-Quản đốc : Quản lý hoạt động sản xuất của công ty -Phòng Kinh doanh: Chịu trách nhiệm quảng cáo, làm hợp đồng kinh doanh, làm việc với các nhà cung cấp nguyên vật liệu và khách hàng.. *
Trang 11.MÔ TẢ BÀI TOÁN
1.1 Khảo sát hiện trạng
1.1.1 Giới thiệu tổng quan về công ty
Công ty TNHH LOLO VIỆT NAM là công ty 100% vốn đầu tai Nhật Bản
Công ty được thành lập ngày 26/07/2005
Địa chỉ : Lô F8A – khu công nghiệp VISIP 1 – thành phố Thuận An-Bình Dương Với diện tích công ty là 5.200 m2 (bao gồm cả nhà xưởng sản xuất và văn phòng công ty)
Công ty có tổng số vốn đầu là 1.000.000 USD Hiện nay công ty có tất cả 110 nhân viên
Chuyên mua bán các loại vật liệu xây dựng
1.1.2 Kết quả khảo sát hiện trạng
* Nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty
-Ban Giám Đốc: Quản lý điều hành các phòng ban
-Quản đốc : Quản lý hoạt động sản xuất của công ty
-Phòng Kinh doanh: Chịu trách nhiệm quảng cáo, làm hợp đồng kinh doanh, làm việc với các nhà cung cấp nguyên vật liệu và khách hàng
ĐĂNG KÝ TIỂU LUẬN
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHO NGÀNH LOGISTICS
Tên đề tài: XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ KHO
CHO CÔNG TY TNHH LOLO
Trang 2-Phòng Hành chính: Chịu trách nhiệm về mặt nhân sự
-Phòng Kế toán: Phụ trách hoạt động tài chính của công ty
-Phòng Khuôn: Chịu trách nhiệm lắp đặt, kiểm tra,sửa chữa khuôn sản xuất
-Phòng ISO: Chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng nguyên liệu nhập vào và sản phẩm làm ra
Việc quản lý nguyên liệu của công ty do bộ phận kho nguyên liệu phụ trách Công tác quản lí dựa trên giấy tờ sổ sách là chủ yếu
* Quy trình quản lí kho
- Bộ phận kinh doanh căn cứ vào số lượng hàng hóa tối thiểu, số lượng hàng hóa tối
đa và danh sách mặt hàng hiện có của công ty để thông báo cho bộ phận kinh doanh lập đơn đặt hàng Trong đơn đặt hàng có đầy đủ thông tin về nhà cung cấp, danh sách
và số lượng các mặt hàng nhập về
- Bộ phận kinh doanh sẽ trình đơn lên giám đốc kí duyệt Nếu đơn đặt hàng đã được giám đốc kí duyệt thì bộ phận kinh doanh sẽ gửi đơn đến nhà cung cấp
- Mỗi lần nhập kho đều phải làm một phiếu nhập bao gồm: Thông tin đầy đủ về nhà cung cấp, danh sách các mặt hàng, số lượng, đơn giá, ngày nhập Tiến hành cập nhật lại danh mục hàng hóa như : Thêm mặt hàng, cập nhật số lượng, tính lại đơn giá
Trang 3- Khi nhận được đơn hàng từ bộ phận kinh doanh, bộ phận kho kiểm tra hàng hóa còn trong kho, sau đó đối chiếu với đơn hàng Nếu hàng trong kho đủ đáp ứng thì thông báo với bộ phận kinh doanh lập phiếu xuất kho và chuẩn bị giao hàng cho khách Nếu lượng hàng hóa trong kho không đủ thì thông báo để bộ phận kinh doanh từ chối hoặc hẹn lại khách vào hôm sau
- Mỗi lần xuất kho đều phải làm một phiếu xuất bao gồm: Số phiếu nhập, danh sách vật liệu, số lượng, ngày xuất, đơn giá
- Thống kê báo cáo tình hình nhập xuất, tồn kho hàng tháng / quý / năm và báo cáo doanh thu, lợi nhuận
Con người: Nhân viên công ty là người trực tiếp sử dụng hệ thống thông tin và các
sản phẩm thông tin mà hệ thống tạo ra
Phần cứng: là những thiết bị hiện có trong công ty bao gồm máy tính, máy in, Phần mềm: sử dụng phần mềm Word, Excel để nhập liệu.
1.2 Các tồn tại trong quản lí
Hiện tại công ty đang quản lí kho hàng bằng sổ sách và lưu trữ trên giấy tờ Vì vậy việc quản lí kho chưa được chặt chẽ, rời rạc dẫn đến việc sai lệch dữ liệu, thất lạc
Trang 4thông tin, dễ nhầm lẫn, cần người quản lí có năng lực chuyên môn cao mới có thể quản lí tốt và mất nhiều thời gian
Các sai sót trong quy trình nhập xuất nguyên phụ liệu, vật tư, thành phẩm, phế phẩm đối với doanh nghiệp sản xuất
Hạch toán sai thứ tự các nghiệp vụ nhập xuất kho, nhập sau xuất trước dẫn đến âm kho và sai giá vốn Hạch toán chứng từ không đúng kỳ dẫn đến sai sót số liệu tồn kho trong kỳ
2.CÁC CHỨC NĂNG CẦN QUẢN LÍ TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN
Hiện nay việc quản lý nói chung và quản lý kho nói riêng đã được công nghệ thông tin hóa Việc quả lí trở nên dễ dàng mang lại lợi ích và hiệu quả cao Cung cấp thông tin nhanh chóng chính xác trong việc quản lý Và quản lí kho bằng phần mềm là sự tối ưu, đạt hiệu quả cao và giảm thiểu nguồn nhân lực
2.1 Các chức năng cần quản lí
Quản lí hệ thống nhập nguyên liệu: Phân loại sản phẩm, thông tin sản phẩm giúp nhân viên quản kho dễ quan sát và thuận tiện cho việc sắp xếp vị trí
Quản lí hệ thống xuất nguyên liệu: Đảm bảo cho nhân viên dễ dàng tìm kiếm thông tin của nguyên liệu, từ đó xuất hàng theo phương pháp nhập trước-xuất trước, nhập sau-xuất sau
Trang 5Kiểm kê nguyên liệu: trong thời gian ngắn sẽ kiểm tra được toàn bộ sản phẩm có trong kho Để nhân viên kiểm kho có thể kiểm tra và theo dõi liên tục dựa trên hệ thống quản lí chỉ bằng vài thao tác
2.2 Chức năng của các tiểu module quản lí
2.2.1 Quản lí danh mục
▪ Danh mục nhà cung cấp: Khi nhà cung cấp được chọn làm đối tác thì sẽ nhập
và lưu lại thông tin về nhà cung cấp (Họ tên, địa chỉ, điện thoại.,,)
QUẢN LÍ KHO
DANH MỤC NHÂN VIÊN XUẤT KHO
Trang 6▪ Danh mục vật liệu: cập nhật danh mục vật liệu với những thông tin của các loại vật liệu
▪ Danh mục nhân viên: cho biết thông tin của các nhan viên làm việc tại bộ phận kho
▪ Danh mục kho: cho biết thông tin hệ thống các kho của công ty
2.2.2 Quản lí nhập-xuất
▪ Viết phiếu nhập: khi nhà cung cấp đã thỏa thuận cung ứng hàng hóa thì bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho và nhận hàng về kho của công ty
▪ Mỗi khi nhập kho về tiến hành nhập kho cập nhật lại danh mục vật liệu như Tên mặt hàng, số lượng,
▪ Viết phiếu xuất: dựa vào các đơn hàng đã được giải quyết, bộ phận kinh doanh
sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho
▪ Xuất hàng: lập các hóa đơn chứng từ xuất kho, tiến hành xuất kho
2.2.3 Thống kê
▪ Thống kê nhập: thống kê lượng vật liệu nhập về theo tháng / quý / năm theo yêu cầu của ban quản lí
▪ Thống kê xuất: thống kê lượng vật liệu xuất kho theo tháng / quý / năm theo yêu cầu của ban quản lí
Trang 7▪ Thống kê tồn: thống kê lượng vật liệu tồn kho theo tháng / quý / năm theo yêu cầu của ban quản lí
XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG
1.Bảng “Vật liệu”
Field Name Field Type Field size Description
Trang 8MANCC SHORT TEXT 10 Mã nhà cung cấp
2 Bảng “Kho”
Field Name Field Type Field size Description
3.Bảng “Nhà cung cấp”
Field Name Field Type Field size Description MANCC SHORT TEXT 10 Mã nhà cung cấp
Trang 94.Bảng “Nhân viên”
Field Name Field Type Field size Description
5 Bảng “Phiếu nhập kho”
Field Name Field Type Field size Description
6.Bảng “Chi tiết phiếu nhập”
Field Name Field Type Field size Description
7 Bảng “Phiếu xuất kho”
Field Name Field Type Field size Description
Trang 108.Bảng “Chi tiết phiếu xuất”
Field Name Field Type Field size Description
RELATIONSHIPS:
NHẬP LIỆU
1.Bảng “Vật liệu”
2 Bảng “Kho”
Trang 113 Bảng “Nhà cung cấp”
4 Bảng “Nhân viên”
Trang 125 Bảng “Phiếu nhập kho”
6 Bảng “Chi tiết phiếu nhập”
7. Bảng “Phiếu xuất kho”
8.Bảng “Chi tiết phiếu xuất”
Trang 13TRUY VẤN CHỨC NĂNG
1 Liệt kê các phiếu nhập kho có tổng trị giá trên 1.500.000 Thông tin
bao gồm: SOPN, MANV, NGAYNHAP, THANHTIEN
2 Liệt kê các vật liệu có đơn giá nhập trên 40.000 Thông tin bao
gồm: MAVL, TENVL, DVT, DONGIANHAP
3 Thống kê tổng số lượng tồn kho của các loại vật liệu Thông tin bao gồm:
MAVL, TENVL, DONVITINH, MAKHO, SOLUONGTON
4 Sử dụng Make Table Query tạo bảng “THANHTIEN” cho phiếu nhập kho.
Thông tin bao gồm SOPN, MANV, THANHTIEN, NGAYNHAP
5 Tăng Đơn giá xuất lên 10% cho các loại vật liệu có đơn vị tính là tấn.
6 Delete các Phiếu nhập kho đã nhập từ năm 2018 trở về trước
7 Tạo báo cáo doanh thu năm 2021, lợi nhuận 2021, báo cáo hàng tồn kho, báo
cáo nhập- xuất 2020
THIẾT KẾ FORM
Trang 16BÁO CÁO