Tiểu luận môn hành vi tổ chức Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc nhóm

Tại sao có những nhóm mà các thành viên chấp hành rất nghiêm túccác quy định làm việc của nhóm trong khi những nhóm khác thì làm việc rất thiếunghiêm túc và không hiệu quả?. Việc nghiên

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

Mục lục

GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI 4

I CƠ SỞ LÝ LUẬN 6

1 Khái quát chung về làm việc nhóm 6

1.1 Lịch sử, quá trình hình thành và các nghiên cứu về phương pháp làm việc nhóm 6

1.2 Các định nghĩa nhóm 6

1.3 Tầm quan trọng của nhóm làm việc 7

2 Các đặc điểm của làm việc nhóm 8

2.1 Quá trình phát triển nhóm làm việc 8

2.2 Quy luật làm việc theo nhóm 10

II CÁC YẾU TỐ TÁC ĐỘNG ĐẾN HIỆU QUẢ LÀM VIỆC NHÓM 11

1 Yếu tố khách quan 11

1.1 Các chuẩn mực/qui định của nhóm 11

1.2 Nhiệm vụ và mục tiêu nhóm 12

1.3 Thành phần nhóm 13

1.4 Cơ cấu tổ chức nhóm 14

1.5 Qui mô nhóm 14

1.6 Phương tiện làm việc và giao tiếp 15

2 Yếu tố chủ quan 16

2.1 Các yếu tố kỹ năng liên quan đến con người 16

2.2 Yếu tố lãnh đạo nhóm/Nhóm trưởng 18

2.3 Yếu tố thành viên nhóm 19

III MỘT SỐ VẤN ĐỀ HAY GẶP VÀ GIẢI PHÁP TRONG LÀM VIỆC NHÓM (Sinh viên) 20

1 Một số vấn đề chung 20

2 Đánh giá thực trạng khả năng làm việc nhóm và giải pháp nâng cao khả năng làm việc nhóm của sinh viên kinh tế 23

2.1 Thực trạng 23 2.2 Giải pháp 24

IV KẾT LUẬN 24

GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI

Đôi khi chúng ta có thể thắc mắc rằng: tại sao có những nhóm làm việc tốt hơnnhững nhóm khác? Tại sao có những nhóm mà các thành viên chấp hành rất nghiêm túccác quy định làm việc của nhóm trong khi những nhóm khác thì làm việc rất thiếunghiêm túc và không hiệu quả?

Câu trả lời không đơn giản chút nào vì kết quả làm việc của nhóm phụ thuộc vào rấtnhiều yếu tố Ví dụ, chúng ta đều biết rằng, nhóm không thể tồn tại đơn lẻ Thành côngcủa nhóm phụ thuộc vào nguồn lực của các thành viên trong nhóm như trí thông minh,khả năng, tính cách, nhu cầu động viên cũng như phụ thuộc vào cơ cấu của nhóm khi xácđịnh những vai trò và chuẩn mực cho nhóm Cuối cùng, quy trình làm việcnhóm và nhiệm vụ mà nhóm được giao cũng góp phần tác động đến kết quả công việc và

sự hài lòng của các thành viên trong nhóm

Việc nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc nhóm (sinh viên) sẽ là

cơ sở lý thuyết để nâng cao hiệu quả làm việc của nhóm sinh viên, giúp sinh viên cónhững kỹ năng mà công việc sau này trong một tổ chức doanh nghiệp cũng rất cần nhữngcon người có khả năng làm việc theo nhóm để giải quyết những vấn đề mà công ty đặt racho từng phòng ban hoặc cả tập thể doanh nghiệp

I CƠ SỞ LÝ LUẬN

1 Khái quát chung về làm việc nhóm

1.1 Lịch sử, quá trình hình thành và các nghiên cứu về phương pháp làm việc nhóm

Lịch sử làm việc nhóm xuất hiện từ thời nguyên thủy khi tộc người sống chung,cùng nhau tiến hành kết hợp các hoạt động săn bắn khi mà việc săn bắn rất khó khăn đốivới 1 người Họ tiến hành tổ chức, phối hợp một cách tư nhiên trong hoạt động đời sốngcủa họ Nhưng vào khoảng cuối những năm 20 và đầu những năm 30 của thế kỷ trước.Elton Mayo (1880 – 1949), chính là người đầu tiên nghiên cứu những hoạt động này, ông

đã khai sáng ra “hoạt động tương quan giữa người và người” (Human RelationsMovement) với những chuỗi hoạt động thử thách trong những điều kiện nhất định, nhằmthử khả năng làm việc của nhóm công nhân Qua nhiều lần nghiên cứu và phân tích,người ta đồng ý rằng yếu tố chủ yếu thành công là xây dựng tinh thần đồng nhất, tạo sựgắn kết và hỗ trợ nhau trong tập thể Qua 2 thập niên sau đó, nhiều cuộc thử nghiệm vàphân tích được áp dụng cho nhiều nhóm công nhân, đã minh chứng rằng năng suất làmviệc tăng nhanh khi các công nhân được lập thành nhóm Cùng thời kỳ đó, AbrahamMaslow đã đưa ra thang bậc nhu cầu (Hierarchy of Needs), có liên quan đến động cơ thúcđẩy và thi hành Vào những năm 1950, tập đoàn General Foods đã có một cuộc thửnghiệm về khái niệm làm việc nhóm Nhiều nghiên cứu sau đó liên tục được đưa ra, nhấnmạnh tầm quan trọng của nhóm trong việc tăng năng suất làm việc Những thập niên sau

đó, càng ngày càng có nhiều tập đoàn như General Motors, Saab, Volvo, Honeywell,Xerox, và Pratt & Whitney tổ chức những hoạt động, nhằm chứng tỏ hiệu quả lớn lao của

“làm việc nhóm” Kể từ đó, các tập đoàn, doanh nghiệp đã bắt đầu nghĩ tới ý tưởng thànhlập nhóm và áp dụng những giải pháp mang tính thách thức cao, nhằm mục đích xâydựng nhóm làm việc hiệu quả Và cho đến ngày nay, những hoạt động teambuilding vẫn

là mối quan tâm hàng đầu trong việc phát triển nguồn nhân sự của toàn cầu

1.2 Các định nghĩa nhóm

Những kiến thức và hiểu biết về hoạt động nhóm không những cần cho các nhàhoạt động xã hội, văn hóa, công tác thanh thiếu niên, các nhà giáo dục, nhân viên các

dự án phát triển mà còn rất cần cho mọi người trong các lĩnh vực công nông nghiệpsản xuất ra của cải vật chất.

“Nhóm là tập hợp nhiều người cùng có chung mục tiêu, thường xuyên tương tácvới nhau, mỗi thành viên có vai trò nhiệm vụ khác nhau và có các quy tắc chung chi phốilẫn nhau”

Như vậy đặc điểm của một nhóm:

- Là một tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau- Cùng cam kếtchịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung

- Các thành viên trong nhóm tương tác với nhau và với trưởng nhóm để đạt đượcmục tiêu chung

- Các thành viên trong nhóm phụ thuộc vào thông tin của nhau để thực hiện phầnviệc của mình

Đối với khía cạnh xem xét là nhóm sinh viên thì “Nhóm sinh viên là một tập hợpnhững sinh viên (thường là cùng lớp, khóa, đam mê, …) làm việc cùng nhau để thực hiệnmột dự án, nội dung công việc hay một sở thích nào đó”

1.3 Tầm quan trọng của nhóm làm việc

Làm việc theo nhóm là xu hướng chung của các tổ chức, doanh nghiệp, công tytrên thế giới Một số đặc điểm sau đây có thể lý giải xú hướng này

 Làm việc theo nhóm tạo điều kiện tăng năng suất và hiệu quả của côngviệc Nhiều nghiên cứu đã chứng minh rằng làm việc theo nhóm năng suất và hiệu quảcủa mỗi cá nhân cao hơn hẳn năng suất và hiệu quả trung bình của mỗi cá nhân khi làmviệc riêng lẻ Vì trong nhóm, khi làm việc các kỹ năng và kinh nghiệm bổ trợ lẫn nhau

 Làm việc theo nhóm có thể giảm được một số nhân sự, khâu trung gian nênlinh hoạt hơn Vì linh hoạt nên tổ chức dễ thay đổi để đối phó với thay đổi của môitrường, nắm bắt cơ hội và giảm thiểu nguy cơ

 Nhóm có thể tạo ra môi trường làm việc mà các kiến thức và kinh nghiệmcủa các cá nhân bổ trợ cho nhau, các quyết định đưa ra toàn diện và phù hợp hơn

 Nhóm làm việc có đủ khả năng hoàn thành một dự án hoàn chỉnh trong khi mỗi

cá nhân chỉ có thể hoàn thành một phần việc Nhóm có thể tận dụng những gì tốt nhất

của mỗi cá nhân trong công tác chuyên môn và cả ngoài chuyên môn Các thành viên tựrút ra những gí tốt nhất để học hỏi lẫn nhau, cải thiện thái độ và ứng xử của mình.

2 Các đặc điểm của làm việc nhóm

2.1 Quá trình phát triển nhóm làm việc

Các nhóm nói chung hay sinh viên nói riêng đều có những giai đoạn phát triển khácnhau và ở mỗi giai đoạn đòi hỏi một kỹ năng lãnh đạo khác nhau để đạt được kết quả caonhất

Sự trưởng thành của nhóm thường trải qua bốn giai đoạn và ở mỗi giai đoạn họ cần

sự hướng dẫn, giúp đỡ khác nhau từ người trưởng nhóm Trưởng nhóm cũng phải điềuchỉnh phong cách quản lý để phù hợp với sự phát triển của nhóm

Giai đoạn 1: Hình thành

Theo một nghiên cứu mở rộng của tác giả Susan A Wheelan về hoạt động củanhóm thì giai đoạn đầu tiên của sự phát triển nhóm được định hình bởi sự phụ thuộc lẫnnhau trong điều hành, sự an toàn và cảm giác của các thành viên trong nhóm Các thànhviên tán thành kế hoạch do người đứng đầu hoặc bất kỳ thành viên nào có ảnh hưởng lớntrong nhóm đề ra Trong giai đoạn này, các thành viên tìm kiếm sự ủng hộ của các thànhviên khác hơn là tập trung giải quyết công việc của mình Họ tỏ vẻ rất lịch sự và ít khibày tỏ quan điểm trái ngược với các thành viên khác

Các nhà lãnh đạo/nhóm trưởng nên thể hiện vai trò lãnh đạo của mình ngay thờiđiểm này Họ cần thiết lập mục tiêu chung cho cả nhóm, định hình cấu trúc nhóm thôngqua các cuộc họp định kỳ để cho các thành viên thấy được tầm quan trọng của mình đốivới sự sống còn của nhóm Các nhà lãnh đạo có thể xác định được mình có làm tốt côngviệc trong giai đoạn này không bằng cách xem xét thái độ của nhân viên dưới quyền, họ

có xem mình là người lãnh đạo nhân từ, độ lượng và có tài hay không

Nếu định hướng đúng, nhóm sẽ trưởng thành, chuyển từ giai đoạn 1 sang giai đoạn

2 trong thời gian sớm nhất Khoảng thời gian này phụ thuộc vào đặc điểm của các thànhviên về mức độ hiểu biết, khoảng cách, …

Đối với nhóm sinh viên thì giai đoạn này thường ngắn do đặc điểm là nhóm sinhviên được hình thành do sự áp đặt từ bên ngoài (chia theo danh sách lớp học) hoặc do tựlập ra từ các thành viên đã quen biết nhau/làm việc cùng nhau từ trước.

Giai đoạn 2: Bão tố/Xung đột

Ở giai đoạn này, nhóm bắt đầu tìm kiếm tự do trong sự quản lý của cấp trên/nhómtrưởng và các thành viên trong nhóm bắt đầu bày tỏ những ý kiến khác nhau về mục tiêuchung của nhóm và tìm cách giải quyết vấn đề thế nào cho tốt Nhiệm vụ của nhóm tronggiai đoạn này là phát triển mục tiêu chung, thống nhất giá trị và chương trình hành động.Các cuộc tranh luận nảy lửa không thể tránh khỏi trong quá trình làm việc và mâu thuẫnthường xảy ra trong giai đoạn này

Vấn đề mấu chốt là gia tăng sự đóng góp của các thành viên cho mục tiêu chungcủa nhóm Chính vì vậy, sự trao đổi, liên lạc phải chuyển chiều từ trên xuống dưới sangđối thoại bình đẳng giữa các cấp độ với nhau Sự chuyển tiếp lên giai đoạn 2 có thể đượcxem là giai đoạn khó khăn, thách thức nhất của nhà quản lý/nhóm trưởng Cách cư xửlịch sự và sự tôn trọng trong các buổi họp nhóm trước đây nhường chỗ cho những tranhcãi về sự bất đồng quan điểm dường như không có hồi kết Mọi người có vẻ như khôngcòn hợp tác với nhiều thách thức cũng đặt ra cho nhà quản lý Do đó, nhà quản lý phải cócác biện pháp giải quyết xung đột hơn là cố thiết lập một bầu không khí tin tưởng giả tạotrong sự bất đồng ý kiến của các thành viên trong nhóm Nếu mọi chuyện đều suôn sẻ,thuận lợi, giai đoạn này càng rút ngắn thì càng thuận lợi cho tiến trình công việc củanhóm (sinh viên)

Giai đoạn 3: Hình thành chuẩn mực

Nếu một nhóm được quản lý tốt, vượt qua được những xung đột không thể tránhkhỏi trong giai đoạn 2, các thành viên tin tưởng nhau thì sự hợp tác, gắn bó giữa cácthành viên ngày càng tăng lên Các cuộc đối thoại, tranh luận sẽ cởi mở hơn và hướngđến công việc nhiều hơn Sự xung đột sẽ giảm xuống khi các thành viên tập trung vàocông việc và giảm bớt sự quan tâm vào địa vị, quyền lực và sự ảnh hưởng lẫn nhau Giaiđoạn phát triển thứ 3 của một nhóm được định hình bởi các cuộc thương lượng, đàmphán nghiêm túc hơn về vai trò của từng cá nhân trong nhóm, cách thức tổ chức nhóm và

quy trình làm việc Đây cũng là giai đoạn các thành viên trong nhóm củng cố mối quan

hệ với nhau

Các nhà lãnh đạo/nhóm trưởng sẽ thấy rằng công việc của họ sẽ dễ dàng hơn Họkhông cần phải can thiệp nhiều vào hoạt động của nhóm như các giai đoạn đầu nữa màchỉ cần lo giữ cho mọi người, mọi việc đi đúng quỹ đạo đã vạch ra Trưởng nhóm tronggiai đoạn này có vai trò như một huấn luyện viên trong các cuộc họp ra quyết định củanhóm Cần ít nhất hai tháng để chuyển từ giai đoạn 3 sang giai đoạn 4

Giai đoạn 4: Thực hiện/Đỉnh cao của sự phát triển

Đây là giai đoạn mà mọi thành viên trong nhóm yêu thích nhất - giai đoạn đạt năngsuất và hiệu quả cao nhất Những tồn đọng của các giai đoạn trước còn sót lại đều có thểđược giải quyết và cả nhóm tập trung toàn bộ sức lực hoàn thành mục tiêu chung Cácthành viên rất phấn khích khi làm việc với nhau để cùng đạt mục tiêu chung và tinh thầnđồng đội tăng cao hơn bao giờ hết Để thành công, cả người lãnh đạo/nhóm trưởng vàthành viên phải cùng nhau học cách quản lý và làm việc ăn ý ngay từ khi nhóm mới thànhlập

2.2 Quy luật làm việc theo nhóm

được

- Quy luật “con sâu làm rầu nồi canh”: Những thái độ không tốt có thể làm hỏng cảđội.

nhau khi làm việc

khi thất bại trong việc trả giá

mình

nhau là khả năng lãnh đạo

II CÁC YẾU TỐ TÁC ĐỘNG ĐẾN HIỆU QUẢ LÀM VIỆC NHÓM

Tác động tới sự làm việc hiệu quả của nhóm là các yêu tố khách quan của nhóm

(quy mô nhóm, sự đa dạng của thành viên nhóm, các chuẩn mực nhóm, …) hoặc những

yếu tố chủ quan xuất phát từ con người (kỹ năng, lãnh đạo, thành viên nhóm)

1 Yếu tố khách quan

1.1 Các chuẩn mực/qui định của nhóm

Đây là các quy chế, quy tắc mà nhóm tự đề ra để các thành viên theo đó mà thựchiện Các chuẩn mực của nhóm rất quan trọng, nó cho phép các thành viên trong nhómnhận các thông tin phản hồi tích cực Các chuẩn mực được xây dựng có sự tham gia, saocho mục tiêu của nhóm được thực hiện một cách tốt nhất Ví dụ, không được nói chuyệnriêng trong lúc đang thảo luận

Nhóm phải xây dựng được quy tắc, quy định, nội quy của nhóm để sao cho nhómhoạt động hiệu quả Đây là những quy tắc chính thức Trong nhóm còn có những quytắc ngầm không công bố nhưng cũng có hiệu lực không kém phần quan trọng Quy tắcngầm có mặt tích cực và mặt tiêu cực

Ví dụ nhóm cần xây dựng các tiêu chí đánh giá về mức độ hoàn thành công việc nhưchất lượng công việc, đúng thời hạn, … để làm cơ sở động viên hay phê bình mà khônggây nên những sự mập mờ, không rõ ràng dẫn đến mất đoàn kết và mâu thuẫn trongnhóm.

Các qui định, chuẩn mực không rõ ràng và lỏng lẻo thường là điểm yếu của nhómlàm việc sinh viên Điều này là do đặc thù của nhóm là sinh viên với mối liên kết khôngchặt chẽ và mang tính ràng buộc cao như các tổ chức, doanh nghiệp Các qui định, chuẩnmực này thường hay bị bỏ qua hoặc các thành viên tự ngầm hiểu với nhau mà thườngkhông đi đến thống nhất hay công bố ngay từ ban đầu Một ví dụ về việc một số thànhviên không nghiêm túc hoặc không tập trung trong những buổi làm việc tập trung sẽ gâyảnh hưởng đến các thành viên khác và hiệu quả làm việc chung của nhóm nhưng hìnhthức “kỷ luật” thường thì sẽ không rõ ràng và đủ sức “răn đe” như trong các tổ chứcdoanh nghiệp kinh doanh

Xây dựng một chuẩn mực cho nhóm làm việc sẽ mang lại hiệu quả tích cực như:

- Duy trì sự sống còn của nhóm

- Tăng khả năng dự đoán hành vi của các thành viên trong nhóm

- Giảm những quan hệ rắc rối giữa các thành viên trong nhóm

- Giúp phân biệt các nhóm khác nhau

Như vậy, nếu biết được các chuẩn mực của nhóm, nhóm trưởng có thể giải thíchđược hành vi của các thành viên trong nhóm Bên cạnh đó, nếu các chuẩn mực hỗ trợ tíchcực cho kết quả công việc, nhóm trưởng có thể hy vọng nhiều vào quá trình thực hiệncông việc của từng cá nhân Tương tự như vậy, tỉ lệ vắng mặt cao hay thấp trong mộtnhóm cũng phụ thuộc vào chuẩn mực do nhóm đề ra Tuy nhiên, điều chúng ta cần quantâm hơn cả là sự tuân thủ các chuẩn mực trong nhóm của các thành viên Chuẩn mực đề

ra mà mức độ tuân thủ không cao thì sẽ ảnh hưởng đến công việc chung Vậy làm thế nào

để các thành viên trong nhóm tuân thủ các chuẩn mực Điều này phụ thuộc vào ý thứccủa họ về tầm quan trọng của nhóm Nếu ý thức là nhóm rất quan trọng với mình thì mức

độ tuân thủ sẽ cao Ngoài ra, nhóm có thể tạo ra những áp lực buộc các thành viên tuântheo

1.2 Nhiệm vụ và mục tiêu nhóm

Một nhóm sinh viên được hình thành nên từ một nhiệm vụ từ ban đầu Nếu nhiệm

vụ mang tính ràng buộc cao (thực hiện các nhiệm vụ học tập do giảng viên giao, các côngviệc mang tính kinh doanh…) sẽ tác động và được cam kết mạnh mẽ bởi các thành viêntrong nhóm, thúc đẩy hiệu quả làm việc của mỗi thành viên và của nhóm Những nhiệm

vụ có tính ràng buộc lỏng lẻo hoặc phụ thuộc vào nhận thức của mỗi thành viên (cácnhóm học tập, giải trí,…) thì tính cam kết và khả năng kết nối sẽ tương đối yếu hơn

Mục tiêu chung (hay mục đích) của nhóm phải cụ thể, rõ ràng Mục tiêu này phảiđược các thành viên nhóm hiểu rõ và cùng cam kết thực hiện Mục tiêu xuyên suốt quátrình hoạt động của nhóm , nhưng cũng có thể điều chỉnh thay đổi để phù hợp môitrường mà nhóm tồn tại Tuy nhiên mục tiêu từng thành viên, mục tiêu của nhóm phảiphù hợp với mục tiêu của nhóm Đa số mục tiêu của nhóm có thể là điểm số nhưng cũng

có thành viên trong nhóm đặt vấn đề kiến thức, kỹ năng học tập được từ các thành viênkhác lên hàng đầu

Khi nhiệm vụ đơn giản, các thành viên trong nhóm chỉ cần dựa vào quy trình hoạtđộng đã chuẩn hóa để làm không cần phải bàn bạc Do đó, nhóm sẽ vẫn làm việc có hiệuquả cho dù trưởng nhóm yếu kém, xung đột cao Còn với nhiệm vụ có tính phức tạp, cácthành viên trong nhóm cần phải gặp nhau nhiều hơn để thảo luận

1.3 Thành phần nhóm

Nhóm hiệu quả bao gồm và được tạo thành bởi sự đa dạng về văn hóa, khả năng vàtính cách Sự da dạng có thể thúc đẩy sự sáng tạo và đổi mới và năng cao ý thức và tôntrọng sự khác biệt Điều sẽ hỗ trợ cho một nhóm hiệu quả Những nhóm được thành lập

từ các thành viên có những chuyên môn khác nhau sẽ thuận lợi hơn trong việc phân côngnhiệm vụ và ảnh hưởng đến chất lượng công việc trong từng mục tiêu, giai đoạn cụ thể

Một ví dụ nhóm sinh viên được hình thành từ các thành viên mà mỗi thành viên cónhững chuyên môn riêng rẻ về ngoại ngữ, vi tính, phân tích, giao tiếp, … sẽ rất thuận lợitrong việc tìm hiểu thị tường thu thập số liệu, tài liệu (dịch từ tài liệu nước ngoài), phântích số liệu thu thập, … và cũng sẽ rất dễ dàng cho việc phân công nhiệm vụ bởi khi đómỗi thành viên khó mà từ chối nhiệm vụ thuộc chuyên môn của mình