Tiểu luận Quản trị nguồn nhân lực tại phòng kinh doanh công ty FDI

II Mục tiêu của đề tài:Nhằm hoàn thiện công tác quản trị nguồn nhân lực tại phòng kinh doanhcủa công ty FDI III Giới thiệu về công ty: FDI được thành lập trong năm 2003 với mục đích duy

Quản trị nguồn nhân lực tại phòng kinh doanh công

ty FDI

I Lý do chọn đề tài:

Trong quá trình mở cửa và hội nhập nước ta đã bắt tay làm bạn với nhiều nước,các doanh nghiệp luôn có nhiều cơ hội để phát triển nhưng cũng phải đương đầuvới nhiều khó khăn thử thách để có thể đứng vững được Trong sự cạnh tranhgay gắt đó, càng ngày người ta càng nhận ra tầm quan trọng của nguồn lực conngười và công tác quản trị nguồn nhân lực, đó chính là nguồn tài sản quý báucủa doanh nghiệp Nguồn nhân lực là một trong ba yếu tố đầu vào cơ bản nhấtcủa quá trình sản xuất kinh doanh Nhưng thông thường khi nhắc đến nguồnnhân lực là chúng ta nghĩ ngay đến những người trực tiếp sản xuất ra sản phẩmdịch vụ, mà quên đi một bộ phận nguồn nhân lực vô cùng quan trọng không thểthiếu trong bất kỳ công ty nào, đó chính là đội ngũ cán bộ quản lý Bộ máy quản

lý được ví như những người cầm lái hướng con thuyền sản xuất kinh doanh điđúng hướng, đạt hiệu quả cao Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tùy thuộc vào sựbiến động của môi trường bên trong và bên ngoài Khi các yếu tố này thay đổi sẽkéo theo sự thay đổi của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Chính vì vậy việc hoànthiện cơ cấu bộ máy quản lý cũng như công tác quản trị nguồn nhân lực trongcông ty đóng một vai trò cực kỳ quan trọng, nó quyết định sự tồn tại và pháttriển đi lên của doanh nghiệp, nâng cao khả năng thích ứng với mọi điều kiệntrong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay Chính vì lý do nàynên nhóm em đã chọn đề tài: “Quản trị nguồn nhân lực tại phòng kinh doanhcông ty FDI”

II Mục tiêu của đề tài:

Nhằm hoàn thiện công tác quản trị nguồn nhân lực tại phòng kinh doanhcủa công ty FDI

III Giới thiệu về công ty:

FDI được thành lập trong năm 2003 với mục đích duy nhất là trở thành mộttrong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa tại Việt Nam,cũng như các dịch vụ giao nhận hàng hoá quốc tế, dịch vụ Logistics chuyênnghiệp

Trở thành công ty giao nhận hàng hoá hàng đầu tại Việt Nam và điều nàyluôn luôn được thể hiện trong quá trình làm việc của chúng tôi, nhằm cung cấpcho khách hàng và đối tác những dịch vụ tốt nhất mà họ đang thực sự cần và

chúng tôi luôn tuân thủ nguyên tắc làm việc "khách hàng luôn luôn đúng".

FDI bước vào lĩnh vực hoạt động Giao nhận hàng hoá vào năm 2003 chỉ có

5 người, nhưng giờ đây đã có hơn 150 nhân viên chính thức, những người đã có

bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận hàng hoá tại Việt Nam

Công ty chúng tôi hiện là thành viên của các tổ chức Giao nhận hàng hoáquốc tế như:

Lĩnh vực kinh doanh của công ty:

- Dịch vụ giao nhận hàng hoá đường Hàng không/Đường biển/Đường bộ

- Dịch vụ giao nhận hàng hoá Đa phương thức

- Dịch vụ khai quan và Logistics

- Dịch vụ giao nhận hàng hoá quốc tế bằng đường bộ, đường sắt giữa cácquốc gia như Trung Quốc, Việt Nam, Lào, Campuchia và Thái Lan.

- Dịch vụ giao nhận hàng hoá triển lãm, hàng dự án, hàng quá cảnh

- Dịch vụ tổng đại lý kinh doanh vận chuyển hàng không

- Đại diện thương mại

- Cung cấp Các dịch vụ giao nhận hàng hoá trong nước như: vận chuyểnhàng hoá đường bộ, đường sắt, kho vận

 Các hoạt động chính :

 Lĩnh vực hàng không :

FDI làm việc trực tiếp với hầu hết các hãng bay đang hoạt động tại ViệtNam Song song đó, chúng tôi mở tài khoản bảo lãnh ngân hàng trên các hãnghàng không (Bảo đảm chúng tôi luôn có tải), chúng tôi luôn có thể thương lượngvới hãng bay đáp ứng khối lượng hàng lớn và từ đó chúng tôi có thể phục vụ chokhách hàng và đại lý với mức giá thấp hơn nhiều so với giá thị trường Ngoài ra,FDI còn hoạt động dưới hình thức là Tổng Đại Lý cho các hãng hàng không(GSA) tại Việt Nam

Chúng tôi có đội ngũ nhân viên vô cùng chuyên nghiệp có thể tư vấn vàcung cấp cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất cho mọi chủng loại hàng hóa,như:

 Hàng tươi sống

FDI có cách xử lý đặc biêt đối với loại hàng tươi sống như thịt tươi, hảisản, trái cây và rau quả, hoa tươi và dược liệu…nhằm đáp ứng nhu cầu của cácnhà sản xuất Viêt Nam muốn xuất khẩu hàng hóa sang những thị trường lớn nhưNhật Bản, Đài Loan, Hong Kong FDI cũng trang bị kho lạnh dành cho hàngđông lạnh và giữ mát để đảm bảo cho hàng tươi sống luôn giữ ở tình trạng tốiưu

 Hàng nguy hiểm

Hàng hóa nguy hiểm bao gồm hóa chất, khí nén, chất lỏng dễ cháy vàđộc hại có thể được vận chuyển trong điều kiện đặc biệt về khâu đóng gói vàdán nhãn dựa theo quy định của Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA).

 Hàng giá trị và hàng dễ hư hỏng

Hàng hóa tinh xảo như đồ cổ, hàng thủy tinh, những dụng cụ quang họchay thiết bị y khoa được xử lý với tất cả sự cẩn thận Những lô hàng giá trị caonhư vàng thỏi, kim loại quý hay những kiệt tác nghệ thuật được giữ trong nhữngkhu vực đặc biệt được đảm bảo an ninh tối đa

 Lĩnh vực vận tải đường biển :

FDI là đối tác và là đại lý của nhiều hãng tàu nổi tiếng, chuyên cung cấpdịch vụ vận chuyển hàng nguyên container (FCL) và lẻ (LCL) đến tất cả nhữngcảng biển trên khắp thế giới chúng tôi cung cấp cho khách hàng những dịch vụtốt nhất như sau:

- Dịch vụ Logistics

- Dịch vụ tàu chuyến theo thời hạn

- Dịch vụ FCL/ LCL thông thường xuất/ nhập đến tất cả các cảng chính

- Dịch vụ FCL/ LCL: hàng thường, tách bill và hàng chỉ định xuất/ nhậpđến tất cả các cảng chính

- Dich vụ giao nhận hàng tân nơi (door to door)

- Vận chuyển đa phương tiện (đường biển – đường hàng không – đườngbộ)

- Đại lý bảo hiểm hàng hóa

 Lĩnh vực dịch vụ Thông quan xuất nhập khẩu :

- Được cấp giấy phép môi giới dịch vụ thông quan từ năm 2003

- Sở hữu đội ngũ những chuyên gia về lĩnh vực thông quan chính quy vànhững nhà môi giới chuyên nghiệp trên mọi khu vực hải quan chính từ sân bay,cảng biển và cả cửa khẩu

- Tiến hành thủ tục Hải quan cho hàng xuất bằng đường hàng không và

- Phát hành tất cả những giấy tờ và chứng từ cần thiết của hàng xuất khẩu trongvòng 24h trước khi tàu khởi hành

- Tiến hành những thủ tục giấy tờ trước khi hàng về, thủ tục nhập tạmthời, luôn đặt bãi để dỡ hàng và làm dịch vụ thông quan quá cảnh cho những lôhàng nhập khẩu

- Giao hàng đúng giờ đối với: Hội nghị, Hôi chợ và Triển lãm và giữ chỗlưu kho

 Lĩnh vực dịch vụ Chuỗi Cung Ứng :

FDI là nhà cung cấp dịch vụ kho bãi và vận chuyển chuyên nghiệp, chúngtôi mang đến dịch vụ kho bãi ở một tầm vóc mới bằng cách quản lý toàn bộ quytrình dịch vụ chúng tôi có trong tay những nhân viên lành nghề, cùng với hệthống và mạng lưới vận chuyển để thực hiện công việc chuỗi cung ứng rộngkhắp thế giới

Công ty FDI cung cấp dịch vụ quản lý kho bãi với những giá trị cộngthêm và cung cấp cho khách hàng những giải pháp cho những dịch vụ kho bãi

đa dạng

 Lĩnh vực Giao nhận hàng hóa :

 Tuyến đường liên lục địa

Những dịch vụ đa dạng của FDI ngày càng cải tiến hơn để đáp ứng nhucầu ngày càng cao của khách hàng như dịch vụ thông quan và vận chuyển hànghóa qua biên giới đường bộ/ đường sắt giữa các nước Trung Quốc, Việt Nam,Lào và Thái Lan Hàng hoá bắt đẩu từ Trung Quốc (khu vực gần Việt Nam), xetải được sắp xếp từ Lạng Sơn, tại biên giới Việt Nam và Trung Quốc, tiếp đếnFDI Lạng Sơn sẽ tiếp tục công việc khai quan, chuyển-dỡ hàng và chuyển hàngvào Việt Nam cũng như đưa hàng hoá tới Lào rồi Thái Lan và ngược lại

 Giao nhận Hàng hoá cho dự án

Chúng tôi có bộ phận chuyên thực hiện dịch vụ hàng hóa cho dự án Bộphận này sẽ cung cấp những dịch vụ vận chuyển đặc biệt cho những lô hàngnặng hoặc các loại thiết bị có kích thước quá lớn như các máy móc cho côngtrình xây dựng, nhà máy năng lượng, hóa chất, hóa dầu, thiết bị để đào hầm mỏ,các loại đường ống, dụng cụ cho xây dựng hạ tầng và các lĩnh vực khác

 Giao nhận hàng hóa cho triển lãm & hội chợ

FDI là công ty giao nhận hàng hóa chính thức của rất nhiều chương trìnhtriển lãm & hội chợ cũng như các sự kiện thương mại Chúng tôi có nhiểu kinhnghiệm và đội ngũ chuyên gia trong lĩnh vực vận chuyển hàng triển lãm Chúngtôi cung ứng tất cả dịch vụ từ nhà máy của khách hàng đến nơi triển lãm ở nướcngoài và từ nước ngoài về Việt Nam Tất cả mọi thứ đều được chúng tôi xử lý

kỹ càng Quý khách chỉ cần gửi thông tin cho chúng tôi thông qua email hoặcgọi điện thoại cho chúng tôi, chúng tôi sẽ chuẩn bị tất cả những thủ tục giấy tờcần thiết cho việc xuất nhập hàng hóa cùng với việc giao hàng đúng hạn

 Lĩnh vực các dịch vụ nội địa :

 Vận chuyển đường bộ:

Với mạng lưới văn phòng chi nhánh ở những vị trí chính phủ khắp cảnước, FDI luôn cung cấp cho khách hàng những dịch vụ vận chuyển đường bộtốt nhất Chúng tôi phục vụ vận chuyển hàng hóa tới mọi tỉnh thành trong cảnước với những loại hình đa dạng về kích cỡ xe tải, loại container, vận chuyểnbằng đường sắt, đường hàng không hay đường biển Chúng tôi cam kết hàng hóa

sẽ được giao trong thời gian nhanh nhất với giá cả canh tranh nhất

Kho bãi:

FDI cung cấp cho khách hàng hệ thống nhà kho, bãi chất lượng cao ở Tp.

Hồ Chí Minh, Hà Nội, Hải Phòng, Hải Dương, Đà Nẵng, Bình Dương với cácthiết bị và các phương tiện vận tải hiện đại bậc nhất

Chúng tôi có các loại:

- Kho Ngoại Quan

- Kho Hàng Thông Thường

- Kho hàng lẻ

Đường Sắt:

Công ty FDI đã và đang phát triển lĩnh vực vận chuyển hàng hóa bằngđường sắt xuyên Việt Nam Ngoài ra, FDI đang cùng với các đối tác của mìnhTrung quốc thực hiện dịch vụ vận chuyển tiếp nối hàng hóa bằng đường sắt quacửa khẩu Hữu Nghị quan giữa 2 quốc gia

 Lĩnh vực Tổng đại lý cho các Hãng Hàng không ( GSA for Airlines)

Đây là một lĩnh vực khá mới mẻ và đang phát triển mạnh hiện nay tại ViệtNam, tập trung tại hai thành phố lớn là Hà Nội và Thành Phố Hồ Chí Minh FDIđược hai hãng Hàng không công nhận là Tổng đại lý bán độc quyền về mặt khaithác hàng hóa trên thị trường Việt Nam, đó là Jetstar Asia Airways vàHongkong Airlines

 Lĩnh vực môi giới thương mại :

FDI hiện đang là đại lý kinh doanh cho Tập đoàn Luxking, chuyên cungứng sản phẩm băng keo tự dính hai mặt hàng đầu tại Trung Quốc cũng như trênthế giới Ngày nay, sản phẩm của tập đoàn đã được sử dụng tại trên 50 quốc gia

và hơn 1000 khách hàng từ các ngành công nghiệp khác nhau như in ấn, đónggói, sản xuất xe hơi, dược phẩm, điện máy và điện gia dụng

Đảm bảo độ bao phủ và mức độ lan tỏa của các sản phẩm dịch vụ củacông ty trên thị trường

Chức năng của phòng kinh doanh:

- Bán hàng: Lập các kế hoạch bán hàng và triển khai thực hiện Luônhướng tới việc thâm nhập sâu hơn (hợp đồng cung cấp nhiều dịch vụ hơnvới các khách hàng đã sử dụng một dịch vụ của công ty) và rộng hơn(cung cấp dịch các khách hàng mới, chưa sử dụng dịch vụ của công tytrước đây)

- Phát triển thị trường: tìm kiếm, xác định các khách hàng tiềm năng, cácthị trường tiềm năng Điều tra, khảo sát nhu cầu thực tế, môi trường kinhdoanh (vĩ mô, vi mô) Thiết lập các mối quan hệ với khách hàng, các nhàphân phối chủ chốt…

- Chăm sóc khách hàng: thường xuyên duy trì và phát triển mối quan hệ vớicác khách hàng Tiếp nhận các thông tin phản hồi từ khách hàng Phốihợp xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình cung cấp dịch vụ

- Tham gia phát triển sản phẩm mới: tiếp nhận phản hồi từ khách hàng phốihợp với các bộ phận chức năng khác trong công ty để đưa ra các sản phẩmmới đáp ứng cao nhất nhu cầu của khách hàng

- Phối hợp với các bộ phận chức năng tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ phùhợp

Các mối quan hệ của phòng Kinh Doanh:

- Bên ngoài:

o Với khách hàng: phòng kinh doanh luôn hướng đến việc duy trì vàphát triển mối quan hệ với khách hàng qua đó duy trì và phát triểndoanh số Luôn bên gần gũi chia sẻ những thuận lợi, khó khăn vớikhách hàng nhằm phát hiện ra các nhu cầu mới, phối hợp xây dựngcác sản phẩm mới đáp ứng các nhu cầu đó, làm khách hàng ngàycàng hài lòng hơn với các dịch vụ của công ty

o Với chính quyền:

 Cơ quan thuế: Tiếp cận, cập nhật các biểu thuế mới, luật thuếmới Nắm vững các thủ tục, qui trình trong việc khai thuế,nộp thuế… nhằm tư vấn chính xác, hiệu quả cho khách hàng

 Hải quan: nắm vững các qui định xuất nhập khẩu, khai báohàng hóa qua đó cung cấp dịch vụ hiệu quả cho khách hàng

 Cơ quan quản lý giao thông vận tải: nắm bắt các qui định,thủ tục … tạo thuận lợi cho việc vận chuyển hàng hóa

o Với cộng đồng: luôn có những hoạt động chăm sóc cộng đồng:tham tài trợ các chương trình từ thiện, hoạt động môi trường… giatăng uy tín thương hiệu, tranh thủ sự ủng hộ của công chúng cũngnhư các cơ quan chính quyền , tạo thuận lợi cho việc kinh doanh

o Giới truyền thông: luôn duy trì mối quan hệ tốt với giới truyềnthông nhằm đạt được sự hỗ trợ của giới truyền thông trong việc phổbiến sản phẩm đến người tiêu dùng, tranh thủ các thông tin cũngnhư mối quan hệ của giới truyền thông nhằm nắm bắt thêm thôngtin về khách hàng, thị trường, đối thủ cạnh tranh…

o Với đối thủ cạnh tranh: nắm bắt các thông tin về sản phẩm, dịch vụ

hệ thống cơ sở vật chất, thị phần, cảm nhận của khách hàng… củađối thủ qua đó xác định điểm mạnh, điểm yếu của đối thủ qua đóxác định chiến lược cạnh tranh hay hợp tác…

o Với nhà cung ứng: kiểm định đánh giá sự phù hợp của nhà cungứng với các mục tiêu của bộ phận kinh doanh cũng như công ty

- Bên trong:

o Với ban giám đốc: thực hiện các báo cáo doanh số, phân tích môitrường kinh doanh, thị phần, phân tích đối thủ cạnh tranh, các kếhoạch kinh doanh….đem đến cho ban giám đốc tầm nhìn tổng quát

về thực trạng kinh doanh qua đó tư vấn chiến lược phát triển chocông ty

o Với các bộ phận chức năng trong công ty:

 Phòng điều vận: đưa ra các yêu cầu về giao nhận hàng hóanhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng Theo dõi cập nhật tìnhtrạng giao nhận hàng hóa nhắm đãm bảo sự hài lòng củakhách hàng Phối hợp giải quyết các vấn đề phát sinh

 Phòng nhân sự: phối hợp tìm kiếm các ứng viên phù hợp.Tham gia tư vấn các chế độ lương thưởng, động viên nhânviên

 Phòng kế toán hành chính: đưa ra các yêu cầu về chi phí bánhàng, phối hợp trong việc xuất hóa đơn, thu hồi công nợ…

o Các chi nhánh, công ty con (nếu có): theo dõi việc kinh doanh cáccông ty con, chi nhánh Tiếp nhận thông tin phản hồi, hỗ trợ giảiquyết các vấn đề phát sinh Định hướng chiến lược kinh doanh,phân bổ nguồn lực…

Nhiệm vụ chính của phòng kinh doanh:

Tăng trưởng doanh số thông qua việc tăng số lượng và chất lượng kháchhàng

Các báo cáo của phòng kinh doanh:

- Báo cáo kết quả kinh doanh theo tháng/quý/năm

- Báo cáo tình hình phát triển khách hàng (số lượng khách hàdng mới, sốlượng khách hàng tiềm năng, gia tăng số lượng dịch vụ, doanh số với cáckhách hàng hiện hữu)

- Nghiên cứu phân tích thị trường

- Kế hoạch kinh doanh tháng/quý/năm (các mục tiêu đề ra và phương ánthực hiện)

- Báo cáo tổng kết các than phiền của khách hàng – biện pháp khắc phục

Các qui trình công việc của phòng:

- Quy trình tìm kiếm khách hàng

- Quy trình tiếp cận khách hàng

- Quy trình tiếp nhận phản hồi của khách hàng

…

Chỉ tiêu đánh giá kết quả:

Kết quả của bộ phận kinh doanh được đánh giá dựa trên các tiêu chí:

Cách thức quản lý bộ phận:

Do đặt thù của công việc, bộ phận kinh doanh không quản lý nhân viêntheo thời gian mà quản lý theo các mục tiêu đề ra, dựa trên các cam kết đã đượcthoả thuận trước (về doanh số, về số lượng khách hàng, khối lượng công việcthực hiện…)

Trang thiết bị cần thiết:

- 1 ô tô 7 chỗ phục vụ nhu cầu công tác, viếng thăm khách hàng

- Mỗi nhân viên kinh doanh một laptop, hỗ trợ kết nối internet

Một phòng làm việc với 5 bàn làm việc có trang bị máy in, máy fax,photocopy…

MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN KINH DOANH

I/ Thông tin chung:

II/ Mục đích công việc

Trực tiếp thực hiện hoạt động bán sản phẩm dịch vụ

trực tiếp và gián tiếp của công ty

III/ Nhiệm vụ cụ thể:

1 Duy trì những quan hệ kinh doanh hiện có, nhận đơn đặt hàng; thiết lậpnhững những mối quan hệ kinh doanh mới bằng việc lập kế hoạch và tổ chứclịch công tác hàng ngày đối với những quan hệ kinh doanh hiện có hay nhữngquan hệ kinh doanh tiềm năng khác

2 Lập kế hoạch công tác tuần, tháng trình Trưởng phòng duyệt Thực hiệntheo kế hoạch được duyệt.

3 Hiểu rõ tính năng, giá, ưu nhược điểm của sản phẩm dịch vụ, sản phẩm dịch

vụ tương tự, sản phẩm dịch vụ của đối thủ cạnh tranh

4 Nắm được quy trình tiếp xúc khách hàng, quy trình xử lý khiếu nại thôngtin, quy trình nhận và giải quyết thông tin khách hàng, ghi nhận đầy đủ theo cácbiểu mâu của các quy trình này

5 Tiếp xúc khách hàng và ghi nhận toàn bộ các thông tin của khách hàngtrong báo cáo tiếp xúc khách hàng Báo cáo nội dung tiếp xúc khách hàng trongngày cho Trưởng phòng kinh doanh

6 Lên dự thảo hợp đồng sau khi khách hàng đã đồng ý cơ bản, chuyển choTrưởng phòng xin ý kiến về các điều khoản hợp đồng Lập thủ tục ký kết hợpđồng, lưu bản copy hợp đồng, chuyển bản chính cho Trướng phòng giữ, một bảnchính cho phòng kế toán giữ

7 Trực tiếp thực hiện, đốc thúc thực hiện hợp đồng, bao gồm các thủ tục cungứng dịch vụ, hỗ trợ xuất hoá đơn, cùng khách hàng kiểm tra chất lượng sảnphẩm dịch vụ cung ứng

8 Nhận và xử lý các khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm dịch

vụ, thời gian giao hàng, tiến độ phục vụ hàng…

9 Theo dõi quá trình thanh lý hợp đồng, hỗ trợ phòng kế toán đốc thúc công

nợ, chỉ xong trách nhiệm khi khách hàng đã thanh toán xong

10 Giao dịch, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng Tìm kiếm khách hàng tiềmnăng

11 Cập nhật kiến thức công việc qua việc, đọc các sách báo về kinh doanh vàtiếp thị; duy trì các mối quan hệ khách hàng

12 Phát triển việc kinh doanh ở địa bàn được giao phó

13 Chăm sóc khách hàng và bán hàng theo lịch trình đã định

2 Thu hút và tuyển chọn trưởng phòng kinh doanh:

2.1 Mục tiêu tuyển dụng:

Quá trình thu hút và tuyển dụng trưởng phòng kinh doanh là một chuỗi hoạtđộng được tạo ra để tìm ra một người có đầy đủ phẩm chất phù hợp với các yêucầu của phòng kinh doanh nhằm đáp ứng mục tiêu riêng của phòng và mục tiêuchung của doanh nghiệp

2.2 Các nguồn tuyển dụng:

Những nguồn tuyển dụng cho chức danh trưởng phòng kinh doanh đều đượcdoanh nghiệp áp dụng tuyển dụng qua hai nguồn chính sau:

 Nguồn ứng viên từ trong nội bội doanh nghiệp:

Các ứng viên đang làm việc cho doanh nghiệp đều có thể ứng cử vào chứcdoanh trưởng phòng kinh doanh nếu họ có thể đáp ứng được các yêu cầu của bộphận tuyển dụng Hình thức tuyển các nhân viên từ trong nội bộ doanh nghiệpthường được ưu tiên hàng đầu do có các ưu điểm sau so với việc tuyển ứng viên

từ bên ngoài:

 Nhân viên của doanh nghiệp đã được thử thách về long trung thành, thái

độ nghiêm túc, trung thực, tinh thần trách nhiệm và ít bỏ việc

 Nhân viên của odnah nghiệp sẽ dễ dàng, thuận lợi hơn trong việc thựchiện công việc, nhất là trong thời gian đầu ở cương vị trách nhiệm mới

Họ đã làm quen, hiểu được mục tiêu của doanh nghiệp, do đó mau chóngthích nghi với điều kiện làm việc mới và biết tìm ra cách thức để đạtđược mục tiêu đó

 Tạo ra sự thi đua rộng rãi giữa các nhân viên đang làm việc, kích thích

họ làm việc tích cực, sang tạo và tạo ra hiệu suất cao hơn

 Ít tốn chi phí cho quá trình tuyển dụng

Tuy nhiên hình thức này vẫn còn một số hạn chế như:

 Gây hiện tượng chai lỳ, xơ cứng, thiếu sang tạo do nhân viên được thăngchức đã quen với cách làm việc cũ.

 Tâm lý không phục lãnh đạo, bất hợp tác với lãnh đạo mới, dễ chia bèphái, mất đoàn kết, khó làm việc

 Nguồn ứng viên từ bên ngoài doanh nghiệp:

Trong thực tế, đối với các doanh nghiệp lớn, việc dự báo nguồn cung cấpứng viên từ thị trường lao động thường phải dựa trên cơ sở dự báo tình hình kinh

tế nói chung, điều kiện thị trường nói chung và điều kiện thị trường nghề nghiệp.Thông thường tỷ lệ lao động thất nghiệp càng cao thì nguồn cung cấp ứng viêncàng nhiều và doanh nghiệp càng dễ tuyển nhân viên Việc cung cấp ứng viêncho doanh nghiệp dựa vào những nguồn sau:

 Thông qua quảng cáo:

Quảng cáo là hình thức thu hút ứng viên rất hữu hiệu, đặc biệt là đối với cácdoanh nghiệp lớn Nội dung quảng cáo nên nhấn mạnh vào nội dung, yêu cầucủa công việc và tiêu chuẩn nghề nghiệp, phát triển tính hứng thú của công việc

và khả năng có thể thỏa mãn các yêu cầu của ứng viên như cấp học bổng, chođào tạo tiếp, khả năng thăng tiến trong nghề nghiệp…

 Các cơ sở giáo dục:

Nhiều tổ chức, doanh nghiệp dựa mạnh mẽ vào cách tuyển dụng nhân viên

từ các trường đại học và cao đẳng, các trung tâm dịch vụ lao động Các trườnggiáo dục được lựa chọn như các nguồn là dựa trên danh tiếng của họ, cácchương trình đào tạo phù hợp và với các yêu cầu của doanh nghiệp, và lịch sửthành tích trong cung cấp có hiệu quả các nhân viên và quản trị gia

Các doanh nghiệp, người lập một chương trình tuyển dụng với một trườngđại học sẽ sử dụng một phương pháp phù hợp để chắc chắn hiệu quả của nó.Phần lớn các trường đại học có hệ thống hướng nghiệp tốt và các trung tâm phân

bổ để thuận tiện cho các cuộc tuyển dụng Các doanh nghiệp thiết lập cả các mối

liên hệ thường xuyên với các trung tâm phân bổ này chủ yếu tại các trường đạihọc danh tiếng hơn.

 Các đối thủ và doanh nghiệp tương tự nhau:

Đó không phải là bình thường đối với một doanh nghiệp tuyển một trưởngphòng kinh doanh tốt nhất từ địch thủ Thực tế, một doanh nghiệp giàu có tronggiới kinh doanh đã cho rằng “ vị trí đầu tiên mà họ tìm sự chảy máu nhân viên làđịch thủ cạnh tranh của họ” Những nhân viên có kinh nghiệm này biết kinhdoanh và phát huy khả năng của họ để đạt được mục tiêu đề ra

Cũng là không bình thường đối với các nhân viên khi họ được thuê từnhững Công ty không phải là đối thủ nhưng có môi trường kinh doanh tương tự Trong thực tế hình thức tuyển dụng từ nguồn này cũng bị hạn chế bởi nhânviên được tuyển có thể mang đi kiến thức, kinh nghiệm và một số khách hàngkhi chuyển từ Công ty này sang Công ty bên cạnh Tuy nhiên họ cũng mang đinhững thói quen và thực hành cũ mà nó có thể không phù hợp với chính sáchcủa doanh nghiệp hiện tại Hơn nữa, nếu họ thay đổi lòng trung thành một lần,

họ có thể dễ đàng thay đổi đến với doanh nghiệp tương tự hoặc với đối thủ để cóthể hợp đồng tốt hơn

 Nhà cung cấp/ khách hàng:

Khách hàng và các nhà cung cấp cũng là một phần đáng kể của những nhânviên có kinh nghiệm Những người này được thử thách trong dạng doanh nghiệpkinh doanh và có lẽ gần gũi với các sản phẩm của đối thủ Những mạo hiểmtrong việc thuê người từ khách hàng có lẽ là có thực

a Thành lập hội đồng tuyển dụng:

Hiện tại doanh nghiệp áp dụng hội đồng tuyển dụng đối với chức doanhtrưởng phòng kinh doanh gồm có: phòng nhân sự và ban giam đốc phụ trách.Phòng nhân sự bao gồm: 1 trưởng phòng phụ trách việc phỏng vấn sơ bộ, 4 nhânviên phụ trách việc tiếp nhận hồ sơ và hỗ trợ các bước trong quá trình tuyểndụng Ban giám đốc bao gồm: giám đốc điều hành và giám đốc tài chính phụtrách việc phỏng vấn lần 2 và ra quyết định tuyển dụng

b Xác định tiêu chuẩn tuyển chọn:

Tiêu chuẩn chung đối với doanh nghiệp:

 Trình độ: tốt nghiệp đại học một trong các chuyên ngành kinh tế:quản trị, ngoại thương

 Kinh nghiệm: có ít nhất 3 năm công tác trong lĩnh vực kinh doanh, cókinh nghiệm quản lý kinh doanh quốc tế

 Tuổi: từ 28 trở lên

 Ngoại ngữ: thông thạo ít nhất một ngoại ngữ là tiếng Anh

 Vi tính: có kiến thức và có thể làm việc với các phương tiện truyềnthông, sử dụng thành thạo máy vi tính và các thiết bị văn phòng khác

 Phẩm chất cá nhân: trung thực, năng động, sáng tạo, có tinh thầntrách nhiệm, có sức khỏe tốt, có khả năng đi công tác xa

Tiêu chuẩn của phòng ban:

 Có khả năng đáp ứng được các mục tiêu của phòng đã đề ra như:doanh thu, số lượng khách hàng, thị phần

 Có khả năng điều hành và quản lý đội ngũ nhân viên kinh doanh,huấn luyện và hỗ trợ nhân viên trong các trường hợp khó khăn

Tiêu chuẩn cá nhân:

 Có kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực giao nhận hàng xuất nhập khẩu

và marketing

 Hiểu biết các kiến thức và quá trình chăm sóc khách hàng Có khảnăng đánh giá nhu cầu khách hàng, đánh giá được mức độ hài longcủa khách hàng.

 Các kỹ năng làm việc với con người:

 Kỹ năng lắng nghe: quan tâm và hiểu những gì người khác nói, biếtcách đặt câu hỏi và chia sẻ

 Kỹ năng trình bày rõ ràng, chính xác và hiệu quả làm cho ngườinghe dễ tiếp nhận Biết cách truyền đạt thông tin cho cấp trên vànhận thông tin phản hồi từ cấp dưới

 Kỹ năng đàm phán và thuyết phục khách hàng

 Kỹ năng ra quyết định, ủy quyền

 Kỹ năng tư vấn, giải đáp thắc mắc và biết cách giúp đỡ người khác

 Có khả năng phân tích dự báo vấn đề trong những điều kiện khôngđầy đủ thông tin

 Có khả năng suy diễn và tổng hợp những lập luận để đưa ra câu trảlời chính xác

 Nhạy cảm với những vấn đề quan trọng sắp xảy ra Lương thiện và cóđạo đức tốt

 Giữ bí mật các thông tin về kinh doanh của công ty

 Tác phong linh hoạt, văn minh, hòa đồng và cầu tiến

c Thông báo tuyển dụng:

Doanh nghiệp có thế áp dụng các hình thức sau:

Quảng cáo trên báo đài, tivi

Thông qua các trung tâm dịch vụ lao động

Thông báo trước cổng cơ quan, doanh nghiệp

d Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ:

Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ nhằm để có thể tuyển được một số ứngviên phù hợp, đồng thời loại bớt một số ứng viên không đủ tiêu chuẩn, qua

đó có thể giảm bớt chi phí tuyển dụng cho doanh nghiệp

e Phỏng vấn sơ bộ:

Nhằm loại bỏ ngay những ứng viên không đạt tiêu chuẩn, hoặc yếu kém

rõ rệt hơn những ứng viên khác mà khi nghiên cứu hồ sơ chưa phát hiện ra

f Kiểm tra, trắc nghiệm:

Doanh nghiệp thường áp dụng hình thức: kiểm tra IQ, EQ, kiểm tra nănglực thực hành, trắc nghiệm về chuyên môn

g Phỏng vấn lần hai:

Phỏng vấn được sử dụng để tìm hiểu, đánh giá ứng viên về nhiều phươngdiện như kinh nghiệp, trình độ, các đặc điểm cá nhân như tính cách, khíchất, khả năng hòa đồng và những phẩm chất cá nhân thích hợp cho tổchức, doanh nghiệp… Thường thì vòng này do giám đốc điều hành vàgiám đốc tài chính cùng phỏng vấn

h Xác minh, điều tra:

Xác minh, điều tra để làm sang tỏ thêm những điều chưa rõ đối vớinhững ứng viên có triển vọng tốt thông qua đồng nghiệp cũ, bạn bè…

i Ra quyết định tuyển dụng:

Đây là bước quan trọng nhất để ra quyết định tuyển chọn hoặc loại bỏ ứng viên

Kết luận: Để tuyển chọn được ứng viên phù hợp thì phải đánh giá được ứng

viên có đáp ứng được các yêu đề ra hay không? Việc đánh giá này dựa trênphương pháp bảng điểm và phương pháp phân tích định lượng đối với từng yêucầu với trọng số cho trước thông qua các hình thức kiểm tra, trắc nghiệm vàphỏng vấn

3 Đào tạo và phát triển nhân viên

3.1 Xác định nhu cầu cần đào tạo:

Đối với nhân viên hiện có:

Do nhân viên từ vị trí khác chuyển đến

Do các bạn hàng có những phương pháp kinh doanh mới nên họ đòi hỏinhững dịch vụ mới

Do các nhân viên kinh doanh đã học những thói quen xấu, làm tắt kỹ thuậtcung cấp dịch vụ cho khách hàng nên cần được đào tạo lại bài bản

Sự xuống cấp trong năng lực của nhân viên kinh doanh do những vội vã vàvắng vẻ ở thị trường

Các hoạt động cạnh tranh mới liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanhcủa phòng , kỹ thuật bán hàng hoặc các phương tiện bán hàng

Các kỹ thuật mới giúp cho nhân viên kinh doanh làm việc năng suất hơn,hiệu quả hơn

Doanh nghiệp có những dịch vụ mới, quá trình công nghệ mới đáp đòi hỏikhách hàng mới, thị trường mới và các phương pháp mới để thực hiện

Đối với những nhân viên mới:

Những nhân viên mới cần được đào tạo theo cách mà doanh nghiệp làm kinhdoanh muốn các nhân viên mới của mình bao trùm các vùng, liên hệ với cáckhách hàng, cư xử đúng mực trong công việc Những người mới tuyển cần đàotạo ngay bởi vì Công ty cho rằng họ cần thích hợp với các thói quen làm việc.Nếu nhân viên mới ngay từ đầu được đào tạo cụ thể và đầy đủ chỉ thị họ cónhiều cơ hội hoàn thành công việc, do đó gì mà Công ty bỏ ra để đào tạo tránh

bị bỏ phí

Những nhân viên bán hàng mới cần được đào tạo để đáp ứng hai yêu cầu cănbản: tăng cường kiến thức và kinh nghiệm, và chuẩn bị tính xã hội hóa