Hồ Chí Minh – Năm 2018 Trang 3 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan khóa luận “Khảo sát thực trạng, cải tiến và đánh giá thời gian chờ đợi có thuốc theo đơn của người bệnh tại bộ phận cấp thuố
ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Đối tượng, phạm vi và thời gian nghiên cứu
Những đơn thuốc hợp lệ của NB đến khám tại khu khám BHYT ngoại trú BVQ11 được bác sĩ khám và kê đơn
Loại trừ các đơn thuốc không hợp lệ, sai sót trong quá trình kê đơn như:
- Thiếu chữ ký xác nhận của Bác sĩ
- Số ngày dùng thuốc không hợp lý
- Số thuốc quá quy định (Quy định 1 khoa không quá 7 thuốc, 2 khoa không quá 8 thuốc)
- Liều dùng không đúng với quy định cho phép
Bộ phận cấp phát thuốc ngoại trú BHYT tại BVQ11 Địa chỉ: Số 72, đường số 05-Cư xá Bình Thới, Phường 08, Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh
Quá trình nghiên cứu bắt đầu từ tháng 08 năm 2017 đến tháng 09 năm 2018.
MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU
Quá trình thực hiện khảo sát dữ liệu về thời gian chờ đợi có thuốc theo đơn của NB tại khu cấp phát BHYT BVQ11 trong năm 2017, nhằm:
- Đánh giá, phân tích những tồn tại khách quan mang tính tổng thể liên quan đến nội dung thời gian chờ đợi của NB
- Đề xuất và xây dựng cải tiến, đưa ra các biện pháp khắc phục nhằm tăng cường quản lý các hoạt động liên quan đến công tác này tại BVQ11
Khóa luận xã hội học
Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu được tiến hành theo 2 phương pháp nghiên cứu hồi cứu và nghiên cứu mô tả cắt ngang
Phương pháp nghiên cứu hồi cứu được thực hiện trong quá trình khảo sát thời gian chờ đợi trung bình của NB nhằm hồi cứu số liệu đã được khảo sát từ NVYT bộ phận cấp phát thuốc ngoại trú BHYT từ tháng 08/2017 đến tháng 05/2018 tại 2 khu khám BHYT cấp phát thường và cấp phát dịch vụ
Trong phân tích số liệu sử dụng theo hướng hồi cứu có ưu điểm ít tốn thời gian, công sức và thu thập dữ liệu nhanh Tuy nhiên với hướng mô tả hồi cứu, thu thập các dữ liệu có sẵn nên có thể gặp các sai sót hay thiếu các thông tin cần thiết cho mẫu đánh giá dẫn đến kết quả nghiên cứu không đạt được mục tiêu đề ra Ví dụ: có thể xảy ra một số nhầm lẫn hay sai sót trong quá trình nhập dữ liệu gây khó khăn trong thống kê truy xuất số liệu dẫn đến không đạt hiệu suất cao
Nghiên cứu mô tả cắt ngang:
Phương pháp nghiên cứu mô tả cắt ngang được thực hiện trong quá trình khảo sát số lượng NB trung bình trong ngày và đánh giá, phân tích mối liên hệ các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian chờ đợi của NB
Tuy nhiên, phương pháp này gây hạn chế trong quá trình khảo sát vì chỉ ghi nhận hiện trạng tại một thời điểm, không thể đánh giá tổng quát trong thời gian dài
Bảng 2.1 Bảng tóm tắt nội dung nghiên cứu Nội dung công việc Thời gian thực hiện Sản phẩm
- Hồi cứu thời gian chờ đợi trung bình của NB tại 2 khu 08/2017 – 05/2018 Bảng số liệu thống kê
Khóa luận xã hội học
-Khảo sát số lượng NB trung bình trong ngày
05/2018 – 08/2018 Bảng số liệu khảo sát -Khảo sát thời gian từ lúc
NB nộp sổ đến lúc NB lấy thuốc tại khu BHYT cấp phát thường
- Đánh giá, phân tích các ảnh hưởng tồn tại qua phân tích tương quan và phân tích hồi quy
Bảng kết quả phân tích tương quan và phân tích hồi quy
- Chọn bất kì một số thứ tự tương ứng với số mà NB nhận được khi nộp sổ khám bệnh vào để nhận thuốc
- Tiến hành theo dõi, ghi nhận thời gian từ lúc NB nộp sổ đến lúc NB thanh toán và nhận thuốc
- Quá trình ghi nhận thời gian trải qua 05 bước:
2) Giám định đơn thuốc theo quy định
5) Người bệnh thanh toán (nếu có), ký tên và nhận thuốc ra về
Khóa luận xã hội học
Khóa luận xã hội học
Hình 2.2 Tóm tắt quy trình thu thập dữ liệu
2.3.4.1 Mô tả quá trình xử lý dữ liệu
Sau khi tiến hành quá trình khảo sát, ghi nhận thời gian từ lúc NB nộp sổ đến lúc
NB nhận thuốc, giai đoạn thực hiện kế tiếp đó chính là tổng hợp số liệu đã thu nhận được và tiến hành phân tích để có thể đưa ra nhận xét về mối liên hệ cũng như đánh giá mức độ ảnh hưởng của các giai đoạn đối với thời gian khảo sát từ đó xác định nguyên nhân và đưa ra đề xuất cải tiến
Quá trình xử lý dữ liệu được thực hiện thông qua các bước sau:
- Thống kê thời gian trung bình từ lúc NB nộp sổ đến khi thanh toán và lấy thuốc ở cả 2 khu khám BHYT cấp phát thường và cấp phát dịch vụ
Chọn bất kì một số thứ tự tương ứng với số mà
NB nhận được khi nộp sổ khám bệnh vào để nhận thuốc.
Tiến hành theo dõi, ghi nhận thời gian cùng họ và tên NB, mã số NB.
Theo dõi số thứ tự được chọn làm mẫu đến giai đoạn nào thì ghi nhận thời gian tại giai đoạn đó.
Sau đó, tính tổng thời gian từ lúc nộp sổ đến lúc thanh toán và lấy thuốc kéo dài bao lâu.
Tiến hành tương tự với mẫu được chọn bất kì kế tiếp.
Khóa luận xã hội học
- Thống kê số lượng trung bình NB đến khám tại khu khám BHYT cấp phát thường và cấp phát dịch vụ
- Thống kê các trường hợp có thời gian dài hơn thời gian trung bình
- Tìm hiểu nguyên nhân và tiến hành phân tích bằng phần mềm Excel 2013 thông qua công cụ hỗ trợ phân tích tương quan và phân tích hồi quy
2.3.4.2 Một số khái niệm liên quan:
Bảng 2.2 Bảng khái niệm về các yếu tố liên quan
1 Định nghĩa về phân tích tương quan (Correlation analysis)
Phân tích tương quan là một phép phân tích đóng vai trò như thước đo độ lớn của các mối liên hệ giữa các biến định lượng trong nghiên cứu Thông qua thước đo này người nghiên cứu có thể xác định mối liên hệ tuyến tính giữa các biến độc lập và biến phụ thuộc trong nghiên cứu Để có thể chứng minh mối liên hệ giữa thời gian khảo sát với các yếu tố liên quan về quy trình cấp phát thuốc ta tiến hành phân tích tương quan
2 Định nghĩa về phân tích hồi quy
Phân tích hồi quy là tìm quan hệ phụ thuộc của một biến, được gọi là biến phụ thuộc vào một hoặc nhiều biến khác, được gọi là biến độc lập nhằm mục đích ước lượng hoặc tiên đoán giá trị kỳ vọng của biến phụ thuộc khi biết trước giá trị của biến độc lập Phân tích hồi quy giúp đánh giá mức độ ảnh hưởng của các giai đoạn trong
Khóa luận xã hội học đến khâu lấy thuốc) đến thời gian khảo sát cũng như xác định được yếu tố nào gây ảnh hưởng đến thời gian chờ đợi của NB
3 Định nghĩa về biến độc lập và biến phụ thuộc
- Biến độc lập (independent variable) là biến số tác động tới biến số khác (biến phụ thuộc) trong một mô hình kinh tế Biến độc lập không bị tác động bi các loại biến khác
- Biến phụ thuộc (dependent variable) là biến số chịu ảnh hưởng của một biến số khác trong mô hình Biến phụ thuộc sẽ thay đổi nếu như có sự thay đổi của biến độc lập
- Biến độc lập và phụ thuộc là sự thể hiện quan hệ nhân quả Biến độc lập giữ vai trò là nguyên nhân còn biến phụ thuộc là kết quả, khi tác nhân thay đổi thì kết quả thay đổi Cụ thể trong đề tài nghiên cứu này, biến phụ thuộc là thời gian chờ đợi có thuốc của NB tại khu khám BHYT và biến độc lập là các bước trong quy trình cấp phát thuốc BHYT (nộp sổ - giám định – in BV01 – soạn thuốc – lấy thuốc)
4 Định nghĩa về BV01 BV01 là mẫu bảng kê chi phí khám bệnh, chữa bệnh sử dụng tại các cơ sở khám
Khóa luận xã hội học bệnh, chữa bệnh ban hành kèm theo Quyết định số 517/QĐ-BYT ngày 16 tháng 09 năm 2013 được dùng để tổng hợp đầy đủ, chi tiết chi phí của các dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh theo các quy định đã được sử dụng cho NB tại các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh để làm cơ sở thanh toán với NB hoặc cơ quan bảo hiểm xã hội (đối với NB có thẻ BHYT) nhằm đảm bảo tính công khai, minh bạch
Khóa luận xã hội học
KẾT QUẢ VÀ BÀN LUẬN
KẾT QUẢ KHẢO SÁT LIÊN QUAN ĐẾN THỜI GIAN CHỜ ĐỢI CÓ THUỐC THEO ĐƠN CỦA NB TẠI KHU KHÁM BẢO HIỂM Y TẾ NGOẠI TRÚ BỆNH VIỆN QUẬN 11
CÓ THUỐC THEO ĐƠN CỦA NB TẠI KHU KHÁM BHYT NGOẠI TRÚ BVQ11
Quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp được tiến hành trong khoảng thời gian từ tháng 08 năm 2017 đến tháng 09 năm 2018 theo 2 phương pháp:
Theo phương pháp mô tả hồi cứu
Theo phương pháp mô tả cắt ngang
3.1.1 Thực hiện phương pháp mô tả hồi cứu
Trong quá trình khảo sát thời gian chờ đợi của NB tại hai khu khám BHYT cấp phát thường và cấp phát dịch vụ, tổng số mẫu thu thập được là 890 ca, được ghi nhận qua các thời điểm bất kì trong ngày từ 7h đến 17h trong khoảng thời gian từ tháng 08/2017 đến tháng 05/2018 Kết quả được trình bày như sau:
3.1.1.1 Thời gian chờ đợi trung bình của NB
Hình 3.1 Thời gian chờ đợi trung bình của NB tại khu BHYT cấp phát thường
Khóa luận xã hội học
Thời gian trung bình là khoảng thời gian chiếm tỉ lệ cao nhất trong tổng số ca khảo sát Theo kết quả ghi nhận từ hình 4.1, có thể thấy thời gian chờ đợi trung bình của
NB tại khâu khám BHYT cấp phát thường trong khoảng từ 11 phút đến 15 phút
(191 số ca ghi nhận) Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số trường hợp có số ca dài hơn thời gian trung bình Cụ thể tại khâu cấp phát thường, xuất hiện 01 ca khảo sát có thời gian từ lúc nộp sổ đến lúc lấy thuốc kéo dài trong khoảng từ 26 phút đến 30 phút và có 11 ca kéo dài từ 21 phút đến 25 phút
Hình 3.2 Thời gian chờ đợi trung bình của NB tại khu BHYT cấp phát dịch vụ
Thời gian chờ đợi trung bình của NB tại khâu khám BHYT cấp phát dịch vụ được rút ngắn hơn rất nhiều so với khâu khám BHYT cấp phát thường, chỉ tiêu tốn thời gian trong khoảng từ 2 phút đến 5 phút (222 số ca ghi nhận) hoặc từ 6 phút đến 10 phút (225 số ca ghi nhận) là NB có thể nhận được thuốc Tuy nhiên, kết quả hình 4.2 cho thấy vẫn còn tồn tại một số trường hợp có thời gian dài hơn thời gian trung bình, cụ thể có 10 ca kéo dài từ 11 phút đến 15 phút
Khóa luận xã hội học
Trên thực tế, thời gian chờ đợi của NB tại BVQ11 đã được tiết kiệm hơn rất nhiều do sự quyết tâm, nỗ lực của ban giám đốc cùng toàn thể nhân viên BV đã bám sát thực hiện quy trình tổ chức khám chữa bệnh dựa theo phụ lục 1 nằm trong quyết định số 1313 do Bộ Y Tế ban hành BVQ11 đã bố trí nơi thu phí và phát – lĩnh thuốc nằm cùng trong một khu vực, tạo thành một dây chuyền kín xuyên suốt theo thứ tự từ khâu nộp sổ đến khâu lĩnh thuốc Vì vậy, NB có thể tiết kiệm được thời gian hơn do quy trình đã hạn chế được tối đa thời gian di chuyển giữa các khâu Tuy nhiên, thời gian chờ đợi giữa hai khu cấp phát thường và dịch vụ vẫn còn chênh lệch Cụ thể, thời gian chờ đợi trung bình của NB tại khu cấp phát thường dao động trong khoảng từ 15 phút đến 20 phút còn bên khu cấp phát dịch vụ chỉ khoảng tầm 6 phút đến 10 phút Nguyên nhân chính ảnh hưởng đến thời gian chờ đợi của NB đến khám BHYT tại khu cấp phát thường luôn kéo dài hơn so với khu cấp phát dịch vụ là do số lượng NB trung bình tại khu BHYT cấp phát thường luôn đông hơn, trung bình khoảng 790 lượt mỗi ngày Trong khi đó, số lượng NB trung bình trong ngày tại khâu cấp phát dịch vụ khoảng 430 luợt NB/ngày
3.1.2 Thực hiện phương pháp mô tả cắt ngang
3.1.2.1 Số lượng trung bình NB đến khám chữa bệnh tại khu cấp phát thuốc BHYT BVQ11 trong ngày
Bảng 3.1 Bảng thống kê số lượng NB trong ngày từ tháng 05/2018 đến tháng
Số lượng NB trong ngày Tại khu cấp phát thường Tại khu cấp phát dịch vụ Tháng 05/2018 732 lượt/ngày 405 lượt/ngày
Tháng 06/2018 769 lượt/ngày 448 lượt/ngày
Tháng 07/2018 812 lượt/ngày 412 lượt/ngày
Tháng 08/2018 845 lượt/ngày 463 lượt/ngày
Số lượng NB trung bình 789,5 lượt/ngày 432 lượt/ngày
Khóa luận xã hội học
Hình 3.3 Số lượng NB trung bình trong ngày
Thông qua số liệu ghi nhận từ các ngày trong tuần, được tiến hành khảo sát từ tháng 05/2018 đến tháng 08/2018, có thể thấy tỉ lệ NB đến khám BHYT tại khu cấp phát thường cao hơn so với khu cấp phát dịch vụ (65% so với 35%) và số lượng NB trung bình tại khu cấp phát thường luôn cao hơn so với khu cấp phát dịch vụ, trung bình khoảng 790 lượt mỗi ngày, gấp 1,84 lần so với khu cấp phát dịch vụ ( khoảng
Theo số liệu đã trình bày ở hình 4.3, lý do góp phần ảnh hưởng đến tình trạng khu BHYT cấp phát thường luôn có lượng NB đông hơn so với khu dịch vụ là do đặc tính nhân khẩu học và mức kinh tế thu nhập của người dân xung quanh khu vực BVQ11 Do BVQ11 nằm trong khu vực có số lượng người Hoa sinh sống tập trung cao, chủ yếu là người dân lao động và mức kinh tế trung bình Các yếu tố trên góp phần ảnh hưởng đến xu hướng khám chữa bệnh của NB tại BVQ11 đó là thường sử dụng dịch vụ khám có thẻ BHYT dẫn đến số lượng NB trung bình mỗi ngày tại khu
Khóa luận xã hội học
3.1.2.3 Phân tích mối liên hệ giữa các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian chờ đợi của NB Để có thể đánh giá mối liên hệ cũng như phân tích yếu tố nào trong quy trình cấp phát thuốc gây ảnh hưởng đến thời gian chờ đợi có thuốc theo đơn của NB ngoại trú tại khu cấp phát thuốc BHYT tại BVQ11, đề tài sử dụng phép phân tích tương quan (Correlation Analysis) và phân tích hồi quy (Regression Analysis) thông qua phần mềm hỗ trợ Excel 2013 Kết quả phân tích được trình bày như sau:
Bảng 3.2 Kết quả phân tích tương quan
Tổng Nộp sổ Giám định In BV01 Soạn thuốc Lấy thuốc
Khóa luận xã hội học
Bảng 3.3 Kết quả phân tích hồi quy (1) Regression Statistics (Thống kê phân tích hồi quy)
Adjusted R Square (R bình phương hiệu chỉnh)
Standard Error (Sai số chuẩn)
Bảng 3.4 Kết quả phân tích hồi quy (2) ANOVA df SS MS F Significance
Khóa luận xã hội học
Bảng 3.5 Kết quả phân tích hồi quy (3)
Error tStat P-value Lower 95% Upper 95% Lower 95.0% Upper
Khóa luận xã hội học
Từ kết quả phân tích cho thấy, hệ số tương quan nằm trong khoảng từ -1 đến 1 thể hiện mối tương quan giữa thời gian chờ đợi (Tổng) với 5 biến độc lập (Nộp sổ - Giám định – In BV01 – Soạn thuốc – Lấy thuốc) Giá trị R bình phương bằng 1 (R Square =1 ) cho biết đường hồi quy hoàn toàn phù hợp Kiểm định thống kê F cho thấy mô hình có ý nghĩa vì trị thống kê của kiểm định F < 0,05 (Significance F=0,00000) Ngoài ra, kết quả còn cho thấy các biến về thời gian nộp sổ, thời gian in BV01 và thời gian lấy thuốc gây ảnh hưởng đến yếu tố khảo sát về thời gian chờ đợi của người bệnh vì có giá trị p < 0,05 (0,00000; 0,000786777; 0,00000)
Quá trình khảo sát thực tế tại bộ phận đã ghi nhận được nguyên nhân dẫn đến xuất hiện các trường hợp có số ca dài hơn so với thời trung bình là do các yếu tố về thời gian nộp sổ, thời gian in BV01 và thời gian lấy thuốc Trong đó, yếu tố về thời gian nộp sổ và thời gian lấy thuốc là những yếu tố nhiễu, bị tác động từ bên ngoài, do con người (NB, thân nhân NB, NVYT…) gây ra Ví dụ: khi NB chưa thực hiện đầy đủ các quy trình khám hay khi NB đăng kí khám 2 khoa mà chỉ mới thực hiện quy trình khám của 1 khoa thì phải tiếp tục hoàn thành quy trình khám của khoa tiếp theo rồi mới được nộp sổ lấy thuốc do bệnh viện chỉ cấp thuốc cho NB 1 lần sau khi đã hoàn thành xong tất cả các quy trình; Khi bác sĩ kê trùng thuốc, nhầm tên NB hay số lượng thuốc kê đơn trong đơn thuốc không phù hợp với số ngày dùng thuốc
…thì NB phải đợi NVYT kiểm tra và bàn bạc lại với BS (người khám trực tiếp cho NB) hoặc nếu cần thì NB phải quay lại phòng khám của bác sĩ để xin xác nhận kê lại đơn thuốc Các yếu tố nêu trên gây mất thời gian đáng kể, ảnh hưởng đến thời gian nộp sổ và lấy thuốc của NB Bên cạnh đó, số lượng NB tại khâu cấp phát thuốc BHYT rất đông, khoảng 1,200 đến 1,500 NB mỗi ngày, góp phần gây ảnh hưởng đến thời gian lấy thuốc của NB
Tuy nhiên, yếu tố ảnh hưởng nhiều nhất đến thời gian chờ đợi của NB nằm ở giai đoạn in BV01 Nguyên nhân cụ thể xảy ra tại giai đoạn này phần lớn là do phần mềm công nghệ tại khâu in BV01 vẫn còn hay gặp trục trặc về sự cố như: máy
Khóa luận xã hội học chưa kích hoạt lại được hoặc nhập lệnh không tương thích với hệ thống…) Khi xảy ra các trường hợp trên, người thực hiện tại khâu in BV01 phải gọi điện nhờ bộ phận
IT đưa người xuống giải quyết Cũng chính vì thế mà việc gián đoạn tại khâu này gây tiêu tốn nhiều thời gian chờ đợi của NB, trung bình khoảng từ 15 phút đến 20 phút.
BÀN LUẬN
3.2.1 Các loại sai sót thường gặp gây ảnh hưởng đến thời gian chờ đợi
Có thể thấy, các loại sai sót làm ảnh hưởng đến thời gian chờ đợi của NB là do lỗi cá nhân (bác sĩ, điều dưỡng, kỹ thuật viên, NB, thân nhân NB) và lỗi hệ thống (máy móc, dụng cụ, trang thiết bị)
Hình 3.4 Phân bố lỗi hệ thống và lỗi cá nhân
Quá trình khảo sát thực tế đã phát hiện ghi nhận được các tình huống sai sót liên quan đến kê đơn thuốc và trong giai đoạn cấp phát thuốc làm ảnh hưởng đến thời gian chờ đợi của NB
- Hai khoa quá 8 món thuốc
Khóa luận xã hội học
- Hai kháng sinh cùng lúc
Chúng ta khó có thể thay đổi được yếu tố con người nhưng chúng ta có thể thay đổi được các điều kiện làm việc của con người và hệ thống làm việc (phần mềm hỗ trợ, bố trí sắp xếp tăng cường thêm trang thiết bị hỗ trợ con người làm việc nhanh và hiệu quả hơn) Đây cũng chính là mục tiêu mà đề tài đề xuất nhằm khắc phục thời gian chờ đợi của NB Tập thể Khoa Dược tại BVQ11 đã tiến hành phân tích các nguyên nhân dẫn đến sai sót thường gặp trong dùng thuốc từ đó đề xuất các biện pháp khắc phục cụ thể phù hợp với tình hình diễn biến của BVQ11 hiện nay Các phân tích được trình bày ở dạng biểu đồ với hình dạng xương cá, còn gọi là “Biểu đồ xương cá” Biểu đồ này được thiết kế cho phù hợp với ngành y tế, giúp phân tích một cách hiệu quả những vấn đề sai sót thường gặp liên quan đến thời gian chờ đợi của NB
Khóa luận xã hội học
Hình 3.5 Biểu đồ xương cá phân tích sai sót số lượng thuốc
NB QUÁ ĐÔNG NVYT THIẾU
CÓ BUỔI PHỔ BIẾN THUỐC CHO TOÀN NHÂN VIÊN
Khóa luận xã hội học
Hình 3.6 Biểu đồ xương cá phân tích sai sót hai khoa quá 8 loại thuốc
HAI KHOA QUÁ 8 LOẠI THUỐC
NB KHÔNG BÁO VỚI BS
PHẦN MỀM MÁY TÍNH LỖI
THÊM BỘ PHẬN KIỂM TRA THUỐC
Khóa luận xã hội học
Hình 3.7 Biểu đồ xương cá phân tích sai sót hai kháng sinh cùng lúc
HAI KHÁNG SINH CÙNG LÚC
NB QUÁ ĐÔNG NVYT THIẾU
PHẦN MỀM MÁY TÍNH LỖI
THÊM BỘ PHẬN CSKH RIÊNG CHO NB
Khóa luận xã hội học
Hình 3.8 Biểu đồ xương cá phân tích sai sót nhầm tên NB
TRÙNG TÊN NB NVYT THIẾU
PHẦN MỀM MÁY TÍNH LỖI
THÊM BỘ PHẬN CSKH RIÊNG CHO
Khóa luận xã hội học
Hình 3.9 Biểu đồ xương cá phân tích sai sót trùng thuốc
NB QUÁ ĐÔNG, CHEN LẤN
CÓ CÁC BUỔI TẬP HUẤN CHO CÁN BỘ Y TẾ
THÊM BỘ PHẬN CSKH RIÊNG CHO NB
Khóa luận xã hội học
3.2.2 Nguyên nhân dẫn đến sai sót trong dùng thuốc
Sai sót trong giai đoạn cấp phát thuốc có thể xảy ra trong bất cứ giai đoạn nào kể từ lúc tiếp nhận đơn thuốc cho tới khi thuốc được đưa đến NB Điều này thường xảy ra do một số nguyên nhân sau:
1 Sự quá tải và mệt mỏi trong công việc của cán bộ y tế
2 Cán bộ y tế thiếu kinh nghiệm làm việc hoặc không được đào tạo đầy đủ, đúng chuyên ngành
3 Trao đổi thông tin không rõ ràng giữa các cán bộ y tế
4 Các yếu tố về môi trường như thiếu ánh sáng, quá nhiều tiếng ồn hay thường xuyên bị gián đoạn công việc
5 Số lượng thuốc dùng cho một NB nhiều
6 Việc kê đơn, cấp phát hay thực hiện thuốc phức tạp
7 Sử dụng nhiều chủng loại thuốc và nhiều dạng dùng (VD thuốc tiêm) gây ra nhiều sai sót liên quan đến thuốc
8 Nhầm lẫn về danh pháp, quy cách đóng gói hay nhãn thuốc
9 Thiếu các chính sách và quy trình quản lý thuốc hiệu quả
3.2.3 Các biện pháp khắc phục giúp ngăn chặn sai sót trong dùng thuốc
Rất nhiều sai sót liên quan đến kê đơn không được phát hiện và báo cáo Tuy nhiên, các bằng chứng nghiên cứu đến nay cho thấy, sai sót thuốc trong kê đơn là vấn đề thực tế rất quan trọng Trong một phân tích về ảnh hưởng của các sai sót y tế với đối tượng trẻ em đã xác định các sai sót chiếm 24,5% các can thiệp y tế được ghi nhận, sai sót phổ biến nhất thuộc về các sai sót trong kê đơn chiếm 68,3% [9] Các sai sót trong kê đơn nếu không được phát hiện có thể gây ra các sai sót trong thực hành Tuy nhiên, dược sĩ và điều dưỡng có thể tham gia phát hiện tới 70% các sai sót thuốc trong đơn thuốc [9]
3.2.3.1 Giải pháp mang tính hệ thống
Cung cấp đầy đủ chính xác thông tin NB
Cung cấp đầy đủ thông tin thuốc cho bác sĩ, điều dưỡng
Khóa luận xã hội học Đảm bảo tên thuốc, nhãn thuốc và dạng đóng gói rõ ràng, đúng quy cách Đảm bảo lựa chọn các thiết bị hỗ trợ dùng thuốc phù hợp với BV và trình độ chuyên môn Đảm bảo môi trường làm việc đối với cán bộ y tế (đủ ánh sáng, không gian…) Đào tạo và đánh giá thường xuyên năng lực của cán bộ y tế, bố trí công việc phù hợp
Xây dựng quy trình QLCL và rủi ro tại đơn vị
3.2.3.2 Xây dựng các giải pháp với các đối tượng có liên quan
Tham khảo ý kiến dược sĩ và tư vấn với các bác sĩ chuyên ngành sâu;
Bác sĩ cần biết về hệ thống quản lý thuốc tại BV, bao gồm: danh mục thuốc BV, quy trình điều tra sử dụng thuốc, hội đồng có thẩm quyền quyết định lựa chọn thuốc, quy trình thông tin thuốc mới, các quy định về quản lý thuốc và quy định kê đơn thuốc; Đánh giá tổng trạng của NB và xem xét tất cả các thuốc đang điều trị để xác định tương tác thuốc
Triển khai hoạt động Dược lâm sàng tại BV, có dược sĩ tham gia giám sát điều trị bằng thuốc (tham gia từ khi khám bệnh, lựa chọn thuốc điều trị thích hợp, dùng thuốc, xem xét khả năng tương tác thuốc, trùng lặp thuốc, đánh giá triệu chứng lâm sàng và các xét nghiệm thích hợp với NB), điều tra sử dụng thuốc để giúp sử dụng thuốc an toàn, hợp lý;
Sẵn sàng cung cấp thông tin về thuốc cho Bác sĩ và điều dưỡng; Đảm bảo hiểu rõ đơn thuốc trước khi cấp phát;
Thu thập và lưu trữ các dữ liệu về sai sót trong sử dụng thuốc để phòng ngừa và điều chỉnh các hoạt động về sử dụng thuốc;
Nên sử dụng nhãn phụ để cảnh báo các thuốc có nguy cơ cao và chú ý cách sử dụng thuốc Ngăn ngừa các sai sót liên quan đến tên thuốc “nhìn giống nhau”, “đọc giống nhau” (LASA)
Khóa luận xã hội học
3.2.3.3 Giám sát và quản lý sai sót
1) Giám sát chặt các yếu tố có khả năng gây sai sót:
- Ca trực (tỷ lệ sai sót xảy ra cao hơn khi đổi ca)
- Nhân viên mới (thiếu kinh nghiệm và chưa được đào tạo đầy đủ)
- Các đối tượng NB: người già, trẻ sơ sinh, NB ung thư
- NB sử dụng nhiều thuốc (dễ xảy ra tương tác thuốc)
- Môi trường làm việc (ánh sáng, tiếng ồn, hay bị gián đoạn)
- Cán bộ y tế quá tải và mệt mỏi
- Trao đổi thông tin giữa các cán bộ y tế không đầy đủ, rõ ràng
- Dạng thuốc (VD: giám sát sử dụng thuốc tiêm chặt chẽ)
- Bảo quản thuốc không đúng
- Tên thuốc, nhãn thuốc, cách đóng gói dễ gây nhầm lẫn
- Nhóm thuốc sử dụng nhiều
2) Quản lý các sai sót trong sử dụng thuốc
Ghi chép và báo cáo ngay các sai sót khi được phát hiện theo các mẫu quy định của từng BV (mẫu báo cáo ADR, báo cáo chất lượng thuốc…)
Với mỗi sai sót xảy ra, cần thu thập các thông tin và báo cáo đầy đủ bằng văn bản các nội dung, bao gồm: vấn đề xảy ra, nơi xảy ra, tại sao và như thế nào, các đối tượng có liên quan Thu thập và giữ lại các bằng chứng có liên quan đến sự việc (vỏ thuốc, xi lanh) để tìm nguyên nhân và cách phòng tránh
Nên thông tin rộng rãi về nguyên nhân và cách giải quyết các sai sót đã xảy ra Các sai sót thường mang tính hệ thống, không nên xử lý bằng biện pháp kỷ luật mà khuyến khích báo cáo để có biện pháp phòng ngừa
Thông tin từ các báo cáo sai sót nên được làm tài liệu để đào tạo cho cán bộ y tế hoặc để làm căn cứ xây dựng các quy định phòng cách phòng tránh sai sót
Lãnh đạo BV và các hội đồng có liên quan định kỳ đánh giá các sai sót và xác định nguyên nhân gây sai sót và xây dựng các giải pháp phòng tránh (đào tạo, luân chuyển cán bộ, sửa đổi chính sách và quy trình, thay thế các trang thiết bị không
Khóa luận xã hội học
