô cña Côc §Þa 36 chÊt, cßn cã nhiÖm vô gióp Héi ®ång ChÝnh phñ nghiªn cøu ban hµnh çc chÝnh s¸ch, chÕ ®é, thÓ lÖ, ®Þnh møc, tiªu chuÈn kü thuËt vÒ nghiªn cøu vµ th¨m dß tµi nguyªn kho¸ng s¶n, kh¶o s¸t ®Þa chÊt c«ng tr×nh, ®Þa chÊt thuû v¨n, kiÓm tra viÖc khai th¸c kho¸ng s¶n, tæ chøc nghiªn cøu khoa häc vÒ ®Þa chÊt... nh»m ®¸p øng nhu cÇu ph¸t triÓn kinh tÕ vµ v¨n ho¸ cña ®Êt níc(21). Do chøc n¨ng, nhiÖm vô quyÒn h¹n ®îc më réng nªn Tæng côc §Þa chÊt trë thµnh c¬ quan trùc thuéc Héi ®ång ChÝnh phñ, cã vÞ trÝ cao h¬n trong hÖ thèng tæ chøc bé m¸y Nhµ níc so víi Côc §Þa chÊt tríc ®ã. Bëi vËy, ®· dÉn ®Õn viÖc h×nh thµnh ph«ng lu tr÷ míi - ph«ng lu tr÷ Tæng côc §Þa chÊt. Do thay ®æi ®Þa giíi hµnh chÝnh mµ gi¶i thÓ çc c¬ quan thuéc l·nh thæ hµnh chÝnh cò, thµnh lËp çc c¬ quan thuéc ®¬n vÞ hµnh chÝnh míi. VÝ dô: n¨m 1976, theo quyÕt ®Þnh cña Uû ban thêng vô Quèc héi, hai tØnh Nam Hµ, Ninh B×nh s¸p nhËp lµm mét, lÊy tªn lµ tØnh Hµ Nam Ninh. Do sù thay ®æi nµy, ®· kÕt thóc çc ph«ng lu tr÷ uû ban nh©n d©n Nam Hµ vµ Uû ban nh©n d©n Ninh B×nh, ®ång thêi h×nh thµnh nªn Ph«ng Lu tr÷ Uû ban nh©n d©n Ninh B×nh. Còng cã nh÷ng trêng hîp, tuy ®Þa giíi hµnh chÝnh vµ ho¹t ®éng cña c¬ quan cã nh÷ng biÕn ®éng, nhng kh«ng lµm ¶nh hëng ®Õn giíi h¹n cña ph«ng lu tr÷. §ã lµ nh÷ng trêng sau ®©y: - Ph¹m vi ho¹t ®éng cña c¬ quan ®îc më réng nhng chøc n¨ng, nhiÖm vô vÉn nh cò. VÝ dô: Trong kú häp thø hai, ngµy 15-1-1977, Quèc héi kho¸ VI ®· ra nghÞ quyÕt phª chuÈn viÖc s¸p nhËp huyÖn C«n ®¶o vµo tØnh HËu Giang. Nh vËy, so víi tríc ®ã, ph¹m vi ho¹t ®éng cña Uû ban nh©n d©n tØnh HËu Giang ®· ®îc më réng h¬n. Nhng do chøc n¨ng, nhiÖm vô kh«ng thay ®æi, nªn ph«ng lu tr÷ Uû ban nh©n d©n HËu Giang vÉn gi÷ nguyªn nh cò. - Ho¹t ®éng cña c¬ quan bÞ gi¸n ®o¹n, nhng chøc n¨ng nhiÖm vô chñ yÕu kh«ng thay ®æi. VÝ dô: ngµy 25-5-1946, Nha thèng kª ®îc thµnh lËp theo QuyÕt ®Þnh sè 102 BKT cña Bé Quèc d©n kinh tÕ, nhng nã chØ ho¹t ®éng trong mét thêi gian ng¾n th× gi¶i thÓ. Nªn n¨m 1948, Nha nµy l¹i ®îc lËp l¹i víi chøc n¨ng, nhiÖm vô nh cò. Trong trêng hîp nµy, ph«ng lu tr÷ Nha Thèng kª vÉn lµ mét ph«ng lu tr÷ liªn tôc. ViÖc x¸c ®Þnh giíi h¹n ph«ng lu tr÷ lµ néi dung chñ yÕu trong ph©n ph«ng lu tr÷ ë çc kho lu tr÷. §èi víi nh÷ng ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng cha kÕt thóc ho¹t ®éng, th× c«ng viÖc nµy sÏ diÔn ra trong c¶ qu¸ tr×nh dµi, ®Õn khi ®¬n Xem NghÞ ®Þnh 159 CP ngµy 9-10-1961 cña Héi ®ång ChÝnh phñ quy ®Þnh chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n vµ tæ chøc bé m¸y cña Tæng côc §Þa chÊt, C«ng b¸o n¨m 1961, tr. 669. 21 37 vÞ h×nh thµnh ph«ng ngõng ho¹t ®éng vµ tµi liÖu cña nã ®îc giao nép ®Çy ®ñ vµo kho lu tr÷ th× míi chÊm døt. b. Ph«ng lu tr÷ ç nh©n Ph«ng lu tr÷ ç nh©n lµ toµn bé vËt liÖu h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh sèng vµ ho¹t ®éng cña mét nh©n vËt riªng hiÖn ®îc ®a vµo b¶o qu¶n trong mét kho lu tr÷ nhÊt ®Þnh. Ph«ng lu tr÷ ç nh©n thêng ®îc thµnh lËp ®èi víi nh÷ng nhµ ho¹t ®éng xuÊt s¾c trªn çc lÜnh vùc chÝnh trÞ, kinh tÕ, v¨n ho¸, khoa häc kü thuËt... mµ tµi liÖu h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh sèng vµ ho¹t ®éng cña hä cã ý nghÜa chÝnh trÞ, khoa häc lÞch sö vµ çc ý nghÜa kh¸c. VÝ dô: tµi liÖu h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh sèng vµ ho¹t ®éng cña Hå Chñ tÞch sÏ ®îc lËp thµnh Ph«ng lu tr÷ Hå ChÝ Minh. Cïng d¹ng víi ph«ng lu tr÷ ç nh©n cßn cã ph«ng lu tr÷ gia ®×nh vµ ph«ng lu tr÷ dßng hä (ph«ng lu tr÷ cã nguån gèc ç nh©n). Ph«ng lu tr÷ gia ®×nh lµ toµn bé tµi liÖu h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh sèng vµ ho¹t ®éng cña çc thµnh viªn trong cïng mét gia ®×nh. Ph«ng lu tr÷ nµy ®îc thµnh lËp ®èi víi nh÷ng gia ®×nh cã nhiÒu nh©n vËt xuÊt s¾c mµ tµi liÖu h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh sèng vµ ho¹t ®éng cña hä cã ý nghÜa vÒ nhiÒu mÆt. Ph«ng lu tr÷ dßng hä lµ toµn bé tµi liÖu h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh sèng vµ ho¹t ®éng cña nhiÒu nh©n vËt tiªu biÓu trong cïng mét dßng hä. HiÖn nay, tuy nhµ níc cha cã nh÷ng quy ®Þnh cô thÓ vÒ viÖc thµnh lËp ph«ng lu tr÷ ç nh©n, nhng tµi liÖu h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh sèng vµ ho¹t ®éng cña mét sè nhµ ho¹t ®éng chÝnh trÞ, x· héi, khoa häc kü thuËt næi tiÕng ®· bíc ®Çu ®îc çc c¬ quan lu tr÷ chó ý thu thËp vµ chØnh lý. Kh¸c víi ph«ng lu tr÷ c¬ quan, kh«ng cã mét yÕu tè nµo dïng ®Ó x¸c ®Þnh giíi h¹n thêi gian ®· nªu ë trªn l¹i cã thÓ ¶nh hëng ®Õn giíi thêi gian cña ph«ng lu tr÷ ç nh©n. ë ®©y, tµi liÖu cã thÓ kÐo dµi tõ thêi kú lÞch sö nµy sang thêi kú lÞch sö kh¸c, tuú thuéc vµo qu¸ tr×nh sèng vµ ho¹t ®éng cña ngêi h×nh thµnh ph«ng. Bëi vËy, x¸c ®Þnh giíi h¹n thêi gian ph«ng lu tr÷ ç nh©n chñ yÕu lµ x¸c ®Þnh giíi h¹n thêi gian sèng vµ ho¹t ®éng cña ç nh©n Êy. Trong thµnh phÇn ph«ng lu tr÷ ç nh©n, cßn gåm cã c¶ nh÷ng tµi liÖu nãi vÒ ngêi h×nh thµnh ph«ng sau khi ngêi ®ã ®· qua ®êi nh çc håi ký, bµi viÕt, b¶n nh¹c, v.v... gÆp trêng hîp nµy, th× giíi h¹n thêi gian cña ph«ng lu tr÷ ç nh©n ®îc më réng. c. Ph«ng lu tr÷ liªn hîp 38 Ph«ng lu tr÷ liªn hîp lµ khèi tµi liÖu h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña hai hoÆc nhiÒu c¬ quan mµ gi÷a chóng cã mèi liªn hÖ lÞch sö vµ (hoÆc) l«-gic ®îc ®a vµo b¶o qu¶n ë mét kho lu tr÷ nhÊt ®Þnh. Mèi liªn hÖ gi÷a çc c¬ quan ®ã ®îc h×nh thµnh cã thÓ do cïng chøc n¨ng, cïng c¬ quan chñ qu¶n, cïng ®Þa bµn ho¹t ®éng, hoÆc cïng kÕ thõa mét nhiÖm vô nµo ®ã... ViÖc tËp hîp tµi liÖu cña nhiÒu ph«ng lu tr÷ ®¬n lÎ thµnh ph«ng lu tr÷ liªn hîp sÏ cã t¸c dông lo¹i bá nh÷ng tµi liÖu cã néi dung trïng lÆp th«ng tin, gi¶m nhÑ khèi lîng c«ng t¸c chØnh lý, thèng kª tµi liÖu, ®¬n gi¶n hÖ thèng c«ng cô tra cøu khoa häc. Tuy nhiªn, viÖc lËp ph«ng lu tr÷ liªn hîp thêng chØ thùc hiÖn ®èi víi nh÷ng ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng ®· ngõng ho¹t ®éng cã khèi lîng tµi liÖu kh«ng lín hoÆc thiÕu hoµn chØnh do tµi liÖu bÞ ph©n t¸n hoÆc b¶o qu¶n kh«ng tèt. ChØ trong trêng hîp nh vËy, viÖc liªn hîp çc ph«ng míi ®¹t ®îc çc môc ®Ých ®· nªu trªn. Nhng trong ®iÒu kiÖn thùc tÕ hiÖn nay vÉn x¶y ra ph«ng lu tr÷ liªn hîp mµ phßng vÉn ®ang ho¹t ®éng b×nh thêng. C¬ së ®Ó lËp ph«ng lu tr÷ liªn hîp lµ çc ph«ng lu tr÷. V× vËy ®iÒu kiÖn quan träng hµng ®Çu ®Ó tæ chøc ®óng ®¾n ph«ng lu tr÷ liªn hîp lµ ph©n lo¹i chÝnh x¸c tµi liÖu çc ph«ng lu tr÷. MÆt kh¸c, cÇn ph¶i tu©n theo nh÷ng ®Æc trng chñ yÕu trong ph©n lo¹i tµi liÖu Ph«ng lu tr÷ Quèc gia. Ch¼ng h¹n, kh«ng ®îc liªn hîp çc ph«ng lu tr÷ cña çc thêi kú lÞch sö kh¸c nhau hoÆc ph«ng lu tr÷ cã ý nghÜa toµn quèc víi ph«ng lu tr÷ chØ cã ý nghÜa ®Þa ph¬ng. Ph«ng lu tr÷ liªn hîp thêng ®îc x©y dùng dùa theo çc ®Æc trng ngµnh ho¹t ®éng, chøc n¨ng, c¬ quan chñ qu¶n, ®Þa d, thêi gian... §Æc trng ho¹t ®éng dïng lµm c¨n cø ®Ó liªn kÕt tµi liÖu cña çc ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng cïng mét lÜnh vùc ho¹t ®éng. §Æc trng chøc n¨ng dïng lµm c¬ së ®Ó liªn kÕt tµi liÖu çc ®¬n vÞ c¬ së thµnh ph«ng cã chøc n¨ng gièng nhau. Trªn thùc tÕ, ®Æc trng ngµnh ho¹t ®éng vµ ®Æc trng chøc n¨ng kh«ng cã sù kh¸c biÖt lín. §Æc trng c¬ quan chñ qu¶n lµ c¬ së ®Ó liªn hîp ph«ng cña c¬ quan chñ qu¶n víi ph«ng cña çc c¬ quan trùc thuéc. §Æc trng ®Þa d ®îc dïng lµm c¬ së ®Ó liªn kÕt tµi liÖu cña çc ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng ho¹t ®éng trong cïng mét l·nh thæ hµnh chÝnh. §Æc trng thêi gian ®îc dïng lµm c¬ së liªn kÕt tµi liÖu cña çc ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng tån t¹i trong cïng mét thêi gian. Çc ®Æc trng nãi trªn cã liªn quan chÆt chÏ víi nhau, trong ®ã çc ®Æc trng ngµnh ho¹t ®éng, chøc n¨ng c¬ quan chñ qu¶n lµ nh÷ng ®Æc trng chñ yÕu. 39 ViÖc lËp ph«ng lu tr÷ liªn hiÖp tèt nhÊt nªn cã dù kiÕn tríc khi tµi liÖu cña çc ph«ng ®îc chØnh lý khoa häc kü thuËt vµ lµm c«ng cô tra cøu khoa häc. §èi víi çc ph«ng ®· ®îc tæ chøc khoa häc vµ lµm hÖ thèng c«ng cô tra cøu, th× viÖc lËp ph«ng lu tr÷ liªn hîp cÇn ®îc nghiªn cøu vµ xem xÐt cÈn thËn. Bëi v×, trong trêng hîp nµy, hÖ thèng ký hiÖu tra t×m cò sÏ thay ®æi, cã thÓ g©y khã kh¨n cho viÖc tra t×m tµi liÖu cña çc phßng. Khi lËp phßng lu tr÷ liªn hîp, cÇn ph¶i tiÕn hµnh mét sè c«ng t¸c nghiªn cøu khoa häc, nh nghiªn cøu lÞch sö cña çc ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng dù ®Þnh liªn kÕt thµnh ph«ng lu tr÷ liªn hîp, x¸c ®Þnh mèi quan hÖ gi÷a çc ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng, t×m hiÓu thµnh phÇn, néi dung, khèi lîng tµi liÖu cña tõng ph«ng... Dùa vµo kÕt qu¶ nghiªn cøu nµy ®Ó luËn chøng nguyªn nh©n vµ sù cÇn thiÕt ph¶i thµnh lËp ph«ng lu tr÷ liªn hîp, ®ång thêi x¸c ®Þnh çc ®Æc trng cÇn vËn dông ®Ó liªn hîp çc ph«ng lu tr÷ ®ã. d. Su tËp tµi liÖu lu tr÷ Trong çc phßng, kho lu tr÷, ®«i khi gÆp nh÷ng tµi liÖu cã gi¸ trÞ vÒ nhiÒu mÆt, nhng kh«ng ®ñ ®iÒu kiÖn lËp ph«ng lu tr÷ riªng, do khèi lîng Ýt, néi dung kh«ng hoµn chØnh hoÆc bÞ ph©n t¸n, xÐ lÎ. Trong trêng hîp nµy, cã thÓ tæ chøc thµnh çc su tËp tµi liÖu lu tr÷. Su tËp tµi liÖu lu tr÷ lµ mét nhãm tµi liÖu riªng biÖt cã ý nghÜa chÝnh trÞ, khoa häc lÞch sö vµ çc ý nghÜa kh¸c h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña nhiÒu c¬ quan hoÆc ç nh©n, ®îc kÕt l¹i víi nhau theo nh÷ng ®Æc trng nhÊt ®Þnh nh vÊn ®Ò, tªn gäi, t¸c gi¶, thêi gian, ®Þa d. VÝ dô: su tËp tµi liÖu vÒ phong trµo X«-viÕt NghÖ TÝnh (n¨m 1930 1931): Su tËp tµi liÖu vÒ v¨n th¬ yªu níc tríc Çch m¹ng th¸ng T¸m n¨m 1945. §iÓm kh¸c nhau c¬ b¶n gi÷a su t¹p tµi liÖu lu tr÷ vµ ph«ng lu tr÷ lµ ë chç tµi liÖu cña çc su tËp lµ sù tËp hîp nh÷ng tµi liÖu t¶n m¹n h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña nhiÒu c¬ quan hoÆc ç nh©n, chø kh«ng ph¶i lµ khèi tµi liÖu hoµn chØnh cña mét c¬ quan hoÆc ç nh©n. Do ®ã, mèi liªn hÖ gi÷a çc tµi liÖu trong su tËp chñ yÕu lµ liªn hÖ l«-gich chø kh«ng ph¶i lµ liªn hÖ lÞch sö. ViÖc lùa chän ®Æc trng ®Ó thµnh lËp su tËp tµi liÖu lu tr÷, thêng phô thuéc vµo ®Æc ®iÓm cña tµi liÖu vµ môc ®Ých thµnh lËp su tËp ®ã. Nãi chung, ph¶i kÕt hîp mÊy ®Æc trng víi nhau. VÝ dô: Kho lu tr÷ trung ¬ng Hµ Néi cã thÓ su tÇm vµ lËp thµnh çc su tËp tµi liÖu lu tr÷ ph¶n ¸nh phong trµo ®Êu tranh cña 40 giai cÊp c«ng nh©n ViÖt Nam tõ ngµy thµnh lËp §¶ng (1930) ®Õn Çch m¹ng th¸ng T¸m (n¨m 1945), nh su tËp tµi liÖu lu tr÷ vÒ phong trµo phô thuéc cña c«ng nh©n Hµ Néi, thµnh phè H¶i Phßng, thµnh phè Nam §Þnh... Çc su tËp nµy ®îc lËp theo ®Æc trng vÊn ®Ò kÕt hîp víi ®Þa d, nh»m môc ®Ých nghiªn cøu phong trµo ®Êu tranh cña c«ng nh©n tõng thµnh phè riªng biÖt. NÕu muèn nghiªn cøu phong trµo ®Êu tranh cña c«ng nh©n theo ngµnh nghÒ th× cã thÓ thµnh lËp çc su tËp nh: su tËp tµi liÖu lu tr÷ vÒ phong trµo ®Êu tranh cña c«ng nh©n Ho¶ xa, su tËp tµi liÖu vÒ phong trµo ®Êu tranh cña c«ng nh©n Má, v.v... Khi thµnh lËp çc su tËp tµi liÖu lu tr÷, cÇn ph¶i nghiªn cøu mét çch tØ mØ ®èi víi tõng trêng hîp cô thÓ. Lµm nh vËy míi cã thÓ tæ chøc hîp lý nh÷ng tµi liÖu lu tr÷ ®ã. Çc su tËp tµi liÖu lu tr÷ còng ®îc xem lµ ®¬n vÞ ph©n lo¹i vµ ®¬n vÞ thèng kª trong çc kho lu tr÷. IV. Ph©n lo¹i tµi liÖu trong çc ph«ng lu tr÷ cô thÓ 1. Ph©n lo¹i tµi liÖu ph«ng lu tr÷ c¬ quan a. Môc ®Ých, ý nghÜa cña ph©n lo¹i tµi liÖu ph«ng lu tr÷ Ph©n lo¹i tµi liÖu ph«ng lu tr÷ lµ dùa vµo nh÷ng ®Æc trng cña tµi liÖu trong ph«ng ®Ó ph©n chia chóng thµnh çc nhãm, s¾p xÕp trËt tù çc nhãm vµ çc ®¬n vÞ b¶o qu¶n trong tõng nhãm nhá nhÊt, nh»m sö dông thuËn lîi vµ cã hiÖu qu¶ ph«ng lu tr÷ ®ã. Ph©n lo¹i tµi liÖu ph«ng lu tr÷ cã ý nghÜa rÊt lín ®èi víi viÖc tæ chøc khoa häc tµi liÖu trong çc phßng, kho lu tr÷. ChØ trªn c¬ së tµi liÖu çc ph«ng lu tr÷ ®îc ph©n lo¹i mét çch khoa häc, míi cã ®iÒu kiÖn thuËn lîi ®Ó tæ chøc sö dông tµi liÖu vµ x©y dùng çc c«ng cô tra cøu khoa häc. Trong ph©n lo¹i tµi liÖu ph«ng lu tr÷, lu tr÷ häc tù s¶n ®· ®Ò ra çi gäi lµ "nguyªn t¾c xuÊt xø". Cèt lâi cña nguyªn t¾c nµy lµ tµi liÖu trong ph«ng lu tr÷ ph¶i ®îc s¾p xÕp theo trËt tù s¾p xÕp ban ®Çu cña chóng ë v¨n th. Nguyªn t¾c ph©n lo¹i nµy cã h¹t nh©n hîp lý cña nã lµ lÊy ph«ng lu tr÷ lµm c¬ së ®Ó ph©n lo¹i, nhng cßn mang tÝnh chÊt m¸y mãc, phiÕn diÖn, bëi v× trËt tù s¾p xÕp ban ®Çu cña tµi liÖu ë v¨n th c¬ quan kh«ng ph¶i bao giê còng ®¶m b¶o chÝnh x¸c. Ngîc l¹i, lu tr÷ häc M¸c - Lªnin ®· xem qu¸ tr×nh lÞch sö h×nh thµnh ph«ng lµ c¬ së khoa häc ®Ó ph©n lo¹i tµi liÖu ph«ng lu tr÷. Ph©n lo¹i tµi liÖu dùa trªn c¬ së khoa häc nµy sÏ ®¶m b¶o cho tµi liÖu trong ph«ng ph¶n ¸nh ®óng ®¾n ho¹t ®éng vµ nh÷ng ®Æc ®iÓm vÒ tæ chøc cña ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng. 41 §¬n vÞ ph©n lo¹i nhá nhÊt trong ph¹m vi ph«ng lu tr÷ lµ ®¬n vÞ b¶o qu¶n, tøc hå s¬ ®îc lËp ë v¨n th c¬ quan (tríc khi giao nép cho lu tr÷) hoÆc ë çc phßng, kho lu tr÷. ViÖc ph©n lo¹i tµi liÖu cña mét ph«ng lu tr÷ chia lµm hai bíc. Bíc thø nhÊt lµ ph©n chia çc ®¬n vÞ b¶o qu¶n trong ph«ng thµnh çc nhãm, tõ nhãm c¬ b¶n cho ®Õn nhãm nhá nhÊt. Bíc tiÕp theo lµ s¾p xÕp trËt tù çc nhãm vµ çc ®¬n vÞ b¶o qu¶n trong tõng nhãm nhá nhÊt. Çc bíc nµy chñ yÕu ®îc thùc hiÖn trong qu¸ tr×nh x©y dùng ph¬ng ¸n ph©n lo¹i chi tiÕt cho ph«ng lu tr÷. C«ng viÖc chÝnh cña ph©n lo¹i tµi liÖu ph«ng lu tr÷ khi tiÕn hµnh ®éc lËp (tøc kh«ng ph¶i th«ng qua chØnh lý khoa häc kü thuËt tµi liÖu) gåm cã: nghiªn cøu vµ biªn so¹n lÞch sö ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng vµ lÞch sö ph«ng, chän vµ x©y dùng ph¬ng ¸n ph©n lo¹i, hÖ thèng ho¸ tµi liÖu theo ph¬ng ¸n ®· x©y dùng. b. Nghiªn cøu vµ biªn soanh lÞch sö ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng vµ lÞch sö ph«ng LÞch sö ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng vµ lÞch sö ph«ng lµ lÞch sö vÒ tæ chøc vµ ho¹t ®éng cña c¬ quan ®· h×nh thµnh nªn ph«ng lu tr÷ vµ lÞch sö khèi tµi liÖu thuéc c¬ quan ®ã. Nghiªn cøu vµ biªn soanh lÞch sö ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng vµ lÞch sö ph«ng sÏ gióp chóng ta cã c¬ së ®Ó ph©n ph«ng vµ x¸c ®Þnh giíi h¹n ph«ng lu tr÷ ®îc ®óng ®¾n, chän vµ x©y dùng ®îc ph¬ng ¸n ph©n lo¹i hîp lý, chi tiÕt chÝnh x¸c cho ph«ng ®ã. LÞch sö ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng vµ lÞch sö ph«ng còng rÊt cÇn thiÕt khi thùc hiÖn çc nghiÖp vô lu tr÷ kh¸c nh x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu, bæ sung tµi liÖu, thèng kª tµi liÖu, x©y dùng c«ng cô tra cøu khoa häc v.v... Cã thÓ nãi, lÞch sö ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng vµ lÞch sö ph«ng lµ mét c«ng cô tra cøu cÇn thiÐt ®èi víi çc ph«ng, kho lu tr÷. Do t¸c dông nhiÒu mÆt nh vËy, nªn ®èi víi bÊt cø ph«ng lu tr÷ nµo còng cÇn ph¶i tiÕn hµnh nghiªn cøu lÞch sö ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng vµ lÞch sö ph«ng vµ dùa vµo kÕt qu¶ nghiªn cøu mµ biªn soanh thµnh v¨n b¶n. §èi víi nh÷ng c¬ quan cã ph¹m vi ho¹t ®éng t¬ng ®èi réng, liªn quan ®Õn nhiÒu c¬ quan, nhiÒu ngµnh ho¹t ®éng kh¸c nhau, c¬ cÊu tæ chøc phøc t¹p, khèi lîng tµi liÖu lín vµ néi dung phong phó th× b¶n lÞch sö nµy cÇn ®îc biªn so¹n chi tiÕt. Ngîc l¹i, ®èi víi nh÷ng c¬ quan nhá ph¹m vi ho¹t ®éng hÑp, c¬ cÊu tæ chøc 42 ®¬n gi¶n, Ýt thay ®æi, tµi liÖu kh«ng nhiÒu th× chØ cÇn biªn so¹n tãm t¾t, chñ yÕu lµ giíi thiÖu nh÷ng ®iÓm c¬ b¶n nhÊt. B¶n lÞch sö ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng vµ lÞch sö ph«ng chi tiÕt gåm nh÷ng néi dung chÝnh sau ®©y: PhÇn lÞch sö ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng - §iÒu kiÖn vµ hoµn c¶nh lÞch sö cña viÖc thµnh lËp c¬ quan, ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng, lµ ph¶i tr×nh bµy ®îc mét çch tæng qu¸t nh÷ng nguyªn nh©n dÉn ®Õn viÖc thµnh lËp c¬ quan, nh nguyªn nh©n chÝnh trÞ, kinh tÕ, x· héi... - Ngµy th¸ng b¾t ®Çu vµ kÕt thóc ho¹t ®éng (nÕu ®· ngõng ho¹t ®éng) cña ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng. Ngµy th¸ng nµy ph¶i ®îc x¸c ®Þnh chÝnh x¸c ®Ó c¨n cø vµo ®ã x¸c ®Þnh giíi h¹n ph«ng lu tr÷. Nãi chung, ngµy th¸ng nµy ®îc quy ®Þnh râ trong çc v¨n b¶n vÒ thµnh lËp vµ gi¶i thÓ c¬ quan, nhng còng cã trêng hîp ph¶i c¨n cø vµo t×nh h×nh thùc tÕ ®Ó x¸c ®Þnh. NÕu ngµy th¸ng quy ®Þnh trong v¨n b¶n kh«ng phï hîp víi ngµy th¸ng ho¹t ®éng thùc tÕ cña c¬ quan th× nªn lÊy ngµy th¸ng ho¹t ®éng thùc tÕ lµm ngµy th¸ng chÝnh thøc. - Chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n vµ ph¹m vi ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng. ë môc nµy, cÇn nªu râ lo¹i c¬ quan (c¬ quan qu¶n lý hµnh chÝnh, c¬ quan nghiªn cøu khoa häc, c¬ quan ®µo t¹o...) nhiÖm vô, quyÒn h¹n vµ ph¹m vi ho¹t ®éng cña nã. §Æc biÖt, cÇn chó ý tr×nh bµy râ nh÷ng nhiÖm vô vµ ho¹t ®éng cã tÝnh chÊt ®ét xuÊt cña c¬ quan trong qu¸ tr×nh tån t¹i. - T×nh h×nh tæ chøc cña c¬ quan tr×nh bµy râ c¬ cÊu tæ chøc cña c¬ quan, chøc n¨ng nhiÖm vô cña tõng ®¬n vÞ tæ chøc, sù thay ®æi vÒ c¬ cÊu tæ chøc ë tõng giai ®o¹n, nguyªn nh©n dÉn ®Õn thay ®æi vµ ¶nh hëng cña viÖc thay ®æi ®ã víi nhiÖm vô chÝnh cña c¬ quan. - §iÒu kiÖn, hoµn c¶nh vµ thêi gian thay ®æi chøc n¨ng, nhiÖm vô, tªn gäi cña c¬ quan hoÆc chuyÓn giao chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c¬ quan ®ã cho mét c¬ quan kh¸c (nÕu cã). Nh÷ng thay ®æi nµy ®Òu Ýt nhiÒu ¶nh hëng ®Õn giíi h¹n cña ph«ng lu tr÷. Do ®ã, cÇn ®îc chó ý nghiªn cøu. - ChÕ ®é c«ng t¸c v¨n th cña c¬ quan cÇn nªu râ nh÷ng ®Æc ®iÓm vÒ tæ chøc cña c«ng t¸c v¨n th (ph©n t¸n, tËp trung hay võa tËp trung võa ph©n t¸n), çc quy ®Þnh cña c¬ quan vÒ thùc hiÖn chÕ ®é c«ng t¸c c«ng v¨n giÊy tê. Trêng hîp cÇn thiÕt, cã thÓ nªu nhËn xÐt u ®iÓm vµ thiÕu sãt vÒ tæ chøc vµ thùc hiÖn çc quy ®Þnh ®· ®Ò ra. - Thêi gian vµ nguyªn nh©n gi¶i thÓ (®èi víi c¬ quan ®· ngõng ho¹t ®éng). 43 PhÇn lÞch sö ph«ng: - Khèi lîng tµi liÖu cña mét ph«ng nhiÒu hay Ýt, cã hoµn chØnh hay kh«ng sÏ lµ c¨n cø ®Ó dù kiÕn møc ®é ph©n chia çc nhãm tµi liÖu vµ v¹ch kÕ ho¹ch tiÕn hµnh ph©n lo¹i còng nh çc nghiÖp vô lu tr÷ kh¸c. - Ngµy th¸ng giíi h¹n cña tµi liÖu trong ph«ng - Thêi gian nhËp ph«ng vµo kho lu tr÷ vµ kh¸i qu¸t vÒ lÞch sö cña ph«ng ®ã tríc khi giao nép vµo kho lu tr÷, nh ®· ®îc b¶o qu¶n ë ®©u, ®· qua mÊy lÇn thay ®æi n¬i b¶o qu¶n, nh÷ng c¬ quan nµo chÞu tr¸ch nhiÖm thu thËp vµ b¶o qu¶n, tµi liÖu cã bÞ h háng, mÊt m¸t, thÊt l¹c hay kh«ng, ®· ®îc lËp hå s¬, ph©n lo¹i, x¸c ®Þnh gi¸ trÞ cha. - Thµnh phÇn vµ néi dung to cña ph«ng: cÇn nªu râ çc lo¹i tµi liÖu trong ph«ng, trong ®ã lo¹i nµo lµ chñ yÕu; tµi liÖu chøa ®ùng nh÷ng néi dung g×, cã ph¶n ¸nh nh÷ng ho¹t ®éng chñ yÕu cña ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng kh«ng (cã thÓ ph©n nhãm vµ nªu lªn néi dung c¬ b¶n cña tõng nhãm, ph©n tÝch mét çch kh¸i qu¸t ý nghÜa vÒ çc mÆt cña chóng). §©y lµ mét trong nh÷ng môc quan träng nhÊt cña lÞch sö ph«ng, do ®ã cÇn tr×nh bµy cô thÓ vµ chi tiÕt. §èi víi b¶n lÞch sö ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng vµ lÞch sö ph«ng biªn so¹n tãm t¾t, th× cã thÓ lîc bá bít nh÷ng phÇn kh«ng c¬ b¶n vµ tr×nh bµy nh÷ng nÐt chung nhÊt. VÒ lÞch sö ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng chØ cÇn nªu râ thêi gian vµ lý do thµnh lËp, ngµy th¸ng b¾t ®Çu vµ kÕt thóc ho¹t ®éng, chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n vµ ph¹m vi ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng, c¬ cÊu tæ chøc vµ sù thay ®æi cña chóng trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng. Cßn lÞch sö ph«ng tãm t¾t chØ cÇn nªu khèi lîng tµi liÖu cã trong ph«ng, giíi h¹n thêi gian cña ph«ng vµ néi dung chñ yÕu cña çc nhãm tµi liÖu. ViÖc biªn so¹n lÞch sö ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng vµ lÞch sö ph«ng ®îc tiÕn hµnh theo çc bíc sau ®©t: - Thu thËp çc to dïng lµm c¬ së ®Ó biªn so¹n, kÓ c¶ viÖc nghiªn cøu thùc tÕ tµi liÖu trong ph«ng. - X¸c ®Þnh møc ®é biªn so¹n vµ x©y dùng ®Ò c¬ng. - TiÕn hµnh biªn so¹n theo ®Ò c¬ng. - Söa ch÷a, bæ sung vµ hoµn chØnh b¶n lÞch sö. Çc nguån tµi liÖu chñ yÕu ®îc sö dông khi nghiªn cøu vµ biªn soanh lÞch sö ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng vµ lÞch sö ph«ng gåm cã: - Çc t¸c phÈm kinh ®iÓn cña chñ nghÜa M¸c - Lªnin, vµ çc t¸c phÈm chuyªn bµn vÒ lÞch sö. 44 - Çc v¨n kiÖn cña §¶ng vµ Nhµ níc vÒ tæ chøc bé m¸y nhµ níc vµ ph©n chia l·nh thæ hµnh chÝnh. - Tµi liÖu vÒ lÞch sö vµ tæ chøc c¬ quan nhµ níc. - V¨n b¶n quy ®Þnh vÒ thµnh lËp, gi¶i thÓ, chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n vµ c¬ cÊu tæ chøc cña ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng. - Ch¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch, b¸o ço tæng kÕt c«ng t¸c cña ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng. - Sæ s¸ch ®¨ng ký, chuyÓn giao c«ng v¨n giÊy tê, çc b¶n danh môc hå s¬, môc lôc hå s¬, çc b¶n kª tµi liÖu cµn nép lu, kh«ng cÇn nép lu... - Tµi liÖu cña çc c¬ quan cÊp trªn vµ cÊp díi trùc thuéc cã liªn quan. - Tµi liÖu ®iÒu tra thùc tÕ. - Çc lo¹i s¸ch b¸o, t¹p chÝ, bµi viÕt cã liªn quan. Nh÷ng tµi liÖu trªn ®Òu cã ý nghÜa vµ tÇm quan träng riªng cña nã ®èi víi viÖc nghiªn cøu vµ biªn soanh lÞch sö ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng vµ lÞch sö ph«ng. Trong ®ã, nguån tµi liÖu mµ t¸c gi¶ lµ ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng cã ý nghÜa quyÕt ®Þnh nhÊt. Nguån tµi liÖu nµy thêng ®¶m b¶o cung cÊp phÇn lín th«ng tin cho viÖc biªn so¹n b¶n lÞch sö. Ngoµi ra trong trêng hîp cÇn thiÕt, cã thÓ sö dông tµi liÖu cña mét sè ph«ng cã liªn quan. c. Chän vµ x©y dùng ph¬ng ¸n ph©n lo¹i Khi tiÕn hµnh ph©n lo¹i tµi liÖu cña bÊt cø ph«ng lu tr÷ nµo, ®Òu cÇn ph¶i x©y dùng ph¬ng ¸n ph©n lo¹i ®Ó x¸c ®Þnh viÖc ph©n nhãm vµ trËt tù s¾p xÕp tµi liÖu trong phßng lu tr÷ ®ã. Ph¬ng ¸n ph©n lo¹i tµi liÖu ph«ng lu tr÷ lµ b¶n kª çc nhãm tµi liÖu trong ph«ng ®îc ph©n lo¹i vµ s¾p xÕp theo trËt tù nhÊt ®Þnh dïng lµm c¨n cø s¾p xÕp tµi liÖu cña ph«ng ®ã. Khi x©y dùng ph¬ng ¸n ph©n lo¹i, viÖc ph©n nhãm tµi liÖu trong ph«ng ph¶i tiÕn hµnh tõng bíc gåm nhiÒu møc ®é. B¾t ®Çu b»ng viÖc ph©n chia tµi liÖu cña ph«ng thµnh çc nhãm c¬ b¶n dùa theo çc ®Æc trng chñ yÕu cña tµi liÖu. TiÕp ®ã, trong tõng nhãm c¬ b¶n l¹i c¨n cø vµo çc ®Æc trng cña tµi liÖu ®Ó chia thµnh çc nhãm lín, nhãm nhá, cho ®Õn nhãm nhá nhÊt. §iÒu cÇn ph¶i chó ý lµ çc nhãm trong ph¬ng n«ng s¶n ph©n lo¹i ph¶i bao qu¸t ®îc tÊt c¶ tµi liÖu cña ph«ng. Çc ®Æc trng ph©n lo¹i tµi liÖu trong ph«ng lu tr÷. Khi ph©n lo¹i tµi liÖu trong ph«ng lu tr÷, thêng vËn dông çc ®Æc trng sau ®©y: 45 - §Æc trng c¬ cÊu tæ chøc: ph©n nhãm tµi liÖu trong ph«ng theo ®¬n vÞ tæ chøc ®· h×nh thµnh ra tµi liÖu ®ã. - §Æc trng thêi gian: c¨n cø vµo thêi gian h×nh thµnh tµi liÖu ®Ó ph©n chia çc nhãm. - §Æc trng ngµnh ho¹t ®éng: vËn dông ®Æc trng nµy, tµi liÖu trong ph«ng sÏ ®îc ph©n nhãm theo ngµnh ho¹t ®éng hoÆc chøc n¨ng cña ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng. - §Æc trng ®Ò môc, vÊn ®Ò: c¨n cø vµo néi dung tµi liÖu cña ph«ng ®Ó chia chóng thµnh çc chuyªn ®Ò, vÊn ®Ò. - §Æc trng t¸c gi¶: ph©n nhãm tµi liÖu theo c¬ quan hoÆc hä tªn çc nh©n vËt lµ t¸c gi¶ cña tµi liÖu. - §Æc trng ®Þa d: ph©n nhãm tµi liÖu theo nh÷ng ®¬n vÞ hµnh chÝnh hoÆc nh÷ng khu vùc nhÊt ®Þnh mµ tµi liÖu ®ã phô thuéc. - §Æc trng tªn gäi: ph©n nhãm tµi liÖu theo tõng lo¹i ®¬n vÞ b¶o qu¶n nh hå s¬, quyÕt ®Þnh, kÕ ho¹ch, b¸o ço, biªn b¶n... - §Æc trng c¬ quan giao dÞch: ph©n nhãm tµi liÖu theo nh÷ng c¬ quan hoÆc ç nh©n mµ trong qu¸ tr×nh giao dÞch víi nhau ®· h×nh thµnh ra nh÷ng tµi liÖu ®ã. Çc ®Æc trng trªn kh«ng ph¶i ®Òu cã ý nghÜa nh nhau, mµ trong ®ã cã nh÷ng ®Æc trng chñ yÕu vµ nh÷ng ®Æc trng thø yÕu. §Æc trng ph©n lo¹i chñ yÕu lµ nh÷ng ®Æc trng tiªu biÓu cho phÇn lín tµi liÖu cña ph«ng, thêng ®îc vËn dông ®Ó ph©n chia tµi liÖu cña ph«ng thµnh çc nhãm c¬ b¶n vµ nhãm lín, nh ®Æc trng c¬ cÊu tæ chøc, thêi gian, ngµnh ho¹t ®éng, ®Ò môc, vÊn ®Ò. Nh÷ng ®Æc trng chñ yÕu thêng chØ ¸p dông ®Ó ph©n nhãm tµi liÖu trong ph¹m vi nhãm lín ®· ®îc h×nh thµnh trªn c¬ së ®Æc trng ph©n lo¹i chñ yÕu. Çc kiÓu ph¬ng ¸n ph©n lo¹i: Khi x©y dùng ph¬ng ¸n ph©n lo¹i cho mét ph«ng lu tr÷ c¬ quan, kh©u ®Çu tiªn lµ chän ph¬ng ¸n ph©n lo¹i, tøc lµ x¸c ®Þnh çc ®Æc trng cÇn vËn dông ®Ó ph©n chia tµi liÖu cña ph«ng thµnh çc nhãm c¬ b¶n vµ nhãm lín, ®Ó tõ ®ã tiÕp tôc ph©n chia tµi liÖu thµnh çc nhãm nhá. Mét kiÓu ph¬ng ¸n ph©n lo¹i ®îc cÊu t¹o bëi hai ®Æc trng chñ yÕu. Cã thÓ chän mét trong bèn ph¬ng ¸n sau ®©y: - Ph¬ng ¸n c¬ cÊu tæ chøc - thêi gian - Ph¬ng ¸n thêi gian - c¬ cÊu tæ chøc - Ph¬ng ¸n ho¹t ®éng - thêi gian 46 - Ph¬ng ¸n thêi gian - ngµnh ho¹t ®éng CÇn c¨n cø vµo tÝnh chÊt ho¹t ®éng, chøc n¨ng, nhiÖm vô, c¬ cÊu tæ chøc cña ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng, thµnh phÇn néi dung tµi liÖu vµ ®Æc ®iÓm vÒ v¨n th ®Ó lùa chän ®îc ph¬ng ¸n ph©n lo¹i hîp lý nhÊt. Ph¬ng ¸n ph©n lo¹i ®ã ph¶i ®¶m b¶o cho tµi liÖu cña ph«ng trë thµnh mét khèi thèng nhÊt vµ ph¶n ¸nh chÝnh x¸c ho¹t ®éng lÞch sö cña ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng. Çc ph¬ng ¸n ph©n lo¹i nãi trªn ®îc vËn dông vµo thùc tiÔn nh sau: Ph¬ng ¸n c¬ cÊu tæ chøc - thêi gian ¸p dông ph¬ng ¸n c¬ cÊu tæ chøc - thêi gian, tµi liÖu trong ph«ng tríc hÕt ®îc ph©n nhãm theo tõng ®¬n vÞ tæ chøc, sau ®ã tµi liÖu trong tõng ®¬n vÞ tæ chøc l¹i ®îc ph©n chia theo thêi gian. Thêi gian cã thÓ tÝnh theo n¨m hoÆc giai ®o¹n, th«ng thêng tÝnh theo n¨m. VÝ dô, cã thÓ ph©n lo¹i tµi liÖu ph«ng lu tr÷ Liªn hiÖp Cung øng vËt t khu vùc 4 thuéc Bé VËt t theo ph¬ng ¸n sau ®©y: I. V¨n phßng 1. N¨m 1980 2. N¨m 1981 3. N¨m 1982 II. Phßng kÕ ho¹ch 1. N¨m 1980 2. N¨m 1981 3. N¨m 1982 III. Phßng tæ chøc çn bé 1. N¨m 1980 2. N¨m 1981 3. N¨m 1982 .............. Ph¬ng ¸n nµy ph¶n ¸nh t¬ng ®èi râ c¬ cÊu tæ chøc cña ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng, chøc n¨ng, nhiÖm vô cña tõng ®¬n vÞ tæ chøc, mèi quan hÖ gi÷a çc tµi liÖu h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña çc ®¬n vÞ tæ chøc ®ã thÓ hiÖn mét çch râ nÐt vÒ mÆt l«-gÝch vµ lÞch sö néi dung cña tµi liÖu. Nã ®îc ¸p dông khi ph©n lo¹i çc ph«ng lu tr÷ mµ ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng cã c¬ cÊu tæ chøc æn ®Þnh hoÆc thay ®æi rÊt Ýt. Thêng chØ ¸p dông ®èi víi nh÷ng ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng ®· kÕt thóc ho¹t ®éng. Trong thùc tÕ kiÓu ph¬ng ¸n ph©n lo¹i nµy rÊt Ýt ®îc ¸p dông, bëi v× rÊt hiÕm c¬ quan mµ trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng l¹i kh«ng cã sù thay ®æi vÒ tæ chøc. 47 Ph¬ng ¸n thêi gian - c¬ cÊu tæ chøc Khi ¸p dông ph¬ng ¸n ph©n lo¹i nµy, tríc hÕt tµi liÖu trong ph«ng ®îc ph©n chia theo thêi gian, sau ®ã míi ph©n theo tõng ®¬n vÞ tæ chøc. Cã thÓ lÊy ph¬ng ¸n ph©n lo¹i ph«ng lu tr÷ c¬ quan Bé N«ng nghiÖp lµm vÝ dô: I. N¨m 1960 1- V¨n phßng 2- Vô KÕ ho¹ch 3- Vô Tæ chøc çn bé 4- Vô KÕ to¸n tµi vô II. N¨m 1961 1- V¨n phßng 2- Vô KÕ ho¹ch 3- Vô Tæ chøc çn bé ............ Tµi liÖu ph«ng lu tr÷ ph©n lo¹i theo ph¬ng ¸n trªn sÏ ph¶n ¸nh lÞch sö ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng nãi chung, tõng ®¬n vÞ tæ chøc cña nã nãi riªng theo tõng thêi gian nhÊt ®Þnh. Ph¬ng ¸n ph©n lo¹i nµy thêng ®îc ¸p dông ®èi víi nh÷ng ph«ng lu tr÷ mµ ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng cã c¬ cÊu tæ chøc kh«ng æn ®Þnh, trong tõng thêi gian cã thay ®æi Ýt nhiÒu, nhng nh÷ng thay ®æi ®ã cã thÓ theo dâi ®îc. §©y lµ ph¬ng ¸n ph©n lo¹i t¬ng ®èi ®¬n gi¶n, dÔ x©y dùng vµ phï hîp víi t×nh h×nh tæ chøc vµ ho¹t ®éng cña çc c¬ quan nhµ níc. Ph¬ng ¸n ngµnh ho¹t ®éng - thêi gian Ph©n lo¹i theo ph¬ng ¸n nµy th× tµi liÖu cña ph«ng tríc hÕt ®îc ph©n chia theo çc mÆt ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng (nªn hiÓu çc nµnh ho¹t ®éng hay mÆt ho¹t ®éng ë ®©y lµ nh÷ng ho¹t ®éng chñ yÕu ph¶n ¸nh chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c¬ quan), sau ®ã l¹i ph©n chia theo thêi gian. VÝ dô, nÕu ph«ng lu tr÷ cña mét c¬ quan nµo ®ã ®îc ph©n lo¹i theo ph¬ng ¸n ngµnh ho¹t ®éng thêi gian th× sÏ nh sau: I. Nh÷ng vÊn ®Ò chung 1. N¨m 1970 2. N¨m 1971 3. N¨m 1972 II. Tæ chøc çn bé 1. N¨m 1970 48 2. N¨m 1971 3. N¨m 1972 III. KÕ ho¹ch 1. N¨m 1970 2. N¨m 1971 3. N¨m 1972 IV. Lao ®éng vµ tiÒn l¬ng .............. Tµi liÖu cña mét ph«ng lu tr÷ ph©n lo¹i theo ngµnh ho¹t ®éng - thêi gian sÏ ph¶n ¸nh ho¹t ®éng lÞch sö cña ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng theo tõng mÆt ho¹t ®éng. Do vËy ph¬ng ¸n nµy cã kh¶ n¨ng tËp trung thµnh hÖ thèng tµi liÖu vÒ tõng mÆt c«ng t¸c cña ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng. Ph¬ng ¸n ph©n lo¹i nµy thêng ®îc ¸p dông ®Ó ph©n lo¹i tµi liÖu cña nh÷ng ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng kh«ng cã c¬ cÊu tæ chøc hoÆc çc ®¬n vÞ tæ chøc thêng thay ®æi, chøc n¨ng, nhiÖm vô kh«ng râ rµng, chång chÐo lÉn nhau vµ ®· ngõng ho¹t ®éng. Ph¬ng ¸n thêi gian - ngµnh ho¹t ®éng Khi ¸p dông ph¬ng ¸n ph©n lo¹i nµy, th× tríc hÕt tµi liÖu trong ph«ng sÏ ®îc ph©n chia theo thêi gian, sau ®ã míi ph©n theo mÆt ho¹t ®éng. VÝ dô: I. N¨m 1970 1- VÊn ®Ò chung 2- C«ng t¸c tæ chøc, b¶o vÖ 3- C«ng t¸c kÕ ho¹ch 4- C«ng t¸c lao ®éng tiÒn l¬ng II- N¨m 1971 1- VÊn ®Ò chung 2- C«ng t¸c tæ chøc, b¶o vÖ 3- C«ng t¸c kÕ ho¹ch ................ Ph¬ng ¸n thêi gian - ngµnh ho¹t ®éng còng ¸p dông cho çc ph«ng lu tr÷ cã nh÷ng ®Æc ®iÓm gièng nh khi ¸p dông ph¬ng ¸n ngµnh ho¹t ®éng - thêi gian chØ kh¸c ë chç ®ã thêng lµ nh÷ng ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng ®ang ho¹t ®éng. Çc kiÓu ph¬ng ¸n ph©n lo¹i theo nµnh ho¹t ®éng Ýt ®îc vËn dông trong thùc tÕ, v× nã kh«ng ph¶n ¸nh ®îc tæ chøc cña ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng. MÆt 49 kh¸c ph©n nhãm tµi liÖu ................... theo ngµnh ho¹t ®éng sao cho hîp lý, ph¶n ¸nh ®óng ®¾n thùc tiÔn ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng lµ vÊn ®Ò kh«ng ®¬n gi¶n, dÔ x¶y ra t×nh tr¹ng ph©n chia çc ngµnh ho¹t ®éng mét çch tuú tiÖn. Sau khi ®· chän ®îc ph¬ng ¸n ph©n lo¹i, c«ng viÖc tiÕp theo lµ x©y dùng mét ph¬ng ¸n ph©n lo¹i chi tiÕt vµ hoµn chØnh cho ph«ng lu tr÷ ®ã. Cã nghÜa lµ dùa theo ph¬ng ¸n ®· chän, chia tµi liÖu thµnh çc nhãm c¬ b¶n, råi tõ çc nhãm c¬ b¶n ®ã ph©n chia tµi liÖu thµnh nh÷ng nhãm lín, trong mçi nhãm lín l¹i ph©n thµnh çc nhãm nhá, l¹i tõ nhãm nhá ph©n thµnh çc nhãm nhá h¬n cho ®Õn nhãm nhá nhÊt. Nhãm c¬ b¶n lµ nhãm ®îc h×nh thµnh theo ®Æc trng ®Çu tiªn, cßn nhãm lín lµ nhãm ®îc h×nh thµnh bëi ®Æc trng thø hai cña ph¬ng ¸n ®· chän. ViÖc ph©n nhãm tµi liÖu trong ph¹m vi çc nhãm lín nµy nªn chi tiÕt ®Õn møc ®é nµo lµ tuú thuéc bëi néi dung vµ khèi lîng tµi liÖu. Nãi chung, ph¬ng ¸n ph©n lo¹i cµng chi tiÕt th× cµng thuËn lîi cho viÖc tra t×m vµ sö dông tµi liÖu trong ph«ng. Çc nhãm nhá trong ph¬ng ¸n kh«ng nhÊt thiÕt ®Òu ph¶i vËn dông theo mét ®Æc trng gièng nhau, cã thÓ ®èi víi nhãm nµy th× ¸p dông ®Æc trng ph©n lo¹i nµy, ®èi víi nhãm kh¸c l¹i sö dông ®Æc trng ph©n lo¹i kh¸c. VËn dông ®Æc trng ph©n lo¹i nµo lµ tuú thuéc vµo thµnh phÇn, néi dung vµ ®Æc ®iÓm cña tµi liÖu. Tr×nh tù x©y dùng çc nhãm cña ph¬ng ¸n ph©n lo¹i lÖ thuéc vµo kiÓu ph¬ng ¸n ®· chän. NÕu mét ph«ng lu tr÷ nµo ®ã dù ®Þnh ph©n lo¹i theo ph¬ng ¸n thêi gian - c¬ cÊu tæ chøc th× ph¬ng ¸n ph©n lo¹i ®ã cã thÓ lÇn lît x©y dùng cho tµi liÖu cña tõng n¨m mét vµ trong tõng n¨m l¹i lÇn lît x©y dùng cho tµi liÖu tõng ®¬n vÞ tæ chøc. VÝ dô, ¸p dông ph¬ng ¸n ph©n lo¹i thêi gian - c¬ cÊu tæ chøc, tµi liÖu ph«ng lu tr÷ c¬ quan Bé N«ng nghiÖp ®îc ph©n nhãm nh sau: I. N¨m 1960 1- V¨n phßng a) Phßng tæng hîp - Tµi liÖu chØ ®¹o - Ch¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch c«ng t¸c - B¸o ço tæng kÕt c«ng t¸c b) Phßng hµnh chÝnh: - Tµi liÖu vÒ c«ng t¸c v¨n th - Tµi liÖu vÒ c«ng t¸c lu tr÷ - Tµi liÖu vÒ ph¸p chÕ 50 ............. 2- Vô KÕ ho¹ch a) Phßng tæng hîp - Tµi liÖu híng dÉn lËp kÕ ho¹ch - KÕ ho¹ch tæng hîp - B¸o ço tæng hîp thùc hiÖn kÕ ho¹ch... b) Phßng KÕ ho¹ch trång trät vµ ch¨n nu«i - KÕ ho¹ch vÒ trång trät - KÕ ho¹ch ch¨n nu«i c) Phßng kÕ ho¹ch vËt t, thiÕt bÞ - KÕ ho¹ch nhËp vËt t, thiÕt bÞ - KÕ ho¹ch cung øng vËt t, thiÕt bÞ - KÕ ho¹ch cung øng nhiªn liÖu ............... Ph¬ng ¸n sÏ ®îc tiÕp tôc x©y dùng cho ®Õn tµi liÖu cña n¨m cuèi cïng. Thø tù s¾p xÕp çc nhãm tµi liÖu trong ph«ng thêng tu©n theo nguyªn t¾c tõ chung ®Õn riªng, tõ tæng hîp ®Õn cô thÓ, tõ trªn xuèng díi, tõ quan träng Ýt ®Õn quan träng h¬n, theo tuÇn tù thêi gian, theo mèi liªn hÖ lÞch sö hoÆc l«-gich cña tµi liÖu. Ph¬ng ¸n ph©n lo¹i tµi liÖu ph«ng lu tr÷ c¬ quan Bé N«ng nghiÖp nªu ë vÝ dô trªn lµ thÓ hiÖn cña nguyªn t¾c s¾p xÕp nµy. Çc ®¬n vÞ b¶o qu¶n trong ph¹m vi nhãm tµi liÖu nhá nhÊt còng ph¶i ®îc s¾p xÕp hîp lý. Cã thÓ theo tÇm quan träng cña néi dung tµi liÖu, cña t¸c gi¶, theo tø tù vÇn ch÷ çi... Thø tù vÇn ch÷ çi thêng ®îc ¸p dông ®èi víi nh÷ng tµi liÖu cïng lo¹i, trong trêng hîp çc tiªu ®Ò ®¬n vÞ b¶o qu¶n cã tªn ngêi, tªn c¬ quan, tªn ®Þa ph¬ng... Ngoµi ra cßn ®îc dïng khi s¾p xÕp çc hå s¬ nh©n sù. d. HÖ thèng ho¸ tµi liÖu Sau khi ph¬ng ¸n ph©n lo¹i ®· ®îc x©y dùng mét çch chi tiÕt, c«ng viÖc tiÕp theo lµ tiÕn hµnh hÖ thèng ho¸ tµi liÖu. HÖ thèng ho¸ tµi liÖu lµ kh¸i niÖm dïng ®Ó chØ nh÷ng viÖc lµm thùc tÕ vÒ ph©n nhãm tµi liÖu vµ s¾p xÕp trËt tù çc nhãm vµ çc ®¬n vÞ b¶o qu¶n trongmét nhãm nhá nhÊt theo ph¬ng ¸n ph©n lo¹i. Cã hai ph¬ng ph¸p hÖ thèng ho¸ tµi liÖu: ph¬ng ph¸p hÖ thèng ho¸ b»ng thÎ vµ ph¬ng ph¸p hÖ thèng ho¸ trùc tiÕp. Khi tiÕn hµnh hÖ thèng b»ng thÎ, ph¶i ghi tiªu ®Ò ®¬n vÞ b¶o qu¶n lªn tõng tÊm thÎ råi ®¸nh mét sè thø tù t¹m thêi lªn c¶ b×a hå s¬ vµ tÊm thÎ. Sau 51 ®ã ®em toµn bé çc tÊm thÎ ra ®Ó ph©n nhãm vµ s¾p xÕp theo ph¬ng ¸n ph©n lo¹i ®Ó x©y dùng. Sau khi çc tÊm thÎ ®· ®îc hÖ thèng ho¸, th× d¸nh sè ký hiÖu chÝnh thøc ®Ó cè ®Þnh hÖ thèng ph©n lo¹i qua bé thÎ. Cuèi cïng, c¨n cø vµo bé thÎ nµy, ®èi chiÕu víi sè t¹m thêi cña çc tÊm thÎ, t×m çc ®¬n vÞ b¶o qu¶n cã sè t¬ng øng vµ hÖ thèng ho¸ chóng theo hÖ thèng ph©n lo¹i míi vµ ®¸nh sè ký hiÖu chÝnh thøc. Khi toµn bé ®¬n vÞ b¶o qu¶n trong ph«ng ®· ®îc s¾p xÕp ®óng theo trËt cña bé thÎ th× c«ng t¸c hÖ thèng ho¸ còng hoµn thµnh. Ph¬ng ph¸p hÖ thèng ho¸ b»ng thÎ cã u ®iÓm lµ kh«ng ®ßi hái ph¶i cã nhiÒu diÖn tÝch khi ph©n nhãm çc ®¬n vÞ b¶o qu¶n, kh«ng lµm h háng tµi liÖu, tiÕt kiÖm ®îc thêi gian vµ Ýt ¶nh hëng ®Õn viÖc sö dông tµi liÖu trong qu¸ tr×nh hÖ thèng ho¸. Do vËy, nhiÒu ®îc ¸p dông khi hÖ thèng ho¸ nh÷ng ph«ng lu tr÷ cã khèi lîng tµi liÖu lín vµ néi dung phøc t¹p. Khi ¸p dông ph¬ng ph¸p hÖ thèng ho¸ trùc tiÕp th× çc ®¬n vÞ b¶o qu¶n trong ph«ng tríc hÕt ®îc ph©n thµnh çc nhãm c¬ b¶n råi tõ çc nhãm c¬ b¶n ®ã tiÕp tôc ph©n thµnh çc nhãm lín cho ®Õn nhãm nhá nhÊt theo ph¬ng ¸n ph©n lo¹i, sau ®ã s¾p xÕp trËt tù çc ®¬n vÞ b¶o qu¶n trong çc nhãm nhá nhÊt. Ph¬ng ph¸p hÖ thèng ho¸ nµy thêng mÊt nhiÒu thêi gian, kh«ng gian sö dông ®Ó hÖ thèng ho¸ còng ph¶i t¬ng ®èi réng. MÆt kh¸c, cã thÓ g©y trë ng¹i Ýt nhiÒu cho viÖc sö dông tµi liÖu trong thêi gian hÖ thèng ho¸. Bëi vËy so víi ph¬ng ph¸p hÖ thèng ho¸ b»ng thÎ th× ph¬ng ph¸p hÖ thèng ho¸ trùc tiÕp cã nh÷ng h¹n chÕ nhÊt ®Þnh. 2. Ph©n lo¹i tµi liÖu ph«ng lu tr÷ ç nh©n a. §Æc ®iÓm. Còng gièng nh ph©n lo¹i tµi liÖu ph«ng lu tr÷ c¬ quan, khi ph©n lo¹i tµi liÖu ph«ng lu tr÷ ç nh©n ®Òu ph¶i tiÕn hµnh çc c«ng viÖc nh nghiªn cøu lÞch sö ngêi h×nh thµnh ph«ng vµ lÞch sö ph«ng, x©y dùng ph¬ng ¸n ph©n lo¹i, hÖ thèng ho¸ tµi liÖu. Tuy nhiªn, do ph«ng lu tr÷ ç nh©n thêng bao gåm rÊt nhiÒu lo¹i tµi liÖu kh¸c nhau, nh tµi liÖu vÒ tiÓu sö, th tõ trao ®æi, b¶n th¶o chÐp tay, tµi liÖu vÒ ho¹t ®éng chÝnh trÞ, x· héi, khoa häc, s¸ng t¸c v¨n häc, tranh ¶nh, tµi liÖu cña ngêi kh¸c nãi vÒ ngêi h×nh thµnh ph«ng khi ngêi ®ã cßn sèng vµ sau khi ®· qua ®êi..., nªn kh«ng thÓ chän mét ®Æc trng chung ®Ó ph©n tµi liÖu trong ph«ng thµnh çc nhãm c¬ b¶n, mµ cïng mét lóc cã thÓ vËn dông nhiÒu ®Æc trng kh¸c nhau ®Ó ph©n nhãm, nh çc ®Æc trng sù vËt, chuyªn ®Ò, t¸c gi¶, tµi liÖu, thêi gian, ngµnh ho¹t ®éng. MÆt kh¸c, c«ng t¸c x©y dùng mét ph«ng lu tr÷ ç nh©n còng kh¸c víi c«ng t¸c x©y dùng mét b¶o tµng hay mét nhµ lu niÖm vÒ ngêi ®ã. Ngêi ta cã 52 thÓ ®Ó nguyªn th viÖn cña ç nh©n trong mét nhµ lu niÖm hay mét viÖn b¶o tµng danh nh©n, nhng kh«ng bao giê l¹i ®a tÊt c¶ s¸ch cña th viÖn ç nh©n vµo ph«ng lu tr÷ ç nh©n, mµ chØ ®a vµo nh÷ng s¸ch vµ tµi liÖu cã liªn quan hoÆc mang bót tÝch cña ngêi h×nh thµnh ph«ng. b. Ph¬ng ¸n ph©n lo¹i tµi liÖu ph«ng lu tr÷ ç nh©n Nh trªn ®· nªu, do tÝnh ®a d¹ng cña tµi liÖu trong ph«ng lu tr÷ ç nh©n, nªn viÖc ph©n chia çc nhãm c¬ b¶n cña ph¬ng ¸n ph¶i dùa theo çc ®Æc trng cña tµi liÖu trong ph«ng. MÆt kh¸c, cßn lÖ thuéc vµo ý nghÜa vµ møc ®é hoµn chØnh cña ph«ng lu tr÷ ®ã. §èi víi nh÷ng ph«ng lu tr÷ ç nh©n mµ tµi liÖu kh«ng hoµn chØnh, th× kh«ng cÇn thiÕt ph¶i x©y dùng mét ph¬ng ¸n ph©n lo¹i chi tiÕt. Thø tù tríc sau cña çc nhãm tµi liÖu c¬ b¶n trong ph«ng lu tr÷ ç nh©n thêng phô thuéc vµo tÝnh chÊt ho¹t ®éng cña ngêi h×nh thµnh ph«ng, thµnh phÇn, néi dung tµi liÖu trong ph«ng. Thø tù s¾p xÕp ®ã nh»m lµm næi bËt nh÷ng ho¹t ®éng chñ yÕu cña ngêi h×nh thµnh ph«ng. NÕu ngêi h×nh thµnh ph«ng lµ mét nhµ khoa häc th× çc nhãm c¬ b¶n ®îc s¾p xÕp theo thø tù sau: 1- Tµi liÖu vÒ tiÓu sö 2- Çc c«ng tr×nh nghiªn cøu khoa häc vµ tµi liÖu liªn quan 3- Tµi liÖu vÒ ho¹t ®éng x· héi 4- Th tõ trao ®æi 5- Nh÷ng bµi viÕt liªn quan ®Õn ngêi h×nh thµnh ph«ng. 6- Tµi liÖu t¹o h×nh .............. NÕu lµ mét nhµ v¨n, th× sau nhãm tµi liÖu vÒ tiÓu sö sÏ lµ nhãm tµi liÖu vÒ s¸ng t¸c (tiÓu thuyÕt, kÞch b¶n, kÞch ng¾n, bót ký...), tiÕp ®ã lµ nhãm sæ s¸ch ghi chÐp, råi ®Õn nhãm th tõ trao ®æi... NÕu ngêi h×nh thµnh ph«ng lµ mét nhµ ho¹t ®éng x· héi, th× tiÕp sau nhãm tµi liÖu tiÓu sö lµ nhãm tµi liÖu ho¹t ®éng x· héi, sau ®ã míi ®Õn çc nhãm kh¸c nh th tõ trao ®æi, çc bµi viÕt, b¸o ço liªn quan... Tµi liÖu vÒ tiÓu sö gåm cã giÊy khai sinh, chøng minh th, giÊy tê x¸c nhËn tr×nh ®é v¨n ho¸ vµ nghiÖp vô, v¨n b¶n quyÕt ®Þnh bæ nhiÖm, ®Ò b¹t, thuyªn chuyÓn c«ng t¸c, thÎ tham gia çc tæ chøc x· héi (thÎ ®¶ng, thÎ c«ng ®oµn...) hå s¬ lý lÞch ç nh©n v.v... Nh÷ng tµi liÖu h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña ngêi h×nh thµnh ph«ng ë çc c¬ quan, ®oµn thÓ, xÝ nghiÖp... trªn çc c¬ng vÞ kh¸c nhau, nh 53 giÊy tê trao ®æi, çc bµi nãi chuyÖn, b¶n th¶o çc v¨n b¶n do ngêi ®ã so¹n ®îc s¾p xÕp vµo lo¹i tµi liÖu ho¹t ®éng x· héi. Trong nhãm tµi liÖu vÒ s¸ng t¸c, gåm cã b¶n th¶o çc t¸c phÈm v¨n häc, nghÖ thuËt, çc c«ng tr×nh nghiªn cøu khoa häc... Nh×n chung, mçi ngêi h×nh thµnh ph«ng ®Òu cã nh÷ng ho¹t ®éng s«i næi. V× vËy, cÇn dùa vµo ®Æc ®iÓm cña tµi liÖu trong ph«ng vµ qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña ngêi h×nh thµnh ph«ng ®Ó x©y dùng ph¬ng ¸n ph©n lo¹i thÝch hîp cho tõng ph«ng cô thÓ. Sau khi ®· x¸c ®Þnh ®îc çc nhãm tµi liÖu c¬ b¶n cña ph¬ng ¸n ph©n lo¹i, l¹i sùa vµo çc ®Æc trng cña tµi liÖu trong tõng nhãm ®ã ®Ó ph©n thµnh çc nhãm lín, nhãm nhá. Tµi liÖu trong çc nhãm c¬ b¶n cã thÓ ph©n nhãm vµ s¾p xÕp theo tr×nh tù sau ®©y: Tµi liÖu vÒ tiÓu sö: §èi víi nhãm tµi liÖu nµy cã thÓ thia thµnh çc nhãm theo thø tù: Tµi liÖu vÒ ngµy sinh, chøng minh th, tµi liÖu vÒ quan hÖ gia ®×nh, tµi liÖu vÒ tr×nh ®é v¨n ho¸ vµ chuyªn m«n, çc giÊy tê, quyÕt ®Þnh vÒ c«ng t¸c... Tµi liÖu vÒ ho¹t ®éng x· héi: tµi liÖu vÒ ho¹t ®éng x· héi cña ngêi h×nh thµnh ph«ng ®îc xÕp theo tõng lo¹i c«ng t¸c. VÝ dô: trong ph«ng lu tr÷ cña nhµ ho¹t ®éng x· héi ®· tham gia nhiÒu lÜnh vùc c«ng t¸c cã thÓ ph©n nhãm vµ s¾p xÕp nh sau: - tµi liÖu vÒ ho¹t ®éng ë Uû ban trung ¬ng MÆt trËn Tæ quèc ViÖt Nam - Tµi liÖu vÒ ho¹t ®éng ë Héi nghÞ ViÖt - X« - Tµi liÖu vÒ ho¹t ®éng ë Uû ban Khoa häc x· héi NÕu tµi liÖu vÒ ho¹t ®éng x· héi kh«ng nhiÒu l¾m th× cã thÓ xÕp vµo nhãm tµi liÖu vÒ tiÓu sö. Tµi liÖu vÒ s¸ng t¸c. Tµi liÖu vÒ s¸ng t¸c cña çc nhµ khoa häc thêng ®îc s¾p xÕp theo chuyªn ®Ò. Trong ph¹m vi tõng chuyªn ®Ò, th× s¾p xÕp theo thø tù thêi gian viÕt ra çc t¸c phÈm ®ã. Nh÷ng tµi liÖu ph¶n ¸nh çc giai ®o¹n kh¸c nhau cña qu¸ tr×nh h×nh thµnh b¶n th¶o cuèi cïng cña mét t¸c phÈm ®Òu ®îc s¾p xÕp theo t¸c phÈm. Ngoµi ra, cã thÓ s¾p xÕp çc b¶n th¶o theo çc thÓ tµi t¸c phÈm, nh s¸ch chuyªn kh¶o, çc bµi b¸o, çc tµi liÖu c«ng bè... §èi víi çc nhµ v¨n th× çc b¶n th¶o thêng ®îc ph©n lo¹i theo thÓ tµi v¨n häc, nh th¬, tiÓu thuyÕt phª b×nh, tiÓu luËn... CÇn c¨n cø vµo ý nghÜa cña mçi nhãm ®èi víi ngêi h×nh thµnh ph«ng ®Ó quy ®Þnh thø tù s¾p xÕp çc 54 nhãm. Ch¼ng h¹n, nÕu lµ mét nhµ viÕt tiÓu thuyÕt th× nhãm ®îc s¾p xÕp tríc tiªn lµ tiÓu thuyÕt, sau ®ã lµ çc lo¹i kh¸c nh kÞch b¶n, tiÓu luËn, th¬. Nhng nÕu lµ nµh phª b×nh v¨n häc th× nhãm tµi liÖu vÒ phª b×nh v¨n häc ph¶i ®îc xÕp lªn tríc. Trong ph¹m vi mçi nhãm, tµi liÖu cã thÓ s¾p xÕp theo tr×nh tù thêi gian. Trong ph«ng lu tr÷ cña çc nhµ ho¹ sÜ, nghÖ sÜ nhiÕp ¶nh th× tµi liÖu s¸ng t¸c ch lµ tµi liÖu t¹o h×nh. Nhãm tµi liÖu nµy cã thÓ ph©n thµnh çc nhãm nhá theo tµi liÖu s¸ng t¸c nh ch©n dung, tranh phong c¶nh, tranh minh ho¹, tranh hµi híc... Tµi liÖu trong mçi nhãm cã thÓ s¾p xÕp theo tr×nh tù thêi gian. 3. Ph©n lo¹i tµi liÖu ph«ng lu tr÷ liªn hîp Trong ph«ng lu tr÷ liªn hîp, ®¬n vÞ ph©n lo¹i vÉn lµ ph«ng lu tr÷: cã nghÜa lµ mÆc dï liªn kÕt çc ph«ng l¹i víi nhau, nhng tµi liÖu vÉn ®îc tæ chøc theo ph«ng, ®¶m b¶o nguyªn t¾c kh«ng ph©n t¸n ph«ng lu tr÷. Do vËy, khi ph©n lo¹i tµi liÖu ph«ng lu tr÷ liªn hîp, ph¶i lÇn lît ph©n lo¹i tµi liÖu cña tõng ph«ng. ViÖc chän ph¬ng ¸n ph©n lo¹i cña tõng ph«ng lu tr÷ tuú thuéc vµo ®Æc ®iÓm cña ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng, thµnh phÇn, néi dung vµ khèi lîng tµi liÖu trong ph«ng ®ã. NÕu çc ph«ng cña ph«ng lu tr÷ liªn hîp thuéc cïng mét d¹ng, th× cã thÓ chän ®Æc trng ph©n lo¹i thèng nhÊt ®Ó lµm c¨n cø ph©n lo¹i tµi liÖu cho tÊt c¶ çc ph«ng. Nhng nÕu kh¸c nhau, th× mçi ph«ng sÏ ¸p dông mét ph¬ng ¸n ph©n lo¹i riªng. TrËt tù s¾p xÕp çc ph«ng trong ph«ng lu tr÷ liªn hîp tuú thuéc vµo ®Æc ®iÓm cña çc ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng, vµo nh÷ng ®Æc trng ®îc chän lµm c¨n cø ®Ó lËp ph«ng lu tr÷ liªn hîp ®ã, vµo mèi quan hÖ vµ sù lÖ thuéc lÉn nhau gi÷a çc ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng (theo ý nghÜa cña ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng, theo thêi gian thµnh lËp vµ ho¹t ®éng, theo vÇn ch÷ çi...). Sau khi tµi liÖu trong ph«ng lu tr÷ liªn hîp d· ®îc hÖ thèng ho¸, c«ng viÖc tiÕp theo lµ d¸nh so s¸nh ký hiÖu, ®¬n vÞ b¶o qu¶n, lµm môc lôc thèng kª vµ s¾p xÕp tµi liÖu lªn gi¸. 4. Ph©n lo¹i çc su tËp tµi liÖu lu tr÷ Çc su tËp tµi liÖu lu tr÷ thêng ®îc ph©n lo¹i theo ®Æc trng ®Ò môc hoÆc vÊn ®Ò. Çc ®Ò môc cña ph¬ng ¸n ph©n lo¹i çc su tËp tµi liÖu lu tr÷ ®îc x©y dùng c¨n cø vµo néi dung cña çc su tËp vµ theo yªu cÇu nghiªn cøu, sö dông chóng. VÝ dô, su tËp nh÷ng tµi liÖu vÒ phong trµo X«-viÕt NghÖ TÜnh n¨m 1930 - 1931 cã thÓ ®îc ph©n lo¹i nh sau: 1- Tµi liÖu vÒ vÊn ®Ò chÝnh quyÒn 55 2- Tµi liÖu vÒ tù vÖ ®á 3- Tµi liÖu vÒ liªn minh c«ng n«ng 4- Tµi liÖu vÒ ruéng ®Êt 5- Tµi liÖu vÒ ho¹t ®éng ñng hé phong trµo X«-viÕt NghÖ TÜnh cña çc ®Þa ph¬ng trong níc. Trong ph¹m vi mçi nhãm trªn, cã thÓ ph©n thµnh çc nhãm nhá h¬n theo tõng vÊn ®Ò cô thÓ. Trong nhãm tµi liÖu vÒ chÝnh quyÒn, cã thÓ ph©n thµnh çc nhãm nhá h¬n: a) VÊn ®Ò giµnh chÝnh quyÒn b»ng b¹o lùc. b) Ho¹t ®éng cña chÝnh quyÒn X«-viÕt. c) Tµi liÖu cã liªn quan ®Õn viÖc chØ ®¹o cña chÝnh quyÒn X«-viÕt çc ®Þa ph¬ng. Ph¬ng ¸n ph©n lo¹i çc su tËp tµi liÖu lu tr÷ lµ c¬ së ®Ó ph©n nhãm vµ s¾p xÕp tµi liÖu trong tõng su tËp vµ còng lµ c¬ së ®Ó thu thËp thªm nh÷ng tµi liÖu kh¸c cã liªn quan, lµm cho su tËp ®ã ngµy cµng hoµn chØnh h¬n. V. kÕt hîp c«ng t¸c ph©n lo¹i víi çc nghiÖp vô lu tr÷ kh¸c ®Ó chØnh lý khoa häc kü thuËt tµi liÖu ChØnh lý khoa häc kü thuËt tµi liÖu lµ mét biÖn ph¸p kÕt hîp nhiÒu nghiÖp vô cña c«ng t¸c lu tr÷ (nh lËp hå s¬, ph©n lo¹i, x¸c ®Þnh gi¸ trÞ, thèng kª tµi liÖu...) ®Ó tæ chøc khoa häc tµi liÖu cña mét ph«ng lu tr÷. C«ng t¸c chØnh lý khoa häc kü thuËt tµi liÖu ®îc tiÕn hµnh ®èi víi nh÷ng ph«ng lu tr÷ cha ®îc lËp hå s¬, ph©n lo¹i, x¸c ®Þnh gi¸ trÞ hîp lý hoÆc cßn trong t×nh tr¹ng lén xén. §©y lµ mét c«ng t¸c rÊt cÇn thiÕt vµ quan träng ®èi víi çc phßng, kho lu tr÷ níc ta hiÖn nay. V× nh×n chung, tµi liÖu tõ v¨n th nép vµo lu tr÷ c¬ quan phÇn lín cha ®îc lËp hå s¬ hoÆc lËp cha ®¹t yªu cÇu cña lu tr÷. C«ng t¸c nµy võa mang tÝnh chÊt khoa häc, l¹i võa ®ßi hái ph¶i cã kü thuËt (nh ®ãng hå s¬, tr×nh bµy b×a hå s¬) nªn ®îc gäi lµ chØnh lý khoa häc kü thuËt. Tuú theo t×nh h×nh tµi liÖu cña tõng ph«ng lu tr÷ mµ x¸c ®Þnh néi dung vµ çc bíc tiÕn hµnh chØnhlý. Trong thùc tÕ, thêng chia lµm hai lo¹i ph«ng lu tr÷ ®Ó chØnh lý: Ph«ng lu tr÷ ®· ®îc lËp hå s¬ ë v¨n th vµ ph«ng lu tr÷ tµi liÖu cßn rêi lÎ, cha ®îc lËp hå s¬. §èi víi ph«ng lu tr÷ ®· ®îc lËp hå s¬ ë v¨n th th× c«ng t¸c chØnh lý bao gåm nh÷ng c«ng viÖc chñ yÕu sau ®©y: - Nghiªn cøu vµ biªn so¹n lÞch sö ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng vµ lÞch sö ph«ng. 56 - X¸c ®Þnh giíi h¹n ph«ng lu tr÷ - X©y dùng ph¬ng ¸n ph©n lo¹i - KiÓm tra, ®iÒu chØnh nh÷ng hå s¬ cha hîp lý, x¸c ®Þnh gi¸ trÞ cha chÝnh x¸c, ph¸t hiÖn tµi liÖu cßn thiÕu ®Ó bæ sung. - Hoµn chØnh c«ng t¸c biªn môc - HÖ thèng ho¸ tµi liÖu theo ph¬ng ¸n ph©n lo¹i - LËp môc lôc hå s¬ - §a hå s¬ vµo çc cÆp, hép, lµm nh·n vµ s¾p xÕp lªn gi¸. Khi chØnh lý khoa häc kü thuËt tµi liÖu nh÷ng ph«ng lu tr÷ cha lËp hå s¬, cÇn tiÕn hµnh nh÷ng viÖc chñ yÕu sau ®©y: - Nghiªn cøu vµ biªn soanh lÞch sö ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng vµ lÞch sö ph«ng. - X¸c ®Þnh giíi h¹n ph«ng lu tr÷. - LËp hå s¬ - X©y dùng ph¬ng ¸n ph©n lo¹i - HÖ thèng ho¸ tµi liÖu theo ph¬ng ¸n ph©n lo¹i - LËp môc lôc hå s¬ - §a tµi liÖu vµo cÆp, hép vµ s¾p xÕp lªn gi¸. ChØnh lý khoa häc kü thuËt tµi liÖu trong trêng hîp nµy th× lËp hå s¬ lµ néi dung quan träng vµ mÊt nhiÒu thêi gian nhÊt. C«ng t¸c lËp hå s¬ ë ®©y vÒ néi dung vµ ph¬ng ph¸p còng gièng nh lËp hå s¬ ë v¨n th, nhng ®ßi hái ®¶m b¶o chÊt lîng, kh©u biªn môc ph¶i ®îc lµm hoµn chØnh ®èi víi tµi liÖu cã thêi h¹n b¶o qu¶n vÜnh viÔn vµ l©u dµi. C«ng t¸c x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu ®îc kÕt hîp chÆt chÏ trong qu¸ tr×nh nµy. CÇn nhÊn m¹nh r»ng, trong chØnh lý nh÷ng ph«ng tµi liÖu cßn rêi lÎ, kh«ng thÓ x©y dùng ph¬ng ¸n ph©n lo¹i tµi liÖu cña ph«ng ®ã tríc khi lËp hå s¬. Bëi v× hå s¬ (®¬n vÞ b¶o qu¶n) lµ ®¬n vÞ ph©n lo¹i nhá nhÊt cña ph«ng lu tr÷, lµ tÕ bµo cÊu thµnh çc nhãm tµi liÖu cña ph¬ng ¸n. Cho nªn, mét ph¬ng ¸n ph©n lo¹i tµi liÖu chi tiÕt vµ chÝnh x¸c chØ cã thÓ ®îc x©y dùng trªn c¬ së tµi liÖu trong ph«ng lu tr÷ ®ã ®· ®îc lËp thµnh hå s¬. Khi chØnh lý khoa häc kü thuËt tµi liÖu mét ph«ng lu tr÷ cô thÓ, lËp môc lôc hå s¬ lµ mét cong viÖc kh«ng thÓ thiÕu nh»m thèng kª tµi liÖu vµ cè ®Þnh trËt tù tµi liÖu ®· s¾p xÕp. §ång thêi lËp môc lôc hå s¬ còng tøc lµ x©y dùng c«ng cô tra t×m c¬ b¶n tµi liÖu trong ph«ng. 57 Th«ng thêng, ®Ó c«ng t¸c chØnh lý khoa häc kü thuËt ®¹t kÕt qu¶ tèt, tríc khi tiÕn hµnh, cÇn x©y dùng kÕ ho¹ch chØnh lý. Trong b¶n kÕ ho¹ch nµy, ph¶i tr×nh bµy râ môc ®Ých, yªu cÇu chØnh lý, néi dung, ph¬ng ph¸p, biÖn ph¸p, bè trÝ nh©n lùc vµ thêi gian tiÕn hµnh çc mÆt c«ng t¸c (nh lËp hå s¬, x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu, x©y dùng ph¬ng ph¸p ph©n lo¹i, hÖ thèng ho¸ tµi liÖu...). §èi víi nh÷ng ph«ng cã khèi lîng tµi liÖu lín vµ phøc t¹p, cã thÓ lµm çc b¶n híng dÉn riªng vÒ lËp hå s¬, x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu vµ bæ sung tµi liÖu cßn thiÕu. KÕ ho¹ch chØnh lý, cÇn ®a ra trao ®æi, th¶o luËn vµ qu¸n triÖt trong çc çn bé tham gia chØnh lý tµi liÖu cña ph«ng ®ã. Trong chØnh lý khoa häc kü thuËt tµi liÖu, viÖc n¾m v÷ng lÞch sö ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng vµ lÞch sö ph«ng cã ý nghÜa rÊt lín. ChØ trªn c¬ së n¾m hiÓu ®Çy ®ñ vµ chÝnh x¸c lÞch sö ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng vµ lÞch sö ph«ng, míi cã thÓ ph©n ph«ng, x©y dùng ph¬ng ¸n ph©n lo¹i, x¸c ®Þnh gi¸ trÞ vµ lËp hå s¬ tµi liÖu trong ph«ng ®îc chÝnh x¸c. Tãm l¹i, trong chØnh lý khoa häc kü thuËt tµi liÖu çc ph«ng lu tr÷, ph©n lo¹i tµi liÖu cã vai trß rÊt quan träng. MÆt kh¸c, trong c«ng t¸c lu tr÷ cña níc ta hiÖn nay, khi viÖc lËp hå s¬ vµ x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu cha ®îc lµm tèt ë kh©u v¨n th, th× ë çc phßng, kho lu tr÷, c«ng t¸c ph©n lo¹i tµi liÖu thêng ®îc thùc hiÖn th«ng qua biÖn ph¸p chØnh lý khoa häc kü thuËt tµi liÖu. Çc Gi¸m ®èc qua çc thêi kú: 1. §/c TrÇn Tèng 2. §/c Lª H¶i An 3. §/c Vâ Quang Trinh 4. §/c Lª Xu©n Tïng 5. §/c Lª Quang Vinh 6. §/c Th¸i V¨n Lan 7. §/c §ç Nguyªn Ph¬ng 8. §/c TrÇn Ngäc Hiªn 9. §/c NguyÔn V¨n S¸u 10. §/c T« Huy Røa 11. §/c Lª H÷u NghÜa 12. §/c Vò §×nh HoÌ 13. §/c NguyÔn §¨ng Thµnh 14. §/c Tr¬ng ThÞ Th«ng Çc ®ång chÝ l·nh ®¹o ViÖn Nghiªn cøu chñ nghÜa M¸c - Lªnin 1. §/c NguyÔn VÞnh - ViÖn trëng 58 2. §/c Hång Long 3. §/c NguyÔn Thµnh Lª 4. §/c NguyÔn V¨n Phïng 5. §/c Bïi §øc KÕ ViÖn Nghiªn cøu chñ nghÜa M¸c - Lªnin vµ t tëng Hå ChÝ Minh 1. §/c §Æng Xu©n Kú 2. §/c TrÇn Nh©m 3. §/c Vò H÷u Ngo¹n 4. §/c §µo Duy Qu¸t Çc ®ång chÝ Gi¸m ®èc çc trêng tríc s¸p nhËp vµo Häc viÖn 1. §/c Phan Thîng HiÒn - Trêng K 1979 2. §/c Vò TÊn - Trêng NguyÔn ¸i Quèc ®Æc biÖt 3. §/c Hå SÜ T¬ng - Trêng NguyÔn ¸i Quèc X 59 PhÇn I KÕt qu¶ nghiªn cøu kh¶o s¸t t×nh h×nh c«ng t¸c v¨n th - qu¶n trÞ v¨n phßng vµ c«ng t¸c lu tr÷ I. C«ng t¸c v¨n th - qu¶n trÞ v¨n phßng Häc viÖn ChÝnh trÞ quèc gia Hå ChÝ Minh I.1. Chøc n¨ng, nhiÖm vô quyÒn h¹n tæ chøc bé m¸y cña Häc viÖn ChÝnh trÞ quèc gia Hå ChÝ Minh C¨n cø vµo ®iÒu lÖ §¶ng, c¨n cø quy chÕ lµm viÖc cña Ban ChÊp hµnh Trung ¬ng kho¸ VIII; nh»m ®¸p øng yªu cÇu ®µo t¹o, båi dìng çn bé vµ nghiªn cøu khoa häc lý luËn chÝnh trÞ trong giai ®o¹n míi. Bé ChÝnh trÞ quyÕt ®Þnh chøc n¨ng, nhiÖm vô cña Häc viÖn nh sau: Häc viÖn ChÝnh trÞ quèc gia Hå ChÝ Minh trùc thuéc Ban chÊp hµnh Trung ¬ng §¶ng vµ ChÝnh phñ, díi sù chØ ®¹o trùc tiÕp cña Bé ChÝnh trÞ, lµ Trung t©m ®µo t¹o, båi dìng çn bé l·nh ®¹o, çn bé qu¶n lý cao cÊp, chñ chèt, çn bé khoa häc lý luËn chÝnh trÞ cña §¶ng, Nhµ níc vµ çc ®oµn thÓ chÝnh trÞ - x· héi, lµ Trung t©m quèc gia nghiªn cøu khoa häc lý luËn M¸c Lªnin vµ t tëng Hå ChÝ Minh, nghiªn cøu ®êng lèi, chÝnh s¸ch cña §¶ng, Nhµ níc, nghiªn cøu vÒ khoa häc chÝnh trÞ, nh»m n©ng cao chÊt lîng ®µo t¹o çn bé, ®ång thêi gãp phÇn vµo ph¸t triÓn lý luËn, tæng kÕt thùc tiÔn, cung cÊp c¬ së khoa häc cho viÖc ho¹ch ®Þnh ®êng lèi, chÝnh s¸ch cña §¶ng vµ Nhµ níc. VÒ ®µo t¹o, båi dìng çn bé: a) §µo t¹o, båi dìng çn bé l·nh ®¹o, qu¶n lý chñ chèt trung cao cÊp cña §¶ng, Nhµ níc vµ çc ®oµn thÓ chÝnh trÞ - x· héi vÒ chñ nghÜa M¸c Lªnin, t tëng Hå ChÝ Minh, vÒ ®êng lèi chÝnh s¸ch cña §¶ng vµ Nhµ níc, vÒ khoa häc chÝnh trÞ vµ l·nh ®¹o chÝnh trÞ. b) §µo t¹o, båi dìng çn bé khoa häc lý luËn chÝnh trÞ cã tr×nh ®é ®¹i häc, sau ®¹i häc (th¹c sÜ, tiÕn sÜ, phã gi¸o s, gi¸o s), nh»m cung cÊp çn bé nghiªn cøu chñ chèt cho çc c¬ quan l·nh ®¹o vµ çc viÖn nghiªn cøu khoa häc x· héi; ®éi ngò gi¶ng viªn lý luËn chÝnh trÞ cho çc trêng ®¹i häc, cao ®¼ng, çc trêng chÝnh trÞ tØnh, thµnh phè trùc thuéc Trung ¬ng, çc trêng båi dìng çn bé qu¶n lý cña çc bé, ngµnh vµ ®oµn thÓ. c) §µo t¹o vµ båi dìng ë bËc ®¹i häc, bËc sau ®¹i häc nh÷ng çn bé chñ chèt trªn lÜnh vùc b¸o chÝ, xuÊt b¶n, tuyªn truyÒn. d) Båi dìng chuyªn ngµnh cho çn bé chñ chèt lµm c«ng t¸c t tëng, tæ chøc, kiÓm tra, d©n vËn, v¨n phßng, ®èi ngo¹i cña §¶ng. 60 ®) §µo t¹o, båi dìng çn bé l·nh ®¹o, qu¶n lý vµ çn bé lý luËn cho mét sè níc b¹n, §¶ng b¹n. n) Cã quan hÖ ngo¹i giao ®èi t¸c kinh tÕ chÝnh trÞ níc ngoµi, t×m hiÓu tham quan thùc tÕ kinh nghiÖm ph¸t triÓn kinh tÕ níc ngoµi ®em vÒ ViÖt Nam x©y dùng kinh tÕ ®i lªn, kinh tÕ gia ®×nh, kinh tÕ x· héi cho c¶ níc. Nghiªn cøu lý luËn M¸c - Lªnin vµ t tëng Hå ChÝ Minh, quan ®iÓm ®êng lèi cña §¶ng; lÞch sö, lý luËn vµ thùc tiÔn phong trµo çch m¹ng ViÖt Nam; nghiªn cøu phong trµo çch m¹ng thÕ giíi vµ çc quan hÖ quèc tÕ; nghiªn cøu chÝnh trÞ häc nãi chung. 3) Chñ tr× phèi hîp víi Häc viÖn Hµnh chÝnh quèc gia nghiªn cøu, híng dÉn ch¬ng tr×nh, néi dung, ph¬ng ph¸p gi¶ng d¹y, häc tËp vµ nghiªn cøu khoa häc cho çc trêng chÝnh trÞ cña çc tØnh, thµnh phè trùc thuéc Trung ¬ng. 4) Chñ tr× phèi hîp víi Ban T tëng - V¨n ho¸ Trung ¬ng, Ban Khoa gi¸o Trung ¬ng, Bé Gi¸o dôc vµ §µo t¹o vµ víi héi ®ång lý luËn Trung ¬ng, chØ ®¹o tæ chøc biªn so¹n gi¸o tr×nh, ®æi míi néi dung ch¬ng tr×nh häc tËp vÒ çc bé m«n khoa häc M¸c - Lªnin vµ t tëng Hå ChÝ Minh trong hÖ thèng çc trêng ®¹i häc, cao ®¼ng. 5) Híng dÉn nghiªn cøu vµ biªn so¹n lÞch sö §¶ng ë çc ®Þa ph¬ng vµ çc bé, ban, ngµnh Trung ¬ng. 6) Më réng quan hÖ hîp t¸c quèc tÕ trong ®µo t¹o, nghiªn cøu khoa häc víi çc níc, çc §¶ng Céng s¶n vµ phong trµo çch m¹ng, çc ®¶ng çnh t¶ trªn thÕ giíi. 7) Tæ chøc nghiªn cøu tæng kÕt vµ th«ng tin nh÷ng vÊn ®Ò lý luËn, thùc tiÔn trong níc vµ quèc tÕ, nh÷ng kÕt qu¶ nghiªn cøu, ®µo t¹o, båi dìng çn bé. Tæ chøc bé m¸y gåm cã 33 ®¬n vÞ, cã 4 Ph©n viÖn Hµ Néi, Ph©n viÖn B¸o chÝ vµ Tuyªn truyÒn, Ph©n viÖn Thµnh phè Hå ChÝ Minh, Ph©n viÖn §µ N½ng, riªng Trung t©m Häcv iÖn ®Æt ë Hµ Néi gåm cã nh÷ng ®¬n vÞ sau: 1. ViÖn X©y dùng §¶ng 2. ViÖn LÞch sö §¶ng 3. ViÖn Chñ nghÜa x· héi khoa häc 4. ViÖn Kinh ®iÓn M¸c xÝt 5. ViÖn Khoa häc chÝnh trÞ 6. ViÖn Quan hÖ quèc tÕ 7. ViÖn Th«ng tin khoa häc 61 8. ViÖn T tëng Hå ChÝ Minh 9. Khoa TriÕt häc 10.Khoa Kinh tÕ chÝnh trÞ 11. Khoa Kinh tÕ ph¸t triÓn 12.Khoa Qu¶n lý kinh tÕ 13.Khoa Nhµ níc - Ph¸p luËt 14.Khoa V¨n ho¸ x· héi chñ nghÜa 15.Khoa t©m lý x· héi 16.Trung t©m Nghiªn cøu quyÒn con ngêi 17.Trung t©m nghiªn cøu tÝn ngìng vµ t«n gi¸o 18.Bé m«n Ngo¹i ng÷ 19.Bé m«n X· héi häc 20.Bé m«n tin häc 21.T¹p chÝ Th«ng tin lý luËn 22.T¹p chÝ Nghiªn cøu lý luËn 23.Vô Tæ chøc - Çn bé 24.Vô Qu¶n lý khoa häc 25.Vô Qu¶n lý ®µo t¹o 26.Vô Qu¶n lý ®µo t¹o sau ®¹i häc 27.Vô çc trêng chÝnh trÞ tØnh 28.Vô Hîp t¸c quèc tÕ 29.Vô KÕ ho¹ch tµi vô 30.Côc qu¶n trÞ 31.Ban Thanh tra gi¸o dôc 32.V¨n phßng Häc viÖn 33.V¨n phßng §¶ng - §oµn I.2. Chøc n¨ng, nhiÖm vô cña v¨n phßng Häc viÖn 1.2. V¨n phßng lµ n¬i thêng xuyªn nhËn ®îc çc th«ng tin ®a chiÒu tõ cÊp díi göi lªn, tõ cÊp trªn göi xuèng vµ tõ çc c¬ quan kh¸c göi ®Õn v¨n phßng lµ n¬i xö lý çc th«ng tin vµ còng lµ n¬i giao tiÕp c«ng viÖc gi÷a c¬ quan nµy víi c¬ quan kh¸c. V¨n phßng cã hai chøc n¨ng chÝnh lµ chøc n¨ng hËu cÇn vµ chøc n¨ng tham mu, tæng hîp, qu¶n lý hµnh chÝnh. §©y lµ mét chøc n¨ng cùc kú quan träng cña v¨n phßng v× v¨n phßng lµ n¬i xö lý çc th«ng tin nªn ta ph¶i tæng hîp tèt tÊt c¶ çc th«ng tin ®ã ®Ó t×m ra nh÷ng th«ng tin thËt nhÊt, ®óng nhÊt. 62 Gióp cho cÊp trªn xö lý çc chÝnh s¸ch ®ã ®¹t hiÖu qu¶ tèt. Lu tr÷ tµi liÖu ®Ó gióp cho viÖc xö lý th«ng tin mét çch chÝnh x¸c. 2.2. NhiÖm vô, quyÒn h¹n V¨n phßng Häc viÖn ChÝnh trÞ quèc gia Hå ChÝ Minh cã nhiÖm vô vµ quyÒn h¹n sau: Tæng hîp vµ xö lý tin hµng ngµy vÒ t×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch c«ng t¸c hµng th¸ng, 6 th¸ng, 1 n¨m cña Trung t©m Häc viÖn, lªn kÕ ho¹ch c«ng t¸c tuÇn cho Gi¸m ®èc, ra çc néi dung th«ng b¸o häp Gi¸m ®èc thêng kú, tæ chøc çc cuéc häp cho Gi¸m ®èc vµ toµn Häc viÖn. V¨n phßng lµm nhiÖm vô thu thËp tæng hîp b¸o ço cña çc ®¬n vÞ ®Ó b¸o ço lªn cÊp trªn. Bªn c¹nh ®ã cßn lµm vÒ c«ng t¸c theo dâi thi ®ua khen thëng hµng n¨m. V¨n phßng lµm nhiÖm vô thu thËp th«ng tin kÞp thêi, chÝnh x¸c gióp cho thñ trëng thÈm ®Þnh çc ®Ò ¸n cña cÊp díi tr×nh lªn, ®Ò xuÊt nh÷ng gi¶i ph¸p gióp cho thñ trëng c¬ quan lùa chän quyÕt ®Þnh phèi hîp víi çc ®¬n vÞ trong toµn Häc viÖn phæ biÕn híng dÉn vÒ nghiÖp vô c«ng t¸c v¨n th lu tr÷, c«ng t¸c so¹n th¶o v¨n b¶n vµ lËp hå s¬ hiÖn hµnh tæ chøc c«ng t¸c v¨n phßng theo ®óng nguyªn t¾c, quy ®Þnh cña Nhµ níc. ChÞu tr¸ch nhiÖm trùc tiÕp phèi hîp víi çc ®¬n vÞ chøc n¨ng cã liªn quan chuÈn bÞ néi dung ch¬ng tr×nh cho çc cuéc häp thêng kú, bÊt thêng cña Gi¸m ®èc hoÆc çc cuéc häp chuyªn ®Ò, Héi th¶o cña çc ®¬n vÞ. X©y dùng ®éi ngò chuyªn viªn cã ®ñ n¨ng lùc vµ phÈm chÊt lµm c«ng t¸c chuyªn m«n mµ m×nh ®îc ®¶m nhËn, ®iÒu hµnh tèt ®éi ngò çn bé c«ng chøc, viªn chøc vµ nh©n viªn lµm phôc vô trong khèi v¨n phßng. qu¶n lý c«ng t¸c v¨n th - lu tr÷ hiÖn hµnh theo ®óng quy ®Þnh cña Nhµ níc. V¨n phßng lµ mét ®¬n vÞ trùc thuéc Gi¸m ®èc, ch÷ ký cña ch¸nh v¨n phßng ®îc phÐp ®ãng dÊu, v¨n phßng cßn lµm ®¨ng ký vµ kh¾c dÊu vµ ch÷ ký cña ngêi çn bé cã thÈm quyÒn ký. Ch¸nh v¨n phßng Häc viÖn ®îc thõa lÖnh cña Gi¸m ®èc Häc viÖn ký çc v¨n b¶n nh: Th«ng b¸o, c«ng v¨n, lÞch lµm viÖc, giÊy mêi Héi nghÞ, giÊy giíi thiÖu cö çn bé ®i c«ng t¸c trong vµ ngoµi tØnh, sao lôc çc v¨n b¶n cña ChÝnh phñ, Ban ChÊp hµnh Trung ¬ng... V¨n phßng cßn lµm nhiÖm vô tæ chøc c«ng t¸c v¨n th qu¶n lý nh÷ng v¨n b¶n c¬ quan vµ nh÷ng v¨n b¶n bªn ngoµi (c«ng v¨n ®i, ®Õn) gióp cho thñ trëng c¬ quan theo dâi gi¶i quyÕt çc v¨n b¶n kÞp thêi, chËm trÔ lµm ¶nh hëng 63 ®Õn quyÒn lîi cña çn bé c«ng. Ngoµi ra cßn lµm c«ng t¸c lu tr÷ hiÖn hµnh cña c¬ quan vµ gióp cho thñ trëng kiÓm tra vÒ mÆt ph¸p chÕ çc v¨n b¶n so¹n theo do Häc viÖn göi ®i. (S¬ ®å 1a Tæ chøc bé m¸y cña Häc viÖn, 1b v¨n phßng). I.3. Çch bè trÝ n¬i lµm viÖc, tæ chøc lao ®éng vµ trang thiÕt bÞ cña v¨n phßng c¬ quan - M« h×nh tæ chøc v¨n phßng c¬ quan; v¨n phßng c¬ quan ®îc bè trÝ theo kiÓu v¨n phßng kiÓu cò, t¸ch tõng phßng riªng bè trÝ khÐp kÝn chia thµnh nh÷ng c¨n phßng nhá cöa khÐp kÝn, hiÖu qu¶ cña v¨n phßng bè trÝ theo kiÓu cò tèn kÐm diÖn tÝch, h¹n chÕ cho ngêi qu¶n trÞ v¨n phßng kh«ng theo dâi vµ kiÓm so¸t ®îc çn bé nh©n viªn, kh«ng t¹o ®iÒu kiÖn gÇn gòi gi÷a thñ trëng vµ çn bé. Nhng thuËn tiÖn cho viÖc khi cã c«ng viÖc vÒ nh©n sù th× kh«ng g©y ¶nh hëng sang çc phßng bªn c¹nh vµ kh«ng g©y ¶nh hëng ®Õn c«ng viÖc kh¸c. - V¨n phßng ®· ®îc ®Æt ë n¬i cæng chÝnh ra vµo thuËn tiÖn, dÔ t×m, gÇn ®êng giao th«ng ®i l¹i, rÊt thuËn tiÖn cho viÖc giao dÞch khi tæ chøc çc cuéc héi häp cã chç ®Ó çc ph¬ng tiÖn nh xe ®¹p, xe m¸y vµ xe « t«, v¨n phßng ®îc ®Æt gÇn n¬i b¶o vÖ cña c¬ quan ®¶m b¶o an toµn vµ b¶o mËt tµi liÖu. (S¬ ®å 2a n¬i lµm viÖc cña Häc viÖn vµ V¨n phßng Häc viÖn). Tæ chøc lao ®éng trong v¨n phßng gåm cã çn bé l·nh ®¹o 1. 01 Ch¸nh v¨n phßng 2. 02 Phã v¨n phßng 3. 01 Trëng phßng thi ®ua ph¸p chÕ 4. 01 Trëng phßng Hµnh chÝnh 5. 01 Phã phßng hµnh chÝnh Trong phßng thi ®ua Ph¸p chÕ cã - Bé phËn v¨n phßng - Tæ ®¸nh m¸y - Tæ tiÕp kh¸ch - Tæ truyÒn thèng Trong phßng hµnh chÝnh cã: Tæ v¨n th, Tæ trùc m¸y. - S¾p xÕp chç ngåi vµ phßng lµm viÖc ®îc s¾p xÕp nh sau: TÇng 1 nhµ A2, Ch¸nh v¨n phßng ®îc xÕp 1 phßng riªng bªn c¹nh phßng chuyªn viªn vµ nh©n viªn lµm c«ng t¸c tæng hîp v¨n th trùc ®iÖn tho¹i, phßng tiÕp kh¸ch sè I. §èi diÖn ®ång chÝ Ch¸nh v¨n phßng víi ®/c lµ phßng 64 ®¸nh m¸y vi tÝnh bªn c¹nh phßng kh¸ch lµ phßng cña ®/c Phã v¨n phßng. TÇng 2 nhµ A2 bè trÝ 01 phã v¨n phßng, phßng thi ®ua ph¸p chÕ, phßng truyÒn thèng, trong phßng truyÒn thèng cã 02 phßng trng bµy truyÒn thèng qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña Hå Chñ TÞch. §èi diÖn víi tÇng 1 nhµ A2 lµ nhµ A1, phßng ®Çu tiªn tÇng I lµ phßng v¨n th, tiÕp theo ®ã lµ phßng cña trëng phã phßng hµnh chÝnh. §èi diÖn phßng trëng phã phßng lµ phßng trùc m¸y fax, ®iÖn tho¹i, in Ên, ®¸nh m¸y tµi liÖu. Bè trÝ n¬i lµm viÖc cña çc phßng ban trong v¨n phßng so víi ®iÒu kiÖn diÖn tÝch vµ mÆt b»ng cña Häc viÖn nh vËy lµ t¬ng ®èi hîp lý. Çc bé phËn vµ phßng ban lµm viÖc thêng xuyªn cã mèi liªn hÖ víi nhau th× ph¶i bè trÝ vÞ trÝ gÇn nhau: phßng tiÕp kh¸ch ®îc bè trÝ gÇn lèi ra vµo ®Õn liªn hÖ lµm viÖc. Çc phßng lµm viÖc ®îc bè trÝ quay mÆt vµo nhau kh«ng g©y ¶nh hëng cho çc phßng kh¸c. Trang bÞ ph¬ng tiÖn lµm viÖc cho 3 ®ång chÝ l·nh ®¹o cã bµn xa l«ng ®Öm mót ®Ó tiÕp kh¸ch, bµn lµm viÖc cã tñ ®ùng tµi liÖu. - Çc trang thiÕt bÞ phôc vô cho c«ng t¸c v¨n phßng, bé phËn c«ng t¸c v¨n phßng trang bÞ mçi chuyªn viªn cã 1 bµn lµm viÖc cò b»ng gç, ghÕ tùa ba nan vµ 01 tñ gç ®Ó ®ùng tµi liÖu cã hÖ thèng ®iÖn tho¹i giao dÞch. Phßng v¨n th ®îc trang bÞ bµn quÇy cã tÊm kÝnh ng¨n çch gi÷a v¨n th vµ ngêi ®Õn lÊy b¸o, tµi liÖu, c«ng v¨n giÊy tê, trong phßng ®· m¾c m¸y ®iÒu hoµ nhiÖt ®é, cã m¸y ®iÖn tho¹i. NhËn xÐt, nh×n chung trang bÞ ph¬ng tiÖn viÔn th«ng m¸y ®µm tho¹i ®Ó b¸o ço b»ng måm hoÆc lµ truyÒn nh÷ng th«ng tin ®i ®Õn mét çch nhanh chãng. Trang bÞ hÖ thèng m¸y vi tÝnh dïng ®Ó so¹n th¶o v¨n b¶n vµ lµm nhiÖm vô lu gi÷ th«ng tin çc tµi liÖu c«ng v¨n göi ®i hiÖn nay çc m¸y cña v¨n phßng ®Òu dïng hÖ ®iÒu hµnh MICROSOST vµ dïng hai ph©n mÒm Window 95 vµ Excel, trang bÞ m¸y ph« t« ®Ó in Ên tµi liÖu mét çch nhanh chãng vµ thuËn tiÖn. I.4. Tæ chøc vµ biªn chÕ cña v¨n th chuyªn tr¸ch Häc viÖn ®· tæ chøc mét ®¬n vÞ v¨n th chuyªn tr¸ch cña c¬ quan vµ kÕt hîp víi ®¬n vÞ lÎ ®Òu cã mét v¨n th ®¬n vÞ riªng. §©y lµ kÕt hîp m« h×nh gi÷a v¨n th tËp trung vµ v¨n th ph©n t¸n. - Nhãm v¨n th chuyªn tr¸ch biªn chÕ 3 ngêi, 1 ngêi chuyªn ®i lÊy b¸o vµ 2 ngêi ®îc biªn chÕ xö lý çc c«ng v¨n ®i, c«ng v¨n ®Õn vµ ®ãng dÊu v¨n 65 b¶n. §éi ngò çn bé v¨n th chuyªn tr¸ch ®îc ®µo t¹o qua çc líp båi dìng ng¾n h¹n cña Häc viÖn më. V¨n th cña çc ®¬n vÞ hµng ngµy buæi s¸ng ®Õn v¨n th chuyªn tr¸ch lÊy b¸o chÝ, c«ng v¨n giÊy tê vµ lµm c«ng t¸c v¨n th giÊy tê cña ®¬n vÞ, ®éi ngò çn bé v¨n th cña ®¬n vÞ hÇu hÕt lµ tèt nghiÖp ®¹i häc nhng kh«ng ph¶i ®¹i häc chuyªn ngµnh v¨n th lu tr÷, ®éi ngò nµy ®Òu ®îc tham gia çc líp båi dìng ng¾n h¹n do Häc viÖn më. Do ®Æc thï riªng cña Häc viÖn cã nhiÒu ®¬n vÞ gåm 34 ®Çu mèi, ®Þa bµn ho¹t ®éng t¬ng ®èi réng v× vËy çch tæ chøc vµ bè trÝ lùc lîng çn bé kÕt hîp gi÷a v¨n th chuyªn tr¸ch vµ v¨n th ph©n t¸n còng hîp lý. ¦u ®iÓm: Do m¹ng líi ch©n rÕt v¨n th võ¨ tËp trung, võa ph©n t¸n th× khèi lîng c«ng viÖc trong ngµy gi¶i quyÕt mét çch nhanh chãng kh«ng ®Ó tån ®äng çc c«ng viÖc cña ngµy tríc kh«ng lu sau ngµy sau. Do vËy mµ gióp l·nh ®¹o xö lý çc th«ng tin kÞp thêi. H¹n chÕ: Do bè trÝ v¨n th chuyªn tr¸ch vµ v¨n th ph©n t¸n cña tõng ®¬n vÞ v× vËy lµm cho v¨n th chuyªn tr¸ch kh«ng qu¶n lý hÕt ®îc khèi lîng c«ng v¨n ®i c«ng v¨n ®Õn cho nªn tµi liÖu cha tËp trung hÕt vÒ mét ®Çu mèi ®Ó qu¶n lý. I.5. So¹n th¶o vµ ban hµnh v¨n b¶n Tr×nh tù ban hµnh v¨n b¶n lµ çc bíc mµ c¬ quan qu¶n lý nhµ níc cã thÈm quyÒn ban hµnh nhÊt thiÕt ph¶i tiÕn hµnh trong c«ng t¸c x©y dùng vµ ban hµnh v¨n b¶n theo ®óng chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n vµ ph¹m vi ho¹t ®éng cña m×nh. Tr×nh tù so¹n th¶o vµ ban hµnh v¨n b¶n cßn ®îc gäi lµ quy tr×nh x©y dùng v¨n b¶n hoÆc kÕ ho¹ch thùc hµnh x©y dùng v¨n b¶n. Tïy theo tÝnh chÊt, néi dung vµ hiÖu lùc ph¸p lý cña tõng lo¹i v¨n b¶n cã thÓ x©y dùng mét tr×nh tù ban hµnh t¬ng øng. Tuy nhiªn, viÖc x¸c ®Þnh mét tr×nh tù chuÈn lµ hÕt søc cÇn thiÕt nh»m trËt tù ho¸ c«ng t¸c nµy. Cho ®Õn nay míi cã mét tr×nh tù chuÈn trong ban hµnh v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt vµ çc v¨n b¶n thi hµnh luËt, cßn çc lo¹i v¨n b¶n kh¸c hÇu hÕt ®îc x©y dùng vµ ban hµnh theo çc quy t¾c bëi ho¹t ®éng thùc tiÔn trong tõng c¬ quan, ®¬n vÞ cô thÓ, quy tr×nh ®ã thÓ hiÖn çc bíc nh sau: - §Ò xuÊt v¨n b¶n - Khëi th¶o v¨n b¶n - Söa ch÷a dù th¶o - DuyÖt dù th¶o 66 - §¸nh m¸y v¨n b¶n - ChØnh lý b¶n ®¸nh m¸y - Tr×nh ký v¨n b¶n - §ãng dÊu vµo sæ v¨n b¶n ®i - Ph¸t hµnh vµ lu v¨n b¶n. V¨n b¶n cña Häc viÖn ChÝnh trÞ quèc gia Hå ChÝ Minh ®îc ban hµnh theo ®óng chøc n¨ng, nhiÖm vô ®îc giao. V¨n b¶n thuéc lÜnh vùc nghiÖp vô cña ®¬n vÞ nµo th× do ®¬n vÞ ®ã so¹n th¶o, riªng v¨n b¶n chung cña Häc viÖn do Gi¸m ®èc uû quyÒn cho ®¬n vÞ nµo so¹n th¶o th× ®¬n vÞ ®ã ph¶i lµm nhng thêng thêng lµ Vô Tæ chøc, hoÆc lµ V¨n phßng Häc viÖn. V¨n b¶n sau khi so¹n th¶o xong, do thñ trëng ®¬n vÞ söa ch÷a cho ®¸nh m¸y vi tÝnh, sau khi ®¸nh m¸y vi tÝnh xong ngêi so¹n th¶o v¨n b¶n ph¶i xem xÐt, söa ch÷a kü cµng, v¨n th ®¬n vÞ xin ch÷ ký nh¸y cña thñ trëng ®¬n vÞ, v¨n b¶n ®îc chuyÓn vÒ v¨n phßng, ®ång chÝ ch¸nh v¨n phßng kiÓm tra, xem xÐt mét lÇn n÷a míi tr×nh gi¸m ®èc ký chÝnh thøc. NhiÖm vô cña ngêi ®¸nh m¸y khi ®¸nh m¸y xong ph¶i söa ch÷a, xem xÐt söa lçi tríc khi ®a cho ngêi so¹n th¶o v¨n b¶n. Ngoµi ra nh÷ng v¨n b¶n mµ thuéc vÒ lÜnh vùc cña ®¬n vÞ cã thÈm quyÒn ký th× ®¸nh m¸y, söa ch÷a xong ®a cho ngêi so¹n th¶o v¨n b¶n xem xÐt söa ch÷a mét lÇn n÷a ngêi so¹n th¶o v¨n b¶n ph¶i ký nh¸y vµo ®ã th× v¨n th tr×nh thñ trëng ®¬n vÞ ký chÝnh thøc, sau ®ã míi ban hµnh. VD: Nh çc quyÕt ®Þnh lªn l¬ng, quyÕt ®Þnh chuyÒn ng¹ch l¬ng... Mùc dïng ký çc v¨n b¶n th× dïng b»ng mùc ®en hoÆc mùc xanh ®en tuyÖt ®èi kh«ng ®îc dïng mùc ®á. Quy ®Þnh trªn nh»m môc ®Ých khi nh©n b¶n ®Ëm râ nÐt vµ ta ph©n biÖt ®îc ®©u lµ b¶n chÝnh vµ ®©u lµ b¶n sao. Ngêi cã thÈm quyÒn ký v¨n b¶n chØ ký 03 b¶n chÝnh vµ chÞu tr¸ch nhiÖm néi dung v¨n b¶n m×nh ký. Sau khi v¨n b¶n ®îc l·nh ®¹o ký xong th× v¨n th ®¬n vÞ ®a vÒ nh©n b¶n m¸y ph«t«copy, khi nh©n b¶n ®ñ sè lîng, v¨n th ®¬n vÞ cã tr¸ch nhiÖm ®em ®Õn cho v¨n th tËp trung lÊy dÊu vµ vµo sæ c«ng v¨n ®i theo mÉu sæ ®· in s½n, v¨n th gi÷ l¹i b¶n chÝnh, sau ®ã theo ®Þa chØ n¬i nhËn cña v¨n b¶n lµm ph¬ng ph¸p ph¸t hµnh. Tríc khi göi ®i v¨n th ph¶i kiÓm tra l¹i v¨n b¶n lÇn cuèi xem ®· ®ñ çc quy ®Þnh vÒ thÓ thøc v¨n b¶n cha ch¼ng h¹n: sè, ký hiÖu c«ng v¨n ®i, ngµy th¸ng v¨n b¶n, ®ãng dÊu cã bÞ sãt kh«ng... Sau ®ã cho vµo b× gi¸n kÝn 67 (ghi râ sè, ký hiÖu c«ng v¨n lªn b× th ë gãc trªn bªn tr¸i, n¬i nhËn c«ng v¨n ®îc ghi to râ rµng ë gãc ph¶i phÝa díi phong b×. 68 MÉu sæ c«ng v¨n ®i cña Häc viÖn nh sau: Ngµy th¸ng cña v¨n b¶n (1) Sè vµ ký hiÖu (2) 06/08/1999 04 12/8/1999 06 Tªn lo¹i vµ trÝch yÕu néi dung (3) Q§ thµnh lËp ban chØ ®¹o tËp huÊn hÌ Q§ hç trî viÕt tiÓu luËn, kÕt thóc kho¸ häc cña Häc viÖn líp bæ tóc kiÕn thøc cao häc T«n gi¸o Ngêi ký (4) N¬i nhËn (5) §/c NghÜa ®/c S¸u Vô KHTV §¬n vÞ hoÆc ngêi nhËn b¶n lu (6) - Ban G§ - 33 ®¬n vÞ - 4 Ph©n viÖn - Lu TV Sè lîng b¶n (7) Ghi chó (8) 49 ban - Tµi vô - Líp CH - Lu tV Nãi chung c«ng t¸c so¹n th¶o ban hµnh v¨n b¶n cña Häc viÖn thùc hiÖn t¬ng ®èi tèt. ThÓ thøc c¬ b¶n ®óng, thÈm quyÒn vµ thñ tôc ký duyÖt. Néi dung v¨n b¶n ng¾n gän, râ rµng, dÔ hiÓu, ®óng víi quy ®Þnh cña Nhµ níc. Cã nh÷ng v¨n b¶n thêng xuyªn ra nh QuyÕt ®Þnh lªn l¬ng, giÊy mêi, th«ng b¸o... th× ®îc v¨n th lµm mÉu ho¸ trªn m¸y vi tÝnh vµ ®îc lu trong m¸y vi tÝnh, khi ®¸nh nh÷ng lo¹i v¨n b¶n ®ã rÊt thuËn tiÖn võa tiÕt kiÖm thêi gian, võa gi¶m bít nh÷ng sai sãt. Tuy nhiªn vÉn cßn mét sè tån t¹i cÇn kh¾c phôc nh: C«ng v¨n göi ®i kh«ng ghi trÝch yÕu ë díi sè cña c«ng v¨n, çc quy chÕ cha lÊy sè. NhiÒu lóc v¨n th véi bá qua vÉn ph¸t hµnh. - B¸o ço, Quy ®Þnh, KÕ ho¹ch, Tê tr×nh, QuyÕt ®Þnh, Th«ng b¸o, Quy chÕ. N¨m 97-98 98-99 99-2000 Tæng sèVB ban hµnh 1046 1085 1125 B¸o ço QuyÕt ®Þnh 11 21 36 400 364 395 Th«ng b¸o KÕ ho¹ch Tê tr×nh Quy ®Þnh C/v¨n trao ®æi 89 103 143 10 09 14 10 34 46 3 533 545 572 I.6. Qu¶n lý c«ng v¨n ®i vµ c«ng v¨n ®Õn Çn bé ®îc giao lµm c«ng t¸c v¨n th cã tr¸ch nhiÖm qu¶n lý v¨n b¶n ®i vµ v¨n b¶n ®Õn. Mçi lo¹i v¨n b¶n ®i, ®Õn ®Òu ®îc v¨n th lµm thñ tôc göi ®i hay tiÕp nhËn v¨n b¶n theo mét tr×nh tù thèng nhÊt. a) §èi víi v¨n b¶n ®i V¨n b¶n ®i nhÊt thiÕt ph¶i qua v¨n th ®Ó ®¨ng ký, ®ãng dÊu vµ lµm thñ tôc göi ®i, v¨n b¶n tríc khi ph¸t hµnh ®îc v¨n th kiÓm tra çc phÇn vÒ thÓ thøc v¨n b¶n ®· ®óng quy ®Þnh ph¸p luËt hay cha. NÕu ph¸t hiÖn sai sãt th× b¸o ço 69 víi ngêi cã tr¸ch nhiÖm söa ch÷a, bæ sung. Sau ®ã ghi sæ, ký hiÖu, ngµy th¸ng cña v¨n b¶n vµ bµo sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®i, ghi ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c, râ rµng vµ tõng cét môc trong sæ nh÷ng ®iÒu cÇn thiÕt nh ngµy th¸ng v¨n b¶n ®i, sè vµ ký hiÖu cña v¨n b¶n, tªn lo¹i vµ trÝch yÕu néi dung, hä vµ tªn ngêi ký v¨n b¶n, ®Þa chØ n¬i nhËn v¨n b¶n, ngêi nhËn b¶n lu, sè lîng b¶n nh©n b¶n... §¨ng ký xong míi nh©n b¶n theo ®óng sè lîng vµ ®¨ng ký trong sæ råi sau ®ã míi ®ãng dÊu vµ cho ph¸t hµnh. §ãng dÊu xong, v¨n th gi÷ l¹i b¶n chÝnh lu ë v¨n th c¬ quan ®Ó tra t×m khi cÇn thiÕt vµ thêng bé phËn so¹n th¶o còng gi÷ lu 1 b¶n ®Ó lµm c¬ së cho nh÷ng b¸o ço sau. Mçi c«ng v¨n ®i ®Òu ®îc bá vµo mét phong b× ®îc v¨n th in s½n cã ghi tªn c¬ quan, ®Þa chØ vµ ®iÖn tho¹i, ë dßng díi ghi sè vµ ký hiÖu cña v¨n b¶n ë gÇn gi÷a phong b× ghi 2 ch÷ kÝnh göi ®Ó v¨n th ghi tiÕp göi ®©u vµ n¬i nµo nhËn. Khi gÊp c«ng v¨n th× v¨n th gÊp mÆt cã ch÷ vµ cã con dÊu vµo bªn trong cã thÓ gÊp lµm ®«i hoÆc gÊp lµm 4 tïy theo sè lîng b¶n vµ ®é to nhá cña phong b×. Cßn nÕu nh trêng hîp tµi liÖu dµy cÇn ph¶i bá vµo 01 phong b× cì lín h¬n khæ giÊy A4 th× v¨n th ph¶i dïng mét tê giÊy tr¾ng ®Ó lªn tËp giÊy phÇn cã ch÷. VÒ v¨n b¶n ®i Häc viÖn ChÝnh trÞ quèc gia Hå ChÝ Minh dïng 02 sæ c«ng v¨n, 01 sæ dïng riªng cho lo¹i v¨n b¶n t¬ng ®èi nhiÒu ®ã lµ quyÕt ®Þnh, cßn 01 cuèn dïng ®¨ng ký c«ng v¨n, th«ng b¸o, b¸o ço, quy chÕ, quy ®Þnh. Tuy dïng chung 01 cuèn nhng sè c«ng v¨n lÊy riªng cßn th«ng b¸o, quy chÕ, quy ®Þnh th× lÊy chung vµo nhau v× çc lo¹i nµy sè lîng cã Ýt. Mçi sæ c«ng v¨n ®i dïng thèng nhÊt nh sau: Ngµy th¸ng cña v¨n b¶n (1) Sè vµ ký hiÖu (2) Tªn lo¹i vµ trÝch yÕu néi dung (3) Ngêi ký v¨n b¶n (4) Ngêi nhËn (5) §¬n vÞ hoÆc ngêi nhËn VB Ngêi nhËn (7) Sè b¶n (8) Ghi chó (9) Sau khi ®¨ng ký v¨n b¶n song v¨n th Häc viÖn göi v¨n b¶n ®i cã mét sè chuyÓn c«ng v¨n ®i (c¶ c«ng v¨n ®Õn theo mÉu cña v¨n phßng Trung ¬ng ®· thèng nhÊt). 70 Nh÷ng v¨n b¶n göi do ®ång chÝ ®i lÊy b¸o göi ra v¨n phßng Trung ¬ng hoÆc göi trùc tiÕp ®Õn ç nh©n hoÆc ®¬n vÞ. MÉu sæ còng gièng nh mÉu sæ ®¨ng ký c«ng v¨n. §èi víi v¨n b¶n khÈn th× tríc tiªn lµ sö dông b»ng m¸y fax, sau ®ã göi v¨n b¶n b»ng b¶n chÝnh ®i sau ®Ó ®¶m b¶o tÝnh ph¸p lý cña v¨n b¶n, v× v¨n b¶n fax hay bÞ mùc mê ch÷. VD: trÝch ngang danh s¸ch quyÕt ®Þnh nh©n sù, hay danh s¸ch ®Ò nghÞ ngêi ®i níc ngoµi... nh÷ng v¨n b¶n cÇn nhanh th× ®Ò ho¶ tèc vµ ghi ngµy giê ®Õn. Sau ®ã v¨n th ph¶i b¸o l¹i giê ®Ó cho ®¬n vÞ chñ tr× cã v¨n b¶n biÕt ®îc ®Õn n¬i ngêi vµ ®¬n vÞ ®îc mêi hay cha. §©y lµ c«ng t¸c theo dâi v¨n b¶n. b) §èi víi v¨n b¶n ®Õn: V¨n b¶n ®Õn lµ çc c«ng v¨n giÊy tê do v¨n th nhËn ®îc tõ n¬i kh¸c chuyÓn ®Õn. ViÖc gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn cña c¬ quan ®îc thùc hiÖn ®óng theo quy tr×nh quy ®Þnh cña Nhµ níc. TÊt c¶ çc v¨n b¶n ®Õn v¨n th ph¶i kiÓm tra xem cã ®óng lµ göi cho c¬ quan m×nh kh«ng nÕn nhÇm ph¶i göi tr¶ l¹i n¬i göi ph¶i lµm mét phßng míi sau ®ã th× ®a c«ng v¨n göi kh«ng dïng ®Þa chØ vµo bªn trong sau ®ã gi¸n phong b× l¹i ghi sè vµ ký hiÖu c«ng v¨n cò ra bªn ngoµi, khi chuyÓn th× ngêi v¨n th ph¶i ghi sè vµ ký hiÖu cña b× ®ã vµo trong sæ chuyÓn cña v¨n th, råi ghi ®Þa chØ cña c¬ quan chuyÓn ®Õn, trong trêng hîp nµy gäi lµ ®a c«ng v¨n, v¨n th v« t×nh bãc c«ng v¨n. Cßn nÕu cha bãc th× v¨n th cã thÓ kiÓm tra tr¶ l¹i ngay, hay ®Ó ®Õn ngµy mai v¨n th tr¶ còng ®îc, trêng hîp v¨n th göi l¹i ®¬n vÞ cã tin nhËn th× v¨n th gäi ®iÖn tho¹i cho ®¬n vÞ göi c«ng v¨n. Tuy nhiªn çc trêng hîp trªn cã thÓ x¶y ra ta nªn lµm theo lÞch c«ng t¸c, ph©n cÊp tõng c«ng viÖc ®Ó ngêi l·nh ®¹o kh«ng kh«ng ph¶i xö lý çc trêng hîp ®ét xuÊt, nÕu cã c«ng viÖc ®¬n gi¶n nhÑ nhµng h¬n trong c«ng viÖc. Khi gi¸m ®èc cã viÖc gi¶i quyÕt ngay th× b¸o cho v¨n phßng. V¨n th cã, ®¬n vÞ khi chuyÓn c«ng v¨n th× ph¶i chuyÓn ®Õn n¬i quy ®Þnh ®õng ®a sai ®Þa chØ khi chuyÓn cho ai th× nªn nh¾c l¹i hay hái n¬i chuyÓn ®· nhËn ®îc cha. §èi víi c«ng v¨n cã dÊu "ho¶ tèc", "thîng khÈn", "khÈn" th× bãc tríc vµo sæ c«ng v¨n ®Õn vµ chuyÓn giao ngay cho l·nh ®¹o c¬ quan ký nhËn, chuyÓn ngêi thùc hiÖn. Çc v¨n b¶n mËt th× v¨n th kh«ng bãc mµ c¨n cø vµo th«ng tin ghi trªn phong b× ®Ó ghi vµo sæ vµ chuyÓn th¼ng cho l·nh ®¹o c¬ quan ký nhËn, chuyÓn cho ngêi thùc hiÖn. 71 §èi víi çc c«ng v¨n thêng kh¸c, v¨n th cã nhiÖm vô so¸t l¹i mét lÇn n÷a, nÕu lµ th ç nh©n th× bá riªng ®Ó giao cho ngêi nhËn. Sè v¨n b¶n cßn l¹i, v¨n th bãc ra xem, kiÓm tra vÒ thÓ thøc, thÈm quyÒn cã g× sai kh«ng, nÕu sai v¨n th cã quyÒn göi tr¶ l¹i n¬i göi. Khi ®· ®óng hÕt lµ v¨n b¶n cña c¬ quan th× v¨n th ®ãng dÊu ®Õn. Vµo sæ c«ng v¨n, tµi liÖu ®ã ®îc ®a lªn tr×nh ch¸nh v¨n phßng Häc viÖn, cho ý kiÕn ph©n phèi, th× ch¸nh v¨n phßng ghi vµo giÊy chuyÓn c«ng v¨n ®Ýnh kÌm lªn tµi liÖu. Sau khi l·nh ®¹o c¬ quan cã ý kiÕn ph©n cho ®¬n vÞ nµo vµ cho ai, v¨n b¶n ®îc ®a l¹i cho v¨n th ®Ó vµo sæ c«ng v¨n ®Õn vµ chuyÓn ®Õn ®óng ®Þa chØ mµ l·nh ®¹o ®· ph©n. ViÖc chuyÓn giao v¨n b¶n ph¶i giao ®óng, trùc tiÕp cho ®èi tîng chÞu tr¸ch nhiÖm gi¶i quyÕt vµ ®èi tîng ®ã ph¶i ký vµo cét "ký nhËn". Mçi v¨n b¶n ®Òu cã ®Ýnh kÌm phiÕu chuyÓn c«ng v¨n. Sæ ®¨ng ký c«ng v¨n ®Õn cña Häc viÖn nh sau: Ngµy ®Õn Sè ®Õn T¸c gi¶ Sè vµ ký hiÖu (1) (2) (3) (4) Ngµy th¸ng cña v¨n b¶n (5) Tªn lo¹i vµ trÝch yÕu néi dung (6) §¬n vÞ hoÆc ngêi nhËn (7) Ký nhËn Ghi chó (8) (9) Ngoµi c«ng v¨n ®Õn cßn cã c«ng v¨n ®¬n tõ khiÕu tè cña ç nh©n hoÆc çc c¬ quan kh¸c göi ®Õn. Nªn ®èi víi nh÷ng lo¹i ®¬n tõ nµy th× ®îc v¨n th göi ®Õn Vô Tæ chøc ®Ó gi¶i quyÕt. §èi víi c«ng v¨n mËt th× vµo sæ riªng nhng lo¹i nµy cã Ýt. Khi v¨n b¶n mËt ®Õn th× v¨n th göi trùc tiÕp ®Õn ngêi cã tr¸ch nhiÖm gi¶i quyÕt. Hµng n¨m tæng sè c«ng v¨n ®Õn cña Häc viÖn cã trªn 1.000 v¨n b¶n. Thèng kª qua 3 n¨m ®îc con sè nh sau: 8/1997-7/1998: Tæng sè v¨n b¶n ®Õn lµ 3.123 v¨n b¶n gåm 6 quyÓn. 8/1998-7/1999: Tæng sè v¨n b¶n ®Õn lµ 2.051 v¨n b¶n gåm 5 quyÓn. 8/1999-7/2000: Tæng sè v¨n b¶n ®Õn lµ 2.065 v¨n b¶n gåm 4 quyÓn. Nh×n chung c«ng t¸c qu¶n lý c«ng v¨n ®i vµ ®Õn cña Häc viÖn ChÝnh trÞ quèc gia Hå ChÝ Minh trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y ®¶m b¶o ®óng quy ®Þnh nh ch¼ng h¹n nh ghi chÐp ®Çy ®ñ, râ rµng vµ thèng nhÊt vÒ biÓu mÉu cña c«ng v¨n ®i vµ ®Õn. §ång thêi còng theo dâi qu¶n lý c«ng v¨n ®Õn nh th, b¸o ®Õn ®Ó tr×nh l·nh ®¹o cho ý kiÕn vµ gi¶i quyÕt ®Ó ph©n phèi cho kÞp thêi, chÝnh x¸c tíi çc c¬ quan ç nh©n cã tr¸ch nhiÖm ®Ó xö lý nh÷ng v¨n b¶n ®ã, kh«ng ®Ó t×nh tr¹ng c«ng v¨n tån ®äng hoÆc c«ng v¨n chuyÓn ®i bÞ sai ®Þa 72 chØ. VÒ thÓ thøc v¨n b¶n khi ban hµnh ®· lµm t¬ng ®èi lµ chuÈn, sæ s¸ch ghi râ dÔ t×m. I.7. C«ng t¸c lËp hå s¬ vµ nép lu hå s¬ Trong ho¹t ®éng qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh cña Häc viÖn ChÝnh trÞ quèc gia Hå ChÝ Minh ®· s¶n sinh ra mét khèi lîng tµi liÖu t¬ng ®èi nhiÒu, nhng tÊt c¶ nh÷ng tµi liÖu ®ã cha ®îc lËp hå s¬ hiÖn hµnh hoµn chØnh. C«ng t¸c lËp hå s¬ hiÖn hµnh míi chØ ®îc thùc hiÖn ë bé phËn v¨n th cña c¬ quan, do ®Æc trng tµi liÖu ë v¨n th hiÖn hµnh chñ yÕu lµ b¶n lu cña v¨n b¶n c¬ quan ph¸t hµnh vµ v¨n b¶n cña çc c¬ quan kh¸c göi ®Õn, nªn tµi liÖu ë ®©y ®îc lËp hå s¬ theo ®Æc trng kÕt hîp vÊn ®Ò - thêi gian, ®Æc trng t¸c gi¶ kÕt hîp víi thêi gian. VD: b¸o ço c«ng t¸c th¸ng, quý n¨m 2000 - 2001 - HS c«ng v¨n cña Häc viÖn n¨m 2000-2001 - HS quyÕt ®Þnh, nghÞ ®Þnh cña ChÝnh phñ n¨m 2000-2001 Do ®Æc ®iÓm riªng cña Häc viÖn lµ v¨n th chuyªn tr¸ch cña c¬ quan tríc kia thuéc phßng Hµnh chÝnh lµ mét ®¬n vÞ ®éc lËp thuéc gi¸m ®èc do s¸p nhËp phßng hµnh chÝnh víi v¨n phßng nªn v¨n th vÉn lµm viÖc t¹i mét phßng vµ bªn v¨n phßng Häc viÖn còng cã 1 v¨n th. V× vËy khi lu v¨n b¶n th× v¨n th hµnh chÝnh lu çc v¨n b¶n ®i hÇu hÕt lµ thÓ lo¹i c«ng v¨n cßn bªn v¨n phßng th× lu çc lo¹i c«ng v¨n ®Õn vµ lu çc b¸o ço, ®Ò ¸n, ch¬ng tr×nh c«ng t¸c cña çc ®¬n vÞ trong Häc viÖn... Hå s¬ hiÖn hµnh lËp ë v¨n th ®· lµm çc bíc nh: Ph©n ®Þnh hå s¬ s¾p xÕp v¨n b¶n trong Hå s¬, cha biªn môc ®¸nh sè tê, nh vËy hå s¬ chØ ph©n ®Þnh ban hµnh cha lµm thµnh hå s¬ hoµn chØnh. Tµi liÖu ë çc khèi khoa ban, vô, viÖn, côc, çc trung t©m. Häc viÖn cã 33 ®Çu mèi çc ®¬n vÞ trùc thuéc gi¸m ®èc qua kh¶o s¸t trªn thùc tÕ thÊy nh sau: Tµi liÖu cña Vô Qu¶n lý khoa häc tµi liÖu vÒ çc ®Ò tµi khoa häc trong mét vô cha tËp chung hÕt vÒ mét n¬i mµ mçi m¶ng c«ng viÖc do 1 ngêi gi÷. VD: §Ò tµi ®¨ng ký nghiªn cøu khoa häc do mét ®ång chÝ lµm vÒ m¶ng khoa häc lu gi÷. - Tµi liÖu vÒ xuÊt b¶n do ®ång chÝ lµm xuÊt lu gi÷, kû yÕu vÒ Héi th¶o khoa häc vµ çc b¸o ço tæng quan ®Ò tµi do 1 ®ång chÝ lu gi÷. - Tµi liÖu cña Vô Qu¶n lý khoa häc th× cã bé phËn v¨n th lu gi÷ VD: HS cña tõng líp häc hoÆc çc kho¸ ®µo t¹o th× ®îc xÕp vµo 1 hå s¬. 73 - Hå s¬ cña Häc viÖn cña tõng líp häc Tµi liÖu cña Côc qu¶n trÞ hiÖn nay ®· thu håi ®îc m¶ng tµi liÖu x©y dùng c¬ b¶n, khèi tµi liÖu nµy do ®ång chÝ trëng phßng qu¶n trÞ lu gi÷ khi «ng nµy vÒ ®em nép l¹i cho c¬ quan lu tr÷, nh×n chung tµi liÖu ®îc s¾p theo thø tù cña tõng c«ng tr×nh. C¬ quan sö dông c«ng tr×nh cã chän bé tµi liÖu gåm c¶ tµi liÖu: - Tµi liÖu ph¸p lý vÒ c«ng v¨n giÊy tê - Tµi liÖu thiÕt kÕ - Tµi liÖu hoµn c«ng Tµi liÖu míi ®îc thu håi ban ®Çu vµ ®îc xö lý s¬ bé cha s¾p xÕp hoµn chØnh. Do çc ®¬n vÞ cha lËp ®îc hå s¬ hiÖn hµnh v× vËy mµ t×nh tr¹ng tµi liÖu kh«ng cã hÖ thèng, thèng nhÊt, lµm cho çn bé lu tr÷ khi thu tµi liÖu vÊt v¶ vµ mÊt nhiÒu c«ng søc s¾p xÕp, chØnh lý vµ bæ sung tµi liÖu. H¬n n÷a lµ g©y khã kh¨n cho ho¹t ®éng cña c¬ quan, khi çn bé nghiªn cøu cÇn tµi liÖu khi tra t×m sö dông gÆp nhiÒu khã kh¨n vµ tèn nhiÒu c«ng søc thêi gian vµ t×m kiÕm. Riªng chØ cã tµi liÖu cña çc c¬ quan cÊp trªn chØ ®¹o göi ®Õn khi thùc hiÖn xong th× chuyÓn vÒ v¨n th ®Ó v¨n th lËp hå s¬ s¬ bé vµ chuyÓn vÒ lu tr÷. Nh×n chung c«ng t¸c lËp hå s¬ vµ nép lu hå s¬ cña Häc viÖn cha ®îc tèt cÇn cã biÖn ph¸p kh¾c phôc vµ chØ ®¹o, nhÊt lµ trong t×nh h×nh hiÖn nay c«ng t¸c lu tr÷ cÇn ph¶i sím ®i vµo nÒ nÕp. II. C«ng t¸c lu tr÷ II.1. Tæ chøc vµ chØ ®¹o c«ng t¸c lu tr÷ cña c¬ quan Thùc tr¹ng c«ng t¸c lu tr÷ ®· ®ãng gãp mét phÇn kh«ng nhá vµo c«ng viÖc phôc vô nghiªn cøu, gi¶ng d¹y, häc tËp ë Häc viÖn, song kÕt qu¶ ®ã cha ph¶n ¸nh hÕt ®îc vÞ trÝ vµ tÇm quan träng cña c«ng t¸c lu tr÷ vµ çc v¨n b¶n lu tr÷. Thùc tÕ t×nh h×nh cho thÊy, c«ng t¸c nµy ®· ®¸p øng yªu cÇu ngµy cµng cao cña çn bé qu¶n lý, nghiªn cøu, gi¶ng d¹y vµ häc tËp trong Häc viÖn vµ ®· thùc hiÖn ®îc mét phÇn c¬ b¶n tinh thÇn trong QuyÕt ®Þnh sè 20/Q§-TW cña Ban BÝ th vÒ Ph«ng lu tr÷ §¶ng Céng s¶n ViÖt Nam. Theo quyÕt ®Þnh cña Ban BÝ th, Ph«ng lu tr÷ liªn hîp cña Häc viÖn ChÝnh trÞ quèc gia Hå ChÝ Minh lµ mét trong nh÷ng ph«ng quan träng cña ph«ng lu tr÷ §¶ng Céng s¶n ViÖt Nam. §ång thêi Ban BÝ th chØ râ: V¨n b¶n lu tr÷ thuéc ph«ng lu tr÷ §¶ng Céng s¶n ViÖt Nam trong ®ã cã v¨n b¶n lu tr÷ 74 cña çc ban §¶ng, trêng §¶ng, c¬ quan b¸o chÝ cña §¶ng... lµ di s¶n v¨n ho¸ v« cïng quý gi¸ cña §¶ng vµ cña d©n téc ta, nã thuéc së h÷u cña toµn §¶ng, toµn d©n tiÕn qu©n. Mäi tæ chøc, ç nh©n, ®¶ng viªn, c«ng d©n ®Òu cã tr¸chnhiÖm gi÷ g×n, b¶o vÖ vµ thùc hiÖn ®óng chÕ ®é, quy ®Þnh vÒ lu tr÷ cña §¶ng vµ ph¸p luËt Nhµ níc, kh«ng mét tæ chøc hoÆc ç nh©n nµo ®îc gi÷ tµi liÖu cña §¶ng lµm cña riªng, tù ý sao chÐp, c«ng bè, mua b¸n trao ®æi, söa ch÷a, tiªu huû tr¸i phÐp hoÆc sö dông vµo çc môc ®Ých tr¸i víi lîi Ých cña §¶ng vµ Nhµ níc... Thêi h¹n b¶o qu¶n tµi liÖu ë bé phËn lu tr÷ hiÖn hµnh cña çc c¬ quan §¶ng ®îc quy ®Þnh lµ "®èi víi çc c¬ quan Trung ¬ng ®îc lu gi÷ ë kho lu tr÷ c¬ quan lµ 10 n¨m, sau ®ã nép toµn v¨n b¶n ®ã lªn kho lu tr÷ Trung ¬ng §¶ng". Ph«ng lu tr÷ Häc viÖn ChÝnh trÞ quèc gia Hå ChÝ Minh lµ mét trong nh÷ng ph«ng lu tr÷ quan träng cña §¶ng Céng s¶n ViÖt Nam. Cã ®Çy ®ñ nh÷ng ®iÒu quy ®Þnh trªn vµ cßn cã thªm nh÷ng ®Æc ®iÓm kh¸c so víi ph«ng lu tr÷ cña çc Ban kh¸c cña §¶ng. 1. Mét sè ®Æc ®iÓm kh¸c nhau gi÷a ph«ng lu tr÷ liªn hîp cña Häc viÖn ChÝnh trÞ quèc gia Hå ChÝ Minh víi ph«ng lu tr÷ çc Ban cña §¶ng. C«ng t¸c lu tr÷ ë Häc viÖn ChÝnh trÞ quèc gia Hå ChÝ Minh vµ çc Ban cña §¶ng cã nh÷ng ®iÓm chung vµ cã nh÷ng ®iÓm kh¸c nhau do chøc n¨ng nhiÖm vô cña Häc viÖn kh¸c víi çc Ban §¶ng, cã thÓ nãi ra mét sè ®iÓm kh¸c nhau sau ®©y: 1.1. Sù kh¸c nhau vÒ chøc n¨ng, nhiÖm vô quy m« gi÷a Häc viÖn vµ çc Ban cña §¶ng ®îc Ban ChÊp hµnh Trung ¬ng giao: Çc Ban cña §¶ng lµ c¬ quan tham mu cña Bé ChÝnh trÞ, Ban ChÊp hµnh Trung ¬ng cßn Häc viÖn võa lµ c¬ quan tham mu cña §¶ng, võa lµ c¬ quan cã chøc n¨ng ®µo t¹o vµ nghiªn cøu lý luËn, nghiªn cøu khoa häc x· héi vµ nh©n v¨n. Cô thÓ lµ: Häc viÖn võa lµ c¬ quan nghiªn cøu, võa lµ c¬ quan gi¶ng d¹y, võa lµ c¬ quan tham mu nhng trong ®ã c«ng t¸c nghiªn cøu gi¶ng d¹y lý luËn cho çn bé l·nh ®¹o cña §¶ng vµ Nhµ níc chiÕm phÇn quan träng. Çc Ban §¶ng nghiªn cøu nh÷ng ®êng lèi, chÝnh s¸ch cô thÓ tham mu cho §¶ng nh÷ng vÊn ®Ò cô thÓ, nhng Häc viÖn nghiªn cøu nh÷ng vÊn ®Ò lý luËn c¬ b¶n cã tÇm vÜ m«. Hµng n¨m Häc viÖn nghiªn cøu nhiÒu dù ¸n, ch¬ng tr×nh, ®Ò tµi çc cÊp. B×nh qu©n mçi n¨m nghiªn cøu gÇn 40 dù ¸n, ®Ò tµi cÊp Nhµ níc, cÊp Bé vµ c¬ quan vµ gÇn 50 ®Ò tµi tiÒm lùc. HiÖn nay Häc viÖn ®ang nghiªn cøu ®Ó x©y dùng 60 ®Ò tµi gi¸o tr×nh gi¸o khoa cho çc ®èi tîng nghiªn 75 cøu sinh, sau ®¹i häc, cö nh©n... Nh vËy, hµng n¨m Häc viÖn cã kho¶ng gÇn 100 ®Ò tµi khoa häc çc cÊp ®îc nghiÖm thu vµ cÇn ph¶i ®a vµo lu tr÷. VÒ c«ng t¸c ®µo t¹o: hµng n¨m cã nhiÒu çn bé cao cÊp cña §¶ng vµ Nhµ níc ®Õn nghiªn cøu häc tËp, tiÕp thu ®êng lèi, chÝnh s¸ch cña §¶ng vµ Nhµ níc. Häc viÖn ®· cã qu¸ tr×nh h¬n 50 n¨m x©y dùng vµ ph¸t triÓn. Víi thêi gian nh vËy, c«ng t¸c ®µo t¹o çn bé ë Häc viÖn ®· cã bÒ dµy lÞch sö h¬n nöa thÕ kû. C¬ cÊu tæ chøc cña Häc viÖn lµ sù hîp nhÊt cña nhiÒu trêng vµ viÖn nh Trêng ChÝnh trÞ ®Æc biÖt, Trêng ®µo t¹o çn bé Lµo, ViÖn nghiªn cøu chñ nghÜa M¸c - Lªnin vµ t tëng Hå ChÝ Minh. Mçi c¬ quan nµy khi hîp nhÊt ®Ó l¹i mét di s¶n lín, mét khèi lîng v¨n b¶n cã gi¸ trÞ cho §¶ng vµ Nhµ níc. ViÖc s¾p xÕp l¹i çc v¨n b¶n nµy cho khoa häc lµ mét viÖc lµm tèn nhiÒu c«ng søc vµ thêi gian ®Ó b¶o ®¶m tÝnh lÞch sö vµ khoa häc cña nã. Häc viÖn hµng n¨m cã kho¶ng 1.000 häc viªn, cã thêi gian lªn tíi gÇn 2.000 häc viªn lµ çn bé l·nh ®¹o trung cao cÊp cña §¶ng vµ Nhµ níc ®Õn nghiªn cøu vµ häc tËp t¹i ®©y. Çc luËn v¨n, luËn ¸n, çc ch¬ng tr×nh kÕ ho¹ch ®µo t¹o ë tÇm vÜ m«, vi m« cÇn ph¶i ®îc lu tr÷ víi khèi lîng lín. Häc viÖn cßn lµ n¬i tæ chøc, gãp ý kiÕn vµo çc v¨n kiÖn §¹i héi §¶ng vµ còng lµ n¬i tæ chøc gióp Ban ChÊp hµnh Trung ¬ng phæ biÕn nh÷ng quan ®iÓm, ®êng lèi, chÝnh s¸ch cña §¶ng vµ Nhµ níc sau mçi kú §¹i héi §¶ng; ®ång thêi còng lµ n¬i tæ chøc çc héi nghÞ lín cña §¶ng vµ Nhµ níc. Sau mçi kú §¹i héi, hÇu hÕt çn bé l·nh ®¹o çc cÊp, çc ngµnh trong c¶ níc ®Õn tiÕp thu vµ qu¸n triÖt nghÞ quyÕt cña §¶ng t¹i Häc viÖn. Khèi lîng tµi liÖu lu tr÷ vÒ ho¹t ®éng nµy còng t¬ng ®èi lín. VÒ c«ng t¸c ®èi ngo¹i: Tríc ®©y Häc viÖn ®· hîp t¸c víi AOH (Liªn X« cò), çc ViÖn Hµn l©m vµ Häc viÖn çc níc XHCN. Ngoµi ra, Häc viÖn cßn ®µo t¹o cho çc níc b¹n Campuchia vµ Lµo mét sè lîng çn bé cao cÊp. Häc viÖn do tÝnh chÊt, quy m« chøc n¨ng, nhiÖm vô mµ Trung ¬ng §¶ng quy ®Þnh, Ban Gi¸m ®èc Häc viÖn ®· tæ chøc mét ®éi ngò çn bé phï hîp ®Ó ho¹t ®éng. HiÖn nay, Häc viÖn cã 37 ®¬n vÞ trùc thuéc Gi¸m ®èc, cã ®¬n vÞ Trung t©m Th«ng tin t liÖu víi sè lîng çn bé lªn tíi 60-70 ngêi. Nh vËy tæng sè çn bé c«ng nh©n viªn cña Häc viÖn kho¶ng gÇn 1000 ng êi. Trong ®ã cã h¬n 550 çn bé cã tr×nh ®é tõ th¹c sÜ, chuyªn viªn chÝnh, TS, PGS, GS. Nh vËy Häc viÖn cã quy m« chøc n¨ng, nhiÖm vô lín Häc viÖn. Ngoµi khu trung t©m ra cßn cã 4 Ph©n viÖn víi tæng sè çn bé còng trªn d íi 76 1.000 ngêi vµ còng ®¶m nhËn c«ng t¸c nghiªn cøu vµ ®µo t¹o çn bé cho §¶ng, Nhµ níc. 1.2. XÐt vÒ çc v¨n b¶n trong ph«ng lu tr÷ liªn hîp VÒ tiÕp nhËn çc v¨n b¶n: ®èi víi çc Ban kh¸c cña §¶ng, viÖc tiÕp nhËn çc v¨n b¶n tõ trªn xuèng chñ yÕu lµ çc v¨n b¶n cña §¶ng, nhng Häc viÖn lµ n¬i chÝnh thøc lµ mét ®Çu mèi trùc tiÕp nhËn vµ xö lý çc v¨n b¶n cña §¶ng vµ ChÝnh phñ. Nh vËy, viÖc tiÕp nhËn vµ xö lý çc v¨n b¶n cña Häc viÖn vÒ sè lîng vµ tÝnh chÊt phong phó, ®a d¹ng vµ phøc t¹p h¬n so víi çc Ban kh¸c cña §¶ng. XÐt vÒ nguyªn t¾c ®Ó thµnh lËp Ph«ng lu tr÷: §èi víi çc ban kh¸c cña §¶ng chØ ®îc thµnh lËp ph«ng lu tr÷ ®éc lËp, nhng ®èi víi Häc viÖn th× ®îc thµnh lËp ph«ng lu tr÷ ®éc lËp, ph«ng lu tr÷ liªn hîp. §©y lµ mét c¬ quan §¶ng duy nhÊt ®îc thµnh lËp ph«ng lu tr÷ liªn hîp. Nh vËy hÖ thèng çc v¨n b¶n cña ph«ng lu tr÷ liªn hîp cña Häc viÖn ®îc tr¶i ra kh¾p 3 miÒn ®Êt níc. Theo nguyªn t¾c th× tµi liÖu cña 4 Ph©n viÖn ®Òu ph¶i lu gi÷ t¹i ph«ng lu tr÷ liªn hîp cña Häc viÖn. ViÖc tËp trung çc v¨n b¶n cña çc Ph©n viÖn vÒ trung t©m Häc viÖn ®Ó thµnh lËp mét ph«ng lu tr÷ liªn hîp lµ viÖc lµm cÇn thiÕt vµ quan träng. Tæ chøc çc Ph©n viÖn còng ®îc x©y dùng trªn c¬ së çc quyÕt ®Þnh cña Trung ¬ng gåm Ban l·nh ®¹o, çc vô, çc khoa, çc phßng ban... chøc n¨ng cña çc Ph©n viÖn gi¶ng d¹y çn bé, çc ban, huyÖn, x·... cña Häc viÖn. Nh vËy hµng n¨m çc Ph©n viÖn còng tiÕp nhËn vµ s¶n sinh ra mét khèi lîng v¨n b¶n kh«ng nhá. Tãm l¹i, xÐt vÒ sè lîng néi dung còng nh tÝnh chÊt cña çc v¨n b¶n thuéc ph«ng lu tr÷ liªn hîp cña Häc viÖn lµ rÊt phong phó vµ ®a d¹ng, nã ®ßi hái mét hÖ thèng tæ chøc t¬ng øng, phï hîp ®Ó ®¶m ®¬ng chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña m×nh. 2. VÒ hÖ thèng tæ chøc lu tr÷ ë Häc viÖn Bé phËn lu tr÷ ë Häc viÖn Trung t©m ®îc ®Æt trong Phßng Tæng hîp - Lu tr÷ thuéc ViÖn Th«ng tin khoa häc. Bé phËn nµy hiÖn cã 3 çn bé (trong ®ã cã 01 çn bé tèt nghiÖp ®¹i häc lÞch sö vµ hiÖn t¹i ®ang häc cao häc lÞch sö, 2 çn bé tèt nghiÖp trung cÊp v¨n th - lu tr÷ t¹i chøc). Ngoµi ra, ë çc khoa, vô, viÖn thuéc Trung t©m Häc viÖn vµ 4 Ph©n viÖn ®Òu cã bé phËn v¨n th, lu tr÷ riªng. Trong thùc tÕ, c«ng t¸c lu tr÷ cña toµn Häc viÖn cha ®îc tæ chøc thµnh mét hÖ thèng, ho¹t ®éng cña c«ng t¸c lu tr÷ cßn ph©n t¸n, bÞ chi phèi vµ lÖ thuéc vµo nhiÒu mèi quan hÖ kh¸c nhau. Cã thÓ nãi, lùc lîng çn bé lµm 77 c«ng t¸c lu tr÷ ë çc ®¬n vÞ cha tËp trung vÒ chuyªn m«n lu tr÷ do hä cßn ph¶i ®¶m ®îc nh÷ng nhiÖm vô kh¸c cña ®¬n vÞ, v× thÕ cho nªn hä cha cã thêi gian chuyªn t©m riªng cho c«ng t¸c lu tr÷, bëi vËy çc v¨n b¶n cÇn lu tr÷ ë çc ®¬n vÞ khoa, vô, viÖn cßn ®Ó bã gãi, mÊt m¸t vµ mèi mät nhiÒu. Çn bé lµm c«ng t¸c lu tr÷ kiªm chøc ë ®¬n vÞ (theo chøc danh th ký hoÆc çn bé t liÖu khoa, vô, viÖn) thuéc hÖ thèng Häc viÖn cha ®îc ®µo t¹o vÒ nghiÖp vô chuyªn m«n lu tr÷. §©y còng lµ mét ®iÓm bÊt cËp ®èi víi c«ng t¸c lu tr÷ v¨n b¶n cña Häc viÖn. Çn bé lu tr÷ thuéc ViÖn Th«ng tin khoa häc ®îc ®µo t¹o t¬ng ®èi c¬ b¶n, tinh thÇn tr¸ch nhiÖm, cã nhiÒu cè g¾ng nhng cha cã kÕ ho¹ch ho¹t ®éng mét çch khoa häc, khi tiÕn hµnh c«ng viÖc ®Òu theo kinh nghiÖm nghÒ nghiÖp lµ chÝnh. Çn bé lu tr÷ ViÖn chñ yÕu lµ lµm c«ng t¸c nghiÖp vô t¹i kho lu tr÷, xö lý khèi lîng tµi liÖu cha ®îc xö lý s¬ bé tõ çc ®¬n vÞ thu vÒ, cha ®ñ søc vµ cha cã thêi gian v¬n ra ngoµi kho ®Ó híng dÉn, chØ ®¹o chuyªn m«n nghiÖp vô cña bé phËn lu tr÷ ë çc ®¬n vÞ cha râ rµng. Ho¹t ®éng thùc chÊt cña çn bé lu tr÷ cha ph¶i hoµn toµn mang tÝnh khoa häc cña chuyªn ngµnh lu tr÷. Tãm l¹i, hÖ thèng tæ chøc lu tr÷ ë Häc viÖn cßn nhiÒu ®iÒu bÊt cËp so víi ®ßi hái cña thùc tÕ, cha g¾n kÕt l¹i thµnh mét m¹ng líi hoµn chØnh ph¸t triÓn ®ång bé nh nã ph¶i cã. Nguyªn nh©n chÝnh lµ do cha cã ®îc quy ®Þnh râ rµng vÒ chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n vÒ c«ng t¸c lu tr÷ vµ mét nguyªn nh©n kh«ng kÐm phÇn quan träng lµ do lùc lîng lµm c«ng t¸c lu tr÷ cßn máng, chuyªn m«n cha cao. Bé phËn lu tr÷ cã nhiÖm vô lµ thu thËp tµi liÖu ®Ó chØnh lý vµ b¶o qu¶n, tæ chøc sö dông tµi liÖu cña c¬ quan, mµ trong ho¹t ®éng qu¶n lý cña Häc viÖn ChÝnh trÞ quèc gia Hå ChÝ Minh tµi liÖu khai th¸c kh¸ phøc t¹p, ngµy cµng nhiÒu nªn bé phËn lu tr÷ ph¶i lµm tèt tõng kh©u mét ®Ó ®¶m b¶o tµi liÖu ®¹t hiÖu qu¶ tèt khi ngêi cÇn sö dông. Trong ho¹t ®éng cña c¬ quan nÕu kh«ng cã lu tr÷ th× tµi liÖu s¶n sinh ra sÏ r¶i r¸c ë çc ®¬n vÞ khoa, ban, vô, viÖn, çc trung t©m vµ riªng chØ cã v¨n th c¬ quan lµ tµi liÖu ®îc tËp trung. Çc v¨n b¶n sÏ kh«ng ®îc b¶o qu¶n. Tµi liÖu kh«ng ®îc lËp hå s¬ dÉn ®Õn bÞ mÊt m¸t, thÊt l¹c vµ ¶nh hëng rÊt lín ®Õn viÖc b¶o qu¶n tµi liÖu vµ phôc vô nghiªn cøu sö dông. L·nh ®¹o, chØ ®¹o c«ng t¸c lu tr÷ cña c¬ quan, bé phËn lu tr÷. 78 Lu tr÷ cña c¬ quan n»m trong phßng Tæng hîp lu tr÷, ViÖn th«ng tin khoa häc, thuéc Häc viÖn ChÝnh trÞ quèc gia Hå ChÝ Minh. L·nh ®¹o phßng vµ ViÖn kÕt hîp víi çc ®¬n vÞ chøc n¨ng tr×nh lªn Gi¸m ®èc vÒ ph¬ng ¸n ®µo t¹o ®Õn th¸ng 11/2000 më líp båi dìng nghiÖp vô kiÕn thøc chuyªn m«n ®Ó n©ng cao tr×nh ®é nghiÖp vô cho çn bé v¨n th, lu tr÷ toµn Trung t©m Häc viÖn, nh»m môc ®Ých thèng nhÊt nhËn thøc vµ ph¬ng ph¸p nghiÖp vô vµ lµm viÖc. Víi yªu cÇu thiÕt thùc vÒ c«ng t¸c lu tr÷ thuéc c¬ quan qu¶n lý cña §¶ng, Häc viÖn ®· kÕt hîp víi V¨n phßng Trung ¬ng mêi nh÷ng çn bé, chuyªn gia giái vÒ chuyªn m«n vÒ gi¶ng d¹y cho çc líp tËp huÊn cña c¬ quan. §ång chÝ trëng phßng tæng hîp Lu tr÷ cña ViÖn th«ng tin khoa häc ®· mêi çn bé cña V¨nphßng Trung ¬ng tham gia chØnh lý tµi liÖu vµ thèng nhÊt ph¬ng ph¸p chØnh lý tµi liÖu cïng çn bé lu tr÷ cña c¬ quan. N¬i lµm viÖc cña bé phËn lu tr÷: Bé phËn lu tr÷ cña Häc viÖn ®îc bè trÝ mét n¬i yªn tÜnh, réng, tho¸ng nhng ë ®Çu håi têng gi¸p híng t©y nªn còng bÞ hÊp nhiÖt ®é vµ ¸nh n¾ng mÆt trêi, yÕu tè nµy g©y ¶nh hëng cho tµi liÖu. Phßng ®îc bè trÝ 1 phßng réng kho¶ng 100m2 ë tÇng 1, tÇng 3 trong phßng cã 2 gian, cã 6 côm ®Ìn lª«ng ®ñ ¸nh s¸ng trong phßng lµm viÖc, m¾c ®iÒu hoµ nhiÖt ®é hai chiÒu, cã nhiÖt kÕ ®o ®é trong phßng. Phßng lµm viÖc cña çn bé lu tr÷ cïng n¬i ®Ó tµi liÖu, gi¸p têng lµ mét d·y bµn lµm viÖc cña çn bé lu tr÷ vµ 01 tñ ®ùng tµi liÖu, song song lµ kª mét d·y bµn vu«ng dµi ®Ó lµm c«ng t¸c chØnh lý tµi liÖu vµ d·y bµn nµy còng lµ n¬i ®Ó ®äc vµ khai th¸c tµi liÖu. Bªn c¹nh kª 01 m¸y vi tÝnh, hiÖn nay m¸y ch a cã m¸y in. KÕ ho¹ch tíi ®©y m¾c thªm hÖ thèng m¸y vi tÝnh ®Ó hoµn thiÖn kh©u ®a th«ng tin vµo m¸y. Trang thiÕt bÞ trong kho ®· cã gi¸ tñ b»ng Inox sè lîng cßn qu¸ Ýt cÇn bæ sung thay cho çc gi¸ s¾t cò víi sè lîng ®Ó trong phßng kho kho¶ng tõ 12 ®Õn 15 gi¸ s¾t b»ng Inox th× míi ®ñ cho viÖc xÕp s¾p tµi liÖu, cã hép ®ùng tµi liÖu nhng sè lîng còng cßn qu¸ Ýt, cÇn bæ sung thªm nhiÒu ®Ó thay cho sè cÆp ba d©y dïng tríc ®©y ®· bÞ r¸ch, n¸t, sæ s¸ch, tñ ®ùng tµi liÖu. Thùc tÕ vÒ c«ng viÖc cña lu tr÷ lµ rÊt phøc t¹p vµ khã kh¨n, tµi liÖu th× nhiÒu cßn ®ang ë r¶i r¸c çc ®¬n vÞ, çn bé vµ nh©n viªn lµm cã Ýt, nhng bíc ®Çu cè g¾ng xö lý ®îc 01 khèi lîng tµi liÖu ban ®Çu vµ cè g¾ng hoµn thµnh dÇn khèi lîng ®îc giao ®èi víi c«ng t¸c lu tr÷. 79 NhËn thøc ®îc vÊn ®Ò tµi liÖu lu tr÷ v« cïng quan träng, §¶ng uû vµ Ban Gi¸m ®èc Häc viÖn ®· t¹o ®iÒu kiÖn c¬ së vËt chÊt nh phßng kho vµ trang thiÕt bÞ ®Ó phôc vô cho c«ng t¸c lu tr÷ ngµy cµng tèt h¬n. II.2. Thµnh phÇn, néi dung chÊt lîng vµ khèi lîng tµi liÖu ®îc b¶o qu¶n ë lu tr÷ c¬ quan C«ng t¸c lu tr÷ lµ mét lÜnh vùc ho¹t ®éng x· héi, bao gåm vÒ qu¶n lý nhµ níc ®èi víi tµi liÖu lu tr÷ - ®ång thêi còng lµ ph¬ng tiÖn cÇn thiÕt trong ho¹t ®éng qu¶n lý nhµ níc vµ b¶o qu¶n hå s¬ tµi liÖu tõ Trung ¬ng ®Õn çc ban bé, ngµnh. Häc viÖn ChÝnh trÞ quèc gia Hå ChÝ Minh ®îc thµnh lËp tõ n¨m 1949, ®Õn nay ®· ho¹t ®éng liªn tôc trªn 50 n¨m x©y dùng, trëng thµnh vµ ph¸t triÓn, Häc viÖn ®· s¶n sinh ra mét khèi lîng tµi liÖu kh«ng nhá. Víi chøc n¨ng lµ: "nghiªn cøu lý luËn, nghiªn cøu khoa häc x· héi vµ nh©n v¨n vµ ®µo t¹o, båi dìng çn bé cho §¶ng vµ Nhµ níc", Häc viÖn ®· x©y dùng ®îc mét hÖ thèng tæ chøc gióp Ban Gi¸m ®èc thùc hiÖn tèt chøc n¨ng nhiÖm vô cña Bé ChÝnh trÞ giao. N¨m 1993, Bé ChÝnh trÞ quyÕt ®Þnh cho s¸p nhËp 4 Ph©n viÖn vµo Häc viÖn. C¬ cÊu tæ chøc cña Häc viÖn gåm Trung Häc viÖn vµ 4 Ph©n viÖn (Ph©n viÖn B¸o chÝ - Tuyªn truyÒn, Ph©n viÖn Hµ Néi, Ph©n viÖn §µ N½ng, Ph©n viÖn Thµnh phè Hå ChÝ Minh). Cuèi n¨m 1996, Bé ChÝnh trÞ ra quyÕt ®Þnh hîp nhÊt ViÖn Nghiªn cøu chñ nghÜa M¸c - Lªnin vµ t tëng Hå ChÝ Minh vµo Häc viÖn ChÝnh trÞ quèc gia Hå ChÝ Minh. Nh vËy c¬ cÊu tæ chøc, chøc n¨ng nhiÖm vô vµ ph¹m vi ho¹t ®éng cña Häc viÖn rÊt lín. VÒ çc v¨n b¶n lu tr÷, Häc viÖn ®îc thµnh lËp mét ph«ng lu tr÷ liªn hîp thuéc ph«ng lu tr÷ §¶ng Céng s¶n ViÖt Nam. T¹i Trung t©m Häc viÖn, ph«ng lu tr÷ gåm 2 kho, kho tµi liÖu chung vµ kho tµi liÖu khoa häc quý hiÕm chuyªn phôc vô trùc tiÕp cho c«ng t¸c nghiªn cøu, gi¶ng d¹y ë Häc viÖn. V¨n b¶n lu tr÷ thuéc ph«ng lu tr÷ liªn hîp nµy gåm çc v¨n b¶n ho¹t ®éng cña trung t©m Häc viÖn vµ 4 Ph©n viÖn. Nh vËy, víi bÒ dµy ho¹t ®éng h¬n 50 n¨m cña Häc viÖn vµ nhiÒu n¨m cña çc Ph©n viÖn, çc v¨n b¶n ®îc s¶n sinh ra trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng lµ rÊt phong phó, ®a d¹ng. §iÒu ®ã nãi lªn r»ng, thµnh phÇn tµi liÖu trong ph«ng lu tr÷ cã rÊt nhiÒu, nhng hiÖn ®ang n»m r¶i r¸c Ph©n viÖn. Tuy nhiªn, çc ph©n viÖn ®Òu cã ®ñ ®iÒu kiÖn thµnh lËp 1 phßng lu tr÷ bëi v× çc ph©n viÖn trùc thuéc theo hÖ thèng. VÒ mÆt ph¸p lý Nhµ níc th× còng ®ñ ®iÒu kiÖn ®Ó thµnh lËp mét phßng lu tr÷ ®éc lËp. HiÖn t¹i, ph«ng lu tr÷ cña Häc viÖn cã çc lo¹i h×nh v¨n b¶n chÝnh sau: 80 Çc v¨n b¶n ho¹t ®éng cña Häc viÖn nãi vÒ nhiÖm vô ®µo t¹o vµ båi dìng çn bé l·nh ®¹o vµ qu¶n lý chñ chèt cña §¶ng vµ Nhµ níc, cña çc ®oµn thÓ vÒ chñ nghÜa M¸c - Lªnin, t tëng Hå ChÝ Minh, ®êng lèi chÝnh s¸ch cña §¶ng vµ Nhµ níc, vÒ khoa häc chÝnh trÞ vµ l·nh ®¹o chÝnh trÞ, vÒ khoa häc x· héi vµ nh©n v¨n nãi chung lµ rÊt phong phó. Ngoµi ra, cßn cã çc v¨n b¶n cã tÝnh chÊt mËt vÒ ®éi ngò çn bé chñ chèt cña §¶ng; hÖ thèng çc v¨n b¶n vÒ ®µo t¹o çn bé lý luËn vÒ chñ nghÜa M¸c - Lªnin vµ t tëng Hå ChÝ Minh ë tr×nh ®é ®¹i häc vµ trªn ®¹i häc cña níc ta vµ kÓ c¶ ®µo t¹o çn bé cho çc níc b¹n Lµo vµ Campuchia. Ph«ng lu tr÷ cã çc v¨n b¶n cña Häc viÖn nãi vÒ c«ng t¸c nghiªn cøu khoa häc, tríc hÕt lµ nghiªn cøu lý luËn M¸c - Lªnin, t tëng Hå ChÝ Minh vµ çc dù ¸n, ®Ò tµi nghiªn cøu vÒ çc chuyªn ngµnh khoa häc x· héi vµ nh©n v¨n ®îc thÓ hiÖn trong çc dù ¸n nghiªn cøu trong níc, hîp t¸c nghiªn cøu víi níc ngoµi, çc ®Ò tµi khoa häc cÊp Nhµ níc, cÊp bé, cÊp c¬ së ®· ®îc tiÕn hµnh nghiªn cøu, b¶o vÖ thµnh c«ng ë Häc viÖn. Ph«ng lu tr÷ gi÷ çc v¨n b¶n cña Häc viÖn vÒ c«ng t¸c tæ chøc tõ khi thµnh lËp Häc viÖn ®Õn nay. Ph«ng lu tr÷ cã çc v¨n b¶n cña Häc viÖn vÒ c«ng t¸c ®èi ngo¹i nh çc biªn b¶n héi ®µm, tho¶ thuËn vÒ çc mÆt ho¹t ®éng cã liªn quan, çc dù ¸n, ®Ò tµi nghiªn cøu khoa häc cïng níc ngoµi, ch¬ng tr×nh hîp t¸c quèc tÕ; çc b¸o ço vÒ ®oµn ra, ®oµn vµo... Ph«ng lu tr÷ cßn cã çc v¨n b¶n vÒ toµn bé ho¹t ®éng cña c«ng t¸c hËu cÇn, x©y dùng c¬ së vËt chÊt; c«ng t¸c thi ®ua khen thëng, c«ng t¸c thanh tra, c«ng t¸c c«ng ®oµn, §oµn thanh niªn. Nh vËy, toµn bé nh÷ng v¨n b¶n trªn ®©y kh«ng chØ cã ý nghÜa ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ chøc nhiÖm vô vµ qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña Häc viÖn mµ cßn thÓ hiÖn tõng bíc qu¸ tr×nh h×nh thµnh, ph¸t triÓn vÒ c«ng t¸c nghiªn cøu lý luËn cña §¶ng vµ Nhµ níc ta thÓ hiÖn tõng bíc qu¸ tr×nh ®µo t¹o båi dìng çn bé cho §¶ng trªn nöa thÕ kû. ChÝnh v× thÕ mµ thµnh phÇn tµi liÖu trong ph«ng lu tr÷ ë Häc viÖn chiÕm phÇn quan träng trong toµn bé thµnh phÇn çc v¨n b¶n lu tr÷ cña §¶ng Céng s¶n ViÖt Nam. Nã phôc vô cho c«ng t¸c khai th¸c tµi liÖu ®Ó nghiªn cøu lý luËn, nghiªn cøu khoa häc, phôc vô cho c«ngt¸c l·nh ®¹o. NhËn thøc ®îc vÊn ®Ò nµy, tõ l©u §¶ng uû vµ Ban Gi¸m ®èc Häc viÖn ®· quan t©m ®Õn c«ng t¸c lu tr÷ cña Häc viÖn cô thÓ lµ: Thêng xuyªn gi¸o dôc çn bé, ®¶ng viªn, c«ng nh©n viªn cã ý thøc gi÷ g×n b¶o qu¶n tµi liÖu. 81 X©y dùng hÖ thèng tæ chøc vµ ®éi ngò çn bé lµm c«ng t¸c t liÖu lu tr÷ ë çc Ph©n viÖn, ®¬n vÞ khoa häc, vô, viÖn, trung t©m. Tõng bíc h×nh thµnh quy chÕ thèng nhÊt vÒ c«ng t¸c t liÖu, lu tr÷. II.3. T×nh h×nh tæ chøc khoa häc tµi liÖu Tµi liÖu lu tr÷ lµ s¶n phÈm cña çn bé c«ng chøc trong toµn hÖ thèng bé m¸y nhµ níc. Trong nh÷ng tµi liÖu ®ã chøa ®ùng çc th«ng tin liªn quan ®Õn mäi mÆt ®êi sèng chÝnh trÞ - kinh tÕ - v¨n ho¸ - x· héi, gi¸o dôc an ninh quèc phßng, ngo¹i giao... V× vËy viÖc tæ chøc khoa häc ®èi víi nh÷ng tµi liÖu ph¶i ®îc quan t©m mét çch hîp lý. C«ng t¸c v¨n th lu tr÷ lµ mét bé phËn kh«ng thÓ thiÕu trong mét c¬ quan thuéc Nhµ níc qu¶n lý v× nã lµ mét th«ng tin chÝnh x¸c mµ çc c¬ quan §¶ng, Nhµ níc, çc tæ chøc x· héi... dïng ®Ó l·nh ®¹o, qu¶n lý mäi mÆt cña c¬ quan. Tµi liÖu cña Häc viÖn ChÝnh trÞ quèc gia Hå ChÝ Minh ®· ®îc chØnh lý, s¾p xÕp vµ b¶o qu¶n theo ®óng nghiÖp vô lu tr÷ tõ çc kh©u nh lËp hå s¬, x¸c ®Þnh gi¸ trÞ, bæ sung vµ thèng kª tµi liÖu vµ viÖc tæ chøc khoa häc tµi liÖu mét çch khoa häc. Tríc t×nh h×nh trªn, lu tr÷ Häc viÖn ChÝnh trÞ quèc gia Hå ChÝ Minh còng ®· cè g¾ng hoµn thµnh nhiÖm vô, nghÜa lµ phôc vô ®Çy ®ñ nh÷ng v¨n b¶n khi cã ngêi ®Õn t×m tµi liÖu mµ hä cÇn. Nhng bªn c¹nh ®ã còng cßn mét sè khã kh¨n vµ h¹n chÕ nh cha ®ñ trang thiÕt bÞ ®óng theo yªu cÇu ®· ®Þnh, t×nh tr¹ng vËt lý bÞ xuèng cÊp. NhiÒu v¨n b¶n quan träng hiÖn chØ cã mét b¶n, ®îc gi÷ l¹i tõ bèn m¬i, n¨m m¬i n¨m nay, nhiÒu v¨n b¶n giÊy xÇu r¸ch mÐp, mÊt ch÷, ch÷ mê. §©y lµ hiÖn tîng rÊt ®¸ng b¸o ®éng. ChÕ ®é b¶o qu¶n cña mét kho lu tr÷ cha ®ñ tiªu chuÈn, cha cã m¸y hót Èm, hót bôi... phßng lµm viÖc cña çn bé viªn chøc cïng chung víi phßng kho, do vËy ¶nh hëng nhiÒu ®Õn b¶o vÖ søc khoÎ cho ngêi lµm viÖc vµo b¶o qu¶n tµi liÖu. Tõ ®©y c«ng t¸c tæ chøc khoa häc tµi liÖu còng bÞ ¶nh hëng vµ c«ng t¸c ph©n lo¹i tµi liÖu chñ yÕu dùa vµo ph¬ng ¸n thêi gian - mÆt ho¹t ®éng. Dïng ph¬ng ¸n nµy khi ph©n lo¹i tµi liÖu kh«ng bÞ lÉn lén gi÷a çc lo¹i v¨n b¶n vµ nã ph¶n ¸nh tõng chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c¬ quan theo tõng thêi gian nhÊt ®Þnh nãi riªng, lÞch sö ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng nãi chung. Tµi liÖu ë v¨n th chuyÓn ®Õn lu tr÷ gÇn ®©y ®· cã biªn môc biªn trong, bªn ngoµi. Çch lËp nµy cã t¸c dông lµ ®Ó phôc vô cho ho¹t ®éng qu¶n lý c¬ quan khi cÇn thiÕt nghiªn cøu ®Õn nh÷ng vÊn ®Ò sù viÖc liªn quan cã thÓ t×m ®îc nh÷ng hå s¬ ®ång thêi 82 ®Ó phôc vô l©u dµi. Ngoµi nh÷ng ®Æc trng vÊn ®Ò lµ ph¬ng ph¸p chÝnh ®Ó lËp hå s¬ cßn ¸p dông ®Æc trng tªn gäi, ®Æc trng t¸c gi¶. Tãm l¹i, khèi tµi liÖu cña Häc viÖn do lu tr÷ b¶o qu¶n trong kho ®Ó ®îc ph©n lo¹i, lËp hå s¬, x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu, bæ sung vµ thèng kª theo ®óng nghiÖp vô lu tr÷. Bªn c¹nh ®ã vÉn cßn mét sè h¹n chÕ nhÊt ®Þnh nh chÊt lîng ph©n lo¹i cha cao, tµi liÖu ®«i khi bÞ chång chÐo lÉn lén. C«ng t¸c lËp hå s¬ ë v¨n th çc ®¬n vÞ cha lËp hå s¬ vÉn cßn gi÷ nguyªn nªn tµi liÖu xÐ lÎ. C«ng t¸c x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu: HiÖn nay khèi lîng tµi liÖu ®îc h×nh thµnh trong ho¹t ®éng cña çc c¬ quan ®ang t¨ng lªn nhanh chãng vµ lo¹i h×nh tµi liÖu ngµy cµng ®a d¹ng. V× thÕ viÖc x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu cµng trë nªn cÊp thiÕt vµ nÆng nÒ h¬n. X¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu lµ lo¹i bá nh÷ng v¨n b¶n kh«ng cßn gi¸ trÞ sö dông ®Ó tiªu huû vµ chän nh÷ng tµi liÖu cã gi¸ trÞ vµo b¶o qu¶n. Muèn x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu ph¶i thµnh lËp Héi ®ång x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu gåm cã: §¹i diÖn Gi¸m ®èc §ång chÝ l·nh ®¹o ®¬n vÞ Mét ®ång chÝ thay mÆt lu tr÷ lµm uû viªn vµ ph«ng lu tr÷ cña Häc viÖn ®· ®îc x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu, x©y dùng b¶n thêi h¹n b¶o qu¶n (vÜnh viÔn, l©u dµi, t¹m thêi). Nh÷ng tµi liÖu cña ChÝnh phñ, Ban Tæ chøc Trung ¬ng, Ban tæ chøc çn bé ChÝnh phñ göi ®Õn cã néi dung chØ ®¹o, híng dÉn trùc tiÕp, nh÷ng tµi liÖu vÒ chÕ ®é chÝnh s¸ch cña çc Bé, Ban th× ®Ó l©u dµi vµ vÜnh viÔn. Nh÷ng tµi liÖu göi ®Õn ®Ó nghiªn cøu th× b¶o qu¶n t¹m thêi. Bæ sung tµi liÖu vµo kho lu tr÷ lµ mét biÖn ph¸p cã liªn quan tíi viÖc x©y dùng nguån tµi liÖu thuéc thµnh phÇn ph«ng lu tr÷ ®ã lµ lùa chän, chuÈn bÞ vµ chuyÓn giao tµi liÖu vµo çc ph«ng, kho lu tr÷ theo quyÒn h¹n vµ ph¹m vi ®· ®îc Nhµ níc quy ®Þnh. Nhng ®èi víi Häc viÖn viÖc bæ sung tµi liÖu vµo kho lu tr÷ ®îc thùc hiÖn theo c«ng viÖc song song víi v¨n th nªn tµi liÖu v¨n th vµ mét sè ®¬n vÞ khi thu håi cha ®îc biªn môc cÈn thËn nªn tµi liÖu cßn thiÕu nhiÒu. C«ng t¸c thèng kÕ tµi liÖu: ViÖc thèng kª tµi liÖu ë Häc viÖn gåm thèng kª tµi liÖu trong ph«ng vµ çc ph¬ng tiÖn b¶o qu¶n chóng. HiÖn t¹i Häc viÖn ®ang thèng kª tµi liÖu theo çc c«ng cô ®ã lµ môc lôc hå s¬, môc lôc v¨n kiÖn. 83 Môc lôc hå s¬ võa lµ c«ng cô dïng ®Ó thèng kª, võa lµ c«ng cô dïng ®Ó tra t×m tµi liÖu. ë ®©y cã çc lo¹i môc lôc thèng kª çc hå s¬ vÜnh viÔn, l©u dµi vµ t¹m thêi, ®¬n vÞ thèng kª vµo môc lôc hå s¬ cña ph«ng lµ theo hép, bªn trong hép thèng kª theo ®¬n vÞ b¶o qu¶n. Nh÷ng c«ng cô ®Ó thèng kª tµi liÖu cña Häc viÖn cïng môc ®Ých lµ hÖ thèng çc hå s¬, çc th«ng tin kh¸c vÒ thµnh phÇn vµ néi dung hå s¬ cña mét khèi tµi liÖu nhÊt ®Þnh. Tõ môc lôc hå s¬ ®Ó biÕt râ nguån gèc hå s¬ khi tra cøu tµi liÖu vµ cung cÊp ®îc nh÷ng sè liÖu chÝnh x¸c, cô thÓ vÒ sè lîng, thµnh phÇn, néi dung t×nh h×nh b¶o qu¶n vµ çc khÝa c¹nh kh¸c cña tµi liÖu 01 ph«ng lu tr÷ vµ bé thÎ còng lµ mét c«ng cô ®Ó tra t×m tµi liÖu dÔ dµng h¬n. Nh×n chung víi m« h×nh vµ çch tæ chøc thèng kª tµi liÖu Häc viÖn ®îc ®¸nh gi¸ lµ hîp lý vµ cã kÕ ho¹ch. Víi nh÷ng c«ng cô mµ lu tr÷ Häc viÖn ®· dïng ®Ó thèng kª tµi liÖu nh ®· kÓ trªn vÒ c¬ b¶n lµ phôc vô tèt cho viÖc sö dông tµi liÖu trong ho¹t ®éng qu¶n lý hµnh chÝnh nhµ níc nãi chung, ®ång thêi còng to¹ ®iÒu kiÖn cho tõng ç nh©n ®Õn nghiªn cøu tµi liÖu t¹i lu tr÷ Häc viÖn. II.4. Giao nép tµi liÖu vµo çc trung t©m vµ çc kho lu tr÷ cè ®Þnh Víi chøc n¨ng, nhiÖm vô vµ quyÒn h¹n cña Häc viÖn ChÝnh trÞ quèc gia Hå ChÝ Minh, trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng qu¶n lý hµnh chÝnh Nhµ níc ®· s¶n sinh ra nhiÒu v¨n b¶n, khèi tµi liÖu t¬ng ®èi lín vµ khèi tµi liÖu nµy ®îc giao nép cho lu tr÷ v¨n phßng Trung ¬ng ®Ó b¶o qu¶n trong kho tµi liÖu cè ®Þnh. HiÖn nay khèi lîng tµi liÖu lín cßn n»m r¶i r¸c ë çc khèi ®¬n vÞ khoa ban, Vô viÖn vµ çc trung t©m c¶ 4 Ph©n viÖn cha thu håi vÒ ®îc. Çc ®ång chÝ l·nh ®¹o ®ang cã kÕ ho¹ch, ph¬ng ¸n ®i kh¶o s¸t vµ lªn kÕ ho¹ch thu håi tµi liÖu cña çc ®¬n vÞ tËp trung vÒ ph«ng lu tr÷ Häc viÖn. Tµi liÖu cña ph«ng hiÖn nay cha thu håi vÒ hÕt nªn sè lîng tµi liÖu cßn Ýt vµ rêi lÎ, sè çn bé lu tr÷ míi cã 3 ngêi, nªn viÖc ®¸nh gi¸, x¸c ®Þnh gi¸ trÞ cha hoµn chØnh. V× vËy kh©u nép tµi liÖu lªn lu tr÷ cÊp trªn cha thùc hiÖn ®îc. II.5. T×nh h×nh tæ chøc sö dông tµi liÖu Tæ chøc sö dông tµi liÖu lu tr÷ lµ mét mÆt cña ho¹t ®éng th«ng tin khoa häc vµ lµ mét trong nh÷ng chøc n¨ng quan träng vµ tÊt yÕu cña çc phßng, kho lu tr÷. V× tµi liÖu lu tr÷ ®îc sö dông vµo nhiÒu môc ®Ých kh¸c nhau cña ®êi sèng x· héi nh trong lÜnh vùc kinh tÕ, x©y dùng, tµi liÖu lu tr÷ cã thÓ gióp vµo viÖc lËp dù ¸n kinh tÕ hoÆc söa ch÷a kiÓm tra çc c«ng tr×nh ®îc nhanh chãng vµ çc mÆt kh¸c cã liªn quan víi nhau nh v¨n ho¸ x· héi, nghiªn cøu 84 khoa häc, çc ho¹t ®éng qu¶n lý vµ l·nh ®¹o. ViÖc tæ chøc sö dông tµi liÖu cã ý nghÜa rÊt quan träng, n©ng cao vai trß cña tµi liÖu lu tr÷ trong ®êi sèng x· héi vµ phôc vô ho¹t ®éng hµng ngµy cña çc c¬ quan trong s¶n xuÊt vµ ®êi sèng cña nh©n d©n. Chóng ta hiÓu r»ng çc th«ng tin hµng ngµy ®îc cung cÊp chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ vµ nhanh chãng th× sÏ gióp l·nh ®¹o vÒ kh©u qu¶n lý vµ chØ ®¹o, gióp cho viÖc nghiªn cøu khoa häc, ®µo t¹o, gi¶ng d¹y vµ çc ho¹t ®éng kh¸c trong c¬ quan vµ x· héi ®îc n©ng lªn. V× vËy viÖc tæ chøc sö dông tµi liÖu lu tr÷ cña çc phßng kho lµ mét vµ çc trang thiÕt bÞ b¶o qu¶n n¬i nghiªn cøu tµi liÖu lµ viÖc lµm tÊt yÕu cÇn ®îc çc cÊp quan t©m. VÒ tæ chøc sö dông tµi liÖu cña lu tr÷ Häc viÖn: Trong nh÷ng n¨m qua bé phËn lu tr÷ ®· phôc vô ®îc mét sè lîng tµi liÖu th«ng tin cã gi¸ trÞ cho çn bé l·nh ®¹o, çn bé qu¶n lý, çn bé nghiªn cøu vµ häc viªn nghiªn cøu gi¶ng d¹y vµ häc tËp, nhng viÖc khai th¸c sö dông míi chØ trong ph¹m vi ë mét sè ®ång chÝ l·nh ®¹o ®¬n vÞ vµ sè Ýt çc çn bé nghiªn cøu vµ mét sè kh«ng nhiÒu çc häc viªn ®Õn häc cao häc vµ nghiªn cøu sinh. Qua thèng kª t×nh h×nh khai th¸c tµi liÖu n¨m 2001 vµ ®Õn hÕt th¸ng 2 n¨m 2002 sè lîng ngêi ®Õn khai th¸c tµi liÖu 1000 lît ngêi, sè lîng tµi liÖu ®em ra khai th¸c lµ 200 tµi liÖu trong çc hå s¬ phÇn lín lµ tµi liÖu vÒ çc nghÞ quyÕt, quyÕt ®Þnh, tµi liÖu vÒ x©y dùng c¬ b¶n, tµi liÖu vÒ nghiªn cøu khoa häc, chøc n¨ng, nhiÖm vô cña çc ®¬n vÞ, tµi liÖu trong vµ ngoµi níc hµng ngµy, trong tuÇn, Ýt ®îc çc b¹n ®äc biÕt ®Õn. Ph¬ng ph¸p khai th¸c lµ ®äc tµi liÖu ghi l¹i nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt vµ tr¶ tµi liÖu ngay t¹i chç. Khi cã ngêi ®Õn nghiªn cøu tµi liÖu th× çn bé lu tr÷ ph¶i xem xÐt vµ t×m hiÓu c¨n cø yªu cÇu cña ngêi ®Õn khai th¸c tµi liÖu cã ®óng môc ®Ých kh«ng vµ t×m hiÓu nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt nÕu ®óng môc ®Ých th× çn bé lu tr÷ t¹o ®iÒu kiÖn cho ngêi ®Õn khai th¸c tµi liÖu, çn bé lu tr÷ cã tr¸ch nhiÖm nh¾c nhë ngêi ®Õn khai th¸c b¶o qu¶n vµ gi÷ g×n bÝ mËt tµi liÖu kh«ng truyÒn tay cho ng êi nµy, ngêi kh¸c vµ lµm r¸ch n¸t h háng tµi liÖu. Khi tr¶ ph¶i ®óng thêi h¹n. Ph¬ng tiÖn khai th¸c tµi liÖu cña ph«ng lu tr÷ c¬ b¶n lµ b»ng môc lôc, m¸y vi tÝnh. HiÖn nay, çn bé phôc vô qu¶n lý cßn máng nªn viÖc ®a th«ng tin lªn m¹ng cha ®¸p øng yªu ngêi ®äc, hå s¬ gióp cho ngêi muèn tra t×m tµi liÖu hiÓu thªm vÒ néi dung tµi liÖu ®ã lµ mét th«ng tin rót gän, kh¸i qu¸t çc th«ng tin trong tµi liÖu sau khi ®îc xö lý, ph©n tÝch tæng hîp vµ còng n¾m râ chÝnh x¸c tõng phÇn tµi liÖu cã trong kho. 85 Do lu tr÷ cña Häc viÖn míi thµnh lËp tµi liÖu cßn Ýt nªn cha cã ®iÒu kiÖn tæ chøc triÓn l·m vµ còng cã nh÷ng h¹n chÕ cña nã, phÇn lín lµ ngêi ®Õn mîn tµi liÖu, phßng ®äc cßn Ýt ngêi ®Õn khai th¸c tµi liÖu vµ ®iÒu nµy dÉn ®Õn viÖc khai th¸c th«ng tin qu¸ khø cßn Ýt cha ®¹t theo ®óng quy ®Þnh cña Côc Lu tr÷ ban hµnh. Lu tr÷ Häc viÖn còng cha tæ chøc ®îc phßng ®äc riªng cho ngêi ®Õn khai th¸c sö dông tµi liÖu v× vËy còng cha thu hót ®îc nhiÒu ngêi ®Õn sö dông vµ khai th¸c tµi liÖu. Tãm l¹i, kÕt qu¶ viÖc tæ chøc sö dông tµi liÖu cña lu tr÷ Häc viÖn bíc ®Çu ®· ®em l¹i lîi Ých vÒ nhiÒu mÆt vÒ c«ng t¸c chØ ®¹o, l·nh ®¹o, c«ng t¸c ®µo t¹o vµ nghiªn cøu khoa häc, c«ng t¸c x©y dùng c¬ b¶n cña Häc viÖn vµ gióp cho çc nhµ l·nh ®¹o ho¹ch ®Þnh ®êng lèi chiÕn lîc cña ®Êt níc, gãp phÇn cho c¬ quan vµ trong sù nghiÖp x©y dùng ®æi míi cña ®Êt níc trong thêi kú c«ng nghiÖp ho¸, hiÖn ®¹i ho¸. II.6. T×nh h×nh b¶o qu¶n tµi liÖu Tµi liÖu lu tr÷ lµ nh÷ng di s¶n v¨n ho¸ cña d©n téc, chóng cã mét ý nghÜa to lín trong viÖc b¶o vÖ vµ x©y dùng Tæ quèc. ViÖc b¶o qu¶n tµi liÖu lu tr÷ ®îc coi lµ c«ng viÖc hµng ®Çu vµ trong ho¹t ®éng cña çc c¬ quan cã nhiÒu th«ng tin quan träng ®îc chøa ®ùng trong tµi liÖu. V× vËy cÇn ph¶i cã biÖn ph¸p khoa häc kü thuËt ®Ó b¶o vÖ an toµn tµi liÖu, phôc vô tèt nhÊt cho viÖc sö dông khai th¸c chung trong t¬ng lai. ViÖc b¶o qu¶n tµi liÖu cña lu tr÷ Häc viÖn còng ®îc çc ban l·nh ®¹o quan t©m tµi liÖu ®· ®îc ®a lªn tÇng ba kh« gi¸o, tho¸ng m¸t, nh÷ng n¨m gÇn ®©y ®· ®îc Ban gi¸m ®èc vµ çc ban ngµnh chøc n¨ng quan t©m ®Çu t trang thiÕt bÞ cho bé phËn lu tr÷ cã phßng kho, gi¸ tñ ®Ó xÕp nh÷ng tµi liÖu ®· ®îc x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu vµ nh÷ng tµi liÖu ®· vµ ®ang tiÕn hµnh thu vÒ, trang bÞ hai m¸y ®iÒu hoµ nhiÖt ®é kh«ng khÝ hai chiÒu, cã nhiÖt kÕ ®o ®é, cã b×nh phßng ch¸y ch÷a ch¸y, mét m¸y vi tÝnh, nhng nh×n chung c¬ së vËt chÊt ®ã cßn nghÌo. HiÖn nay cha cã çc ph¬ng tiÖn b¶o qu¶n nh thiÕt bÞ m¸y chèng Èm, chèng bôi... Do vËy, viÖc b¶o qu¶n tµi liÖu cßn gÆp nhiÒu khã kh¨n. Çn bé lu tr÷ thêng xuyªn ph¶i quÐt dän, lau bôi kiÓm tra tµi liÖu cã bôi mèi mät x©m h¹i kh«ng. Sè tµi liÖu khi chØnh lý xong çn bé lu tr÷ cho vµo hép vµ s¾p xÕp lªn gi¸ gän gµng ngay th¼ng. Ngoµi cöa kho cã trang bÞ b×nh ch÷a ch¸y. §©y lµ vÊn ®Ò quan träng mµ c¬ quan cÇn chó ý v× phßng ch¸y kh«ng nh÷ng ®Ó b¶o qu¶n tµi liÖu mµ cßn ®Ó b¶o vÖ tµi s¶n cña c¬ quan. 86 KhÝ hËu miÒn B¾c nãng vÒ mïa hÌ, ®é Èm cao, l¹nh vÒ mïa ®«ng, v× vËy muèn b¶o qu¶n tµi liÖu cã tuæi thä l©u dµi kh«ng bÞ Èm môc th× phßng kho chøa tµi liÖu ph¶i tho¸ng m¸t cã kh«ng khÝ giao lu vµ ta nªn ®iÒu chØnh m¸y ®iÒu hoµ kh«ng khÝ ë nhiÖt ®é tõ 200C - 250C lµ tèt nhÊt. Nh×n chung viÖc b¶o qu¶n tµi liÖu cña lu tr÷ Häc viÖn cÇn ®îc quan t©m thêng xuyªn h¬n n÷a vÒ viÖc kiÓm tra t×nh tr¹ng vËt lý vµ lµm vÖ sinh theo ®Þnh kú, viÖc s¾p xÕp tµi liÖu khoa häc gãp phÇn vµo viÖc b¶o qu¶n vµ khai th¸c tµi liÖu ®îc tèt h¬n. II.7. T×nh h×nh ¸p dông tin häc vµo c«ng t¸c lu tr÷ §Ó thÝch øng víi sù ph¸t triÓn cña Häc viÖn vµ sù ph¸t triÓn ®i lªn cña c¶ níc nãi chung cã sù thay ®æi m¹nh mÏ trªn tÊt c¶ çc lÜnh vùc ®êi sèng x· héi. Trong hai n¨m 1996-1997, ®îc sù ®ång ý cña Ban Gi¸m ®èc, ViÖn Th«ng tin khoa häc ®· kÕt hîp víi Bé m«n tin häc ®a gÇn 2000 tµi liÖu lu tr÷ b»ng phiÕu nhËp tin vµo phÇn mÒm tin häc do Bé m«n tin häc cung cÊp. N¨m 2000, ViÖn Th«ng tin Khoa häc ®· kÕt hîp víi Ban C«ng nghÖ Th«ng tin Häc viÖn vµ Côc Lu tr÷ Trung ¬ng ®· xö lý, viÕt phiÕu nhËp tin, x©y dùng ®îc 1.500 c¬ së d÷ liÖu nhËp vµo m¸y. Çc tµi liÖu ®îc nhËp vµo m¸y ®· ph¶n ¸nh ®îc mét phÇn çc mÆt ho¹t ®éng cña Häc viÖn trong thêi gian tõ 1965 ®Õn nay. N¨m 2006 ®Õn 2008 ViÖn Th«ng tin khoa häc ®· kÕt hîp ViÖn C«ng nghÖ tin häc nhµ níc ®· triÓn khai nhiÒu çc phÇn mÒm AiAiSich, Sichrcons ®ang ®îc nghiªn cøu chØnh söa vµ nhiÒu çc phÇn kh¸c ®ang ®îc nghiªn cøu phæ biÕn trªn diÖn réng t¹o ®µ cho sù ph¸t triÓn x· héi. Nh×n chung viÖc øng dông tin häc vµo c«ng t¸c v¨n th - lu tr÷ cña Häc viÖn cÇn bæ sung vµ hoµn thiÖn h¬n n÷a, qua ®©y cã thÓ nãi trong thêi gian qua lu tr÷ Häc viÖn cã nhiÒu cè g¾ng ®Ó tõng bíc ®a c«ng t¸c øng dông tin häc vµo trong c«ng t¸c lu tr÷ lªn mét bíc cao h¬n. 87 PhÇn II Nh÷ng ®óc kÕt vµ thu ho¹ch vÒ nhËn thøc lý luËn vµ thùc tiÔn cña b¶n th©n qua thùc hµnh nghiÖp vô vÒ v¨n th - lu tr÷ Tõ nh÷ng lý luËn ®· häc ®îc, ¸p dông vµo thùc tiÔn trong qu¸ tr×nh thùc hµnh nghiÖp vô vÒ v¨n th - lu tr÷ ë Häc viÖn, b¶n th©n t«i ®· cã nh÷ng nhËn thøc nh sau: V¨n th, lu tr÷ lµ bé m«n thuéc lÜnh vùc khoa häc x· héi, toµn bé ho¹t ®éng v¨n th - lu tr÷ lµ mét chØnh thÓ, mäi kh©u, mäi qu¸ tr×nh trong c«ng t¸c v¨n th, lu tr÷ ®Òu cã vÞ trÝ kh¸c nhau, song cã mèi quan hÖ mËt thiÕt víi nhau. NÕu thiÕu sãt ë kh©u nµy ch¾c ch¾n sÏ dÉn ®Õn sai sãt ë kh©u kh¸c, thËm chÝ cã thÓ lµm gi¸n ®o¹n c¶ mét qu¸ tr×nh cña c«ng t¸c v¨n th, lu tr÷. Lµm tèt c«ng t¸c v¨n th - lu tr÷ sÏ gãp phÇn ®¸ng kÓ vµo thµnh c«ng cña c«ng t¸c qu¶n lý, ®iÒu hµnh cña bé m¸y l·nh ®¹o; gãp phÇn tÝch cùc ®Ó bé m¸y l·nh ®¹o thùc hiÖn tèt h¬n chøc n¨ng qu¶n lý, ®iÒu hµnh. §Ó lµm tèt c«ng t¸c v¨n th, lu tr÷ ngêi çn bé ph¶i cã nghiÖp vô cao trªn lÜnh vùc nµy, ph¶i cã t¸c phong khoa häc, cã kiÕn thøc tæng hîp. Cã nh vËy khi xö lý c«ng viÖc míi ®¶m b¶o nhanh chãng, chÝnh x¸c kÞp thêi vµ linh ho¹t. Thùc hiÖn tèt nhiÖm vô nh ®· nªu 3 ý trªn ®ßi hái ngêi lµm c«ng t¸c v¨n th, lu tr÷ ph¶i hiÓu r»ng nã lµ mét ngµnh khoa häc c¶ bÒ réng vµ chiÒu s©u v× nhiÒu vÊn ®Ò ®Ó lý luËn ®· ®îc thùc tiÔn kiÓm nghiÖm vµ lµm s¸ng tá, cÇn ®óc kÕt bæ sung vµ hoµn chØnh. V× vËy mµ thùc tiÔn vµ lý luËn cã mèi quan hÖ chÆt chÏ víi nhau. V× lý luËn lµ tæng hîp tri thøc ®Ó chØ ®¹o thùc tiÔn. Víi yªu cÇu thùc tÕ ®Æt ra, ngêi çn bé v¨n phßng ph¶i n¾m v÷ng lý luËn ®Ó gi¶i quyÕt çc c«ng viÖc ®îc nhanh chãng, thuËn lîi, ®¹t yªu cÇu. Khi c«ng v¨n ®Õn c¬ quan th× çn bé v¨n th ph¶i biÕt tõng bíc lµm g× cuèi cïng lµ bíc lËp hå s¬ vµ giao nép vµo lu tr÷ mét çch cã khoa häc vµ ®Çy ®ñ nhÊt. Çc bíc trªn cÇn ph¶i vËn dông lý luËn ®Ó thùc hiÖn çc quy tr×nh nh thu thËp, ph©n lo¹i, lËp hå s¬ ph¶i n¾m v÷ng lý luËn vµ thùc tiÔn trong c«ng t¸c nµy ®Ó tæ chøc khoa häc vµ lµm tèt quy tr×nh trªn. §èi víi c«ng t¸c lu tr÷ th× ®a d¹ng vµ phøc t¹p h¬n nÕu kh«ng n¾m v÷ng lý luËn th× kh«ng thÓ ¸p dông vµo thùc tiÔn ®îc. VÝ dô: ë lu tr÷ Häc viÖn khi thay ®æi c¬ cÊu tæ chøc th× ph¶i ¸p dông ph¬ng ph¸p ph©n lo¹i nµo? Khi thu thËp tµi liÖu ë çc phßng ban vµ v¨n th vÒ 88 chØnh lý tõng kh©u mét ®Ó khi cã ngêi ®Õn sö dông th× nh©n viªn lu tr÷ b»ng ph¬ng ph¸p ®· häc kÕt hîp víi thùc tiÔn ®em ®Õn cho ngêi sö dông tµi mét çch nhanh nhÊt vµ hiÖu qu¶ nhÊt. §Ó lµm ®îc nh÷ng c«ng viÖc trªn, ®ßi hái ngêi çn bé lµm c«ng t¸c lu tr÷ tríc tiªn cÇn ph¶i n¾m v÷ng lý luËn kÕt hîp víi thùc tiÔn. Nh vËy trong c«ng t¸c v¨n th, lu tr÷ vµ qu¶n trÞ v¨n phßng nÕu chØ thùc hiÖn vÒ mÆt chuyªn m«n th× cha ®¸p øng ®îc tÊt c¶ yªu cÇu mµ lý luËn ®Æt ra. V× thÕ ®Ó tiÕp thu lý luËn vµ thùc hµnh tèt c«ng viÖc, yªu cÇu çn bé lµm c«ng t¸c v¨n phßng nãi chung vµ lu tr÷ nãi riªng ph¶i biÕt tæng hîp vÒ lý luËn vµ thùc tiÔn ®Ó gi¶i quyÕt çc c«ng viÖc cÇn thiÕt cho c¬ quan mét çch khoa häc vµ ®¹t hiÖu qu¶ cao. Qua tiÕp thu lý luËn ®îc häc ë trêng kÕt hîp víi ®ît thùc tÕ ë c¬ quan Häc viÖn, t«i nhËn thÊy r»ng c«ng t¸c lu tr÷ vµ qu¶n trÞ v¨n phßng lµ mét ngµnh khoa häc. Muèn lµm tèt c«ng t¸c nµy chóng ta ph¶i biÕt çch tr×nh bµy cã hÖ thèng nh÷ng vÊn ®Ò c¬ b¶n cña lý luËn vµ thùc tiÔn c«ng t¸c lu tr÷; bao gåm vÒ çc vÊn ®Ò ph¬ng ph¸p luËn, lý luËn vµ ph¬ng ph¸p tæ chøc khoa häc, tæ chøc sö dông vµ b¶o qu¶n tµi liÖu cïng nhiÒu vÊn ®Ò kh¸c ®Ó rót ra nh÷ng nhËn thøc míi gióp cho b¶n th©n hiÓu s©u vµ réng thªm vÒ vÊn ®Ò nµy. 89 PhÇn III NhËn xÐt vµ kiÕn nghÞ vÒ c«ng t¸c v¨n th, qu¶n trÞ v¨n phßng vµ c«ng t¸c lu tr÷ cña Häc viÖn §Ó ®¸p øng ®îc nhiÖm vô cña ®Êt níc ®ang trªn ®µ ®æi míi vµ víi chøc n¨ng nhiÖm vô cña m×nh. Ban tæ chøc çn bé ChÝnh phñ, §¶ng uû, Ban Gi¸m ®èc ®· cã sù cè g¾ng trong viÖc x©y dùng bé m¸y qu¶n lý hµnh chÝnh nhµ níc víi nh÷ng nguyªn t¾c lµm viÖc nhÊt qu¸n khoa häc, tËp trung søc m¹nh cña tËp thÓ, ph¸t huy vai trß trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn nhiÖm vô theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt. §Ó thùc hiÖn quy ®Þnh trªn trong c«ng t¸c ®iÒu hµnh vµ chØ ®¹o cña Häc viÖn ®· s¶n sinh ra mét khèi c«ng viÖc lín. §iÒu nµy ®ßi hái nhiÖm vô cña v¨n phßng ph¶i lµ tai m¾t, bé mÆt cña c¬ quan, n¬i giao tiÕp c«ng viÖc gi÷a çc c¬ quan víi nhau. Nªn v¨n phßng Häc viÖn ®· bè trÝ, s¾p xÕp cã khoa häc vµ hîp lý, thÓ hiÖn sù v¨n minh tiÕn bé cña ngêi çn bé lµm c«ng t¸c v¨n phßng. Víi nhiÖm vô c«ng t¸c v¨n phßng nh ®· nªu th× trong ®ã kh«ng thÓ thiÕu c«ng t¸c v¨n th, qu¶n trÞ v¨n phßng vµ c«ng t¸c lu tr÷ cña c¬ quan. V× vËy v¨n phßng Häc viÖn còng ®· ®¹t ®îc nh÷ng thµnh tùu ®¸ng kÓ sau: ¦u ®iÓm: 1. C«ng t¸c v¨n th; v¨n phßng Häc viÖn lµ ®¹i diÖn cho bé mÆt cña Häc viÖn lµ n¬i thu thËp nh÷ng th«ng tin nhanh nhÊt ®ãng vai trß quan träng trong viÖc qu¶n lý hµnh chÝnh cña c¬ quan nãi chung. C«ng t¸c v¨n th ë ®©y do v¨n phßng phô tr¸ch, v× v¨n phßng lµ ®Çu mèi cña c«ng t¸c v¨n th, vµ c«ng t¸c v¨n th lµ n¬i thu thËp nh÷ng th«ng tin ®a chiÒu. Trong c«ng viÖc thu thËp th«ng tin nhanh chãng ®Çy ®ñ chÝnh x¸c. Nh trong viÖc chuyÓn giao v¨n b¶n ®i, ®Õn tiÕp nhËn çc lo¹i c«ng v¨n, th, b¸o hµng ngµy, hµng th¸ng ®Ó ®¨ng ký vµo sæ qu¶n lý, tr×nh l·nh ®¹o cho ý kiÕn ®Ó ph©n phèi kÞp thêi cho ®óng c¬ quan cã tr¸ch nhiÖm xö lý. H¹n chÕ: C«ng t¸c v¨n th: Bªn c¹nh nh÷ng kÕt qu¶ ®¹t ®îc trong bé phËn v¨n th cña v¨n phßng Häc viÖn vÒ chuyªn m«n nghiÖp vô cha ®îc ®µo t¹o l©u dµi vµ c¬ b¶n v× vËy hµng n¨m ph¶i häc líp tËp huÊn vÒ c«ng t¸c lu tr÷ ®Ó ®iÒu hµnh c«ng v¨n ®i ®Õn qua hÖ thèng m¸y tÝnh hoµn chØnh h¬n. ViÖc lËp hå s¬ míi chØ lËp theo ®Æc trng thÓ lo¹i, t¸c gi¶ vµ thêi gian, cha lËp hå s¬ ®Æc trng vÊn 90 ®Ò. ViÖc lËp hå s¬ theo çch trªn g©y khã kh¨n cho çn bé lu tr÷ vµ cÇn rµ so¸t l¹i v¨n b¶n khi ph¸t hµnh ®Ó tr¸nh t×nh tr¹ng sai hoÆc thiÕu vÒ mÆt thÓ thøc. VÒ c«ng t¸c v¨n phßng: ¦u ®iÓm: ¦u ®iÓm víi ®éi ngò çn bé viªn chøc cña v¨n phßng Häc viÖn trong nh÷ng n¨m ®· hoµn thµnh tèt c«ng viÖc ®îc giao. Víi vai trß vµ gi¸ trÞ cña tõng çn bé lµm viÖc trong v¨n phßng ®· tham mu cho gi¸m ®èc ban hµnh nhiÒu v¨n b¶n híng dÉn thùc hiÖn cã hiÖu qu¶ cao çc chñ tr¬ng chÝnh s¸ch cña §¶ng vµ Nhµ níc ®Ò ra. §ång thêi trî gióp ®¾c lùc cho Gi¸m ®èc gi¶i quyÕt nh÷ng víng m¾c khã kh¨n cßn tån ®äng vµ chØ ®¹o, ®iÒu hµnh c«ng t¸c theo yªu cÇu t×nh h×nh ph¸t triÓn vÒ mÆt qu¶n lý, nghiªn cøu, ®µo t¹o çn bé vµ çc mÆt ho¹t ®éng kh¸c cho c¬ quan Häc viÖn vµ ®µo t¹o çn bé cho c¶ níc vµ cho §¶ng b¹n Lµo. H¹n chÕ: Díi sù l·nh ®¹o cña Gi¸m ®èc Häc viÖn, v¨n phßng Häc viÖn ®· qu¶n lý nhiÒu mÆt, nªn khèi lîng th«ng tin ngµy cµng nhiÒu. §ßi hái nh÷ng ngêi cã nhiÖm vô trong v¨n phßng ph¶i tËn tôy víi c«ng viÖc ë v¨n phßng nhiÒu khi cïng mét lóc cã nhiÒu c«ng viÖc dån vµo mét thêi ®iÓm nhiÒu khi kh«ng cã thêi gian ®Ó kiÓm tra xem xÐt, thi tho¶ng vÉn cã sù sai sãt. C«ng t¸c lu tr÷: ¦u ®iÓm: MÆc dï bé phËn lu tr÷ thµnh lËp kh«ng l©u nhng còng ®· ®¹t ®îc nh÷ng thµnh tÝch ®¸ng kÓ vÒ c«ng t¸c x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu vµ c«ng t¸c b¶o qu¶n vµ tæ chøc khai th¸c sö dông tµi liÖu, ®· dùa vµo çc nguyªn t¾c vµ ph¬ng ph¸p x¸c ®Þnh, trong hå s¬ ®¶m b¶o chÊt lîng. §ã lµ sù nç lùc phÊn ®Êu kh«ng ngõng cña çn bé nh©n viªn lu tr÷ trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y ®Ó hoµn thµnh tèt nhiÖm vô cña c¬ quan mµ §¶ng vµ Nhµ níc ®· giao cho. Cã ý nghÜa ®ãng gãp mét phÇn kh«ng nhá vµo viÖc b¶o qu¶n tèt tµi liÖu nghiªn cøu khoa häc, vÒ ®êng lèi chiÕn lîc, s¸ch lîc cña §¶ng vµ Nhµ níc thÓ hiÖn qua viÖc lµm bè trÝ, s¾p xÕp tµi liÖu cña çn bé lu tr÷ vµ th¸i ®é nhiÖt t×nh phôc vô cña çn bé lu tr÷ khi cã ngêi ®Õn khai th¸c tµi liÖu t¹i lu tr÷ Häc viÖn. H¹n chÕ: lu tr÷ Häc viÖn cÇn t¨ng cêng c«ng t¸c chØ ®¹o trùc tiÕp vµ v¨n phßng Trung ¬ng §¶ng, cÇn t¨ng thªm çn bé lµm c«ng t¸c lu tr÷, l·nh ®¹o çc cÊp chØ cã c«ng v¨n xuèng çc ®¬n vÞ vÒ viÖc thu thËp tµi liÖu hµng n¨m, çc ®¬n vÞ ph¶i tËp trung tµi liÖu vÒ lu tr÷ kh¾c phôc t×nh tr¹ng tµi liÖu ë çc ®¬n vÞ. T¨ng cêng c¬ së trang thiÕt bÞ cÇn thiÕt cho lu tr÷. KiÕn nghÞ: 91 Trong nh÷ng n¨m qua, Ban BÝ th giao cho v¨n phßng Trung ¬ng chØ ®¹o vµ híng dÉn nghiÖp vô c«ng t¸c v¨n th - lu tr÷ trong hÖ thèng çc c¬ quan §¶ng. Víi chøc n¨ng tham mu cho Ban BÝ th vÒ c«ng t¸c nµy, v¨n phßng Trung ¬ng ®· cö ngêi trùc tiÕp theo dâi, gióp Häc viÖn. HiÖn nay ®ang ph©n lo¹i, s¾p xÕp, ®¸nh gi¸ gi¸ trÞ khèi tµi liÖu c¬ b¶n tõ n¨m 1992 trë vÒ tríc, tõ n¨m 1993 ®Õn nay ®ang b¾t ®Çu ®îc thu thËp tiÕp vµ tiÕn hµnh ph©n lo¹i. - Gi¸m ®èc Häc viÖn ®· cã c«ng v¨n göi ®Õn çc ®¬n vÞ trong Häc viÖn, quy ®Þnh vÒ c«ng t¸c v¨n th - lu tr÷ ë c¬ quan. - §Þnh kú mét n¨m mét lÇn çc ®¬n vÞ nép lu tµi liÖu vµo lu tr÷ c¬ quan. - Thùc hiÖn chÕ ®é b¸o ço ®Þnh kú çc ®¬n vÞ vÒ c«ng t¸c v¨n th - lu tr÷ lªn Gi¸m ®èc. - Hµng n¨m më héi nghÞ tæng kÕt c«ng t¸c v¨n th - lu tr÷ toµn Häc viÖn. - øng dông tin häc vµo c«ng t¸c v¨n phßng vµ c«ng t¸c lu tr÷. - Liªn hÖ víi Côc Lu tr÷ vµ V¨n phßng Trung ¬ng ®Ó xin ý kiÕn chØ ®¹o vµ híng dÉn nghiÖp vô v¨n th - lu tr÷ trong c¬ quan. PhÇn IV PhÇn phô lôc 1a - S¬ ®å tæ chøc cña c¬ quan 1a - S¬ ®å tæ chøc cña V¨n phßng Häc viÖn 2a - S¬ ®å bè trÝ n¬i lµm viÖc cña V¨n phßng c¬ quan (hiÖn tr¹ng) 3a - S¬ ®å tèi u n¬i lµm viÖc cña V¨n phßng (tÇng 1 nhµ A2) 3b - S¬ ®å tèi u n¬i lµm viÖc cña V¨n phßng (tÇng 2 nhµ A2) 4 - B¶n lÞch sö ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng cña Häc viÖn 5 - LÞch sö ph«ng Häc viÖn 6a - Ph¬ng ¸n ph©n lo¹i chi tiÕt cña ph«ng lu tr÷ Häc viÖn 6b - B¶ng kª nh÷ng tµi liÖu chñ yÕu cña c¬ quan (B¶ng híng dÉn x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu ph«ng Häc viÖn) 7 - Môc lôc hå s¬ 8 - B¶ng kª tµi liÖu kh«ng cßn gi¸ trÞ sö dông 9 - B¶ng thèng kª hå s¬ kÌm theo tê b×a hå s¬ 92 S¬ ®å tæ chøc bé m¸y c¬ quan Ban chÊp hµnh Trung ¬ng §¶ng Ban çn sù §¶ng - ban gi¸m ®èc häc viÖn ChÝnh trÞ quèc gia Hå ChÝ Minh BCH §¶ng uû häc viÖn Çc héi ®ång Çc ®¬n vÞ qu¶n lý, hËu cÇn BCH c«ng ®oµn Çc ®¬n vÞ gi¶ng d¹y vµ nghiªn cøu khoa häc V¨n phßng Häc viÖn ViÖn Hå ChÝ Minh Khoa TriÕt häc T.t©m NCQCN Vô Tæ chøc Çn bé ViÖn LÞch sö §¶ng Khoa Kinh tÕ chÝnh trÞ T. t©m XH häc Vô Qu¶n lý §µo t¹o ViÖn KH ChÝnh trÞ Khoa Kinh tÕ PT T.t©m t«n gi¸o Vô Qu¶n lý §.t¹o S§H ViÖn X©y dùng §¶ng Khoa Qu¶n lý KT Bé m«n Tin häc Vô Qu¶n lý KH ViÖn CNXHKH Khoa T©m lý Bé m«n ng.ng÷ Vô Hîp t¸c quèc tÕ ViÖn Quan hÖ QT Khoa V¨n ho¸ T/chÝ LLCT Vô çc trêng CT ViÖn K.®iÓn M.xÝt Khoa Nhµ níc ph¸p luËt T/chÝ LS§ Vô KÕ ho¹ch - TV ViÖn Th«ng tin KH V¨n phßng §¶ng uû Ban thanhtra GD Côc Qu¶n trÞ 93 BCH ®oµn TN Çc ph©n viÖn PV Hµ Néi PV §µ n½ng PV tphcm PV B.chÝ&TT S¬ ®å tæ chøc bé m¸y v¨n phßng Häc viÖn L·nh ®¹o v¨n phßng Phßng tæng hîp phßng hµnh chÝnh Tæ tæng hîp Tæ v¨n th c¬ quan tæ truyÒn thèng tæ kh¸nh tiÕt tæ thi ®ua ph¸p chÕ tæ v¨n th - ®¸nh m¸y tæ lÔ t©n 94 Bè trÝ phßng lµm viÖc Phßng Qu¶n trÞ Phßng Phßng §iÖn tho¹i Gi¸m ®èc Vô KHTV V¨n th Häc viÖn Nhµ A1 Tæ truyÒn thèng Phßng chuyªn viªn TP thi ®ua Ph¸p chÕ Trëng phßng Hµnh chÝnh Phã v¨n phßng Cæng Häc viÖn Phßng kh¸c 3 Tæng hîp Ch¸nh v¨nphßng TÇng 1 Nhµ A2 Phßng LÔ t©n Phã v¨n phßng Ph. häp 2 Phßng 95 Nhµ lu niÖm vÒ B¸c Phßng trng bµy TT S¬ ®å bè trÝ n¬i lµm viÖc cña Gi¸m ®èc V¨n phßng häc viÖn ChÝnh trÞ quèc gia Hå ChÝ Minh Phßng phã gi¸m ®èc Phßng ®¸nh m¸y Häc viÖn Cæng vµo häc viÖn CTQT Hå ChÝ Minh Phßng tµi vô Çc phßng chuyªn viªn Phßng häp Gi¸m ®èc Häc viÖn Cöa sau Cöa phßng Cöa phßng Çc phßng chuyªn viªn Çc phßng chuyªn viªn §êng ®i Phßng v¨n th Phßng qu¶n trÞ §êng ®i vµo Phßng chuyªn viªn Phßng trëng phã phßng Phßng phã Phßng m¸y cã thÓ lµm 96 §êng ®i vµo c¬ quan Phßng tiÕp kh¸ch gi¸m ®èc Cöa tríc Ch¸nh v¨n Phßng phßng HV V¨n phßng Phã v¨n Phßng tiÕp t©n Häc viÖn phßng Häc viÖn Chuyªn viªn Phßng th ký P. gi¸m ®èc Hµnh lang Phßng th ký Gi¸m ®èc Phßng ngoµi cöa Cöa Bµn lµm viÖc iÕp kh¸ch héi ý Phßng gi¸m ®èc Phßng häp Bµn lµm viÖc N¬i tiÕp kh¸ch Cæng Häc viÖn gi¸m ®èc lu tr÷ c¬ quan 97 S¬ ®å bè trÝ n¬i lµm viÖc cña v¨n phßng Häc viÖn ChÝnh trÞ quèc gia Hå ChÝ Minh (S¬ ®å tèi u tÇng I - Nhµ A2) Phßng Phã Gi¸m ®èc thêng trùc Phßng Gi¸m ®èc Phßng lÔ t©n Phßng Phã Gi¸m ®èc CÇu thang lªn tÇng II Ph ßng ®¸nh m¸y Phßng trî lý Gi¸m ®èc Phßng Phã Ch¸nh VP Trëng phßng hµnh chÝnh Phßng häp Phßng Ch¸nh VP Phßng v¨n th V¨n phßng Phßng v¨n th c¬ quan S¬ ®å bè trÝ n¬i lµm viÖc cña v¨n phßng Häc viÖn ChÝnh trÞ quèc gia Hå ChÝ Minh (S¬ ®å tèi u tÇng II - nhµ A2) §¬n vÞ kh¸c Phßng ®¬n vÞ kh¸c §¬n vÞ kh¸c WC 98 §¬n vÞ kh¸c CÇu lªn tÇng II Tæ truyÒn thèng Tæ kh¸nh tiÕt Trëng phßng tng hîp Tæ ph¸p chÕ Tæ thi ®ua Phßng chuyªn viªn tæng hîp Tæ tæng hîp Phã ch¸nh VP 99 §¬n vÞ kh¸c Phßng lu niÖm vÒ B¸c Hå PhiÕu nhËp tµi liÖu lu tr÷ Sè v¨n b¶n Ký hiÖu Tªn gäi v¨n b¶n Ngµy/ th¸ng/ n¨m VB C¬ quan ph¸t hµnh v¨n b¶n ThÓ lo¹i TL g×? Tõ kho¸ Ngêi ký §é mËt B¶n chÝnh B¶n sao Sè trang T×nh tr¹ng vËt lý Tãm t¾t néi dung v¨n b¶n Néi dung toµn v¨n Lu tr÷ STT M· hå s¬ Ph«ng Môc lôc §VBQ Thêi h¹n BQ Ngµy.... th¸ng..... n¨m..... Ngêi kiÓm tra Ngêi viÕt nhËp tin 100 LÞch sö ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng Häc viÖn ChÝnh trÞ quèc gia Hå ChÝ Minh I. lÞch sö ra ®êi vµ chøc n¨ng, nhiÖm vô cña Häc viÖn 1. LÞch sö ra ®êi T¹i Héi nghÞ çn bé Trung ¬ng lÇn thø II cña §¶ng (häp tõ ngµy 3 ®Õn ngµy 6 th¸ng 4 n¨m 1947) ra NghÞ quyÕt "mÆc dï bËn rén kh¸ng chiÕn còng kh«ng ngõng viÖc huÊn luyÖn, v× cµng kh¸ng chiÕn cµng cÇn nhiÒu çn bé míi vµ n©ng cao tr×nh ®é çn bé cò"1. Cïng víi viÖc huÊn luyÖn, §¶ng chñ tr¬ng tæ chøc phong trµo häc tËp réng r·i trong §¶ng, çc c¬ quan ®oµn thÓ, çc ®¬n vÞ qu©n ®éi, Trung ¬ng ®· më mét vµi líp, sè häc viªn kh«ng nhiÒu (vµi chôc çn bé), thêi gian häc tËp l¹i ng¾n chØ cã vµi th¸ng ®· lµm tiÒn ®Ò cho phong trµo häc tËp trong c¶ níc. §Õn Héi nghÞ çn bé Trung ¬ng lÇn thø VI (häp tõ ngµy 14 ®Õn ngµy 18 th¸ng 01 n¨m 1949), ®ång chÝ Trêng Chinh ®äc b¸o ço vÒ t×nh h×nh nhiÖm vô cña §¶ng, nªu ra chñ tr¬ng míi vÒ c«ng t¸c huÊn luyÖn: "Trung ¬ng vµ çc khu cÇn më trêng huÊn luyÖn thêng trùc, thèng nhÊt ch¬ng tr×nh huÊn luyÖn thêng trùc, thèng nhÊt ch¬ng tr×nh huÊn luyÖn çc cÊp vµ kiÖn toµn çc Ban tuyªn huÊn çc cÊp ra néi san vµ tµi liÖu cho ®Òu" 2. Khi míi thµnh lËp chØ cã mét vµi tµi liÖu dïng cho häc viªn nghiªn cøu häc tËp. ChÝnh v× yªu cÇu cÊp b¸ch cña çch m¹ng, Trung ¬ng ®· ra quyÕt ®Þnh thµnh lËp Trêng huÊn luyÖn çn bé ho¹t ®éng thêng xuyªn mang tªn NguyÔn ¸i Quèc do "®ång chÝ Lª V¨n l¬ng, uû viªn dù khuyÕt Trung ¬ng §¶ng, trëng Ban Tæ chøc Trung ¬ng lµ Gi¸m ®èc ®Çu tiªn cña Trêng vµ ®îc ®ãng t¹i ViÖt B¾c"3. §Õn ®Çu n¨m 1955 trêng chuyÓn vÒ QuËn 6 (nay lµ Ph©n viÖn B¸o chÝ Tuyªn truyÒn) thuéc huyÖn Tõ Liªm - Hµ Néi vµ ®îc ®æi tªn Trêng NguyÔn ¸i Quèc Ph©n hiÖu I. §Õn n¨m 1958, trêng chuyÓn vÒ ®Þa ®iÓm ngµy nay NghÜa T©n, quËn CÇu GiÊy, Hµ Néi. Cuèi n¨m 1959, Ban BÝ th quyÕt ®Þnh Trêng NguyÔn ¸i Quèc Ph©n hiÖu I lµ c¬ quan ngang víi çc Ban trùc thuéc Trung ¬ng. Th¸ng 3 n¨m 1962, Bé ChÝnh trÞ ra quyÕt ®Þnh Trêng ®îc ®æi tªn thµnh Trêng NguyÔn ¸i Quèc Trung ¬ng. V¨n kiÖn §¶ng (1945-1947) Ban Nghiªn cøu lÞch sö §¶ng, Nxb Sù thËt, 1969, tr.101, 333. 30 n¨m phÊn ®Êu vµ trëng thµnh 1949-1989 cña Häc viÖn NguyÔn ¸i Quèc. 1 2 3 101 Th¸ng 7 n¨m 1977, theo c«ng v¨n sè 37, Ban BÝ th ®ång ý Trêng NguyÔn ¸i Quèc Trung ¬ng ®îc ®æi tªn lµ Trêng §¶ng cao cÊp NguyÔn ¸i Quèc vµ lËp c¬ së 2 ë Thµnh phè Hµ Néi. Th¸ng 1 n¨m 1981, "hîp nhÊt trêng §¶ng cao cÊp t¹i chøc vµo trêng §¶ng cao cÊp NguyÔn ¸i Quèc"1. Th¸ng 7 n¨m 1986, Bé ChÝnh trÞ ra NghÞ quyÕt 34/NQ-TW vÒ viÖc chuyÓn trêng §¶ng cao cÊp NguyÔn ¸i Quèc thµnh Häc viÖn khoa häc x· héi mang tªn NguyÔn ¸i Quèc trùc thuéc Ban ChÊp hµnh Trung ¬ng gäi t¾t lµ Häc viÖn NguyÔn ¸i Quèc. Cuèi th¸ng 5 n¨m 1987, hîp nhÊt Trêng ChÝnh trÞ ®Æc biÖt cña Häc viÖn NguyÔn ¸i Quèc. Th¸ng 10 n¨m 1990, hîp nhÊt Trêng NguyÔn ¸i Quèc 10 vµo Häc viÖn NguyÔn ¸i Quèc. Th¸ng 3 n¨m 1993, hîp nhÊt Trêng NguyÔn ¸i Quèc I, II, III, Trêng §¹i häc tuyªn gi¸o vµo Häc viÖn vµ ®îc ®æi tªn lµ Häc viÖn ChÝnh trÞ quèc gia Hå ChÝ Minh. Häc viÖn ChÝnh trÞ quèc gia Hå ChÝ Minh ho¹t ®éng ®Õn ngµy nay. 2. Chøc n¨ng, nhiÖm vô cña Häc viÖn Chøc n¨ng: ®îc Ban BÝ th bæ sung cho çc thêi kú, cô thÓ nh sau: Tõ n¨m 1949, chøc n¨ng huÊn luyÖn çn bé Tõ n¨m 1952, thªm chøc n¨ng chØnh huÊn çn bé Tõ n¨m 1957, thªm chøc n¨ng ®µo t¹o çn bé T õ n¨m 1966, thªm chøc n¨ng nghiªn cøu khoa häc Tõ n¨m 1975, khi miÒn Nam hoµn toµn ®îc gi¶i phãng, quy m« ®µo t¹o vµ båi dìng çn bé ngµy cµng lín trªn ph¹m vi c¶ níc. §Õn n¨m 1978, Ban BÝ th cã nªu: Trêng §¶ng cao cÊp NguyÔn ¸i Quèc cã hai chøc n¨ng: "gi¸o dôc huÊn luyÖn çn bé cao cÊp cña §¶ng vµ nghiªn cøu gi¸o dôc cña §¶ng"1. §Õn n¨m 1987, thªm chøc n¨ng "híng dÉn 3 Trêng §¶ng khu vùc vµ gióp çc §¶ng b¹n ®µo t¹o båi dìng çn bé l·nh ®¹o, qu¶n lý vµ çn bé trung cao cÊp vÒ mÆt lý luËn vµ chÝnh trÞ". 1 1 QuyÕt ®Þnh sè 87/Q§ cña Ban BÝ th ngµy 10 th¸ng 01 n¨m 1981. ChØ thÞ sè 54-CT/T¦ ngµy 02 th¸ng 10 n¨m 1978 vÒ nhiÖm vô Trêng ®¶ng cao cÊp NguyÔn ¸i Quèc. 102 Tãm l¹i, qua çc giai ®o¹n cña çch m¹ng, Ban BÝ th ®· dÇn dÇn bæ sung thªm nh÷ng chøc n¨ng cho §¶ng. HÖ thèng t¹i Häc viÖn cã chøc n¨ng c¬ b¶n lµ: "§µo t¹o, båi dìng çn bé vµ nghiªn cøu khoa häc vÒ lý luËn chÝnh trÞ cña §¶ng vµ Nhµ níc". Nh vËy, Häc viÖn kh«ng nh÷ng lµ n¬i ®µo t¹o båi dìng çn bé cao cÊp cho §¶ng vµ Nhµ níc mµ cßn lµ c¬ quan tham mu gióp Trung ¬ng §¶ng vÒ c«ng t¸c lý luËn. 3. NhiÖm vô cña Häc viÖn Qua çc thêi kú ph¸t triÓn cña çch m¹ng, Ban BÝ th ®· bæ sung thªm nhiÖm vô cô thÓ cho Häc viÖn, cô thÓ trong çc ChØ thÞ 54-CTW ngµy 02 th¸ng 10 n¨m 1978; QuyÕt ®Þnh sè 60-Q§/TW ngµy 09 th¸ng 10 n¨m 1985, QuyÕt ®Þnh sè 29-Q§/TW ngµy 26 th¸ng 10 n¨m 1987... §Õn ngµy 10 th¸ng 4 n¨m 1993, Bé ChÝnh trÞ ra QuyÕt ®Þnh sè 61Q§/TW vÒ viÖc s¾p xÕp l¹i çc Trêng §¶ng Trung ¬ng, chuyÓn thµnh Häc viÖn ChÝnh trÞ quèc gia Hå ChÝ Minh cã nªu: "ChuyÓn çc trêng NguyÔn ¸i Quèc khu vùc I, II, III thµnh Ph©n viÖn Hµ Néi, Ph©n viÖn Thµnh phè Hå ChÝ Minh, Ph©n viÖn §µ N½ng vµ chuyÓn trêng §¹i häc Tuyªn gi¸o thµnh Ph©n viÖn B¸o chÝ vµ Tuyªn truyÒn cña Häc viÖn ChÝnh trÞ quèc gia Hå ChÝ Minh cã nhiÖm vô: §µo t¹o, båi dìng çn bé l·nh ®¹o vµ çn bé qu¶n lý chñ chèt trung cao cÊp cña §¶ng vµ Nhµ níc. §µo t¹o çc ®oµn thÓ nh©n d©n vÒ chñ nghÜa M¸c Lªnin, t tëng Hå ChÝ Minh, vÒ ®êng lèi, chÝnh s¸ch cña §¶ng vµ Nhµ níc, vÒ c«ng t¸c chÝnh trÞ. §µo t¹o, båi dìng çn bé lý luËn cã tr×nh ®é ®¹i häc vµ trªn ®¹i häc vÒ chñ nghÜa M¸c - Lªnin, t tëng Hå ChÝ Minh nh»m cung cÊp çn bé l·nh ®¹o, çn bé nghiªn cøu chñ chèt cho Trung ¬ng vµ çc tØnh, thµnh. Nghiªn cøu chñ chèt nh÷ng vÊn ®Ò vÒ lý luËn vµ thùc tiÔn çch m¹ng ViÖt Nam, vÒ ®êng lèi chiÕn lîc, s¸ch lîc cña §¶ng, vÒ x©y dùng §¶ng, vÒ l·nh ®¹o qu¶n lý nhµ níc vµ x· héi. Chñ ®¹o ch¬ng tr×nh, néi dung gi¶ng d¹y, ph¬ng ph¸p gi¶ng d¹y vµ nghiªn cøu khoa häc ®èi víi çc trêng chÝnh trÞ cña tØnh, thµnh phè trùc thuéc Trung ¬ng. 103 Më réng hîp t¸c quèc tÕ trong ®µo t¹o, nghiªn cøu khoa häc çc níc, çc §¶ng. II. C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y vµ ph¬ng ph¸p lµm viÖc cña Häc viÖn A. C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y cña Häc viÖn Dùa theo chøc n¨ng vµ nhiÖm vô Trung ¬ng giao, qua çc thêi kú Häc viÖn ®· thµnh lËp hai lo¹i h×nh ®¬n vÞ: Çc ®¬n vÞ chøc n¨ng. Çc ®¬n vÞ t vÊn. C¬ cÊu bé m¸y cña Häc viÖn ®îc chia theo çc giai ®o¹n sau: 1. Tõ th¸ng 1 n¨m 1949 ®Õn cuèi n¨m 1954 Trêng mang tªn "Trêng huÊn luyÖn çn bé cao cÊp NguyÔn ¸i Quèc", c¬ së ®ãng t¹i ViÖt B¾c do ®ång chÝ Trêng Chinh, Tæng BÝ th Trung ¬ng §¶ng trùc tiÕp l·nh ®¹o, phô tr¸ch Trêng vµ ®ång chÝ Lª V¨n L¬ng, uû viªn dù khuyÕt Trung ¬ng §¶ng, trëng ban tæ chøc Trung ¬ng lµm gi¸m ®èc ®Çu tiªn cña Trêng. C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y cña Trêng cha h×nh thµnh râ rµng, míi chØ cã mét bé gi¶ng d¹y, mét bé phËn hËu cÇn, tæ chøc 1 ®/c, gi¶ng d¹y cã 7 ®/c, mét bé phËn nhµ ¨n cã 5-7 ®/c, tõ n¨m 1945-1949 cã 6 ®/c: 1) §/c Trêng Chinh 2) §/c Lª V¨n H¬ng 3) §/c Ph¹m V¨n §ång 4) §/c Vâ Nguyªn Gi¸p 5) §/c TrÇn Phó 6) §/c Hµ Huy TËp Tõ n¨m 1950-1956 Häc viÖn cã 3 ®¬n vÞ: 1) Khoa M¸c - Lªnin 2) Khoa Kinh tÕ chÝnh trÞ 3) Khoa Céng s¶n c«ng nh©n quèc tÕ, tæ chøc ®· lËp thµnh phßng cã 3 ®/c. 2. Tõ cuèi n¨m 1945 ®Õn th¸ng 2 n¨m 1962 Trêng ®îc ®æi tªn lµ "Trêng NguyÔn ¸i Quèc ph©n hiÖu I" ®Æt t¹i Hµ Néi. Ban Gi¸m ®èc gåm mét gi¸m ®èc vµ çc phã gi¸m ®èc. VÒ c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y cña giai ®o¹n tõ n¨m 1947 ®Õn 1959 gåm: Khoa TriÕt häc M¸c - Lªnin. 104 Khoa Kinh tÕ chÝnh trÞ häc M¸c - Lªnin. Khoa LÞch sö §¶ng Céng s¶n Liªn X«. Khoa LÞch sö §¶ng Trung Quèc Khoa LÞch sö §¶ng ViÖt Nam Ban Gi¸o vô V¨n phßng nhµ trêng. Chøc n¨ng, nhiÖm vô cña tõng khoa lµ nghiªn cøu, gi¶ng d¹y çc m«n chuyªn ngµnh. 3. Tõ th¸ng 3 n¨m 1962 ®Õn th¸ng 6 n¨m 1977 Trêng ®îc ®æi tªn lµ "Trêng NguyÔn ¸i Quèc Trung ¬ng", cã c¬ cÊu tæ chøc nh sau: a. Ban Gi¸m ®èc gåm mét gi¸m ®èc vµ hai phã gi¸m ®èc. b. Çc ®¬n vÞ chøc n¨ng: Khoa Kinh tÕ chÝnh trÞ; khoa triÕt häc. Khoa Kinh tÕ n«ng nghiÖp. Khoa c«ng nghiÖp Khoa C«ng nh©n Khoa Chñ nghÜa x· héi khoa häc. Khoa X©y dùng §¶ng Khoa X©y dùng §¶ng. Tæ chiÕn tranh nh©n d©n Ban Gi¸o vô; lóc nµy ®· thµnh lËp H§KH, ®Õn th¸ng 7 n¨m 1967 trêng chuyÓn vÒ quËn I CÇu GiÊy, Hµ Néi nay lµ Ph©n viÖn b¸o chÝ tuyªn truyÒn. Phßng tæ chøc (®îc thµnh lËp ngµy 30 th¸ng 9 n¨m 1967 vµ ®Õn th¸ng 4 n¨m 1968, Trêng ra QuyÕt ®Þnh sè 64/Q§ vÒ viÖc thµnh lËp l¹i Phßng tæ chøc çn bé vµ huû bá quyÕt ®Þnh cò). Phßng t liÖu V¨n phßng vµ Phßng hµnh chÝnh qu¶n trÞ1 Chøc n¨ng nhiÖm vô cô thÓ nh sau: Chøc n¨ng cña çc Khoa: Gi¶ng dËy vµ nghiªn cøu. NhiÖm vô cña çc khoa: nghiªn cøu, gi¶ng d¹y çc vÊn ®Ò cã tÝnh lý luËn c¬ b¶n, quy luËt vµ nguyªn t¾c chung cña çc bé m«n chuyªn ngµnh. Ban gi¸o vô: cã nhiÖm vô nghiªn cøu ch¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch, ph¬ng ch©m, ph¬ng ph¸p häc tËp, qu¶n lý líp häc. 1 QuyÕt ®Þnh sè 136/VP cña Trêng NguyÔn ¸i Quèc Trung ¬ng ngµy 30 th¸ng 09 n¨m 1967 105 Phßng tæ chøc: cã nhiÖm vô tæ chøc thùc hiÖn vÒ qu¶n lý thèng nhÊt vÒ c«ng t¸c tæ chøc çn bé, vÒ çc chÕ ®é chÝnh s¸ch cña §¶ng vµ Nhµ níc vËn dông s¸t hîp víi thùc tÕ cña nhµ trêng. Phßng t liÖu: cã nhiÖm vô tËp hîp th«ng tin t liÖu phôc vô nghiªn cøu vµ gi¶ng d¹y. V¨n phßng vµ Phßng Hµnh chÝnh qu¶n trÞ: cã nhiÖm vô tæng hîp t×nh h×nh ho¹t ®éng cña trêng, lµ ®Çu mèi liªn l¹c víi çc c¬ quan kh¸c vµ lo viÖc hµnh chÝnh cho trêng. 4. Tõ th¸ng 7 n¨m 1977 ®Õn th¸ng 6 n¨m 1986 Trêng ®îc ®æi thµnh Trêng §¶ng NguyÔn ¸i Quèc, cã c¬ cÊu tæ chøc nh sau: a. Ban gi¸m ®èc nhµ trêng: gåm Gi¸m ®èc vµ çc phã gi¸m ®èc chÞu tr¸ch nhiÖm tríc Trung ¬ng §¶ng vÒ kÕt qu¶ c«ng viÖc mµ Bé ChÝnh trÞ vµ Ban BÝ th giao. b. Çc ®¬n vÞ chøc n¨ng Khoa triÕt häc: ®Õn th¸ng 8 n¨m 1984 chuyÓn bé m«n V¨n ho¸ XHCN thuéc khoa ®Ó thµnh lËp khoa V¨n ho¸ XHCN (Q§ 178). Khoa LÞch sö §¶ng. Khoa X©y dùng §¶ng. Khoa Chñ nghÜa x· héi khoa häc nay lµ Khoa LÞch sö phong trµo céng s¶n vµ c«ng nh©n quèc tÕ. Th¸ng 12 n¨m 1982, theo QuyÕt ®Þnh sè 282 cña Ban Gi¸m ®èc thµnh lËp tæ bé m«n Nhµ níc ph¸p quyÒn thuéc khoa, cã nhiÖm vô nghiªn cøu, gi¶ng d¹y, x©y dùng néi dung ch¬ng tr×nh bé m«n Nhµ níc ph¸p quyÒn. Çc bé m«n kinh tÕ ®îc chia thµnh çc khoa: Khoa Kinh tÕ chÝnh trÞ: th¸ng 5/1983 theo QuyÕt ®Þnh sè 54 cña Gi¸m ®èc thµnh phßng ph¬ng ph¸p, t liÖu thuéc khoa, cã nhiÖm vô nghiªn cøu c¶i tiÕn x©y dùng quy tr×nh, nÒn nÕp çc kh©u gi¶ng d¹y vµ häc tËp bé m«n, cung cÊp, su tÇm th«ng tin phôc vô gi¶ng d¹y, häc tËp. Khoa Kinh tÕ c«ng nghiÖp. Khoa Kinh tÕ n«ng nghiÖp. Ban Gi¸o vô Vô Tæ chøc çn bé Vô Th«ng tin C¬ së II ë Thµnh phè Hå ChÝ Minh 106 Vô Quan hÖ quèc tÕ Ban Khoa häc T¹p chÝ Nghiªn cøu lý luËn V¨n phßng nhµ trêng Cô thÓ chøc n¨ng, nhiÖm vô cña tõng ®¬n vÞ nh sau Chøc n¨ng cña çc khoa: Gi¶ng d¹y vµ nghiªn cøu khoa häc NhiÖm vô cña çc khoa: So¹n th¶o ch¬ng tr×nh vµ tæ chøc häc tËp çc bµi gi¶ng cho çc líp thuéc çc hÖ cña trêng vÒ m«n häc do khoa tæ chøc. Tæ chøc nghiªn cøu khoa häc trong khoa. Qu¶n lý çn bé trong khoa. Th¸ng 6/1984 Trêng ra QuyÕt ®Þnh 55 cña Gi¸m ®èc vÒ tæ chøc phßng t liÖu vµ ph¬ng ph¸p cña çc khoa cã nhiÖm vô lµm t liÖu theo yªu cÇu chiÒu s©u cña khoa vµ hç trî vÒ mÆt ph¬ng ph¸p cho gi¶ng d¹y vµ häc tËp thuéc bé m«n khoa häc cña khoa. C¬ cÊu tæ chøc trong khoa do tÝnh chÊt cña mçi khoa quy ®Þnh, khoa cã thÓ tæ chøc çc tæ hoÆc çc nhãm chuyªn ®Ò. Ban gi¸o vô: nhiÖm vô nh giai ®o¹n tríc. Th¸ng 9/1979 thµnh lËp Ban Gi¸m hiÖu bæ tóc v¨n ho¸ vµ ®Õn th¸ng 8/1982 chuyÓn giao nhiÖm vô nµy cho Ban Gi¸o vô qu¶n lý. Vô Tæ chøc çn bé: kh¸c kh«ng dïng. Vô Th«ng tin: Cã nhiÖm vô: nghiªn cøu vµ thèng nhÊt qu¶n lý c«ng t¸c th«ng tin, t liÖu, th viÖn nh»m phôc vô cho c«ng t¸c gi¶ng d¹y, häc tËp vµ nghiªn cøu khoa häc. Trong vô cã çc phßng: Phßng biªn so¹n t liÖu, phßng Ên lo¸t, ®¸nh m¸y, phßng t liÖu - th viÖn. C¬ së 2: ®îc thµnh lËp th¸ng 10/1977 ë Thµnh phè Hå ChÝ Minh, cã nhiÖm vô: më çc líp båi dìng ng¾n h¹n cho çc ®ång chÝ çn bé cao cÊp nhiÒu tuæi, søc khoÎ yªu vµ mét sè çn bé ho¹t ®éng l©u n¨m nhng cha cã ®iÒu kiÖn häc tËp tõ çc tØnh B×nh TrÞ Thiªn trë vµo. §Õn th¸ng 4/1980 Trung ¬ng quyÕt ®Þnh giao c¬ së 2 cho trêng chÝnh trÞ K vµ chuyÓn giao nhiÖm vô vÒ c¬ së 1 (trêng cao cÊp NguyÔn ¸i Quèc). Vô Qu¶n lý quèc tÕ: Tæ c«ng t¸c ®èi ngo¹i cña trêng ®îc thµnh lËp theo QuyÕt ®Þnh sè 83/Q§ cña Gi¸m ®èc ngµy 4/11/1981, cã nhiÖm vô: nghiªn cøu x©y dùng néi dung, kÕ ho¹ch häc tËp lý luËn M¸c - Lªnin, hîp t¸c 107 víi ViÖn Hµn l©m khoa häc x· héi trùc thuéc ban chÊp hµnh Trung ¬ng §¶ng Céng s¶n Liªn X« vµ çc trêng §¶ng anh em kh¸c. §Õn th¸ng 2/1982 theo QuyÕt ®Þnh sè 44 cña Gi¸m ®èc thµnh lËp Vô hîp t¸c quèc tÕ cña Trêng thay cho QuyÕt ®Þnh sè 83 th¸ng 11/1981 ngoµi nhiÖm vô nh trªn cßn thªm tæ chøc líp häc tiÕng Nga cho çc líp ®i ®µo t¹o ë líp ngoµi, bè trÝ ®éi ngò phiªn dÞch vµ phèi hîp víi çc ®¬n vÞ kh¸c ®ãn kh¸ch quèc tÕ ®Õn trêng. §Õn th¸ng 8/1982 theo QuyÕt ®Þnh sè 31 vÒ viÖc bµn giao c«ng t¸c tæ chøc ngo¹i ngò cho häc viªn çc líp B do Ban gi¸o vô phô tr¸ch sang Vô Quan hÖ quèc tÕ ®¶m nhiÖm. Ban khoa häc: lµ ®¬n vÞ cã chøc n¨ng qu¶n lý c«ng t¸c nghiªn cøu khoa häc gióp Gi¸m ®èc tæ chøc chØ ®¹o mäi mÆt c«ng t¸c nghiªn cøu khoa häc ë trêng gåm bä phËn tæng hîp, bé phËn th«ng tin, toµ so¹n néi san, bé phËn v¨n th, ®¸nh m¸y. T¹p chÝ nghiªn cøu: ®îc t¸ch ra tõ Ban khoa häc (th¸ng 4/1983) cã nhiÖm vô híng dÉn, ph¶n ¸nh c«ng t¸c gi¸o dôc vµ nghiªn cøu lý luËn cña Trêng. Tæ chøc qu¶n lý néi dung b¶o ®¶m tÝnh chÝnh x¸c vÒ mÆt lý luËn qu¸n triÖt mét çch nghiªm tóc quan ®iÓm ®êng lèi cña §¶ng. V¨n phßng nhµ trêng: Chøc n¨ng tæng hîp çc ho¹t ®éng cña Trêng vµ cã nhiÖm vô tæng hîp t×nh h×nh, x©y dùng kÕ ho¹ch chung cña nhµ trêng, theo dâi ®«n ®èc thùc hiÖn çc kÕ ho¹ch c«ng t¸c, tæ chøc qu¶n lý thu chi tµi chÝnh, ®êi sèng cña çn bé c«ng chøc viªn vµ häc viªn. Tæ chøc cña v¨n phßng gåm: Phßng hµnh chÝnh tæng hîp. Phßng qu¶n trÞ Phßng tµi vô Phßng qu¶n lý nhµ ¨n Phßng y tÕ vµ bÖnh x¸ ®Õn th¸ng 2/1984 theo QuyÕt ®Þnh 312 cña Gi¸m ®èc ®æi tªn thµnh tr¹m y tÕ. Th¸ng 4/1978 v¨n phßng Trung ¬ng chuyÓn xëng in cña V¨n phßng vÒ trêng do V¨n phßng trêng qu¶n lý, ®Õn th¸ng 1/1979 chuyÓn xëng in cña v¨n phßng nhµ trêng sang Vô t liÖu qu¶n lý. 108 NhiÖm vô cña phßng in, in tµi liÖu phôc vô cho c«ng t¸c gi¶ng d¹y, häc tËp vµ nghiªn cøu lý luËn trong trêng tõ th¸ng 1/1985 xëng in trùc thuéc Gi¸m ®èc, ®Õn th¸ng 4/1985 chuyÓn giao phßng in vÒ t¹p chÝ nghiªn cøu qu¶n lý. Th¸ng 1/1985 thµnh lËp phßng ®êi sèng, ®Õn th¸ng 10/1985 gi¶i thÓ vµ chuyÓn giao nhiÖm vô cña phßng ®êi sèng cho phßng hµnh chÝnh, qu¶n lý nhµ ¨n vµ tµi vô. NhiÖm vô cña phßng ®êi sèng: liªn hÖ víi çc c«ng ty, cöa hµng... ®Ó ph©n phèi hµng cho CNCNV vµ Häc viÖn cña trêng. c) Çc ®¬n vÞ t vÊn Héi ®ång nhµ trêng Héi ®ång khoa häc toµn trêng Héi ®ång khoa häc nhiÖm vô cô thÓ nh sau: Héi ®ång Nhµ trêng, cã nhiÖm vô ®¸nh gi¸ vµ ®Ò xuÊt ý kiÕn vÒ t×nh h×nh chñ tr¬ng, kÕ ho¹ch c«ng t¸c, phæ biÕn chñ tr¬ng, kÕ ho¹ch cña Gi¸m ®èc ®· kÕt luËn trong héi ®ång cho toµn thÓ çn bé c«ng nh©n viªn trong ®¬n vÞ vµ b¸o ço, kÕt qu¶ c«ng viÖc Gi¸m ®èc ph©n c«ng çc ®ång chÝ trëng khoa, trëng ban, vô trëng, Ch¸nh v¨n phßng, BÝ th §¶ng uû, th ký c«ng ®oµn. Héi ®ång khoa häc toµn trêng; lµ c¬ quan khoa häc cao nhÊt cña trêng. Cã nhiÖm vô: Gióp Gi¸m ®èc ®Ò xuÊt vµ kÕt luËn nh÷ng vÊn ®Ò lín trong c«ng t¸c nghiªn cøu khoa häc vµ nh÷ng thµnh qu¶ cña viÖc nghiªn cøu Êy. Thµnh phÇn gåm: çc ®ång chÝ trong ban gi¸m ®èc, çc trëng khoa, mét sè trëng ban, mét sè phã khoa vµ çn bé nghiªn cøu gi¶ng d¹y cã kh¶ n¨ng vµ nhiÒu kinh nghiÖm trong c«ng t¸c nghiªn cøu khoa häc. Héi ®ång khoa häc nhiÖm vô: X¸c ®Þnh ph¬ng híng, néi dung, kÕ ho¹ch, tæ chøc nghiªn cøu khoa häc cña khoa häc. XÐt duyÖt bµi gi¶ng, s¸ch gi¸o khoa vµ çc c«ng tr×nh nghiªn cøu khoa häc cña çn bé trong khoa. KiÕn nghÞ víi Gi¸m ®èc vÒ viÖc c«ng nhËn çc chøc vô khoa häc cña çn bé khoa. Thµnh phÇn gåm: Chñ tÞch héi ®ång khoa häc do trëng khoa phô tr¸ch, mét phã chñ tÞch, mét th ký vµ mét sè uû viªn lµ çn bé gi¶ng d¹y cã n¨ng lùc vµ cã uy tÝn khoa häc trong khoa, sè lîng tïy theo t×nh h×nh cô thÓ cña khoa. 109 5. Tõ th¸ng 7/1986 ®Õn 1992 Trêng §¶ng cao cÊp NguyÔn ¸i Quèc ®îc ®æi thµnh Häc viÖn khoa häc x· héi mang tªn NguyÔn ¸i Quèc (gäi t¾t lµ Häc viÖn NguyÔn ¸i Quèc). Tæ chøc bé m¸y nh sau: a) Ban l·nh ®¹o Häc viÖn:gåm Gi¸m ®èc vµ çc phã Gi¸m ®èc nh giai ®o¹n tríc. b) Çc ®¬n vÞ chøc n¨ng Khoa TriÕt häc Khoa Kinh tÕ chÝnh trÞ Khoa CNXHKH Khoa X©y dùng §¶ng Khoa LÞch sö §¶ng Khoa Qu¶n lý kinh tÕ Khoa phong trµo céng s¶n vµ c«ng nh©n quèc tÕ Khoa Kinh tÕ tæ chøc Khoa Nhµ níc ph¸p quyÒn Khoa V¨n ho¸ XHCN Tæ bé m«n t©m lý x· héi Tæ bé m«n v¨n ho¸ ngo¹i ng÷ Tæ chñ nhiÖm líp ViÖn Nghiªn cøu khoa häc Trung t©m th«ng tin - t liÖu Ban Gi¸o vô Ban Nghiªn cøu sinh Ban Qu¶n lý khoa häc Ban Quèc tÕ T¹p chÝ Nghiªn cøu lý luËn Vô Tæ chøc - Çn bé V¨n phßng vµ çc phßng hµnh chÝnh, qu¶n trÞ, y tÕ, tµi vô, ®éi xe, nhµ ¨n. Chøc n¨ng, nhiÖm vô cô thÓ nh sau: §èi víi çc khoa: nh giai ®o¹n tríc, thªm: híng dÉn çc trêng §¶ng khu vùc vÒ néi dung, ph¬ng ph¸p gi¶ng d¹y, nghiªn cøu khoa häc theo bé m«n m×nh phô tr¸ch. Trùc tiÕp chØ ®¹o çc khoa ë ph©n viÖn miÒn nam, më réng quan hÖ hîp t¸c phèi hîp nghiªn cøu khoa häc trao ®æi kinh nghiÖm víi trong níc vµ çc trêng §¶ng çc níc XHCN anh em. 110 Bé m«n V¨n ho¸ ngo¹i ng÷: th¸ng 5/1988 gi¶i thÓ tæ ngo¹i ng÷ b¾t ®Çu kh«ng ph¶i göi ra ngoµi nhê phiªn dÞch tµi liÖu. Ph©n c«ng thµnh hai nhãm c«ng t¸c: nhãm phiªn dÞch vµ gi¶ng d¹y ngo¹i ng÷, nhãm bæ sung n©ng cao kiÕn thøc v¨n ho¸. Tæ chñ nhiÖm líp: ®îc thµnh lËp th¸ng 9/1988 ®Õn 10/1989 tæ chñ nhiÖm chuyÓn vÒ Ban gi¸o vô, cã nhiÖm vô: gióp Ban Gi¸m ®èc chØ ®¹o thèng nhÊt ho¹t ®éng phèi hîp c«ng t¸c, n©ng cao nghiÖp vô, qu¶n lý néi bé (chÝnh trÞ, t tëng, chÕ ®é chÝnh s¸ch) cña çc líp. ViÖc nghiªn cøu khoa häc: ®îc thµnh lËp theo quyÕt ®Þnh cña Gi¸m ®èc sè 70/Q§ ngµy 18/10/1987, cã nhiÖm vô nghiªn cøu nh÷ng vÊn ®Ò lý luËn vµ thùc tiÔn çch m¹ng ViÖt Nam vµ ®êng lèi chÝnh s¸ch cña §¶ng díi ¸nh s¸ng chñ nghÜa M¸c - Lªnin gãp phÇn vµo qu¸ tr×nh h×nh thµnh ph¸t triÓn vµ cô thÓ ho¸ ®êng lèi, chÝnh s¸ch cña §¶ng. Vô T liÖu ®îc ®æi tªn thµnh Trung t©m Th«ng tin t liÖu th¸ng 1/1988, cã nhiÖm vô nh giai ®o¹n tríc vµ thªm nhiÖm vô tæng hîp th«ng tin t liÖu vÒ lý luËn vµ Campuchia thuéc Ban Quèc tÕ vÒ trung t©m th«ng tin t liÖu qu¶n lý. Gåm çc ®¬n vÞ. Phßng v¨n kiÖn - lu tr÷ Phßng xö lý phæ biÕn tin Th viÖn + Tæ qu¶n lý ph¬ng tiÖn kü thuËt vÒ th«ng tin Ban Gi¸o vô: cã nhiÖm vô nh giai ®o¹n tríc, th¸ng 4/1990 ®æi tªn thµnh Vô Qu¶n lý ®µo t¹o. Gåm çc phßng: Phßng KÕ ho¹ch Tæ ph¬ng ph¸p vµ ph¬ng tiÖn kü thuËt d¹y häc Tæ hµnh chÝnh gi¸o vô Ban nghiªn cøu sinh: cã nhiÖm vô nghiªn cøu ph¬ng ph¸p, kÕ ho¹ch chÝnh s¸ch vµ quy chÕ ®µo t¹o, båi dìng çn bé lý luËn M¸c - Lªnin cã tr×nh ®é trªn ®Þa häc vµ tæ chøc qu¶n lý c«ng t¸c ®ã. Ban qu¶n lý khoa häc cã nhiÖm vô tæ chøc qu¶n lý qu¸ tr×nh nghiªn cøu khoa häc vµ øng dông çc thµnh tùu khoa häc vµo c«ng t¸c ®µo t¹o, båi dìng çn bé. Ban quèc tÕ: ®îc thµnh lËp tõ th¸ng 7 n¨m 1987 cã nhiÖm vô nghiªn cøu tæ chøc thùc hiÖn viÖc qu¶n lý çc líp häc quèc tÕ vµ hîp t¸c quèc tÕ thuéc tr¸ch nhiÖm cña Häc viÖn. 111 T¹p chÝ nghiªn cøu lý luËn, cã nhiÖm vô nghiªn cøu híng dÉn, ph¶n ¸nh nh÷ng kÕt qu¶ nghiªn cøu lý luËn M¸c - Lªnin, thùc tiÔn vµo ®êng lèi chÝnh s¸ch cña §¶ng, nh÷ng kinh nghiÖm vÒ gi¶ng d¹y, häc tËp lý luËn chÝnh trÞ. Tæ chøc gåm tæ chøc biªn tËp, th ký toµ so¹n vµ trÞ sù, ban ®äc, t liÖu, biªn dÞch. Tæ c«ng t¸c ë miÒn Nam: ®îc thµnh lËp tõ th¸ng 5 n¨m 1989 ®Æt t¹i thµnh phè Hå ChÝ Minh. Cã nhiÖm vô tæ chøc qu¶n lý theo dâi qu¸ tr×nh häc tËp vµ kÕt qu¶ häc tËp t¹i çc líp t¹i chøc ë miÒn nam, tæ chøc nghiªn cøu thùc tÕ t×nh h×nh miÒn nam, tham gia c«ng t¸c ®èi ngo¹i cña Häc viÖn ë miÒn Nam. Tæ bé m«n X· héi häc: ®îc thµnh lËp th¸ng 5 n¨m 1989 cã nhiÖm vô gi¶ng d¹y vµ nghiªn cøu vÒ x· héi häc trong c«ng t¸c §¶ng. Vô tæ chøc - çn bé, nhiÖm vô lµm c«ng t¸c çn bé. V¨n phßng, cã nhiÖm vô tæng hîp gióp Gi¸m ®èc nghiªn cøu, x©y dùng, ph¬ng híng, ®«n ®èc thùc hiÖn çc kÕ ho¹ch mµ Gi¸m ®èc ®Ò ra, chuÈn bÞ çc v¨n b¶n tr×nh Gi¸m ®èc ký, th«ng tin nh÷ng ®iÒu cÇn thiÕt cho çc khoa, viÖn, vô, ban, phßng cña Häc viÖn. Hµnh chÝnh, Qu¶n trÞ, Nhµ ¨n Häc viÖn, Tµi vô, VËt t, Tr¹m y tÕ, §éi xe Phßng tæ chøc s¶n xuÊt vµ dÞch vô ®îc thµnh lËp th¸ng 01 n¨m 1989, cã nhiÖm vô, thùc hiÖn vµ c¶i thiÖn ®êi sèng cho çn bé CNV vµ Häc viÖn b»ng con ®êng tù s¶n xuÊt vµ dÞch vô. C. Çc ®¬n vÞ t vÊn Héi ®ång khoa häc Häc viÖn Héi ®ång khoa häc khoa Chøc n¨ng, nhiÖm vô nh giai ®o¹n tríc. Giai ®o¹n tõ 1993 ®Õn n¨m 2000 Ban ChÊp hµnh Trung ¬ng ra QuyÕt ®Þnh 61/Q§-T¦ ngµy 10/3/1993 vÒ viÖc s¾p l¹i çc trêng §¶ng Trung ¬ng chuyÓn thµnh Häc viÖn ChÝnh trÞ quèc gia Hå ChÝ Minh, nh»m t¨ng cêng vai trß, nhiÖm vô cña çc trêng §¶ng Trung ¬ng ®¸p øng yªu cÇu çch m¹ng trong giai ®o¹n míi, Bé ChÝnh trÞ quyÕt ®Þnh: 1.ChuyÓn Häc viÖn NguyÔn ¸i Quèc thµnh Häc viÖn ChÝnh trÞ quèc gia Hå ChÝ Minh. ChuyÓn çc trêng NguyÔn ¸i Quèc khu vùc I, II, III thµnh çc Ph©n viÖn Hµ Néi, Ph©n viÖn thµnh phè Hå ChÝ Minh, Ph©n viÖn §µ N½ng vµ 112 chuyÓn trêng §¹i häc Tuyªn gi¸o thµnh Ph©n viÖn B¸o chÝ vµ tuyªn truyÒn cña Häc viÖn ChÝnh trÞ quèc gia Hå ChÝ Minh, ®Þa ®iÓm cña çc Ph©n viÖn ®Æt t¹i c¬ së hiÖn t¹i. Häc viÖn ChÝnh trÞ quèc gia Hå ChÝ Minh trùc thuéc Ban ChÊp hµnh Trung ¬ng §¶ng vµ ChÝnh phñ, lµ trung t©m ®µo t¹o, båi dìng çn bé vµ nghiªn cøu khoa häc vÒ lý luËn chÝnh trÞ cña §¶ng vµ cña Nhµ níc. Häc viÖn cã çc nhiÖm vô chñ yÕu sau: a) §µo t¹o, båi dìng çn bé l·nh ®¹o vµ qu¶n lý chñ chèt trung cao cÊp cña §¶ng, cña Nhµ níc, cña çc ®oµn thÓ, vÒ chñ nghÜa M¸c - Lªnin, t tëng Hå ChÝ Minh, vÒ ®êng lèi chÝnh s¸ch cña §¶ng vµ Nhµ níc, vÒ c«ng t¸c chÝnh trÞ vµ sù l·nh ®¹o chÝnh trÞ. b) §µo t¹o, båi dìng çn bé lý luËn vÒ chñ nghÜa M¸c - Lªnin, t tëng Hå ChÝ Minh cã tr×nh ®é ®¹i häc vµ trªn ®¹i häc nh»m cung cÊp çn bé l·nh ®¹o, çn bé nghiªn cøu chñ chèt cho çc viÖn nghiªn cøu, çc Häc viÖn, çc trêng vµ khoa M¸c - Lªnin çc trêng ®¹i häc. c) Nghiªn cøu nh÷ng vÊn ®Ò vÒ lý luËn M¸c - Lªnin, vÒ t tëng Hå ChÝ Minh, vÒ khoa chÝnh trÞ, nh÷ng vÊn ®Ò vÒ lý luËn vµ thùc tiÔn, vÒ x©y dùng §¶ng, vÒ §¶ng vµ qu¶n lý nhµ níc, qu¶n lý x· héi. d) ChØ ®¹o ch¬ng tr×nh, néi dung gi¶ng d¹y, ph¬ng ph¸p gi¶ng d¹y vµ nghiªn cøu khoa häc ®èi víi çc trêng chÝnh trÞ cña tØnh, thµnh phè trùc thuéc Trung ¬ng. ®) Më réng hîp t¸c quèc tÕ trong ®µo t¹o, nghiªn cøu khoa häc víi çc níc, çc §¶ng. 2. C«ng t¸c ®µo t¹o, båi dìng çn bé vµ nghiªn cøu khoa häc cña Häc viÖn thùc hiÖn theo ph¬ng híng chÝnh trÞ, môc tiªu, yªu cÇu do §¶ng ®Ò ra vµ ®îc thÓ chÕ ho¸ vÒ mÆt Nhµ níc. TiÕp theo lµ NghÞ ®Þnh 44/CP ngµy 22 th¸ng 6 n¨m 1993 c¨n cø nghÞ ®Þnh 61 kh¼ng ®Þnh Häc viÖn ChÝnh trÞ quèc gia Hå ChÝ Minh thuéc c¬ quan ChÝnh phñ, chøc n¨ng th× nh cò vµ ®Þa bµn cña Häc viÖn vµ 4 Ph©n viÖn ®îc ®ãng trªn ®Þa bµn Hµ Néi. §Õn Q§ 67/Q§-TW ngµy 20 th¸ng 10 n¨m 1999 chøc n¨ng nhiÖm vô ®îc më réng vµ cao h¬n, cung cÊp c¬ së khoa häc cho viÖc ho¹ch ®Þnh ®êng lèi, chÝnh s¸ch cña §¶ng vµ Nhµ níc. 113 VÒ ®µo t¹o thªm vÒ th¹c sÜ, tiÕn sÜ, båi dìng çn bé qu¶n lý cña çc çn bé qu¶n lý cña çc Bé ngµnh vµ ®oµn thÓ, ®µo t¹o, båi dìng bËc ®¹i häc vµ sau ®¹i häc, çn bé chñ chèt b¸o chÝ, xuÊt b¶n, tuyªn truyÒn, CB lµm c«ng t¸c t tëng, tæ chøc, kiÓm tra, d©n vËn, v¨n phßng, ®èi ngo¹i cña §¶ng, cho c¶ níc b¹n, §¶ng b¹n. Tæ chøc bé m¸y cña Häc viÖn: - Häc viÖn cã Trung t©m Häc viÖn vµ 04 Ph©n viÖn - L·nh ®¹o Häc viÖn vµ çc Ph©n viÖn cã Gi¸m ®èc vµ çc Phã Gi¸m ®èc, çc Ph©n viÖn cã çc bé m«n, phßng, t¹p chÝ. Trung t©m Häc viÖn cã çc ®¬n vÞ sau: 1. ViÖn X©y dùng §¶ng 2. ViÖn CNXHKH 3. ViÖn Kinh ®iÓn M¸c - xÝt 4. ViÖn Khoa häc chÝnh trÞ 5. ViÖn Hå ChÝ Minh 6. ViÖn Th«ng tin khoa häc 7. ViÖn LÞch sö §¶ng 8.ViÖn Quan hÖ quèc tÕ 9. Khoa TriÕt 10. Khoa Kinh tÕ chÝnh trÞ 11. Khoa Kinh tÕ ph¸t triÓn 12. Khoa Qu¶n lý kinh tÕ 13. Khoa V¨n ho¸ XHCN 14. Khoa T©m lý x· héi 15. Khoa Nhµ níc - ph¸p luËt 16. Bé m«n Ngo¹i ng÷ 17. Bé m«n Tin häc 18. Trung t©m nghiªn cøu quyÒn con ngêi 19. Trung t©m X· héi häc 20. Trung t©m T«n gi¸o vµ tÝn ngìng 21. T¹p chÝ Th«ng tin lý luËn chÝnh trÞ 22. T¹p chÝ LÞch sö §¶ng 23. Vô Tæ chøc - Çn bé 24. Vô çc trêng chÝnh trÞ tØnh 25. Vô Qu¶n lý khoa häc 26. Vô Hîp t¸c quèc tÕ 114 27. Vô KÕ ho¹ch Tµi vô 28. Vô Qu¶n lý ®µo t¹o 29. Vô Qu¶n lý ®µo t¹o sau ®¹i häc 30. Côc qu¶n trÞ 31. Ban Thanh tra gi¸o dôc 32. V¨n phßng Häc viÖn 33. V¨n phßng §¶ng ®oµn N¨m 2004, nhiÖm vô cña Häc viÖn cã thay ®æi tªn mét sè ®¬n vÞ tõ khoa, viÖn. Çc ®¬n vÞ trùc thuéc gi¸m ®èc: Häc viÖn Hµnh chÝnh s¸t nhËp vµo Häc viÖn ChÝnh trÞ quèc gia Hå ChÝ Minh. 1. Vô Tæ chøc - çn bé 2. Ban Thanh tra Häc viÖn 3. Vô Qu¶n lý khoa häc 4. Vô Hîp t¸c quèc tÕ 5. Vô Qu¶n lý ®µo t¹o 6. Vô Qu¶n lý ®µo t¹o sau ®¹i häc 7. Vô çc trêng chÝnh trÞ ViÖn Hå ChÝ Minh vµ çc l·nh tô cña §¶ng 9. ViÖn quan hÖq t 10. ViÖn khoa häc chÝnh trÞ 11. ViªnCj x· héi khoa häc 12. ViÖn LÞch sö §¶ng 13. ViÖn X©y dùng §¶ng 14. ViÖn Th«ng tin khoa häc 15. ViÖn Nghiªn cøu kinh ®iÓn 16. ViÖn Nghiªn cøu kinh ®iÓn m¸c xÝt 17.Trung t©m Khoa häc vÒ tÝn ngìng vµ t«n gi¸o 18.ViÖn X· héi häc 19. ViÖn TriÕt häc 20. ViÖn Kinh tÕ chÝnh trÞ 21. ViÖn Qu¶n lý kinh tÕ 22. ViÖn Kinh tÕ ph¸t triÓn 23. ViÖn Khoa häc nhµ níc vµ ph¸p luËt 24. ViÖn V¨n ho¸ x· héi chñ nghÜa 25. ViÖn T©m lý x· héi 115 26. T¹p chÝ Lý luËn chÝnh trÞ 27. T¹p chÝ LÞch sö §¶ng 28. Nhµ xuÊt b¶n lý luËn chÝnh trÞ 29. Ph©n viÖn Hµ Néi 30. Ph©n viÖn B¸o chÝ vµ tuyªn truyÒn 31. Ph©n viÖn §µ N½ng 32. Ph©n viÖn Thµnh phè Hå ChÝ Minh §Õn n¨m 2008, chøc n¨ng nhiÖm vô cña Häc viÖn cã thay ®æi, Häc viÖn ChÝnh trÞ - Hµnh chÝnh quèc gia Hå ChÝ Minh. Cã 4 ®¬n vÞ s¸t nhËp vµo thµnh mét ®¬n vÞ gäi lµ ViÖn Nghiªn cøu ChÝnh trÞ häc thÕ giíi cßn l¹i çc ®Çu mèi gièng nh trªn. 116 Phô lôc 5 LÞch sö ph«ng lu tr÷ Häc viÖn ChÝnh trÞ quèc gia Hå ChÝ Minh (ChØnh lý tµi liÖu tõ n¨m 1949 ®Õn n¨m 2000) I. X¸c lËp vµ giíi h¹n ph«ng 1. X¸c lËp ph«ng Häc viÖn ChÝnh trÞ quèc gia Hå ChÝ Minh mang tªn NguyÔn ¸i Quèc ®îc thµnh lËp theo NghÞ quyÕt Héi nghÞ Trung ¬ng lÇn thø 6 (1949) kho¸ I. Tr¶i qua 59 n¨m ho¹t ®éng liªn tôc, Häc viÖn ®· nhiÒu lÇn thay ®æi tªn nhng chøc n¨ng, nhiÖm vô c¬ b¶n kh«ng thay ®æi vµ cã: C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y riªng Cã v¨n th, con dÊu riªng Cã tµi kho¶n riªng V× thÕ Häc viÖn cã ®ñ ®iÒu kiÖn ®Ó thµnh lËp ph«ng tµi liÖu ®éc lËp. Tªn ph«ng ®îc gäi lµ: "Ph«ng Häc viÖn ChÝnh trÞ quèc gia Hå ChÝ Minh" 2. Giíi h¹n ph«ng LÊy thêi gian b¾t ®Çu cña ph«ng lµ 18-1-1949, v× ®©y lµ ngµy Héi nghÞ Çn bé Trung ¬ng lÇn thø 6 ra nghÞ quyÕt thµnh lËp Trêng huÊn luyÖn çn bé mang tªn NguyÔn ¸i Quèc. HiÖn nay ph«ng më v× Häc viÖn vÉn cßn ®ang ho¹t ®éng. II. Khèi lîng, thµnh phÇn, néi dung tµi liÖu trong ph«ng 1. Khèi lîng tµi liÖu Tµi liÖu hiÖn cã 300 cÆp ba d©y. Thêi gian b¾t ®Çu cña tµi liÖu tõ n¨m 1997 ®Õn Thêi gian kÕt thóc cña tµi liÖu trong ®ît chØnh lý lÇn mét 1992 Tõ n¨m 1992 ®Õn n¨m 2000 2. Thµnh phÇn néi dung tµi liÖu a) Tµi liÖu do Häc viÖn s¶n sinh ra Tµi liÖu Héi nghÞ do Häc viÖn tæ chøc gåm: ch¬ng tr×nh danh s¸ch, ®Ò ¸n, b¸o ço... Biªn b¶n häp Ban Gi¸m ®èc, Thêng vô §¶ng uû víi çc ®¬n vÞ trong Häc viÖn... Bµi nãi, bµi viÕt cña çc ®ång chÝ trong Ban Gi¸m ®èc 117 Ch¬ng tr×nh, b¸o ço cña Ban Gi¸m ®èc vµ çc ®¬n vÞ thuéc Häc viÖn vÒ c«ng v¨n h»ng n¨m, 6 th¸ng, quý, th¸ng, tuÇn. Çc v¨n b¶n nh: dù th¶o nghÞ quyÕt, chØ thÞ, th«ng tri, c«ng v¨n... do Häc viÖn dù th¶o gióp Bé ChÝnh trÞ, Ban BÝ th ®Ó ban hµnh. Çc hå s¬ ®oµn ra vµo cña Häc viÖn (gåm c«ng v¨n xin ý kiÕn Ban BÝ th, kÕ ho¹ch, danh s¸ch, b¸o ço, biªn b¶n, héi ®µm...). Tµi liÖu cña Ban Gi¸m ®èc nh: nghÞ quyÕt, quyÕt ®Þnh, th«ng tri, b¸o ço, c«ng v¨n... híng dÉn çc ®¬n vÞ vÒ viÖc tæ chøc thùc hiÖn çc nghÞ quyÕt, chØ thÞ, th«ng tri cña Ban chÊp hµnh Trung ¬ng, Bé ChÝnh trÞ, Ban BÝ th. Th«ng b¸o, c«ng v¨n cña Ban Gi¸m ®èc göi ®i çc n¬i kh¸c vµ lu hµnh trong néi bé Häc viÖn. Tµi liÖu nghiªn cøu çc c«ng tr×nh khoa häc thuéc cÊp Nhµ níc vµ çc®Ò tµi nghiªn cøu khoa häc trong néi bé Häc viÖn. Sæ ghi çc cuéc giao ban cña Ban Gi¸m ®èc Sæ ®¨ng ký c«ng v¨n ®i ®Õn Ngoµi ra çc ®¬n vÞ thuéc Häc viÖn cßn çc lo¹i tµi liÖu sau: Gi¸o tr×nh gi¶ng d¹y cña gi¶ng viªn (gåm c¶ dù th¶o gi¸o tr×nh) §Ò c¬ng híng dÉn th¶o luËn, gi¶i ®¸p B¸o ço kÕt qu¶ çc líp ®i thùc tÕ vµ kÕt qu¶ líp häc. §Ò thi, kiÓm tra, çc luËn ¸n cña häc viªn Tµi liÖu híng dÉn, gióp ®ì çc trêng §¶ng tØnh, thµnh, khu vùc Tµi liÖu vÒ quan hÖ hîp t¸c, phèi hîp, nghiªn cøu khoa häc trao ®æi kinh nghiÖm ®èi víi çc ®¬n vÞ, c¬ quan khoa häc trong vµ ngoµi níc. Tµi liÖu cña çc ViÖn nghiªn cøu chÝnh trÞ, Vô qu¶n lý khoa häc, Vô qu¶n lý ®µo t¹o, Vô çc trêng chÝnh trÞ, Trung t©m th«ng tin T liÖu, T¹p chÝ nghiªn cøu lý luËn, Ban nghiªn cøu sinh gåm çc lo¹i: Ch¬ng tr×nh, ®Ò ¸n, kÕ ho¹ch, híng dÉn vÒ c«ng t¸c tæ chøc vµ nghiªn cøu khoa häc çc ®Ò tµi trong níc vµ quèc tÕ. Tµi liÖu nghiÖm thu çc ®Ò tµi, duyÖt çc chøc vô khoa häc. Tµi liÖu ch¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch häc tËp, gi¸o dôc toµn kho¸ Tµi liÖu tæng hîp t×nh h×nh gi¸o dôc ë çc trêng §¶ng tØnh vµ trêng §¶ng khu vùc Tµi liÖu vÒ quy tr×nh, quy chÕ gi¶ng d¹y 118 Tµi liÖu vÒ viÖc tæ chøc vµ qu¶n lý çc ho¹t ®éng th«ng tin trong Häc viÖn. Ch¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch, b¸o ço c«ng t¸c biªn tËp bµi viÕt cho tõng n¨m, tõng sè. Quy ®Þnh, quy chÕ chän, ®Æt bµi, chÕ ®é xuÊt b¶n, ph¸t hµnh. Tµi liÖu vÒ c«ng t¸c ®µo t¹o nghiªn cøu sinh, gióp viÖc hoµn chØnh çc c«ng tr×nh khoa häc (luËn ¸n tiÕn sü, phã tiÕn sÜ, th¹c sü); båi dìng çn bé sau ®¹i häc... Tµi liÖu cña çc phßng hµnh chÝnh, qu¶n trÞ, tµi vô: hå s¬ thiÕt kÕ, x©y dùng nhµ ë, çc dù to¸n, quyÕt to¸n, sæ s¸ch thu chi, sæ tæng hîp, sæ chi tiÕt, sæ quü ng©n hµng, chøng tõ kÕ to¸n... b) Tµi liÖu cña çc c¬ quan kh¸c göi ®Õn: Gåm çc bµi nãi, viÕt cña çc ®ång chÝ l·nh ®¹o §¶ng vµ Nhµ níc Çc nghÞ quyÕt, th«ng tri, chØ thÞ, b¸o ço, th«ng t, nghÞ ®Þnh cña Ban ChÊp hµnh Trung ¬ng, Bé ChÝnh trÞ, Ban BÝ th, V¨n phßng Quèc héi, Héi ®ång Nhµ níc, Héi ®ång Bé trëng göi ®Õn. Tµi liÖu cña çc Ban, Bé, ngµnh, Tæng Côc... göi ®Õn Tµi liÖu cña çc tØnh, thµnh uû, §Æc khu vµ çc trêng §¶ng göi ®Õn. Çc lo¹i th ç nh©n göi ®Õn, kiÕn nghÞ... III. T×nh h×nh tµi liÖu trong ph«ng 1. Sù thiÕu, ®ñ cña tµi liÖu Ph«ng Häc viÖn ®îc thµnh lËp tõ th¸ng 1/1949 cho ®Õn nay Häc viÖn vÉn cßn ®ang ho¹t ®éng, khèi tµi liÖu trong ph«ng cßn thiÕu nhiÒu, nhÊt lµ tõ 1949 ®Õn 1963. Sù mÊt m¸t tµi liÖu nµy lµ do khi trô së Häc viÖn cßn ®ãng ë ViÖt B¾c. Sau nµy Häc viÖn ®îc chuyÓn vÒ Hµ Néi th× khèi tµi liÖu trong ph«ng mãi ®îc h×nh thµnh. Thêi gian gÇn ®©y Häc viÖn ®· chó ý tíi c«ng t¸c lu tr÷ nªn tµi liÖu ®· cã t¬ng ®èi ®Çy ®ñ. Häc viÖn cã ®Æc ®iÓm võa lµ c¬ quan gi¸o dôc, võa lµ c¬ quan nghiªn cøu nªn cã mét sè lo¹i tµi liÖu võa lµ tµi liÖu thuéc ph«ng, võa lµ tµi liÖu nghiªn cøu cña gi¸o viªn vµ häc viªn. Sè lîng tµi liÖu nµy t¬ng ®èi lín (chiÕm kho¶ng 30% tæng sè tµi liÖu trong ph«ng) nhng chØ cã mét b¶n nªn Häc viÖn ®· ®Ó sang phÇn t liÖu nghiªn cøu. Do vËy, m¶ng tµi liÖu nµy trong ph«ng bÞ thiÕu. Tµi liÖu ®a ra chØnh lý chñ yÕu lµ tµi liÖu cña v¨n phßng, Ban Gi¸m ®èc. 2. T×nh tr¹ng vËt lý vµ thÓ thøc v¨n b¶n cña tµi liÖu trong ph«ng 119 T×nh tr¹ng vËt lý cña tµi liÖu trong ph«ng nãi chung lµ tèt, song cã nhãm tµi liÖu tríc 1974 bÞ giÊy ®en, nhµu n¸t v× lý do thêi kú ®ã ë c¬ së t¸n tµi liÖu kh«ng ®îc qu¶n lý cÈn thËn. ThÓ thøc v¨n b¶n cña tµi liÖu trong ph«ng kh«ng ®îc thèng nhÊt, do v¨n th ph©n t¸n. Cã nhiÒu v¨n b¶n kh«ng cã ngµy th¸ng, t¸c gi¶, dÊu, ch÷ ký, hoÆc thiÕu mét hai yÕu tè cña thÓ thøc v¨n b¶n. 3. T×nh h×nh tµi liÖu §èi víi tµi liÖu cña v¨n phßng Ban Gi¸m ®èc, Vô Lu tr÷ v¨n phßng Trung ¬ng cã më líp båi dìng vµ gióp Häc viÖn chØnh lý khèi tµi liÖu tõ n¨m 1967 ®Õn n¨m 1964. Møc ®é chØnh lý chØ s¬ bé vµ ph¬ng ¸n ph©n lo¹i lµ n¨m - T¸c gi¶. §èi víi tµi liÖu cña çc ®¬n vÞ thuéc Gi¸m ®èc: hiÖn nay cã 37 ®Çu mèi trùc thuéc, çc ®¬n vÞ nµy cha ®îc s¾p xÕp tµi liÖu, mÆc dï v¨n th cña çc khoa cã ®îc thµnh lËp nhng tµi liÖu cßn ®Ó lén xén, kh«ng theo mét ph¬ng ¸n ph©n lo¹i nµo. Häc viÖn thµnh lËp ®Õn nay ®· ®îc 50 n¨m (1949-1950) tµi liÖu trong ph«ng cha ®îc chØnh lý hoµn chØnh, ®Ò nghÞ chØnh lý hoµn chØnh khèi tµi liÖu tõ n¨m 1949 ®Õn 2000 vµ nép lu vµo kho Côc lu tr÷ V¨n phßng Trung ¬ng khèi tµi liÖu nµy. 120 C. Tµi liÖu tham kh¶o 1. Lý luËn vµ thùc tiÔn c«ng t¸c lu tr÷, Nxb §¹i häc vµ gi¸o dôc chuyªn nghiÖp, Hµ Néi, 1990. 2. V¨n b¶n vµ lu tr÷ häc ®¹i c¬ng, Nxb Gi¸o dôc, Hµ Néi, 1996-1997. 3. Çc v¨n b¶n cña §¶ng vµ Nhµ níc vÒ c«ng t¸c v¨n th - lu tr÷. 121 Phô lôc 6a Ph¬ng ph¸p ph©n lo¹i tµi liÖu Ph«ng Häc viÖn ChÝnh trÞ quèc gia Hå ChÝ Minh (§ît chØnh lý tµi liÖu tõ n¨m 1949 - 2000) I. C¬ së chän ph¬ng ¸n 1. §Æc ®iÓm lÞch sö ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng - §©y lµ mét ph«ng ®ang ho¹t ®éng tõ n¨m 1949 ®Õn nay. - Chøc n¨ng c¬ b¶n cña Häc viÖn kh«ng thay ®æi: "§µo t¹o, båi dìng çn bé vµ nghiªn cøu khoa häc vÒ lý luËn chÝnh trÞ cña §¶ng vµ Nhµ níc"1. - VÒ c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y kh«ng æn ®Þnh, lu«n lu«n thay ®æi, tïy theo sù thay ®æi cña çc nhiÖm vô cô thÓ. - VÒ ph¹m vi ho¹t ®éng cña Häc viÖn còng thay ®æi, nhÊt lµ thêi kú sau cuéc kh¸ng chiÕn chèng Mü cøu níc ë miÒn Nam th¾ng lîi. Tríc ®ã, chñ yÕu Häc viÖn lµm nhiÖm vô ®µo t¹o båi dìng çn bé phôc vô cho cuéc çch m¹ng x· héi chñ nghÜa ë miÒn B¾c, sau 1975 nhiÖm vô nµy ®îc më réng víi quy m« lín trong c¶ níc. 2. §Æc ®iÓm lÞch sö ph«ng - Sè lîng ®îc ®a ra chØnh lý lÇn nµy so víi chøc n¨ng, nhiÖm vô vµ thêi gian ho¹t ®éng cña Häc viÖn thiÕu nhiÒu. Tµi liÖu tríc 1976 rÊt Ýt, cã m¶ng khuyÕt. Tµi liÖu sau 1977 chñ yÕu lµ tµi liÖu cña V¨n phßng Ban Gi¸m ®èc, tµi liÖu cña çc ®¬n vÞ trùc thuéc cßn thiÕu, cã ®¬n vÞ kh«ng cã. - ThÓ thùc v¨n b¶n kh«ng ®Çy ®ñ, nhÊt lµ thiÕu t¸c gi¶, thêi gian. - Tµi liÖu cha ®îc s¾p xÕp, cha chØnh lý. ChÝnh do hai yÕu tè ®Æc ®iÓm lÞch sö ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng vµ ®Æc ®iÓm lÞch sö ph«ng, t«i chän ph¬ng ¸n ph©n lo¹i tµi liÖu: Thêi gian - mÆt ho¹t ®éng. Ph©n lo¹i thêi gian lµ kho¶ng thêi gian: 1949-1976, 1977-1992 (mèc 1976 lµ mèc ®¸nh dÊu sù ho¹t ®éng cña Häc viÖn trªn diÖn réng vµ chÊt l îng ®µo t¹o gi¸o dôc vµ nghiªn cøu khoa häc ®îc n©ng cao ®¸p øng víi yªu cÇu cña çch m¹ng). MÆt ho¹t ®éng chñ yÕu dùa vµo chøc n¨ng chÝnh cña Häc viÖn. Tµi liÖu tríc 1950 kh«ng cã. Do vËy chóng t«i chØ x©y dùng khung ph©n lo¹i tµi liÖu tõ sau 1950 cho ®Õn n¨m 2000, tõ n¨m 2000 th× tµi liÖu ®îc x¸c ®Þnh thêi kú n¨m 2010 vµ cho çc n¨m tiÕp theo. 1 QuyÕt ®Þnh sè 61/Q§-TW ngµy 10 th¸ng 3 n¨m 1993 cña Ban BÝ th Trung ¬ng. 122 Cô thÓ: A. Tµi liÖu giai ®o¹n 1950-1976 I. Tµi liÖu l·nh ®¹o, chØ ®¹o chung cña Häc viÖn. II. Tµi liÖu vÒ c«ng t¸c gi¸o dôc, ®µo t¹o çn bé. III. Tµi liÖu vÒ c«ng t¸c nghiªn cøu khoa häc. IV. Tµi liÖu vÒ ®èi ngo¹i V. tµi liÖu vÒ c«ng t¸c tæ chøc, hËu cÇn, phôc vô CBCNVC vµ häc viªn B. Tµi liÖu giai ®o¹n 1977-1992 Nh giai ®o¹n 1955-1976. ¦u vµ nhîc ®iÓm cña ph¬ng ¸n: + ¦u ®iÓm: - Ph©n tµi liÖu theo "thêi gian" ë bíc 1 phï hîp víi ph«ng ®ang ho¹t ®éng, dÔ dµng bæ sung tµi liÖu ë giai ®o¹n sau. - Ph¶n ¸nh ®îc çc mÆt ho¹t ®éng chÝnh cña Häc viÖn qua çc giai ®o¹n lÞch sö çch m¹ng. - Khi ph©n chia tµi liÖu kh«ng gÆp khã kh¨n trong çc nhãm tµi liÖu gi÷a c¬ quan chøc n¨ng víi c¬ quan t vÊn. + Nhîc ®iÓm: - Kh«ng ph¶n ¸nh ®îc c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y cña Häc viÖn. II. Khung ph©n lo¹i chi tiÕt A. Tµi liÖu giai ®o¹n 1950-1976 I. Tµi liÖu vÒ l·nh ®¹o, chØ ®¹o chung cña Häc viÖn 1. Tªn gäi cña Häc viÖn vÒ c«ng t¸c chung: Biªn b¶n, nghÞ quyÕt, quyÕt ®Þnh... 2. Hå s¬ vÊn ®Ò: - Hå s¬ thùc hiÖn nghÞ quyÕt, chØ thÞ cña Trung ¬ng - Hå s¬ kû niÖm ngµy thµnh lËp Häc viÖn. II. Tµi liÖu vÒ c«ng t¸c gi¸o dôc, ®µo t¹o çn bé 1. Tµi liÖu héi nghÞ bµn vÒ c«ng t¸c gi¸o dôc, ®µo t¹o çn bé - Héi nghÞ cña Häc viÖn. - Héi nghÞ cña Gi¸m ®èc. 2. Tµi liÖu tªn gäi cña Gi¸m ®èc vÒ c«ng t¸c gi¸o dôc, ®µo t¹o çn bé. 3. Tµi liÖu vÒ çc n¬i kh¸c göi ®Õn vÒ c«ng t¸c gi¸o dôc ®µo t¹o. 4. Tµi liÖu cña çc khoa, ban, vô vÒ c«ng t¸c gi¸o dôc, ®µo t¹o çn bé. - Khoa TriÕt häc - Khoa Kinh tÕ chÝnh trÞ 123 - Khoa Chñ nghÜa céng s¶n khoa häc - Khoa LÞch sö §¶ng - Khoa X©y dùng §¶ng Tµi liÖu cña çc khoa, vô tæ nµy gåm nh÷ng tµi liÖu sau (tõ ®©y gäi t¾t lµ khoa) - Héi nghÞ c«ng t¸c cña khoa hµng n¨m - Ch¬ng tr×nh, b¸o ço c«ng t¸c cña khoa - KÕt qu¶ líp häc, ®Ò thi, bµi thi, luËn v¨n, luËn ¸n - Çc v¨n b¶n kh¸c göi ®Õn cho khoa - Çc ý kiÕn gãp ý cña häc viªn cho c«ng t¸c gi¸o dôc, ®µo t¹o. - Tµi liÖu cña gi¸o viªn ®i thùc tÕ ë çc ®Þa ph¬ng (trõ ®i thùc tÕ phôc vô cho nghiªn cøu khoa häc). 6. Çc líp häc cô thÓ - Tµi liÖu chung vÒ çc líp häc cô thÓ - Líp cao trung - Líp nghiªn cøu sinh - Líp chuyªn tu - Líp ng¾n h¹n - Líp t¹i chøc - Líp më cho çc ngµnh, ®Þa ph¬ng III. Tµi liÖu vÒ c«ng t¸c nghiªn cøu khoa häc 1. Tµi liÖu héi nghÞ vÒ c«ng t¸c nghiªn cøu khoa häc: - Héi nghÞ cña Häc viÖn - Héi nghÞ cña Ban Gi¸m ®èc - Héi nghÞ cña Ban Gi¸m ®èc vµ çc nhµ nghiªn cøu khoa häc. 2. Tµi liÖu dù th¶o gióp Trung ¬ng vÒ c«ng t¸c nghiªn cøu khoa häc. 3. Tµi liÖu dù th¶o gióp Ban Gi¸m ®èc vÒ c«ng t¸c nghiªn cøu khoa häc 4. Hå s¬ vÊn ®Ò: - Hå s¬ héi th¶o vÒ çc ®Ò tµi nghiªn cøu cÊp Nhµ níc, Häc viÖn. - Hå s¬ héi th¶o khoa häc vÒ çc ngµy lÔ lín. IV. Tµi liÖu vÒ c«ng t¸c ®èi ngo¹i cña Häc viÖn Tµi liÖu tªn gäi cña Ban Gi¸m ®èc vÒ c«ng t¸c ®èi ngo¹i V. Tµi liÖu vÒ tæ chøc, hËu cÇn, phôc vô CBCNV vµ häc viªn 1. Tµi liÖu vÒ tæ chøc bé m¸y, tæ chøc çn bé - Tµi liÖu chung vÒ c«ng t¸c tæ chøc - Tµi liÖu ®Õn vÒ c«ng t¸c tæ chøc çn bé 124 - Tµi liÖu vÒ c«ng t¸c tæ chøc bé m¸y - Tµi liÖu vÒ c«ng t¸c çn bé - QuyÕt ®Þnh ®i níc ngoµi. - QuyÕt ®Þnh lªn l¬ng, bæ nhiÖm çn bé. - Tµi liÖu vÒ chÕ ®é chÝnh s¸ch çn bé - Hå s¬ vÊn ®Ò 2. Tµi liÖu cña çc ®¬n vÞ thuéc khèi hËu cÇn phôc vô nh: Th«ng tin t liÖu, in xuÊt b¶n, y tÕ. A. Tµi liÖu giai ®o¹n 1977-1992 I. Tµi liÖu vÒ l·nh ®¹o, chØ ®¹o chung cña Häc viÖn 1. Tµi liÖu §¹i héi c«ng nh©n viªn chøc h»ng n¨m 2. Dù th¶o gióp Trung ¬ng vÒ c«ng t¸c chung vµ gãp ý çc v¨n b¶n cña Trung ¬ng, ban, ngµnh, tØnh thµnh (ngoµi çc v¨n b¶n vÒ ®µo t¹o, nghiªn cøu khoa häc vµ tæ chøc chÝnh s¸ch çn bé cña çn bé çc trêng §¶ng). - Dù th¶o çc v¨n b¶n gióp Trung ¬ng - Gãp ý çc v¨n b¶n cña Trung ¬ng, ban, ngµnh... 3. Tªn gäi cña Häc viÖn vÒ c«ng t¸c chung - B¸o ço, ch¬ng tr×nh kÕ ho¹ch 4. Tªn gäi cña Häc viÖn vÒ c«ng t¸c chung - B¸ ço, ch¬ng tr×nh kÕ ho¹ch 5. Tµi liÖu cña çc n¬i kh¸c göi ®Õn 6. Hå s¬ vÊn ®Ò - Hå s¬ thùc hiÖn chØ thÞ, nghÞ quyÕt cña Trung ¬ng - Hå s¬ kû niÖm ngµy thµnh lËp Häc viÖn II. Tµi liÖu vÒ c«ng t¸c gi¸o dôc, ®µo t¹o båi dìng çn bé 1. Tµi liÖu héi nghÞ bµn vÒ c«ng t¸c gi¸o dôc, ®µo t¹o çn bé 2. Tµi liÖu dù th¶o gióp Trung ¬ng vµ gãp ý çc v¨n b¶n cña Trung ¬ng ban ngµnh Trung ¬ng, çc trêng §¶ng vÒ c«ng t¸c gi¸o dôc vµ ®µo t¹o. 3. Tµi liÖu tªn gäi cña Gi¸m ®èc, çc khoa vÒ c«ng t¸c gi¸o dôc, ®µo t¹o çn bé 4. Çc líp cô thÓ: nh giai ®o¹n trªn 5. Hå s¬ vÊn ®Ò - C«ng t¸c biªn so¹n gi¸o tr×nh, gi¸o khoa - Phßng häc hµm, häc vÞ - Tµi liÖu vÒ hÖ thèng çc trêng §¶ng III. Tµi liÖu vÒ c«ng t¸c nghiªn cøu khoa häc 125 1. Tµi liÖu héi nghÞ vÒ c«ng t¸c nghiªn cøu khoa häc 2. KiÓm tra tµi liÖu dù th¶o gióp Trung ¬ng vÒ c«ng t¸c nghiªn cøu khoa häc 3. Tµi liÖu tªn gäi cña Gi¸m ®èc vÒ c«ng t¸c nghiªn cøu khoa häc 4. Tµi liÖu ®Õn. 5. Tµi liÖu cña çc ViÖn, Ban, T¹p chÝ vµ çc héi ®ång vÒ c«ng t¸c nghiªn cøu khoa häc. - ViÖn Nghiªn cøu khoa häc - Ban qu¶n lý khoa häc - T¹p chÝ Nghiªn cøu lý luËn - Héi ®ång khoa häc Häc viÖn - Héi ®ång khoa häc çc khoa - Héi ®ång biªn so¹n gi¸o tr×nh. Tµi liÖu cña çc ViÖn, ban, T¹p chÝ vµ çc Héi ®ång nµy gåm nh÷ng tµi liÖu sau: - Héi nghÞ bµn vÒ c«ng t¸c nghiªn cøu khoa häc - Ch¬ng tr×nh ®Ò ¸n, b¸o ço c«ng t¸c - Tµi liÖu vÒ çc c«ng tr×nh nghiªn cøu khoa häc 6. Hå s¬ vÊn ®Ò - Hå s¬ héi th¶o vµ çc ®Ò tµi nghiªn cøu khoa häc cÊp Nhµ níc, Häc viÖn - Hå s¬ héi th¶o khoa häc vÒ çc ngµy lÔ lín. IV. Tµi liÖu vÒ c«ng t¸c ®èi ngo¹i cña Häc viÖn (Gåm c¶ tµi liÖu vÒ c«ng t¸c ®µo t¹o båi dìng gióp çc §¶ng b¹n vµ ®oµn ra, ®oµn vµo). 1. Tµi liÖu ®èi ngo¹i víi ch©u ¢u 2. Tµi liÖu ®èi ngo¹i víi ch©u ¸ 3. Tµi liÖu ®èi ngo¹i víi ch©u Mü 4. Tµi liÖu ®èi ngo¹i víi ch©u Phi 5. Tµi liÖu ®èi ngo¹i víi óc V. Tµi liÖu vÒ c«ng t¸c tæ chøc, hËu cÇn phôc vô CBCNVC vµ Häc viªn 1. Tµi liÖu chung vÒ tæ chøc bé m¸y vµ hËu cÇn phôc vô - Tµi liÖu vÒ héi nghÞ cña Gi¸m ®èc vµ Gi¸m ®èc víi çc c¬ quan cã liªn quan. - Tµi liÖu tªn gäi cña Gi¸m ®èc. 126 - Tµi liÖu cña çc n¬i kh¸c göi ®Õn vÒ c«ng t¸c tæ chøc, hËu cÇn. - Nh giai ®o¹n trªn. 2. Tµi liÖu vÒ tæ chøc bé m¸y, tæ chøc çn bé CNVC - Tµi liÖu chung vÒ c«ng t¸c tæ chøc - Dù th¶o gióp Trung ¬ng vÒ c«ng t¸c tæ chøc. - Tµi liÖu ®Õn vÒ c«ng t¸c tæ chøc - Tµi liÖu vÒ c«ng t¸c tæ chøc bé m¸y - Tµi liÖu bæ nhiÖm çn bé. - Tµi liÖu lªn l¬ng - Tµi liÖu ®i níc ngoµi - Tµi liÖu vÒ chÕ ®é chÝnh s¸ch çn bé - Hå s¬ vÊn ®Ò 3. Tµi liÖu cña çc ®¬n vÞ thuéc khèi hËu cÇn phôc vô - Tµi liÖu vÒ x©y dùng c¬ b¶n - Çc tµi liÖu vÒ kÕ ho¹ch mua s¾m tµi s¶n cña Häc viÖn + Mua s¾m bµn ghÕ, tñ lµm viÖc. + Gi¸ ®ùng tµi liÖu lµm viÖc. + Gi¸ ®ùng tµi liÖu lu tr÷ + Gi¸ ®ùng s¸ch, b¸o, çc t¹p chÝ. - Tµi liÖu qu¶n lý hËu cÇn - Hå s¬ vÊn ®Ò B. Tµi liÖu giai ®o¹n 1993-2000 I. Tµi liÖu vÒ l·nh ®¹o, chØ ®¹o chung cña Häc viÖn 1. Tµi liÖu §¹i héi c«ng nh©n viªn chøc h»ng n¨m 2. Dù th¶o gióp Trung ¬ng vÒ c«ng t¸c chung vµ gãp ý çc v¨n b¶n cña Trung ¬ng, ban, ngµnh, tØnh thµnh (ngoµi çc v¨n b¶n vÒ ®µo t¹o, nghiªn cøu khoa häc vµ tæ chøc chÝnh s¸ch çn bé cña çn bé çc trêng §¶ng). - Dù th¶o çc v¨n b¶n gióp Trung ¬ng - Gãp ý çc v¨n b¶n cña Trung ¬ng, ban, ngµnh... - Híng dÉn biªn so¹n lÞch sö §¶ng ë çc ®Þa ph¬ng 3. Tªn gäi cña Häc viÖn vÒ c«ng t¸c chung - B¸o ço, ch¬ng tr×nh kÕ ho¹ch 4. Tªn gäi cña Häc viÖn vÒ c«ng t¸c chung - B¸o ço, ch¬ng tr×nh kÕ ho¹ch 5. Tµi liÖu çc n¬i kh¸c göi ®Õn 127 6. Hå s¬ vÊn ®Ò - Hå s¬ thùc hiÖn chØ thÞ, nghÞ quyÕt cña Trung ¬ng - Hå s¬ kû niÖm ngµy thµnh lËp Häc viÖn. II. Tµi liÖu vÒ c«ng t¸c gi¸o dôc, ®µo t¹o båi dìng çn bé 1. Tµi liÖu héi nghÞ bµn vÒ c«ng t¸c gi¸o dôc, ®µo t¹o çn bé 2. Tµi liÖu dù th¶o gióp Trung ¬ng vµ gãp ý çc v¨n b¶n cña Trung ¬ng ban ngµnh Trung ¬ng, çc trêng §¶ng vÒ c«ng t¸c gi¸o dôc vµ ®µo t¹o. 3. Tµi liÖu tªn gäi cña Gi¸m ®èc, çc khoa vÒ c«ng t¸c gi¸o dôc, ®µo t¹o çn bé. 4. Çc líp cô thÓ: nh giai ®o¹n trªn Thªm líp tiÕn sÜ, nghiªn cøu sinh 5. Hå s¬ vÊn ®Ò - C«ng t¸c biªn so¹n gi¸o tr×nh, gi¸o khoa - Phong häc hµm, häc vÞ - Tµi liÖu vÒ hÖ thèng çc trêng §¶ng 6. Tµi liÖu vÒ gi¶ng d¹y cho çn bé §¶ng b¹n (Lµo) III. Tµi liÖu vÒ c«ng t¸c nghiªn cøu khoa häc 1. Tµi liÖu héi nghÞ vÒ c«ng t¸c nghiªn cøu khoa häc 2. Tµi liÖu dù th¶o gióp Trung ¬ng vÒ c«ng t¸c nghiªn cøu khoa häc 3. Tµi liÖu tªn gäi cña Gi¸m ®èc vÒ c«ng t¸c nghiªn cøu khoa häc 5. Tµi liÖu ®Õn 5. Tµi liÖu cña çc viÖn, Ban, T¹p chÝ vµ çc héi ®ång vÒ c«ng t¸c nghiªn cøu khoa häc. 6. Tµi liÖu nghiªn cøu vÒ gi¸o tr×nh gi¸o khoa çc tØnh thµnh phè 7. Tæ chøc biªn so¹n gi¸o tr×nh, cho çc trêng cao ®¼ng, ®¹i häc - ViÖn nghiªn cøu khoa häc - Vô Qu¶n lý khoa häc - Vô Çc Trêng chÝnh trÞ - T¹p chÝ Nghiªn cøu lý luËn - Héi ®ång khoa häc Häc viÖn - Héi ®ång khoa häc çc khoa - Héi ®ång biªn so¹n gi¸o tr×nh Tµi liÖu cña çc khèi khoa, ban, viÖn, T¹p chÝ vµ çc Héi ®ång nµy gåm nh÷ng tµi liÖu sau: - Héi nghÞ bµn vÒ c«ng t¸c nghiªn cøu khoa häc 128 - Ch¬ng tr×nh ®Ò ¸n, b¸o ço c«ng t¸c - Tµi liÖu vÒ çc c«ng tr×nh nghiªn cøu khoa häc - Tµi liÖu vÒ c«ng t¸c thanh tra, kiÓm tra 6. Hå s¬ vÊn ®Ò: - Hå s¬ héi th¶o vµ çc ®Ò tµi nghiªn cøu khoa häc cÊp Nhµ níc, Häc viÖn. - Hå s¬ héi th¶o khoa häc vÒ çc ngµy lÔ lín. IV. Tµi liÖu vÒ c«ng t¸c ®èi ngo¹i cña Häc viÖn (Gåm c¶ tµi liÖu vÒ c«ng t¸c ®µo t¹o båi dìng gióp çc §¶ng b¹n vµ ®oµn ra, ®oµn vµo) 1. Tµi liÖu ®èi ngo¹i víi Ch©u ¢u 2. Tµi liÖu ®èi ngo¹i víi Ch©u ¸ 3. Tµi liÖu ®èi ngo¹i víi Ch©u Mü 4. Tµi liÖu ®èi ngo¹i víi Ch©u Phi 5. Tµi liÖu ®èi ngo¹i víi óc V. Tµi liÖu vÒ c«ng t¸c tæ chøc, hËu cÇn phôc vô Häc viÖn - Tµi liÖu vÒ héi nghÞ cña Gi¸m ®èc vµ Gi¸m ®èc víi çc c¬ quan cã liªn quan. - Tµi liÖu tªn gäi cña Gi¸m ®èc. - Tµi liÖu cña çc n¬i kh¸c göi ®Õn vÒ c«ng t¸c tæ chøc, hËu cÇn, - Nh giai ®o¹n trªn. 2. Tµi liÖu vÒ tæ chøc bé m¸y, tæ chøc çn bé CNVC - Tµi liÖu chung vÒ c«ng t¸c tæ chøc - Dù th¶o gióp Trung ¬ng vÒ c«ng t¸c tæ chøc - Tµi liÖu ®Õn vÒ c«ng t¸c tæ chøc - Tµi liÖu vÒ c«ng t¸c tæ chøc bé m¸y - Tµi liÖu lªn l¬ng - Tµi liÖu bæ nhiÖm gi÷ chøc çn bé. - Tµi liÖu ®i níc ngoµi - Tµi liÖu vÒ chÕ ®é chÝnh s¸ch çn bé - Hå s¬ vÊn ®Ò 3. Tµi liÖu cña çc ®¬n vÞ thuéc khèi hËu cÇn phôc vô - Tµi liÖu vÒ x©y dùng c¬ b¶n - Çc tµi liÖu vÒ kÕ ho¹ch mua s¾m tµi s¶n cña Häc viÖn - Tµi liÖu qu¶n lý hËu cÇn - Hå s¬ vÊn ®Ò. 129 Phô lôc 6b B¶ng híng dÉn x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu ph«ng I. Mét sè ®Æc ®iÓm cÇn chó ý trong khi x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu Dùa vµo nh÷ng nguyªn t¾c vµ vËn dông çc tiªu chuÈn ®Ó x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu; c¨n cø vµo vÞ trÝ, chøc n¨ng, nhiÖm vô vµ t×nh h×nh thùc tÕ cña tµi liÖu hiÖn cã trong ph«ng, chóng ta cÇn chó ý nh÷ng ®Æc ®iÓm sau: 1. Khèi tµi liÖu do Häc viÖn s¶n sinh ra - Tµi liÖu tríc n¨m 1968 cña Häc viÖn bÞ thiÕu nhiÒu (nÕu kh«ng cã b¸o ço n¨m) n©ng cÊp gi¸ trÞ mét sè tµi liÖu nh b¸o ço quý, th¸ng: vÜnh viÔn. - Çc lÇn dù th¶o v¨n b¶n gióp Trung ¬ng, çc ®Ò tµi nghiªn cøu khoa häc, tæng kÕt mét sè mÆt vÒ ®êng lèi chñ tr¬ng, chÝnh s¸ch cña §¶ng vµ ChÝnh phñ trong çch m¹ng d©n téc d©n chñ vµ çch m¹ng x· héi chñ nghÜa: vÜnh viÔn (kÓ c¶ nh÷ng ý kiÕn kh¸c nhau cña çc ç nh©n). - Çc ®Ò thi cña çc líp qua çc n¨m häc: vÜnh viÔn. - Nhãm tµi liÖu cña Häc viÖn gióp çc ®¶ng b¹n Lµo vµ Campuchia ®µo t¹o båi dìng lý luËn chÝnh trÞ (kÓ c¶ chÕ ®é phôc vô) cho çn bé l·nh ®¹o cao cÊp, trung cÊp cho b¹n: vÜnh viÔn (trõ nh÷ng tµi liÖu sù vô qu¸ vôn vÆt). 2. Khèi tµi liÖu cña çc n¬i kh¸c göi ®Õn Ngoµi viÖc x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu theo b¶ng thêi h¹n qu¶n mÉu ra cÇn chó ý mét sè nhãm tµi liÖu sau: - Nhãm tµi liÖu ®èi ngo¹i cña çc n¬i kh¸c göi ®Õn, th¨m quan, hoÆc cïng Häc viÖn nghiªn cøu khoa häc phôc vô cho çch m¹ng níc ta hoÆc çch m¹ng níc b¹n: vÜnh viÔn. - Nhãm tµi liÖu cña §¶ng vµ ChÝnh phñ Lµo - Campuchia göi ®Õn Häc viÖn ®µo t¹o, båi dìng çn bé l·nh ®¹o... II. B¶ng thêi h¹n b¶o qu¶n TT 1. Tªn lo¹i tµi liÖu Tµi liÖu cña Häc viÖn s¶n sinh ra Tµi liÖu cña Héi nghÞ do Häc viÖn tæ chøc: Héi nghÞ tæng kÕt n¨m, nhiÒu n¨m, çc Héi nghÞ vÒ nghiªn cøu 130 Thêi h¹n b¶o qu¶n VÜnh viÔn 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. khoa häc... (gåm c«ng v¨n triÖu tËp, danh s¸ch ®¹i biÓu, ch¬ng tr×nh, b¸o ço, ®Ò ¸n, biªn b¶n...) Bµi nãi, bµi viÕt cña çc ®ång chÝ l·nh ®¹o Häc viÖn Biªn b¶n häp Ban Gi¸m ®èc Dù th¶o v¨n b¶n gióp Trung ¬ng ban hµnh Hå s¬ ®oµn ra, ®oµn vµo (gåm c«ng v¨n, ch¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch, b¸o ço, biªn b¶n héi ®µm, hiÖp íc... nÕu cã) Tµi liÖu häc tËp NghÞ quyÕt, chØ thÞ... cña Trung ¬ng (cã liªn quan trùc tiÕp ®Õn Trêng: NghÞ quyÕt, chØ thÞ chung lu b¸o ço) Ch¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch, ®Ò ¸n, b¸o ço... vÒ c«ng t¸c chung Th«ng b¸o, quyÕt ®Þnh, c«ng v¨n cña Ban Gi¸m ®èc lu hµnh trong néi bé vÒ chñ tr¬ng c«ng t¸c lín C«ng v¨n vÒ çc vÊn ®Ò néi bé sù vô cña Häc viÖn Sæ ghi çc cuéc giao ban cña Häc viÖn Sæ ®¨ng ký c«ng v¨n ®i, ®Õn Gi¸o tr×nh gi¶ng d¹y (kÓ c¶ quy chÕ, quy tr×nh gi¶ng d¹y) Tµi liÖu híng dÉn th¶o luËn, gi¶i ®¸p Ch¬ng tr×nh kÕ ho¹ch, ®Ò ¸n, b¸o ço... vÒ c«ng t¸c ®µo t¹o, båi dìng çn bé B¸o ço kÕt qu¶ çc líp ®i thùc tÕ, kÕt qu¶ líp häc Danh s¸ch häc viªn, hå s¬ häc viªn §Ò thi kiÓm tra, luËn ¸n häc viªn Ch¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch, ®Ò ¸n vÒ c«ng t¸c tæ chøc vµ nghiªn cøu khoa häc trong vµ ngoµi níc Tµi liÖu nghiÖm thu çc ®Ò tµi, duyÖt çc chøc danh khoa häc Ch¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch, ®Ò ¸n, b¸o ço gióp b¹n Campuchia, Lµo ®µo t¹o, båi dìng çn bé Quy ®Þnh, quy chÕ vÒ qu¶n lý, tæ chøc çc ho¹t ®éng th«ng tin cña Häc viÖn B¶n th¶o, b¶n gèc ®¨ng t¹p chÝ, T¹p chÝ Nghiªn cøu lý luËn B¸o ço, kÕ ho¹ch c«ng t¸c biªn tËp cho tõng n¨m, tõng sè (nÕu kh«ng cã b¸o ço lu ch¬ng tr×nh) Quy ®Þnh, quy chÕ chän ®Æt bµi, chÕ ®é xuÊt b¶n phÈm NghÞ quyÕt, quyÕt ®Þnh, th«ng b¸o vÒ tæ chøc bé m¸y vÒ nh©n sù cña Häc viÖn 70 n¨m Tµi liÖu tµi chÝnh (theo quy ®Þnh cña Ban Tµi chÝnh Qu¶n trÞ Trung ¬ng) Tµi liÖu cña çc n¬i göi ®Õn 131 VÜnh viÔn VÜnh viÔn VÜnh viÔn VÜnh viÔn VÜnh viÔn VÜnh viÔn VÜnh viÔn VÜnh viÔn VÜnh viÔn VÜnh viÔn VÜnh viÔn VÜnh viÔn VÜnh viÔn VÜnh viÔn VÜnh viÔn VÜnh viÔn VÜnh viÔn VÜnh viÔn VÜnh viÔn VÜnh viÔn VÜnh viÔn VÜnh viÔn VÜnh viÔn VÜnh viÔn VÜnh viÔn Lo¹i (®Ó ë T 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. + Tµi liÖu cña BCHTW, BCT, BBT, çc ban ngµnh Trung ¬ng göi ®Õn - NghÞ quyÕt, chØ thÞ, th«ng tri, th«ng b¸o, b¸o ço cña BCHTW, BCT, BBT göi ®Õn ®Ó biÕt NghÞ quyÕt, ChØ thÞ, Th«ng tri... cña Trung ¬ng nãi vÒ çc vÊn ®Ò liªn quan trùc tiÕp chøc n¨ng, nhiÖm vô cña Häc viÖn Bµi nãi, viÕt cña çc ®ång chÝ BCT, BBT vÒ c«ng t¸c cña Häc viÖn Tµi liÖu cña çc ban, ngµnh göi ®Õn phèi hîp cïng gi¶i quyÕt. Tµi liÖu cña çc ban, ngµnh göi ®Õn ®Ó biÕt. Tµi liÖu cña ®Þa ph¬ng, c¬ quan, çc ç nh©n göi ®Õn phèi hîp c«ng t¸c ®èi víi chøc n¨ng, nhiÖm vô chÝnh cña ViÖn (®èi víi çc ç nh©n chñ yÕu lµ nghiªn cøu çc ®Ò tµi Tµi liÖu cña çc c¬ quan, ç nh©n ®Þa ph¬ng göi ®Õn Häc viÖn ®Ó biÕt C«ng v¨n sù vô Th kiÕn nghÞ cña çc ç nh©n trong vµ ngoµi níc: - Gãp ý cã gi¸ trÞ cho ®êng lèi chung vµ ®µo t¹o. - Çc th kh¸c. GiÊy tê kh«ng ph¶i tµi liÖu lu tr÷ Tµi liÖu tham kh¶o, b¶n tin 132 liÖu) VÜnh viÔn VÜnh viÔn VÜnh viÔn VÜnh viÔn Lo¹i Lo¹i VÜnh viÔn Lo¹i Lo¹i Phô lôc sè 7: Môc lôc hå s¬ cña c¬ quan (Gåm b×a hå s¬ vµ mét sè trang môc lôc hå s¬) Môc lôc hå s¬ Ph«ng Häc viÖn ChÝnh trÞ quèc gia Hå ChÝ Minh Tõ n¨m 1949-2000 133 Môc lôc hå s¬ 1949 - 1992 STT Tªn hå s¬ (Tªn ®¬n vÞ b¶o qu¶n) 1 2 Ngµy th¸ng b¾t ®Çu kÕt thóc 3 Thêi h¹n b¶o qu¶n Sè trang Ghi chó 4 5 6 C¹p I A. Tµi liÖu giai ®o¹n 1950 - 1992 1. Tµi liÖu l·nh ®¹o, chØ ®¹o chung cña Häc viÖn 01 Biªn b¶n nh÷ng ý kiÕn th¶o luËn cña Ban Gi¸m ®èc, cña ®ång chÝ Tè H÷u (gi¸m ®èc) vµ Héi 01/1970 ®Õn ®ång nhµ trêng vÒ mét 20/8/1976 sè nhiÖm vô c«ng t¸c cña Trêng 1969 - 1970, 1972-1976. VÜnh viÔn 15 02 Sæ ghi biªn b¶n cña Ban Gi¸m ®èc trêng §¶ng NguyÔn ¸i Quèc víi çc bé phËn trùc thuéc vµ çc c¬ quan ngoµi. N¨m 1973-1977. 1973 ®Õn 1977 VÜnh viÔn 05 quyÓn 03 B¸o ço, dù th¶o b¸o ço cña Trêng NguyÔn ¸i Quèc vÒ tæng kÕt n¨m, nhiÒu n¨m 19651976. 1965 ®Õn 1976 VÜnh viÔn 77 04 Ch¬ng tr×nh c«ng t¸c 06 th¸ng, 01 n¨m cña Trêng NguyÔn ¸i Quèc 1970, 1971, 1976. 1970 ®Õn 1975 VÜnh viÔn 18 05 B¸o ço kÕ ho¹ch cña Trêng NguyÔn ¸i Quèc vÒ kÕt qu¶ thùc hiÖn NghÞ quyÕt héi nghÞ Trung ¬ng 11, 19, 23, NghÞ quyÕt Bé ChÝnh trÞ 288 n¨m 1965, 1971, 1974, 1975 11/5/1965 ®Õn 1975 VÜnh viÔn 111 06 VÒ ®ît gi¸o dôc chÝnh trÞ phª b×nh vµ tù phª b×nh cña trêng §¶ng NguyÔn ¸i Quèc. N¨m 1976 14/9/1976 ®Õn 20/10/1976 07 §Ò ¸n th¶o luËn trong 6/1965 VÜnh viÔn 06 134 CÆp 2 Héi nghÞ Ban Gi¸m ®èc víi çc trëng khoa vÒ ph¬ng híng më líp. 08 KÕ ho¹ch, ch¬ng tr×nh, ®Ò c¬ng tæng kÕt b¸o ço cña Trêng NguyÔn ¸i Quèc vÒ c«ng t¸c gi¸o dôc, ®µo t¹o 1966-1971 1976 ®Õn 5/1974 VÜnh viÔn 249 09 C«ng v¨n, kiÕn nghÞ cña Trêng NguyÔn ¸i Quèc göi Ban BÝ th vÒ viÖc kÕ ho¹ch më líp, vÒ néi dung gi¶ng d¹y 19691971 4/1969 ®Õn 1971 VÜnh viÔn 49 10 ChØ thÞ, th«ng b¸o cña Ban BÝ th, Ban Tæ chøc Trung ¬ng, Ban Tuyªn huÊn Trung ¬ng vÒ Trêng NguyÔn ¸i Quèc vÒ c«ng t¸c gi¸o dôc lý luËn vµ më çc líp. N¨m 1962-1976 9/01/1976 ®Õn 1976 VÜnh viÔn 47 11 QuyÕt ®Þnh cña Ban Tuyªn huÊn Trung ¬ng, Ban gi¸o vô Trêng NguyÔn ¸i Quèc vÒ viÖc quy ®Þnh qu¶n lý líp häc, tæ chøc thi tèt nghiÖp, cÊp b»ng tèt nghiÖp. 1976 ®Õn 27/3/1975 VÜnh viÔn 20 12 B¸o ço ph¬ng híng cña çc khoa: LÞch sö §¶ng, qu¶n lý kinh tÕ, TriÕt, X©y dùng §¶ng, Kinh tÕ chÝnh trÞ vµ chñ nghÜa x· héi khoa häc. N¨m 1958, 1976, 1977. 1958 ®Õn 11/1970 VÜnh viÔn 13 Tæng kÕt ý kiÕn gãp ý cña çc chi häc viªn cho c«ng t¸c tæ chøc líp häc vµ c«ng t¸c gi¶ng d¹y. N¨m 1959-1970. 3/1959 ®Õn 6/1970 VÜnh viÔn 13 14 KÕ ho¹ch, ch¬ng tr×nh, b¸o ço cña çc líp cao trung. N¨m 1950, 1968, 1976. 15/4/1950 ®Õn 12/1970 VÜnh viÔn 106 15 Hå s¬ líp häc çn bé cao trung cÊp 18 th¸ng 1961 VÜnh viÔn 26 135 kho¸ 2. N¨m 1961 (gåm b¸o ço vµ dù th¶o khoa häc). 16 Hå s¬ båi dìng líp çn bé lý luËn trung cÊp kho¸ 3 (líp 18 th¸ng). N¨m 1961-1963 (gåm kÕ ho¹ch, diÔn v¨n, khai m¹c, b¸o ço). 10/1961 ®Õn 11/1962 VÜnh viÔn 54 17 Hå s¬ líp båi dìng çn bé cao trung cÊp kho¸ V, 1970-1971 (gåm th«ng t, b¸o ço, kÕ ho¹ch, bµi nãi chuyÖn cña ®ång chÝ Lª DuÈn) 5/12/1969 ®Õn 1971 VÜnh viÔn 177 18 Hå s¬ líp båi dìng çn bé trung cao kho¸ II, 1971-1973 (gåm ch¬ng tr×nh, ®Ò c¬ng, b¸o ço) 1971 ®Õn 1973 VÜnh viÔn 54 19 Hå s¬ líp båi dìng dµi h¹n cho çn bé cao trung cÊp kho¸ 19741975 (gåm ch¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch, b¸o ço) 1974 ®Õn 1976 VÜnh viÔn 23 20 Hå s¬ líp cao trung cÊp ng¾n h¹n (A1) 19751976 (gåm ch¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch, b¸o ço) 16/10/1975 ®Õn 03/7/1976 VÜnh viÔn 114 21 Hå s¬ líp cao trung cho çn bé miÒn Nam. N¨m 1976 (gåm quyÕt ®Þnh, danh s¸ch, ch¬ng tr×nh, b¸o ço) 1976 VÜnh viÔn 14 22 Hå s¬ líp cao trung kho¸ 1974-1976 (B1) (gåm ch¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch, quyÕt ®Þnh bÕ gi¶ng) 1976 VÜnh viÔn 17 23 Sæ ghi danh s¸ch häc viªn çc líp cao trung cÊp tõ kho¸ II ®Õn kho¸ VIII. 1956-1966 1956 ®Õn 1966 VÜnh viÔn 08 quyÓn 24 DiÔn v¨n khai m¹c líp häc kho¸ I t¹i Trêng §¶ng cao cÊp NguyÔn ¸i Quèc cña Hå Chñ tÞch ngµy 07/9/1957 1983 VÜnh viÔn 136 CÆp 4 25 Hå s¬ líp häc çn bé 02 n¨m kho¸ I 1960-1961 (gåm b¸o ço, kÕ ho¹ch, mét sè vÊn ®Ò chó ý khi ®i thùc tÕ) 1961 ®Õn 7/1961 VÜnh viÔn 39 26 Hå s¬ líp häc lý luËn vÒ chÝnh trÞ kinh tÕ kho¸ Ii 1959 (gåm b¸o ço, diÔn v¨n, bÕ m¹c) 4/1959 ®Õn 5/1959 VÜnh viÔn 08 137 Phô lôc 8 B¶ng kª nh÷ng tµi liÖu kh«ng cßn gi¸ trÞ sö dông kh«ng thuéc ph«ng Bã sè 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. TrÝch yÕu, néi dung tµi liÖu Çc lo¹i quyÕt ®Þnh th«ng b¸o c«ng v¨n Th«ng b¸o ngµy nghØ tÕt, lÔ cña çc ®¬n vÞ LÞch lµm viÖc cña v¨n phßng Çc lo¹i giÊy mêi H¶i Phßng göi çc ®¬n vÞ Çc lo¹i tµi liÖu so¹n th¶o thiÕu ch÷ ký vµ con dÊu Tµi liÖu biÓu mÉu cha ghi néi dung Çc lo¹i giÊy nh¸p so¹n th¶o v¨n b¶n C«ng v¨n trao ®æi th«ng thêng Lý do lo¹i Ghi chó Trïng thõa HÕt gi¸ trÞ sö dông HÕt gi¸ trÞ sö dông HÕt gi¸ trÞ sö dông Kh«ng cã gi¸ trÞ Kh«ng cã gi¸ trÞ Kh«ng cã gi¸ trÞ HÕt gi¸ trÞ sö dông B¶ng thèng kª hå s¬ Hép sè 27 Tiªu ®Ò Hå s¬ Hå s¬ líp båi dìng ng¾n h¹n cho çn bé cao cÊp cña §¶ng kho¸ I cña trêng §¶ng cao cÊp NguyÔn ¸i Quèc tõ 16/3/81 - 10/7/81 gåm Q§ më líp, ch¬ng tr×nh kÕ ho¹ch, b¸o ço t×nh h×nh häc tËp, danh s¸ch häc viªn... Hå s¬ Bµi ph¸t biÓu cña ®/c Ngµy th¸ng Sè tê Thêi gian b¶o qu¶n 24/10/80 ®Õn ngµy 25/7/81 100 VÜnh viÔn 1983 115 VÜnh viÔn 138 Ghi chó §ç Mêi uû viªn Bé ChÝnh trÞ BCHT¦ §¶ng vÒ nghÞ quyÕt Héi nghÞ Trung ¬ng lÇn thø IV vÒ t tëng vµ tæ chøc t¹i trêng §¶ng cao cÊp NguyÔn ¸i Quèc ngµy 4/7/1983 Hå s¬ líp båi dìng ng¾n h¹n cho çn bé l·nh ®¹o cña §¶ng kho¸ II (sau §H §¶ng lÇn thø V) cña Trêng §¶ng cao cÊp NguyÔn ¸i Quèc tõ 22/9/1983 ®Õn 19/11/1983 gåm: Ch¬ng tr×nh kÕ ho¹ch häc tËp, th¶o luËn, b¸o ço kÕt qu¶ líp häc Hå s¬ líp båi dìng ng¾n h¹n cho çn bé chñ chèt cña §¶ng kho¸ III cña trêng §¶ng cao cÊp NguyÔn ¸i Quèc tõ 25/11/1983 ®Õn 25/1/1984 gåm QuyÕt ®Þnh më, kÕt thóc líp, ch¬ng tr×nh, b¸o ço t×nh h×nh líp häc. Hå s¬ líp häc n©ng cao tr×nh ®é ng¾n h¹n kho¸ IV më t¹i trêng §¶ng cao cÊp NguyÔn ¸i Quèc tõ 9/5/1984 ®Õn 7/7/1984 gåm QuyÕt ®Þnh më, kÕt thóc líp, ch¬ng tr×nh, b¸o ço häc tËp Hå s¬ líp häc n©ng cao tr×nh ®é ng¾n h¹n kho¸ V më t¹i trêng §¶ng cao cÊp NAQ gåm Q§ më, kÕt thóc líp, ch¬ng tr×nh häc tËp, danh s¸ch häc viªn Hå s¬: quyÕt ®Þnh më líp, ch¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch vµ b¸o ço kÕt qu¶ häc tËp, thèng kª, danh s¸ch häc viªn... cña trêng §¶ng cao cÊp NguyÔn ¸i Quèc, Ban gi¸o vô vÒ líp n©ng cao tr×nh ®é kho¸ VII (6/9-17/10/85) vµ kho¸ VII (10/11-26/12/85) ®Ó nghiªn cøu NQT¦ VIII Hå s¬ líp häc NQ §¹i héi §¶ng toµn quèc lÇn thø VI do Ban BÝ th triÖu tËp më t¹i Häc viÖn NT¦ tõ th¸ng 5-12/1987 (vµ líp n©ng cao tr×nh ®é kho¸ 1983 46 VÜnh viÔn 20/11/83 ®Õn 11/1/1984 34 VÜnh viÔn 3/1/84 25/2/85 31 VÜnh viÔn 14/8/84 1/11/84 20 VÜnh viÔn 27/7/85 9/11/85 40 VÜnh viÔn 1987 272 VÜnh viÔn 139 VIII, IX, X, XI) Hå s¬ vÒ viÖc xin ý kiÕn Ban BÝ th, Ban tæ chøc Trung ¬ng v/v më líp n©ng cao tr×nh ®é kho¸ XII cho çn bé l·nh ®¹o cÊp tØnh, thµnh... t¹i Häc viÖn NAQ. Hå s¬ líp häc, NQ §¹i héi §¶ng toµn quèc do Ban BÝ th triÖu tËp t¹i Häc viÖn NAQ n¨m 1991-1992 gåm: Th«ng t, Th«ng b¸o, KH b¸o ço. 28/7/87 16/4/90 140 07 VÜnh viÔn [...]... bớc đầu xây dựng, cha có kinh nghiệm thực tế, nên ở bản Điều lệ này, các vấn đề về nghiệp vụ lu trữ chỉ mới đề cập một cách khái quát, cha phải là những đúc kết từ thực tiễn Việt Nam Thậm chí có vấn đề cha đợc nêu hoặc đề cập còn phiến diện nh về phân loại, xác định giá trị tài liệu Mặc dù vậy, bản Điều lệ đã thể hiện đợc tinh thần cơ bản của nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất công tác lu trữ... chúng đợc khoa học Văn kiện học là bộ môn khoa học nghiên cứu về quy luật hình thành văn kiện trong quá trình phát triển lịch sử của nó, đồng thời đề ra các phơng pháp lập văn kiện, những nguyên tắc về tổ chức chu chuyển văn kiện và kết cấu của các hệ thống văn kiện Những kết quả nghiên cứu về văn kiện học có thể giúp cho cán bộ lu trữ nắm đợc chức năng, tính chất và đặc điểm của các loại văn kiện hình... chú ý nghiên cứu và tổng kết từ thực tiễn Suốt cả thời kỳ phong kiến, không có một cuốn sách, một tài liệu hay một văn bản nào đề cập đến cách thức tổ chức công tác lu trữ và các vấn đề có liên quan khác Trong lúc đó, công tác công văn giấy tờ, một phơng tiện thiết yếu trong công tác quản lý nhà nớc đã đợc các chính quyền phong kiến quan tâm và đợc pháp chế hoá bằng nhiều văn bản, nhất là dới các triều... "những tài liệu có giá trị đặc biệt về phơng diện kiến thiết quốc gia" Thông đạt cũng đã chỉ rõ: "Những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về những Sở lu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia giáo dục để tàng trữ"(14) Văn bản này trong chừng mực nhất định đã thể hiện đợc nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất công tác lu trữ và đã đặt cơ sở pháp lý đầu tiên Những văn kiện chủ yếu của Đảng... thống nhất giữa lý luận và thực tiễn Lý luận luôn luôn phải là ngời chỉ đờng cho các hoạt động thực tiễn, là chìa khoá để giải quyết các vấn đề mà thực tiễn công tác lu trữ nớc ta đặt ra Nhng để làm đợc vai trò dẫn đờng, thì đòi hỏi lý luận đó phải đợc xây dựng trên cơ sở nhận thức sâu sắc thực tiễn Việt Nam và phải thông qua việc vận dụng vào thực tiễn để bổ sung và hoàn thiện Thực tiễn là cơ sở và động... hợp Hà Nội biên soạn; các giáo trình trung cấp và văn th, lu trữ của trờng Trung học văn th lu trữ và các tập bài giảng dùng cho các lớp huấn luyện ngắn hạn của Cục Lu trữ Nhà nớc Những năm gần đây, công tác nghiên cứu khoa học đã bớc đầu đợc quan tâm và đi vào tổ chức, nhiều vấn đề lý luận và thực tiễn công tác lu trữ nớc ta đề ra đã đợc đặt thành những đề tài nghiên cứu cấp ngành, cấp nhà nớc do Cục... Việt Nam và đặt dới sự quản lý của cơ quan lu trữ Đảng Phông lu trữ Quốc gia Việt Nam đợc giao cho Cục Lu trữ Nhà nớc quản lý Việc thành lập Phông lu trữ Quốc gia Việt Nam là một biện pháp quan trọng để thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất công tác lu trữ, pháp chế hoá quyền quản lý của Nhà nớc đối với toàn bộ tài liệu lu trữ 2 Khái niệm về phân loại tài liệu Những văn kiện chủ yếu của Đảng... trữ Trung ơng do Trung ơng quản lý, kho lu trữ Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh do Học 32 viện quản lý, kho lu trữ cho toàn tỉnh, trong đó tập trung bảo quản tài liệu của cơ quan cấp tỉnh và cấp huyện Phơng án thứ hai là thành lập Kho lu trữ tỉnh để bảo quản tài liệu của các cơ quan cấp tỉnh và các kho lu trữ huyện (thị xã,thành phố trực thuộc tỉnh) bảo quản tài liệu của các cơ quan... tất cả mọi mặt sẽ đề phòng cho chúng ta khỏi phạm sai lầm và sự cứng nhắc(10) 10 V I Lênin Toàn tập, tập 42, Nhà xuất bản Tiến bộ, Mát-xcơ-va, 1977, tr 364 13 Đối với lý luận và thực tiễn công tác lu trữ, nguyên tắc này cần đợc vận dụng rộng rãi, nhất là trong tổ chức khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu Vận dụng nguyên tắc này, đòi hỏi các nhà lu trữ khi nghiên cứu, giải quyết các vấn đề cụ thể về phân... niên đại, tác giả, địa điểm hình thành tài liệu, tính chân thực, giá trị của tài liệu đặc biệt đối với tài liệu lu trữ thuộc các thời kỳ xa xa thì khi su tầm, lựa chọn để đa vào bảo quản ở các phòng, kho lu trữ thờng phải có sự hỗ trợ của chúng V Quá trình phát triển của lý luận và thực tiễn công tác lu trữ ở Việt Nam ở Việt Nam, lý luận và thực tiễn công tác lu trữ mới hình thành ở thế kỷ 20 này, ... ý nghĩa trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử ý nghĩa khác đợc bảo quản phòng, kho lu trữ Lê Quý Đôn: Kiến văn tiểu lục Bản chữ Hán, tr.108 (Viện Hán Nôm) Xem: Đại Nam thực lục biên tập 12,... liệu sớm đợc bảo quản kho lu trữ Nhà nớc Trung ơng Hà nội từ thời Lê Thánh Tông (thế kỷ XV) kế hoạch, báo cáo, thông báo, thông cáo, hiệp định, hiệp ớc, công văn trao đổi Trong Phòng lu trữ quốc... nhóm nh sau: I Năm 1960 1- Văn phòng a) Phòng tổng hợp - Tài liệu đạo - Chơng trình, kế hoạch công tác - Báo cáo tổng kết công tác b) Phòng hành chính: - Tài liệu công tác văn th - Tài liệu công

Định dạng
Số trang	140
Dung lượng	493,5 KB

BÁO cáo THỰC tập CHUYÊN đề QUẢN TRỊ văn PHÒNG

Các loại phông lu trữ

Chức năng, nhiệm vụ của vănphòng Học viện