Quản lý hàng tồn kho hiệu quả là chìa khóa giúp doanh nghiệp (DN) tối ưu chi phí và nâng cao lợi nhuận. Tồn kho dư thừa không chỉ làm tăng chi phí lưu kho mà còn ảnh hưởng đến dòng tiền, trong khi thiếu hụt hàng có thể gây gián đoạn cung ứng. Để giải quyết những thách thức này và tối ưu vòng quay hàng tồn kho, DN cần quản lý chặt chẽ hàng tồn kho cùng nhà cung cấp (NCC), xây dựng mối quan hệ hợp tác bền vững và thiết lập nền tảng chia sẻ thông tin hiệu quả. Bài viết này sẽ giới thiệu 6 phương thức giúp DN kiểm soát tồn kho tốt hơn, tiết kiệm chi phí và duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Trang 1Giải pháp tối ưu hàng tồn kho cho Doanh nghiệp: Phối hợp cùng Nhà cung cấp
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả là chìa khóa giúp doanh nghiệp (DN) tối ưu chi phí và
nâng cao lợi nhuận Tồn kho dư thừa không chỉ làm tăng chi phí lưu kho mà còn ảnh hưởng đến dòng tiền, trong khi thiếu hụt hàng có thể gây gián đoạn cung ứng Để giải quyết những thách thức này và tối ưu vòng quay hàng tồn kho, DN cần quản lý chặt chẽ hàng tồn kho cùng nhà cung cấp (NCC), xây dựng mối quan hệ hợp tác bền vững và thiết lập nền tảng chia sẻ thông tin hiệu quả Bài viết này sẽ giới thiệu 6 phương thức giúp DN kiểm soát tồn kho tốt hơn, tiết kiệm chi phí và duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường
Trang 2Nội dung bài viết
1 Tối ưu tồn kho cho DN bằng cách phối hợp với NCC 2
1.1 Phương thức 1: Tất cả hàng tồn kho đặt tại nhà kho của DN, hoàn toàn do DN chịu trách nhiệm 3
1.2 Phương thức 2: NCC đảm trách một phần hàng tồn kho 4
1.3 Phương thức 3: NCC đảm trách tương đối nhiều hàng tồn kho (Call-off) 5
1.4 Phương thức 4: Ký gửi hàng 5
1.5 Phương thức 5: NCC quản lý hàng tồn kho (Vendor Managed Inventory – VMI) 6
1.6 Phương thức 6: Đúng thời điểm (Just-In-Time – JIT) 8
2 Chú trọng phát triển mối quan hệ với NCC 10
3 Thiết lập nền tảng chia sẻ thông tin với NCC 12
4 Tổng kết 14
Trang 31 Tối ưu tồn kho cho DN bằng cách phối hợp với NCC
Biện pháp hiệu quả để giảm thiểu tồn kho nguyên vật liệu là tăng cường quản lý hàng tồn
kho thông qua NCC Khi NCC đảm nhận phần lớn hàng tồn kho, DN có thể giảm tải áp
lực lưu trữ, từ đó tối ưu hóa nguồn lực Để triển khai giải pháp này thành công, DN cần đẩy mạnh hợp tác với NCC, cùng xác định các phương thức tối ưu nhằm giảm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho
Dưới đây là 6 phương thức quản lý hàng tồn kho mà DN có thể lựa chọn áp dụng để tối
ưu hóa lượng tồn kho:
Trang 41.1 Phương thức 1: Tất cả hàng tồn kho đặt tại nhà kho của
DN, hoàn toàn do DN chịu trách nhiệm
Trong phương thức này, toàn bộ hàng tồn kho được đặt tại nhà kho của DN, do DN chịu trách nhiệm hoàn toàn về quản lý và lưu trữ Thông thường có 3 nguyên nhân chính dẫn đến việc lựa chọn phương thức này, gọi tắt là “Ba không”:
● “Không biết”: DN không biết còn có phương thức khác để quản lý hàng tồn kho Họ
thường nghĩ rằng đã chi tiền mua hàng thì tự mình phải lưu giữ hàng hóa
● “Không coi trọng”: DN có nguồn vốn mạnh và không bị áp lực về dòng tiền Họ có
thể không bận tâm đến hàng hóa trong kho, thậm chí không tiếc nuối khi hàng bị hỏng
● “Không thể làm khác”: Nguyên vật liệu khan hiếm hoặc giá cả tăng nhanh khiến DN
phải mua sắm trước để tránh rủi ro về nguồn cung trong tương lai Nếu không dự trữ kịp thời, DN có thể phải đối mặt với những tác động tiêu cực lớn do biến động giá Vì vậy, công ty phải tiến hành mua hàng trước để duy trì hàng tồn kho có tính chiến lược
Một số DN dù nhận thức được rằng có những phương thức khác để quản lý hàng tồn kho, nhưng vẫn lựa chọn phương thức này do các đặc thù riêng của tổ chức Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả theo phương thức này, DN có thể áp dụng phương pháp Make-To-Stock (MTS)
Make-to-Stock (MTS) là một kỹ thuật sản xuất quy mô lớn, trong đó DN dựa vào dự
đoán nhu cầu của người tiêu dùng để quyết định sản xuất Phương thức này giúp DN chủ động sản xuất và dự trữ hàng hóa, từ đó giảm thời gian giao hàng và nâng cao trải nghiệm khách hàng Tuy nhiên, MTS yêu cầu DN phải quản lý chi phí tồn kho và tối ưu hóa quy trình lưu trữ để hạn chế rủi ro hàng tồn đọng
Tập đoàn LEGO là một ví dụ điển hình áp dụng MTS để tối ưu hóa sản xuất Dựa trên dữ
liệu lịch sử, LEGO dự đoán nhu cầu sẽ tăng 40% trong quý 4 so với quý 3 Để chuẩn bị, tập đoàn đã sản xuất thêm 40% đồ chơi trong các tháng 7, 8 và 9, sử dụng kho để lưu trữ toàn bộ hàng tồn kho sản xuất (*)
Trang 51.2 Phương thức 2: NCC đảm trách một phần hàng tồn kho
Khi DN áp lực về nguồn vốn, việc hợp tác với các NCC chiến lược để chia sẻ trách nhiệm lưu trữ hàng tồn kho là giải pháp hiệu quả hỗ trợ giải phóng nguồn lực tài chính và tối ưu hóa dòng tiền Phương thức này giúp DN tối ưu hóa không gian kho bãi, giảm bớt chi phí quản lý tồn kho, duy trì hoạt động ổn định và tạo điều kiện thuận lợi để thúc đẩy các hoạt động kinh doanh
1.3 Phương thức 3: NCC đảm trách tương đối nhiều hàng tồn kho (Call-off)
Việc áp dụng phương thức này cho phép NCC đảm trách một lượng lớn hàng tồn kho, giúp DN giảm thiểu áp lực về vốn và dòng tiền mà vẫn đảm bảo nguồn cung ổn định khi cần Để thực hiện phương thức này, DN nên tìm nhiều NCC đòn bẩy hoặc thông thường (Xem thêm thông tin tại mục 2: Chú trọng phát triển mối quan hệ với NCC) để thương lượng chuyển giao việc quản lý hàng tồn kho Dưới đây là các lợi ích cụ thể khi DN để NCC chịu trách nhiệm một phần lớn hàng tồn kho:
● Tối ưu hóa dòng tiền:
Khi NCC đảm nhận phần lớn hàng tồn kho, DN sẽ tiết kiệm được chi phí lưu kho, giảm thiểu chi phí quản lý liên quan đến việc duy trì và theo dõi hàng tồn Điều này cho phép DN giải phóng nguồn lực tài chính, giúp họ đầu tư vào các lĩnh vực khác như phát triển sản phẩm, tiếp thị, hoặc mở rộng quy mô sản xuất
● Duy trì nguồn cung ổn định:
Việc chuyển giao một lượng tồn kho cho NCC đảm trách giúp DN dễ dàng thực hiện các đơn đặt hàng nhanh chóng, đảm bảo quy trình sản xuất không bị gián đoạn và nâng cao tiến độ hoàn thành các đơn hàng
1.4 Phương thức 4: Ký gửi hàng
Trang 6So với các phương thức trên, ký gửi hàng có bản chất khác biệt, thể hiện rõ ở hai đặc trưng nổi bật:
● Phương thức thanh toán không giống:
DN không phải thanh toán cho NCC cho đến khi hàng hóa được giao thành công, tức
là “sử dụng trước, thanh toán sau” Điều này giúp tiết kiệm chi phí quản lý kho và giảm thiểu rủi ro tài chính
● Khoảng cách lưu trữ hàng gần hơn:
Hàng tồn kho được lưu trữ tại kho của hậu cần bên thứ ba ở gần hoặc ngay trong
DN, giúp tối ưu hóa quy trình cung ứng và rút ngắn thời gian giao hàng, từ đó giải phóng hàng tồn kho nhanh chóng
Tuy nhiên, để triển khai hiệu quả phương thức ký gửi hàng, DN cần đáp lại NCC bằng sự hợp tác ổn định và lâu dài
Thông qua việc áp dụng ký gửi hàng, Colgate đã nâng cao tốc độ quay vòng hàng tồn kho từ 15 lần / năm lên 36 lần / năm chỉ trong 2 năm Trước khi triển khai phương thức này, nguyên vật liệu tại nhà máy thường được lưu trữ trung bình khoảng 10 ngày, với thanh toán thực hiện vào ngày thứ 30 Tuy nhiên, sau khi áp dụng ký gửi, Colgate chỉ thanh toán vào ngày thứ 30 kể từ khi sử dụng hết nguyên liệu, trong khi 10 ngày đầu tiên hàng tồn kho được chuyển giao cho NCC để lưu giữ Sự điều chỉnh này đã giúp tốc độ quay vòng hàng tồn kho tăng hơn 2 lần Để củng cố mối quan hệ với NCC, Colgate thực hiện mua hàng tập trung và thiết lập hợp đồng dài hạn, mang lại lợi ích chung cho cả hai bên (*)
1.5 Phương thức 5: NCC quản lý hàng tồn kho (Vendor Managed Inventory – VMI)
Trong phương thức này, NCC đảm nhiệm việc quản lý hàng tồn kho cho DN, điều chỉnh
và bổ sung hàng hóa dựa trên thông tin về tiêu thụ, sản xuất và khả năng lưu trữ của DN
Hệ thống hàng tồn kho do NCC quản lý (VMI) là một chiến lược hợp tác tiến bộ, khác với các mô hình chuỗi cung ứng truyền thống bằng cách thu hẹp khoảng cách giữa NCC và
Trang 7DN, biến việc quản lý hàng tồn kho trở thành trách nhiệm chung, từ đó tối ưu hóa hiệu quả trong toàn bộ chuỗi cung ứng
Dưới đây là một số lợi ích cụ thể khi DN áp dụng phương thức VMI:
● Giảm chi phí và rủi ro tồn kho: VMI giúp DN giảm chi phí chuỗi cung ứng, giảm nhu
cầu lưu trữ và rủi ro đặt hàng dư thừa thông qua việc NCC đảm nhận quản lý hàng tồn kho DN chỉ cần thanh toán khi hàng hóa bán ra, giúp tối ưu dòng tiền cho các hoạt động khác
● Dự báo chính xác và tối ưu hóa tồn kho: Sự kết nối dữ liệu liên tục giữa DN và NCC
giúp việc dự báo và điều chỉnh tồn kho trở nên chính xác hơn NCC có thể dựa trên
dữ liệu bán hàng hiện tại để phân tích xu hướng và lập kế hoạch tồn kho hiệu quả hơn
● Nâng cao hiệu quả và giảm sai sót: VMI tự động hóa việc quản lý hàng tồn kho, giảm
thiểu lỗi do con người như sai số trong tính toán hay đặt hàng nhầm DN không cần
lo lắng về kiểm soát tồn kho, giúp tăng hiệu suất đội ngũ và tập trung vào các hoạt động kinh doanh khác
Điều kiện để áp dụng thành công phương thức này:
Trang 8● Sử dụng EDI hoặc nền tảng B2B
● Cam kết cao giữa hai bên và xác định rõ quyền sở hữu hàng tồn kho
● Đánh giá hiệu suất qua chỉ số tài chính và phi tài chính
● Đàm phán điều khoản hợp đồng, gồm quyền lợi, thời gian chuyển hàng, điều khoản tín dụng, trách nhiệm đặt hàng và mức độ tồn kho
● Thiết lập hệ thống thông tin hiệu quả, dự báo nhu cầu và phối hợp tồn kho và chính sách vận chuyển
Walmart là DN điển hình trong việc sử dụng phương thức VMI Walmart chia sẻ dữ liệu bán hàng và tồn kho của mình với NCC P&G thông qua EDI và các nền tảng hợp tác B2B, cho phép P&G tạo đơn hàng dựa trên mức tồn kho và tỷ lệ phân bổ đã thiết lập Nhờ đó,
cả P&G và Walmart tối ưu hóa thời gian thực hiện đơn hàng VMI Việc áp dụng VMI đã giúp Walmart nâng cao năng suất phân tích thêm 20 – 25%, đồng thời P&G có thể phản ứng nhanh hơn với các yêu cầu đặc biệt của Walmart (*)
Như với Giải pháp quản lý Kho ATALINK (VMI), DN có thể chia sẻ thông tin tồn kho của các sản phẩm nhất định cho từng NCC, giúp các NCC chủ động trong kế hoạch cung ứng hàng hóa Đồng thời, DN cũng có thể tối ưu việc cung ứng hàng hóa cho hệ thống phân phối của mình một cách hiệu quả và linh hoạt hơn Tìm hiểu thêm thông tintại đây
Ngoài ra, bạn có thể tìm hiểu thêm bài viết về Tầm quan trọng của Vendor Managed Inventory (VMI) trong sản xuấttại đây.
1.6 Phương thức 6: Đúng thời điểm (Just-In-Time – JIT)
Trang 9JIT, hay còn gọi là mô hình “tồn kho bằng 0″, là một trong những phương pháp quản lý hàng tồn kho của NCC hiệu quả Đặc điểm nổi bật của JIT là NCC đặt nhà máy gần DN, tạo điều kiện cho cả hai bên đồng bộ hóa quy trình sản xuất Phương thức này sử dụng
“thông tin thay thế hàng tồn kho”, với hàng hóa không lưu kho mà được đặt trên xe tải và vận chuyển thường xuyên Việc này giúp giảm thiểu lượng tồn kho, cho phép cả NCC và
DN duy trì mức tồn kho thấp nhất có thể, tối ưu chi phí và hiệu quả hoạt động
Điều kiện để áp dụng thành công phương thức này:
● Mức độ phối hợp giữa các NCC dựa trên lợi nhuận: NCC phải đảm bảo chất lượng
và thời gian giao hàng chính xác, giúp DN duy trì chuỗi cung ứng ổn định và giảm thiểu tồn kho Điều này không chỉ hỗ trợ hoạt động sản xuất mà còn thúc đẩy lợi nhuận cho cả hai bên thông qua sự phối hợp và cam kết lâu dài
● Sự phong phú của nguồn lực hậu cần gắn liền với phát triển “dây chuyền công nghiệp”: Điều này giúp DN dễ dàng thích ứng với sự biến động của nhu cầu thị
trường, nâng cao hiệu quả vận hành và hỗ trợ sự phát triển bền vững của “dây chuyền công nghiệp”
● Nền tảng chia sẻ thông tin giữa DN và NCC dựa vào hệ thống thông tin hiệu quả: Sự
phối hợp liên tục giữa hai bên đòi hỏi luồng thông tin liên tục và kịp thời để đảm bảo các nguyên vật liệu và thành phẩm chỉ được chuyển đến khi cần thiết Khi thông tin được chia sẻ một cách chính xác và theo thời gian thực, NCC có thể điều chỉnh sản xuất và giao hàng một cách tối ưu, giúp giảm thiểu rủi ro gián đoạn chuỗi cung ứng
Apple đã áp dụng nguyên tắc JIT để tối ưu hóa quy trình sản xuất và quản lý chuỗi cung ứng Thay vì duy trì một lượng hàng tồn kho lớn, công ty chỉ có 1 nhà kho trung tâm tại
Mỹ và hợp tác chặt chẽ với khoảng 150 NCC toàn cầu Điều này cho phép Apple thuê ngoài sản xuất, giảm chi phí và tình trạng hàng tồn kho dư thừa Với phương pháp JIT, Apple có thể sản xuất các sản phẩm theo yêu cầu ngay khi nhận được đơn hàng, ví dụ như quy trình sản xuất iPod đã được rút ngắn từ 90 ngày xuống chỉ còn 90 giờ Sự kết hợp giữa sản xuất tinh gọn, giao hàng đúng lúc và quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả đã giúp Apple giảm chi phí và nhanh chóng đáp ứng nhu cầu của khách hàng (*)
Trang 10Trong 6 phương thức trên, không phương thức nào có thể áp dụng chung cho tất cả các NCC Việc lựa chọn phương thức quản lý hàng tồn kho phải được thực hiện dựa trên sự
so sánh lợi thế giữa DN và NCC DN càng mạnh, vị thế trong mắt các NCC càng cao thì càng có khả năng lựa chọn phương thức quản lý hàng tồn kho phù hợp và có lợi cho DN
2 Chú trọng phát triển mối quan hệ với NCC
Để DN và NCC có thể phối hợp hiệu quả trong việc thực hiện các phương thức trên, việc xây dựng và phát triển mối quan hệ chặt chẽ với NCC là điều vô cùng quan trọng
Trước hết, căn cứ vào số tiền mua hàng và rủi ro trong cung cấp theo phương pháp “góc
phần tư”, DN có thể phân loại các NCC thành: Bình thường, chiến lược, đòn bẩy và cổ chai
● NCC bình thường: Là những NCC có số tiền mua hàng thấp và rủi ro cung cấp thấp,
thường cung cấp các sản phẩm phục vụ cho hoạt động bảo trì, sửa chữa và vận hành (MRO) như dụng cụ, thiết bị văn phòng, phụ tùng thay thế, đồ bảo hộ lao động
và vật tư tiêu hao có giá trị thấp Việc quản lý nhóm NCC này chủ yếu tập trung vào tinh giản quy trình nội bộ và sử dụng các phương pháp đơn giản nhất để mua hàng
● NCC chiến lược: Là những NCC có số tiền mua hàng cao và rủi ro cung cấp lớn,
chuyên cung cấp nguyên vật liệu chủ đạo có chất lượng cao, giá cạnh tranh và đảm bảo giao hàng Nhóm NCC này sẵn sàng hy sinh lợi ích ngắn hạn để đạt được mục
Trang 11tiêu hợp tác lâu dài có lợi cho cả hai bên Việc quản lý NCC chiến lược tập trung vào xây dựng mối quan hệ đối tác bền vững và hợp tác chặt chẽ lâu dài
● NCC đòn bẩy: Là những NCC có số tiền mua hàng cao nhưng rủi ro cung cấp ở mức
thấp, thường cung cấp các bộ phận và linh kiện chuẩn với tính đồng nhất và tính cạnh tranh cao Vì có nhiều nguồn cung cấp sản phẩm tương tự, DN ưu tiên lựa chọn NCC có giá cả cạnh tranh nhất Do đó, việc quản lý NCC đòn bẩy tập trung vào việc tối đa hóa lợi ích từ đòn bẩy và đạt được giá mua thấp nhất
● NCC cổ chai: Là những NCC có số tiền mua hàng thấp nhưng rủi ro cung cấp ở mức
cao, thường cung cấp các bộ phận và linh kiện phi tiêu chuẩn có tính tùy chỉnh và độc quyền trên thị trường Vì có tính chất đặc thù cao, DN không có nhiều NCC để lựa chọn nên ưu tiên hàng đầu là mua được hàng hóa đủ tiêu chuẩn Do đó, việc quản lý NCC cổ chai tập trung vào giảm thiểu rủi ro và đảm bảo nguồn cung ổn định Sau khi phân loại NCC, DN cần đánh giá tiềm năng đảm nhiệm khối lượng hàng tồn kho, từ đó xác định mức độ ưu tiên trong xây dựng và phát triển mối quan hệ với các nhóm NCC Hai loại NCC có tiềm năng cao trong phối hợp quản lý hàng tồn kho mà
DN cần chú trọng phát triển mối quan hệ là:
● NCC chiến lược:
Nhóm NCC này có thể hy sinh lợi ích ngắn hạn để đạt được lợi ích lâu dài cùng với
DN, vì vậy đây là nhóm NCC có khả năng phối hợp cao nhất trong việc đảm trách hàng tồn kho cho DN
Để tăng cường “quan hệ đối tác” với các NCC chiến lược, DN có thể khuyến khích họ tham gia vào giai đoạn đầu của quá trình phát triển sản phẩm mới, hỗ trợ nghiên cứu
và phát triển sản phẩm Bên cạnh đó, DN có thể nâng cao hạn mức cung cấp sản phẩm từ các NCC, từng bước tiến tới miễn kiểm sản phẩm và tập trung hóa quy trình mua hàng Đồng thời, DN nên hợp tác chặt chẽ với NCC về kỹ thuật, thông tin và quản lý Ngoài ra, việc tôn vinh và khen thưởng các NCC chiến lược trong hội nghị thường niên sẽ góp phần củng cố tình hữu nghị và hợp tác lâu dài giữa hai bên
● NCC đòn bẩy:
DN cần xem xét chú trọng phát triển mối quan hệ với nhóm NCC đòn bẩy, đặc biệt các NCC có độ tập trung cao Các DN chiếm được lợi thế chi phí nhờ vào quy mô của
DN thường có sức hấp dẫn rất lớn đối với các NCC đòn bẩy Vì vậy, việc yêu cầu NCC