TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH TRẦN VĂN KẾ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU CỦA CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ CHÂU ÂU 1 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Ngành Kế toán Mã số ngành: 52340301 04-2014 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ QUẢN TRỊ KINH DOANH TRẦN VĂN KẾ MSSV/HV: C1200297 2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU CỦA CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ CHÂU ÂU LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH KẾ TOÁN Mã số ngành: 52340301 CÁN BỘ HƯỚNG DẪN HỒ HỒNG LIÊN 04-2014 3 LỜI CẢM TẠ Trong suốt thời gian học tập với vốn kiến thức mà tôi tích lũy được từ sự truyền đạt nhiệt tình của thầy cô khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh và quá trình tiếp cận thực tế tại công ty TNHH phát triển công nghệ Châu Âu, tôi đã kết hợp và hoàn thành luận văn tốt nghiệp : “Phân tích hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu của công ty TNHH phát triển công nghệ Châu Âu”. Tuy nhiên, do thời gian thực hiện luận văn và kiến thức còn hạn chế nên bài luận văn này không thể tránh khỏi những sai lầm và thiếu sót nhưng đó là tất cả sự nỗ lực của bản thân tôi với sự hướng dẫn tận tình của cô Hồ Hồng Liên và các thầy cô khác trong khoa cùng với anh, chị ở công ty TNHH phát triển công nghệ Châu Âu. Tôi rất mong nhận được sự góp ý của quý thầy cô và cơ quan thực tập để bài luận văn này được hoàn chỉnh hơn. Trước hết, tôi xin chân thành cảm ơn anh, chị công ty TNHH phát triển công nghệ Châu Âu đã nhiệt tình giúp đỡ, hướng dẫn tôi tháo gỡ những thắc mắc, tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt khoảng thời gian thực tập. Tôi cũng kính gởi lời cảm ơn sâu sắc đến cô Hồ Hồng Liên và các thầy cô khác trong khoa đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn tôi hoàn thành tốt bài luận văn tốt nghiệp này, đồng thời tôi cũng xin cám ơn tất cả các thầy, cô trong khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh đã truyền đạt kiến thức cho tôi trong suốt thời gian học tập. Cuối cùng tôi xin chúc sức khỏe đến thầy cô cùng anh chị trong công ty TNHH phát triển công nghệ Châu Âu. Chúc thầy cô đạt được thành tích cao trong giảng dạy. Chúc các anh chị luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao để góp phần giúp cho nước nhà ngày càng phồn vinh và phát triển. Tôi xin chân thành cảm ơn! Cần Thơ, ngày ….. tháng ….. năm ….. Người thực hiện Trần Văn Kế 4 TRANG CAM KẾT Tôi xin cam kết luận văn này được hoàn thành dựa trên các kết quả nghiên cứu của tôi và các kết quả nghiên cứu này chưa được dùng cho bất cứ luận văn cùng cấp nào khác. Cần Thơ, ngày ….. tháng ….. năm ….. Người thực hiện Trần Văn Kế 5 NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... Cần Thơ, ngày… tháng… năm 2014 (ký tên, đóng dấu) 6 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... .............................................................................................................................. ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... 7 MỤC LỤC Trang Chương 1: GIỚI THIỆU ................................................................................. 1 1.1 Lý do chọn đề tài ..................................................................................... 1 1.2 Mục tiêu nghiên cứu ................................................................................ 1 1.2.1 Mục tiêu chung ...................................................................................... 1 1.2.2 Mục tiêu cụ thể ...................................................................................... 2 1.3 Phạm vi nghiên cứu .................................................................................. 2 1.3.1 Không gian ............................................................................................ 2 1.3.2 Thời gian ............................................................................................... 2 1.3.3 Đối tượng nghiên cứu ............................................................................ 2 Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ............ 3 2.1 Cơ sở lý luận ............................................................................................ 3 2.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin kế toán .................................................... 3 2.1.2 Chu trình doanh thu trong hệ thống thông tin kế toán ............................ 6 2.1.3 Các chứng từ dùng trong chu trình doanh thu ........................................ 6 2.1.4 Lợi ích của chu trình doanh thu trong doanh nghiệp .............................. 7 2.1.5 Lợi ích của việc phân tích chu trình doanh thu đối với doanh nghiệp ..... 8 2.1.6 Giới thiệu lưu đồ.................................................................................... 9 2.1.7 Kiểm soát nội bộ.................................................................................. 11 2.1.8 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu........... 17 2.2 Phương pháp nghiên cứu ........................................................................ 22 2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu ............................................................... 22 2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu ............................................................. 22 Chương 3: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ CHÂU ÂU ............................................................................ 24 8 3.1 Lịch sử hình thành .................................................................................. 24 3.2 Lĩnh vực hoạt động................................................................................. 24 3.3 Cơ cấu tổ chức của công ty ..................................................................... 25 3.3.1 Sơ đồ bộ máy quản lý .......................................................................... 25 3.3.2 Chức năng của các phòng ban .............................................................. 25 3.4 Tổ chức công tác kế toán ........................................................................ 26 3.4.1 Chế độ kế toán áp dụng ....................................................................... 26 3.4.2 Hình thức kế toán ................................................................................ 26 3.4.3 Mô hình tổ chức công tác kế toán ........................................................ 26 3.5 Phân tích khái quát kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong giai đoạn 2011 – 2013 ......................................................................................... 27 3.6 Những thuận lợi, khó khăn và phương hướng hoạt động trong tương lai. 30 3.6.1 Thuận lợi ............................................................................................. 30 3.6.2 Khó khăn ............................................................................................. 31 3.6.3. Phương hướng hoạt động trong tương lai ............................................ 31 Chương 4: PHÂN TÍCH CHU TRINH DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ CHÂU ÂU ................................................... 33 4.1 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty...................................... 33 4.2 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình doanh thu .................................. 35 4.2.1 Hoạt động nhận đặt hàng ..................................................................... 37 4.2.2 Hoạt động giao hàng hoá, dịch vụ ........................................................ 42 4.2.3 Hoạt động lập hoá đơn bán hàng .......................................................... 47 4.2.4 Hoạt động nhận tiền thanh toán ........................................................... 52 4.3 Đánh giá chu trình doanh thu .................................................................. 59 Chương 5: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CHU TRÌNH DOANH THU TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ CHÂU ÂU .................................................... 61 5.1 Nhận xét chung....................................................................................... 61 9 5.2 Các giải pháp hoàn thiện chu trình doanh thu ......................................... 61 5.2.1 Đối với công tác tổ chức bộ máy kế toán ............................................. 61 5.2.2 Đối với công tác tổ chức chứng từ và hệ thống báo cáo kế toán ........... 62 5.2.3 Đối với công tác tổ chức các hoạt động kiểm soát................................ 63 5.2.4. Tin học hoá kế toán tại đơn vị ............................................................. 63 Chương 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ..................................................... 67 6.1 Kết luận .................................................................................................. 67 6.2 Kiến nghị................................................................................................ 67 10 DANH SÁCH BẢNG Trang Bảng 2.1 Các ký hiệu và ý nghĩa của lưu đồ ................................................. 10 Bảng 2.2 Kiểm soát hoạt động trong chu trình doanh thu ............................. 18 Bảng 2.3 Các thủ tục kiểm soát nhập liệu trong chu trình doanh thu ............. 20 Bảng 3.1 Bảng tổng hợp kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty qua 3 năm .............................................................................................................. 28 Bảng 4.1 Bảng câu hỏi hệ thống kiểm soát nội bộ ........................................ 33 Bảng 4.2 Hoạt động kiểm soát trong quy trình nhận đơn đặt hàng ................ 40 Bảng 4.3 Hoạt động kiểm soát trong quy trình giao hàng hoá, dịch vụ ......... 45 Bảng 4.4 Hoạt động kiểm soát trong quy trình lập hoá đơn bán hàng ........... 51 Bảng 4.5 Hoạt động kiểm soát trong quy trình nhận tiền thanh toán ............. 56 Bảng 4.6 Các tồn tại trong chu trình doanh thu tại Công ty........................... 60 Bảng 5.1 Các chỉ tiêu cho điểm khi đánh giá phần mềm kế toán ................... 63 Bảng 5.2 Bảng đánh giá hai phần mềm kế toán ............................................ 64 11 DANH SÁCH HÌNH Trang Hình 2.1 Hệ thống thông tin kế toán tài chính................................................. 5 Hình 3.1. Sơ đồ bộ máy quản lý Công ty ...................................................... 25 Hình 3.2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty ................................ 26 Hình 3.3 Đồ thị biểu diễn mối quan hệ giữa doanh thu, chi phí và lợi nhuận trong 3 năm của Công ty .............................................................................. 29 Hình 4.1 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 của chu trình doanh thu ......................... 36 Hình 4.2 Lưu đồ xử lý hoạt động nhận đơn đặt hàng tại Công ty .................. 37 Hình 4.3 Màn hình nhập liệu đơn đặt hàng ................................................... 41 Hình 4.4 Màn hình in đơn đặt hàng .............................................................. 41 Hình 4.5 Lưu đồ xử lý hoạt động giao hàng hoá, dịch vụ tại Công ty............ 43 Hình 4.6 Màn hình nhập liệu phiếu xuất kho ................................................ 46 Hình 4.7 Màn hình in phiếu xuất kho ........................................................... 47 Hình 4.8 Lưu đồ xử lý hoạt động lập hoá đơn bán hàng tại Công ty ............. 48 Hình 4.9 Lưu đồ xử lý hoạt động nhận tiền thanh toán tại Công ty ............... 53 Hình 4.10 Màn hình nhập liệu phiếu thu ....................................................... 57 Hình 4.11 Màn hình in phiếu thu .................................................................. 57 12 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TNHH : Trách nhiệm hữu hạn KSNB : Kiểm soát nội bộ BP : Bộ phận HTTT : Hệ thống thông tin KH : Khách hàng GTGT : Giá trị gia tăng KT : Kế toán BQ : Bản quyền 13 CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU 1.1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Trong nền kinh tế thị trường Việt Nam hiện nay, các doanh nghiệp khi kinh doanh muốn tồn tại và phát triển cần có một hệ thống tài chính kế toán vững vàng và minh bạch bởi nhu cầu công khai tài chính ngày càng trở nên hết sức cần thiết vì nhà đầu tư ngày càng trở nên thận trọng khi đầu tư vào bất kỳ doanh nghiệp nào. Muốn hệ thống tài chính tốt thì tổ chức tài chính đó phải tốt và hoạt động hiệu quả. Để làm được điều này thì các doanh nghiệp cần chú trọng vào việc xây dựng và phát triển các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp của mình. Một trong những hệ thống cần quan tâm đó là hệ thống thông tin kế toán. Hệ thống thông tin kế toán bao gồm 4 chu trình: Chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình chuyển đổi, chu trình tài chính. Trong nội dung nghiên cứu của luận văn này tập trung trình bày về chu trình doanh thu trong hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH phát triển công nghệ Châu Âu. Đây là một nội dung cần thiết nghiên cứu vì Công ty TNHH phát triển công nghệ Châu Âu sau một thời gian hoạt động thì quy mô và lĩnh vực hoạt động đã không ngừng mở rộng và như vậy sức ép giải quyết các sự kiện kinh tế đặc biệt là trong chu trình doanh thu ngày càng nhiều hơn. “Phân tích hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu của công ty TNHH phát triển công nghệ Châu Âu” chính là một giải pháp để hoàn thiện chu trình doanh thu cho công ty, sẽ mang lại hiệu quả hoạt động cao hơn nữa của chu trình doanh thu và cho hệ thống kế toán trong hiện tại và trong cả tương lai. Bên cạnh đó, nó còn giúp cho tôi được tiếp xúc với hoạt động kế toán thực tế nhằm bổ sung thêm những hiểu biết của mình cũng như đánh giá lại những kiến thức lý thuyết mà tôi đã được học tập từ phía nhà trường. Điều này rất quan trọng và thật sự cần thiết cho tôi để vận dụng vào công việc trong tương lai. 1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1. Mục tiêu chung Mục tiêu nghiên cứu của luận văn này là đánh giá, phân tích hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu, qua đó đề ra giải pháp nhằm hoàn thiện chu trình doanh thu tại công ty TNHH phát triển công nghệ Châu Âu. 14 1.2.2. Mục tiêu cụ thể Dựa trên mục tiêu chung của luận văn, tiến hành thực hiện các mục tiêu cụ thể như sau: - Đánh giá hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty để xác định rủi ro kiểm soát trong công tác kiểm soát nội bộ tại công ty - Phân tích, đánh giá hoạt động của chu trình doanh thu tại công ty TNHH phát triển công nghệ Châu Âu để tìm ra những hạn chế còn tồn tại về công tác tổ chức kế toán trong chu trình bán hàng, thu tiền của công ty - Dựa trên các kết quả đạt được trong quá trình phân tích đề xuất một số giải pháp hoàn thiện chu trình doanh thu hiện tại. 1.3. PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.3.1. Không gian Nội dung nghiên cứu được thực hiện công ty TNHH phát triển công nghệ Châu Âu 1.3.2. Thời gian - Dữ liệu thu thập tại Công ty từ năm 2011 đến năm 2013. - Luận văn được bắt đầu thực hiện từ 13/01/2014 đến 28/4/2014 1.3.3. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài này là chu trình doanh thu của Công ty. Cụ thể, liên quan đến quá trình xử lý hoạt động bán hàng, thu tiền của khách hàng, cụ thể gồm các hoạt động sau: + Nhận đặt hàng từ khách hàng + Giao hàng hay dịch vụ cho khách hàng + Lập hóa đơn bán hàng theo yêu cầu thanh toán + Nhận tiền thanh toán. Đồng thời kết hợp xem xét các chứng từ sổ sách sử dụng trong từng sự kiện, cách tổ chức quản lý dữ liệu trong chu trình, thủ tục kiểm soát trong chu trình đối với các rủi ro. 15 CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1.1. Khái niệm hệ thống thông tin kế toán 2.1.1.1. Khái niệm Là hệ thống thu thập, lưu trữ và xử lý các dữ liệu cần thiết của quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp các thông tin kế toán, tài chính hữu ích cho người sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp. Hệ thống thông tin kế toán có các đặc tính sau: - Mục tiêu: cung cấp thông tin tài chính, kế toán cung cấp cho các tổ chức bên ngoài doanh nghiệp và sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp - Đầu vào: với các dữ liệu đầu vào là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như bán hàng thu tiền, bán chịu, phát sinh chi phí… - Quy trình xử lý: + Thu thập dữ liệu: lập chứng từ ghi nhận hoạt động + Phân tích ảnh hưởng tài chính: ghi nhật ký + Ghi chép theo phân loại tài chính: ghi sổ tài khoản + Kiểm tra, đối chiếu: kiểm tra số liệu kế toán + Tổng hợp, lập báo cáo: lập báo cáo kế toán + Truyền thông: truyền đạt những báo cáo được tạo ra từ hệ thống đến nơi sử dụng - Thiết bị: máy tính, máy in, máy fax, máy quét mã vạch… - Con người: con người sẽ thực hiện hoàn toàn công việc kế toán trong hệ thống kế toán thủ công, tham gia với vai trò điều khiển, kiểm soát, nhập dữ liệu, bảo mật, bảo trì hệ thống trong hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính - Môi trường hệ thống: hệ thống pháp luật và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp là những yếu tố ảnh hưởng đến việc xử lý trong hệ thống thông tin kế toán 16 2.1.1.2. Chức năng Chức năng của hệ thống thông tin kế toán bao gồm các chức năng sau: - Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp - Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tượng có liên quan. Cụ thể, hệ thống cung cấp báo cáo tài chính cho đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, cung cấp thông tin hữu ích cho việc lập kế hoạch, việc kiểm soát thực hiện kế hoạch và cho việc điều hành hoạt động hằng ngày. - Kiểm soát tuân thủ quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp; Bảo vệ tài sản vật chất, thông tin; Kiểm soát hoạt động xử lý thông tin, đảm bảo thông tin chính xác, kịp thời. 2.1.1.3. Phân loại  Phân loại theo đối tượng cung cấp thông tin Hệ thống thông tin kế toán tài chính: hệ thống sẽ cung cấp những thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài. Hệ thống thông tin kế toán quản trị: hệ thống sẽ cung cấp những thông tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp.  Phân loại theo phương tiện xử lý Hệ thống thông tin kế toán xử lý thủ công: nguồn lực chủ yếu là con người Hệ thống thông tin kế toán bán thủ công: nguồn lực chủ yếu là máy tính Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính: bao gồm con người và máy tính  Hệ thống thông tin kế toán tài chính Mục tiêu: cung cấp thông tin tài chính cho bên ngoài doanh nghiệp. Các thông tin này được ghi nhận, xử lý theo các quy định, chế độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành. Đầu vào: các dữ liệu nghiệp vụ kinh tế phát sinh Quy trình xử lý: Dòng thông tin sẽ đi từ bộ phận hoạt động đến bộ phận kế toán và cuối cùng là được cung cấp cho đối tượng bên ngoài doanh nghiệp. Khi đề cấp đến hệ thống thông tin kế toán cần đề cập, theo dõi theo chu trình kế toán. Thông thường gồm có 4 chu trình. Các chu trình nghiệp vụ này sẽ tập 17 hợp, mô tả và xử lý các nghiệp vụ cùng loại, cùng nội dung kinh tế hay cùng bản chất. Quỹ Chu trình tài chính Chu trình doanh thu Sổ cái và Báo cáo tài chính Thành phẩm Chu trình chuyển đổi Quỹ Chu trình chi phí Vật liệu Nguồn: Bài giảng hệ thống thông tin kế toán 1 Hình 2.1 Hệ thống thông tin kế toán tài chính Hệ thống thông tin kế toán quản trị Mục tiêu: cung cấp các thông tin tài chính trong nội bộ cho mục đích quản trị nội bộ doanh nghiệp, lập kế hoạch, kiểm soát hoạt động. Đầu vào: là các nghiệp vụ tài chính. Trong doanh nghiệp, các nhà quản lý cần thiết phải thiết lập mục tiêu tài chính của tổ chức và phân chia các mục tiêu cho các bộ phận. Hệ thống lập kế hoạch (hệ thống ngân sách) sẽ đảm nhận chức năng xác lập và phân chia các mục tiêu này. Và những bộ phận được phân chia mục tiêu là những trung tâm trách nhiệm. Ngoài ra còn có hệ thống báo cáo trách nhiệm sẽ có nhiệm vụ ghi chép các dữ liệu về kết quả thực hiện của mỗi trung tâm trách nhiệm và so sánh kết quả này với mục tiêu của trung tâm trách nhiệm. Dòng thông tin được tạo ra bởi quá trình luân chuyển thông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Quá trình luận chuyển thông tin là quá trình ghi nhận và xử lý thông tin, cung cấp thông tin bằng hình thức báo cáo, thông tin được luân chuyển từ đâu tới đâu. Trong hệ thống báo cáo trách nhiệm, quá trình luân chuyển thông tin là quá trình xử lý truyền đạt mệnh lệnh tài chính từ ban quản lý cấp cao xuống các cấp quản lý thấp hơn và từ các cấp quản lý thấp tổng hợp thông tin báo cáo lên cấp cao. 18 2.1.2. Chu trình doanh thu trong hệ thống thông tin kế toán Chu trình doanh thu là tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý thông tin liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và nhận tiền thanh toán của khách hàng Với đặc điểm và chức năng nêu trên, chu trình doanh thu sẽ giao tiếp và quan hệ với các đối tượng hoặc hệ thống bên ngoài sau đây: - Khách hàng: là nơi phát sinh yêu cầu về hàng hoá dịch vụ cần được cung cấp, nhận hàng hoá, dịch vụ và thực hiện thanh toán tiền cho doanh nghiệp - Chu trình chi phí, chu trình sản xuất đóng vai trò cung cấp hàng hoá, dịch vụ cho chu trình doanh thu. Chu trình chi phí sẽ tiếp nhận các thông tin về yêu cầu hàng hoá, dịch vụ cần phải được mua và cung cấp theo yêu cầu của khách hàng cũng như chu trình sản xuất sẽ căn cứ vào yêu cầu của khách hàng để lên kế hoạch sản xuất của bộ phận, đáp ứng yêu cầu của khách hàng. - Hệ thống lương sẽ căn cứ vào nhu cầu nhân sự của chu trình doanh thu để tuyển nhân lực. Đồng thời kết quả kinh doanh của từng nhân viên thực hiện trong chu trình doanh thu (nhân viên bán hàng, quản lý…) là cơ sở để tính lương và thu nhập cho người lao động. - Trong trường hợp tổ chức thanh toán qua ngân hàng, chu trình doanh thu còn có thể giao tiếp với ngân hàng và các đơn vị cung cấp dịch vụ thanh toán để thực hiện thu, chi tiền tại ngân hàng. - Nội dung của các hoạt động thực hiện trong chu trình doanh thu sẽ được chuyển và ghi nhận vào hệ thống xử lý, lập báo cáo và cung cấp thông tin theo yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin liên quan đến chu trình doanh thu. 2.1.3. Các chứng từ dùng trong chu trình doanh thu 2.1.3.1. Hoạt động nhận đặt hàng - Đơn đặt hàng được xét duyệt: sử dụng đơn hàng của khách hàng để xác nhận và xét duyệt cho phép đơn hàng được thực hiện - Lệnh bán hàng: là chứng từ mệnh lệnh để thực hiện nội dung hàng hoá, dịch vụ sẽ thực hiện theo yêu cầu của khách hàng. - Hợp đồng bán hàng: được sử dụng khi cần có sự cam kết, ràng buộc giữa khách hàng và doanh nghiệp về nội dung yêu cầu của khách hàng đã được cho phép thực hiện. 19 - Các chứng từ mang tên gọi của các hoạt động khác sẽ thực hiện trong chu trình doanh thu trên cơ sở hoạt động đặt hàng như phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, hoá đơn bán hàng… 2.1.3.2. Hoạt động giao hàng hoá, dịch vụ - Phiếu xuất kho: đã xác nhận nội dung hàng hoá thực tế xuất kho - Phiếu giao hàng: đã xác nhận nội dung hàng hoá thực tế đã giao cho khách hàng hoặc cho đơn vị vận chuyển để giao đến khách hàng - Biên bản nghiệm thu dịch vụ hoàn thành: xác nhận mức độ và khối lượng công việc đã hoàn thành cho khách hàng 2.1.3.3. Hoạt động lập hoá đơn bán hàng - Các hoá đơn bán hàng, dịch vụ, các bảng kê bán hàng có xác nhận nghiệp vụ cung cấp hàng hoá, dịch vụ đã được cho phép thực hiện và thực tế thực hiện - Các thông báo báo nợ, giấy xác nhận nợ, xác nhận nghĩa vụ thanh toán của khách hàng 2.1.3.4. Hoạt động nhận tiền thanh toán - Bảng đối chiếu trả nợ, thông báo trả nợ: Xác nhận tình trạng nợ của khách hàng - Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng xác nhận đã thu tiền 2.1.4. Lợi ích của chu trình doanh thu trong doanh nghiệp Khi chu trình doanh thu được tổ chức hoạt động tốt và kết hợp với các chu trình khác sẽ giúp cho hoạt động kế toán được thực hiện một cách nhanh chóng và linh hoạt. Việc xử lý các nghiệp vụ kinh tế xảy ra kể cả những nghiệp vụ mang tính chất bất thường sẽ đơn giản và chính xác, hạn chế được nhiều sai lầm đáng tiếc xảy ra vì quy trình xử lý đã được sắp xếp theo một trình tự nhất định. Nếu như không có sự phối hợp của chu trình doanh thu thì các chu trình khác diễn ra một cách rời rạc hoặc thậm chí không thực hiện được, dẫn đến sự rối rắm trong công tác thực hiện và quản lý các chứng từ kế toán mà trách nhiệm không được xác định cụ thể. Đây có thể nói là lợi ích lớn nhất của một chu trình doanh thu trong hệ thống thông tin kế toán mang lại cho các doanh nghiệp. Hoạt động hiệu quả của chu trình doanh thu không những giúp kế toán viên phản ánh đúng tính chất nghiệp vụ mà còn giúp doanh nghiệp ngăn chặn 20 kịp thời các rủi ro có thể xảy ra đối với hoạt động quản lý cũng như kế toán, vì nó được phân chia trách nhiệm cũng như quyền hạn nhất định trong từng bộ phận của chu trình. Tổ chức chu trình doanh thu kết hợp các chu trình khác tạo thành một hệ thống đảm bảo các nguyên tắc phân chia trách nhiệm, tránh việc kiêm nhiệm dẫn đến thực hiện sai các quy định trong hoạt động kế toán. Kế toán trong chu trình doanh thu và trong cả hệ thống kế toán nếu được tin học hoá sẽ đạt hiệu quả nhiều hơn so với chu trình xử lý thủ công vì các kết quả được xử lý bằng kỹ thuật giúp các báo cáo tài chính được hình thành chính xác, nhanh chóng vào bất kỳ thời điểm nào trong niên độ kế toán hạn chế được các sai sót về mặt số học và chậm trễ. Chu trình doanh thu được vận hành tốt thì nó sẽ cung cấp những thông tin liên quan đến doanh thu một cách cụ thể và chi tiết trong từng khoản mục kế toán, điều đó giúp cho nhà quản trị có cơ sở chính xác nhất khi ra các quyết định quản trị. Thiết lập một chu trình doanh thu hiệu quả trong một hệ thống thông tin kế toán tốt giúp tăng cường lòng tin của các nhà đầu tư, các đối tác kinh doanh. Trong hoạt động kinh doanh ngày nay, các nhà kinh doanh rất chú trọng đến các báo cáo tài chính của doanh nghiệp mà mình sắp đầu tư vào, ngoài báo cáo kiểm toán của các công ty kiểm toán thì một hệ thống thông tin kế toán được tổ chức tốt giúp cho các nhà đầu tư thêm an tâm và như vậy giá trị của doanh nghiệp sẽ được nâng lên cao. Ngoài các lợi ích nêu trên thì chu trình doanh thu còn giúp doanh nghiệp dự báo các sự kiện xảy ra với vấn đề doanh thu như: bán hàng, thu tiền, theo dõi nợ một cách thuận lợi hơn, từ đó giúp doanh nghiệp thực hiện các mục tiêu tài chính của mình dễ dàng. 2.1.5. Lợi ích của việc phân tích chu trình doanh thu đối với doanh nghiệp Khắc phục những nhược điểm của chu trình hiện hành: quá trình thiết kế một chu trình doanh thu dù đã khá hoàn thiện nhưng khi đưa vào hoạt động vẫn còn nhiều trở ngạy như việc xử lý của chu trình không phù hợp với chuyên môn hay năng lực của người sử dụng, chu trình không đáp ứng tốt các nghiệp vụ kinh tế bất ngờ, chu trình không ngăn chặn được một số các rủi ro nào đó,… chính những điều này buộc phải phân tích chu trình tìm ra các hạn chế đó để có phương án cải thiện đổi mới chu trình để phù hợp với tình hình mới. 21 Thoã mãn những nhu cầu mới về thông tin: nhu cầu thông tin là nhu cầu không thể thiếu ở bất cứ bộ phận nào trong doanh nghiệp hay trong bất cứ hoạt động kinh doanh nào. Tầm quan trọng của thông tin trong kinh doanh không khác đôi mắt để nhìn, chỉ có nắm bắt thông tin đúng và kịp thời mới giúp cho kế toán thực hiện đúng các quy định, các chuẩn mực kế toán hiện hành cũng như các thông tin khác bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp. Khi một chu trình đã lạc hậu thì khả năng cập nhật và xử lý thông tin sẽ bị hạn chế rất nhiều, mặc khác khi quy mô hoạt động kinh doanh có nhiều thay đổi thì nhu cầu thông tin cũng thay đổi theo, nếu chu trình không linh động thay đổi thì điều này gây cản trở không ít cho các hoạt động kinh doanh. Tiến hành phân tích chu trình doanh thu một cách có tổ chức và phù hợp thì chất lượng thông tin sẽ được cải thiện đáng kể. Bắt kịp với tiến độ công nghệ thông tin: trong thời đại ngày nay khi mà công nghệ thông tin thay đổi với tốc độ cao thì một hệ thống thống thông tin kế toán hiện đại hay một chu trình doanh thu tốt cũng phải nắm bắt kịp sự thay đổi đó và vận dụng vào hoạt động của chu trình. Phân tích chu trình doanh thu giúp xác định mức độ phù hợp giữa công nghệ thông tin trong chu trình với công nghệ thông tin bên ngoài để từ đó có những thay đổi hợp lý giúp doanh nghiệp không bị lạc hậu công nghệ mà chu trình trong hệ thống vẫn phù hợp với điều kiện kinh doanh hiện tại. 2.1.6. Giới thiệu lưu đồ 2.6.1.1. Định nghĩa Lưu đồ là một sơ đồ bằng các biểu tượng hay hình vẽ mô tả mô tả trình tự xử lý, trình tự vận hàng của hệ thống. Lưu đồ là một trong những công cụ thường được sử dụng trong quá trình phát triển hệ thống. Lưu đồ mô tả hệ thống bằng hình vẽ các quá trình xử lý dữ liệu (các hoạt động, đầu vào, đầu ra, lưu trữ) và các hoạt động chức năng như bán, mua, nhập, xuất. Lưu đồ còn thể hiện được người thực hiện, các hoạt động, trình tự luân chuyển chứng từ. Ngoài ra, lưu đồ còn sử dụng trong phân tích tính kiểm soát của hệ thống 2.6.1.2. Phân loại Lưu đồ hệ thống: mô tả quá trình xử lý của hệ thống, tập trung mô tả tiến trình xử lý hơn là mô tả công việc và chức năng của mỗi phân hệ trong hệ thống. 22 - Lưu đồ chứng từ: mô tả trình tự luân chuyển của chứng từ, số liên chứng từ, người lập, người nhận chứng từ, nơi lưu trữ, tính chất lưu trữ… trong các hoạt động chức năng (bán, mua, nhập, xuất…) - Lưu đồ chương trình: mô tả quá trình xử lý của một chương trình, một hàm, một thủ tục trong một chương trình máy tính. 2.6.1.3. Các ký hiệu cơ bản thường dùng Trong hệ thống thông tin kế toán, một số ký hiệu cơ bản thường dùng khi vẽ lưu đồ để thể hiện các hoạt động xử lý và luân chuyển dữ liệu của hệ thống được trình bày trong bảng sau: Bảng 2.1 Các ký hiệu và ý nghĩa của lưu đồ Ký kiệu Ý nghĩa Mô tả hoạt động bắt đầu hay kết thúc Mô tả kết nối, điểm nối trong cùng một trang (A, B, C…) Điểm nối sang trang sau (Trang 1, 2, 3…) Chứng từ hay báo cáo kế toán bằng giấy Chứng từ có nhiều liên Mô tả việc đưa dữ liệu vào hệ thống bằng các thiết bị : bàn phím, cần quạt, máy quét… (nhập chứng từ vào máy tính) Mô tả hoạt động xử lý bằng máy tính (tính giá xuất hàng tồn kho, tính giá thành…) Xử lý thủ công bằng tay (lập phiếu thu, phiếu chi…) Mô tả hoạt động ra quyết định 23 Ký kiệu Ý nghĩa Mô tả dữ liệu được cung cấp cho quá trình xử lý (đầu vào), hoặc ghi nhận báo cáo thông tin đã được xử lý (biểu tượng đầu ra) Mô tả việc lưu trữ bằng hệ thống máy tính có thể truy xuất trực tiếp không cần tuần tự (đĩa từ, đĩa quang, băng từ…) Mô tả việc lưu trữ trong các hồ sơ bằng giấy tờ. Thông thường các dữ liệu được lưu trữ theo một tiêu thức phân loại như ngày (D), số (N), tên (A) Ghi chú, giải thích thêm Mô tả dòng lưu chuyển Nguồn : Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 1 2.1.7. Kiểm soát nội bộ 2.1.7.1. Khái niệm Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các định nghĩa khác nhau từ đơn giản đến phức tạp về hệ thống này. Đến nay định nghĩa được chấp nhận khá rộng rãi là định nghĩa được đưa ra vào năm 1992 bởi COSO (Committee of Sponsoring Organization). “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây: - Báo cáo tài chính đáng tin cậy - Các luật lệ vào quy định - Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả” Trong định nghĩa trên trên, bốn nội dung cơ bản là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. Các nội dung này được hiểu như sau: - Kiểm soát nội bộ là một quá trình: Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết 24 hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện giúp cho đơn vị đạt được mục tiêu của mình. - Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: Cần hiểu rằng kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu… mà phải bao gồm con người trong tổ chức như hội đồng quản trị, ban giám đốc, các nhân viên khác …. Chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng. - Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: chứ không phải đảm tuyệt đối, là mục tiêu sẽ thực hiện được. Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người nên dẫn đến không thực hiện được mục tiêu. Kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và phát hiện sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra nữa. Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt mức lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó. Do đó, tuy người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro, thế nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục để kiểm soát rủi ro. - Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ: + Đối với các báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. + Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ trước hết phải bảo đảm hợp lý việc chấp hành luật pháp và quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của nhà quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ của các chính sách quy định nội bộ của đơn vị qua đó bảo đảm được những mục tiêu của đơn vị. + Đối với mục tiêu sự hiện hữu và hiệu quả của các hoạt động kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị. 2.1.7.2. Các thành phần của một hệ thống kiểm soát nội bộ Một hệ thống kiểm soát nội bộ được coi là hữu hiệu khi được thiết kế bao gồm năm cấu phần sau đây nhằm trợ giúp doanh nghiệp đạt được mục 25 tiêu, chiến lược hay kế hoạch đã đề ra: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, những hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát  Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB. Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là: Tính chính trực và giá trị đạo đức: đây là đặc điểm cần thiết cho một nhà quản trị trong doanh nghiệp, họ là người sáng tạo, quản lý và giám sát mọi hoạt động của doanh nghiệp. Đây cũng chính là minh chứng cho sự hữu hiệu của các chính sách và những thủ tục của hệ thống kiểm soát nội bộ nếu nhà quản lý hội đủ phẩm chất trên. Ngoài ra nó còn bao gồm luôn cả những hoạt động quản lý để thay đổi hoặc giảm những vấn đề tiêu cực trong đơn vị. Tóm lại, đây chính là những yếu tố tác động đến hành vi ứng xử của cá nhân trong đơn vị. Đảm bảo về năng lực: là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ của mình, nếu không chắc chắn họ sẽ thực hiện nhiệm vụ được giao không hữu hiệu và hiệu quả. Do đó, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng những nhân viên có trình độ đào tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao và phải giám sát và huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên. Hội đồng quản trị và ủy ban Kiểm toán: nhiều nước trên thế giới yêu cầu các công ty cổ phần có niêm yết ở thị trường chứng khoán phải thành lập ủy ban kiểm toán. Đây là ủy ban gồm một số thành viên trong và ngoài hội đồng quản trị nhưng không tham gia vào việc điều hành đơn vị. Ủy ban kiểm toán có thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị, thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ,…. Do có các chức năng quan trọng trên nên sự hữu hiệu của ủy ban kiểm toán và hội đồng quản trị có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát. Các nhân tố được xem xét để đánh giá tính hữu hiệu của hội đồng quản trị hoặc ủy ban kiểm toán gồm mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của các thành viên trong hội đồng quản trị hoặc ủy ban kiểm toán và mối quan hệ của họ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập. Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: đây là những quan điểm nhận thức của nhà quản trị. Những quan điểm nhận thức này 26 được thể hiện qua hành vi theo một cách thức nhất định để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. Nói khác đi nhân tố quan trọng ở đây chính là hành vi của con người. Triết lý kinh doanh và phong cách làm việc đưa đến các quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý. Những quan điểm này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp. Bởi vì chính các nhà quản lý này là người phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức: cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Nói cách khác, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các họat động. Vì thế, khi xây dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phù hợp. Tuy nhiên, điều này còn phụ thuộc vào quy mô và tính chất hoạt động của đơn vị. Cơ cấu tổ chức của một đơn vị thường được mô tả qua sơ đồ tổ chức, trong đó phản ánh các mối quan hệ về quyền hạn, trách nhiệm và báo cáo. Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức. Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành các mục tiêu. Do đó, khi mô tả công việc, đơn vị cần phải thể chế hóa bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau. Chính sách nhân sự: là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân viên. Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát thông qua tác động đến các nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính chính trực và các giá trị đạo đức…. Thí dụ, một chính sách tuyển dụng dành ưu tiên cho những cá nhân có trình độ, kinh nghiệm, chính trực và hạnh kiểm tốt sẽ là sự đảm bảo không những về năng lực mà còn về phẩm chất của đội ngũ nhân viên. Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến mọi hoạt động của một doanh nghiệp, trong đó công tác kế toán và độ trung thực của báo cáo tài chính. Thí dụ, một quan điểm không đúng của giám đốc về báo cáo lợi nhuận có thể làm 27 mất đi sự trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính, hoặc năng lực yếu kém của đội ngũ nhân viên kế toán có khả năng dẫn đến các sai lệch trọng yếu của các báo cáo này.  Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro bao gồm việc xác định và phân tích những rủi ro có liên quan đến quá trình hướng tới mục tiêu của doanh nghiệp làm nền tảng cho việc xác định cách thức xử lý rủi ro. Thông qua việc xác định mục tiêu đề ra ở cả cấp độ tổng thể doanh nghiệp và cấp độ quy trình hay các bộ phận chức năng, doanh nghiệp có thể xác định được những yếu tố chủ yếu dẫn đến thành công và sau đó xác định những rủi ro gây ảnh hưởng đến những yếu tố thành công này.  Hoạt động kiểm soát Những hoạt động kiểm soát được thể hiện dưới dạng các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo rằng những định hướng của lãnh đạo được thực thi. Những hoạt động kiểm soát cũng đảm bảo rằng những biện pháp cần thiết được đưa ra để xử lý những rủi ro làm ảnh hưởng đến quá trình đạt mục tiêu của doanh nghiệp. Các hoạt động kiểm soát có mặt ở khắp mọi nơi trong doanh nghiệp ở mọi cấp độ trong các bộ phận chức năng của doanh nghiệp. Các hoạt động kiểm soát thường bao gồm các công việc như: phân chia trách nhiệm đầy đủ, kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ, kiểm soát vật chất, kiểm tra độc lập việc thực hiện, phân tích rà soát lại việc thực hiện. Những hoạt động kiểm soát có thể được gộp thành hai nhóm chính đó là kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện. Kiểm soát phòng ngừa được thể hiện ở việc thiết lập những chính sách và thủ tục mang tính chuẩn mực, phân công trách nhiệm hợp lý và ủy quyền, phê duyệt. Kiểm soát phát hiện được thể hiện dưới dạng thực hiện báo cáo đặc biệt, đối chiếu hay kiểm tra định kỳ.  Thông tin và truyền thông Thông tin và truyền thông là một yếu tố không thể thiếu trong doanh nghiệp cũng như trong hệ thống kiểm soát. Tất cả các cấp quản lý, nhân viên trong một tổ chức điều cần có thông tin để hoàn thành trách nhiệm của mình và thông tin này được cung cấp qua hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin nhận dạng, ghi nhận, xử lý và cung cấp các thông tin cần thiết cho người sử dụng thông tin. Truyền thông là một phần của thông tin. Nó có vai trò chuyển giao, truyền đạt và cung cấp thông tin đến mọi cá nhân trong tổ chức lẫn bên ngoài. 28 Hình thức truyền thông có thể là các văn bản quy định, các bảng ghi nhớ,… hay cũng có thể là lệnh miệng. Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng. Nó thể hiện các nghiệp vụ, các hoạt động xảy ra hàng ngày của doanh nghiệp. Một hệ thống thông tin được thiết kế tốt đáp ứng yêu cầu phát hiện và ngăn chặn các rủi ro, gian lận, ví dụ xây dựng hệ thống sổ chi tiết và khoa học cho các đối tượng như vật tư, hàng hóa, công nợ, chi phí, doanh thu, … để có thể dễ dàng giám sát, kiểm tra. Ngoài chứng từ, sổ sách để hệ thống thông tin vận hành tốt còn có thể sử dụng các sơ đồ hạch toán bằng hình vẽ để xử lý nghiệp vụ hay các sổ tay hướng dẫn gồm bảng liệt kê và phân loại tài khoản sử dụng và diễn giải mục đích nội dung của từng tài khoản. Việc truyền thông tốt làm cho các nhân viên hiểu rõ về trách nhiệm và nhiệm vụ của họ trong quá trình thực hiện kế hoạch của doanh nghiệp, từ đó mục tiêu của doanh nghiệp dễ dàng đạt được hơn và hệ thống kiểm soát nội bộ càng hữu hiệu và hiệu quả hơn.  Giám sát Giám sát là một quá trình đánh giá lại chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Giám sát giúp cho các nhà quản lý biết được hệ thống kiểm soát nội bộ có vận hành đúng như thiết kế không, hệ thống này cần phải thay đổi những gì và cần những gì để điều chỉnh khi cần thiết. Giám sát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ: - Giám sát thường xuyên diễn ra ngay trong quá trình hoạt động, do các nhân viên và nhà quản lý thực hiện, ví dụ việc kiểm tra trước khi ký duyệt chứng từ, kiểm kê tài sản, đối chiếu số liệu… - Giám sát định kỳ thường được thực hiện thông các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên độc lập hay kiểm toán nội bộ thực hiện. Các cuộc kiểm toán độc lập chỉ đánh giá những thủ tục liên quan đến công tác kiểm toán của họ, còn kiểm toán nội bộ đánh giá tất cả các thành phần, thủ tục kiểm soát và có thể đưa ra các đề xuất để hoàn thiện hệ thống kiểm soát hơn. 2.1.7.3. Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ không thể đảm bảo hoàn toàn đạt được mục tiêu quản lý là do những hạn chế tiềm tàng của hệ thống đó, dù đã được đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệ thống. Bởi lẽ ngay khi có thể xây dựng hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, thì hiệu quả thật sự của nó vẫn tùy thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc của từng người và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự. Nói cách 29 khác hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể giúp chúng ta hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi, vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau: - Yêu cầu thông thường là chi phí cho hệ thống kiểm soát nội bộ không được vượt quá những lợi ích mà hệ thống đó mang lại. - Phần lớn các thủ tục kiểm soát nội bộ thường được thiết lập cho các nghiệp vụ thường xuyên, lặp đi, lặp lại, hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên. - Sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng trí khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ, hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc. - Khả năng hệ thống kiểm soát nội bộ không phát hiện được sự thông đồng của thành viên trong ban quản lý hoặc nhân viên với những người khác trong hay ngoài đơn vị. - Khả năng người chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục kiểm soát nội bộ lạm dụng đặc quyền của mình. - Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hoặc bị vi phạm. Chính những hạn chế nói trên của kiểm soát nội bộ là nguyên nhân khiến cho kiểm soát nội bộ không thể bảo đảm tuyệt đối, mà chỉ bảo đảm hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu của mình. 2.1.8. Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu 2.1.8.1. Kiểm soát hoạt động Nội dung thực hiện các hoạt động kinh doanh trong chu trình doanh thu là nguồn dữ liệu cho hệ thống thông tin kế toán. Tổ chức kiểm soát các nghiệp vụ là kiểm soát những rủi ro liên quan đến nội dung nguồn dữ liệu của hệ thống với các mục tiêu sau: - Tất cả các hoạt động thực hiện trong chu trình đã được xét duyệt đúng đắn - Tất cả các hoạt động thực hiện trong chu trình được phản ánh trên cơ sở thực tế phát sinh - Các hoạt động đã xét duyệt, thực tế thực hiện thì phải được phản ánh đầy đủ, chính xác 30 Bảng 2.2 Kiểm soát hoạt động trong chu trình doanh thu Hoạt động Nhận hàng Mục tiêu kiểm soát Bán được hàng, tăng doanh thu đặt bán hàng, đảm bảo bảo toàn tài chính - Thực hiện kịp thời, đúng và chính xác theo lệnh bán hàng, Hoạt động hợp đồng kinh tế giao hàng - An toàn hàng hoá, dịch vụ hoá trong quá trình xuất kho, giao hàng Rủi ro - Nhận đặt hàng từ những khách hàng không đảm bảo tính hợp lý - Bán chịu cho khách hàng không có khả năng thanh toán - Chấp nhận đơn đặt hàng nhưng không có khả năng thực hiện - Xuất kho giao hàng sai số lượng, địa chỉ đối tượng nhận hàng, thời gian giao hàng - Mất hàng hoá trong quá trình xuất kho giao hàng 31 Hoạt động kiểm soát - Phân chia trách nhiệm giữa xét duyệt và thực hiện bán hàng - Xây dựng quy trình uỷ quyền, xét duyệt nghiệp vụ: kiểm tra đặt hàng, kiểm tra hàng tồn kho trước khi chấp nhận bán hàng, kiểm tra tài chính và tín dụng khách hàng, duyệt lệnh bán hàng - Cập nhật chính xác và kịp thời dữ liệu hàng tồn kho và công nợ khách hàng - Phân chia trách nhiệm giữa kho hàng và giao hàng (nếu có điều kiện) Thiết lập đầy đủ và kịp thời các chứng từ trong quá trình xuất kho và giao hàng - Chứng từ cần đánh số trước - Đối chiếu chứng từ xét duyệt bán hàng, xuất kho, giao hàng - Đếm, kiểm tra hàng trong quá trình xuất kho, giao hàng - Hạn chế tiếp cận hàng tồn kho, kiểm kê kho hàng Hoạt động Mục tiêu kiểm soát - Lập hoá đơn kịp thời, chính xác, đầy đủ cho Hoạt động hoạt động bán lập hoá đơn hàng bán hàng - Theo dõi chính xác, kịp thời, đầy đủ công nợ khách hàng Rủi ro Hoạt động kiểm soát - Không lập hoặc lập không kịp thời hoá đơn, chứng từ bán hàng cho khách hàng - Lập khống hoá đơn bán - Hoá đơn lập sai - Chuyển dữ liệu công nợ sai, không kịp thời - Chỉ lập hoá đơn khi có chứng từ lệnh bán hàng, hợp đồng kinh tế, xuất kho, giao hàng - Nên có bảng giá hàng - Đối chiếu chứng từ lệnh bán hàng, hợp đồng kinh tế, xuất kho, giao hàng và hoá đơn bán hàng. Kiểm tra, tính toán hoá đơn trước khi giao khách hàng - Chuyển dữ liệu, sổ chi tiết phải thu kịp thời, hằng ngày - Đối chiếu công nợ khách hàng định kỳ - Ghi chép, thu Hoạt động tiền kịp thời, nhận tiền - Thất thoát tiền chính xác, đầy đủ thanh toán - An toàn tiền - Phân chia trách nhiệm giữa giữ tiền, ghi chép, theo dõi thu tiền - Kiểm kê quỹ, đối chiếu với ghi chép của kế toán - Hạn chế các thanh toán bằng tiền mặt Nguồn: Hệ thống thông tin kế toán – Tập 2, Trường Đại học kinh tế TP.Hồ Chí Minh 2.1.8.2. Kiểm soát hệ thống thông tin Kiểm soát chung: - Kiểm soát chung trong chu trình kinh doanh cần đảm bảo kiểm soát việc truy cập, sử dụng các dữ liệu, thông tin, báo cáo liên quan đến các hoạt động, đối tượng, nguồn lực trong chu trình. - Khi nhập liệu các hoạt động đặt hàng, xuất kho, doanh thu bán hàng và thu tiền trong chu trình doanh thu, cần tách biệt việc nhập liệu, xử lý của từng hoạt động cho từng đối tượng thực hiện. Mỗi hoạt động do một đối 32 tượng thực hiện độc lập sẽ tạo ra cơ chế kiểm tra, đối chiếu dữ liệu với nhau trong việc thực hiện các hoạt động trong cùng một quá trình bán hàng. - Trong quá trình ghi nhận dữ liệu liên quan đến một hoạt động, cần tách biệt chức năng khai báo các tài khoản, khai báo các đối tượng quản lý của hoạt động (như khách hàng, hàng hoá, nhân viên bán hàng, ngân hàng) với chức năng nhập liệu nội dung của hoạt động. Các hoạt động của chu trình chỉ được nhập liệu nếu nội dung hoạt động có liên quan đến các tài khoản, đối tượng quản lý đã được kiểm tra và khai báo trước bởi người quản lý hệ thống. Kiểm soát nhập liệu: trong môi trường xử lý bằng máy tính, nội dung dữ liệu của các hoạt động trong chu trình doanh thu sẽ được ghi nhận vào trong hệ thống thông qua hoạt động nhập liệu. Mục tiêu của kiểm soát nhập liệu là đảm bảo các nội dung dữ liệu này được ghi nhận một cách đầy đủ, chính xác và hợp lệ vào trong hệ thống kế toán. Bảng 2.3 Các thủ tục kiểm soát nhập liệu trong chu trình doanh thu Ô nhập liệu Mục tiêu kiểm soát Các thủ tục kiểm soát - Đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu - Hợp lệ: kiểu dữ liệu là Ngày chứng từ kiểu ngày, trong kỳ kế (đặt hàng, xuất toán hiện hành kho, hoá đơn…) - Chính xác: nhập chính xác ngày phát sinh nghiệp vụ - Quy định trình tự nhập liệu - Kiểm soát kiểu dữ liệu - Kiểm soát giới hạn - Đầy đủ: không bỏ sót Số chứng từ (đặt dữ liệu hàng, xuất hàng, - Hợp lệ: không trùng hoá đơn, phiếu lặp, tuân thủ cấu trúc mã thu…) loại hoạt động - Chính xác - Kiểm soát tự động đánh số thứ tự theo cấu trúc mã hoạt động đã thiết lập - Kiểm soát trình tự nhập liệu - Kiểm soát trùng dữ liệu - Đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu - Hợp lệ: đúng cấu trúc mã, khách hàng hợp lệ - Chính xác: nhập đúng khách hàng hoạt động - Kiểm soát trình tự nhập liệu - Chọn mã khách hàng đã được khai báo trước trong danh mục - Cho phép tự động xuất hiện các thông tin về khách hàng khi chọn mã khách hàng Mã khách hàng 33 Ô nhập liệu Mục tiêu kiểm soát Tên khách hàng, - Đầy đủ địa chỉ, mã số - Hợp lệ thuế - Chính xác Mã hàng Các thủ tục kiểm soát - Kiểm soát tự động: cho phép tự động xuất hiện khi chọn mã khách hàng - Đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu - Hợp lệ: đúng cấu trúc mã hàng, hàng hoá hợp lệ - Chính xác: nhập đúng hàng hoá liên quan đến hoạt động - Kiểm soát trình tự nhập liệu - Chọn mã hàng đã được khai báo trong danh mục - Cho phép tự động xuất hiện các thông tin về hàng hoá (tên, đơn vị tính…) khi chọn mã hàng - Đầy đủ Tên hàng, đơn vị - Hợp lệ tính - Chính xác - Kiểm soát tự động: cho phép tự động xuất hiện khi chọn mã hàng - Đầy đủ - Hợp lệ: đúng kiểu số, Số lượng đặt trong giới hạn đáp ứng hàng, xuất kho, cho phép bán hàng - Chính xác: đúng số lượng của hoạt động - Kiểm soát trình tự nhập liệu - Kiểm soát dữ liệu - Kiểm soát giới hạn giá trị - Lập tổng kiểm soát (tổng Hash) - Đầy đủ - Hợp lệ: đúng kiểu số, Giá bán (ghi nhận đúng giá giá bán quy doanh thu) định - Chính xác: đúng giá bán của hoạt động - Đầy đủ - Hợp lệ: đúng kiểu số Giá xuất - Chính xác: Đúng giá xuất Thành tiền - Đầy đủ - Hợp lệ: đúng kiểu số - Chính xác: Giá trị chính xác 34 - Kiểm soát tự động khi chọn mã hàng khi đã khai báo trước giá bán của từng hàng hoá - Kiểm soát tự động tính giá xuất - Kiểm soát tự động - Kiểm soát kiểu dữ liệu - Lập tổng kiểm soát (tổng Hash) Ô nhập liệu Các tài khoản Mục tiêu kiểm soát Các thủ tục kiểm soát - Đầy đủ - Hợp lệ: đúng cấu trúc, tài khoản cho phép sử dụng - Chính xác: hạch toán đúng tài khoản - Kiểm soát trình tự nhập liệu - Chọn số hiệu tài khoản từ danh mục đã được khai báo trước - Tên tài khoản tựu động xuất hiện khi chọn mã tài khoản - Kiểm soát giới hạn chỉ cho phép các tài khoản liên quan đến từng hoạt động được xuất hiện Nguồn: Hệ thống thông tin kế toán – Tập 2, Trường Đại học kinh tế TP.Hồ Chí Minh 2.1.8.3. Kiểm soát xử lý và kết quả xử lý Căn cứ vào nguyên tắc xử lý dữ liệu của các hoạt động trong chu trình doanh thu, các thủ tục kiểm soát xử lý được lập trình. Nguyên tắc các kiểm soát này là đối chiếu dữ liệu thực hiện và chính sách, mệnh lệnh một cách tự động. Kiểm soát đảm bảo các hoạt động được diễn ra theo trình tự hợp lý. Kết thúc một quá trình xử lý dữ liệu, nhóm kiểm soát dữ liệu thiết lập các báo cáo trình bày tóm lược các thay đổi dữ liệu trong các tập tin dữ liệu liên quan quá trình xử lý trong chu trình doanh thu. Ví dụ báo cáo liệt kê tất cả các hoá đơn đã được cập nhật vào tập tin hoá đơn chưa được thanh toán trong ngày. Người kiểm soát dữ liệu sẽ so sánh, đối chiếu các số tổng kiểm soát trên các báo cáo để xác định thực sự các nghiệp vụ có được xử lý, cập nhật đầy đủ hay không, có nghiệp vụ nào bị bỏ soát hay không. 2.2. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.2.1. Phương pháp thu thập số liệu - Dữ liệu thứ cấp: được thu thập từ công ty TNHH phát triển công nghệ Châu Âu. - Dữ liệu sơ cấp: thu thập từ quá trình điều tra phỏng vấn các nhân viên tại các bộ phận phòng ban có liên quan của công ty 2.2.2. Phương pháp phân tích số liệu - Phương pháp mô tả: dùng công cụ lưu đồ thể hiện quy trình luân chuyển thông tin và vẽ trên phần mềm VISIO, từ đó phân tích các rủi ro kiểm soát còn tồn tại trong việc tổ chức và kiểm soát hệ thống thông tin trong chu trình doanh thu. 35 - Bằng phương pháp so sánh các kết quả phân tích được để đề xuất các giải pháp hoàn thiện chu trình doanh thu một cách phù hợp nhất, hiệu quả nhất mà vẫn tuân thủ các quy định và cơ cấu tổ chức của công ty. - Sử dụng thang đo cấp độ để so sánh, phân tích, cho điểm các chỉ tiêu quan trọng ảnh hưởng đến công tác kế toán để đưa ra quyết định lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với công ty. 36 CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ CHÂU ÂU 3.1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH - Tên công ty: Công ty TNHH phát triển công nghệ Châu Âu - Tên nước ngoài: European Tenchnical Development Limited Company - Địa chỉ: 060, KV2, Quốc lộ 1A, P.Ba Láng, Q.Cái Răng, TP.Cần Thơ - Điện thoại giao dịch: 0710.3783213 Fax: 0710.3910646 - Logo công ty: - Mã số thuế: 1800676889 - Thành lập ngày 06 tháng 09 năm 2007, Vốn điều lệ 1.500.000.000 đồng (Tiền mặt), Giám đốc: Lê Nguyên Phong. 3.2. LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG Công ty TNHH phát triển công nghệ Châu Âu là một doanh nghiệp tư nhân, chuyên sản xuất các sản phẩm thuốc sinh học phục vụ cho việc nuôi tôm cá nước ngọt. Trụ sở chính: 060, KV2, Quốc lộ 1A, P.Ba Láng, Q.Cái Răng, TP.Cần Thơ Từ khi hoạt động đến nay, công ty đã không ngừng mở rộng thị trường, có trên 40 đại lý ở khu vực đồng bằng song Cửu Long, từ Tiền Giang đến Cà Mau. Ngành nghề kinh doanh chính: - Sản xuất và mua bán thuốc thú y thuỷ sản - Dịch vụ nghiên cứu phát triển công nghệ nuôi trồng thuỷ sản - Mua bán hoá chất phục vụ nuôi trồng thuỷ sản - Sản xuất kinh doanh thức ăn bổ sung, men vi sinh, men tiêu hoá sử dụng cho thuỷ sản 37 - Sản xuất kinh doanh các mặt hàng nhựa gia dụng 3.3. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY 3.3.1. Sơ đồ bộ máy quản lý Phòng Giám đốc Phòng P.Giám đốc Phòng Hành chính Phòng Kinh doanh Phòng Kế toán Phân xưởng sản xuất Nguồn: Tại phòng Hành chính của Công ty Hình 3.1. Sơ đồ bộ máy quản lý Công ty 3.3.2. Chức năng của các phòng ban 3.3.2.1. Phòng Giám đốc Có nhiệm vụ điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, quyết định các chiến lược kinh doanh dài hạn cũng như ngắn hạn, thực hiện mục tiêu doanh thu và lợi nhuận, đảm bảo nhu cầu hoạt động của công ty được diễn ra liên tục và bình thường. Giám đốc là người chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật và tổ chức về các hoạt động của công ty. 3.3.2.2. Phòng Phó Giám đốc Phụ trách các hoạt động kinh doanh, thay mặt giám đốc phụ trách công việc của đơn vị khi giám đốc đi vắng (phải có ủy quyền của giám đốc), đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật 3.3.2.3. Phòng Hành chính Tiếp nhận, phân phối, phát hành và lưu trữ văn bản. Thực hiện mua sắm trang thiết bị, phân phối các loại tài sản, ấn phẩm liên quan đến hoạt động của công ty. Xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự và chịu trách nhiệm kiểm tra tính tuân thủ chấp hành nội quy trong công ty. 38 Chịu trách nhiệm tổ chức, bảo vệ an ninh, phòng cháy chữa cháy, đảm bảo việc an toàn trong và ngoài giờ làm việc. 3.3.2.4. Phòng Kế toán Quản lý tài chính trong công ty theo đúng các chế độ, chính sách tài chính của Nhà nước quy định. Khai thác và sử dụng nguồn vốn kinh doanh, cân đối kịp thời các nguồn thu – chi, đảm bảo đạt doanh thu và lợi nhuận tốt nhất. Thực hiện kịp thời cân đối kế toán, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh định kỳ trong toàn công ty, chấn chỉnh, giúp các đơn vị trong công tác ghi chép sổ sách kế toán đúng quy định, khoa học. Đề xuất kịp thời, tháo gỡ các khó khăn cho các đơn vị sản xuất về công tác tài chính. Thực hiện chế độ báo cáo tài chính định kỳ theo quy định cũng như các báo cáo nhanh để giúp giám đốc ra các quyết định kịp thời, chỉ đạo điều hành sản xuất một cách có hiệu quả. Thực hiện đúng các nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước, đảm bảo công tác tài chính lành mạnh. 3.4. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 3.4.1. Chế độ kế toán áp dụng Công ty TNHH phát triển công nghệ Châu Âu áp dụng chế độ kế toán theo quyết Quyết định 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính 3.4.2. Hình thức kế toán Công ty TNHH phát triển công nghệ Châu Âu áp dụng hình thức kế toán: Nhật ký chung 3.4.3. Mô hình tổ chức công tác kế toán 3.4.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán bán hàng Thủ quỹ- kho Kế toán kho Kế toán thanh toán Nguồn: Tại phòng kế toán công ty Hình 3.2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty 39 3.4.3.2. Chức năng, nhiệm vụ - Kế toán trưởng: là người đứng đầu bộ máy kế toán, có nhiệm vụ chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra toàn bộ các hoạt động tài chính của công ty, lập báo cáo tổng hợp, tham mưu cho giám đốc các vấn đề về tài chính kế toán - Kế toán bán hàng: tiếp nhận các đơn hàng của khách hàng, theo dõi quá trình bán hàng, lập các báo cáo về doanh số bán hàng theo định kỳ tháng, quý, năm - Kế toán kho: theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn hàng hóa trên sổ sách, tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu kế toán, định kỳ báo cáo vào cuối tháng, quý, năm - Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi việc thanh toán với người bán và người mua, thanh toán lương bảo hiểm, giao dịch với ngân hàng, quản lý theo dõi các khoản tiền vay, tiền lãi gửi, đôn đốc việc thanh toán đúng kỳ hạn đối với các khoản nợ, khoản vay… - Kế toán tổng hợp: có trách nhiệm theo dõi công nợ, thu thập, tổng hợp, phân tích, xử lý và ghi chép tất cả các nhiệp vụ kinh tế phát sinh vào các sổ chi tiết, sổ tổng hợp, phản ánh tất cả các hoạt động tăng giảm vốn, tài sản, doanh thu và kết quả kinh doanh của công ty - Thủ quỹ - kho: có trách nhiệm bảo quản tiền mặt trong đơn vị, quản lý kho hàng, quá trình nhập xuất hàng hóa theo đúng quy định (chỉ nhập khi có lệnh điều hàng, xuất hàng khi có lệch xuất kho) 3.5. PHÂN TÍCH KHÁI QUÁT KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG GIAI ĐOẠN 2011 – 2013 Qua bảng báo cáo kết quả về hoạt động kinh doanh của công ty, cho thấy được tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trong một kỳ kế toán cũng như những khó khăn, thuận lợi trong quá trình sản xuất. Nó cung cấp những thông tin cho các nhà quản trị trong việc điều hành công ty. Từ bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, tình hình doanh thu, chi phí và lợi nhuận của công ty trong 3 năm được tổng hợp như sau: 40 Bảng 3.1 Bảng tổng hợp kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua 3 năm Đơn vị tính: đồng Chênh lệch năm 2012 so với năm 2011 Năm CHỈ TIÊU 2011 2012 2013 Tuyệt đối Tỷ lệ (%) (7,33) Chênh lệch năm 2013 so với năm 2012 Tuyệt đối Tỷ lệ (%) Tổng doanh thu 6.573.028.582 6.091.090.494 6.198.353.700 (481.938.088) Tổng chi phí 5.464.581.468 5.637.679.527 5.481.229.534 Lợi nhuận trước thuế 1.108.447.114 453.410.967 717.124.166 (655.036.147) (59,09) 263.713.199 58,16 Thuế thu nhập doanh nghiệp 277.111.779 113.352.742 179.281.042 (163.759.037) (59,09) 65.928.300 58,16 Lợi nhuận sau thuế 831.335.336 340.058.225 537.843.125 (491.277.110) (59,09) 197.784.899 58,16 173.098.059 Nguồn: Trích từ Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty – Tại phòng kế toán 41 107.263.206 1,76 3,17 (156.449.993) (2,78) Nguồn: Tại phòng kế toán công ty Hình 3.3 Đồ thị biểu diễn mối quan hệ giữa doanh thu, chi phí và lợi nhuận trong 3 năm của công ty Từ bảng tổng hợp trên, ta thấy: Tổng doanh thu 3 năm có sự biến động nhẹ, cụ thể như sau: doanh thu năm 2012 giảm so với năm 2011 là 481.938.088 đồng, tương ứng với tỷ lệ giảm là 7,33%, điều này thể hiện tình hình kinh doanh của công ty có chiều hướng giảm xuống do một số nguyên nhân khách quan của nền kinh tế. Trong năm 2012 có sự biến động kinh tế làm cho thị trường xuất khẩu tôm cá bị giảm sút, số lượng nuôi trồng thuỷ sản giảm, kéo theo các sản phẩm phục vụ cho nhu cầu này cũng giảm theo. Đến năm 2013 doanh thu tăng nhưng không đáng kể so với năm 2012 là 107.263.206 đồng, tương ứng với tỷ lệ 1,76%. Điều này cho thấy công ty đã nhiều chính sách đúng đắn trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh nhưng do tập trung vào chi phí phát triển sản phẩm và mở rộng thị trường nên doanh thu không tăng mạnh. Trong năm 2011 – 2013, tổng chi phí cũng có sự biến động nhưng không đáng kể: tổng chi phí năm 2012 tăng so với năm 2011 là 173.098.059 đồng tương ứng với tỷ lệ là 3,17%, do chi phí quản lý và giá vốn hàng bán tăng cao. Trong môi trường kinh doanh gặp nhiều khó khăn, bất ổn, nguyên nhân chính là không tiêu thụ được nhiều sản phẩm. Do đó, các khoản chi phí dùng cho tiếp thị, quảng cáo sản phẩm tăng cao. Xác định được nguyên nhân và những bất ổn của nền kinh tế, trong năm 2013 công ty đã khắc phục được một số hạn chế nhất định. Nâng cao chất lượng sản xuất và tăng cường quảng 42 cáo sản phẩm, mở rộng thị trường. Chi phí giá vốn sản phẩm đã có sự giảm xuống đáng kể nhưng do chi phí quản lý, mở rộng thị trường vẫn đang tiếp diễn nên tổng chi phí có sự giảm xuống nhưng không nhiều. Cụ thể, tổng chi phí năm 2013 giảm so với năm 2012 là 156.449.993 đồng, tương ứng với tỷ lệ giảm 2,78%. Lợi nhuận trước thuế năm 2012 giảm so với năm 2011 là 655.036.147 đồng, tương ứng với tỷ lệ giảm là 59,09%. Đến năm 2013, lợi nhuận trước thuế tăng hơn so với năm 2012 là 263.713.199 đồng, tương ứng với tỷ lệ 58,16%. Nguyên nhân là do năm 2012 doanh thu giảm mạnh, kéo theo lợi nhuận trước thuế giảm theo, đến năm 2013 có sự tăng trưởng trở lại so với năm 2012 do doanh thu tăng lên một phần nhỏ. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp Nhà nước của công ty năm 2012 giảm so với năm 2011 là 163.759.037 đồng, tương ứng với tỷ lệ 59,09%. Đến năm 2013, thuế thu nhập doanh nghiệp tăng lên so với năm 2012 là 65.928.300 đồng, tương ứng với tỷ lệ 58,16%. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp có sự tăng lên, giảm xuống là do sự biến động của doanh thu và chi chi trong 3 năm qua. Sự thay đổi của doanh thu và chi phí dẫn đến lợi nhuận sau thế cũng thay đổi không kém: lợi nhuận sau thuế năm 2012 giảm so với năm 2011 là 491.277.110 đồng, tương ứng với tỷ lệ 59,09% do chi phí năm 2012 tăng lên trong khi doanh thu giảm xuống. Đến năm 2013, khi doanh thu có sự tăng trưởng trở lại và chi phí giảm xuống một ít thì lợi nhuận sau thuế cũng có sự thay đổi đáng kể: năm 2013 lợi nhuận sau thuế tăng so với năm 2012 là 197.784.899 đồng, tương ứng với tỷ lệ 58,16%. Nguyên nhân chính là do nền kinh tế gặp nhiều khó khăn, kéo theo thị trường sản tiêu thụ sản phẩm bị giảm sút làm cho doanh thu và chi phí thay đổi. 3.6. NHỮNG THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG TRONG TƯƠNG LAI 3.6.1. Thuận lợi - Vị trí làm việc của công ty nằm ngay trên Quốc lộ 1A, Phường Ba Láng, Thành phố Cần Thơ, giao thông vận tải thuận tiện, nằm gần trung tâm thành phố tạo nhiều điều điện để phát triển các dịch vụ cũng như mở rộng thị trường. - Công ty có đội ngũ cán bộ kỹ thuật có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực hoạt động sản xuất, có tay nghề cao, tạo ra các sản phẩm đạt chất lượng, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của khách hàng. 43 - Công ty có nhiều phương tiện, máy móc, trang thiết bị kỹ thuật tiên tiến, đáp ứng nhu cầu sản xuất sản phẩm theo yêu cầu khách hàng, giảm bớt thời gian và sức lao động, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất. - Công ty có đội ngũ nhân viên tiếp thị thị trường giàu năng lực, nhiệt tình, vui vẻ, đây là điều kiện thuận lợi cho công tác phát triển sản phẩm, mở rộng thị trường trong khu vực đồng bằng sông Cửu Long và các tỉnh khác lân cận. 3.6.2. Khó khăn - Nguồn vốn cho sản xuất kinh doanh của công ty còn hạn chế, không đủ để mở rộng quy mô sản xuất, đầu tư thêm trang thiết bị để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, gặp nhiều khó khăn nếu nền kinh tế thay đổi bất thường - Một số cán bộ chưa được đào tạo, bổ sung kiến thức, nâng cao tay nghề để nắm bắt trình độ khoa học, kiến thức quản lý doanh nghiệp và mở rộng thị trường - Tiến độ thanh toán của một số khách hàng còn chậm trễ nên bị ứ vốn khá nhiều, làm cho vốn lưu động luận chuyển chậm, không kịp thời đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh - Sản phẩm tiêu thụ còn phụ thuộc nhiều vào ngành sản xuất, nuôi trồng thuỷ sản, nếu ngành này có sự biến động thì ảnh hướng rất lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty - Đối thủ cạnh tranh ngày càng nhiều, đòi hỏi công ty phải phát triển sản phẩm với chi phí thấp nhất có thể để tăng doanh số bán trong thị trường sản phẩm. 3.6.3. Phương hướng hoạt động trong tương lai - Tiếp tục phấn đấu để đạt doanh số bán hàng tăng trên 30% so với năm 2013 - Tiếp tục nâng cao phong cách phục vụ đối với cán bộ tiếp thị thị trường cho phù hợp với nhu cầu cần thiết của khách hàng tạo ra một bộ mặt tiếp xúc khách hàng ngày càng thân thiện hơn. - Tiếp tục giữ vững và phát triển vững chắc thị trường, thị phần về sản phẩm. Tiếp tục tiềm kiếm thị trường mới để mở rộng quy mô sản xuất, nguồn vốn kinh doanh. - Tích cực thu hồi vốn bị ứ đọng để thanh toán bớt các khoản nợ phải trả, thanh toán thuế và các khoản phải nộp khác nhằm cải thiện tình hình thanh 44 toán, giảm bớt tỷ số nợ, giảm bớt chi phí lãi vay, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. - Nghiên cứu, phát triển sản phẩm mới đáp ứng nhu cầu thiết yếu của khách hàng cũng như nâng cao lợi thế cạnh tranh đối với các đối thủ trong cùng lĩnh lực. - Cải cách lại bộ máy kế toán, đặc biệt là trong chu trình doanh thu để tăng doanh số bán, tăng lợi nhuận cho công ty - Tăng cường khả năng kiểm soát nội bộ, hạn chế những sai sót, gian lận trong bộ máy kế toán, đảm bảo công tác kế toán luôn luôn trong sạch, đúng quy định Pháp luật - Áp dụng công nghệ tiên tiến để quản lý, điều hành công tác kế toán bằng cách sử dụng phần mềm kế toán thay cho công tác kế toán thủ công tại công ty. 45 CHƯƠNG 4 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ CHÂU ÂU 4.1. ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY Để biết được công ty hoạt động có hữu hiệu và hiệu quả hay không, ngoài phân tích kết quả hoạt động kinh doanh, ta cần phải đánh giá về hệ thống kiểm soát nội ở công ty, từ đó có thể đánh giá sơ bộ về các rủi ro kiểm soát và các biện pháp nhằm ngăn chặn và khắc phục trong tương lai. Bảng câu hỏi hệ thống kiểm soát nội bộ là công cụ phổ biến thường được áp dụng để tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ, số liệu thu được là kết quả từ việc phỏng vấn các nhân viên và quan sát các hoạt động ở công ty. Bảng 4.1 Bảng câu hỏi hệ thống kiểm soát nội bộ Trả lời Câu hỏi Có 1. Môi trường kiểm soát 1. Nhân viên có được đào tạo đúng chuyên ngành không? 2. Có chính sách khen thưởng, tuyển dụng, đề bạc hợp lý không? 3. Thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn để nâng cao trình độ cho nhân viên không? 4. Kiểm soát viên có được bồi dưỡng nghiệp vụ kiểm tra, kiểm soát thường xuyên không? 5. Cán bộ kiểm soát có kinh nghiệm về lĩnh vực kiểm soát hay không? Không      2. Đánh giá rủi ro 1. Công ty có bộ phận nghiên cứu rủi ro không? 2. Công ty có biện pháp xác định rủi ro không? 3. Có lập dự phòng rủi ro không? 4. Có tăng cường kiểm soát để hạn chế rủi ro không? 5. Có biện pháp khắc phục hậu quả khi rủi ro xảy ra không? 46      Ghi chú Trả lời Câu hỏi Có 3. Hoạt động kiểm soát 1. Có sự phân chia trách nhiệm và bất kiêm nhiệm giữa các bộ phận hay không? 2. Phân quyền truy cập – sử dụng hệ thống có được áp dụng tại đơn vị không? 3. Có thường xuyên đối chiếu số liệu trên sổ kế toán và số liệu thực tế hay không? 4. Có những chính sách, thủ tục nhằm hạn chế cá nhân tiếp cận phòng máy không? 5. Có trang bị hệ thống camera giám sát hoạt động không? 6. Có ghi chép, theo dõi chính xác, đầy đủ các biến động của tài sản không? 7. Có biện pháp bảo mật những thông tin quan trọng không? 8. Có những chính sách về an ninh mạng máy tính không? 4. Thông tin và truyền thông 1. Việc ghi chép, xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm soát và lưu trữ chứng từ…có tuân thủ chuẩn mực kế toán và quy định của pháp luật không? 2. Các báo cáo có được lập đúng thời điểm không? 3. Thông tin kết xuất và dữ liệu nhập vào có được đối chiếu trước khi sử dụng hay không? 5. Giám sát 1. Giám đốc có thường xuyên kiểm tra, giám sát hoạt động của đơn vị hay không? 2. Ban kiểm soát có kiểm tra chứng từ trước khi xét duyệt hay không? Không Ghi chú              Nguồn: Phỏng vấn cán bộ và nhân viên trong công ty Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với việc quản lý thông tin kế toán tương đối chặt chẽ, có thể ngăn chặn gian lận và sai sót. Tuy nhiên, trong bảng câu hỏi, câu “ Công ty có bộ phận nghiên cứu rủi ro không?” và câu “ Có trang bị hệ thống camera giám sát hoạt động không?” đều có câu trả lời là “Không” Những thiếu sót này không phải công ty không làm được mà vì các lý do sau: - Công ty tương đối nhỏ, nhân sự ít, bố trí làm việc đơn giản nên công ty có thể giám sát hầu hết các hoạt động của nhân viên. 47 - Mục tiêu của công ty là tăng cao lợi nhuận và giảm chi phí đến mức thấp nhất. Trong khi đó, việc thành lập bộ phận nghiên cứu rủi ro lại tốn thêm chi phí nhưng lợi ích mang về lại thấp. Các hoạt động kiểm soát của công ty tương đối tốt, giúp công ty hoạt động có hiệu quả hơn và hạn chế nhiều sai sót, đảm bảo thông tin luôn đáp ứng kịp thời cho các đối tượng bên trong và bên ngoài, điều này được thể hiện qua các hoạt động kiểm soát sau:  Kiểm soát con người - Bộ máy kế toán có sự phân chia trách nhiệm rạch ròi giữa kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán và thủ quỹ, kế toán kho và thủ kho. Đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kế toán - Có sự kiểm tra chéo giữa nhân viên giữa bộ phận lập hoá đơn, kế toán thanh toán và thủ quỹ, vì vậy có thể hạn chế được gian lận  Kiểm soát thiết bị - Mỗi nhân viên đều được trang bị một máy vi tính để bàn có nối mạng nội bộ và mạng internet. - Các máy vi tính đều được cài đặt chương trình diệt virus tự động nhằm kiểm tra các đĩa, USB trước khi sử dụng để bảo vệ dữ liệu trên máy tính được an toàn và không bị phá hoại  Kiểm soát truy cập hệ thống: chỉ có nhân viên của phòng kế toán mới có quyền sử dụng máy tính và mỗi máy có cài mật khẩu riêng  Kiểm soát dữ liệu lưu trữ: dữ liệu lưu trữ trên máy tính được bảo mật an toàn và có ổ đĩa cứng rời để lưu trữ thông tin định kỳ nhằm dự phòng thông tin trên máy bị thất thoát 4.2. TỔ CHỨC QUÁ TRÌNH XỬ LÝ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU Chu trình doanh thu bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận các sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo ra doanh thu và thanh toán. Có thể chia các hoạt động trong chu trình doanh thu thành 4 sự kiện kinh tế xảy ra tại công ty TNHH phát triển công nghệ Châu Âu, bao gồm: - Hoạt động nhận đặt hàng - Hoạt động giao hàng hoá, dịch vụ - Hoạt động lập hoá đơn bán hàng - Hoạt động nhận tiền thanh toán 48 Chu trình sản xuất Khách hàng Đặt hàng Yêu cầu thành phẩm Nhận đặt hàng 1.0 Thanh toán tiền Đơn đặt hàng được chấp nhận Giao hàng hoá, dịch vụ 2.0 Đơn đặt hàng được chấp nhận Nhận tiền thanh toán 4.0 Giao hàng cho khách hàng Số tiền thanh toán Lập hoá đơn bán hàng 3.0 Ghi sổ kế toán Ghi sổ kế toán Hệ thống kế toán Nguồn: Tại phòng kế toán công ty Hình 4.1 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 của chu trình doanh thu 49 4.2.1. HOẠT ĐỘNG NHẬN ĐẶT HÀNG 4.2.1.1 Lưu đồ quy trình xử lý KẾ TOÁN BÁN HÀNG KẾ TOÁN TRƯỞNG Bắt đầu KH Sau khi nghe ĐT, nhận mail.. Lập ĐĐH - Báo cáo nợ của KH - Hạn mức tín dụng - Báo cáo tồn kho ĐĐH ĐĐH Xét duyệt ĐĐH ĐĐH đã xét duyệt ĐĐH đã xét duyệt Lập hợp đồng bán hàng, lệnh xuất kho, phiếu giao hàng Hợp đồng bán hàng Hợp đồng bán hàng Lệnh xuất kho Phiếu giao Phiếu hàng giao hàng ĐĐH đã xét duyệt BP kho N KH BP giao hàng giao hàng Nguồn: Tại phòng kế toán công ty Hình 4.2 Lưu đồ xử lý hoạt động nhận đơn đặt hàng tại công ty 50 Hoạt động nhận đặt hàng của công ty được thực hiện theo trình tự sau: - Kế toán bán hàng sau khi đã tiếp nhận yêu cầu đặt hàng của khách hàng (qua điện thoại, gửi mail, fax…), tiến hành lập đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng đã lập xong thì chuyển qua cho kế toán trưởng kiểm tra, xét duyệt. Kế toán trưởng bắt đầu kiểm tra, xét duyệt đơn đặt hàng để trả lời cho kế toán bán hàng. Kế toán trưởng căn cứ vào các báo cáo về hạn mức tín dụng, báo cáo nợ của khách hàng này xem hạn mức tín dụng là bao nhiêu so với giá trị đơn hàng có phù hợp hay không, xem khách hàng này có nợ công ty hay không để có nên chấp nhận nhận đơn đặt hàng. Sau khi thấy khách hàng này có đủ điều kiện để nhận đơn hàng thì kế toán trưởng tiếp tục căn cứ vào báo cáo tồn kho để xem có đủ số lượng hàng để bán hoặc yêu cầu bộ phận sản xuất cung cấp hàng đúng theo thời gian đơn hàng. Khi đủ điều kiện về khách hàng và thông tin hàng hoá tồn kho, kế toán trưởng chấp nhận nhận đơn đặt hàng. Sau khi duyệt xong đơn đặt hàng, đơn này được chuyển lại cho kế toán bán hàng. - Căn cứ vào đơn hàng đã xét duyệt, kế toán bán hàng tiến hành lập hợp đồng bán hàng, lệnh xuất kho, phiếu giao hàng. Đơn đặt hàng đã xét duyệt được lưu tại bộ phận. Hợp đồng bán hàng được lập thành 2 bản, một bản lưu tại bộ phận kế toán bán hàng, một bản giao cho khách hàng để cung cấp thông tin về giá trị hàng hoá của đơn hàng, các quy định cụ thể trong hợp đồng để đảm bảo quyền lợi của hai bên, trường hợp các đơn hàng có giá trị thấp dưới 5 triệu đồng thì kế toán bán hàng không lập hợp đồng chỉ thông báo chấp nhận đơn đặt hàng. Lệnh xuất kho được lập 1 liên giao cho bộ phận kho để xuất hàng. Phiếu giao hàng được lập 2 liên giao cho bộ phận giao hàng để giao hàng cho khách hàng. 4.2.1.2. Hệ thống chứng từ Các chứng từ được lập trong hoạt động nhận đặt hàng bao gồm: đơn đặt hàng, hợp đồng bán hàng, lệnh xuất kho, phiếu giao hàng  Đơn đặt hàng (1 liên) - Mục đích lập: kiểm tra giá trị đơn hàng, số lượng hàng cần xuất bán để trả lời yêu cầu của khách hàng - Người lập: kế toán bán hàng - Người sử dụng: bộ phận bán hàng, giám đốc, kế toán trưởng, khách hàng  Hợp đồng bán hàng (2 liên) 51 - Mục đích lập: đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm giữa khách hàng và Công ty nhằm tránh tình trạng không bán được hàng - Người lập: kế toán bán hàng - Người sử dụng: kế toán bán hàng, khách hàng  Lệnh xuất kho (1 liên) - Mục đích lập: yêu cầu bộ phận kho xuất hàng - Người lập: kế toán bán hàng - Người sử dụng: kế toán bán hàng, bộ phận kho  Phiếu giao hàng (2 liên) - Mục đích lập: cung cấp thông tin về khách hàng và hàng hoá để bộ phận giao hàng có thể đưa hàng đến đúng nơi yêu cầu của khách hàng - Người lập: kế toán bán hàng - Người sử dụng: kế toán bán hàng, bộ phận giao hàng, khách hàng 4.2.1.3. Báo cáo Trong hoạt động nhận đặt hàng, báo cáo được lập là: báo cáo tình hình nhận đơn đặt hàng  Báo cáo tình hình nhận đơn đặt hàng - Mục đích lập: cung cấp thông tin về số lượng đơn hàng đã nhận trong kỳ, quý và số đơn hàng theo khách hàng - Người lập: kế toán bán hàng - Người sử dụng: kế toán bán hàng, kế toán tổng hợp, giám đốc 4.2.1.4. Các hoạt động kiểm soát  Kiểm soát hoạt động Trong hoạt động nhận đặt hàng tại Công ty, các hoạt động kiểm soát được lập ra để ngăn chặn một số rủi ro ảnh hưởng đến hoạt động của công ty, cụ thể có các hoạt động kiểm soát sau: 52 Bảng 4.2 Hoạt động kiểm soát trong quy trình nhận đơn đặt hàng Rủi ro Ảnh hưởng Bán chịu cho khách hàng không có khả năng Không thu được tiền thanh toán Bán cho những đối tượng khách hàng không đảm bảo tính hợp lý Không thu được tiền hoặc không chắc chắn về thông tin khách hàng Hoạt động kiểm soát Kiểm tra báo cáo công nợ của khách hàng, hạn mức tín dụng cho phép Kiểm tra thông tin khách hàng cụ thể, lập hợp đồng bán hàng để đảm bảo quyền lợi Kiểm tra báo cáo tồn kho trước khi nhận đơn Nhận đơn hàng nhưng Không bán được hàng, hàng, hoặc yêu cầu bộ không đủ hàng để bán mất uy tín phận sản xuất sản xuất theo thời gian quy định  Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán - Chỉ có kế toán bán hàng mới được quyền lập đơn đặt hàng, được quyền truy cập thông tin về khách hàng, hạn mức tín dụng, công nợ - Đơn đặt hàng được lập theo số thứ tự, không được bỏ trống: kiểm soát trình tự nhập liệu, kiểm soát trùng dữ liệu - Ngày, tháng đơn hàng được ghi theo ngày hiện hành của máy: kiểm soát kiểu dữ liệu, kiểm soát trùng dữ liệu - Mã khách hàng, mã hàng hoá, tên hàng được copy từ một file khác trên excel (lưu trữ thông tin chi tiết về khác hàng, hàng hoá): kiểm soát vùng nhập liệu, tránh nhập sai thông tin - Ngày, tháng giao hàng được thể hiện trong khung, in đậm để kiểm tra với ngày lập đơn đặt hàng: kiểm soát giới hạn, tránh việc nhập ngày giao hàng trước ngày lập đơn hàng 4.2.1.5. Đánh giá về thực hiện công việc kế toán trong hoạt động nhận đặt hàng trên phần mềm Excel Trong hoạt động nhận đặt hàng, Công ty sử dụng phần mềm Excel để ghi nhận đặt hàng. Các chứng từ, sổ sách được thiết kế sẵn trên Excel theo mẫu để kế toán bán hàng tiến hành nhập dữ liệu. 53 Nguồn: Tại phòng kế toán công ty Hình 4.3 Màn hình nhập liệu đơn đặt hàng Nguồn: Tại phòng kế toán công ty Hình 4.4 Màn hình in đơn đặt hàng 54 Qua màn hình nhập liệu trong hoạt động nhận đặt hàng, có các ưu điểm và nhược điểm sau:  Ưu điểm: - Thao tác nhập liệu đơn giản, dễ sử dụng, gần gũi với người dùng - Biểu mẫu được thiết kế sẵn trước phù hợp với yêu cầu của hoạt động nhận đơn đặt hàng - Tất cả các thông tin đều hiển thị đầy đủ để nhập liệu chứng từ - Không cần phải kết xuất dữ liệu sang phần mềm ứng dụng nào khác vì có thể lưu và xem dữ liệu trực tiếp trên Excel  Nhược điểm: - Tất cả thông tin đều phải nhập liệu vào, không có chế độ tự động cập nhật một số thông tin cần thiết có liên quan như tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế… - Ô ngày chứng từ, số chứng từ không tự động hiển thị phải nhập liệu vào - Ô số lượng nhận đặt hàng không có chế độ tự động kiểm tra số lượng khách hàng yêu cầu so với số hàng còn tồn trong kho - Ô ngày giao hàng không có chế độ tự động kiểm tra so với ngày nhận đặt hàng 4.2.2. HOẠT ĐỘNG GIAO HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ 4.2.2.1. Lưu đồ quy trình xử lý Hoạt động giao hàng hoá của công ty được thực hiện theo trình tự sau: - Lệnh xuất kho từ bộ phận kế toán bán hàng gửi đến bộ phận kho, sau khi kiểm tra, xác nhận thông tin chính xác, bộ phận kho tiến hành lập phiếu xuất kho theo các thông tin từ lệnh xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên, 1 liên làm căn cứ ghi sổ kho và lưu lại tại bộ phận kho theo số thứ tự phiếu xuất kho, 1 liên gửi đến bộ phận giao hàng cùng với hàng hoá. Lệnh xuất kho sau khi đã xác nhận để xuất kho được lưu lại tại bộ phận kho theo số thứ tự ghi trên lệnh xuất kho. - Bộ phận kế toán bán hàng chuyển 2 liên phiếu giao hàng đến bộ phận giao hàng. Bộ phận kho chuyển 1 liên phiếu xuất kho đến bộ phận giao hàng. Bộ phận giao hàng kiểm tra, đối chiếu thông tin trên phiếu xuất kho, phiếu giao hàng xem thông tin có khớp đúng với nhau không và kiểm tra số hàng hoá thực tế. Khi bộ phận giao hàng xác nhận thông tin là chính xác, bắt 55 đầu giao hàng cho khách hàng. Phiếu giao hàng đã xác nhận được đưa cho khách hàng 1 liên cùng với hàng hoá, 1 liên lưu tại bộ phận giao hàng theo số thứ tự để xác nhận hàng đã giao. Phiếu xuất kho đã xác nhận gửi đến bộ phận kế toán bán hàng. BỘ PHẬN KHO BỘ PHẬN GIAO HÀNG KT bán hàng KT bán hàng Kèm hàng hoá Lệnh xuất kho Phiếu giao Phiếuhàng giao hàng Phiếu xuất kho Kiểm tra, xác nhận xuất kho Lệnh xuất kho đã xác nhận Kiểm tra, xác nhận giao hàng Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho Kèm hàng hoá Kèm hàng hoá Ghi sổ kho Phiếu giao hàng đãgiao xác hàng nhận Phiếu N Phiếu xuất kho đã xác nhận đã xác nhận Phiếu xuất kho N KH Sổ kho KT bán hàng Nguồn: Tại phòng kế toán công ty Hình 4.5 Lưu đồ xử lý hoạt động giao hàng hoá, dịch vụ tại công ty 56 4.2.2.2. Hệ thống chứng từ Các chứng từ được lập trong hoạt động giao hàng hoá, dịch vụ bao gồm: phiêu xuất kho, lệnh xuất kho đã xác nhận, phiếu giao hàng đã xác nhận  Phiếu xuất kho (2 liên) - Mục đích lập: xuất kho hàng hoá giao cho khách hàng - Người lập: nhân viên kho - Người sử dụng: bộ phận giao hàng, kế toán bán hàng  Lệnh xuất kho đã xác nhận (1 liên) - Mục đích lập: yêu cầu bộ phận kho xuất hàng - Người lập: kế toán bán hàng - Người sử dụng: bộ phận kho  Phiếu giao hàng đã xác nhận (2 liên) - Mục đích lập: cung cấp thông tin về khách hàng và hàng hoá để bộ phận giao hàng có thể đưa hàng đến đúng nơi yêu cầu của khách hàng - Người lập: kế toán bán hàng - Người sử dụng: bộ phận giao hàng, khách hàng 4.2.2.3. Báo cáo Trong hoạt động giao hàng hoá dịch vụ, các báo cáo được lập bao gồm: báo cáo xuất kho, báo cáo tồn kho  Báo cáo xuất kho - Mục đích lập: cung cấp thông tin về số lượng hàng hoá trong kho đã xuất - Người lập: thủ kho - Người sử dụng: kế toán bán hàng, bộ phận sản xuất, giám đốc, kế toán trưởng, kế toán kho, kế toán tổng hợp  Báo cáo tồn kho - Mục đích lập: cung cấp thông tin về số lượng hàng hoá còn lại trong kho để kịp thời sản xuất đáp ứng yêu cầu của khách hàng - Người lập: thủ kho - Người sử dụng: kế toán bán hàng, bộ phận sản xuất, giám đốc, kế toán trưởng, kế toán kho, kế toán tổng hợp 57 4.2.2.4. Sổ sách Sổ sách kế toán được ghi nhận trong hoạt động giao hàng hoá, dịch vụ là sổ kho  Sổ kho - Mục đích lập: : theo dõi quá trình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá - Người lập: thủ kho - Người sử dụng: kế toán bán hàng, bộ phận sản xuất, giám đốc, kế toán trưởng, kế toán kho, kế toán tổng hợp 4.2.2.5. Các hoạt động kiểm soát  Kiểm soát hoạt động Trong hoạt động giao hàng hoá, dịch vụ tại công ty, các hoạt động kiểm soát được lập ra để ngăn chặn một số rủi ro ảnh hưởng đến hoạt động của công ty, cụ thể có các hoạt động kiểm soát sau: Bảng 4.3 Hoạt động kiểm soát trong quy trình giao hàng hoá, dịch vụ Rủi ro Ảnh hưởng Hoạt động kiểm soát Kiểm tra, đối chiếu giữa Xuất hàng không đúng Mất lòng tin của khách phiếu xuất kho và phiếu loại, phẩm chất, quy hàng, xác định sai số giao hàng trước khi giao cách, số lượng lượng hàng tồn kho cho khách hàng Có riêng bộ phận giao hàng nắm vững thông Hàng giao không đúng Không giao được hàng, tin về các loại khách đối tượng, thời gian quy chậm trễ tiến độ nhận hàng, mỗi ngày có lịch định hàng của khách hàng phân công thời gian quy định giao hàng cụ thể đối với từng đơn hàng Mỗi khi giao hàng có phiếu xuất kho kèm theo Mất uy tín, giảm giá trị làm căn cứ số hàng đã Hàng hoá giao bị thất hàng bán, xuất hàng giao, trong quá trình thoát, mất, hỏng thêm để đền bù giao hàng bị tổn thất sẽ quy vào trách nhiệm của nhân viên để bù lại 58  Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán - Có sự phân chia trách nhiệm giữa bộ phận xuất kho và bộ phận giao hàng: hạn chế việc thất thoát hàng hoá do gian lận, làm sai. Hai bộ phận có thể kiểm tra, đối chiếu lẫn nhau. - Phiếu xuất kho được lập theo số thứ tự không được bỏ trống: kiểm soát trình tự nhập liệu, kiểm soát trùng dữ liệu - Ngày, tháng xuất kho được ghi theo ngày hiện hành của máy: kiểm soát kiểu dữ liệu, kiểm soát trùng dữ liệu - Mã hàng hoá, tên hàng được copy từ một file khác trên excel (lưu trữ thông tin chi tiết về hàng hoá): kiểm soát vùng nhập liệu, tránh nhập sai thông tin 4.2.2.6. Đánh giá về thực hiện công việc kế toán trong hoạt động giao hàng hoá, dịch vụ trên phần mềm Excel Các chứng từ, sổ sách trong hoạt động giao hàng hoá, dịch vụ được thiết kế sẵn trên Excel. Nhân viên kho nhập liệu vào phần mềm. Màn hình nhập liệu chứng từ được thể hiện lại qua hình sau đây: Nguồn: Tại phòng kế toán công ty Hình 4.6 Màn hình nhập liệu phiếu xuất kho 59 Nguồn: Tại phòng kế toán công ty Hình 4.7 Màn hình in phiếu xuất kho Qua màn hình nhập liệu trong hoạt động giao hàng hoá, dịch vụ, có các ưu điểm và nhược điểm sau:  Ưu điểm: - Thao tác nhập liệu đơn giản, dễ sử dụng - Biểu mẫu được thiết kế sẵn theo quy định của Bộ Tài chính - Tất cả các thông tin đều hiển thị đầy đủ để nhập liệu chứng từ - Không cần phải kết xuất dữ liệu sang phần mềm ứng dụng nào khác vì có thể lưu và xem dữ liệu trực tiếp trên Excel  Nhược điểm: - Tất cả các thông tin đều phải nhập liệu vào phần mềm Excel - Ô ngày chứng từ, số chứng từ không tự động hiển thị phải nhập liệu vào - Ô định khoản Nợ, Có phải tự định khoản, không tự động định khoản theo mặt hàng xuất kho - Ô thực xuất không tự động kiểm tra số lượng hàng xuất ra so với hàng còn tồn trong kho 4.2.3. HOẠT ĐỘNG LẬP HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG 4.2.3.1. Lưu đồ quy trình xử lý 60 KẾ TOÁN BÁN HÀNG KẾ TOÁN KHO KẾ TOÁN TỔNG HỢP Phiếu xuất kho BP giao hàng A Phiếu xuất kho Ghi sổ chi tiết hàng tồn kho Kiểm tra, lập hoá đơn bán hàng Phiếu xuất kho Hoá đơn 3 HoáGTGT đơn 2 HoáGTGT đơn 1 GTGT Hoá đơn 3 GTGT Phiếu xuất kho Ghi sổ chi tiết phải thu KH Sổ chi tiết hàng tồn kho A KH Sổ chi tiết phải thu KH N Hoá đơn 3 GTGT Ghi Nhật ký bán hàng N Nhật ký bán hàng Hoá đơn 1 GTGT N Nguồn: Tại phòng kế toán công ty Hình 4.8 Lưu đồ xử lý hoạt động lập hoá đơn bán hàng tại công ty 61 Hoạt động lập hoá đơn bán hàng của công ty được thực hiện theo trình tự sau: - Phiếu xuất kho từ bộ phận giao hàng gửi đến kế toán bán hàng, sau khi kiểm tra, xác nhận thông tin, kế toán bán hàng làm căn cứ để xuất hoá đơn giá trị gia tăng. Hoá đơn giá trị gia tăng được lập thành 3 liên. Liên 2 giao cho khách hàng. Liên 3 gửi qua kế toán tổng hợp. Sau khi lập hoá đơn giá trị gia tăng, kế toán bán hàng ghi thông tin về giá trị hàng hoá vào sổ nhật ký bán. Phiếu xuất kho được gửi qua kế toán kho. Một liên còn lại của hoá đơn giá trị gia tăng được kế toán bán hàng lưu lại theo số thứ tự ghi trên hoá đơn. - Phiếu xuất kho từ kế toán bán gửi đến, kế toán kho làm căn cứ để ghi vào sổ chi tiết hàng tồn kho. Phiếu xuất kho được kế toán kho lưu lại theo số thứ tự phiếu xuất kho. - Hoá đơn giá trị gia tăng từ kế toán bán hàng gửi qua, Kế toán tổng hợp làm căn cứ để ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng và lưu lại hoá đơn giá trị gia tăng tại bộ phận của kế toán tổng hợp cũng theo số thứ tự hoá đơn. 4.2.3.2. Hệ thống chứng từ Các chứng từ được lập trong hoạt động lập hoá đơn bán hàng bao gồm: phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT  Phiếu xuất kho (1 liên) - Mục đích lập: xuất kho hàng hoá giao cho khách hàng - Người lập: nhân viên kho - Người sử dụng: bộ phận giao hàng, kế toán bán hàng  Hoá đơn GTGT (3 liên) - Mục đích lập: theo dõi số thuế GTGT phải nộp cho nhà nước, xuất hoá đơn cho khách hàng - Người lập: kế toán bán hàng - Người sử dụng: kế toán tổng hợp, kế toán bán hàng, khách hàng 4.2.3.3. Báo cáo Trong hoạt động lập hoá đơn bán hàng, các báo cáo được lập bao gồm: báo cáo doanh số bán hàng, báo cáo tồn kho, báo cáo công nợ khách hàng  Báo cáo doanh số bán hàng - Mục đích lập: báo cáo cho nhà quản lý khi có yêu cầu, theo dõi quá trình bán hàng theo từng kỳ, quý 62 - Người lập: kế toán bán hàng - Người sử dụng: kế toán bán hàng, bộ phận sản xuất, giám đốc, kế toán tổng hợp  Báo cáo tồn kho - Mục đích lập: báo cáo cho nhà quản lý khi có yêu cầu, làm căn cứ để tiếp tục sản xuất kinh doanh - Người lập: kế toán kho - Người sử dụng: kế toán bán hàng, bộ phận sản xuất, giám đốc, kế toán tổng hợp, thủ kho  Báo cáo công nợ khách hàng - Mục đích lập: báo cáo cho nhà quản lý khi có yêu cầu, theo dõi số nợ khách hàng để xử lý hoặc đưa ra quyết định bán hàng cho khách hàng - Người lập: kế toán tổng hợp - Người sử dụng: kế toán bán hàng, bộ phận sản xuất, giám đốc, kế toán tổng hợp 4.2.3.4. Sổ sách Sổ sách kế toán được ghi nhận trong hoạt động lập hoá đơn bán hàng bao gồm: sổ nhật ký bán hàng, sổ chi tiết tồn kho hàng hoá, sổ chi tiết nợ phải thu khách hàng  Sổ nhật ký bán hàng - Mục đích lập: theo dõi quá trình bán hàng về giá trị và trình tự thời gian - Người lập: kế toán bán hàng - Người sử dụng: kế toán bán hàng, bộ phận sản xuất, giám đốc, kế toán tổng hợp, kế toán trưởng  Sổ chi tiết tồn kho hàng hoá - Mục đích lập: theo dõi quá trình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá đến thời điểm ghi sổ. - Người lập: kế toán kho - Người sử dụng: kế toán bán hàng, bộ phận sản xuất, giám đốc, kế toán tổng hợp, kế toán trưởng  Sổ chi tiết nợ phải thu khách hàng 63 - Mục đích lập: theo dõi số nợ phải thu của khách hàng - Người lập: kế toán tổng hợp - Người sử dụng: kế toán bán hàng, kế toán bán hàng, giám đốc, kế toán tổng hợp, kế toán trưởng 4.2.3.5. Các hoạt động kiểm soát  Kiểm soát hoạt động Trong hoạt động lập hoá đơn bán hàng tại công ty, các hoạt động kiểm soát được lập ra để ngăn chặn một số rủi ro ảnh hưởng đến hoạt động của công ty, cụ thể có các hoạt động kiểm soát sau: Bảng 4.4 Hoạt động kiểm soát trong quy trình lập hoá đơn bán hàng Rủi ro Ảnh hưởng Hoạt động kiểm soát Chia ra giữa bộ phận Không xác định chính Không lập kịp hoá đơn nhận đặt hàng, lập hoá xác số tiền phải thu giao cho khách hàng đơn, giao hàng riêng khách hàng biệt Chỉ được lập hoá đơn khi có phiếu xuất kho Lập khống hoá đơn bán Không thu hồi chính xác làm căn cứ và phiếu hàng giá trị hàng đã bán xuất kho phải có xác nhận của bộ phận giao hàng Hoá đơn lập sai Chuẩn bị đầy đủ các Phải tốn nhiều thủ tục thông tin cần thiết cho xử lý, mất thời gian nhân viên để lập hoá đơn, hạn chế sai sót Không theo dõi kịp thời Phản ánh thông tin nợ các khoản nợ của khách của khách hàng không hàng, ảnh hưởng đến kịp thời cho kế toán báo cáo công nợ khách tổng hợp hàng Thông tin phải ghi chép kịp thời, hằng ngày từ kế toán bán hàng chuyển qua  Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán - Có sự phân chia trách nhiệm giữa kế toán bán hàng, kế toán kho: hạn chế tình trạng hàng hoá bị thất thoát không rõ nguyên nhân, phân chia 64 giữa kế toán bán hàng và kế toán tổng hợp để theo dõi công nợ khách hàng, làm căn cứ đối chiếu, kiểm tra lẫn nhau - Hoá đơn giá trị gia tăng được đánh số trước: kiểm soát trình tự nhập liệu, kiểm soát trùng dữ liệu - Ngày, tháng hoá đơn được ghi theo ngày hiện hành của máy: kiểm soát kiểu dữ liệu, kiểm soát trùng dữ liệu - Mã hàng hoá, tên hàng được copy từ một file khác trên excel (lưu trữ thông tin chi tiết về hàng hoá): kiểm soát vùng nhập liệu, tránh nhập sai thông tin 4.2.3.6. Đánh giá về thực hiện công việc kế toán trong hoạt động lập hoá đơn bán hàng Trong hoạt động lập hoá đơn bán hàng, công ty lập hoá đơn bằng tay, không sử dụng phần mềm Excel để thực hiện. 4.2.4. HOẠT ĐỘNG NHẬN TIỀN THANH TOÁN 4.2.4.1. Lưu đồ quy trình xử lý 65 KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN THANH TOÁN Thông báo trả nợ đã xác nhận KH Sổ chi tiết phải thu KH Thông báo trả nợ THỦ QUỸ KH Phiếuthu thu Phiếu Phiếu thu Tiền Lập phiếu thu Thông báo trả nợ đã xác nhận Xác nhận nợ KH Sổ quỹ tiền mặt Xác nhận thu tiền, ghi sổ quỹ TM A Thông báo trả nợ đã xác nhận Phiếu thu Phiếu thu Phiếu thu Phiếu thu Thông báo trả nợ đã xác nhận Tiền đã thu Phiếu thu Ghi sổ chi tiết phải thu KH Phiếu thu Phiếu thu Phiếu thu A Sổ chi tiết phải thu KH Ghi nhật ký thu tiền Thông báo trả nợ đã xác nhận Phiếu thu N N Sổ nhật ký thu tiền Phiếu thu Nguồn: Tại phòng kế toán Công ty Hình 4.9 Lưu đồ xử lý hoạt động nhận tiền thanh toán tại Công ty 66 A KH Hoạt động nhận tiền thanh toán của công ty được thực hiện theo trình tự sau: - Khách hàng mang chứng từ thanh toán đến bộ phận kế toán tổng hợp để thông báo thanh toán tiền nợ công ty. Kế toán tổng hợp căn cứ vào chứng từ thanh toán của khách hàng và sổ chi tiết phải thu khách hàng để đối chiếu, xác nhận số nợ phải thu của khách hàng. Sau khi kiểm tra xong, chứng từ thông báo trả nợ của khách hàng được chuyển sang kế toán thanh toán. - Kế toán thanh toán căn cứ vào chứng từ thông báo trả nợ của khách hàng đã được kế toán tổng hợp xác nhận tiến hành lập phiếu thu tiền. Phiếu thu được lập thành 3 liên. Sau đó, 3 liên này gửi qua thủ quỹ. Chứng từ thông báo trả nợ được kế toán thanh toán gửi lại kế toán tổng hợp. - Thủ quỹ căn cứ vào số phiếu thu do kế toán thanh toán lập gửi qua và số tiền thanh toán của khánh hàng trả để xác nhận đã thu tiền. Thủ quỹ và khách hàng cùng ký tên vào số phiếu chi đó để chứng minh đã thu tiền. Số phiếu thu đã xác nhận xong, thủ quỹ ghi vào sổ quỹ tiền mặt. Sau đó, thủ quỹ đưa 1 liên cho khách hàng giữ, 1 liên chuyển qua kế toán thanh toán, 1 liên chuyển qua cho kế toán tổng hợp. Số tiền thu được của khánh hàng cất vào quỹ. - Phiếu thu từ thủ quỹ chuyển qua cùng với thông báo xác nhận trả nợ, kế toán tổng hợp làm căn cứ để kiểm tra, đối chiếu. Sau khi đã khớp đúng với nhau thì tiến hành ghi giảm số tiền phải thu của khách hàng trong sổ chi tiết phải thu khách hàng. Chứng từ phiếu thu và thông báo trả nợ được lưu lại theo số thứ tự chứng từ. - Phiếu thu từ thủ quỹ chuyển qua cho kế toán thanh toán, kế toán thanh toán làm căn cứ để ghi sổ nhật ký thu tiền. Sau đó, phiếu thu được lưu lại theo số thứ tự của chứng từ. 4.2.4.2. Hệ thống chứng từ Chứng từ được lập trong hoạt nhận tiền thanh toán là phiếu thu  Phiếu thu (3 liên) - Mục đích lập: thu tiền của khách hàng trả nợ - Người lập: kế toán thanh toán - Người sử dụng: kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán, thủ kho 67 4.2.4.3. Báo cáo Trong hoạt động nhận tiền thanh toán, các báo cáo được lập bao gồm: báo cáo công nợ khách hàng theo mặt hàng, theo đối tượng khách hàng, báo cáo tổng hợp số tiền thu nợ khách hàng trong kỳ, quý  Báo cáo công nợ khách hàng theo mặt hàng, theo đối tượng khách hàng - Mục đích lập: báo cáo cho nhà quản lý khi có yêu cầu, theo dõi số nợ khách hàng để xử lý hoặc đưa ra quyết định bán hàng cho khách hàng - Người lập: kế toán tổng hợp - Người sử dụng: kế toán bán hàng, bộ phận sản xuất, giám đốc, kế toán tổng hợp, kế toán trưởng  Báo cáo tổng hợp số tiền thu nợ khách hàng trong kỳ, quý - Mục đích lập: báo cáo cho nhà quản lý khi có yêu cầu, theo dõi tiến độ thanh toán của khách hàng - Người sử dụng: kế toán bán hàng, bộ phận sản xuất, giám đốc, kế toán tổng hợp, kế toán trưởng 4.2.4.4. Sổ sách Sổ sách kế toán được ghi nhận trong hoạt động nhận tiền thanh toán bao gồm: sổ nhật ký thu tiền, sổ chi tiết phải thu khách hàng, sổ quỹ tiền mặt  Sổ nhật ký thu tiền - Mục đích lập: theo dõi quá trình thu tiền của bộ phận thanh toán - Người lập: kế toán thanh toán - Người sử dụng: kế toán tổng hợp, kế toán bán hàng, giám đốc, thủ quỹ, kế toán trưởng  Sổ chi tiết phải thu khách hàng - Mục đích lập: theo dõi số nợ đã thu của khách hàng - Người lập: kế toán tổng hợp - Người sử dụng: kế toán bán hàng, giám đốc, kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán, kế toán trưởng  Sổ quỹ tiền mặt - Mục đích lập: theo dõi số tiền thực tế đã thu, chi, tồn quỹ - Người lập: thủ quỹ 68 - Người sử dụng: kế toán bán hàng, giám đốc, kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán, kế toán trưởng 4.2.4.5. Các hoạt động kiểm soát  Kiểm soát hoạt động T rong hoạt động nhận tiền thanh toán tại công ty, các hoạt động kiểm soát được lập ra để ngăn chặn một số rủi ro ảnh hưởng đến hoạt động của công ty, cụ thể có các hoạt động kiểm soát sau: Bảng 4.5 Hoạt động kiểm soát trong quy trình nhận tiền thanh toán Rủi ro Ảnh hưởng Hoạt động kiểm soát Theo dõi thường xuyên các khoản nợ của khách Không có nguồn vốn để Khả năng thu hồi tiền hàng, tuổi nợ của khách đầu tư sản xuất, thanh chậm hàng để có kế hoạch xử toán các khoản nợ lý Ký hợp đồng bán hàng Tiền bị thất thoát Không kiểm soát được nguồn tài chính trong đơn vị, ảnh hưởng đến việc đầu tư, sản xuất kinh doanh Phân chia trách nhiệm giữa người lập phiếu thu, người thu tiền Kiểm kê quỹ thường xuyên  Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán - Có sự phân chia tránh nhiệm giữa bộ phận kế toán tổng hơp, kế toán thanh toán và thủ quỹ: đảm bảo tính khách quan, kiểm tra, đối chiếu lẫn nhau trong quá trình thu tiền - Phiếu thu được đánh số trước: kiểm soát trình tự nhập liệu, kiểm soát trùng dữ liệu - Khi phiếu thu có đầy đủ thông tin từ thủ quỹ chuyển sang mới tiến hành ghi sổ: kiểm soát trình tự nhập liệu tránh ghi khống nghiệp vụ khi thực tế chưa phát sinh 4.2.4.6. Đánh giá về thực hiện công việc kế toán trong hoạt động nhận tiền thanh toán trên phần mềm Excel Các chứng từ, sổ sách trong hoạt động nhận tiền thanh toán được thiết kế sẵn trên Excel. Kế toán thanh toán nhập liệu vào phần mềm. Màn hình nhập liệu chứng từ được thể hiện lại qua hình sau đây: 69 Nguồn: Tại phòng kế toán công ty Hình 4.10 Màn hình nhập liệu phiếu thu Nguồn: Tại phòng kế toán công ty Hình 4.11 Màn hình in phiếu thu 70 Qua màn hình nhập liệu trong hoạt động nhận tiền thanh toán, có các ưu điểm và nhược điểm sau:  Ưu điểm: - Nhập liệu vào phần mềm Excel đơn giản, dễ sử dụng - Chứng từ, sổ sách đã được thiết kế sẵn trong phần mềm Excel - Tất cả các thông tin đều hiển thị đầy đủ để nhập liệu chứng từ - Không cần phải kết xuất dữ liệu sang phần mềm ứng dụng nào khác vì có thể lưu và xem dữ liệu trực tiếp trên Excel  Nhược điểm: - Tất cả các thông tin đều phải nhập liệu vào phần mềm Excel - Ô ngày tháng, định khoản Nợ, Có phải tự nhập, không tự động hiện thị - Các thông tin trên chứng từ không tự động cập nhật dữ liệu sang các sổ sách khác có liên quan  NHẬN XÉT VỀ CHỨNG TỪ, BÁO CÁO, SỔ SÁCH TRONG CHU TRÌNH DOANH THU  Ưu điểm: - Chứng từ, sổ sách đầy đủ nội dung, biểu mẫu theo đúng quyết định 48/2006/QĐ-BTC quy định - Các chứng từ được lập theo đúng trình tự thời gian phát sinh và có sự giám sát, kiểm tra của các bộ phận khác có liên quan - Các chứng từ đều được đánh số thứ tự trước khi lập và sau khi lập có sự xét duyệt, đóng dấu xác nhận của công ty - Các báo cáo được lập luôn đáp ứng các thông tin cần thiết cho các bộ phận trong công ty về tình hình công nợ khách hàng để lên kế hoạch thu tiền hay lập dự phòng. - Sổ sách được ghi đầy đủ, kịp thời ngay sau khi nghiệp vụ đã phát sinh và hoàn thành - Sổ sách được đóng lại thành quyển định kỳ hàng quý và được cất giữ cẩn thận tại phòng kế toán - Ngoài việc lưu trữ chứng từ, báo cáo, sổ sách trên giấy tờ, công ty còn lưu trữ trên hệ thống máy tính và trên ổ đĩa rời, đảm bào thông tin không bị thất thoát. 71  Nhược điểm: - Chứng từ, báo cáo đa số được lập bằng thủ công không tránh khỏi các sai sót, tốn thời gian để điều chỉnh lại thông tin - Các báo cáo không thể cung cấp ngay lập tức khi có yêu cầu mà phải tốn thời gian để tổng hợp lập báo cáo nên không đảm bảo thông tin nhanh chóng và kịp thời cho công ty 4.3. ĐÁNH GIÁ CHU TRÌNH DOANH THU Chu trình doanh thu được tổ chức khá chặt chẽ nên đã đạt được những thuận lợi trong quá trình xử lý như sau: - Các giao dịch với khách hàng luôn đạt được sự hài lòng và tin tưởng từ phía khách hàng - Các nghiệp vụ kinh tế được ghi nhận hợp lệ và chính xác - Tất cả các nghiệp vụ kinh tế xảy ra đều được ghi nhận và có đầy đủ chứng từ, sổ sách phản ánh - Các nguồn lực về tài sản được bảo vệ khá an toàn - Hoạt động kinh doanh hữu hiệu và mang lại hiệu quả tương đối tốt Bên cạnh đó chu trình doanh thu vẫn còn những tồn tại nhất định: - Sử dụng kế toán bán thủ công trong công tác quản lý, điều hành làm cho công tác kế toán trở nên phức tạp, tốn nhiều thời gian: + Các báo cáo không được lập kịp thời, nhanh chóng khi có yêu cầu của giám đốc và các bộ phận khác trong công ty. + Việc lập các hoá đơn, chứng từ liên quan đến thông tin khách hàng, hàng hoá… phải lập bằng tay không tránh khỏi sai sót, tốn kém thời gian + Không tự động kiểm soát các thông tin về hàng hoá tồn kho, tồn quỹ… phải có sự tác động của nhân tố bên ngoài - Một vài trường hợp kế toán còn kiêm nhiệm chưa nâng cao hết hiệu quả làm việc và tính kiểm tra, đối chiếu lẫn nhau - Các tồn tại cụ thể được thể hiện qua bảng sau trong các hoạt động của chu trình doanh thu: 72 Bảng 4.6 Các tồn tại trong chu trình doanh thu tại công ty Hoạt động Nhận đặt hàng Những tồn tại Ảnh hưởng Không có căn cứ để lưu lại ở bộ phận bán hàng, đối Bộ phận bán hàng lập chiếu, kiểm tra với bộ lệnh xuất kho chỉ 1 liên phận kho trong trường hợp xuất kho khi không có lệnh xuất kho Kế toán bán hàng lập hoá Kế toán bán hàng không bán hàng không chính xác sử dụng hợp đồng bán do không kiểm tra, đối hàng để làm căn cứ lập chiếu với hợp đồng bán hoá đơn bán hàng hàng Không đối chiếu, kiểm tra số liệu trên phiếu xuất có Kế toán bán hàng căn cứ đúng với số lượng thực tế vào phiếu xuất kho lập bán cho khách hàng hay không do không có hợp Lập hoá đơn bán hoá đơn giá trị gia tăng đồng bán hàng từ bộ phận hàng bán hàng gửi qua Không đảm bảo tính khách Kế toán tổng hợp theo dõi quan, gian lận trong quá số nợ phải thu khách hàng trình ghi sổ Khó kiểm tra, đối chiếu số liệu thực tế còn tồn trong Hoạt động nhận Thủ quỹ không lưu phiếu quỹ khi không còn chứng tiền thanh toán thu từ chứng minh. Không kiểm soát nguồn quỹ trong đơn vị 73 CHƯƠNG 5 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CHU TRÌNH DOANH THU TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ CHÂU ÂU 5.1. NHẬN XÉT CHUNG Nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, giảm chi phí, tăng lợi nhuận là mục tiêu hàng đầu trong chiến lược hoạt động của công ty. Trong môi trường cạnh tranh hiện nay, điều này càng trở nên vô cùng có ý nghĩa, quyết định sự tồn tại và phát triển của công ty. Phân tích hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu là một giải pháp giúp công ty hoàn thiện các hoạt động kinh doanh bán hàng, cụ thể: nhận đơn đặt hàng, giao hàng hoá dịch vụ, lập hoá đơn bán hàng và thu tiền bán hàng. Các hoạt động này nếu như được tổ chức và vận hành tốt sẽ thúc đẩy quá trình kinh doanh của công ty, phục vụ tốt nhu cầu của khách hàng và đặt biệt là cung cấp thông tin cần thiết cho nội bộ công ty. Phân tích chu trình doanh thu còn giúp công ty phát hiện những sai sót, hạn chế trong hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm soát hoạt động để đề ra những biện pháp khắc phục và ngăn chặn các sai phạm kịp thời. Tuy nhiên, việc đề ra các giải pháp giúp đơn vị hoàn thiện chu trình doanh thu trong hệ thống thông tin kế toán cần đảm bảo tính hợp lý giữa lợi ích và chi phí, đảm bảo các hoạt động của công ty vẫn diễn ra liên tục và bình thường. Khi thực hiện các giải pháp để hoàn thiện chu trình doanh thu, đơn vị cần chú trọng đến công tác tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức chứng từ và hệ thống báo cáo, tổ chức các hoạt động kiểm soát vì đây là những nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty. 5.2. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CHU TRÌNH DOANH THU 5.2.1. Đối với công tác tổ chức bộ máy kế toán - Công ty nên phân chia trách nhiệm cụ thể cho từng nhân viên kế toán, phù hợp với khả năng và tránh kiêm nhiệm để nâng cao chất lượng công việc, hạn chế sai sót, gian lận. Công ty cần tách biệt và phân chia trách nhiệm cho kế toán công nợ ra khỏi hoạt động kế toán tổng hợp, kế toán tiền ra khỏi hoạt động của kế toán thanh toán để theo dõi, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế chi tiết hơn, quản lý chặt chẽ quá trình thu tiền nhằm kiểm soát tốt nguồn tài chính trong đơn vị 74 - Nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên kế toán vì thực chất người kế toán là nhân tố quan trọng trong công tác kế toán. Định khoản đúng các nghiệp vụ thì làm kế toán mới chính xác và chỉ có người kế toán mới có thể phát hiện được các sai sót mà máy tính không thể thay thế được. Đồng thời nâng cao trình độ tin học hoá cho nhân viên phòng kế toán, để khi có lỗi xảy ra trong quá trình sử dụng máy tính cũng có biện pháp kịp thời xử lý, không phải mất thời gian chờ bộ phận kỹ thuật sữa chữa, đảm bảo các công việc của kế toán được tiến hành liên tục, không bị gián đoạn. - Nâng cao giá trị đạo đức của nhân viên, phát huy tinh thần đoàn kết, giúp đỡ lẫn nhau cùng nhau làm tốt công việc của mình 5.2.2. Đối với công tác tổ chức chứng từ và hệ thống báo cáo kế toán - Trong hoạt động nhận đặt hàng lệnh xuất kho cần được lập 2 liên để lưu lại 1 liên ở bộ phận kế toán bán hàng làm căn cứ kiểm tra, đối chiếu với bộ phận giao hàng - Trong hoạt động lập hoá đơn bán hàng, cần có hợp đồng bán hàng làm căn cứ kiểm tra, đối chiếu với phiếu xuất kho trước khi lập hoá đơn giá trị gia tăng - Trong hoạt động nhận tiền thanh toán, thủ quỹ cần lưu lại 1 phiếu thu để làm căn cứ ghi sổ, đối chiếu, kiểm tra số liệu so với số quỹ còn tồn thực tế tại công ty - Các chứng từ cần phải được lập đầy đủ, hợp lý và phải được lưu trữ, kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo: + Tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các thông tin phản ánh trên chứng từ + Tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ + Tính hợp lệ, hợp pháp của của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh + Cung cấp thông tin cần thiết khi có yêu cầu kiểm tra, đối chiếu, xác minh lại số liệu - Các báo cáo kế toán phải được báo cáo kịp thời, đúng thời gian quy định. Ngoài các bảng báo cáo về tình hình doanh thu, chi phí, lợi nhuận, cần phải có thêm các báo cáo phân tích về các chỉ tiêu doanh thu, chi phí, lợi nhuận giữa các kỳ, mức biến động tăng giảm như thế nào để nhà quản lý có cái nhìn tổng quát hơn về hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Đây là cơ sở để đưa ra các quyết định, chiến lược kinh doanh trong thời gian tiếp theo. 75 5.2.3. Đối với công tác tổ chức các hoạt động kiểm soát - Các thông tin, dữ liệu ngoài việc lưu trong máy tính thì nên chú trọng trong việc lưu trữ thêm vào ổ đĩa rời, đảm bảo thông tin không bị mất khi có sự cố trên máy tính xảy ra. - Cần chú trọng đến việc bảo lệ thông tin lữu trữ, trong máy tính thì nên sử dụng phần mềm diệt virut tốt nhất để bảo vệ máy tính được an toàn. Đối với thiết bị lưu trữ bên ngoài cũng phải cất nơi an toàn, đảm bảo không bị mất cấp. - Quá trình kiểm soát nội bộ của công ty tương đối tốt nhưng không phải vì điều này mà xem nhẹ việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, cần cải thiện để cho nó hoạt động ngày càng hữu hiệu hơn, hạn chế tối đa những sai sót, gian lận trong công tác kế toán tại công ty. Đây là công việc cần phải được thực hiện thường xuyên. 5.2.4. Tin học hoá kế toán tại đơn vị Công ty có thể sử dụng phần mềm kế toán để thay thế cho công tác kế bán toán thủ công, có thể hạn chế được những sai sót nhất định trong việc lập hoá đơn, chứng từ, các báo cáo nhanh chóng, kịp thời đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Giúp công ty kiểm soát tốt các hoạt động trong công tác kế toán, đặc biệt là trong chu trình doanh thu. Sau đây là bảng đánh giá về hai phần mềm kế toán được sử dụng khá phổ biến hiện nay, công ty có thể tìm hiểu và lựa chọn để áp dụng cho đơn vị của mình. Phương pháp lựa chọn và đánh giá phần mềm được căn cứ trên một số tiêu chí để cho điểm (theo thang đo cấp độ). Ưu tiên cho điểm cao đối với những tiêu chí quan trọng nhất có ảnh hưởng lớn đến công tác kế toán của đơn vị. Các tiêu chí và điểm số được thể hiện như sau: Bảng 5.1 Các tiêu chí cho điểm khi đánh giá phần mềm kế toán Tiêu chí cho điểm Kiểm soát Khả năng phù hợp với người dùng Chi phí mua phần mềm Tính tương thích với máy tính Khả năng điều chỉnh phần mềm Cập nhật dữ liệu Huấn luyện sử dụng phần mềm Hỗ trợ, bảo trì, nâng cấp Đĩa gốc và tài liệu hướng dẫn 76 Điểm cao nhất 10 9 8 7 6 5 4 3 2 Bảng 5.2 Bảng đánh giá hai phần mềm kế toán Đánh giá Chỉ tiêu so sánh Kiểm soát Phần mềm Kế toán Doanh nghiệp MISA SME.NET 2012 Hỗ trợ tốt các thủ tục kiểm soát chung, kiểm soát ứng dụng Các module đều có thể chỉnh sửa lại số liệu sau khi đã cập nhật vào các chứng từ, sổ sách có liên quan Ghi nhận lại thời gian và công việc đã thực hiện trên dữ liệu Kiểm soát quá trình đăng nhập, sử dụng phần mềm của người dùng Tự động sao lưu khi tắt máy tính Khả năng phù hợp với Tốt người dùng Chi phí trọn gói: - 6.450.000đ ( 07 phân hệ: Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Thuế, Tổng hợp) Chi phí mua - 7.450.000đ (09 phân hệ: Quỹ, Ngân hàng, (chưa có Mua hàng, Bán hàng, Kho, Thuế, Tổng hợp, Tài thuế GTGT sản cố định, Tiền lương) 10%) - 9.950.000đ (13 phân hệ: Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Thuế, Tổng hợp, Tài sản cố định, Tiền lương, Giá thành, Hợp đồng, Cổ đông, Ngân sách) 77 Điểm Kế toán 1A (1A.cb - Kế toán căn bản) Điểm 9 Hỗ trợ tốt các thủ tục kiểm soát chung, kiểm soát ứng dụng Các module đều có thể chỉnh sửa lại số liệu sau khi đã cập nhật vào các chứng từ, sổ sách có liên quan Ghi nhận lại thời gian và công việc đã thực hiện trên dữ liệu Tự động sao lưu khi tắt máy tính 8 8 Tốt 8 6 - Chi phí bản quyền 1 máy: 4.900.000đ - Bản quyền sử dụng bổ sung 1 máy: 3.300.000 5 Đánh giá Chỉ tiêu so sánh Phần mềm Kế toán Doanh nghiệp MISA SME.NET 2012 Hệ thống máy tính phải đáp ứng các điều kiện sau: - Máy tính: Bộ vi xử lý Intel Dual Core hoặc cao hơn - Bộ nhớ trong (RAM): 1GB trở lên. Tính tương - Đĩa cứng: 1GB đĩa trống hoặc nhiều hơn. thích - Màn hình: Độ phân giải 1024x768 hoặc cao hơn. - Hệ điều hành: Windows 7, Windows Vista, Windows XP SP2 trở lên, Windows Server 2008, Windows Server 2003 SP2. Khả năng Công ty có thể điều chỉnh trong phạm vi các quy điều chỉnh định của bản quyền phần mềm Điểm Kế toán 1A (1A.cb - Kế toán căn bản) Điểm 5 Phù hợp với phần cứng và các chương trình ứng dụng sẵn có tại Công ty 6 6 Công ty có thể điều chỉnh trong phạm vi các quy định của bản quyền 6 Cập nhật dữ Miễn phí trong thời gian sử dụng liệu 5 500.000đ/1 CSDL 3 Huấn luyện Đào tạo tập trung: 950.000đ/người (2 ngày) sử dụng Đào tạo trực tiếp tại đơn vị: 4.000.000đ trong 2 phần mềm ngày cho ≤ 10 cán bộ nhân viên 3 500.000đ/buổi 3 Hỗ trợ, bảo Hỗ trợ 24/24 trì, nâng cấp Nâng cấp phiên bản miễn phí 3 Hỗ trợ 24/24 Nâng cấp phiên bản mới: 2.100.000/BQ đầu tiên, 1.500.000/BQ bổ sung 2 Đĩa gốc và Có đĩa gốc, bản quyền và tài liệu hướng dẫn chi tài liệu tiết hướng dẫn 2 Có đĩa gốc, bản quyền và tài liệu hướng dẫn chi tiết 2 47 Tổng điểm 43 Tổng điểm 78 Qua kết quả đánh giá của bảng 5.2, phần mềm kế toán doanh nghiệp Misa SME.NET 2012 có nhiều điểm trội hơn, phù hợp hơn trong công tác kế toán so với phần mềm kế toán 1A. Vì vậy, công ty có thể xem xét để lựa chọn phần mềm kế toán Misa vào công tác kế toán của công ty mình. 79 CHƯƠNG 6 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 6.1. Kết luận Trong quá trình thực hiện luận văn tôi nhận thấy công ty TNHH phát triển công nghệ Châu Âu đã thực hiện tốt các nghiệp vụ kinh tế trong các chu trình của hệ thống thông tin kế toán bao gồm cả chu trình doanh thu. Đây là một điểm mạnh góp phần đáng kể vào hiệu quả kinh doanh của công ty. Đội ngũ nhân viên kế toán có năng lực, trình độ và kinh nghiệm cao là một nhân tố có ảnh hưởng tích cực nhất đối với sự vận hành tốt của chu trình. Bên cạnh đó chu trình doanh thu cũng còn những điểm hạn chế nhất định như đã nêu trên, tuy nhiên đây cũng là một điều phổ biến ở các hệ thống thông tin kế toán hiện nay của Việt Nam. Do có những hạn chế nhất định của việc tiếp cận hệ thống thông tin kế toán trong công ty nên tôi cũng không có thể đánh giá một cách chính xác nhất tất các điểm mạnh cũng như các điểm yếu khác trong chu trình doanh thu. Đây chính là một phần hạn chế trong luận này. 6.2. Kiến nghị Sau khi nghiên cứu về chu trình doanh thu của hệ thống kế toán trong công ty tôi có những kiến nghị như sau: - Ngoài việc công ty tập trung phát huy những điểm mạnh của mình, tuân thủ các quy định của Nhà nước thì các cơ quan ban ngành cấp trên cần tạo nhiều điều kiện thuận lợi để công ty hoạt động có hiệu quả hơn: + Miễn, giảm thuế, khuyến khích đầu tư sản xuất vào các sản phẩm thiết yếu phục vụ cho nhu cầu người dân + Giảm lãi suất vay ngân hàng để mở rộng sản xuất + Tạo môi trường kinh tế cạnh tranh tranh lành mạnh giữa các công ty, doanh nghiệp trong ngành - Các cơ quan, ban ngành cấp trên nên có những đề tài nghiên cứu để phát triển hệ thống thông tin kế toán đưa vào áp dụng cho các công ty, doanh nghiệp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán. Nếu làm được điều này, không những giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin kế toán mà còn giúp công ty tiếp tục phát triển mạnh trong ngành nghề kinh 80 doanh các sản phẩm phục vụ cho nuôi trồng thuỷ sản trong khu vực cũng như trên thế giới. 81 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Nguyễn Thuý An, 2013. Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 1. Đại học Cần Thơ. 2. Trương Thị Thuỷ và cộng sự, 2010. Hoạt động kế toán máy. Hà Nội: Nhà xuất bản Tài chính 3. Thái Phúc Huy và cộng sự, 2012. Hệ thống thông tin kế toán tập 2. Hồ Chí Minh: Nhà xuất bản Phương Đông 4. Trần Long và cộng sự, 2005. Kiểm toán. Hà Nội: Nhà xuất bản Hà Nội 5. Bộ Tài Chính, 2006. Chế độ kế toán doanh nghiệp: theo Quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Hà Nội: Nhà xuất bản Tài chính. 6. Trần Thị Thu Hiền, 2010. Đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán Việt Nam tại công ty xây dựng 621. Luận văn tốt nghiệp. Đại học Cần Thơ. 7. Lê Thị Bé Bo, 2013. Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại ngân hàng Sài Gòn thương tín chi nhánh An Giang. Luận văn tốt nghiệp. Đại học Cần Thơ. 8. Phạm Thị Kiều Nhi, 2009. Tổ chức và kiểm soát hệ thống thông tin tại ngân hàng thương mại cổ phần Mỹ Xuyên – An Giang. Luận văn tốt nghiệp. Đại học Cần Thơ 82 PHỤ LỤC Mẫu Phụ lục 01. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Mẫu số: B-02/DNN (Ban hành kèm theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính) BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Năm 2013 Người nộp thuế: CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ CHÂU ÂU Mã số thuế:1800676889 Địa chỉ trụ sở: 060 KV2 - QL1A - P.BA LÁNG Quận huyện: CÁI RĂNG Tỉnh/Thành phố: CẦN THƠ Điện thoại: 07103.3910646 Fax: 0710.3910646 Email: ctychauauct@vnn.vn CHỈ TIÊU Mã số 1 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 2. Các khoản giảm trừ doanh thu 3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (10 = 01 - 02) 4. Giá vốn hàng bán 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (20 = 10 - 11) 6. Doanh thu hoạt động tài chính 7. Chi phí tài chính - Trong đó: Chi phí lãi vay 8. Chi phí quản lý kinh doanh 10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (30 = 20 + 21 - 22 - 24) 11. Thu nhập khác 12. Chi phí khác 13. Lợi nhuận khác (40 = 31 - 32) 14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (50 = 30 + 40) 15. Chi phí thuế TNDN hiện hành 17. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (60 = 50 – 51) 2 01 02 10 Thuyết minh 3 VI.08 2013 6.198.090.400 2012 6.091.090.494 6.198.090.400 6.091.090.494 4.841.248.907 1.356.841.493 5.021.248.900 1.069.841.594 263.300 23.550.000 23.550.000 616.430.627 717.124.166 616.430.627 453.410.967 VI.09 717.124.166 453.410.967 VI.30 179.281.042 537.843.125 113.352.742 340.058.225 11 20 21 22 23 24 30 31 32 40 50 51 60 Đơn vị tính: Đồng Việt Nam Năm nay Năm trước VI.26 VI.28 Lập, ngày ... tháng ... năm ... Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 83 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Mẫu Phụ lục 02. Mẫu Hợp đồng mua bán hàng hoá, dịch vụ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ------------- HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG HÓA/DỊCH VỤ Hợp đồng số: …………… - HĐMB - Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế của Hội đồng Nhà nước và các văn bản hướng dẫn thi hành của các cấp, các ngành; - Căn cứ vào đơn chào hàng (đặt hàng hoặc sự thực hiện thỏa thuận của hai bên). Hôm nay ngày …. Tháng ….. năm …… Tại địa điểm: ………………………………………………………….. Chúng tôi gồm: Bên A - Công ty TNHH phát triển công nghệ Châu Âu - Địa chỉ trụ sở chính: ………………………………………………… - Điện thoại: ……………… - Tài khoản số: …………………………………….……………………. - Mở tại ngân hàng: ……………………………………………………… - Đại diện là: ……………………………………………………………. - Chức vụ: ………………………………………………………………. - Giấy ủy quyền (nếu thay giám đốc ký) số: …………… ngày …. Tháng ….. năm Fax: ………………. Do ………………………….. chức vụ ………………… ký. Bên B - Tên doanh nghiệp: …………………………………………………… - Địa chỉ trụ sở chính: ………………………………………………….. - Điện thoại: …………………. Fax: ………………..……………….. - Tài khoản số: ……………………………………..………………….. - Mở tại ngân hàng: …………………………………………………… - Đại diện là: …………………………………………………………. 84 - Chức vụ: …………………………………………………………… - Giấy ủy quyền (nếu thay giám đốc ký) số: … ngày…. Tháng .. năm… Do ……………………….. chức vụ ………………… ký Hai bên thống nhất thỏa thuận nội dung hợp đồng như sau: Điều 1: Nội dung công việc giao dịch 1. Bên A nhận cung cấp cho bên B: Số thứ Tên hàng tự Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú Cộng … Tổng giá trị bằng chữ: …………………………………………………… ……………………………………………………………………………… …………………………………………………….. Điều 2: Chất lượng và Quy cách hàng hóa: - Chất lượng hàng hóa :………………………………………………….. - Điều kiện bảo hành : ………………………………………………….. Điều 3: Phương thức giaonhận : - Địa điểm giao nhận : …………………………………………………… - Phương tiện vận chuyển và chi phí vận chuyển: ……………………….. Điều 4: Phương thức thanh toán: - Tạm ứng hợp đồng : …….% giá trị hợp đồng sau khi hợp đồng được ký kết - Thanh toán hợp đồng : Khi hàng hóa được giao nhận đầy đủ và đúng yêu cầu, nội dung theo hợp đồng được xác nhận bằng biên bản giao nhận hàng hóa, sản phẩm/Dịch vụ; Thanh lý hợp đồng và bên B xuất hóa đơn thanh toán theo quy định - Phương thức thanh toán : chuyển khoản Điều 5: Các thỏa thuận khác 85 Các điều kiện và điều khoản khác không ghi trong này sẽ được các bên thực hiện theo quy định hiện hành của các văn bản pháp luật về hợp đồng kinh tế. Điều 6: Hiệu lực của hợp đồng Hợp đồng này có hiệu lực từ ngày ……… ……. Đến ngày………………. Hai bên sẽ tổ chức họp và lập biên bản thanh lý hợp đồng này sau khi hết hiệu lực không quá 10 ngày. Bên ……….. có trách nhiệm tổ chức và chuẩn bị thời gian địa điểm thanh lý. Hợp đồng này được làm thành …………… bản, có giá trị như nhau. Mỗi bên giữ ……… bản. ĐẠI DIỆN BÊN A Chức vụ ĐẠI DIỆN BÊN B Chức vụ Ký tên (Đóng dấu) Ký tên (Đóng dấu) 86 Phụ lục 03. Hoá đơn giao hàng đại lý 87 Phụ lục 04. Mẫu Lệnh xuất kho Đơn vị: Công ty TNHH phát triển công nghệ Châu Âu Bộ phận: Kế toán bán hàng LỆNH XUẤT KHO Ngày …… tháng …… năm …… Số: ………… - Họ và tên người nhận hàng: ………………… Địa chỉ (bộ phận) Kho - Lý do Xuất kho: ………………………………………………………………… - Xuất tại kho (ngăn lô): ………………………………Địa điểm ……..………… STT A Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa B Cộng KẾ TOÁN BÁN HÀNG (Ký, họ tên) Mã số Đơn vị tính Số lượng Ghi chú C D 1 E × × × Người lập (Ký, họ tên) 88 Phụ lục 05. Mẫu đơn đặt hàng Đơn vị: Công ty TNHH phát triển công nghệ Châu Âu Bộ phận: Kế toán bán hàng ĐƠN ĐẶT HÀNG Tên khách hàng: …………………………….……….…………..………….. Ngày…. Địa chỉ:……………………………………………………………….…….…… Số:…… Mã số thuế:............................................................................................ Diễn giải:................................................................................................ Điện thoại:..................................Fax:............................................ Mã hàng Diễn giải Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Cộng tiền hàng: Thuế suất thuế GTGT: Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán: Số tiền viết bằng chữ: Ngày giao hàng: ……………………………………………………………. Địa điểm giao hàng:....................................................................................... Điều kiện thanh toán: ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ........................ Người lập (Ký, họ tên) Kế toán bán hàng (Ký, họ tên) 89 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) [...]... các sự kiện kinh tế đặc biệt là trong chu trình doanh thu ngày càng nhiều hơn Phân tích hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu của công ty TNHH phát triển công nghệ Châu Âu chính là một giải pháp để hoàn thiện chu trình doanh thu cho công ty, sẽ mang lại hiệu quả hoạt động cao hơn nữa của chu trình doanh thu và cho hệ thống kế toán trong hiện tại và trong cả tương lai Bên cạnh đó, nó... thì một hệ thống thống thông tin kế toán hiện đại hay một chu trình doanh thu tốt cũng phải nắm bắt kịp sự thay đổi đó và vận dụng vào hoạt động của chu trình Phân tích chu trình doanh thu giúp xác định mức độ phù hợp giữa công nghệ thông tin trong chu trình với công nghệ thông tin bên ngoài để từ đó có những thay đổi hợp lý giúp doanh nghiệp không bị lạc hậu công nghệ mà chu trình trong hệ thống vẫn... chu trình doanh thu tại công ty TNHH phát triển công nghệ Châu Âu 14 1.2.2 Mục tiêu cụ thể Dựa trên mục tiêu chung của luận văn, tiến hành thực hiện các mục tiêu cụ thể như sau: - Đánh giá hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty để xác định rủi ro kiểm soát trong công tác kiểm soát nội bộ tại công ty - Phân tích, đánh giá hoạt động của chu trình doanh thu tại công ty TNHH phát triển công nghệ. .. 4 chu trình: Chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình chuyển đổi, chu trình tài chính Trong nội dung nghiên cứu của luận văn này tập trung trình bày về chu trình doanh thu trong hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH phát triển công nghệ Châu Âu Đây là một nội dung cần thiết nghiên cứu vì Công ty TNHH phát triển công nghệ Châu Âu sau một thời gian hoạt động thì quy mô và lĩnh vực hoạt... toàn công việc kế toán trong hệ thống kế toán thủ công, tham gia với vai trò điều khiển, kiểm soát, nhập dữ liệu, bảo mật, bảo trì hệ thống trong hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính - Môi trường hệ thống: hệ thống pháp luật và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp là những yếu tố ảnh hưởng đến việc xử lý trong hệ thống thông tin kế toán 16 2.1.1.2 Chức năng Chức năng của hệ thống thông tin kế toán. .. kỳ doanh nghiệp nào Muốn hệ thống tài chính tốt thì tổ chức tài chính đó phải tốt và hoạt động hiệu quả Để làm được điều này thì các doanh nghiệp cần chú trọng vào việc xây dựng và phát triển các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp của mình Một trong những hệ thống cần quan tâm đó là hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán bao gồm 4 chu trình: Chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu. .. nghệ Châu Âu để tìm ra những hạn chế còn tồn tại về công tác tổ chức kế toán trong chu trình bán hàng, thu tiền của công ty - Dựa trên các kết quả đạt được trong quá trình phân tích đề xuất một số giải pháp hoàn thiện chu trình doanh thu hiện tại 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.3.1 Không gian Nội dung nghiên cứu được thực hiện công ty TNHH phát triển công nghệ Châu Âu 1.3.2 Thời gian - Dữ liệu thu thập tại Công. .. hay cùng bản chất Quỹ Chu trình tài chính Chu trình doanh thu Sổ cái và Báo cáo tài chính Thành phẩm Chu trình chuyển đổi Quỹ Chu trình chi phí Vật liệu Nguồn: Bài giảng hệ thống thông tin kế toán 1 Hình 2.1 Hệ thống thông tin kế toán tài chính Hệ thống thông tin kế toán quản trị Mục tiêu: cung cấp các thông tin tài chính trong nội bộ cho mục đích quản trị nội bộ doanh nghiệp, lập kế hoạch, kiểm soát... trị trong nội bộ doanh nghiệp  Phân loại theo phương tiện xử lý Hệ thống thông tin kế toán xử lý thủ công: nguồn lực chủ yếu là con người Hệ thống thông tin kế toán bán thủ công: nguồn lực chủ yếu là máy tính Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính: bao gồm con người và máy tính  Hệ thống thông tin kế toán tài chính Mục tiêu: cung cấp thông tin tài chính cho bên ngoài doanh nghiệp Các thông tin. .. doanh của doanh nghiệp; Bảo vệ tài sản vật chất, thông tin; Kiểm soát hoạt động xử lý thông tin, đảm bảo thông tin chính xác, kịp thời 2.1.1.3 Phân loại  Phân loại theo đối tượng cung cấp thông tin Hệ thống thông tin kế toán tài chính: hệ thống sẽ cung cấp những thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài Hệ thống thông tin kế toán quản trị: hệ thống sẽ cung cấp những thông tin nhằm mục