Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh công ty TERRACO

Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh công ty TERRACO

LỜI MỞ ĐẦUHiện nay, trong điều kiện nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà Nước, Các Doanh Nghiệp có điều kiện vận dụng khả năng của mình để phát triển sản xuất kinh doanh Tuy nhiên bên cạnh những mặt thuận lợi cũng có không ít những mặt khó khăn, thách thức đối với doanh nghiệp, hàng hóa trên thị trường ngày càng được nâng cao về chất lượng, đa dạng hóa về các loại sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao hơn của người tiêu dùng Vì vậy để tiêu thụ được hàng hóa đạt được lợi nhuận cao thì doanh nghiệp phải thường xuyên theo dõi tình hình biến động thị trường đưa ra các chiến lược tiêu thụ để điều chỉnh kịp thời những ảnh hưởng bất lợi đến lợi nhuận.

Bên cạnh đó, công việc kế toán trong doanh nghiệp đóng vai trò rất quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận thu được tại Công Ty Chính vì lý do trên cùng với thời gian thực tập ở Công Ty Terraco Việt Nam, được sự giúp đỡ tận tình của các anh chị phòng kế toán tạo điều

kiện thuận lợi cho em học hỏi thực tế nên em đã chọn đề tài “Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh” cho bài báo cáo của mình.

Với hy vọng được tiếp cận thực tế, từ đó bổ sung được phần nào kiến thức thực tế cộng với vốn kiến thức đã được trang bị tại trường sẽ là hành trang sau này giúp em có thể tự tin không còn bỡ ngỡ

TP.HCM, ngày tháng 06 năm 2008

SINH VIÊN THỰC TẬP

Nguyễn Thái Cẩm Phương

PHẦN I GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY TERRACO VIỆT

NAM

I LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY

1 Khái quát về doanh nghiệp :

Công ty TERRACO VIỆT NAM là công ty 100% vốn nước ngoài, thành lập theo giấy phép đầu tư số 1871/GP ngày 02 tháng 04 năm 1997 của Bộ Kế Hoạch và Đầu Tư, số 1871/GPĐC - BKH - BD ngày 03/08/2001 của Ủy Ban Nhân Dân Tỉnh Bình Dương

Thời hạn hoạt động của Doanh Nghiệp là 25 năm kể từ ngày được cấp giấy phép đầu tư

Tên doanh nghiệp : CÔNG TY TERRACO VIỆT NAM

Tên giao dịch quốc tế : TERRACO VN Co., Ltd

Địa chỉ : Phú Hoà, Thủ Dầu Một, Bình Dương

Điện thoại : 0650 820100 fax: 0650 820101

Văn phòng đại diện : CN Cửa hàng bán sản phẩm Terraco VN

Địa chỉ : 65 đường D3, P25, Bình Thạnh, TPHCM

Điện thoại : 08 5124708 fax: 08 5124710

Lĩnh vực hoạt động kinh doanh: sản xuất các sản phẩm hoàn thiện cao cấp phục vụ cho công nghiệp xây dựng

2 Quá trình thành lập và phát triển:

Công ty TERRACO VIỆT NAM thuộc tập đoàn TERRACO Thụy

Điển, sở hữu 26 công ty, 12 nhà máy với sản lượng hơn 180.000 tấn sản phẩm mỗi năm Với sự góp vốn của nhà đầu tư Hàn Quốc tập đoàn TERRACO càng lớn mạnh hơn nhằm phục vụ cho thị trường Châu Á

Công ty Terraco Việt Nam được thành lập năm 1997 Nhằm phát triển kinh doanh và đa dạng hoá sản xuất, công ty đã đầu tư vào nhà xưởng, dây chuyền hiện đại, các trang thiết bị đảm bảo sản xuất 5.000 tấn thành phẩm mỗi năm Nhờ vào vị trí địa lý lý tưởng, là trung tâm các khu công nghiệp Bình Dương, cách thành phố Hồ Chí Minh khoảng 30 Km, công

ty đã cung cấp nhiều mặt hàng tốt đến các thị trường trong cả nước với

công nghệ tiên tiến và luôn được cập nhập tại Trung tâm nghiên cứu và phát triển ở Ireland, sự điều hành kinh nghiệm của Ban Quản Trị Tập Đoàn

đa quốc gia TERRACO có trụ sở tại Thụy Điển, công ty TERRACO VIỆT NAM mỗi năm đều đổi mới về công nghệ và ra thị trường những sản phẩm mới nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng

3 Đặc điểm quy mô hoạt động kinh doanh

a Quy mô vốn kinh doanh

- Vốn pháp định của công ty (USD) : 1,000,000.00

- Vốn thực góp bằng USD : 999,941.99

- Qui đổi VNĐ : 13.642.636.636 ( không thay đổi theo thời gian)

b Năng lực nhân sự

Tổng số cán bộ công nhân viên tính đến nay là 51 nhân viên

- Nhân sự ở công ty TERRACO Việt Nam được tuyển mộ và bố trí khá hợp lý và khoa học trong cơ cấu tổ chức Các nhân viên của công ty đều ở trình độ đại học và cao đẳng Hầu hết các nhân viên đều được tuyển chọn với vị trí đang thừa hành nên chất lượng được hoàn tất với hiệu suất cao Để khuyến khích tăng khả năng thực hiện công việc mỗi năm công ty đều có chế độ tăng lương đối với tất cả các nhân viên Ngoài ra còn có các chế độ khác như thưởng được xác định dựa trên kết quả công tác, chế độ thăng tiến trong công ty được áp dụng cho tất cả các nhân viên có năng lực, chịu khó học hỏi và có sáng tạo trong công việc Công ty đặc biệt khuyến kích cho tất cả nhân viên đi học để bổng sung thêm kiến thức bằng cách là ủng hộ các khoản phí trong suốt thời gian học và sắp xếp thời gian hợp lý để có thể vừa học và vừa làm

- Điều kiện tuyển nhân viên phòng kỹ thuật quan trọng nhất công ty, phải tốt nghiệp đại học và có kinh nghiệm trên 5 năm; sau khi đạt yêu cầu đó nhân viên được tuyển vào làm và được sự hướng dẫn trực tiếp của kỹ sư là người nước ngoài thuộc tập đoàn của công ty

- Công nhân lao động phổ thông sẽ được hướng dẫn và đào tạo tay nghề cũng như vận hành máy tại công ty 2 tháng và cấp tài liệu hướng dẫn chi tiết

c Năng lực máy móc thiết bị, tài sản cố định, cơ sở vật chất

- Công ty hoạt động chủ yếu bằng máy móc được chế tạo từ Việt Nam, Ai cập, Trung Quốc…

- Cơ sở vật chất và tài sản cố định cũng được đầu tư hoàn chỉnh

+ Cơ sở vật chất : một phân xưởng sản xuất, nhà kho riêng biệt, văn phòng làm việc, nhà ăn, nhà vệâ sinh

+ Tài sản cố định: máy đóng, máy trộn, máy pha màu, xe nâng, máy tính, máy in, máy photo…

- Công ty Terraco có một phân xưởng đặt tại nhà máy dùng sản xuất sơn và bột trét tường Số dàn máy tại công ty bao gồm:

+ Bốn máy trộn sơn trong đó một máy lớn và ba máy trung

+ Hai máy trộn bột

+ Hai máy đóng gói bột

+ Một máy đóng sơn

d Mặt hàng kinh doanh: sản phẩm chính của công ty là Sơn và Bột Trét

tường

- Bột

+ Bột trét nội thất

+ Bột trét ngoại thất

- Sơn

+ Sơn nước nội thất

+ Sơn nước ngoại thất

+ Sơn giả đá, cẩm thạch, hoa cương

+ Vữa dán ốp gạch - vữa chà Joint

+ Sơn phủ chống thấm

+ Sơn dùng cho sân tennis và các sân thể thao khác

+ Sơn sàn công nghiệp

* Đặc tính tiêu thụ của sản phẩm

+ Hàng tháng: sản phẩm được bán đều đặn khoảng 80 - 90 % chỉ

tiêu đề ra

+ Thời gian bán hàng cao điểm : vào cuối năm

+ Thị trường tiêu thụ: Chủ yếu tiêu thụ trong nước, thị trường nước ngoài đang được mở rộng.

* Chất lượng của sản phẩm

Sản phẩm được người tiêu thụ đánh giá có chất lượng cao Có được chất lượng này là do nguyên vật liệu đầu vào được lựa chọn kỹ và

được kiểm tra chặt chẽ trong quá trình sản xuất Công ty đã đạt tiêu chuẩn

thương hiệu Việt và Giấy chứng nhận ISO 9001:2000

* Thương hiệu của công ty

Mặt dù chính thức đầu tư tại Việt Nam năm 1997 nhưng sản phẩm của TERRACO đã có mặt tại Việt Nam từ năm 1994 Có thể nói sản phẩm của TERRACO đáp ứng hầu hết các yêu cầu vật liệu hoàn thiện cho các công trình xây dựng Bên cạnh các loại sơn chuyên dùng như sơn nội thất, ngoại thất, sơn trang trí, sơn gai,sơn sàn công nghiệp….Đặc biệt có những loại sơn tạo vẻ óng ánh như đá hoa cương, đá cẩm thạch Với các ưu điểm như: bền, dễ thi công, giá thành phải chăng, không ô nhiễm môi trường… hệ thống sản phẩm của công ty đã nhanh chóng có mặt ở các công trình lớn như: khu thương mại, sân bay, khách sạn, nhà hàng, vũ trường, các sân vận động… Hiện nay công ty đã có một hệ thống Đại Lý tại tất cả các Tỉnh, Thành trên cả nước

* Khả năng sản xuất

- Khả năng sản suất với sản lượng 5.000 tấn/ năm

- Trong những năm qua công ty duy trì được mức tăng trưởng cao về sản lượng:

+ 2000 sản lượng 1.596 tấn

+ 2001 sản lượng 2.038 tấn

+ 2002 sản lượng 3.145 tấn

+ 2004 sản lượng 3.998 tấn

+ 2005 sản lượng 4.257 tấn

+ 2006 sản lượng 4.459 tấn

+ 2007 sản lượng 5.240 tấn

II TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY

1 Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty

2 Chức ác pø

a Tổng Giám Đốc

Do tập đoàn của công ty Terraco bổ nhiệm Là người đại diện hợp pháp của công ty trong mọi giao dịch, quản lý điều hành mọi hoạt động của công ty Chịu trách nhiệm trước cấp chủ quản và pháp luật Nhà nước

b Phòng Kinh Doanh

Chịu trách nhiệm hoàn toàn về doanh số, làm kế hoạch kinh doanh cho năm tới và đảm bảo đúng các kế hoạch đó, giao dịch trực tiếp với khách hàng, chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng, nghiên cứu nhu cầu tiêu dùng, thị trường, giá cả

c Phòng Kế Toán

Đảm bảo việc ghi chép các sổ sách, theo dõi phản ánh với giám đốc một cách liên tục toàn diện Giám sát kịp thời tình hình phát sinh trên chứng từ kế toán, kiểm tra thực hiện các chế độ sổ sách, chế độ báo cáo, tình hình tài chính một cách rõ ràng minh bạch và công khai

d Phòng Nhân Sự

Theo dõi quản lý hồ sơ, soạn thảo các văn bản, thay mặt ban giám đốc dự các hội nghị, tiếp xúc làm việc với các cơ quan khi được uỷ quyền Quản lý nhân sự,ï tuyển dụng cán bộ, phải nắm rõ lý lịch công nhân viên công ty,

Tổng Giám Đốc

Phòng

Sản Xuất Phòng Kỹ Thuật Nhân SựPhòng Kế ToánPhòng KinhPhòng Doanh

thực hiện dầy đủ các chế độ lương, bảo hiểm xã hội, phân công lao động hợp lý, xây dựng nội quy chế độ làm việc

e Phòng Kỹ Thuật

Đảm bảo về mặt chất lượng sản phẩm phải luôn cố định, kiểm tra các nguyên vật liệu đầu vào, phải kiểm tra hàng môt cách liên tục từ khâu bắt đầu sản xuất đến khi hoàn thành trước khi đóng gói

f Phòng Sản Xuất

Điều hành việc sản xuất sản phẩm, ra kế hoạch sản xuất, chịu trách nhiệm nhập hàng và xuất hàng

III TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

1 Tổ chức công tác kế toán

Công ty áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu tập trung, tất cả các công việc kế toán như phân loại chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp và chi tiết tính giá thành lập báo cáo, thông tin kinh tế….đều được tiến hành tập trung tại phòng kế toán

2 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán

Ghi chú:

NM : nhà máy

PKD : phòng kinh doanh

Kế Toán bán Hàng tại PKD Kế Toán Kho

tại PKD

Thủ Quỹ

tại NM - Kế

Toán thanh toán

Kế Toán Trưởng

Kế Toán Tổng Hợp tại NM

Thủ Quỹ tại PKD - Kế Toán thanh toán

+ Kế toán Trưởng: giúp Giám Đốc công ty chỉ đạo, tổ chức thực hiện

công tác kế toán, thống kê của công ty có nhiệm vụ quyền hạn theo qui định của pháp luật Là người chịu trách nhiệm cao nhất về toàn bộ hoạt động tổ chức kế toán, tài chính của công ty, quyết định về việc lựa chọn hình thức kế toán, phương thức hạch toán và mở sổ kế toán

+ Kế toán tổng hợp tại NM: Tổng hợp tất cả các số liệu ở các khâu có

liên quan để tính toán kết quả lãi, lỗ của hoạt động sản xuất xây dựng trong công ty, lên bảng cân đối số phát sinh hàng tháng và bảng tổng kết tài sản từng qúy, viết hoá đơn GTGT, làm báo cáo thuế tại nhà máy, báo cáo xuất nhập tồn hàng tháng, tính giá thành sản phẩm, lưu trữ các chứng từ gốc có liên quan

+ Kế toán bán hàng tại PKD: nhận đơn đặt hàng, viết biên nhận giao

hàng theo ngày, tuần, tháng, để xuất hoá đơn GTGT, làm báo cáo thuế, nhập số liệu vào máy, theo dõi công nợ, lưu trữ các chứng từ gốc có liên quan

+ Kết toán kho tại PKD: theo dõi việc nhập xuất vật tư, hàng hoá phản ánh

chi tiết số liệu nhập xuất tồn kho, lập báo cáo hàng tháng, cung cấp các số liệu cần thiết cho kế toán trưởng, lưu trữ chứng từ gốc có liên quan

+ Thủ quỹ - Kế toán Thanh toán : làm nhiệm vụ thu chi bảo quản tiền

mặt, báo cáo tình hình biến động của tiền mặt, lập chứng từ, in phiếu chi, uỷ nhiệm chi và lưu trữ chứng từ gốc có liên quan

thu-3 Chính sách kế toán.

- Niên độ kế toán : năm tài chính kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết

thúc vào ngày 31/12 hàng năm

- Nguyên tắc chuyển đổi ngoại tệ: ngoại tệ được chuyển đổi theo từng

thời điểm, ghi chép theo tỷ giá thực tế ( tỷ giá thông báo của liên ngân hàng), các khoản chênh lệch tỷ giá được phản ánh vào tài khoản 635 "chênh lệch tỷ giá - lỗ" và 515 "chênh lệch tỷ giá - lãi"

- Phương pháp kế toán tài sản cố định (TSCĐ) : khấu hao theo phương

pháp đường thẳng

- Nguyên tắc hạch toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ: theo

phương pháp kiểm kê định kỳ

4 Hình thức sổ sách kế toán

Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ, theo hình thức này, công ty sử dụng các loại sổ sau:

+ Sổ cái

+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

+ Bảng cân đối số phát sinh

• Trình tự ghi sổ kế toán

− Hàng ngày, nhân viên kế toán phụ trách từng phần hành kế toán khác nhau căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra để lập các chứng từ ghi sổ

− Sau khi lập xong, các chứng từ ghi sổ được chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển cho kế toán toán tổng hợp với các chứng từ gốc kèm theo để ghi váo bảng nhật biên, sau đó ghi vào sổ cái tổng hợp

− Cuối tháng dựa vào sổ cái để lập bảng cân đối tài khoản

− Đối với những tài khoản có mở sổ chi tiết thì chứng từ gốc sau khi sử dụng để lập chứng từ ghi sổ được chuyển đến các bộ phận kế toán chi tiết có liên quan để làm căn cứ ghi vào sổ chi tiết

− Cuối tháng dựa vào bảng cân đối tài khoản để lập bảng cân đối kế toán

− Cuối quý tập hợp các số liệu trên bảng cân đối để lập báo cáo tài chính

• Sơ đồ sổ sách kế toán

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng hoặc định kỳ

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

∗Sổ cái

− Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo từng khoản cụ thể

− Ngày tháng ghi sổ

− Số liệu và ngày tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ

− Diễn giải cụ thể, ngắn gọn các nghiệp vụ kế toán phát sinh

− Ghi nhận số tiền phát sinh

Báo cáo tài chính

Chứng từ gốc

Sổ quỹ

Sổ nhật biên

Sổ chi tiết Chứng từ ghi sổ

Bảng CĐ số PS Sổ cái

∗Sổ chi tiết

− Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, liên quan đến đối tượng kế toán cần phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý Số liệu trên kế toán chi tiết cung cấp các thông tin cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sổ nhật ký và sổ cái

− Số lượng kết cấu các sổ kế toán chi tiết không bắt buộc Các doanh nghiệp căn cứ vào quy định mang tính chất hướng dẫn của nhà nước về sổ kế toán chi tiết, và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để mở các sổ kế toán chi tiết cần thiết phù hợp

∗Báo cáo kế toán (báo cáo tài chính)

− Báo cáo tài chính dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính kinh doanh, luồng tiền của một doanh nghiệp về tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu thu nhập khác, chi phí kinh doanh và chi phí khác, lãi lỗ và phân chia kết quả kinh doanh, thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước, các luồng tiền,…

∗Bảng cân đối kế toán

−Là báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh toàn bộ giá trị tài sản hiện có và nguồn hình thành lên tài sản đó của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định

+Căn cứ lập

+Căn cứ vào sổ kế toán tổng hợp

+Căn cứ vào sổ kế toán chi tiết hoặc bảng tổng hợp chi tiết

+Căn cứ vào bảng cân đối kế toán năm trước

•Trong tài sản có tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn

•Trong nguồn vốn có nợ phải trả và vốn chủ sở hữu

5 Hệ thống tài khoản sử dụng của công ty

CÁC TÀI KHOẢN SỬ DỤNG CỦA CÔNG TY

STT Số Tài Khoản Tên Tài khoản

4 133 Thuế GTGT được khấu trừ

7 139 Dự phòng phải thu khó đòi

10 152 Nguyên liệu vật liệu

18 214 Hao Mòn Tài Sản Cố Định

19 331 Phải Trả Cho Người Cung Cấp

20 333 Thuế và các khoản phải nộp nhà nước

21 334 Phải Trả Công Nhân Viên

22 336 Phải trả nội bộ

23 338 Phải trả, phải nộp khác

25 414 Quỹ đầu tư phát triển

26 415 Quỹ dự phòng tài chánh

29 431 Qũy Khen Thưởng, Phúc Lợi

30 441 Nguồn Vốn Đầu Tư Xây Dựng Cơ Bản

31 451 Quỹ quản lý của cấp trên

33 512 Doanh thu bán hàng nội bộ

34 515 Thu nhập hoạt động tài chánh

36 531 Hàng Bán bị trả lại

38 621 Chi Phí Nguyên Liệu,Vật Liệu Trực Tiêp

39 622 Chi Phí Nhân Công Trực Tiếp

40 627 Chi phí sản xuất chung

41 631 Giá thành sản xuất

43 635 Chi phí hoạt động tài chính

45 642 Chi Phí Quản Lý Doanh Nghiệp

6 Ứng dụng tin học trong công tác kế toán tại công ty

- Trong những năm gần đây nghành công nghệ thông tin phát triển một cách vượt bậc Cùng với sự phát triển đó đã mang lại nhiều ứng dụng hết sức thiết thực trong các nghành nghề lĩnh vực khác nhau Và đặc biệt ứng dụng tin học trong công tác kế toán cũng ngày càng mở rộng và hoàn thiện

- Trong những năm đầu công ty áp dụng chương trình Microsoft Excel là chính sau đó được chuyển sang chương trình Foxprow và những năm gần đây đã tiến hành áp dụng phần mềm trương trình Microsoft Access vào công tác kế toán, gúp kế toán rút ngắn thời gian làm việc, số liệu đươc cập nhật nhanh chóng một cách chính xác

SƠ ĐỒ PHẦN MỀM KẾ TOÁN

Thu - Chi Vật Tư

Quản Lý Nợ

Tổng Hợp Danh Mục

+ Danh mục: cập nhập số tài khoản, mã nhóm, mã khách hàng, tên

khách hàng, mã hàng hoá, tên hàng hóa, chọn dạng biển báo, chép số liệu, khóa sổ

+ Tiêu thụ: nhập hoá đơn bán hàng, in sổ chi tiết, báo cáo doanh

thu, báo cáo số lượng, báo cáo sử dụng hoá đơn, tờ khai thuế

+ Vật tư: nhập chứng từ nhập xuất kho, in thẻ kho, báo cáo xuất

nhập tồn kho

+ Thu chi: nhập chứng từ thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, in

báo cáo tồn quỹ, chứng từ ghi sổ

+ Tài sản cố định: nhập hoá đơn thuộc TSCĐ, tính khấu hao, in bảng

kê

+ Quản lý nợ: nhập các chứng từ nợ khách, quản lý các khoản nợ

phải thu phải trả trả, in các bảng kê chứng từ theo từng khách hàng và từng hoá đơn

+ Tổng hợp: nhập các chứng từ ghi sổ khác, lập bảng kê chi tiết, sổ

cái, báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán

PHẦN II

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ

XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH

A KẾ TOÁN BÁN HÀNG

II CÁC PHƯƠNG THỨC BÁN HÀNG

1 Kế toán nghiệp vụ bán buôn hàng hóa

− Bán buôn hàng hóa là phương thức bán hàng cho các đơn vị thương mại, các doanh nghiệp sản xuất… để thực hiện bán ra của gia công, chế biến bán ra

− Đặc biệt của hàng hóa bán buôn là hàng vẫn còn nằm trong lĩnh vực lưu thông, chưa đi cáo lĩnh vực tiêu dùng Hàng thường được bán theo lô hoặc bán với số lượng lớn Lưu chuyển hàng hóa buôn bán theo hai phương thức

∗ Bán hàng qua kho

Hàng hóa được mua và dự trữ trước trong kho, sau đó mới xuất ra bán Có 2 hình thức giao hàng:

+ Bán hàng tại kho: người mua nhận hàng trực tiếp tại đơn vị bán hàng xuất kho giao cho người mua Khi bên bán xuất hóa đơn thì ghi nhận doanh thu

+ Giao hàng theo hình thức chuyển hàng: bên bán xuất kho gửi hàng và giao tại địa điểm quy định trong hợp đồng cho bên mua Khi xuất hàng, kế toán xuất hóa đơn VAT, khi việc giao nhận kết thúc, bên mua chấp nhận và ký vào hóa đơn doanh thu được ghi nhận

∗ Bán buôn không qua kho (bán buôn vận chuyển thẳng)

Hàng hóa được mua đi bán lại ngay mà không phải qua thủ tục nhập xuất kho của doanh nghiệp

Có 2 phương thức thanh toán:

+ Doanh nghiệp có tham gia thanh toán, trường hợp này doanh nghiệp phải tổ chức quá trình mua hàng, bán hàng, có thanh toán tiền hàng cho người cung cấp và thu tiền hàng của người mua

+ Doanh nghiệp không tham gia thanh toán: đơn vị thực hiện hoạt động môi giới trung gian và hưởng hoa hồng

∗ Bán hàng theo phương thức giao hàng đại lý ký gởi bán đúng giá hưởng hoa hồng

+ Theo phương thức này, doanh nghiệp sẽ xuất hàng ký gởi cho các đại lý để đại lý bán Đại lý bán đúng giá doanh nghiệp đã giao và hưởng hoa hồng đại lý Đại lý phải nộp thuế GTGT đối với tiền hoa hồng thu được từ hoạt động đại lý Chủ hàng chịu toàn bộ thuế GTGT của hàng tiêu thụ, khoản hoa hồng đại lý được hạch toán vào chi phí bán hàng Cụ thể:

+ Doanh nghiệp giao hàng cho đại lý: khi xuất hàng cho cơ sở nhận làm đại lý thì đơn vị sử dụng Phiếu xuất kho kiêm hóa đơn vận chuyển nội bộ

+ Đại lý khi bán hàng sẽ lập hóa đơn GTGT của cơ sở đại lý Định kỳ lập bảng kê hàng hóa bán ra (theo mẫu số 02/GTGT) gởi cho doanh nghiệp để doanh nghiệp lập hóa đơn GTGT cho hàng hóa thực tế đã tiêu thụ

2 Kế toán bán lẻ hàng hóa

∗ Bán hàng thu tiền tập trung

+ Trong phương thức này, nhân viên bán hàng phụ trách việc quản lý hàng, giao hàng, thu tiền do nhân viên khác đảm nhận

+ Cuối ngày hoặc cuối ca, nhân viên thu tiền lập phiếu nộp tiền, nhân viên bán hàng lập báo cáo bán hàng Thực hiện đối chiếu giữa báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền và sau đó chuyển đến phòng kế toán để ghi sổ

∗ Bán hàng và thu tiền trực tiếp

+ Theo phương thức này nhân viên bán hàng kiêm luôn việc thu tiền, thích hợp với quy mô bán lẻ nhỏ.

+ Cuối ngày, cuối ca, định kỳ lập báo cáo bán hàng và lập phiếu nộp tiền chuyển về phòng kế toán

III CHỨNG TỪ VÀ THỦ TỤC KẾ TOÁN

1 Chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ cho các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành trong kỳ

2 Chứng từ sử dụng

− Phiếu xuất nhập kho hàng hóa

− Phiếu chi tiền, bảng thanh toán tạm ứng

− Bảng tính khấu hao TSCĐ, bảng phân bổ công cụ dụng cụ

− Bảng tính lương và trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định

− Hóa đơn thuế GTGT

− Phiếu xuất kho kiêm hóa đơn vận chuyển nội bộ

− Phiếu xuất kho hàng gởi đi bán đại lý

− Báo cáo tình hình bán hàng; Bảng kê bán lẻ, dịch vụ Bảng thanh toán hàng đại lý

− Thẻ quầy hàng, giấy nộp tiền, bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày

− Các chứng từ khác như: Phiếu thu, giấy báo có…

3 Thủ tục kế toán

a Thủ tục lập chứng từ kế toán

− Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động tài chính của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán

− Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một ngiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

− Nội dung của chứng từ kế toán phải đầy đủ các chi tiêu, phải rõ ràng trung thực với nội dung nghiệp cụ kế toán tài chính phát sinh

− Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa không viết tắt, số tiền viết bằng chữ phải đúng khớp với số tiền bằng số

− Trường hợp phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần cho tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các chứng từ liên quan.

b Thủ tục trình ký chứng từ kế toán

− Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh qui định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo qui định của pháp luật

− Tất cả các chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực không được ký bằng bút chì

− Chữ ký trên chứng từ kế toán phải đồng nhất và phải giống với chữ ký đăng ký theo qui định

− Kế toán trưởng hoặc người được không được ký “ thừùa ủy quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp

− Người được ủy quyền không được ủy quyền cho người khác Những cá nhân có quyền hoặc được ủy quyền ký chừng từ không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký

c Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán

− Lập và tiếp nhận xử lý chứng từ kế toán

− Kế toán viên kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình giám đốc lý duyệt

− Phân loại sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán

− Lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán

 Trình tựï kiểm tra chứng từ kế toán gồm các bước sau:

− Kiểm tra tính rõ ràng trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán

− Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu có liên quan

− Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán

+ Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm các chính sách chế độ, các qui định về quản lý kinh tế tài chính của nhà nước phải từ chồi thực hiện (không được xuất quỹ, thanh toán, xuất kho) đồng thời báo ngay cho giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp lệnh hiện hành

+ Đối với những chứng từ kế toán lập không dúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ

d Sử dụng quản lý và phát hành biểu mẫu chứng từ kế toán

− Tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán qui định, trong quá trình thực hiện, các doanh nghiệp không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc

− Mẫu chứng từ in sẳn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng mục nát, biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ tài chính hoặc đơn vị do bộ tài chính ủy quyền in và phát hành

− Đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn, các doanh nghiệp có thể tự in mẫu nhưng đảm bảo các nội dung chủ yếu của chứng từ

IV TÀI KHOẢN SỬ DỤNG

1 Kế toán thành phẩm

Thành phẩm là những sản phẩm đã kết thúc giai đoạn cuối cùng trong quá trình công nghệ sản xuất đã qua kiểm tra kỹ thuật và được xác nhận là phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật quy định đã được nhập kho hoặc giao trực tiếp cho khách hàng

a Giá thực tế nhập kho thành phẩm

− Doanh nghiệp tự sản xuất:

GIÁ THỰC TẾ NHẬP KHO = GIÁ THÀNH THỰC TẾ

− Thuê gia công chế biến:

+ Xuất sản phẩm sơ chế đi qua gia công

+ Chi phí gia công chế biến

+ Nhập kho sản phẩm hoàn thành

GIÁ THỰC TẾ

NHẬP KHO =

GIÁ TRỊ VẬT LIỆU XUẤT

ĐI GIA CÔNG CHẾ BIẾN +

CHI PHÍ GIA CÔNG CHẾ BIẾN PHÁT SINH

b Giá thực tế xuất kho

Kế toán sử dụng 1 trong 4 phương pháp giá xuất kho:

 Phương pháp thực tế đích danh

 Phuong pháp nhập trước - xuất trước (FIFO)

 Phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO)

 Phương pháp đơn giá bình quân

Tài khoản sử dụng 155 – thành phẩm

155

− Trị giá thành phẩm nhập kho

− Trị giá thành phẩm thừa khi kiểm

kê

− Trị giá thành phẩm xuất kho

− Trị giá thành phẩm thiếu khi kiểm kê

SD: trị giá thành phẩm hiện còn tồn

kho cuối kỳ

2 Kế toán giá vốn hàng bán

Nội dung và nguyên tắc hạch toán:

− Giá vốn hàng bán là một chỉ tiêu kinh tế tập hợp phản ánh tổng số tiền được trừ ra khỏi doanh thu thuần để tính kết quả kinh doanh

Trong điều kiện doanh nghiệp hạch toán tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, giá vốn hàng bán là một chi phí thường xuyên được ghi nhận đồng thời với doanh thu theo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu với chi phí được trừ

Tài khoản sử dụng 632 – giá vốn hàng bán

632

− Giá trị thành phẩm, hàng hóa,

dịch vụ tiêu thụ trong kỳ

− Chi phí NVL, nhân công trực tiếp

sản xuất chung vượt định mức không

được tính vào giá thành

− Chênh lệch giữa dự phòng giảm

giá hàng tồn kho phải trích > số đã

trích lập

− Giá vốn hàng bán bị trả lại

− Chênh lệch giữa dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải trích < số đã trích lập

− Kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ để xác định kết quả sản xuất kinh doanh

Tài khoản 632 không có số dư cuối kỳ

3 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Tài khoản sử dụng 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

511

− Các khoản giảm trừ doanh thu

− Cuối kỳ kết chuyển để xác định

kết quả

− Phản ánh các khoản doanh thu trong kỳ

− Tài khoản 511 có 2 tài khoản cấp 2:

+ Tài khoản 5111 – doanh thu bán hàng hóa

+ Tài khoản 5112 - doanh thu bán thành phần

+ Tài khoản 5113 - doanh thu cung cấp dịch vụ

+ Tài khoản 5114 - doanh thu thu trợ cấp trợ giá

+ Tài khoản 5117 - doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư

 Một số quy định khi hạch toán vào tài khoản 511

− Tài khoản 511 chỉ phản ánh doanh thu của khối lượng sản phẩm hàng hóa đã bán, dịch vụ đã cung cấp được xác định là tiêu thụ trong kỳ không phân biệt doanh thu đã thu tiền hoặc sẽ thu được tiền

− Đối với sản phẩm hàng hóa dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

DOANH THU BÁN HÀNG = GIÁ BÁN CHƯA CÓ THUẾ GTGT

− Đối với sản phẩm hàng hóa dịch vụ không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp

DOANH THU = TỔNG GIÁ THANH TOÁN

− Đối với sản phẩm hàng hóa dịch vụ không thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu

DOANH THU = TỔNG GIÁ THANH TOÁN (gồm thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu) ghi có 511

• Những doanh nghiệp nhận gia công hàng hóa chỉ ghi nhận doanh thu số tiền gia công thực tế được hưởng không bao giá trị vật tư hàng hóa nhận gia công

− Đối với hàng hóa nhận bán đại lý ký gởi theo phương thức bán đúng giá hưởng hoan hồng thì hạch toán váo doanh thu gồm hoa hồng bán hàng mà doanh thu được hưởng

 Các trường hợp không được hạch toán vào doanh thu

TH1: trị giá hàng hóa vật tư bán thành phẩm xuất giao cho bên ngoài gia công chế biến

TH2: trị giá sản phẩm bán thành phẩm dịch vụ cung cấp các đơn vị thành viên trong một công ty

TH3: số tiền thu được từ nhượng bán thanh lý TSCĐ

TH4: trị giá sản phẩm hàng hóa đang gửi bán

TH5: dịch vụ hoàn thành đã cung cấp cho khách hàng nhưng chưa được người mua chấp nhận thanh toán

 Doanh thu nội bộ

Tài khoản sử dụng 512 - Doanh thu nội bộ

Tài khoản 512 có 3 tài khoản cấp 2:

+ Tài khoản 5121 – doanh thu bán hàng hóa

+ Tài khoản 5122 - doanh thu bán thành phần

+ Tài khoản 5123 - doanh thu cung cấp dịch vụ

4 Hàng bán bị trả lại

Là số sản phẩm hàng hóa doanh nghiệp đã xác định tiêu thụ nhưng bi khách hàng trả lại do vi phạm các điều kiện kinh tế như: hàng kém chất lượng.

DOANH THU

HÀNG TRẢ LẠI = SỐ LƯỢNG HÀNG BỊ TRẢ LẠI x TRÊN HÓA ĐƠNGIÁ BÁN GHI Tài khoản sử dụng 531 – Hàng bị trả lại

531Giá trị hàng bán bị

trả lại Cuối kỳ kết chuyển sang tài

khoản 511 để xác định doanh thu thuần (∗ )

Tài khoản 531 không có số dư cuối kỳ

− Tài khoản 531 phản ánh giá trị hàng bán bị trả lại có 2 trường hợp:

+ Trả lại toàn bộ số hàng đã bán

+ Trả lại một phần số hàng đã bán

* Hàng bán bị trả lại phải có văn bản đề nghị của người mua, ghi rõ lý do trả lại hàng, số lượng hàng bị trả, giá trị hàng bán bị trả lại đính kèm hóa đơn ( nếu trả lại toàn bộ số hàng hoặc bảng sao hóa đơn nếu trả lại một phần hàng) và kèm theo chứng từ nhập kho của doanh nghiệp với số lượng hàng nói trên

5 Kế toán giảm giá hàng bán

Là khoản giảm trừ được bên bán chấp thuận một cách đặc biệt trên giá đã thỏa thuận trên hóa đơn vì lý do hàng bi kém phần chất lượng không đúng quy cách hoặc thời gian đã ghi trong hợp đồng

Tài khoản sử dụng 532 – giảm giá hàng bán

511

hàng

532Các khoản giảm giá hàng bán Cuối kỳ kết chuyển sang tài khoản

511 để xác định doanh thu thuần.Tài khoản 532 không có số dư cuối kỳ

Lưu ý: chỉ phản ánh vào tài khoản 532 các khoản giảm trừ do việc chấp thuận giảm

giá ngoài hóa đơn nghĩa là sau khi đã phát hành hóa đơn bán hàng Không phản ánh vào tài khoản 532 số giảm giá đã được ghi trên hóa đơn bán hàng và đã được trừ vào tổng trị giá bán ghi trên hóa đơn

6 Kế toán chiết khấu thương mại

Chiết khấu thương mại là khoản tiền mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc thanh toán cho người mua hàng đã mua hàng hóa dịch vụ với khối lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng hoặc các cam kết

Tài khoản sử dụng 521 – chiết khấu thương mại

521Số chiết khấu thương mại đã thanh

toán cho khách hàng

Cuối kỳ kết chuyển sang tài khoản

511 để xác định doanh thu thuần trong kỳ

*Tài khoản 521 không có số dư cuối kỳ

− Tài khoản 521 có 3 tài khoản cấp 2:

+ Tài khoản 5211 – chiết khấu hàng hóa

+ Tài khoản 5212 – chiết khấu thành phẩm

+ Tài khoản 5213 – chiết khấu dịch vụ

− Trường hợp người mua hàng nhiều lần mới đạt được lượng hành mua được hưởng chiết khấu thì khoản chiết khấu thương mại này ghi giảm trừ vào giá bán trên hóa đơn lần cuối cùng

− Trường hợp khi số chiết khấu thương mại người mua được hưởng > số tiền bán hàng được ghi trên hóa đơn lần cuối cùng thì phải chịu tiền chiết khấu thương mại cho người mua và hạch toán vào tài khoản 521

− Trường hợp người mua hàng với khối lượng lớn được hưởng chiết khấu thương mại giá bán phản ánh trên hóa đơn và giá đã trừ chiết khấu thương mại thì khoản chiết khấu thương mại này được hạch toán vào tài khoản 521

• Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng sẽ phản ánh theo giá đã trừ chiết khấu thương mại

Nợ TK 521Có TK 111, TK 112, TK 131

• Cuối kỳ kết chuyển

Nợ TK 511Có TK 521

 Doanh thu thuần

− Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ (Có tài khoản 511) - A

− Các khoản giảm trừ vào doanh thu - B

+ Hàng bị trảø lại

+ Giảm giá hàng bán

+ Chiết khấu thương mại

Doanh thu thuần = A - B

7 Kế toán chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng là các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ các loại sản phẩm hàng hóa hoặc dịch vụ như tiền lương và các khoản tình theo lương của nhân viên bán hàng, tiếp thị, đóng gói, vận chuyển bảo quản, khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng,bộ phận bảo quản, chi phí vật liệu, bao bì, dụng cụ công cụ Chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác bằng tiền như quảng cáo, hoa hồng bán hàng, bảo quản sản phẩm…

Tài khoản sử dụng 641 – chi phí bán hàng

641Chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ − Các khoản ghi giảm chi phí bán

hàng

− Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh

− Kết chuyển chi phí bán hàng sang tài khoản 142, 242

8 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí chung khác có liên quan đến hoạt động của toàn doanh nghiệp

Tài khoản sử dụng 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp

642

− Khi phát sinh tăng chi phí quản

lý doanh nghiệp

− Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp

− Cuối kỳ kết chuyển sang tài khoản 911 hoặc tài khoản 142, 242

• Các nghiệp vụ phát sinh

∗ Thành phẩm

 Cuối tháng, tính giá thành thực tế thành phẩm nhập kho

Nợ TK 155Có TK 154

 Trường hợp sản phẩm hoàn thành xuất bán thẳng cho khách hàng không qua kho

Nợ TK 632 – giá thành thực tế sản phẩm xuất bánCó TK 154

 Xuất kho thành phẩm gởi đi bán

Nợ TK 157Có TK 155