7 Phối hợp với các phòng ban liên quan để triển khai thực hiện công việc.. Xác định danh mục công việc trọng điểm của đơn vị.Thời hạn Báo cáo tiến độ trong Bên ngoài Bên Thời hạn lượ
Trang 1KHOA ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC
TIỂU LUẬN MÔN PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG QUẢN LÝ
GVHD : Thầy NGUYỄN THÀNH NHÂN
SVTH : TRẦN ĐOÀN TÚ UYÊN
MSSV : MBA12B052 – Lớp MBA 12B
TP Hồ Chí Minh, Tháng 07 năm 2013
PHẦN I: BÀI TẬP CUỐI KỲ
Trang 21. Lập kế hoạch hành động để quản lý và điều hành công việc hiệu quả sau khi được bổ nhiệm vào chức vụ cao hơn trong đơn vị trên cơ sở quan sát hoạt động của đơn vị.
1.1. Đánh giá năng lực quản lý của cá nhân so với yêu cầu công việc và giải pháp hoàn thiện
S
T
Đánh giá
1
Am hiểu về thị trường dịch vụ
Thẩm định giá và nắm rõ quy
định pháp luật về Thẩm định
giá và pháp luật liên quan
2
Tham gia hội thảo ngành nhằm mở rộng quan hệ và tìm kiếm, khai thác thông tin
Lập kế hoạch cập nhật thường xuyên văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động kinh doanh và văn bản pháp luật mới
2
Có khả năng nhận định, phân
tích về thị trường để tham mưu
cho BGĐ về chiến lược và lập
kế hoạch, triển khai hoạt động
kinh doanh
2
Cập nhật thông tin về thị trường và những chính sách mới để chủ động nắm bắt tình hình kinh doanh
Xây dựng biểu mẫu để thuận tiện trong việc lập kế hoạch và triển khai công việc
3 Có kỹ năng giao tiếp và đàm phán tốt. 2
Tham gia khóa đào tạo ngắn hạn và tham khảo sách báo, tài liệu liên quan
4
Có mối quan hệ tốt với khách
hàng, đối tác và các công ty
cùng ngành 1
Phát triển thêm mối quan hệ trong các thị trường mới
Tham gia hội thảo ngành
5 Có kỹ năng tổ chức, quản lý và
triển khai công việc 2
Tham khảo tài liệu và kinh nghiệm thực tế
6 Kỹ năng tổng hợp và báo cáo tình hình kinh doanh cho BGĐ. 2 Xây dựng biểu mẫu và có kế hoạch cập nhật cho phù hợp
với tình hình
7 Phối hợp với các phòng ban liên quan để triển khai thực
hiện công việc
2
Nắm rõ chức năng, quyền hạn của từng phòng ban
Có kế hoạch củng cố mối quan hệ
Cột Đánh giá bản thân có mức độ đánh giá như sau:
1- Cần hoàn thiện 2 - Tạm được 3 - Hoàn toàn tốt
Trang 41.2. Xác định danh mục công việc trọng điểm của đơn vị.
Thời hạn Báo cáo tiến độ trong Bên ngoài Bên Thời hạn lượng Khối lượng Chất
1 Kế hoạch kinh doanh Bản kế hoạch kinh doanh 1 tháng Cuối tháng PGĐ Dài Nhiều Cao
2 Quy trình làm việc Bản quy trình BGĐ Ngắn Ít Cao
3 Đánh giá năng lực nhân viên Bảng tiêu chí đánh giá (KPI) Doanh thu / Hợp đồng
BGĐ, Phòng HC-NS Dài Nhiều Cao
4 Báo cáo hoạt động kinh doanh Mẫu báo cáo kinh doanh
+ Báo cáo tuần Doanh thu / Số lượng khách
hàng
Cuối tuần Trưởng
phòng Ngắn Ít Thấp
+ Báo cáo tháng Doanh thu / Số lượng khách
hàng
Cuối tháng Cuối
tuần
Trưởng phòng Ngắn Ít Thấp
+ Báo cáo quý Doanh thu / Số lượng khách
hàng
Cuối quý Cuối
tháng
Trưởng phòng, BGĐ
Ngắn Ít Thấp
Trang 51.3. Kế hoạch hành động trong tháng đầu tiên Giải thích tại sao phải thực hiện những công việc này.
Khi được bổ nhiệm vào vị trí Trưởng phòng kinh doanh, cần thực hiện các công việc sau:
1. Xem lại hồ sơ, hợp đồng cũ của
công ty Hiểu rõ hơn về khách hàng của công ty, thuận lợi lên kế hoạch công việc sau này
2. Đánh giá tình trạng công việc của
phòng
Biết được điểm mạnh, điểm yếu của phòng, phát huy ưu điểm và khắc phục yếu điểm để phòng ngày càng hoàn thiện hơn
3. Xây dựng mối quan hệ với đồng
nghiệp chung phòng và các phòng
ban khác
Xây dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp
để giúp ích cho công việc sau này
4. Xây dựng quy trình làm việc cho
phòng kinh doanh
Hiện tại đang thiếu quy trình làm việc rõ ràng để phân chia nhiệm vụ và đánh giá năng lực nhân viên
CÂU 2:
Bất kỳ một đơn vị nào cũng tồn tại mâu thuẫn, các mâu thuẫn này thường bắt nguồn từ mâu thuẫn về lợi ích, chính điều này làm mất đoàn kết cũng như gây khó khăn cho hoạt động của phòng Tuy nhiên, việc xóa bỏ mâu thuẫn trong nội bộ là điều không thể, bản thân các lãnh đạo chỉ có thể tìm cách hạn chế mâu thuẫn ở mức chấp nhận được
Với vai trò là phó phòng mới được tuyển dụng, mình không thể mới bước vào công ty
mà đã tham gia phe nhóm, là ảnh hưởng đến hình ảnh cũng như khó cho công việc điều hành phòng sau này Do đó, trước tiên phải tìm hiểu nguyên nhân tại sao nhân viên lại chia thành hai phe nhóm, mỗi nhóm do ai đứng đầu, mục đích của mỗi nhóm
là gì Mình có thể sắp xếp gặp mặt riêng từng nhóm hoặc ít nhất là gặp riêng người đứng đầu mỗi nhóm để hiểu rõ tình hình mỗi nhóm
Sau khi đã biết được nguyên nhân mâu thuẫn giữa hai nhóm thì bắt đầu kế hoạch tạo điều kiện “hai phe” làm việc với nhau để nắm bắt được tình hình Từ đó mình có thể biết được việc chia phe nhóm có thể khắc phục được không Nếu nguyên nhân bắt
Trang 6nguồn từ mâu thuẫn công việc trong phòng, mình có thể chấn chỉnh lại việc phân công công việc cũng như các chính sách phù hợp để điều hòa lợi ích của các bên
Tùy theo các trường hợp khác nhau mà có những kế hoạch khác nhau Mục tiêu là đưa hai nhóm lại gần nhau, giải quyết mâu thuẫn giữa hai nhóm, tạo sự đoàn kết tối đa giữa các nhân viên trong phòng
Trong trường hợp việc liên kết hai nhóm lại với nhau là bất khả thi thì phải cân nhắc đến lời khuyên của các phòng ban khác cũng như ban lãnh đạo, bản thân họ là người lâu năm tại công ty, họ sẽ nắm được phải hành động như thế nào là thích hợp nhất Lúc này bắt buộc mình phải chọn và theo theo một trong hai nhóm Cách tốt nhất là chọn nhóm nào có sức ảnh hưởng nhiều nhất đến việc điều hành cũng như ra quyết định trong phòng (có thể là nhóm của Trưởng phòng) Do là người mới của công ty, chưa có sức ảnh hưởng nhiều cũng như chưa được công nhận về năng lực, do đó chọn nhóm mạnh sẽ tạo “đà” cho mình phát huy năng lực cũng như được đánh giá tốt hơn trong công việc
CÂU 3:
Trước hết, phải chắc rằng mẫu thiết kế của mình là đạt yêu cầu của công ty, không vướng bất kỳ sai sót nào Dựa vào đó mới có thể bảo vệ được kết quả làm việc của mình tới cùng
Khi gởi kết quả đến các Bộ phận dự án và Bộ phận tài chính và được một trong 2 bộ phận trên phản đối thì bắt họ nêu ra nguyên nhân từ chối bản thiết kế Nếu lý do không phê duyệt là do lỗi kỹ thuật của mẫu thiết kế và thật sự là mẫu thiết kế không đạt yêu cầu thì mình phải làm lại cho đến khi phù hợp Nhưng nếu hai bộ phận chỉ đưa ra nguyên nhân chung chung mà không chịu phê duyệt thì mình phải tạo ra tình huống bắt họ chịu trách nhiệm về việc chậm tiến độ nếu mẫu thiết kế không được phê duyệt, làm chậm tiến độ công việc
Khi mẫu quảng cáo này đã được một trong hai bộ phận trên duyệt trước khi đưa qua
bộ phận còn lại, nếu bộ phận còn lại không chấp nhận thì chúng ta phải giải thích cho trưởng bô phận này biết được tầm quan trọng của bản thiết kế và hậu quả sẽ xảy ra như thế nào nếu bản thiết kế chậm tiến độ, và lúc này chúng ta khéo léo chuyển giao trách
Trang 7nhiệm cho bô phận này theo kiểu: “Tôi đã hoàn thành theo đúng yêu cầu, nếu anh không duyệt khi có hậu quả gì xảy ra gây ra thiệt hại thì anh là người chịu trách nhiệm”
Tuy nhiên, đây chỉ là giải pháp trước mắt để hoàn thành kế hoạch của công ty giao Sau khi hoàn tất xong việc phê duyệt của mẫu quảng cáo này, mình phải làm việc cụ thể với hai bộ phận cũng như ban lãnh đạo công ty nhằm tránh tình trạng ảnh hưởng đến tiến độ công việc sau này
Trang 8PHẦN II: BÀI TẬP 2
KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI CÔNG VIỆC
PHÁT TRIỂN THỊ TRƯỜNG THA
Nhằm hoàn thành tốt mục tiêu kinh doanh năm 2013 của Ban giám đốc SGVIS, Phó giám đốc phụ trách kinh doanh triển khai kế hoạch phát triển thị trường THA trong tháng 6 năm 2013 với nội dung công việc như sau:
Ông
Chức vụ: Phó giám đốc phụ trách kinh doanh
Nhân sự phòng kinh doanh trực tiếp thực hiện công việc để phát triển thị trường THA, gồm:
+ Ông Nguyễn Văn A
+ Ông Nguyễn Văn B
+ Ông Nguyễn Văn C
Các bộ phận hỗ trợ: Phòng hành chính
Bước đầu khai thác và phát triển khách hàng phân khúc thị trường THA với doanh thu 50,000,000 đồng
Áp dụng đối với các nhân viên thuộc phòng kinh doanh và bộ phận hỗ trợ (Phòng hành chính) của SGVIS
Để đảm bảo việc phát triển thị trường THA đạt được mục tiêu đề ra, yêu cầu bộ phận trực tiếp thực hiện và các bộ phận hỗ trợ nghiêm túc thực hiện công việc theo kế hoạch sau:
Trang 9KẾ HOẠCH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
Phòng kinh doanh – SGVIS
Công việc: Phát triển thị trường THA
Nhân sự lập kế hoạch: Trần Đoàn Tú Uyên
Bước công
Chuẩn bị
Tìm hiểu thông tin chung về:
+ Thị trường THA: quy trình làm việc, pháp lý…
+ Sản phẩm:
quy trình thực hiện dịch vụ, biểu phí dịch
vụ, chính sách hoa hồng…
Báo cáo thông tin về thị trường THA
và dịch vụ, chính sách về sản phẩm
25/05/2013 đến 01/06/2013
Phó giám đốc kinh doanh
Chuẩn bị hồ sơ năng lực, bảng phí dịch vụ, name card và các tài liệu phục vụ bán hàng
25/05/2013 đến 01/06/2013
Bộ phận hành chính
NVKD lập kế hoạch tiếp cận khách hàng theo danh sách khách hàng phụ trách
Báo cáo Kết quả thực hiện công việc
01/06/2013 đến 03/06/2013
Nhân viên kinh doanh
Tiếp cận sơ bộ
Tiếp cận và tìm hiểu thông tin
về thị trường THA mà NVKD phụ trách
Báo cáo Kết quả thực hiện
03/06/2013 đến 08/06/2013
Nhân viên kinh doanh
Tiếp cận và
Giới thiệu
Tiếp xúc khách hàng
Danh sách khách hàng
10/06/2013 Nhân viên
kinh doanh
Trang 10tiềm năng đến
15/06/2013
Giới thiệu sản phẩm
Thuyết phục,
ký kết và
thanh lý hợp
đồng.
- Chăm sóc khách hàng
- Nêu ra khó khăn và đề xuất giải pháp
- Ký kết hợp đồng, thanh
lý hợp đồng
- Báo cáo kết quả thực hiện công việc
- Báo cáo theo dõi hợp đồng
17/06/2013 đến 29/06/2013
Nhân viên kinh doanh
Tiếp tục theo
dõi và duy trì
- Chăm sóc khách hàng sau bán hàng
và tiếp tục thúc đẩy mua hàng
- Đề xuất chính sách đối với khách hàng thường xuyên
Báo cáo kết quả thực hiện công việc
Nhân viên kinh doanh
Tổng kết
Đánh giá chung
về thị trường, khách hàng, doanh thu…
29/06/2013 Phó giám đốc
Phó giám đốc
Nhân sự thực hiện
Trang 116. Kế hoạch giám sát – đánh giá thực hiện công việc
Nhằm đảm bảo việc phát triển thị trường THA thành công, yêu cầu các bộ phận liên quan nắm rõ nội dung, thời gian đánh giá quá trình thực hiện công việc để chủ động báo cáo kết quả Thời gian họp đánh giá thực hiện công việc là vào thứ 7 mỗi tuần, theo kế hoạch bên dưới:
KẾ HOẠCH ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
Phòng kinh doanh
Công việc: Phát triển thị trường THA
Nhân sự lập kế hoạch: Trần Đoàn Tú Uyên
1 Thông tin khách hàng về từng thị trường THA. Báo cáo kết quả thực hiện công việc. 08/06/2013 Phó GĐ
2
Danh sách khách hàng
tiềm năng và các hợp
đồng tiềm năng hoặc đã
phát sinh
Những khó khăn gặp phải
và giải pháp
Báo cáo kết quả thực hiện công việc
Báo cáo Danh sách khách hàng
Báo cáo theo dõi hợp đồng
15/06/2013
và 22/06/2013
Phó GĐ
3 Tổng kết đánh giá Báo cáo kết quả thực hiện công việc. 29/06/2013 Phó GĐ
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
1. Công việc đã hoàn thành
2. Công việc thực hiện tiếp theo
Trang 123. Công việc tồn đọng – cần hỗ trợ
4. Đề nghị - Giải pháp
………
………
5. Nhận xét của lãnh đạo phụ trách
………
………
Để đảm bảo Ban giám đốc nắm được kết quả kinh doanh, các nhân viên kinh doanh nghiêm túc thực hiện việc báo cáo số liệu theo mẫu KH01, HD01 và cuối mỗi tuần, định kỳ email để Ban lãnh đạo nắm được tình hình công việc
KẾ HOẠCH BÁO CÁO SỐ LIỆU THỐNG KÊ
STT Nội dung báo cáo Thời gian Biểu mẫu mã hiệu nhiệm Trách Nơi nhận báo cáo
1 Danh sách khách hàng 15, 22, 29/06/2013 KH01 Nhân viên kinh doanh a@gmail.com
2 Theo dõi hợp đồng 15, 22, 29/06/2013 HD01 Nhân viên kinh doanh a@gmail.com
VĂN BẢN – QUY ĐỊNH
Trang 13ngày ký
1 Hợp đồng Hợp đồng dịch vụ THA THA
2 Văn bản Văn bản yêu cầu dịch vụ THA THA
3 Quyết định
Chính sách hoa hồng cho nhân viên kinh doanh và thị trường THA SGVIS
…
HỒ SƠ LƯU TRỮ
lưu trữ
Hình thức hủy hồ sơ
1 Hợp đồng Phòng kế toán Văn bản Biên bản thanh lý hợp đồng
2 Văn bản yêu cầu dịch vụ Phòng nghiệp vụ Văn bản Không hủy
BIỂU MẪU BAN HÀNH
1 KH01 Danh sách khách hàng
2 HD01 Báo cáo theo dõi hợp đồng
3 BCT Báo cáo kết quả thực hiện công việc
PHỤ LỤC
Phụ lục 1: Danh sách khách hàng (Biểu mẫu KH01)
1
2
3
Trang 14Phụ lục 2: Báo cáo theo dõi hợp đồng (Biểu mẫu HD01)
Hợp đồng
Phí / Thanh toán
Hoa hồng Người thực
hiện
Tiến trình
Trang 15PHẦN III: BÀI TẬP 1
Chứng Chỉ
Đánh Giá
1 Chuyên viên
- Thẩm định giá
- Thị trường Bất động sản
- Kỹ năng giao tiếp
- Kỹ năng thuyết phục, đàm phán
- ĐH Chuyên ngành Thẩm định giá
- Chứng chỉ Định giá BĐS SXD
2 Tổ phó
- Thẩm định giá
- Thị trường Bât động sản
- Hệ thống pháp luật và các quy định trong ngành
- Kỹ năng quản lý thời gian
- Kỹ năng làm việc nhóm
- ĐH Chuyên ngành Thẩm định giá
- Chứng chỉ Định giá BĐS SXD
- Chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ BTC
Tốt, chưa hoàn thành chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ BTC
Theo học khóa chứng chỉ ngắn hạn 1,5-2 năm
3 Tổ trưởng
- Thẩm định giá
- Thị trường Bât động sản
- Hệ thống pháp luật và các quy định trong ngành
- Kỹ năng quản lý nhóm
- Tham gia thi tuyển chứng chỉ hành nghế
- Tham gia đào tạo bậc cao học
Đang thực hiện
Đang theo học cao học
Sắp xếp thi khi đủ kinh nghiệm làm việc
2 năm – 3 năm
Trang 164 Phó phòng
- Hệ thống kiểm soát chất lượng
- Quản lý nhân sự
- Kỹ năng quản lý nhân sự
- Kỹ năng hoạch định và định hướng
- Tham gia thi tuyển chứng chỉ hành nghề Tham gia đào tạo bậc cao học
5 Trưởng phòng
- Hệ thống kiểm soát chất lượng
- Quản lý nhân sự
- Khả năng chịu áp lực
- Kỹ năng cân bằng lợi ích
- Thẻ Thẩm định viên
- Thạc sỹ
4-5 năm
6 P Giám đốc
- Kiến thức tài chính
- Kiến thức xã hội luật pháp
- Anh Văn
- Quản trị nguồn nhân lực
- Hoạch định chiến lược
- Thẻ Thẩm định viên
- Thẻ đấu giá viên
- Thạc sỹ
7-8 năm
7 Giám đốc
- Kiến thức tài chính
- Kiến thức xã hội luật pháp
- Anh Văn
- Quản trị nguồn nhân lực
- Hoạch định chiến lược
- Thẻ Thẩm định viên
- Thẻ Đấu giá viên
10 năm
