THỰC TRẠNG CÔNG tác QUẢN lý văn bản tại PHÒNG THANH TRA PHÁP CHẾ TRƯỜNG đại học hải DƯƠNG

Lý do chọn đề tài Công tác văn thư nói chung, công tác tổ chức quản lý văn bản đi và đến nóiriêng có một vị trí hết sức quan trọng trong sự hình thành và phát triển của tất cả các cơ qua

PHẦN 1 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI PHÒNG THANH TRA -

PHÁP CHẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG 1.1 Lý do chọn đề tài

Công tác văn thư nói chung, công tác tổ chức quản lý văn bản đi và đến nóiriêng có một vị trí hết sức quan trọng trong sự hình thành và phát triển của tất cả các

cơ quan tổ chức, đặc biệt là tại Trường Đại học Hải Dương vì vậy được Nhà trườngrất đặc biệt quan tâm đến công tác này nó góp phần nâng cao uy tín cũng như chấtlượng hoạt động của Nhà trường

Đây là hoạt động đảm bảo cho việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, kịpthời và chính xác nhằm phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý của Hiệu trưởng Nhàtrường, đồng thời nó cũng tạo lên một hệ thống đồng bộ xuyên suốt từ trên xuốngdưới Thực tế cho thấy từ nhiều năm qua công tác quản lý văn bản luôn giữ một vịtrí trọng yếu trong công tác văn phòng và là bộ phận không thể thiếu ở bất cứ cơquan tổ chức nào

Cùng với sự phát triển của bộ máy Nhà nước qua các thời kỳ, công tác quản

lý văn bản trong Nhà trường cũng ngày càng được củng cố và mở rộng, nhất làtrong giai đoạn hội nhập quốc tế hiên nay

Ở Nhà trường nghiệp vụ này được quy định một cách thống nhất, cụ thể,phổ biến và thường xuyên Được sự quan tâm và thống nhất chỉ đạo của Chính phủviệc quản lý văn bản đến và đi trong Nhà trường từng bước được nâng cao và hoànthiện hơn về mọi mặt

Tuy nhiên trong quá trình thực hiện, công tác quản lý văn bản tại trường Đạihọc Hải Dương cũng không tránh khỏi những hạn chế vướng mắc cần làm rõ Làmột sinh viên ngành Quản trị văn phòng với những kiến thức tiếp thu được tạitrường và trong khoảng thời gian thực tập Phòng thanh tra - Pháp chế Nhà trường

em đã mạnh dạn chọn đề tài: “Công tác quản lý văn bản tại Phòng thanh tra Pháp chế trường Đại học Hải Dương” nhằm đề xuất, kiến nghị một số giải pháp

-để hoàn thiện công tác này

1.2 Giới thiệu những nét cơ bản về Nhà trường.

1.2.1 Khái quát chung lịch sử hình thành và phát triển của Nhà trường

Trường Đại Học Hải Dương (Trường Đại học Kinh tế - Kỹ thuật Hải Dương)

là Trường công lập trực thuộc UBND Tỉnh Hải Dương, được thành lập ngày 26tháng 7 năm 2011 trên cơ sở nâng cấp từ Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật HảiDương và được đổi tên theo Quyết định số 378/QĐ- TTg ngày 01 tháng 3 năm 2013của Thủ tướng Chính phủ;

Với truyền thống 52 năm xây dựng và trưởng thành (trên cơ sơ hợp nhất, sátnhập các cơ sở đào tạo từ các ngành: Tài chính, Thương nghiệp, Lao động vàLương thực) Nhà trường có uy tín và thế mạnh đào tạo chuyên nghiệp và dậy nghềtheo các bậc: Sơ cấp, trung cấp, cao đẳng và đại học theo cá khối ngành kinh tế - kỹthuật - xã hội

Với phương châm “Đào tạo chất lượng gắn liền với tiết kiệm chi phí cho người học”, bằng nhiều giải pháp khả thi, chất lượng đào tạo của Nhà trường ngày

càng được nâng cao, đáp ứng nhu cầu thực tiễn của xã hội Hiện Nhà trường luônnăng động, đổi mới, chủ động vượt qua rất nhiều khó khăn, thách thức: tích cực đầu

tư xây dựng cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại, đảm bảo phục vụ cho công tácgiậy và học của giáo viên, học sinh Nhà trường

Làm tốt công tác sinh viên, học sinh; thực hiện các cơ chế thu hút, đào tạobồi dưỡng nâng cao năng lực, trình độ đội ngũ cán bộ, giảng viên; đổi mới nộidung, chương trình, phương pháp, đào tạo theo hướng tiên tiến hiện đại; khôngngừng nghiên cứu khoa học, mở và đào tạo các ngành bậc đại học, cao đẳng mớigắn với nhu cầu bức xúc của xã hội; phối hợp, trao đổi kinh nghiệm quản lý đào tạovới các trường đại học có uy tín ở trong và ngoài nước để xây dựng và đào tạo phùhợp với cơ chế thị trường và hội nhập quốc tế

Tập thể Nhà trường, nhiều đơn vị cá nhân trực thuộc đã được Đảng, Nhànước tổ chức chính trị - xã hội ghi nhận và tặng thưởng nhiều phần thưởng cao quý.sinh viên và học sinh các bậc đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp, dạy nghề

và bồi dưỡng

1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của Nhà trường

1.2.2.1 Chức năng

Trường Đại học Hải Dương là đơn vị sự nghiệp công lập tự bảo đảm mộtphần chi phí hoạt động, trực thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, là cơ sở đào tạo thuộc hệthồng giáo dục quốc dân, thực hiện việc đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình

độ cao đẳng, các trình độ thấp hơn cao đẳng và hợp tác, liên kết đào tạo trình độ đạihọc trong lĩnh vực kinh tế, kỹ thuật theo quy định, tổ chức nghiên cứu khoa học vàtriển khai ứng dụng khoa học, công nghệ phục vụ việc đào tạo và yêu cầu phát triểnkinh tế - xã hội của tỉnh, tổ chức cung cấp các dịch vụ phù hợp với chức năng nhiệm

vụ của Trường theo quy định của pháp luật;

Trường Đại học Hải Dương có tư cách pháp nhân có con dấu và được mở tàikhoản theo quy định của pháp luật; chịu sử chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế vàhoạt động của Uỷ ban nhân dân tỉnh; chịu sự quản lý Nhà nước về đào tạo của BộGiáo dục và Đào tạo, đồng thời chịu sự quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực chuyênmôn của các Sở, ngành có liên quan

1.2.2.2 Nhiệm vụ

Xây dựng quy hoạch, kế hoạch về đào tạo, bồi dưỡng của Trường, trình cấp

có thấm quyền phê duyệt và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt;

Xây dựng, duyệt và thực hiện các chương trình, giáo trình, học liệu, kế hoạchgiảng dạy và học tập đối với ngành, nghề được phép đào tạo;

Quản lý quá trình đào tạo, bồi dưỡng và cấp bằng, chứng chỉ cho các đốitượng thuộc các ngành, nghề được phép đào tạo theo pháp luật;

Thực hiện công tác tuyển sinh, quản lý, giáo dục, rèn luyện học sinh và xâydựng môi trường giáo dục lành mạnh; giữ gìn và phát huy bản sắc văn hóa dân tộc;

Tổ chức các hoạt động nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệphục vụ quá trình đào tạo và phát triển kinh tế - xã hội của Tỉnh;

Tổ chức kinh doanh và cung cấp dịch vụ phù hợp với chức năng, nhiệm vụcủa Trường theo quy định của pháp luật; Phối hợp với các tổ chức, cá nhân và giađình của người học trong hoạt động giáo dục;

Đăng ký, tổ chức kiểm định chất lượng giáo dục và chịu sự quản lý của cơquan kiểm định chất lượng giáo dục cấp trên;

Hợp tác, liên kết với các trường Đại học, Học viện để đào tạo trình độ Đạihọc và trên Đại học trong lĩnh vực kinh tế, kỹ thuật theo quy định;

Quản lý về tổ chức, biên chế, cán bộ, viên chức và người lao động; về tàisản, tài chính của Trường theo quy định của Nhà nước và của Tỉnh;

Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất theo yêu cầu của BộGiáo dục và Đào tạo, của Tỉnh

1.2.3 Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của Phòng Thanh tra Pháp chế

-Phòng Thanh tra - Pháp chế chất lượng trực thuộc trường Đại học HảiDương Phòng được hình thành và phát triển cùng với sự hình thành và phát triểncủa Nhà trường, tiền nhân là Nghiên cứu khoa học và kiểm định chất lượng đào tạo.Trải qua quá trình hình thành và phát triển, đã dạt nhiều thành tích góp phần nângcao vị thế, thương hiệu và sự phát triển của Nhà trường

1.2.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức nhân sự

1.2.3.2 Chức năng

Tham mưu cho Ban giám hiệu về công tác khảo thí và kiểm định chất lượng

tổ chức thực hiện công tác khảo thí và kiểm định chất lượng

Trưởng phòng Phó chủ tịch Hội cựu chiến binh - Bí thư chi bộPhó trưởng phòng

Chịu trách nhiệm chính trong việc phối hợp với các Khoa đào tạo, các Banchuyên môn tổ chức kiểm tra từ khâu ra đề, nhận đề thi, tổ chức coi thi, chấm thi vàlưu trữ, phân tích xử lý các kết quả;

Phối hợp với các Khoa đào tạo, các Ban chuyên môn xây dựng hệ thốngngân hàng đề thi cho từng môn học, cải tiến và phát triển các phương pháp thi phùhợp với yêu cầu đào tạo của các ngành, các hệ bậc đào tạo nhằm nâng cao hiệu quảđánh giá cũng như chất lượng đào tạo;

Tham gia tư vấn nghiệp vụ về quy trình, phương pháp đảm bảo đào tạo chấtlượng, thi - kiểm tra đánh giá cho các đơn vị Thẩm định tính chính xác của việcchấm bài thi, tổ chức chấm thi và đánh giá kết quả bài thi;

Nghiên cứu, ứng dụng các trang thiết bị vi tính vào công tác soạn thảo đề thi,chấm thi và đánh giá kết quả thi;

Thẩm định tính chính xác của việc chấm bài thi, tổ chức thẩm định ngẫunhiên kết quả chấm bài các môn học của giảng viên trên cơ sở phân tích, so sánh kếtquả từng môn học và qua sự phản ánh của sinh viên;

Xây dựng quy trình kiểm tra, thi kết thúc môn học, thi cuối khóa Tổ chứcthi và chấm thi kết thúc các môn học và lưu trữ các kết quả thi

Ngiên cứu và triển khai các giải pháp toàn diện để đảm bảo chất lượng đàotạo chương trình, phương pháp giảng dạy, phương pháp học tập, kiểm tra đánh giáchất lượng đào tạo;

Nghiên cứu và xây dựng hệ thống công cụ đánh giá; chương trình đào tạo,việc giảng dạy của giảng viên, học tập của sinh viên, việc làm của sinh viên khi đãtốt nghiệp đã ra Trường;

Tổ chức đánh giá trong và tham gia đánh giá ngoài các tiêu chuẩn và kiểmđịnh chất lượng theo yêu cầu của Bộ Giáo dục và Đào tạo;

Phối hợp với các tổ chức và cá nhân trong và ngoài nước tổ chức các hoạtđộng đảm bảo chất lượng thuộc chức năng, nhiệm vụ của Phòng;

Tổ chức khóa tập huấn cho cán bộ, giảng viên về hoạt động kiểm định chấtlượng Hướng dẫn, kiểm tra thực hiện công tác kiểm định chất lượng tại các đơn vị

1.3 Thực trạng công tác quản lý văn bản tại Phòng thanh tra - Pháp chế trường Đại học Hải Dương

1.3.1 Công tác quản lý văn bản tại Phòng thanh tra - Pháp chế

Hiện nay công tác quản lý văn bản tại Phòng thanh tra - Pháp chế được lãnhđạo Phòng quan tâm nên có những bước tiến mạnh mẽ và tích cực, cơ sở vật chấtđược trang bị khá đầy đủ, đặc biệt là các phương tiện phục vụ công tác quản lý vănbản như: Máy tính, máy fax, máy photocopy, điện thoại Nhờ vậy mà chất lượngcông tác này ngày càng được nâng lên rõ rệt

Đặc biệt là các nghiệp vụ của công tác quản lý văn bản, số lượng văn bảnban hành không đúng thẩm quyền, sai thể thức, vào sổ văn bản sai, chậm thời gian

đã giảm đi đáng kể, mọi công việc được đi vào nề nếp và đúng với quy định củaNhà nước cũng như của Nhà trường

Quy trình tổ chức xử lý văn bản đến cũng như quy trình tổ chức xử lý vănbản đi được cán bộ Văn thư của phòng thực hiên theo từng bước cụ thể rõ ràng vàđúng với quy định chung Trình độ chuyên môn của cán bộ Văn thư được nâng cao,

có tình thần trách nhiệm trong công việc

Cán bộ Văn thư đã nhận thức rõ được tầm quan trọng của công tác quản lývăn bản đối với công việc cũng như hoạt động của Nhà trường

Việc quản lý văn bản đi, đến thực được thực hiện theo đúng quy định tạiCông văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ

Cán bộ văn thư đã làm tốt công việc của mình chưa để xảy ra tình trạng mấtmát, thất lạc văn bản, tài liệu góp phần quan trọng trong việc quản lý công việc

Hàng năm Trường Đại học Hải Dương gửi đi, cũng như nhận về rất nhiều văn bản,dưới đây là thống kê văn bản và công văn của Phòng từ năm 2009 đến năm 2012

1.3.2 Quy trình quản lý văn bản đến

Trường Đại học Học Hải Dương hàng năm ban hành hàng ngàn văn bản đến,tính đến 0h ngày 01/01 tới 24h ngày 31/12/2011 Phòng đã tiếp nhận tổng số vănbản đến là 940 văn bản

Các bước quản lý văn bản đến được cán bộ Văn thư tiến hành thực hiện theo

từng bước cụ thể, rõ ràng đúng quy định

Sơ đồ: Quy trình quản lý văn bản đến (Phụ lục I)

Bước 1: Tiếp nhận thư báo

Văn bản đến là tất cả những văn bản các cơ quan khác gửi tới Nhà trường, tất

cả các văn bản đều được chuyển đến qua đường Bưu điện, gửi qua Fax hay gửi trựctiếp Đầu tiên việc tiếp nhận văn bản, thư báo cho Nhà trường là của Phòng Thanhtra - Pháp chế, Một cửa liên thông Bộ phận này tiến hành tiếp nhận kiểm tra toàn

bộ văn bản, sách báo…, sau đó cũng tiến hành đăng ký ghi sổ văn bản, ghi rõ ngày,tháng, người chuyển Kiểm tra, làm thủ tục xong mới chuyển vào cho bộ phận Vănthư để làm những việc tiếp theo

Bước 2: Tiếp nhận, phân loại văn bản đến

Các văn bản sau khi kiểm tra xong sẽ được đưa đến bộ phận văn thư củaPhòng để làm thủ tục đăng ký văn bản

Khi tiếp nhận văn bản em thấy cán bộ Văn thư của Phòng tiến hành kiểm travăn bản rất kỹ, xem văn bản đó có đúng là gửi tới Trường mình hay không sau đóvăn thư tiến hành công việc tiếp theo là:

+ Kiểm tra các thông tin trên bìa xem có đúng không

+ Kiểm tra số lượng, tình trạng vật lý của bìa xem còn nguyên vẹn hay không.+ Đối chiếu số, ký hiệu văn bản, số lượng văn bản ghi ngoài bìa với thànhphần tương ứng của văn bản lấy trong phong bì và đối chiếu với phiếu gửi

+ Khi nhận văn bản cán bộ văn thư cũng đã ký trả lại phiếu gửi cho cơ quangửi văn bản qua nhân viên bưu điện

+ Sau khi nhận văn bản cán bộ văn thư của Phòng đã đóng dấu đến, ghi sốđến, ngày, tháng, năm đến của văn bản Dấu đến được cán bộ văn thư đóng rõ ràng

và thống nhất vào khoảng chống dưới số và ký hiệu trích yếu

Dấu đến của Trường Đại học Hải Dương:

Văn bản gửi đến cho Nhà trường gồm có hai loại, đó là loại được bóc bì vàloại không được bóc bì Vì vậy cán bộ văn thư phải kiểm tra thật kỹ loại văn bản đó,nếu là văn bản gửi chung cho Nhà trường, các Phòng, Khoa hay các Trung tâm thìcán bộ Văn thư được phép bóc bì và làm theo trách nhiệm của mình Còn đối vớinhững loại văn bản gửi đích danh cho cán bộ Nhà trường thì không được phép bóc

bì mà phải gửi trực tiếp cho người được nhận văn bản đó Khi bóc bì cán bộ văn thưlưu ý tới các văn bản mật, khẩn cần bóc bì trước để có hướng giải quyết kịp thời

Bước 3: Vào sổ đăng ký văn bản đến

Phòng thanh tra - Pháp chế hiện nay vẫn đang áp dụng cách vào sổ đăng kývăn bản theo cách truyền thống là dùng sổ Công việc này được cán bộ văn thư thựchiện đúng với quy định hiện hành, cán bộ văn thư đã ghi rõ những thông tin của vănbản, tài liệu được gửi tới và đảm bảo tính không trùng lặp, không bỏ sót văn bản,mỗi văn bản chỉ đăng ký một lần

Tùy theo số lượng văn bản được gửi đến hàng năm mà Nhà trường quy định

cụ thể việc lập các loại sổ đăng ký văn bản cho phù hợp Tại trường ta sổ đăng kývăn bản đến được chia thành sổ đăng ký Quyết định và sổ đăng ký các loại Côngvăn, Báo cáo, và được phân cách rõ ràng Các văn bản mật được đăng ký riêngvào một sổ Mẫu sổ đăng ký văn bản đến của Trường Đại học Hải dương:

Phần bìa sổ: (Phụ lục II)

Phần bên trong sổ: (Phụ lục III)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG

Số:………

ĐẾN Ngày:…………

Chuyển:

………

Bước 4: Trình duyệt văn bản đến

Các loại văn bản sau khi qua quá trình phân loại và đăng ký thì được trìnhlên Hiệu trưởng hay Phó hiệu trưởng tùy theo vào chức năng thẩm quyền của từngngười mà cán bộ Văn thư chuyển văn bản đến để xin ý kiến chỉ đạo về phân cônggiải quyết văn bản Ý kiến phân phối văn bản cho các cá nhân hay các Phòng banchỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản theo yêu cầu nội dung văn bản

Ý kiến phân công, giải quyết được ghi tại dòng chuyển văn bản để giảiquyết, cán bộ văn thư căn cứ vào đó để theo dõi việc giải quyết văn bản

Bước 5: Duyệt văn bản đến

Đối với quy định của Trường Đại học Hải Dương thì mọi văn bản sau khiđược kiểm tra kỹ càng sẽ được đưa lên cho Hiệu trưởng duyệt qua trước khi đưa rathực hiện

Bước 6: Chuyển giao văn bản đến và lưu bản gốc văn bản đến

- Chuyển giao văn bản đến

Tại Trường Đại học Hải Dương việc chuyển giao văn bản đến được thựchiện trên các sổ đăng ký chuyển giao văn bản, sau khi các văn bản được Hiệutrưởng duyệt qua và có dấu đến thì sẽ được cán bộ Văn thư chuyển tới tận cácPhòng, Khoa, Trung tâm hay các cá nhân được Hiệu trưởng giao cho để giải quyết.Văn bản được chuyển đến ngày nào thì cán bộ Văn thư chuyển giao vào đúng ngày

đó không để sang ngày hôm sau

Một số văn bản có đóng dấu “thượng khẩn” và “hỏa tốc” thì cán bộ Văn thưghi rõ thời gian chuyển, ngày tháng chuyển

- Lưu văn bản đến

Sau khi chuyền giao văn bản thì cán bộ Văn thư đã lưu bản gốc của văn bảnđến, lưu vào hồ sơ văn bản đến và Scan nội dung văn bản gốc và lưu trên máy tính,

để trừ khi trường hợp văn bản bị hư hỏng hay bị thất lạc có thể tìm lại được

Việc lưu văn bản đến vô cùng quan trọng nó phục vụ cho việc tìm kiếm vănbản sau này, cũng như phục vụ cho công tác lưu trữ Công việc này được cán bộ vănthư thực hiện rất chặt chẽ và tỉ mỉ

Bước 7: Giải quyết văn bản đến

Sau khi nhận văn bản đến Phòng, Khoa, Trung tâm hay các cá nhân đượcHiệu trưởng giao trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết kịp thời theo quy định của Nhàtrường và của Nhà nước Đối với những văn bản có đóng dấu độ khẩn phải đượcgiải quyết khẩn trương, nhanh chóng, kịp thời, không chậm trễ Căn cứ vào công tác

xử lý, giải quyết có thể sẽ được hồi âm thông qua văn bản

Bước 8: Giám sát giải quyết văn bản đến

Tất cả các văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của Nhàtrường đều được cán bộ Văn thư theo dõi đôn đốc về thời hạn giải quyết

Trách nhiệm giám sát giải quyết văn bản đến do Ban giám hiệu Nhà trườngtrực tiếp thực hiện và đôn đốc

Cán bộ Văn thư đã có trách nhiệm lập hồ sơ theo dõi giải quyết văn bản đến

và thường xuyên tổng hợp số liệu về văn bản, bao gồm tổng số văn bản đến; vănbản đến đã được giải quyết; văn bản đến đã hết hạn nhưng chưa được giải quyết đểbáo cáo cho Ban giám hiệu Nhà trường xem xét giải quyết

Đối với văn bản đến có đóng dấu “tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệmtheo dõi, thu hồi hay gửi trả lại nơi gửi theo theo đúng thời hạn

1.3.3 Quy trình quản lý văn bản đi

Văn bản đi là toàn bộ văn bản do Nhà trường soạn thảo ban hành và gửi chocác cơ quan bên ngoài Mỗi văn bản được gửi đi đều mang những đặc trưng riêng,nội dung riêng của Nhà trường

Trường Đại học Hải Dương hàng năm ban hành hàng ngàn văn bản đi, tính

từ 0h ngày 01/01/2011 đến 24h ngày 31/12/2011 tổng số văn bản gửi đi của Nhàtrường là 1334 văn bản, trong đó văn bản quy phạm pháp luật là 554 văn bản

Quy trình xử lý văn bản đi của Phòng do văn thư đảm trách làm Đây là côngviệc khó khăn, nặng nề, áp lực công việc lớn nên đòi hỏi tính chuyên môn công việccao, cũng như tính kiên trì, yêu công việc từ cán bộ Văn thư

Các bước quản lý văn đi của Nhà trường được cán bộ văn thư tiến hành thựchiện theo từng bước cụ thể, rõ ràng đúng quy định

Sơ đồ: Quy trình quản lý văn bản đi: (Phụ lục IV)

Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi sổ, ký hiệu

và ngày, tháng của văn bản

Đối với mỗi cơ quan, tổ chức khác nhau thì có các quy định khác nhau về thểthức nội dung, còn riêng Trường ta quy định sau khi văn bản được soạn thảo xongcán bộ văn thư kiểm tra kỹ về mặt thể thức, kỹ thuật trình bày và nội dung văn bản

Mọi văn bản giấy tờ lấy danh nghĩa Trường Đại học Hải Dương để gửi rangoài hay trong nội bộ Nhà trường, đều phải được thông qua Hiệu trưởng, Phó hiệutrưởng hoặc những người có thẩm quyền ký xác nhận

Sau đó được chuyển qua bộ phận Văn thư đăng ký, đóng dấu Tất cả các vănbản đi đều được cán bộ Văn thư Nhà trường lấy số riêng cho từng loại, việc ghingày, tháng đúng với quy định hiện hành

Bước 2: Đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật (nếu có)

Sau khi văn bản được kiểm tra về mặt thể thức cũng như về mặt nội dungvăn bản, thì sẽ được cán bộ Văn thư đóng dấu lên văn bản Dấu được đóng lên vănbản của Nhà trường thì gồm có dấu Nhà trường và dấu chức danh

Ngoài ra các văn bản có chỉ các mức độ “khẩn” hay “mật” thì được cán bộVăn thư đóng dấu mức độ “khẩn” hay “mật” lên văn bản đó

Quy tắc đóng dấu theo quy tắc chung của Nhà nước đó là văn thư chỉ đượcphép đóng lên 1/3 chữ ký

Bước 3: Vào sổ đăng ký văn bản đi

Vào sổ đăng ký văn bản đi là một việc vô cùng quan trọng, nó phục vụ choviệc quản lý, theo dõi và giải quyết công việc cũng như phục vụ cho quá trình sửdụng tài liệu lưu trữ của Nhà trường Mỗi loại văn bản khác nhau sẽ có sổ đăng kýkhác nhau

Thực tế hiện nay ở Nhà trường việc vào sổ đăng ký văn bản đi vẫn theo cáchthông dụng đó là dùng sổ, mẫu sổ đăng ký theo quy định hướng dẫn chung của Nhànước về thể thức và nội dụng Sổ đăng ký văn bản đi của Nhà trường được in sẵn vàđược cán bộ Văn thư ghi chép trình bày một cách rõ ràng, thuận lợi cho việc tra tìm

Mỗi văn bản được trình bày ở một quyển sổ riêng, sổ ghi Quyết định riêngmôt sổ, còn các Công văn, Báo cáo,… được ghi riêng vào một sổ.

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi tại Trường Đại học Hải Dương:

Phần bìa sổ: (Phụ lục V)

Phần bên trong sổ: (phụ lục VI)

Bước 4: Làm thủ tục và chuyển phát văn bản đi

Sau khi văn bản đã được hoàn thành về mọi mặt thì sẽ được chuyển lên Hiệutrưởng, Phó hiệu trưởng hay những người có trách nhiệm để xét duyệt cũng như kývăn bản đó

Những văn bản quy phạm pháp luật hay những văn bản quan trọng thì chỉ cóHiệu trưởng hay Phó hiệu trưởng sẽ có quyền ký, còn những văn bản thông thườngthì những người có thẩm quyền, trách nhiệm đều có thể ký được Sau đó cán bộ Vănthư sẽ đóng dấu lên văn bản và dựa vào phần nơi nhận để chuyển đến các cơ quanhay những người được nhận văn bản đó

Mọi văn bản sẽ được cho vào phong bì theo quy định về kích cỡ và thể thức,ghi sổ văn bản, cơ quan, tổ chức tiếp nhận, mức độ khẩn, mật, việc chuyển phát vănbản đi bằng đường Bưu điện hay bằng Fax, qua mạng

Bước 5: Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Đối với việc theo dõi chuyển phát văn bản đi tại trường Đại học Hải Dươngquy định như sau:

Chính lãnh đạo Thanh tra - Pháp chế sẽ có trách nhiệm đôn đốc nhân viên

của mình thực hiện một cách nhanh chóng, khẩn trương công việc, để đảm bảo mọivăn bản được xem xét và giải quyết đúng theo thời gian quy định

Bước 6: Lưu bản gốc văn bản đi

Việc lưu văn bản gốc văn bản đi là công việc rất quan trọng và cần thiết ởTrường ta vì vậy được cán bộ văn thư thực hiện và làm tốt, đảm bảo không bỏ sótvăn bản, không làm thất lạc văn bản

Tất cả các văn bản được cán bộ Văn thư lưu vào hồ sơ văn bản đi và Scanhết nội dung văn bản gốc và lưu trên máy tính để trừ trường hợp bị mất văn bản

PHẦN 2

CƠ SỞ GIẢI QUYẾT CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI PHÒNG THANH

TRA - PHÁP CHẾ 2.1 Cơ sở lý thuyết

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ chocông tác quản lý của cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội, cácđơn vị vũ trang Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản, ban hành văn bản,

tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan Cácvăn bản hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu cho hoạt động của

cơ quan đạt hiệu quả

- Nội dung của công tác văn thư

+ Xây dựng và ban hành văn bản

+ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản

+ Tổ chức và sử dụng con dấu

Yêu cầu nhanh chóng, chính xác, bí mật và hiện đại

- Vị trí và ý nghĩa công tác văn thư

Công tác văn thư cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cầnthiết phục vụ hoạt động quản lý, tổ chức, điều hành các công việc của cơ quan

Góp phần giải quyết công việc của cơ quan tổ chức nhanh chóng, chính xác,góp phần đảm bảo giữ gìn bí mật thông tin của Đảng và Nhà nước

Làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ

- Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến

Văn bản đến là toàn bộ các loại văn bản, tài liệu, thư từ, sách báo mà cơ quannhận được từ các cơ quan, tổ chức khác gửi tới

Công tác tổ chức, giải quyết quản lý văn bản đến được thực hiện theo nguyêntắc: mọi văn bản, giấy tờ, tài liệu gửi đến cơ quan đều phải qua bộ phận văn thư củaNhà trường, bộ phận văn thư có nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống nhất yêu cầu xử lýnhanh chóng, chính xác, bí mật

Mọi văn bản gửi đến cơ quan đều phải gửi qua Phòng tổng hợp hay được

Trưởng Phòng hành chính xem xét trước khi phân phối cho lãnh đạo cơ quan vàcác phòng ban khác Đối với văn bản, tài liệu

mang bí mật, quan trọng phải được thực hiện quản lý theo một quy định riêng

Việc tổ chức, tiếp nhận giải quết văn bản đến được tiến hành theo 5 bước sau:

Bước 1 Sơ bộ phân loại văn bản

Bước 2 Bóc bì văn bản

Bước 3 Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến vào văn bản

Bước 4 Vào sổ và chuyển giao văn bản đến

Bước 5 Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến nằm trong Chương 4, phần 2.3, trang 11 vàtrang 12 của Giáo trình Nghiệp vụ Văn thư

Mẫu sổ đăng ký văn bản mật nằm trong Chương 4, phần 2.3, trang 13 củaGiáo trình Ngiệp vụ văn thư

Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến nằm trong Chương 4, phần 2.5, trang 16 và

17 của Giáo trình Ngiệp vụ văn thư

- Tổ chức quản lý văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, tài liệu, thư từ, sách báo do cơ quan tổchức phát hành

Việc tổ chức quản lý văn bản đi cũng được thực hiện theo nguyên tắc: cácvăn bản, giấy tờ, tài liệu của cơ quan, đơn vị để gửi ra ngoài cũng phải qua bộ phậnvăn thư, cán bộ Văn thư phải đăng ký văn bản vào sổ, đóng dấu và có trách nhiệmtrình chuyển giao ngay khi nhận được Văn bản khẩn thì cần phải hoàn thành thủtục và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký Văn bản, tài liệu mang tính bímật Nhà nước phải được đăng ký quản lý theo quy định riêng

Việc tổ chức, tiếp nhận, giải quyết văn bản đi được tiến hành theo 6 bước sau

Bước 1 Đánh máy, in văn bản

Bước 2 Ký và đóng dấu văn bản

Bước 3 Đăng ký văn bản đi

Bước 4 Chuyển giao văn bản đi

Bước 5 Kiểm tra việc quản lý giải quyết văn bản đi

Bước 6 Sắp xếp các bản lưu văn bản

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi nằm trong Chương 4, phần 3.3, trang 19 và 20của Giáo trình Ngiệp vụ văn thư

Mẫu sổ đăng ký chuyển giao văn bản đi nằm trong Chương 4, phần 3.4 trang

24 của Giáo trình Ngiệp vụ văn thư

Mẫu đăng ký gửi văn bản đi qua bưu điện nằm trong Chương 4, phần 3.4trang 25 và 26 của Giáo trình Ngiệp vụ văn thư

- Tổ chức quản lý giải quyết văn bản mật trong cơ quan

Đối với những văn bản “mật”, “tuyệt mật” chỉ có thủ trưởng cơ quan hoặcngười ủy quyền bóc văn bản trực tiếp làm nhiệm vụ đăng ký văn bản

Văn bản có dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” thì phải đóng dấu vào vănbản và cả phong bì văn bản Riêng văn bản mật, tối mật, tuyệt mật chỉ được đánhdấu vào văn bản, người chịu trách nhiệm làm phong bì, trong ghi đầy đủ số, kýhiệu, nơi nhận và đóng dấu “mật”, “tuyệt mật’ lên phong bì trong rồi chuyển chovăn thư làm phiếu chuyển và phong bì ngoài Phong bì ngoài chỉ ghi nơi gửi, nơinhận, và số phiếu chuyển, không đóng dấu chỉ mức độ “mật” Sau đó các văn bảnđược chuyển đi theo thủ tục các văn bản bình thường

2.2 Cơ sở thực tiễn

Hiện nay Trường Đại học Hải Dương đang áp dụng các văn bản, công văn

mà Nhà nước quy định về công tác quản lý văn bản như sau:

- Nghị định số 110/2004/NĐ -CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tácvăn thư;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủsửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 18 tháng 4năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Văn bản số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng 3 năm 2009 của Cục Vănthư Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ

sơ trong môi trường mạng;