Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM

Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM

Lời nói đầu

Trong xu thế đổi mới của cả nớc từ nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp chuyển sang nền kinh tế thị trờng có sự điều tiết vĩ mô của nhà nớc, để có thể tồn tại và phát triển trong môi trờng cạnh tranh gay gắt của cơ chế thị trờng, các doanh nghiệp cần phải xác định các yếu tố đầu vào hợp lý sao cho đạt kết quả cao nhất

Để thực hiện đợc điều đó, yêu cầu đặt ra cho các doanh nghiệp là phải quản

lý chặt chẽ toàn bộ chi phí bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh Trong các doanh nghiệp sản xuất thì chi phí NVL là chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh cũng nh giá thành sản phẩm Vì vậy các doanh nghiệp luôn quan tâm đến việc tiết kiệm chi phí NVL, giảm mức tiêu hao NVL trong quá trình sản xuất song vẫn đảm bảo chất lợng sản phẩm đủ sức cạnh tranh trên thị trờng

Xuất phát từ nhận thức đó, trong thời gian thực tập và tìm hiểu thực tế tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật ELCOM, em nhận thấy tầm quan trọng của NVL và những vấn đề cha đợc hoàn thiện trong công tác kế toán NVL Đợc sự hớng dẫn tận tình của cô Nguyễn Thị Hoà, cùng với sự giúp đỡ và tạo điều kiện của cán bộ

nhân viên phòng kế toán Công ty CPKT ELCOM, em đã mạnh dạn đi sâu nghiên

cứu về NVL với đề tài: “Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty

Cổ phần Kỹ thuật ELCOM” để hiểu rõ hơn về thực tiễn công tác kế toán NVL tại

Công ty CPKT ELCOM

Bài chuyên đề ngoài 2 phần mở bài và kết luận thì gồm 3 phần chính sau:

Chơng 1: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán NVL trong các doanh

nghiệp sản xuất

Chơng 2: Tình hình thực tế tổ chức NVL ở Công ty CPKT ELCOM.

Chơng 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL ở Công

ty CPKT ELCOM

Chơng 1

Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán NVL trong

các doanh nghiệp sản xuất

1.1 Nhiệm vụ của kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất. 1.1.1 Đặc điểm, vai trò của NVL trong doanh nghiệp sản xuất.

Nguyên vật liệu (NVL) là đối tợng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất để cấu thành nên thực thể của 1 sản phẩm

Do vậy mà chất lợng của sản phẩm sản xuất ra cao hay thấp còn phụ thuộc chủ yếu vào việc sử dụng NVL thích hợp hay không thích hợp, chất lợng NVL là tốt hay xấu để sản xuất ra sản phẩm đó

Vì vậy ngoài việc thực hiện đúng theo quy trình công nghệ, chất lợng NVL

là một yếu tố hết sức quan trọng Đây cũng là điều mà mỗi doanh nghiệp sản xuất

đều phải quan tâm, trên tất cả các phơng diện khác nhau NVL giữ một vị trí hết sức quan trọng trong quá trình sản xuất

Xét về mặt giá trị: dới tác động của sức lao động cũng nh t liệu lao động ở một chu kỳ sản xuất NVL sẽ chuyển dịch giá trị một lần toàn bộ vào giá trị sản phẩm mới tạo ra

Xét về mặt hiện vật: NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định

và khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh NVL bị tiêu hao toàn bộ không giữ đợc hình thái ban đầu

Xét về mặt chi phí: NVL chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành của sản phẩm, hơn nữa nếu thiếu NVL thì doanh nghiệp không thể tiến hành sản xuất đợc Vì thế mà NVL quyết định đến giá bán cũng nh sự tồn tại của doanh nghiệp

Xét về mặt vốn: NVL là thành phần quan trọng của vốn lu động trong doanh nghiệp nhất là vốn dự trữ Vì vậy việc tăng tốc độ luân chuyển vốn lu động không thể tách rời việc dự trữ và sử dụng NVL một cách hợp lý

Nh vậy, NVL có vai trò đặc biệt quan trọng mà không thể phủ nhận đợc trong quá trình sản xuất, vì thế phải tăng cờng công tác quản lý, công tác kế toán NVL đảm bảo cho việc sử dụng NVL có hiệu quả và tiết kiệm nhằm hạ giá thành

sản phẩm, điều này thực sự có ý nghĩa to lớn đối với mỗi doanh nghiệp nói chung.

1.1.2 Yêu cầu quản lý NVL đối với doanh nghiệp sản xuất.

Quản lý NVL là công tác không thể thiếu đợc trong bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào và nó là một tất yếu khách quan của mọi doanh nghiệp sản xuất Tổ chức quản lý chặt chẽ NVL sẽ hạn chế đợc những mất mát, giảm bớt đợc những rủi ro, thiệt hại xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Quản lý tốt NVL còn là điều kiện để xác định hiệu quả kinh doanh và đánh giá tài sản của một đơn vị một cách đầy đủ, xác thực, đảm bảo tính khách quan của thông tin trình bầy trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp Muốn đợc nh thế thì công tác quản lý NVL phải đảm bảo các yêu cầu ở tất cả các khâu

NVL là tài sản dự trữ sản xuất và thờng xuyên biến động Các doanh nghiệp phải tiến hành mua NVL để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và phục vụ cho nhu cầu quản lý khác của doanh nghiệp Do vậy, ở khâu thu mua đòi hỏi phải quản lý về khối lợng, chất lợng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí mua cũng nh kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch vật t của doanh nghiệp

Việc tổ chức kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ phơng tiện cân đo, thực hiện

đúng chế độ bảo quản đối với từng loại NVL tránh h hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý đối với NVL

Trong khâu sử dụng đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các

định mức và dự toán chi phí, điều đó có ý nghĩa to lớn trong việc hạ thấp chi phí, giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp Do vậy trong khâu này phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng NVL trong quá trình sản xuất

Trong khâu dự trữ, doanh nghiệp phải xác định đợc mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại NVL để đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra thờng xuyên, không bị gián đoạn, ngừng trệ do việc cung cấp không kịp thời hoặc dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều

Việc quản lý NVL chặt chẽ ngay từ khâu thu mua đến khâu bảo quản, sử dụng và dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản của doanh nghiệp.

1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán NVL

Để thực hiện tốt chức năng quản lý của kế toán NVL đối với NVL nhà nớc

đã quy định nhiệm vụ của kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất nh sau:

- Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập xuất và tồn kho NVL Tính toán chính xác trị giá vốn thực tế của vật t, hàng hoá, kiểm tra việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch

về thu mua vật t, hàng hoá, kế hoạch sử dụng vật t cho sản xuất nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

- Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp

kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp

số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của NVL trong quá trình hoạt động sản xuất, cung cấp số liệu kịp thời về chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm

- Tham gia vào việc phân tích, kiểm tra việc chấp hành bảo quản, dự trữ, sử dụng vật liệu Phát hiện, ngăn ngừa và xử lý NVL thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất Đồng thời tham gia vào quá trình kiểm kê và đánh giá lại vật liệu theo chế độ nhà nớc quy định

Trong công tác hạch toán, doanh nghiệp có biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng nhanh Ic quay vốn lu động, hạch toán NVL cung cấp những thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh

1.2 Tổ chức kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất.

1.2.1 Phân loại NVL

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, mỗi doanh nghiệp do tính đặc thù riêng nên sử dụng những loại NVL khác nhau Phân loại NVL là việc nghiên cứu, sắp xếp các loại NVL theo từng nội dung, công dụng, tính chất thơng phẩm của chúng nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp Để thống nhất công

tác quản lý NVL giữa các bộ phận có liên quan đòi hỏi phải phân loại NVL thì mới tổ chức tốt việc hạch toán và quản lý NVL.

Một số cách phân loại NVL trong các doanh nghiệp :

- Theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì NVL đợc chia thành các loại sau:

Nguyên vật liệu chính: (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài) là những

đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm nh sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí, vải trong may mặc NVL chính dùng vào sản xuất… hình thành nên chi phí NVL

Vật liệu phụ: là loại vật liệu chỉ có tác dụng phụ có thể làm tăng chất lợng

sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho các công cụ dụng cụ hoạt động

đợc bình thờng nh: thiếc hàn, nhựa thông, sơn bóng…

Nhiên liệu: đợc sử dụng cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho phơng tiện

vận tải, máy móc thiết bị hoạt động cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản xuất nh:

điện …

Phụ tùng thay thế:là các phụ tùng, chi tiết đợc sử dụng để thay thế, sửa

chữa máy móc thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải của doanh nghiệp

Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các thiết bị cần lắp, không cần lắp, các vật kết cấu, các vật t xây dựng dùng cho công tác xây d… ng cơ bản trong doanh nghiệp

Vật liệu khác: là các loại vật liệu không đợc sắp xếp vào các loại trên bao

gồm phế liệu do quá trình sản xuất ra nh đồng hay phế liệu thu hồi từ việc thanh…

lý tài sản cố định của doanh nghiệp

- Căn cứ vào nguồn hình thành có thể chia NVL thành:

NVL mua ngoàiNVL thuê ngoài gia công chế biếnNVL tự gia công chế biến

- Căn cứ vào mục đích sử dụng:

NVL trực tiếp dùng cho chế tạo sản phẩmNVL dùng cho quản lý sản xuất

NVL dùng cho quản lý doanh nghiệp

1.2.2 Đánh giá NVL

1.2.2.1 Nguyên tắc đánh giá NVL

Về nguyên tắc thì vật t hàng hoá hiện có của doanh nghiệp đợc phản ánh trong sổ kế toán và báo cáo kế toán theo trị giá vốn thực tế tức là toàn bộ số tiền

mà doanh nghiệp bỏ ra để có đợc số vật t hàng hoá đó

Để theo dõi chặt chẽ về tình hình NVL trong đơn vị mình thì cần phải tiến hành đánh giá chúng

Đánh giá NVL là dùng thớc đo bằng tiền để biểu hiện giá trị của NVL theo những nguyên tắc nhất định

Khi đánh giá vật t, hàng hoá phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

* Nguyên tắc giá gốc: (theo chuẩn mực 02- Hàng tồn kho) vật t, hàng hoá

phải đợc đánh giá theo giá gốc Giá gốc hay đợc gọi là trị giá vốn thực tế của vật t, hàng hoá; là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có đợc những vật t, hàng hoá đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại

* Nguyên tắc thận trọng: Vật t, hàng hoá đợc đánh giá theo giá gốc, nhng

trờng hợp giá trị thuần có thể thực hiện đợc thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể đợc thực hiện

Giá trị thuần có thể thực hiện đợc là giá bán ớc tính của hàng tồn kho trong

kỳ sản xuất, kinh doanh bình thờng trừ đi chi phí ớc tính để hoàn thành sản phẩm

và chi phí ớc tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng

Thực hiện nguyên tắc thận trọng này bằng cách trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho; kế toán đã ghi sổ theo giá gốc và phản ánh khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho Do đó trên báo cáo tài chính trình bày thông qua hai chỉ tiêu:

- Trị giá vốn thực tế vật t, hàng hoá;

- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (điều chỉnh giảm giá)

* Nguyên tắc nhất quán: Các phơng pháp kế toán áp dụng trong đánh giá

vật t, hàng hoá phải đảm bảo tính nhất quán Tức là khi kế toán đã chọn phơng pháp nào thì phải áp dụng phơng pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán Doanh nghiệp có thể thay đổi phơng pháp đã chọn, nhng phải đảm bảo phơng pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn, đồng thời phải giải thích đợc ảnh hởng của sự thay đổi đó

Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật t, hàng hoá đợc phân biệt ở các thời

điểm khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh

- Thời điểm mua xác định trị giá vốn thực tế hàng mua;

- Thời điểm nhập kho xác định trị giá vốn thực tế hàng nhập;

- Thời điểm xuất kho xác định trị giá vốn thực tế hàng xuất;

-Thời điểm tiêu thụ xác định trị giá vốn thực tế hàng tiêu thụ

1.2.2.2 Xác định trị giá vốn vật liệu nhập kho

Trong các doanh nghiệp sản xuất NVL đợc nhập từ các nguồn khác nhau, vì thế trị giá thực tế của mỗi loại trong các trờng hợp đợc xác định khác nhau, cụ thể:

Đối với NVL mua ngoài: trị giá vốn thực tế chính là giá mua ghi trên hoá

đơn (cha có thuế GTGT nếu là doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ và có thuế GTGT nếu là doanh nghiệp nộp thuế theo phơng pháp trực tiếp) cộng với chi phí thu mua và thuế nhập khẩu (nếu có) Chi phí thu mua có thể

là chi phí vận chuyển, bốc xếp, chi phí thuê kho, các chi phí khác và trừ đi các…khoản giảm giá (nếu có) không có thuế GTGT đầu vào

Đối với NVL do tự sản xuất: trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho là giá thực tế của NVL xuất kho gia công chế biến và chi phí gia công chế biến

Đối với NVL do thuê ngoài gia công chế biến: trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho là giá trị thực tế của NVL xuất thuê gia công chế biến cộng chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến nơi thuê gia công chế biến và từ nơi thuê gia công chế biến về kho của doanh nghiệp cộng với chi phí phải trả cho doanh nghiệp nhận gia công chế biến

Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh: trị giá vốn thực tế của NVL nhận góp vốn liên doanh là giá do hội đồng liên doanh đánh giá

Đối với NVL nhập do đợc biếu tặng, tài trợ: trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị hợp lý cộng với các chi phí khác phát sinh

1.2.2.3 Xác định trị giá vốn vật t xuất kho

NVL của doanh nghiệp đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời

điểm khác nhau Do đó khi xuất kho NVL thì tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện trang thiết bị, phơng tiện kỹ thuật tính toán

ở từng doanh nghiệp mà lựa chọn một trong các phơng pháp sau để xác định trị giá vốn thực tế của vật t xuất kho:

Phơng pháp tính theo giá đích danh: theo phơng pháp này khi xuất kho NVL thì căn cứ vào số lợng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của vật t xuất kho Phơng pháp này đòi hỏi các doanh nghiệp phải quản lý NVL chặt chẽ, theo dõi chi tiết NVL theo từng lô hàng

Phơng pháp bình quân gia quyền: theo phơng pháp này trị giá vốn thực tế của vật t xuất kho đợc tính căn cứ vào số lợng vật t xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền theo công thức:

Trị giá vốn thực tế

vật t xuất kho =

Số lợng vật t xuất kho ì Đơn giá bình quân

gia quyền

Đơn giá = Giá vật t tồn đầu kỳ + Giá vốn vật t nhập trong kỳ

Số lợng vật t tồn đầu kỳ + Số lợng vật t nhập trong kỳ

Đơn giá bình quân đợc xác định theo từng thứ vật t và có thể xác định cho cả

kỳ - đơn giá bình quân cố định, hoặc có thể xác định sau mỗi lần nhập - đơn giá bình quân di động

Phơng pháp này có u điểm : giá ổn định, tính toán đơn giản

Nhợc điểm: khi giá thực tế tăng thì giá bình quân nhỏ hơn giá nhập cuối kỳ

và ngợc lại khi giá thực tế giảm thì giá bình quân lại lớn hơn giá nhập cuối kỳ

Phơng pháp này thích hợp với doanh nghiệp có tình hình nhập xuất NVL ítPhơng pháp nhập trớc - xuất trớc (FiFo): phơng pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trớc thì sẽ xuất trớc và lấy đơn giá bằng giá nhập

Nh vậy trớc hết ta phải xác định đợc đơn giá thực tế nhập kho của từng lô hàng nhập kho sau đó căn cứ vào số lợng xuất kho để tính trị giá thực tế NVL xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế nhập trớc đối với số lợng xuất kho thuộc lần nhập trớc, số còn lại bằng tổng số NVL xuất kho trừ đi số đã xuất thuộc lần nhập trớc đợc tính theo giá thực tế của lần nhập tiếp theo Nh vậy giá thực tế

của NVL tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của NVL thuộc lần nhập kho sau cùng Phơng pháp này áp dụng đối với những NVL có quy định thời hạn bảo quản

Phơng pháp nhập sau – xuất trớc (LIFO): theo phơng pháp này cũng phải xác định đợc đơn giá thực tế của từng lần nhập kho và giả thiết rằng hàng nào nhập kho sau thì xuất trớc Sau đó căn cứ vào số lợng xuất kho tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc:

Tính theo đơn giá của lần nhập sau cùng đối với số lợng xuất kho thuộc lần nhập sau cùng, số còn lại tính theo đơn giá của các lần nhập kho trớc đó Nh vậy giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ là giá thực tế NVL của lần nhập đầu kỳ

Bên cạnh các phơng pháp kể trên doanh nghiệp còn có thể sử dụng một số phơng pháp khác nh:

Phơng pháp tính theo giá tồn đầu kỳPhơng pháp tính theo giá hạch toán

1.3 Kế toán chi tiết NVL

Kế toán chi tiết NVL là việc phản ánh chi tiết theo từng thứ, từng danh điểm vật liệu cả về hiện vật và giá trị ở kho và bộ phận kế toán trên cùng các chứng từ

1.3.1.Chứng từ kế toán sử dụng

Trong các doanh nghiệp hoạt động nhập xuất diễn ra thờng xuyên liên tục, muốn tiến hành quản lý chặt chẽ tình hình biến động và hiện có của NVL, kế toán phải tiến hành lập các chứng từ cần thiết kịp thời, đầy đủ theo đúng chế độ hiện hành về kế toán NVL đợc nhà nớc ban hành Những chứng từ hợp lệ hợp pháp này

là cơ sở để tiến hành ghi chép trên thẻ kho, trên sổ kế toán Để kiểm tra giám sát tình hình biến động và số hiện có của từng loại NVL đáp ứng nhu cầu cho hoạt

động sản xuất tại doanh nghiệp

Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo quyết định 15/2006 ngày 20/03/2006 của Bộ trởng Bộ tài chính các chứng từ về kế toán NVL bao gồm:

- Phiếu nhập kho (Mẫu 01 – VT)

- Phiếu xuất kho (Mẫu 01 – VT )

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03 – VT)

- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08 – VT)

…………

Bên cạnh các chứng từ kế toán ban hành theo quyết định 15/2006 ngày 20/03/2006 của Bộ trởng Bộ tài chính

- Hóa đơn giá trị gia tăng (Mẫu số 01/GTGT)

- Hoá đơn bán hàng giá trị gia tăng (Mẫu số 02/GTGT)

Ngoài các chứng từ kế toán bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nớc các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn nh:

- Phiếu xuất vật t theo định mức (Mẫu số 04 – VT)

- Biên bản kiểm nghiệm vật t (Mẫu số 05 – VT)

…………

Và các chứng từ kế toán khác tuỳ thuộc đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác Đối với những chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải đợc lập kịp thời, đầy đủ theo

đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập Ngời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý hợp pháp của chứng từ của các doanh nghiệp có nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành

1.3.2.Các phơng pháp kế toán chi tiết NVL

Trong các doanh nghiệp sản xuất việc quản lý NVL do nhiều bộ phận tham gia, song việc quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL chủ yếu do bộ phận kho

và phòng kế toán thực hiện, trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất vật liệu hàng ngày theo từng loại NVL Hiện nay trong các doanh nghiệp sản xuất việc hạch toán chi tiết NVL giữa kho và phòng kế toán có thể thực hiện theo các phơng pháp sau:

1.3.2.1.Phơng pháp ghi thẻ song song

xong các chứng từ nhập, xuất kho thủ kho phải sắp xếp một cách cẩn thận theo quy định rồi bàn giao lại cho kế toán.

ở phòng kế toán : kế toán sử dụng sổ (thẻ) chi tiết vật liệu cho từng danh

điểm vật t tơng ứng với thẻ kho ở từng kho để phản ánh cả về số lợng và giá cả của vật liệu Kế toán tiến hành kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ rồi mới căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào sổ chi tiết vật liệu

Cuối tháng, kế toán cộng số liệu trên các sổ (thẻ ) chi tiết vật liệu và tiến hành kiểm tra đối chiếu với thẻ kho, sau đó căn cứ vào số liệu dòng tổng cộng ở sổ chi tiết để ghi vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho theo thứ tự, nhóm NVL

* Ưu điểm của phơng pháp: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số

liệu, đảm bảo độ tin cậy cao của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho

* Nhợc điểm: Khi khối lợng ghi chép lớn (đặc biệt đối với những doanh

nghiệp có nhiều chủng loại vật t, hàng hoá) ghi chép trùng lặp chỉ tiêu số lợng giữa kế toán và thủ kho

* Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật t,

hàng hoá, khối lợng các nghiệp vụ nhập xuất ít, phát sinh không thờng xuyên

Ghi chú:

ghi hàng ngày

ghi cuối tháng

đối chiếu hàng ngày

đối chiếu cuối tháng

1.3.2.2 Phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển

sổ đối chiếu luân chuyển cuối tháng Sổ đối chiếu luân chuyển đợc kế toán mở cho cả năm và đợc ghi vào cuối mỗi tháng, sổ đợc dùng để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại NVL ở từng kho Sổ theo dõi cả chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu thành tiền trong cả tháng của NVL nhập, xuất, tồn kho Mỗi thứ NVL đợc ghi trên một dòng của sổ, khi hoàn thành việc ghi sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán thực hiện đối chiếu số liệu trên sổ này với số liệu trên sổ kế toán liên quan

Thẻ kho

Sổ kế toán chi tiết

Bảng kê Nhập - xuất - tồn

Sổ kế toán tổng hợp

Kế toán chi tiết vật tư, hàng hoá

theo phương pháp ghi thẻ song song

* Ưu điểm: Với phơng pháp này khối lợng ghi chép có giảm bớt so với

ph-ơng pháp ghi thẻ song song

* Nhợc điểm: Vẫn có sự trùng lặp của chỉ tiêu số lợng giữa việc ghi chép

của thủ kho và kế toán Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán chỉ đợc tiến hành vào cuối tháng, do đó hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán Nếu không lập bảng kê thì khối lợng ghi chép vẫn lớn

* Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có khối lợng nghiệp

vụ nhập, xuất không nhiều, không bố trí đợc nhân viên kế toán chi tiết NVL

Thẻ kho

Phiếu nhập kho

Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển

Phiếu xuất kho

Bảng kê xuất

Sổ kế toán tổng hợp

Kế toán chi tiết vật tư, hàng hoá theo phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển

sổ theo dõi cả năm Cuối mỗi tháng sổ số d đợc chuyển cho thủ kho để ghi số lợng hàng tồn kho trên cơ sở số liệu của thẻ kho.

ở phòng kế toán: định kỳ kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho Khi nhận các chứng từ về phòng kế toán thì kế toán thực hiện việc kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ sau đó kế toán tiến hành tổng hợp số liệu theo chỉ tiêu giá trị của NVL nhập, xuất kho theo từng nhóm NVL để ghi vào bảng kê nhập xuất, tiếp đó ghi vào bảng kê luỹ kế nhập, xuất kho

Các bảng này mở theo từng kho hoặc nhiều kho Cuối tháng cộng số liệu trên bảng luỹ kế nhập xuất NVL để ghi vào phần nhập, xuất trên bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn tính ra số tồn kho cuối tháng của bảng kê này Đồng thời vào cuối tháng sau khi nhận đợc sổ số d từ thủ kho chuyển lên, kế toán tính giá hạch toán của hàng tồn kho để ghi vào sổ số d, số liệu này phải khớp với số liệu ở cột tồn kho cuối tháng của nhóm, loại NVL tơng ứng trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho cuối kỳ

* Ưu điểm: Giảm bớt đợc khối lợng ghi chép do kế toán chỉ ghi chỉ tiêu giá

trị của NVL theo từng nhóm NVL, thực hiện đợc việc kiểm tra thờng xuyên của kế toán với việc ghi chép của thủ kho trên thẻ kho và kiểm tra đợc việc bảo quản hàng trong kho của thủ kho

* Nhợc điểm: Do phòng kế toán chỉ ghi chỉ tiêu giá trị của nhóm, loại NVL

nên khi cung cấp thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại NVL nào

đó phải dựa vào sổ liệu trên thẻ kho

Khi cần lập báo cáo tuần, kỳ về NVL cũng phải căn cứ vào số liệu trên thẻ kho Kiểm tra đối chiếu số liệu nếu phát hiện sự không khớp đúng giữa số liệu trên

sổ số d với số liệu tơng ứng trên bảng kê nhập, xuất, tồn thì việc kiểm tra sẽ gặp nhiều khó khăn và phức tạp

* Điều kiện áp dụng: Nên áp dụng trong các doanh nghiệp sử dụng nhiều

chủng loại NVL hay kinh doanh nhiều mặt hàng, tình hình nhập, xuất NVL xảy

ra thờng xuyên

Thẻ kho Phiếu nhập kho

Bảng luỹ kế xuất

Bảng kê Nhập -xuất -Tồn

Sổ số dư

Kế toán chi tiết vật t, hàng hoá theo phơng pháp ghi sổ số d

NVL là tài sản lu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp Việc

mở các tài khoản tổng hợp ghi chép sổ kế toán và việc xác định giá trị hàng tồn kho, giá trị hàng xuất kho hoặc xuất dùng tuỳ thuộc vào việc kế toán hàng tồn kho

áp dụng theo phơng pháp nào

1.4.1 Kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên (KKTX)

Phơng pháp KKTX hàng tồn kho là phơng pháp ghi chép phản ánh thờng xuyên liên tục và có hệ thống tình hình nhập xuất tồn kho các loại NVL trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ nhập xuất NVL Nh vậy việc xác định trị giá NVL xuất dùng căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi

đã tập hợp, phân loại theo đối tợng sử dụng để ghi vào sổ tài khoản và sổ kế toán liên quan

1.4.1.1 Tài khoản kế toán sử dụng

Để tiến hành hạch toán NVL theo phơng pháp KKTX kế toán sử dụng các tài khoản sau:

Tài khoản 152 “Nguyên vật liệu”: Tài khoản này phản ánh số hiện có, tình hình tăng giảm NVL theo trị giá vốn thực tế Tài khoản 152 có thể mở các tài khoản cấp hai hay cấp ba để kế toán tiến hành hạch toán chi tiết theo từng loại NVL tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đờng”: Tài khoản này phản ánh trị giá NVL của doanh nghiệp đã mua, đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán nh-

ng cha nhập kho và hàng đang đi đờng

Tài khoản 331 “Phải trả ngời bán”: Tài khoản này phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với ngời bán về các loại NVL lao vụ, dịch vụ theo hợp

đồng đã ký kết, tài khoản này đợc mở chi tiết cho từng ngời bán

Tài khoản 133 “thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ”: Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế giá trị gia tăng đầu vào đợc khấu trừ, đã khấu trừ, còn đợc khấu trừ

Tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”: Tài khoản này dùng để phản ánh bộ phận giá trị dự tính bị giảm so với giá gốc của hàng tồn kho, nhằm ghi nhận những khoản lỗ hay những phí tổn thấp phát sinh nhng cha chắc chắn và phản ánh trị giá thực tế thuần tuý của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính

Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản khác nh TK111, TK112, TK141…

1.4.1.2 Phơng pháp kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp KKTX.

Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp KKTX đợc biểu diễn khái quát qua sơ đồ sau:

Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp KKTX

1.4.2 Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK)

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp kế toán không tổ chức ghi chép một cách thờng xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của vật t, hàng hoá trên các tài khoản hàng tồn kho Các tài khoản này chỉ phản ánh trị giá vốn thực tế của vật t, hàng hoá tồn kho cuối kỳ và đầu kỳ

Trị giá vốn thực tế của vật t, hàng hoá nhập kho xuất kho hàng ngày đợc phản ánh theo dõi trên tài khoản "mua hàng "

Việc xác định trị giá vốn thực tế của vật t, hàng hoá xuất kho không căn cứ vào các chứng từ xuất kho mà đợc căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính

Theo công thức:

Số lợng hàng

xuất kho =

Số lợng hàng tồn đầu kỳ +

Số lợng hàng nhập trong kỳ -

Số lợng hàng tồn cuối kỳSau đó căn cứ vào đơn giá xuất theo phơng pháp xác định trị giá vốn hàng xuất đã chọn để tính ra trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho

1.4.2.1.Tài khoản sử dụng

Kế toán tổng hợp tình hình nhập, xuất vật t hàng hoá theo phơng pháp kiểm

kê định kỳ vẫn sử dụng các TK152, 153, 156 Các tài khoản này không phản ánh tình hình nhập - xuất vật t hàng hoá trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và hàng hoá tồn kho cuối kỳ, tồn kho

đầu kỳ:

Ngoài ra còn sử dụng thêm TK 611- mua hàng TK611 - phản ánh trị giá vốn thực tế của vật t, hàng hoá tăng, giảm trong kỳ Tài khoản này không có số d, đợc mở chi tiết theo 2 tài khoản cấp 2:

- TK6111 - mua nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ

- TK 6112 - mua hàng hoá

Để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến nhập xuất vật t , hàng hoá kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác giống phơng pháp kê khai thờng xuyên: TK111, 112, 141, 128, 222, 142, 242, 621, 627, 641, 642,331,

1.4.2.2 Phơng pháp kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp KKĐK

Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp KKĐK đợc biểu diễn qua sơ đồ sau:

Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp KKĐK

K/c tồn cuối kì

Thuế Nhập Khẩu Giá trị NVL xuất bán

TK333

TK632

1.5 Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong Kế toán Tổng hợp NVL

Sổ kế toán là những tờ sổ đợc xây dựng theo mẫu nhất định có liên quan chặt chẽ với nhau, đợc sử dụng để ghi chép hệ thống hoá thông tin về các hoạt

động kế toán tài chính trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán theo đúng phơng pháp kế toán lựa chọn, nhằm cung cấp thông tin có hệ thống phục vụ công tác lãnh

đạo và quản lý các hoạt động kế toán tài chính trong đơn vị Sổ kế toán phải đợc xây dựng theo nguyên tắc nhất định, phải có kết cấu khoa học và hợp lý, đảm bảo

đầy đủ các yếu tố nh ngày tháng ghi sổ số tiền phải đ… ợc ghi rõ ràng đảm bảo việc nhận biết thông tin phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý các hoạt động trong đơn vị

- Sổ kế toán chi tiết là loại sổ đợc sử dụng để ghi các hoạt động kinh tế tài chính một cách chi tiết nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý chi tiết, cụ thể của đơn vị

- Sổ kế toán tổng hợp là loại sổ đợc sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh

tế liên quan đến đối tợng kế toán ở dạng tổng quát và đợc phản ánh trên các tài khoản tổng hợp

Tuỳ thuộc vào hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng để lựa chọn các mẫu sổ kế toán cho phù hợp

Hình thức kế toán tổng hợp gồm các loại sau:

- Hình thức nhật ký sổ cái

- Hình thức chứng từ ghi sổ

- Hình thức nhật ký chung

- Hình thức nhật ký chứng từ Với mỗi hình thức trên thì sổ kế toán tổng hợp có các loại sau dùng cho hạch toán NVL

- Nhật ký chứng từ số 5-ghi có tài khoản 331

- Nhật ký chứng từ số 6- ghi có tài khoản 151

- Nhật ký chứng từ số 7- ghi có tài khoản 152, 153,

- Sổ cái các tài khoản: 152, 153, 156

Bảng kê số 3: tính giá thực tế nguyên vật liệu công cụ dụng cụ, hàng hoá

- Bảng phân bổ số 2: phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

Do Công ty CPKT ELCOM thực hiện kế toán theo hình thức nhật ký chứng

từ (NKCT) nên trong phạm vi chuyên đề em xin đợc trình bầy vài nét khái quát về hình thức này nh sau:

+ Nội dung: hình thức NKCT có 10 NKCT đợc đánh từ số 1 đến số 10 Căn

cứ để ghi vào NKCT là chứng từ gốc, số liệu của sổ kế toán chi tiết, của bảng kê

và bảng phân bổ NKCT đợc mở theo từng tháng, hết mỗi tháng phải khoá sổ NKCT cũ và mở NKCT mới cho tháng sau và không quên chuyển số d cần thiết từ NKCT cũ sang NKCT mới

Nguyên tắc cơ bản của hình thức kế toán NKCT là:

- Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nó

- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình

tự thời gian với hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế ( theo tài khoản )

- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép

- Sử dụng các mẫu in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính

Trình tự ghi sổ theo hình thức NKCT

Chứng từ ghi sổ và các bảng phân bổ

chứng từ

Thẻ, sổ kế toán chi tiết

Sổ cái

Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp chi tiết

Ghi chú:

ghi hàng ngày

ghi cuối tháng

đối chiếu kiểm tra

1.6 Tổ chức kế toán NVL trong điều kiện áp dụng máy vi tính

Ngày nay khi KHCN phát triển với tốc độ chóng mặt, nhu cầu về thu thập

và xử lý thông tin đòi hỏi rất cao Cần xử lý thông tin một cách đầy đủ, kịp thời,

đảm bảo độ tin cậy để đa ra đợc các quyết định quản lý nhanh chóng và hiệu quả Muốn vậy các doanh nghiệp đã từng bớc đa máy vi tính vào công tác quản lý chung cũng nh vào trong công tác kế toán của đơn vị mình

Thực tế cho thấy việc ứng dụng máy vi tính đã đem lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp trong công tác quản lý nh giúp họ nắm bắt đợc thông tin một cách khách quan hơn theo dõi tình hình đơn vị mình thờng xuyên hơn Trong đó phải…nói đến lợi ích của việc ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán NVL

Vật t hàng hoá trong doanh nghiệp có rất nhiều chủng loại phong phú, biến

động thờng xuyên Do đó yêu cầu đặt ra là phải quản lý tới từng loại, từng nhóm

và từng thứ, từng danh điểm Với yêu cầu này, đòi hỏi phải mã hoá đối tợng kế toán là vật t, hàng hoá đến từng danh điểm Vì vậy danh mục vật t hàng hoá đợc xây dựng chi tiết từng danh điểm và khi kết hợp với tài khoản hàng tồn kho ( TK152,153,156 ) sẽ tạo ra đợc hệ thống sổ chi tiết từng vật t, hàng hoá Khi nhập dữ liệu nhất thiết phải chỉ ra danh điểm vật t, hàng hoá và để tăng cờng tính tự

động hoá có thể đặt sẵn mức thuế suất thuế GTGT của từng vật t hàng hoá ở phần

danh mục Vật t hàng hoá có điểm đặc thù là quản lý tại kho riêng và có thể chia phần hành vật t, hàng hoá thành 2 phần là kế toán các nghiệp vụ nhập vật t, hàng hoá và các nghiệp vụ về xuất Với vật t, hàng hoá khi nhập kho và khi xuất kho phải chỉ rõ tên kho bảo quản, lu trữ và đó là cơ sở kiểm tra số lợng tồn kho của từng loại vật t, hàng hoá Đặc biệt là trong điều kiện ứng dụng máy vi tính thì việc

kế toán chi tiết vật t, hàng hoá tại kho và phòng kế toán rất thuận tiện, nhất là theo phơng pháp ghi thẻ song song khi phòng kế toán và ở kho có máy vi tính nối mạng

Với các nghiệp vụ nhập vật t, hàng hoá cần thiết phải nhập dữ liệu về giá mua, các chi phí mua đợc tính vào giá vốn hàng nhập kho Trờng hợp nhập cùng một phiếu nhiều loại vật t, hàng hoá thì chơng trình cũng cho phép nhập cùng nh-

ng phải cùng kho Nếu phát sinh chi phí thu mua cần phân bổ chi phí cho từng thứ vật t, hàng hoá để làm căn cứ tính giá vốn xuất kho Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhập các nghiệp vụ nhập vật t, hàng hoá cần thiết phải xây dựng danh mục chi tiết các chứng từ nhập vật t, hàng hoá nh phiếu nhập vật t, phiếu nhập vật liệu nhập khẩu Yêu cầu đối với chơng trình là không chỉ quản lý đợc vật t hàng hoá nhập kho mà còn phải tổng hợp các nghiệp vụ nhập để trình bầy trên tờ khai thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ Bên cạnh đó để tăng cờng tính tự động hoá khi nhập dữ liệu, chơng trình phải tự động tính TGTGT khi nhập giá mua, mức thuế xuất thuế GTGT và điền vào bút toán

Đối với các nghiệp vụ xuất vật t, hàng hoá thì chơng trình phải tự động tính

đợc giá vốn xuất kho Theo quy định giá vốn xuất kho của vật t, hàng hoá xuất kho

có thể đợc tính bằng một trong các phơng pháp: thực tế đích danh, bình quân gia quyền, nhập trớc xuất trớc, nhập sau xuất trớc Vật t xuất kho có thể xuất cho quản lý, hoặc cho các mục đích khác nhng thông thờng là xuất cho sản xuất và giá trị vật t xuất kho để sản xuất cấu thành nên chi phí vật liệu Do đó khi xuất kho vật

t cần thiết chọn chứng từ cho phù hợp, thờng thiết kế chứng từ là phiếu xuất cho sản xuất Khi đó, chứng từ này đã đặt sẵn giá trị là ghi Nợ TK 621, Có TK 152, kế toán chỉ cần nhập số chứng từ phiếu xuất, tên vật t, số lợng, tên kho, chơng trình sẽ thông báo số lợng tồn kho ở mỗi kho có đủ xuất hay không và tính ra giá vốn để

điền vào bút toán Tuy nhiên cũng có thể chơng trình sẽ tính và điền ngay trị giá

vốn vật t xuất kho nhng có thể cha tính ngay mà phải tính lại giá vốn Cần lu ý chi phí vật liệu là khoản chi phí trực tiếp tính cho đối tợng để tập hợp chi phí sản xuất theo khoản mục tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính giá thành

Đối với vật t hàng hoá xuất bán, ngoài việc phản ánh doanh thu còn phải phản ánh giá vốn hàng xuất bán Do đó cần thiết kế chứng từ phù hợp với hoạt

động này Có thể cho phép chứng từ hoá đơn bán hàng đặt sẵn bút toán phán ánh giá vốn đi kèm để khi phản ánh doanh thu thì chơng trình đồng thời lu thông tin về giá vốn hàng bán Nhng bút toán phản ánh giá vốn có thể tính và phản ánh ngay,

có thể cha tính ngay vào giá vốn mà cuối tháng tính lại, mặc dù số lợng đã giảm Các chứng từ thờng đợc thiết kế để phản ánh nghiệp vụ xuất vật t nh: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất vật t cho sản xuất Nếu ở danh mục vật t, hàng hoá đã nhập giá bán, mức thuế suất thuế GTGT thì chơng trình sẽ tự động

điền giá bán vào bút toán phản ánh doanh thu, tính thuế GTGT đầu ra để phản ánh

và đa lên bảng kê chứng từ hàng hoá bán ra

Nh vậy, đối với phần hành kế toán vật t hàng hoá chơng trình kế toán phải cho phép theo dõi từng lần nhập, chi phí thu mua phân bổ cho hàng nhập, đồng thời cho biết số lợng hàng tồn kho khi xuất và tính giá vốn của hàng xuất để phản

ánh bút toán giá vốn cùng với các bút toán khác Các sổ sách báo cáo có thể xem nh: sổ chi tiết, thẻ kho, bảng kê nhập, báo cáo nhập xuất tồn Với việc áp dụng phần mềm kế toán, cho phép kế toán có thể biết số lợng tồn kho của từng vật t, hàng hoá theo từng kho tại bất kỳ thời điểm, giúp cho việc quản lý và dự trữ phù hợp với kế hoạch xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Chơng 2 Tình hình thực tế tổ chức kế toán NVL tại Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM

2.1 Đặc điểm và tình hình chung của Công ty CPKT ELCOM

Tên gọi: Công ty Cổ phần Kỹ thuật ELCOM

Địa điểm: Số 18 Nguyễn Chí Thanh - Quận Ba đình - Hà Nội

Điện thoại: 84.4 8 359 359 - Fax: 84.4 8 355 884

Tài khoản: 311.115.251348.630.0

Tại Ngân hàng: Ngân hàng Thơng mại Cổ phần Quân đội

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Công ty Cổ phần Kỹ thuật ELCOM thuộc Công ty Cổ phần Đầu t phát triển Công nghệ Điện tử - Viễn Thông đợc thành lập theo quyết định số:

0103009821 ngày 04/11/2005 của Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở kế hoạch và

đầu t Thành phố Hà Nội Là doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực điện tử, viễn thông và công nghệ thông tin tại Việt Nam ELCOM mang tới cho khách hàng các sản phẩm độc đáo, giải pháp toàn diện và dịch vụ hoàn hảo

Công ty Cổ phần Kỹ thuật ELCOM nghiên cứu các công nghệ, sản xuất các sản phẩm phần mềm và tích hợp với các dòng sản phẩm Mobile Value Added Service, CTI – Computer and Telephone Integration Bên cạnh đó ELCOM phát triển mạnh công nghệ và sản phẩm Điện tử điều khiển, giám sát và đo lờng, điều khiển trong công nghiệp, cảm biến Sensor cùng với sản phẩm truyền thống chuyên sản xuất các loại sản phẩm Đèn giao thông

Với bề dầy nhiều năm sản xuất gia công các loại Đèn giao thông, sản phẩm của Công ty phong phú về chủng loại, đa dạng về kiểu dáng và chất lợng ngày càng đợc nâng cao nhằm đáp ứng yêu cầu của ngời sử dụng

Hiện nay nớc ta đang bớc chân dần vào các tổ chức kinh tế khu vực và thế giới, các chính sách quản lý kinh tế xã hội của nhà nớc đang dần đợc hoàn thiện,

Công ty nói riêng và toàn bộ các doanh nghiệp nói chung đang gặp rất nhiều khó khăn Công ty hiểu và nắm bắt đợc một số lợi thế trớc mắt, vì thế để phát huy sản xuất trong năm 2006 Công ty đã xây dựng thêm một Phân xởng với dây truyền công nghệ mới sản xuất sản phẩm Cột Composite và đã đa vào hoạt động và sản xuất cuối năm 2006 Nhờ vậy mà Công ty cũng đã nâng cao mức sống của CBCNV trong toàn Công ty Mặc dù là ngay sau khi dây truyền công nghệ mới đa vào hoạt động Công ty đã gặp phải khó khăn trong chính sách quản lý của nhà n-

ớc nhng Công ty đã rẽ hớng tìm kiếm thị trờng riêng của mình, không chỉ sản xuất những sản phẩm phục vụ cho thi công các công trình mà còn sản xuất những sản phẩm để bán ra ngoài thị trờng Với mục tiêu nâng cao doanh thu của toàn…Công ty và góp phần vào sự phát triển chung của đất nớc

Một số chỉ tiêu thực hiện đợc qua những năm gần đây:

2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất, quản lý ở Công ty Cổ phần Kỹ thuật ELCOM

2.1.2.1 Đặc điểm tổ chức quản lý

Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận nh sau:

Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ bố trí, sắp xếp, quản lý cán bộ công

nhân viên, phổ biến hớng dẫn và tổ chức thực hiện các chính sách chế độ của

Đảng và nhà nớc đối với CBCNV

* Tham mu nghiên cứu xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý Công ty

* Theo dõi việc thực hiện các nội quy, chế độ của Công ty

* Lập kế hoạch và tổ chức đào tạo nâng bậc tuyển dụng lao động

* Giải quyết chế độ nghỉ đối với ngời lao động: nghỉ hu, nghỉ mất sức, ốm

đau, thai sản…

* Theo dõi bố trí đội ngũ lao động trong Công ty , đảm bảo sử dụng có hiệu quả nhất đội ngũ lao động hiện có.

Ban bảo vệ:

* Chịu trách nhiệm theo dõi, thực hiện các quy định về an toàn lao động

* Chịu trách nhiệm bảo vệ an toàn tài sản, thiết bị vật t trong Công ty

* Xây dựng các phơng án bảo vệ an ninh chính trị nội bộ

* Theo dõi quá trình công nghệ sản xuất, bảo đảm chất lợng sản phẩm, bảo

đảm thiết bị hoạt động liên tục có hiệu quả

* Kết hợp với phòng tổ chức đào tạo nghiệp vụ chuyên môn kỹ thuật, xây dựng nội quy an toàn và quy trình vận hành các thiết bị

* Kiểm tra và lập kế hoạch, tu sửa máy móc thiết bị

Phòng kế hoạch vật t :

* Cung cấp vật t, nguyên vật liệu theo yêu cầu của sản xuất

* Tìm các giải pháp tiếp cận thị trờng tiêu thụ sản phẩm

* Quản lý các chi nhánh tiêu thụ sản phẩm và theo dõi tình hình sản xuất của toàn Công ty

* Theo dõi tình hình sử dụng vật t, kỹ thuật trong toàn Công ty

* Lập kế hoạch theo kỳ ngắn hạn hay dài hạn nếu có

Phòng Điện và Tự động:

* Tổ chức thiết kế và tham gia lập các dự án hạng mục tự động hoá

* Tổ chức triển khai hạng mục tự động hoá trong các dự án

* Lắp đặt các thiết bị điện, thiết bị điều khiển tự động hoá các công trình

* Phối hợp với các nhóm trong phòng nghiên cứu, cập nhật các công nghệ,

thiết bị hiện đại, tiên tiến trong lĩnh vực tự động hoá và ứng dụng các công nghệ, thiết bị mới vào các dự án

* Quản lý, theo dõi và phát triển các khách hàng do phòng quản lý

Phòng Th ơng mại:

* Thực hiện các hợp đồng, đơn đặt hàng nội bộ Elcom và trong nớc: Lập hợp

đồng, quản lý, theo các hợp đồng, quản lý, theo dõi các hợp đồng, đơn đặt hàng nội bộ Elcom Mua trang thiết bị, dụng cụ cần thiết bị cho các Phòng Điện tử, Tự

Ban Giám đốc trong Công ty gồm:

* Giám đốc: là ngời đại diện trớc pháp luật của Công ty chịu trách nhiệm trớc cơ quan quản lý cấp trên và pháp luật về điều hành hoạt động của Công ty Giám đốc có quyền cao nhất ở Công ty Giám đốc có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thởng hay kỷ luật phó giám đốc hoặc kế toán trởng Giám đốc có quyền bổ nhiệm và miễn nhiệm đối với CBCNV trong Công ty theo quy định của pháp luật Giám đốc chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động của Công ty và trực tiếp phụ trách quản lý các bộ phận sau: Phòng tổ chức hành chính, Ban bảo vệ, Tr-ởng ban thi đua khen thởng, Chủ tịch hội đồng kỷ luật, Trởng ban quy hoạch cán

xây dựng các phơng án đầu t chiều sâu và định hớng chiến lợc cho sản phẩm của Công ty

* Phó giám đốc kinh doanh: Thu thập, đánh giá, xác lập các thông tin về yêu cầu của sản phẩm, của thị trờng, khách hàng Tổ chức, lập các chơng trình, tài liệu phục vụ công tác quảng cáo, quảng bá sản phẩm công nghệ năng lực và thơng hiệu hình ảnh của Công ty

* Phân xởng sản xuất có nhiệm vụ sản xuất theo kế hoạch chỉ đạo của cấp trên và thực hiện đúng nhiệm vụ cũng nh chức năng của các bộ phận trong từng X-ởng

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý sản xuất của Công ty CPKT ELCOM nh sau:

Phòng

Kế hoạch Vật tư

Phòng Thương Mại

Phòng tài chính

kế toán

Phòng

tổ chức hành chính

Sơ đồ 1: Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Đèn giao thông của Xởng

Điện tử

Nguyên vật liệu Gia công cơ khí Kiểm tra sơ bộ

Rửa mạchKCS

Lắp rápThành

Phẩm

Sơ đồ 2: Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Cột Composite của Xởng

Composite

Nguyên vật liệu đầu

vào

Kiểm tra nguyên

liệu đầu vào

Thiết kế khuôn mẫu

để sản xuất

Chế tạo khuôn

Xây dựng công thức chuẩn cho sản phẩm cột đèn và

vỏ đèn

Chống dính khuônPhun Gelcoat

Gia công sản phẩm

Tháo khuôn

Hoàn thiện sản phẩm

Thành phẩmKiểm tra sản phẩm

Giới thiệu một số mặt hàng chủ yếu trong Công ty

Công ty Cổ phần Kỹ thuật ELCOM có hai phân xởng sản xuất, mỗi phân ởng sản xuất một loại sản phẩm với công nghệ sản xuất là khác nhau Cụ thể nh sau:

x-Xởng Điện tử sản xuất sản phẩm Đèn Giao thông và Tủ Điều khiển gồm các loại sau:

* Đèn giao thông:

- Đèn chữ thập D300 E37-TC31, E37-TC32

- Đèn đếm lùi D300 E37-TL31, E37-TL32

- Đèn đi bộ D300 E37-TB31

- Đèn phơng tiện 3 mầu D300 E37-TP31, E37-TP32, E37-TP33

- Đèn phơng tiện 3 mầu D300 Mũi tên Xanh, Vàng, Đỏ E37-TA31

- Đèn phơng tiện D200 Mũi tên xanh E37-TA21

* Tủ điều khiển:

- Tủ điều khiển đèn tín hiệu giao thông 2 pha ( TCELC2P )

- Tủ điều khiển đèn tín hiệu giao thông 3 pha ( TCELC3P )

- Tủ điều khiển đèn tín hiệu giao thông 4 pha ( TCELC4P )

- Tủ điều khiển đèn tín hiệu giao thông 5 pha ( TCELC5P )

Ngoài ra Xởng Điện tử còn sản xuất một số Module đèn nh:

- Module đèn phơng tiện D300 MP3X, MP3V, MP3Đ, MA3X, E37-MA3V, E37-MA3Đ

- Module đèn phơng tiện D200 E37-MP2X, E37-MP2V, E37-MP2Đ, E37-MA2X

E37 Module đèn chữ thập D300 E37E37 MC31, D200 E37E37 MC21

- Module đèn đếm lùi D300 E37-ML31, E37-ML32

- Module đèn đi bộ xanh, đỏ D300 E37-MB31

- Module đèn đi bộ xanh D200 E37-MB21, E37-MB22

- Module đèn đi bộ đỏ D200 E37-MB23, E37-MB24

- Module đèn nhắc lại D100x500 E37-MN11

Xởng Composite sản xuất sản phẩm gồm:

+ Cột đèn giao thông

+ Vỏ đèn giao thông

+ Vỏ tủ điện

2.1.3 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật ELCOM

2.1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty

Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty

Trong đó nhiệm vụ cụ thể của từng kế toán nh sau:

• Kế toán trởng: phụ trách phòng kế toán thống kê, quản lý điều hành toàn

bộ hạch toán sản xuất kinh doanh của toàn Công ty và tính giá thành sản phẩm

Kế toán trởng có nhiệm vụ thờng xuyên giám sát kiểm tra các khâu hạch toán, căn

cứ vào hợp đồng kinh tế mua bán, đối chiếu, kiểm tra, ký xác nhận hoá đơn đầu vào của toàn Công ty , ký phiếu thu chi khi có lệnh của giám đốc Cuối tháng kiểm tra số liệu báo cáo quyết toán nội bộ, báo cáo thống kê, kiểm tra ký duyệt chi l-

ơng, chi BHXH Tập hợp NKCT, các bảng kê, bảng phân bổ của các khâu tổng hợp chi phí và tính giá thành Xác định số d của từng tài khoản, lên bảng tổng kết tài sản, bảng xác định kết quả sản xuất kinh doanh cho toàn Công ty Cung cấp thông tin kịp thời chính xác cho giám đốc, tham mu cho giám đốc về tài chính Kết thúc năm tài chính lên Báo cáo tài chính

• Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi các tài khoản: TK111,TK112,

TK 141, TK 133, TK 138, TK 331, TK 341, TK 338 Tập hợp số liệu trên các NKCT, bảng kê, sổ chi tiết có liên quan, đôn đốc các kế toán phụ trách quyết toán

Kế toán trưởng, kế toán tổng hợp và tính giá thành

Kế toán TSCĐ

Kế toán tiền lư

ơng BHXH

Kế toán tiêu thụThủ

quỹ

Xởng Điện tử, Xởng Composite, tập hợp nhập xuất thành phẩm trong tháng làm báo cáo thống kê tháng.

• Kế toán tiền lơng, BHXH: có nhiệm vụ theo dõi các tài khoản sau:

TK334, TK3382, TK 3383, TK 3384 hàng tháng tập hợp năng suất, bảng chấm công của từng XN, căn cứ vào định mức đơn giá do giám đốc ký duyệt trả lơng cho CBCNV

• Kế toán nguyên vật liệu: có nhiệm vụ tổng hợp nhập, xuất, tồn kho

nguyên vật liệu, phụ trách theo dõi tài khoản: TK152, TK153, TK 331, TK133 hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập xuất nguyên vật liệu hạch toán phân bổ cho từng đối tợng sử dụng, lên bảng kê nhập, phân loại nguyên vật liệu của từng Xởng cuối quý lên bảng kê số 3, xác định số nguyên vật liệu tồn cuối quý của từng Xởng và của toàn Công ty Cứ 6 tháng lại lập báo cáo kiểm kê kho

• Kế toán tiêu thụ: có nhiệm vụ quản lý theo dõi tài khoản: TK511, TK131,

Tk3331 hàng ngày căn cứ vào các hoá đơn bán hàng vào sổ chi tiết số 3 tiêu thụ thành phẩm, hàng tháng tổng hợp số liệu tiêu thụ của toàn Công ty lên bảng kê số

11 Cuối tháng có nhiệm vụ tập hợp doanh thu, chi phí, thành phẩm nhập kho của Xởng Điện tử, Xởng Composite và lập báo cáo quyết toán cho cả doanh nghiệp

• Thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý tiền mặt tại Công ty Hàng ngày căn cứ vào

hoá đơn bán hàng viết phiếu thu tiền, căn cứ vào phiếu chi có đầy đủ chữ ký của giám đốc, kế toán trởng, thủ quỹ chi tiền mặt Thờng xuyên vài ngày đối chiếu kiểm tra quỹ với kế toán thanh toán Quản lý chứng từ thu chi và giữ con dấu

Ngoài các công việc đã đợc phân công cụ thể trên các nhân viên trong phòng kế toán có nhiệm vụ hỗ trợ nhau trong công việc chung của phòng

2.1.3.2 Một số đặc điểm về tổ chức công tác kế toán tại Công ty

Xuất phát từ đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, chế độ hiện hành của nhà nớc mà công tác tổ chức kế toán tại Công ty CPKT ELCOM có những đặc

điểm sau:

• Công ty áp dụng chế độ kế toán theo QĐ 15 QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính cùng các chuẩn mực kế toán và các thông t của nhà nớc ban hành

• Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

• Phơng pháp tính thuế theo phơng pháp khấu trừ

• Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1/N đến 31/12/N

• Xác định giá trị hàng tồn kho theo phơng pháp giá bình quân gia quyền

đ-ợc tính vào thời điểm cuối kỳ, giá vốn hàng bán là giá trị thực tế dựa trên những chi phí bỏ ra trong quá trình sản xuất tính vào giá thành sản phẩm

• Đơn vị tiền tệ đợc sử dụng là VNĐ, nếu có nghiệp vụ liên quan đến ngoại

tệ thì đợc quy đổi ra VNĐ theo tỷ giá ngân hàng công bố tại thời điểm hạch toán

• Hình thức kế toán hiện nay đang áp dụng là nhật ký chứng từ Trong quá trình thực hiện kế toán tại Công ty không sử dụng toàn bộ các NKCT, bảng kê, bảng phân bổ, sổ chi tiết mà chỉ sử dụng một số loại gắn liền với các nghiệp vụ phát sinh tại Công ty nhng vẫn đảm bảo các yêu cầu về kế toán

• Phơng pháp tính khấu hao theo phơng pháp đờng thẳng

• Tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán

2.2 Tình hình tổ chức kế toán NVL tại Công ty CPKT ELCOM

2.2.1 Đặc điểm và tình hình cung cấp NVL ở Công ty CPKT ELCOM

Với hai dây truyền công nghệ sản xuất khác nhau, sản phẩm của Công ty

đa dạng và phong phú do đó trong quá trình sản xuất của mình Công ty đã sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu hết sức đa dạng và phong phú, có giá trị cao nh: Module, Mạch đèn chỉ thị, Mạch Điều khiển, Mạch in, Nguồn Meanwell

Những loại NVL có tính chất vật lý không giống nhau vì vậy mà công tác quản lý NVL trong Công ty gặp không ít khó khăn Do thời gian thực tập tại Công

ty là hạn chế nên trong phạm vi chuyên đề này em xin trình bầy công tác tổ chức

kế toán NVL tại Xởng Điện tử

Kế hoạch thu mua NVL tại Công ty CPKT ELCOM dựa trên kế hoạch (do phòng kế hoạch lập) và định mức tiêu hao vật liệu cho từng loại sản phẩm Do vậy

mà hàng tháng (quý) căn cứ vào khả năng sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, khả năng cung ứng vật t trên thị trờng, phòng vật t tiến hành thu mua vật t để phục vụ kịp