- Báo cáo – Thống Kê:Quản lý cửa hàng sẽ tổng hợp các doanh thu, phiếu nhập, … để lập báo cáođinh kỳ hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm.Bộ phận bán hàng và cấp thuốc sẽ thống kê c
KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG V XÁC LẬP DỰ ÁN
Khảo sát hiện trạng
1.1.1 Giới thiệu về quán cà phê TambourineC
Quán cà phê TambourineC là một địa điểm lý tưởng cho sinh viên gần trường đại học Điện Lực, nổi bật với không gian yên tĩnh và cách trang trí độc đáo mang phong cách 90s kết hợp hiện đại Dù nằm trong ngõ nhỏ, quán vẫn thu hút đông đảo khách hàng nhờ vào sự mới mẻ và tò mò mà nó mang lại Khách có thể thưởng thức cà phê thoải mái, tránh xa sự ồn ào của thành phố, và những nhóm đông người có thể đặt phòng riêng để có không gian riêng tư Sự đa dạng trong khách hàng là một điểm cộng lớn cho quán cà phê này.
Tổng số nhân viên: 6 người
Thời gian làm việc: - Sáng: 8h00 - 11h00
Doanh thu hàng tháng: 100.000.000VNĐ
Địa chỉ: số 7, ngõ 421/2 Hoàng Quốc Việt, Cổ Nhuế 1, Hà Nội
1.1.1.2 Cơ cấu, sơ đồ tổ chức
Quản lý nhân viên : hiểu được quá trình quản lý và tổ chức phân công công việc cho nhân việc.
Quản lý thu ngân sổ sách: hiểu được quá trình nhập xuất dữ liệu hóa đơn bán hàng, tổng kết thu chi.
Quản lý kho: quản lý các vấn đề về nhập hàng, kiểm tra số lượng và chất lượng hàng nhập và báo lại cho quản lý thu chi.
Nhân viên pha chế có nhiệm vụ xử lý các đơn hàng từ quản lý thu ngân, nghiên cứu và điều chỉnh menu quán, đồng thời thông báo cho quản lý kho khi nguyên liệu pha chế sắp hết.
1.1.1.3 Giới thiệu mặt hàng, dịch vụ
CÀ PHÊ TRÀ SINH TỐỐ
Cà phê đen 30k C m s đàoả ả 35 k Sinh tốố xoài 35k
Cà phê nâu 20k Trà m nạ 30 k Sinh tốố bơ 35k
B c x uạ ỉ 30k Chanh(Nóng/Đá) 20 k Sinh tốố chanh leo 35k
Nâu lắốc 20k Trà dâu 20 k Sinh tốố vi t quâốtệ 35k ĐỐỒ ĂN KÈM Sinh tốố chanh tuyêốt 35k
Bánh phố mai chanh dây 30 k Cacao trân châu 35k
1.1.1.4 Trang thiết bị của cửa hàng
- 01 máy tính, 01 máy in, 01 máy thu ngân, 2 máy pha chế.
Sau khi hỗ trợ khách hàng chọn chỗ ngồi, nhân viên phục vụ sẽ đưa menu cho khách Trong thời gian khách chọn món, nhân viên ghi lại số bàn và ngày vào giấy order Khi khách gọi món, nhân viên sẽ ghi thêm tên và số lượng món vào giấy Sau đó, nhân viên phục vụ chuyển thông tin cho bộ phận pha chế và nhân viên thu ngân Nhiệm vụ của nhân viên thu ngân là nhập thông tin từ giấy order vào hệ thống.
Khi khách hàng muốn chuyển sang bàn khác, nhân viên phục vụ sẽ ghi lại số bàn mà khách hàng yêu cầu và thông báo cho nhân viên thu ngân để thực hiện việc chuyển bàn trên hệ thống.
Khi khách hàng muốn thanh toán, nhân viên phục vụ sẽ đến quầy thu ngân để thông báo số bàn của khách Nhân viên thu ngân sẽ báo giá tiền và sau khi nhận được thanh toán, họ sẽ kiểm tra lại số tiền trên hóa đơn, trả lại tiền thừa cho khách và in hóa đơn thanh toán cho khách hàng.
Quán sẽ nhận hàng từ các đại lý khác nhau dựa trên đơn đặt hàng của bộ phận pha chế Sau khi hàng được nhập về, bộ phận pha chế sẽ kiểm tra chất lượng sản phẩm; nếu đạt yêu cầu, hàng hóa sẽ được chấp nhận Sau đó, bộ phận pha chế sẽ đối chiếu phiếu yêu cầu mua hàng với các mặt hàng đã nhận và ghi vào hóa đơn nhập hàng để chuyển cho bộ phận thu ngân.
Mỗi lần bộ phận pha chế lấy nguyên liệu từ kho, bộ phận kho sẽ xuất phiếu xuất kho ghi rõ số lượng và tên các mặt hàng, giúp quản lý hàng hóa hiệu quả Khi có nguyên liệu pha chế mới, bộ phận kho và bộ phận pha chế sẽ cùng nhau cập nhật thông tin sản phẩm và giá trên danh sách.
Quán có đội ngũ nhân viên bao gồm 1 quản lý, 1 nhân viên kho, 2 nhân viên pha chế và 2 nhân viên phục vụ Thông tin nhân viên được ghi chép cẩn thận trong sổ để tiện cho việc chấm công và tính lương Đối với nhân viên part-time, công lao động được tính theo ca làm việc, trong khi đó nhân viên full-time sẽ được tính theo số ngày làm việc.
Full time : 150.000/ca x ngày công + thưởng.
+ Ca sáng : 8h – 12h : 54.000 đồng/ ca x ngày công + thưởng.
+ Ca chiều : 14h – 18h 80.000 đồng/ ca x ngày công + thưởng.:
Ngoài tiền lương nhân viên còn được thưởng theo đánh giá năng lực của mình đối với cửa hàng.
1-2 Sao: Trung bình: Nhắc nhở
Nhân viên full time được quyền nghỉ phép 2 ngày mỗi tháng Để đảm bảo quy trình, cần thông báo cho quản lý ít nhất 1 ngày trước nếu nghỉ vào thứ 2 đến thứ 6, và thông báo trước 1 tuần nếu nghỉ vào cuối tuần.
Nhân viên part time có thể linh hoạt đổi ca làm việc với nhau Tuy nhiên, nếu có nhu cầu xin nghỉ việc, nhân viên cần thông báo cho quản lý ít nhất 2 tuần trước để quản lý có thời gian bổ sung nhân sự kịp thời.
Nhân viên sẽ bị trừ 1% lương cho mỗi lần đi muộn trong tháng và 10% lương cho mỗi lần nghỉ không xin phép Nếu vi phạm xảy ra nhiều lần, nhân viên có thể bị buộc thôi việc Lương được trả định kỳ vào ngày cuối cùng của tháng, tính theo công thức đã quy định.
Tổng lương : Ca (ngày) x số ngày công + thưởng – phạt
Quản lý cửa hàng cần tổng hợp doanh thu và phiếu nhập để lập báo cáo định kỳ hàng ngày, hàng tháng, hàng quý và hàng năm Bộ phận bán hàng và cấp thuốc sẽ thống kê các mặt hàng bán chạy và không bán chạy, từ đó giúp quản lý xây dựng phương hướng phát triển cho cửa hàng trong tháng tiếp theo.
1.1.3 Ưu nhược điểm của hệ thống hiện tại
- Quản lý bán hàng rất chặt chẽ từ việc phục vụ, thu chi tiền bạc, kho hàng, nhân viên, định lượng.
- Phần mềm điều hướng dễ sử dụng ,giao diện đẹp.
- Kinh phí đầu tư rẻ.
- Hệ thống còn sơ sài thủ công dễ thất thoát, nhầm lẫn.
- Tính toán chậm, không có tính đồng bộ chuyên môn cao.
- Phiếu đơn hàng không đẹp, trình bày khiến khách khó hiểu.
- Cần dựa vào thông tin của các bộ phận khác để xử lý công việc khiến tốc độ xử lý giảm.
- Mất nhiều thời gian để sửa chữa hay bảo trì hệ thống.
Xác lập dự án
1.2.1 Mục tiêu của dự án mới
Phần mềm này được phát triển để mang lại sự tiện lợi cho người dùng và giúp các chủ quán theo dõi tổng quan tình hình kinh doanh của quán một cách hiệu quả.
- Là giải pháp giúp việc quản lý trở nên đơn giản và thân thiện với mọi người.
1.2.2 Yêu cầu hệ thống mới
Thực hiện tốt các chứng năng chính hiện tại.
Tuân thủ đúng các quy tắc về bán hàng.
Theo dõi chi tiết hàng nhập, tồn kho.
Tốc độ xử lý thông tin nhanh, đảm bảo chính xác, kịp thời.
Tạo được các báo cáo hàng tháng, hàng quý…
Thống kê được lượng nguyên liệu sắp hết.
Có đầy đủ các chức năng của hệ thống quản lý.
Bảo mật tốt, chỉ làm việc với người có quyền sử dụng.
Hệ thống phải có chế độ sao lưu phục hồi dữ liệu, nhằm đảm bảo an toàn về mặt dữ liệu.
Đào tạo cao hơn về tin học cho nhân viên trong cửa hàng để dễ dàng sử dụng.
Có thêm chức năng đánh giá nhân viên và ghi nhận phản hồi của khách hàng.
1.2.3 Phạm vi thực hiện dự án
Phần mềm quản lý quán cà phê cần bao quát các nghiệp vụ bán hàng và quản lý, đảm bảo đầy đủ các chức năng chính Đồng thời, việc khai thác các tính năng mới sẽ giúp nâng cao tính tiện ích và hiệu quả trong quản lý quán cà phê.
Các chức năng chính của hệ thống:
Quản lý hàng(sản phẩm)
Xây dựng hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu hệ quản trị SQL server (SQL server 2019).
Trình biên dịch : Visual Studio 2019.
Chi phí 1 hệ thống máy tính: 15.000.000 đồng
Chi phí dự trù bảo trì và nâng cấp: 5.000.000 đồng
Chi phí đào tạo tin học cho nhân viên: 5.000.000 đồng
Chi phí đường truyền mạng: 500.000 đồng / tháng
Chi phí cho người viết phần mềm: 4.000.000 đồng
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
Biểu đồ phân cấp chức năng
Hình 2.1.Biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống quán cà phê TambourineC
Mô tả chi ti~t các chức năng lá:
Mỗi nhân viên tại cửa hàng cần cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân như họ tên, ngày sinh và địa chỉ để phục vụ cho việc quản lý hồ sơ nhân viên Hệ thống cũng cho phép thêm, sửa hoặc xóa thông tin khi có nhân viên mới gia nhập hoặc khi có nhân viên xin nghỉ việc.
Cuối mỗi ca làm việc, quản lý sẽ gửi yêu cầu chấm công cho nhân viên dựa trên sự có mặt của họ tại cửa hàng Vào cuối tháng, quản lý sẽ sử dụng báo cáo chấm công để tính toán và trả lương cho nhân viên.
1.3 Trả lương: Lương của nhân viên dựa trên công của nhân viên làm tại cửa hàng và đánh giá năng lực của nhân viên thông qua bảng sau:
Full time : 150.000 x ngày công + thưởng
Ca sáng : 8h – 11h : 54.000 đồng / ca x ngày công + thưởng
Ca chiều : 13h – 17h : 80.000 đồng / ca x ngày công + thưởng
Cuối tháng quản lý sẽ xuất báo cáo và trả công cho từng nhân viên
Đánh giá nhân viên dựa trên năng lực, thái độ và phản hồi từ khách hàng sẽ giúp quản lý phân loại nhân viên một cách chính xác.
1-2 sao : Trung bình Ứng với mỗi sao nhân viên sẽ nhận được mức thưởng cộng vào lương
2.1 Xử lý yêu cầu đồ uống:
Khi khách hàng yêu cầu gọi đồ uống và đồ ăn, chương trình sẽ hiển thị giao diện chọn bàn trước, sau đó xuất Menu để khách hàng lựa chọn Sau khi khách hàng hoàn tất việc chọn, hệ thống sẽ gửi hai phiếu yêu cầu đồ uống: một phiếu đến bộ phận pha chế để chuẩn bị đồ uống, và một phiếu chuyển sang chức năng thanh toán để lập hóa đơn.
Khi bộ phận pha chế hoàn thành việc chuẩn bị đồ uống và phục vụ tận bàn cho khách, họ sẽ gửi yêu cầu cập nhật trạng thái bàn thành "đã phục vụ" cho chương trình.
Khi khách hàng yêu cầu thanh toán, bộ phận bán hàng sẽ gửi yêu cầu đến chương trình Chương trình sẽ tổng hợp các phiếu yêu cầu đồ uống để lập và in hóa đơn cho khách kiểm tra Đồng thời, hệ thống cũng cập nhật trạng thái bàn thành trống để xử lý yêu cầu đồ uống.
Hóa đơn của khách được in ra cho khách đồng thời sẽ được lưu tạm thời vào database hóa đơn để phục vụ cho báo cáo.
Khi khách hàng thực hiện thanh toán, nhân viên sẽ giới thiệu chức năng khảo sát nhằm thu thập ý kiến về thái độ phục vụ và chất lượng đồ uống Dựa trên những phản hồi này, cửa hàng sẽ phát hành phiếu đánh giá để làm cơ sở đánh giá hiệu suất của nhân viên và cải tiến dịch vụ trong tương lai.
3.1.Quản lý nhà cung cấp:
Chức năng quản lý nhà cung cấp giúp quản lý thông tin của các nhà cung cấp nguyên liệu cho cửa hàng, đảm bảo việc theo dõi và cập nhật dữ liệu một cách hiệu quả.
Khi hệ thống gửi yêu cầu lấy thông tin tới nhà cung cấp, họ sẽ phản hồi bằng cách cung cấp thông tin chính xác theo yêu cầu của chức năng.
Mỗi nhà cung cấp đều có thông tin được lưu trữ trong kho dữ liệu nhà cung cấp Kho thông tin này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguồn gốc và chất lượng của nguyên liệu.
Chức năng nhập nguyên liệu cho phép bổ sung nguyên liệu pha chế và đồ ăn kèm dựa trên lượng nguyên liệu còn lại trong kho, đảm bảo quy trình sản xuất luôn được duy trì hiệu quả.
Chức năng này kiểm tra thông tin nguyên liệu trong kho mỗi khi có yêu cầu xuất hàng Nếu lượng nguyên liệu còn lại không đủ cho một ngày bán hàng, hệ thống sẽ tự động gửi yêu cầu nhập hàng đến nhà cung cấp.
Sau khi hoàn tất quá trình thanh toán, nhà cung cấp nguyên liệu sẽ gửi hóa đơn cho các đơn hàng đã yêu cầu Hệ thống sẽ lưu trữ những hóa đơn này vào kho dữ liệu "Phiếu nhập", với mỗi phiếu nhập tương ứng với một hóa đơn nhập.
Đồng thời hệ thống cũng cập nhật lại lượng nguyên liệu có trong kho sau khi nhập.
Chức năng xuất nguyên liệu thực hiện việc xuất một lượng nguyên liệu được yêu cầu cho phía bộ phận pha chế.
Mỗi khi bộ phận pha chế yêu cầu xuất nguyên liệu, hệ thống sẽ kiểm tra thông tin để đảm bảo rằng kho có đủ nguyên liệu đáp ứng nhu cầu của bộ phận pha chế.
Khi yêu cầu đủ điều kiện, nguyên liệu sẽ được xuất kho Hệ thống sẽ gửi một phiếu xuất tới bộ phận pha chế để xác nhận việc xuất kho và lưu một bản vào kho "Phiếu xuất" nhằm quản lý sau này.
Chức năng thống kê nguyên liệu nhằm sinh ra một bảng thống kê định kỳ một thời gian như, thống kê theo ngày, theo tuần, theo tháng, v v
Biểu đồ luồng dữ liệu(data flow diagram)
2.2.1 Biểu đồ ngữ cảnh.lv0
Hình 2.2 Biểu đồ ngữ cảnh
2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.lv1
Hình 2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
2.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
2.2.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu cho chức năng quản lý nhân viên.lv2
Hình 2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu cho chức năng quản lý nhân viên
2.2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu cho chức năng quản lý bán hàng.
Hình 2.5 Biểu đồ luồng dữ liệu cho chức năng quản lý bán hàng
2.2.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu cho chức năng quản lý kho.
Hình 2.6 Biểu đồ luồng dữ liệu cho chức năng quản lý kho
2.2.3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu cho chức năng quản lý hàng.
Hình 2.7 Biểu đồ luồng dữ liệu cho chức năng quản lý hàng
2.2.3.5 Biểu đồ luồng dữ liệu cho chức năng báo cáo.
Hình 2.8 Biểu đồ luồng dữ liệu cho chức năng báo cáo
Mô hình E-R
2.3.1 Liệt kê, chính xác hóa và lựa chọn thông tin
Tên được chính xác của các đặc trưng Vi~t gọn tên đặc trưng Đánh dấu loại ở mỗi bước
-MaNV -TenNV -Thuong -Phat -SoCong -HeSoLuong -Thang -TongLuong
-MaHN -TenHN -SoLuong -MaNCC -TenNCC -HSD -DVT -Loai
-MaH -TenH -HinhAnh -MoTa -GiaBan
H.Thông tin Nhà Cung Cấp
* Chú thích: dấu “√ “đánh dấu mục tin được loại / chọn ở bước thứ i.
1 Thuộc tính cần phải đặc trưng cho lớp các đối tượng được xét
2 Chọn thuộc tính một lần Nếu lặp lại thì bỏ qua
3 Một thuộc tính phải là sơ cấp (nếu giá trị của nó có thể suy ra từ giá trị khác thì bỏ qua)
2.3.2 Xác định thực thể, gán thuộc tính cho nó và xác định định danh
Thực thể Thuộc tính Định danh
2.3.3 Xác định các mối quan hệ và thuộc tính
Mối quan hệ tương tác Động từ: Bán
Bán gì? Mặt hàng (Trà)
Ai bán hàng? Bộ phận bán hàng Động từ: Quản lí
Quản lí cái gì? Hàng (Nguyên liệu + Đồ ăn kèm)
Ai quản lí? Bộ phận kho Động từ: Tính
Tính cái gì? Tính lương nhân viên
Ai tính? Quản lý quán Động từ: Tạo
Tạo cái gì? Hóa đơn, File nhập xuất hàng
Ai tạo? Bộ phận bán hàng, Bộ phận kho
Quản lí ở đâu? Kho của cửa hàng
Qu n lí nh thếế nào?ả ư B ph n kho ki m soát sốố ộ ậ ể l ượng m t hàng nh p xuâốtặ ậ Ở đâu? Quán
Tạo để làm gì? Quản lý
Mối quan hệ phụ thuộc sở hữu
Xét cặp thực thể Mối quan hệ
Bảng lương Nhân viên Nhập
Tổng lương Quản lý quán Tính
Hóa đơn bán hàng Nhân viên Tạo
Sản Phẩm Nguyên liệu Gồm
Hóa đơn Thông tin khách hàng Nhập
Hóa đơn Sản phẩm Gồm
Sản phẩm Công thức pha trà Bao gồm
Công thức pha trà Thông tin nguyên liệu Gồm
Thông tin nguyên liệu Trạng thái Gồm
Thông tin nguyên liệu Phiếu nhập Nhập
2.3.4 Mô hình thực thể liên kết E - R
Hình 2.9 Mô hình liên kết thực thể E-R