GIẢI PHÁP ERP VÀ SCM - ỨNG DỤNG VÀO DOANH NGHIỆP

Triển khai ERP Vai trò của các bên : Để triển khai giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP, cả phía triển khai và khách hàng cần thống nhất lập ra một Ban chỉ đạo, gồm lãnh đạo c

GIẢI PHÁP ERP & SCM

KHTM4-K5 / NHÓM 9

Giáo viên: Phan Văn Viên

Trần Văn Thịnh - Vũ Minh Tiến - Trần Thành Luân - Nông Hồ Duy

I KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ ERP

ERP (Enterprise Resource Planning - Hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp), ban đầu, là khái niệm dùng để chỉ một hệ thống dùng để hoạch định các nguồn

lực trong một tổ chức (doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức phi chính phủ v.v.) Một hệ thống ERP điển hình bao hàm tất cả những chức năng cơ bản của tổ chức Khái niệm ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực, bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị…) và tài lực (tài chính)

Bản chất ERP là một hệ thống tích hợp các phần mềm ứng dụng đa phân hệ nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và tác nghiệp

II KHÁC BIỆT SO VỚI VIỆC DUY TRÌ NHIỀU PHẦN MỀM QUẢN

LÝ RỜI RẠC

Điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều Phần Mềm quản lý rời rạc khác (như Phần Mềm kế toán, quản lý nhân sự, quản lý bảo hành )

là tính tích hợp ERP chỉ là một Phần Mềm duy nhất và các module của nó thực hiện các chức năng tương tự như các Phần Mềm quản lý rời rạc, nhưng các module này còn làm được nhiều hơn thế trong môi trường tích hợp Tính tích hợp của hệ thống ERP được gọi

là tính “tổng thể hữu cơ” do các module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ thể chúng ta Vì sự khác biệt cơ bản này mà cách tiếp cận xây dựng hệ thống ERP của các công ty Phần Mềm và cách hiểu về Phần Mềm ERP của chúng ta cũng khác đi so với cách hiểu về Phần Mềm thông thường ERP là Phần Mềm mô phỏng

và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp theo quy trình

Cách tổ chức nhân sự theo phòng, ban của tất cả các doanh nghiệp hiện nay là cách tổ chức nhân sự theo từng nhóm mà doanh nghiệp cho là tốt nhất để có thể dễ dàng tác nghiệp và quản lý, phục vụ mục tiêu hoàn thành các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Cách tổ chức theo phòng, ban này cũng rất khác nhau tùy từng doanh nghiệp, kể cả với các doanh nghiệp hoạt động trong cùng ngành nghề Khái niệm “quy trình” trong hoạt động của doanh nghiệp được hiểu như sau: nếu cơ cấu tổ chức theo phòng ban của doanh nghiệp được thể hiện theo chiều dọc thì các bước của quy trình lại được tổ chức theo chiều ngang Một quy trình hoạt động của doanh nghiệp bao gồm nhiều bước, mỗi bước thực hiện một chức năng nào đó, mỗi bước có hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu vào và có kết quả là hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu ra Thông tin đầu vào của bước này là thông tin đầu ra của bước trước; thông tin đầu ra của bước này cũng là thông tin đầu vào của bước kế tiếp Một điều dễ nhận ra là một quy trình hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là các quy trình chính có thể liên quan đến nhiều phòng, ban của doanh nghiệp, tức là để cho quy trình hoạt động đến các bước sau cùng thì cần có

sự tham gia về nhân sự từ nhiều phòng, ban Các Phần Mềm quản lý rời rạc thường phục

vụ cho hoạt động của một phòng, ban cụ thể (như phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng nhân sự ) và như một “ốc đảo” đối với các Phần Mềm của phòng ban khác Việc

chuyển thông tin từ phòng, ban này sang phòng, ban khác được thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, copy file ) với năng suất thấp và không có tính kiểm soát Các module của ERP cũng phục vụ cho các phòng, ban nhưng hơn thế, nó giải quyết mối quan hệ giữa các phòng, ban khi mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình Thông tin được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ Các báo cáo trên Phần Mềm ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ nhiều quy trình khác nhau Cách làm này tạo ra năng suất lao động

và hiệu quả quản lý thông tin rất cao cho doanh nghiệp

III ỨNG DỤNG ERP VỚI DOANH NGHIỆP VIỆT NAM

1 Các yếu tố liên quan cần thiết để áp dụng ERP thể hiện qua sơ đồ sau.

• Nguồn nhân lực.

• Cơ sở sản xuất, máy móc thiết bị.

• Nguồn tài chính.

• Thị trường và khách hàng.

• Chính sách quản lý….

2 Tác dụng của ERP trong doanh nghiệp Việt Nam

• ERP giúp cho doanh nghiệp tăng năng suất lao động, đẩy mạnh quá trình truyền thông hiệu quả và tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp

• Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn Doanh nghiệp có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công… vừa đủ

để sản xuất, kinh doanh

3 Các bước triển khai ERP với doanh nghiệp Việt Nam

a Triển khai ERP

Vai trò của các bên :

Để triển khai giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), cả phía triển khai và khách hàng cần thống nhất lập ra một Ban chỉ đạo, gồm lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp, như giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng và một số nhân sự phụ trách trực tiếp như trưởng các phòng, ban Nhiệm vụ của Ban chỉ đạo là thiết lập chiến lược chung cho việc phát triển ERP cho doanh nghiệp, đề ra các yêu cầu cho hệ thống Các yêu cầu này cần gắn với những mục tiêu cụ thể và có thời hạn hoàn thành

Việc tiếp theo là cần đưa ra ngay một số cơ cấp nhân sự kịp thời và hợp lý Cụ thể:

Về phía khách hàng: Cần một người làm Chủ nhiệm dự án Vị này báo cáo trực tiếp cho Ban chỉ đạo và là người chịu trách nhiệm chính từ phía doanh nghiệp trong việc điều hành dự án Công việc chính của chủ nhiệm dự án là: thiết lập các đối thoại, điều động nguồn lực dự án, điều phối ngân sách dự án, theo dõi tiến độ… Muốn làm được những điều này Chủ nhiệm dự án phải là một cán bộ quản lý hiểu biết về các quy trình nghiệp

vụ của các phòng ban trong doanh nghiệp, đồng thời có đủ năng lực để đưa ra các giải pháp cho tổ dự án khi cần thiết

Về phía nhà triển khai: Cần một người giữ vai trò Tư vấn chính và phụ trách triển khai dự

án, và các nhà tư vấn khác: tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống, tư vấn kỹ thuật Nhiệm vụ của tư vấn chính là đưa ra kế hoạch triển khai dự án để thông qua Chủ nhiệm dự án (phía khách hàng) Trong quá trình triển khai, tư vấn chính sẽ chỉ đạo hoạt động của các tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống và tư vấn kỹ thuật, đảm bảo các mục tiêu được doanh nghiệp đề

ra trong bản định nghĩa yêu cầu, đảm bảo hoàn thành đúng hạn

- Tư vấn quản lý rất cần cho doanh nghiệp trong giai đoạn chuẩn bị triển khai ERP Trong quá trình triển khai ERP, tư vấn quản lý cần có mặt trong đội hình triển khai để giúp tư vấn hệ thống hiểu rõ những quy trình kinh doanh cần thiết cho doanh nghiệp

- Tư vấn hệ thống là chuyên gia về hệ thống ERP dự định triển khai cho khách hàng Tư vấn hệ thống sẽ thiết lập các cấu hình cho hệ thống để phản ánh đúng các quy trình kinh

doanh của khách hàng, thiết lập phòng thử nghiệm và các mẫu thử nghiệm, cũng như tiến hành đào tạo cho khách hàng Tư vấn hệ thống là người tiến hành 80-90% công việc hàng ngày trong quá trình triển khai dự án Trong khi Tư vấn quản lý và Tư vấn chính có thể mang tính tổng quan, sử dụng được cho nhiều sản phẩm ERP khác nhau thì Tư vấn hệ thống thường được chuyên môn hóa cho từng sản phẩm ERP Đối tác chính của Tư vấn quản lý là trưởng các bộ phận nghiệp vụ và những người dùng hạt giống tại doanh

nghiệp

- Tư vấn kỹ thuật là một nhân viên tin học thuần túy Trách nhiệm của Tư vấn kỹ thuật là khảo sát cơ sở hạ tầng về CNTT của doanh nghiệp, đưa ra các đề xuất giúp doanh nghiệp cải tạo cơ sở hạ tầng (phần cứng, cấu trúc mạng nội bộ, mạng diện rộng, đường truyền…)

để hệ thống mới có thể chạy được Tư vấn kỹ thuật sẽ giải quyết các vấn đề như: chuyển đổi dữ liệu, điều chỉnh mã nguồn của hệ thống, các vấn đề với hệ điều hành, tích hợp hệ thống… Tư vấn kỹ thuật là người cài đặt phần mềm và đảm bảo cho các bộ phận cấu thành như cơ sở dữ liệu, giao diện người dùng,… của hệ thống mới hoạt động nhịp nhàng với nhau

Người dùng hạt giống: Là những người dùng chính được các phòng, ban phía khách hàng chọn ra làm việc với nhà triển khai Người dùng hạt giống sẽ theo sát các tư vấn trong suốt thời gian dự án được triển khai tại bộ phận của họ, giúp đỡ và phối hợp với tư vấn để hiểu về cấu hình của hệ thống được cài đặt ứng dụng như thế nào Người này sẽ đưa ra các mẫu thu nhỏ của ứng dụng doanh nghiệp dùng kiểm thử hệ thống và các thử nghiệm hẹp để kiểm tra hệ thống trước khi mở rộng triển khai cho toàn bộ doanh nghiệp Người dùng hạt giống là đối tượng của việc đào tạo sâu về sử dụng hệ thống, theo nghĩa họ sẽ là những người được nhà triển khai chuyển giao kỹ năng làm chủ hệ thống Sau khi nhà triển khai rút đi, người dùng hạt giống sẽ là những người huấn luyện và trợ giúp cho những người dùng khác trong bộ phận của họ Việc chọn và chỉ định người dùng hạt giống không những cần chọn người có năng lực mà còn phải cân nhắc các yếu tố khác như thời gian họ có thể dành cho dự án, những gián đoạn có thể xảy ra…

Phụ trách chất lượng: Nhiều nhà triển khai ngoài Tư vấn chính còn đưa vào đội

hình triển khai một Phụ trách chất lượng Phụ trách chất lượng thường là người có cương

vị rất cao từ phía nhà triển khai Không can thiệp gì vào chuyên môn cũng như công việc hàng ngày cả dự án, vai trò chính của Phụ trách chất lượng là đảm bảo khách hàng hài lòng với việc triển khai của dự án Phụ trách chất lượng là người cuối cùng Chủ nhiệm dự

án có thể liên hệ trong trường hợp không hài lòng với Tư vấn chính ở mức không thể dàn xếp được

b Các bước triển khai ERP

Bước 1: Xác định nhu cầu

Để đi đến quyết định lựa chọn và triển khai một giải pháp ERP hợp lý, phù hợp với tình hình doanh nghiệp, doanh nghiệp cần xác định nhu cầu nghiệp vụ và nhu cầu kỹ thuật của

hệ thống Trước hết, doanh nghiệp tự hoạch định chiến lược thông qua việc thành lập nhóm chuyên trách về tìm giải pháp ERP, trong đó người phụ trách chỉ đạo nên là một

thành viên của ban lãnh đạo; xác định hiện trạng doanh nghiệp, nhất là hiện trạng về CNTT; xác định chiến lược phát triển của doanh nghiệp trong vòng 3 năm Tiếp đó, cần tìm kiếm một nhà tư vấn có uy tín và kinh nghiệm về các ngành kinh doanh cũng như các phần mềm ERP Doanh nghiệp có thể đứng trước hai lựa chọn:

Một đơn vị tư vấn độc lập sẽ hỗ trợ doanh nghiệp xác định nhu cầu, giúp doanh nghiệp đặt ra các bài toán trong hồ sơ mời thầu, lựa chọn một cách trung lập sản phẩm và đối tác cung cấp dịch vụ triển khai, hỗ trợ Đôi khi nhà tư vấn còn là trọng tài cho những khuynh hướng chiến lược khác nhau giữa các lãnh đạo công ty dựa trên mục đích chung của doanh nghiệp

Công ty cung cấp gói sản phẩm ERP có thể tiến hành hỗ trợ tư vấn triển khai cho DN như một nhà tư vấn độc lập với chi phí thấp hơn, thậm chí miễn phí nhưng có nhược điểm là thiếu khách quan do có thiên hướng tập trung về sản phẩm và dịch vụ mình cung cấp

Bước 2: Lựa chọn phần mềm và nhà cung cấp dịch vụ triển khai

Sau khi xác định được “bài toán ERP”, doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm và nhà cung cấp dịch vụ triển khai Trong trường hợp doanh nghiệp mời nhà tư vấn độc lập, nhà

tư vấn cần phải quản lý quy trình mời thầu, chọn thầu một cách minh bạch, trong sáng và đem lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp Tuy nhiên, phán quyết cuối cùng về giải pháp ERP được lựa chọn vẫn thuộc doanh nghiệp chứ không phải của nhà tư vấn Các doanh nghiệp nhỏ hơn có thể trao đổi với nhiều nhà cung cấp giải pháp trong các cuộc giới thiệu sản phẩm; đánh giá, so sánh, tự đưa ra sự lựa chọn hợp lý nhất Để tránh lựa chọn sai giải pháp và nhà cung cấp, doanh nghiệp nên chú ý đến các lời khuyên sau đây:

Đề cao sự phù hợp của giải pháp với doanh nghiệp của mình.

Giá cả không phải là tiêu chí quan trọng nhất.

Xem demo trình diễn sản phẩm của càng nhiều giải pháp càng tốt.

Lựa chọn các giải pháp linh hoạt, có khả năng thích ứng trong tương lai.

Tham khảo các ý kiến khách quan của các khách hàng đã và đang sử dụng sản phẩm Bước 3: Triển khai và thử nghiệm ERP tại doanh nghiệp

Với sản phẩm đã lựa chọn, nhà quản lý thuê một nhà tư vấn giám sát hoặc trực tiếp quản

lý việc tiến hành triển khai và chạy thử nghiệm chương trình Các nhà thầu triển khai tiến hành các bước sau:

Chọn phương án triển khai phù hợp với hiện trạng của doanh nghiệp

Thiết lập, đồng bộ, chỉnh sửa hoặc đổi mới hệ thống máy tính, mạng và các thiết bị phần cứng nếu có yêu cầu

Kiểm tra tất cả các tính năng có trong giải pháp.

So sánh, đối chiếu chức năng hoạt động của phần mềm và các nghiệp vụ sản xuất – kinh doanh thực tế

Ghi nhận các lỗi và yêu cầu nhà cung cấp giải pháp giải đáp những điểm còn vướng mắc

Đây cũng là khoảng thời gian nguồn nhân lực trong doanh nghiệp được tiếp cận với những yêu cầu quản lý mới, quy củ hơn; được đào tạo và huấn luyện để thích nghi với quy trình làm việc hiện đại

c Phát triển hệ thống sau khi triển khai ERP

Bước 1: Phân tích và lập kế hoạch

- Mục tiêu: Đưa ra và thống nhất với khách hàng định nghĩa (đặc tả) yêu cầu của doanh nghiệp

- Các công đoạn: Thiết lập đội dự án và phòng dự án; Thiết lập các thủ tục quản trị dự án; Đặt ra và thống nhất các mục tiêu của dự án; Đặt ra và thống nhất kế hoạch dự án; Cài đặt

hệ thống ERP lên hệ thống máy chủ và các máy trạm; Thiết kế các mẫu thử cho các nghiệp vụ chính

Một tình hình phổ biến ở nước ta là các doanh nghiệp (thành công) đều phát triển nhanh

và rất năng động, mô hình hoạt động, sản phẩm và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp biến đổi từng ngày Khi đưa ra và thống nhất về yêu cầu của doanh nghiệp, nói chung các doanh nghiệp đều cố gắng tiên liệu khả năng phát triển của họ trong thời gian một vài năm tới, nhưng thực tế cho thấy nhiều khi những tiên liệu này cũng thay đổi liên tục Trong những dự án tương đối dài (trên 6 tháng) có thể gặp một vấn đề gay cấn là khi dự

án đến những giai đoạn cuối doanh nghiệp lại yêu cầu thay đổi lớn về chức năng hệ thống, dẫn đến việc phải làm lại, và dự án không thể kết thúc được

Bước 2: Thiết kế

- Các công đoạn: Đưa ra các quy trình nghiệp vụ; Thiết kế các đầu vào, ra của dữ liệu và các giao diện; Thiết lập và thử cấu hình hệ thống; huấn luyện người dùng

Bước 3: Chuyển đổi dữ liệu

- Các công đoạn: Định nghĩa yêu cầu về chuyển đổi dữ liệu; Đưa ra phương pháp và thủ tục chuyển đổi; Chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới; Kiểm tra xác nhận

dữ liệu trên hệ thống

Bước 4: Chạy thử

- Các công đoạn: Chạy thử để kiểm tra; Điều chỉnh lần cuối

Bước 5: Bàn giao

- Các công đoạn: Chạy chính thức; Kiểm toán hệ thống và đánh giá chung; Chuyển sang cho bộ phận hỗ trợ

SCM –THÀNH PHẦN QUAN TRỌNG CỦA ERP

IV KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ SCM

SCM (Supply Chain Management – Quản lý dây chuyền cung ứng )là sự phối kết hợp

nhiều thủ pháp nghệ thuật và khoa học nhằm cải thiện cách thức các công ty tìm kiếm những nguồn nguyên liệu thô cấu thành sản phẩm/dịch vụ, sau đó sản xuất ra sản

phẩm/dịch vụ đó và phân phối tới các khách hàng

Cụ thể hơn SCM :

là hệ thống cho phép kết nối kinh doanh vào sản xuất Nó quản lý các vấn đề của doanh nghiệp từ đơn đặt hàng của khách, nguyên vật liệu, các nhà cung cấp, quá trình sản xuất, những công đoạn đang tiến hành, sản phẩm lưu kho, phân phối & điều độ máy móc,…Hệ thống SCM giúp tối ưu hóa việc chế tạo và lưu chuyển sản phẩm cũng như quản lý các yếu tố đầu ra, đầu vào của quá trình sản xuất

SCM : mảnh ghép quan trọng tạo nên mô hình tổng thể của hệ thống doanh nghiệp

V Ứng dụng SCM với doanh nghiệp Việt Nam

1 Các thành phần cơ bản tạo nên dây chuyền cung ứng

- Sản xuất (Làm gì, như thế nào, khi nào)

- Vận chuyển (Khi nào, vận chuyển như thế nào)

- Tồn kho (Chi phí sản xuất và lưu trữ)

- Định vị (Nơi nào tốt nhất để làm cái gì)

- Thông tin (Cơ sở để ra quyết định)

a, Sản xuất.

Sản xuất là khả năng của dây chuyền cung ứng tạo ra và lưu trữ sản phẩm Phân xưởng, nhà kho là cơ sở vật chất, trang thiết bị chủ yếu của thành phần này Trong quá trình sản xuất, các nhà quản trị thường phải đối mặt với vấn đề cân bằng giữa khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng và hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp

b, Vận chuyển.

Đây là bộ phận đảm nhiệm công việc vận chuyển nguyên vật liệu, cũng như sản phẩm giữa các nơi trong dây chuyền cung ứng Ở đây, sự cân bằng giữa khả năng đáp ứng nhu cầu và hiệu quả công việc được biểu thị trong việc lựa chọn phương thức vận chuyển

- Các phương thức vận chuyển cơ bản:

- Đường biển: giá thành rẻ, thời gian vận chuyển dài và bị giới hạn về địa điểm giao nhận

- Đường sắt: giá thành rẻ, thời gian trung bình, bị giới hạn về địa điểm giao nhận

- Đường bộ: nhanh, thuận tiện

- Đường hàng không: nhanh, giá thành cao

- Dạng điện tử: giá thành rẻ, nhanh, bị giới hạn về loại hàng hoá vận chuyển (chỉ dành cho dữ liệu, âm thanh, hình ảnh…)

- Đường ống: tương đối hiệu quả nhưng bị giới hạn loại hàng hoá (khi hàng hóa là chất lỏng, chất khí )

c, Tồn kho.