Chuỗi cung ứng của doanh nghiệp ngày càng được phát triển cao hơn, đòi hỏi các nhà quản lý phải có sự quản lý tốt hơn đối với các đối tác của doanh nghiệp, trong đó quản lý quan hệ với nhà cung cấp đóng một vai trò quan trọng. Ở bài viết này, ATALINK sẽ giới thiệu đến bạn những thông tin cơ bản và hữu ích nhất về quản lý quan hệ với nhà cung cấp.
Trang 1Supplier Relationship Management – Tìm hiểu về Quản lý quan hệ với nhà cung cấp
Chuỗi cung ứng của doanh nghiệp ngày càng được phát triển cao hơn, đòi hỏi các nhà quản lý phải có sự quản lý tốt hơn đối với các đối tác của doanh nghiệp, trong đó quản lý
quan hệ với nhà cung cấp đóng một vai trò quan trọng Ở bài viết này, ATALINK sẽ giới
thiệu đến bạn những thông tin cơ bản và hữu ích nhất về quản lý quan hệ với nhà cung cấp
Trang 2Nội dung bài viết
Supplier Relationship Management – Tìm hiểu về Quản lý quan hệ với nhà cung cấp 1
1 Đôi nét về Supplier Relationship Management 3
2 Vai trò của Supplier Relationship Management 4
3 Quy trình triển khai Supplier Relationship Management 5
3.1 Phân khúc nhà cung cấp (Supplier Segmentation) 5
3.2 Đo lường hiệu quả nhà cung cấp 7
3.3 Tối ưu và phát triển nhà cung cấp 7
4 Những thách thức khi triển khai Supplier Relationship Management 8
5 Tổng hợp 9
Trang 31 Đôi nét về Supplier Relationship Management
Nhà cung cấp (Supplier) hay còn được gọi là nhà cung ứng là khái niệm chỉ một tổ chức / cá nhân cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho một tổ chức, doanh nghiệp khác
Nhà cung cấp có vai trò đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp Nếu không có nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ không thể tiến hành sản xuất, cung cấp hàng hóa cho người tiêu dùng
Supplier Relationship Management (Quản lý quan hệ với nhà cung cấp) – thường được
viết tắt là SRM – là phương pháp để quản lý sự tương tác giữa doanh nghiệp với các
doanh nghiêp, tổ chức đang cung cấp hàng hóa, vật liệu hoặc dịch vụ cho doanh nghiệp SRM tiến hành xem xét từng nhà cung cấp, từ đó đánh giá được nhà cung cấp nào đóng vai trò quan trọng nhất đối với hiệu suất cũng như đảm bảo hoạt động liên tục cho doanh nghiệp Thông qua những đánh giá này các nhà quản lý sẽ đưa ra chiến lược để xây dựng mối quan hệ tốt hơn với nhà cung cấp
Supplier Relationship Management được sử dụng bởi các chuyên gia tham gia quản lý chuỗi cung ứng Họ là những người thường xuyên liên lạc với các nhà cung cấp do quản
lý mua hàng, quản lý dự án và vận hành Đó là lý do tại sao SRM thường được gọi là quản
lý chuỗi cung ứng
Có nhiều điểm tương đồng giữ quản lý quan hệ nhà cung cấp với quy trình mua hàng và quản lý nhà cung cấp Tuy nhiên, có sự khác biệt với các lĩnh vực liên quan khác này Chi phí và thỏa thuận dịch vụ giữa các nhà cung cấp và tổ chức là mục tiêu của quản lý nhà
Trang 4cung cấp Trong khi đó, bản thân việc mua hàng là mục tiêu của quy trình mua hàng, bao gồm việc đặt hàng, ký kết hợp đồng, lập hóa đơn và thanh toán
2 Vai trò của Supplier Relationship Management
Mọi doanh nghiệp đều hướng tới mục tiêu đó là không ngừng gia tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh Tuy nhiên để thực hiện được mục tiêu đó doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với rất nhiều thách thức, một trong số đó là đảm bảo nguồn cung cấp của các yếu tố đầu vào, điều này được xem là một trong những ưu tiên hàng đầu ở các doanh nghiệp sản xuất
Nhằm giải quyết vấn đề này các nhà quản lý doanh nghiệp đã sử dụng Supplier Relationship Management SRM đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích khác nhau và tất cả đều góp phần mang lại lợi nhuận cao hơn
● Tiết kiệm chi phí: Mối quan hệ với các nhà cung cấp dựa trên các lợi ích tài chính.
Khi bắt đầu mối quan hệ mới với các nhà cung cấp, chi phí thiết lập có thể rất cao Supplier Relationship Management là một phương tiện giảm chi phí bằng cách tìm kiếm mối quan hệ cùng có lợi để tiết kiệm tiền trong thời gian dài Việc phát triển các mối quan hệ hợp tác này với các nhà cung cấp cũng có thể giúp giảm bớt các vấn đề
về tính khả dụng, sự chậm trễ, các vấn đề về chất lượng nguyên vật liệu,… Điều này cuối cùng sẽ giúp ích cho khách hàng
● Hiệu quả cao hơn: Có mối quan hệ với các nhà cung cấp sẽ tránh được các vấn đề
có thể phát sinh do giao tiếp kém hoặc thiếu thông tin Phát triển mối quan hệ với nhà cung cấp có nghĩa là xây dựng lòng tin, tạo điều kiện làm việc tốt hơn Điều này
sẽ cho phép dòng chảy chuỗi cung ứng trôi chảy hơn, ít bị gián đoạn hơn Và khi có
Trang 5vấn đề xảy ra, việc có mối liên hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp sẽ giúp giải quyết vấn đề nhanh hơn
● Biến động giá ít hơn: Giá cả hàng hóa có thể biến động và khách hàng không muốn
thấy giá thành sản phẩm của họ tăng lên Khi một nhà sản xuất sử dụng Supplier Relationship Management, họ thường có thể định giá nguyên vật liệu nên nếu có biến động trên thị trường thì chi phí của họ vẫn giữ nguyên Nhiều nhà cung cấp sẵn sàng đưa ra mức giá cố định nếu nhà sản xuất sẵn sàng ký hợp đồng dài hạn
● Cải tiến liên tục: Xây dựng mối quan hệ cùng có lợi giữa nhà sản xuất và nhà cung
cấp của họ không chỉ tạo dựng niềm tin mà còn mở ra phản hồi và luồng ý tưởng tự
do Việc kêt nối này này mang đến hiệu quả cao hơn, quy trình hợp lý hơn và dịch vụ khách hàng tốt hơn Có phần mềm quản lý dự án để kết nối việc đặt hàng, kiểm soát hàng tồn kho, …
3 Quy trình triển khai Supplier Relationship Management
Quy trình triển khai hoạt động quản lý quan hệ với nhà cung cấp bao gồm 3 giai đoạn cơ bản như sau:
3.1 Phân khúc nhà cung cấp (Supplier Segmentation)
Phân khúc nhà cung cấp là việc phân chia nhà cung cấp thành các nhóm nhỏ hơn dựa trên những nét tương đồng về đặc tính hay sản phẩm, dịch vụ Việc phân chia tệp nhà cung cấp cho phép nhà quản lý điều chỉnh mối quan hệ phù hợp với từng nhóm để đạt hiệu quả tốt nhất Thông thường có nhà cung cấp được phân thành 3 nhóm:
● Nhà cung cấp giao dịch: là nhóm nhà cung cấp mà doanh nghiệp không khai thác
tiềm năng phát triển lâu dài mà chỉ đơn thuần thực hiện một giao dịch mua bán Sản phẩm của những nhà cung cấp này thường không có nhiều ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp và doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm được nhiều nhà cung
Trang 6cấp tương tự trên thị trường Vì thế thông thường doanh nghiệp sẽ có vị thế cao hơn
so với các nhà cung cấp
● Nhà cung cấp quan trọng: đây là nhóm những nhà cung cấp chiếm vai trò tương đối
quan trọng Họ có thể không mang lại giá trị về lợi nhuận cho doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại nhưng họ có định hướng và chiến lược phát triển rõ ràng, chính vì thế xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với những nhà cung cấp này thường mang đến những lợi ích, cơ hội cho doanh nghiệp trong tương lai
● Nhà cung cấp chiến lược: là những nhà cung cấp quan trọng hoặc có tầm quan
trọng về mặt chiến lược của doanh nghiệp Việc xây dựng một mối quan hệ thân thiết và bền vững với các nhà cung cấp này giúp đảm bảo sự ổn định cho chuỗi cung ứng của doanh nghiệp từ đó đảm bảo nguồn cung của những nguyên liệu cấu thành nên sản phẩm chủ chốt của doanh nghiệp Một mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp trong nhóm này sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện các mục tiêu của mình, thậm chí đạt được giá trị cao hơn kỳ vọng và tạo cơ hội giúp doanh nghiệp trở nên khác biệt trên thị trường
3.2 Đo lường hiệu quả nhà cung cấp
Khi mua hàng, doanh nghiệp cần quan tâm đến việc đo lường mọi thứ Các chức năng theo dõi mua hàng truyền thống tập trung vào việc đo lường sự đóng góp tổng thể của chức năng mua hàng bằng cách sử dụng các số liệu chung Điều này rất quan trọng, đặc biệt nếu tổ chức cần mua hàng để chứng minh nó làm tăng giá trị như thế nào
Việc mua hàng thường có thể cần tính đến giá trị thông qua các chỉ số hiệu quả tài chính, chẳng hạn như:
Trang 7● Phương sai giá mua (PPV): thước đo sự khác biệt giữa ngân sách mà tổ chức dự trù
cho chi phí chi tiêu của bên thứ ba và số tiền tổ chức thực sự chi tiêu PPV là một biện pháp tài chính giúp các tổ chức lập ngân sách và lập kế hoạch
● Tiết kiệm giá: một biện pháp giảm so với chi tiêu trước đây, lại là một biến thể của
PPV nhưng liên kết việc giảm với một số hình thức can thiệp
● Tiết kiệm chi phí: một biện pháp tương tự bằng cách tập trung vào nhiều thứ hơn là
giá mua mà là chi phí cho tổ chức, có lẽ trong suốt vòng đời của sản phẩm/dịch vụ
● Đóng góp vào EBITDA (Thu nhập trước thuế thu nhập, khấu hao và khấu hao): Một
biến thể khác của PPV và tiết kiệm giá – nếu can thiệp mua hàng có thể trực tiếp làm giảm giá và chi phí thì sự giáo dục này sẽ tác động tích cực đến lợi nhuận cuối cùng
● Giữ lại tiền mặt: Thông qua đàm phán các điều khoản thanh toán có lợi cho tổ chức.
● Lợi tức đầu tư (RoI): tiết kiệm và lợi ích so với chức năng chi phí mua hàng.
● Chi phí tồn kho – khi tồn kho là một phần của hoạt động kinh doanh; giá trị của cổ
phiếu và chi phí để nắm giữ và quản lý nó
3.3 Tối ưu và phát triển nhà cung cấp
Quy trình cải tiến nhà cung cấp là một cách tiếp cận đơn giản và dễ hiểu để thúc đẩy tất
cả các loại cải tiến nhà cung cấp Đây là một quy trình cải tiến gồm năm giai đoạn có thể
áp dụng cho nhiều tình huống khác nhau
● Nghiên cứu: Quan sát hoặc nghiên cứu vấn đề, có thể được thể hiện bởi KPI Hiểu
tình hình hiện tại và thu thập càng nhiều thông tin càng tốt
● Đặt mục tiêu: Xác định KPI và xác định mục tiêu SMART
● Lập kế hoạch: Xác định một quá trình hành động được đề xuất để hướng tới mục
tiêu, lập kế hoạch tiếp cận với nhà cung cấp khi thích hợp
● Thực hiện: Thực hiện hành động khắc phục, khắc phục và phòng ngừa hoặc cải tiến
(nhà cung cấp, doanh nghiệp)
● Xem xét: Theo dõi và đo lường kết quả và kết quả theo KPI hoặc mục tiêu Hành
động nếu kết quả không như mong đợi và bắt đầu lại quy trình
Cải tiến và phát triển nhà cung cấp (SI&D) đòi hỏi một quy trình có cấu trúc và cam kết phù hợp để đảm bảo có hiệu quả SI&D phải được gắn chặt vào Supplier Relationship Management tổng thể, được doanh nghiệp chấp thuận và phù hợp với các mục đích và mục tiêu của công ty
Trang 84 Những thách thức khi triển khai Supplier Relationship Management
Dưới đây là một vài thách thức mà doanh nghiệp cần lưu ý khi quản lý quan hệ với nhà cung cấp:
● Phương pháp giao tiếp ưa thích
Đối với một mối quan hệ người mua và nhà cung cấp mạnh mẽ, giao tiếp là chìa khóa Tuy nhiên, mối quan hệ hợp tác giữa người mua và người bán không phải lúc nào cũng
dễ dàng tạo ra Cần tìm ra điểm chung cho các phương pháp liên lạc tốt nhất giữa bộ phận thu mua với người mua và nhà cung cấp Bộ phận của bạn có thể dễ dàng xử lý nhiều email mỗi ngày
Ngược lại, người mua và nhà cung cấp của bạn có thể muốn liên lạc mỗi tuần một lần qua email, điện thoại hoặc phần mềm cuộc gọi video như Zoom hoặc Google Hangout Một tình huống giao tiếp quá mức có thể làm xấu đi các mối quan hệ công việc, vì vậy điều quan trọng là phải tìm được sự cân bằng phù hợp
Trang 9● Thiếu minh bạch
Nếu mối quan hệ giữa người mua và nhà cung cấp không cởi mở và minh bạch, điều này
có thể dẫn đến sự hiểu lầm về nhu cầu kinh doanh Nếu thông tin chính xác không được chia sẻ giữa mỗi bên, điều này có thể có nghĩa là các cơ hội kinh doanh quan trọng có thể bị bỏ lỡ
● Gián đoạn chuỗi cung ứng
Các yếu tố bên ngoài nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn có thể dẫn đến các vấn đề trong chuỗi cung ứng Cho dù đó là giao hàng trễ hay chất lượng hàng hóa hoặc dịch vụ giảm sút; đây là những gián đoạn mà bộ phận thu mua chưa chuẩn bị Đây có thể là những trường hợp hiếm gặp;
5 Tổng hợp
Với sự ra đời của chuỗi cung ứng hiện đại, doanh nghiệp phải thực hiện nhiệm vụ quản lý
các đối tác quan trọng, nhất là quản lý quan hệ với nhà cung cấp (Supplier Relationship Management) để có thể phát triển chuỗi cung ứng lên cấp cao hơn.
VớiATALINK, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý Nhà cung cấp trực tuyến, đơn giản và
hiệu quả hơn trong việc tạo dựng và duy trì mối quan hệ với Nhà cung cấp:
● Hiệu quả trong việc đồng bộ hóa thông tin giữa DN và NCC
● Nâng cao hiệu quả quá trình mua hàng, giảm thiểu các thao tác, đưa ra quyết định mua sắm nhanh hơn dựa trên thông tin được cung cấp
● Quản lý dễ dàng thông tin và hiệu suất của NCC (Thông tin liên hệ, Lịch sử mua hàng
từ NCC, Thông tin khác từ NCC,…)
● Đơn giản, hiệu quả trong việc kết nối và tương tác với NCC
● Nhanh chóng nhận được các thông tin khuyến mãi, sản phẩm mới, … từ NCC
Trang 10Đặc biệt, tính năng đánh giá chất lượng nhà cung cấp trực tuyến giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả trong việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín, chất lượng Doanh nghiệp có thể đánh giá nhà cung cấp bằng cách:
● Doanh nghiệp được đánh giá khi và chỉ khi phát sinh mối quan hệ DN – NCC trên ứng dụng
● Tìm, chọn, thêm hoặc nhân bản danh sách các tiêu chí đánh giá, giúp thiết kiệm thời gian khởi tạo, rà soát chất lượng của từng NCC
● DN có thể đánh giá NCC ở các mức chi tiết khác nhau:
○ Nhận xét, đánh giá chung
○ Nhận xét, đánh giá theo 5 tiêu chí
○ Nhận xét, đánh giá trên từng đơn hàng
● DN có thể dễ dàng thiết lập các tiêu chí đánh giá mà DN muốn tự định nghĩa
Tìm hiểu thêm về tính năng nổi bật của Giải pháp quản lý Mua hàng Atalink giúp quản lý Nhà cung cấp hiệu quảtại đây
———————————————–
ATALINK – Giải pháp Quản trị chuỗi cung ứng hợp nhất
✪Hotline: 1800 555 540 (Miễn phí)
✪Email: contact@atalink.vn