BÀI THUYẾT TRÌNH CHỨC NĂNG TỔ CHỨC PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG TỔ CHỨC VÀ MỐI LIÊ HỆ CHỨC NĂNG TỔ CHỨC VỚI NHỮNG CHỨC NĂNG KHÁC

Khái niệm tổ chức: Chức năng tổ chức trong quản lý là việc thiết kế cơ cấu các bộ phận sao cho phù hợp với mục tiêu của tổ chức, việc thực hiện chức năng tổ chức trong quản lý phải chú ý

PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

VÀ MỐI LIÊ HỆ CHỨC NĂNG TỔ CHỨC VỚI NHỮNG CHỨC NĂNG KHÁC

I Phân tích chức năng tổ chức:

I.1 Khái niệm tổ chức:

Chức năng tổ chức trong quản lý là việc thiết kế cơ cấu các bộ phận sao cho phù hợp với mục tiêu của tổ chức, việc thực hiện chức năng tổ chức trong quản lý phải chú ý đến phương thức hoạt động, quyền hạn từng bộ phận tạo điều kiện cho sự liên kết ngang, dọc

và đặc biệt chú ý đến việc bố trí cán bộ

I.2 Chức năng của tổ chức:

- Hợp nhất các thành viên trong tổ chức để hoàn thành mục tiêu của tổ chức

- Tạo nên sức mạnh mới cho tổ chức

I.2.1 Đặc tính của tổ chức:

- Tổ chức là một công cụ Nhiệm vụ của nó càng chuyên sâu, thì khả năng hoạt động có

hiệu quả của nó càng cao.Một tổ chức phải tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất, nếu không các thành viên của nó sẽ hoạt động kém hiệu quả Cần xác định nhiệm vụ rõ ràng, có trọng tâm và mọi thành viên đều phải hiểu rõ

- Sản phẩm của một tổ chức chỉ tồn tại bên ngoài nó Sản phẩm của trường học là

những học sinh tốt nghiệp bước vào đời làm việc dựa vào những gì họ đã học được trong nhà trường và trong thực tiễn Sự đóng góp của mỗi thành viên trong nhà trường

có ý nghĩa quan trọng tạo ra sản phẩm chung của nhà trường

- Một tổ chức phải có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, và coi đây là điều kiện để tổ chức

hoạt động có hiệu quả

- Tổ chức giáo dục bao gồm những người có chuyên môn, có tri thức nên phải có sự

bình đẳng trong quan hệ Tổ chức hiện đại không phải bao gồm “ông chủ” và các nhân viên, nó phải là tổ chức của nhóm “những người hợp tác” Công việc quản lý trong tổ chức của những người tri thức không phải là ra lệnh, công việc của nó là định hướng

I.2.2 Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức

- Xác định cơ cấu tổ chức phải gắn với mục đích, mục tiêu của hệ thống Cơ cấu tổ

chức là công cụ thực hiện mục tiêu của hệ thống và nó còn gắn với nội dung công việc cụ thể Một hệ thống mà mục tiêu của nó lớn, quy mô bao trùm thì cơ cấu tổ chức phải có quy mô lớn và ngược lại Cơ cấu tổ chức còn phải gắn liền nội dung công việc cụ thể

 Nguyên tắc chuyên môn hóa và cân đối Con người trong cơ cấu tổ chức phải được

sắp xếp phù hợp với chuyên ngành được đào tạo

Trong việc xây dựng cơ cấu tổ chức cần phải dựa vào nhiệm vụ cụ thể chứ không dựa vào lĩnh vực công việc thực hiện Khi xây dựng cơ cấu tổ chức, giữa nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn và lợi ích của từng bộ phận hoặc cá nhân phải cụ thể và cân xứng Tuy nhiên, nguyên tắc chuyên môn hóa cũng có hai mặt của nó Sự phân chia công việc quá vụn vặt sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến sự phát triển của cá nhân, biến họ thành cái máy và mất đi niềm tự hào của họ đối với công việc

 Nguyên tắc tiêu chuẩn hóa

Một hệ thống chỉ phát triển khi tất cả các bộ phận hoặc các thành viên của nó hiểu các thủ tục bên trong một tổ chức để dựa vào đó mà hoàn thành công việc theo một cách thống nhất và nhất quán Tiêu chuẩn giúp mọi người đánh giá và tự đánh giá công việc của mình, căn cứ tiêu chuẩn người lãnh đạo tuyển chọn và sắp xếp nhân lực hợp lý

 Cơ cấu tổ chức của một hệ thống còn liên quan đến tầm quản lý Không có một

giới hạn cố định, cứng nhắc về tầm quản lý Nếu nhiệm vụ của cấp dưới khá giống nhau, tầm quản lý có thể mở rộng, ngược lại nhiệm vụ của cấp dưới khác nhau nhiều thì tầm quản lý phải thu hẹp

I.2.3 Các kiểu cơ cấu tổ chức quản lý (không đưa vào ppt, không thuyết trình phần này vì thầy dạy rồi, nếu có thể chỉ lướt qua nội dung chính).

Sự phát triển của quản lý đã dẫn đến việc hình thành các kiểu cơ cấu tổ chức quản

lý khác nhau Mỗi kiểu có ưu điểm, nhược điểm riêng Tùy theo điều kiện cụ thể có thể chọn kiểu này hay kiểu khác hoặc kết hợp chúng với nhau

- Kiểu cơ cấu tổ chức trực tuyến

Đặc điểm của kiểu cấu trúc này là người quản lý thực hiện tất cả các chức năng quản

lý, người thừa hành hay bộ phận dưới quyền chỉ nhận mênh lệnh trực tiếp ở một người cấp trên

Ưu điểm: mệnh lệnh được truyền trực tiếp, nhanh chóng, người quản lý trực tiếp ra lệnh và chịu trách nhiệm về quyết định của mình

Nhược điểm: nó là cho thủ trưởng dễ chuyên quyền, độc đoán, khó chuyên sâu vào tất cả các mặt công tác, đồng thời khó bao quát được đối tượng quản lý nếu quy mô đối tượng quản lý lớn

- Kiểu cơ cấu chức năng

Tổ chức kiểu này phân nhỏ theo các chức năng, đứng đầu mỗi bộ phận chức năng là một chuyên gia về mặt đó

Ưu điểm: đi sâu chuyên môn hóa các hoạt động quản lý, giảm nhẹ lao động của người lãnh đạo

Nhược điểm: đối tượng gặp khó khăn vì sẽ nhận được nhiều mệnh lệnh của các bộ phận chức năng, mặt khác nó làm giảm vai trò lãnh đạo

- Kiểu cấu trúc trực tuyến- chức năng

Đây là kiểu tổ chức kết hợp hai kiểu tổ chức nói trên Tổ chức này lấy cơ cấu trực tuyến làm nền tảng, nhưng có sự giúp sức của các bộ phận chức năng

Trong tổ chức này, người quyết định và lãnh đạo vẫn được thủ trưởng, các bộ phận chức năng chỉ giữ trách nhiệm tham mưu

Trong thực tế, các kiểu cơ cấu tổ chức quản lý nêu trên không tách biệt một cách rạch ròi Chúng kết hợp, đan xen lẫn nhau, nhưng vẫn xoay quanh một cơ cấu chủ đạo

- Tổ chức chính thức và không chính thức

Đây là hai hình thức tổ chức đều có thể thấy ở các tổ chức khác nhau.

Tổ chức chính thức là cái đã được ghi trong các văn bản pháp lý, chỉ thị, các điều lệ

…hoặc không được ghi thành văn bản, nhưng việc thể chế hóa hoạt động của tổ chức theo truyền thống đã được mọi người thừa nhận

Sự thể chế hóa áp dụng cho việc phân công quyền hạn và nghĩa vụ, quyền lực và trách nhiệm, những liên hệ công tác và những tác động qua lại giữa những thành viên của tổ chức

Trong tổ chức chính thức, quan hệ giữa người lãnh đạo và người bị lãnh đạo là quan

hệ lệ thuộc theo chức vụ, do đó cơ chế ra lệnh- chấp hành là cơ chế chủ yếu

Bên cạnh tổ chức chính thức có tổ chức không chính thức là một hệ thống những liên

hệ và quan hệ giữa các cá nhân, giữa các tập đoàn và những tác động qua lại bất thành văn Những liên hệ và quan hệ trong tổ chức không chính thức được hình thành theo các tiêu chí rất khác nhau: theo nghề nghiệp, theo sở thích, cá tính, theo khuynh hướng và lợi ích, theo giới tính,…Trong tổ chức không chính thức cũng có người lãnh

đạo, song người đó không được bổ nhiệm, mà do các thành viên trong tổ chức cử ra,

do uy tín của họ

Qua các tổ chức không chính thức người lãnh đạo có thể nắm bắt nhiều thông tin bổ ích mà trong đó tổ chức chính thức khó có thể biết được và qua đó điều chỉnh hoạt động quản lý nhằm đem lại hiệu quả cao nhất Do đó, vấn đề là người lãnh đạo phải thường xuyên nghiên cứu các tổ chức không chính thức, thúc đẩy sự phát triển của chúng theo xu hướng có lợi cho sự tồn tại và phát triển của hệ thống

- Cơ cấu ma trận

Đặc điểm của cơ cấu này là ngoài những người lãnh đạo theo tuyến và các bộ phận chức năng, còn có những người lãnh đạo đề án, phối hợp hoạt động của các bộ phận cùng thực hiện một chương trình nào đấy

Sau khi hoàn thành chương trình, những người tham gia thực hiện lại trở về đơn vị cũ của mình

Ưu điểm: cơ cấu ma trận có tính năng động cao, tạo điều kiện cho việc sử dụng đúng

và có hiệu quả năng lực của các chuyên gia Nhưng, cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo cao nhất phải có trình độ vừa sâu, vừa rộng và có trình độ tổ chức tốt

Nhược điểm: chỉ thích hợp với mục tiêu ngắn hạn hoặc trung hạn Mặt khác, cơ cấu

này dễ làm mất tính ổn định về mặt tổ chức đối với các đơn vị cử chuyên gia tham gia chương trình

Cơ cấu ma trận có thể áp dụng rộng rãi trong các viện nghiên cứu, các trường đại học, đặc biệt là trong các đề án/dự án giáo dục

I.3 Nhận xét:

Thực hiện tốt chức năng tổ chức là sự thành công cơ bản của quá trình quản lý Để thành công khi thực hiện chức năng tổ chức nhà quản lý cần chú ý:

a) Có kiến thức và năng động trong quản lý

b) Hãy tin tưởng vào đội ngũ nhân viên

c) Xây dựng văn hóa làm việc của tổ chức.

d) Xây dựng tầm nhìn, tương lai cho tổ chức

e) Biết động viên và thưởng phạt thích đáng;

f) Phát huy tối đa tiềm năng của nhân viên

II Mối liên hệ giữa chức năng tổ chức với những chức năng khác:

II.1 Với chức năng kế hoạch hóa:

Kế hoạch hóa xây dựng mục tiêu, chương trình hành động, xác định bước đi, những điều kiện, phương tiện cần thiết cho việc tổ chức

Thực chất của việc lập kế hoạch là nhằm đạt mục tiêu của tổ chức cũng là mục tiêu của hoạt động quản lý

Tổ chức: phải xây dựng và duy trì một cơ cấu nhất định về những vai trò, nhiệm vụ và

vị trí công tác để nhằm đạt được mục tiêu mà kế hoạch đã đề ra

Phân công trách nhiệm cho các đơn vị, các cá nhân, xây dựng các vai trò, nhiệm vụ, thiết lập 1 cơ chế điều phối tạo thành sự liên kết hoạt động giữa các thành viên hay bộ phận tạo điều kiện đạt mục tiêu của kế hoạch đã đề ra

II.2 Với chức năng chỉ đạo:

Đây là chức năng thể hiện năng lực của người quản lý Sau khâu lên kế hoạch và sắp xếp tổ chức thì người quản lý phải có những phương án nhằm điều khiển cho hệ thống hoạt động để thực hiện mục tiêu đã đề ra

Trong quá trình điều khiển tổ chức, người quản lý sẽ có một hệ thống phương pháp nhằm điều chỉnh, điều động những đối tượng quản lý (con người, các bộ phận) đã được sắp xếp trong khâu tổ chức thực hiện công việc để hướng tới mục tiêu cuối cùng của hệ thống

II.3 Với chức năng kiểm tra

Tổ chức là khâu được thực hiện ngay sau khâu kế hoạch hóa và kiểm tra là một quá trình đánh giá toàn bộ quy trình quản lý giáo dục nói chung và quá trình tổ chức nói riêng

Trong quá trình kiểm tra, thanh tra thì người quản lý sẽ đánh giá công việc, phát hiện được những sai sót (nếu có) trong khâu tổ chức từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp

Như vậy thì chức năng tổ chức có mối quan hệ gắn kết, hỗ trợ với ba chức năng còn lại

để cùng hình thành một chu trình quản lý, để đi đến kết qủa cuối cùng là đạt được mục tiêu đã đề ra Cả bốn chức năng quản lý: kế hoạch hóa, tổ chức, điều khiển và kiểm tra đều quan trọng không thể thiếu để hoàn thành mục tiêu chung