Luận văn hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại bưu Điện thành phố quy nhơn bưu Điện tỉnh bình Định

Tuy nhiên, hiện nay chưa có nhiều công trình nghiên cứu về kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại tại các đơn vị bưu điện nói chung, đặc biệt tại Bưu điện thành phố

NGUYỄN THỊ ÁNH NGUYỆT

HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN TẠI BƯU ĐIỆN THÀNH PHỐ QUY NHƠN - BƯU ĐIỆN

TỈNH BÌNH ĐỊNH

ĐỂ ÁN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Bình Định - Năm 2024

NGUYỄN THỊ ÁNH NGUYỆT

HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN TẠI BƯU ĐIỆN THÀNH PHỐ QUY NHƠN - BƯU ĐIỆN

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong đề án là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả

Nguyễn Thị Ánh Nguyệt

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

DANH MỤC CÁC HÌNH

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 6

1.1 Khái quát chung về kiểm soát nội bộ 6

1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ 6

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của kiểm soát nội bộ 8

1.1.3 Mục tiêu tổng quát của kiểm soát nội bộ 8

1.1.4 Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ 9

1.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền 17

1.2.1 Đặc điểm của chu trình 17

1.2.2 Môi trường kiểm soát 19

1.2.3 Đánh giá rủi ro 20

1.2.4 Hoạt động kiểm soát 21

1.2.5 Hệ thống thông tin và truyền thông 24

1.2.6 Giám sát hoạt động kiểm soát 25

1.3 Đặc điểm kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ bưu chính 25

1.3.1 Khái quát về dịch vụ, dịch vụ bưu chính 25

1.3.2 Những rủi ro thường gặp trong chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ bưu chính 27

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 31

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN TẠI BƯU ĐIỆN THÀNH PHỐ QUY NHƠN - BƯU ĐIỆN TỈNH BÌNH ĐỊNH 32

2.1 Tổng quan về Bưu điện thành phố Quy Nhơn - Bưu điện tỉnh Bình Định 32

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 32

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ 33

2.1.3 Đặc điểm hoạt động 34

2.1.4 Đặc điểm tổ chức quản lý 34

2.1.5 Đặc điểm bộ máy kế toán 38

2.2 Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại Bưu điện thành phố Quy Nhơn - Bưu điện tỉnh Bình Định 40

2.2.1 Đặc điểm dịch vụ cung cấp tại đơn vị 40

2.2.2 Đặc điểm tổ chức mạng lưới kinh doanh 45

2.2.3 Quy trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại đơn vị 46

2.2.4 Môi trường kiểm soát chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại đơn vị 52

2.2.5 Đánh giá rủi ro chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại đơn vị 54

2.2.6 Thủ tục kiểm soát chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại đơn vị 55

2.2.7 Thông tin và truyền thông chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại đơn vị 62

2.2.8 Giám sát chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại đơn vị 63

2.3 Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại Bưu điện thành phố Quy Nhơn - Bưu điện tỉnh Bình Định 64

2.3.2 Hạn chế - nguyên nhân 65

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 68

CHƯƠNG 3: QUAN ĐIỂM VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN TẠI BƯU ĐIỆN THÀNH PHỐ QUY NHƠN - BƯU ĐIỆN TỈNH BÌNH ĐỊNH 69

3.1 Quan điểm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại Bưu điện thành phố Quy Nhơn - Bưu điện tỉnh Bình Định 69

3.2 Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại Bưu điện thành phố Quy Nhơn - Bưu điện tỉnh Bình Định 70

3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát 70

3.2.2 Hoàn thiện đánh giá rủi ro 73

3.2.3 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát 73

3.2.4 Hoàn thiện hệ thống thông tin và truyền thông 79

3.2.5 Hoàn thiện giám sát 79

3.3 Các điều kiện để thực hiện giải pháp 80

3.3.1 Đối với cơ quan quản lý nhà nước 80

3.3.2 Đối với Bưu điện tỉnh Bình Định 80

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 82

KẾT LUẬN 83 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

STT Từ viết tắt Từ viết đầy đủ

1 BCĐKT Bảng cân đối kế toán

2 BCKQKD Báo cáo kết quả kinh doanh

3 BCTC Báo cáo tài chính

4 GDV Giao dịch viên

5 GTGT Giá trị gia tăng

6 HĐQT Hội đồng quản trị

7 KSNB Kiểm soát nội bộ

8 KSV Kiểm soát viên

9 TTĐB Tiêu thụ đặc biệt

10 XK Xuất khẩu

STT bảng Tên bảng Trang

Bảng 1.1 Tổng hợp các sai phạm có thể xảy ra trong chu trình

bán hàng và thu tiền 20 Bảng 2.1 Tình hình lao động của Bưu điện thành phố Quy Nhơn

- Bưu điện tỉnh Bình Định ngày 31/04/2023 37 Bảng 2.2 Bảng kê chi tiết công nợ 57

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ STT sơ đồ Tên sơ đồ Trang

Sơ đồ 1.1 Chu trình bán hàng – thu tiền 18

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của Bưu điện thành phố Quy Nhơn - Bưu điện tỉnh Bình Định 35

Sơ đồ 2.2 Sơ đồ mô hình tổ chức kế toán tại Bưu điện thành phố Quy Nhơn - Bưu điện tỉnh Bình Định 38

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 2.1 Các dịch vụ thu hộ đang được cung cấp 44 Hình 2.2 Phiếu gửi bưu phẩm đảm bảo 47 Hình 2.3 Phiếu gửi bưu phẩm trong và ngoài nước 48 Hình 2.4 Phiếu gửi bưu phẩm chuyển phát nhanh EMS 49 Hình 2.5 Phiếu chuyển tiền và biên nhận chuyển tiền 50 Hình 2.6 Báo cáo doanh thu cuối ngày và sổ theo dõi nộp tiền 60

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Đối với mọi doanh nghiệp thì chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng, kiểm soát nội bộ là công cụ chủ yếu để thực hiện chức năng đó trong mọi quy trình quản lý của đơn vị KSNB một khi vững mạnh sẽ góp phần không nhỏ cho thành công của doanh nghiệp, ngày càng giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả kinh tế

Chính vì vậy, một KSNB vững mạnh đang là một nhu cầu bức thiết, một công cụ tối ưu để xác định sự an toàn của nguồn vốn đầu tư, xác định hiệu quả điều hành của Ban điều hành doanh nghiệp cũng như kịp thời nắm bắt hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

Ngành Bưu chính có những đặc điểm khác biệt so với các ngành dịch vụ khác, do vậy sản phẩm của ngành Bưu chính cũng có sự khác biệt, là một loại hàng hóa đặc thù, để hoàn thiện sản phẩm cần ít nhất hai đơn vị của ngành tham gia Tuy vậy, khi sử dụng dịch vụ khách hàng phải trả tiền trước cho một sản phẩm chưa được hoàn thiện Chính vì lẽ đó khâu bán hàng thu tiền là một quá trình khá quan trọng, quyết định cho sự thành công và hiệu quả của đơn vị; đòi hỏi nhà quản lý tập trung phần lớn nguồn lực cho quá trình này Hơn nữa, hiện nay ngoài các dịch vụ Bưu chính truyền thống, tại các điểm giao dịch còn phục vụ rất nhiều các dịch vụ tích hợp, là môi trường phát sinh nhiều sai sót và gian lận Đặc biệt, hành vi tiêu dùng của người dân cũng thay đổi hậu Covid 19, việc mua sắm trực tuyến với khối lượng hàng hóa chuyển phát qua hệ thống bưu điện tăng cao, kéo theo nguy cơ xảy

ra các tiêu cực để các đối tượng xấu lợi dụng

Kể từ sau ngày chia tách Bưu chính - Viễn thông (2008), để phát triển kinh doanh các dịch vụ bưu chính với mạng lưới như hiện nay, Bưu điện thành phố Quy Nhơn – Bưu điện tỉnh Bình Định rất cần thiết phải rà soát, đánh giá nhu cầu

sử dụng hiện tại và trong tương lai của các dịch vụ bưu chính, từ đó tổ chức mạng lưới, cách thức cung cấp cho phù hợp với thị trường Nói cách khác, yêu cầu cấp thiết của Bưu điện thành phố Quy Nhơn – Bưu điện tỉnh Bình Định là phải định hướng tổ chức được các dịch vụ một cách hợp lý, để vừa đảm bảo kinh doanh có lãi, vừa đảm bảo cung cấp các dịch vụ công ích do Chính phủ đặt hàng, đặc biệt

có đủ tiềm lực để cạnh tranh với các đối thủ trong nước cũng như đối thủ nước

ngoài trên thị trường nội địa Qua đó, việc kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại đơn vị cần phải được chú trọng, nâng cao hơn nữa

Tuy nhiên, hiện nay chưa có nhiều công trình nghiên cứu về kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại tại các đơn vị bưu điện nói chung, đặc biệt tại Bưu điện thành phố Quy Nhơn - Bưu điện tỉnh Bình Định chưa có nghiên cứu nào về vấn đề này Chính vì vậy, tác giả quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại Bưu điện thành phố Quy Nhơn - Bưu điện tỉnh Bình Định” làm đề án tốt nghiệp thạc sĩ chuyên ngành Kế toán

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài

Những năm gần đây, có khá nhiều đề tài nghiên cứu về KSNB cũng như KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền nhằm giúp cho doanh nghiệp hiểu rõ hơn về KSNB và việc áp dụng sao cho mang lại hiệu quả tốt nhất Sau đây là tổng quan một vài các nghiên cứu trước đây

Tác giả Mai Hoàng Như Uyên (2013) với luận văn “Hoàn thiện kiểm soát

nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại Trung tâm khai thác vận chuyển thuộc Bưu điện tỉnh Bình Định”(in nghiên) Luận văn nghiên cứu về hệ thống

KSNB và phương thức xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu Đánh giá thực trạng hoạt động của KSNB chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại các quầy giao dịch thuộc Trung tâm khai thác vận chuyển nhằm tìm ra những điểm mạnh và yếu của hệ thống hiện hành Đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền để hệ thống hoạt động tốt và mang tính hữu hiệu [3]

Tác giả Hoàng Thanh Hạnh (2017) với luận văn “Hoàn thiện hệ thống kiểm

soát nội bộ Tổng công ty Bưu điện Việt Nam” Luận văn đã nguyên cứu, khảo sát và

phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ Tổng công ty Bưu điện Việt Nam Từ đó, đưa

ra những giải pháp hoàn thiên hệ thống KSNB phù hợp với nền kinh tế cũng như tình hình hoạt động của Tổng công ty Bưu điện Việt Nam [4]

Tác giả Nguyễn Thị Báu (2019) với luận văn “Tăng cường kiểm soát nội bộ

chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Petec Bình Định” (in nghiên)

Luận văn đã hệ thống hóa lý luận về KSNB và KSNB chu trình bán hàng và thu tiền Căn cứ vào thực trạng công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị

để đề xuất giải pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại

Công ty Cổ phần Petec Bình Định [5]

Tác giả Võ Thị Mến Thương (2020) với luận văn “Hoàn thiện kiểm soát nội

bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty trách nhiệm tinh bột sắn nhiệt Đồng Tâm Vĩnh Thạnh” (in nghiên) Luận văn đã nghiên cứu thực trạng về KSNB chu

trình bán hàng và thu tiền tại Công ty trách nhiệm tinh bột sắn nhiệt Đồng Tâm Vĩnh Thạnh, chỉ ra được những vấn đề còn tồn đọng và thiếu sót cần khắc phục, từ

đó đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty [9]

Tác giả Nguyễn Thị Phương Thanh (2021) với luận văn “Hoàn thiện hệ

thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Xây dựng và Thương mại Vĩnh Tiến” (in nghiên) Luận văn đã đi từ những lý

luận học thuật trong việc KSNB nói chung và kiểm soát chu trình bán hàng nói riêng để làm rõ các vấn đề: quy trình, thủ tục đánh giá và thực trạng hệ thống từ đó đưa ra các giải pháp thích hợp để hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Xây dựng và Thương mại Vĩnh Tiến Nghiên cứu, đánh giá thực trạng quy trình KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong nội bộ doanh nghiệp Qua đó, làm rõ những ưu điểm và phát hiện những hạn chế trong việc thực hiện KSNB của kiểm toán nội bộ Đưa ra các nhận xét, đề xuất, giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền, giúp doanh nghiệp

có những cái nhìn mới khách quan đa chiều hơn về hệ thống kiểm soát đang được vận hành, đảm bảo trung thực, công khai minh bạch của những thông tin trong báo cáo tài chính và doanh nghiệp đã phát hành [7]

Tác giả Nguyễn Thị Bích Linh (2022) với luận văn “Kiểm soát nội bộ chu

trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam – Công ty cổ phần Khu vực Miền Trung” (in nghiên) Luận văn đã đánh giá thực

trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam – Công ty cổ phần Khu vực Miền Trung, qua đó đề xuất những giải pháp để tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền, làm

cơ sở để góp phần vào tiến trình nâng tầm dịch vụ, nâng tầm chất lượng của Vietnam Airlines [6]

Những tài liệu trên là nguồn tham khảo quan trọng để tác giả có cái nhìn tổng quan về hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại doanh nghiệp Từ những tài liệu trên ta có thể thấy rằng đề tài hoàn thiện kiểm soát nội bộ

chu trình bán hàng và thu tiền tại doanh nghiệp phù hợp với mọi loại hình kinh doanh và đề tài này đã được khai thác từ rất lâu, tuy nhiên, đối với doanh nghiệp trên lĩnh vực dịch vụ bưu chính vẫn còn ít được khai thác Qua đó, tác giả muốn đi sâu trong việc phân tích, nghiên cứu và đưa ra giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại Bưu điện thành phố Quy Nhơn – Bưu điện tỉnh Bình Định

3 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu tổng quát: Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ

và thu tiền tại Bưu điện thành phố Quy Nhơn - Bưu điện tỉnh Bình Định

Mục tiêu cụ thể:

- Đánh giá thực trạng hoạt động của KSNB chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại các quầy giao dịch thuộc Bưu điện thành phố Quy Nhơn – Bưu điện tỉnh Bình Định nhằm tìm ra những điểm mạnh và điểm yếu

- Đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB chu trình cung cấp dịch

vụ và thu tiền tại Bưu điện thành phố Quy Nhơn – Bưu điện tỉnh Bình Định

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch

vụ và thu tiền

Phạm vi nghiên cứu:

- Không gian: Tại các điểm giao dịch bưu điện thuộc Bưu điện thành phố Quy Nhơn – Bưu điện tỉnh Bình Định

- Thời gian: Từ năm 2021 đến năm 2023

5 Phương pháp nghiên cứu

Đề án thực hiện sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính, cụ thể:

- Tổng quan tài liệu, thu thập tài liệu liên quan đến kiểm soát nội bộ

- Phỏng vấn, khảo sát thực tế và phân tích số liệu, thực hiện thống kê mô tả nhằm đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại Bưu điện thành phố Quy Nhơn – Bưu điện tỉnh Bình Định

- Tiến hành phân tích, tổng hợp và so sánh để đề xuất các giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại Bưu điện thành phố Quy Nhơn – Bưu điện tỉnh Bình Định

6 Ý nghĩa của đề án

Về lý luận: Đề án đã hệ thống hóa cơ sở lý luận cơ bản về KSNB, KSNB chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại các doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ Bưu chính

Về thực tiễn: Đề án đánh giá thực trạng và đưa ra giải pháp để hoàn thiện KSNB chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại Bưu điện thành phố Quy Nhơn –

Bưu điện tỉnh Bình Định

7 Kết cấu của đề án

Ngoài phần mở đầu và kết luận chung thì đề án gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại Bưu điện thành phố Quy Nhơn – Bưu điện tỉnh Bình Định

Chương 3: Quan điểm và giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại Bưu điện thành phố Quy Nhơn – Bưu điện tỉnh Bình Định

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung về kiểm soát nội bộ

1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng đối với sự thành bại của một doanh nghiệp, vì với mức độ tăng trưởng ngày càng cao của nguồn vốn kinh doanh đang được thị trường vốn hóa thì áp lực suy thoái và những khó khăn nhiều chiều từ nền kinh tế cũng tăng lên Các doanh nghiệp có thể bị đổ vỡ bởi nguyên nhân là do kiểm soát nội bộ quá yếu kém Từ sự đổ vỡ này, khái niệm KSNB ra đời và tất cả các doanh nghiệp ngày càng quan tâm đến mức độ đầy đủ, tính hiệu lực và hiệu quả của KSNB

Theo định nghĩa của Hiệp hội Kiểm toán nội bộ (IIA): “KSNB là một hệ

thống quy trình do các cấp quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị thực hiện, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện mục tiêu hoạt động hữu hiệu và hiệu quả, báo cáo tài chính đáng tin cậy, các luật lệ và quy định được tuân thủ.” [2]

Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315: Xác định và đánh giá rủi ro

có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường

của đơn vị có đề cập đến khái niệm về KSNB như sau: “KSNB là quy trình do Ban

quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan.” [1]

Luật Kế toán 2015 cho rằng: “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện

trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra.” [2]

Theo COSO năm 1992 (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) - Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian

lận khi lập báo cáo tài chính: “KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng

quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự

đảm bảo hợp lí nhằm thực hiện mục tiêu: (i) Báo cáo tài chính đáng tin cậy; (ii) Các luật lệ và quy định được tuân thủ; (iii) Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.” [2]

Sau hơn 20 năm, COSO đã ban hành bản cập nhật mới là COSO Internal

Control 2013, theo đó: “KSNB là một quy trình đưa ra bởi Ban quản trị của doanh

nghiệp, nhà quản lý và các nhân sự khác, được thiết kế để đưa ra sự đảm bảo cho việc đạt được mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.” [2]

Có rất nhiều định nghĩa về KSNB nhưng tóm lại, các định nghĩa đều thống nhất chung ở các điểm sau:

KSNB là một quá trình các doanh nghiệp thường đặt ra các mục tiêu để thực hiện các mong muốn làm cho doanh nghiệp phát triển hơn, mà để có thể đạt được các mục tiêu ấy thì các hoạt động của doanh nghiệp phải được thực hiện thông qua quá trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát Và quá trình này chính là KSNB, đây không phải là sự hoạt động riêng lẻ của bất kì bộ phận nào trong doanh nghiệp mà chính là một chuỗi hoạt động chặt chẽ của tất cả các bộ phận, bộ phận này hoạt động sẽ bổ sung và hoàn tất quá trình cho bộ phận khác, từ đó làm tăng tính hữu hiệu cho KSNB

KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người: Con người ở đây chính là Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong doanh nghiệp

Họ sẽ đưa ra các mục tiêu, cũng như cách vận hành và biện pháp để có thể giải quyết được các vấn đề khi có sự cố xảy ra Mỗi người với kinh nghiệm, kiến thức của mình khi tham gia vào tổ chức hoạt động của doanh nghiệp cần phải hiểu được đâu là trách nhiệm và quyền hạn của mình, phải phối hợp ra sao với các thành viên khác để có thể thành lập được mục tiêu chính đề ra KSNB sẽ là công cụ sử dụng rất tốt để con người làm việc, nhưng nó hoàn toàn không thể thay thế cho họ

KSNB đảm bảo tính hợp lý cho nhà quản lý: Trong quá trình xây dựng và vận hành KSNB sẽ có những rủi ro tiềm ẩn từ các nguyên nhân khác nhau như do các sai lầm của con người khi đưa các quyết định, sự làm dụng quyền lực của nhà quản lý hay sự cấu kết của các thành viên là cá nhân chính các việc này làm cho KSNB chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp tính chứ không phải một đảm bảo tuyệt đối cho nhà quản lý để có thể hoàn thành các mục tiêu của mình Vì không có một KSNB nào là hoàn hảo

KSNB đảm bảo thực hiện các mục tiêu của tổ chức: KSNB được thiết lập để

thực hiện được các mục tiêu, các mục tiêu có thể tách biệt cũng có thể trùng lặp với nhau Các mục tiêu này sẽ giúp cho việc kiểm soát các phương diện khác nhau của doanh nghiệp trở nên rõ ràng hơn như tính đáng tin cậy của Báo cáo tài chính, sự tuân thủ pháp luật và các quy định KSNB hữu hiệu chỉ cung cấp sự đảm bảo hợp

lý với việc các nhà quản lý sẽ có những hành động kịp thời khi có sự cố xảy ra nhằm thực hiện được mục tiêu của tổ chức

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của kiểm soát nội bộ

Chức năng và nhiệm vụ của kiểm soát nội bộ bao gồm: Giảm bớt và ngăn chặn nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh, cũng như sai phạm, gian lận của các bộ phận trong doanh nghiệp để từ đó việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả hơn Đảm bảo các quyết định, chế độ quản lý, chấp hành các chính sách kinh doanh được thực hiện một cách đúng đắn và kịp thời Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Đảm bảo việc lập các BCTC kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan

Bên cạnh đó còn đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được các mục tiêu đã đề ra, bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và xây dựng lòng tin đối với

họ, bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích

1.1.3 Mục tiêu tổng quát của kiểm soát nội bộ

Có thể chia các mục tiêu của KSNB thành ba nhóm sau đây:

- Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng nguồn lực

- Nhóm mục tiêu về báo cáo, gồm BCTC và chi tài chính cho các đối tượng

có liên quan: Nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của BCTC và phi tài chính mà đơn vị cung cấp cho cả bên trong và bên ngoài đơn vị

- Nhóm mục tiêu về tuân thủ: Nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định

Với mỗi loại hình hoạt động thì các mục tiêu trên có thể được ưu tiên khác nhau như: Đối với các đơn vị kinh doanh thì mục tiêu là lợi nhuận Đối với các đơn

vị hành chính, sự nghiệp thì mục tiêu là hoàn thành nhiệm vụ chính trị, xã hội

1.1.4 Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ

Năm 1992, COSO đã phát hành Báo cáo chính thức về KSNB Đây là tài liệu đầu tiên trên thế giới đã đưa ra khuôn mẫu lý thuyết về KSNB một cách đầy đủ và

có hệ thống

Năm 2013, trước tình hình thay đổi trong môi trường kinh doanh, cộng với

sự kì vọng về ngăn ngừa và phát hiện gian lận ngày càng cao và đặc biệt là sự phát triển của công nghệ thông tin trên quy mô toàn cầu, COSO đã cập nhập Báo cáo COSO 1992 thành Báo cáo COSO 2013

Báo cáo COSO 2013 chủ yếu đề cập đến các hướng dẫn về quản trị rủi ro, KSNB và các biện pháp để giảm thiểu gian lận, từ đó giúp cải thiện hiệu quả hoạt động cũng như tăng cường sự giám sát của đơn vị KSNB có năm bộ phận cấu thành đó chính là: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, thông tin và truyền thông, hoạt động kiểm soát, giám sát

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát

Bao gồm các tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc của đơn vị, nhằm cung cấp nền tảng cho việc thực hiện KSNB đơn vị Con người chính là yếu tố trung tâm và quan trọng nhất trong môi trường kiểm soát Cần xây dựng một môi trường văn hóa đạo đức cho doanh nghiệp mà trong đó nhà quản lý là những người đi đầu thực hiện, thể hiện tính trung thực, giá trị đạo đức để có thể lan tỏa xuống toàn doanh nghiệp Phát triển nguồn nhân lực là một việc hết sức quan trọng, khi có được nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao, năng động sáng tạo, thích ứng linh hoạt với các vị trí công việc và có sự gắn bó lâu dài cùng với sự phát triển của doanh nghiệp sẽ tạo ra được lợi thế lớn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Tuy nhiên, môi trường kiểm soát tốt chưa thể đảm bảo cho các quá trình kiểm soát tốt và môi trường kiểm soát không thuận lợi sẽ ảnh hưởng đến tính hiệu quả của KSNB Các nguyên tắc khi thiết lập môi trường kiểm soát cũng như các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là:

- Nguyên tắc 1 theo Coso 2013: Đơn vị thể hiện sự cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo đức Với nguyên tắc này cần chú ý đến các quan điểm của người lãnh đạo cấp cao nhất trong đơn vị; các tiêu chuẩn ứng xử và đánh giá sự tuân thủ các tiêu chuẩn ứng xử

Nhân tố chính là tính chính trực và giá trị đạo đức: đây được coi là yếu tố cốt

lõi ảnh hưởng đến hiệu quả của việc thiết kế, vận hành và giám sát các kiểm soát

Là sản phẩm của chuẩn mực về hành vi và đạo đức của đơn vị cũng như việc truyền đạt, thực thi các chuẩn mực này trong thực tế

Việc thực thi tính chính trực và giá trị đạo đức bao gồm các nội dung như sau: Biện pháp của Ban giám đốc để loại bỏ hoặc giảm thiểu các động cơ xúi dục, bắt ép nhân viên tham gia vào các hành động thiếu trung thực, bất hợp pháp hoặc phi đạo đức

Việc truyền đạt các chính sách của đơn vị về tính chính trực và giá trị đạo đức có thể được truyền đạt tới nhân viên thông qua việc đưa ra các chính sách, quy tắc đạo đức của đơn vị hoặc nêu ra các tấm gương điển hình để mọi người học hỏi

- Với nguyên tắc 2 theo Coso 2013: HĐQT thể hiện sự độc lập với người quản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB Cần chú ý quyền hạn và trách nhiệm của HĐQT; luôn độc lập, có chuyên môn phù hợp và việc giám sát của HĐQT phải được thực hiện chặt chẽ

Các nhân tố chính cho nguyên tắc này là:

+ Đảm bảo về năng lực: nhà quản lý khi tuyển dụng nhân sự cần nắm rõ những thông tin liên quan đến người được tuyển dụng, phải biết được họ có thực sự

đủ năng lực, kinh nghiệm và kiến thức cho nhiệm vụ được giao hay không Vì nếu

họ không đảm bảo được mình có những kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ của mình thì sẽ làm ảnh hưởng đến những người có liên quan khác và kết quả không mong muốn là mục tiêu mà đơn vị đã đề ra sẽ không đạt được

+ Sự độc lập của bộ phận kiểm tra: là sự độc lập tương đối của từng cá nhân, thành viên thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát Đảm bảo không bị các lợi ích khác chi phối để đáp ứng mỗi nhiệm vụ cụ thể

- Nguyên tắc 3 theo Coso 2013: Dưới sự giám sát của HĐQT, nhà quản lý xây dựng cơ cấu, các cấp bậc báo cáo, cũng như phân định trách nhiệm và quyền hạn phù hợp cho việc thực hiện các mục tiêu Các vấn đề cần lưu ý cho nguyên tắc

3 là phải xác định được cơ cấu tổ chức và cấp bậc báo cáo; phân định được trách nhiệm và quyền hạn; giới hạn cho việc ủy quyền

Với nguyên tắc 3 thì có ba nhân tố chính là:

+ Sự tham gia của Ban quản trị: Ban quản trị có ảnh hưởng đáng kể đến nhận thức về kiểm soát của đơn vị, họ có trách nhiệm quan trọng và trách nhiệm đó được

đề cập trong các quy định do Ban quản trị ban hành Ngoài ra, họ còn có trách nhiệm giám sát việc thiết kế các thủ tục kiểm tra lại tính hiệu quả của KSNB của đơn vị

+ Triết lý và phong cách điều hành của Ban giám đốc: Thông qua quan điểm

và hành động của Ban giám đốc về việc lập và trình bày BCTC, việc này có thể được thể hiện qua việc lựa chọn các nguyên tắc kế toán, xây dựng các ước tính kế toán Hoặc có thể thông qua cách tiếp cận đối với việc quản lý và sự chấp nhận được các rủi ro khi xảy ra sự cố trong kinh doanh Ngoài ra còn có quan điểm khác nhau đối với việc xử lý thông tin và công việc của kế toán cũng là một trong những đặc điểm của triết lý và phong cách điều hành của Ban giám đốc

+ Cơ cấu tổ chức: Phản ánh việc phân chia quyền lực, trách nhiệm và nghĩa

vụ của mọi người trong đơn vị cũng như mối quan hệ hợp tác, phối hợp, kiểm soát

và chia sẻ thông tin giữa mọi người Một cơ cấu tổ chức hợp lý không chỉ giúp cho

sự chỉ đạo, điều hành của nhà quản lý được thực hiện suôn sẻ mà còn giúp cho việc kiểm soát lẫn nhau được duy trì một cách thường xuyên và chặt chẽ Từ đó, tạo môi trường kiểm soát tốt và đảm bảo cho việc hoạt động kinh doanh được xuyên suốt từ trên xuống dưới Mặc khác, sự phù hợp của cơ cấu tổ chức phụ thuộc một phần vào quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị

- Các chính sách và thông lệ về nhân sự: là các chính sách và thông lệ liên quan đến các hoạt động tuyển dụng, định hướng đào tạo, đánh giá, hướng dẫn, thăng chức cho nhân viên, tiền lương, tiền thưởng và các biện pháp khắc phục khi

có sai sót xảy ra

Môi trường kiểm soát là nền tảng của KSNB và nó có ảnh hưởng đến mọi hoạt động của đơn vị, trong đó có công tác kế toán và độ trung thực của BCTC Tương ứng với nhân tố này là nguyên tắc 4 của Coso 2013: Đơn vị thể hiện sự cam kết về việc thu hút nhân lực thông qua tuyển dụng và giữ chân các cá nhân có năng lực phù hợp để đạt được mục tiêu Với nguyên tắc này phải chú ý đến sách nguồn nhân lực và việc áp dụng các chính sách đó vào thực tế; cần thu hút và có biện pháp giữ chân các cá nhân có năng lực; lên kế hoạch và chuẩn bị cho việc kế nhiệm

- Phân công quyền hạn và trách nhiệm: đây có thể được coi là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức, cho biết rõ ràng hơn về quyền hạn và trách nhiệm của mỗi thành viên trong các hoạt động của đơn vị Làm cho họ hiểu được rằng họ phải làm những

gì, nhiệm vụ chính của họ là gì, nếu họ làm sai sẽ ảnh hưởng như thế nào đến những

người khác và việc này sẽ dẫn đến việc mục tiêu đề ra của đơn vị có được hoàn thành hay không Đây chính là nguyên tắc 5 theo Coso 2013: Đơn vị chỉ rõ trách nhiệm giải trình của từng cá nhân liên quan đến trách nhiệm kiểm soát của họ để đạt được mục tiêu của đơn vị Cần chú ý đến việc xác lập trách nhiệm giải trình thông qua cơ cấu, quyền hạn và trách nhiệm; xác lập được tiêu thức đo lường kết quả hoạt động, trong đó bao gồm cả các biện pháp khuyến khích và khen thưởng; xem xét các áp lực quá mức; đánh giá hiệu quả làm việc, khen thưởng và kỷ luật

1.1.4.2 Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là một quy trình nhằm nhận diện và phân tích các rủi ro để đạt được các mục tiêu của tổ chức, hình thành nền tảng cho việc quyết định các rủi

ro sẽ được quản lý như thể nào Có 4 nguyên tắc để đánh giá rủi ro như sau:

- Nguyên tắc 6: Đơn vị xác định mục tiêu một cách cụ thể, tạo điều kiện cho việc nhận dạng và đánh giá rủi ro liên quan đến mục tiêu Nguyên tắc này cần được chú ý ở ba mục tiêu là mục tiêu hoạt động; mục tiêu báo cáo; mục tiêu tuân thủ

Với nguyên tắc này, việc xác định được mục tiêu là điều kiện đầu tiên để đánh giá rủi ro, các rủi ro có trở nên quan trọng hay không đều sẽ phụ thuộc vào mức độ ảnh hưởng tiêu cực của nó đến mục tiêu mà đơn vị đặt ra Trong khi đánh giá rủi ro thì các nhà quản lý cần phải dựa vào các mục tiêu đã được đề ra để có thể nhanh chóng nhận diện được rủi ro

- Nguyên tắc 7: Đơn vị nhận dạng các rủi ro đe dọa mục tiêu của đơn vị và phân tích rủi ro để quản trị các rủi ro này Với nguyên tắc 7 cần phải nhận dạng được rủi ro; phân tích rủi ro và phải phản ứng với được với các rủi ro đã xác định

Rủi ro có thể tác động đến đơn vị ở các mức độ khác nhau, có thể là rủi ro toàn bộ đơn vị cũng có thể chỉ ảnh hưởng đến các hoạt động cụ thể

Với rủi ro toàn đơn vị thì có các vấn đề sẽ xảy ra như khoa học kỹ thuật đổi mới, các chính sách của Nhà nước thay đổi, nhu cầu khách hàng thay đổi, trình độ

và năng lực của nguồn nhân lực không đáp ứng kịp thời, Với rủi ro ở các hoạt động cụ thể thì có thể bắt nguồn từ bộ phận khác nhau như kế toán, bán hàng, thu tiền

- Nguyên tắc 8: Đơn vị cân nhắc khả năng có gian lận khi đánh giá rủi ro đe dọa đạt được mục tiêu Các việc cần chú ý chính là nhận diện các loại gian lận; sự lạm dụng của nhà quản lý; các nhân tố tác động đến rủi ro khi có gian lận xảy ra

Có nhiều phương pháp để nhà quản lý có thể nhận diện được rủi ro như phân tích dữ liệu, dự báo tương lai, kiểm tra đối chiếu lại các hoạt động,

- Nguyên tắc 9: Đơn vị nhận dạng và đánh giá các thay đổi có thể ảnh hưởng đáng kể đến hệ thống KSNB Nguyên tắc 9 yêu cầu phải nhận dạng các thay đổi từ bên ngoài và bên trong của đơn vị; phải đánh giá được sự ảnh hưởng của các thay đổi đó đối với hệ thống KSNB

Rủi ro có thể được nhận định rõ ràng nhưng để biết được có tất cả bao nhiêu rủi

ro thì rất khó khăn và phức tạp, có nhiều phương pháp để phân tích và đánh giá rủi ro nhưng căn bản đều bao gồm các bước như xác định độ lớn và bao phủ của rủi ro xem

có ảnh hưởng rộng đến mục tiêu hay không, xác định được các rủi ro này có khả năng xảy ra hay không và cuối cùng là đưa ra các giải pháp để giải quyết khi có rủi ro

Có nhiều kết quả nghiên cứu cho thấy, việc đánh giá rủi ro có tác động mạnh

mẽ và cùng chiều với hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Do vậy, các doanh nghiệp cần tăng cường đánh giá và kiểm soát rủi ro, cần chủ động trong việc nhận diện rủi ro, xây dựng quy trình đánh giá và phân tích rủi ro, từ đó xây dựng các chiến lược để giảm thiểu các tác hại của rủi ro đến hoạt động kinh doanh Nhà quản

lý cần phải cân nhắc những thay đổi có thể xảy ra của môi trường bên ngoài cũng như bên trong đơn vị vì những thay đổi này có thể cản trở khả năng đạt được các mục tiêu

1.1.4.3 Các hoạt động kiểm soát

Là các hành động được thiết lập bởi các chính sách và thủ tục để đảm bảo việc giảm thiểu các rủi ro từ các nhà quản lý để đạt được các mục tiêu

Có các nội dung cần nắm rõ khi tiến hành quá trình kiểm soát như sau:

- Phân chia trách nhiệm hợp lý: khi phân chia không cho phép một cá nhân hay một bộ phận nào được thực hiện toàn bộ quy trình nghiệp vụ mà phải phân chia cho nhiều thành viên, nhiều bộ phận tham gia

- Phê chuẩn đúng đắn: tất cả nghiệp vụ hoạt động đều phải được phê chuẩn bởi các cấp quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép cho tất cả các nghiệp vụ hoặc một số nghiệp vụ cụ thể

- Kiểm soát chứng từ: Thứ nhất phải có biểu mẫu chứng từ đầy đủ và rõ ràng, thứ hai phải đánh số thứ tự liên tục, thứ ba phải được lập kịp thời, thứ tư lưu

chuyển chứng từ phải có khoa học, cuối cùng phải có biện pháp để bảo quản và lưu giữ chứng từ

- Kiểm soát sổ sách: đầu tiên phải thiết kế sổ sách hợp lý, tiếp theo cần ghi chép kịp thời và chính xác thông tin cần thiết, sau đó cũng là việc bảo quản và lưu giữ chứng từ an toàn

- Kiểm soát vật chất: Phải hạn chế được việc tiếp cận tài sản bằng cách sử dụng các thiết bị bảo vệ, giám sát an toàn, hạn chế những người không liên quan tiếp cận Kiểm kê thường xuyên và chính xác giá trị các tài sản, xác định được những ai có quyền hạn đối với các tài sản đó

- Kiểm tra độc lập việc thực hiện: tiến hành kiểm tra lại việc thực hiện các loại thủ tục kiểm soát để có thể phát hiện được các bất thường có thể xảy ra, nhanh chóng tìm ra nguyên nhân và đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời để giải quyết vấn đề

Các thủ tục kiểm soát là những chính sách, quy định thủ tục về kỹ thuật nghiệp vụ giúp cho việc thực hiện các chỉ đạo của nhà quản lý, đảm bảo các hoạt động cần thiết để quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp Các thủ tục kiểm soát được thiết kế phù hợp với từng loại nghiệp vụ, từng đặc điểm khác nhau theo các đơn vị khác nhau Và các hoạt động kiểm soát được xây dựng theo ba nguyên tắc sau đây:

Thứ nhất, nguyên tắc phân công phân nhiệm: trong một đơn vị nếu có nhiều thành viên tham gia thì các công việc cần phải được phân công hợp lý cho tất cả mọi người, tránh trường hợp một số người làm quá nhiều công việc trong khi một khác lại làm rất ít công việc Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng sẽ tạo ra được sự chuyên môn hóa trong công việc, tránh cho các sai sót xảy ra và nếu có xảy ra thì có thể dễ dàng phát hiện

Thứ hai, nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắc này quy định sự cách lý thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn chặn các sai phạm vô ý hay cố ý và các trường hợp vi phạm lạm dụng quyền hạn cho phép

Thứ ba, nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: để thỏa mãn các mục tiêu kiểm soát thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn một cách đúng đắn Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết công việc trong phạm vi nhất định, sự phê chuẩn được thực hiện qua hai cách là phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể Đối với phê chuẩn chung được thực hiện thông qua việc xây dựng các

chính sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các thành viên cấp dưới Còn đối với phê chuẩn cụ thể thì đây là loại thực hiện cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng biệt, áp dụng với các nghiệp vụ với số tiền lớn hoặc quan trọng hoặc các nghiệp vụ không thường xuyên xảy ra

Các ba nguyên tắc cần cho hoạt động kiểm soát là:

- Nguyên tắc 10: Đơn vị lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm soát để giảm thiểu rủi ro (đe dọa đến việc đạt được mục tiêu) xuống mức có thể chấp nhận được Để vận dụng nguyên tắc này cần tích hợp hoạt động kiểm soát với đánh giá rủi ro; xem xét các đặc điểm riêng của đơn vị; xây dựng các hoạt động kiểm soát cho từng quy trình kinh doanh; phối hợp các hoạt động kiểm soát; xem xét các cấp

độ trong đơn vị cần áp dụng các hoạt động kiểm soát; giải quyết vấn đề phân chia trách nhiệm

- Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm soát chung đối với công nghệ nhằm hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu của đơn vị Cần chú ý các điểm sau xác định mức độ phụ thuộc giữa việc sử dụng công nghệ trong quy trình kinh doanh với các kiểm soát chung về công nghệ; thiết lập các hoạt động kiểm soát đối với hạ tầng công nghệ, việc bảo mật, việc đầu tư phát triển và bảo trì công nghệ

- Nguyên tắc 12: Đơn vị triển khai các hoạt động kiểm soát thông qua chính sách và thủ tục kiểm soát Với nguyên tắc 12 cần chú ý ở việc thiết lập các chính sách

và thủ tục kiểm soát nhằm hỗ trợ việc triển khai các chỉ thị của nhà quản lý; xác định trách nhiệm thực hiện và trách nhiệm giải trình của các cấp quản lý đối với việc thực thi chính sách và thủ tục kiểm soát; thực hiện các chính sách và thủ tục kiểm soát một cách kịp thời; áp dụng các biện pháp sửa chữa cần thiết; sử dụng nhân sự đủ năng lực; thực hiện việc đánh giá lại các chính sách và thủ tục kiểm soát

1.1.4.4 Thông tin và truyền thông

Đối với thông tin và truyền thông thì có hai nguyên tắc như sau:

- Nguyên tắc 13: Đơn vị thu thập, tạo lập và sử dụng các thông tin thích hợp

và có chất lượng nhằm hỗ trợ cho sự vận hành của KSNB Cần chú ý đến việc xác định yêu cầu về thông tin, cân đối lợi ích và chi phí liên quan; Thu thập các nguồn

dữ liệu bên trong và bên ngoài đơn vị; xử lý các dữ liệu thành thông tin có chất lượng và phù hợp với đối tượng sử dụng

- Nguyên tắc 14: Đơn vị truyền thông trong nội bộ các thông tin cần thiết nhằm hỗ trợ cho sự vận hành của KSNB Nguyên tắc này yêu cầu chú ý ở các điểm sau như truyền thông các thông tin cần thiết cho việc vận hành hệ thống KSNB; truyền thông cho HĐQT; xây dựng các kênh truyền thông chuyên biệt và cách thức truyền thông

Thông tin và truyền thông là điều kiện cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát của đơn vị nhằm phục vụ cho các mục tiêu kiểm soát Thông tin

và tuyền thông cần được thực hiện xuyên suốt theo chiều từ trên xuống dưới và từ dưới lên trên, điều này giúp cho mọi thành viên trong đơn vị đều nhận được những thông tin cần thiết và nắm được các thông điệp từ nhà quản lý Chất lượng hệ thống thông tin chỉ đạt được khi các nội dung sau được đảm bảo:

- Doanh nghiệp thường xuyên cập nhập các thông tin quan trọng cho Ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền

- Hệ thống truyền thông của doanh nghiệp phải đảm bảo cho các thành viên

ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của đơn vị, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định

- Doanh nghiệp cần thiết lập các kênh thông tin cần thiết, cho phép các thành viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có thể xảy ra và điều này làm tổn hại đến doanh nghiệp

- Doanh nghiệp cần lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu để phòng ngừa các sự tiếp cận và truy cập của những người không có thẩm quyền

- Doanh nghiệp cần lập ra được các kế hoạch chính cũng như kế hoạch dự phòng khi có sự cố mất thông tin số liệu hoặc các biện pháp ứng cứu khi có thiên tai, hiểm họa xảy ra

Trong KSNB đòi hỏi phải có các kênh thông tin hiệu quả, đảm bảo truyền tải đúng đối tượng để có thể giúp các thành viên phối hợp chính xác với nhau Đối với

hệ thống thông tin thì hệ thống thông tin kế toán là một phần quan trọng, bởi đầu vào của thông tin chính là các sự kiện kinh tế được biểu hiện dưới dạng các nghiệp

vụ kế toán, toàn bộ quá trình vận hành hệ thống chính là việc ghi nhận thông tin, xử

lý thông tin, phân loại và tính toán thông tin, tổng hợp lại thông tin

1.1.4.5 Giám sát

Với giám sát cần thỏa mãn hai nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc 16: Đơn vị lựa chọn, triển khai và thực hiện việc giám sát thường xuyên và định kỳ để đảm bảo rằng các bộ phận của KSNB hiện hữu và hoạt động hữu hiệu Nguyên tắc 16 chỉ cần chú ý đến hai loại giám sát là giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ

- Nguyên tắc 17: Đơn vị đánh giá và truyền đạt các khiếm khuyết về KSNB kịp thời cho các cá nhân có trách nhiệm để họ thực hiện các hành động sửa chữa, bao gồm các nhà quản lý cấp cao và HĐQT khi cần thiết Các điểm cần chú ý đối với nguyên tắc này là phải đánh giá được kết quả hoạt động giám sát; có các báo cáo về những khiếm khuyết của hệ thống KSNB; phải giám sát được các hoạt động sửa chữa

Giám sát kiểm soát là quy trình đánh giá hiệu quả hoạt động của KSNB trong từng giai đoạn, quy trình này bao gồm việc đánh giá tính hiệu quả của các kiểm soát một cách kịp thời và tiến hành các biện pháp khắc phục khi cần thiết Có hai loại giám sát mà nhà quản lý có thể sử dụng để đạt được các kết quả như mong muốn chính là giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ

Giám sát thường xuyên là việc được thực hiện đồng thời trong các hoạt động của đơn vị như xem xét các báo cáo hoạt động, BCTC và đối chiếu các số liệu ghi chép trên sổ sách với thực tế, xem xét và tiếp nhận các ý kiến, thông tin từ các đối tác bên ngoài,

Giám sát định kỳ được tiến hành khi có chương trình đánh giá định kỳ do kiểm toán viên nội bộ hoặc kiểm toán viên độc lập thực hiện Phạm vi và mức độ thường xuyên của việc giám sát định kỳ phụ thuộc vào mức độ giám sát thường xuyên

1.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

1.2.1 Đặc điểm của chu trình

Bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ cho khách hàng để đổi lấy tiền hoặc quyền thu tiền từ khách hàng Chu trình bắt đầu từ nhu cầu mua của khách hàng và kết thúc bằng sự chuyển đổi nguyên liệu hoặc dịch vụ thành một khoản phải thu và cuối cùng thành tiền mặt

Chu trình bán hàng thu tiền là một chu trình quan trọng của các đơn vị kinh

doanh Hiệu quả hoạt động của các đơn vị chịu ảnh hưởng bởi sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình này, chẳng hạn như đơn vị có bán được hàng hóa và dịch vụ hay không, có bị tổn thất tài sản hay không đều là mối quan tâm của các nhà quản lý

Chu trình bán hàng thu tiền thường bao gồm các bước sau: Tiếp nhận và xử

lý đơn đặt hàng của khách hàng, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập hóa đơn, cuối cùng là theo dõi nợ phải thu và thu tiền

Sơ đồ 1.1: Chu trình bán hàng – thu tiền

(Nguồn: Phòng Kinh doanh)

Chu trình bán hàng và thu tiền có những đặc điểm sau:

Chu trình trải qua nhiều khâu, có liên quan đến những tài sản nhạy cảm như

nợ phải thu, hàng hóa, tiền…nên thường là đối tượng bị tham ô, chiếm dụng

Nợ phải thu khách hàng là khoản mục có thể chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của đơn vị, bởi lẽ sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường là một nhân tố thúc đẩy nhiều đơn vị phải mở rộng bán chịu và điều này làm tăng rủi ro có sai phạm

Kiểm soát quá trình bán hàng – thu tiền có ý nghĩa quan trọng liên quan đến nhiều chỉ tiêu trọng yếu trên BCĐKT và BCKQKD Tính đúng đắn của chỉ tiêu doanh thu liên quan đến chỉ tiêu kết quả trên BCĐKT, kết quả (lãi, lỗ) của doanh nghiệp trên BCKQKD Đối với nhà nước, xác định đúng đắn chỉ tiêu doanh thu làm

cơ sở để xác định đúng số thuế (thuế GTGT, thuế XK, thuế TTĐB) cũng như thuế thu nhập doanh nghiệp mà công ty phải nộp cho nhà nước

Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng

1.2.2 Môi trường kiểm soát

Phong cách quản lý, điều hành: Phong cách quản lý, điều hành thể hiện thông qua tư cách, thái độ của nhà lãnh đạo khi điều hành hoạt động của đơn vị (COSO, 2013) Nếu nhà quản lý cho rằng KSNB đối với chu trình bán hàng – thu tiền là quan trọng thì các nhân viên trong đơn vị cảm nhận được điều đó sẽ tuân thủ

và cố gắng xây dựng KSNB cũng như thực hiện nó 1 cách đúng đắn Ngược lại nêu nhà lãnh đạo không coi trọng KSNB đối với chu trình này thì dẫn đến KSNB đối với chu trình bán hàng – thu tiền chỉ là hình thức mà không có ý nghĩa thực sự, dẫn đến các mục tiêu của công ty sẽ không đạt được

Liêm chính và giá trị đạo đức: Sự liêm chính và giá trị đạo đức là một trọng những yếu tố quan trọng đối với KSNB chu trình bán hàng – thu tiền Giá trị đạo đức và sự liêm chính nếu được nhân viên nhận thức đúng đắn và thực hiện thì những gian lân liên quan đến chúng sẽ được giảm thiểu, doanh nghiệp sẽ tránh được những thất thoát, mất mát không đáng có

Phân công trách nhiệm và quyền hạn: Phân công trách nhiệm và quyền hạn đối với KSNB chu trình bán hàng – thu tiền là rất quan trọng, sự phân công trách nhiệm giữ các công việc trong chu trình sẽ giúp nhà lãnh đạo có thể kiểm soát được tốt các hoạt động, kiểm soát ai làm công việc gì, trách nhiệm công việc là của ai sẽ được thể hiện rõ ràng hơn khi đánh giá, nhận xét

Năng lực nhân viên: Đội ngũ nhân viên có năng lực chuyên môn tốt sẽ tạo điều kiện cho việc thực hiện hiệu quả đối với KSNB chu trình bán hàng – thu tiền, mỗi một nhận viên trong công ty đều giữ một vai trò rất quan trọng bởi trách nhiệm của họ Vì thế nên đào tạo là một trong những phương pháp hữu hiệu để nâng cao trình độ các nhân viên trong đơn vị, điều quan trọng nhất của đào tạo là giúp cho nhân viên hiểu được vai trò cúa KSNB đối với chu trình bán hàng – thu tiền cũng như nhận diện được các rủi ro và tìm cách giải quyết nó

Cơ cấu tổ chức: Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho việc KSNB chu trình bán hàng – thu tiền được hiệu quả Cơ cấu tổ chức được thiết kế để ngăn ngừa sai phạm các quy chế KSNB và loại bỏ các hoạt động không phù hợp

Chính sách nhân sự: Chính sách nhân sự bao gồm việc tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, giáo dục, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật Mỗi cá nhân đóng một vai trò rất quan trọng đối với KSNB chu trình bán hàng – thu tiền Việc

tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật là một yếu tố quan trọng trong môi trường sẽ giúp nhân viên có trách nhiệm hơn đối với công việc của mình, chính sách đào tạo phù hợp sẽ giúp nhân viên hiểu biết rõ hơn về các quy định của công ty

- Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận nhưng không được phê duyệt

- Đồng ý bán hàng nhưng không có khả năng cung ứng

- Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn giá hay một số điều khoản bán hàng, hoặc nhầm lẫn giữa đơn đặt hàng của khách hàng này với khách hàng khác Sai phạm này sẽ ảnh hưởng đến các bước tiếp theo chu trình bán hàng-thu tiền, gây ấn tượng không tốt cho khách hàng và tác động xấu tới hình ảnh của đơn vị

Giao hàng

- Giao hàng khi chưa được xét duyệt

- Giao hàng không đúng chủng loại, số lượng hoặc khách hàng

- Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà không xác định được người chịu trách nhiệm

Phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến trong quá trình giao hàng

Lập hóa

đơn

- Bán hàng nhưng không lập hóa đơn

- Lập sai hóa đơn về giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ của khách hàng

- Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn

Ghi chép

doanh thu

và theo dõi

- Ghi nhận sai tên khách hàng, thời hạn thanh toán

- Ghi sai niên độ về doanh thu và nợ phải thu khách hàng

- Ghi sai số tiền, ghi trùng hay ghi sót hóa đơn

Giai

đoạn Sai phạm có thể xảy ra

nợ phải thu - Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, như thu hồi nợ chậm trễ,

không đòi được nợ…

- Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt

- Xóa sổ nợ phải thu khách hàng nhưng không được xét duyệt

- Nợ phải thu bị thất thoát do không theo dõi chặt chẽ

- Không lập hoặc lập dự phòng phải thu khó đòi không đúng

- Không đánh giá lại nợ phải thu khách hàng có nguồn gốc ngoại tệ vào cuối kỳ

- Không khai báo về các khoản nợ phải thu khách hàng bị thế chấp

1.2.4 Hoạt động kiểm soát

1.2.4.1 Kiểm soát quá trình tiếp nhận đơn hàng và xét duyệt bán

Tiếp nhận đơn hàng là khâu đầu tiên trong chu trình bán hàng và thu tiền Những sai phạm trong khâu này sẽ ảnh hưởng dây chuyền đến các bước còn lại của chu trình Vì vậy, các thủ tục kiểm soát cần được thực hiện là:

Thiết kế đơn đặt hàng theo mẫu thống nhất và có đánh số liên tục trước khi sử dụng Trên đơn đặt hàng cần có đủ những nội dung: tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, e-mail, mặt hàng cần mua (bao gồm tên hàng, quy cách, số lượng, đơn giá), thời hạn, địa điểm giao hàng dự kiến Tuy nhiên, để thuận tiện cho khách hàng, đơn vị cũng chấp nhận những đơn đặt hàng do khách tự soạn, nhưng phải đầy đủ những nội dung trên Đơn đặt hàng phải được người có thẩm quyền của đơn vị xét duyệt

Xác minh người mua hàng: Khi nhận được đơn đặt hàng, đơn vị cần liên hệ với khách hàng để đảm bảo đơn đặt hàng và chữ ký trên đó xuất phát từ họ

Đối chiếu đơn giá trên đơn đặt hàng của khách hàng với bảng giá chính thức của đơn vị: nếu có sự khác biệt cần thông báo ngay với khách hàng, nếu bên mua đồng ý, yêu cầu họ gửi lại đơn đặt hàng mới, đơn đặt hàng cũ cần lưu trữ cho đến khi nhận được đơn đặt hàng mới để tránh những tranh chấp về sau

Xác nhận khả năng cung ứng: Nhân viên bán hàng cần xác minh lượng hàng tồn kho có đủ để đáp ứng cho nhu cầu khách hàng hay không, bằng cách liên hệ với

bộ phận kho hoặc truy cập vào hệ thống để có thông tin chính xác về số lượng tồn

kho Nếu không đủ số lượng khách yêu cầu, đề xuất với khách hàng để thay thế mặt hàng tương tự, hoặc đề nghị mua hàng bổ sung

Lập lệnh bán hàng: Sau khi đã kiểm tra khả năng cung ứng, nhân viên bán hàng phải ghi các thông tin trên đơn đặt hàng của khách hàng vào lệnh bán hàng, lệnh bán hàng thường được lập 5 liên Cần có một nhân viên độc lập kiểm tra sự phù hợp các thông tin giữa hai chứng từ, nhất là đối với các đơn hàng có giá trị lớn

Xét duyệt bán chịu: Căn cứ vào chính sách bán chịu, bộ phận xét duyệt sẽ phê chuẩn hay từ chối việc bán hàng trên lệnh bán hàng Do đây là khâu có độ rủi ro cao nên bộ phận xét duyệt phải độc lập với bộ phận bán hàng; nhân viên xét duyệt phải có năng lực, đạo đức và được quy định cụ thể về thẩm quyền phê duyệt; đơn vị phải có một chính sách bán chịu cụ thể và rõ ràng Ngoài ra đơn vị cần có một hệ thống kiểm tra về tín dụng của khách hàng Các quy định bán chịu cần chặt chẽ đối với những khách hàng chỉ giao dịch một lần và những khách hàng nhỏ Khi phê chuẩn, bộ phận xét duyệt cần phải ký hoặc đóng dấu lên lệnh bán hàng Bộ phận kho chỉ được xuất hàng đối với các lệnh bán hàng đã được bộ phận xét duyệt bán chịu phê chuẩn

1.2.4.2 Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn

Sau khi có quyết định về tín dụng, căn cứ lệnh bán hàng bộ phận giao hàng lập phiếu giao hàng hoặc phiếu xuất kho Chứng từ này được gửi cho bộ phận kho

để xuất hàng và kho cũng phải lưu trữ chứng từ này Trên phiếu giao hàng cần phải ghi rõ số lượng, quy cách, chất lượng hàng hóa, thời hạn và các thông tin cần thiết khác về khách hàng để bộ phận giao hàng có thể giao đúng hàng, tránh tình trạng sai số lượng, chất lượng hoặc quy cách khiến khách hàng không chấp nhận hoặc dẫn đến những chi phí phụ khác Đồng thời phiếu xuất kho phải được đánh số thứ

tự, phải có đầy đủ các chữ ký của các bên liên quan như người lập, người kiểm tra, thủ kho và người nhận Sau khi xuất kho hàng hóa, thủ kho phải lập biên bản giao nhận hàng hóa với khách mua hoặc người vận chuyển để xác nhận thực tế hàng hóa

hàng, thủ trưởng đơn vị Trường hợp bán hàng qua điện thoại thì không cần chữ ký người mua hàng mà thay thế bằng cách ghi “bán hàng qua điện thoại” ngay dưới vị trí người mua hàng Hóa đơn lập xong cần được một nhân viên khác kiểm tra lại tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn như tên khách hàng, mã số thuế, địa chỉ cũng như tính lại số tiền cho từng loại hàng và tổng tiền, nhằm hạn chế sự sai sót do tính toán sai hoặc có sự thông đồng giữa khách hàng và bộ phận bán hàng

Mục đích việc lập hóa đơn là để tuân thủ quy định của pháp luật, giúp đơn vị theo dõi, ghi chép nợ phải thu khách hàng, doanh thu và quan trọng nhất là để yêu cầu khách hàng thanh toán Vì vậy, hóa đơn cần được lập ngay khi hoàn tất việc giao hàng để hạn chế những rủi ro quên không lập hóa đơn hay ghi sai kỳ kế toán

1.2.4.3 Kiểm soát thu tiền và nợ phải thu khách hàng

Doanh thu ghi sổ là doanh thu thực tế phát sinh, khoản phải thu khách hàng

là số tiền thực tế khách hàng phải trả, số tiền ghi sổ là số tiền thực tế thu được và phải được phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời vào sổ sách kế toán

Việc ghi sổ phải có cơ sở pháp lý, thông thường trước khi lập hóa đơn, các

bộ phận liên quan đã kiểm tra tính chính xác các thông tin bán hàng thể hiện trên hóa đơn, do đó khi ghi sổ kế toán thì hóa đơn bán hàng là chứng từ mang pháp lý cao nhất

Đối với phương thức bán hàng thu tiền mặt: lượng tiền mặt thu vào là thường xuyên và lớn, rủi ro có thể xảy ra là bị mất cắp hay thủ quỹ mượn tạm số tiền trước khi được ghi nhận vào sổ sách Vì vậy một số thủ tục kiểm soát cần được thực hiện là:

Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng hay thẻ tín dụng Cần sử dụng hóa đơn mỗi khi bán hàng cũng như khuyến khích khách hàng nhận hóa đơn

Cuối mỗi ngày, phải tiến hành đối chiếu tiền mặt tại quỹ với tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chép, hoặc tổng số tiền in ra từ máy tính tiền hoặc máy phát hành hóa đơn

Tách biệt chức năng ghi chép việc thu tiền tại điểm bán hàng và chức năng hạch toán thu tiền trên sổ cái

Định kỳ tiến hành kiểm kê kho, đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế nhằm phát hiện sự chênh lệch do bán hàng nhưng không ghi vào sổ

Đối với phương thức bán chịu: Việc kiểm soát sẽ được tập trung vào kế toán

nợ phải thu khách hàng và bộ phận thu nợ:

Định kỳ, cần kiểm tra tính chính xác của doanh thu bằng cách đối chiếu giữa

số liệu kế toán và các chứng từ có liên quan, hay giữa số liệu kế toán và số liệu của các bộ phận khác như bộ phận bán hàng, gửi hàng

Đơn vị cần sử dụng hệ thống sổ kế toán chi tiết nợ phải thu nhằm đảm bảo quản

lý chặt chẽ công nợ của từng khách hàng , đồng thời để cung cấp dữ liệu chính xác về

nợ phải thu giúp đơn vị xây dựng và điều chỉnh chính sách bán chịu cho phù hợp

Định kỳ bộ phận theo dõi nợ phải thu cần lập bảng phân tích số dư nợ phải thu theo tuổi nợ để có biện pháp đòi nợ phù hợp, hạn chế nợ khó đòi phát sinh

Bộ phận thu nợ cần đối chiếu công nợ thường xuyên với khách hàng Hàng tháng phải gửi thông báo nợ cho khách, cần ghi rõ số dư đầu kỳ, số phát sinh trong tháng, số tiền khách đã trả trong tháng và số dư cuối kỳ

Đơn vị cần phân công một nhân viên độc lập với bộ phận theo dõi nợ phải thu thực hiện đối chiếu công nợ đột xuất với khách hàng nhằm ngăn chặn hay phát hiện việc chiếm dụng tiền của nhân viên theo dõi công nợ

1.2.4.4 Lập dự phòng và xóa sổ nợ phải thu khó đòi

Khi các khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán thì đơn vị tiến hành lập dự phòng nợ phải thu khó đòi Việc lập dự phòng phải thu khó đòi cần tuân thủ đúng chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành Đơn vị cần phân công người chịu trách nhiệm

cụ thể về việc này và mức đề xuất phải được phê chuẩn bởi người có thẩm quyền

1.2.5 Hệ thống thông tin và truyền thông

Các chứng từ thường được sử dụng: Đơn đặt hàng của khách hàng, lệnh bán hàng, hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng, phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng…

Các sổ sách thường được sử dụng: Sổ nhật ký bán hàng, Sổ nhật ký thu tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng, Sổ chi tiết tiền mặt, Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, Sổ chi tiết khoản phải thu khách hàng…

Hệ thống tài khoản được sử dụng: Doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC đối với doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC đối với doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ

Các báo cáo thường được sử dụng: Báo cáo doanh thu hàng tháng, quý, năm; Báo cáo hóa đơn GTGT đầu ra hàng tháng, quý, năm; Bảng tổng hợp bán buôn –

bán lẻ,…

1.2.6 Giám sát hoạt động kiểm soát

Giám sát chính là quá trình đánh giá chất lượng của KSNB Mục tiêu lớn nhất của đánh giá là đưa ra các điều chỉnh cần thiết cho KSNB Chính vì vậy, hoạt động giám sát sẽ đảm bảo tính hiệu lực và tính hữu hiệu của các chính sách và thủ tục kiểm soát Hoạt động giám sát đối với chu trình bán hàng – thu tiền được thực hiện dưới hình thức tự giám sát, phạm vi và tần suất thực hiện hoạt động giám sát phụ thuộc vào chính những đánh giá rủi ro Giám sát chu trình bán hàng – thu tiền

có thể đánh giá thường xuyên hoặc đánh giá định kỳ của người quản lý đối với KSNB nhằm xem xét hoạt động cúa nó có đúng như thiết kế và cần phải điều chỉnh

gì cho phù hợp với tình hình từng giai đoạn

1.3 Đặc điểm kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ bưu chính

1.3.1 Khái quát về dịch vụ, dịch vụ bưu chính

Luật Bưu Chính số 49/2010/QH12 được Quốc hội khóa XII, kỳ họp thứ 7 thông qua vào ngày 17/06/2010 và chính thức có hiệu lực vào ngày 01/01/2011 [7]

đã qui định rõ: “Dịch vụ bưu chính là dịch vụ chấp nhận, vận chuyển và phát bưu gửi bằng các phương thức từ địa điểm của người gửi đến địa điểm của người nhận qua mạng bưu chính, trừ phương thức điện tử.”

Bên cạnh những đặc tính của dịch vụ như: Tính vô hình; Tính không chia cắt được; Tính không đồng nhất; Tính không lưu trữ được; và Tính mau hỏng, dịch vụ bưu chính còn mang những đặc điểm riêng như sau:

Thứ nhất: Sản phẩm của dịch vụ bưu chính không phải là vật chế tạo mới, không phải hàng hóa cụ thể mà là kết quả của quá trình truyền đưa tin tức từ người gửi đến người nhận Vì vậy, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bưu chính không thể tự tạo ra sản phẩm cũng như tạo ra doanh thu cho chính bản thân doanh nghiệp mà sản phẩm chỉ được sản xuất khi có khách hàng mang nhu cầu đến cho doanh nghiệp Tuy nhiên, để có thể phục vụ và đáp ứng nhu cầu của khách hàng, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bưu chính cần có một mạng lưới phục vụ rộng khắp, nhân lực cũng như các điều kiện cần thiết khác trong khi không thể xác định được khối lượng sản phẩm do mình tạo ra Đây là một bài toán khó đối với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bưu chính Do đó, để có thể tạo ra doanh thu cho đơn vị, các doanh

nghiệp cung cấp dịch vụ bưu chính cần quan tâm chú trọng đến chất lượng của dịch

vụ, thời gian toàn trình và an toàn bưu gửi; tiếp đến là khâu tìm kiếm khách hàng và giữ chân khách hàng ở lại với doanh nghiệp mình

Thứ hai: Quá trình cung cấp dịch vụ mang tính dây chuyền và có nhiều đơn

vị tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh tạo ra sản phẩm

Để có được một sản phẩm hoàn chỉnh, cần có đến ít nhất hai đơn vị tham gia vào quá trình sản xuất Mỗi đơn vị thực hiện một chức năng nhất định nhằm đảm bảo công tác nhận chuyển phát bưu gửi hoàn chỉnh đến tay người tiêu dùng Mỗi đơn vị là một mắc xích trong dây chuyền sản xuất, nếu một mắc xích bị trục trặc thì toàn bộ dây chuyền sản xuất cũng bị ảnh hưởng theo Chính vì vậy, để đảm bảo cho dây chuyền sản xuất hoạt động có hiệu quả, đảm bảo cho các đơn vị thực hiện tốt chức năng của mình cần có nhũng quy định thống nhất về thủ tục, qui trình khai thác, xử lý nghiệp vụ; sự phối hợp chặt chẽ về kỹ thuật nghiệp vụ và hạch toán kinh doanh giữa các đơn vị trong ngành Đặc điểm này chi phối rất lớn đến công tác tổ chức quản lý, kiểm soát và hạch toán kinh doanh dịch vụ bưu chính

Ngoài ra, các đơn vị khi tham gia vào quá trình sản xuất đều bỏ ra một khoản chi phí Các chi phí này đều được hạch toán, trong khi đó, doanh thu lại phát sinh ở tại một nơi (đầu đi hoặc đầu đến của sản phẩm) sau đó mới tiến hành phân chia cho các đơn vị tham gia theo một tỷ lệ do tổng công ty quy định Vì vậy, rất khó xác định chính xác hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của từng đơn vị Trong thực

tế, các đơn vị không quan tâm nhiều đến sản lượng đến nên việc tập hợp, báo cáo sản lượng phát cho các đơn vị khác không chính xác kịp thời nên việc kiểm soát doanh thu do các đơn vị khác phân chia cho mình thường bị bỏ ngõ dẫn đến kinh doanh không hiệu quả cũng như không thực hiện tốt trách nhiệm của mình trong việc cung cấp dịch vụ đến tay người nhận

Thứ ba: Tải trọng không đồng đều theo thời gian và không gian

Dịch vụ bưu chính chịu tác động lớn từ nhu cầu của khách hàng, vì vậy sản lượng bưu chính luôn biến động và không đồng đều theo giờ trong ngày, theo ngày trong tuần, theo các tháng, các mùa trong năm Đối với các dịp lễ, tết nhu cầu về chuyển phát bưu gửi có thể tăng cao hơn ngày thường Cũng có khi, sản lượng lại tăng đột biến do nhu cầu chuyển phát công văn của một số tổ chức, cơ quan nào đó

mà không phụ thuộc vào một khoản thời gian nào

Tại các thành phố lớn, nơi tập trung dân cư đông đúc, hay các điểm du lịch nổi tiếng thì nhu cầu về dịch vụ bưu chính luôn cao hơn so với các vùng miền núi, nông thôn hay các vùng dân cư thưa thớt

Đặc điểm này của dịch vụ bưu chính cũng gây trở ngại lớn cho các đơn vị kinh doanh dịch vụ bưu chính trong công tác quản lý nhân sự và sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật Bởi lẽ, tất cả các điểm giao dịch phải mở cửa để phục vụ cho khách hàng cho dù tại thời điểm trong ngày không có một nhu cầu trao đổi thông tin nào từ phía khách hàng

Vì vậy, một mô hình mới đang được áp dụng hiện nay là Tổng công ty bưu chính đang là đối tác cung cấp các dịch vụ cho các đơn vị khác như Ngân hàng Bưu điện Liên Việt, Bảo hiểm nhân thọ Daichi, điện EVN… nhằm tận dụng các cơ sở vật chất kỹ thuật cũng như nhân sự hiện có để tạo ra doanh thu cho đơn vị

Thứ tư: Dịch vụ bưu chính ngày càng chịu sự tác động mạnh mẽ của khoa học, kỹ thuật và nhu cầu của người tiêu dùng

Khoa học ngày càng phát triển, nhu cầu truyền đưa tin tức cũng được đáp ứng ngày càng cao với các phương thức điện tử, kỹ thuật tiên tiến Sự trao đổi thông tin qua dịch vụ bưu chính vì thế cũng ngày càng giảm sút về sản lượng lẫn khối lượng Vận chuyển hàng hóa lại bị cạnh tranh bởi các doanh nghiệp vận tải khác Vì vậy để có thể tồn tại và phát triển các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bưu chính phải ngày càng nâng cao chất lượng về dịch vụ, về thời gian toàn trình và cả thái độ phục vụ

1.3.2 Những rủi ro thường gặp trong chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ bưu chính

Rủi ro luôn phát sinh tại các đơn vị ở tất cả các mức độ, bất kể quy mô, bản chất hay ngành nghề kinh doanh Rủi ro ảnh hưởng đến sự tồn tại của mỗi đơn vị; đến sự thành công, tình hình tài chính, hình ảnh của đơn vị; đến sự duy trì chất lượng sản phẩm, dịch vụ và đến cả con người Và không có một biện pháp nào để triệt tiêu rủi ro Vì vậy, nhà quản lý phải quyết định một cách thận trọng mức rủi ro như thế nào là có thể chấp nhận được và cố gắng duy trì rủi ro trong mức độ này

Trong lĩnh vực kinh doanh bưu chính những rủi ro thường gặp phải trong chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền có thể kể đến như:

- Thái độ thiếu thiện cảm, thiếu tận tình khi tiếp nhận nhu cầu của khách hàng

- Cung cấp dịch vụ không đúng với yêu cầu của khách

- Cân thừa, thiếu trọng lượng bưu gửi của khách

- Tính cước thừa, thiếu cho khách

- Phân hướng chuyển không đúng với địa chỉ của khách ghi trên bưu gửi

- Phát bưu gửi không đúng người nhận, không đúng địa chỉ

- Nộp tiền doanh thu chậm trễ, thừa, thiếu

- Không nộp tiền doanh thu về bộ phận kế toán

Những rủi ro phát sinh có thể ảnh hưởng đến mức độ hoạt động, hoặc mức

độ toàn đơn vị Vì vậy cần có những thủ tục kiểm soát nhằm hạn chế những rủi ro phát sinh, từ đó thực hiện tốt từng mục tiêu cụ thể đến mục tiêu chung của đơn vị

1.3.3 Đặc điểm kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền trong các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ bưu chính

1.3.3.1 Thủ tục kiểm soát tiếp nhận và xử lý yêu cầu cung cấp dịch vụ

Không như những đơn vị bán hàng hóa khác, sản phẩm của các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bưu chính không do họ tạo nên mà do khách hàng mang tới Vì vậy, để đạt được mục tiêu doanh thu doanh nghiệp cần phải có thật nhiều khách hàng đến sử dụng dịch vụ Việc tiếp nhận và xử lý yêu cầu của khách trong giai đoạn này là rất quan trọng trong cả chu trình Vì vậy, thủ tục kiểm soát chủ yếu tập trung vào kiểm soát thái độ phục vụ, kỹ năng bán hàng của giao dịch viên Mọi nhân viên giao dịch cần phải tuân theo những nội quy và quy tắc ứng xử đã được đặt ra bởi doanh nghiệp như: việc tuân thủ giờ giấc làm việc; tuân thủ về trang phục; tuân thủ về nguyên tắc giao tiếp ứng xử; và cuối cùng phải thực sự hiểu rõ về dịch vụ mà đơn vị đang cung cấp để tư vấn cho khách sử dụng dịch vụ thích hợp

1.3.3.2 Thủ tục kiểm soát cung cấp dịch vụ

Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bưu chính, ở giai đoạn cung cấp dịch

vụ có thể xảy ra nhiều rủi ro, có thể phát sinh từ phía khách hàng cũng có thể phát sinh từ phía nhân viên giao dịch Những rủi ro này gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến mục tiêu chung của toàn đơn vị, bởi lẽ khi rủi ro xảy ra chất lượng dịch vụ giảm sút, lòng tin của khách hàng dành cho doanh nghiệp mất đi và có thể dẫn đến việc khách hàng không còn sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp Vì vậy thủ tục kiểm soát được đặt ra trong giai đoạn này là:

Kiểm soát việc ghi thông tin của khách hàng có đầy đủ và chính xác: Đối với

địa chỉ người gửi, người nhận cần đầy đủ số nhà (số tổ), tên đường phố (khu phố), quận, huyện, tỉnh thành, tên nước Việc ghi đúng địa chỉ sẽ giúp cho công tác truyền đưa tin tức được nhanh chóng kịp thời Ngoài ra, tên và địa chỉ của người nhận phải giống nhau giữa phiếu gửi và bưu gửi, vì đôi khi do sơ suất của khách có thể dẫn đến nhiều trường hợp khiếu kiện không đáng có như không phát được bưu gửi cho người nhận, phát nhầm cho một người nhận khác…

Kiểm soát cách gói bọc và tính trọng lượng của bưu gửi: Bưu gửi cần được gói bọc đúng quy cách với từng loại để đảm bảo không xảy ra đổ vỡ hay ảnh hưởng đến những vật phẩm khác đi trong chuyến thư Việc cân trọng lượng bưu gửi cần được kiểm soát kỹ để bảo đảm tính cước cho khách được chính xác

Kiểm soát việc tính cước dịch vụ: Dịch vụ bưu chính ngoài những dịch vụ cơ bản còn có những dịch vụ cộng thêm bổ trợ, mỗi loại dịch vụ cộng thêm đều có yêu cầu riêng để có thể kết hợp với dịch vụ cơ bản cũng như địa chỉ phát hàng Vì vậy việc tính cước cần phải chính xác và rõ ràng, mỗi loại cước cần được thể hiện theo từng dòng riêng biệt để khách hàng tiện theo dõi và đối chiếu

Kiểm soát phân hướng chuyển cho bưu phẩm: Bưu phẩm sau khi nhận gửi sẽ được phân hướng đóng chuyển cho bộ phận đóng chuyển thư gửi đi các tỉnh thành khác Mỗi tỉnh đến sẽ có một mã bưu chính tương ứng, vì vậy việc phân hướng chuyển chính xác sẽ giúp cho việc chia chọn đóng chuyến thư sẽ nhanh chóng và chính xác Kiểm soát viên cần kiểm soát thật chặt chẽ ở khâu phân hướng này nhằm hạn chế rủi ro thất lạc và lạc hướng bưu phẩm; giảm sút chất lượng dịch vụ

Việc kiểm soát ở giai đoạn này yêu cầu kiểm soát viên phải để lại bút tích trên phiếu gửi, bưu phẩm và bảng kê phân hướng bằng chữ ký và ký bằng bút đỏ (sự phê duyệt)

Kiểm soát khâu phát bưu phẩm đến tay người nhận: Sau khi nhận túi gửi đến

từ các tỉnh thành khác, bưu phẩm đến được tiến hành vào sổ và phát đến tay người nhận, những bưu phẩm lạc hướng sẽ được chuyển tiếp ngay trong chuyến thư tiếp theo Kiểm soát viên cần kiểm soát lại những bưu phẩm vào sổ phát có đúng tại khu vực của mình nếu sai phải được xử lý kịp thời, những địa chỉ không rõ ràng cần xử

lý theo thể lệ nghiệp vụ để phát được cho khách hàng trong thời gian sớm nhất Khi phát bưu phẩm, yêu cầu khách hàng phải xuất trình giấy tờ tùy thân để xác định chính xác bưu phẩm được phát đúng đến tay người nhận ở đúng địa chỉ như người gửi đã ghi trên bưu phẩm, chữ ký nhận trên sổ phát và giấy mời phải cùng một chữ

ký của người nhận

1.3.3.3 Thủ tục kiểm soát thu tiền và nộp tiền

Tiền thu từ khách hàng phải đúng với cước đã tính và thể hiện trên phiếu gửi bưu phẩm, nếu kiểm soát viên phát hiện ra sai lệch thì yêu cầu giao dịch viên phải xử

lý ngay: trường hợp thừa tiền phải mời khách đến nhận lại và ký nhận ở mặt sau của phiếu gửi lưu, trường hợp thiếu tiền giao dịch viên phải nộp cho đủ với số tiền đúng

Cuối ngày, tất cả các phiếu gửi được đóng thành tập và theo số thứ tự như bảng kê phân hướng đã lập, tổng số phiếu và số tiền phải khớp đúng với bảng kê, giao dịch viên tiến hành vào sổ theo dõi doanh thu phát sinh hàng ngày và nộp tiền

về bộ phận kế toán Sổ theo dõi doanh thu phát sinh được cộng lũy kế cho đến cuối tháng và để đối chiếu với kế toán vào cuối tháng Trong kinh doanh dịch vụ bưu chính, hóa đơn chỉ xuất khi khách hàng có yêu cầu Vì vậy, việc theo dõi doanh thu phát sinh chủ yếu dựa vào tổng hợp các phiếu gửi và bảng kê đóng chuyến thư đi Tuy nhiên, để tránh tình trạng giao dịch viên xuất hóa đơn khống cho khách, trên hóa đơn yêu cầu phải ghi rõ số hiệu bưu gửi, ngày gửi để kiểm tra khi cần thiết

Tại bộ phận kế toán, khi nhận được giấy nộp tiền từ bộ phận giao dịch tiến hành nhập vào chương trình kế toán theo mã thu cho từng bưu cục và từng loại dịch

vụ sau đó in phiếu thu và chuyển sang cho bộ phận thủ quỹ để thu tiền Cuối tháng, khi nhận được báo cáo tổng hợp từ bưu cục gửi lên kế toán sẽ tiến hành đối chiếu số tiền nộp có khớp đúng, nếu có chênh lệch phải yêu cầu điều chỉnh

1.3.3.4 Thẩm định và xóa sổ nợ phải thu khó đòi

Bán hàng trong các doanh nghiệp kinh doanh bưu chính được xem là bán lẻ, bởi số lượng khách hàng sử dụng dịch vụ có doanh số từ 10 triệu trở lên là không nhiều Vì vậy, chính sách bán chịu chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp nhà nước, hay các cơ quan ban ngành thuộc ủy ban tỉnh, thành phố Tuy nhiên, các khách hàng này thường trả tiền ngay khi nhận được bảng tổng kết các dịch vụ sử dụng trong tháng, nên các doanh nghiệp kinh doanh bưu chính thường tăng cường việc thu nợ

hơn là công tác thẩm định và xóa sổ nợ phải thu khó đòi

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong quản lý doanh nghiệp, KSNB đóng một vai trò hết sức quan trọng KSNB được thiết lập nhằm đảm bảo một cách hợp lý cho doanh nghiệp để đạt được những mục tiêu về hiệu quả hoạt động, về sự tin cậy của báo cáo tài chính, về sự tuân thủ pháp luật và các quy định Tuy nhiên mục tiêu của doanh nghiệp đạt được

ở mức độ nào tùy thuộc vào sự hữu hiệu của KSNB ở đơn vị đó Bởi lẽ, KSNB được thiết kế và vận hành phụ thuộc vào năng lực và trí tuệ của các cấp quản lý doanh nghiệp

Chương 1 của đề án đã trình bày những lý luận cơ bản nhất về kiểm soát nội

bộ, kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền Đồng thời, cũng nghiên cứu nhưng điểm khác biệt về kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền trong các doanh nghiệp kinh doanh bưu chính Từ đó, có cơ sở để đề án nghiên cứu thực trạng KSNB chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại Bưu điện thành phố Quy Nhơn - Bưu điện tỉnh Bình Định ở chương 2 tiếp theo

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN TẠI BƯU ĐIỆN THÀNH PHỐ QUY NHƠN - BƯU ĐIỆN TỈNH BÌNH ĐỊNH

2.1 Tổng quan về Bưu điện thành phố Quy Nhơn - Bưu điện tỉnh Bình Định

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

2.1.1.1 Giới thiệu chung về Bưu điện thành phố Quy Nhơn - Bưu điện tỉnh Bình Định

Tên Bưu điện: Bưu điện thành phố Quy Nhơn - Bưu điện tỉnh Bình Định Địa chỉ: 02 Trần Thị Kỷ, p Lý Thường Kiệt, TP Quy Nhơn, tỉnh Bình Định Đại diện pháp luật: Ông Nguyễn Tấn Thịnh - Chức vụ: Giám đốc Bưu điện thành phố Quy Nhơn - Bưu điện tỉnh Bình Định

Mã số thuế: 4100669747

Wedsite: http://www.vnpost.vn/vi-vn/buu-cuc/chi-tiet/extmid/722/id/590000

Điện thoại: 0256.3525170

Tài khoản giao dịch:

- Tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp & Phát triển nông thôn thành phố Quy Nhơn: 4300201009777

- Tại Chi nhánh Ngân hàng đầu tư & Phát triển Bình Định: 12010008795979

2.1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Bưu điện thành phố Quy Nhơn - Bưu điện tỉnh Bình Định

Bưu điện thành phố Quy Nhơn - Bưu điện tỉnh Bình Định được quản lý trực tiếp bởi Bưu điện tỉnh Bình Định và quản lý bởi Tổng công ty Bưu điện Việt Nam Được hình thành trên cơ sở triển khai đề án thí điểm hình thành Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (Tập đoàn VNPT) do Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Quyết định số 58/2005/QĐ-TTg ngày 23/3/2005 Sau nhiều lần thay đổi chủ sở hữu, ngày 16/11/2012 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 1746/QĐ-TTg về việc chuyển quyền đại diện chủ sở hữu nhà nước tại Tổng công ty Bưu chính Việt Nam từ Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam về Bộ Thông tin và Truyền thông

Tổng Công ty Bưu chính Việt Nam được đổi tên thành Tổng Công ty Bưu