ĐẠI HOC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHẢN VẪN NGUYỄN TRỌNG BIÊN C SỞ KHOA HỌC XÁC ĐỊNH CÁC LOẠI TÀI LIỆU CÓ GIA TRỊ CỦA CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN NỘP VÀO Lưu T R Ữ • • • Chuyên ngành : Lưu trữ học Tư liệu học M ã s ô : 51002 Luận văn thạc sĩ khoa học Lưu trữ học Tư liệu học Người hướng dẫn khoa học : TIẾN Sĩ NGUYỄN MINH PHƯƠNG HÀ NỘI - 2002 M ỤC LỤC T n g P h ầ n m đ ầ u 01 C h n g : Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức hình thành loại tài liệu trường đại h ọ c 12 1.1 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức trường đại h ọ c 12 ] Thành phần nội dung tài liệu hình thành hoạt động trường đại học 27 C hư ng : Cơ sở khoa học xác định loại tài liệu có giá trị cần nộp vào lưu trữ trường đại học • 37 2.1 Cơ sở thực tiễn công tác thu thập tài liệu để quản lý bảo quản trường đại h ọ c 37 2.2 Cơ sở lý luận lưu trữ học 45 2.3 Cơ sở pháp lý thu thập quản lý tài liệu lưu trữ quan trường đại học 60 Chương : Các giải pháp thực công tác thu thập loại tài liệu có giá trị cần nộp vào lưu trữ quan trường đại h ọ c 64 3.1 Danh mục hồ sơ , tài liệu cần nộp vào lưu trữ quan trường đại học 65 3.2 Phương án tổ chức lưu trữ quan trường đại h ọ c 76 Kết l u ậ n 83 Tài liệu th a m k h ả o 86 Phần phụ l ụ c 91 PHẨN MỞ ĐẨU ĩ Tính cấp thiết đé t i Hiện nay, nước ta có trăm trường đại học, có nhiều loại trườmg đại học, : Đại học quốc gia ( Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Quố'C gia Thành phố Hổ Chí Minh), trường đai học vùng ( Đại học Huế, Đại học Cần Thơ, Đại học Thái Nguyên, v.v ), trường đại học thuộc Bộ Giáo dục Đào tạo ( Đại học Kinh tế Quốc dân, Đại học Sư phạm Hà Nội,v.v ), trường đại học thuộc bộ, ngành ( Đại học Y Hà Nội, Đại học Giao thông vận t ả i , Đại học Kiến trúc, ), trường đại học dân lập ( Đại học Hồng Bàng, Đại học Thăng Long, )• Cơng tác đào tạo trường đại học đóng góp lón quan trọng vào nghiệp giáo dục đào tạo đội ngũ cán khoa học kỹ thuật, nâng cao trình độ khoa học, nâng cao dân trí cho nhân dân ta Ở nước ta nay, nghiệp giáo dục đào tạo xã hội chủ nghĩa xây dựng phát triển Tài liệu lưu trữ trường đại học nói lên quan điểm, đường lối Đảng Nhà nước ta giáo dục đào tạo, kế hoạch phát triển, tổng kết thành tựu, kinh nghiệm nước, kinh nghiệm nước ngoài, tính chất kế thừa ý nghĩa lịch sử ngành giáo dục đào tạo Từ nhà lãnh đạo Đảng Nhà nước, nhà khoa học, nhà hoạt động tiếng lĩnh vực xã hội, đến cơng dân có trình độ đại học trở lên, có thời kỳ học tập, giảng dạy trường đại học liên quan đến tài liệu lưu trữ trường đại học Trình độ tri thức dân tộc, trình độ giáo dục đào tạo quốc gia phần lởn phản ánh chân thực tài liệu lưu trữ trường đại học Theo nội dung Điều I Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, Chủ tịch Nước Cộng ! hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam cơng bố ngày 15 tháng năm 2001, tài liệu lưu trữ quốc gia bao gồm tài liệu hình thành trường đại học nước Tài liệu lưu trữ trường đại học phận quan trọng Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam di sản văn hóa khơne thể thiếu kho tàng vãn hóa Việt Nam Tài liệu lưu trữ trường đại học thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam phải quản lý thống nhất, bảo quản an tồn tổ chức sứ dụng có hiệu phục vụ nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội Với hai chức trường đại học chức đào tạo chức nghiên cứu khoa học, khối lượng tài liệu trường đại học sản sinh lổm Hàng năm nước ta có hàng chục vạn người tiếp nhận đào tạo trường đại học có hàng chục vạn người đào tạo tốt nghiệp Ngồi cịn nhiều cơng trình nghiên cứu khoa học, cơng trình thử nghiệm ứng dụng tiên khoa học vào thực tiễn hồn thành trường đại học Như vậy, sơ' lượng tài liệu hình thành trường đại học hàng năm tăng lên nhiều Thực trạng công tác lưu trữ trường đại học có nhiều tồn Các trường đại học chưa thực quan tâm đến công tác lưu trữ, không tổ chức lưu trữ, khơng có kho lun trữ chun dụng, khơng có phận lưu trữ chung tồn trường, khơng có cán lưu trữ Tài liệu hình thành quản lý bảo quản chỗ, nơi làm việc đơn vị trường Tinh hình chung tài liệu trường đại học chưa quản lý tập trung thống nhất, tác động nghiệp vụ lưu trữ, nhiều trường đại học lưu giữ tài liệu tình trạng tích đống từ năm sang năm khác, tự phòng, ban chức , khoa, đơn vị, tự bảo quản tài liệu mình, cần tra cứu khó tìm Từ thực tế trên, Nhà nước cần phải tổ chức quản lý khối tài liệu hình thành trường đại học Có nhiều vấn đề cơng tác lưu trữ trường đại học mà phải nghiên cứu cần nghiên cứu cấp bách Đó : Xác định giá trị để lựa chọn tài liệu đưa vào quan lưu trữ Nhà nước quản lý, tổ chức quan lưu trữ trường đại học, thời hạn bảo quản loại tài liệu, thành phần tài liệu có giá trị lịch sử nộp vào Lưu trữ Quốc gia quản lý, khung phân loại thông tin, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, v.v Trong vấn đề quan trọng hàng đầu vấn đế xác định loại tài liệu có giá trị trường đại học cần nộp vào lưu trữ Đây vấn đề cấp bách cần nghiên cứu để có sở khoa học đưa sách hợp lý nhằm củng cố công tác lưu trữ trường đại học, với mục đích quản lý thống nhất, bảo quản an tồn tổ chức sử dụng có hiệu khối tài liệu lưu trữ có giá trị sản sinh trường đại học Từ chọn đề tài nghiên cứu : “ Cơ sở khoa học để xác định loại tài liệu có giá trị trường đại học cần nộp vào lưu trữ // ĐĨÌ12 2ĨD khoa hoc thưc tiễn đê t i : Tên luân văn : “ Cơ sở khoa học xác định loại tài liệu có giá trị trường đại học cần nộp vào lưu trữ - Từ kết nghiên cứu khảo sát thực tiễn công tác lưu trữ trường đại học tìm tồn tại, rút kinh nghiệm để có giải pháp củng cơ' cơng tác lưu trữ trường đại học vào nề nếp ngày tốt - Khái quát, hệ thống hoá, làm phong phú thêm lý luận thu thập đánh giá giá trị tài liệu lưu trữ quan, đơn vị Làm sáng tỏ vấn đề liên quan đến lý luận thực tiễn cóng tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ loại hình quan trường đại học - Từ nghiên cứu đến đề xuất giải pháp tổ chức quan lưu trữ danh mục tài liệu cần nộp vào lưu trữ quan trường đại học, để quản lý giải vấn đề cấp bách quản lý tập trung thống tài liệu lưu trữ trường đại học nước Kết nghiên cứu để tài sở khoa học cho Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành văn quy định công tác lưu trữ trường đại học Từ tài liệu sản sinh trường đại học chon lọc đưa vào lưu trữ phục vụ thiết thực cho công tác quản lý trường, công tác chuyên môn đào tạo, nghiên cứu khoa học phục vụ cho nhu cầu xã hội khác III M uc tiêu, nhiêm vu pham vi nghiên cứu Muc tiêu : - Bước đầu vận dụng lý luận xác định giá trị tài liệu vào công tác lựa chọn tài liệu có giá trị trường đại học nộp vào lưu trữ Xây dựng sở khoa học chọn lọc loại tài liệu trường đại học cần nộp vào lưu trữ quan trường đại học đê quản lý thống - Đề xuất tổ chức lưu trữ trường đại học - Đề xuất danh mục hồ sơ, tài liệu trường đại học cần nộp vào lưu trữ quan nhà trường N hiêm ru : - Khảo sát thực tế , đánh giá thực trạng công tác thu thập tài liệu đưa vào lưu trữ trường đại học nước ta Trong đánh giá hộ thống văn đạo ngành giáo dục - đào tạo công tác lưu trữ , thực trạng tổ chức lưu trữ công tác thu thập loại tài liệu hình thành qua trình hoạt động trường đại học cần nộp vào lưu trữ trường đại học - Nghiên cứu sở khoa học xác định loại tài liệu có giá trị trường đại học cần nộp vào lưu trữ - Đề xuất giải pháp tổ chức lưu trữ danh mục loại hồ sơ, tài liệu cần phải nộp vào lưu trữ quan để quản lý P ham vi nghiên cứu : - Công tác lưu trữ số trường đại học Như trình bày sơ lượng trường đai học nước ta lớn, mà có nhiều loại trường đại học Đối với đại học vùng, đại học quốc gia, nghiên cứu trường đại học thành viên trường Cụ thể : + Trường đại học thuộc Bộ Giáo dục Đào tạo : Trường Đại học kinh tế Quốc dân, Trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội, Trường Đại học Sư phạm Hà Nội, Trường Đại học Bách khoa Hà Nội, Trường Đại học Bách khoa Thành phố Hồ Chí Minh, Đại học Vinh + Trường đại học thuộc Bộ, Ngành chủ quản : Trường Đại học Y Hà Nội thuộc Bộ Y tế + Trường đại học thuộc đại học quốc gia : Trường đại học Khoa học xã hội Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà nội - Trong phạm vi luận văn sâu loại hình tài liệu chun mơn nghiệp vụ trường đại học tài liệu quản lý công tác đào tạo tài liệu hoạt động khoa học cơng nghệ trường Đó hồ sơ, tài liệu mang tính đặc thù chuyên ngành trường đại học Cịn nhóm tài liệu khác có văn nhà nước quy định cụ thê thành phần thời hạn bảo quản lưu trữ Như nhóm tài liệu kê tốn tài vụ, có Quyết định số 74/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng năm 2001 Bộ Tài quv định thời hạn bảo quản, lưu trữ tài liệu kê toán kho bạc Nhà nước Quvết định số 218/2000/QĐ-BTC ngày 29 tháng 12 năm 2000 Bộ Tài việc ban hành chê độ lưu trữ tài liệu kế toán IV - Lich sử nghiên cứu vấn đ ề nước ta, từ trước tới có số đề tài nghiên cứu có tính chất định hướng chung công tác lưu trữ, tổ chức lưu trữ , quản lý tài liệu lưu trữ, vể thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ nói chung quan nhà nước : 1/ Đề tài Mã số 84 - 98 - 179 : Nghiên cứu sở lý luận thực tiễn tổ chức m ạng lưới kho lưu trữ, viện lưu trữ từ trung ương đến sở Việt Nam Cục Lưu trữ Nhà nước, năm 1990 2/ Đề tài Mã số 99-98-030 : Nghiên cứu xác định tài liệu tiêu biểu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Cục Lưu trữ Nhà nước , 1999 3/ Đề tài Mã số 89-90-016 : Cơ sở khoa học để tính thời hạn bảo quản cho tài liệu k ế toán quan hành nghiệp Cục Lưu trữ Nhà nước , 1989 4/ Đề tài : Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho loại tài liệu tiêu biểu hình thành hoạt động quan nhà nước Cục Lưu trữ Nhà nước, 1994 5/ Đề tài : Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý Nhà nước công tác lưu trữ Cục Lưu trữ Nhà nước, 2001 Ngồi cịn nhiều đề tài nghiên cứu khoa học ngành lưu trữ chuyên sâu nghiệp vụ lưu trữ , bảo quản, công bố sử dụng tài liệu, ứng dụng tin học lun trữ, V V Nhưng chưa có đề tài nghiên cứu công tác lưu trữ trường đại học loại quan hành nghiệp đặc biệt Vấn để công tác lưu trữ trường đại học đề cập nghiên cứu số để tài luận văn tốt nghiệp sinh viên Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng ( Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội ) Để tài thứ đề tài luận văn sinh viên Phan Thị Hạnh “ Phương án xây dựng Lưu trữ Đại học Quốc gia năm 2000 Đây đề tài Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng nghiên cứu phương án xây dựng tổ chức lưu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội Trong đề tài tác giả nêu thực trạng , cần thiết, mục đích , ý nshĩa việc thành lập phận lưu trừ trường đại học nói chung Đại học Quốc gia nói riêng Đề tài thứ hai đề tài luận văn tốt nghiệp sinh viên Dương Thị Quế “ Tổ chức khoa học tài liệu Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn “ , năm 2002 Đề tài có kết khảo sát thực tế công tác lưu trữ tổ chức khoa học tài liệu trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Đề tài đề xuất thực khâu nghiệp vụ lưu trữ trường đại học, công tác thu thập tài liệu, lập hồ sơ, phận loại, xác định giá trị, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ trường Đề tài nêu số nhóm tài liệu sản sinh qua hoạt động trường đại học Các đề tài có nghiên cứu mảng lưu trữ trường đại học từ việc nghiên cứu công tác lưu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội, trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, chưa sâu nghiên cứu cụ thể, có hệ thống công tác lưu trữ trườns đại học nói chung Như : Chưa nghiên cứu sở khoa học lưu trữ học để lựa chọn tài liệu đưa vào lưu trữ ; Chưa nghiên cứu sâu tổ chức quan lưu trữ, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ khâu nghiệp vụ lưu trữ ; Chưa đưa danh mục đầy đủ loại tài liệu thể mặt hoạt động trường đại học Qua khóng nêu bật giá trị tài liệu lưu trữ vai trị cơng tác lưu trữ đôi với trường đại học nước ta nay, tính xúc cơng tác lưu trữ trường đại học Như vậy, nước ta, vấn để lý luận tổ chức quản lý còng tác lưu trữ trường đại học đến chưa nghiên cứu cách tồn diện, đầy đủ, có hệ thống khoa học Có thể nói rằng, vấn đề loại tài liệu thành phần tài liệu trường đại học cần nộp vào quan lưu trữ để quản lý hoàn toàn chưa nghiên cứu V Phươns pháp nghiên cứu : Phương pháp biện chứng Trên sở quan điểm chủ nghĩa Mác - Lê nin, chủ nghĩa vật biện chứng chủ nghĩa vật lịch sử để làm rõ mối quan hệ biện chứng lý luận thực tiễn công tác thu thập tài liệu trường đại học, phân tích đánh giá đắn ý nghĩa thực ý nghĩa lịch sử nội dung tài liệu thấy rõ tài liệu lưu trữ trường đại học nguồn sử liệu quan trọng, Phương pháp luận lưu trữ học Trong vận dụng sở lý luận giá trị tài liệu, nguyên tắc tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu để lựa chọn loại tài liệu có giá trị trường đại học cần nộp vào lưu trữ Phương pháp nghiên cứu thực tế Thông qua khảo sát số trường đại học Từ khảo sát thực tế thấy cấu tổ chức hoạt động trường đại học Qua khảo sát số trường đại học thuộc Bộ Giáo dục - Đào tạo, m ột số trường đại học thuộc Bộ chủ quản, sô' trường đại học thành viên đại học quốc gia, để rút học thực tiễn cơng tác thu thập tài liệu nói riêng cơng tác lưu trữ nói chung trường đại học nước ta Một số trường đại học sau: ~ Công v i s e quan tỵ c n g càn t i ế n hèưib sa u cá b$ phận la'u Ịrữ thưc h iê n chể dê ịlẩ p h§ s , nộộ lu*u í £ i đờn v i ia 51 danh nruchề -SO nhưrlỆ, Óống t c ’ chỷ yen Ta t h u t h ậ p ^ b a n ghinJb n h ữ n g 1jai l i ẹ u khou.hQ C k ỹ t h u ệ t n ^ a iệt) Vtt â e c u o i.iQ o i nâm t ô chứp v i ê c BQP JLuil ị qụan ' l ỵ t sl^ cho -nỉiững ho E ’ t i l i ê u ^ L a ' t r i , ọ o i l a t ả i O sa n Kha nu'o’iijCo’ quan đưa;c t&m.gLữ đe t ị ệ n sư ditag g u a f năm, sa n g năm sau s e nop lư u vế lu*u tr cua Bồ• * r + Cơng t ẳ c văn thư lư u ^ tr ^ c ô n t c c o ,t í n h chẩt mât va khoA h ọ c Ltjn t o t eạ£ nậy s e cổ ho tạo Để việc thu, kiểm na, sir dung quán lý hổ sơ r;jnh viên Irons trường liai học, cao d ir'fr 111 ực Ihóng nhnì có nổ nếp, tránh sai SÓ phiền I hà, Bổ Giáo dục Đào lạo (Ị dịnh sau: I Mục (lích u cầu việc thu, kiểm tra, sử dụng quản lý hổ so sinh viên ị 1lo sơ sinh viên mổl ỉrong lài liệu phục vu cho việc ki ốm Ira điều kiện Inn ig tuyên điều kiện lói nghiệp: sở dể lliự c sácli ƯU lien lỊono 11yen sinh lvon« (l.:iu tao: lài liệu I cứu c rì 11 Ihiơì Vì vệy, hổ sơ p liiii báo dám c]A xác cao, tlirọv sir tilin g Y,ì lỊiKỈn lý Iheo IT1Ờ! qui (rình ihÁne nh vA khoa liụ r II Nội filing liổso sinh viôn Sinh viên úng tuyển vào Irường ' fill nỌp giây lờ s:m đ;ìy: 1 Học ( I IĨP I TM BT T IIC N TI IN) G iấy chứng nhạn lú nghiệp lam Ilìờ i ( T lir T , TM BT, T H C N , TI IN ) (lối với người trúng luyến Irnng n;ìm IÁI nghiệp bfing ỉốt nghiệp ( 111T '1'ĩ11VI’ TIICN TUN) dối với người (in trti nghiệp năm Inrức N liữ iiii người m ới nỌp gi.Yy th n g nhận IÁI nghiệp lạm thời, dâu năm học sau phải xum Irình f0 nphiỌp ■It- dối chiếu kiểin va )1 V ( ìiAy kliai sinh Những sinh x iên l!"iô c (loi Iirơtm khu vực ưu liên phái nổp giây lo' xác nhận sinh viên lliiiôc: 'ối lương ìru liCn chớm! nhím to n liệi M íhc Ilurơn^ binh l n r i m t h í n h s;ìi h Iihir l l m m i ” 1' i n h t n ; i b: i n llìíln l i o ặ c c 11:1 h o n i l ’ ) Khu Yirc ưu liên (hô kh.m lỉiiĩiin u liu cua !_ dinh) 'i;> I'M I Cnc gi áy lơ nói mục 1, 2, 3, cac Irướng đẽu lim bail plioiocupi sau da kiếm Ira, dối chiêu với ban G iấy háo liúng uyến Hổ sơ Irúng1luyến (theo mảu in sằn cua B() G iáo dục Dào lao) 111 Thu kiểm tra hổ sư sinh viên I Khi sinh viên 0ến nộp hổ sơ, trường cán thu nhận, ycu can sinh viên xuất trình bán đ ịir.h Sau dối chiếu kiếm Ira, cán t)ỏ I rường ghi vào hổ sơ sinh viên: ngày tháng , "dã dối chiếu Inín chính" rỏi ghi rõ hụ, len ky Trong trình ihu hổ Nơ iliõ i gian sinh vién dang Ihco học lại Inrờng nêu phát hổ sơ p a mạo llĩi báo cáo lãnh dạo Irường, can C|tii chê hành mức dổ vi pnạm dể xử lý Ihco hiiìíi thức sau: - Xọá lên sinh viên khỏi danh sách trúng luyển Ihiộc Iliỏ i hục - Chuyển (Ịơ quan có llm quyổn dế Iruy cứu nách nhiệm hĩnh IV Sử dụng V quản lý hồ so sinh V Ỉ ÌÍM ii I ỉ ổ sơ sinh V én cÀ dtrơc sup xcp quan lý I11Ĩ1 các.h klitu hoc Bo khun khích irừờng sớm sư dung may lính !.ié quán li liổ so Hổ sơ sinh viôn dirợc quản lý lừ năm sinh viên nhập học đèn lãm Siiu sinh viồn trưởng Những hổ sơ khơng phái Iiií lại clio sinh viên vi bĩú ky lí V Các Sơ Giáo due - Đào tạo cần chí dao phịng, chức nãng c;'ic trường phổ thơng la ì điều kiện xác nhạn kịp lliời giấy lờ cán tlìiủl clì() học sinh, đổnệ Ihời có kốhoạch cấp tốt nghiệp thơi hạn qui định Qui định áp dụng lừ năm học 1998 TI., n õ TRƯỞ iỊÁC) DỤC VÀ ĐÀO TẠO f)ại học N oi nhạn: - Như kính gửi ■ Vu H I T , Vụ TIII’T, Vụ CìDTX, Vụ TUCN-DN - 1,ưu VI', 1'A1 í)Ổ“V;in ( 'ỉiừtiỊỉ I"HỤ LỤC BỊ (ÌIẢ O D l '( ' V À DÀO IẠ U 1R I Ủ N G D AI h o c : v i n h ( ỌN< ì HOA \ \ l l o l n i r N tiIllA VII I N \M h ô L I.Á r-T l UO-II W I I H i r e - f ) ( ) ( t \ i n l i , n 1>