Tính cấp thiết của đề tài
Các doanh nghiệp cần phân chia thành các bộ phận riêng biệt để quản lý và vận hành hiệu quả, tùy thuộc vào loại hình kinh doanh và yêu cầu quản trị Mỗi bộ phận và nhân viên phải tuân thủ quy trình quản trị hiệu quả và pháp luật, do đó cần xây dựng quy trình và hệ thống giám sát để hướng dẫn thực thi công việc và kiểm soát Hoạt động bán hàng và thu tiền nếu xảy ra sai sót có thể gây biến động nghiêm trọng trong kết quả kinh doanh, ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của công ty và độ chính xác của báo cáo tài chính Vì vậy, hệ thống kiểm soát phải phát triển và hoàn thiện hơn để đảm bảo phù hợp với quy trình bán hàng - thu tiền.
Ngày nay, với sự mở rộng của công nghiệp và yêu cầu quản trị ngày càng cao, doanh nghiệp cần phần mềm quản lý hiệu quả để kiểm soát và liên kết mọi nghiệp vụ, bộ phận, đặc biệt là trong phòng kế toán Hệ thống ERP (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) đã trở nên phổ biến và cần thiết, giúp quản lý toàn bộ nguồn lực như nhân lực, tài chính, và tư liệu sản xuất Mặc dù nhiều doanh nghiệp đã triển khai ERP, một số vẫn chưa khai thác hết tiềm năng của hệ thống này và gặp phải nhiều thách thức Ngoài chức năng quản lý, ERP còn hỗ trợ phân tích và kiểm tra trạng thái sử dụng tài nguyên, giúp hiện đại hóa quy trình thực thi và kiểm soát Đối với bộ phận kế toán, phần mềm kế toán đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kiểm soát Nhận thức được tầm quan trọng này, tôi đã chọn đề tài “Hoạt động kiểm soát quy trình bán hàng - thu tiền trên phần mềm QAD ERP” cho bài luận tốt nghiệp của mình.
Mục tiêu của đề tài
- Tìm hiểu và phân tích thực trạng của hoạt động kiểm soát về quy trình bán hàng - thu tiền vận hành trên phần mềm QAD ERP
- Đề xuất một số giải pháp góp phần hoàn thiện hoạt động kiểm soát quy trình bán hàng - thu tiền trên phần mềm QAD ERP.
Câu hỏi nghiên cứu
- Ưu điểm và hạn chế của hoạt động kiểm soát quy trình bán hàng thu tiền vận dụng trên phần mềm QAD ERP là gì?
- Giải pháp nào để hoàn thiện hoạt động kiểm soát quy trình bán hàng - thu tiền khi áp dụng phần mềm QAD ERP?
Đối tượng và phạm vị nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu
Quy trình bán hàng và thu tiền sử dụng phần mềm QAD ERP tại công ty TNHH ThinkNext.
Phạm vi nghiên cứu
Luận văn được thực hiện trong phạm vi nghiên cứu doanh nghiệp nhỏ và vừa có ứng dụng hệ thống ERP cho quy trình thu tiền - bán hàng.
Phương pháp nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, đề tài áp dụng các phương pháp phân tích, tổng hợp, so sánh và đánh giá một cách phù hợp trong quá trình thực hiện.
Phương pháp tổng hợp lý thuyết và nghiên cứu trước là cách tiếp cận quan trọng trong việc tìm hiểu hoạt động kiểm soát quy trình bán hàng và thu tiền Phương pháp này sử dụng các lý thuyết cơ bản đã học tại trường, kết hợp với tài liệu từ sách vở và quy định của Nhà nước, nhằm tạo nền tảng vững chắc cho việc nghiên cứu sâu hơn về lĩnh vực này.
Phương pháp quan sát và phỏng vấn được áp dụng để thu thập thông tin từ nhân viên sử dụng ứng dụng QAD, bao gồm việc gửi bảng câu hỏi trực tiếp hoặc qua email Qua đó, chúng tôi có cái nhìn sâu sắc hơn về kinh nghiệm làm việc và sự tương tác với hệ thống QAD ở các phòng ban khác nhau Điều này giúp nâng cao hiệu quả kiểm soát bằng cách áp dụng các quy trình kinh doanh vào ứng dụng QAD, đồng thời tổng hợp và phân tích các ưu điểm, hạn chế, cũng như đề xuất giải pháp cải thiện hoạt động kiểm soát.
Nguồn thông tin dùng trong nghiên cứu đề tài:
Nguồn thông tin sơ cấp được thu thập từ việc quan sát và gửi bảng câu hỏi trực tiếp hoặc qua email Mẫu quan sát bao gồm toàn bộ nhân viên đang làm việc tại công ty ThinkNext và sử dụng hệ thống ERP Dữ liệu thu thập sẽ được xử lý bằng phần mềm Excel.
Nguồn thông tin thứ cấp được sử dụng để tổng hợp các lý thuyết cơ bản từ trường học, tham khảo sách giáo trình chuyên ngành và các quy định của Nhà nước, nhằm tìm hiểu hoạt động kiểm soát quy trình bán hàng và thu tiền.
Đóng góp của đề tài
Bài luận này nhấn mạnh lợi ích của việc ứng dụng ERP đối với kế toán viên và nhà quản trị, đồng thời cung cấp cơ sở cho các doanh nghiệp tại Việt Nam cải thiện chất lượng kiểm soát quy trình kế toán, đặc biệt là trong quy trình bán hàng và thu tiền.
Hiện nay, tài liệu nghiên cứu về ERP tại Việt Nam còn hạn chế, đặc biệt là về ưu và nhược điểm của hệ thống này trong quản lý Nghiên cứu này đóng góp vào việc hệ thống hóa kiến thức nền tảng về ERP, đồng thời phân tích tổ chức công tác kế toán và quy trình bán hàng - thu tiền tại doanh nghiệp áp dụng hệ thống ERP QAD.
Kết cấu khóa luận
Khái quát về quy trình bán hàng - thu tiền
1.1.1 Khái niệm bán hàng - thu tiền
Quy trình bán hàng và thu tiền là một yếu tố quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt đối với các doanh nghiệp thương mại Đây là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa thông qua hoạt động trao đổi, đảm bảo sự hoàn thiện trong chuỗi cung ứng và tăng cường hiệu quả kinh doanh.
Quá trình bán hàng và thu tiền bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của khách hàng, như đơn đặt hàng hoặc hợp đồng mua hàng, và kết thúc khi hàng hóa hoặc dịch vụ được chuyển đổi thành các khoản phải thu, cuối cùng là tiền mặt, tạo ra lợi nhuận Hàng hóa được xem là tài sản hoặc dịch vụ có giá trị và có thể bán được, trong khi tiền tệ là phương thức thanh toán cho phép giải quyết mọi giao dịch và thanh toán một cách tức thời.
Chuẩn mực kế toán doanh thu và thu nhập khác (VAS số 14) quy định các khái niệm quan trọng liên quan đến kế toán nghiệp vụ bán hàng Theo chuẩn mực này, doanh thu sẽ được ghi nhận khi hàng hóa được coi là đã tiêu thụ, với điều kiện các tiêu chí nhất định được thỏa mãn.
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sỡ hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa và quyền kiểm soát hàng hóa
- Doanh thu được xác định một cách chắc chắn
- Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng
- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng
1.1.2 Chức năng của quy trình bán hàng - thu tiền
Chu trình bán hàng và thu tiền của mỗi công ty có thể khác nhau, nhưng thường bao gồm các chức năng cơ bản như xử lý đơn đặt hàng, xét duyệt bán chịu, chuyển giao hàng hóa, lập hóa đơn, và ghi sổ doanh thu Đơn đặt hàng từ khách hàng là khởi đầu của quá trình này, thể hiện lời đề nghị mua hàng từ khách hàng hiện tại hoặc tiềm năng Đơn đặt hàng có thể dưới nhiều hình thức như phiếu yêu cầu, thư, fax, hay hợp đồng mua bán Người bán cần xem xét các yếu tố như khả năng cung cấp, khả năng thanh toán của khách hàng, và điều kiện giá cả trước khi quyết định Kiểm soát tín dụng và xét duyệt bán chịu cũng là một phần quan trọng trong quy trình này.
Trước khi quyết định bán chịu cho khách hàng, cần xem xét từng khách hàng cụ thể và các nguồn thông tin từ cả trong và ngoài doanh nghiệp, cũng như khả năng nợ tối đa của từng khách hàng.
KH để từ đó đưa đến quyết định bán chịu một phần hay toàn bộ lô hàng
Quá trình xét duyệt bán chịu bao gồm việc đánh giá đơn đặt hàng và thông tin nợ của khách hàng, được phê duyệt bởi người có thẩm quyền trong doanh nghiệp nhằm quản lý hiệu quả các khoản thu Để hỗ trợ công việc này, cần thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng, lập danh sách và thường xuyên cập nhật thông tin khách hàng về tình hình tài chính và khả năng chi trả.
Chức năng gửi hàng là bước tiếp theo sau khi quyết định phương thức bán hàng Bộ phận xuất hàng sẽ lập lệnh xuất kho và chứng từ vận chuyển dựa trên thông tin từ mẫu đơn đặt hàng đã nhận Sau đó, họ sẽ thực hiện quy trình xuất kho và chuyển giao hàng hóa.
Bộ phận gửi hàng cần lập chứng từ gửi hàng để cung cấp cho khách hàng, làm cơ sở cho việc lập hóa đơn Chứng từ này phải bao gồm thông tin về quy cách, chủng loại hàng hóa, số lượng và các dữ liệu liên quan Để hạn chế nhầm lẫn và gian lận, đơn vị nên thiết lập bộ phận gửi hàng độc lập Đồng thời, cần lập hóa đơn bán hàng và ghi sổ nghiệp vụ kịp thời.
Khi hàng hóa được giao, một hóa đơn bán hàng sẽ được lập, bao gồm đầy đủ thông tin về mặt hàng như mẫu mã, quy cách, số lượng và giá cả thanh toán Theo quy định về thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thanh toán sẽ bao gồm giá trị hàng hóa, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác Hóa đơn nên được lập bởi một bộ phận độc lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng, và cần kiểm tra kỹ dữ liệu trước khi gửi cho khách hàng Tất cả hóa đơn phát hành hàng ngày phải được ghi vào sổ cái tài khoản, với mỗi hóa đơn được nhập vào tài khoản chi tiết để theo dõi công nợ phải thu của từng khách hàng.
Kiểm soát các khoản phải thu là rất quan trọng để ngăn chặn gian lận, đặc biệt là nguy cơ mất cắp Tất cả số tiền thu được cần phải được ghi chép cẩn thận vào sổ nhật ký thu, sổ quỹ và sổ chi tiết, đồng thời phải được rà soát và kiểm tra định kỳ Số tiền này cũng phải được gửi vào ngân hàng theo đúng quy định Đối với các khoản thu qua ngân hàng, cần đảm bảo rằng số tiền nhận được là hợp lệ và có chứng từ ghi sổ rõ ràng như phiếu thu hoặc giấy báo có.
Việc gửi thông báo cho khách hàng cần được thực hiện thường xuyên, có thể hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý Các phương thức gửi thư nhắc nợ bao gồm e-mail, fax, gửi qua bưu điện hoặc nhờ nhân viên giám sát khoản nợ Đồng thời, cần xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu một cách chính xác.
Các khoản giảm trừ doanh thu xảy ra khi người mua không hài lòng với hàng hóa nhận được, thường do chất lượng kém hoặc không đúng chủng loại, quy cách theo hợp đồng Trong trường hợp này, người bán có thể nhận lại hàng hoặc giảm giá theo thỏa thuận với bên mua Cần lập bảng tổng ghi nhớ hoặc hóa đơn để chứng minh việc ghi giảm hàng hóa, đồng thời ghi chép đầy đủ và kịp thời vào nhật ký bán hàng bị trả lại và các khoản bớt giá trong sổ phụ của công ty.
Để giảm thiểu sai sót trong việc thu hồi các khoản phải thu, doanh nghiệp cần thiết lập bộ phận thẩm định nhằm tìm hiểu nguyên nhân không thu được tiền Nếu phát hiện các khoản này khó hoặc không thể thu hồi do công ty khách hàng phá sản hoặc lý do bất khả kháng, cần chuyển chúng thành nợ khó đòi hoặc xóa sổ Do đó, doanh nghiệp cần có bộ phận độc lập chịu trách nhiệm tiếp nhận, xét duyệt và khấu trừ các khoản liên quan đến hàng hóa Việc trích lập dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi là rất quan trọng để bảo vệ tài chính của doanh nghiệp.
Trong niên độ kế toán, nếu khách hàng không thể thanh toán nợ cho công ty, cần lập dự phòng cho các khoản nợ này Cuối niên độ, dựa vào quy định của Bộ Tài chính và số tiền nợ quá hạn, kế toán phải lập dự phòng cho các khoản phải thu quá hạn Căn cứ để ghi nhận nợ phải thu khó đòi là các tiêu chí cụ thể được quy định.
Nợ phải thu quá hạn thanh toán theo hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, hoặc bản cam kết nợ là vấn đề phổ biến mà doanh nghiệp phải đối mặt Dù đã nhiều lần yêu cầu thanh toán, doanh nghiệp vẫn chưa thu được số nợ này.
Những gian lận, sai sót và hoạt động kiểm soát trong quy trình bán hàng - thu tiền
1.2 Những gian lận, sai sót và hoạt động kiểm soát trong quy trình bán hàng - thu tiền
1.2.1 Những gian lận và sai sót trong quy trình bán hàng - thu tiền
Trong quy trình bán hàng - thu tiền, thường xảy ra các gian lận và sai sót sau đây:
➢ Xử lý đơn đặt hàng của KH
- Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận nhưng có những điều khoản hoặc điều kiện không chính xác hoặc từ phía KH không được phê duyệt
- Nhận đơn đặt hàng những hàng hóa dịch vụ doanh nghiệp không có sẵn hoặc không có khả năng cung ứng
Việc ghi sai thông tin trên hợp đồng bán hàng, như chủng loại, số lượng, đơn giá hoặc các điều khoản khác, có thể gây ra nhiều rắc rối Đặc biệt, sự nhầm lẫn giữa đơn đặt hàng của khách hàng này với khách hàng khác cũng có thể dẫn đến những hậu quả không mong muốn.
- Bán chịu cho những KH không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu dẫn đến mất hàng, không thu được tiền
Nhân viên bán hàng có thể cấp hạn mức bán chịu quá cao cho khách hàng nhằm tăng doanh số, nhưng điều này cũng dẫn đến việc công ty phải đối mặt với rủi ro tín dụng lớn.
- Giao hàng khi chưa được xét duyệt
- Giao hàng không đúng chủng loại, địa điểm, số lượng hoặc không đúng KH
- Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà không xác định được người chịu trách nhiệm
- Phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến trong khi giao hàng
- Nhân viên không có thẩm quyền đi gửi hàng, xuất hàng
- Bán hàng nhưng không lập hóa đơn
- Lập hóa đơn sai về giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ của KH
- Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn
➢ Ghi chép doanh thu và theo dõi nợ phải thu KH
Nhân viên có thể gặp phải các sai sót trong quá trình lập hóa đơn, bao gồm việc lập hóa đơn đã giao nhưng không chính xác, lập nhiều lần cho cùng một hóa đơn, hoặc thậm chí lập hóa đơn khống mà không có giao hàng thực tế Những lỗi này không chỉ ảnh hưởng đến tính chính xác của báo cáo tài chính mà còn có thể gây ra các vấn đề pháp lý cho doanh nghiệp.
- Ghi nhận sai tên KH, thời hạn thanh toán
- Ghi sai niên độ về doanh thu và nợ phải thu KH
- Ghi sai số tiền, ghi trùng hay ghi sót hóa đơn
- Quản lý nợ phải thu KH kém, như thu hồi nợ chậm trễ, không đòi được nợ
- Khoản tiền thanh toán của KH bị chiếm đoạt do nhân viên không nộp tiền thu từ nghiệp vụ bán hàng
- Xóa sổ nợ phải thu KH không được xét duyệt
- Nợ phải thu bị thất thoát do không theo dõi chặt chẽ
1.2.2 Hoạt động kiểm soát trong quy trình bán hàng - thu tiền
Việc không xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả trong chu trình bán hàng sẽ dẫn đến khó khăn trong việc thu hồi nợ từ khách hàng, đồng thời có thể làm sai lệch báo cáo tài chính về các khoản nợ phải thu.
Việc quản lý công nợ và kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng là rất quan trọng để tránh thất thoát tài chính do bán chịu cho khách hàng không đủ khả năng thanh toán hoặc do sổ sách theo dõi không chính xác Để nâng cao hiệu quả quản lý, doanh nghiệp cần phân chia nhiệm vụ và trách nhiệm rõ ràng giữa các cá nhân hoặc bộ phận Cơ chế kiểm tra và giám sát thường xuyên các hoạt động là cần thiết để nhanh chóng phát hiện và sửa chữa sai sót, từ đó cải thiện hiệu suất làm việc Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả không chỉ giúp duy trì các mục tiêu tài chính mà còn bảo vệ doanh nghiệp khỏi những rủi ro kinh tế tiềm ẩn trong quy trình bán hàng và thu tiền.
Trong chu trình bán hàng và thu tiền, việc chuyển quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ và tiền tệ giữa người mua và người bán gắn liền với lợi ích kinh tế và trách nhiệm pháp lý của hai bên, do đó công tác kiểm soát nội bộ (KSNB) cần được thực hiện một cách chặt chẽ KSNB phải đảm bảo tính đồng bộ của chứng từ, đánh số trên các chứng từ, phân bổ vai trò trong hoạt động kế toán và kiểm tra, cùng với việc xét duyệt các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền Mức độ phân chia trách nhiệm cao giúp dễ dàng phát hiện sai sót, giảm thiểu gian lận và nhầm lẫn thông qua việc kiểm tra lẫn nhau giữa các bộ phận, đồng thời nâng cao hiệu quả đối chiếu tài liệu.
Do đó khả năng xảy ra gian lận và nhằm lẫn sẽ được giảm thiểu
❖ KSNB đối với nghiệp vụ bán hàng
Để kiểm soát tốt nhất các giao dịch, doanh nghiệp cần có hệ thống kế toán đồng bộ từ chứng từ đến sổ kế toán và bảng tổng hợp Mặc dù mỗi doanh nghiệp có các nghiệp vụ phát sinh riêng, việc thực hiện sự đồng bộ về sổ sách giúp theo dõi việc đạt được các mục tiêu kiểm soát nội bộ (KSNB) Do đó, các trình tự kế toán cần được xác định trước khi đặt ra các mục tiêu KSNB, và mỗi đơn vị cần thiết lập trình tự cụ thể để phù hợp với hệ thống sổ sách, tạo thành yếu tố kiểm soát hiệu quả.
➢ Việc đánh số thứ tự các chứng từ
Doanh nghiệp nên sử dụng chứng từ được đánh số liên tục để ngăn ngừa việc bỏ sót hoặc giấu diếm thông tin, đồng thời tránh tình trạng trùng lặp trong các khoản phải thu và ghi số bán hàng Việc đánh số này cần phải có mục đích rõ ràng và được tổ chức một cách hợp lý để đạt hiệu quả cao nhất trong quản lý.
➢ Lập bảng cân đối để thanh toán tiền hàng và gửi cho người mua
Bảng tổng hợp và bảng cân đối giúp đối chiếu giá trị hàng bán với tiền đã thu và nợ phải thu, từ đó kiểm soát hiệu quả công việc bán hàng và thu tiền Để đảm bảo kiểm soát tốt, bảng cân đối cần được gửi định kỳ cho người mua, vừa thông báo các khoản nợ, vừa xác nhận các giao dịch bán hàng và thu tiền trong tháng Việc lập bảng cân đối thanh toán thường do một người độc lập thực hiện, không thuộc bộ phận bán hàng hay bộ phận thanh toán.
➢ Xét duyệt và phê chuẩn nghiệp vụ bán hàng, KSNB thường tập trung vào ba điểm chủ yếu
- Việc bán chịu phải được duyệt cẩn trọng trước khi bán hàng
- Hàng bán cho được vận chuyển sau khi duyệt với đầy đủ chứng từ (tài khoản, con dấu, chữ ký hợp pháp của bên mua)
- Giá bán phải được duyệt bao gồm cả phí vận chuyển, giảm giá, chiết khấu và các điều kiện thanh toán
Các thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm ngăn chặn tổn thất trong quá trình vận chuyển cho khách hàng, đồng thời giảm thiểu nguy cơ không thanh toán từ phía khách hàng, từ đó bảo vệ doanh nghiệp khỏi việc thất thu.
Phân cách nhiệm vụ trong tổ chức công tác tài chính kế toán là một yếu tố quan trọng để kiểm soát và ngăn ngừa sai sót cũng như gian lận Việc tuân thủ nghiêm ngặt các thủ tục kiểm soát trong chu trình này là cần thiết, đặc biệt trong lĩnh vực bán hàng và thu tiền, nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hoạt động kế toán.
Tính độc lập của người kiểm tra, kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả của thủ tục kiểm soát nội bộ (KSNB) Sự độc lập này giúp tối ưu hóa hiệu lực của KSNB Việc sử dụng kiểm toán viên nội bộ để giám sát quy trình xử lý và ghi chép nghiệp vụ bán hàng cùng thu tiền sẽ đảm bảo chất lượng kiểm soát, từ đó hỗ trợ tốt hơn cho việc đạt được các mục tiêu kiểm toán.
❖ KSNB đối với nghiệp vụ thu tiền
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) đối với nghiệp vụ thu tiền được thiết kế nhằm đảm bảo quản lý hiệu quả và kịp thời các hoạt động thu tiền bán hàng, đồng thời phát hiện sai sót và yếu kém trong công tác kế toán liên quan Các hoạt động chính của KSNB trong nghiệp vụ thu tiền bao gồm việc giám sát và cải tiến quy trình thu tiền để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Để đảm bảo tính hiệu lực của các khoản phải thu, kiểm soát nội bộ cần phân chia rõ ràng nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người ghi sổ kế toán Bên cạnh đó, việc đối chiếu độc lập với tài khoản ngân hàng cần được thực hiện thường xuyên để tăng cường tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính.
Để đảm bảo tính trọn vẹn trong việc ghi sổ các khoản phải thu, kiểm soát nội bộ (KSNB) cần sử dụng các chứng từ như phiếu thu và bản kê có đánh số thứ tự Điều này giúp theo dõi chính xác quá trình thanh toán của khách hàng Mỗi chứng từ cũng cần có yếu tố kiểm soát từ người có thẩm quyền để tăng cường độ tin cậy và bảo mật trong quản lý tài chính.
Giới thiệu tổng quát ERP
1.3.1 Một số định nghĩa về ERP
ERP, or Enterprise Resource Planning, refers to a system designed for managing and integrating a company's core business processes Each component of the acronym has its own significance, contributing to the overall functionality and efficiency of the system.
E: Enterprise (doanh nghiệp): ERP là một hệ thống mang tính xuyên suốt, bao quát tất cả các lĩnh vực, phòng ban, tổ chức và đích đến của nó là doanh nghiệp mang tính khái quát R: Resource (tài nguyên, nguồn lực): Nguồn lực ở đây bao gồm: tài chính, nhân lực, công nghệ,… Trong CNTT, tài nguyên là bất kỳ phần mềm, phần cứng hay dữ liệu thuộc hệ thống mà có thể truy cập và sử dụng được Ứng dụng ERP vào quản trị doanh nghiệp đòi hỏi doanh nghiệp phải biến nguồn lực thành tài nguyên Cụ thể:
- Phải làm cho mọi bộ phận của đơn vị đều có khả năng khai thác nguồn lực
- Phải hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận có sự phối hợp nhịp nhàng
- Phải thiết lập được các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất
- Phải luôn cập nhật thông tin tình trạng nguồn lực doanh nghiệp một cách chính xác, kịp thời
P: Planning (hoạch định): Hoạch định trong kinh doanh là khái niệm quá quen thuộc đối với các nhà kinh doanh Tuy nhiên, điều cần quan tâm ở đây là ứng dụng ERP trong hoạch định doanh nghiệp như thế nào và tác dụng của nó ra sao thật sự là một câu hỏi khó Như vậy, ERP là một hệ thống ứng dụng đa phân hệ - Multi Module Software Application, được sử dụng để hoạch định nguồn lực và điều hành hoạt động trong một tổ chức, một doanh nghiệp Một hệ thống ERP thường bao gồm tất cả các chức năng cốt lõi của một tổ chức Tổ chức đó có thể là doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức phi chính phủ, v.v… Một phần mềm ERP, nó tích hợp những chức năng chung của một tổ chức vào trong hệ thống duy nhất Thay vì phải sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự - tiền lương, quản trị sản xuất,… song song, độc lập lẫn nhau thì ERP kết hợp tất cả các nghiệp vụ này thành một gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng đó có sự liên thông với nhau.
1.3.2 Đặc điểm chính của ERP
Theo Marcelino Tito Torres trong tài liệu hội thảo về “Manufacturing Resource Planning” được tổ chức năm 2003 thì một hệ thống ERP có 5 đặc điểm chính sau:
ERP là hệ thống quản trị sản xuất kinh doanh tích hợp, giúp liên kết và cộng tác giữa tất cả các giai đoạn, nhân sự và bộ phận chức năng trong quy trình hoạt động của công ty Hệ thống này đảm bảo sự thống nhất trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tạo ra một quy trình gắn kết và hiệu quả.
ERP là hệ thống được con người quản lý, với sự hỗ trợ từ máy tính Nhân viên chức năng và chuyên nghiệp đóng vai trò quan trọng, trong khi phần mềm và máy tính chỉ là công cụ hỗ trợ Để hệ thống hoạt động hiệu quả, người sử dụng cần được đào tạo kỹ lưỡng, và tính tích cực của từng nhân viên là yếu tố quyết định thành công.
Hệ thống ERP hoạt động theo nguyên tắc hệ thống chính thức, yêu cầu tuân thủ các quy tắc và quy trình cụ thể Để đảm bảo hiệu quả, kế hoạch sản xuất kinh doanh cần được lập theo năm, tháng và tuần; hệ thống sẽ không hoạt động nếu thiếu kế hoạch Ngoài ra, các quy tắc và quy trình xử lý cũng phải được quy định trước.
- ERP là một hệ thống mà trong đó trách nhiệm của các thành viên được xác định rõ trước (Defined Responsibilities)
Hệ thống ERP là một giải pháp tích hợp giúp liên kết các phòng ban trong công ty, thông qua cấu trúc phân hệ (module) bao gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm đảm nhiệm một chức năng cụ thể Mặc dù từng phân hệ có thể hoạt động độc lập, nhưng nhờ vào tính chất kết nối của hệ thống ERP, chúng có khả năng tự động chia sẻ thông tin với nhau, tạo nên một hệ thống tổng thể mạnh mẽ và hiệu quả hơn.
Hệ thống ERP bao gồm nhiều module và ứng dụng khác nhau, cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh giải pháp theo nhu cầu riêng của mình Các doanh nghiệp có thể lựa chọn các module phù hợp để tối ưu hóa quy trình hoạt động.
Hình 1-1: Cấu trúc của hệ thống ERP
Cấu trúc của hệ thống ERP gồm 5 phần chính:
1 Quản lý nguồn tài chính (FRM): quản lý dữ liệu tài chính, tài chính phân tích dữ liệu; phần mềm kế toán với các tính năng như sổ cái, các khoản phải trả/phải thu, lập ngân sách và quản lý dòng tiền
2 Bán hàng (hoặc CRM - quản lý quan hệ KH): thông tin về sản xuất, KH, sở thích, đơn đặt hàng, hóa đơn, v.v.;
3 Quản lý chuỗi cung ứng (SCM): tính toán yêu cầu nguyên vật liệu, yêu cầu mua hàng, nhập kho; các tính năng quản lý hàng tồn kho, quản lý đơn hàng, quản lý hậu cần, quản lý kho, dự báo và quản lý trả hàng
4 Lập kế hoạch sản xuất (hoặc MRP - lập kế hoạch yêu cầu sản xuất): lập khung đơn đặt hàng, quy trình lập kế hoạch trong hội thảo, thông tin về các hoạt động bắt buộc, tài liệu về hoạt động sản xuất, đánh giá chi phí sản xuất
5 Quản lý nhân sự (hoặc HRM - quản lý nguồn nhân lực): thông tin cho nhân viên, đăng ký bắt đầu và kết thúc công việc, tính lương, đăng ký các khóa học cho nhân viên, 1.3.4 Lợi ích của ERP
Hệ thống ERP hiện đang được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp như một công cụ hiệu quả để quản lý tài nguyên Một trong những lợi ích nổi bật của hệ thống ERP là cung cấp thông tin quản trị đáng tin cậy, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác và kịp thời.
Hệ thống ERP cung cấp cho người quản lý khả năng truy cập nhanh chóng vào dữ liệu tài chính chính xác và đáng tin cậy, từ đó hỗ trợ họ trong việc đưa ra quyết định dựa trên thông tin đầy đủ Thay vì phải tổng hợp số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau, ERP giúp tập trung mọi thông tin tài chính tại một nơi, tạo ra một phiên bản duy nhất cho toàn bộ tổ chức Khi có sự thay đổi trong một con số, tất cả thông tin liên quan sẽ được tự động cập nhật và hiển thị lại, giúp giảm thiểu các vấn đề tiêu cực trong quản lý tài chính doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý giúp các doanh nghiệp lớn và phức tạp có khả năng tổng hợp số liệu nhanh chóng, không cần chờ đến cuối tháng hay cuối quý Do đó, lãnh đạo có thể dễ dàng truy cập báo cáo tài chính chính xác và kịp thời bằng cách xem xét các con số trong hệ thống ERP Điều này cũng đồng nghĩa với việc công tác kế toán trở nên chính xác hơn.
Tổng quan về lĩnh vực nghiên cứu
Nghiên cứu về việc ứng dụng hệ thống ERP trong doanh nghiệp đã thu hút sự quan tâm từ nhiều tài liệu quốc tế, tập trung vào việc đánh giá thái độ và mức độ hài lòng của người sử dụng cuối Những tài liệu này cũng nêu rõ các lợi ích mà doanh nghiệp có thể đạt được từ việc triển khai ERP Các tác giả được tham khảo trong nghiên cứu này cung cấp những cái nhìn sâu sắc về hiệu quả và ảnh hưởng của ERP đối với hoạt động kinh doanh.
The study "The Impacts of Enterprise Resource Planning Systems on Accounting Practice - The Australian Experience" by Peter Booth, Zoltan Matolcsy, and Bernhard Wieder highlights the significant effects of Enterprise Resource Planning (ERP) systems on accounting practices It demonstrates how ERP influences information delivery, the quality of information systems, and accounting tasks The research concludes that the use of ERP systems enhances the integration of information across various functional areas Additionally, ERP systems are shown to be more efficient in processing transactions and providing data that supports decision-making.
- Accounting Benefits and Satisfaction in an ERP Environment (Lợi ích kế toán và sự hài lòng trong môi trường ERP) của tác giả Alexandra Kanellou và Charalambos
Nghiên cứu của Spathis tại Đại học Aristotle Thessaloniki đã khảo sát ý kiến của các kế toán viên và chuyên gia công nghệ thông tin để đánh giá ảnh hưởng của hệ thống ERP đối với thông tin và kế toán Kết quả cho thấy rằng các lợi ích kế toán từ hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao sự hài lòng của người sử dụng Cụ thể, nghiên cứu đã xác định các lợi ích kế toán ảnh hưởng đến mức độ hài lòng của người dùng ERP bao gồm: lợi ích về công nghệ thông tin, hoạt động, tổ chức kế toán, kế toán quản trị và chi phí.
- Charalambos Spathis and Sylvia Constantinides (2004), “Enterprise resource planning systems’ impact on accounting processes”, Business Process Management
Nghiên cứu này phân tích lý do và lợi ích của việc sử dụng ERP trong quy trình kế toán, đồng thời làm rõ sự khác biệt giữa triển khai ERP và các hệ thống thông tin truyền thống Việc triển khai ERP có ảnh hưởng đáng kể đến việc cập nhật thông tin chiến lược, quy trình kế toán và lập kế hoạch tổ chức Tuy nhiên, lợi ích của ERP vẫn chưa được nhận thức đầy đủ, do nhiều tổ chức trong mẫu mới chỉ gần đây triển khai và đang trong quá trình hoàn thiện hệ thống ERP.
Fethi Calisir's research, "The Relation of Interface Usability Characteristics, Perceived Usefulness, and Perceived Ease of Use to End-User Satisfaction with Enterprise Resource Planning (ERP) Systems," explores how usability, perceived usefulness, and ease of use impact end-user satisfaction with ERP systems The study examined various usability characteristics and their effects on user satisfaction by analyzing data from 51 end users across 24 companies The findings indicate that perceived usefulness and usability are key drivers of satisfaction with ERP systems.
Tại Việt Nam, nhiều tác giả đã thực hiện nghiên cứu liên quan đến hệ thống ERP, đóng góp vào việc hiểu biết và ứng dụng công nghệ này trong quản lý doanh nghiệp.
Tập đoàn tư vấn Panorama đã tiến hành nghiên cứu “Tình hình ứng dụng ERP 2008” nhằm xác định lợi ích, hạn chế, rủi ro và tổng kết kinh nghiệm từ các tổ chức ứng dụng ERP trên toàn cầu.
Luận văn thạc sĩ năm 2011 của tác giả nghiên cứu về tình hình ứng dụng ERP và tác động của hệ thống ERP đối với tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam Nghiên cứu này nhấn mạnh vai trò quan trọng của ERP trong việc cải thiện hiệu quả quản lý tài chính và quy trình kế toán, đồng thời chỉ ra những thách thức mà các doanh nghiệp phải đối mặt khi triển khai hệ thống này.
Theo nghiên cứu của Trần Thanh Thúy, các doanh nghiệp quy mô lớn chủ yếu quan tâm đến ứng dụng ERP và thường chọn các hệ thống ERP quốc tế Ngược lại, nhiều doanh nghiệp nhỏ chưa quen với ERP và chưa nhận thấy giá trị của nó Tuy nhiên, ERP đã có tác động đáng kể đến việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp đã triển khai.
Nghiên cứu của Nguyễn Bích Liên (2012) về "Xác định và kiểm soát các nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại các doanh nghiệp Việt Nam" cho thấy rằng ERP có tác động tích cực đến chất lượng thông tin kế toán, nâng cao hiệu lực, hiệu quả, tính sẵn sàng và độ tin cậy Cụ thể, ERP cải thiện tính chính xác, kịp thời, hiện thực, đầy đủ và phù hợp của thông tin Tuy nhiên, nghiên cứu cũng chỉ ra rằng ERP có thể làm giảm chất lượng tin cậy thông tin nếu người quản lý lạm dụng quyền can thiệp vào các hoạt động xử lý và điều chỉnh khóa sổ cuối kỳ kế toán.
Nguyễn Thị Bích Hà (2013) trong luận văn thạc sĩ của mình đã nghiên cứu về việc tổ chức công tác kế toán cho các doanh nghiệp Việt Nam trong bối cảnh ứng dụng phần mềm ERP, với phạm vi khảo sát tại TP HCM, Bình Dương và Đồng Nai Tác giả nhấn mạnh rằng để khai thác hiệu quả hệ thống ERP, doanh nghiệp cần kết hợp chặt chẽ giữa hệ thống kế toán và ERP, đồng thời kiểm soát chất lượng thông tin kế toán Bên cạnh đó, sự thành công trong ứng dụng ERP còn phụ thuộc vào nỗ lực phối hợp giữa công ty sử dụng và nhà cung cấp ERP.
Nghiên cứu của tác giả Nguyễn tập trung vào ứng dụng quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) trong lĩnh vực bán lẻ toàn cầu, từ đó rút ra bài học kinh nghiệm và đề xuất giải pháp cho các doanh nghiệp Việt Nam Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gia tăng và nhu cầu đổi mới mô hình tăng trưởng, việc áp dụng ERP sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý, nâng cao hiệu quả hoạt động và đáp ứng nhanh chóng với thị trường Các doanh nghiệp Việt Nam cần học hỏi từ các mô hình thành công trên thế giới để cải thiện khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững.
Nghiên cứu của Thị Hồng Vân (2019) là luận án đầu tiên phân tích kinh nghiệm triển khai ERP tại các doanh nghiệp bán lẻ toàn cầu Tác giả nhấn mạnh tầm quan trọng của các yếu tố như năng lực công nghệ, chiến lược ứng dụng, con người và chính sách hỗ trợ từ Nhà nước trong việc đảm bảo thành công cho quá trình triển khai ERP.
Tình hình nghiên cứu về ERP trong doanh nghiệp cho thấy nhiều bài viết đã phân tích việc ứng dụng và triển khai hệ thống này, nhưng thiếu các nghiên cứu toàn diện về trải nghiệm của người dùng trong môi trường ERP Tại Việt Nam, các nghiên cứu hiện có chủ yếu tập trung vào mối quan hệ giữa lợi ích kế toán và sự hài lòng của người sử dụng, trong khi ứng dụng QAD vẫn còn ít được biết đến do nguồn gốc từ nước ngoài.
Nghiên cứu thực trạng hoạt động kiểm soát quy trình bán hàng và thu tiền trên ứng dụng QAD là cần thiết để đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng kiểm soát trong doanh nghiệp Điều này cũng giúp mở rộng hiểu biết cho người sử dụng ERP tại Việt Nam.
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG QUY TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRÊN PHẦN MỀM QAD ERP
Giới thiệu sơ lược về QAD ERP
QAD ERP là giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện, tích hợp mọi quy trình hoạt động kinh doanh trong và ngoài nước Giải pháp này giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, tối đa hóa lợi nhuận và tiết kiệm chi phí vận hành.
QAD ERP linh hoạt điều chỉnh theo các hoạt động đặc thù của doanh nghiệp, mang lại giao diện thân thiện, giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn và nâng cao hiệu suất kinh doanh.
Người dùng có thể tải dữ liệu vào hệ thống QAD thông qua các tệp mẫu có sẵn hoặc sử dụng tính năng đính kèm file để lưu trữ thông tin như bản vẽ, thông số kỹ thuật, hình ảnh và các tập tin liên quan khác cần quản lý.
QAD cho phép xuất dữ liệu ra các định dạng file như Excel, PDF, và CSV từ hệ thống phần mềm một cách linh hoạt và chuẩn xác Bên cạnh đó, hàng trăm tính năng và chức năng của phần mềm đảm bảo hệ thống vận hành ổn định và dễ dàng sử dụng.
Riêng ở phân hệ Tài Chính Kế Toán (Finance), QAD:
- Cho phép hợp nhất một phần hoặc toàn bộ số liệu tài chính, dùng chung dữ liệu giữa các DN
QAD cho phép ghi nhận và quản lý tất cả các nghiệp vụ kế toán một cách tức thời và chính xác nhờ vào dữ liệu từ các bộ phận Hệ thống này cũng hỗ trợ xuất báo cáo nhanh chóng, giúp giảm rủi ro và tối đa hóa dòng tiền, đồng thời cân đối và cấn trừ các khoản phải thu và phải trả.
- Cho phép kế thừa, thống nhất dữ liệu, tiết kiệm thời gian, tránh tình trạng kiểm toán cuối tháng bị trễ, báo cáo không kịp thời
- Cho phép hoạch toán kế toán theo bất kỳ loại đồng tiền giao dịch nào
QAD có khả năng tạo và cập nhật các báo cáo tài chính theo yêu cầu, tuân thủ Chuẩn mực Hệ thống Kế toán Việt Nam (VAS) theo thông tư mới nhất của nhà nước Các báo cáo bao gồm bảng cân đối phát sinh, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, cũng như các báo cáo thuế GTGT.
Hệ thống tài khoản kế toán theo chuẩn mực kế toán Việt Nam cho phép cả kế toán viên Việt Nam và nước ngoài dễ dàng hiểu và sử dụng các báo cáo Tất cả mẫu báo cáo đều có thể in ấn dễ dàng và tự động cập nhật theo yêu cầu QAD giúp đơn giản hóa các vấn đề phức tạp và tốn thời gian, đồng thời giảm thiểu lỗi do con người.
2.1.2 Phân hệ kế toán các khoản phải thu (AR - Accounts Receivable)
Phân hệ kế toán phải thu của hệ thống QAD tích hợp chức năng quản lý quan hệ khách hàng (CRM) với quản lý công nợ, nâng cao hiệu quả quản lý các khoản phải thu và hóa đơn AR giúp theo dõi thông tin công nợ của khách hàng, phân tích và đưa ra hướng thu hồi nợ, phục vụ cho hoạt động sản xuất và đầu tư Kế toán viên theo dõi hoạt động của phân hệ dưới sự giám sát của kế toán trưởng, với sự quản lý của Giám đốc tài chính, đảm bảo quy trình ghi nhận và thu hồi công nợ được thực hiện chặt chẽ Các bút toán phát sinh từ giao dịch sẽ được chuyển sang phân hệ sổ cái định kỳ để lập báo cáo tài chính.
❖ Chức năng của phân hệ kế toán phải thu được phân loại thành các nhóm quy trình chính để đáp ứng các yêu cầu bao gồm:
AR giúp quản lý khách hàng bằng cách theo dõi thông tin toàn bộ khách hàng của công ty, bao gồm thông tin chung, lịch sử mua hàng, hạn mức tín dụng, thói quen mua sắm và chế độ bảo hành sau bán hàng.
- Quản lý hóa đơn/ chứng từ phải thu (Customer invoice):
AR ghi lại tất cả các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến bán hàng, bao gồm giảm giá hàng bán và trả hàng, từ phân hệ bán hàng cho đến khi hàng hóa được giao.
AR theo dõi công nợ phải thu từng khách hàng, phản ánh vào tài khoản phải thu, và dữ liệu này được chuyển đến phân hệ sổ cái Ghi nhận được thực hiện theo hình thức nhật ký bán hàng và thu tiền.
2.1.3 Cấu hình hệ thống QAD
Xem chi tiết tại phụ lục 1
Quy trình bán hàng - thu tiền thực hiện trên phần mềm QAD ERP
❖ Quy trình bán hàng của công ty cơ bản bao gồm 3 bước:
Bước đầu tiên trong quy trình bán hàng là tạo đơn đặt hàng, được coi là hợp đồng giữa doanh nghiệp và khách hàng Trong đó, doanh nghiệp cam kết cung cấp một lượng hàng hóa nhất định với mức giá đã thỏa thuận tại thời điểm đặt hàng Đơn hàng không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi doanh số bán hàng theo từng khách hàng, khu vực hoặc sản phẩm mà còn hỗ trợ quản lý quy trình vận chuyển và hóa đơn.
Kế toán bán hàng cần liên tục theo dõi tình trạng thực hiện đơn hàng và thời hạn giao hàng cho khách hàng, nhằm đảm bảo hoàn thành các thủ tục kịp thời để giao hàng đúng hạn.
- Bước 2: Xuất kho bán hàng
Sau khi đơn đặt hàng được phê duyệt, bộ phận kế toán sẽ lập lệnh xuất kho để chuyển cho kho thực hiện quy trình xuất hàng hóa Công việc này bao gồm đóng gói sản phẩm và chuẩn bị giao hàng cho khách hàng.
Sau khi kế toán xuất hóa đơn bán hàng cho KH, hệ thống sẽ:
+ Ghi nhận nghiệp vụ doanh thu bán hàng;
+ Cập nhật công nợ KH;
+ Tạo bút toán doanh thu trên sổ Nhật ký chung và sổ Cái;
+ Tạo báo cáo danh sách các hóa đơn (gồm các thông tin chi tiết như: mã KH, mã đơn hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền,…)
2.2.1.1 Sơ đồ nghiệp vụ bán hàng
Sơ đồ 2-1: Quy trình nghiệp vụ bán hàng
Nguồn: Công ty TNHH Think Next
Diễn giải: Quy trình nghiệp vụ bán hàng (chi tiết xem phụ lục số 2)
2.2.1.2 Cách thức thực hiện quy trình bán hàng
➢ Ví dụ nghiệp vụ: Ngày 12/03/2021 KH KSGS yêu cầu đặt mua mã hàng
10000010 với số lượng 100 cái, giá 3.290.000 VND/ cái (chưa bao gồm VAT)
Trong chương trình Sales Order Maintenance, người dùng cần nhập các thông tin quan trọng ở phần Header như Order (thường để hệ thống tự động tăng dần số đơn, nhưng có thể chỉnh sửa theo ý muốn), mã khách hàng ở mục Sold-to, cùng với Bill-to và Ship-to (thường mặc định theo Sold-to nhưng có thể thay đổi) Tại phần Line, cần nhập mã hàng, số lượng, đơn giá và thuế suất, cho phép nhập nhiều dòng cho một đơn hàng Cuối cùng, phần Trailer sẽ hiển thị những thông tin vừa nhập, phản ánh nội dung của đơn đặt hàng.
Hình 2-1: Tạo đơn đặt hàng
Bộ phận bán hàng xác nhận thông tin đơn bán hàng với khách hàng, bao gồm số lượng, ngày giao và giá cả, thông qua chương trình Sales Order Print Sau khi xác nhận, họ sẽ gửi lịch giao hàng đến khách hàng Đơn bán hàng trên hệ thống QAD chứa các thông tin quan trọng như thông tin công ty và số đơn hàng.
Mã KH, đơn vị thanh toán, đơn vị nhận hàng, thời hạn thanh toán, mã hàng đặt mua, ngày đến hạn thanh toán, số lượng, đơn giá, tổng tiền đơn hàng chưa thuế, tổng tiền, tiền thuế, % chiết khấu (nếu có) và tổng tiền là những thông tin quan trọng cần được ghi nhận Để biết thêm chi tiết, vui lòng tham khảo phụ lục số 9.
Trong chương trình Invoice Post and Print, người dùng cần nhập các thông tin như mã đơn đặt hàng, mã khách hàng, và kho xuất hàng Sau khi tích chọn "Print Invoice", hãy nhấn "Next" để tiến hành tạo hóa đơn Hóa đơn sẽ được tự động tạo dựa trên đơn đặt hàng đã được bộ phận kho thực hiện trước đó.
Hình 2-2: In hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng và hóa đơn VAT trên hệ thống được trình bày chi tiết tại phụ lục số 10 Người dùng có thể sử dụng chương trình GL Transactions View Extended để xem định khoản, bao gồm thông tin về tài khoản, sổ ghi nhận nghiệp vụ (CIV: ghi nhận bút toán doanh thu bán hàng, loại Daybook: Customer Invoice), cũng như các nghiệp vụ xuất hóa đơn và số tiền bên nợ, bên có.
Hình 2-3: Định khoản khi xuất hóa đơn
2.2.2 Quy trình bán hàng có chiết khấu thương mại
2.2.2.1 Sơ đồ nghiệp vụ bán hàng có chiết khấu thương mại
Quy trình này được sử dụng để ghi nhận khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp áp dụng cho khách hàng mua hàng với số lượng lớn, nhằm giảm giá niêm yết.
Sơ đồ 2-2: Quy trình nghiệp vụ chiết khấu thương mại
Nguồn: Công ty TNHH Think Next
Diễn giải quy trình bán hàng có chiết khấu thương mại (chi tiết tại phụ lục số 3) 2.2.2.2 Cách thức thực hiện
Khi thực hiện quy trình bán hàng có chiết khấu, nhân viên Phòng kinh doanh cần tạo đơn đặt hàng và ghi nhận khoản chiết khấu trong đó Sau đó, họ sẽ tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo giống như trong quy trình bán hàng thông thường.
- Khi xuất hóa đơn GTGT (chi tiết xem tại phụ lục số 12)
Nợ TK Phải thu KH (13110000)
Nợ TK Chiết khấu thương mại (52100000)
Có TK Doanh thu bán hàng (51110000)
Có TK Thuế GTGT đầu ra (33311000) - Tiền thuế GTGT tính trên doanh thu đã trừ đi chiết khấu
Hình 2-4: Định khoản khi xuất hóa đơn
2.2.3 Quy trình điều chỉnh hóa đơn
2.2.3.1 Sơ đồ quy trình điều chỉnh hóa đơn
Quy trình này được áp dụng để điều chỉnh các sai sót phát sinh trong quá trình tạo lập hóa đơn GTGT.
Sơ đồ 2-3: Quy trình nghiệp vụ điều chỉnh hóa đơn
Nguồn: Công ty TNHH Think Next
Diễn giải quy trình điều chỉnh hóa đơn (xem chi tiết tại phụ lục số 4)
2.2.3.2 Cách thức thực hiện nghiệp vụ điều chỉnh hóa đơn
➢ Ví dụ nghiệp vụ: Ngày 16/03/2021 điều chỉnh giảm tiền vận chuyển của KH C0000148 theo số hóa đơn 2021/CUST-IV/000000110 do ghi sai, số tiền: 110.000 VND
Sử dụng chương trình Customer Invoice Create để tạo hóa đơn ghi giảm công nợ, làm tương tự như tạo hóa đơn bình thường, lưu ý một số bước
- Chọn Invoice Type là Credit Note- để ghi đảo bút toán (3)
- Daybook Code: CUST-CN: Ghi nhận các nghiệp vụ điều chỉnh giảm doanh thu bằng cách ghi đảo, loại Daybook: Customer Credit Notes (5)
- Link to Invoice: chọn hóa đơn gốc cần điều chỉnh (ô này bắt buộc điền) (10)
Chọn sổ ghi nhận điều chỉnh (CUST-ADJ) để ghi nhận các bút toán điều chỉnh do hệ thống tự động tạo ra khi có nghiệp vụ điều chỉnh công nợ Loại sổ này thuộc danh mục Daybook: Customer Adjustments.
Hình 2-5: Chương trình để điều chỉnh hóa đơn
Tab Tax: chọn loại thuế xuất như hóa đơn gốc
Tab CI Posting: Chọn lại tài khoản Sales account đúng như trên hóa đơn gốc Sau khi kiểm tra thông tin rồi nhấn save để lưu nghiệp vụ
Sau khi thực hiện liên kết, hóa đơn điều chỉnh giảm sẽ được áp dụng, trong đó hóa đơn có số tiền thấp hơn sẽ bị hủy Hóa đơn còn lại sẽ có số tiền giảm đúng bằng với số tiền của hóa đơn điều chỉnh giảm.
Hình 2-6: Xem các hóa đơn đã tạo
❖ Định khoản nghiệp vụ điều chỉnh hóa đơn
Tạo hóa đơn giảm công nợ, ghi nhận bút toán:
Nợ TK 51130000 - doanh thu cung cấp dịch vụ
Nợ TK 33310000 - Thuế GTGT đầu ra (nếu có)
Có TK 13110000 - Phải thu KH
Hình 2-7: Định khoản điều chỉnh giảm công nợ
2.2.4 Quy trình hủy hóa đơn công nợ thủ công
2.2.4.1 Sơ đồ quy trình hủy hóa đơn công nợ thủ công
Sơ đồ 2-4: Quy trình nghiệp vụ hủy hóa đơn
Nguồn: Công ty TNHH Think Next
Diễn giải quy trình hủy hóa đơn công nợ thủ công (xem chi tiết tại phụ lục số 5)
2.2.4.2 Cách thưc thực hiện nghiệp vụ hủy hóa đơn công nợ thủ công
Nợ TK 51110000 - DT bán hàng
Nợ TK 33310000 - Thuế GTGT đầu ra (nếu có)
Có TK 13110000 - Phải thu KH
Hình 2-8: Định khoản khi bán hàng
Hình 2-9: Định khoản khi hủy hóa đơn
2.2.5 Quy trình thực hiện nghiệp vụ thu tiền
2.2.5.1 Nghiệp vụ ghi nhận khoản trả trước, đặt cọc của KH
➢ Ví dụ nghiệp vụ: Ngày 17/03/2021 KH KSGS trả trước tiền cho hóa đơn 2021/CIV000000011, số tiền 10.000.000 VND
Tạo phiếu thu sử dụng chương trình Petty Cash Create đối với tiền mặt hoặc
Banking Entry Create đối với tiền gửi ngân hàng
- Bước 1: GL Account: Chọn tài khoản tiền mặt muốn hạch toán
- Bước 2: Description: Nhập nội dung mô tả cho nghiệp vụ
- Bước 3: TC Amount: Nhập số tiền nhận được từ người nộp
- Bước 4: Chọn In để hệ thống hiểu đây là nghiệp vụ thu tiền
(Chú ý: Ở màn hình này, status luôn là Unallocate, sau khi thực hiện xong nghiệp vụ nó sẽ chuyển sang Allocated, lúc này mới có thể lưu được nghiệp vụ.)
Để tiếp tục công việc, bạn có thể nhấp chuột phải và chọn tùy chọn để mở màn hình mới, hoặc nhanh chóng mở màn hình mới bằng cách double click vào link xanh Sau đó, chọn "Allocation to Invoice".
Hình 2-10: Màn hình Petty Cash Create
Sau khi chọn Allocation to Invoice Chọn Prepay để làm nghiệp vụ thu trước/đặt cọc
- Bước 1: Customer /supplier: Chọn mã KH
- Bước 2: Invoice description: Mô tả nghiệp vụ
- Bước 3: TC prepayment amount: Số tiền thu trước của KH
- Bước 4: Exchange rate: Nhập tỷ giá thời điểm phát sinh nghiệp vụ (nếu có)
- Bước 5: Nhấn OK: Lưu nghiệp vụ
Sau đó nhấn vào SAVE để lưu nghiệp vụ: trạng thái chuyển sang Allocated
Hình 2-12: Màn hình Petty Cash Create - Status Allocated
Màn hình xuất hiện phiếu thu có dạng: (xem chi tiết tại phụ lục số 12)
2.2.5.2 Định khoản nghiệp vụ ghi nhận khoản trả trước, đặt cọc của KH
Nợ TK 13110000 - Phải thu KH
Có TK 11110000 - Tiền mặt VND
Hình 2-13: Định khoản nghiệp vụ KH trả trước
2.2.6 Quy trình thu tiền theo hóa đơn
Vào ngày 25/03/2021, ngân hàng VCB đã thông báo về việc thanh toán hóa đơn 2021/CIV000000011 của khách hàng KSGS Trước đó, vào ngày 17/03/2021, khách hàng đã thực hiện thanh toán số tiền 10.000.000 VND theo phiếu thu 2021/0092.
Cũng sử dụng một trong hai chương trình Petty Cash Create /Banking Entry Create Ở màn hình Banking Entry Create, nhập các thông tin cần thiết
Hình 2-14: Màn hình Allocate to Invoice
Trong màn hình Allocate to Invoice, khách hàng đã thực hiện khoản trả trước 10 triệu đồng Do đó, chúng ta cần tích chọn cả dòng thanh toán và dòng trả trước để cấn trừ khoản trả trước với số tiền thanh toán.
- Bước 1: Nhập thông tin việc thu tiền theo hóa đơn cũng làm tương tự như thu trước KH tại màn hình đầu tiên này
- Bước 2: Click phải chuột chọn Allocate to Invoice để mở ra màn hình mới hoặc double click chuột lên link xanh
- Bước 3: Tìm kiếm KH có hóa đơn cần phải thu
(Include Customers: Check vào ô này để ô customer/supplier liệt kê danh sách KH; Customer/supplier: Chọn mã KH)
- Bước 4: Check chọn hóa đơn KH thanh toán hết hoặc nhập số tiền KH muốn thanh toán 1 phần ở TC paid
Khảo sát về quy trình bán hàng - thu tiền trên phần mềm QAD ERP
Nghiên cứu mức độ hiểu biết và kinh nghiệm của nhân viên về ứng dụng QAD ở các phòng ban khác nhau trong công ty nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát Qua đó, chúng ta có thể có cái nhìn đúng đắn hơn về việc áp dụng quy trình kinh doanh vào QAD, từ đó tổng hợp và phân tích các ưu điểm, hạn chế cũng như đề xuất giải pháp cải thiện hoạt động kiểm soát.
Bài viết này tập trung vào việc phân tích hoạt động kiểm soát trong quy trình bán hàng và thu tiền trên ứng dụng QAD Chúng tôi đánh giá chất lượng kiểm soát tại công ty dựa trên các tiêu chí như phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận chức năng, quy trình xử lý thông tin, ủy quyền và xét duyệt, cũng như khả năng xử lý chứng từ sổ sách và tính dễ dàng sử dụng của hệ thống QAD Qua đó, chúng tôi xác định những hạn chế và rủi ro mà công ty và hệ thống QAD đang phải đối mặt, từ đó đưa ra những đề xuất cải tiến nhằm nâng cao chất lượng kiểm soát, đáp ứng yêu cầu của ban quản trị.
Bài viết đánh giá tính khả thi của các đề xuất về kiểm soát quy trình bán hàng - thu tiền sau khi phát hiện hạn chế của hệ thống QAD Tác giả đã đưa ra kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng hoạt động này tại công ty Bảng câu hỏi được sử dụng để tổng hợp ý kiến đồng thuận của toàn bộ nhân viên, từ đó giúp đánh giá khả năng áp dụng các đề xuất.
2.3.2 Phương pháp khảo sát và nội dung khảo sát
❖ Phương pháp khảo sát: Tác giả tiến hành khảo sát bằng cách gửi bảng câu hỏi đến toàn thể nhân viên tại công ty TNHH ThinkNext
Khảo sát được thực hiện thông qua bảng câu hỏi, nhằm thu thập thông tin quan trọng (chi tiết bảng khảo sát có tại mục lục 6).
- Phần A: Thông tin về đối tượng thực hiện khảo sát đề tài
- Phần B: Gồm 2 bảng câu hỏi dành cho đối tượng khảo sát
➢ Bảng 1: Đánh giá hệ thống QAD
➢ Bảng 2: Đánh giá chất lượng hoạt động kiểm soát trong quy trình bán hàng - thu tiền trên ứng dụng QAD
- Phần C: Đánh giá mức độ khả thi các đề xuất của tác giả về hoạt động kiểm soát quy trình bán hàng - thu tiền
2.3.3 Kết quả và phân tích khảo sát
Bảng 2-1: Thống kê số năm kinh nghiệm của đối tượng khảo sát
Số năm kinh nghiệm Số nhân viên % tương ứng
Kết quả khảo sát cho thấy 100% nhân viên có kiến thức về hệ thống QAD, trong đó chỉ 26.67% người, tương đương 8 người, đã tiếp xúc với QAD dưới 1 năm, chủ yếu là thực tập sinh từ các bộ phận khác nhau Phần còn lại có hiểu biết sâu sắc và kinh nghiệm đáng kể khi nói về QAD.
QAD cho rằng hệ thống ERP giúp chia sẻ dữ liệu dễ dàng, với thông tin được cập nhật kịp thời và luôn được kiểm tra, soát xét Dữ liệu có thể mở rộng nhưng vẫn đảm bảo tính bảo mật nhờ vào phân quyền Quan trọng hơn, ERP còn thay đổi phong cách làm việc của nhân viên, áp dụng công nghệ tiên tiến và nâng cao hiệu quả công việc (Chi tiết thông tin đối tượng khảo sát tại phụ lục 7).
Bảng 2-2: Kết quả khảo sát về đánh giá hệ thống QAD Đánh giá hệ thống QAD
Mức độ đồng ý (%) Giá trị trung bình
Hệ thống QAD có những thông tin người dùng cần - - 16.67 70 13.33 3.53
Hệ thống QAD cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ - - - 73.33 26.67 3.8
Hệ thống QAD được thiết kế cho mọi cấp độ sử dụng - - 16.67 46.67 36.66 3.77
QAD được sử dụng bởi mọi bộ phận trong tổ chức - 3.33 3.33 63.34 30 3.77
Sử dụng QAD có thể giúp doanh nghiệp của bạn đáp ứng các yêu cầu tuân thủ tốt hơn
QAD có thể xử lý lượng dữ liệu không giới hạn và có khả năng mở rộng - - - 30 70 4.07
Dữ liệu lưu trữ trên QAD luôn được bảo mật - - - 53.33 46.67 4.03
Những thông tin báo lỗi của hệ thống là có ích cho tôi - - 3.33 60 36.67 3.7
Tôi khắc phục lỗi sai dễ dàng và nhanh chóng khi sử dụng hệ thống - - 6.67 53.33 40 3.77 Các thông tin hướng dẫn luôn có sẵn và linh hoạt - - 33.33 50 16.67 3.37
Hệ thống QAD ERP được đánh giá tích cực bởi người sử dụng trực tiếp, với 26.67% cảm thấy thông tin hỗ trợ hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng Mặc dù giá trị trung bình không cao, nhưng hầu hết người dùng vẫn hài lòng với năng lực của hệ thống QAD cung cấp thông tin hướng dẫn chất lượng từ cả trong và ngoài nước, giúp người dùng nâng cao năng suất làm việc Luận văn sẽ trình bày các phân tích để làm rõ hơn về kết quả khảo sát này.
Chất lượng và độ đầy đủ của tài liệu hướng dẫn rất quan trọng để người dùng có thể sử dụng phần mềm hiệu quả Hầu hết người dùng trong các phòng ban đều hài lòng với tài liệu hỗ trợ, với điểm trung bình 3.53 cho thông tin cần thiết và 3.8 cho thông tin chính xác, đầy đủ Phần mềm QAD, được thiết kế sẵn từ nước ngoài, cung cấp tài liệu hỗ trợ người sử dụng rất toàn diện.
Dịch vụ hỗ trợ QAD nổi bật với chất lượng và tính sẵn có, cho phép người dùng tiếp cận qua điện thoại, trò chuyện trực tiếp, gửi phiếu hỗ trợ trực tuyến và truy cập vào cơ sở kiến thức Sự linh hoạt trong thông tin hỗ trợ giúp nhân viên hoàn thành công việc nhanh chóng, giảm thiểu thời gian giải quyết vấn đề của người dùng Các dịch vụ này được đánh giá với điểm trung bình lần lượt là 3.73 và 4.1, cho thấy sự hiệu quả và đáng tin cậy của hệ thống hỗ trợ.
Tính năng cảnh báo của QAD giúp người sử dụng nhận diện và khắc phục nhanh chóng các lỗi nhập dữ liệu, như việc nhập trùng thông tin cho cùng một nghiệp vụ Ứng dụng còn cung cấp cảnh báo dựa trên nguyên tắc kinh doanh, thông báo cho người dùng về tình trạng hàng hóa, như khi mức dự trữ xuống dưới mức an toàn hoặc khi khách hàng mua hàng vượt hạn mức tín dụng Nhờ vào tính năng này, người sử dụng có thể dễ dàng sửa chữa sai sót, đạt mức độ hài lòng cao với điểm đánh giá 3.77.
Bản địa hóa: Mặc dù, QAD có chức năng đa ngôn ngữ nhưng vẫn chưa có bản tiếng
Việc sử dụng ngôn ngữ nước ngoài gây khó khăn cho người dùng tại Việt Nam, đặc biệt đối với những người có khả năng ngôn ngữ hạn chế Tuy nhiên, thông tin và tài liệu bằng tiếng Việt có thể đáp ứng tốt nhu cầu của họ Do đó, tính năng này được đánh giá với điểm số 3.77, cho thấy mức độ phù hợp tương đối cao.
Một số người cho rằng phần mềm ERP nước ngoài khó có thể được bản địa hóa và điều chỉnh cho phù hợp với hệ thống kế toán Việt Nam (VAS) Tuy nhiên, QAD có khả năng điều chỉnh thiết kế hệ thống ERP nước ngoài để đáp ứng tốt các yêu cầu trong nước.
QAD tự động tạo báo cáo tương tự như mẫu của hệ thống kế toán Việt Nam, giúp doanh nghiệp cập nhật kịp thời khi có sự thay đổi trong quy định và tiêu chuẩn Điều này nâng cao khả năng tuân thủ và được đánh giá với điểm trung bình 4.1.
Chế độ đa nhiệm của QAD cho phép xử lý lượng dữ liệu không giới hạn và có khả năng mở rộng, giúp người dùng dễ dàng làm việc với nhiều cửa sổ ứng dụng cùng lúc Ví dụ, người dùng có thể mở và thao tác trên cửa sổ công nợ phải trả trong khi vẫn đang nhập dữ liệu trên cửa sổ công nợ phải thu Tính năng này mang lại sự hài lòng cao cho người dùng, với điểm trung bình đạt 4.07.
Thông tin bảo mật trong hệ thống QAD được đảm bảo, chỉ những cá nhân có thẩm quyền trong công ty mới được phép truy cập dữ liệu Chức năng bảo mật của QAD đã nhận được mức đánh giá hài lòng cao từ người dùng, đạt 4.03.
