LƯU TRƯỜNG VĂNTÀI LIỆU THAM KHẢO - Quản lý dự án và hướng dẫn sử dụng MS Project – TS Lê Hoài Long & TSLưu Trường Văn - Slide bài giảng của TS Lưu Trường Văn Xây dựng Shop bá
Trang 1BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
KHOA ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC
QUẢN LÝ DỰ ÁN
GVHD: TS LƯU TRƯỜNG VĂN SVTH: TRƯƠNG TOÀN PHONG MSSV: MBA12B - 028
Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 05/2013
Trang 2NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN
Trang 3
QUẢN LÝ DỰ ÁN GVHD: TS LƯU TRƯỜNG VĂN
TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Quản lý dự án và hướng dẫn sử dụng MS Project – TS Lê Hoài Long & TSLưu Trường Văn
- Slide bài giảng của TS Lưu Trường Văn
Xây dựng Shop bán lẻ tại khu vực ga đi quốc nội - mặt hàng bánh kẹo và rượu 2
SVTH: Trương Toàn Phong
Trang 4Mục lục
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN 1
TÀI LIỆU THAM KHẢO 2
Mục lục 3
1 Giới thiệu 5
1.1 Tổng quan về công ty 5
1.2 Tổng quan về dự án 5
2 Mục tiêu dự án 6
3 Quy mô, phạm vi dự án 6
3.1 Nguồn vốn đầu tư 6
3.2 Khảo sát mặt bằng 6
3.3 Mô hình xây dựng 6
3.4 Các loại sản phẩm kinh doanh 7
3.5 Thiết lập quan hệ với nhà cung cấp 7
3.6 Nhân sự 8
3.7 Chi phí 8
3.8 Thời gian: 10
4 Các giả định 11
5 Các ràng buộc 11
6 Các loại trừ 12
7 Dự án có liên quan 13
8 Cơ cấu công việc( WBS) 13
9 Tiến độ dự án 14
10 Ma trận phân công trách nhiệm( RAM) 17
11 Trách nhiệm và mối quan hệ giữa các bộ phận trong dự án( RACI) 18
12 Phương án kiểm soát dự án 19
Trang 5QUẢN LÝ DỰ ÁN GVHD: TS LƯU TRƯỜNG VĂN
13 Sơ đồ tổ chức dự án 22
14 Quản lý rủi ro 22
15 Liên lạc, giao tiếp và quản lý thông tin dự án 23
15.1 Liên lạc, giao tiếp 23
15.2 Quản lý thông tin 24
16 Mức độ thành công của dự án 24
16.1 Quản lý quy mô 24
16.2 Quản lý chi phí 24
16.3 Quản lý tiến dộ 25
16.4 Quản lý chất lượng 25
17 Những nội dung cần cải thiện đối với dự án 25
18 Hình ảnh Shop bán lẻ 27
19 Các bài học kinh nghiệm 28
Xây dựng Shop bán lẻ tại khu vực ga đi quốc nội - mặt hàng bánh kẹo và rượu 4
SVTH: Trương Toàn Phong
Trang 61 Giới thiệu
1.1 Tổng quan về công ty
Công ty TNHH TM Duy Anh là một thành viên của tập đoàn I.P.P Imex PanPacific, có kinh nghiệm trong hoạt động kinh doanh bán lẻ và Franchise Hàng hóa chủyếu là những thương hiệu nổi tiếng thế giới như Chanel, Lancome, Nike, CK, BurgerKing, Domino Pizza, hệ thống cửa hàng Pirty Free tạo các sân bay lớn trong cả nước
1.2 Tổng quan về dự án
Với chiến lược kinh doanh của công ty, lien tục có mặt tại các Shop bán hàng tạisân bay, công ty đang mở rộng thị trường ra khắp đất nước, đem lại lợi nhuận cao hơn chocông ty lẫn tập đoàn Sân bay nội địa Đà Nẵng là một phần trong kế hoạch của công ty.Hiện nay sân bay đã đi vào hoạt động, công ty tiến hành mở Shop bán hàng của mìnhtrong sân bay theo kế hoạch của công ty
Trang 7QUẢN LÝ DỰ ÁN GVHD: TS LƯU TRƯỜNG VĂN
1.3 Lý do hình thành dự án
Kinh doanh tại sân bay là môt hình thức đem lại khá nhiều lợi nhuận, đặc biệt làsân bay quốc tế, hiện nay sân bay quốc nội cũng đang được chú ý quan tâm và cũng làmột phân khúc tiềm năng, để khẳng định vị thế và chiến lược của công ty, Dự án “ Xâydựng Shop bán lẻ tại khu vực ga đi quốc nội - mặt hàng bánh kẹo và rượu” được tiếnhành
2 Mục tiêu dự án
Hình thành hình ảnh cửa hàng bánh kẹo và rượu chuẩn mực ban đầu tại ga quốcnội làm nền cho những cửa hàng tương tự sau này ở sân bay Đà Nẵng và những sân baykhác
3 Quy mô, phạm vi dự án
Tên dự án: “Xây dựng Shop bán lẻ tại khu vực ga đi quốc nội - mặt hàng bánh kẹo
và rượu”
3.1 Nguồn vốn đầu tư
Shop bán lẻ được đầu tư kinh doanh bằng nguồn vốn của công ty, được giao choTrưởng phòng kiêm trưởng nhóm dự án với tổng số tiền là 5 tỷ
3.2 Khảo sát mặt bằng
Sân bay chịu trách nhiệm trong việc chọn mặt bằng, xây dựng và thiết kế Shop bán
lẻ Nhân viên marketing sẽ lien lạc với phòng Kinh doanh của Sân bay để thỏa hiệp về vịtrí và thiết kế Shop
3.3 Mô hình xây dựng
Xây dựng Shop bán lẻ tại khu vực ga đi quốc nội - mặt hàng bánh kẹo và rượu 6
SVTH: Trương Toàn Phong
Trang 8Shop bán lẻ có diện tích rộng 81,3 m2(3.3*23.225) được thiết kế đơn giản và dễquan sát tạo cảm giác dễ chịu cho quý khách mỗi khi ghé qua, dễ dàng chọn lựa sản phẩmcần mua Shop được chia làm 3 nhóm hàng theo thiết kế bên dưới:
3.4 Các loại sản phẩm kinh doanh
Sản phẩm chính của dự án là bánh kẹo, rượu và thuốc lá (hiện tại thủ tục đưa thuốc
lá vào khó nên chưa đưa vào kinh doanh nhưng vẫn nằm trong thiết kế)
3.5 Thiết lập quan hệ với nhà cung cấp
Nhân viên marketing và nhân viên sale liên hệ với các nhà cung cấp tùy vào từngloại mặt hàng Sau đó ký hợp đồng với điều khoản phù hợp
Trang 9QUẢN LÝ DỰ ÁN GVHD: TS LƯU TRƯỜNG VĂN
3.6 Nhân sự
Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm chính trong việc xúc tiến kế hoạch và lien hệvới các phòng ban liên quan
Dự kiến nhu cầu nhân lực là 12 người bao gồm các bộ phận sau:
a Trưởng nhóm dự án( 1 người): theo dõi tổng thể kế hoạch
b Nhân viên marketing (1 người): Theo sát tiến trình thực thi của dự án, do phầnthiết lập Shop là trách nhiệm của sân bay, nhân viên chỉ theo dõi việc thiết kế Shop đúng
kế hoạch và báo cáo Liên hệ nhà cung cấp và kết hợp với nhân viên sale thiết kế quầy kệ,lên kế hoạch nhập hàng
c Nhân viên Sale ( 4 người): Liên hệ nhà cung cấp, thiết kế quầy kệ và lên kếhoạch nhập hàng
d Nhân viên bán hàng (4 người): là nhân viên của sân bay, bán hàng tại Shop bán
lẻ, thưởng theo doanh số
e Nhân viên IT( 1 người): chịu trách nhiệm thiết kế phần mềm bán hàng, hỗ trợ bộphận sale thiết kế Shop bán hàng
d Nhân viên theo dõi hàng hóa tại sân bay( 1 người): chịu trách nhiệm theo dõihàng hóa nhập xuất trong sân bay, hỗ trợ NV sale
3.7 Chi phí
Trưởng nhóm dự án chịu trách nhiệm trong việc phân bổ nguồn vốn của dựán( tổng vốn cho Shop là 5000 triệu)
Chi phí phân bổ theo các hạng mục như sau:
o Chi Lương : 171 triệu + 89 triệu lương doanh số
o Tìm kiếm đối tác, nghiên cứu thị trường: 100 triệu
o Chi phí thuê mặt bằng: 1.800 triệu
Xây dựng Shop bán lẻ tại khu vực ga đi quốc nội - mặt hàng bánh kẹo và rượu 8
SVTH: Trương Toàn Phong
Trang 10o Chi phí quầy kệ: 100 triệu
o Hệ thống camera: 10 triệu
o Chi phí hàng hóa ban đầu: 2.000 triệu
o Chi phí văn phòng: 50 triệu
o Dự phòng : 10% tổng chi phí các hạng mục( 432 triệu)
- Trưởng dự án sẽ chịu trách nhiệm lập kế hoạch, quản lý và báo cáo, giải thíchnhững sai lệch chi phí và giới thiệu cho Ban lãnh đạo biết các lựa chọn để đạt được hiệuquả trong việc sử dụng ngân sách dự án Tất cả quyền và các quyết định về ngân sách, baogồm cả các thay đổi ngân sách dưới mức Ngân sách được duyệt thuộc về Trưởng dự án
Trang 11QUẢN LÝ DỰ ÁN GVHD: TS LƯU TRƯỜNG VĂN
3.8 Thời gian:
Xây dựng Shop bán lẻ tại khu vực ga đi quốc nội - mặt hàng bánh kẹo và rượu 10
SVTH: Trương Toàn Phong
Shop bán lẻN hân sựD
ự phòng
Trang 12Thời gian thực hiện của dự án: 3 tháng.
Thời điểm bắt đầu: đầu tháng 8/ 2011
Các mốc thời gian chính như sau:
B Lập bản kế hoạch thực hiện 02/08/2011
E Thiết kế và thi công shop 16/08/2011
Trong dự án Shop ban lẻ không có các giả định, cần bổ sung các giả định như sau:
- Nguồn vốn duy trì và được giải ngân theo kế hoạch trong suốt thời gian thực hiện dự án
- Hợp đồng mặt bằng ký kết với sân bay tối thiểu 5 năm, sân bay không có ý định kết thúchợp đồng trước hạn và có sự hợp tác lâu dài
- Vật giá mua sắm trang thiết bị, vật tư, xây dựng, sửa chữa ít thay đổi trong suốt thời gianthực hiện dự án Nếu có thay đổi chỉ tăng tối đa trong khoản dự phòng là 10%
- Nhu cầu, sở thích của khách hàng trong sân bay ít thay đổi so với biến động của thịtrường
Trang 13QUẢN LÝ DỰ ÁN GVHD: TS LƯU TRƯỜNG VĂNkhai trương 14/3/2012) để đảm bảo hoạt động hiệu quả tạo ra lợi nhuận cao vì chi phí đầu
tư ban đầu cao
- Nguồn vốn có giới hạn là 3.3 tỷ đồng, phải tính toán kỹ lưỡng việc triển khai sửa chữa,trang trí, mua sắm các vật dụng, máy móc thiết bị…v.v… thật chính xác
- Các yêu cầu trong kinh doanh Shop:
Shop bán hàng được phép hoạt động trong vòng 4 tháng từ ngày triển khai dự án.Các sản phẩm nhập vào Shop đều phải được kiểm tra và có giấy chứng nhận vệ sinh antoàn của cơ quan y tế
Chất lượng phục vụ: chuẩn bị tuyển dụng trước ngày dự kiến khai trương tối thiểu
là 01 tháng; đào tạo huấn luyện để có 01 đội ngũ bán hàng năng động, vui vẻ, sẵn sàngđáp ứng các nhu cầu phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng, tạo cảm giác thoải mái
dễ chịu cho khách hàng
Mặt hàng thuốc lá tạm thời chưa kinh doanh do đây là mặt hàng khá khó khăntrong việc nhập hàng cũng như pháp lý
6 Các loại trừ
Trong dự án Shop bán lẻ không có các loại trừ, cần bổ sung các loại trừ như sau:
- Nhà cung cấp chỉ cung cấp phần cứng: thiết bị máy tính, camera … phục vụ cho quáncafé, không cung ứng phần mềm quản lý có bản quyền
- Các công cụ, dụng cụ đi kèm không có phần bảo hành
- Dự án không bao gồm các bước tiếp theo như mở rộng quy mô, phát triển các Shopkhác, phát triển sản phẩm thuốc lá Bước đầu chỉ hoạt động chuyên kinh doanh rượu vàbánh kẹo
- Dự án chưa tính cho những phát sinh đột xuất như chỉ số lạm phát tăng cao, làm chi phívật tư bị tăng lên
- Các thiên tai, hoả hoạn, quy định thay đổi bất ngờ làm chậm trễ tiến độ của dự án
Xây dựng Shop bán lẻ tại khu vực ga đi quốc nội - mặt hàng bánh kẹo và rượu 12
SVTH: Trương Toàn Phong
Trang 147 Dự án có liên quan
Trong dự án Shop bán lẻkhông có các dự án có liên quan, cần bổ sung như sau:
- Dự án phát triển Shop bán hàng tại sân bay quốc tế Đà Nẵng
- Các dự án phát triển các thương hiệu trong tập đoàn như Domino ‘s Pizza, Burger King
8 Cơ cấu công việc( WBS)
Ký hiệu Công việc
A Lập ban quản lý dự án
C Lập bản kế hoạch thực hiện
D Mặt bằng kinh doanh
D1 Đàm phán hợp đồngD2 Ký hợp đồng thuê mặt bằng
E Thiết kế và thi công shop
E1 Lên thiết kế cơ bảnE2 Gửi nhà cung cấp lần 1E3 Lên thiết kế 3D
E4 Gửi nhà cung cấp lần 2, gửi sân bayE5 Lên kế hoạch thiết kế mặt bằngE6 Liên hệ bên thi công
E7 Đặt hàng thiết bị, máy móc, đồ liên quanE8 Thi công mặt bằng
E9 Nghiệm thu
F Điều tra thị trường
G Nhà cung cấp
G1 Đàm phán hợp đồng với nhà cung cấpG2 Ký hợp đồng hợp tác
H Hàng hóa
H1 Lên bản đặt hàng dự kiếnH2 Đàm phán đơn hàngH3 Đặt hàng lần 1
I Nhân sự
I1 Lên kế hoạch đào tạoI2 Đào tạo
Trang 15QUẢN LÝ DỰ ÁN GVHD: TS LƯU TRƯỜNG VĂN
I3 Đánh giá
J IT
J1 Thiết kế phần mềm bán hàngJ2 Thử nghiệm
J3 Đào tạo sử dụng
Lập ban quản lý dự án 1 day 01/08/11 01/08/11
Lập bản kế hoạch thực hiện 8 days 02/08/11 10/08/11 1
Mặt bằng kinh doanh 4 days 11/08/11 15/08/11 3
Đàm phán hợp đồng 3 days 11/08/11 13/08/11 3
Ký hợp đồng thuê mặt bằng 1 day 15/08/11 15/08/11 5
Thiết kế và thi công shop 51 days 16/08/11 14/10/11 6
Lên thiết kế cơ bản 7 days 16/08/11 23/08/11 6
Gửi nhà cung cấp lần 1 2 days 24/08/11 25/08/11 8
Gửi nhà cung cấp lần 2, gửi sân bay 2 days 30/08/11 31/08/11 10 Lên kế hoạch thiết kế mặt bằng 2 days 01/09/11 03/09/11 11 Liên hệ bên thi công 2 days 05/09/11 06/09/11 12 Đặt hàng thiết bị, máy móc, đồ liên quan 1 day 07/09/11 07/09/11 13 Thi công mặt bằng 30 days 08/09/11 12/10/11 14
Điều tra thị trường 7 days 15/08/11 22/08/11 5
Nhà cung cấp 8 days 23/08/11 31/08/11 17
Đàm phán hợp đồng với nhà cung cấp 7 days 23/08/11 30/08/11 17 Ký hợp đồng hợp tác 1 day 31/08/11 31/08/11 19Xây dựng Shop bán lẻ tại khu vực ga đi quốc nội - mặt hàng bánh kẹo và rượu 14
SVTH: Trương Toàn Phong
Trang 16Hàng hóa 6 days 01/09/11 08/09/11 20
Lên bản đặt hàng dự kiến 3 days 01/09/11 05/09/11 20 Đàm phán đơn hàng 2 days 06/09/11 07/09/11 22
Nhân sự 16 days 23/08/11 10/09/11 17
Lên kế hoạch đào tạo 7 days 23/08/11 30/08/11 17
IT 46 days 23/08/11 15/10/11 17
Thiết kế phần mềm bán hàng 30 days 23/08/11 27/09/11 17
Đào tạo sử dụng 2 days 14/10/11 15/10/11 31
Trang 17QUẢN LÝ DỰ ÁN GVHD: TS LƯU TRƯỜNG VĂN
Tiến độ ngang
Xây dựng Shop bán lẻ tại khu vực ga đi quốc nội - mặt hàng bánh kẹo và rượu 16
SVTH: Trương Toàn Phong
Trang 1810 Ma trận phân công trách nhiệm( RAM)
Công việc
Nhân viên thực hiện Bộ phận liên quanTrưởn
g dự án
Marketin g
Sal e
Bán hàng
I T
Theo dõi
BG Đ
Phòn g
N sự
Phòn g KD
Phòng K.toá n
Bên ngoà i Lập ban quản lý dự án 1 2 2,5 2
Lập bản kế hoạch thực
1: Thực hiện 2: Hỗ trợ 3: Tư vấn 4: Được thông báo 5: Được chấp thuận
11 Trách nhiệm và mối quan hệ giữa các bộ phận trong dự án( RACI)
Công việc
Bên cótrách nhiệm(R)
Chịu tráchnhiệmtrước (A)
Phối hợp với (C) Báo tin
cho (I)Lập ban quản lý dự
P Nhân sự, P Kinh
Lập bản kế hoạch
Lập bản kinh phí Dự án BGĐ Kinh doanh, Kế toán BGĐ
Mặt bằng kinh
Thiết kế và thi
Trang 19QUẢN LÝ DỰ ÁN GVHD: TS LƯU TRƯỜNG VĂN
Nhân sự, Kinhdoanh, Kế toán Tất cả
Nhân sự, Kinhdoanh, Kế toán Tất cả
12 Phương án kiểm soát dự án
- Bám sát Ma trận phân công trách nhiệm để giám sát việc thực hiện theo kế hoạch,phát hiện sớm việc chậm tiến độ, sai mục tiêu Được thực hiện hàng ngày, tuần và đánhgiá khi chuyển qua công việc khác
- Lập phương án dự phòng cho Kế hoạch Nhân sự (do các vị trí Kỹ sư Tin học,nhân viên marketing chỉ có 1 người nên việc nghỉ đột suất, nghỉ việc sẽ ảnh hưởng đếntiến độ, chất lượng dự án )
- CV Marketing, Kỹ sư Tin học thực hiện Báo cáo công việc hàng ngày choTrưởng nhóm Trưởng dự án bám sát Kế hoạch và Kiểm soát chặt chẽ về mặt Thời gian,Chi phí
- Kinh phí cấp cho Dự án được chi theo tiến độ Công việc và giao cho Nhân viênchuyên trách Lập kế hoạch và chi theo Ngân sách Dự án:
- Chi phí Hậu cần: In ấn tài liệu, bảng câu hỏi, do nhân viên marketing phụ trách
- Linh, phụ kiện điện tử: Kỹ sư tin học phụ trách
- Đây là dự án đầu tiên ở sân bay nội địa, quy mô dự án tương đối lớn và thời gianthực hiện ngắn nên việc ghi chép, theo dõi đơn giản trên Excel Chỉ báo cáo quan trọngmới in ra và lưu trữ
- Cuối tuần hoặc kết thúc một Công việc chính Dự án hợp để họp và kiểm tra việcthực hiện trong tuần/ Công việc, phát hiện sự sai lệch và đưa ra phương án điều chỉnh kịpthời Do dự án tương đối đơn giản trong công việc( công ty có kinh nghiệm nhiều trongXây dựng Shop bán lẻ tại khu vực ga đi quốc nội - mặt hàng bánh kẹo và rượu 18
SVTH: Trương Toàn Phong
Trang 20việc mở Shop ở sân bay), việc lập kế hoạch và giám sát thực hiện tốt nên không sảy ratình trạng: Chậm tiến độ, Vượt chi phí, Chất lượng.
- Tiêu chí giới hạn sai lệch các tiêu chí của Dự án đã được quy định như sau:
Giới hạn Phương án giải quyết
Chi phí
Chi phí thực tế vượt Ngân sách <=5 % Điều tra tìm nguyên nhân
Chi phí thực tế vượt Ngân sách 10%
Chi phí thực tế vượt Ngân sách >10 % Dừng Dự án
Thời gian
Thời gian thực hiện thực tế vượt Kế
hoạch <= 5 %
Điều tra tìm nguyên nhân
Tăng ca để bù vào thời gian trễ, bảođảm việc thực hiện đúng tiến độ
Thời gian thực hiện thực tế vượt Kế
hoạch > 10 %
Điều tra tìm nguyên nhân
Xem xét lại Toàn bộ dự án, xây dựngphương án đuổi kịp tiến độ ban đầu nếuChi phí không vượt Ngân sách và Tínhkhả thi Kỹ thuật là đúng đắn
Trang 21QUẢN LÝ DỰ ÁN GVHD: TS LƯU TRƯỜNG VĂN
13 Sơ đồ tổ chức dự án
14 Quản lý rủi ro
- Dự án này khá tương tự với các dự án mà công ty trước đây đã thực hiện, chỉ
khác đây là lần đầu làm ở sân bay quốc tế, nhưng trong quá trình thực hiện có thể xảy ra
một số rủi ro sau:
- Về mặt nhân sự: Nhân viên nghỉ việc đột suất: Ốm đau, việc riêng
- Tính bảo mật thông tin về: Ý tưởng, các đối tác cung cấp Nguyên vật liệu đầu
vào,…
- Giá cả các mặt hàng biến động
- Nhân viên theo dõi hàng hóa không kiểm tra hàng tốt, chậm trong việc cập nhật
sản phẩm gần hết hạn làm chậm quá trình bán hàng
- Trước khi phân công Nhân sự cho Dự án, Trưởng dự án đề xuất Nhân sự dự kiến
với bộ phận Nhân sự và xin ý kiến của bộ phận quản lý trực tiếp các Nhân sự này
- Sau khi nhận được đề cử từ Phòng IT, Kinh doanh Bộ phận Nhân sự sẽ làm việc
với từng cá nhân và đưa ra một số ràng buộc về công việc của Dự án
+ Ký Cam kết tính bảo mật
+ Không nghỉ việc trong quá trình thực hiện Dự án (trừ trường hợp bất khả kháng)
+ Tuyên bố chính sách Lương, Thưởng khi thực hiện Dự án
+ Mức bồi thường thiệt hại nếu phá vỡ cam kết
+ Lập các Cam kết thành Văn bản, các bên tham gia phải ký xác nhận trách nhiệm
Xây dựng Shop bán lẻ tại khu vực ga đi quốc nội - mặt hàng bánh kẹo và rượu 20
SVTH: Trương Toàn Phong