1 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TRẦN VĂN QUANG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ LƢU TRỮ CẤP HUYỆN, QUẬN, THỊ XÃ, THÀNH PHỐ THUỘC TỈNH LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ Hà Nội – 2014 2 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TRẦN VĂN QUANG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ LƢU TRỮ CẤP HUYỆN, QUẬN, THỊ XÃ, THÀNH PHỐ THUỘC TỈNH Chuyên ngành : Lƣu trữ Mã số : 60 32 24 LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ Cán bộ hƣớng dẫn khoa học: PGS.Vƣơng Đình Quyền Hà Nội – 2014 3 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Trong luận văn có tham khảo báo cáo của các các huyện, tỉnh, luận văn thạc sỹ và sử dụng một số thông tin trong các văn bản của của Nhà nƣớc, cơ quan cấp Bộ, cấp tỉnh, cấp huyện nhƣng đã đƣợc chú thích. Công trình này chƣa đƣợc tác giả nào công bố. TÁC GIẢ Trần Văn Quang 4 MỤC LỤC Trang Lời cam đoan Mục lục Danh mục các ký hiệu, các chữ viết tắt PHẦN MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG CHÍNH 12 CHƢƠNG 1. CƠ QUAN NHÀ NƢỚC CẤP HUYỆN VÀ THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG CƠ QUAN NÀY 12 1.1. Giới thiệu khái quát về lịch sử đơn vị hành chính cấp huyện 12 1.2. Tổ chức và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan nhà nƣớc cấp huyện 14 1.2.1. Hội đồng nhân dân huyện 14 1.2.2. Ủy ban nhân dân huyện 16 1.2.3. Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện 17 1.2.4. Tòa án nhân dân và Viện kiểm sát nhân dân 19 1.2.5. Các cơ quan nhà nƣớc trực thuộc ngành dọc 20 1.2.6. Các doanh nghiệp nhà nƣớc, các đơn vị sự nghiệp và các Hội tại cấp huyện hoạt động bằng ngân sách nhà nƣớc 22 1.3. Các loại hình tài liệu của lƣu trữ cấp huyện 23 1.4. Khối lƣợng tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan nhà nƣớc cấp huyện 25 1.5. Nội dung của tài liệu lƣu trữ cấp huyện 29 1.5.1. Tài liệu của HĐND 29 1.5.2. Tài liệu của UBND 30 1.5.3. Tài liệu của Phòng Nội vụ 36 1.5.4. Tài liệu của Phòng Tƣ pháp 38 5 1.5.5. Tài liệu của Phòng Tài chính – Kế hoạch 39 1.5.6. Tài liệu của Phòng Tài nguyên và Môi trƣờng 40 1.5.7. Tài liệu của Phòng Lao động – Thƣơng binh và Xã hội 40 1.5.8. Tài liệu của Phòng Văn hóa Thông tin 41 1.5.9. Tài liệu của Phòng Giáo dục và Đào tạo 41 1.5.10. Tài liệu của Phòng Y tế 41 1.5.11. Tài liệu của Phòng Công thƣơng 42 1.5.12. Tài liệu của Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 42 1.5.13. Tài liệu của Thanh tra huyện 43 1.5.14. Tài liệu của Tòa án nhân dân và Viện kiểm sát nhân dân huyện 43 1.5.15. Tài liệu của Kho bạc nhà nƣớc, Chi cục thống kê và Chi cục thuế 44 1.6. Giá trị tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của bộ máy nhà nƣớc cấp huyện 45 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CẤP HUYỆN HIỆN NAY 51 2.1. Khái niệm về tổ chức, quản lý và quản lý nhà nƣớc 51 2.2. Tổng quan các quy định của Nhà nƣớc về tổ chức và quản lý lƣu trữ cấp huyện 54 2.3. Thực trạng tổ chức và cán bộ của lƣu trữ cấp huyện 60 2.3.1. Tình hình tổ chức bộ máy của lƣu trữ cấp huyện 60 2.3.2. Tình hình cán bộ phụ trách quản lý lƣu trữ cấp huyện 65 2.4. Thực trạng quản lý Nhà nƣớc về lƣu trữ ở cấp huyện 70 2.4.1. Ban hành văn bản quản lý 70 2.4.2. Chỉ đạo, hƣớng dẫn chuyên môn nghiệp vụ lƣu trữ 74 2.4.2.1. Quản lý công tác thu thập, bổ sung của lưu trữ huyện 74 2.4.2.2. Quản lý công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 79 6 2.4.2.3. Quản lý công tác bảo quản tài liệu của lưu trữ huyện 80 2.4.2.4. Quản lý công tác khai thác, sử dụng tài liệu của lưu trữ huyện 83 2.4.3. Đào tạo, bồi dƣỡng và chế độ đãi ngộ cho cán bộ làm công tác lƣu trữ tại cấp huyện 85 2.4.4. Kiểm tra về công tác lƣu trữ tại cấp huyện 87 2.4.5. Quản lý nhà nƣớc của cấp huyện đối với lƣu trữ cấp xã 89 CHƢƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG VIỆC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ LƢU TRỮ CẤP HUYỆN 94 3.1. Khái quát ƣu điểm, hạn chế trong tổ chức và quản lý lƣu trữ cấp huyện 94 3.1.1. Ƣu điểm trong tổ chức và quản lý lƣu trữ cấp huyện 94 3.1.2. Hạn chế trong tổ chức và quản lý lƣu trữ cấp huyện 94 3.2. Những nguyên nhân dẫn đến hạn chế của tổ chức và quản lý nhà nƣớc lƣu trữ cấp huyện 97 3.2.1. Lãnh đạo các cấp chƣa coi trọng đúng mức công tác lƣu trữ cấp huyện 97 3.2.2. Sự thiếu thống nhất trong quản lý công tác lƣu trữ 97 3.2.3. Các quy trình nghiệp vụ lƣu trữ chƣa đƣợc thực hiện theo đúng quy định của Nhà nƣớc 99 3.2.4. Còn thiếu công tác tổng kết, đúc rút kinh nghiệm và thiếu các công trình nghiên khoa học chuyên sâu đối với lƣu trữ cấp huyện. 100 3.3. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ cấp huyện. 100 3.3.1. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả về tổ chức lƣu trữ cấp huyện. 100 3.3.1.1. Về mặt tổ chức cần ổn định cho lưu trữ cấp huyện 100 3.3.1.2. Phương án một cơ quan quản lý nhà nước và nhiều lưu 7 trữ cơ quan ở cấp huyện 102 3.3.1.3. Phương án một cơ quan quản lý nhà nước, một lưu trữ lịch sử và nhiều lưu trữ cơ quan ở cấp huyện 106 3.3.1.4. Bố trí đủ số lượng và nâng cao chất đội ngũ cán bộ lưu trữ cấp huyện 109 3.3.2. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả về quản lý lƣu trữ cấp huyện. 111 3.3.2.1. Lãnh đạo cấp huyện cần phải được trang bị những kiến thức cần thiết về công tác lưu trữ 111 3.3.2.2. Cần thể chế hóa những quy định của pháp luật về công tác lưu trữ cấp huyện 112 3.3.2.3. Tăng cường vai trò của các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ từ trung ương đến điạ phương 114 3.3.2.4. Nhà nước cần tăng cường đầu tư kinh phí cho lưu trữ cấp huyện 116 3.3.2.5.Cần phải quan tâm đúng mức đến công tác tổng kết, đúc rút kinh nghiệm thực tế từ các nghiên cứu về quản lý lưu trữ tại cấp huyện 117 3.3.2.6. Cần phải thực hiện các công trình nghiên cứu chuyên sâu thiết thực đối với lưu trữ cấp huyện 118 3.3.2.7. Đối với việc quản lý lưu trữ cấp xã hiện nay 118 3.3.2.8. Cần phải thu thập và sưu tầm tài liệu lưu trữ những năm trước đây 119 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 122 PHẦN PHỤ LỤC 132 8 DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT STT VIẾT TẮT VIẾT ĐẦY ĐỦ 01 HĐND Hội đồng nhân dân 02 HĐND - UBND Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân 03 UBND Uỷ ban nhân dân 04 VTLT Văn thƣ lƣu trữ 1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trải qua hàng nghìn năm lịch sử, dân tộc ta đã sáng tạo nên văn hoá Việt Nam với biết bao giá trị cao đẹp tồn tại từ thời đại này qua thời đại khác. Những giá trị văn hoá đó đƣợc ghi dấu và lƣu giữ lại thông qua các di sản văn hoá, trong đó tài liệu lƣu trữ là dạng di phi sản vật thể có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp dựng nƣớc và giữ nƣớc của dân tộc ta. Công tác lƣu trữ của nƣớc ta đã hình thành từ khá sớm và ngày càng có vai trò lớn trong quá trình phát triển của đất nƣớc, góp phần lƣu giữ, bảo tồn đƣợc nhiều tài liệu từ các thế hệ trƣớc để lại. Nghiên cứu quá trình xây dựng, phát triển công tác lƣu trữ Việt Nam nói chung và tổ chức, quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ nói riêng là một công việc quan trọng và cần thiết, nhằm khẳng định những thành tựu đã đạt đƣợc, đồng thời rút ra những bài học kinh nghiệm để làm tốt hơn công tác lƣu trữ nƣớc nhà trong thời gian tới. Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành công, Nha Lƣu trữ Công văn và Thƣ viện toàn quốc trực thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục cũng đƣợc thành lập sau đó không lâu. Đây là cơ quan quản lý công tác lƣu trữ đầu tiên của nƣớc Việt Nam Dân chủ cộng hoà. Nhƣng có thể nói, hệ thống tổ chức lƣu trữ nƣớc ta chỉ thực sự đƣợc hình thành kể từ khi Cục Lƣu trữ trực thuộc Phủ Thủ tƣớng ra đời theo Nghị định số 102/CP của Hội đồng Chính phủ ngày 04/9/1962. Trong suốt hơn 50 năm xây dựng và phát triển, đến nay một hệ thống tổ chức lƣu trữ đã đƣợc hình thành tƣơng đối rõ nét từ trung ƣơng đến địa phƣơng, với nhiều loại hình cơ quan, tổ chức, từ cơ quan quản lý ngành ở trung ƣơng đến Trung tâm Lƣu trữ ở các tỉnh (nay là Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ), các lƣu trữ chuyên ngành, các phòng lƣu trữ trực thuộc văn phòng các Bộ, Đặc biệt, ngày 24 tháng 01 năm 1998 Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ ban hành Thông tƣ số 40/1998/TT-TCCP hƣớng dẫn tổ chức lƣu trữ ở cơ quan nhà nƣớc các cấp. Có thể nói, Thông tƣ 40 ra đời đánh dấu một bƣớc ngoặt lớn đối với 2 ngành lƣu trữ Việt Nam, thể hiện sự quan tâm của Nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ ở các địa phƣơng, trong đó có huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là cấp huyện). Lƣu trữ cấp huyện trong thời gian qua đã góp phần quan trọng trong việc xây dựng, nâng cao uy tín và chất lƣợng hoạt động của ngành lƣu trữ, phát huy những giá trị to lớn của tài liệu lƣu trữ trên các mặt của đời sống xã hội. Tuy nhiên, bên cạnh những thành tựu thì lƣu trữ cấp huyện đã và đang phải đối mặt với nhiều vấn đề nan giải, những tồn tại, cần phải đƣợc nhanh chóng tháo gỡ, củng cố và hoàn thiện. Một trong nhiều vấn đề mà lƣu trữ cấp huyện cần phải đƣợc củng cố, hoàn thiện đó là tổ chức và quản lý nhà nƣớc về công tác này. Đây là vấn đề đang đƣợc xã hội quan tâm, nhất là những năm gần đây, công tác lƣu trữ ngày càng đóng góp quan trọng vào sự phát triển của cơ quan, tổ chức nói riêng và xã hội nói chung. Xung quanh vấn đề này vẫn còn nhiều những ý kiến trái chiều, chƣa đi đến thống nhất. Cho đến nay, nhà nƣớc đã ban hành nhiều văn bản quan trọng để tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ ở địa phƣơng, trong đó bao gồm quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ ở quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng. Tuy nhiên, trên thực tế hoạt động tổ chức, quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ tại cấp huyện vẫn còn nhiều bất cập. Nguyên nhân của thực trạng này là mặc dù Nhà nƣớc đã ban hành những văn bản quy phạm pháp luật quy định về nội dung trên, song vẫn còn một số quy định trong các văn bản chƣa nhất quán, chƣa rõ ràng; hệ thống văn bản ban hành chồng chéo; một số nội dung của văn bản sau phủ định văn bản ban hành trƣớc. Cùng với đó là sự thay đổi liên tục về tên gọi, chức năng, nhiệm vụ và cơ quan quản lý, khiến hoạt động của lƣu trữ cấp huyện không ổn định. Do đó, dẫn đến thiếu thống nhất trong việc tổ chức, quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ tại cấp huyện. Trong khi đó, muốn quản lý tập trung công tác lƣu trữ trong cả nƣớc cần phải có sự thống nhất về mặt tổ chức, quản lý từ trung ƣơng đến địa phƣơng. [...]... về tổ chức và quản lý nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ của các cơ quan thuộc thẩm quyền quản lý của UBND và sự chi phối của HĐND cấp huyện Về thời gian nghiên cứu đề tài Tổ chức và quản lý lưu trữ cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh từ năm 1998 - tính từ thời điểm Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ ban hành Thông tƣ số 40/1998/TT-TCCP về việc hƣớng dẫn tổ chức lƣu trữ ở cơ quan nhà nƣớc các cấp. .. tài Tổ chức và quản lý lưu trữ cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh không phải là một vấn đề hoàn toàn mới lần đầu tiên đƣợc đề cập tới Tổ chức và quản lý lƣu trữ ở cấp địa phƣơng nói chung đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành và có tác động đến hiệu quả và chất lƣợng công tác của các cơ quan tại địa phƣơng Chính vì vậy đã có các công trình nghiên cứu về lƣu trữ. .. còn có các thị xã và các thành phố trực thuộc tỉnh Quận và thành phố thuộc tỉnh có tính chất đặc trƣng của đô thị, huyện có đặc trƣng của nông thôn; thị xã là tên gọi của cấp hành chính tƣơng đƣơng quận, huyện nhƣng có tính chất của vùng nông thôn bán đô thị Các thành phố và thị xã trực thuộc tỉnh thƣờng là trung tâm hành chính của tỉnh nên trong một tỉnh thƣờng chỉ có thành phố hoặc thị xã, còn quận... cấp huyện thì trƣớc hết, việc tổ chức, quản lý lƣu trữ cấp huyện đƣợc đặt ra và cần phải giải quyết Với mong muốn giúp độc giả, các cơ quan hữu quan có một cái nhìn khái quát, tổng thể về thực trạng và đề xuất các giải pháp về tổ chức, quản lý nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ cấp huyện trong giai đoạn hiện nay đã khiến chúng tôi quyết định chọn đề tài: Tổ chức và quản lý lưu trữ cấp huyện, quận, thị. .. quan đến tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ đƣợc đăng trên Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, Tạp chí Tổ chức Nhà nƣớc nhƣ: “Bàn về vấn đề tổ chức lưu trữ cấp huyện”của Hồ Văn Quýnh, tập san Văn thƣ Lƣu trữ số 1/1978; “Một số ý kiến về việc lựa chọn tài liệu UBND huyện để bảo quản của Nguyễn Xuân Nung, tập san Văn thƣ Lƣu trữ số 1/1980;“Vấn đề tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ hình thành ở cấp xã” của... giả Vƣơng Đình Quyền, tạp chí Lƣu trữ Việt Nam số 1/1990; Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại các tỉnh, thành phố thuộc trung ương” của Nguyễn Mạnh Cƣờng, Tạp chí Tổ chức Nhà nƣớc, số 8/2010; - Các luận văn, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo khoa học của sinh viên, học viên cao học khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội gồm các nghiên... máy nhà nƣớc cấp huyện; 4 - Khái quát thành phần, nội dung, khối lƣợng và giá trị tài liệu lƣu trữ của bộ máy nhà nƣớc cấp huyện; - Thực trạng tổ chức, biên chế lƣu trữ cấp huyện hiện nay; - Tình hình quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ cấp huyện; - Những ƣu điểm, tồn tại và nguyên nhân trong tổ chức, quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ cấp huyện; - Những giải pháp tổ chức và quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ cấp huyện 5... xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính [48; 78] Do có những khác biệt khác biệt về địa bàn quản lý giữa quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh cho nên Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003 quy định thêm những nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận và UBND thị xã, thành phố thuộc tỉnh UBND huyện làm việc theo nhiệm kỳ 5 năm UBND huyện đƣợc tổ chức và hoạt động theo chế... máy nhà nƣớc cấp huyện (làm rõ chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy); 3 - Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của bộ máy nhà nƣớc cấp huyện; - Thực trạng tổ chức và quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ cấp huyện hiện nay; - Các giải pháp tổ chức và quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ cấp huyện * Về phạm vi nghiên cứu Với quy mô của một luận văn cao học, do điều kiện và khả năng... tại một số quận, huyện thuộc thành phố Hải Phòng” của Nguyễn Thị Minh Thu, năm 2011; Tuy nhiên, trong các nghiên cứu đó, chƣa một nghiên cứu nào đi sâu tìm hiểu về: Thực trạng tổ chức, biên chế; tình hình quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ cấp huyện; những ƣu điểm, tồn tại và nguyên nhân trong tổ chức, quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ cấp huyện; những giải pháp tổ chức và quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ cấp huyện trên . lƣu trữ cấp huyện; - Những giải pháp tổ chức và quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ cấp huyện. 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Đề tài Tổ chức và quản lý lưu trữ cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc. ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TRẦN VĂN QUANG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ LƢU TRỮ CẤP HUYỆN, QUẬN, THỊ XÃ, THÀNH PHỐ THUỘC TỈNH LUẬN. VIỆC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ LƢU TRỮ CẤP HUYỆN 94 3.1. Khái quát ƣu điểm, hạn chế trong tổ chức và quản lý lƣu trữ cấp huyện 94 3.1.1. Ƣu điểm trong tổ chức và quản lý lƣu trữ cấp huyện