TỔNG QUAN
BẢO QUẢN VÀ TỒN TRỮ THUỐC
2 BẢO QUẢN VÀ TỒN TRỮ THUỐC
1.2.1 Khái niệm và vai trò của bảo quản thuốc
Bảo quản thuốc là quá trình lưu trữ an toàn các loại thuốc và bao bì của chúng, đồng thời đảm bảo việc sử dụng đúng cách và duy trì hồ sơ tài liệu đầy đủ, bao gồm cả biên nhận và phiếu xuất.
1.2.2 Thực hành tốt bảo quản thuốc
Thực hành tốt bảo quản thuốc (Good Storage Practices - GSP) là những biện pháp cần thiết để bảo quản và vận chuyển nguyên liệu cũng như sản phẩm trong tất cả các giai đoạn sản xuất, bảo quản, tồn trữ, vận chuyển và phân phối thuốc Mục tiêu của GSP là đảm bảo rằng thành phẩm thuốc luôn đạt chất lượng theo tiêu chuẩn khi đến tay người tiêu dùng.
* Nội dung cơ bản của thực hành tốt bảo quản thuốc[3], [7]
+ Nhân sự: Có đủ nhân viên, có trình độ phù hợp được đào tạo về
“Thực hành tốt bảo quản thuốc”.,
Nhà kho và trang thiết bị cần được thiết kế và xây dựng một cách hệ thống để bảo vệ thuốc và bao bì khỏi những ảnh hưởng bất lợi Việc sửa chữa và duy tu nhà kho cũng rất quan trọng nhằm đảm bảo an toàn và chất lượng cho sản phẩm lưu trữ.
Để đảm bảo chất lượng của thuốc, quy trình bảo quản là rất quan trọng Các loại thuốc cần được lưu trữ trong điều kiện thích hợp và được luân chuyển theo nguyên tắc nhập trước, xuất trước (FIFO) hoặc hết hạn trước, xuất trước (FEFO) Việc thực hiện đúng các nguyên tắc này giúp đảm bảo rằng những sản phẩm có hạn sử dụng sớm hơn sẽ được sử dụng trước, từ đó nâng cao hiệu quả và an toàn trong việc sử dụng thuốc.
Trước khi nhập kho, thuốc cần được kiểm tra và đối chiếu với các tài liệu chứng từ liên quan Mỗi lần nhập hàng, hồ sơ ghi chép phải được lưu trữ cẩn thận để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quá trình quản lý.
Cấp phát và quay vòng kho thuốc phải đảm bảo chỉ sử dụng những sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng và còn trong hạn sử dụng Cần duy trì các bản ghi chép rõ ràng, ghi lại tất cả các lần nhập và xuất kho, đồng thời tuân thủ nguyên tắc quay vòng kho (nhập trước - xuất trước) để đảm bảo hiệu quả trong quản lý.
Để bảo quản thuốc hiệu quả, cần duy trì các điều kiện bảo quản ổn định và giữ nguyên vẹn bao bì thuốc trong suốt quá trình lưu trữ Việc kiểm tra thường xuyên số lô và hạn sử dụng là cần thiết nhằm đảm bảo tuân thủ nguyên tắc FIFO (First In, First Out) hoặc FEFO (First Expired, First Out) và phát hiện kịp thời các sản phẩm sắp hết hạn hoặc đã hết hạn sử dụng.
Tất cả các thuốc trả về cần được bảo quản trong khu vực biệt trữ và chỉ được phép quay lại kho thuốc lưu thông sau khi nhận được sự phê duyệt từ người có thẩm quyền, dựa trên các đánh giá chất lượng hợp lý nhằm đảm bảo an toàn cho người sử dụng.
Tồn trữ là quá trình bảo quản nguyên liệu, vật tư, bao bì, bán thành phẩm và thành phẩm trong sản xuất, bao gồm xuất nhập kho, kiểm tra, kiểm kê và các biện pháp bảo quản kỹ thuật Đây là một yếu tố quan trọng trong việc cung cấp thuốc đến tay người tiêu dùng với số lượng đầy đủ, chất lượng đảm bảo và kịp thời, đồng thời giảm thiểu hư hỏng trong quá trình bảo quản và phân phối Đối với các cơ sở phân phối thuốc cho bệnh viện và các điểm bán lẻ, việc thực hiện tốt công tác tồn trữ tạo ra lợi thế cạnh tranh lớn Để đảm bảo chất lượng thuốc trong quá trình tồn trữ, các kho cần đáp ứng yêu cầu về cơ sở vật chất và quy trình thực hành bảo quản tốt.
Công tác tồn trữ bao gồm các nội dung:
Xác định nhu cầu thuốc là quá trình tập hợp các loại thuốc với hàm lượng và số lượng phù hợp, đảm bảo chất lượng nhằm đáp ứng nhu cầu khám chữa bệnh của người dân trong một khoảng thời gian và không gian cụ thể Hiện nay, việc xác định nhu cầu thuốc tại các chi nhánh phân phối chuyên nghiệp dựa vào nhiều yếu tố, bao gồm mô hình bệnh tật, kỹ thuật chẩn đoán, hiệu lực điều trị của thuốc, cũng như các loại thuốc cạnh tranh có cùng hàm lượng và dạng bào chế.
12 chế của các đối thủ cạnh tranh… mà còn phụ thuộc vào các chính sách khuyến mại tiếp thị của tổng công ty
+Tiếp nhận, bảo quản thuốc tại kho để làm nhiệm vụ cung ứng thuốc theo đơn hàng.
VÀI NÉT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM HẬU
1.3.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Dược Hậu Giang, tiền thân là Xí nghiệp Dược phẩm 2/9, được thành lập vào ngày 02/09/1974 tại Kênh 5 Đất Sét, xã Khánh Lâm, huyện U Minh, tỉnh Cà Mau.
Sau 30/04/1975 Ban Dân Y Khu Tây Nam Bộ giải thể, giao xí nghiệp 2/9 cho Sở Y tế Hậu Giang quản lý
Năm 1988, UBND Tỉnh Hậu Giang quyết định sát nhập công ty cung ứng vật tư, thiết bị y tế vào Xí nghiệp liên hợp Dược Hậu Giang
Ngày 02/9/2004 cổ phần hóa Xí nghiệp liên hợp Dược Hậu Giang thành Công ty Cổ phần Dược Hậu Giang với vốn điều lệ ban đầu là 80 tỷ đồng
Niêm yết: Ngày 21/12/2006, niêm yết 8.000.000 cổ phiếu trên sàn HOSE
Các đợt tăng vốn điều lệ:
Bảng 1.2: Các đợt tăng vốn điều lệ của DHG[14] ĐVT: 1.000 đồng
Thời điểm Vốn trước phát hành Vốn tăng Vốn sau
Các sự kiện quan trọng
1996: Năm đầu tiên sản phẩm được người tiêu dùng bình chọn
“Hàng Việt Nam chất lượng cao” (15 năm liền)
Năm đầu tiên nhà máy đạt tiêu chuẩn GMP
Năm đầu tiên DHG dẫn đầu ngành công nghiệp dược Việt Nam liên tục cho đến nay
Sau 36 năm phát triển, DHG đã khẳng định vị thế là doanh nghiệp hàng đầu trong ngành dược Việt Nam Những yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc giúp công ty vững vàng trên con đường hội nhập quốc tế.
1.3.2 Lĩnh vực kinh doanh và vị thế
Ngành nghề kinh doanh chủ yếu bao gồm sản xuất và kinh doanh dược phẩm, thực phẩm chức năng và mỹ phẩm, trong đó doanh thu từ dược phẩm đóng vai trò chủ yếu trong cơ cấu doanh thu.
Bảng 1.3: Tỷ trọng doanh thu chủ yếu trong cơ cấu kinh doanh
Tên sản phẩm Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
DHG là công ty dẫn đầu ngành công nghiệp dược Việt Nam trong suốt 17 năm liên tiếp kể từ năm 1996, với tốc độ tăng trưởng vượt trội so với thị trường Đặc biệt, năm 2012, công ty đạt mức tăng trưởng 18%, thể hiện nỗ lực đáng ghi nhận của DHG trong việc phát triển bền vững.
14 trong tình hình kinh tế khó khăn chung của các công ty dược trong nước với tốc độ trong nước chỉ ước đạt 5%[9]
Theo Báo cáo kết quả thực hiện năm 2013 của Cục Quản lý Dược Việt Nam, thị trường thuốc năm 2013 ước tính đạt tổng giá trị 2,78 tỷ USD, tăng 6,7% so với năm 2012 Trong đó, giá trị thuốc sản xuất trong nước ước đạt 1,3 tỷ USD, tăng 8,3% so với năm trước.
2012, chiếm 46,84% tổng giá trị tiền thuốc sử dụng Tiền thuốc bình quân đầu người năm 2013 ước tính 31,18 USD/người/năm (năm 2011 là 29,5 USD/người/năm)
Năm 2013, doanh thu thuần từ dược phẩm tự sản xuất của DHG đạt 3.005 tỷ VND, tương đương với 142 triệu USD theo tỷ giá 21.125 VND/USD Trong năm này, DHG chiếm 11% thị phần trong thị trường thuốc sản xuất trong nước và 5% tổng giá trị tiền thuốc sử dụng.
Theo báo cáo của IMS Quý 4/2013, DHG là doanh nghiệp nội địa duy nhất nằm trong Top 3 thị phần dẫn đầu thị trường dược phẩm Việt Nam, đứng thứ 3 sau Sanofi Group và GlaxoSmithKline Group.
Hình 1.1: Thị phần của các doanh nghiệp trong quý 4/2013
Năm 2013, doanh thu thuần từ dược phẩm tự sản xuất của DHG đạt 3.527 tỷ VNĐ, tăng trưởng 20,34% so với cùng kỳ năm trước Thị phần của DHG trong thị trường thuốc sản xuất trong nước chiếm 10,8%, và 5% so với tổng giá trị tiền thuốc sử dụng Theo báo cáo của IMS giai đoạn 2008-2011, DHG là doanh nghiệp trong nước duy nhất nằm trong top 5 công ty dẫn đầu thị trường dược phẩm Việt Nam, đứng thứ 4 trong số các nhà sản xuất dược phẩm tại đây.
Hệ thống phân phối của DHG trải dài trên toàn quốc, từ Lạng Sơn đến Mũi Cà Mau, bao gồm 12 công ty con, 24 chi nhánh và 68 quầy thuốc bán lẻ tại các bệnh viện tỉnh tính đến ngày 31/03/2013.
1.3.3 Hệ thống các giá trị cốt lõi
* Lấy chất lượng, an toàn, hiệu quả làm cam kết cao nhất Điều DHG quan tâm nhất là:
+ Chất lượng sản phẩm và dịch vụ phải được ưu tiên hàng đầu
+ Hiệu quả kinh doanh của toàn Công ty đạt tối đa
+ Môi trường làm việc tại Công ty là an toàn và lành mạnh
+ Công việc của Nhân viên được thực hiện một cách chuyên nghiệp
+ Nhân viên tại Công ty có công việc ổn định và được cống hiến lâu dài
* Lấy tri thức, sáng tạo làm nền tảng cho sự phát triển
Con người là nguồn lực quí giá nhất, vì vậy DHG luôn quan tâm:
+ Nhân viên được đào tạo chính quy, sẵn sàng chấp nhận những thử thách mới và luôn phấn đấu để đạt được những mục tiêu đầy thách thức
+ Ý tưởng phải được tạo ra và chia sẻ ở mọi cấp, mọi nơi trong Công ty
+ Khuyến khích tinh thần sáng tạo, cải tiến, đổi mới và hoàn thiện trong mỗi Nhân viên
* Lấy trách nhiệm, hợp tác, đãi ngộ làm phương châm hành động
- DHG muốn tìm và giữ những con người phù hợp nhất trong tất cả các lĩnh vực chuyên môn
- DHG muốn mỗi nhân viên hiểu rằng: dù ở vị trí công việc nào, họ đều là một phần không thể thiếu trong Công ty
Để đảm bảo hiệu quả trong công việc, cần xác định và mô tả rõ ràng vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân Công ty cũng nên ban hành các mệnh lệnh và hướng dẫn thi hành chính sách, nội quy làm việc, quy tắc đạo đức cùng các hướng dẫn khác một cách cụ thể, dễ hiểu và thực tế Điều này không chỉ giúp nhân viên dễ dàng thực hiện mà còn có cơ chế kiểm tra và nhắc nhở để nâng cao hiệu quả công việc.
+ Quan tâm rèn luyện, bồi dưỡng đội ngũ kế thừa
Thăng chức, trả công và thưởng cần được thực hiện dựa trên sự đánh giá công bằng về năng lực và thành tích cá nhân của từng nhân viên, đồng thời xem xét thành tích của tập thể và giá trị thị trường.
*Lấy bản sắc Dược Hậu Giang làm niềm tự hào Công ty
Đối với DHG, đạo đức là giá trị cốt lõi, đóng vai trò là hướng dẫn trong ứng xử hàng ngày và ảnh hưởng lớn đến danh tiếng của Công ty Nó không chỉ là nền tảng cho sự thành công mà còn là yếu tố quyết định sự phát triển bền vững, phản ánh đặc trưng riêng của đội ngũ nhân viên DHG.
Hình ảnh của DHG chủ yếu phụ thuộc vào cách mà mỗi cá nhân trong công ty đối xử với nhau Trong hoạt động kinh doanh, mối đe dọa lớn nhất không phải là khủng hoảng tài chính, mà là khủng hoảng về hình ảnh của công ty.
DHG coi việc xây dựng, gìn giữ và phát triển các chuẩn mực đạo đức cùng với những giá trị và quan niệm tích cực trong tổ chức, kiểm soát công việc, quản lý, ra quyết định và giao tiếp là những yếu tố cốt lõi tạo nên văn hóa doanh nghiệp Mục đích của những nỗ lực này là nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và xây dựng môi trường làm việc tích cực.
+ Đề cao các giá trị: “Chất lượng – Hiệu quả - Sáng tạo – Trung thành – Kỷ cương – Chuyên nghiệp” trong mọi hoạt động của từng cá nhân và tập thể
Tạo ấn tượng đẹp và nét riêng biệt sẽ giúp bạn thuyết phục xã hội và mọi người xung quanh, từ đó xây dựng uy tín vững chắc cho công ty, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững.
+ Xây dựng một tập thể gắn bó, thương yêu nhau với những thành viên giỏi về công việc, ngày càng hoàn thiện về nhân cách
MỘT VÀI NÉT VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC HẬU GIANG TẠI HẢI PHÒNG
Được thành lập vào năm 1997 với chỉ 4 nhân viên, chi nhánh Hải Phòng ban đầu đạt doanh số khoảng 205 triệu VNĐ Đến năm 2011, chi nhánh này đã được sát nhập với chi nhánh Quảng Ninh, mở rộng phụ trách cả hai tỉnh Hiện tại, doanh số của chi nhánh Hải Phòng đã tăng vọt lên 95.598 triệu VNĐ.
Số lượt nhân viên của chi nhánh không ngừng tăng lên để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng
Người phụ trách chuyên môn
Bảng 1.4: Số lượng nhân viên CNHP qua các năm
Số lượng Tỉ lệ Số lượng Tỉ lệ Số lượng Tỉ lệ
Từ khi thành lập, doanh số của chi nhánh đã đạt 95 tỷ vào năm 2013, trở thành một trong 10 chi nhánh có doanh thu hàng đầu của DHG, đóng góp đáng kể vào thành công chung của công ty.
Bảng 1.5 10 công ty con, chi nhánh doanh số cao nhất năm 2013
STT TÊN ĐƠN VỊ DOANH SỐ
1 Chi Nhánh Công Ty Cổ Phần Dược Hậu Giang tại
2 Cty TNHH một thành viên TOT PHARMA 210
3 Chi Nhánh Công Ty Cổ Phần Dược Hậu Giang tại
4 Chi Nhánh Công Ty Cổ Phần Dược Hậu Giang tại Đồng Nai 170
5 Chi Nhánh Công Ty Cổ Phần Dược Hậu Giang tại
6 Cty TNHH một thành viên A&G PHARMA 102
7 Chi Nhánh Công Ty Cổ Phần Dược Hậu Giang tại
8 Chi Nhánh Công Ty Cổ Phần Dược Hậu Giang Tại
9 Chi Nhánh Công Ty Cổ Phần Dược Hậu Giang tại
10 Chi Nhánh Công Ty Cổ Phần Dược Hậu Giang tại
ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU
Chi nhánh Công ty Cổ phần Dược Hậu Giang tại Hải Phòng đã chú trọng vào công tác bảo quản và tồn trữ trong năm 2013, với hệ thống cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại nhằm nâng cao hiệu quả trong công việc này.
- Công ty cổ phần Dược Hậu Giang Chi nhánh Hải phòng
*Thời gian nghiên cứu:trong năm 2013.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Mô tả hồi cứu kết hợp với khảo sát
2.2.2 Phương pháp thu nhập số liệu
Dựa trên các số liệu hiện có và kết quả từ các khảo sát thực tế, bài viết phân tích các báo cáo liên quan đến tồn kho, doanh thu, kiểm kê cuối tháng, cùng với sổ sách ghi chép nhiệt độ, độ ẩm, nhật ký giao hàng, và các hóa đơn xuất nhập hàng trong năm 2013.
Các biểu mẫu thu thập số liệu nghiên cứu gồm có:
Dựa vào cơ sở vật chất hiện có tại CNHP, bao gồm số lượng kho, diện tích và chiều cao, chúng ta có thể thu thập dữ liệu về số lượng kho, diện tích và loại nhà Thông tin chi tiết được trình bày trong phụ lục 1.
Thông qua việc thống kê số lượng trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản tại kho, chúng tôi đã thu thập dữ liệu chi tiết về các thiết bị này, được trình bày trong biểu mẫu tại phụ lục 2.
Dựa vào số lượng thiết bị phòng cháy chữa cháy hiện có tại CNHP, chúng ta có thể tham khảo biểu mẫu thu thập số liệu về các phương tiện chữa cháy được trình bày trong phụ lục 3 và 4.
- Dựa vào sổ ghi chép nhiệt độ, độ ẩm tại CNHP năm 2013, tổng số
366 ngày: kiểm tra sổ ghi chép nhiệt độ, độ ẩm của kho và tính xem trong năm 2013 có bao nhiêu ngày không kiểm soát nhiệt độ, bao nhiêu ngày
23 kiểm soát nhiệt độ đủ 2 lần/ngày và bao nhiêu ngày chỉ kiểm soát nhiệt độ
1 lần/ngày, bao nhiêu ngày không ghi Biểu mẫu thu thập số liệu về số ngày kiểm tra nhiệt độ, độ ẩm tại phụ lục 5
Dựa trên khảo sát thực tế về nhiệt độ và độ ẩm tại hai kho trong một số ngày, chúng tôi đã ghi lại nhiệt độ và độ ẩm vào đầu và cuối giờ quy định Kết quả trung bình được tính toán và so sánh với các số liệu thực tế đã được ghi chép tại kho.
Nếu nhiệt độ khảo sát nằm trong khoảng ± 1°C so với nhiệt độ ghi trong sổ và độ ẩm khảo sát nằm trong khoảng ± 2% so với độ ẩm ghi trong sổ, thì kết quả khảo sát được coi là tương đồng với dữ liệu trong “Sổ ghi chép nhiệt độ, độ ẩm” Biểu mẫu thu thập số liệu theo dõi thực tế được trình bày tại phụ lục 6 và phụ lục 7 Để thu thập số liệu liên quan đến hoạt động tồn trữ, chúng ta dựa vào tổng doanh số và doanh số của các mặt hàng trong năm 2013, từ đó chọn ra 20 mặt hàng có doanh số lớn nhất Trong năm 2013, doanh số của chi nhánh đạt 95,6 tỷ VNĐ, và 20 mặt hàng có giá trị lớn nhất trong năm 2013 được xác định.
Bảng 2.6: Doanh số 20 mặt hàng có giá trị lớn nhất năm 2013
STT Tên quy cách Đơn vị
Tỉ lệ/ tổng doanh số
Dựa trên hóa đơn hàng nhập kho của 20 mặt hàng có giá trị lớn nhất năm 2013, cần so sánh hạn dùng của lô thuốc vừa nhập với lô có hạn dùng dài nhất nhập trước đó Nếu hạn dùng của lô vừa nhập dài hơn hoặc bằng hạn dùng của lô nhập trước đó, thì lô vừa nhập sẽ tuân theo nguyên tắc FEFO Biểu mẫu thu thập số liệu về số lô và hạn dùng của một số mặt hàng nhập kho năm 2013 được trình bày tại phụ lục 8.
Để thu thập số liệu về việc thực hiện các nguyên tắc xuất nhập hàng hóa, chúng tôi so sánh số lô và hạn dùng của lô được xuất với số lô và hạn dùng của lô có hạn sử dụng ngắn nhất trong kho của 20 mặt hàng có giá trị lớn nhất năm 2013 Nếu có hai lô trùng nhau, hàng xuất đi sẽ tuân theo nguyên tắc FEFO Biểu mẫu thu thập số liệu về số lô và hạn dùng của một số mặt hàng xuất kho năm 2013 được trình bày tại phụ lục 9.
Để đánh giá sự tuân thủ nguyên tắc xuất nhập kho, chúng tôi tiến hành kiểm tra 03 lần, mỗi lần 10 hóa đơn với số lượng hàng xuất lớn nhất vào các ngày 02/11/2013, 06/02/2013 và 30/12/2013 Trong quá trình kiểm tra, chúng tôi ghi lại số lô của từng thuốc xuất trong hóa đơn và đối chiếu với số lô ghi trên hóa đơn cũng như số lô thực tế còn lại trong kho Nếu số lô không khớp, chúng tôi so sánh với số lô có hạn dùng ngắn nhất hiện có, và nếu trùng nhau, thuốc xuất kho sẽ tuân theo nguyên tắc FEFO Biểu mẫu thu thập số liệu về số lô và hạn dùng của một số hóa đơn đã xuất được trình bày tại phụ lục 10.
Để đánh giá sự chênh lệch giữa số lượng tồn kho thực tế và số lượng ghi chép trên sổ sách của một số mặt hàng trong năm 2013, chúng ta sẽ tính hiệu số giữa hai giá trị này Thông tin chi tiết về sự khác biệt này được trình bày trong biểu mẫu thu thập số liệu tại phụ lục 11.
- Công thức ước tính lượng thuốc tồn kho theo hướng dẫn của WHO Smin = (LT x CA) + SS
CA : Lượng thuốc tiêu thụ hàng tháng (Average Consumtion)
LT: Thời gian thuốc từ nhà cung cấp đến kho thuốc (Supplier Lead Time)
PP: Khoảng thời gian giữa hai lần nhập hàng (Procurement Period) SS: Lượng tồn kho an toàn
2.2.3 Phương pháp phân tích, xử lý số liệu
Bảng 2.7 Chỉ tiêu và cơ sở đánh giá các hoạt động tồn trữ
STT Chỉ tiêu đánh giá Cơ sở để đánh giá
1 Tuân thủ nguyên tắc xuất kho
Thông qua 20 mặt hàng bán chạy nhất năm 2013 và kiểm tra thực tế
2 Sự khớp nhau giữa sổ sách và thực tế
Thông qua 12 lần kiểm kê trong năm của
20 mặt hàng bán chạy nhất năm 2013
3 Tỉ lệ hư hao của kho Tổng giá trị các mặt hàng thiếu hụt trong năm 2013
Thông qua các mặt hàng bị thiếu trong 2 tháng cuối năm
5 Sử lý hàng hỏng, không đạt chất lượng
Số lượng, giá trị cách sử lý của các hàng hết hạn, hỏng, trả về
- Phân tích số liệu: Phương pháp so sánh liên hoàn số liệu theo tháng, theo các phân loại khác nhau, so sánh tỷ lệ
- Xử lý số liệu, trình bày bảng, biểu đồ minh họa bằng phần mềm excel, word.
NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
* Đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình bảo quản
- Cơ sở vật chất, trang thiết bị
- Công tác kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm
* Đánh giá các chỉ tiêu liên quan đến hoạt động tồn trữ thuốc
- Tuân thủ các nguyên tắc trong xuất nhập: FIFO, FEFO
- Tỉ lệ hư hao của kho trong năm 2013
- Sự khớp nhau giữa sổ sách và thực tế
- Thiếu hàng và khả năng dự trù của kho
- Sử lý hàng hết hạn, hàng không đạt và hàng trả về
KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC BẢO QUẢN THUỐC
3.1.1 Cơ sở vật chất và trang thiết bị
Cơ sở vật chất và trang thiết bị đầy đủ là yếu tố cần thiết để duy trì điều kiện bảo quản hàng hóa hiệu quả Khi các yếu tố này được đảm bảo, yếu tố con người sẽ quyết định chất lượng công tác bảo quản Để phục vụ cho việc bảo quản và tồn trữ hàng hóa, chúng tôi có 02 kho đáp ứng đầy đủ yêu cầu.
Bảng 3.8 Số lượng kho, diện tích, loại nhà của CNHP
STT Tên kho Diện tích Chiều cao Vị trí Loại nhà
1 Kho chính 7,2*8,1X,3m 2 4,3 m Tầng 1 Cấp III
2 Kho phụ 7,2*6,1C,9m 2 4,3 m Tầng 2 Cấp III
Hiện tại, CNHP sở hữu 02 kho với tổng diện tích 102,2m², trong đó kho chính phục vụ cho việc đóng gói và phân phối hàng hóa theo đơn, còn kho phụ có chức năng dự trữ hàng hóa Cả hai kho đều được xây dựng đạt tiêu chuẩn GSP và GDP, đảm bảo vị trí cao ráo, xa nguồn ô nhiễm và tránh tác động của thời tiết Đặc biệt, kho được thiết kế với diện tích và dung tích tối thiểu, cho phép bảo quản trật tự các loại sản phẩm khác nhau.
Công tác bảo quản thuốc được chú trọng trong suốt quá trình lưu giữ tại kho, với danh mục các phương tiện và trang thiết bị phục vụ bảo quản được thể hiện rõ ràng trong bảng dưới đây.
Bảng 3.9 Các trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản tại kho
STT Trang thiết bị Kho chính Kho phụ
1 Đảm bảo nhiệt độ Có Có
2 Đảm bảo độ ẩm Có Có
3 Chống cháy nổ Có Có
4 Chống mối mọt Không Không
Tất cả các thuốc phân phối tại CNHP đều yêu cầu bảo quản ở điều kiện thường, với nhiệt độ tối đa 30°C và độ ẩm dưới 70% Do không chứa các loại thuốc nghiện hay hướng thần, nên không cần sử dụng tủ lạnh hoặc tủ có khóa để bảo quản Tại kho phụ, vì không thực hiện chức năng đóng gói và phân phối hàng hóa lẻ, nên không cần kệ đựng thuốc ra lẻ Các thiết bị phòng chống cháy nổ được đặt bên ngoài và sử dụng chung cho cả hai kho.
Máy điều hòa là thiết bị đảm bảo nhiệt độ cho mỗi kho của CNHP, với một máy điều hòa hoạt động liên tục 24/24 giờ Thiết bị này luôn được duy trì trong tình trạng hoạt động tốt và được điều chỉnh nhiệt độ phù hợp với điều kiện thời tiết.
Trong khi đó các thiết bị phòng chống cháy nổ được sử dụng khi có các sự việc cháy nổ sảy ra, các phương tiện chữa cháy bao gồm
Bảng 3.10 Các trang thiết bị phục vụ công tác phòng cháy, chữa cháy tại kho
STT Tên phương tiện Số lượng Chất lượng
1 Bình bột MFZ4 02 bình Tốt
2 Bình bột CO 2 MT3 04 bình Tốt
3 Thang dung chữa cháy 02 chiếc Tốt
Nguồn nước sử dụng để sử dụng chữa cháy bao gồm
Bảng 3.11 Các nguồn nước phục vụ công tác phòng cháy, chữa cháy tại kho
STT Nguồn nước Trữ lượng Vị trí, khoảng cách nguồn nước Điểm cần lưu ý
1 Téc nước 2 m 3 Trên nóc nhà
Xe chữa cháy không hút được nước
2 Bể ngầm 10 m 3 Dưới gara ô tô Xe chữa cháy hút được nước
14 l/s Trên đường nội bộ cách 70m
Chất cháy nổ chủ yếu bao gồm dược phẩm và vỏ giấy bao bì với số lượng lớn và đa dạng về chủng loại Các chất này có thành phần hóa học khác nhau, khi cháy sẽ tạo ra nhiều khói khí độc hại Do dược phẩm có giá trị kinh tế cao, nên nếu xảy ra cháy, thiệt hại về kinh tế sẽ rất lớn.
CNHP đã hoàn thiện hồ sơ công tác phòng cháy và chữa cháy, bao gồm phương án chữa cháy chi tiết Hàng năm, DHG đều ban hành quyết định thành lập ban chỉ huy phòng cháy chữa cháy và tổ chức đội phòng cháy chữa cháy tại các chi nhánh để đảm bảo an toàn cho toàn bộ hệ thống.
CNHP đã trang bị 06 bình chữa cháy nổ dùng chung cho hai kho và hệ thống nước riêng phục vụ cho công tác chữa cháy Công ty cũng tổ chức tập huấn cho cán bộ, công nhân viên mới về phòng chống cháy nổ Đội 5 cơ quan phòng chống cháy nổ thành phố Hải Phòng kiểm tra và tập huấn cho CNHP hàng năm, đảm bảo công tác phòng cháy chữa cháy luôn được duy trì Tổng công ty cũng đưa ra các quy định nghiêm ngặt về phòng chống cháy nổ trong kho, như cấm hút thuốc và không mang các chất dễ gây cháy nổ vào khu vực kho.
31 thức của nhân viên CNHP chưa có biện pháp ngăn chặn hay chế tài sử phạt khi vi phạm điều này
Máy điều hòa và giá kệ là những thiết bị quan trọng giúp duy trì độ ẩm trong kho Để đảm bảo hiệu quả, giá kệ cần được đặt hàng sẵn với quy cách và cách kê hợp lý.
Bảng 3.12.Khoảng cách của giá kệ và các đồ vật khác
KC sàn KC kệ với kệ
Số kiện hàng có thể để/ tầng
Các kệ thuốc được thiết kế theo tiêu chuẩn với khoảng cách 40 cm từ tường, 0,8 m giữa các kệ và 25 cm từ mặt đất, giúp ngăn ngừa ẩm mốc và thuận lợi cho việc vệ sinh cũng như sắp xếp hàng hóa Tuy nhiên, với số lượng kệ hiện có, chỉ đủ để chứa khoảng 2.304 kiện hàng, trong khi vào quý 4, lượng hàng tồn kho có thể lên đến 3.000 kiện Điều này dẫn đến việc hàng hóa phải xếp trực tiếp dưới đất, cho thấy diện tích hiện tại không đáp ứng đủ nhu cầu trong những tháng có sự gia tăng đột biến về hàng tồn kho.
CNHP hiện chưa trang bị thiết bị chống mối mọt, do đó công tác phòng chống chủ yếu dựa vào việc kiểm tra định kỳ Khi phát hiện dấu hiệu mối mọt, hóa chất sẽ được sử dụng để tiêu diệt chúng Mặc dù kho luôn được giữ kín và điều hòa hoạt động 24/7 trong tuần, nhưng tình trạng côn trùng vẫn gây ra thiệt hại.
32 loại hoại xuất hiện không thể tránh khỏi hoàn toàn Do đó, việc kiểm tra và tiêu diệt chúng thường xuyên là điều cần thiết Mỗi loại công nhân hại phẩm (CNHP) đều có biện pháp phòng ngừa và tiêu diệt riêng biệt.
Trong năm 2013, mặc dù chuột là loài động vật gặm nhấm thường xuyên bị đặt bẫy, nhưng chưa ghi nhận sự xuất hiện và gây hại của chúng trong kho Tuy nhiên, bên ngoài kho, loài này vẫn xuất hiện và gây hại.
Để kiểm soát các loại côn trùng như mối, kiến và gián, việc sử dụng keo dính để bẫy là cần thiết Khi phát hiện sự xuất hiện của chúng, cần ngay lập tức áp dụng hóa chất tiêu diệt và thực hiện kiểm tra tổng thể kho định kỳ mỗi 6 tháng Dịch vụ diệt côn trùng thường được thuê từ bên ngoài, nhưng các hóa chất sử dụng đều được kiểm tra để đảm bảo an toàn cho sức khỏe Đến nay, chưa ghi nhận sự xuất hiện và gây hại của các loại côn trùng này.
Sơ đồ bố trí kho chính là:
Hình 3.3: Sơ đồ kho chính
Hình 3.4: Sơ đồ kho phụ
Với cơ sở vật chất hiện tại, CNHP có khả năng thực hiện hiệu quả công tác bảo quản thuốc, miễn là lượng hàng hóa không tăng quá cao.
3.1.2 Công tác kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm
ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG TỒN TRỮ THUỐC
3.2.1 Phương tiện, trang thiết bị phục vụ cho tồn trữ
Tuy CNHP có 02 kho nhưng chung nhau về hệ thống quản lý và nhân sự nên chung nhau phương tiện trang thiết bị phục vụ tồn trữ
Bảng 3.17 Các phương tiện phục vụ công tác tồn trữ
STT Tên thiết bị Số lượng
3 02 Đánh và in hóa đơn
4 Ipad 11 Theo dõi công nợ
5 Sổ theo dõi hạn dùng 01 Theo dõi số lượng, hạn dùng của một số thuốc còn hạn dùng ngắn
6 Sổ nhật ký giao hàng 02 Ghi lại ngày xuất kho, số hóa đơn, số lượng của các hóa đơn…
Các máy tính và iPad được kết nối trực tiếp thông qua phần mềm quản lý B.F.O, trong đó mỗi nhân viên có mã số riêng Tùy thuộc vào chức năng và nhiệm vụ, nhân viên có thể truy cập vào các thông tin khác nhau, đảm bảo tính kịp thời cho mọi hoạt động của chi nhánh.
Tính năng của phần mềm B.F.O trong công tác tồn trữ:
- Cập nhật cộng số lượng hàng ở số lượng hàng tồn kho khi đánh hóa đơn nhập hàng
- Cập nhật trừ số lượng hàng ở số lượng hàng tồn kho khi đánh hóa đơn xuất hàng
- Cập nhật thẻ kho, doanh số theo từng mặt hàng khi đánh hóa đơn xuất hàng
- Cập nhật các thông tin về công nợ theo từng khách hàng khi khách hàng có giao dịch mua hoặc trả nợ với CNHP
Bảng 3.18 Các hoạt động liên quan đến hoạt động tồn trữ của CNHP
STT Tên hoạt động Tần xuất tiến hành Người thực hiện
1 Xuất, nhập hóa đơn Thường xuyên Kế toán
2 Xuất kho Thường xuyên Thủ kho và phụ kho
3 Nhập kho Khi có hàng về Thủ kho và phụ kho
4 Cập nhật thẻ kho Thường xuyên Tự động
5 Dự trù hàng hóa Khi hàng còn số lượng ít
6 Cập nhật tồn kho Thường xuyên Tự động
7 Kiểm kê kho 1 tháng/ lần Thủ quỹ và kế toán
8 Sổ theo dõi hạn dùng 03 tháng/ lần Thủ kho
9 Sổ nhật ký giao hàng Thường xuyên Thủ kho và phụ kho
Hoạt động tồn trữ kho bắt đầu bằng việc kiểm tra số lượng, số lô và tình trạng nguyên vẹn của hàng hóa so với hóa đơn Tiếp theo là quy trình xuất nhập kho hợp lý, bao gồm kiểm tra, kiểm kê, dự trữ, ghi chép sổ sách và áp dụng các biện pháp kỹ thuật bảo quản hàng hoá Cuối cùng, việc dự trù hàng hóa hợp lý là cần thiết để tránh tình trạng thiếu hàng hoặc hàng tồn kho quá lâu Nhờ vào sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, công việc ghi chép và tính toán đã được đơn giản hóa, mang lại độ chính xác và tin cậy cao hơn.
3.2.3 Kết quả hoạt động tồn trữ Để đánh giá kết quả của hoạt động tồn trữ tôi đánh giá trên một số chỉ tiêu sau:
1 Tuân thủ nguyên tắc xuất nhập
Bảng 3.19 Số lần nhập kho tuân theo nguyên tắc FEFO của năm 2013
Số lần nhập hàng trong năm 2013
Tổng số lô đã nhập
Số lô tuân theo nguyên tắc FEFO
* Nhận xét:Trong năm 2013 doanh số của chi nhánh đạt được là
95,6tỷVNĐ.Để đánh giá chỉ tiêu này tiến hành khảo sát với 20 mặt hàng có giá trị lớn nhất năm 2013
Việc thực hiện xuất kho theo nguyên tắc FIFO hoặc FEFO phụ thuộc vào nguồn hàng vào CNHP Qua việc so sánh hạn dùng của 20 mặt hàng trong các lần nhập kho năm 2013, nếu hạn dùng lớn hơn hoặc bằng hạn dùng của lô nhập trước, hàng được nhập sẽ tuân theo nguyên tắc FEFO Kết quả này được thể hiện trong bảng 3.19.
Tổng công ty đã thực hiện nghiêm túc nguyên tắc xuất nhập khẩu theo phương pháp FEFO, với 100% số thuốc nhập về tuân theo nguyên tắc FIFO Do thuốc là mặt hàng có hạn sử dụng, nguyên tắc này được ưu tiên trong quy trình xuất nhập Khi kho CNHP xuất hàng theo nguyên tắc FEFO, cũng đồng thời tuân theo nguyên tắc FIFO.
Hiện nay, việc quản lý hàng hóa xuất nhập khẩu được thực hiện thông qua phần mềm F.B.O, giúp hóa đơn in ra ghi rõ số lô và hạn sử dụng của thuốc, đảm bảo nguyên tắc FIFO cho số thuốc tồn kho Để đánh giá tính tuân thủ nguyên tắc này, tôi đã so sánh số lô và hạn sử dụng của các hóa đơn của 20 mặt hàng xuất trong năm 2013; nếu số lô và hạn sử dụng của hóa đơn sau lớn hơn hoặc bằng hóa đơn trước, thì thuốc được xuất theo nguyên tắc FIFO Kết quả của đánh giá này được thể hiện trong bảng 3.20.
Bảng 3.20 Số hóa đơn tuân theo nguyên tắc FEFO
STT Tên quy cách Số hóa đơn được xuất
Số hóa đơn tuân theo nguyên tắc FEFO
Tất cả 100% hóa đơn xuất ra đều tuân thủ nguyên tắc FEFO đối với 20 mặt hàng Tuy nhiên, việc áp dụng nguyên tắc này có sự linh hoạt nhất định, đặc biệt là với hàng tồn kho gần hết hạn Khi có các chương trình khuyến mại, việc in hóa đơn và xuất hàng sẽ được thực hiện theo chương trình mà khách hàng đã đăng ký.
Khi đánh giá sự tuân thủ nguyên tắc xuất nhập kho trong thực tế ta thu được kết quả như sau:
Bảng 3.21: Số thuốc kiểm tra số lô
Tổng số thuốc đã kiểm tra
Số thuốc đúng số lô
Số thuốc chưa đúng số lô
Hình 3.8: Tỷ lệ thuốc đúng và chưa đúng số lô
Theo đánh giá, tỷ lệ đúng số lô của thuốc đạt trên 80%, nhưng vẫn còn một số lượng thuốc không đúng số lô in trên hóa đơn Những thuốc này thường có hiện tượng gửi hàng hoặc nhiều số lô khác nhau Do số lượng lớn và diện tích kho hạn chế, việc sắp xếp thuốc chỉ theo nguyên tắc FIFO đã dẫn đến tình trạng nhầm lẫn số lô khi cấp phát Đặc biệt, vào ngày 30/12/2013, khi đơn hàng tăng cao, việc xử lý đơn hàng không còn ưu tiên theo thứ tự mà dựa vào khu vực giao hàng và nhu cầu khẩn cấp, dẫn đến tỷ lệ thuốc không đúng số lô ghi trên hóa đơn tăng cao lên 19,65%.
Trong quá trình kiểm tra số thuốc chưa đúng số lô, tôi đã áp dụng nguyên tắc FIFO để so sánh với số thuốc còn lại trong kho hiện tại Kết quả thu được cho thấy sự khác biệt rõ rệt giữa các lô thuốc này.
Bảng 3.22: Tỷ lệ thuốc tuân theo nguyên tắc FIFO
Tổng số thuốc đã kiểm tra
Số thuốc đúng nguyên tắc FIFO
Số thuốc chưa đúng nguyên tắc FIFO
Hình 3.9: Tỷ lệ thuốc tuân theo nguyên tắc FIFO
Để đảm bảo tất cả hàng hóa xuất ra tuân thủ nguyên tắc FEFO, cần sắp xếp hàng hóa riêng biệt theo số lô để tránh nhầm lẫn khi lấy hàng Việc này cũng giúp hạn chế tối đa việc gửi hàng cho các khách hàng lớn Ngoài ra, cần chú ý đến tỷ lệ hư hao trong kho để tối ưu hóa quy trình lưu trữ và xuất hàng.
Tỉ lệ hư hao là tỷ lệ giá trị hàng hóa bị thiếu, hao hụt hoặc mất mát từ khi nhập kho đến khi giao cho khách hàng, so với tổng doanh số bán hàng Nhiều nguyên nhân dẫn đến việc gia tăng tỷ lệ hư hao, trong đó có một số nguyên nhân chính cần được chú ý.
Quá trình vận chuyển hàng hóa có thể dẫn đến tình trạng hàng bị vỡ, nứt hoặc méo mó, điều này phản ánh kỹ năng của nhân viên trong việc vận chuyển và bảo quản hàng hóa.
- Hàng mất đi trong quá trình cấp phát: do phát nhầm, mất cắp
- Hàng hỏng do quá trình bảo quản tại kho không đảm bảo
- Trong quá trình đóng gói của công nhân làm thiếu hàng trong các kiện hàng
- Do việc quản lý yếu kém của thủ kho trong quá trình nhập và xuất hàng
Tỉ lệ hư hao có thể chia thành:
Bảng 3.23.Các loại hư hao của kho
STT Tỉ lệ hư hao tạm thời Tỉ lệ hư hao vĩnh viễn
1 Hàng mất đi trong quá trình xuất nhập
2 Hàng vỡ, hỏng vỏ do vận chuyển, bảo quản
3 Hàng bù cho khách hàng khi có hàng hỏng trả về
Các mặt hàng hư hao tạm thời sẽ được tổng công ty bù đắp khi CNHP tiến hành bàn giao hàng hóa Đối với hàng hỏng vỏ nhưng không ảnh hưởng đến chất lượng, CNHP cần viết giấy đề nghị để được in hộp bù vào Do đó, giá trị hàng hư hao chỉ là giá trị của hàng hóa bị mất trong quá trình xuất nhập thuốc.
Tổng giá trị của hàng hóa hư hao năm 2013 là: 27.587.053 VNĐ
Tỉ lệ hư hao tại chi nhánh này cao hơn nhiều so với các năm 2011 và 2012, khi chỉ ghi nhận 0,01% Nguyên nhân chính là do chi nhánh đã thay đổi thủ kho 3 lần trong năm 2013, dẫn đến việc các thủ kho mới thiếu kinh nghiệm trong quản lý và cấp phát hàng hóa Tổng công ty không chấp nhận tỉ lệ hư hao này, do đó, chỉ tiêu tỉ lệ hư hao không đạt yêu cầu.
Ngoài một số mặt hàng hư hao, chi nhánh còn tồn kho một số hàng dư so với lượng thực tế Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng hàng dư trong kho, và những nguyên nhân này cần được xác định để quản lý hiệu quả hơn.
- Hàng còn lại sau các trương trình khuyến mại
- Hàng mới đi giới thiệu
- Trong quá trình đóng gói công nhân đóng dư hàng trong các kiện hàng c Khớp nhau giữa sổ sách và thực tế
Trước mỗi đợt tăng giá hoặc khuyến mại, khách hàng lớn thường mua hàng với số lượng lớn và gửi vào kho để lấy dần khi cần Trong số 20 mặt hàng kiểm kê, có 02 mặt hàng là Hapacol codein (sủi) và Mitux gặp hiện tượng dư hàng lớn do tăng giá vào ngày 01/08/2013 Mặt hàng Sp Eugica 100ml dư hàng vì công ty chưa thực hiện hết các chương trình khuyến mại cho khách hàng dán nhãn sản phẩm Việc gửi kho để đáp ứng nhu cầu khách hàng trong bối cảnh biến động giá là điều khó tránh khỏi, nhưng điều này gây khó khăn trong quản lý và cấp phát hàng hóa, đặc biệt khi phải tuân theo nguyên tắc FEFO, dẫn đến sự sai lệch ngoài ý muốn trong cấp phát hàng theo số lô ghi trên đơn hàng.
