Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý hàng tồn kho tại các công ty sữa tại việt nam

Theo công thông tin điện tử chính phủ Thành phố Hồ Chí Minh về Kinh tế - thị trường thì họ nhận định rằng “Quyết định mua hàng của người tiêu dùng có nhiều thay đổi sau đại dịch như: Qu

CUOC THI TAI NANG TRE LOGISTICS VIET NAM 2022

VONG BAN KET

GIAI PHAP HOAN THIEN CONG TAC QUAN LY HANG TON KHO TAI CAC CONG TY SUA TAI VIET NAM

Doi thi: FUTURISTJC

Thanh viên: Lê Hoàng Anh

Thái Ngọc Phú Nguyễn Thị Sao Mai Phạm Thị Thanh Tuyền

Tháng 10/2022

MỤC LỤC

DANH MUC CAC CHU VIET TAT

Từ viết tắt Giải thích

Sơ đô 2.1 Quy trình nhập kho nguyên vật 5

liệu

Sơ đồ 2.2 Quy trình xuât kho thành phâm 6

Bảng 3.1 Kết quả phân tích ABC theo số 12- 13

DANH MỤC BẢNG BIẾU

Tên sơ trinh kho li

trinh kho thanh

tich ABC theo so li

DANH MỤC HÌNH VẼ

ll

LỜI MỞ ĐẦU Sau đại dich thế kỷ Covid — 19, nền kinh tế toàn thế giới nói chung và Việt Nam nói

riêng đều rơi vào khủng hoảng trầm trọng Ngành du lịch, vận tải đúng như nghĩa của

hai từ “đóng băng”, kế cả giai đoạn tình hình Covid — 19 thuyên giảm rõ rệt nhưng do

vẫn bị sức ép từ chính phủ nên cũng không mấy khả quan Nhưng, có một ngoại lệ sau ngành y tế đó là thị trường thực phẩm, dinh dưỡng Không những không giảm mà còn tăng, không chỉ tang ma con tăng theo chiều hướng tích cực Theo công thông tin điện

tử chính phủ Thành phố Hồ Chí Minh về Kinh tế - thị trường thì họ nhận định rằng

“Quyết định mua hàng của người tiêu dùng có nhiều thay đổi sau đại dịch như: Quan tâm đến thực phâm tốt cho sức khỏe hơn; chú ý đa dạng chế độ ăn uống: thân thiện với

Kéo theo đó, các vẫn đề liên quan đến chất lượng các sản phẩm sữa của các công ty cũng đang được quan tâm và khiến nhiều doanh nghiệp đau dầu với bài toán đó bởi thị trường vốn đã nhiều biến động, cộng thêm sau dịch thì biến động càng nhiều, mức độ biến động thị trường càng lớn và để lại nhiều hậu quả khó lường Và một trong những yếu tố ảnh hưởng gần như là trực tiếp đến chất lượng các sản phẩm sữa đó là công tác quản lý hàng tồn kho, bởi sữa và các sản phẩm từ sữa đều rất khó bảo quản và không thê lưu trữ đài ngày trong kho, gây ra hiện tượng lên men sữa, làm giảm chất lượng sữa trầm trọng Từ đó ảnh hưởng nặng nề đến khả năng sinh lời của các công ty đang hoạt động trong ngành sữa

Vậy, đó là các vấn đề gì? Gây hậu quả cụ thê ra sao? Và cách giải quyết chúng như thế nào là hiệu quả nhất và phải thỏa mãn được sự biến động của thị trường thực phẩm và ngành sữa hiện nay?

CHUONG 1: TONG QUAN DU AN VA CO SO LY LUẬN

1.1 Tổng quan dy an

Dy an nay nhằm giới thiệu sơ lược những biện pháp hỗ trợ tích cực trong việc quản lý hàng tồn kho trong hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời chia sẻ các kiến thức về hàng tồn kho, quản trị hàng tồn kho và các kiến thức liên quan đề bố trợ cho công tác quản lý hàng tồn kho trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp Nhằm mục đích cuối

cùng là đề tránh hàng tồn kho có giá trị lớn làm đọng vốn thì doanh nghiệp cần phải

tính toán để lượng hàng tồn kho là tối ưu nhất trong từng giai đoạn vận hành chuỗi cung ứng Quản trị hàng tồn kho là một hoạt động quan trọng vì một khi hoạt động này được quản trị một cách hiệu quả sẽ làm giảm chị phí cho việc tồn trữ nguyên vật liệu, bán thành pham va thanh pham, tránh được việc chiếm dụng nhiều chỉ phí vốn cho tồn

kho, các chí phí cho các dịch vụ hàng tồn kho, chí phí kho bãi và chi phí rủi ro Đồng

thời giúp doanh nghiệp có đủ lượng nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất cũng như có đủ lượng thành phẩm đáp ứng nhu cầu tiêu đùng của khách hàng Theo

đó, báo cáo sẽ trình bay cac van dé bat cập và biện pháp xử lý vẫn đề hàng tồn kho của doanh nghiệp

1.2 Cơ sở lý luận

1.2.1 Hàng tôn kho:

Hàng tổn kho là những tài sản:

-_ Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường:

- Dang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang:

- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ dé str dung trong qua trinh san xuat, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ

1.2.2 Tầm quan trọng của hàng tồn kho

Hàng tồn kho thường chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tông số tài sản lưu động của một doanh nghiệp và rất dé bị xảy ra các sai sót hoặc ø1an lận lớn trong hoạt động quản lý; Mỗi một doanh nghiệp sẽ lựa chọn các phương pháp khác nhau đề định giá

hàng tồn kho cũng như các mô hỉnh dự trữ phù hợp với doanh nghiệp mình Vì mỗi một phương pháp, mô hình khác nhau sẽ đem lại những kết quả khác nhau nên các yêu

cầu đặt ra với các doanh nghiệp là phải đảm bảo tính thông nhất trone việc sử dụng các phương pháp định ø1á cũng như mô hình dự trữ giữa các kì, các năm tài chính;

Giá trị hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán và do vậy có ảnh hưởng trọng yếu tới lợi nhuận thuần trong năm;

Công việc xác định chất lượng, tỉnh trạng và p1á trị hàng tồn kho luôn là công việc

phức tạp và khó khăn hơn hầu hết các tài sản khác Hàng tổn kho là loại tài sản lưu

động kết chuyên hết giá trị vào một chu kì sản xuất — kinh doanh nên quản lý hàng tổn kho cảng trở nên phức tạp và quan trọng;

Hàng tồn kho là một khái niệm rộng, bao gồm rất nhiều loại khác nhau Có rất nhiều khoản mục khó phân loại và định ø1á như các linh kiện điện tử phức tạp, các công trình xây dựng cơ bản dở dang, các tác phẩm nghệ thuật, kim khí, đá quý Đồng thời, do tính đa dạng của mình, các loại hàng tồn kho được bảo quản và cất trữ ở nhiều

nơi khác nhau, điều kiện đảm bảo khác nhau và do nhiều người quản lý Vì thé, công

tác kiểm soát vật chất, kiểm kê, quản lý và sử dụng hàng tồn kho là một công việc phức tạp trong công tác quản lý tài sản nói chung và tài sản lưu động nói riêng

CHUONG 2: PHAN TICH THUC TRANG THUC HIEN CONG TAC QUAN

LY HANG TON KHO CUA CAC CONG TY SUA TAI VIET NAM HIỆN NAY

2.1 Tinh hinh tiéu ding sira tai Viét Nam hién nay

Theo Kantar Việt Nam, trước đây người tiêu dùng chọn mua hàng có giá trị phù hợp với giá tiền Còn nay do thu nhập cắt giảm, lạm phát tăng cao và ảnh hưởng tiêu cực dư âm từ đại dịch Covid - 19 nên họ chỉ mua những thứ họ thật sự cần Thực phâm nhập khâu và phần lớn nhóm đồ uống dinh dưỡng ghi nhận mức giảm trong chỉ tiêu

hàng tháng

Thói quen mua sắm của người tiêu dùng cũng có sự thay đôi so với cùng kỳ năm trước Tần suất mua hàng tại các kênh truyền thống đang có sự sụt giảm và chuyên đôi mua sắm, sử dụng trực tuyến tăng cao Ngành hàng thực phâm đóng gói được tiêu thụ online nhiều nhất với 52%, trong đó các sản phâm ăn vặt đang tăng trưởng rất tốt vào mủa dịch, chủ yếu được thúc đây bởi khối lượng tiêu thụ nhiều hơn Điều nay mang lại

cơ hội lớn cho các nhà sản xuất tiếp nối đà tăng trưởng bằng cách tạo ra và nắm bắt các địp tiêu dùng mới tại nhà Chính sự thay đôi biến động đến như vậy cũng ảnh hướng rất nhiều đến độ co giãn của cầu theo giá, từ đó việc dự báo mức tồn kho của doanh nghiệp cũng trở nên khó khăn hơn

Các chuyên gia cho rằng, với những bài học kinh nghiệm đúc kết từ khủng hoảng,

cộng đồng doanh nghiệp ngành sẽ buộc phải có những thay đổi trong xu hướng vận hành đề thích nghỉ với bối cảnh hiện nay cũng như có thê phát triển vững mạnh hơn trong tương lai

2.2 Công tác quản trị hàng tồn kho hiện tại

Theo quá trình tìm hiểu va thu thập thông tin, nhóm tác giả chúng tôi nhận thấy rằng công tác quản trị hàng tổn kho của hầu hết các công ty sữa hiện nay của Việt Nam đều có 2 quy trình chính là quy trình nhập kho nguyên vật liệu, quy trình chuyên giao nguyên vật liệu nội bộ và quy trình xuất thành phẩm

hoạch hoạch 4 4 hàng hóa

> hàng từ Kiêm Kiêm tra

„ > nhà >! trasô |> chât ; xuat hang dự liệu

; cung lượng lượng

Đo bộ Bộ Bộ Bảo vệ Bộ phận Nhập phận phận kế phận kiểm quan ly nguyên

kế hoạch diéu tra số chất vật liệu hoạch sản phối lượng hượng vào kho sản xuất sẽ nguyên Sơ lược đề kiểm hàng, thủ xuất và phan vật liệu ban tra chất kho và ban bồ chỉ đi lấy dau hượng các nhân giảm tiêu nguyên dau vao viên kho đốc xuống vật liệu dựa trên kiểm tra đưa ra các nhà hoặc Các tiêu lại số

yêu Đưa ra phối xe được sắp xếp cẩu và kế giao thiết lập vào vị trí Trục hoạch hàng sẵn quy định tiêu cho tôn của Đồng

từng nguyên Cung nhập dữ năm vật liệu cấp liệu vào

hệ thống

Với quy trình xuất kho thành phẩm, ta có thể nhìn nhận theo hướng tông quát như

nguyên vật liệu xảy ra trong quá trình sản xuất cũng như phụ thuộc vào các chương trình khuyến mãi ưu đãi của công ty

Đối với hàng tôn kho là thành phẩm: Tại hệ thông nhà phân phôi sẽ thực hiện các

công tác tính toán lượng hàng trong kho, nếu thấp hơn mức an toàn thì sẽ gửi yêu cầu mua hàng về cho dịch vụ khách hàng Đồng thời, các hệ thống siêu thị mà công ty đặt sản phẩm sẽ có rất nhiều giảm sát bán hàng (supervisor) và PG tiếp thị Họ sẽ có chức năng theo dối tỉnh hình bán hàng theo này của siêu thị vào báo cáo dự báo đặt hàng sắp tới thông qua việc gửi mail về bộ phận dịch vụ khách hàng của công ty

Đối với công tác bồ trí sắp xếp, phân loại hàng tôn kho trong kho: Hầu hết đều sử dụng phương pháp kiểm soát thông tin về hàng tồn kho qua việc mã hóa hàng tổn kho đối với hàng tồn kho là sản phâm bằng các kí tự chữ cái và số Phô biến nhất là việc các sản pham sẽ được hóa mã bằng 6 kí tự, lần lượt là: 2 kí tự đầu tiên 1a thé hiện

nhóm mặt hàng, 2 kí tự tiếp theo thế hiện mặt hảng của từng nhóm hàng, 2 kí tự tiếp

theo thê hiện những đặc điểm khác nhau cúa các mặt hàng Còn đối với hàng tồn kho

là nguyên vật liệu, các công ty thường ghi tên nguyên vật liệu đề tránh tình trạng nhớ nhầm mã hiệu sẽ làm sai sót trong quá trình sản xuất ra thành phâm

Ngoài ra, hàng tồn kho thành phâm của các công ty sữa tại Việt Nam hiện nay chia

ra thành các khu vực chính đề bảo quản các loại sản phâm khác nhau, thường là có 4 khu vực chính cho 4 loại sản phâm chính là kem, sữa thanh trùng, sữa chua và sữa bột

Và trong nhiều trường hợp lượng tổn kho quá tải, vượt quá sức chứa của kho hàng thi

họ sẽ thuê kho bên ngoài

Hơn nữa, có một số ít công ty sữa có quy mô và thị phần lớn trên thị trường sữa Việt Nam thì quản lý hàng tồn kho dựa trên và kết hợp với các phần mềm hỗ trợ quản

lý chuỗi cung ứng Tương ứng với mỗi mã hàng và vị trí thực tế trong kho sẽ có vị trí tương ứng trên phần mềm, vị trí này được hiển thị chi tiết về khu vực, hàng, tầng kệ,

số kệ và thứ tự từ trái qua phải, Và việc cập nhật này được thực hiện thường xuyên

dé dam bao nam bat chủ động tình hình của hàng tồn kho, từ đó có các hoạt động xử lý đối với hàng tồn kho kịp thời hơn Nhưng những mô hình và phần mềm hỗ trợ này được rất ít doanh nghiệp thực hiện, hầu hết chỉ là đoanh nghiệp lớn, có nguồn lực vững chắc mới thực hiện

2.4 Đánh giá

2.4.1 Thành tựu

Qua tỉnh hình quản trị hàng tồn kho của các công ty sữa tại Việt Nam vào thoi diém hiện tại (số liệu năm 202 1) của nhóm tác giả đưa ra, ta có thê nhận thấy rõ rang rằng:

Hầu hết đều có sự phối hợp chặt chẽ và linh động của các phòng ban với phòng sản

xuất và điều phối, kiếm soát kho hàng Các quy trình liên quan đến công tác quản lý hàng tồn kho được lập ra rõ ràng và tương đối phù hợp tại thời điểm hiện tại Việc sắp xếp, bố trí hàng tồn kho tuy còn thủ công, tôn khá nhiều thời gian nhưng việc mã hóa các thành phẩm trong kho rất thuận tiện cho công tác dự trữ cũng như công tác ghi chép, theo dõi cũng như đây nhanh tốc độ giải phóng kho Từ đó giúp cho việc nắm bắt tình hình hàng tồn kho hiện tại của công ty là rõ rang va đầy đủ, hạn chế những sai st trong kiếm tra hàng hóa

Tuy có rất nhiều ưu điểm vả thuận lợi khi đánh giá công tác quản lý hàng tồn kho

của các công ty, nhưng công tâm mà nói, vẫn còn rất nhiều vấn đề hạn chế sặp phải xuất phát từ nhiều lý do khác nhau như nguồn lực không đảm bảo, công ty chưa sẵn sàng chấp nhận sự thay đổi, nhà quản trị chưa nhận ra các vấn đề mang tính cấp thiết ảnh hưởng đến việc thu lợi nhuận của công ty,

- _ Khả năng phản ứng kịp thời với sự thay đôi về nhu cầu của thị trường thấp, do

sự biến động nhụ cầu thị trường thực phâm tăng cao, đặc biệt là sau khủng hoảng kinh tế do đại địch covid-19 Đây ra Khiến cho công tác liên quan đến quản lý hàng tồn kho bị động, đo không có khả năng dự đoán trước về lượng đặt hàng của khách hàng

- _ Hàng hóa phát sinh các hao mòn vô hình do sản phâm bị hư hỏng do sữa vả các

chế phẩm từ sữa là có thời gian bảo quản thấp, yêu cầu về môi trường bảo quản

cao

- _ Việc phân loại hàng hóa chưa tối ưu hóa hiệu quả Cụ thé, hầu hết các công ty thuộc ngành sữa chỉ đơn thuần phân loại hàng hóa theo chuỗi cung ứng như

8

nguyên vật liệu, bán thành phâm và thành phẩm mà chưa phân loại trong nguyên vật liệu và thành phẩm những loại nảo chiếm tý trọng cao nhất, tý trọng trung bình hoặc tý trọng thấp nhất Do đó sẽ dẫn đến những thiếu sót trong việc phân bô nguồn lực đầu vào hàng tồn kho như những mặt hàng có giá trị cao, như những mặt hàng có số lượng lớn mà lợi nhuận không cao

Lượng hàng tồn kho chưa hợp lý (Tý lệ hàng tồn kho trên tông tài san) Tại đây,

có rất nhiều van dé liên quan mà chính yếu nhất vẫn là lượng hàng tồn kho của từng loại mặt hàng có sự chênh lệch rõ rệt Một số mặt hàng có lượng tồn kho không đủ đáp ứng nhu cầu thị trường, bộ phận dịch vụ khách hàng cần cắt giảm

số lượng bán cho khách hàng, đủ để đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng trong 7-

10 ngày như sữa tươi tiệt trùng

Chiến lược định giá sản phẩm cho vẫn đề, khiến các công ty trong ngành sữa không chủ động điều chỉnh được lượng cầu Khiến cho hàng tồn kho của công

ty không đủ đáp ứng lượng cầu thị trường hoặc ngược lại hàng tồn kho của công ty nắm giữ có giá trị lớn hơn rất nhiều so với lượng cầu của thị trường Việc dự báo mức tồn kho của doanh nghiệp khó khăn do ảnh hưởng từ sự biến động xâu của hệ số co giãn của cầu theo giá

Định mức tồn kho tối thiểu sai, định mức quá thấp làm cho doanh nghiệp không kip xoay trở khi những tình huống ngoài dự liệu xảy ra Ngược lại, định mức quá cao sẽ gây ra tình trạng lãng phí nguồn vốn của Doanh nghiệp

Hàng bị hết hạn và không đảm bảo chất lượng không phát hiện kịp, gây ra tỉnh

trạng lãng phí, ảnh hưởng doanh thu do sữa và các chế phâm từ sữa là loại sản phâm có hạn sử dụng ngắn ngày và khó bảo quản