Tiểu luận cuối khóa học phần kỹ năng làm việc nhóm

Đề xuất giải pháp: Đề giải quyết các vấn đề đang sặp phải, Công ty Công nghệ sáng tạo Thiên Anh can thực hiện một sô biện pháp cụ thê, bao gôm: - Xác định và phân định rõ vai trò và trá

HOC VIEN CONG NGHE BUU CHINH VIEN THONG

KHOA QUAN TRI KINH DOANH 1

TIEU LUAN CUO! KHOA HOC PHAN: KY NANG LAM VIEC NHOM

Lop : SKD1102 - 20232 - 09 Giảng viên giảng dạy : Từ Thảo Hương Giang Sinh viên thực hiện : Lê Thị Thu Hường

Mã sinh viên : B21DCQT068

Số điện thoại : 0563509232

Hà Nội - 2024

LO] CAM ON Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn đến Học viện Công nghệ Bưu chính viền thông nói

chung và quý thày (cô) Khoa Quản Trị Kinh Doanh 1 nói riêng đã tạo ra môi trường giáo dục phù hợp dé chúng em có cơ hội học tập, tiếp thu kiến thức về ngành nghé chung

em theo đuôi qua nhiều hình thức

Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Từ Thảo Hương Giang — người đã

dành nhiều thời gian, tâm huyét, trực tiếp giảng dạy và truyền đạt kiến thức về bộ môn

Kỹ năng làm việc nhóm cho em Trong quá trình học tập và tìm hiểu, em đã nhận được

nhiều sự quan tâm, giúp đỡ cũng như sự hướng dan tận tình từ cô đê em có thế hiểu và

năm bắt kiến thức, kĩ năng một cách dễ dang, hiéu qua hon

Với điều kiện thời gian có hạn cũng như vốn kiến thức và kinh nghiệm với bộ môn còn

nhiều hạn ché, nên trong quá trình làm bài tiêu luận khó tránh khỏi những thiếu sót và

nhiều chỗ còn chưa chính xác Em rat mong nhận được lời góp ý của cô đề giúp em khắc phục và tiến bộ hơn trong các bài tiêu luận tiếp theo

Kính chúc cô sức khỏe dài dào và gat hai được nhiéu thanh céng trén con duong su nghiép giang day

Một lần nữa, em xin chan thành cảm ơn cô!

* Xác định và phân định rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm để tránh

00009591 (0201) 0i 0n ố ố ằeẦeẮ 4

+ Đề xuất cách triển khai công việc để mỗi thành viên cảm thấy vai trò của mình quan trọng và được công nhận: - ch HH KH KH HH KH TH KH TK ĐH KT KT HE HKk 5 0.002 5

Giải quyết xung đội giữa anh Hoàng và anh Dũng về thiết kế giao diện người dùng: 5

CU So oe 7

+ Đề xuất biện pháp để tăng cường động lực làm việc cho chị Hạnh và anh Dũng 7

* Các chiến lược để duy trì động lực làm việc cho tất cá các thành viên trong nhóm: 8

0.00 — T1 Các giải pháp giúp anh Minh nâng cao kỹ năng lãnh đạo của mình, cách thức dung hòa các ý

kiến trái chiều và tạo ra một môi trường làm việc hợp tÁC: se se crcccrrrerererererreree T1

BAI TAP TINH HUONG

Phan tich tinh huống:

Công ty Công nghệ sáng tạo Thiên Anh đang gặp phải một số vẫn đề nghiêm trọng trong quá trình triển khai dự án "GreenWaste" Những vấn đề này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của nhóm và dân đên that bại của dự án

Xác dịnh nguyên nhân:

- Xung đột về vai trò và trách nhiệm:

e Thiếu sự rõ ràng trong việc phân công nhiệm vụ và trách nhiệm của từng thành

viên trong nhóm

e Giao tiép thiếu hiệu quả giữa các thành viên

© Thiếu sự tin tưởng lẫn nhau giữa các thành viên

- Động lực làm việc:

e© Các thành viên không cảm thấy được công nhận và đánh giá cao cho công việc của mình

e_ Các thành viên không cảm thấy được tham gia đầy đủ vào quá trình ra quyết định e_ Các thành viên không cảm thây được truyền cảm hứng từ công việc của mình

- Lãnh đạo nhóm:

e Thiếu kỹ năng lãnh đạo của trưởng nhóm

e Trưởng nhóm không biết cách dung hòa các ý kiến trái chiều và tạo ra một môi trường làm việc hợp tác

e Trưởng nhóm không biết cách truyện đạt mục tiêu và tâm nhìn của dự án cho các

thành viên

Đề xuất giải pháp:

Đề giải quyết các vấn đề đang sặp phải, Công ty Công nghệ sáng tạo Thiên Anh can

thực hiện một sô biện pháp cụ thê, bao gôm:

- Xác định và phân định rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm, đề

xuất cách triển khai công việc để mỗi thành viên cảm thây vai trò của mình quan trọng

và được công nhận

- Đưa ra các phương pháp để giải quyết xung đột giữa các thành viên

- Đề xuất các biện pháp đề tăng cường động lực làm việc cho các thành viên, nêu ra các

chiên lược lâu dài đề duy trì động lực làm việc cao cho tát cả các thành viên trong nhóm

- Đưa ra các giải pháp giúp anh Minh nâng cao kỹ năng lãnh đạo của mình, bao gồm

cách thức dung hòa các ý kiến trái chiều và tạo ra một môi trường làm việc hợp tác.

Cau 1:

* Xác định và phân định rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm

đề tránh chồng chéo và xung đột

Thành

viên Vai trò Trách nhiệm

- Lãnh đạo nhóm, chịu trách nhiệm chính về định hướng dự án

- Chịu trách nhiệm về các quyết định kỹ thuật Trưởng nhóm - Phan công nhiệm vụ cho các thành viên, giám sát, theo dõi

Anh Minh| Chuyên gia | tiền độ công việc

về kỹ thuật |_ Tạo môi trường làm việc hợp tác, giải quyết mâu thuẫn giữa

các thành viên

- Báo cáo kết quả dự án cho ban lãnh đạo công ty

- Phụ trách, phát triển chiến lược marketing và quảng bá dự án |đên khách hàng tiêm năng, xây dựng thương hiệu cho dự án Chi L Chuyén gia hiên cú ¬ hân tích nhu cầu khách hà

1 Lan Marketing |" Nghiên cứu thị trường, phân tích nhu cau khách hàng

- Hồ trợ anh Minh trong việc ra quyết định liên quan đên khách

hàng

- _„+„ | Phụ trách phát triển phần mềm cho dự án, đảm bảo phần mềm

A triên phần À at Tờ 1à a, ks rata k À À

Hoàng mềm - Đề xuất giải pháp kỹ thuật, tôi ưu hóa hiệu suât phân mêm

- Hợp tác với anh Dũng để thiết kế giao diện người dùng -—.„ |" Phụ trách quản lý tài chính cho dự án, lập báo cáo tài chính

1 Hạ tài chính |7 Phân tích hiệu quả kinh tê của dự án

- Đề xuất các giải pháp tài chính tôi ưu

- Phụ trách thiết kế giao điện người dùng cho dự án

h Dũng Thiết kế đồ |- Hợp tác với anh Hoàng và các thành viên khác đề phát trị

họa phân mêm

- Đề xuất ý tưởng thiết kế sáng tạo

- Phụ trách quản lý khách hàng, chăm sóc khách hàng, giải dap thắc mắc của khách hàng

Chị Mai | „ U lý - Í_ Phân tích phản hồi của khách hàng, để xuất cải tiền sản phẩm khách hàng - Hỗ trợ anh Minh trong việc ra quyết định liên quan đến khách P 8» piam

* Dé xuat cach trién khai cong viée dé mai thanh vién cam thay vai tro cua minh

quan trọng và được công nhận:

- Tô chức họp nhóm định kỳ để chia sẻ mục tiêu chung của dự án với tất cả các thành viên trong nhóm, thảo luận về tiến độ công việc, giải quyết mâu thuẫn và đề xuất giải

pháp thực hiện dự án một cách hiệu quả

- Khuyến khích các thành viên chia sẻ quan điểm, ý kiến và đề xuất của bản thân về các vấn đề của dự án

- Phân công nhiệm vụ cụ thẻ cho từng thành viên dựa trên năng lực và Sở trường của họ

- Cho phép các thành viên trong nhóm tự quyét định cách thức hoàn thành công việc của

họ Đồng thời, cung cáp cho các thành viên trong nhóm nguồn lực và hỗ trợ cần thiết để

hoàn thành công việc của họ

- Tạo kênh giao tiếp thông suốt giữa các thành viên đề họ có thể trao đổi thông tin, hỗ trợ lẫn nhau trong công việc và phối hợp công việc hiệu quả Đề xuất cách thức phối

hợp hiệu quả giữa các thành vien trong nhóm

- Khen thưởng và động viên các thành viên khi họ hoàn thành tốt nhiệm vụ

- Tạo cơ hội cho các thành viên phát triển bản thân và nâng cao kỹ năng, kiến thức như

tô chức các buỏi đảo tạo, các buỏi hội thảo, Cung cáp chp các thành viên trong nhóm phản hồi thường xuyên vẻ hiệu suất công việc của họ

-_ Tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt và phù hợp với nhu cầu của các thành viên

trong nhóm

Băng cách áp dụng những ‹ cách này, trưởng nhóm có thẻ tạo ra một môi trường làm việc

tích cực và hiệu quả, nơi mỗi thành viên trong nhóm đều cảm thấy được tôn trọng, đánh giá cao và có động lực đề làm việc tốt nhát

Câu 2:

Giải quyết xung đột giữa anh Hoàng (Nhà phát triển phần mềm) và anh Dũng (Thiết kế đồ họa) về thiết kế giao diện người dùng:

1 Xác định nguyên nhân của xung đột:

- Tổ chức một cuộc họp riêng với anh Hoàng vả anh Dũng đề thảo luận vẻ xung đột của

họ Có gắng tìm hiểu quan điểm của họ về vấn đề thiết kế giao diện người dùng và xác

định những điểm khác biệt chính

- Lắng nghe cân thận cả hai bên và tránh đưa ra phán xét Hãy tạo môi trường an toàn

và thoải mái đề họ có thẻ chia sẻ ý kiến của mình một cách cởi mở và trung thực

- Xác định xem có bát kỳ hiêu làm nào giữa hai người hay không Nếu có, hãy giải thích

rõ ràng các yêu cầu và kỳ vọng của dự án cho cả hai bên.

2 Khuyến khích giao tiếp và hợp tác:

- Nhân mạnh tàm quan trọng của việc giao tiếp và hợp tác hiệu quả giữa bộ phận phat

triển phan mém va bộ phận thiết ké Giải thích răng cả hai bên đều đóng vai trò quan

trọng trong việc tạo ra một sản phâm thành công

- Khuyến khích anh Hoàng và anh Dũng trình bày quan điểm của mình về thiết kế giao diện người tiêu dùng, từ đó thấy được ưu và nhược điềm của từng ý tưởng Trong cuộc

họp này, anh Minh nên đóng vai trò trung gian để đảm bảo răng cả hai thành viên trong nhóm đều có cơ hội bày tỏ quan điểm của mình

- Cân nhắc tô chức các buôi họp nhóm thường xuyên đề cả hai bên có thê cập nhật tiền

độ và giải quyết bát kỳ vấn đề nào phát sinh

3 Tìm kiếm giải pháp chung:

- Giúp anh Hoàng và anh Dũng xác định các điểm chung trong quan điểm của họ về

thiết kế giao diện người dùng, đồng thời nhắn mạnh vào mục tiêu chung cua dự án và

lợi ích chung của cả nhóm

- Khuyến khích hai bên thảo luận mang tính xây dựng, lắng nghe nhau và tập trung vào việc tìm kiếm giải pháp chung thay vì chỉ trích hay đồ lỗi cho nhau

- Nếu cần thiết, hãy đóng vai trò trung gian để giúp họ đạt được thỏa thuận

4 Áp dụng phương pháp giải quyết vấn đề:

- Sử dụng các phương pháp giải quyết vấn đề đề giúp anh Hoàng và anh Dũng xác định các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức liên quan đến thiết ké giao diện người

dùng

- Dé xuất một số giải pháp trung lập phù hợp với cả hai bên dé cả hai bên đều có thê

chấp nhận thỏa hiệp Giải pháp cần đảm bảo tính hợp lý, khách quan và đáp ứng được

yêu câu của dự án, ví dụ như:

e Kết hợp ý tưởng thiết kế của cả hai bên

e_ Cho phép người dùng tự tùy chỉnh giao diện người dùng

e_ Tiến hành khảo sát khách hàng đề đánh giá ý kiến về giao diện người dùng

- Nếu hai bên không thê tự giải quyết mâu thuẫn, trưởng nhóm càn can thiệp và đưa ra

quyết định cuối cùng băng cách chuân bị các phương án dự phòng Phương án dự phòng

cần đảm bảo tính khả thi và không ảnh hưởng đến tiến độ dự án, ví dụ như:

e_ Thống nhất một số tiêu chí đánh giá thiết kế giao diện người dùng và dựa vào các tiêu chí này dé lựa chọn ý tưởng phù hợp nhát

e_ Tìm kiếm ý kiến của các thành viên khác trong nhóm về thiết kế giao diện người

dùng Việc này sẽ giúp anh Hoàng và anh Dũng có được một góc nhìn khách quan về

thiết kế của họ

e_ Sử dụng phương pháp bỏ phiếu nếu không thẻ thống nhất được ý kiến chung

6

5 Ngăn ngừa xung đột trong tương lai:

- Thiết lập các quy trình và hướng dẫn rõ ràng về giao tiếp và hợp tác giữa bộ phận phát

trién phan mém va bé phận thiết ké

- Khuyén khích giao tiếp cởi mở và minh bạch giữa các thành viên trong nhóm

- Cung cấp đào tạo về giải quyết xung đột và kỹ năng giao tiếp cho tất cả các thành viên

trong nhóm

Băng cách áp dụng các biện pháp này, công ty có thẻ giúp anh Hoàng và anh Dũng giải quyết xung đột của họ một cách hiệu quả, đồng thời ngăn ngừa xung đột tương tự Xây

ra trong tương lai

Ngoài ra, công ty cũng cần lưu ý một số điểm sau:

‹ _ Tôn trọng ý kiến của cả hai bên Tránh thiên vị về bát kỳ bên nào và đảm bao rằng cả hai bên đều cảm tháy được lăng nghe và tôn trọng

« - Tập trung vào giải pháp: Thay vì tập trung vào việc ai đúng ai sai, hãy tập trung

vào việc †ìm ra giải pháp phù hợp cho dự án

‹« - Duy trì tính chuyên nghiệp: Đảm bảo răng tất cả các thành viên trong nhóm cư

xử một cách chuyên nghiệp và tôn trọng lẫn nhau

Câu 3:

* Đề xuất biện pháp để tăng cường động lực làm việc cho chị Hạnh và anh Dũng Đối với ch; Hạnh:

- Giao cho chị Hạnh những nhiệm vụ quan trọng hơn: Thay vì chỉ tập trung vào các

công việc mang tính chát hành chính, hãy giao cho chị Hạnh những nhiệm vụ có tam ảnh hưởng lớn hơn đến kết quả dự án Điều này sẽ giúp chị Hạnh cảm thay được tin

tưởng và đánh giá cao, từ đó nâng cao tinh thân trách nhiệm và động lực làm việc

- Công nhận và khen thưởng những đóng góp của chị Hạnh: Khi chị Hạnh hoàn

thành tốt nhiệm vụ, hãy dành lời khen ngợi và ghi nhận sự đóng góp của chị ấy Biểu dương kịp thời sẽ giúp chị Hạnh cảm thấy được khích lệ và có thêm động lực đề tiếp tục

có găng

- Tạo cơ hội cho chị Hạnh học hỏi và phát triển kỹ năng chuyên môn: Hỗ trợ chị

Hạnh tham gia các khóa đào tạo, hội thảo hoặc cung cáp tài liệu học tập đề giúp chị ấy nâng cao kiến thức và kỹ năng chuyên môn Điều này sẽ giúp chị Hạnh cảm thầy được quan tâm và có cơ hội phát triển bản thân, từ đó tăng cường sự gắn bó với công ty

- Giao tiếp cởi mở và thường xuyên: Giao tiếp thường xuyên với chị Hạnh về công việc, mục tiêu và kỳ vọng của công ty Lăng nghe ý kiến của chị Hạnh và giải quyết

7

những lo lắng của chị ấy một cách thấu đáo Cung cấp cho chi Hạnh phản hồi thường xuyên vẻ hiệu suất công việc của chị ấy đề chị ấy có thê cải thiện và phát triên bản thân

Đổi Với anh Dũng:

- Áp dụng ý tướng thiết kế của anh Dũng vào sản phẩm: Lắng nghe ý kiến đóng góp

của anh Dũng và sử dụng những ý tưởng thiết ké sáng tạo của anh ay trong sản phẩm

Điều này sẽ giúp anh Dũng cảm thấy được tôn trọng và có niềm tự hào khi những ý

tưởng của mình được áp dụng vào thực té

- Giao cho anh Dũng những nhiệm vụ sáng tạo: Thay vì chỉ giao cho anh Dũng những

công việc mang tính chát kỹ thuật, hãy giao cho anh ấy những nhiệm vụ đòi hỏi sự sáng

tạo và tư duy độc đáo Điều này sẽ giúp anh Dũng phát huy tối đa tiềm năng của mình

và cảm tháy hứng thú hơn với công việc

- Tôn trọng ý kiến và sáng tạo của anh Dũng: Lắng nghe cân thận ý kiến của anh

Dũng về thiết kế giao diện người dùng và cân nhắc kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định Tạo cơ hội cho anh Dũng thê hiện khả năng sáng tạo của mình trong công việc Tránh

áp đặt ý kiến của mình lên anh Dũng và tôn trọng sự khác biệt trong quan điểm thiết ké

- Cung cấp cho anh Dũng công cụ và nguồn lực cần thiết: Cung cấp cho anh Dũng

cac phan mềm, công cụ thiết ké và tài nguyên cần thiết để anh áy có thê hoàn thành tốt công việc của mình Đảm bảo răng anh Dũng có đủ thời gian và nguòn lực đề hoàn thành

các dự án được giao

- Khuyến khích anh Dũng tham gia vào các hoạt động team building: Tạo cơ hội cho anh Dũng tham gia các hoạt động giao lưu, team building để anh áy có thê giao tiếp,

hợp tác và tăng cường gắn kết với các thành viên khác trong nhóm Điều này sẽ giúp

anh Dũng cảm tháy hòa nhập và có thêm động lực đề công hiền cho tập thé

Ngoài ra, công ty cũng cần lưu ý một số điểm sau:

‹ _ Tìm hiêu nguyên nhân khiến chị Hạnh và anh Dũng giảm động lực làm việc Có thế họ đang gặp khó khăn trong công việc, gặp vấn đề về sức khỏe hoặc có những

lo lắng cá nhân Khi hiểu được nguyên nhân, công ty có thẻ đưa ra những biện

pháp hồ trợ phù hợp

‹ Tôn trọng sự khác biệt của chị Hạnh và anh Dũng Mỗi người đều có những động

lực và nhu cầu khác nhau Do đó, công ty cần linh hoạt và điều chỉnh các biện pháp tăng cường động lực làm việc cho phù hợp với từng cá nhân

« - Theo dõi và đánh giá hiệu quả của các biện pháp tăng cường động lực làm việc

Việc này sẽ giúp công ty xác định những biện pháp hiệu quả và điều chỉnh những

biện pháp chưa hiệu quả

* Các chiến lược để duy trì động lực làm việc cho tất cả các thành viên trong nhóm:

1 Xây dựng văn hóa công ty tích cực:

- Thiét lap tam nhin va sứ mệnh chung: Giúp mọi người hiêu được mục tiêu chung của nhóm và vai trò của họ trong việc đạt được mục tiêu của dự án

- Tạo môi trường làm việc cởi mở và minh bạch: Khuyến khích giao tiếp cởi mở, chia

sẻ thông tin và ý kiến giữa các cấp quản lý và nhân viên một cách minh bạch Tạo điều kiện để mọi người tham gia vào việc ra quyết định, góp phần xây dựng môi trường làm việc gắn kết và tin tưởng lẫn nhau

- Tôn trong va dé cao sy da dạng: Tôn trọng sự khác biệt về văn hóa, quan điểm và ý

kiên của môi cá nhân Tạo điều kiện đề mọi người phát huy tôi đa tiêm năng của mình,

bat kê xuât thân, giới tính, hay tín ngưỡng

- Khuyến khích tinh thần làm việc nhóm: Tạo cơ hội cho các thành viên trong nhóm hợp

tác, hô trợ lần nhau và cùng nhau đạt được mục tiêu chung Khuyên khích chia sẻ kiên thức, kinh nghiệm và hỗ trợ lần nhau trong công việc

- Công nhận và khen thưởng thành tích: Khen ngợi và ghi nhận những đóng góp của các thành viên khi họ hoàn thành tốt nhiệm vụ một cách xứng đáng Biểu dương kịp thời bằng các hình thức phù hợp như khen thưởng vật chất, tinh than, tạo cơ hội thăng tiến

đề khích lệ tinh thần và động lực làm việc của nhân viên

- Tạo cơ hội phát triển: Luôn tạo điều kiện, cung cấp cho nhân viên cơ hội học tập, tìm hiểu những kỹ năng, kinh nghiệm mới, đồng thời phát triển trình độ, sự nghiệp, công việc của họ

- Duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc song: Khuyến khích nhân viên dành thời gian cho gia đình và sở thích cá nhân, tạo điều kiện cho các hoạt động cân bằng giữa công việc và cuộc sông như các hoạt động thể thao, giải trí, team building Tránh làm việc quá giờ hay tăng ca ngoài giờ và khuyến khích nhân viên duy trì thói quen làm việc hợp lý, sắp xếp công việc khoa học, hiệu quả đề tránh trường hợp làm việc qua tải, không hoàn thành được hết

2 Trao quyền và tin tưởng nhân viên:

- Giao phó trách nhiệm và quyền tự chủ: Cho phép nhân viên tự do thực hiện công việc một cách độc lập, sáng tạo, đồng thời tạo điều kiện đề họ tự đưa ra quyết định phù hợp theo cách riêng của họ

- Tin tưởng vào năng lực của nhân viên: Trao quyền cho nhân viên tự giải quyết vấn đề, đưa ra giải pháp và chịu trách nhiệm cho công việc đã được giao phó

- Cung cấp phản hồi thường xuyên, mang tính xây dựng: Giúp nhân viên học hỏi và phát triên bản thân băng cách cung câp cho họ phản hồi thường xuyên về hiệu suât công việc của họ

3 Tạo cơ hội cho sự hợp tác:

- Khuyén khích làm việc nhóm: Khuyến khích nhân viên làm việc cùng nhau, phối hợp

Và hồ trợ lần nhau dé đạt được mục tiêu chung của cả nhóm