Đề tài hệ thống thông tin quản lý tại công ty tnhh mtv xổ số Điện toán việt nam vietlott

Định nghĩa và mô tả Hệ thống thông tin quản lýHệ thống thông tin quản lý Management Information System là hệ thống sử dụng 1 ứng dụng công nghệ thông tin để thu thập, xử lý, lưu trữ và t

ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP.HCM

TÊN NHÓM: XỔ SỐ VIETLOTT

ĐỀ TÀI: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY TNHH MTV XỔ

SỐ ĐIỆN TOÁN VIỆT NAM - VIETLOTT

GVHD: Ths NGUYỄN PHÚC KHOA Lớp học phần: Hệ thống thông tin quản trị trong kinh doanh MIS118

Tp Hồ Chí Minh, năm 2024

DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM

ST

T

danh trong nhóm

Công việc tham gia thực hiện

Tỷ lệ hoàn thành trách nhiệm được giao

1 Võ Hoàng

Thanh

Vy 2388800089 23DKDA1 Trưởng

nhóm

Phân chia nhiệm vụ thành viên, phụ trách word, chương 1, chương 2 (giới thiệu),

100%

2 Lê Xuân Nhân 2388800053 23DKDA1 Thuyết trình, vẽ sơ

đồ, bảng biểu,

100%

3 Trần Lê

Thành

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC THUẬT NGỮ ANH - VIỆT

DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.1.1 Khái niệm Hệ thống thông tin quản lý

1.1.2 Một số khái niệm cơ bản

1.1.3 Nhiệm vụ và vai trò của Hệ thống thông tin quản lý

1.1.4 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra

1.1.5 Phân loại HTTT

1.1.6 Các phần mềm HTTT

CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU CÔNG TY

2.1 Giới thiệu về công ty

2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

2.3 Tầm quan trọng và ý nghĩa của vấn đề

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY XỔ SỐ VIETLOTT

3.1 Các phương thức xử lý

3.2 Các mục tiêu xử lý

3.3 Các dạng Hệ thống thông tin

3.4 Các hoạt động

TÀI LIỆU THAM KHẢO

LỜI MỞ ĐẦU Hiện cả nước 63 Công ty Xổ số kiến thiết tại 63 tỉnh, thành, và một công ty xổ số điện toán Việt Nam (Vietlott), các Công ty này vẫn kinh doanh các loại hình sản phẩm xổ số truyền thống, xổ số biết kết quả ngay và xổ số loto thủ công Vietlott ra đời với sứ mệnh phát triển thị trường trò chơi giải trí có thưởng tại Việt Nam theo hướng hiện đại, minh bạch và có trách nhiệm

Sau gần 13 năm thành lập và gần 8 năm triển khai kinh doanh, Vietlott đã mang đến người chơi Việt Nam các sản phẩm xổ số tự chọn những con số yêu thích hấp dẫn như Mega 6/45, Power 6/55, Max 3D/3D+, Max 3D Pro, xổ số quay số nhanh Keno và xổ số quay nhanh Bingo18,… các buổi quay số truyền hình trực tiếp trên kênh truyền hình VTC3, trang web: vietlott.vn; Youtube, Website, Fanpage của Vietlott,…

Vietlott để lại dấu ấn đặc biệt nhờ những sản phẩm hấp dẫn, mới lạ, đáp ứng thị hiếu với hơn 6.000 thiết bị đầu cuối trên toàn quốc, gần 1,6 triệu tài khoản trên (Vietlott SMS) Bên cạnh đó, Vietlott đóng góp gần 10.000 tỷ đồng vào ngân sách địa phương để đầu tư cho y tế, giáo dục, chống biến đổi khí hậu và xây dựng nông thôn mới, khoảng 12.000 việc làm trên cả nước, nằm trong Top 1.000 doanh nghiệp nộp thuế lớn nhất nước

Nguồn: https://baochinhphu.vn (13/03/2024)

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

1 HTTT Hệ thống thông tin

2 HTTTQL Hệ thống thông tin quản lý

3 ESS Executive Support Systems Hệ thống hỗ trợ điều

hành

4 MIS Management Information Systems Hệ thống thông tin

quản lý

quyết định

6 TPS Transaction Processing Systems Hệ thống xử lý

nghiệp vụ 7

8

9

10

11

12

13

DANH MỤC THUẬT NGỮ ANH - VIỆT

11 Structured Data Dữ liệu cấu trúc

12 Unstructured Data Dữ liệu phi cấu trúc

16

17

DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

1

2

3

Hình 1.1

Hình 1.2

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Khái niệm HTTT quản lý:

Định nghĩa và mô tả Hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System) là hệ thống sử dụng 1 ứng dụng công nghệ thông tin để thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền thông tin nhằm hỗ trợ các quá trình ra quyết định, điều hành và hoạt động trong tổ chức hoặc doanh nghiệp, là công

cụ tích hợp, trực tuyến trao đổi kịp thời dữ liệu nội bộ

Hình 1.1: Quy trình xử lý thông tin trong HTTT quản lý

Thu thập dữ liệu: Các kí tự, số liệu, thông tin thô không định dạng, dữ liệu chung chung được lọc, sắp xếp thành thông tin cần thiết từ môi trường bên trong và bên ngoài tổ chức, doanh nghiệp

Xử lý thông tin: sắp xếp thông tin tổng hợp, phân tích thành nhóm, tính toán lựa chọn theo các chỉ tiêu từ dữ liệu thô thành những dòng thông tin có giá trị tổng hợp ngắn gọn

có ý nghĩa

Lưu trữ thông tin sử dụng lâu dài: dạng soft copy: tệp được xem trên màn hình máy tính hoặc được truyền dưới dạng tệp đính kèm e-mail, dạng hard – copy: lưu trên giấy và in ra tại các tủ chứa hồ sơ, công văn =>truyền thông tin bảng số liệu, biểu đồ, giá trị hữu hình, giá trị vô hình,… cho các cấp quản lý

Cấu trúc của HTTT là các thành phần cơ bản tương tác với nhau tạo ra một môi trường

hỗ trợ thông tin hiệu quả như bộ xử lý trung tâm (CPU), bộ nhớ (Memory), bộ vào (Input Device), bộ ra (Output Device),…

Phần cứng (Hardware): Thiết bị kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập, xử lý, lưu trữ và

truyền tải thông tin từ máy tính, máy chủ, các thiết bị lưu trữ (ổ cứng, USB, đĩa CD, máy nghe nhạc) và các thiết bị đầu vào (Input): bàn phím, chuột (Mouse) micro, camera, máy quay video,…thiết bị đầu ra (Output): màn hình, máy in, loa, tai nghe,…

Hình 1.2: Mô hình xử lý thông tin cơ bản của hệ thống

Phần mềm (Software):

Hệ điều hành (Operating System): là phần mềm điều hành và quản lý toàn bộ tài nguyên phần cứng của máy tính và cung cấp giao diện giữa người dùng và phần cứng

Ứng dụng (Applications): chương trình, ứng dụng được thiết kế thực hiện nhiệm vụ để phục vụ cho hoạt động kinh doanh

Nguồn dữ liệu (Data):

Processing Điểm đến (Funtion)

Cơ sở dữ liệu (Database) là đầu nguồn được tổ chức theo một cấu trúc cụ thể về thông tin khách hàng, sản phẩm, giao dịch, nhân viên, kế toán, công nghệ hay các yếu tố tài chính Được chia thành 2 nhóm:

Dữ liệu cấu trúc (Structured Data): là dữ liệu tổ chức theo một định dạng nghiêm ngặt gọi

là mô hình, lược đồ phù hợp với các dạng bảng hàng cột, dữ liệu, số, văn bản ngắn, ngày tháng về thông tin khách hàng, sản phẩm, giao dịch, nhân viên hay các yếu tố tài chính Với số lượng lớn liên kết giữa cơ sở dữ liệu sẽ trở nên khó khăn phức tạp hơn

Dữ liệu phi cấu trúc (Unstructured Data): dữ liệu cần xử lý trước để phù hợp với một định dạng cụ thể bao gồm thao tác lập trình và máy học (ML), thông qua công cụ sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) được thiết kế chuyên dụng

  Dữ liệu có cấu trúc Dữ liệu phi cấu trúc

Đó là gì? Dữ liệu phù hợp với mô hình hoặc lược đồ dữ liệu được xác định

trước

Dữ liệu không có mô hình cơ bản để phân biệt các thuộc tính

Ví dụ cơ bản Một bảng Excel Một tập hợp các tệp video

Phù hợp nhất

với

Một tập hợp liên quan gồm các giá trị số và văn bản rời rạc, ngắn, không liên tục

Một tập hợp liên quan gồm dữ liệu, đối tượng hoặc tệp mà trong đó các thuộc tính đều thay đổi hoặc không xác định

Các loại kho

lưu trữ

Cơ sở dữ liệu quan hệ, cơ sở dữ liệu đồ thị, cơ sở dữ liệu không gian, khối OLAP, v.v

Hệ thống tệp, hệ thống DAM, CMS, hệ thống kiểm soát phiên bản, v.v

Lợi ích lớn

nhất Dễ dàng sắp xếp, dọn dẹp, tìm kiếm và phân tích hơn Có thể phân tích loại dữ liệu không dễ dàng chuyển thành dữ liệu có cấu trúc Thách thức

lớn nhất

Tất cả dữ liệu phải phù hợp với mô hình dữ liệu quy định Có thể khó phân tích.

Kỹ thuật

phân tích

chính

Bảng : Điểm khác biệt giữa dữ liệu cấu trúc và phi cấu trúc Nguồn:  Amazon Web Services

Truyền thông và mạng máy tính (Data Communication and Computer Networks):

Trao đổi thông tin và dữ liệu giữa các thiết bị điện tử khác nhau Cơ sở để thiết kế, xây dựng, quản trị toàn bộ hệ thống và phát triển các ứng dụng, tạo nên một hệ thống mạng toàn cầu, cho phép người truy cập vào internet và sử dụng các ứng dụng công nghệ thông tin dễ dàng và hiệu quả

Truyền thông:

Truyền thông là quá trình truyền tải thông tin, ý kiến, tin tức,… giữa nhiều người với nhau giao tiếp, kết nối, tăng sự hiểu biết và nhận thức

Truyền thông kỹ thuật số (Digital Transmission) là quá trình truyền dữ liệu hoặc thông tin dưới dạng tín hiệu số qua các phương tiện truyền thông khác nhau như cáp quang, sóng

vô tuyến, mạng internet Sử dụng tín hiệu số là tín hiệu được mã hóa thành chuỗi các số việc truyền thông tin trở nên hiệu quả và ít nhiễu

Truyền không đồng bộ (Asynchronous Transmission) là phương thức truyền dữ liệu, tin tức thành dãy các ký tự đơn lẻ, không cần xung nhịp đồng bộ, đơn giản hơn,có tính linh hoạt

Truyền đồng bộ (Synchronous Transmission) là truyền dữ liệu, thiết bị gửi và thiết bị nhận đồng bộ hóa uddojwc thời gian,hiệu suất cao hơn, truyền dữ liệu liên tục, phức tạp hơn

Tài nguyên và nguồn lực:

Con người là những người tham gia vào hệ thống như người dùng, quản trị viên, kỹ sư hệ thống, và người quản lý tương tác trực tiếp với hệ thống và cung cấp dữ liệu cho hệ thống đồng thời nhận thông tin

Tài nguyên nhân lực là những người sử dụng HTTT cho việc hàng ngày: quản lý, kế toán, nhân viên,…và những người xây dựng, thiết kế, bảo trì hệ thống

Hình : Cấu trúc Hệ thống

Một số vấn đề cơ bản:

Hệ thống (System) là 1 tập hợp có tổ chức gồm con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu của nhiều phần tử liên hệ chặt chẽ với nhau cùng hoạt động hướng tới mục đích chung trong quá trình xử lý của tổ chức, doanh nghiệp

Dữ liệu (Data) là các số liệu, tài liệu chưa qua xử lý được biểu diễn dưới nhiều dạng (truyền khẩu, văn bản, hình vẽ, ký hiệu,…) và trên nhiều vật mang tin (giấy, băng từ, đĩa

từ, đối thoại trực tiếp hoặc thông qua điện thoại, bản sao, fax,…) Kho dữ liệu doanh nghiệp (EDW): lưu trữ bằng thiết bị điện tử, Dữ liệu chủ (MDM): liên kết dữ liệu với một điểm tham chiếu chung, quản trị chất lượng dữ liệu (DQ): quản lý chất lượng dữ liệu

Điều khiển hệ thống

Nhập dữ liệu

đầu vào

Xử lý dữ liệu thành thông tin

Xuất thông tin đầu ra

Lưu trữ dữ liệu

Thông tin là số liệu, dữ liệu, sách báo, hình ảnh đến từ môi trường bên trong hoặc bên ngoài tổ chức đã được xử lý thông qua quá trình phân tích được sắp xếp và tóm tắt lại có

ý nghĩa Mỗi thông tin được thu thập và phát thông tin khi gặp yêu cầu của các quản lý tổ chức và phân phối theo quy định của công ty Mục đích của thông tin là giúp các nhà quản lý ra các quyết định, có dạng thông tin chia theo nhóm:

Thông tin chiến lược: là thông tin đến từ nội bộ hoặc môi trường bên ngoài liên quan đến chính sách lâu dài của công ty bao quát, có quy mô rộng lớn và mối quan tâm chủ yếu của các nhà lãnh đạo cấp cao

Thông tin chiến thuật: là thông tin đến từ nhà lãnh đạo đặt ra mục tiêu và phải triển khai

kế hoạch chiến lược và là mối quan tâm của phòng ban quản lý

Thông tin điều hành (thông tin tác nghiệp): là thông tin nội bộ được sử dụng cho việc cụ thể hàng ngày ở các bộ phận thành viên trong tổ chức

Các nguồn thông tin của tổ chức:

Thông tin được sử dụng trong tổ chức được thu thập từ môi trường bên trong nội bộ và môi trường bên ngoài tổ chức:

Nguồn thông tin bên ngoài đến từ tổ chức chính phủ , đối thủ cạnh tranh, doanh nghiệp

có liên quan, các nhà cung cấp, tổ chức cung cấp thông tin, khách hàng

Nguồn thông tin bên trong nội bộ thu thập được từ chính hệ thống máy tính (nhân sự, kế toán, kiểm kê, khách hàng, mua hàng), tài liệu kinh doanh, sổ sách kế toán, hồ sơ nhân viên báo cáo tổng hợp, khảo sát,…

Quản lý: là sử dụng con người, phương tiện hoặc phương pháp trực tiếp để hoàn thành

mục tiêu có tính hệ thống và trao đổi thông tin

Mỗi lĩnh vực quản lý tương ứng những hoạt động đồng nhất: lĩnh vực thương mại, lĩnh vực hành chính, kỹ thuật, kế toán - tài vụ,…

Tổ chức các cấp dưới góc độ quản lý

Hình : Các mức quản lý trong một tổ chức

Cấp chiến lược: Những người chịu trách nhiệm điều hành ở mức chiến lược có nhiệm vụ

xác định mục đích, mục tiêu, xây dựng nguồn lực và nhiệm vụ của tổ chức,, từ đó thiếtt lập các chính sách và đường lối chung cho tổ chức

Cấp chiến thuật: Những trách nhiệm chiến thuật thuộc về mức kiểm soát quản lý, nơi

dùng các phương tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lược do cấp chiến lược đặt

ra Việc tìm kiếm để có được những nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện mục tiêu chiến lược, khai thác tối ưu nguồn và theo dõi ngân sách là trách nhiệm ở mức kiểm soát quản lý chiến thuật

Cấp tác nghiệp: Ở mức điều hành tác nghiệp, đây là cấp để quản lý việc sử dụng sao cho

có hiệu quả những phương tiện và nguồn lực đã được phân bổ để tiến hành tốt các hoạt động của tổ chức trong sự ràng buộc về tài chính, thời gian và kỹ thuật

Mỗi cấp quyết định thì thông tin phục vụ có thuộc tính riêng, bảng tóm tắt các thuộc tính

cơ bản của thông tin ở mỗi mức quản lý

Đặc trưng

thông tin

Tần suất Đều đặn, lặp lại Phần lớn là thường lỳ, đều

đặn

Sau một kỳ dài, trong một trường hợp đặc biệt Tính độc lập

của kết quả

Dự kiến trước được Dự đoán sơ bộ, có thông tin

bất ngờ

Chủ yếu không dự kiến trước được Thời điểm Quá khứ và hiện tại Hiện tại và tương lai Dự đoán cho tương

lai là chính Mức chi tiết Rất chi tiết Tổng hợp, thống kê Tổng hợp, khái quát

CẤP CHIẾN

LƯỢC

CẤP CHIẾN THUẬT

CẤP TÁC NGHIỆP

Nguồn Trong tổ chức Trong và ngoài tổ chức Ngoài tổ chức là

chủ yếu Tính cấu

trúc

Cấu trúc cao Chủ yếu là có cấu trúc, một

số phi cấu trúc

Phi cấu trúc cao

Độ chính

xác Rất chính xác Một số dữ liệu có tính chủ quan Mang nhiều tính chủ quan Cán bộ sử

dụng

Giám sát hoạt động tác nghiệp

Cán bộ quản lý trung gian Cán bộ quản lý cao

cấp

Bảng : Mức quyết định các cấp

Nhiệm vụ và vai trò của Hệ thống thông tin quản lý:

Nhiệm vụ:

Sự hợp nhất giữa kinh tế và công nghệ thông tin, trao đổi thông tin với môi trường bên ngoài

Thực hiện việc liên lạc giữa các bộ phận và cung cấp thông tin cho các hệ tác nghiệp và

hệ quyết định

Góp phần tạo ra năng suất xử lý, lưu trữ, phân phối thông tin ngày một cao, hệ thống thông tin quản lý hiện đại thường tích cực sử dụng công nghệ thông tin

Đảm bảo chính sách, quản lý, thiết lập, duy trì, kiểm soát có độ chính xác cao, cập nhật tình hình nhanh chóng

Hệ thống được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin được cung cấp đến đối tượng

sử dụng:

- Độ tin cậy (Reliability): thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác Thông tin ít

độ tin cậy dĩ nhiên là gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ

- Tính đầy đủ (Completeness) của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế

- Tính thích hợp và dễ hiểu : thông tin cần mạch lạc, thích ứng với người nhận, không nên sử dụng quá nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa tránh tổn phí do việc tạo ra những thông tin

không dùng hoặc là ra quyết định sai vì thiếu thông tin cần thiết

- Tính được bảo vệ: thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức Thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức

- Tính kịp thời: thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn nhưng vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết

Vai trò của Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

Đối với hoạt động nội bộ trong doanh nghiệp

Xác định rõ nhu cầu thông tin hiện tại thiết thực cùng tới công nghệ hỗ trợ sát sao lâu dài, phản ánh sự phù hợp của chiến lược kinh doanh và chiến lược ứng dụng công nghệ thông tin

Đồng hành cùng các cấp quản lý bao quát dù doanh nghiệp nhỏ hay lớn, đóng vai trò cầu nối hữu ích giúp kết nối các phòng ban nội bộ trở nên hiệu quả hơn

Hệ thống đóng vai trò cốt lõi tối ưu hóa hoạt động doanh nghiệp, gia tăng hiệu suất, giám sát hiệu quả, quản lý tài nguyên, giảm các lỗi sai, tăng cường khả năng cạnh tranh

Đối với hoạt động ngoài doanh nghiệp

Ứng dụng hệ thống giúp các nhà quản lý thu thập nhanh chóng nhiều dữ liệu thông tin từ bên ngoài như biến động thị trường, đối thử cạnh tranh,…để phân tích đánh giá sau đó dự đoán tương lai của doanh nghiệp

Sơ đồ luồng dữ liệu vào – ra

Khái niệm:

Sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram) mô tả luồng luân chuyển dữ liệu trong hệ thống giúp quản lý dễ dàng hình dung tổng thể quá trình vận hành, xác định những điểm kém hiệu quả và cải thiện hệ thống Là sơ đồ biến đổi các thông tin, hệ thống, quá trình

sử dụng các ký hiệu hình chữ nhật, hình tròn, mũi tên, các nhãn văn bản ngắn trong việc

tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin và tạo ra thông tin mới

Ưu điểm: Theo dõi quy trình dễ dàng, rõ ràng một cách nhanh chóng, tối ưu hóa hiệu quả hoạt động giúp các nhà lãnh đạo quyết định kinh doanh sáng suốt

Nhượm điểm: Không xác định được trật tự thực hiện các chức năng, không có cột mốc thời gian, không chỉ ra các yếu tố định lượng với dữ liệu có liên quan tối đa và tối thiểu những thông tin cơ bản

Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu

Quá trình (Processes): được ký hiệu bởi các vòng tròn, tượng trưng cho các chức năng khác nhau mà hệ thống phải thực hiện

Kho dữ liệu (Data Store): Nơi lưu trữ dữ liệu cần thiết sử dụng sau này hay thông tin được tạo ra xuyên suốt cả quá trình

Nguồn phát sinh dữ liệu/đích tiêu thụ dữ liệu (Source/Sink):

Luồng dữ liệu (Data Flow): Thể hiện bằng mũi tên là lộ trình dữ liệu di chuyển qua lại giữa các đơn vị bên ngoài, quy trình và kho lưu trữ dữ liệu

Các mức độ DFD khác nhau:

Mức 0 - Mức cao nhất trong DFD: còn gọi là “sơ đồ ngữ cảnh”, tổng quát và toàn bộ về

hệ thống trong môi trường, sơ đồ như một thực thể đơn lẻ, không chi tiết chỉ trình bày mối quan hệ giữa hệ thống và các thực thể ngoại vi

Mức 1 – Phân cấp dưới mức 0: quy trình duy nhất ở DFD cấp 0 sẽ được chia nhỏ thành các quá trình con, sơ đồ sẽ cần thêm các luồng dữ liệu và kho dữ liệu để liên kết chúng với nhau

Mức 2 – Phân cấp dưới mức 1: mô tả chi tiết hơn về các quy trình, các đầu vào ra cụ thể, thường được sử dụng để phân tách các quy trình phức tạp thành các bước hoặc tác vụ nhỏ hơn

Mức n – Phân cấp tiếp theo: cung cấp các chi tiết cụ thể hơn về hoạt động và quy trình so với các mức trên, số mức phân cấp thay đổi theo độ phức tạp và chi tiết của hệ thống