Đồ án tốt nghiệp Đề tài Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý cơng ty In Tạp chí Cộng Sản Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Lời cảm ơn Để hoàn thành tốt chuyên đề thực tập cháu xin chân thành cảm ơn ban lÃnh đạo Công ty In Tạp chí Cộng Sản ,Bác anh chị phòng TCHC-TH đà nhiệt tình giúp đỡ cháu suốt trình thực tập.Qua ,em xin chân thành cám ơn GS.TS , Phạm Đức Thành đà đồng ý tận tình hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề Lª Duy T­íng - QTNL 43B Generated by Foxit PDF Creator â Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Lời nói đầu Trong trình mở cửa hội nhập nước ta đà bắt tay làm bạn với nhiều nước, doanh nghiệp có nhiều hội để phát triển phải đương đầu với nhiều khó khăn thử thách để đứng vững Trong cạnh tranh gay gắt ngày người ta nhận tầm quan trọng nguồn lực người ,đó nguồn tài sản quý báu doanh nghiệp Nguồn nhân lực yếu tố đầu vào cuả trình sản xuất kinh doanh Nhưng thông thường nhắc đến nguồn nhân lực nghĩ tới người công nhân sản xuất ,những người trực tiếp sản xuất sản phẩm dịch vụ ma quên phận nguồn nhân lực v« cïng quan träng kh«ng thĨ thiÕu bÊt kú công ty ,đó đội ngũ cán quản lý Tuy họ người trực tiếp tạo sản phẩm họ giữ vai trò quan trọng công tác điều hành hoạt động công ty Bộ máy quản lý ví người cầm lái hướng thuyền sản xuất kinh doanh hướng ,đạt hiệu cao Cơ cấu tổ chức máy quản lý tổ chức bất biến mà khả biến Nó tuỳ thuộc vào biến động môi trường bên bên ngoài.Khi yếu tố thay đổi kéo theo thay đổi cấu tổ chức máy quản lý Trong điều kiện cách mạng khoa học công nghệ thông tin tác động yếu tố mạnh Chính cấu tổ chức máy quản lý luôn cần hoàn thiện Sự hoàn thiện giúp cho tổ chức nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh ,tiếp tục tồn phát triển lên ,nâng cao khả chiến thắng cạnh tranh Lê Duy Tướng - QTNL 43B Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Là Công ty trực thuộc Bộ biên tập Tạp chí Cộng sản ,phục vụ công tác tuyên truyền Đảng,Công ty In Tạp chí Cộng Sản công ty có bề dày kinh nghiệm ngành in ,luôn thực tốt nhiệm vụ Đảng Nhà Nước giao phó Tuy nhiên việc chuyển đổi kinh tÕ tËp trung sang nỊn kinh tÕ thÞ tr­êng cã quản lý Nhà Nước ,cơ cấu máy quản lý công ty chưa có thay đổi để thích ứng nên nhiều bất cập công tác lÃnh đạo điều hành hoạt động sản xuất công ty Vì thời gian thực tập công ty em đà định chọn đề tài Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý công ty In Tạp chí Cộng Sản làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp Chuyên đề gồm chương : Chương :C¬ së lý ln vỊ c¬ cÊu tỉ chøc máy quản lý Chương :Phân tích thực trạng cấu tổ chức máy quản lý công ty In Tạp chí Cộng Sản Chương :Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công Ty In Tạp chí Cộng Sản Mặc dù đà cố gắng hạn chế thời gian ,trình độ , nguồn số liệu nên chắn viết em không tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận góp ý thầy cô cô toàn Công Ty để em hoàn thành chuyên đề Em xin chân thành cảm ơn! Lê Duy T­íng - QTNL 43B Generated by Foxit PDF Creator â Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only Chuyên đề thực tËp tèt nghiƯp Ch­¬ng 1:C¬ së lý ln vỊ c¬ cấu tổ chức máy quản lý I.Các khái niệm 1.Quản lý Quản lý tác động chủ thể lên đối tượng quản lý nhằm đạt mục tiêu đặt điều kiện biến động môi trường Quản lý bao gồm điều kiện : -Phải có chủ thể quản lý tạo tác động đối tượng quản lý nhận tác động chủ thể quản lý tạo -Phải có mục tiêu xác định cho đối tượng chủ thể Mục tiêu đưể chủ thể quản lý tạo tác động -Chủ thể phải thực hành việc rác động 2.Tổ chức Tổ chức thường hiểu tập hợp hai hay nhiều người hoạt động hình thái cấu định để đạt mục đích chung Các tổ chức tồn xà hội vô phong phú đa dạng Có thể có nhiều loại hình tổ chức khác tuỳ theo tiêu thức phân loại,nhưng lại tổ chức thường có đặc điểm sau : -Mäi tỉ chøc ®­Ịu mang tÝnh mơc ®Ých Tỉ chøc mang mục đích tự thân mà công cụ để thực mục đích định Đây yếu tố tổ chức Mặc dù mục đích c¸c tỉ chøc kh¸c cã thĨ kh¸c ,nh­ng mục đích tổ chức dẽ lý để tồn -Mọi tổ chức hoạt động theo cách thức định để đạt mục đích kế hoạch Thiếu kế hoạch nhằm xác định điều Lê Duy Tướng - QTNL 43B Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only Chuyên đề thực tập tốt nghiệp cần phải làm để thực mục đích ,không tổ chức tồn phát triển hiệu -Mọi tổ chức hoạt động mối quan hệ tương tác với tổ chức khác Một doanh nghiệp cần vốn ,nguyên vật liệu ,năng lượng ,máy móc ,thông tin từ nhà cung cấp ,cần hoạt động khuôn khổ quản trị vĩ mô Nhà Nước ,cần hợp tác cạnh tranh với doanh nghiệp khác ,cần hộ gia đình tổ chức mua sản phÈm cđa hä -Ci cïng ,mäi tỉ chøc ®Ịu cần nhà quản trị ,chịu trách nhiệm liên kết,phối hợp người bên bên tổ chức nguồn lực khác để đạt mục đích với hiệu cao Vai trò nhà quản trị rõ nét tổ chức tổ chức khác thiếu họ tổ chức gặp lóng tóng 3.C¬ cÊu tỉ chøc C¬ cÊu tổ chức hình thức tồn tổ chức ,biểu thị xắp đặt theo trật tự ®ã cđa c¸c bé phËn tỉ chøc cïng c¸c mối quan hệ chúng 4.Bộ máy quản lý Bộ máy quản lý tổ chức tổ chức ,là quan điều khiển hoạt động toàn tổ chức Bộ máy quản lý bao gåm :mét tËp thĨ ng­êi lao ®éng cïng víi phương tiện quản lý liên kết theo số nguyên tắc ,quy tắc định nhằm đạt mục tiêu đà định 5.Tổ chức máy quản lý Tổ chức máy quản lý trình dựa chức ,nhiệm vụ đà xác định máy quản lý để xắp xếp lực lượng ,bố trí cấu ,xây dựng mô hình giúp cho toàn hệ thống quản lý hoạt động chỉnh thể có hiệu Lê Duy Tướng - QTNL 43B Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 6.Cơ cấu tổ chức máy quản lý Cơ cấu tổ chức máy quản lý tổng thể phận hợp thành ,các phận có mối liên hệ mật hữu phụ thuộc lẫn chuyên môn hoá ,thực phần việc quản trị định với trách nhiệm quyền hạn định nhằm thực có hiệu chức quản trị mục tiêu chung tổ chức 7.Lao động quản lý Lao động quản lý họt động hay nói cách khác lao động người thực chức quản lý tổ chức định Phân loại lao động quản lý : - Căn theo cấp quản lý : Quản lý doanh nghiệp :Giám đốc ,Phó giám đốc ,Kế toán trưởng - LÃnh đạo doanh nghiệp :Trưởng phòng ,Phó phòng tương đương - Viên chức chuyên môn nghiệp vụ :các nhân viên Căn theo chức ,nhiệm vụ : - Lao động cán lÃnh đạo :là lao động người đứng đầu tổ chức ,có quyền định quản lý ,tổ chức thực định quản lý chịu trách nhiệm định - Lao động chuyên gia :là lao động người có trình độ chuyên môn sâu lĩnh vực chuyên môn quản lý ,làm nhiệm vụ chuẩn bị đề xuất phương án ,quyết định cho cán lÃnh đạo - Lao động nhân viên nghiệp vụ :là lao động người làm công tác vụ ,chủ yếu phục vụ thông tin giúp việc cho cán lÃnh đạo chuyên gia Căn phạm vi bao quát nhiệm vụ : Lê Duy Tướng - QTNL 43B Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Lao động quản lý tổng hợp :chịu trách nhiệm toàn diện mặt tổ chức Đó thường lao động cấp trưởng - Lao động quản lý chức :Chịu trách nhiệm lĩnh vực hoạt động tổ chức Đó lao động cấp phó phận quản lý chức - Lao động tác nghiệp cụ thể lao động nhân viên quản lý thừa hành :các nhân viên kiểm tra ,đánh giá Căn theo lĩnh vực chuyên môn : Lao động quản lý kinh tế ,quản lý xà hội , quản lý an ninh quốc phòng II-Một số vấn đề liên quan đến cấu tổ chức máy quản lý 1.Nguyên tắc tổ chức máy quản lý 1.1 Tổ chức máy quản lý gắn với phương hướng ,mục đích hệ thống Phương hướng,mục đích hệ thống quy định cách thức tổ chức máy quản lý hệ thống Chính quy định phận hợp thành tổ chức cảu hệ thống Chính tổ chức máy quản lý phải gắn với mục tiêu phương hướng hoạt động hệ thống Có gắn với mục tiêu phương hướng máy quản lý hoạt động hiệu 1.2 Chuyên môn hoá cân đối Theo nguyên tắc tổ chức máy quản lý phải xác định rõ phạm vi ,chức nhiệm vụ phận hệ thống phải đảm bảo cân đối ,loại trừ chức ,nhiệm vụ chồng chéo ,trùng lặp ,thiếu người chịu trách nhiệm rõ ràng Mặt khác số lượng cấp quản lý phải hợp lý để phù hợp với thực tế Lê Duy Tướng - QTNL 43B Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 1.3 Linh hoạt thích nghi với môi trường Theo nguyên tắc tổ chức máy quản lý không bảo thủ ,trì trệ ,quan liêu mà phải linh hoạt ,thích ứng với thay đổi hay biến động yếu tố tác động Tuy nhiên cần phải hiểu thay đổi thay đổi toàn mà biến đổi nhỏ cấu để thích nghi với môi trường ,để không bị môi trường đào thải Sự linh hoạt thể việc thíêt kế phận phù hợp với đầu mối trung gian ,số lượng cấp quản lý phù hợp đảm bảo cho phận mức độ tự sáng tạo để đạt hiệu cao phát triển tài cán ,công nhân viên chức phận Nói nghĩa cấu tổ chức chịu chi phối môi trường mà chừng mực thay đổi tác động vào môi trường theo hướng định phù hợp với mục đích 1.4 Bảo đảm tính hiệu quản lý Hiệu hiệu lực mục đích mục tiêu tiến tới tổ chức Mỗi tổ chức đặt cho mục tiêu định để đạt tới Vì tổ chức máy quản lý phải : -Tăng cường lÃnh đạo tập trung thống cấp cao ,phát huy tính tích cực quan quản lý cấp ,khiến cho họ tận tâm tận lực với công việc phối hợp chặt chẽ với công việc Dựa nguyên tắc nâng cao hiệu quản lý để xác định biên chế tổ chức chế độ quản lý Đảm bảo phối hợp cấp cách tốt ,phải lựa chọn phương thức truyền tin ,trao đổi nghiệp vụ doanh nghiệp cách nhanh phân công hợp lý để phận ,mỗi công việc có người phụ trách - Gắn cấp quản lý thành dây xích ,Trách nhiệm ,quyền hạn phận ,các cấp rõ ràng ,gắn bó với Mỗi cấp có Lê Duy Tướng - QTNL 43B Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only Chuyên đề thực tập tốt nghiệp người lệnh,tránh mâu thuẫn làm tổn hao công sức phải tăng cường hợp tác doanh nghiệp -Gọn nhẹ ,phải có định biên rõ ràng ,tổ chức công việc biện pháp kiểm tra 1.5 Tính hệ thống Tính hệ thống thể : -Tính tập hợp :Cơ cấu tổ chøc doanh nghiƯp nhiỊu u tè kh¸c nhân lực ,vật lưc, thông tin hợp thành -Tính liên hệ :Các yếu tố tạo nên tập hợp có mối liên hệ với Trong tổ chức ,các yếu tố tác động qua lại ,bỉ xung cho mét chØnh thĨ thèng nhÊt Yếu tố chịu chi phối yếu tố khác ngược lại Đôi tác động dẫn đến xung đột ,tuy nhiên xung đột lại sở để tạo thích hợp ,đảm bảo tổ chức hoạt ®éng cã hiƯu qu¶ -TÝnh mơc ®Ých :Mäi tỉ chức có mục đích định ,rõ ràng Mục đích tổ chức mà người tổ chức cố gắng để đạt tới Tuy nhiên tuỳ tổ chức khác mà mục đích khác (một tổ chức tham gia sản xuất mục đích đạt lợi nhuận tối đa tổ chức phúc lợi xà hội mục đích phục vụ nhiều công tác xà hội ) ,nhưng tổ chức mục đích hoạt động xác định cách ro ràng -TÝnh thÝch øng víi m«i tr­êng :Mäi tỉ chøc lu«n chịu tác động hai môi trường môi trường bên bên Trong môi trường bên hình thành nên môi trường bên doanh nghiệp ,tác động lên môi trường bên ảnh hưởng gián tiếp đến doanh nghiệp Song doanh nghiệp tác động đến môi trường bên mà (hoặc chí ) tác động làm biến đổi môi trường bên ,mà thay ®ỉi Lª Duy T­íng - QTNL 43B Generated by Foxit PDF Creator â Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only Chuyên đề thực tập tốt nghiệp hướng ,chỉ đạo Đảng Nhà nước lúc phù hợp ,tạo thuận lợi cho công ty 3.2 Nguyên nhân chủ quan Bản thân người lao động không muốn có thay đổi có thay đổi ảnh hưởng đến quyền lợi họ đà làm việc lâu với chế cũ ,hơn chưa cổ phần nên tinh thần trách nhiệm tính tự giác chưa cao ,phần lớn họ coi công việc chỗ để ăn hưu có chế độ lương Nhà nước Ngoài việc phát triển nguồn nhân lực công ty nhiều hạn chế công tác quản lý nguồn nhân lực công ty bị xem nhẹ Một nguyên nhân khác xuất phát từ công tác tuyển dung đầu vào chưa quản lý chặt chất lượng Chủ yếu việc tuyển dụng thêm thân quen nên chất lượng nguồn lao động chưa cao Như ,nguyên nhân chủ yếu công ty từ nguồn nhân lực mà máy lÃnh đạo bao gồm Do thời gian tới công ty cần đưa giải pháp nhằm tổ chức ,xắp xếp laik ccấu máy quản lý với mục đích giảm thiểu thời gian lao động rỗi khối nhân viên gián tiếp.Với hiểu biết định cộng thêm điều em đà tìm hiểu trình thực tập công ty ,em mạnh dạn ®­a mét sè kiÕn nghÞ víi hy väng nã sÏ cã ý nghÜa thiÕt thùc thùc tÕ t¹i công ty Chương :Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty In Tạp chí Cộng Sản Lê Duy T­íng - QTNL 43B Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Những định hướng công ty thêi gian tíi Trong thêi gian tíi ,víi sù phát triển đại hoá thị trường in với cạnh tranh hội nhập mạnh mẽ kinh tế thị trường , công ty tiếp tục phát triển bền vững ,nâng cao suất lao động , chất lượng sản phẩm ,thời gian thực Trong suất lao động chất lượng sản phẩm tiêu chí đánh giá sức mạnh thành công công ty ,tạo uy tín tên tuổi công ty ngành in nói riêng thị trường nói chung Với phương hướng phát triển ,công ty đà dự kiến định hướng phát triển giai đoạn tới nh­ sau : Mét lµ :TiÕp tơc thùc hiƯn nhiƯm vụ trị trung tâm làm số Tạp chí Cộng sản với chất lượng cao ,thời gian nhanh ,không sai sót, đảm bảo tốt công tác tuyên truyền Đảng Hai :Tiếp tục xắp xếp ,bố trí lại sản xuất ,điều chỉnh cách chủ động khoa học quy trình công nghệ ,quy trình quản lý bao gồm quản lý sản xuất ,quản lý chất lượng ,quản lý công nghệ quản lý tài bước loại bỏ khâu lao động thủ công với suất chất lượng thấp Ba :Tiếp tục đầu tư chiều sâu công nghệ nâng cao trình độ chuyên môn cho công nhân sản xuất ,năng lực quản lý cho cán Phát triển sản xuất ,công nghệ phải đôi với tiết kiệm vật tư Hạn chế hao phí không đáng có trình sản xuất ,góp phần giảm giá thành sản xuất Bốn :Đẩy mạnh công tác tiếp thị với định hướng cụ thể ,nguồn công việc nguồn hàng phù hợp với quy trình cấu thiết bị Duy trì ổn định lượng khách hàng cũ tìm cách phát triển nguồn khách hàng ,nâng cao tiêu sản xuất kinh doanh ,làm tăng thu nhập bình quân cho người lao động ,ổn định công việc đời sống cho người lao động Phấn đấu đạt tiêu năm 2005: +Tổng doanh thu : 60 tỷ đồng + Lợi nhuận :3.5 tỷ đồng Lê Duy Tướng - QTNL 43B Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only Chuyên đề thực tập tốt nghiệp +Thu nhập bình quân :2.300.000 đồng /người /tháng -Một số kiến nghị giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý công ty in tạp chí cộng sản 2.1.Tổ chức xếp lại cấu tổ chức phòng ban chức 2.1.1 Ban giám đốc Theo phân tích ,hiện công ty ban giám đốc thiếu phó giám đốc phụ trách tổ chức Việc giám đốc trực tiếp phụ trách kiêm tất việc tổ chức không hợp lý giám đốc bao quát toàn công ty ma nghiêng nhiều tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh lại giao toàn cho phó giám đốc phụ trách kinh doanh đảm nhiệm Do công ty cần bổ xung phó giám đốc phụ trách chuyên sâu khâu tổ chức hành công ty Việc bổ nhiệm phó giám đốc lµm theo hai h­íng :Mét lµ tun dơng mét ng­êi công ty thông qua phương tiện truyền thông Theo cách ,công ty tận dụng phương pháp ,tiến khoa học kỹ thuật từ bên Hai cân nhắc ,thuyên chuyển trưởng phòng TC-HC lên giữ chức vị phó giám đốc Như lại khuyết vị trí trưởng phòng TC-HC nên lại phả bổ nhiệm thêm Với phương pháp ,công ty khuyến khích ,tạo động lực cho cán công nhân viên tích cực ,gắn bó với công việc Họ cố gắng làm việc với hy vọng thăng tiến ,đề bạt lên cấp cao 2.1.2 Các phòng ban chức a )Phòng tài vụ Về số lượng phòng tài vụ bao gồm thành viên ,như phòng thiếu nhân viên kế toán phụ trách công việc hạch toán Lê Duy Tướng - QTNL 43B Generated by Foxit PDF Creator â Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only Chuyên đề thực tập tốt nghiệp khoản chi thu công ty Do thời gian tới công ty nên tuyển thêm kế toán viên chuyên phụ trách công việc Việc tuyển dụng dựa số tiêu thức : - Tốt nghiệp đại học quy chuyên ngành kế toán kiểm toán - Đà có kinh nghiệm làm kế toán - Biết tiếng anh sử dụng thành thạo vi tính Mặt khác ,trong phòng nhân viên Vũ Bá Khang phụ trách amngr tiền lương không hợp lý Nên chuyển nhân viên sang phòng TC_HC việc trả lương đà có nhân viên thủ quỹ phụ trách có rõ ràng công việc nhiệm vụ quyền hạn người b ) Phòng TC-HC-TH Về ,phòng TC- HC có nhiệm vụ tổ chức hoạt động ,bố trí công tác hành công ty Theo phân tích ,hiện phòng thừa nhân viên theo cấu có nhóm phân chia nhiệm vụ rõ nhân viên :Nguyễn Huy Hải nhiệm vụ rõ ràng Lượng công việc phòng không lớn nên tình trạng thừa lao động phòng tránh khỏi Có thể tinh giảm giao cho phó phòng kiêm nhiệm số công việc mà nhân viên làm.Mặt khác ,trong phòng phó phòng nên công việc không cụ thể ,việc quy kết trách nhiệm không rõ ràng Vì nên bầu phó phòng phụ trách riêng Tuy nhiên ,trong phòng có nhân viên nữ thích hợp với công việc nhiều kinh nghiệm ,nhưng lại nữ nên công tác ngoại giao nhiều không thuận lợi ,còn nhân viên nam lại không đào tạo quản trị mà kỹ sư hàng hải Ngoài ,công việc phòng không cụ thể ,chưa rõ ràng phòng với phòng sản xuất kinh doanh Điều quan trọng bầu không khí làm Lê Duy Tướng - QTNL 43B Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only Chuyên đề thực tập tốt nghiệp việc phòng nặng nề ,không có thoải mái trình thực công việc nên hiệu chưa cao Một vấn đề tổ bảo vệ đông so với công việc cần Với việc chia làm hai ca trực cần nhân viên bảo vệ đủ ,như thừa hai nhân viên Tuy nhiên cho họ nghỉ việc người gắn bó với công ty có thâm niên làm việc từ lâu ,đây người đà có tuổi nên họ nghỉ việc thu nhập bị ảnh hưởng họ khó tìm công việc khác Đây vấn đề khó ,giải pháp chuyển họ sang làm công việc khác trông coi kho làm công việc đóng gói hay giao hàng Tuy nhiên thực thuyên chuyển cần thông báo trước giải thích cho họ hiểu ,trong thời gian đầu khuyến khích cách tăng lương hình thức khuyến khích khác thưởng ,cho nghỉ phép động viên tinh thần c ) Phòng sản xuất kinh doanh Công việc tìm hiểu thị trường hoạch định sản xuất nhiệm vụ phòng Hiện phòng có 14 người có trưởng phòng , phó phòng 12 nhân viên Khối lượng công việc lớn nên số lượng cấu đảm nhận hoàn thành tốt công việc Tuy nhiên phòng chưa có tổ marketing nên chuyển số nhân viên phụ trách mảng marketing Việc dùng nhân viên phòng không thuận lợi trình độ chuyên môn nên cử họ học lớp ngắn hạn quản trị marketing hoăc thuê chuyên viên marketing hướng dẫn ,giảng thời gian ngắn Không cần tuyển thêm gây thừa cán d )Phòng vật tư+ máy dao Phòng bao gồm 10 thành viên gồm trưởng phòng ,1 thủ kho công nhân máy dao ,2 nhân viên CN v/c Hiện phòng khuyết vị trí phó phòng nên bổ xung phó phòng Hiện Lê Duy Tướng - QTNL 43B Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only Chuyên đề thực tập tốt nghiệp phòng có cán cân nhắc lên vị trí không cần tuyển từ bên từ phận khác 2.2.Biện pháp nhằm hoàn thiện số hoạt động quản trị nhân lực Công ty Hiện phòng chưa có phòng ban riêng phụ trách vấn đề nhân lực nên công tác nhân lực chưa ý coi träng ,Nh­ng thùc tÕ ,ngn nh©n lùc cđa công ty vô quan trọng định thắng lợi công ty hoạt động chiến thắng cạnh tranh Vì nên thời gian tới công ty nên thành lập phòng ban chức riêng phụ trách nhân lực đảm bảo thực tốt công tác kế hoạch nguồn nhân lực phù hợp với kế hoạch sản xuất công ty Mặt khác phòng nhân lực thành lập hoạt động quản trị nhân lực coi trọng : 2.2.1 Đào tạo phát triển Trong công ty nhiều cán có trình độ chuyên môn không phù hợp với công việc họ làm họ mong muốn cử đào tạo để có đủ kiến thức chuyên môn thực công việc Vì thời gian tới nhằm đáp ứng yêu cầu công việc nguyện vọng nhân viên ,công ty nên cử người không chuyên môn học trường Đại học ,cao đẳng nước khuyến khích họ tự đào tạo lại Công tác đào tạo giúp công ty tăng suất lao động ,cung cấp đội ngũ cán đầy đủ kiến thức chuyên môn nghiệp vụ nhằm hoàn thành công việc với suất cao 2.2.2 Công tác tuyển dụng Một thực trạng đáng buồn tình trạng tuyển dụng cán phòng ban chủ yếu thông qua người thân quen công ty mà không áp dụng biện pháp tuyển dụng bên Hình thức tuyển dụng gây trì trệ Lê Duy Tướng - QTNL 43B Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only Chuyên đề thực tập tốt nghiệp phong cách lÃnh đạo ,không tân dụng ý tưởng từ bên ,và tình trạng bố trí cán không phù hợp với chuyên môn tất yếu Vì thời gian tới công ty nên đa dạng hình thức tuyển dụng ,chủ yếu kết hợp với tuyển từ bên Như tuyển người có lực thực phù hợp với công việc góp phần nâng cao hiệu quản lý hiệu sản xuất kinh doanh ,loại bỏ tình trạng làm trái ngành nghề công ty ,nâng cao hứng thú công việc giảm chi phí đào tạo cán ,công nhân viên công ty 2.2.3 Tạo động lực vật chất tinh thần Ngoài việc trả lương cứng theo tháng ,để nâng cao hiệu công ty phải tăng cường áp dụng hình thức tạo động lực cho cán công nhân viên Tạo động lực vật chất Trong công ty ,hầu hết số cán ,công nhân viên chức công ty cho thu nhập thấp khó khăn lớn công việc hiên thu nhập đà ảnh hưởng đến tinh thần ,thái độ họ ,do nâng cao thu nhập cho người lao động biện pháp tạo động lực chủ yếu Biện pháp tạo động lực tinh thần Công ty cần tạo việc làm ổn định đầy đủ cho nhân viên thông qua việc mở rộng thị trường tiêu thụ sảnm để họ yên tâm với công việc ,hơn làm cho công việc trở nên phong phú giảm thời gian nhàn rỗi xuống Hàng năm tăng cường hình thức khuyến khích tinh thần thông qua nghỉ mát ,thăm quan , Thông qua công tác thi đua toàn công ty :thi đua sáng kiến công việc ,phong trào thi đua lao động giỏi nhằm tạo điều kiện cho người lao động có hội bộc lộ tài kiến thức họ Lª Duy T­íng - QTNL 43B Generated by Foxit PDF Creator â Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Ngoài nhiều công tac quản lý nhân lực khác đòi hỏi phải có phòng nhân lực riêng thực tốt ,nhưng điều quan trọng công ty cần sớm có giải pháp tác động tới nguồn nhân lực công ty nhân tố định thành công hoạt động khác 2.2.4 Đàm phán ,tiếp xúc ,đối thoại ,trao đổi ,thuyết phục tăng cường tham gia toàn cán ,nhân viên công ty vào thay đổi cấu máy quản lý Một thực trạng dễ thấy công ty nhiều nhân viên không giám đóng góp ý kiến nhiều nguyên nhân : họ cho ý kiến tác dụng hay làm lòng người lÃnh đạo.Đây điều tưởng chừng đơn giản lại có ý nghĩa to lớn người làm việc họ nhận bất hợp lý công tác tổ chức mà người lÃnh đạo chưa thể nhìn thấy hết được.Do ban lÃnh đạo cần có biện pháp nhằm khai thác ý kiến đóng góp toàn thể cán nhân viên công ty vào công tác xây dựng cấu quản lý Tuy nhiên công việc không đơn giản ,để thành công người lÃnh đạo ý tới số phương pháp sau: Chú ý quan tâm lắng nghe phản ứng nhân viên trình làm việc thông qua dư luận nói chuyện,mặt khác cần làm cho họ hiểu rõ nhận thấy tình hình khó khăn công ty thời gian tới cần có thay đổi Tổ chức lấy ý kiến đóng góp cán công nhân viên công ty thông qua họp ,hội thảo ,hội nghị Cần có sách cụ thể kịp thời động viên khuyến khích ý kiến đóng góp thông qua hình thức vật chất tinh thần:Tăng Lê Duy Tướng - QTNL 43B Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only Chuyên đề thực tập tốt nghiệp thưởng cho ý kiến thiết thực, cho nghỉ giảm thời gian làm việc cá nhân có đóng góp với tổ chức Thành lập hòm thư bỏ phiếu kín, tổ điều tra toàn công ty Biện pháp làm giảm chống đối cán công nhân viên công ty giảm căng thẳng bất đồng góp phần xây dựng bầu không khí văn hoá cởi mở công ty 2.2.5 Nâng cao công tác lựa chọn cán lÃnh đạo ,quản lý doanh nghiệp Công tác tuyển dụng hoạt động quản trị nhân lực quan trọng công ty ,và trở nên quan trọng đối tượng tuyển dụng cán quản lý.Do với vị trí thiếu công ty cần lựa chọn tuyển nhân viên thích hợp Để làm điêu công ty cần xuất phát từ yêu cầu kỹ vị trí công việc cần tuyển dựa số tiêu chuẩn sau: - Kỹ năng, nhận thức ,phân tích giải vấn đề ,lập kế hoạch ,chiến lược cho công ty Đây yêu cầu quan trọng ,nó thể trình độ, lực người quản lý lÃnh đạo v - Cá tính người quản lý :Ước muốn làm công việc đó,chính trực trung thực Yêu cầu thể tham vọng phẩm chất đạo đức người lÃnh đạo, quản lý - Quá trình công tác khứ người lÃnh đạo,quản lý sở để dự đoán tư cách sau người lÃnh đạo Để lựa chọn cán phù hợp yếu tố công ty phải thực kiên định việc tuyển dụng không qua quen biết người thân.Có ưu tiên sở ứng viên phải có kỹ phù hợp cần thiết cho công việc tránh tình trạng tuyển nhân viên hoàn toàn trái ngành Lê Duy T­íng - QTNL 43B Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only Chuyên đề thực tập tốt nghiệp nghề họ đào tạo ,do chi phí cho nhân lực cao việc thực công việc không đạt hiệu mong muốn Một số kiến nghị công ty : Trong trình thực tập công ty, với hiểu biết em đà tìm hiểu công ty, em mạnh dạn đề xuất số kiến nghị cá nhân với hy vọng có ý nghĩa thực tiễn: Thứ nhất:Công ty cần thay đổi văn hoá doanh nghiệp.Văn hoá doanh nghiệp yếu tố vô hình có tác động mạnh mẽ tới hoat hiệu làm việc công ty.Công ty cần xây dựng không khí làm việc phòng ban cởi mở hơn,một tinh thần thái độ làm việc tự giác độc lập Đây công việc khó làm tốn thời gian, thực đơn vị thời gian tuần tháng mà cần phải thay đổi dần ,tuy nhiên làm em tin phát huy hiệu cao ,đặc biệt nhân viên gián tiếp Thứ hai:Việc bố trí sơ đồ làm việc phòng TC-HC chưa hợp lý Lối vào bị vướng bàn máy tính Tưởng chừng đơn giản để ý có khách vào làm việc họ ngại phải qua nhân viên này, bị vướng vào lối Do phòng cần chuyển lại bàn làm việc cho hợp lý Kết luận Lê Duy Tướng - QTNL 43B Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Đề tài Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty In Tạp chí Cộng Sản đề tài mẻ quan trọng doanh nghiệp đặc biệt doanh nghiệp Nhà nước Cơ cấu máy quản lý nhân tố định tới thành công doanh nghiệp ,giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích ứng với chế thị trường hội nhập khu vực quốc tế Đối với công ty In Tạp chí Cộng sản ngoại lệ Trong suốt trình hình thành phát triển ,cơ cấu tổ chức Công ty In Tạp chí Cộng sản đà đạt nhiều thành công , đưa công ty lớn mạnh phát triển ngày Tuy nhiên với tác động môi trường ,chính sách nhân tố khác , cấu máy quản lý công ty gần đà bộc lộ nhiều hạn chế Thực tế đòi hỏi ban lÃnh đạo công ty cần có điều chỉnh kịp thời xác nhằm khắc phục hạn chế tồn ,đưa công ty tiếp tục tồn phát triển lên Qua thời gian thực tập công ty ,với giúp đỡ bác ,cô toàn công ty em đà tìm hiểu nhiều kiến thức bổ ích thực tế mà sách chưa triệt để nhắc đến Thông qua ,em mạnh dạn phân tích mặt tồn cấu tổ chức máy quản lý công ty nêu số giải pháp cho tình trạng Tuy với trình độ kiến thức hạn chế nên phân tích giải pháp ®­a ch­a triƯt ®Ĩ ,nh­ng em hy väng r»ng có tác động giúp ích cho công ty việc hoàn thiện máy quản lý Em xin chân thành cảm ơn ! danh mục tài liệu tham khảo Lê Duy Tướng - QTNL 43B Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Hữu Thân : Giáo trình : Quản trị nhân sự_NXB Thống kê 2.TS Nguyễn ngọc Quân ThS Nguyễn vân Điềm: GIáo trình Quản trị nhân lực_NXB Giáo dục -2003 3.PTS Mai văn Bưu ,PTS Đoàn Thị Thu Hà : Quản lý Nhà nước kinh tế_ NXB khoa häc vµ x· héi Hµ Néi -1999 PGS TS Bùi Anh Tuấn : Giáo trình Hành Vi Tổ Chức Lee kangwoo: Quá trình đổi doanh nghiệp nhà nước Việt Nam giai đoạn 1986-2000 _NXB đại học quốc gia Hà Nội Bài giảng lớp thầy cô Tạp chí cộng sản _tháng 12/2004 Các số báo hàng ngày :báo Hà Nội ,Báo lao động ,Báo tiền phong ,báo Nhân Dân Luận văn tôt nghiệp Lê thị thu Hà 10 Tài liệu công ty phòng TC-HC cung cấp Lê Duy T­íng - QTNL 43B Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Mục lục Lời nói đầu Ch­¬ng 1:C¬ së lý ln vỊ c¬ cÊu tỉ chức máy quản lý I.C¸c kh¸i niƯm 1.Qu¶n lý 2.Tæ chøc 3.C¬ cÊu tæ chøc 4.Bộ máy quản lý 5.Tổ chức máy quản lý 6.C¬ cÊu tỉ chøc máy quản lý 7.Lao động quản lý II-Mét sè vÊn ®Ị liên quan đến cấu tổ chức máy quản lý 1.Nguyên tắc tổ chức máy qu¶n lý 1.1 Tổ chức máy quản lý gắn với phương hướng ,mơc ®Ých cđa hƯ thèng 1.2 Chuyên môn hoá cân đối 1.3 Linh hoạt thích nghi với môi trường 1.4 Bảo đảm tính hiƯu qu¶ qu¶n lý 1.5 TÝnh hÖ thèng 3.Mét sè kiĨu c¬ cấu tổ chức máy quản lý 11 3.1 C¬ cÊu theo trùc tuyÕn .11 3.2 C¬ cấu theo chưc 12 3.3 C¬ cÊu theo trùc tuyÕn –chøc 13 3.4 Cơ cấu theo trùc tuyÕn –tham m­u 14 3.5 Cơ cấu theo chương trình mục tiêu 15 3.6 C¬ cÊu ma trËn .16 Các yếu tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức máy quản lý .19 4.1 Nhịng u tè kh¸ch quan 19 4.2 Nh÷ng u tè chđ quan 20 5.C¸c yÕu tố cần quan tâm thiết kế cấu tổ chức máy quản lý 20 5.1 Quá tr×nh thiÕt kÕ tỉ chøc 20 5.2 Mét sè yÕu tè cÇn quan t©m : 21 5.4 Hệ thống điều hành 24 5.5 Tập quyền phân quyền 25 Lª Duy T­íng - QTNL 43B Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only Chuyên đề thực tập tốt nghiƯp 5.6 ChÝnh thøc ho¸ 26 Các yếu tố ảnh hưởng đến lựa chọn cấu tổ chức máy quản lý .26 6.1 ChiÕn l­ỵc 26 6.2 Quy m« 27 6.3 C«ng nghƯ 27 6.4 M«i tr­êng .27 III - Sự cần thiết khách quan phải hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty In Tạp chí Cộng Sản 28 1.Tầm quan trọng cấu tổ chức máy quản lý 28 Các áp lực thúc đẩy hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty In Tạp chí Cộng sản 28 2.1 Bªn 28 2.2 Bên 29 Ch­¬ng :Phân tích thực trạng cấu tổ chức máy quản lý Công ty In Tạp chí Cộng sản .31 I-Vµi nÐt chung vỊ c«ng ty 31 Quá trình hình thành phát triĨn cđa c«ng ty 31 Giai ®o¹n 1978-1987 33 Giai đoạn 1988-1997 33 Giai đoạn 1978-nay 35 Tình hình sản xuất kinh doanh công ty năm gần 37 Bảng :Kết hoạt động sản xuất kinh doanh .38 3.Các đặc điểm kinh tế kỹ thuật có ảnh hưởng tới cấu tổ chức máy quản lý công ty In Tạp chí Cộng sản 39 3.1 Thị trường tiêu thụ sản phẩm .39 3.2 Quy tr×nh c«ng nghƯ in Ên phÈm .40 3.3 Về lao động công ty 43 Những thuận lợi khó khăn công ty 45 4.1 Thn lỵi 45 4.2 Khó khăn 45 II- Phân tích thực trạng cấu máy quản lý cảu Công ty In Tạp chí Cộng Sản 46 Sơ đồ cấu tổ chức máy quản lý công ty 46 2- Phòng tổ chức, hành chính, tổng hợp: a Cơ cấu tổ chức: .48 3- Phòng tài vụ: 50 4.Phòng sản xuất kinh doanh: 51 Ph©n x­ëng chÕ b¶n: .53 Phân xưởng máy in: 54 Lª Duy T­íng - QTNL 43B Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Phân xưởng sách: 55 III- NhËn xÐt vỊ c¬ cÊu tỉ chức máy quản lý Công ty In Tạp chÝ Céng S¶n 56 1.Nh÷ng kết đạt 56 2.Những hạn chế .57 Nguyên nhân hạn chế 58 Chương :Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty In Tạp chí Cộng Sản 59 Những định hướng công ty thời gian tới .60 -Mét sè kiÕn nghÞ giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý công ty in tạp chí céng s¶n 61 2.1.Tỉ chøc xếp lại cấu tổ chức phòng ban chức 2.1.1 Ban giám đốc 61 2.1.2 Các phòng ban chức 61 2.2.Biện pháp nhằm hoàn thiện số hoạt động quản trị nhân lực Công ty .64 2.2.1 Đào tạo phát triển 64 2.2.2 Công tác tuyển dụng 64 2.2.3 T¹o động lực vật chất tinh thần 65 2.2.4 Đàm phán ,tiếp xúc ,đối thoại ,trao đổi ,thuyết phục tăng cường tham gia toàn cán ,nhân viên công ty vào thay đổi cấu máy quản lý .66 2.2.5 Nâng cao công tác lựa chọn cán lÃnh đạo ,quản lý doanh nghiÖp 67 Một số kiến nghị c«ng ty : 68 KÕt luËn .68 danh mơc tµi liƯu tham kh¶o .69 Lª Duy T­íng - QTNL 43B ... së lý ln vỊ c¬ cÊu tỉ chức máy quản lý Chương :Phân tích thực trạng cấu tổ chức máy quản lý công ty In Tạp chí Cộng Sản Chương :Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công Ty. .. thúc đẩy hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty In Tạp chí Cộng sản 2.1 Bên Cơ cấu tổ chức máy quản lý : Cơ cấu tổ chức máy quản lý công ty In Tạp chí Cộng sản nhiều bất cập :Trong phòng... II- Phân tích thực trạng cấu máy quản lý cảu Công ty In Tạp chí Cộng Sản Sơ đồ cấu tổ chức máy quản lý công ty Sơ đồ tổ chức máy quản lý công ty in tạp chí cộng sản: Giám đốc Phòng HCTH Phòng