Mục tiêu: Nâng cao chất lượng xét nghiệm, giảm tỷ lệ bệnh nhân chờ lấy mẫu trên 20 phút từ 50% xuống 10% vào giờ cao điểm (8h-9h). Phương pháp: Nghiên cứu chuỗi thời gian trước-sau từ 4/2021 đến 9/2021 trên 200 bệnh nhân mỗi tháng tại khoa Huyết học – Hóa sinh, Bệnh viện Bãi Cháy. Nguyên nhân: Thiếu nhân lực, lỗi phần mềm, sự cố thiết bị, tổ chức chưa hợp lý, bệnh nhân chưa hiểu rõ quy trình. Giải pháp: Bổ sung nhân lực tại vị trí then chốt. Cải tiến quy trình: hướng dẫn bệnh nhân, thực hiện 5S, bố trí KTV đi làm sớm. Sửa lỗi phần mềm, bảo dưỡng thiết bị định kỳ. Kết quả: Thời gian chờ trung bình giảm từ 18,85 phút xuống 12,45 phút. Tỷ lệ bệnh nhân chờ trên 20 phút giảm từ 50% xuống 9%. Kiến nghị: Giám sát duy trì kết quả, tích hợp phần mềm HIS-LIS, khảo sát sự hài lòng bệnh nhân để tiếp tục cải tiến. Đề án đã mang lại hiệu quả rõ rệt, góp phần nâng cao chất lượng xét nghiệm và giảm phiền hà cho người bệnh.
NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
Phương pháp nghiên cứu
Khi lựa chọn tiêu chuẩn cho việc chỉ định xét nghiệm sinh hóa và huyết học, bệnh nhân tại phòng khám sẽ được thực hiện xét nghiệm tại khoa Huyết học - Hóa sinh, khu nhà A, Bệnh viện Bãi Cháy Thông tin sẽ được thống kê qua mạng HIS và xác nhận thông qua khảo sát trực tiếp bằng bảng kiểm.
- Tiêu chuẩn loại trừ: Tất cả phiếu chỉ định xét nghiệm của các bệnh nhân thuộc diện ưu tiên: Cấp cứu, thai sản, trên 80 tuổi, dưới 6 tuổi
3.1.2 Thời gian và địa điểm nghiên cứu
- Thời gian nghiên cứu từ tháng 04/2021- 09/2021
- Địa điểm nghiên cứu: Khoa huyết học- hóa sinh, Bệnh viện Bãi Cháy
- Nghiên cứu chuỗi thời gian trước- sau
- Tổng số phiếu chỉ định xét nghiệm sinh hóa –huyết học BN phòng khám tại khu nhà A vào giờ cao điểm từ tháng 4/2021 đến tháng 9/2021
- Thu thập vào thứ 2 hàng tuần từ 8h-9h, 50 phiếu chỉ định xét nghiệm bất kỳ
Do đó tổng số phiếu thu thập cho 1 tháng khảo sát
3.1.5 Phương pháp thu nhập số liệu
- Chúng tôi tiến hành đánh giá, thu nhập số liệu hàng tháng Tổng số phiếu XN thu thập cần thực hiện mỗi tháng là 200 phiếu XN
- Người đánh giá thực hiện thu thập phiếu XN ngẫu nhiên vào 8h-9h thứ 2 hàng
14 tuần cho đến khi đủ cỡ mẫu
3.1.6 Kỹ thuật và công cụ thu thập số liệu
- Số liệu được thu thập từ phầm mềm quản lý bệnh viện, phần mềm HIS tại khoa và dựa vào bảng kiểm
- Số liệu được xử lý trên phần mềm EXCEL
3.1.7 Chỉ số và phương pháp tính
Tỷ lệ bệnh nhân chờ lấy mẫu xét nghiệm trên 20 phút
Phạm vi áp dụng Khoa HH-HS
Lý do lựa chọn BN chờ lấy mẫu xét nghiệm dưới 20 phút
Tử số Số BN chờ lấy mẫu xét nghiệm dưới 20 phút
Mẫu số Tổng số BN được khảo sát
Nguồn số liệu Dựa trên khảo sát
Thu thập và tổng hợp số liệu
Dựa vào thông tin thời gian ghi trên phiếu xét nghiệm của bệnh nhân, được tổng hợp từ phần mềm quản lý bệnh viện HIS tại khoa, cùng với bảng kiểm, chúng tôi đã tiến hành phân tích và đánh giá kết quả.
Giá trị của số liệu Độ chính xác và độ tin cậy cao
Tần suất báo cáo Hàng tháng
Đối tượng nghiên cứu của chúng tôi là bệnh nhân tại phòng khám xét nghiệm ở khoa Huyết học - Hóa sinh, tầng 2, nhà A, với lịch xét nghiệm diễn ra vào thứ Hai hàng tuần từ 8h đến 9h.
Phân tích nguyên nhân
- Chúng tôi tiến hành thảo luận , phân tích nguyên nhân theo sơ đồ khung xương cá như sau:
XN trên 20p vào giờ cao điểm
Nhân lực thiếu ông n đư n
Sự cố trang thiết bị
Phần mềm tin học lỗi
Phân bố công việc ưa p lý
Lựa chọn giải pháp
Dựa trên các nguyên nhân gốc rễ, chúng tôi đã đề xuất những giải pháp và phương pháp thực hiện cụ thể Bằng cách áp dụng phương pháp chấm điểm hiệu quả và khả thi, chúng tôi đã lựa chọn được các giải pháp cải tiến tối ưu.
Giải pháp Phương pháp thực hiện Hiệu quả
Bổ sung thêm nhân lực
Tăng thêm một KTV quyét barcode và một KTV lấy stt khu vực xét nghiệm vào giờ cao điểm(8h-9h)
Đề xuất bổ sung nhân lực cho khoa từ các vị trí khác vào giờ cao điểm nhằm nâng cao hiệu quả công việc Phòng TCCB cần xem xét và thực hiện các đề xuất này Đồng thời, cần tăng cường đội ngũ điều dưỡng để đáp ứng nhu cầu chăm sóc bệnh nhân tốt hơn.
Phần mềm tin học lỗi, máy tính hỏng, máy in barcode hỏng…
Kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ
Nâng cấp tốc độ mạng LAN
Đề xuất từ phòng CNTT bao gồm việc bổ sung máy tính và máy in barcode, đồng thời thực hiện kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ Ngoài ra, cần nâng cấp độ mạng LAN để đảm bảo hiệu suất làm việc.
Thiếu bàn Bổ sung thêm Đề xuất phòng hành 5 1 5 Không
17 lấy máu xét nghiệm bàn lấy một bàn lấy mẫu chính mua bổ sung chọn
Bệnh nhân chưa nắm được quy trình xét nghiệm máu
Hướng dẫn bệnh nhân quy trình các bước lấy mẫu xét nghiệm
KTV lấy stt hướng dẫn bệnh nhân các bước lấy mẫu xét nghiệm
Sử dụng các chỉ dẫn bằng hình ảnh
Nhân lực Thiếu nhân lực Đề xuất phòng TCCB Điều dưỡng bổ sung thêm
Bố trí người đi làm sớm
Phân công 4 KTV đi làm sớm
5 5 25 Chọn Đảm bảo 5S khu vực lấy mẫu
Thực hiện 5S khu vực lấy mãu
Kế hoạch can thiệp
3.4.1 Kế hoạch hoạt động chi tiết
Phương pháp Các hoạt động
Thời gian thực hiện Địa điểm
Bổ sung thêm một KTV quyét barcode và một KTV lấy stt khu vực xét nghiệm vào giờ cao điểm(8h-9h)
Hai KTV này được điều động từ bộ phận chạy máy trong phòng lab
Trong cuộc họp khoa, đã thống nhất bổ sung thêm một kỹ thuật viên (KTV) để quản lý quy trình quét mã vạch và một KTV phụ trách việc lấy số thứ tự từ khu vực xét nghiệm trong khoảng thời gian cao điểm từ 8h đến 9h hàng ngày.
KTV lấy stt hướng dẫn bệnh nhân các bước lấy mẫu xét nghiệm
Họp khoa, bố trí thống nhất KTV lấy stt thực hiện hướng dẫn bệnh nhân các bước lấy mẫu xét nghiệm
Sử dụng các chỉ dẫn bằng hình ảnh
Xây dựng các bước lấy mẫu xét nghiệm
In các bước lấy mẫu xét nghiệm ra khổ A3 dán khu vực dễ nhìn thấy
Họp khoa bố trí thống nhất phân người đi làm sớm: 03 KTV lấy máu, 01 KTV quyet barcode
Thực hiện 5S khu vực lấy mẫu
Chuẩn bị dụng cụ, vật tư tiêu hao từ chiều hôm trước
Sắp xếp ngăn nắp vị trí máy in, máy tính, ống nghiệm hợp lý
Khử khuẩn khu vực lấy xét nghiệm
Kế hoạch thực hiện theo thời gian
STT CV cần thực hiện Người thực hiện
Trong cuộc họp khoa, đã thống nhất bổ sung thêm một KTV để quét mã vạch và một KTV phụ trách lấy số thứ tự từ khu vực xét nghiệm, hoạt động này sẽ diễn ra trong khoảng thời gian cao điểm từ 8h đến 9h hàng ngày.
2 Họp khoa, bố trí thống nhất KTV lấy stt thực hiện hướng dẫn bệnh các bước lấy mẫu xét nghiệm
3 Xây dựng các bước lấy mẫu xét nghiệm KTV Đức
4 In các bước lấy mẫu xét nghiệm ra khổ
A3 dán khu vực dễ thấy
5 Họp khoa bố trí thống nhất phân người đi làm sớm: 03 người lấy máu,01 người quyet barcode
6 Chuẩn bị dụng cụ, vật tư tiêu hao từ chiều hôm trước
7 Sắp xếp ngăn nắp vị trí máy in, máy tính, ống nghiệm hợp lý
8 Khử khuẩn khu vực lấy xét nghiệm KTV lấy mẫu XN
Kế hoạch theo dõi và đánh gia
- Trong can thiệp: đánh giá hàng tháng bắt đầu từ tháng 04/2021
3.6.2 Phương pháp đánh giá: đánh giá dựa vào phần mềm CNTT bệnh viện, phần mềm HIS của khoa, bảng kiểm
KẾT QUẢ
Thời gian chờ lấy mẫu XN trung bình của một bệnh nhân vào giờ cao điểm
Tổng thời gian chờ của 200
Trung bình thời gian chờ của một
BN (phút) Trước can thiệp Tháng 3/2021 200 3770 18,85
Trước can thiệp, thời gian chờ lấy mẫu xét nghiệm của bệnh nhân trung bình là 18,85 phút vào tháng 3 Sau can thiệp, thời gian này đã giảm xuống còn 12,45 phút vào tháng 9, tức là giảm 6,4 phút.
4.3 Bệnh nhân chờ lấy mẫu xét nghiệm trên 20 phút vào giờ cao điểm trước và sau can thiệp
Bảng 4.3.1 Tỷ lệ bệnh nhân phòng khám chờ lấy mẫu xét nghiệm vào giờ cao điểm trước và sau can thiệp
Thời gian BN chờ lấy mẫu ≤ 20 phút
Biểu đồ 4.3.2 So sánh bệnh nhân phòng khám chờ lấy mẫu XN trên 20 phút vào giờ cao điểm (8h-9h) trước và sau cải tiến:
60 trước cải tiến tháng 4 tháng 5 tháng 6 tháng 7 tháng 8 tháng 9
Trước khi thực hiện cải tiến, tỷ lệ bệnh nhân chờ lấy mẫu bệnh phẩm vượt quá 20 phút trong giờ cao điểm lên tới 50% Tuy nhiên, sau khi áp dụng các biện pháp cải tiến, tỷ lệ này đã giảm dần, và đến tháng cuối của đề án, kết quả đạt được chỉ còn 9,0%.
BÀN LUẬN
Việc áp dụng các biện pháp cải tiến nhằm giảm thời gian chờ đợi lấy mẫu xét nghiệm cho bệnh nhân tại phòng khám vào giờ cao điểm đã mang lại hiệu quả rõ rệt.
Thời gian chờ lấy mẫu xét nghiệm cho bệnh nhân tại phòng khám vào giờ cao điểm đã giảm đáng kể, với tỷ lệ bệnh nhân phải chờ hơn 20 phút giảm 41%, từ 50% xuống chỉ còn 9%.
Tuy nhiên trong quá trình thực hiện chúng tôi có gặp một số thuận lợi và khó khăn như sau:
- Nhân viên trong khoa đoàn kết, đồng lòng thực hiện theo kế hoạch nhằm đạt mục tiêu đề ra
- Lãnh đạo khoa phòng tạo mọi điều kiện cho nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ
- Phối hợp với phòng CNTT để giảm lỗi hệ thống liên quan đến CNTT
- Thiết bị mua mới không thể được triển khai tức thì
Nhân lực đôi khi không được bổ sung kịp thời vì khoa phải thực hiện nhiều công việc khác nhau, bao gồm việc đứng bốt, phân luồng sàng lọc, hỗ trợ cho vi sinh và lấy máu tình nguyện.
- Tăng thêm bàn lấy mẫu xét nghiệm
- Trang bị thêm 1 máy in barcode
- Tiếp tục đề xuất phòng CNTT xem xét tích hợp phần mềm LIS và HIS trên cùng một máy tính, giảm các thao tác thủ công ở bàn lấy barcode
- Thay cây lấy số thứ tự
KIẾN NGHỊ
- Tiếp tục giám sát, theo dõi việc thực hiện các biện pháp cải tiến để duy trì kết quả đạt được
Tiếp tục nghiên cứu các biện pháp cải tiến nhằm rút ngắn thời gian chờ lấy mẫu cho bệnh nhân tại phòng khám trong giờ cao điểm (8h-9h hàng ngày).
- Đưa kết quả đạt được cụ thể hóa vào mục tiêu chất lượng của khoa về thời gian chờ lấy mẫu xét nghiệm cho bệnh nhân ngoại trú
- Tiến hành khảo sát sự hài lòng của bệnh nhân ngoại trú để đánh giá khách quan hơn hiệu quả đạt được