Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 LỜI MỞ ĐẦU Trong điều kiện hiện nay xu hướng toàn cầu hóa đang diễn ra vô cùng mạnh mẽ do đó Việt Nam không thể đứng ngoài cuộc.Vào tháng 11 năm 2006 Việt Nam đã chính thức gia nhập tổ chức thương mại thế giới (WTO) điều này tạo cho các DN bình đẳng quan hệ với các DN trên thế giới nhưng đồng thời cũng tạo ra nhiều thách thức. Khi đã trở thành thành viên của WTO thì hàng rào thuế quan sẽ dần được dỡ bỏ, các DN trong nước không còn đựợc hưởng sự ưu đãi của nhà nước mà phải tự vươn lên bằng chính tiềm lực của mình để tạo ra lợi thế cạnh tranh trong môi trường quốc tế. Để làm được điều đó thì các DN phải tìm ra các giải pháp như đổi mới công nghệ, quản lý tốt các chi phí trong đó có NVL. Hơn nữa trong điều kiện hội nhập thì cơ hội nhận được đầu tư, góp vốn của các đối tác nước ngoài vào DN tăng lên.Vấn đề đặt ra cho DN lúc này là làm sao để hoàn thiện công tác kế toán cho phù hợp với chuẩn mực kế toán quốc tế và 1 số nước có nền kinh tế phát triển để tạo điều kiện thuận lợi hơn cho việc hợp tác, đầu tư. Làm được điều này sẽ tạo cho DN một lợi thế cạnh tranh lớn không những ở thị trường trong nước mà cả trên trường quốc tế. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, lợi nhuận đã trở thành mục đích cuối cùng của sản xuất kinh doanh.Mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí và lợi nhuận ngày càng được quan tâm.Vì thế các doanh nghiệp đều ra sức tìm con đường giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Do vậy với tỷ trọng chiếm khoảng 60-70% tổng chi phí, nguyên vật liệu cần được quan tâm đặc biệt. Nếu doanh nghiệp biết sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý thì sản phẩm làm ra càng có chất lượng tốt mà giá thành lại hạ tạo ra mối tương quan có lợi cho doanh nghiệp trên thị trường. Chính vì việc nhận thức sâu sắc về vài trò của kế toán trong việc quản lý nguyên vật liệu cùng với việc hoàn thiện chế độ kế toán trong thời kỳ hội nhập nên em quyết định đi sâu vào nghiên cứu đề tài:”Kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất” Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 PHẦN 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KẾ TỐN NVL TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1. Những vấn đề chung về NVL trong các DNSX 1.1.1 Khái niệm, vai trò và đặc điểm của NVL Trong DNSX để chế tạo ra được các sản phẩm thì DN cần có các yếu tố đầu vào như NVL, nhân cơng, máy móc trang thiết bị, nhiên liệu . . Tùy theo từng loại hình sản phẩm mà DN sản xuất thì mỗi yếu tố đầu vào lại chiếm một tỷ trọng riêng. Trong các DNSX thì NVL là yếu tố đầu vào quan trọng khơng thể thiếu để sử dụng cho việc sản xuất chế tạo ra sản phẩm. NVL của DN là đối tượng lao động mua ngồi hoặc tự chế biến được thể hiện dưới dạng vật hóa và được sử dụng phục vụ cho mục đích sản xuất, kinh doanh của DN. Đặc điểm của NVL là chỉ tham gia vào 1 chu kì sxkd nhất định và tồn bộ giá trị NVL được chuyển hết 1 lần vào chi phí kinh doanh trong kì.Khi tham gia vào hoạt động sxkd NVL bị biến dạng hoặc tiêu hao hồn tồn. 1.1.2 Phân loại NVL Trong các DN, NVL rất đa dạng và phong phú, mỗi loại có một vai trò, cơng dụng và tính năng lý hố khác nhau. Vì vậy để quản lý NVL một cách có hiệu quả, các doanh nghiệp cần tiến hành phân loại NVL. Tuỳ theo u cầu quản lý NVL mà từng DN thực hiện phân loại theo các tiêu thức khác nhau. Phân loại theo cơng dụng thì NVL gồm 6 loại sau : -Ngun vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu, cấu thành nên thực thể của sản phẩm. " Ngun liệu" là thuật ngữ để chỉ đối tượng lao động chưa qua chế biến cơng nghiệp, "vật liệu" dùng để chỉ những ngun liệu đã qua sơ chế. -Vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phục vụ trong q trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với NVL chính làm tăng chất lượng, mẫu mã của sản phẩm hoặc được sử dụng để bảo đảm cho cơng cụ lao động hoạt động bình thường hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 -Nhiên liệu: là những thứ được tiêu dùng cho sản xuất năng lượng như than, dầu mỏ, hơi đốt .Nhiên liệu thực chất là vật liệu phụ được tách thành 1 nhóm riêng do vai trò quan trọng của nó và nhằm mục đích quản lý và hạch toán thuận tiện hơn. -Phụ tùng thay thế: gồm các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải. -Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị cần lắp, không cần lắp, các vật kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bản, trong công nghiệp. -Vật liệu khác: là các loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên. Chủ yếu là các loại phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất, hoặc từ việc thanh lý TSCĐ. Phân loại theo nguồn hình thành gồm 3 loại: -Vật liệu tự chế: là vật liệu DN tự tạo ra để phục vụ cho nhu cầu sản xuất. -Vật liệu mua ngoài: là loại vật liệu DN không tự sản xuất mà do mua ngoài từ thị trường trong nước hoặc nhập khẩu. -Vật liệu khác: là loại vật liệu hình thành do được cấp phát, biếu tặng, góp vốn liên doanh. Phân loại theo mục đích sử dụng gồm: -Vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm -Vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: phục vụ cho sản xuất chung, cho nhu cầu bán hàng, cho quản lý doanh nghiệp. 1.1.3 Yêu cầu quản lý NVL NVL đa dạng, phong phú về chủng loại cũng như chất lượng do đó việc quản lý NVL phải chặt chẽ và trải qua nhiều công đoạn. Tại các công đoạn khác nhau thì việc quản lý NVL lại đặt ra những yêu cầu riêng : Trong khâu thu mua: các DN phải thường xuyên tiến hành thu mua NVL để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác của DN. Tại đây đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại và giá cả. Trong khâu dự trữ và bảo quản: để quá trình sản xuất được liên tục phải dự trữ NVL đầy đủ, không gây gián đoạn sản xuất nhưng cũng không được dự trữ quá lượng Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 cần thiết gây ứ đọng vốn, tốn diện tích. Đồng thời phải thực hiện đầy đủ chế độ bảo quản theo tính chất lý hoá học của vật liệu. Trong khâu sử dụng: DN cần tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giá nguyên vật liệu có trong giá vốn của thành phẩm. Do vậy trong khâu sử dụng phải tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng NVL trong sxkd đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hiệu quả. 1.2. Kế toán NVL trong DNSX 1.2.1. Ý nghĩa và nhiệm vụ của tổ chức kế toán NVL Yêu cầu quản lý NVL ở mỗi khâu, mỗi công đoạn là khác nhau. Do đó để có thể đáp ứng được các yêu cầu quản lý thì tổ chức kế toán NVL cần phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: Tổ chức hệ thống chứng từ cần tuân thủ các quy định của Bộ Tài chính về mẫu, thời gian lập, trình tự luân chuyển, bảo quản và lưu trữ chứng từ. Trình tự luân chuyển phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho những người quản lý NVL, bảo đảm sự an toàn cho chứng từ, cập nhật vào sổ kế toán đầy đủ, kịp thời, tránh sự trùng lặp hoặc luân chuyển chứng từ qua những khâu không cần thiết và phải giảm thời gian luân chuyển chứng từ tới mức thấp nhất. Hệ thống tài khoản kế toán vận dụng phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất và nguyên tắc thích ứng. Tài khoản tổng hợp của DN xây dựng căn cứ vào chế độ kế toán và thống nhất chung theo chế độ ban hành. Bên cạnh đó các tài khoản chi tiết được xây dựng dựa trên đặc điểm riêng của DN sao cho phù hợp với công tác kế toán của DN và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công tác kế toán. 1.2.2 . Tính giá NVL Tính giá NVL là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL. Tính giá NVL là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của NVL theo những nguyên tắc nhất định. Nguyên tắc tính giá NVL: áp dụng điều 04 chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 về hàng tồn kho được ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 12 năm 2001 của Bộ Tài chính: " Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được". Trong đó: Giá gốc HTK bao gồm: chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để được HTK ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Giá trị thuần có thể thực hiện được: là giá bán ước tính của HTK trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Như vậy phù hợp với chuẩn mực kế toán hàng tồn kho trong công tác hạch toán NVL ở các DN, NVL được tính theo giá thực tế. 1.2.2.1 Tính giá NVL nhập kho Tính giá của NVL nhập kho tuân thủ theo nguyên tắc giá phí. NVL nhập kho trong kỳ của DN bao gồm rất nhiều nguồn nhập khác nhau. Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá trị thực tế của NVL nhập kho được xác định khác nhau. -Đối với NVL mua ngoài: Giá thực tế của NVL mua ngoài = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua + Các khoản thuế không được hoàn lại - CKTM, Giảm giá hàng mua Trong đó: +Chi phí thu mua: bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức. +Các khoản thuế không được hoàn lại: như thuế nhập khẩu, thuế GTGT (nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp)… -Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến : Giá thực tế của NVL thuê ngoài GCCB = Giá thực tế của NVL xuất thuê ngoài GCCB + Chi phí thuê ngoài GCCB + Chi phí vận chuyển (nếu có) -Đối với NVL tự chế: Giá thực tế của NVL tự chế = Giá thành sản xuất NVL + Chi phí vận chuyển (nếu có) Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 -Đối với NVL được cấp: Giá thực tế của NVL được cấp = Giá theo biên bản giao nhận -Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế của NVL nhận góp vốn liên doanh = Giá trị vốn góp do hội đồng liên doanh đánh gía -Đối với vật liệu được biếu tặng, viện trợ: Giá thực tế của vật liệu được biếu tặng, viện trợ = Giá thị trường tại thời điểm nhận -Đối với phế liệu thu hồi từ sản xuất: Giá thực tế của phế liệu thu hồi = Giá có thể sử dụng lại hoặc giá có thể bán 1.2.2.2. Tính giá NVL xuất kho Việc lựa chọn phương pháp tính giá thực tế NVL xuất kho phải căn cứ vào đặc điểm của từng DN về số lượng danh điểm, số lần nhập xuất NVL, trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, điều kiện kho hàng của DN. Điều 13 chuẩn mực số 02 nêu ra 4 Phương phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho: - Phương pháp giá thực tế đích danh - Phương pháp bình quân - Phương pháp nhập trước xuất trước - Phương pháp nhập sau xuất trước Ngoài ra trên thực tế còn có phương pháp giá hạch toán. Tuy nhiên khi xuất kho kế toán tính toán, xác định giá thực tế xuất kho theo đúng phương pháp đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. - Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này, NVL xuất thuộc lô nào theo giá nào thì được tính theo đơn giá đó. Phương pháp này thường được áp dụng cho những DN có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Ưu điểm: Xác định được chính xác giá NVL xuất làm cho chi phí hiện tại phù hợp với doanh thu hiện tại. Nhược điểm: Trong trường hợp đơn vị có nhiều mặt hàng, nhập xuất thường xuyên thì khó theo dõi và công việc của kế toán chi tiết NVL sẽ rất phức tạp. - Phương pháp bình quân: Theo phương pháp này, trị giá xuất của NVL bằng số lượng NVL xuất nhân với đơn giá bình quân. Đơn giá bình quân có thể xác định theo 1 trong 3 phương pháp sau: + Phương pháp bình quân cuối kỳ trước: Đơn giá bình quân cuối kỳ trước = Trị giá vật tư tồn đầu kỳ Số lượng vật tư tồn đầu kỳ Ưu điểm: Phương pháp này cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán của kế toán vì giá NVL xuất kho tính khá đơn giản, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình biến động của NVL trong kỳ. Nhược điểm: Độ chính xác của việc tính giá phụ thuộc tình hình biến động giá cả NVL. Trường hợp giá cả thị trường NVL có sự biến động lớn thì việc tính giá NVL xuất kho theo phương pháp này trở nên thiếu chính xác. +Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ: Đơn giá bình quân cả kỳ dữ trữ = Trị giá NVL tồn đầu kỳ + Trị giá NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ Phương pháp này thích hợp với những DN có ít danh điểm vật tư nhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều. Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết NVL, không phụ thuộc vào số lần nhập xuất của từng danh điểm vật tư. Nhược điểm: Dồn công việc tính giá NVL xuất kho vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác. + Phương pháp bình quân liên hoàn ( bình quân sau mỗi lần nhập): Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập NVL, kế toán tính đơn giá bình quân sau đó căn cứ vào đơn giá bình quân và lượng NVL xuất để tính giá NVL xuất. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Đơn giá bình quân liên hoàn = Trị giá NVL tồn trước lần nhập n + Trị giá NVL nhập lần n Số lượng NVL tồn trước lần nhập n + Số lượng NVL nhập lần n Phương pháp này nên áp dụng ở những DN có ít danh điểm vật tư và số lần nhập của mỗi loại không nhiều. Ưu điểm: Phương pháp này cho giá NVL xuất kho chính xác nhất, phản ánh kịp thời sự biến động giá cả, công việc tính giá được tiến hành đều đặn. Nhược điểm: Công việc tính toán nhiều và phức tạp, chỉ thích hợp với những doanh nghiệp sử dụng kế toán máy. -Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này, NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định NVL nhập trước thì được xuất dùng trước và tính theo đơn giá của những lần nhập trước. Như vậy, nếu giá cả có xu hướng tăng lên thì giá trị hàng tồn kho cao và giá trị NVL xuất dùng nhỏ nên giá thành sản phẩm giảm, lợi nhuận tăng. Ngược lại giá cả có xu hướng giảm thì chi phí vật liệu trong kỳ sẽ lớn dẫn đến lợi nhuận trong kỳ giảm. Phương pháp này thích hợp trong thời kỳ lạm phát và áp dụng đối với những DN ít danh điểm vật tư, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. Ưu điểm: Cho phép kế toán có thể tính giá NVL xuất kho kịp thời, phương pháp này cung cấp một sự ước tính hợp lý về giá trị vật liệu cuối kỳ. Trong thời kỳ lạm phát phương pháp này sẽ cho lợi nhuận cao do đó có lợi cho các công ty cổ phần khi báo cáo kết quả hoạt động trước các cổ đông làm cho giá cổ phiếu của công ty tăng lên. Nhược điểm: Các chi phí phát sinh hiện hành không phù hợp với doanh thu phát sinh hiện hành. Doanh thu hiện hành có được là do các chi phí NVL nói riêng và hàng tồn kho nói chung vào kho từ trước. Như vậy chi phí kinh doanh của DN không phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của NVL. -Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO): Theo phương pháp này, NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định vật liệu nào nhập sau được sử dụng trước và tính theo đơn giá của lần nhập sau. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Phương pháp này cũng được áp dụng đối với các DN ít danh điểm vật tư và số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. Phương pháp này thích hợp trong thời kỳ giảm phát. Ưu điểm: Đảm bảo nguyên tắc doanh thu hiện tại phù hợp với chi phí hiện tại. Chi phí của DN phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của NVL. Làm cho thông tin về thu nhập và chi phí của DN trở nên chính xác hơn. Tính theo phương pháp này DN thường có lợi về thuế nếu giá cả vật tư có xu hướng tăng, khi đó giá xuất sẽ lớn, chi phí lớn dẫn đến lợi nhuận nhỏ và tránh được thuế. Nhược điểm: Phương pháp này làm cho thu nhập thuần của DN giảm trong thời kỳ lạm phát và giá trị NVL có thể bị đánh giá giảm trên bảng cân đối kế toán so với giá trị thực của nó. Ngoài 4 phương pháp trên theo chuẩn mực quy định, thực tế các DN còn có thể sử dụng phương pháp sau: -Phương pháp giá hạch toán (phương pháp hệ số giá): Theo phương pháp này, việc hạch toán chi tiết nhập, xuất NVL sử dụng theo một đơn giá cố định gọi là giá hạch toán, cuối kỳ điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế dựa trên cơ sở hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán, nên phương pháp này còn gọi là phương pháp hệ số giá. Hệ số giá = T.giá TT VT tồn đầu kỳ + T.giá TT VT nhập trong kỳ T.giá HT VT tồn đầu kỳ + T.giá HT VT nhập trong kỳ Trị giá TT VT xuất trong kỳ = Số lượng VT xuất x Đơn giá hạch toán x Hệ số giá Giá hạch toán chỉ có tác dụng trong sổ chi tiết, không có tác dụng trong sổ tổng hợp. Phương pháp này thích hợp với các DN có nhiều loại NVL, nhiều mức giá, nghiệp vụ nhập xuất vật liệu diễn ra thường xuyên và đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Áp dụng phương pháp này cuối tháng kế toán sẽ lập Bảng kê tính giá vật tư, hàng hoá để từ đó xác định giá thực tế vật tư, hàng hoá xuất dùng trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. 1.2.3 Chứng từ và kế toán chi tiết NVL 1.2.3.1 Chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ về NVL trong các DN áp dụng chế độ kế toán DN được ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006. Hệ thống chứng từ về NVL theo chế độ kế toán đã ban hành bao gồm: -Phiếu nhập kho Mẫu số 01-VT -Phiếu xuất kho Mẫu số 02-VT -Biên bản kiểm nghiệm Mẫu số 03-VT -Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Mẫu số 04-VT -Biển bản kiểm kê vật tư Mẫu số 05-VT -Bảng kê mua hàng Mẫu số 06-VT -Bảng phân bổ NVL Mẫu số 07-VT -Hoá đơn GTGT (bên bán lập) Mẫu số 01GTKT-3LL -Hoá đơn thông thường (bên bán lập) Mẫu số 02GTTT-3LL -Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Mẫu số 03PXK-3LL Trong đó có hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thông thường, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là chứng từ bắt buộc còn lại là mang tính hướng dẫn. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ về NVL được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.1: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ về NVL Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Thủ trưởng, KT trưởng Bộ phận cung ứng Thủ kho Kế toán NVL Bộ phận kế hoạch sx, kd Bảo quản lưu trữ